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RESOLUCIÓN No 1814 de 2018
(diciembre 27)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ
Por medio de la cual se adopta el Manual de Políticas Contables de la Jurisdicción Especial para la Paz.
LA SECRETARIA EJECUTIVA DE LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA IA PAZ
En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por el Acto Legislativo 01 de 2017 y normas concordantes, y
CONSIDERANDO:
Que los artículos 200 y 260 de la Constitución Política determinan la obligatoriedad de las entidades públicas de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de Control Interno.
Que el artículo 1 de la Ley 87 de 1993 define el control interno “como el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos ”.
Que el artículo 354 de la Constitución Política le asigna al Contador General de la Nación la facultad de llevar la Contabilidad General de la Nación y consolidarla con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, así como determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la Ley.
Que mediante Resolución 533 de 2015 la Contaduría General de la Nación incorporé) al Régimen de Contabilidad Pública el Mareo Normativo aplicable a entidades de Gobierno.
Que la Contaduría General de la Nación expidió la Resolución 193 de 2016, por la cual se incorpora el procedimiento para la evaluación del control interno contable en los Procedimientos transversales del Régimen de Contabilidad Pública, y en el numeral “3.2.4. Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones” del anexo, define que "la entidad debe contar con un manual de políticas contables, acorde con el mareo normativo que le sea aplicable, en procura de lograr una información financiera con las características fundamentales de relevancia y representación fiel establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública”.
Que mediante Acta No. 01 del 20 de diciembre de 2018 los miembros del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Jurisdicción Especial para la Paz aprobaron la adopción del Manual de Políticas Contables.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1. MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES. Adoptar el Manual de Políticas Contables de la Jurisdicción Especial para la Paz, anexo a la presente resolución, cuyo objetivo es garantizar que la información financiera cumpla con las características cualitativas establecidas en el Marco Normativo aplicable a la entidad.
ARTÍCULO 2. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La présente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., a los veintisiete (27) días del mes de diciembre de 2018.
MARÍA DEL PILAR BAHAMÓN FALLA
Secretaria Ejecutiva
MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES DE LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ
Contenido
| 1. | MARCO CONCEPTUAL | 6 |
| 1.1. | CARACTERIZACIÓN DE LAS ENTIDADES DEL GOBIERNO | 6 |
| 1.2. | USUARIOS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA | 6 |
| 1.3. | OBJETIVOS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA | 7 |
| 1.4. | CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE | 9 |
| 1.5. | PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD PÚBLICA | 11 |
| 1.6. | POLÍTICA GENERAL DE RECONOCIMIENTO, MEDICIÓN Y REVELACIÓN DE LOS ELEMENTOS QUE CONSTITUYEN LOS ESTADOS FINANCIEROS | 13 |
| 2. | NORMAS PARA LA PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y REVELACIONES | 27 |
| 2.1. | PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS | 27 |
| 3. | POLÍTICAS CONTABLES DEL ACTIVO | 44 |
| 3.1. | POLITICA CONTABLE DE EFECTIVO | 44 |
| 3.1.1. | Objetivo | 44 |
| 3.1.2. | Alcance | 44 |
| 3.1.3. | Glosario | 44 |
| 3.1.4. | Base normativa | 45 |
| 3.1.5. | Reconocimiento | 45 |
| 3.1.5.1 | Efectivo | 45 |
| 3.1.6. | Medición inicial | 45 |
| 3.1.7. | Medición Posterior | 45 |
| 3.1.8. | Revelaciones | 45 |
| 3.1.9. | Presentación | 45 |
| 3.2. | POLÍTICA CONTABLE DE CUENTAS POR COBRAR | 46 |
| 3.2.1. | Objetivo | 46 |
| 3.2.2. | Alcance | 46 |
| 3.2.3. | Glosario | 46 |
| 3.2.4. | Base normativa | 47 |
| 3.2.5. | Reconocimiento | 47 |
| 3.2.6. | Medición inicial | 47 |
| 3.2.7. | Medición posterior | 47 |
| 3.2.8. | Criterios de deterioro de cuentas por cobrar | 48 |
| 3.2.9. | Baja en cuentas | 49 |
| 3.2.10. | Revelaciones | 49 |
| 3.2.11. | Presentación | 50 |
| 3.3. | POLÍTICA CONTABLE DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO | 51 |
| 3.3.1. | Objetivo | 51 |
| 3.3.2. | Alcance | 51 |
| 3.3.3. | Glosario | 51 |
| 3.3.4. | Base normativa | 53 |
| 3.3.5. | Reconocimiento | 53 |
| 3.3.6. | Materialidad | 54 |
| 3.3.7. | Medición inicial | 55 |
| 3.3.7.1. | Adquisición de una propiedad, planta y equipo en una transacción sin contraprestación | 56 |
| 3.3.7.2. | Propiedades, planta y equipo recibidas en permuta | 56 |
| 3.3.8. | Medición posterior | 56 |
| 3.3.8.1. | Depreciación | 56 |
| 3.3.8.2. | Componentes de propiedades, planta y equipo | 57 |
| 3.3.8.3. | Vida útil | 57 |
| 3.3.8.4. | Método de depreciación | 58 |
| 3.3.8.5. | Cese de la depreciación | 58 |
| 3.3.8.6. | Valor residual | 58 |
| 3.3.8.7. | Deterioro del valor | 59 |
| 3.3.8.8. | Revisión de estimaciones contables | 59 |
| 3.3.9. | Baja en cuentas | 59 |
| 3.3.10. | Revelaciones | 60 |
| 3.3.11. | Presentación | 61 |
| 3.4. | POLÍTICA CONTABLE DE ACTIVOS INTANGIBLES | 61 |
| 3.4.1. | Objetivo | 61 |
| 3.4.2. | Alcance | 61 |
| 3.4.3. | Glosario | 61 |
| 3.4.4. | Base normativa | 62 |
| 3.4.5. | Reconocimiento | 62 |
| 3.4.5.1. | Activos intangibles generados internamente | 63 |
| 3.4.6. | Medición inicial | 64 |
| 3.4.6.1. | Activos intangibles adquiridos | 64 |
| 3.4.6.2. | Activos intangibles adquiridos en una transacción sin contraprestación | 64 |
| 3.4.6.3. | Activos intangibles adquiridos mediante permuta | 64 |
| 3.4.6.4. | Activos intangibles generados internamente | 64 |
| 3.4.7. | Medición posterior | 65 |
| 3.4.7.1. | Amortización | 65 |
| 3.4.7.2. | Valor residual | 66 |
| 3.4.7.3. | Deterioro de intangibles | 66 |
| 3.4.8. | Baja en cuentas | 66 |
| 3.4.9. | Revelaciones | 67 |
| 3.4.10. | Presentación | 68 |
| 3.5. | POLÍTICA CONTABLE DE AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS | 68 |
| 3.5.1. | Objetivo | 68 |
| 3.5.2. | Alcance | 68 |
| 3.5.3. | Glosario | 68 |
| 3.5.4. | Base normativa | 68 |
| 3.5.5. | Reconocimiento | 69 |
| 3.5.6. | Medición Inicial | 69 |
| 3.5.7. | Medición Posterior | 69 |
| 3.5.8. | Legalización de avances y anticipos | 69 |
| 3.5.9. | Revelaciones | 69 |
| 3.5.10. | Presentación | 70 |
| 3.6. | POLÍTICA CONTABLE DE DETERIORO DEL VALOR DE LOS ACTIVOS NO GENERADORES DE EFECTIVO | 70 |
| 3.6.1. | Objetivo | 70 |
| 3.6.2. | Alcance | 70 |
| 3.6.3. | Glosario | 70 |
| 3.6.4. | Base Normativa | 71 |
| 3.6.5. | Materialidad | 71 |
| 3.6.6. | Periodicidad en la comprobación del deterioro del valor | 72 |
| 3.6.7. | Indicios de deterioro del valor de los activos | 72 |
| 3.6.8. | Reconocimiento y medición del deterioro del valor | 73 |
| 3.6.9. | Medición del valor del servicio recuperable | 73 |
| 3.6.9.1. | Valor de mercado menos costos de disposición | 74 |
| 3.6.9.2. | Costo de reposición | 74 |
| 3.6.10. | Reversión de las pérdidas por deterioro del valor | 75 |
| 3.6.13. | Revelaciones | 76 |
| 3.6.14. | Presentación | 77 |
| 4. | POLÍTICAS CONTABLES DEL PASIVO, ACTIVOS CONTINGENTES Y PASIVOS CONTINGENTES | 77 |
| 4.1.1. | Objetivo | 77 |
| 4.1.2. | Alcance | 77 |
| 4.1.3. | Glosario | 77 |
| 4.1.4. | Base normativa | 78 |
| 4.1.5. | Reconocimiento | 78 |
| 4.1.6. | Medición inicial | 78 |
| 4.1.7. | Medición posterior | 79 |
| 4.1.8. | Baja en cuentas | 79 |
| 4.1.9. | Revelaciones | 79 |
| 4.1.10. | Presentación | 80 |
| 4.2. | CONTABLE DE BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS | 80 |
| 4.2.1. | Objetivo | 80 |
| 4.2.2. | Alcance | 80 |
| 4.2.3. | Glosario | 81 |
| 4.2.4. | Base normativa | 85 |
| 4.2.5. | Beneficios a los empleados | 85 |
| 4.2.6. | Beneficios a los empleados a corto plazo | 86 |
| 4.2.6.1. | Reconocimiento | 86 |
| 4.2.6.2. | Medición | 87 |
| 4.2.6.3. | Revelaciones | 87 |
| 4.2.6.4. | Presentación | 87 |
| 4.2.7. | Beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual | 87 |
| 4.2.7.1. | Reconocimiento | 87 |
| 4.2.7.2. | Medición | 88 |
| 4.2.7.3. | Revelaciones | 88 |
| 4.2.7.4. | Presentación | 88 |
| 4.3. | POLÍTICA CONTABLE DE PROVISIONES, ACTIVOS CONTINGENTES Y PASIVOS CONTINGENTES | 89 |
| 4.3.1. | Objetivo | 89 |
| 4.3.2. | Alcance | 89 |
| 4.3.3. | Glosario | 89 |
| 4.3.4. | Base normativa | 90 |
| 4.3.5. | Provisiones | 91 |
| 4.3.6. | Medición inicial | 92 |
| 4.3.7. | Medición posterior | 92 |
| 4.3.8. | Revelaciones | 93 |
| 4.3.9. | Activos contingentes | 93 |
| 4.3.10. | Pasivos contingentes | 95 |
| 5. | POLITICA CONTABLE DE INGRESOS | 96 |
| 5.1. | POLÍTICA CONTABLE DE INGRESOS DE TRANSACCIONES SIN CONTRAPRESTACIÓN | 96 |
| 5.1.1. | Objetivo | 96 |
| 5.1.2. | Alcance | 96 |
| 5.1.3. | Glosario | 96 |
| 5.1.4. | Base normativa | 97 |
| 5.1.5. | Criterio general de reconocimiento | 97 |
| 5.1.6. | Ingresos por transferencias | 97 |
| 5.1.6.3. | Revelaciones | 99 |
| 5.1.6.4. | Presentación | 100 |
INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Políticas Contables presenta los criterios contables generales y específicos que deben ser aplicados por las áreas involucradas en el proceso contable de la Jurisdicción Especial para la Paz.
Su objetivo es establecer las políticas contables para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos de la JEP en desarrollo de su cometido estatal, de manera que se garantice el cumplimiento de las características cualitativas de la información, los principios de contabilidad pública, y por tanto la razonabilidad de los Estados Financieros.
El sustento normativo del Manual corresponde a las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno, incorporado por la Contaduría General de la Nación al Régimen de Contabilidad Pública mediante Resolución 533 de 2015.
El desarrollo del Manual se presenta de la siguiente manera:
1. Marco conceptual. Presenta textualmente los aspectos definidos por la Contaduría General de la Nación en el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera de las entidades de gobierno.
2. Normas para la presentación de Estados Financieros y revelaciones. Presenta textualmente lo definido por la Contaduría General de la Nación en el Capítulo IV de las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las entidades de gobierno.
3. Políticas contables de activos.
4. Políticas contables de pasivos, activos contingentes y pasivos contingentes.
5. Política contable de ingresos.
1. MARCO CONCEPTUAL[1]
1.1. CARACTERIZACIÓN DE LAS ENTIDADES DEL GOBIERNO
Las entidades de gobierno tienen como objetivo fundamental la definición, observancia y ejecución de políticas públicas que buscan incidir en la asignación de bienes y servicios, en la redistribución de la renta y la riqueza, y en el nivel de bienestar de la sociedad. Estos bienes y servicios incluyen, entre otros, programas de bienestar y mantenimiento del orden, educación pública, seguridad nacional y servicios de defensa.
Con independencia de que las entidades de gobierno tengan o no personería jurídica, las actividades de producción y distribución de bienes o servicios que desarrollan se realizan generalmente de forma gratuita o a precios de no mercado. Por ello, estas entidades se caracterizan porque no tienen ánimo de lucro y sus recursos provienen, directa o indirectamente, de la capacidad del Estado para imponer tributos u otras exacciones obligatorias, de donaciones privadas o de organismos internacionales. Además, la naturaleza de tales recursos, la forma de su administración y su uso están vinculados estrictamente a un presupuesto público, lo que implica que la capacidad de toma de decisiones está delimitada, puesto que existe un carácter vinculante y restrictivo de la norma respecto al uso o destinación de los recursos y al límite de gastos a que se obligan las entidades.
1.2. USUARIOS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA
De acuerdo con las necesidades y usos de la información financiera de las entidades de gobierno, los usuarios son, entre otros, los siguientes:
a) La comunidad y los ciudadanos (cuyo bienestar y convivencia es el objetivo fundamental de las funciones de cometido estatal) quienes, en su condición de contribuyentes y beneficiarios de los bienes y servicios públicos, tienen interés en información financiera que les permita conocer la gestión, el uso y la condición de los recursos y el patrimonio públicos.
b) Los organismos de planificación y desarrollo de la política económica y social los cuales requieren información financiera para orientar la política pública; coordinar los cursos de acción de las entidades de gobierno según el interés general y mejorar la gestión eficiente de los recursos públicos, así como para efectos de compilar, evaluar y analizar las políticas y estadísticas fiscales; evaluar el resultado fiscal y la situación del endeudamiento público, del ahorro y de la inversión pública; tomar decisiones con respecto a la regulación de los precios y las tarifas; y planear la redistribución de la renta y la riqueza.
c) Las propias entidades y sus gestores quienes están interesados en realizar seguimiento y control interno a sus operaciones, así como en preparar estados financieros con el fin de conocer su situación financiera, para realizar una gestión eficiente de los recursos públicos y rendir cuentas a los órganos de control administrativo, fiscal, político y ciudadano.
d) Las agencias que efectúan donaciones a entes de gobierno, los prestamistas que suministran recursos a la entidad de gobierno o realizan transacciones con esta y los que financian los servicios que presta, quienes requieren información para decidir si continúan o no apoyando o financiando las actividades presentes y futuras del Gobierno.
e) Los órganos de representación política como el Congreso, las Asambleas y los Concejos que exigen la información contable para conocer el uso de los públicos con el fin de ejercer control político y decidir sobre la financiación de programas, nuevas obras o proyectos por medio de la asignación de dichos recursos a través del presupuesto público.
f) Los organismos de control externo que demandan información financiera para formar un juicio en relación con el manejo, uso, gestión, conservación y salvaguarda de los recursos y el patrimonio públicos.
g) La Contaduría General de la Nación que requiere información para los fines de consolidación y gestión de la información financiera del sector público, la cual es utilizada por otros usuarios en la toma de decisiones y en el ejercicio del control.
1.3. OBJETIVOS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA
Los objetivos de la información financiera buscan que esta sea útil, a partir de la satisfacción de las necesidades de los usuarios. En ese sentido, los objetivos de la información financiera de las entidades de gobierno son: Rendición de cuentas, toma de decisiones y control.
Rendición de cuentas. Implica que la información financiera sirve a los gestores públicos para suministrar información, a los destinatarios de los servicios y a quienes proveen los recursos, sobre el uso y gestión de estos y el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulan la actividad de la entidad.
- Toma de decisiones. Implica que la información financiera sirve a la entidad que la produce para la gestión eficiente de sus recursos y a los usuarios externos, para la definición de la política pública, la asignación de recursos y el otorgamiento de financiación.
- Control. Implica que la información financiera sirve para el ejercicio del control en dos niveles: interno y externo. A nivel interno, el control se ejerce mediante el sistema de control interno y a nivel externo, a través de diferentes instancias tales como la ciudadanía, las corporaciones públicas, el Ministerio Público y los órganos de control, inspección y vigilancia.
La información financiera contribuye a obtener información relacionada con lo siguiente:
a) la medida en que la administración ha cumplido con su responsabilidad de gestionar y salvaguardar los recursos de la entidad;
b) la capacidad que tiene la entidad para continuar financiando sus actividades y cumplir sus objetivos operativos en el futuro;
c) la medida en que los recursos están disponibles para mantener las actividades futuras de prestación de servicios y los cambios, que se presenten durante el periodo contable, en el valor y composición de los recursos y en los derechos sobre estos;
d) la determinación de la producción y distribución de los bienes y recursos explotados por el sector público, y su impacto en la economía, lo cual facilita el seguimiento de comportamientos agregados a través de subsistemas estadísticos;
e) los importes de los flujos de efectivo futuros necesarios para pagar los intereses y reembolsar derechos existentes sobre los recursos de la entidad;
f) los costos de la prestación de servicios y su financiación a través de impuestos, cargos a usuarios, contribuciones y transferencias, o por medio de endeudamiento de la entidad;
g) la determinación de la situación del endeudamiento y la capacidad de pago de la entidad;
h) la liquidez y grado de solvencia de la entidad;
i) la forma en que la entidad obtuvo y utilizó el efectivo durante el periodo;
j) el cumplimiento, por parte de la entidad, de los mandatos de gasto expresados en términos de flujos de efectivo y de los flujos de efectivo necesarios para lograr los niveles de prestación de servicios previstos;
k) el origen de las variaciones en las partidas patrimoniales; y
l) la capacidad de la entidad para proveer bienes y prestar servicios a corto, mediano y largo plazo.
1.4. CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
Las características cualitativas de la información financiera son los atributos que esta debe tener para que sea útil a los usuarios; es decir, para que contribuya con la rendición de cuentas, la toma de decisiones y el control. Estas se dividen en características fundamentales y de mejora.
1.4.1. Características fundamentales
Las características fundamentales son aquellas que la información financiera debe cumplir necesariamente para que sea útil a sus usuarios. Se consideran características fundamentales de la información financiera, las siguientes: Relevancia y Representación fiel.
1.4.1.1. Relevancia
La información financiera es relevante si es capaz de influir en las decisiones que han de tomar sus usuarios. La información financiera influye en los usuarios si es material y si tiene valor predictivo, valor confirmatorio, o ambos.
La información es material si su omisión o expresión inadecuada puede influir en las decisiones de los usuarios. La materialidad o importancia relativa es un aspecto de la relevancia específico de la entidad que está basado en la naturaleza o magnitud (o ambas) de las partidas a las que se refiere la información en el contexto del informe financiero de una entidad.
La información financiera tiene valor predictivo si puede utilizarse como una variable de entrada en los procesos empleados por los usuarios para pronosticar resultados futuros. La información financiera tiene valor confirmatorio si ratifica o cambia evaluaciones anteriores. Los valores predictivos y confirmatorios de la información generalmente están interrelacionados; así, la información que tiene valor predictivo habitualmente tiene también valor confirmatorio.
1.4.1.2. Representación fiel
Para ser útil, la información financiera debe representar fielmente los hechos económicos. La representación fiel se alcanza cuando la descripción del fenómeno es completa, neutral, y libre de error significativo.
Una descripción completa incluye toda la información necesaria para que un usuario comprenda el hecho que está siendo representado, y todas las descripciones y explicaciones pertinentes.
Una descripción neutral no tiene sesgo en la selección o presentación de la información financiera ni de ningún otro tipo; tampoco está ponderada, enfatizada, atenuada o manipulada para incrementar la probabilidad de que la información financiera se reciba de forma favorable o adversa por los usuarios. Sin embargo, información neutral no significa información sin propósito o influencia sobre el comportamiento de los usuarios, sino que es útil y por tanto, es, por definición, capaz de influir en las decisiones de los usuarios.
Una descripción libre de error significativo quiere decir que no hay errores u omisiones que sean materiales, de forma individual o colectiva, en la descripción del hecho económico y que el proceso utilizado para producir la información presentada se ha seleccionado y aplicado sin errores. En este contexto, libre de errores no significa exacto en todos los aspectos.
Dado que, para ser útil, la información debe ser relevante y representar fielmente aquello que pretende representar, ni una representación fiel de un hecho irrelevante ni una representación no fidedigna de un hecho relevante ayudan a los usuarios a tomar decisiones adecuadas.
1.4.2. Características de mejora
Las características de mejora son aquellas que, sin ser indispensables para que la información financiera sea útil, incrementan la utilidad de dicha información. Se consideran características de mejora de la información financiera, las siguientes: Verificabilidad, Oportunidad, Comprensibilidad y Comparabilidad.
En general, las características cualitativas que mejoran la utilidad de la información financiera deben maximizarse en la medida de lo posible. Sin embargo, estas (individualmente o en grupo) no pueden hacer que la información sea útil si es irrelevante y no representa fielmente los hechos económicos de la entidad.
La aplicación de las características cualitativas que mejoran la utilidad de la información financiera es un proceso que no sigue un orden determinado. Algunas veces, una característica cualitativa puede haber tenido que disminuirse para maximizar otra característica. Por ejemplo, una reducción temporal de la comparabilidad que resulte de la aplicación prospectiva de una norma nueva puede justificarse por el mejoramiento de la relevancia o la representación fiel de un hecho a largo plazo; así, la información adecuada a revelar puede compensar, parcialmente, la falta de comparabilidad.
Las características de mejora son las siguientes: Verificabilidad, Oportunidad, Comprensibilidad y Comparabilidad.
1.4.2.1. Verificabilidad
La verificabilidad ayuda a asegurar, a los usuarios, que la información financiera representa fielmente los hechos económicos que pretende representar. Verificabilidad significa que diferentes observadores independientes y debidamente informados podrían alcanzar un acuerdo, aunque no necesariamente completo, sobre la fidelidad de la representación de una descripción particular. Para ser verificable, la información cuantificada no necesita ser una estimación única, también puede verificarse un rango de posibles valores y probabilidades relacionadas.
La verificación puede ser directa o indirecta. Verificación directa significa comprobar un valor u otra representación mediante observación directa como, por ejemplo, cuando se cuenta efectivo. Verificación indirecta significa comprobar las variables de un modelo, fórmulas u otra técnica y recalcular el resultado utilizando la misma metodología como, por ejemplo, cuando se verifica el valor del inventario comprobando las variables (cantidades y costos) y se recalcula el saldo final utilizando una misma suposición de flujo de costo (por ejemplo, el método primero entrada, primera salida).
Puede suceder que no sea posible verificar algunas explicaciones e información financiera prospectiva hasta un periodo futuro. Por ello, para ayudar a los usuarios a decidir si quieren utilizar esa información, es necesario revelar las hipótesis subyacentes, los métodos de recopilación de la información, y otros factores y circunstancias que la respaldan.
1.4.2.2. Oportunidad
La oportunidad significa tener, a tiempo, información disponible para los usuarios con el fin de que pueda influir en sus decisiones. Cierta información puede continuar siendo oportuna durante bastante tiempo después del cierre del periodo contable porque, por ejemplo, algunos usuarios pueden necesitar identificar y evaluar tendencias, así como analizar información financiera de un periodo anterior.
1.4.2.3. Comprensibilidad
La comprensibilidad significa que la información está clasificada, caracterizada y presentada de forma clara y concisa.
La información financiera se prepara para usuarios que tienen un conocimiento razonable del sector público, las entidades de gobierno y las actividades económicas, quienes revisan y analizan la información con diligencia. No obstante, a veces, incluso usuarios diligentes y bien informados pueden necesitar la ayuda de un asesor para comprender información sobre hechos económicos complejos.
1.4.2.4. Comparabilidad
La comparabilidad es la característica cualitativa que permite a los usuarios identificar y comprender similitudes y diferencias entre partidas. Para que la información financiera sea comparable, elementos similares deben verse parecidos y elementos distintos deben verse diferentes. La comparabilidad de la información financiera no se mejora al mostrar elementos diferentes como similares ni viceversa.
La información es más útil si puede compararse con información de la misma entidad de periodos anteriores y con información similar de otras entidades.
La aplicación de criterios uniformes contribuye a que la información sea comparable. Sin embargo, cuando un cambio en un criterio mejora la representación fiel, es necesario revelar esta circunstancia de tal manera que permita a los usuarios identificar los efectos producto del cambio y realizar los análisis comparativos correspondientes.
1.5. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD PÚBLICA
La información financiera de las entidades debe ser útil y para que sea útil, debe ser relevante y representar fielmente los hechos económicos. A fin de preparar información financiera que cumpla con estas características
cualitativas, las entidades observan pautas básicas o macro-reglas que orientan el proceso contable, las cuales se conocen como principios de contabilidad.
Los principios de contabilidad se aplican en las diferentes etapas del proceso contable; por tal razón, hacen referencia a los criterios que se deben tener en cuenta para reconocer, medir, revelar y presentar los hechos económicos en los estados financieros de la entidad.
Los principios de contabilidad que observarán las entidades en la preparación de los estados financieros de propósito general son: Entidad en marcha, Devengo, Esencia sobre forma, Asociación, Uniformidad, No compensación y Periodo contable.
Entidad en marcha: se presume que la actividad de la entidad se lleva a cabo por tiempo indefinido conforme a la ley o acto de creación; por tal razón, la regulación contable no está encaminada a determinar su valor de liquidación. Si por circunstancias exógenas o endógenas se producen situaciones de transformación o liquidación de una entidad, se deben observar los criterios que se definan para tal efecto.
Devengo: los hechos económicos se reconocen en el momento en que suceden, con independencia del instante en que se produce el flujo de efectivo o equivalentes al efectivo que se deriva de estos, es decir, el reconocimiento se efectúa cuando surgen los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incide en los resultados del periodo.
Esencia sobre forma: las transacciones y otros hechos económicos de las entidades se reconocen atendiendo a su esencia económica, independientemente de la forma legal que da origen a los mismos.
Asociación: el reconocimiento de los ingresos con contraprestación está asociado con los costos y gastos en los que se incurre para producir tales ingresos.
Uniformidad: los criterios de reconocimiento, medición, revelación y presentación se mantienen en el tiempo y se aplican a los elementos de los estados financieros que tienen las mismas características, en tanto no cambien los supuestos que motivaron su elección. Si se justifica un cambio en la aplicación de tales criterios para mejorar la relevancia y la representación fiel, la entidad debe revelar los impactos de dichos cambios, de acuerdo con lo establecido en las Normas.
No compensación: no se reconocen ni se presentan partidas netas como efecto de compensar activos y pasivos del estado de situación financiera, o ingresos, gastos y costos que integran el estado de resultados, salvo en aquellos casos en que, de forma excepcional, así se regule.
Periodo contable: corresponde al tiempo máximo en que la entidad mide los resultados de sus hechos económicos y el patrimonio bajo su control, efectuando las operaciones contables de ajustes y cierre. El periodo contable es el lapso transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. No obstante, se pueden solicitar estados financieros intermedios e informes y reportes contables para propósitos especiales, de acuerdo con las necesidades o requerimientos de las autoridades competentes sin que esto signifique, necesariamente, la ejecución de un cierre.
En caso de conflicto entre los anteriores principios contables, prevalecerá el principio que mejor conduzca a la representación fiel y relevancia de la información financiera de la entidad.
1.6. POLÍTICA GENERAL DE RECONOCIMIENTO, MEDICIÓN Y REVELACIÓN DE LOS ELEMENTOS QUE CONSTITUYEN LOS ESTADOS FINANCIEROS.
1.6.1. Definición de los elementos de los estados financieros
Los estados financieros representan los efectos de las transacciones y otros sucesos agrupados en categorías que comparten características económicas comunes y que corresponden a los elementos de los estados financieros. Los elementos relacionados directamente con la medida de la situación financiera son los activos, los pasivos y el patrimonio. Los elementos directamente relacionados con la medida del rendimiento financiero son los ingresos, los gastos y los costos.
1.6.1.1. Activos
Los activos son recursos controlados por la entidad que resultan de un evento pasado y de los cuales se espera obtener un potencial de servicio o generar beneficios económicos futuros. Un recurso controlado es un elemento que otorga, entre otros, un derecho a: a) usar un bien para prestar servicios, b) ceder el uso para que un tercero preste un servicio, c) convertir el recurso en efectivo a través de su disposición, d) beneficiarse de la revalorización de los recursos, o e) recibir una corriente de flujos de efectivo.
El control implica la capacidad de la entidad para usar un recurso o definir el uso que un tercero debe darle, para obtener potencial de servicio o para generar beneficios económicos futuros. Al evaluar si existe o no control sobre un recurso, una entidad debe tener en cuenta, entre otros aspectos: la titularidad legal, el acceso al recurso o la capacidad de un tercero para negar o restringir su uso, la forma de garantizar que el recurso se use para los fines previstos y la existencia de un derecho exigible sobre el potencial de servicio o sobre la capacidad de generar beneficios económicos derivados del recurso.
En algunas circunstancias, el control del activo es concomitante con la titularidad jurídica del recurso; no obstante, esta última no es esencial a efecto de determinar la existencia del activo y el control sobre este. La titularidad jurídica sobre el activo no necesariamente es suficiente para que se cumplan las condiciones de control. Por ejemplo, una entidad puede ser la dueña jurídica del activo, pero si los riesgos y beneficios asociados al activo se han transferido sustancialmente, dicha entidad no pude reconocer el activo así conserve la titularidad jurídica del mismo.
Los eventos pasados que dan origen a un activo pueden ser producto de diferentes sucesos; por ejemplo, una entidad puede obtener activos en una transacción de intercambio, por un desarrollo interno o producto de transacciones sin contraprestación incluidas en el ejercicio del poder soberano. El control sobre un recurso puede surgir de eventos como: la capacidad general de una entidad para establecer un derecho, el ejercicio del poder a través de una ley que le otorga un derecho a una entidad o el suceso que da lugar al derecho a recibir recursos procedentes de un tercero. Las transacciones o sucesos que se espera ocurran en el futuro no dan lugar por sí mismos a activos; así, por ejemplo, la intención de comprar inventarios no cumple, por sí misma, la definición de activo.
El potencial de servicio de un activo es la capacidad que tiene dicho recurso para prestar servicios que contribuyen a la consecución de los objetivos de la entidad sin generar, necesariamente, flujos de efectivo.
Los beneficios económicos futuros incorporados a un activo son el potencial que tiene dicho activo para contribuir, directa o indirectamente, a generar flujos de efectivo y otros equivalentes al efectivo. Estos beneficios también pueden traducirse en la capacidad que tiene un recurso para reducir los flujos futuros de salida de efectivo.
Los beneficios económicos futuros pueden fluir por diferentes vías; por ejemplo, un activo se puede intercambiar por efectivo o por otros activos o servicios, utilizar para liquidar un pasivo, distribuir entre las entidades controladoras, o utilizar aisladamente o en combinación con otros activos para la producción de bienes o la prestación de servicios de los cuales se va a obtener una contraprestación.
Para determinar si un recurso cumple con las condiciones para el reconocimiento como activo, las entidades realizarán juicios profesionales que aborden, de manera integral, los elementos de la definición de Activo, anteriormente referidos. Cuando se presenten transacciones de traslado o intercambio de activos entre entidades públicas, se establecerá la entidad que debe reconocer el activo, a fin de que se garantice el reconocimiento en una sola entidad.
Cuando un activo se gestiona fundamentalmente para generar, directamente o a través de la unidad a la que pertenece, flujos de caja y obtener un rendimiento comercial que refleje el riesgo que implica la posesión del mismo, este activo se considera generador de efectivo. Son ejemplos de estos bienes, las propiedades de inversión y los activos utilizados en la producción y venta de bienes y servicios a valor de mercado.
Cuando una entidad gestiona un activo con el fin de prestar un servicio y no con el propósito de obtener flujos de caja ni un rendimiento comercial que refleje el riesgo que implica su posesión, el activo se considera no generador de efectivo. Los bienes y servicios generados por estos activos pueden ser para consumo individual o colectivo y se suministran en mercados no competitivos. El uso y disposición de tales activos se puede restringir dado que muchos activos que incorporan potencial de servicio son especializados y, en algunos casos, de uso privativo por parte de las entidades de gobierno. Son ejemplos de estos bienes, los bienes de uso público, los bienes históricos y culturales, los bienes destinados a la recreación, el deporte y la salvaguarda de la soberanía nacional y, en general, los activos utilizados para distribuir bienes y servicios en forma gratuita o a precios de no mercado.
1.6.1.2. Pasivos
Un pasivo es una obligación presente producto de sucesos pasados para cuya cancelación, una vez vencida, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos o un potencial de servicio.
Al evaluar si existe o no una obligación presente, la entidad se basa en la información disponible al cierre del periodo para establecer si existe la probabilidad de tener o no la obligación; si es mayor la probabilidad de no
tenerla, no hay lugar al reconocimiento de un pasivo. Se considera que existe una obligación presente cuando la entidad evalúa que tiene poca o ninguna alternativa de evitar la salida de recursos.
Los pasivos proceden de transacciones u otros sucesos pasados. Así, por ejemplo, la adquisición de bienes y servicios da lugar a cuentas por pagar (a menos que el pago se haya anticipado o se haya hecho al contado) y la recepción de un préstamo bancario da lugar a la obligación de reembolsar la cantidad prestada. Sin embargo, los pasivos también pueden originarse en obligaciones sobre las cuales existe incertidumbre en relación con su cuantía y/o fecha de vencimiento.
Las obligaciones pueden ser exigibles legalmente como consecuencia de la ejecución de un contrato o de un mandato contenido en una norma legal; también pueden ser producto de acuerdos formales que aunque no son exigibles legalmente, crean una expectativa válida de que la entidad está dispuesta a asumir ciertas responsabilidades frente a terceros.
La cancelación de una obligación presente implica que la entidad entrega unos recursos que llevan incorporados beneficios económicos o un potencial de servicio. La extinción de una obligación presente puede llevarse a cabo de varias maneras, entre otras, el pago en efectivo; la transferencia o traslado de otros activos; la prestación de servicios; la sustitución de esa obligación por otra; y la prescripción de la obligación de acuerdo con la normatividad sobre la materia.
1.6.1.3. Patrimonio
El patrimonio comprende el valor de los recursos públicos (representados en bienes y derechos) deducidas las obligaciones, que tiene la entidad de gobierno para cumplir las funciones de cometido estatal.
El patrimonio de las entidades de gobierno está constituido por los aportes para la creación de la entidad, los resultados y otras partidas que, de acuerdo con lo establecido en las Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos, deben reconocerse en el patrimonio.
1.6.1.4. Ingresos
Los ingresos son los incrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio producidos a lo largo del periodo contable (bien en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como salidas o decrementos de los pasivos) que dan como resultado aumentos del patrimonio y no están relacionados con los aportes para la creación de la entidad.
Los ingresos de las entidades de gobierno surgen de transacciones con y sin contraprestación.
La mayoría de los ingresos del gobierno provienen de transacciones sin contraprestación. Un ingreso producto de una transacción sin contraprestación es aquel que recibe la entidad sin que deba entregar a cambio una contraprestación que se aproxime al valor de mercado del recurso recibido, es decir, la entidad no entrega nada a cambio del recurso recibido o, si lo hace, el valor entregado es menor al valor de mercado del recurso recibido.
Son ejemplos de estos ingresos, los impuestos y las transferencias, tales como traslado de recursos entre entidades de gobierno, asunción de pasivos por parte de terceros, préstamos con tasas subsidiadas y donaciones.
Eventualmente, las entidades de gobierno obtienen ingresos con contraprestación que son aquellos originados en la venta de bienes, en la prestación de servicios o en el uso que terceros hacen de activos que producen intereses, regalías, arrendamientos, dividendos o participaciones, entre otros.
1.6.1.5. Gastos
Los gastos son los decrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio producidos a lo largo del periodo contable (bien en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos, o bien por la generación o aumento de los pasivos) que dan como resultado decrementos en el patrimonio y no están asociados con la adquisición o producción de bienes y la prestación de servicios, vendidos, ni con la distribución de excedentes.
Los gastos pueden surgir del consumo de activos (depreciación), de la disminución del potencial de servicio y la capacidad de generar beneficios económicos (deterioro), del ajuste de activos al valor de mercado, del ajuste de pasivos por variaciones en su valor, de las pérdidas por siniestros o de la venta de activos no corrientes que deban reconocerse en el resultado del periodo.
1.6.1.6. Costos
Los costos son los decrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio producidos a lo largo del periodo contable, los cuales están asociados con la adquisición o producción de bienes y la prestación de servicios, vendidos (con independencia de que, en el intercambio, se recuperen o no los costos) y que dan como resultado decrementos en el patrimonio.
1.6.2. Reconocimiento de los elementos en los estados financieros
Se denomina reconocimiento al proceso de incorporación, en el estado de situación financiera o en el estado de resultados, de un hecho económico que cumpla la definición de activo, pasivo, patrimonio, ingreso, costo o gasto, que tenga la probabilidad de generar una entrada o salida de beneficios económicos o potencial de servicio asociado y que tenga un valor que se pueda medir con fiabilidad.
La probabilidad, como condición para el reconocimiento, se utiliza con referencia al grado de incertidumbre con que los beneficios económicos futuros o el potencial de servicio asociados llegarán o saldrán de la entidad. La evaluación del grado de incertidumbre correspondiente al flujo de los beneficios futuros o del potencial de servicio se hace a partir de la evidencia disponible cuando se preparan los estados financieros. Así, por ejemplo, cuando es probable que el deudor cancele una cuenta por cobrar, es justificable reconocer tal cuenta por cobrar como un activo. No obstante, algunas cuentas por cobrar podrían no ser canceladas y, por tanto, se reconoce un gasto que represente la reducción esperada en el valor del recurso.
La medición fiable, como criterio para el reconocimiento, implica que un elemento tiene un valor que se puede determinar con razonabilidad. En muchas ocasiones, el valor se debe estimar; por ello, la utilización de estimaciones razonables es una parte esencial en la elaboración de los estados financieros y no menoscaba su fiabilidad. Sin embargo, cuando no se puede hacer una estimación razonable, la partida no se reconoce. Así, por ejemplo, aunque las indemnizaciones asociadas a un litigio en contra de la entidad cumplan, tanto las definiciones de pasivo y gasto como la condición de probabilidad para ser reconocidas, no se reconoce ni el pasivo ni el gasto si no es posible medir de forma fiable la indemnización a pagar.
El no reconocimiento de un elemento en el estado de situación financiera o en el estado de resultado no se subsana revelando las políticas contables seguidas ni a través de notas u otro material explicativo. Sin embargo, la revelación puede proporcionar información sobre los elementos que cumplen algunas, aunque no todas, las características de su definición. La revelación también brinda información sobre los elementos que cumplen la definición pero que no se pueden medir fiablemente; en estos casos, la revelación es apropiada porque proporciona información relevante para la evaluación de la situación financiera neta de la entidad.
1.6.2.1. Reconocimiento de activos
Se reconocerán como activos, los recursos controlados por la entidad, que resulten de un evento pasado y de los cuales se espere obtener un potencial de servicio o generar beneficios económicos futuros, siempre que el valor del recurso pueda medirse fiablemente.
Cuando no exista probabilidad de que el recurso tenga un potencial de servicio o genere beneficios económicos futuros, la entidad reconocerá un gasto en el estado de resultados. Este tratamiento contable no indica que, al hacer el desembolso, la entidad no tuviera la intención de generar un potencial de servicio o beneficios económicos en el futuro, sino que la certeza, en el presente periodo, es insuficiente para justificar el reconocimiento del activo.
1.6.2.2. Reconocimiento de pasivos
Se reconocerán como pasivos, las obligaciones presentes que tenga la entidad, que hayan surgido de eventos pasados y que, para liquidarlas, la entidad deba desprenderse de recursos que incorporan un potencial de servicio o beneficios económicos futuros, siempre que el valor de la obligación pueda medirse fiablemente.
1.6.2.3. Reconocimiento de ingresos
Se reconocerán como ingresos, los incrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio producidos a lo largo del periodo contable (bien en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como salidas o decrementos de los pasivos) que dan como resultado aumentos del patrimonio y que no están relacionados con los aportes para la creación de la entidad. Para que el ingreso se pueda reconocer, la partida debe medirse fiablemente.
Esto significa que el reconocimiento del ingreso ocurre simultáneamente con el reconocimiento de incrementos en el valor de los activos o con la disminución de los pasivos; por ejemplo, el reconocimiento del ingreso ocurre junto con el incremento neto de activos derivado de una venta de bienes o servicios, o junto con la disminución en los pasivos resultado de la renuncia o extinción del derecho de cobro por parte del acreedor.
Cuando la entidad tenga ingresos por transacciones con contraprestación, estos se reconocerán sobre la base de una asociación directa con los cargos en los que se haya incurrido para la obtención de tales ingresos. Este proceso implica el reconocimiento simultáneo de unos y otros si surgen directa y conjuntamente de las mismas transacciones u otros sucesos. Así, por ejemplo, el ingreso derivado de la venta de los bienes se reconocerá al mismo tiempo que los diversos componentes del costo de las mercancías vendidas.
La aplicación del principio de Devengo es coherente con la condición de que el ingreso se reconoce si ha surgido un incremento en el potencial de servicio de un activo o en los beneficios económicos, dado que tiene como objetivo restringir el reconocimiento solo a aquellas partidas que, además de poder medirse con fiabilidad, poseen un grado de certidumbre suficiente.
1.6.2.4. Reconocimiento de gastos y costos
Se reconocerán como costos o gastos, los decrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio relacionados con la salida o la disminución del valor de los activos o con el incremento en los pasivos, cuando el costo o el gasto pueda medirse con fiabilidad.
Esto significa que el reconocimiento de los costos y los gastos ocurre simultáneamente con el reconocimiento de aumentos en los pasivos o disminuciones en los activos; por ejemplo, el devengo de salarios o la depreciación de los bienes.
Si la entidad distribuye bienes o servicios, en forma gratuita, los gastos se reconocerán cuando se entreguen los bienes o se presten los servicios.
Si el potencial de servicio de un activo o los beneficios económicos que provienen del mismo cubren más de un periodo contable, los costos y gastos se reconocerán utilizando procedimientos sistemáticos y racionales de distribución. Esto es necesario para el reconocimiento de los costos y gastos relacionados con el uso de activos, tales como propiedades, planta y equipo e intangibles. En estos casos, el costo o gasto correspondiente se denomina depreciación o amortización. Los procedimientos de distribución estarán diseñados a fin de que se reconozca el costo o gasto en los periodos contables en que se consuma el potencial de servicio o se generen los beneficios económicos relacionados con estos recursos.
1.6.3. Medición de los elementos de los estados financieros
Para reconocer un elemento en los estados financieros, este debe tener un valor que se haya determinado con fiabilidad. La medición es el proceso mediante el cual se asigna un valor monetario al elemento. Este proceso se lleva a cabo en dos momentos diferentes: en el reconocimiento y en la medición posterior.
En el reconocimiento, la medición de un elemento permite su incorporación en los estados financieros. Dependiendo de lo establecido en las Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos y con el fin de lograr una representación fiel, el valor de este elemento puede ser objeto de ajuste según un criterio de medición diferente al utilizado en el reconocimiento.
Los criterios de medición se pueden clasificar dependiendo si son valores de entrada o salida, si son observables o no en un mercado abierto, y si son mediciones específicas o no para una entidad.
1.6.3.1. Valores de entrada y de salida
Los criterios de medición pueden ser valores de entrada o de salida. Los valores de entrada reflejan los costos en los que se incurre o en los que se podría incurrir para adquirir o reponer un activo. Los valores de salida reflejan el potencial de servicio o los beneficios económicos derivados del uso continuado de un activo o de su venta. Los valores de entrada y de salida pueden diferir por aspectos tales como: a) recursos que se transan en mercados intermediados; b) activos adaptados a los requisitos de funcionamiento particulares de la entidad por los cuales otros participantes del mercado no estarían dispuestos a pagar un precio similar; c) costos de transacción en los que se haya incurrido; d) existencia de mercados activos para transar activos y e) existencia de activos especializados.
Los criterios de medición para pasivos también se pueden clasificar en términos de si son valores de entrada o de salida. Los valores de entrada se refieren al valor de las transacciones a través de las cuales una obligación se recibe. Los valores de salida reflejan el valor que se requiere para cumplir una obligación o el valor que se requiere para liberar a la entidad de una obligación.
1.6.3.2. Mediciones observables y no observables
Algunas mediciones pueden clasificarse dependiendo de si son o no observables en un mercado abierto, activo y ordenado. Las mediciones que son observables en un mercado, probablemente, son más comprensibles y verificables que las mediciones no observables y pueden representar más fielmente el fenómeno que están midiendo.
1.6.3.3. Medición específica y no específica para una entidad
Las mediciones se pueden clasificar dependiendo de si son o no específicas para una entidad. Las mediciones específicas para una entidad reflejan las limitaciones económicas y las condiciones actuales que afectan los posibles usos de un activo y la liquidación de un pasivo por parte de una entidad; además, pueden reflejar oportunidades económicas que no están disponibles para otras entidades y riesgos que no tienen otras entidades. Las mediciones que no son específicas para una entidad reflejan oportunidades y riesgos del mercado general.
1.6.3.4. Medición de los activos
Las bases de medición aplicables a los activos son costo, costo reexpresado, costo amortizado, costo de reposición, valor de mercado, valor neto de realización y valor en uso.
1.6.3.4.1. Costo
El costo corresponde al importe de efectivo o equivalentes al efectivo pagados, o bien al valor de la contraprestación entregada, para adquirir un activo en el momento de su adquisición o desarrollo. El costo es un valor de entrada observable y específico para la entidad.
Según este criterio, los activos se reconocen inicialmente por el efectivo y otros cargos pagados o por pagar para la adquisición, formación y colocación de los bienes en condiciones de utilización o enajenación.
Con posterioridad al reconocimiento inicial, el costo de algunos activos se puede asignar al resultado a través de la depreciación o amortización, pero también pueden ser objeto de ajuste por el reconocimiento de pérdidas. La pérdida es el grado en que el potencial de servicio o la capacidad de generar beneficios económicos provenientes de un activo han disminuido debido a cambios en la economía u otras condiciones diferentes de las de su consumo. Por el contrario, el valor de un activo se puede incrementar para reflejar el costo de adiciones y mejoras.
El costo, como criterio de medición de los servicios, refleja el valor de los recursos empleados (activos adquiridos o desarrollados) que se consumen en la prestación de los servicios. El costo, generalmente, proporciona un vínculo directo con las transacciones efectivamente realizadas por la entidad.
Si un activo ha sido adquirido en condiciones de mercado, el costo basado en el precio de adquisición proporciona información sobre los recursos disponibles para suministrar servicios en periodos futuros. En el momento en que un activo es comprado o desarrollado, se puede asumir que el valor del potencial de servicio es al menos equivalente al costo de la compra o el desarrollo; pero si un activo es adquirido en una transacción sin contraprestación, el costo no proporcionará información sobre la capacidad de operación; por esta razón, se deben emplear otros criterios para reconocer activos en estas circunstancias.
1.6.3.4.2. Costo reexpresado
El costo reexpresado corresponde a la actualización del costo de los activos con el fin de reconocer cambios de valor ocasionados por la exposición a fenómenos económicos exógenos. Para tal efecto, se emplea la tasa de cambio de la moneda extranjera, los pactos de ajuste, la unidad de valor real o cualquier otra modalidad admitida formalmente. Cuando se adquieran bienes o servicios en moneda extranjera, el valor de la transacción debe reexpresarse en moneda legal colombiana, según la norma aplicable. El costo reexpresado es un valor de entrada observable y específico para la entidad.
1.6.3.4.3. Costo amortizado
El costo amortizado corresponde al valor del activo inicialmente reconocido más el rendimiento efectivo menos los pagos de capital e intereses menos cualquier disminución por deterioro del valor. El costo amortizado es un valor de entrada observable y específico para la entidad.
1.6.3.4.4. Costo de reposición
El costo de reposición corresponde a la contraprestación más baja requerida para reemplazar el potencial de servicio restante de un activo o los beneficios económicos incorporados a este. El costo de reposición es un valor de entrada observable y específico para la entidad.
Según este criterio, los activos se miden por los recursos que se tendrían que sacrificar para reponer un activo que proporcione el mismo potencial de servicio o los beneficios económicos del activo existente. El costo de reposición refleja la situación específica de un activo para la entidad. Por ejemplo, el costo de reposición de un vehículo es menor para una entidad que usualmente adquiere un número muy elevado de vehículos en una única transacción y es, regularmente, capaz de negociar descuentos que para una entidad que compra vehículos individualmente.
Dado que las entidades usualmente adquieren sus activos por los medios más económicos disponibles, el costo de reposición refleja los procesos de adquisición o construcción que la entidad sigue generalmente.
Aunque en muchos casos, la sustitución más económica del potencial de servicio será comprando un activo que sea similar al que se controla, el costo de reposición se basa en un activo alternativo si esa opción proporciona el mismo potencial de servicio o los mismos beneficios económicos a un precio más bajo. La determinación del costo de reposición de un activo según las bases de una decisión óptima refleja las necesidades potenciales del servicio prestado por el activo.
El potencial de servicio restante es aquel que la entidad es capaz de utilizar o espera utilizar, teniendo en cuenta la necesidad de mantener la capacidad de servicio suficiente para hacer frente a contingencias. Esto es así porque en determinadas circunstancias, se requiere mantener una mayor capacidad que la demandada por razones de seguridad o por otros motivos. Por ejemplo, el servicio de bomberos necesita disponer de equipos en reserva para prestar servicios en caso de emergencia. Tal sobrecapacidad o capacidad de reserva forma parte del potencial de servicio que requiere la entidad.
Cuando el costo de reposición se utiliza, el costo de los servicios refleja el valor de los activos en el momento en que se consumen para la prestación de los servicios (y no el costo de adquisición). Esto proporciona una base válida para evaluar el costo futuro de la prestación de servicios y los recursos que se necesitarán en periodos futuros.
1.6.3.4.5. Valor de mercado
El valor de mercado es el valor por el cual un activo puede ser intercambiado entre partes interesadas y debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua. Cuando el valor
se obtiene en un mercado abierto, activo y ordenado, el valor de mercado puede ser un valor de entrada o de salida observable y un valor no específico para la entidad.
En una transacción en condiciones de mercado, el valor de mercado y el costo será el mismo si no existen costos asociados a la negociación. El grado en que el valor del mercado cumple los objetivos de la información financiera y las necesidades de información de los usuarios depende de la calidad de la información del mercado y esta, a su vez, depende de las características del mercado en el cual se negocia el activo. El valor del mercado es adecuado cuando se considera improbable que la diferencia entre los valores de entrada y de salida sea significativa o cuando el activo se mantiene para la venta.
Para la determinación del valor de mercado, el mercado en el cual se negocia un recurso debe ser abierto, activo y ordenado. Un mercado es abierto cuando no existen obstáculos que impidan a la entidad realizar transacciones en él, es activo si la frecuencia y el volumen de transacciones es suficiente para suministrar información sobre el precio y es ordenado si tiene muchos compradores y vendedores bien informados que actúan sin coacción, de modo que haya garantía de “imparcialidad” en la determinación de los precios actuales (incluyendo aquellos precios que no representan ventas a precios desfavorables).
En un mercado abierto, activo y ordenado, el valor de mercado proporciona información útil, dado que refleja fielmente el valor de los activos de la entidad porque estos no pueden valer menos que el valor de mercado (puesto que la entidad puede obtener ese valor vendiéndolo) ni pueden valer más que el valor de mercado (debido a que la entidad puede obtener un potencial de servicio equivalente o la capacidad de generar beneficios económicos comprando el mismo activo).
1.6.3.4.6. Valor neto de realización
El valor neto de realización es el valor que la entidad puede obtener por la venta de los activos menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo su venta.
El valor neto de realización, a diferencia del valor de mercado, no requiere un mercado abierto, activo y ordenado o la estimación de un precio en tal mercado. El valor neto de realización es un valor de salida observable y específico para la entidad.
La utilidad potencial de medir los activos al valor neto de realización es que un activo no debe tener un valor inferior para la entidad que el valor que podría obtener por la venta del mismo. Sin embargo, este criterio de medición no es adecuado si la entidad es capaz de utilizar los recursos en forma alternativa de una manera más eficiente; por ejemplo, al usarlos en la prestación de servicios. El valor neto de realización es, por lo tanto, útil cuando la alternativa más eficiente para la entidad es la venta del activo.
El valor neto de realización proporciona información que permite evaluar la capacidad financiera que tiene una entidad, al reflejar el valor que podría recibirse por la venta de un activo.
1.6.3.4.7. Valor en uso
El valor en uso equivale al valor presente de los beneficios económicos que se espera genere el activo, incluido el flujo que recibiría la entidad por su disposición al final de la vida útil. El valor en uso es un valor de salida no observable y específico para la entidad.
El valor en uso es aplicable a los activos generadores de efectivo y refleja el valor que puede obtenerse de un activo a través de su operación y de su disposición al final de la vida útil.
Los activos que se emplean en actividades de generación de efectivo, con frecuencia, proporcionan flujos de efectivo conjuntamente con otros activos. En tales casos, el valor en uso solo puede estimarse al calcular el valor presente de los flujos de efectivo de un grupo de activos.
1.6.3.5. Medición de los pasivos
Las bases de medición aplicables a los pasivos son costo, costo reexpresado, costo amortizado, costo de cumplimiento y valor de mercado.
1.6.3.5.1. Costo
El costo de un pasivo es la contraprestación recibida a cambio de la obligación asumida, esto es, el efectivo o equivalentes al efectivo pagados, o el valor de la contraprestación recibida, en el momento de incurrir en el pasivo. El costo es un valor de entrada observable y específico para una entidad.
La medición al costo es adecuada cuando es probable que los pasivos se liquiden en las condiciones establecidas. Sin embargo, el costo no es apropiado para medir pasivos que no surgen de una transacción, tal como la obligación de pagar los daños causados a terceros. También es difícil aplicar el costo a pasivos que subyacen de una transacción sin contraprestación dado que este no proporciona una representación fiel de la obligación que tendría la entidad; o a los pasivos cuyo valor cambia a través del tiempo, tales como aquellos relacionados con pensiones a cargo de la entidad.
1.6.3.5.2. Costo reexpresado
El costo reexpresado corresponde a la actualización del costo de los pasivos con el fin de reconocer cambios de valor ocasionados por la exposición a fenómenos económicos exógenos. Para tal efecto, se emplea la tasa de cambio de la moneda extranjera, los pactos de ajuste, la unidad de valor real o cualquier otra modalidad admitida formalmente. Cuando se contraigan obligaciones en moneda extranjera, el valor de la transacción debe reexpresarse en moneda legal colombiana, según la norma aplicable. El costo reexpresado es un valor de entrada observable y específico para la entidad.
1.6.3.5.3. Costo amortizado
El costo amortizado corresponde al valor del pasivo inicialmente reconocido más el costo efectivo menos los pagos de capital e intereses. El costo amortizado es un valor de entrada observable y específico para la entidad.
1.6.3.5.4. Costo de cumplimiento
El costo de cumplimiento representa la mejor estimación de los costos en que la entidad incurriría para cumplir las obligaciones representadas por el pasivo. Es un valor de salida no observable y específico para una entidad.
Cuando el costo de cumplimiento dependa de eventos futuros, todos los resultados posibles se tendrán en cuenta para estimar el valor requerido para cumplir la obligación, este método se conoce como el valor esperado y tiene como objetivo reflejar imparcialmente todos los desenlaces posibles. Cuando los efectos del valor del dinero en el tiempo sean significativos, el flujo de efectivo deberá descontarse.
Cuando el cumplimiento se lleve a cabo por la entidad, el costo no debe incluir ningún excedente que esta pueda obtener por ejecutar directamente las actividades correspondientes, porque este no representa un uso de recursos por parte de la entidad. Cuando la obligación se liquide por medio de un tercero, el valor incluirá implícitamente el ingreso requerido por el contratista, dado que el valor total cobrado por el mismo será cancelado con recursos de la entidad.
1.6.3.5.5. Valor de mercado
El valor de mercado de un pasivo es el valor por el cual la obligación puede ser liquidada o transferida entre partes interesadas y debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua. Cuando el valor se obtiene en un mercado abierto, activo y ordenado, el valor de mercado puede ser un valor de entrada o de salida observable y un valor no específico para la entidad.
El valor de mercado puede ser un criterio de medición adecuado cuando el valor de la liquidación del pasivo es atribuible a cambios en una tasa, precio o índice determinados en un mercado abierto, activo y ordenado. Sin embargo, en los casos en que la capacidad de transferir un pasivo está restringida y los términos de tal transferencia no están claros, un valor de mercado es significativamente menos importante, incluso si este existe. Particularmente, este es el caso para pasivos surgidos por obligaciones de transacciones sin contraprestación porque es improbable que exista un mercado abierto, activo y ordenado para tales pasivos.
1.6.4. Revelación de los elementos de los estados financieros
La información financiera se revela en la estructura de los estados financieros, así como en sus notas explicativas.
La revelación hace referencia a la selección, ubicación y organización de la información financiera. Las decisiones sobre estos tres asuntos se deben tomar teniendo en cuenta las necesidades que tienen los usuarios de conocer acerca de los hechos económicos que influyen en la estructura financiera de una entidad de gobierno.
Las decisiones sobre la selección, ubicación y organización de la información están relacionadas y, en la práctica, es probable que se consideren conjuntamente.
1.6.4.1. Selección de la información
La selección de la información tiene como objetivo determinar qué información se reporta en los estados financieros y en las notas.
La información se selecciona para exponer, en la estructura de los estados financieros, los mensajes claves acerca de la situación financiera, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo de la entidad, mientras que la información para revelar en las notas a los estados financieros se selecciona para hacer que la información expuesta sea más útil y proporcione detalles que ayudarán a los usuarios a entenderla. La información a revelar en las notas no sustituye la información a exponer en la estructura de los estados financieros.
Por lo general, se debe evitar la repetición de información en los estados financieros, sin embargo, en ocasiones, la misma información puede estar a la vez expuesta y revelada. Por ejemplo, un total expuesto en el cuerpo de los estados financieros puede repetirse en las notas, cuando estas proporcionan una desagregación del total expuesto. De forma análoga, la misma información puede presentarse en diferentes estados financieros para abordar objetivos diferentes.
La información a revelar incluye, entre otras, lo siguiente: políticas aplicables o metodologías utilizadas para reconocer y medir la información expuesta; desagregaciones de la información expuesta; información sobre partidas que cumplen algunas características de la definición de un elemento e información sobre partidas que cumplen la definición de un elemento, pero no el criterio de reconocimiento.
La información revelada en las notas a los estados financieros tiene las siguientes características:
a) es necesaria para que los usuarios comprendan los estados financieros,
b) proporciona información que presentan los estados financieros de manera contextualizada y según el entorno en que opera la entidad, y
c) tiene, generalmente, una relación clara y demostrable con la información expuesta en el cuerpo de los estados financieros a los que pertenece.
Las decisiones sobre selección de información requieren una revisión crítica y continua. Las transacciones materiales, sucesos y otras partidas presentadas se deben reflejar de forma que transmitan su esencia en lugar de su forma legal, a fin de que se cumplan las características cualitativas de la información financiera de Relevancia y Representación fiel.
1.6.4.2. Ubicación de la información
La ubicación de la información tiene un impacto en la contribución que esta pueda realizar al logro de los objetivos de la información financiera. La ubicación puede afectar la comparabilidad de la información y la manera en que los usuarios la interpretan. La ubicación puede usarse para lo siguiente:
a) trasmitir la importancia relativa de la información y su conexión con otros elementos de información,
b) trasmitir la naturaleza de la información,
c) vincular elementos diferentes de información que se combinan para cumplir una necesidad concreta del usuario y
d) distinguir entre la información seleccionada para exponer e información seleccionada para revelar.
La ubicación de la información en los estados financieros contribuye a comunicar una imagen financiera integral de la entidad. Para los estados financieros, la información expuesta se muestra en el cuerpo del estado respectivo, mientras que la información a revelar se muestra en las notas.
1.6.4.3. Organización de la información
La organización de la información se refiere a la clasificación y agrupación que debe tener en los estados financieros. La manera como se organiza la información puede afectar la interpretación por parte de los usuarios.
La organización de la información ayuda a garantizar que los mensajes claves sean comprensibles, identifica claramente las relaciones importantes, destaca apropiadamente la información que comunica los mensajes claves y facilita las comparaciones.
Al organizar la información, se deben tomar una serie de decisiones que tienen que ver con el uso de referencias cruzadas, tablas, gráficos, encabezados, numeración y disposición de las partidas dentro de un componente concreto del informe.
La información reconocida en el cuerpo de los estados financieros usualmente se organiza en totales y subtotales numéricos. Esta organización proporciona una visión estructurada de temas como la situación financiera, el resultado y los flujos de efectivo, de la entidad.
En el caso de los estados financieros, las relaciones pueden darse entre los siguientes elementos:
a) subconjuntos de valores expuestos o cambios en los valores expuestos y su efecto sobre la situación financiera, el resultado y los flujos de efectivo de una entidad;
b) diferentes valores presentados en los estados financieros que reflejen el impacto de un evento externo común, o que contribuyan juntos a la comprensión de un aspecto de la situación financiera o el resultado de la entidad; y
c) valores presentados y notas relacionadas de información a revelar que proporcionen información que explique o apoye la comprensión, por parte de los usuarios, de las partidas reconocidas.
La organización de la información en los estados financieros incluye decisiones sobre lo siguiente:
a) desagregación de totales en categorías que tengan sentido;
b) ordenación y agrupación de partidas expuestas dentro de cada estado;
c) identificación de agregados; y
d) identificación de otra información a introducir en el cuerpo del estado.
La información revelada en las notas a los estados financieros se organiza de modo que las relaciones con las partidas presentadas en el cuerpo de los estados financieros sean claras.
En todo caso, las exigencias mínimas de revelación estarán contenidas en las Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos.
2. NORMAS PARA LA PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y REVELACIONES[2]
2.1. PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
Para la preparación y presentación de estados financieros con propósito de información general, ya sean consolidados o individuales, la entidad aplicará los criterios establecidos en esta Norma. Los estados financieros con propósito de información general son aquellos que pretenden cubrir las necesidades de usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de información.
Los estados financieros consolidados son informes financieros en los que los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y flujos de efectivo de la controladora y sus controladas se presentan como si se tratara de una sola entidad económica, con independencia de la actividad a la cual se dedique cada entidad. Por su parte, los estados financieros individuales son los que presenta una entidad que no posee control, influencia significativa ni control conjunto en otra entidad o, que, teniendo inversiones en controladas, asociadas o negocios conjuntos, las mide por el método de participación patrimonial.
2.1.1. Finalidad de los estados financieros
Los estados financieros constituyen una representación estructurada de la situación financiera, del rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de la entidad. Su objetivo es suministrar información que sea útil a una amplia variedad de usuarios para tomar y evaluar sus decisiones económicas respecto a la asignación de recursos. Los estados financieros también constituyen un medio para la rendición de cuentas de la entidad por los recursos que le han sido confiados y pueden ser utilizados como un instrumento de carácter predictivo o proyectivo en relación con los recursos requeridos, los recursos generados en el giro normal de la operación y los riesgos e incertidumbres asociados a estos.
Para cumplir estos objetivos, los estados financieros suministrarán información acerca de los siguientes elementos: activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y costos, así como los flujos de efectivo. No obstante, junto con los estados financieros, la entidad podrá presentar información complementaria, con el fin de ofrecer una descripción más completa de sus actividades y contribuir al proceso de rendición de cuentas.
2.1.2. Conjunto completo de estados financieros
Un juego completo de estados financieros comprende lo siguiente: a) un estado de situación financiera al final del periodo contable, b) un estado de resultados del periodo contable, c) un estado de cambios en el patrimonio del periodo contable, d) un estado de flujos de efectivo del periodo contable, y e) las notas a los estados. Los estados financieros se presentarán de forma comparativa con los del periodo inmediatamente anterior.
2.1.3. Estructura y contenido de los estados financieros
2.1.3.1. Identificación de los estados financieros
La entidad diferenciará cada estado financiero y las notas de cualquier otro tipo de información que presente y destacará la siguiente información: a) el nombre de la entidad, así como cualquier cambio ocurrido desde el estado financiero anterior; b) el hecho de que los estados financieros correspondan a la entidad individual o a un grupo de entidades; c) la fecha del cierre del periodo al que correspondan los estados financieros o el periodo cubierto;
d) la moneda de presentación; y e) el grado de redondeo practicado al presentar las cifras de los estados financieros.
2.1.3.2. Estado de situación financiera
El estado de situación financiera presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera de la entidad a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos y obligaciones, y la situación del patrimonio.
2.1.3.2.1. Información a presentar en el estado de situación financiera
Como mínimo, el estado de situación financiera incluirá partidas que presenten los siguientes importes:
a) efectivo y equivalentes al efectivo;
b) inversiones de administración de liquidez;
c) cuentas por cobrar por transacciones sin contraprestación;
d) cuentas por cobrar por transacciones con contraprestación;
e) préstamos por cobrar;
f) inventarios;
g) inversiones en controladas, asociadas y negocios conjuntos;
h) propiedades, planta y equipo;
i) propiedades de inversión;
j) activos intangibles;
k) activos biológicos;
l) cuentas por pagar;
m) préstamos por pagar;
n) títulos emitidos;
o) provisiones;
p) pasivos por beneficios a los empleados;
q) pasivos y activos por impuestos corrientes;
r) pasivos y activos por impuestos diferidos; y
s) participaciones no controladoras presentadas dentro del patrimonio.
La entidad presentará, en el estado de situación financiera, partidas adicionales, encabezamientos y subtotales cuando la magnitud, naturaleza o función de estos sea tal que la presentación por separado resulte relevante para comprender la situación financiera de la entidad.
La ordenación de las partidas o agrupaciones de partidas similares podrán modificarse de acuerdo con la naturaleza de la entidad y de sus transacciones, para suministrar información que sea relevante en la comprensión de la situación financiera de la entidad.
La entidad podrá presentar partidas adicionales de forma separada en función de los siguientes aspectos:
a) la naturaleza y la liquidez de los activos; y
b) los importes, la naturaleza y el plazo de los pasivos.
Adicionalmente, la entidad presentará en el estado de situación financiera, a continuación de los activos, pasivos y patrimonio, los saldos de las cuentas de orden deudoras contingentes, de control y fiscales, así como los saldos de las cuentas de orden acreedoras contingentes, de control y fiscales.
2.1.3.2.2. Distinción de partidas corrientes y no corrientes
La entidad presentará sus activos corrientes y no corrientes, así como sus pasivos corrientes y no corrientes, como categorías separadas en su estado de situación financiera.
2.1.3.2.2.1. Activos corrientes y no corrientes
La entidad clasificará un activo, como corriente cuando a) espere realizar el activo, o tenga la intención de venderlo, consumirlo o distribuirlo en forma gratuita o a precios de no mercado en su ciclo normal de operación (este último es el tiempo que la entidad tarda en transformar entradas de recursos en salidas); b) mantenga el activo principalmente con fines de negociación; c) espere realizar el activo dentro de los 12 meses siguientes a la fecha de los estados financieros; o d) el activo sea efectivo o equivalente al efectivo (como se define en la presente Norma), a menos que este se encuentre restringido y no pueda intercambiarse ni utilizarse para cancelar un pasivo por un plazo mínimo de 12 meses siguientes a la fecha de presentación de los estados financieros.
La entidad clasificará todos los demás activos como no corrientes.
En todos los casos, la entidad clasificará los activos por impuestos diferidos como partidas no corrientes.
2.1.3.2.2.2. Pasivos corrientes y no corrientes
La entidad clasificará un pasivo como corriente cuando a) espere liquidar el pasivo en el ciclo normal de su operación; b) liquide el pasivo dentro de los 12 meses siguientes a la fecha de los estados financieros; o c) no tenga un derecho incondicional de aplazar la cancelación del pasivo durante, al menos, los 12 meses siguientes a la fecha de presentación de los estados financieros.
La entidad clasificará todos los demás pasivos como no corrientes.
En todos los casos, la entidad clasificará los pasivos por impuestos diferidos como partidas no corrientes.
2.1.3.2.2.3. Información a presentar en el estado de situación financiera o en las notas
La entidad revelará, ya sea en el estado de situación financiera o en las notas, desagregaciones de las partidas adicionales a las presentadas, clasificadas según las operaciones de la entidad. Para el efecto, tendrá en cuenta los requisitos de las normas, así como el tamaño, la naturaleza y la función de los importes afectados.
El nivel de información suministrada variará para cada partida; así, por ejemplo:
a) Las partidas de propiedades, planta y equipo; bienes de uso público; bienes históricos y culturales; recursos naturales no renovables; activos intangibles y propiedades de inversión se desagregarán según su naturaleza.
b) Las cuentas por cobrar se desagregarán en importes por cobrar por concepto de impuestos, ingresos no tributarios, venta de bienes, prestación de servicios, transferencias y subvenciones, anticipos y otros importes.
c) Los inventarios se desagregarán en bienes producidos, mercancías en existencia, inventarios de prestadores de servicios, materias primas, materiales y suministros, productos en proceso, inventarios en tránsito e inventarios en poder de terceros.
d) Las provisiones se desglosarán de forma que se muestren por separado las que correspondan a litigios y demandas, garantías y demás.
e) Las cuentas por pagar se desagregarán en subvenciones, transferencias e importes por pagar a proveedores y a partes relacionadas, así como las cuentas por pagar procedentes de devoluciones de impuestos y otros importes.
f) Los componentes del patrimonio se desagregarán en capital fiscal, resultados acumulados y resultados del ejercicio, así como ganancias o pérdidas por operaciones específicas que de acuerdo con las normas se reconocen en el patrimonio. En el caso de estados financieros consolidados se incluirá la participación no controladora.
2.1.3.3. Estado de resultados
El estado de resultados presenta las partidas de ingresos, gastos y costos de la entidad, con base en el flujo de ingresos generados y consumidos durante el periodo.
2.1.3.3.1. Información a presentar en el estado de resultados
Como mínimo, el estado de resultados incluirá partidas que presenten los siguientes importes:
a) los ingresos sin contraprestación;
b) los ingresos con contraprestación;
c) los gastos de administración y operación;
d) los gastos de ventas;
e) el gasto público social;
f) el costo de ventas;
g) las ganancias y pérdidas que surjan de la baja en cuentas de activos;
h) la participación en el resultado del periodo de las controladas, asociadas y negocios conjuntos; y
i) los costos financieros.
Para los estados financieros consolidados, la entidad, adicionalmente, presentará lo siguiente:
a) el resultado del periodo atribuible a las participaciones no controladoras; y
b) el resultado del periodo atribuible a la entidad controladora.
La entidad presentará, en el estado de resultados, partidas adicionales, encabezamientos y subtotales, cuando la magnitud, naturaleza o función de estos sea tal que la presentación por separado resulte relevante para comprender el rendimiento financiero de entidad.
La entidad no presentará ninguna partida de ingreso o gasto como partidas extraordinarias en el estado de resultados o en las notas.
2.1.3.3.2. Información para presentar en el estado de resultados o en las notas
La entidad presentará un desglose de los gastos utilizando una clasificación basada en su función dentro de la entidad. Según esta clasificación, como mínimo, la entidad presentará sus gastos asociados a las funciones principales llevadas a cabo por esta de forma separada. Igualmente, se revelará información adicional sobre la naturaleza de los gastos que incluya, entre otros, los gastos por depreciación, amortización y el gasto por beneficios a los empleados.
Cuando las partidas de ingreso o gasto sean materiales, la entidad revelará de forma separada, información sobre su naturaleza e importe. En todo caso, con independencia de la materialidad, la entidad revelará de forma separada, las partidas de ingresos o gastos relacionadas con lo siguiente:
a) impuestos;
b) transferencias;
c) ingresos por venta de bienes y prestación de servicios;
d) ingresos y gastos financieros;
e) beneficios a los empleados;
f) depreciaciones y amortizaciones de activos; y
g) deterioro del valor de los activos, reconocido o revertido durante el periodo contable.
2.1.3.4. Estado de cambios en el patrimonio
El estado de cambios en el patrimonio presenta las variaciones de las partidas del patrimonio en forma detallada, clasificada y comparativa entre un periodo y otro.
2.1.3.4.1. Información a presentar en el estado de cambios en el patrimonio
El estado de cambios en el patrimonio incluirá la siguiente información:
a) cada partida de ingresos y gastos del periodo que se haya reconocido directamente en el patrimonio, según lo requerido por otras normas, y el total de estas partidas;
b) el resultado del periodo mostrando, de forma separada, los importes totales atribuibles a las participaciones no controladoras y a la entidad controladora; y
c) los efectos de la aplicación o reexpresión retroactiva reconocidos de acuerdo con la Norma de políticas contables, cambios en las estimaciones contables y corrección de errores, para cada componente de patrimonio.
2.1.3.4.2. Información para presentar en el estado de cambios en el patrimonio o en las notas
La entidad presentará, para cada componente del patrimonio, ya sea en el estado de cambios en el patrimonio o en las notas, la siguiente información:
a) el valor de los incrementos de capital y los excedentes financieros distribuidos;
b) el saldo de los resultados acumulados al inicio y al final del periodo contable, y los cambios durante el periodo; y
c) una conciliación entre los valores en libros al inicio y al final del periodo contable para cada componente del patrimonio, informando por separado cada cambio.
2.1.3.5. Estado de flujos de efectivo
El estado de flujos de efectivo presenta los fondos provistos y utilizados por la entidad, en desarrollo de sus actividades de operación, inversión y financiación, durante el periodo contable.
Los flujos de efectivo son las entradas y salidas de efectivo y equivalentes al efectivo.
El efectivo comprende el dinero en caja y los depósitos a la vista.
Los equivalentes al efectivo representan inversiones a corto plazo de alta liquidez que son fácilmente convertibles en efectivo, que se mantienen para cumplir con los compromisos de pago a corto plazo más que para propósitos de inversión y que están sujetas a un riesgo poco significativo de cambios en su valor. Por tanto, serán equivalentes al efectivo: a) las inversiones que tengan vencimiento próximo, es decir, tres meses o menos desde la fecha de adquisición; b) las participaciones en el patrimonio de otras entidades que sean sustancialmente equivalentes al efectivo, tal es el caso de las acciones preferentes adquiridas con proximidad a su vencimiento que tienen una fecha determinada de reembolso; c) los sobregiros exigibles por el banco en cualquier momento, que formen parte integrante de la gestión del efectivo de la entidad; y d) los recursos en efectivo entregados en administración.
La entidad definirá la política para identificar el efectivo y los equivalentes al efectivo.
Las entidades que realicen recaudos o pagos con recursos del fondo común de una tesorería centralizada no incluirán dentro de su estado de flujos de efectivo dichos recaudos o pagos, considerando que estos se incluirán en el estado de flujos de efectivo de la tesorería centralizada. Para tal efecto, se entiende que el fondo común está conformado por los recursos recaudados por la tesorería centralizada, que financian el pago de obligaciones originadas en la ejecución del presupuesto de gastos de una entidad del mismo nivel.
2.1.3.5.1. Presentación
Para la elaboración y presentación del estado de flujos de efectivo, la entidad realizará una clasificación de los flujos de efectivo del periodo en actividades de operación, de inversión y de financiación, atendiendo la naturaleza de estas.
2.1.3.5.1.1. Actividades de operación
Son las actividades que realiza la entidad en cumplimiento de su cometido estatal y que no pueden calificarse como de inversión o financiación.
Algunos ejemplos de flujos de efectivo por actividades de operación son los siguientes: a) los recaudos en efectivo procedentes de impuestos, contribuciones, tasas y multas; b) los recaudos en efectivo procedentes de la venta de bienes y de la prestación de servicios; c) los recaudos en efectivo procedentes de transferencias y otras asignaciones realizadas por el Gobierno o por otras entidades del sector público; d) los recaudos en efectivo procedentes de regalías, cuotas, comisiones y otros ingresos; e) los pagos en efectivo a otras entidades del sector público para
financiar sus operaciones (sin incluir los préstamos); f) los pagos en efectivo a proveedores por el suministro de bienes y servicios; g) los pagos en efectivo a los empleados; h) los pagos en efectivo a las entidades de seguros por primas y prestaciones, anualidades y otras obligaciones derivadas de las pólizas suscritas; i) los pagos y devoluciones en efectivo de impuestos sobre las ganancias, a menos que estos puedan clasificarse específicamente dentro de las actividades de inversión o financiación; y j) los recaudos y pagos en efectivo derivados de la resolución de litigios.
En los estados financieros individuales, los flujos de efectivo derivados de las actividades de operación se presentarán por el método directo, según el cual se presentan, por separado, las principales categorías de recaudos y pagos en términos brutos.
En los estados financieros consolidados, los flujos de efectivo derivados de las actividades de operación se podrán presentar por el método directo o el método indirecto. Según este último, el flujo neto por actividades de operación se determina corrigiendo la ganancia o la pérdida por los efectos de: a) los cambios ocurridos durante el periodo en los inventarios y en las partidas por cobrar y por pagar derivadas de las actividades de operación; b) las partidas sin reflejo en el efectivo, tales como depreciación, provisiones, pérdidas y ganancias no realizadas; y c) cualquier otra partida cuyos flujos de efectivo se consideren de inversión o de financiación.
2.1.3.5.1.2. Actividades de inversión
Son las actividades relacionadas con la adquisición y disposición de activos a largo plazo, así como de otras inversiones no incluidas como equivalentes al efectivo.
Algunos ejemplos de flujos de efectivo por actividades de inversión son los siguientes: a) los pagos en efectivo por la adquisición de propiedades, planta y equipo; de bienes de uso público; de bienes históricos y culturales; de activos intangibles y de otros activos a largo plazo, incluidos aquellos relacionados con los costos de desarrollo capitalizados y las propiedades, planta y equipo construidas por la entidad para sí misma; b) los recaudos en efectivo por ventas de propiedades, planta y equipo; de activos intangibles y de otros activos a largo plazo; c) los pagos en efectivo por la adquisición de instrumentos de deuda o de patrimonio, emitidos por otras entidades, así como las participaciones en negocios conjuntos; d) los recaudos en efectivo por la venta y reembolso de instrumentos de deuda o de patrimonio emitidos por otras entidades, así como las participaciones en negocios conjuntos; e) los préstamos a terceros; f) los recaudos en efectivo derivados del reembolso de préstamos a terceros; g) los pagos en efectivo derivados de contratos a término, de futuros, de opciones y de permuta financiera, excepto cuando los anteriores pagos se clasifican como actividades de financiación; y h) los recaudos en efectivo procedentes de contratos a término, de futuros, de opciones y de permuta financiera, excepto cuando los anteriores cobros se clasifican como actividades de financiación.
Cuando un contrato se trate contablemente como cobertura de una posición comercial o financiera determinada, sus flujos de efectivo se clasificarán de la misma forma que los procedentes de la posición que se esté cubriendo.
2.1.3.5.1.3. Actividades de financiación
Son las actividades que producen cambios en el tamaño y composición de los capitales propios y de los préstamos tomados por la entidad.
Algunos ejemplos de flujos de efectivo por actividades de financiación son los siguientes: a) los recaudos en efectivo procedentes de la emisión de títulos, de la obtención de préstamos y de otros fondos, ya sea a corto o largo plazo;
b) los reembolsos de los fondos tomados en préstamo; c) los pagos en efectivo realizados por el arrendatario para reducir la deuda pendiente procedente de un arrendamiento financiero; y d) los recaudos y pagos en efectivo realizados con recursos recibidos en administración.
2.1.3.5.1.4. Intereses, dividendos y excedentes financieros
Las entidades de gobierno clasificarán y revelarán, de forma separada, los intereses y excedentes financieros pagados como flujos de efectivo por actividades de financiación, y los intereses, excedentes financieros y dividendos recibidos como flujos de efectivo por actividades de inversión.
2.1.3.5.1.5. Impuesto a las ganancias
Los flujos de efectivo procedentes de pagos relacionados con el impuesto a las ganancias se presentarán por separado y se clasificarán como flujos de efectivo procedentes de actividades de operación, a menos que puedan asociarse, específicamente, con actividades de inversión o de financiación.
En caso de distribuir el pago por impuestos entre más de un tipo de actividad, se informará también el importe total de impuestos pagados en el periodo.
2.1.3.5.1.6. Inversiones en controladas, asociadas y negocios conjuntos
La entidad presentará, de forma separada, los flujos de efectivo efectuados en operaciones con la entidad receptora de la inversión, tales como, dividendos y anticipos.
2.1.3.5.1.7. Cambios en las participaciones de propiedad en controladas, asociadas y negocios conjuntos
Los flujos de efectivo totales derivados de la adquisición o enajenación de inversiones en controladas, asociadas y negocios conjuntos se presentarán por separado, y se clasificarán como actividades de inversión.
La entidad revelará, de forma agregada, respecto a cada adquisición o enajenación de inversiones en controladas, asociadas y negocios conjuntos, ocurridos durante el periodo, los siguientes datos: a) la contraprestación total pagada o recibida; b) la porción de la contraprestación en efectivo o su equivalente; c) el valor de efectivo y su equivalente originado en la adquisición o enajenación de inversiones en controladas, asociadas y negocios conjuntos; y d) el valor de los activos y pasivos (distintos de efectivo y su equivalente) en la controlada u otros negocios adquiridos o enajenados, agrupados por cada una de las categorías principales.
2.1.3.5.2. Otra información para revelar
La entidad revelará la siguiente información:
a) los componentes del efectivo y equivalentes al efectivo;
b) una conciliación de los saldos del estado de flujos de efectivo con las partidas equivalentes en el estado de situación financiera; sin embargo, no se requerirá que la entidad presente esta conciliación si el importe del efectivo y equivalentes al efectivo presentado en el estado de flujos de efectivo es idéntico al importe descrito en el estado de situación financiera;
c) cualquier importe significativo de sus saldos de efectivo y equivalentes al efectivo que, por disposiciones legales, no esté disponible para ser utilizado por parte de la entidad;
d) las transacciones de inversión o financiación que no hayan requerido el uso de efectivo o equivalentes al efectivo; y
e) un informe en el cual se desagregue, por un lado, la información correspondiente a cada uno de los componentes del efectivo y equivalentes al efectivo y, por el otro, la información correspondiente a recursos de uso restringido en forma comparativa con el periodo anterior.
2.1.3.6. Notas a los estados financieros
Las notas son descripciones o desagregaciones de partidas de los estados financieros presentadas en forma sistemática.
2.1.3.7. Estructura
Las notas a los estados financieros incluirán lo siguiente:
a) información acerca de las bases para la preparación de los estados financieros y de las políticas contables específicas utilizadas;
b) información requerida por las normas que no se haya incluido en otro lugar de los estados financieros;
c) información comparativa respecto del periodo anterior para todos los importes incluidos en los estados financieros, cuando sea relevante para entender los estados financieros del periodo corriente; y
d) información adicional que sea relevante para entender los estados financieros y que no se haya presentado en estos.
La entidad presentará las notas de forma sistemática; para tal efecto, referenciará cada partida incluida en los estados financieros con cualquier información relacionada en las notas.
2.1.3.7.1. Revelaciones
La entidad revelará la siguiente información:
a) La información relativa a su naturaleza jurídica y funciones de cometido estatal. Para tal efecto, indicará su denominación; su naturaleza y régimen jurídico, identificando los órganos superiores de dirección y administración, y la entidad a la cual está adscrita o vinculada, cuando sea el caso; su domicilio y la dirección del lugar donde desarrolla sus actividades; una descripción de la naturaleza de sus operaciones y de las actividades que desarrolla con el fin de cumplir con las funciones de cometido estatal asignadas; y los cambios ordenados que comprometen su continuidad como supresión, fusión, escisión o liquidación.
b) La declaración explícita y sin reservas del cumplimiento del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, el cual hace parte integral del Régimen de Contabilidad Pública.
c) Las bases de medición utilizadas para la elaboración de los estados financieros y las otras políticas contables utilizadas que sean relevantes para la comprensión de los estados financieros, en el resumen de políticas contables significativas.
d) Los juicios, diferentes de aquellos que involucren estimaciones, que la administración haya realizado en el proceso de aplicación de las políticas contables de la entidad y que tengan un efecto significativo sobre los importes reconocidos en los estados financieros, en el resumen de las políticas contables significativas o en otras notas.
e) Los supuestos realizados acerca del futuro y otras causas de incertidumbre en las estimaciones realizadas al final del periodo contable, que tengan un riesgo significativo de ocasionar ajustes importantes en el valor en libros de los activos o pasivos dentro del periodo contable siguiente. Con respecto a esos activos y pasivos, las notas incluirán detalles de su naturaleza y su valor en libros al final del periodo contable.
f) Las limitaciones y deficiencias generales de tipo operativo o administrativo que tienen impacto en el desarrollo normal del proceso contable o en la consistencia y razonabilidad de las cifras.
g) La información que permita a los usuarios de sus estados financieros evaluar los objetivos, las políticas y los procesos que aplica para gestionar el capital.
Así mismo, la entidad revelará el valor de los excedentes financieros distribuidos, cuando a ello haya lugar.
2.2. POLÍTICAS CONTABLES, CAMBIOS EN LAS ESTIMACIONES CONTABLES Y CORRECCIÓN DE ERRORES
2.2.1. Políticas contables
Las políticas contables son los principios, bases, acuerdos, reglas y procedimientos adoptados por la entidad para la elaboración y presentación de los estados financieros.
Las políticas contables establecidas por la Contaduría General de la Nación y contenidas en el Marco Normativo para Entidades de Gobierno dan lugar a estados financieros que contienen información relevante y fiable sobre los hechos económicos.
Las políticas contables serán aplicadas por la entidad de manera uniforme para transacciones, hechos y operaciones que sean similares. No obstante, en algunos casos específicos, se permitirá que la entidad, considerando lo definido en dicho Marco y a partir de juicios profesionales, seleccione y aplique una política contable para el reconocimiento de un hecho económico. En este caso, la entidad seleccionará y documentará la política atendiendo las características de representación fiel y relevancia de la información financiera.
Ante hechos económicos que no se encuentren regulados en el Marco Normativo para Entidades de Gobierno (Marco Conceptual; Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos; Procedimientos Contables; Guías de Aplicación; Catálogo General de Cuentas y Doctrina Contable Pública), la entidad solicitará a la Contaduría General de la Nación, el estudio y la regulación del tema, para lo cual allegará la información suficiente y pertinente.
La entidad cambiará una política contable cuando se realice una modificación al Marco Normativo para Entidades de Gobierno o cuando, en los casos específicos que este lo permita, la entidad considere pertinente un cambio de política que conlleve a la representación fiel y a la relevancia de la información financiera.
Los cambios en las políticas contables originados en cambios en el Marco Normativo para Entidades de Gobierno se aplicarán observando lo dispuesto en la norma que los adopte. Por su parte, los cambios en las políticas contables que, en observancia del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, adopte la entidad se aplicarán de manera retroactiva, es decir, la nueva política se aplicará como si se hubiera aplicado siempre. Para tal efecto, la entidad registrará el ajuste al valor de las partidas de activos, pasivos y patrimonio, que se vean afectadas por el cambio de política, en el periodo en el que este ocurra y reexpresará, para efectos de presentación de los estados financieros, los saldos iniciales al principio del periodo más antiguo para el que se presente información, así como los saldos de los periodos comparativos de los activos, pasivos y patrimonio afectados por el cambio de política.
El ajuste de los activos, pasivos y patrimonio afectados por el cambio de política, de los periodos previos a los presentados en los estados financieros, se registrará, por lo general, contra las utilidades acumuladas y, para efectos de presentación, se reexpresarán las utilidades acumuladas y la utilidad del ejercicio de los periodos comparativos. Lo anterior, sin perjuicio de que el ajuste se efectúe en otro componente del patrimonio cuando resulte apropiado.
Cuando sea impracticable determinar los efectos que se derivan, en cada periodo específico, del cambio de una política contable sobre la información comparativa en uno o más periodos anteriores para los que se presente información, la entidad aplicará la nueva política contable a los saldos iniciales de los activos y pasivos al principio del periodo más antiguo para el que la aplicación retroactiva sea practicable (el cual puede ser el inicio del propio periodo corriente) y efectuará el correspondiente ajuste a los saldos iniciales de cada componente del patrimonio que se vea afectado por el cambio.
Cuando sea impracticable determinar el efecto acumulado al principio del periodo corriente por la aplicación de una nueva política contable a todos los periodos anteriores, la entidad ajustará la información comparativa aplicando la nueva política contable de forma prospectiva, es decir, a partir de la fecha en que se cambie la política.
El cumplimiento de un requisito será impracticable cuando la entidad no pueda satisfacerlo tras efectuar todos los esfuerzos razonables para hacerlo. Así, para un periodo anterior en particular, será impracticable aplicar un cambio en una política contable retroactivamente si los efectos de la aplicación retroactiva no son determinables; o si la aplicación retroactiva implica establecer suposiciones acerca de cuáles hubieran podido ser las intenciones de la gerencia en ese periodo.
También será impracticable aplicar un cambio en una política contable retroactivamente si dicha aplicación requiere estimaciones de valores significativos y si es imposible identificar, objetivamente, en tales estimaciones: a) información que suministre evidencia de las circunstancias existentes en la fecha en que tales valores se reconocieron o midieron o, de la fecha en que la correspondiente información se reveló; y b) información que hubiera estado disponible cuando se autorizó la publicación de los estados financieros de los periodos anteriores.
De acuerdo con la Norma de presentación de estados financieros, cuando la entidad haga un cambio en las políticas contables, presentará los efectos en el estado de cambios en el patrimonio del periodo.
Cuando la entidad adopte un cambio en una política contable, revelará lo siguiente:
a) la naturaleza del cambio;
b) las razones por las cuales la aplicación de la nueva política contable contribuye a la representación fiel y suministra información relevante;
c) el valor del ajuste para cada partida de los estados financieros afectada, tanto en el periodo actual como en periodos anteriores a los presentados, de forma agregada y en la medida en que sea practicable; y
d) una justificación de las razones por las cuales no se realizó una aplicación retroactiva por efecto del cambio en las políticas contables.
2.2.2. Cambios en una estimación contable
Una estimación contable es un mecanismo utilizado por la entidad para medir un hecho económico que, dada la incertidumbre inherente al mismo, no puede medirse con precisión, sino que solamente puede estimarse. Ello
implica la utilización de juicios basados en la información fiable disponible y en técnicas o metodologías apropiadas. Son estimaciones contables, entre otras, el deterioro del valor de los activos, el valor de mercado de los activos financieros, el valor residual y la vida útil de los activos depreciables, las obligaciones por beneficios posempleo y las obligaciones por garantías concedidas.
El uso de estimaciones razonables constituye una parte fundamental del proceso contable y no menoscaba la confiabilidad de la información financiera. No obstante, si como consecuencia de obtener nueva información o de poseer más experiencia, se producen cambios en las circunstancias en que se basa la estimación, esta se revisará y, de ser necesario, se ajustará. Lo anterior, no implica que esta se encuentre relacionada con periodos anteriores ni tampoco que constituya la corrección de un error, por lo cual su aplicación es prospectiva.
Un cambio en una estimación contable es el resultado de nueva información o nuevos acontecimientos que afectan, bien el valor en libros de un activo o de un pasivo, o bien el consumo periódico de un activo. Estos cambios se producen tras la evaluación de la situación actual del elemento, de los beneficios económicos futuros o del potencial de servicio esperados y de las obligaciones asociadas con los activos y pasivos correspondientes.
Un cambio en los criterios de medición aplicados implicará un cambio en una política contable y no un cambio en una estimación contable. Cuando sea difícil distinguir entre un cambio de política contable y un cambio en una estimación contable, se tratará como si fuera un cambio en una estimación contable.
Los efectos que se deriven de un cambio en una estimación contable se aplicarán de manera prospectiva afectando, bien el resultado del periodo en el que tenga lugar el cambio si afecta solamente este periodo, o bien el resultado del periodo del cambio y de los periodos futuros que afecte. No obstante, si el cambio en una estimación contable origina cambios en activos o pasivos o se relaciona con una partida del patrimonio, este se reconocerá a través de un ajuste en el valor en libros del activo, pasivo o patrimonio en el periodo en el que se presente el cambio.
Cuando la entidad realice un cambio en una estimación contable, revelará lo siguiente:
a) la naturaleza del cambio;
b) el valor del cambio en una estimación contable que haya producido efectos en el periodo actual o que se espere los produzca en periodos futuros; y
c) la justificación de la no revelación del efecto en periodos futuros.
2.2.3. Corrección de errores de periodos anteriores
Los errores son las omisiones e inexactitudes que se presentan en los estados financieros de la entidad, para uno o más periodos anteriores, como resultado de un fallo al utilizar información fiable que estaba disponible cuando los estados financieros para tales periodos fueron formulados y que podría esperarse razonablemente que se hubiera conseguido y tenido en cuenta en la elaboración y presentación de aquellos estados financieros. Se
incluyen, entre otros, los efectos de errores aritméticos, errores en la aplicación de políticas contables, la inadvertencia o mala interpretación de hechos y los fraudes.
Los errores del periodo corriente, descubiertos en este mismo periodo, se corregirán antes de que se autorice la publicación de los estados financieros.
La entidad corregirá los errores de periodos anteriores, sean materiales o no, en el periodo en el que se descubra el error, ajustando el valor de las partidas de activos, pasivos y patrimonio, que se vieron afectadas por este. En consecuencia, el efecto de la corrección de un error de periodos anteriores en ningún caso se incluirá en el resultado del periodo en el que se descubra el error.
En caso de errores de periodos anteriores que sean materiales, para efectos de presentación, la entidad reexpresará de manera retroactiva la información comparativa afectada por el error. Si el error ocurrió con antelación al periodo más antiguo para el que se presente información, se reexpresarán los saldos iniciales de los activos, pasivos y patrimonio para el periodo más antiguo para el que se presente información, de forma que los estados financieros se presenten como si los errores no se hubieran cometido nunca.
Cuando sea impracticable determinar el efecto acumulado al principio del periodo más antiguo para el que se presente información, la entidad reexpresará la información desde la fecha en la cual dicha reexpresión sea practicable, o de forma prospectiva si no es practicable hacer la reexpresión.
En caso de errores de periodos anteriores que sean inmateriales no se requerirá su reexpresión retroactiva.
De acuerdo con la Norma de presentación de estados financieros, cuando la entidad corrija errores materiales de periodos anteriores, presentará los efectos en el estado de cambios en el patrimonio del periodo.
Cuando la entidad efectúe una corrección de errores de periodos anteriores revelará lo siguiente:
a) la naturaleza del error de periodos anteriores;
b) el valor del ajuste para cada periodo anterior presentado, si es posible;
c) el valor del ajuste al principio del periodo anterior más antiguo sobre el que se presente información; y
d) una justificación de las razones por las cuales no se realizó una reexpresión retroactiva por efecto de la corrección del error.
2.3. HECHOS OCURRIDOS DESPUÉS DEL PERIODO CONTABLE
Los hechos ocurridos después del periodo contable son todos aquellos eventos, favorables o desfavorables, que se producen entre el final del periodo contable y la fecha de autorización para la publicación de los estados financieros.
El final del periodo contable se refiere al último día del periodo con el cual están relacionados los estados financieros y corresponderá al 31 de diciembre. Por su parte, la fecha de autorización para la publicación de los estados financieros corresponderá a la fecha en la que se apruebe que los diferentes usuarios tengan conocimiento de estos.
Pueden identificarse dos tipos de eventos: los que implican ajuste y los que no implican ajuste.
2.3.1. Hechos ocurridos después del periodo contable que implican ajuste
Los hechos ocurridos después del periodo contable que implican ajuste son aquellos que proporcionan evidencias de las condiciones existentes al final de dicho periodo. La entidad ajustará los valores en sus estados financieros para reflejar la incidencia de los hechos ocurridos después del periodo contable que impliquen ajuste.
Algunos de los eventos que proporcionan evidencia de las condiciones existentes al final del periodo contable y que implican el reconocimiento o el ajuste de los activos, pasivos, patrimonio,
ingresos, gastos y costos son los siguientes: a) la resolución de un litigio judicial que confirme que la entidad tenía una obligación presente al final del periodo contable; b) la recepción de información que indique el deterioro del valor de un activo al final del periodo contable o la necesidad de ajuste de un deterioro del valor anteriormente reconocido; c) la determinación del valor de transacciones realizadas no reconocidas; d) la determinación del valor de los ingresos cobrados durante el periodo contable que serán compartidos con otras entidades; e) la determinación de la participación en las ganancias o en el pago de incentivos a los empleados que la entidad deba realizar como resultado de hechos anteriores a esa fecha; y f) el descubrimiento de fraudes o errores que demuestren que los estados financieros eran incorrectos.
2.3.2. Hechos ocurridos después del periodo contable que no implican ajuste
Los hechos ocurridos después del periodo contable que no implican ajuste son aquellos que indican condiciones surgidas después de este y que, por su materialidad, serán objeto de revelación.
Algunos de los eventos ocurridos después del periodo contable que indican condiciones surgidas después del periodo que no implican ajuste y que serán objeto de revelación debido a su materialidad son los siguientes: a) la reducción en el valor de mercado de las inversiones; b) la distribución de beneficios adicionales, directa o indirectamente a los participantes de programas de servicios a la comunidad; c) la adquisición o disposición de una controlada, o la subcontratación total o parcial de sus actividades; d) las compras o disposiciones significativas de activos; e) la ocurrencia de siniestros; f) el anuncio o comienzo de reestructuraciones; g) la decisión de la liquidación o cese de actividades de la entidad; h) la introducción de una ley para condonar préstamos concedidos a entidades o particulares como parte de un programa; i) las variaciones importantes en los precios de los activos o en las tasas de cambio; j) el otorgamiento de garantías; y k) el inicio de litigios.
2.3.3. Revelaciones
La información revelada en las notas a los estados financieros y relacionada con las partidas objeto de ajuste se actualizará en función de la información recibida.
Así mismo, la entidad revelará la siguiente información:
a) la fecha de autorización para la publicación de los estados financieros,
b) el responsable de la autorización,
c) la existencia de alguna instancia que tenga la facultad de ordenar la modificación de los estados financieros una vez se hayan publicado,
d) la naturaleza de los eventos que no impliquen ajuste, y
e) la estimación del efecto financiero de los eventos que no impliquen ajuste o la aclaración de que no es posible hacer tal estimación.
3. POLÍTICAS CONTABLES DEL ACTIVO
3.1. POLITICA CONTABLE DE EFECTIVO
3.1.1. Objetivo
Establecer los criterios para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de las cuentas de efectivo de la JEP.
3.1.2. Alcance
Esta política aplica para el efectivo de la JEP en sus cuentas bancarias como resultado de los traspasos a pagaduría realizados por la Dirección del Tesoro Nacional-DTN.
3.1.3. Glosario
Caja. Representa el valor de los fondos en efectivo y equivalentes al efectivo de disponibilidad inmediata.
Depósitos en instituciones financieras. Representa el valor de los fondos disponibles depositados en instituciones financieras en cuentas corrientes y de ahorro.
Efectivo. Incluye las cuentas que representan los recursos de liquidez inmediata en caja, cuentas corrientes, cuentas de ahorro y fondos que están disponibles para el desarrollo de las actividades de la entidad.
3.1.4. Base normativa
Capítulo VI de las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos del Marco normativo aplicable a entidades de gobierno, incorporado por la Contaduría General de la Nación al Régimen de Contabilidad Pública mediante Resolución 533 de 2015.
3.1.5. Reconocimiento
3.1.5.1. Efectivo
El efectivo se reconocerá en el momento en que sea recibido o transferido a manera de depósito a la vista y, por tanto, se encuentre bajo el control de la JEP.
3.1.6. Medición inicial
Las partidas de efectivo se medirán por el costo de la transacción.
Las transacciones en moneda extranjera se convertirán a la moneda funcional de acuerdo con la tasa de cambio registrada en la fecha de la transacción.
3.1.7. Medición Posterior
Las partidas de efectivo se mantendrán por el valor de la transacción.
3.1.8. Revelaciones
La JEP revelará para cada componente del efectivo los siguientes aspectos:
a) los componentes del efectivo;
b) las demás que se consideren relevantes sobre hechos económicos ocurridos en el periodo respectivo.
La Subdirección Financiera será la encargada de realizar las respectivas revelaciones, de acuerdo con la información remitida por las diferentes áreas de la JEP.
3.1.9. Presentación
Las partidas de efectivo se presentarán dentro del Estado de Situación Financiera como un activo corriente.
3.2. POLÍTICA CONTABLE DE CUENTAS POR COBRAR
3.2.1. Objetivo
Definir los criterios para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de las cuentas por cobrar de la Jurisdicción Especial para la Paz-JEP.
3.2.2. Alcance
Esta política será aplicada por la JEP para el tratamiento contable de las cuentas por cobrar por los siguientes conceptos:
Multas y sanciones. Corresponden a derechos por procesos en firme en contra de funcionarios, exfuncionarios y contratistas.
Incapacidades, licencias de maternidad y accidentes laborales pendientes de reintegro por parte de las EPS y/o ARL.
3.2.3. Glosario
Beneficios económicos futuros. Es el potencial que tiene un activo para contribuir, directa o indirectamente, a generar flujos de efectivo y otros equivalentes al efectivo. Estos beneficios también pueden traducirse en la capacidad que tiene un recurso para reducir los flujos futuros de salida de efectivo.
Cuentas por cobrar. Representan los derechos adquiridos por la entidad en desarrollo de sus actividades, de los cuales se espere, a futuro, la entrada de un flujo financiero fijo o determinable, a través de efectivo, equivalentes al efectivo u otro instrumento financiero. Estas partidas incluyen los derechos originados en transacciones sin contraprestación, tales como impuestos y transferencias, y en transacciones con contraprestación, tales como la venta de bienes y servicios.
Cuentas por cobrar de difícil recaudo. Representa el valor de las cuentas por cobrar a favor de la entidad pendientes de recaudo, que por su antigüedad y morosidad han sido reclasificadas desde la cuenta principal.
Deterioro de cuentas por cobrar. Representa el valor estimado de la posible pérdida de valor que se origina en las cuentas por cobrar cuando el valor en libros de la cuenta por cobrar excede el valor presente de los flujos de efectivo futuros estimados.
Potencial de servicio. Es la capacidad que tiene un activo para prestar servicios que contribuyen a la consecución de los objetivos de la entidad sin generar, necesariamente, flujos de efectivo.
Prescripción. Modo de extinguir las obligaciones por no haberse ejercido las acciones y derechos sobre las mismas durante el plazo consagrado en la normatividad.
Transacción con contraprestación. Es aquella en la que la entidad recibe activos o servicios, o cancela obligaciones, y da directamente un valor aproximadamente igual (mayoritariamente en forma de productos, servicios o uso de activos) a la otra parte del intercambio.
Transacción sin Contraprestación. Es una operación en la que una entidad recibe recursos monetarios o no monetarios sin entregar algo a cambio o, si lo hace, el valor entregado es significativamente menor al valor de mercado del recurso recibido.
3.2.4. Base normativa
Numeral 2 del Capítulo I de las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos del Marco Normativo aplicable a Entidades de Gobierno, incorporado por la Contaduría General de la Nación al Régimen de Contabilidad Pública mediante Resolución 533 de 2015.
3.2.5. Reconocimiento
Se reconocerán como cuentas por cobrar, los derechos adquiridos por la entidad en desarrollo de sus actividades, de las cuales se espere, a futuro, la entrada de un flujo financiero fijo o determinable, a través de efectivo, equivalentes al efectivo u otro instrumento. Estas partidas incluyen los derechos originados en transacciones con y sin contraprestación.
Las cuentas por cobrar se reconocen cuando queden en firme los respectivos derechos de cobro y haya título ejecutivo (consideración que surge cuando se tiene un acto administrativo, sentencia o cualquier título que permite iniciar la acción de cobro). Mientras no se tenga un derecho claro, expreso y exigible, la entidad deberá controlar la información del hecho económico en cuentas de orden deudoras como un activo contingente.
3.2.6. Medición inicial
Las cuentas por cobrar se medirán por el valor de la transacción.
3.2.7. Medición posterior
Con posterioridad al reconocimiento, las cuentas por cobrar se mantendrán por el valor de la transacción. Además, serán objeto de estimaciones de deterioro cuando exista evidencia objetiva del incumplimiento de los pagos a cargo del deudor o del desmejoramiento de sus condiciones crediticias. Para el efecto, por lo menos al final del periodo contable, se verificará si existen indicios de deterioro.
Para la evaluación de indicios de deterioro se tendrá en cuenta lo siguiente:
- Para las cuentas por cobrar que sean individualmente significativas, la evaluación de indicios se realizará de manera individual.
- Para las cuentas por cobrar que no sean individualmente significativas se podrá realizar individual o colectivamente. En caso de hacerse de forma colectiva, las cuentas por cobrar que se agrupen deberán compartir características similares de riesgo crediticio.
El deterioro se reconocerá de forma separada como un menor valor de la cuenta por cobrar, afectando el gasto del periodo.
Si posteriormente las pérdidas por deterioro disminuyen debido a circunstancias favorables relacionadas con su cobro, las pérdidas serán reversadas afectando el gasto, si sucede dentro del mismo periodo en el que se reconoció el deterioro. Cuando se trate de un periodo diferente se afectará el ingreso. En todo caso, las disminuciones del deterioro no superarán las pérdidas por deterioro previamente reconocidas en el resultado.
3.2.8. Criterios de deterioro de cuentas por cobrar
Serán objeto de evaluación del deterioro las cuentas por cobrar por multas, sanciones, incapacidades, licencias de maternidad y accidentes laborales:
Fuentes externas:
- Dificultades financieras significativas del tercero, procesos de liquidación o reorganización del mismo.
- Morosidad en el pago mayor a seis (6) meses.
Fuentes internas:
- Documentos incompletos para radicar la solicitud de reembolso ante la EPS o la ARL.
- Prescripción del derecho.
Para el cálculo del deterioro se determinará el valor presente de los flujos futuros estimados que se esperan recuperar. Por tanto, la JEP tomará el valor de la cuenta por cobrar, su antigüedad, la probabilidad de recuperación, la tasa de interés aplicable y el plazo estimado de recuperación en años, meses o días.
Para efectos prácticos se presenta el siguiente ejercicio:
Cálculo del deterioro
| Valor de la cuenta por cobrar: | $10.000.000 |
| Fecha de la transacción: | 15 de febrero de 2018 |
| Plazo estimado de recuperación en años: | 1 |
| Tasa TES: | 5,28% |
Para hallar el valor se debe utilizar la siguiente fórmula:
| VP= | VC (1+i)n |
Donde:
VP: valor presente de los flujos futuros recuperables estimados
VC: Valor cartera
i: tasa de interés TES
n: plazo estimado de recuperación
| VP= | 10.000.000 (1+0.0528)1 |
| VP= 9.498.480 | |
Deterioro: VC - VP: 10.000.000- 9.498.480 = 501.520
3.2.9. Baja en cuentas
Las cuentas por cobrar se dejarán de reconocer cuando:
a. Los derechos expiren o prescriba la acción de cobro de los títulos ejecutivos de acuerdo con los plazos y condiciones que establezca la normatividad vigente.
b. La entidad renuncie a los derechos. Situación que debe estar soportada en el sustento legal y administrativo.
c. Los riesgos y ventajas inherentes a las cuentas por cobrar se transfieren. En este caso, se deben registrar por separado los activos o pasivos que se puedan llegar a producir en la transacción.
Para el efecto, se disminuirá el valor en libros de la cuenta por cobrar y la diferencia entre este y el valor recibido se reconocerá como ingreso o gasto en el resultado del periodo.
3.2.10. Revelaciones
La JEP revelará como mínimo lo definido en el numeral 2.6 del Capítulo I de las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos del Marco Normativo aplicable a Entidades de
Gobierno, incorporado por la Contaduría General de la Nación al Régimen de Contabilidad Pública mediante Resolución 533 de 2015:
a. Información relativa al valor en libros y a las condiciones de la cuenta por cobrar, tales como: plazo, tasa de interés, vencimiento y restricciones, que las cuentas por cobrar le impongan a la entidad.
b. Se revelará el valor de las pérdidas por deterioro, o de su reversión, reconocidas durante el periodo contable, así como el deterioro acumulado. Adicionalmente, revelará:
i. Un análisis de la antigüedad de las cuentas por cobrar que estén en mora pero no deterioradas al final del periodo, y
ii. Un análisis de las cuentas por cobrar que se hayan determinado individualmente como deterioradas
al final del periodo, incluyendo los factores que la entidad haya considerado para determinar su deterioro.
c. Un informe detallado de las causales que dieron origen a la baja de cuentas por cobrar; y
d. las demás que se consideren pertinentes respecto de hechos relevantes durante el periodo respectivo.
La Subdirección Financiera será la encargada de realizar las respectivas revelaciones, de acuerdo con la información remitida por las diferentes áreas de la JEP.
3.2.11. Presentación
La entidad clasificará y presentará una cuenta por cobrar como un activo corriente en el Estado de Situación Financiera, cuando:
a. espere realizar la cuenta por cobrar en su ciclo normal de operación; o
b. espere realizar la cuenta por cobrar dentro de los 12 meses siguientes a la fecha de los estados financieros;
La entidad clasificará las demás cuentas por cobrar como no corrientes.
El deterioro se presentará como una cuenta separada dentro del grupo de Cuentas por Cobrar del Estado de Situación Financiera. El gasto por deterioro se presentará en el Estado de Resultados.
3.3. POLÍTICA CONTABLE DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
3.3.1. Objetivo
Establecer los criterios para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de las propiedades, planta y equipo de la Jurisdicción Especial para la Paz-JEP.
3.3.2. Alcance
Los criterios establecidos en esta política se aplicarán en el tratamiento contable de las siguientes clases de propiedades, planta y equipo:
- Terrenos
- Construcciones en curso Edificaciones Repuestos
- Maquinaria y equipo Equipo médico y científico Muebles, enseres y equipo de oficina Equipo de computación y comunicación Equipo de transporte, tracción y elevación Equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería Bienes de arte y cultura
3.3.3. Glosario
Adiciones y mejoras. Erogaciones en que incurre la entidad para aumentar la vida útil del activo, ampliar su capacidad productiva y eficiencia operativa, mejorar la calidad de los productos y servicios, o reducir significativamente los costos.
Activos generadores de efectivo. Son activos que se tienen con el objetivo fundamental de generar beneficios económicos futuros acordes con un rendimiento de mercado, es decir, activos a través de cuyo uso la entidad pretende generar entradas de efectivo y obtener un rendimiento que refleje el riesgo que implica su posesión.
Activos no generadores de efectivo. Son activos que la entidad mantiene con el propósito fundamental de suministrar bienes o prestar servicios en forma gratuita o a precios de no mercado, es decir, la entidad no pretende, a través del uso del activo, generar rendimientos en condiciones de mercado.
Control de un activo. Implica la capacidad de la entidad para usar un recurso o definir el uso que un tercero debe darle, para obtener potencial de servicio o para generar beneficios económicos futuros. Al evaluar si existe o no
control sobre un recurso, una entidad debe tener en cuenta, entre otros aspectos: la titularidad legal, el acceso al recurso o la capacidad de un tercero para negar o restringir su uso, la forma de garantizar que el recurso se use para los fines previstos y la existencia de un derecho exigible sobre el potencial de servicio o sobre la capacidad de generar beneficios económicos derivados del recurso.
En algunas circunstancias, el control del activo es concomitante con la titularidad jurídica del recurso; no obstante, esta última no es esencial a efecto de determinar la existencia del activo y el control sobre este.
Costo de reposición. Costo estimado de un bien teniendo en cuenta los recursos que tendrá que sacrificar la entidad para reponer el potencial de servicio bruto de un activo, ya sea por la reproducción del mismo, o la sustitución de este por uno que tenga el mismo potencial de servicio.
Depreciación. Distribución sistemática del valor depreciable de un activo a lo largo de su vida útil en función del consumo de los beneficios económicos futuros o del potencial de servicio.
Deterioro de propiedades, planta y equipo. Representa el valor por la pérdida del potencial de servicio o de los beneficios económicos futuros de las propiedades, planta y equipo, cuando el valor en libros del activo excede el valor recuperable, adicional al reconocimiento sistemático realizado a través de la depreciación.
Mantenimiento. Erogaciones en que incurre la entidad con el fin de conservar la capacidad normal de uso del activo.
Materialidad. La información es material si su omisión o expresión inadecuada puede influir en las decisiones de los usuarios. La materialidad o importancia relativa es un aspecto de la relevancia específico de la entidad que está basado en la naturaleza o magnitud (o ambas) de las partidas a las que se refiere la información en el contexto del informe financiero de una entidad.
Potencial de servicio. Es la capacidad que tiene un activo para prestar servicios que contribuyen a la consecución de los objetivos de la entidad sin generar, necesariamente, flujos de efectivo.
Reparaciones. Erogaciones en que incurre la entidad con el fin de recuperar la capacidad normal de uso del activo.
Repuesto. Representa el valor de los componentes de las propiedades, planta y equipo que se utilizan durante más de un periodo contable y se capitalizan en el respectivo elemento, previa baja del componente sustituido.
Valor de mercado. Es el valor por el cual un activo puede ser intercambiado entre partes interesadas y debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua.
Valor depreciable. Es el costo de un activo u otra cantidad que lo sustituya, una vez deducido su valor residual.
Valor en libros. Es el valor por el que se reconoce un activo, una vez deducidas la depreciación o amortización acumulada y el deterioro acumulado.
Valor residual. Es el valor estimado que la entidad podría obtener actualmente por la disposición del elemento, después de deducir los costos estimados por tal disposición, si el activo ya hubiera alcanzado la antigüedad y las demás condiciones esperadas al término de su vida útil.
Vida económica. Es el periodo durante el cual se espera que un activo sea utilizable por parte de uno o más usuarios, o como la cantidad de unidades de producción o similares que uno o más usuarios esperan obtener del mismo.
Vida útil. Es el periodo durante el cual se espera utilizar el activo o, el número de unidades de producción o similares que la entidad espera obtener de este.
3.3.4. Base normativa
Numeral 10 del Capítulo I de las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos del Marco Normativo aplicable a Entidades de Gobierno, incorporado por la Contaduría General de la Nación al Régimen de Contabilidad Pública mediante Resolución 533 de 2015.
3.3.5. Reconocimiento
La JEP reconocerá como propiedades, planta y equipo:
a) los activos tangibles empleados por la entidad para la producción o suministro de bienes, para la prestación de servicios y para propósitos administrativos;
b) los bienes muebles que se tengan para generar ingresos producto de su arrendamiento;
c) los bienes inmuebles arrendados por un valor inferior al valor de mercado del arrendamiento; y
d) los bienes inmuebles con uso futuro indeterminado.
Estos activos se caracterizan porque no se espera venderlos en el curso de las actividades ordinarias de la entidad y se prevé usarlos durante más de un periodo contable.
Para que un bien sea reconocido, la JEP evaluará el control que tiene sobre el bien, independiente de la titularidad jurídica, con base en los siguientes criterios:
- decide el propósito para el cual se destina el activo,
- obtiene sustancialmente el potencial de servicio del activo,
- asume sustancialmente los riesgos asociados al activo,
- permite el acceso al activo o la capacidad para restringir su uso.
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos al momento de reconocer la propiedad planta y Equipo:
a) Los terrenos sobre los que se construyan las propiedades, planta y equipo se reconocerán por separado.
b) Los bienes históricos y culturales, que cumplan con la definición de propiedades, planta y equipo, se reconocerán como tal.
c) Las adiciones y mejoras efectuadas a una propiedad, planta y equipo se reconocerán como mayor valor de esta y, en consecuencia, afectarán el cálculo futuro de la depreciación.
d) Las reparaciones de las propiedades, planta y equipo se reconocerán como gasto en el resultado del periodo.
e) El mantenimiento de las propiedades planta y equipo se reconocerá como gasto en el resultado del periodo.
3.3.6. Materialidad
Además de los requisitos definidos en el numeral anterior, los elementos deberán cumplir con el criterio de materialidad para ser reconocidos como elementos de propiedades, planta y equipo. La materialidad deberá establecerse de manera individual.
| Propiedades, planta y equipo | Materialidad para su reconocimiento |
| Terrenos | Desde cualquier valor |
| Construcciones y edificaciones | Desde cualquier valor |
| Maquinaria y equipo | > 1 SMMLV |
| Equipo médico y científico | > 1 SMMLV |
| Equipo de oficina | > 1 SMMLV |
| Equipos de comunicación y computación | > 1 SMMLV |
| Equipo de transporte, tracción y elevación | > 1 SMMLV |
| Equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería | > 1 SMMLV |
| Bienes de arte y cultura | > 1 SMMLV |
El SMMLV representa el salario mínimo mensual legal vigente para cada año.
Los activos que no cumplan con los montos de materialidad deberán ser contabilizados directamente como gasto y el control administrativo deberá ser realizado por el Área de Almacén.
3.3.7. Medición inicial
Las propiedades, planta y equipo se medirán por el costo, el cual comprende, entre otros, lo siguiente:
- el precio de adquisición;
- los aranceles de importación y los impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la adquisición;
- los costos de beneficios a los empleados que procedan directamente de la construcción o adquisición de un elemento de propiedades, planta y equipo;
- los costos de preparación del lugar para su ubicación física;
- los costos de entrega inicial y los de manipulación o transporte posterior;
- los costos de instalación y montaje;
- los costos de comprobación del adecuado funcionamiento del activo originados después de deducir el valor neto de la venta de los elementos producidos durante el proceso de instalación y puesta a punto del activo (por ejemplo, las muestras producidas mientras se prueba el equipo);
- los honorarios profesionales;
- así como todos los costos directamente atribuibles a la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la administración de la entidad.
Cualquier descuento o rebaja del precio se reconocerá como un menor valor de las propiedades, planta y equipo, y afectará la base de depreciación.
Los costos por desmantelamiento, retiro o rehabilitación del lugar sobre el que se asiente el elemento de propiedades, planta y equipo se reconocerán como un mayor valor de las propiedades, planta y equipo y se medirán por el valor presente de los costos estimados en los que incurrirá la JEP para llevar a cabo el desmantelamiento y retiro del elemento al final de su vida útil, o la rehabilitación del lugar. Dichos costos se reconocerán como una provisión.
No se reconocerán como parte del elemento de propiedades, planta y equipo, los siguientes conceptos:
- los costos de puesta en marcha (a menos que sean necesarios para poner la propiedad en las condiciones necesarias para que opere de la manera prevista por la administración de la entidad);
- las pérdidas de operación en las que se incurra antes de que la propiedad, planta y equipo logre el nivel planeado de ocupación;
- ni las cantidades anormales de desperdicios, de mano de obra o de otros recursos en los que se incurra para la construcción de la propiedad.
3.3.7.1. Adquisición de una propiedad, planta y equipo en una transacción sin contraprestación
Una propiedad, planta y equipo adquirida en una transacción sin contraprestación se medirá por el valor de mercado del activo recibido y, en ausencia de este, por el costo de reposición. Si no es factible obtener alguna de las anteriores mediciones, se medirán por el valor en libros que tenía el activo en la entidad que lo transfirió. En todo caso, al valor determinado, se le adicionará cualquier desembolso que sea directamente atribuible a la preparación del activo para el uso previsto.
3.3.7.2. Propiedades, planta y equipo recibidas en permuta
Las propiedades, planta y equipo que se reciban en permuta se medirán por su valor de mercado. A falta de este, se medirán por el valor de mercado de los activos entregados y, en ausencia de ambos, por el valor en libros de los activos entregados. En todo caso, al valor determinado se le adicionará cualquier desembolso que sea directamente atribuible a la preparación del activo para el uso previsto.
3.3.8. Medición posterior
Después del reconocimiento, la JEP medirá todos los elementos de propiedades, planta y equipo por el costo menos la depreciación acumulada menos el deterioro acumulado.
3.3.8.1. Depreciación
La depreciación de un elemento de propiedades planta y equipo iniciará cuando esté disponible para su uso, es decir, cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias para operar de la forma prevista por la administración. El cargo por depreciación de un periodo se reconocerá como gasto en el resultado del mismo.
Por lo anterior, los bienes en bodega, los bienes en mantenimiento preventivo o correctivo y los bienes no explotados, es decir, retirados del servicio, continuarán siendo objeto de depreciación, a menos que a dichos bienes se les asigne un método de depreciación en función del uso.
Son objeto de depreciación aquellos bienes que pierden su capacidad normal de operación durante su vida útil.
La depreciación se determinará sobre el valor del activo o sus componentes menos el valor residual y se distribuirá sistemáticamente a lo largo de su vida útil.
La depreciación de un activo cesará cuando se produzca la baja en cuentas o cuando el valor residual del activo supere su valor en libros. La depreciación no cesará cuando el activo esté sin utilizar o se haya retirado del uso activo, ni cuando el activo sea objeto de operaciones de reparación y mantenimiento, a menos que a dichos bienes se les asigne un método de depreciación en función del uso, en cuyo caso la depreciación será nula.
Los terrenos no serán objeto de depreciación, salvo que se demuestre que tienen una vida útil finita, es decir que, por el uso dado al terreno, sea factible establecer el tiempo durante el cual estará en condiciones de generar beneficios económicos o de prestar el servicio previsto.
3.3.8.2. Componentes de propiedades, planta y equipo
Un componente de propiedades planta y equipo es una parte significativa con relación al costo total del activo. Estas partes significativas pueden estar constituidas por piezas, repuestos, costos por desmantelamientos o inspecciones generales.
Para las partidas de propiedades, planta y equipo que se consideren materiales, la JEP distribuirá el valor inicialmente reconocido entre las partes significativas, con relación al costo total de dichas partidas, y las depreciará en forma separada atendiendo la vida útil que se destine para cada una.
Si una parte significativa tiene una vida útil y un método de depreciación que coinciden con la vida útil y el método utilizado para otra parte significativa del mismo elemento, la JEP podrá agrupar ambas partes para determinar el cargo por depreciación. Si una parte de un elemento de propiedades planta y equipo no tiene un costo significativo, la JEP podrá agruparla con el resto del elemento para el cálculo de la depreciación.
Se define como parte significativa de un elemento de propiedades, planta y equipo aquel componente que represente el 10% o más del costo total del activo.
3.3.8.3. Vida útil
Para determinar la vida útil de un activo se deberán considerar todos los siguientes factores:
a) la utilización prevista del activo, evaluada con referencia a la capacidad o al producto físico que se espere de este;
b) el desgaste físico esperado, que depende de factores operativos, tales como: el número de turnos de trabajo en los que se utiliza el activo, el programa de reparaciones y mantenimiento, y el cuidado y conservación que se le da al activo mientras no se está utilizando;
c) la obsolescencia técnica o comercial procedente de los cambios o mejoras en la producción, o de los cambios en la demanda del mercado de los productos o servicios que se obtienen con el activo; y
d) los límites legales o restricciones similares sobre el uso del activo, tales como, las fechas de caducidad de los contratos de arrendamiento relacionados.
La JEP adoptará las siguientes vidas útiles referencia para los elementos de propiedades, planta y equipo:
| Propiedades, planta y equipo | Vida útil estimada |
| Construcciones y edificaciones | 80 años |
| Maquinaria y equipo | 15 años |
| Equipo de oficina, muebles y enseres | 15 años |
| Equipo médico y científico | 15 años |
| Equipo de computación | 5 años |
| Equipo de comunicación | 10 años |
| Equipo de transporte, tracción y elevación | 10 años |
| Equipo de comedor, restaurante y cafetería | 10 años |
| Obras de arte y cultura | 20 años |
3.3.8.4. Método de depreciación
El método de depreciación que utilizará la JEP para los elementos de las propiedades, planta y equipo es el método de línea recta. Sin embargo, las áreas podrán asignarles a elementos específicos un método diferente de reconocido valor técnico, si con ello se logra una representación fiel y relevante en cuanto al potencial de servicio que genera el uso de dichos elementos.
En caso de darse la asignación de métodos de depreciación específicos, cada área deberá elevar el cambio de dicha estimación contable para aprobación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.
3.3.8.5. Cese de la depreciación
La depreciación de un activo cesará cuando se produzca la baja en cuentas o cuando el valor residual del activo supere el valor en libros del mismo. La depreciación no cesará cuando el activo esté sin utilizar o se haya retirado del uso activo, ni cuando el activo sea objeto de operaciones de reparación y mantenimiento.
El valor residual, la vida útil y el método de depreciación deberán ser revisados, como mínimo, al término de cada periodo contable y si existe un cambio significativo en estas variables, se deberán ajustar para reflejar el nuevo patrón de consumo de los beneficios económicos futuros.
3.3.8.6. Valor residual
El valor residual de los elementos de propiedades planta y equipo se establece en 0%. Cuando existan excepciones respecto de la asignación de un valor residual para un elemento determinado, deberá realizarse la estimación de dicho valor y elevar el cambio de la estimación contable para aprobación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.
3.3.8.7. Deterioro del valor
Por lo menos al final del periodo contable, la JEP determinará si un elemento o grupo de elementos de propiedades, planta y equipo ha visto deteriorado su valor y, en tal caso, reconocerá y medirá la pérdida por deterioro de valor, para lo cual calculará el valor del servicio recuperable.
Para efectos de determinar el deterioro de una propiedad, planta y equipo, se aplicará lo definido en la política contable de deterioro del valor de los activos no generadores de efectivo.
La compensación procedente de terceros por elementos deteriorados de propiedades planta y equipo, o por indemnizaciones recibidas producto de pérdidas, se reconocerá como ingreso en el momento en que la compensación sea exigible.
3.3.8.8. Revisión de estimaciones contables
El valor residual, la vida útil, el método de depreciación y los costos de desmantelamiento, retiro y rehabilitación deberán ser revisados, como mínimo, al término de cada periodo contable. Si existe un cambio significativo en estas variables, se deberán ajustar para reflejar el nuevo patrón de consumo del potencial del servicio futuro.
3.3.9. Baja en cuentas
Se deberá dar de baja en cuentas un elemento de propiedades, planta y equipo cuando no cumpla con los requisitos establecidos para que se reconozca como tal. Esto se puede presentar cuando se dispone del elemento o cuando no se espera obtener un potencial de servicio futuro por su uso.
La pérdida o ganancia originada en la baja en cuentas de un elemento de propiedades, planta y equipo se calculará como la diferencia entre el valor neto obtenido por la disposición del activo y su valor en libros, y se reconocerá como ingreso o gasto en el resultado del periodo.
Para el retiro del elemento de propiedades, planta y equipo la JEP deberá verificar el estado del mismo y determinar si se encuentra inservible u obsoleto. Estos aspectos deberán quedar previamente avalados por el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable en el acto administrativo correspondiente. De esta forma, la Subdirección Financiera afectará la subcuenta de propiedades, planta y equipo respectiva, la depreciación acumulada y el deterioro acumulado.
Si el destino final del elemento no se produce de manera simultánea, deberá realizarse la revelación en cuentas de orden deudoras, hasta tanto se disponga del elemento.
El costo de las inspecciones generales necesarias para que el activo continúe operando se incorporará como mayor valor del elemento asociado, previa baja en cuentas del valor en libros de cualquier inspección anteriormente capitalizada. Esto se realizará con independencia de que el costo de la inspección previa se haya identificado contablemente dentro de la transacción mediante la cual se haya adquirido o construido dicha partida. De ser necesario, se utilizará el costo estimado de una inspección similar futura como indicador del costo que el componente de inspección tenía cuando la partida fue adquirida o construida.
Cuando un elemento de propiedades planta y equipo esté conformado por partes físicas que tengan un costo significativo con relación a su costo total y sea necesaria la sustitución de una de estas partes, la JEP reconocerá en el activo, el costo en que se incurra para la sustitución, previa baja en cuentas de la parte sustituida. Esto se realizará con independencia de que el costo del componente se haya identificado y depreciado previamente. De ser necesario, se utilizará el costo de la sustitución como indicador del costo que el elemento sustituido tenía en el momento en el que fue adquirido o construido.
3.3.10. Revelaciones
La JEP revelará para cada clase de propiedades, planta y equipo los siguientes aspectos:
a. los métodos de depreciación utilizados;
b. las vidas útiles o las tasas de depreciación utilizadas;
c. el valor en libros y la depreciación acumulada, incluyendo las pérdidas por deterioro del valor acumuladas, al principio y final del periodo contable;
d. una conciliación entre los valores en libros al principio y al final del periodo contable, que muestre por separado lo siguiente: adquisiciones, adiciones realizadas, disposiciones, retiros, sustitución de componentes, inspecciones generales, reclasificaciones a otro tipo de activos, pérdidas por deterioro del valor reconocidas o revertidas, depreciación y otros cambios;
e. el efecto en los resultados producto de la baja en cuentas de un elemento de propiedades planta y equipo;
f. el cambio en la estimación de la vida útil, del valor residual y de los costos estimados de desmantelamiento, así como el cambio en el método de depreciación;
g. el valor de las propiedades planta y equipo en proceso de construcción, y el estado de avance y la fecha estimada de terminación;
h. el valor en libros de las propiedades planta y equipo cuya titularidad o derecho de dominio tenga alguna restricción o de aquellas que estén garantizando el cumplimiento de pasivos;
i. la información de bienes que se hayan reconocido como propiedades, planta y equipo o que se hayan retirado, por la tenencia del control, independientemente de la titularidad o derecho de dominio (esta
información estará relacionada con: la entidad de la cual se reciben o a la cual se entregan, el monto, la descripción, la cantidad y la duración del contrato, cuando a ello haya lugar);
j. el valor en libros de los elementos de propiedades planta y equipo, que se encuentran temporalmente fuera de servicio;
k. las propiedades, planta y equipo adquiridas en una transacción sin contraprestación;
l. la información sobre su condición de bien histórico y cultural, cuando a ello haya lugar; y
m. las demás que se consideren relevantes sobre hechos económicos ocurridos en el periodo respectivo.
La Subdirección Financiera será la encargada de realizar las respectivas revelaciones, de acuerdo con la información remitida por las diferentes áreas de la JEP.
3.3.11. Presentación
Las propiedades, planta y equipo se presentarán en el Estado de Situación Financiera clasificadas como un activo no corriente.
El deterioro y la depreciación se presentarán en cuentas separadas dentro del grupo de Propiedades, Planta y Equipo del Estado de Situación Financiera.
El gasto por deterioro y la depreciación se presentará en el Estado de Resultados.
3.4. POLÍTICA CONTABLE DE ACTIVOS INTANGIBLES
3.4.1. Objetivo
Establecer los criterios para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los activos intangibles de la Jurisdicción Especial para la Paz-JEP.
3.4.2. Alcance
Esta política será aplicada por la JEP para el tratamiento contable de los activos intangibles adquiridos o generados internamente como resultado de una etapa de desarrollo.
3.4.3. Glosario
Amortización. Es la distribución sistemática del valor amortizable de un activo intangible durante su vida útil.
Amortización Acumulada. Representa el valor acumulado de las amortizaciones realizadas de acuerdo con el consumo de los beneficios económicos futuros o el potencial de servicio que incorpora el activo, las cuales se estiman teniendo en cuenta el costo, el valor residual, la vida útil y las pérdidas por deterioro reconocidas.
Deterioro de activos intangibles. Representa el valor por la pérdida del potencial de servicio o de los beneficios económicos futuros de los activos intangibles cuando el valor en libros del activo excede el valor recuperable, adicional al reconocimiento sistemático realizado a través de la amortización.
Fase de desarrollo. Consiste en la aplicación de los resultados de la fase de investigación (o de cualquier otro tipo de conocimiento científico) a un plan o diseño para la producción de sistemas nuevos o sustancialmente mejorados, materiales, productos, métodos o procesos, antes del comienzo de su producción o utilización comercial.
Fase de investigación. Comprende todo aquel estudio original y planificado que realiza la entidad con la finalidad de obtener nuevos conocimientos científicos o tecnológicos.
Valor amortizable. Es el costo del activo menos su valor residual.
3.4.4. Base normativa
Numeral 15 del Capítulo I de las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos del Marco Normativo aplicable a Entidades de Gobierno, incorporado por la Contaduría General de la Nación al Régimen de Contabilidad Pública mediante Resolución 533 de 2015.
3.4.5. Reconocimiento
Se reconocerán como activos intangibles, los recursos identificables, de carácter no monetario y sin apariencia física, sobre los cuales la entidad tiene el control, espera obtener beneficios económicos futuros o potencial de servicio, y puede realizar mediciones fiables. Estos activos se caracterizan porque no se espera venderlos en el curso de las actividades de la entidad y se prevé usarlos durante más de un periodo contable.
Un activo intangible es identificable cuando es susceptible de separarse de la entidad y, en consecuencia, venderse, transferirse, entregarse en explotación, arrendarse o intercambiarse, ya sea individualmente, o junto con otros activos identificables o pasivos con los que guarde relación, independientemente de que la entidad tenga o no la intención de llevar a cabo la separación. Un activo intangible también es identificable cuando surge de derechos contractuales o de otros derechos legales.
La JEP controla un activo intangible cuando puede obtener el potencial de servicio de los recursos derivados de éste y puede restringir el acceso de terceras personas a dicho potencial de servicio.
La medición de un activo intangible es fiable cuando existe evidencia de transacciones para el activo u otros similares, o cuando la estimación del valor depende de variables que se pueden medir en términos monetarios.
La JEP no reconocerá como activos intangibles las licencias o derechos adquiridos con duración igual o inferior a un año.
Cuando un activo esté conformado por elementos tangibles e intangibles, la JEP determinará cuál de los dos elementos tiene un peso más significativo con respecto al valor total del activo, con el fin de tratarlo como propiedades, planta y equipo o como activo intangible, según corresponda.
Las adiciones y mejoras efectuadas a un activo intangible se reconocerán como mayor valor de este y, en consecuencia, afectarán el cálculo futuro de la amortización.
3.4.5.1. Activos intangibles generados internamente
La JEP reconocerá intangibles generados internamente, cuando éstos sean producto de la fase de desarrollo. En consecuencia, para esta clase de activos, se establecerán los procedimientos internos que permitan identificar claramente las erogaciones efectuadas en la fase de investigación y en la fase de desarrollo, con el propósito de realizar el reconocimiento correspondiente.
Los desembolsos efectuados en la fase de investigación serán reconocidos como gastos en el resultado del periodo en que se incurran.
Los desembolsos que se realicen en la fase de desarrollo se reconocerán como activos intangibles si se puede demostrar lo siguiente:
a) su posibilidad técnica para completar la producción del activo intangible de forma que pueda estar disponible para su utilización;
b) su intención de completar el activo intangible para usarlo;
c) su capacidad para utilizar el activo intangible;
d) su disponibilidad de recursos técnicos, financieros o de otro tipo para completar el desarrollo y para utilizar el activo intangible;
e) su capacidad para medir, de forma fiable, el desembolso atribuible al activo intangible durante su desarrollo; y
f) la forma en que el activo intangible va a generar potencial de servicio.
La JEP no reconocerá como activos intangibles, las marcas, cabeceras de periódicos, revistas, los sellos o denominaciones editoriales, ni partidas similares. Tampoco se reconocerán desembolsos por actividades de capacitación; la publicidad y actividades de promoción; los desembolsos por reubicación o reorganización de la JEP.
3.4.6. Medición inicial
Los activos intangibles se medirán al costo, el cual dependerá de la forma en que se obtenga el intangible.
3.4.6.1. Activos intangibles adquiridos
El costo de un activo intangible que se adquiere en forma separada estará conformado por:
- el precio de adquisición,
- los aranceles de importación e impuestos no recuperables que recaigan sobre la adquisición, y
- cualquier costo directamente atribuible a la preparación del activo para su uso previsto.
Cualquier descuento o rebaja del precio se reconocerá como un menor valor del activo intangible y afectará la base de amortización.
3.4.6.2. Activos intangibles adquiridos en una transacción sin contraprestación
Los activos intangibles adquiridos en una transacción sin contraprestación se medirán por el valor de mercado del activo recibido y, en ausencia de este, por el costo de reposición. Si no es factible obtener alguna de las anteriores mediciones, se medirán por el valor en libros que tenía el activo en la entidad que lo transfirió. En todo caso, al valor determinado, se le adicionará cualquier desembolso que sea directamente atribuible a la preparación del activo para el uso previsto.
3.4.6.3. Activos intangibles adquiridos mediante permuta
Los activos intangibles adquiridos mediante permuta se medirán por su valor de mercado; a falta de este, por el valor de mercado de los activos entregados y en ausencia de ambos, por el valor en libros de los activos entregados. En todo caso, al valor determinado, se le adicionará cualquier desembolso que sea directamente atribuible a la preparación del activo para el uso previsto.
3.4.6.4. Activos intangibles generados internamente
Los desembolsos que se realicen en la fase de investigación se separarán de aquellos que se realicen en la fase de desarrollo. Los primeros se reconocerán como gastos en el resultado del periodo en el momento en que se produzcan y los segundos formarán parte de los componentes del costo de los activos intangibles desarrollados internamente, siempre y cuando cumplan con los criterios de reconocimiento para la fase de desarrollo. Si no es posible separar los desembolsos en las fases de investigación y desarrollo, estos se tratarán como si se hubieran realizado en la fase de investigación.
El costo de un activo intangible que surja en la fase de desarrollo estará conformado por todos los desembolsos realizados que sean directamente atribuibles y necesarios en la creación, producción y preparación del activo para que pueda operar de la forma prevista por la administración de la entidad. Estos desembolsos comprenderán, entre otros, los siguientes:
- costos de materiales y servicios utilizados o consumidos en la generación del activo intangible,
- los costos de beneficios a los empleados relacionados con la generación del activo intangible,
- honorarios para registrar los derechos legales, y
- amortización de patentes y licencias que se utilizan para generar activos intangibles.
No formarán parte del costo de los activos intangibles generados internamente:
- los gastos administrativos de venta u otros gastos indirectos de carácter general no atribuibles a la preparación del activo para su uso;
- las cantidades que excedan los rangos normales de consumo de materiales, mano de obra u otros factores empleados;
- las pérdidas operativas;
- los desembolsos para formación del personal que trabaje con el activo.
Los desembolsos sobre un activo intangible reconocidos inicialmente como gastos en el resultado no se reconocerán posteriormente como parte del costo de un activo intangible.
3.4.7. Medición posterior
Los activos intangibles se medirán por su costo menos la amortización acumulada menos el deterioro acumulado. La amortización es la distribución sistemática del valor amortizable de un activo intangible durante su vida útil.
3.4.7.1. Amortización
La amortización iniciará cuando el activo esté disponible para su utilización, es decir, cuando se encuentre en la ubicación y condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la administración de la entidad. El cargo por amortización de un periodo se reconocerá en el resultado del mismo.
La vida útil de un activo intangible dependerá del periodo durante el cual la entidad espere recibir los beneficios económicos asociados al mismo o espere utilizar el activo. Si no es posible hacer una estimación fiable de la vida útil de un activo intangible, se considerará que este tiene vida útil indefinida y no será objeto de amortización.
Para los activos intangibles con vida útil finita o definida, la JEP utilizará como método de amortización el de línea recta. La amortización de un activo intangible cesará cuando se produzca la baja en cuentas. La amortización no cesará cuando el activo esté sin utilizar.
La vida útil y el método de amortización se revisarán, como mínimo, al término del periodo contable y si existiera un cambio significativo en estas variables, se ajustarán para reflejar el nuevo patrón de consumo de los beneficios económicos futuros o del potencial de servicio.
3.4.7.2. Valor residual
El valor residual de los activos intangibles de la JEP se estimará en cero (0).
Sin embargo, cuando existan excepciones respecto de la asignación de un valor residual para un elemento determinado, deberá realizarse la estimación de dicho valor.
3.4.7.3. Deterioro de intangibles
Si existen indicios que permitan concluir que un activo intangible se encuentra deteriorado, se estimará el valor del servicio recuperable y su posible deterioro de acuerdo con la Política Contable de Deterioro de los Activos no Generadores de Efectivo. La compensación procedente de terceros por elementos deteriorados de activos intangibles o por indemnizaciones recibidas producto de pérdidas o abandonos se reconocerá como ingreso en el resultado del periodo en el momento en que la compensación sea exigible.
3.4.8. Baja en cuentas
Un activo intangible se dará de baja cuando no cumpla con los requisitos establecidos para que se reconozca como tal. Esto se puede presentar cuando se dispone del activo intangible o cuando no se espera obtener un potencial de servicio por su uso o enajenación.
La pérdida o ganancia originada en la baja en cuentas del activo intangible se calculará como la diferencia entre el valor neto obtenido por la disposición del activo y su valor en libros, y se reconocerá como ingreso o gasto en el resultado del periodo.
Para el retiro del activo intangible se deberá verificar el estado del mismo y determinar si se encuentra inservible u obsoleto. Estos aspectos deberán quedar previamente avalados por el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable en el documento administrativo correspondiente. De esta forma, la Subdirección Financiera afectará la subcuenta del activo intangible respectiva, la amortización acumulada (si aplica), el deterioro acumulado (si aplica), y las cuentas de orden deudoras para los casos en que el destino final no se produzca en forma simultánea.
3.4.9. Revelaciones
Las revelaciones sobre activos intangibles deberán contener como mínimo las definidas en el numeral 15.5 de las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos del Marco Normativo aplicable a Entidades de Gobierno, incorporado por la Contaduría General de la Nación al Régimen de Contabilidad Pública mediante Resolución 533 de 2015:
a) las vidas útiles o las tasas de amortización utilizadas;
b) los métodos de amortización utilizados;
c) la descripción de si las vidas útiles de los activos intangibles son finitas o indefinidas;
d) las razones para estimar que la vida útil de un activo intangible es indefinida;
e) el valor en libros bruto y la amortización acumulada, incluyendo las pérdidas por deterioro del valor acumuladas, al principio y final del periodo contable;
f) el valor de la amortización de los activos intangibles reconocida en el resultado durante el periodo;
g) una conciliación entre los valores en libros al principio y al final del periodo contable que muestre por separado lo siguiente: adiciones realizadas, disposiciones o ventas, adquisiciones, amortización, pérdidas por deterioro del valor y otros cambios;
h) el valor en libros de los activos intangibles cuya titularidad o derecho de dominio tenga alguna restricción o de aquellos que estén garantizando el cumplimiento de pasivos;
i) la descripción, valor en libros y periodo de amortización restante de cualquier activo intangible individual que sea significativo para los estados financieros de la entidad;
j) el valor de los desembolsos para investigación y desarrollo que se hayan reconocido como gasto durante el periodo; y
k) las demás que se consideren pertinentes respecto de hechos relevantes que pudieron impactar la información financiera de la entidad.
La Subdirección Financiera será la encargada de realizar las respectivas revelaciones, de acuerdo con la información remitida por las diferentes áreas de la JEP.
3.4.10. Presentación
Los activos intangibles se presentarán en el Estado de Situación Financiera clasificados como un activo no corriente.
El deterioro y la amortización se presentarán en cuentas separadas dentro del grupo de Otros Activos del Estado de Situación Financiera. El gasto por deterioro y amortización se presentará en el Estado de Resultados.
3.5. POLÍTICA CONTABLE DE AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS
3.5.1. Objetivo
Establecer los criterios para el reconocimiento, medición, revelación y presentación los avances y anticipos entregados por la Jurisdicción Especial para la Paz-JEP.
3.5.2. Alcance
Esta política será aplicada por la JEP para el tratamiento contable de los avances y anticipos entregados.
3.5.3. Glosario
Anticipo. Monto pagado o recibido por un bien que no ha sido entregado o por un servicio que no ha sido prestado.
Comisión de servicios. El empleado se encuentra en comisión de servicios cuando ejerce las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumple misiones especiales conferidas por los superiores, asiste a reuniones, conferencias o seminarios, realice visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios el empleado. La comisión de servicios se puede conferir al interior o al exterior del país, no constituye forma de provisión de empleos.
Gastos de viaje. Flujo de salida de recursos que la entidad destina para cubrir los gastos que el funcionario y/o contratista incurre durante su traslado al lugar de destino de su comisión de servicios.
Viático. Subvención en dinero que se abona a los funcionarios y/o contratistas para su sustento durante el viaje que realice en cumplimiento de sus funciones y/o obligaciones.
3.5.4. Base normativa
Numeral 6 del Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera de las Entidades de Gobierno incorporado al Régimen de Contabilidad Pública, mediante la Resolución 533 de 2015.
3.5.5. Reconocimiento
Se reconocerán como avances y anticipos entregados por la JEP, y en especial un anticipo de viáticos y gastos de viaje, en la medida en que cumpla las condiciones establecidas en la normatividad que rija la materia.
Los avances y anticipos implican una salida futura de un flujo financiero fijo o determinable a través de efectivo, equivalentes al efectivo u otro instrumento.
El reconocimiento inicial se deberá hacer en cumplimiento del principio de devengo, es decir, en el momento en que se genere la obligación o se formalicen los documentos que generen las obligaciones correspondientes.
Las obligaciones en moneda extranjera se reconocerán aplicando la Tasa Representativa del Mercado (TRM) de la fecha de la transacción.
3.5.6. Medición Inicial
Los avances y anticipos entregados se medirán por el valor de la transacción.
3.5.7. Medición Posterior
Con posterioridad al reconocimiento, los avances y anticipos entregados se mantendrán por el valor de la transacción.
3.5.8. Legalización de avances y anticipos
La legalización corresponde al momento en que el servidor entrega el respectivo informe junto con los soportes, de acuerdo con los establecido por la normatividad vigente.
3.5.9. Revelaciones
La JEP revelará para cada categoría de avances y anticipos los siguientes aspectos:
a) Información relativa al valor en libros;
b) el valor de los avances y anticipos que se hayan dado de baja por causas distintas a su pago; y
c) las demás que se consideren relevantes sobre hechos económicos ocurridos en el periodo respectivo.
La Subdirección Financiera será la encargada de realizar las respectivas revelaciones, de acuerdo con la información remitida por las diferentes áreas de la JEP.
3.5.10. Presentación
La entidad clasificará y presentará un avance y anticipo en el Estado de Actividad Financiera como un activo corriente cuando:
a) espere la legalización del avance y anticipo en el ciclo normal de su operación;
b) liquide el avance y anticipo dentro de los doce (12) meses siguientes a la fecha de los estados financieros; o
La entidad clasificará los demás avances y anticipos como no corrientes.
3.6. POLÍTICA CONTABLE DE DETERIORO DEL VALOR DE LOS ACTIVOS NO GENERADORES DE EFECTIVO
3.6.1. Objetivo
Establecer los criterios para el reconocimiento, medición, revelación y presentación del deterioro del deterioro de los activos no generadores de efectivo de la Jurisdicción Especial para la Paz-JEP.
3.6.2. Alcance
Esta política será aplicada por la JEP para el tratamiento contable del deterioro de los activos no generadores de efectivo que se consideren materiales.
Los siguientes activos se encuentran clasificados en la JEP como no generadores de efectivo:
- Propiedades, planta y equipo.
- Activos intangibles.
3.6.3. Glosario
Activos no generadores de efectivo. Son aquellos activos que la entidad mantiene con el propósito fundamental de suministrar bienes o prestar servicios en forma gratuita o a precios de no mercado, es decir, la entidad no pretende, a través del uso del activo, generar rendimientos en condiciones de mercado.
Costos de disposición. Costos que incluyen entre otros, costos de carácter legal, timbres y otros impuestos de la transacción similares, así como todos los demás costos incrementales para dejar el activo en condiciones para la venta.
Costo de reposición. Es el costo estimado de un bien teniendo en cuenta los recursos que tendrá que sacrificar la entidad para reponer el potencial de servicio bruto de un activo, ya sea por la reproducción del mismo, o la sustitución de este por uno que tenga el mismo potencial de servicio.
Deterioro del valor de un activo no generador de efectivo. Es la pérdida en su potencial de servicio, adicional al reconocimiento sistemático realizado a través de la depreciación o amortización.
Gastos. Son los decrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio producidos a lo largo del periodo contable (bien en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos, o bien por la generación o aumento de los pasivos) que dan como resultado decrementos en el patrimonio y no están asociados con la adquisición o producción de bienes y la prestación de servicios, vendidos, ni con la distribución de excedentes.
Pérdida por deterioro. Es el exceso del valor en libros de un activo sobre el valor del servicio recuperable.
Valor del servicio recuperable. Es el mayor valor entre a) el valor de mercado del activo, si existiere, menos los costos de disposición y b) el costo de reposición.
3.6.4. Base Normativa
Numeral 20 del Capítulo I de las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, incorporado por la Contaduría General de la Nación al Régimen de Contabilidad Pública mediante Resolución 533 de 2015.
3.6.5. Materialidad
La JEP realizará la evaluación de los indicios de deterioro sobre los activos no generadores de efectivo, clasificados como Propiedades, Planta y equipo y Activos Intangibles, considerando la siguiente materialidad:
| Activo | Materialidad para deterioro |
| Propiedades, planta y equipo | > 30 SMMLV |
| Activos intangibles | > 40 SMMLV |
No obstante, la Subdirección Financiera podrá realizar la evaluación para aquellos activos que no excedan la suma señalada, si como resultado del juicio profesional de cada una de las áreas que tengan a su cargo los mencionados activos, determinen que pueden presentarse indicios internos o externos que afecten de forma significativa el valor de los mismos y cuya omisión pueda influir en la relevancia y fiabilidad de la información financiera.
3.6.6. Periodicidad en la comprobación del deterioro del valor
Como mínimo, al final del periodo contable la JEP evaluará si existen indicios de deterioro del valor de sus activos no generadores de efectivo. Si existe algún indicio, se estimará el valor de servicio recuperable del activo para comprobar si efectivamente se encuentra deteriorado. En caso contrario, no habrá obligación de realizar una estimación formal del valor del servicio recuperable.
Para el caso de los activos intangibles con vida útil indefinida y de los activos intangibles que aún no estén disponibles para su uso, se comprobará anualmente si el activo se ha deteriorado, independientemente de que existan indicios de deterioro de su valor. La comprobación del deterioro del valor se podrá efectuar en cualquier momento dentro del periodo contable, siempre que se lleve a cabo en la misma fecha cada año. Cuando existan diferentes activos intangibles, la comprobación del deterioro del valor puede realizarse en distintas fechas. No obstante, si el activo intangible con vida útil indefinida se reconoce durante el periodo contable, se comprobará el deterioro de valor para este activo intangible antes de que finalice el periodo contable.
3.6.7. Indicios de deterioro del valor de los activos
Para determinar si existen indicios de deterioro del valor de un activo no generador de efectivo, se recurrirá, entre otras, a las siguientes fuentes externas e internas de información:
- Fuentes externas de información:
a. Durante el periodo, han tenido lugar, o van a tener lugar en un futuro inmediato, cambios significativos con una incidencia adversa sobre la entidad a largo plazo, los cuales están relacionados con el entorno legal, tecnológico o de política gubernamental, en los que opera la entidad.
b. Durante el periodo, el valor de mercado del activo ha disminuido significativamente más que lo que se esperaría como consecuencia del paso del tiempo o de su uso normal.
- Fuentes internas de información:
a. Se dispone de evidencia sobre la obsolescencia o deterioro físico del activo.
b. Durante el periodo, han tenido lugar, o se espera que tengan lugar en un futuro inmediato, cambios significativos en el grado de utilización o la manera como se usa o se espera usar el activo, los cuales afectarán desfavorablemente la entidad a largo plazo. Estos cambios incluyen el hecho de que el activo esté ocioso, los planes de discontinuación o restructuración de la operación a la que pertenece el activo, los planes para disponer el activo antes de la fecha prevista y el cambio de la vida útil de un activo de indefinida a finita.
c. Se decide detener la construcción del activo antes de su finalización o de su puesta en condiciones de funcionamiento, salvo que exista evidencia objetiva de que se reanudará la construcción en el futuro próximo.
d. Se dispone de evidencia procedente de informes internos que indican que la capacidad del activo para suministrar bienes o servicios ha disminuido o va a ser inferior a la esperada.
Si del análisis de las fuentes de información descritas se establece que existe algún indicio de que el activo está deteriorado, se verificará si existe pérdida por deterioro. Incluso si finalmente no se reconoce ningún deterioro, podrá ser necesario revisar y ajustar la vida útil restante, el método de depreciación o de amortización, o el valor residual del activo. Estos cambios se tratarán como cambios en las estimaciones contables.
Todos cambios en las estimaciones contables deben ser aprobados por el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.
3.6.8. Reconocimiento y medición del deterioro del valor
La JEP reconocerá una pérdida por deterioro del valor de un activo no generador de efectivo cuando su valor en libros supere el valor del servicio recuperable.
La pérdida por deterioro se reconocerá como una disminución del valor en libros del activo y un gasto en el resultado del periodo.
Posterior al reconocimiento de una pérdida por deterioro del valor, los cargos por depreciación o amortización del activo se determinarán, para los periodos futuros, teniendo en cuenta el valor en libros ajustado por dicha pérdida, con el fin de distribuir el valor en libros ajustado del activo, menos su eventual valor residual, de una forma sistemática a lo largo de su vida útil restante.
3.6.9. Medición del valor del servicio recuperable
Para verificar si existe deterioro del valor de un activo, la JEP deberá estimar el valor del servicio recuperable y comparar éste con su valor en libros. No siempre será necesario determinar el valor de mercado del activo menos los costos de disposición y el costo de reposición. Si cualquiera de esos valores excede el valor en libros del activo, no habrá deterioro del valor y no será necesario estimar el otro valor.
Si no es factible determinar el valor de mercado menos los costos de disposición, se utilizará el costo de reposición como el valor del servicio recuperable.
3.6.9.1. Valor de mercado menos costos de disposición
Al valor de mercado, si existiere, se deducirán los costos de disposición, diferentes de aquellos reconocidos como pasivos. Para el efecto, el valor de mercado puede determinarse mediante cotizaciones de proveedores, precios de referencias o a través del juicio profesional de personas con la idoneidad para establecer precios.
El valor del mercado será la mejor referencia, si se da alguna de las siguientes condiciones:
- Los bienes o servicios intercambiados en el mercado son homogéneos.
- Pueden encontrarse prácticamente en cualquier momento compradores o vendedores para un determinado bien o servicio.
- Los precios son conocidos y fácilmente accesibles para el público.
- Se reflejan en transacciones reales, actuales y producidas con periodicidad.
Los costos de disposición (enajenación) deben ser determinados de manera conjunta entre el Área de Almacén y la Subdirección Financiera.
3.6.9.2. Costo de reposición
Se establece como el costo en el que la entidad incurriría en una fecha determinada para reponer la capacidad operativa del activo existente. La JEP podrá estimar el costo de reposición teniendo en cuenta los recursos que tendría que sacrificar para reponer el potencial de servicio bruto de un activo, bien sea a través de la reproducción del activo o de la sustitución de este por uno que tenga el mismo potencial de servicio.
Para estimar el costo de reposición, la JEP podrá emplear los enfoques que se exponen a continuación:
3.6.9.3. Costo de reposición a nuevo ajustado por depreciación.
El costo de reposición se ajustará por la depreciación de acuerdo con la vida útil consumida del activo que es objeto de cálculo de deterioro.
Este enfoque se privilegia cuando el deterioro del valor se origina por cambios significativos en el entorno tecnológico, legal o político, así como por cambios en el grado de utilización o en el uso del activo.
3.6.9.4. Costo de reposición a nuevo ajustado por depreciación y rehabilitación.
El costo de reposición se ajustará por la depreciación de acuerdo con la vida útil ya consumida del activo que es objeto de cálculo de deterioro y por el costo en que incurriría para devolver el potencial de servicio que se perdió por el daño físico del activo.
Este enfoque se privilegia cuando el deterioro del valor se origina por un daño físico del activo.
3.6.10. Reversión de las pérdidas por deterioro del valor
La JEP evaluará, al final del periodo contable, si existe algún indicio de que la pérdida por deterioro del valor reconocida en periodos anteriores ya no existe o podría haber disminuido. Si existe tal indicio, se estimará nuevamente el valor del servicio recuperable del activo.
3.6.11. Indicios de reversión de las pérdidas por deterioro del valor
Cuando la JEP evalúe que existen indicios de reversión de deterioro, considerará, entre otras, las siguientes fuentes externas e internas de información:
- Fuentes externas de información:
a. Durante el periodo, han tenido, o van a tener lugar en un futuro inmediato, cambios significativos con una incidencia favorable sobre la entidad a largo plazo, los cuales están relacionados con el entorno legal, tecnológico, o de política gubernamental en el que opera la entidad.
Durante el periodo, el valor de mercado del activo se ha incrementado significativamente.
- Fuentes internas de información:
a. Durante el periodo, han tenido, o van a tener lugar en un futuro inmediato, cambios significativos en el grado de utilización o la forma en la que se usa o se espera usar el activo, los cuales afectarán favorablemente la entidad a largo plazo. Estos cambios incluyen los costos en los que se haya incurrido durante el periodo para mejorar o aumentar el rendimiento del activo o para reestructurar la operación a la que dicho activo pertenece.
b. Se decide reanudar la construcción de un activo que estaba previamente detenida antes de su finalización o puesta en condiciones de funcionamiento, y respecto de la cual no existía, en el momento de su detención, evidencia objetiva de la reanudación de su construcción en el futuro próximo.
c. Se dispone de evidencia procedente de informes internos, la cual indica que la capacidad del activo para producir bienes o prestar servicios es, o va a ser, mejor que el esperado.
Si existe algún indicio de que la pérdida por deterioro reconocida en periodos anteriores ya no existe o podría haber disminuido, se verificará tal inexistencia o disminución. En algunos casos podrá ser necesario revisar y ajustar la vida útil restante, el método de depreciación o de amortización, o el valor residual del activo, incluso si finalmente no se reconociera ninguna reversión del deterioro del valor para el activo considerado.
3.6.12. Reconocimiento y medición de la reversión del deterioro
La JEP revertirá una pérdida por deterioro del valor de un activo no generador de efectivo cuando su valor en libros sea inferior al valor del servicio recuperable.
Para el cálculo del costo de reposición, la JEP empleará el mismo enfoque utilizado en la determinación del deterioro originalmente reconocido.
La reversión de la pérdida por deterioro se reconocerá como un incremento del valor en libros del activo, es decir, con la reversión del deterioro, afectando el resultado del periodo. Cuando se trate de un periodo diferente se afectará el ingreso.
En todo caso, el valor en libros del activo, después de la reversión de una pérdida por deterioro del valor, no excederá al valor en libros que tendría el activo si no se hubiera reconocido una pérdida por deterioro del valor en periodos anteriores.
Después de reconocer una reversión de la pérdida por deterioro del valor, los cargos por depreciación o amortización del activo se ajustarán para los periodos futuros con el fin de distribuir el valor en libros revisado del activo menos su valor residual, si existiere, de una forma sistemática a lo largo de su vida útil restante.
3.6.13. Revelaciones
La JEP revelará para los activos no generadores de efectivo objeto de deterioro, que cumplan con los criterios de materialidad y se encuentran clasificados como Propiedades, Planta y Equipo y Activos Intangibles, los siguientes aspectos:
a. el valor de las pérdidas por deterioro del valor reconocidas durante el periodo;
b. el valor de las reversiones de pérdidas por deterioro del valor reconocidas durante el periodo;
c. los eventos y circunstancias que hayan llevado al reconocimiento o a la reversión de la pérdida por deterioro del valor;
d. Si el valor del servicio recuperable se estableció con base en el valor de mercado menos los costos de disposición o el costo de reposición y el enfoque que se utilizó para la determinación de este último; y
e. las demás que se consideren relevantes sobre hechos económicos ocurridos en el periodo respectivo.
La Subdirección Financiera será la encargada de realizar las respectivas revelaciones, de acuerdo con la información remitida por las diferentes áreas de la JEP.
3.6.14. Presentación
El deterioro se presentará como una cuenta separada dentro de los grupos de Propiedades, Planta y Equipo y Otros Activos-Intangibles del Estado de Situación Financiera. El deterioro se presentará en el Estado de Resultados como un gasto.
4. POLÍTICAS CONTABLES DEL PASIVO, ACTIVOS CONTINGENTES Y PASIVOS CONTINGENTES
4.1. POLÍTICA CONTABLE DE CUENTAS POR PAGAR
4.1.1. Objetivo
Establecer los criterios para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de las cuentas por pagar de la Jurisdicción Especial para la Paz-JEP.
4.1.2. Alcance
Esta política será aplicada por la JEP para el tratamiento contable de las cuentas por pagar. Se clasifican en esta categoría los siguientes conceptos:
- Adquisición de bienes y servicios
- Descuentos de nómina
- Retención en la fuente e impuesto de timbre
- Impuestos, contribuciones y tasas por pagar
- Créditos judiciales
- Otras cuentas por pagar: seguros, viáticos y gastos de viaje, servicios públicos, aportes sobre a nómina, comisiones, honorarios, servicios, entre otros.
4.1.3. Glosario
Adquisición de bienes y servicios. Representa el valor de las obligaciones contraídas por la entidad con terceros por concepto de:
a) la adquisición de bienes o servicios de proveedores nacionales o del exterior, en desarrollo de sus actividades, y
b) la adquisición de bienes y servicios para proyectos de inversión específicos.
Créditos judiciales. Representa el valor de las obligaciones por concepto de fallos en contra de la entidad, debidamente ejecutoriados, así como los mandamientos ejecutivos, conciliaciones administrativas y otras órdenes judiciales falladas a favor de terceros y originadas en litigios de carácter civil, laboral o administrativo.
Descuentos de nómina. Representa el valor de las obligaciones de la entidad originadas por los descuentos que realiza en la nómina de sus trabajadores o pensionados, que son propiedad de otras entidades u organizaciones, y que deben ser reintegrados a estas en los plazos y condiciones convenidos.
Pasivo. Es una obligación presente producto de sucesos pasados para cuya cancelación, una vez vencida, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos o un potencial de servicio.
Retención en la fuente e impuesto de timbre. Representa el valor que recaudan los agentes de retención, de todos los pagos o abonos en cuenta que realicen, excepto cuando no deben hacerlo por expresa disposición legal.
4.1.4. Base normativa
Numeral 3 del Capítulo II de las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, incorporado por la Contaduría General de la Nación al Régimen de Contabilidad Pública mediante Resolución 533 de 2015.
4.1.5. Reconocimiento
Se reconocerán como cuentas por pagar las obligaciones adquiridas por la JEP con terceros, originadas en el desarrollo de sus actividades y de las cuales se espere, a futuro, la salida de un flujo financiero fijo o determinable a través de efectivo, equivalentes al efectivo u otro instrumento.
Se reconoce una cuenta por pagar en la medida en que se cumplan las siguientes condiciones:
- el servicio o bien haya sido recibido a satisfacción,
- la cuantía del desembolso pueda ser medido con fiabilidad, y - la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos o un potencial de servicio.
El reconocimiento inicial se deberá hacer en cumplimiento del principio de devengo, es decir, en el momento en que se genere la obligación, o se formalicen los documentos que generen las obligaciones correspondientes, de conformidad con las condiciones contractuales.
Las obligaciones en moneda extranjera se reconocerán aplicando la Tasa Representativa del Mercado (TRM) de la fecha de la transacción.
4.1.6. Medición inicial
Las cuentas por pagar se medirán por el valor de la transacción.
4.1.7. Medición posterior
Con posterioridad al reconocimiento, las cuentas por pagar se mantendrán por el valor de la transacción.
4.1.8. Baja en cuentas
La JEP dejará de reconocer una cuenta por pagar cuando se extingan las obligaciones que la originaron, esto es, cuando la obligación se haya pagado, haya expirado, el acreedor renuncie a ella o se haya transferido a un tercero.
La diferencia entre el valor en libros de la cuenta por pagar que se haya dado de baja y la contraprestación pagada, incluyendo cualquier activo transferido diferente del efectivo o pasivo asumido, se reconocerá como ingreso o gasto en el resultado del periodo.
Cuando el acreedor renuncie al derecho de cobro o un tercero asuma la obligación de pago, la JEP reconocerá un ingreso en el resultado del periodo, de acuerdo con la política contable de ingresos de transacciones sin contraprestación.
4.1.9. Revelaciones
La JEP revelará para cada categoría de cuentas por pagar los siguientes aspectos:
d) Información relativa al valor en libros y a las condiciones de la cuenta por pagar, tales como: plazo, tasa de interés, vencimiento y restricciones que estas le impongan a la entidad.
e) El valor de las cuentas por pagar que se hayan dado de baja por causas distintas a su pago.
f) Si la entidad infringe los plazos o incumple con el pago del principal, intereses o cláusulas de reembolso, revelará:
i. los detalles de esa infracción o incumplimiento,
ii. el valor en libros de las cuentas por pagar relacionadas al finalizar el periodo contable,
iii. La corrección de la infracción o renegociación de las condiciones de las cuentas por pagar antes de la fecha de autorización para la publicación de los estados financieros; y
g) las demás que se consideren relevantes sobre hechos económicos ocurridos en el periodo respectivo.
La Subdirección Financiera será la encargada de realizar las respectivas revelaciones, de acuerdo con la información remitida por las diferentes áreas de la JEP.
4.1.10. Presentación
La entidad clasificará y presentará una cuenta por pagar en el Estado de Actividad Financiera como un pasivo corriente cuando:
c) espere liquidar la cuenta por pagar en el ciclo normal de su operación;
d) liquide la cuenta por pagar dentro de los doce (12) meses siguientes a la fecha de los estados financieros; o
e) no tenga un derecho incondicional de aplazar la cancelación de la cuenta por pagar durante, al menos, los doce (12) meses siguientes a la fecha de presentación de los estados financieros.
La entidad clasificará las demás cuentas por pagar como no corrientes.
4.2. CONTABLE DE BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS
4.2.1. Objetivo
Establecer los criterios para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los beneficios a los empleados de la Jurisdicción Especial para la Paz-JEP.
4.2.2. Alcance
Esta política ha sido elaborada con base en las retribuciones que a la fecha de su emisión otorga la JEP. Por tanto, deberá ser actualizada en caso de que se incluyan nuevos beneficios a los empleados.
La JEP sólo genera beneficios a los empleados a corto plazo. No obstante, se incluirán los beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual, para el momento en que se generen por terminación anticipada de contratos laborales, por procesos de reestructuración u ofertas de retiro voluntario.
La JEP reconoce los siguientes conceptos como beneficios a los empleados a corto plazo:
- Asignación Básica
- Gastos de representación
- Incapacidades
- Licencia de maternidad
- Licencia de paternidad
- Licencia por luto
- Prima especial de servicios
- Prima de navidad Prima de productividad Bonificación por compensación Bonificación por servicios prestados Bonificación judicial
- Bonificación por actividad judicial Vacaciones Prima de vacaciones Subsidio alimentación Auxilio de transporte Auxilio de Transporte Especial Horas extras (Conductores)
- Auxilio de transporte
4.2.3. Glosario
Ausencias acumulativas. Son aquellas cuyos derechos de usufructo se aplazan o trasladan a futuros períodos, en caso de no haberse hecho uso completo del derecho durante el período presente.
Ausencias no acumulativas. Son aquellas cuyos derechos de usufructo no se trasladan al futuro.
Auxilio de transporte. Es una ayuda económica que da el empleador al trabajador con el fin de facilitarle recursos para la movilización hacia su trabajo.
Auxilio Especial de Transporte. Se reconoce a los citadores que prestan sus servicios en los Despachos Judiciales y a los Asistentes Sociales de los Juzgados de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad, para adolescentes, de Familia y Promiscuos de Familia quienes tendrán derecho a este auxilio especial de transporte. La cuantía es fijada anualmente por el Gobierno en los Decretos salariales dependiendo del número de habitantes de la ciudad donde se preste el servicio.
Beneficios a los empleados. Comprenden todos los tipos de retribuciones que la entidad proporciona a sus trabajadores a cambio de sus servicios.
Beneficios a los empleados a corto plazo. Son los beneficios a los empleados cuyo pago es totalmente atendido en el término de los doce meses siguientes al cierre del periodo en el cual los empleados han prestado sus servicios. Los beneficios a corto plazo no incluyen los relacionados con la terminación del contrato laboral.
Son ejemplos de beneficios a los empleados, los siguientes:
a) Sueldos, salarios y aportes al sistema de seguridad social.
b) Ausencias remuneradas a corto plazo (tales como los derechos por ausencias anuales remuneradas o las ausencias remuneradas por enfermedad), cuando se espere que tengan lugar dentro de los doce meses siguientes al cierre del periodo en el que los empleados han prestado los servicios relacionados. Son ejemplos de ausencias remuneradas, los permisos retribuidos por vacaciones y las ausencias remuneradas por enfermedad que se paguen con cargo al empleador según la normatividad vigente; e
c) Incentivos pagaderos dentro de los doce meses siguientes al cierre del periodo en el que los empleados han prestado los servicios correspondientes.
Beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual. Son aquellos a los cuales la entidad está comprometida por ley, por contrato u otro tipo de acuerdo, o por una obligación implícita, cuando se dan por terminados los contratos laborales anticipadamente o cuando el empleado acepta una oferta de beneficios en compensación por la terminación del vínculo laboral o contractual.
Bonificación especial de recreación. Es un reconocimiento a los empleados públicos equivalente a dos (2) días de la asignación básica mensual, los cuales se pagarán en el momento de iniciar el disfrute del respectivo periodo vacacional. Así mismo, se reconoce cuando se compensen las vacaciones en dinero.
Bonificación Judicial. Los servidores de la Rama Judicial y de la Justicia Penal Militar sometidos al régimen salarial de los acogidos y a quienes se les aplica el régimen salarial y prestacional establecido en los Decretos 57 y 110 de 1993, 106 de 1994, 43 de 1995 y que vienen rigiéndose por el Decreto 874 de 2012 y las disposiciones que lo modifiquen o sustituyan, tienen derecho a percibir una Bonificación Judicial, la cual se reconocerá mensualmente y constituirá únicamente factor salarial para la base de cotización al Sistema General de Pensiones y al Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Bonificación por Actividad Judicial. Establecida sólo para los Jueces y Fiscales como factor salarial para efectos de aportes en salud y pensión. Requiere para su reconocimiento el que el funcionario hubiera laborado cuando menos 4 meses en el respectivo semestre. Su valor está determinado mediante Decreto del Gobierno Nacional que establece un valor fijo para cada anualidad. Es pagadera en el mes de julio y diciembre de cada vigencia.
Bonificación por compensación. Establecida para los Magistrados de Tribunal, Magistrados de Consejo Seccional, Magistrados y Fiscales del Tribunal Superior Militar, Magistrados Auxiliares de las Altas Cortes, Abogados Asistentes y Abogados Auxiliares del Consejo de Estado, Fiscales Delegados ante Tribunales de Distrito, Fiscales Auxiliares ante la Corte Suprema de Justicia, Directores Ejecutivos Seccionales de Administración Judicial, Secretarios Generales de la Corte Suprema de Justicia, Consejo de Estado y Corte Constitucional y Secretario Judicial del Consejo Superior de la Judicatura y los funcionarios vinculados a la Procuraduría General de la Nación, en empleos en los que actúen de manera permanente como agentes del Ministerio Público ante los Magistrados del Tribunal, antes señalados, equivaldrá a un valor que sumado a la asignación básica y demás ingresos laborales iguale al ochenta por ciento (80%) de lo que por todo concepto devenguen anualmente los Magistrados de la Corle Suprema de Justicia, Consejo de Estado, Corte Constitucional y Consejo Superior de la Judicatura.
Esta bonificación sólo constituye factor salarial para efectos de calcular el IBC del Sistema General de Salud y Pensiones.
Bonificación por servicios prestados. Se reconoce entre un 35% y un 50%, según la norma vigente para cada año, valor éste que está dado por el Decreto que fija escala salarial para el Rama Ejecutiva. Para la liquidación de la bonificación por servicios prestados el empleado que al momento del retiro no haya cumplido el año continuo de servicios, tendrá derecho al reconocimiento y pago en forma proporcional.
Cesantías. Es el equivalente a un mes de salario por cada año de servicio o proporcional al tiempo laborado, valor que se liquidará a 31 de diciembre de cada año.
Dotación de calzado y vestido de labor. Los empleados tendrán derecho al reconocimiento y pago si fuere el caso de la dotación de calzado y vestido de labor.
Gastos de representación. Fijada en los Decretos salariales, sólo aplica para los Magistrados de Alta Corte. Para los demás funcionarios, es el porcentaje de la asignación básica exenta de tributar (50% y 25% sobre los ingresos que tienen carácter salarial).
Horas extras. Se reconocen a los empleados públicos que desempeñen el cargo de conductor en las entidades del nivel nacional, con un límite para su pago de ochenta (80) horas extras mensuales. Sólo entran para la liquidación de pensión, cesantías y prima de productividad.
Indemnización por vacaciones. Compensación monetaria reconocida al empleado al no poder disfrutar en forma efectiva de las vacaciones.
Incapacidades. Auxilio Económico por Enfermedad, es la prestación económica que hace el Sistema General de Seguridad Social, llámense EPS o ARL según sea el origen, de la incapacidad, a sus afiliados cotizantes no pensionados, por todo el tiempo en que estén inhabilitados física o mentalmente para desempeñar su profesión u oficio habitual; su reconocimiento durante los dos primeros días está a cargo del Empleador y a partir del día tercero está a cargo de la EPS.
Equivale a las dos terceras partes (2/3) del IBC durante los primeros noventa (90) días continuos de incapacidad y al 50% del mismo por los noventa días siguientes. Cuando la incapacidad de origen común excede de los ciento ochenta (180) días, el reconocimiento del auxilio económico está a cargo de la Administradora de Fondo de Pensiones -AFP y El Auxilio Económico por Incapacidad derivada de una Enfermedad Profesional o de un Accidente de Trabajo, su reconocimiento está a cargo de la Administradora de Riesgos Laborales. Este auxilio equivale a un 100% del IBC devengado por el afiliado incapacitado durante el tiempo que dure la incapacidad.
La Licencia de Maternidad. Es la prestación económica que hace el Sistema General de Seguridad Social en Salud (E.P.S) a la afiliada progenitora del recién nacido, consistente en 18 semanas de es equivalente al 100% del salario devengado o IBC, (Ley 1822 de 2017), durante la época del parto.
La Licencia de Paternidad. Creada por la Ley 755 de 2002 modificada por la ley 1468 de 2011, consiste en que el padre del menor tiene derecho a disfrutar de 8 días hábiles como licencia remunerada a cargo de la EPS; este auxilio equivale a un 100% del IBC devengado por el afiliado. Para su reconocimiento se debe allegar como prueba el registro civil de nacimiento a la EPS y su trámite ha de realizarse a más tardar dentro de los 30 días siguientes a la fecha del nacimiento.
Licencia por luto. La licencia remunerada por luto a que tiene derecho el trabajador consiste en el otorgamiento de cinco (5) días hábiles de licencia, cuando suceda el fallecimiento del cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad y segundo civil del empleado público.
Prima de navidad. Los funcionarios y empleados tienen derecho a una Prima de Navidad, esta prima será equivalente a un mes del salario que corresponda al cargo desempeñado a 30 de noviembre de cada año. La prima se pagará en la primera quincena del mes de diciembre. Cuando no hubiere servido el año civil completo, el servidor judicial tendrá derecho a la mencionada prima en proporción al tiempo se liquida con base en el último salario devengado.
Prima de productividad. Creada sólo para empleados. Equivale a 30 días de la remuneración del servidor y se cancelara el 30 de junio y el 30 de diciembre de cada anualidad. Es factor salarial para liquidar las demás prestaciones sociales y exige para su reconocimiento proporcional que el servidor hubiera laborado cuando menos tres meses en el respectivo semestre.
Prima de servicios. Los funcionarios y empleados de la Rama Judicial tienen derecho a una Prima de Servicios anual equivalente a quince (15) días, la cual se liquidará teniendo en cuenta los factores salariales devengados a 30 de junio de cada año. Se debe cancelar a más tardar durante los primeros quince (15) días del mes de julio. Cuando el empleado no haya laborado el año completo, tendrá derecho al pago proporcional, a razón de una doceava (1/12) por cada mes completo de servicio, siempre que haya laborado por lo menos seis (6) meses. La fecha de causación va desde el 01 de julio de cada año al 30 de junio del año siguiente.
Prima de vacaciones. Los funcionarios y empleados tienen derecho por las vacaciones anuales a una prima anual equivalente a quince (15) días de salario con el valor devengado a la fecha de iniciar su disfrute.
Prima Especial de Servicios. Los Magistrados del Consejo de Estado, de la Corte Suprema de Justicia, de la Corte Constitucional, del Consejo Superior de la Judicatura, el Procurador General de la Nación, el Contralor General de la República, el Fiscal General de la Nación, el Defensor del Pueblo y el Registrador Nacional del Estado Civil tendrán una prima especial de servicios, sin carácter salarial, que sumada a los demás ingresos laborales, igualen a los percibidos en su totalidad, por los miembros del Congreso, sin que en ningún caso los supere. El Gobierno podrá fijar la misma prima para los Ministros de Despacho, los Generales y Almirantes de la Fuerza Pública.
Prima Técnica. Reconocimiento económico que se otorga a los servidores, con el fin de atraer o mantener en el servicio del Estado a funcionarios o empleados altamente calificados, que se requieran para el desempeño de cargos cuyas funciones demanden la aplicación de conocimientos técnicos o científicos especializados o la realización de labores de dirección o de especial responsabilidad, de acuerdo con las necesidades específicas de cada organismo. Igualmente, la prima técnica puede ser un reconocimiento al desempeño en un cargo.
Subsidio de alimentación. Es el beneficio que recibe el empleado para cubrir sus gastos de alimentación.
Sueldo de vacaciones. Es el descanso remunerado equivalente a quince días (15) hábiles a que tiene derecho el empleado después de haber laborado durante un año en la entidad. Para la JEP se estipulan 22 días calendario en el acuerdo 020 de 2018
Vacaciones. Están concebidas como una prestación social y como una situación administrativa, la cual consiste por regla general, en el reconocimiento en tiempo libre y en dinero a que tienen derecho todo empleado público por haberle servido a la entidad durante un año ininterrumpido de servicio.
4.2.4. Base normativa
Numeral 5 del Capítulo II de las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, incorporado por la Contaduría General de la Nación al Régimen de Contabilidad Pública mediante Resolución 533 de 2015.
4.2.5. Beneficios a los empleados
Los beneficios a los empleados comprenden todas las retribuciones que la entidad proporciona a sus trabajadores a cambio de sus servicios, incluyendo, cuando haya lugar, beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual. Estos beneficios abarcan tanto los suministrados directamente a los empleados, como los que se proporcionan a sus sobrevivientes, beneficiarios y/o sustitutos, según lo establecido en la normatividad vigente, en los acuerdos contractuales o en las obligaciones implícitas que dan origen al beneficio.
Las retribuciones suministradas a los empleados podrán originarse por lo siguiente:
a) acuerdos formales, legalmente exigibles, celebrados entre la entidad y sus empleados;
b) requerimientos legales en virtud de los cuales la entidad se obliga a efectuar aportes o asumir obligaciones; o
c) obligaciones implícitas asumidas por la entidad, de manera excepcional, producto de acuerdos formales que, aunque no son exigibles legalmente, crean una expectativa válida de que la entidad está dispuesta a asumir ciertas responsabilidades frente a terceros.
4.2.6. Beneficios a los empleados a corto plazo
4.2.6.1. Reconocimiento
Se reconocerán como beneficios a los empleados a corto plazo, aquellos otorgados a los empleados que hayan prestado sus servicios a la entidad durante el periodo contable y cuya obligación de pago venza dentro de los doce (12) meses siguientes al cierre de dicho periodo. Hacen parte de tales beneficios, los sueldos, salarios, prestaciones sociales, bonificaciones, aportes a la seguridad social, incentivos pecuniarios y no pecuniarios, ausencias remuneradas a corto plazo (ausencias acumulativas y ausencias no acumulativas), incentivos pecuniarios y no pecuniarios, entre otros.
Los beneficios a los empleados a corto plazo se reconocerán como un gasto o costo y como un pasivo. Para el caso de los sueldos, salarios, aportes a la seguridad social y demás beneficios que se paguen de manera mensual, se reconocerán cuando la entidad consuma el beneficio económico o el potencial de servicio procedente del servicio prestado en el mes.
Ahora bien, las bonificaciones, primas, cesantías, ausencias remuneradas acumulativas, como las vacaciones, y demás beneficios que no se paguen mensualmente, se reconocen en cada mes por el valor de la alícuota correspondiente al porcentaje del servicio prestado durante el mes y se realizará su pago en el momento que se hagan exigibles. Por ejemplo, la prima de servicios en el mes de julio y la bonificación por actividad judicial en julio y diciembre.
Por otra parte, las ausencias no acumulativas, tales como: incapacidades por enfermedad, maternidad o paternidad, calamidades domésticas y luto se reconocen cuando se produzca la ausencia.
Para el reconocimiento de capacitación, bienestar social y estímulos como beneficios a empleados a corto plazo, la JEP deberá realizar la identificación de las erogaciones relacionadas con:
i) planes de capacitación a los trabajadores,
ii) programas de bienestar social orientados a mejorar el desarrollo integral del trabajador y de su familia, y
iii) planes de incentivos dirigidos a reconocer el desempeño de los empleados.
Cuando no sea posible identificar claramente si estos conceptos se destinan directamente a los trabajadores, estas erogaciones se reconocen como una obligación por concepto de adquisición de bienes o servicios y como un gasto general.
En caso de que la entidad efectúe pagos por beneficios a corto plazo que estén condicionados al cumplimiento de determinados requisitos por parte del empleado y este no los haya cumplido parcial o totalmente, la entidad reconocerá un activo por dichos beneficios.
4.2.6.2. Medición
El pasivo por beneficios a los empleados a corto plazo se medirá por el valor de la obligación, después de deducir cualquier pago anticipado, si lo hubiera.
El activo reconocido cuando la entidad efectúe pagos por beneficios a corto plazo que estén condicionados al cumplimiento de determinados requisitos por parte del empleado y este no los haya cumplido parcial o totalmente, se medirá por el valor equivalente a la proporción de las condiciones no cumplidas con respecto al beneficio total recibido por el empleado.
El cálculo de los beneficios a los empleados estará a cargo de la Subdirección de Talento Humano.
4.2.6.3. Revelaciones
La JEP revelará sobre los beneficios a corto plazo los siguientes aspectos:
a) la naturaleza de los beneficios a corto plazo; y
b) la naturaleza, cuantía y metodología que sustenta la estimación de los beneficios otorgados a los empleados por incentivos; y
c) las demás que se consideren relevantes sobre hechos económicos ocurridos en el periodo respectivo.
La Subdirección Financiera será la encargada de realizar las respectivas revelaciones, de acuerdo con la información remitida por las diferentes áreas de la JEP.
4.2.6.4. Presentación
La entidad presentará el valor del beneficio a corto plazo en el Estado de Situación Financiera como un pasivo corriente.
4.2.7. Beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual
4.2.7.1. Reconocimiento
Se reconocerán como beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual, aquellos a los cuales la entidad está comprometida por ley, por contrato u otro tipo de acuerdo, o por una obligación implícita, cuando se dan por terminados los contratos laborales anticipadamente o cuando el empleado acepta una oferta de beneficios en compensación por la terminación del vínculo laboral o contractual. Estas obligaciones se sustentarán en la existencia de un plan formal para efectuar la terminación anticipada del vínculo laboral y en la imposibilidad de retirar la oferta.
Los beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual se reconocerán como un pasivo y un gasto en el resultado del periodo.
4.2.7.2. Medición
Los beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual se medirán por la mejor estimación del desembolso que se requeriría para cancelar la obligación al finalizar el periodo contable. En caso de existir una oferta de la entidad para incentivar la rescisión voluntaria del contrato, la medición de los beneficios por terminación se basará en el número de empleados que se espera acepten tal ofrecimiento.
Cuando los beneficios por terminación se deban pagar a partir de los doce (12) meses siguientes a la finalización del periodo contable, se medirán por el valor presente de la obligación derivada de los beneficios definidos, utilizando como factor de descuento la tasa de mercado de los TES emitidos por el Gobierno Nacional con plazos similares a los estimados para el pago de las obligaciones.
4.2.7.3. Revelaciones
La JEP revelará sobre los beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual los siguientes aspectos:
a) las características del plan formal emitido por la entidad para efectos de la rescisión del vínculo laboral o contractual;
b) la metodología aplicada para la estimación de los costos a incurrir por efecto de la aplicación del plan de rescisión del vínculo laboral o contractual; y
c) las demás que se consideren relevantes sobre hechos económicos ocurridos en el periodo respectivo.
La Subdirección Financiera será la encargada de realizar las respectivas revelaciones, de acuerdo con la información remitida por las diferentes áreas de la JEP.
4.2.7.4. Presentación
La entidad presentará el valor del beneficio por terminación del vínculo laboral o contractual en el Estado de Situación Financiera como un pasivo corriente si se espera liquidar dentro de los doce (12) meses siguientes a la fecha de los estados financieros. En caso contrario, se presentará como un pasivo no corriente.
4.3. POLÍTICA CONTABLE DE PROVISIONES, ACTIVOS CONTINGENTES Y PASIVOS CONTINGENTES
4.3.1. Objetivo
Establecer los criterios para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de las provisiones, activos contingentes y pasivos contingentes de la Jurisdicción Especial para la Paz-JEP.
4.3.2. Alcance
Esta política será aplicada por la JEP para definir el tratamiento contable de:
i) Las provisiones por litigios y demandas en contra de la entidad y las provisiones por costos de reestructuración.
ii) Los activos contingentes por litigios, demandas y mecanismos alternativos de solución de conflictos, así como por los actos administrativos expedidos, que posiblemente puedan generar entrada de beneficios económicos o potencial de servicios y que aún no gozan de firmeza.
iii) Los pasivos contingentes por litigios, demandas y mecanismos alternativos de solución de conflictos.
4.3.3. Glosario
Activo contingente. Es un activo de naturaleza posible surgido a raíz de sucesos pasados, cuya existencia se confirmará solo por la ocurrencia o, en su caso, por la no ocurrencia de uno o más eventos inciertos en el futuro que no están enteramente bajo el control de la entidad.
Conciliación Extrajudicial. Es un mecanismo de resolución de conflictos a través del cual, dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador. El resultado del trámite conciliatorio se refleja en un acuerdo conciliatorio sometido a probación judicial. Expectativa válida. Expectativa creada por la entidad frente a terceros de la asunción de una obligación por parte de la misma. Dado que: i) existe un acuerdo que ha sido comunicado a los afectados de manera suficiente, específica y explícita, o ii) no ha transcurrido un largo periodo antes de que la entidad cumpla con los compromisos asumidos, o iii) si el cumplimiento de estos se ha realizado en corto tiempo.
Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos-MASC. Son los mecanismos alternativos al proceso judicial, regulados por la ley, en los cuales las partes pueden buscar propuestas de arreglo para solucionar un conflicto sin la intervención de un juez o sin acudir a un proceso judicial.
Obligación legal. Aquella que se deriva de un contrato, de la legislación o de otra causa de tipo legal.
Obligación implícita. Aquella que asume la entidad, de manera excepcional, producto de acuerdos formales que, aunque no son exigibles legalmente, crean una expectativa válida de que la entidad está dispuesta a asumir ciertas responsabilidades frente a terceros. Ejemplo: obligaciones derivadas de la ejecución de convenios interadministrativos con otras entidades públicas o con organismos internacionales, cuyo objetivo es aunar esfuerzos para el desarrollo de proyectos, y que por circunstancias adversas o desfavorables a la entidad, pueden generar la asunción de obligaciones no proyectados inicialmente.
Obligación posible. Cuando la probabilidad de ocurrencia es menor que la probabilidad de no ocurrencia.
Obligación probable. Cuando la probabilidad de ocurrencia es más alta que la probabilidad de que no ocurra.
Obligación remota. Cuando la probabilidad de ocurrencia del evento es prácticamente nula.
Pasivo contingente. Corresponde a una obligación posible surgida a raíz de sucesos pasados, cuya existencia quedará confirmada sólo por la ocurrencia o, de ser el caso, por la no ocurrencia de uno o más sucesos futuros inciertos que no estén enteramente bajo el control de la entidad.
También corresponde a toda obligación presente, surgida a raíz de sucesos pasados, pero no reconocida en los estados financieros, bien sea porque no es probable que, para satisfacerla, se requiera que la entidad tenga que desprenderse de recursos que incorporen beneficios económicos o potencial de servicio; o bien sea porque no puede estimarse el valor de la obligación con suficiente fiabilidad.
Provisión. Pasivo a cargo de la entidad que está sujeto a condiciones de incertidumbre en relación con su cuantía y/o vencimiento.
Reestructuración. Programa de actuación, planificado y controlado por la administración de la entidad, cuyo efecto es un cambio significativo en el alcance o la manera en que la entidad lleva a cabo sus actividades.
Suceso que da origen a la obligación. Es todo aquel suceso que crea una obligación legal o implícita, de forma tal que a la entidad no le queda otra alternativa realista que pagar esta obligación.
4.3.4. Base normativa
- Provisiones. Numeral 6 del Capítulo II de las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos del Marco Normativo aplicable a Entidades de Gobierno, incorporado por la Contaduría General de la Nación al Régimen de Contabilidad Pública mediante Resolución 533 de 2015.
- Activos contingentes y pasivos contingentes. Numerales 1 y 2 del Capítulo III de las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos del Marco Normativo aplicable a Entidades de Gobierno, incorporado por la Contaduría General de la Nación al Régimen de Contabilidad Pública mediante Resolución 533 de 2015.
- Resolución 353 de 2016 expedida por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. Metodología de reconocido valor técnico para el cálculo de la provisión contable de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales en contra de la entidad.
4.3.5. Provisiones
4.3.5.1. Reconocimiento
Serán objeto de reconocimiento como provisión las obligaciones derivadas de litigios y demandas en contra de la entidad.
La JEP reconocerá una provisión cuando se cumplan todas y cada una de las siguientes condiciones:
a. Existe una obligación presente, ya sea legal o implícita, como resultado de un suceso pasado;
b. La entidad probable mente debe desprenderse de recursos que incorporen beneficios económicos o potencial de servicio para cancelar la obligación; y
c. Puede hacerse una estimación fiable del valor de la obligación.
Las obligaciones pueden ser probables, posibles o remotas. Una obligación es probable cuando la probabilidad de ocurrencia es más alta que la probabilidad de que no ocurra, lo cual conlleva al reconocimiento de una provisión. Una obligación es posible cuando la probabilidad de ocurrencia es menor que la probabilidad de no ocurrencia, lo cual conlleva a la revelación de un pasivo contingente. Una obligación es remota cuando la probabilidad de ocurrencia del evento es prácticamente nula, en este caso no se reconocerá un pasivo ni será necesaria su revelación como pasivo contingente.
Las provisiones se utilizarán sólo para afrontar los desembolsos para los cuales fueron reconocidas inicialmente.
Las provisiones se reconocerán como un pasivo y un gasto en el resultado del periodo.
Las provisiones se reclasificarán al pasivo que corresponda cuando ya no exista incertidumbre en relación con su cuantía y/o vencimiento.
4.3.5.1.1. Cálculo de la provisión contable de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales contra la entidad.
El cálculo de la provisión contable de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales contra la entidad se realizará con base en los criterios de probabilidad de pérdida del proceso, definidos en el artículo 7 de la Resolución 353 de 2016:
- Obligación Probable. La valoración de la probabilidad de pérdida es superior al 50%, lo cual conlleva al reconocimiento de una provisión.
- Obligación Posible. La valoración de la probabilidad de pérdida es mayor al 10% e inferior o igual al 50%, lo cual conlleva a la revelación de un pasivo contingente en cuentas de orden acreedoras.
- Obligación Remota. La valoración de la probabilidad de pérdida es igual o inferior al 10%. En este caso no se reconocerá un pasivo ni será necesaria su revelación como pasivo contingente en cuentas de orden acreedoras.
4.3.5.1.2. Cálculo de la provisión contable de los pasivos administrativos (no judiciales)
El cálculo de la provisión contable de los pasivos administrativos (no judiciales) se realizará con base en los criterios de probabilidad de pérdida del proceso, definidos en el artículo 7 de la Resolución 353 de 2016, por parte del área responsable que deberá reportar directamente los datos pertinentes a la Subdirección Financiera.
4.3.6. Medición inicial
Las provisiones se medirán por el valor que refleje la mejor estimación del desembolso que se requeriría para cancelar la obligación presente o para transferirla a un tercero en la fecha de presentación. Dicha estimación tendrá en cuenta los desenlaces asociados de mayor probabilidad, la experiencia que se tenga en operaciones similares, los riesgos e incertidumbres y los informes de expertos, entre otros.
En materia de provisión por demandas y litigios contra la entidad, la medición estará a cargo de la Dirección de Asuntos Jurídicos. Dicha medición se realizará de acuerdo con la metodología para el cálculo de la provisión contable definida en los artículos 3, 4, 5 y 6 de la Resolución 353 de 2016, expedida por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, y será informada a la Subdirección Financiera.
4.3.7. Medición posterior
Las provisiones se revisarán como mínimo al final del periodo contable o cuando se tenga evidencia de que el valor ha cambiado sustancialmente, y se ajustarán afectando el resultado del periodo para reflejar la mejor estimación disponible.
Cuando el valor de la provisión se calcule como el valor presente de la obligación, el valor de esta se aumentará en cada periodo para reflejar el valor del dinero en el tiempo. Tal aumento se reconocerá como gasto en el resultado del periodo.
Cuando ya no sea probable la salida de recursos que incorporen beneficios económicos o potencial de servicio para cancelar la obligación correspondiente, bien sea porque se convierte en una obligación real, o porque desaparecen las causas que dieron origen al reconocimiento de la provisión, se procederá a cancelar la provisión y a constituir el pasivo real, o a reversar la provisión, según corresponda.
4.3.8. Revelaciones
Las revelaciones sobre provisiones deben contener como mínimo, las mencionadas en el numeral 6.4 del Capítulo II de las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos del Marco Normativo aplicable a Entidades de Gobierno, incorporado por la Contaduría General de la Nación al Régimen de Contabilidad Pública mediante Resolución 533 de 2015:
a) la naturaleza del hecho que la origina;
b) una conciliación que muestre el valor en libros al inicio y al final del periodo; las adiciones realizadas durante el periodo, incluidos los ajustes procedentes de los cambios en la medición del valor descontado; los valores cargados contra la provisión durante el periodo; y los valores no utilizados que hayan sido objeto de liquidación o reversión en el periodo;
a) una descripción acerca de la naturaleza de la obligación contraída, así como del valor y fecha esperada de cualquier pago resultante;
b) una indicación acerca de las incertidumbres relativas al valor o a las fechas de salida de recursos;
e) los criterios considerados para la estimación y el valor de cualquier reembolso esperado que esté asociado con la provisión constituida; y
f) las demás que se consideren pertinentes respecto de hechos relevantes durante el periodo respectivo.
La Subdirección Financiera será la encargada de realizar las respectivas revelaciones, de acuerdo con la información remitida por las diferentes áreas de la Entidad.
4.3.8.1. Presentación
En el Estado de Resultados, el gasto relacionado con la provisión podrá ser objeto de presentación como una partida neta del valor reconocido como reembolso a recibir, en caso de que la entidad espere que una parte o la totalidad del desembolso necesario para liquidar la provisión le sea reembolsado por un tercero.
4.3.9. Activos contingentes
4.3.9.1. Reconocimiento
Los activos contingentes no serán objeto de reconocimiento en los estados financieros.
Los activos contingentes se evaluarán cuando la entidad obtenga nueva información de hechos económicos asociados o, como mínimo, al final del periodo contable, con el fin de asegurar que su evolución se refleje apropiadamente en los estados financieros. En caso de que la entrada de beneficios económicos o potencial de servicio a la entidad pase a ser prácticamente cierta, se procederá al reconocimiento del ingreso y del activo en los estados financieros del periodo en el que dicho cambio tenga lugar.
Los litigios y demandas a favor de la entidad que den origen a un activo de naturaleza posible serán revelados en cuentas de orden deudoras, como activos contingentes, por el valor de la cuantía de la pretensión inicial, cuando sea posible realizar una medición.
La estimación del valor por litigios y demandas será realizada por el Dirección de Asuntos Jurídicos y reportada mensualmente a la Subdirección Financiera.
Los activos contingentes por sanciones contractuales y disciplinarias serán estimados y reportados mensualmente por la Subdirección de Contratación y Subdirección de Control Interno Disciplinario, respectivamente.
Cuando estos actos administrativos gocen de firmeza, se considerará que la entrada de beneficios económicos futuros o potencial de servicio es prácticamente cierta, dando lugar a la cancelación de las cuentas de orden deudoras y al reconocimiento de la cuenta por cobrar y el ingreso respectivo. En esta instancia, la dependencia responsable del asunto reportará la información a la Subdirección Financiera, de manera concomitante al envío del expediente a la Dirección de Asuntos Jurídicos para el estudio de la viabilidad del inicio de las acciones de cobro correspondientes.
4.3.9.2. Revelaciones
La entidad revelará para cada tipo de activo contingente, mínimo la información definida en el numeral 1.2 del capítulo III de las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos del Marco Normativo aplicable a Entidades de Gobierno, incorporado por la Contaduría General de la Nación al Régimen de Contabilidad Pública mediante Resolución 533 de 2015:
a) una descripción de la naturaleza del activo contingente;
b) una estimación de los efectos financieros y una indicación de las incertidumbres relacionadas con el valor o las fechas de entrada de recursos; lo anterior, en la medida en que sea practicable obtener la información;
c) el hecho de que sea impracticable revelar una o más de las informaciones contenidas en el literal b); y
d) las demás que se consideren pertinentes respecto de hechos relevantes durante el periodo respectivo.
La Subdirección Financiera será la encargada de realizar las respectivas revelaciones, de acuerdo con la información remitida por las diferentes áreas de la Entidad.
4.3.10. Pasivos contingentes
4.3.10.1. Reconocimiento
Los pasivos contingentes no serán objeto de reconocimiento en los estados financieros. Estos darán lugar a la revelación en cuentas de orden acreedoras por su cuantía estimada, cuando sea posible realizar una medición.
Los pasivos contingentes se evaluarán cuando la entidad obtenga nueva información de hechos económicos asociados o, como mínimo, al final del periodo contable, con el fin de asegurar que su evolución se refleje apropiadamente en los estados financieros. En caso de que la salida de recursos sea probable y que se obtenga una medición fiable de la obligación, se procederá al reconocimiento del pasivo en los estados financieros del periodo en el que dicho cambio tenga lugar.
En relación con las obligaciones derivadas de las demandas y litigios, su reconocimiento se realizará de conformidad con lo establecido en la Resolución 353 de 2016 expedida por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
En materia de litigios y demandas contra la entidad, la estimación del valor estará a cargo de la Dirección de Asuntos Jurídicos y se realizará de acuerdo con la metodología para el cálculo de la provisión contable definida en la Resolución 353 de 2016, expedida por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y será reportada mensualmente a la Subdirección Financiera.
Los pasivos contingentes por procesos administrativos serán estimados y reportados mensualmente por la dependencia que tenga a su cargo el proceso administrativo correspondiente. El cálculo del pasivo administrativo (no judicial) se realizará con base en los criterios de probabilidad de pérdida del proceso, definidos en el artículo 7 de la Resolución 353 de 2016, por parte del área responsable que deberá reportar directamente los datos pertinentes a la Subdirección Financiera.
4.3.10.2. Revelaciones
La entidad revelará para cada tipo de pasivo contingente, mínimo la información definida en el numeral 2.2 del capítulo III de las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos del Marco Normativo aplicable a Entidades de Gobierno, incorporado por la Contaduría General de la Nación al Régimen de Contabilidad Pública mediante Resolución 533 de 2015:
a. una descripción de la naturaleza del pasivo contingente;
b. una estimación de los efectos financieros, la indicación de las incertidumbres relacionadas con el valor o las fechas de salida de recursos y la posibilidad de cualquier reembolso; lo anterior, en la medida en que sea practicable obtener la información;
c. el hecho de que sea impracticable revelar una o más de las informaciones contenidas en el literal b); y
d. Las demás revelaciones que las áreas involucradas consideren necesarias.
La Subdirección Financiera será la encargada de realizar las respectivas revelaciones, de acuerdo con la información remitida por las diferentes áreas de la Entidad.
5. POLITICA CONTABLE DE INGRESOS
5.1. POLÍTICA CONTABLE DE INGRESOS DE TRANSACCIONES SIN CONTRAPRESTACIÓN
5.1.1. Objetivo
Establecer los criterios para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los ingresos de transacciones sin contraprestación de la Jurisdicción Especial para la Paz.
5.1.2. Alcance
Esta política aplica para los siguientes ingresos de transacciones sin contraprestación generados por la Jurisdicción Especial para la Paz en desarrollo de su cometido estatal:
- Transferencias.
5.1.3. Glosario
Condiciones sobre activos transferidos. Cuando se requiere que la entidad receptora de los recursos los use o destine a una finalidad particular y si esto no ocurre, dichos recursos se devuelven a la entidad que los transfirió, quien tiene la facultad administrativa o legal de hacer exigible la devolución.
Estipulaciones. Comprenden las especificaciones sobre el uso o destinación de los recursos transferidos a la entidad receptora de los mismos, las cuales se originan en la normatividad vigente o en acuerdos de carácter vinculante. Las estipulaciones relacionadas con un activo transferido pueden ser restricciones o condiciones.
Ingresos. Son los incrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio producidos a lo largo del periodo contable, bien en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como salidas o decrementos de los pasivos, que dan como resultado aumentos del patrimonio y no están relacionados con los aportes para la creación de la entidad.
Legado. Es una transferencia hecha de acuerdo con las disposiciones del testamento de una persona fallecida.
Restricciones sobre activos transferidos. Cuando se requiere que la entidad receptora de los recursos los use o destine a una finalidad particular, sin que ello implique que dichos recursos se devuelvan al cedente en el caso de que se incumpla la estipulación.
Transferencias. Son entradas de beneficios económicos o potencial de servicio futuros de transacciones sin contraprestación, distintas de impuestos.
Transacción sin contraprestación. Es una operación en la que una entidad recibe recursos monetarios o no monetarios sin entregar algo a cambio o, si lo hace, el valor entregado es significativamente menor al valor de mercado del recurso recibido.
5.1.4. Base normativa
Numeral 1 del Capítulo IV de las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos del Marco Normativo aplicable a Entidades de Gobierno, incorporado por la Contaduría General de la Nación al Régimen de Contabilidad Pública mediante Resolución 533 de 2015.
5.1.5. Criterio general de reconocimiento
La JEP reconocerá como ingresos de transacciones sin contraprestación, los recursos, monetarios o no monetarios, que reciba sin que deba entregar a cambio una contraprestación que se aproxime al valor de mercado del recurso que se recibe, es decir, no entrega nada a cambio del recurso recibido o, si lo hace, el valor entregado es significativamente menor al valor de mercado del recurso recibido.
Un ingreso de una transacción sin contraprestación se reconocerá cuando:
a) La JEP tenga el control sobre el activo asociado a la transacción,
b) sea probable que fluyan a la JEP los beneficios económicos futuros o potencial de servicio asociado con
el activo, y
c) el valor del activo puede ser medido con fiabilidad.
Los recursos que reciba la entidad a favor de terceros no se reconocerán como ingresos de transacciones sin contraprestación, sino como pasivos.
5.1.6. Ingresos por transferencias
Corresponden a ingresos recibidos de terceros, por conceptos tales como: recursos que recibe la entidad de otras entidades públicas, condonaciones de deudas, asunción de deudas por parte de terceros, bienes declarados a favor de la Nación, bienes expropiados, donaciones y legados.
5.1.6.1. Reconocimiento
Considerando que los ingresos por transferencias pueden o no estar sometidos a estipulaciones, relacionadas con la aplicación o el uso de los recursos recibidos, dichas estipulaciones afectan el reconocimiento de la transacción.
Cuando la transferencia incorpore restricciones, la JEP reconocerá el activo y el ingreso en el momento en que se cumplan los criterios de control del recurso, dado que no tendrá que devolverlos al cedente por el incumplimiento en la estipulación relacionada con el uso o destino del recurso.
Cuando la transferencia incorpore condiciones, la JEP reconocerá el activo y un pasivo. El pasivo se reducirá en la medida en que la entidad cumpla las condiciones asociadas a su uso o destinación, momento en el cual se reconocerá el ingreso en el resultado del periodo.
Ahora bien, si una transferencia de recursos no impone estipulaciones, la JEP reconocerá el activo y el ingreso en el resultado del periodo cuando se cumplan los criterios de control del recurso.
En consecuencia, sólo se reconocerá el activo y el ingreso o pasivo correspondiente cuando exista un derecho exigible por ley o por acuerdo contractual vinculante y cuando la JEP evalúe que es probable que la entrada de recursos ocurra.
Para cada tipo de transferencia, la JEP tendrá en cuenta lo siguiente para su reconocimiento:
a. Transferencias en efectivo. Se reconocerán como ingreso en el resultado del periodo cuando la entidad cedente expida el acto administrativo de reconocimiento de la obligación por concepto de la transferencia, salvo que esta esté sujeta a condiciones, caso en el cual se reconocerá un pasivo.
b. Condonaciones de deudas. Se reconocerán como ingreso en el resultado del periodo cuando el proveedor de capital renuncie a su derecho de cobrar una deuda en la que haya incurrido la entidad.
c. Deudas asumidas por un tercero. Se reconocerán como ingreso en el resultado del periodo cuando este pague la obligación o cuando la asuma legal o contractualmente, siempre que no existan contragarantías.
d. Bienes recibidos de otras entidades del sector público y las donaciones. Se reconocerán como ingreso en el resultado del periodo, cuando quien transfiere el recurso se obligue, de manera vinculante, a la transferencia.
e. Bienes declarados a favor de la Nación y los expropiados. Se reconocerán como ingreso en el resultado del periodo, cuando la autoridad competente expida el acto administrativo o la sentencia judicial, según corresponda.
f. Legados. Se reconocerán como ingreso en el resultado del periodo, cuando legalmente la entidad adquiera el derecho sobre ellos.
5.1.6.2. Medición
Para las transferencias se tendrá en cuenta lo siguiente para su medición:
a. Transferencias en efectivo. Se medirán por el valor recibido. En caso de que la transferencia se perciba en moneda extranjera, se reconocerá aplicando la Tasa Representativa del Mercado (TRM) en la fecha de la transacción.
b. Condonaciones de deudas y deudas asumidas por terceros. Se medirán por el valor de la deuda que sea condonada o asumida.
c. Las transferencias no monetarias (inventarios; propiedades, planta y equipo; propiedades de inversión; activos intangibles; bienes de uso público; y bienes históricos y culturales). Se medirán por el valor de mercado del activo recibido y, en ausencia de este, por el costo de reposición. Si no es factible obtener alguna de las anteriores mediciones, se medirán por el valor en libros que tenía el activo en la entidad que transfirió el recurso.
Cuando la transferencia esté sometida a condiciones, el pasivo se medirá inicialmente por el valor del activo reconocido y, posteriormente, por la mejor estimación del valor requerido para cancelar la obligación presente al cierre del periodo contable. La diferencia se reconocerá como ingreso o gasto en el resultado del periodo. La estimación tendrá en cuenta los riesgos y las incertidumbres relacionados con los sucesos que hacen que se reconozca un pasivo.
Cuando el valor del dinero en el tiempo sea significativo, el pasivo se medirá por el valor presente del valor que se estima será necesario para cancelar la obligación.
5.1.6.3. Revelaciones
La JEP revelará como mínimo lo definido en el numeral 1.5 del Capítulo IV de las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos del Marco Normativo aplicable a Entidades de Gobierno, incorporado por la Contaduría General de la Nación al Régimen de Contabilidad Pública mediante Resolución 533 de 2015:
a) el valor de los ingresos de transacciones sin contraprestación reconocidos durante el periodo contable mostrando, por separado el tipo de transferencia;
b) el valor de las cuentas por cobrar reconocidas con respecto a los ingresos sin contraprestación;
c) el valor de los pasivos reconocidos originados en los recursos recibidos sujetos a condiciones;
d) la existencia de cualquier cobro anticipado con respecto a las transacciones sin contraprestación; y
e) las demás que se consideren pertinentes respecto de hechos relevantes durante el periodo respectivo.
La Subdirección Financiera será la encargada de realizar las respectivas revelaciones, de acuerdo con la información remitida por las diferentes áreas de la Entidad.
5.1.6.4. Presentación
Las partidas se presentarán en el Estado de Resultados de manera separada.
Elaboró: Adriana Lorena Guzmán Molano Asesor II-Contadora
Revisó: Luz Amanda Granados Urrea Subdirectora de Fortalecimiento Institucional
Aprobó: Juan David Olarte Torres Subdirector Financiero
CONTROL DE CAMBIOS:
| Fecha Actualización | Número de Versión | Descripción del Cambio |
| 2019-01-22 | 0.0 | Elaboración manual |
1. Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera de las entidades de gobierno, Contaduría General de la Nación.
2. Capítulo IV. Normas para la presentación de Estados Financieros y revelaciones, Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las entidades de gobierno, Contaduría General de la Nación.