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RESOLUCIÓN No 267 de 2020
(marzo 13)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ
Por la cual se crea y conforma el Comité Operativo de Emergencia - - COE y la Brigada de Emergencias de la Jurisdicción Especial para la Paz- JEP
LA SECRETARIA EJECUTIVA DE LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ- JEP
En ejercicio de las facultades constitucionales, legales y reglamentarias, en especial las conferidas por la Ley 1957 de 2019, el Decreto 1072 de 2015, Decreto 2107 de 2017, Acuerdo AOG 036 de 2018, y
CONSIDERANDO
Que el artículo 82 de la Ley 9 de 1979 "Por la cual se dictan Medidas Sanitaria", establece:
"Las disposiciones del presente título son aplicables en todo lugar de trabajo y a toda clase de trabajo cualquiera que sea la forma jurídica de su organización o prestación, regulan las acciones destinadas a promover y proteger la salud de las personas.
Todos los empleadores, contratistas y trabajadores quedarán sujetos a las disposiciones del presente título y sus reglamentaciones".
Que el artículo 11 de la citada Ley, dispone que "En todo lugar de trabajo deberá disponerse de personal adiestrado, métodos, equipos y materiales adecuados y suficientes para la prevención y extinción de incendios".
Que el literal c) del artículo 491 de la misma Ley, señala que se deben "controlar los efectos de los desastres, especialmente en lo relacionado con la aparición y programación de epidemias".
Que el artículo 223 de la Resolución 2400 de 1979 "Por el cual se establecen disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad industrial en los establecimientos de trabajo", señala que en "Los establecimientos de trabajo por sus características industriales y tamaño de sus instalaciones establecerán entre sus trabajadores una Brigada de Incendio, constituida por personal voluntario debidamente entrenado para la labor de extinción de incendios dentro de las zonas de trabajo del establecimiento".
Que según el literal c[1] del numeral 18 del artículo 11 de la Resolución 1016 de 1989 "Por la cual se reglamenta la organización, funcionamiento y forma de los Programas de Salud Ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores en el país", dentro de las principales actividades del subprograma de higiene y seguridad industrial, se debe crear, organizar y desarrollar un plan de emergencia, dentro del cual se determine la conformación y organización de brigadas (selección, capacitación, planes de emergencia y evacuación).
Que la Ley 1523 de 2012 adopta la política nacional de gestión del riesgo de desastres y establece el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres.
Que el artículo 2.2.4.6.25 del Decreto 1072 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo", dispone que "El empleador o contratante debe implementar y mantener las disposiciones necesarias en materia de prevención, preparación y respuesta ante emergencias, con cobertura a todos los centros y turnos de trabajo y todos los trabajadores, independiente de su forma de contratación o vinculación, incluidos contratistas y subcontratistas, así como proveedores y visitantes".
Que el artículo 3.1 del Decreto 2157 de 2017 "Por medio del cual se adoptan directrices generales para la elaboración del plan de gestión del riesgo de desastres de las entidades públicas y privadas en el marco del artículo 42 de la Ley 1523 de 2012", dispone el Plan de Emergencias y Contingencia (PEC) como "la herramienta de preparación para la respuesta que con base en unos escenarios posibles y priorizados (identificados en el proceso de conocimiento del riesgo), define los mecanismos de organización, coordinación, funciones, competencias, responsabilidades, así como recursos disponibles y necesarios para garantizar la atención efectiva de las emergencias que se puedan presentar: Igualmente precisa los procedimientos y protocolos de actuación para cada una de ellas minimizando el impacto en las personas, los bienes y el ambiente. Este debe desarrollar los siguientes contenidos mínimos:
3.1.1. Componente de preparación para la respuesta a emergencias. Es el conjunto de acciones principalmente de coordinación, sistemas de alerta, capacitación, equipamiento, centros de reserva, entrenamiento, entre otras, necesarios para optimizar la ejecución de la respuesta. La efectividad de la respuesta es proporcional a las medidas de preparación que se implementen.
(...) e) Equipo de respuesta del plan de emergencia y contingencia: Enlace entre los directivos, jefes de la entidad o empresa con las instituciones y sectores administrativos públicos y privados a través de mecanismos disponibles entre las partes para definir roles y funciones y hacer efectiva la respuesta ante el desastre.
f) Roles y responsabilidades: Los roles institucionales de la entidad deben ser considerados conforme al nivel de autoridad y de competencia en el nivel de la emergencia. Lo anterior no configura bajo ninguna circunstancia la delegación de responsabilidades de la entidad generadora del evento frente a la implementación de todas las acciones del PEC hasta la finalización de la emergencia, así como la puesta en marcha de su plan de continuidad.
(...) 3.1.2. Componente de ejecución para la respuesta a emergencias. Este componente define el marco de actuación de la entidad para responder a los diferentes eventos adversos que se puedan presentar. Establece los niveles de emergencia, los actores, instancias de coordinación y estructuras de intervención; así mismo, señala la articulación de la respuesta con actores internos y externos. Este debe desarrollar los siguientes contenidos mínimos:
(...) e) Protocolos y Procedimientos de respuesta para cada tipo de emergencia:
(...) 1.2. Organizar las personas que lideran las acciones de respuesta de la entidad y el establecimiento de una estructura de mando para el desarrollo de acciones.
Que en cumplimiento de la normatividad referida, se hace necesario crear y conformar el Comité Operativo de Emergencia - COE, para prevenir, atender, controlar y restablecer situaciones de emergencias y contingencias al interior de la Entidad y la Brigada de Emergencias de la Jurisdicción Especial para la Paz- JEP.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE
COMITÉ OPERATIVO DE EMERGENCIAS
ARTÍCULO 1. CREACIÓN. Crear el Comité Operativo de Emergencia - COE de la Jurisdicción Especial para la Paz- JEP, como un grupo de la alta dirección que fijará los lineamientos para prevenir, atender, controlar y restablecer situaciones de emergencias que puedan presentarse en la Entidad.
ARTÍCULO 2. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ. El Comité Operativo de Emergencia -COE, estará conformado por:
1. Secretaria/o Ejecutiva/o o su delegado, en calidad de presidente del COE y líder de emergencia.
2. Subdirector/a Financiero/a o su delegado, en calidad de coordinador de recursos financieros.
3. Subdirector/a de Comunicaciones, en calidad de coordinador de comunicaciones.
4. Director/a de Asuntos Jurídicos o su delegado, en calidad de asesor jurídico del COE.
5. Jefe de la Oficina Asesora de Seguridad y Protección o su delegado, en calidad de líder de seguridad.
6. Subdirector/a de Talento Humano o su delegado, en calidad de coordinador de apoyo interno y externo.
7. Subdirector/a de Recursos Físicos e Infraestructura o su delegado, en calidad de coordinador logístico.
8. Jefe de la Brigada de Emergencias, quien será uno de los servidores que hace parte de la Brigada de Emergencias.
PARÁGRAFO 1. El Coordinador del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, prestará la asesoría técnica necesaria para la articulación, actualización y creación de los planes, guías, instructivos y protocolos, orientados a la prevención, atención, control y restablecimiento de situaciones de emergencia en la Jurisdicción Especial para la Paz - JEP y será el responsable de compilar toda la información necesaria para ajustar el Plan de Emergencias, quien lo articulará con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, de acuerdo con lo establecido en el Título 4 del Capítulo 6 del Decreto 1072 de 2015.
PARÁGRAFO 2. En los Grupos Territoriales de la JEP, se tendrá un líder de Brigada para desarrollar y hacer seguimiento a las directrices que imparta el Comité Operativo de Emergencias - COE. El Líder de Brigada deberá presentar un informe semestral que será insumo para las sesiones ordinarias del COE, así mismo deberá presentar informes extraordinarios, cuando el Comité lo considere pertinente. Los servidores públicos que sirvan de líderes de Brigada del COE en los Grupos Territoriales tendrán participación en el COE cuando así se requiera con voz, pero sin voto.
ARTÍCULO 3. FUNCIONES DEL COMITÉ OPERATIVO DE EMERGENCIA. Son funciones del Comité Operativo de Emergencias, las siguientes:
1. Gestionar los recursos requeridos para el adecuado funcionamiento de la Brigada de Emergencias.
2. Conformar los grupos especiales de la Brigada y lograr plena integración y colaboración de éstos.
3. Destinar los recursos asignados a la prevención, atención, control y restablecimiento de emergencias, así como a la adquisición de los elementos para la atención de estas, tales como: uniformes, elementos de seguridad, sistemas de alarma, sistemas de comunicación, transporte y demás que se estimen necesarios dentro de las instalaciones.
4. Aprobar los planes, programas, protocolos y demás documentos relacionados con la prevención, atención, control y restablecimiento de emergencias y su actualización anual, efectuando su difusión y práctica.
5. Aprobar y/o expedir los diferentes procedimientos y protocolos para el manejo de emergencias y simulacros.
6. Evaluar el desarrollo de las diferentes actividades contempladas en el plan de emergencia, para atender un simulacro o situación de emergencia y determinar los correctivos que deban realizarse en el plan.
7. Realizar la rendición de cuentas con el apoyo del Coordinador del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo conforme el Decreto 1072 de 2015 a la Secretaria/o Ejecutiva/o, anualmente.
8. Las demás que se establezcan en el plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias y la normatividad vigente.
PARÁGRAFO: El Secretario Técnico del Comité Operativo de Emergencias será elegido en la primera reunión que realice el COE quien será uno de sus integrantes, se encargará de convocar al Comité para cada sesión, llevar y mantener el archivo de las actas de las reuniones y demás informes o documentos que se generen; así como verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas.
ARTÍCULO 4. SESIONES DEL COMITÉ. El Comité Operativo de Emergencia - COE, se reunirá una (1) vez cada cuatro meses, previa citación del Secretario Técnico del Comité y podrá ser convocado a sesiones extraordinarias, si es del caso.
ARTÍCULO 5. FUNCIONES DEL PRESIDENTE. El presidente del COE, es la máxima autoridad en todo lo relacionado con las etapas de prevención, control, atención y restablecimiento en situaciones de emergencias.
Sus funciones son:
1. Presidir las reuniones.
2. Establecer las acciones operativas en la atención de emergencias.
3. Diseñar y promover programas de capacitación con el fin de la preparar a los brigadistas para afrontar una emergencia.
4. Asumir el mando en caso de emergencia, tomando decisiones en cuanto a la evacuación de la Entidad y coordinar las acciones operativas en la atención de emergencias.
5. Velar por la seguridad de todas las personas involucradas en la situación de emergencia.
6. Autorizar la información a divulgar en los medios de comunicación, relacionada con la situación de emergencia o simulacros que se presenten en la Entidad.
ARTÍCULO 6. FUNCIONES DEL COORDINADOR DE RECURSOS FINANCIEROS.
1. Gestionar el presupuesto necesario para la implementación del plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias.
2. Solicitar los recursos adicionales que se requieran para la prevención, atención y control de emergencias, de acuerdo con las necesidades.
3. Llevar el control contable de gastos que se generen con ocasión a la prevención, atención y control de emergencias.
ARTÍCULO 7. FUNCIONES DEL COORDINADOR DE COMUNICACIONES.
1. Es el único servidor autorizado para emitir comunicados en representación de la JEP, bien sean dirigidos a los medios de comunicación, a las familias de las personas que sufran alguna lesión o se vean involucradas en una situación de emergencia y a los servidores y contratistas de la Entidad. Estos comunicados sólo serán emitidos previa autorización del presidente del COE o su delegado.
2. Verificar el funcionamiento de los canales de comunicación que operarán en situación de emergencia y mantener contacto permanente con el líder de emergencias (presidente del COE).
3. Redactar el contenido de los comunicados que emitirá tanto a la prensa como a las familias de las personas afectadas.
4. Acompañar al líder de emergencias en todo lo relacionado con emisión de comunicaciones o mensajes relacionados con la situación de emergencia.
5. Garantizar la comunicación interna y externa a todos los actores que intervengan en la prevención, atención, control y restablecimiento de emergencias.
6. Establecer los sistemas de comunicación antes, durante y después de la emergencia.
7. Realizar las piezas de comunicación relacionadas con la prevención, atención, control y restablecimiento de emergencias.
8. Socializar el plan de emergencias.
ARTÍCULO 8. FUNCIONES DEL ASESOR JURÍDICO.
1. Asesorar al presidente del COE en la toma de decisiones antes, durante y después de una emergencia.
2. Asesorar y acompañar al COE en el cumplimiento de la normatividad vigente sobre la materia.
3. Asesorar desde su competencia, en la elaboración de documentos relacionados con la atención, control y prevención de emergencias.
ARTÍCULO 9. FUNCIONES DEL LÍDER DE SEGURIDAD.
1. Implementar las medidas necesarias para garantizar la seguridad de todas las personas que se encuentren en la Entidad.
2. Definir el sistema de alerta temprana para el monitoreo de amenazas, así como los mecanismos de aviso a todas las personas y activar la alarma en caso de ser necesario.
3. Verificar situaciones y condiciones especiales de seguridad que se presenten o puedan presentarse en la Entidad.
4. Abrir todas las puertas de la Entidad, en caso de evacuación.
5. Desbloquear los mecanismos de control de ingreso, facilitando la salida de las personas en caso de evacuación.
6. Mantener control de cada una de las áreas.
7. Permitir y facilitar el acceso a la Entidad una vez se haya controlado la emergencia.
8. Reportar condiciones especiales de seguridad.
ARTÍCULO 10. FUNCIONES DEL COORDINADOR DE APOYO INTERNO Y EXTERNO.
1. Recopilar la información necesaria para elaborar y actualizar el análisis de vulnerabilidad de la Entidad.
2. Liderar la elaboración de los protocolos de evacuación, control de incendios y su actualización.
3. Liderar la elaboración del procedimiento para la atención de simulacros y su actualización.
4. Promover la participación de los servidores públicos en la Brigada de Emergencia.
5. Verificar que se cumpla con los procesos de capacitación y entrenamiento de los brigadistas, servidores y contratistas de la Entidad.
6. Conformar los grupos de coordinadores de evacuación.
7. Representar a la Entidad en las diferentes organizaciones establecidas para la gestión del riesgo.
8. Establecer vínculos con los organismos de socorro de la ciudad para poner en práctica la ayuda que se requiera en las emergencias.
9. Avisar a los organismos de socorro cuando se presente una emergencia.
ARTÍCULO 11. FUNCIONES DEL COORDINADOR LOGÍSTICO.
1. Actualizar los inventarios de los elementos de emergencia y dotación para la prevención, atención, control y restablecimiento de situaciones de emergencia de conformidad con el resultado del análisis de vulnerabilidad y necesidades de la Entidad.
2. Garantizar el adecuado funcionamiento de los sistemas y demás temas logísticos para garantizar la atención de las emergencias.
ARTÍCULO 12. FUNCIONES DEL JEFE DE BRIGADA.
1. Dirigir las acciones durante la emergencia, asumiendo el control de esta hasta cuando se hagan presentes las autoridades o los organismos de socorro externos, reportando directa y permanentemente al líder de emergencia del COE.
2. Coordinar operativamente durante el proceso de preparación y respuesta, ante una emergencia
3. Coordinar el proceso de formación continua de todo el grupo de brigadistas en los temas relacionados con la atención de emergencias.
4. Participar en el proceso de actualización y seguimiento del plan de respuesta a emergencias.
5. Participar en el proceso de implementación y divulgación del plan de respuesta a emergencias.
6. Realizar verificación del inventario disponible, para asegurar el adecuado funcionamiento del plan de respuesta a emergencias.
7. Tener comunicación continua con los coordinadores del COE, de acuerdo con el nivel de riesgo y tipos de emergencia.
8. Activar la Brigada de Emergencias, ante posibles riesgos.
9. Participar en los procesos de evacuación, cuando se presente cualquier riesgo.
10. Ser el canal de comunicación entre el COE y los brigadistas de la Entidad.
11. Informar a los organismos externos y de socorros toda la información, sobre el tipo y los riesgos que causó la emergencia.
12. Dar a conocer a los organismos de socorro la ubicación de los elementos para la atención de emergencias.
13. Acatar y poner en práctica las decisiones y acciones extraordinarias que sean emitidas por el COE, para el control efectivo de la emergencia.
BRIGADA DE EMERGENCIAS
ARTÍCULO 13. BRIGADA DE EMERGENCIAS. Es un grupo organizado de servidores voluntarios de la Entidad, debidamente capacitados en la prevención, atención, control y restablecimiento de situaciones de emergencias que tienen como responsabilidad, realizar actividades preventivas y de control de emergencias ante eventualidades de riesgo, siniestro o desastre, dentro de la Entidad, siendo su objetivo primordial salvaguardar la vida, bienes y el entorno de estos.
La Brigada de Emergencia estará conformada por un Jefe de Brigada, brigadistas y coordinadores de evacuación.
ARTÍCULO 14. ELECCIÓN DEL JEFE DE BRIGADA. Será elegido entre los brigadistas de la Entidad, en caso de que este renuncie a su elección, se retire de la Entidad o el COE decida relevarlo, el nuevo Jefe de la Brigada, será elegido en un término que no supere los quince (15) días calendario, entre aquellos brigadistas que se postulen.
ARTÍCULO 15. BRIGADISTAS. Serán quienes conformen los diferentes grupos y desarrollarán en situaciones de emergencia las siguientes actividades:
1. Conocer e implementar los procedimientos establecidos en el plan de emergencia de la Entidad.
2. Atender de manera oportuna los planes de formación, capacitación y entrenamiento en los temas relacionados con atención de emergencias programados por la Entidad.
3. Identificar e informar al Jefe de Brigada posibles riesgos que puedan generar emergencias potenciales.
4. Identificar necesidades y sugerir acciones de mejora.
5. Conocer la existencia, ubicación y uso correcto de los elementos de emergencia.
6. Conocer las rutas de evacuación, zonas restringidas y puntos de encuentro.
7. Seguir las instrucciones del COE y del Jefe de Brigada.
8. Realizar informe de la situación de emergencia que se haya presentado.
En el caso de presentarse labores de búsqueda y rescate, estas solo deberán ser efectuadas por los grupos de apoyo externos.
ARTÍCULO 16. COORDINADORES DE EVACUACIÓN. Sus funciones son:
1. Conocer y comunicar las rutas de evacuación, zonas restringidas y puntos de encuentro a las personas que se encuentren en las áreas bajo su responsabilidad.
2. Verificar que las salidas de emergencia se encuentren habilitadas y despejadas.
3. Mantener actualizado el listado de las personas que se encuentren en las áreas bajo su responsabilidad.
4. Informar de manera inmediata el resultado del conteo de personal a su cargo al Jefe de Brigada para iniciar acciones de búsqueda y rescate cuando sean requeridos.
5. Organizar el reingreso a las instalaciones de las personas evacuadas, de acuerdo con las instrucciones del Jefe de Brigada.
6. Mantener disponible y actualizado el número exacto de personas que se encuentren en el área bajo su responsabilidad.
ARTÍCULO 17. DEBERES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y DEMÁS COLABORADORES DE LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ - JEP.Los servidores públicos y demás colaboradores de la JEP tendrá los siguientes deberes:
1. Acatar las indicaciones dispuestas por el COE.
2. Acatar las indicaciones de la Brigada de Emergencias.
3. Informar actos o condiciones inseguras que pueden dar lugar a una emergencia.
4. Conocer y aplicar lo establecido en los manuales, procedimientos, guías, instructivos, programas y demás documentos relacionados con las situaciones de emergencias adoptados por la JEP.
5. Actuar de manera responsable, segura y siguiendo los protocolos de seguridad establecidos.
ARTÍCULO 18. A través de la Subdirección de Talento Humano comunicar a los servidores públicos que ostentan los cargos que se encuentra inmersos en el artículo 2, a los Brigadistas y al servidor que sea elegido Jefe de Brigada, el contenido de la presente resolución.
ARTÍCULO 19. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D. C., a los trece (13) días del mes de marzo de dos mil veinte (2020).
MARÍA DEL PILAR BAHAMON FALLA
Secretaria Ejecutiva
Jurisdicción Especial para la Paz
1. "(...) c) Rama activa o control de las emergencias. Conformación y organización de brigadas (selección, capacitación, planes de emergencia y evacuación), sistema de detección, alarma comunicación, selección y distribución de equipos de control fijos o portátiles (manuales o automáticos), inspección, señalización y mantenimiento de los sistemas de control"