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RESOLUCIÓN 789 DE 2021
(julio 30)
Diario Oficial No. 51.997 de 4 de abril de 2022
INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR “MARIANO OSPINA PÉREZ”.
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022>
Por la cual se adopta el reglamento del Comité de Conciliación y Defensa Judicial del Icetex.
LA JEFE DE LA OFICINA ASESORA JURÍDICA DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR “MARIANO OSPINA PÉREZ” (ICETEX),
en uso de las facultades legales que le confiere el artículo 65B de la Ley 23 de 1991, adicionado por el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y en especial las conferidas por el numeral 10 del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto Nacional 1069 de 2015, y en el numeral 7 del artículo 9 de la Resolución número 662 del 10 de mayo de 2018, por medio de la cual se delegan unas funciones, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 65B de la Ley 23 de 1991, adicionado por el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, dispuso que las entidades y organismos de Derecho Público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles, deberán integrar un Comité de Conciliación y Defensa Judicial, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirá las funciones que se le señalen.
Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.4.3.1.2.2. del Decreto número 1069 del 2015, el Comité de Conciliación y Defensa Judicial es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas de prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Igualmente decidirá en cada caso específico sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro método alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público.
Que de conformidad con lo dispuesto en el numeral 10 del artículo 2.2.4.3.1.2.5., del Decreto número 1069 del 2015, es función de los Comités de Conciliación darse su propio reglamento.
Que por medio del Decreto número 1167 del 19 de julio del 2016, se modificaron y suprimieron algunas disposiciones del Decreto número 1069 del 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho.
Que mediante Resolución número 247 del 3 de abril de 1997, el Icetex creó su Comité de Conciliación y Defensa Judicial.
Que mediante Resolución número 0057 del 6 de febrero de 2001, se adecuó la estructura y funcionamiento del Comité de Conciliación y Defensa Judicial del Icetex con el fin que se desarrolle y diseñe políticas integrales de defensa y prevención del daño antijurídico.
Que mediante Resolución número 00517 del 27 de noviembre de 2002, se modificó la Resolución número 0057 del 6 de febrero de 2001, en lo que concierne a la integración del Comité de Conciliación y Defensa Judicial.
Que mediante Resolución número 0190 del 16 de marzo de 2007, se adecuó la conformación del Comité de Conciliación y Defensa Judicial del Icetex en razón de los cargos creados en virtud de la transformación de la entidad dispuesta por la Ley 1002 de 2005.
Que mediante Resolución número 651 del 4 de agosto de 2009, se modificó la conformación del Comité de Conciliación y Defensa Judicial del Icetex incluyendo al jefe de la Oficina de Riesgos como miembro con voz y voto.
Que mediante Resolución número 559 del 6 de abril de 2017, se modificó la integración del Comité de Conciliación y Defensa Judicial en el sentido de incluir como miembro con voz y voto al jefe del área que ostente la competencia funcional en los casos concretos que se sometan a consideración del Comité en cada sesión.
Que mediante Acta número 5 del 12 de agosto de 2009 el Comité de Conciliación y Defensa Judicial del Icetex expidió su Reglamento Interno, normativa que fue suscrita por el Presidente delegado del Comité y su Secretario Técnico, y que corresponde a la reglamentación que se halla vigente.
Que con el propósito de unificar y actualizar en un solo acto administrativo todas las disposiciones relacionadas con la composición y regulación del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de tal forma que se facilite su entendimiento y aplicación acorde con la normativa vigente, se procederá a la derogatoria del reglamento aprobado en Acta número 5 del 12 de agosto de 2009 y de las Resoluciones números 651 del 4 de agosto de 2009 y 559 del 6 de abril de 2017.
Que adicionalmente, con la expedición de un nuevo reglamento del Comité de Conciliación y Defensa Judicial se cumple con las pautas contenidas en el documento Conpes 3816 de 2014, relacionado con la política de Mejora Normativa, la cual tiene como objetivo promover el uso de herramientas y buenas prácticas regulatorias, a fin de lograr que las normas expedidas por la Rama Ejecutiva del Poder Público, en los órdenes nacional y territorial, revistan los parámetros de calidad técnica y jurídica; resultando eficaces, eficientes, transparentes, coherentes y simples en su aplicación.
Que, en este sentido, el Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior, Mariano Ospina Pérez (Icetex) ha adquirido el compromiso de promover la calidad en la producción de las normas, su impacto, la racionalización del inventario normativo, la participación y consulta pública en el proceso de elaboración de las normas, al igual que la defensa y la divulgación del ordenamiento jurídico atinente a la Entidad.
Que conforme con el numeral 8 del artículo 8 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, la presente resolución fue publicada para comentarios de los ciudadanos por un término de cinco (5) días hábiles entre los días 23 y 29 de julio de 2021 en la página web del Icetex en el link https://portal.icetex.gov.co/Portal/Home/atencion-al-ciudadano/participacion-ciudadana/consulta-ciudadana/proyectos-normativos-observaciones-ciudadanas/ término dentro del cual no se recibieron observaciones al proyecto de resolución o sus documentos anexos por parte de la ciudadanía.
Que en sesión ordinaria virtual del 30 de julio de 2021, conforme se registra en el Acta número 19 de tal fecha, el Comité de Conciliación y Defensa Judicial aprobó por unanimidad el proyecto de nuevo reglamento del Comité que se adopta por medio de la presente resolución.
En mérito de lo expuesto, la jefe de la Oficina Asesora Jurídica del Icetex, en ejercicio de la función delegada en el numeral 7 del artículo 9 de la Resolución número 662 del 10 de mayo de 2018,
RESUELVE:
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1o. ADOPCIÓN. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> Adoptar el reglamento del Comité de Conciliación y Defensa Judicial del Icetex, el cual está contenido en los artículos del presente acto administrativo.
ARTÍCULO 2o. NATURALEZA. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> El Comité de Conciliación y Defensa Judicial es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas para la prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses públicos a cargo de la Entidad.
ARTÍCULO 3o. PRINCIPIOS RECTORES. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> Los miembros del Comité de Conciliación y Defensa Judicial y los servidores públicos o contratistas que intervengan en sus sesiones en calidad de invitados, obrarán con base en los principios de legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.
En ese orden de ideas, deberán propiciar y promover la utilización exitosa de los métodos alternativos de solución de conflictos establecidos por la ley, en procura de evitar la prolongación innecesaria de los conflictos en el tiempo.
ARTÍCULO 4o. FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> El Comité de Conciliación y Defensa Judicial, cumplirá las funciones previstas en el artículo 2.2.4.3.1.2.5., del Decreto Nacional 1069 del 2015 o las normas que lo modifiquen o sustituyan, y en especial, las señaladas a continuación:
1. Formular, aprobar, ejecutar, implementar y hacer seguimiento a las políticas de prevención del daño antijurídico de la entidad.
2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la Entidad.
3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la Entidad, y cuya representación esté a cargo del Icetex, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; así como las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.
4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, y los demás mecanismos alternativos de solución de conflictos, incluidos los pactos de cumplimiento, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.
5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y el pacto de cumplimiento, además de señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación y de pacto de cumplimiento. Para tal efecto, el Comité de Conciliación y Defensa Judicial deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas y las sentencias de unificación jurisprudencial aplicables al caso en estudio, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.
6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.
7. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.
8. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.
9. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación y Defensa Judicial, quien deberá ser, preferiblemente, profesional del derecho.
10. Dictar su propio reglamento.
11. Autorizar que los conflictos suscitados entre entidades y organismos del orden nacional sean sometidos al trámite de la mediación ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
12. Aprobar el plan de acción anual que presentará el Secretario Técnico del Comité de Conciliación y Defensa Judicial, y realizar el seguimiento de su implementación para la vigencia respectiva.
13. Evaluar y dar aprobación a la formulación de la oferta de revocatoria directa de actos administrativos que se encuentren en discusión dentro de un proceso judicial, de acuerdo con lo establecido en el parágrafo del artículo 95 de la Ley 1437 del 2011. Para adelantar este trámite, se tendrá como sustento de la decisión, el análisis y recomendación que realice el apoderado designado por la Entidad respecto de los actos administrativos que se encuentren en discusión por esta vía.
14. Las demás funciones que establezca la Ley o el reglamento.
ARTÍCULO 5o. POLÍTICA DE PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación y Defensa Judicial, este deberá proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos con fundamento en los cuales se ha condenado a la Entidad, o en los procesos que haya decidido conciliar o se haya acudido a otro mecanismo de solución de conflictos previsto en la Ley. Lo anterior en el evento en que se hayan presentado condenas, conciliaciones o soluciones en el marco de otros mecanismos alternativos de solución de conflictos durante el periodo.
La política de prevención del daño antijurídico deberá ser formulada y aprobada de acuerdo con los lineamientos expedidos por la Agencia Nacional para la Defensa Jurídica del Estado para las entidades públicas del orden nacional.
ARTÍCULO 6o. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y DEFENSA JUDICIAL. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> El Comité de Conciliación y Defensa Judicial estará integrado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes, según el artículo 2.2.4.3.1.2.3. del Decreto Nacional 1167 del 19 de julio del 2016.
1. El Presidente del Icetex o su delegado, quien lo presidirá.
2. El Secretario General o quien haga sus veces.
3. El jefe de la Oficina Asesora de Jurídica o quien tenga a su cargo la defensa de los intereses litigiosos de la entidad.
4. El jefe de la Oficina de Riesgos
5. El jefe del área que ostente la competencia funcional sobre el(los) caso(s) concretos que vaya(n) a ser sometidos a consideración del Comité de Conciliación y Defensa Judicial en cada sesión.
La participación de los integrantes será indelegable, salvo la excepción prevista en el numeral 1 de este artículo, es decir, para el Presidente de la entidad.
PARÁGRAFO 1o. Actuarán como invitados permanentes con voz, pero sin voto el jefe de la Oficina de Control Interno y los apoderados que representen los intereses de la entidad en cada caso concreto.
PARÁGRAFO 2o. Se podrá invitar a un representante de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado quien actuará con voz y voto, cuando esta lo estime conveniente.
PARÁGRAFO 3o. En caso de ausencia de alguno de los miembros permanentes, quedará como delegado ante el Comité el funcionario designado por acto administrativo con las funciones del titular.
PARÁGRAFO 4o. La asistencia al Comité de Conciliación y Defensa Judicial es obligatoria para los integrantes con voz y voto.
PARÁGRAFO 5o. En el evento en que el Presidente o su delegado, quien actúa como Presidente del Comité de Conciliación y Defensa Judicial, deba ausentarse durante el curso de la sesión o por razones del servicio le sea imposible asistir a la misma, la presidencia del Comité será ocupada por el jefe de la Oficina Asesora Jurídica, dejándose para ello la constancia en la respectiva acta, sin que esto implique la delegación de su asistencia y voto para efectos del respectivo quórum. En el evento en que tanto el Presidente como el jefe de la Oficina Asesora Jurídica no se encuentren presentes en la sesión, los demás miembros asistentes designarán entre ellos y de común acuerdo el Presidente de esta.
PARÁGRAFO 6o. Serán invitados permanentes los funcionarios que realizan las fichas técnicas que son expuestas en el Comité, y como invitados ocasionales los funcionarios, contratistas o cualquier tercero que por tener relación con el asunto a tratar se considere pertinente su presencia en la respectiva sesión. Para el efecto, los miembros del Comité de Conciliación y Defensa Judicial podrán formular, a través de la Secretaría Técnica la respectiva invitación.
ARTÍCULO 7o. IMPARCIALIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ADOPCIÓN DE DECISIONES. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> Con el fin de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los integrantes del Comité les serán aplicables las causales de impedimento, conflicto de intereses y recusaciones previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las establecidas en el artículo 11 de la Ley 1437 del 2011; el artículo 141 de la Ley 1564 del 2012, por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se expiden otras disposiciones; el artículo 40 de la Ley 734 del 2002, o las que los modifiquen o sustituyan, y las demás normas concordantes.
ARTÍCULO 8o. TRÁMITE DE IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> Si alguno de los integrantes del Comité de Conciliación y Defensa Judicial se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento o conflicto de intereses citados en el artículo anterior, se sujetará a lo previsto en los artículos 11 y 12 de la Ley 1437 del 2011 o las normas que los modifiquen o sustituyan.
FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ.
ARTÍCULO 9o. SESIONES ORDINARIAS. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> El Comité de Conciliación y Defensa Judicial se reunirá al menos dos (2) veces al mes, en forma presencial en las instalaciones del Icetex o en el lugar indicado en la respectiva citación, o no presencial mediante conferencia virtual a través del medio electrónico idóneo que defina la Entidad y dejando constancia de lo actuado, de conformidad con lo establecido en el artículo 63 de la Ley 1437 del 2011 o las normas que los modifiquen o sustituyan.
ARTÍCULO 10. SESIONES EXTRAORDINARIAS. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> El Comité de Conciliación y Defensa Judicial se reunirá extraordinariamente cuando las necesidades del servicio así lo exijan, o cuando lo estime conveniente su Presidente, el jefe de la Oficina Asesora de Jurídica, o al menos dos de sus integrantes con voz y voto, previa convocatoria que para tal propósito formule la Secretaría Técnica, en los términos señalados en este reglamento.
ARTÍCULO 11. SESIONES VIRTUALES. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> El Comité de Conciliación y Defensa Judicial podrá “deliberar, votar y decidir en conferencia virtual, utilizando los medios electrónicos idóneos y dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio con los atributos de seguridad necesarios” (artículo 63, Ley 1437 de 2011). En las sesiones no presenciales que se realicen mediante conferencia virtual a través del medio electrónico idóneo del que disponga la entidad, los votos con la decisión de cada miembro se expresarán de viva voz en el curso de la sesión virtual y quedarán grabados si el mecanismo empleado lo permite, o conforme lo manifiesten por escrito en la conversación y/o chat de la sesión.
En las sesiones no presenciales que se realicen a través del correo electrónico, los votos deberán remitirse, por esta misma vía, al Secretario Técnico dentro de los dos
(2) días siguientes al envío de la convocatoria.
PARÁGRAFO. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial, conforme la necesidad del servicio lo requiera, podrá sesionar, deliberar, votar y decidir a través de sesiones mixtas, entendidas como aquellas en las que una parte de sus miembros se reúnan presencialmente y otro tanto, lo hagan a través del medio electrónico idóneo del que disponga la entidad.
ARTÍCULO 12. ELABORACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA Y REMISIÓN DE FICHAS TÉCNICAS. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> Una vez definida la fecha en la cual se realizará la sesión del Comité de Conciliación y Defensa Judicial, los apoderados deberán remitir al Secretario Técnico con no menos de tres (3) días de antelación a la sesión, las fichas técnicas de los casos que van a ser sometidos a su consideración. Las fichas técnicas se remitirán a través del aplicativo dispuesto por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, sin perjuicio de remitirlas simultáneamente por correo electrónico para evitar riesgos asociados a la disponibilidad tecnológica del aplicativo en cita.
Una vez verificadas y ajustadas las fichas por parte de los apoderados, el Secretario Técnico del Comité de Conciliación y Defensa Judicial remitirá, a través del correo y/o el medio tecnológico idóneo del que disponga la entidad, a sus integrantes y asistentes si a ello hubiere lugar, dentro de los dos (2) días anteriores a la sesión, la convocatoria con el orden del día con las respectivas fichas técnicas para su estudio y análisis. El orden del día será aprobado al inicio de cada sesión del Comité de Conciliación y Defensa Judicial.
ARTÍCULO 13. CONVOCATORIA. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> De manera ordinaria, el Secretario Técnico del Comité de Conciliación y Defensa Judicial procederá a convocar a los integrantes con al menos dos (2) días de anticipación, indicando día, hora, lugar y/o modalidad de la sesión y el respectivo orden del día.
Con la convocatoria se deberán remitir a cada integrante del Comité de Conciliación y Defensa Judicial las fichas técnicas que elabore el apoderado del caso a discutir.
Así mismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración del Comité; en estos casos, la invitación puede ser extendida con al menos un día de antelación a la sesión.
ARTÍCULO 14. CONTROL DE ASISTENCIA Y JUSTIFICACIÓN DE AUSENCIAS. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> Cuando alguno de los miembros del Comité o invitado no puedan asistir a una sesión deberá comunicarlo por correo electrónico y/o memorando a la Secretaría Técnica del Comité, a más tardar al día siguiente de la convocatoria de la respectiva sesión, indicando las razones de su inasistencia. En el caso de convocatorias a sesiones extraordinarias, la justificación de ausencias deberá remitirse el mismo día de la convocatoria.
En la correspondiente acta de cada sesión del Comité, la Secretaría Técnica dejará constancia de la asistencia.
ARTÍCULO 15. TRÁMITE Y ANÁLISIS DE LAS SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> Recibida la solicitud de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación y Defensa Judicial contará con quince (15) días para tomar la correspondiente decisión, la cual se comunicará en el curso de la audiencia respectiva, aportando la certificación en la que consten sus fundamentos.
En caso de que la decisión por algún motivo no pueda ser adoptada durante la sesión por requerirse la solicitud de pruebas, concepto a otras entidades, o por tratarse de solicitudes incompletas, el referido término podrá ser extendido atendiendo las circunstancias del caso y de conformidad con lo previsto en los artículos 15 y 17 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015) que contienen las normas que regulan el trámite de peticiones ante autoridades administrativas, de lo cual se dejará constancia en el acta respectiva.
En lo que concierne a las conciliaciones judiciales, la decisión del Comité se adoptará con suficiente antelación a la fecha fijada por el despacho judicial para la celebración de la audiencia.
ARTÍCULO 16. DESARROLLO DE LAS SESIONES. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> En el día y hora señalados, el Secretario Técnico informará al Comité si existen invitados a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, si las hubiere, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité.
Aprobado el Orden del Día, iniciará la sesión. Para tal efecto, el Secretario Técnico concederá el uso de la palabra para que se sustente el asunto sometido a conocimiento o decisión del Comité. Una vez se haya surtido la presentación, los miembros e invitados al Comité, si los hubiere, deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración.
A fin de adoptar las determinaciones que correspondan, una vez efectuada la respectiva deliberación, el Secretario Técnico procederá a preguntar a cada uno de los integrantes del Comité con voz y voto el sentido de su decisión, si a ello hubiere lugar. Las decisiones del Comité serán de obligatorio cumplimiento.
Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el Secretario Técnico informará al Comité que todos los temas han sido agotados y, en consecuencia, procederá a dar por terminada la sesión.
ARTÍCULO 17. SUSPENSIÓN DE SESIONES. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, en la misma se señalará nuevamente fecha y hora de su reanudación, la cual deberá ser en el menor tiempo posible. En todo caso, la Secretaría Técnica confirmará la citación mediante correo electrónico enviado a cada uno de los integrantes e invitados permanentes del Comité y así mismo realizará su agendamiento a través del medio electrónico idóneo del que disponga la Entidad.
ARTÍCULO 18. QUÓRUM DELIBERATORIO Y DECISORIO Y MAYORÍA DECISORIA. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> El Comité deliberará y decidirá con mínimo tres (3) de sus integrantes con voz y voto. Las decisiones serán aprobadas por mayoría simple de los integrantes asistentes a la sesión.
Ninguno de los integrantes podrá abstenerse de emitir su voto en la respectiva sesión, salvo que haya manifestado algún impedimento o conflicto de intereses en los términos de la Ley y este reglamento.
En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate el Presidente o representante legal de la entidad o su delegado, tendrá la función de decidir el desempate.
ARTÍCULO 19. TRÁMITE DE PROPOSICIONES. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> En el orden del día se establecerá un punto de proposiciones y varios para que los miembros del Comité y los invitados presenten a consideración asuntos que por su naturaleza consideren que debe ser tratados y que no se hallen incluidos en el Orden del Día.
ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE FICHAS TÉCNICAS E INFORMES.
ARTÍCULO 20. FICHAS TÉCNICAS. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> Para fundamentar jurídicamente y facilitar la exposición y estudio de los casos sometidos a consideración del Comité de Conciliación y Defensa Judicial, el jefe de la dependencia, en donde se haya originado o tramitado el asunto objeto de conciliación, agotará el trámite para que en su área se dé una respuesta al asunto objeto de conciliación y la remita junto con los documentos soporte a la Oficina Asesora Jurídica.
Recibida la documentación o antes si así lo considera el jefe de la Oficina Asesora Jurídica designará un abogado adscrito a su dependencia para que se encargue de la representación de la entidad, y proyecte la ficha técnica que podrá elaborar junto con el funcionario de la dependencia de origen para la exposición de esta ante el Comité de Conciliación y Defensa Judicial en forma verbal. La ficha técnica deberá ser diligenciada en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado – eKOGUI, según corresponda.
El abogado que tenga a cargo la representación prejudicial o judicial del asunto materia de conciliación, en otros mecanismos alternativos de solución de conflictos, procesos judiciales, o el estudio de la procedencia del inicio de la acción de repetición o llamamiento en garantía con fines de repetición, deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, según los lineamientos definidos al respecto por la Oficina Asesora Jurídica y por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
Los abogados de la Entidad para efectos de conceptuar sobre los anteriores asuntos deberán tener en cuenta lo dispuesto en las Leyes 446 de 1998, 640 del 2001, 678 del 2001, 1437 del 2011, 1564 del 2012, el Decreto número 1069 del 2015 y el Decreto número 1167 de 2016, las normas que las modifiquen o sustituyan, así como las demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso.
La integridad, veracidad, fidelidad de la información y de los hechos registrados en la ficha técnica son responsabilidad del abogado que la elabore, quien deberá generarla a través del aplicativo dispuesto por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado en los casos que corresponda.
ARTÍCULO 21. REMISIÓN FICHAS TÉCNICAS CON EL ESTUDIO DE PROCEDENCIA DE LLAMAMIENTOS EN GARANTÍA CON FINES DE REPETICIÓN. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> Conforme a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 678 del 2001, en concordancia con el artículo 2.2.4.3.1.2.13 del Decreto número 1069 del 2015, o las normas que los modifiquen o sustituyan, el abogado al cual le sea asignado el proceso respectivo, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de notificación del auto admisorio de la demanda o del llamamiento en garantía, según corresponda, deberá presentar al Secretario Técnico del Comité de Conciliación y Defensa Judicial la ficha técnica con su concepto debidamente sustentado en el que indique la procedencia o no del llamamiento en garantía con fines de repetición.
ARTÍCULO 22. INFORMES DE GESTIÓN DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y DEFENSA JUDICIAL. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> Con el propósito de dar cumplimiento al numeral 3 del artículo 2.2.4.3.1.2.6. del Decreto Nacional 1069 del 2015, o la norma que lo modifique o sustituya, el Secretario Técnico del Comité deberá preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, los que serán entregado al Presidente y a los miembros del Comité cada seis (6) meses.
El informe se generará a partir de la información contenida en las actas de las sesiones del Comité y deberá referir aspectos tales como:
1. La relación de las sesiones del Comité surtidas dentro del período, con la identificación de las decisiones adoptadas en cada caso, incluyendo los estudios de la procedencia de acción de repetición y llamamiento en garantía con fines de repetición y el resultado y/o avance de las audiencias y demandas respectivas.
2. El análisis del impacto en la litigiosidad de la entidad por vía de los acuerdos conciliatorios aprobados y no aprobados.
3. Las actividades ejecutadas en relación con las demás funciones a cargo del Comité de Conciliación y Defensa Judicial.
Las diferentes dependencias de la entidad deberán entregar, si a ello hubiere lugar, los insumos que se requieran para la elaboración de dicho informe.
ARTÍCULO 23. INFORMES SOLICITADOS AL COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y DEFENSA JUDICIAL. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> Las solicitudes de información realizadas al Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la entidad, por diversas autoridades, órganos de control, Subcomités Sectoriales de Defensa Jurídica, con el propósito de analizar, coordinar y evaluar los asuntos transversales de defensa de las entidades que conforman el sector para la formulación de estudios de litigiosidad, políticas de prevención, directrices de conciliación o estrategias de defensa, deberán ser atendidas dentro del término de ley y/o el indicado en la respectiva solicitud.
PRESIDENCIA, SECRETARÍA TÉCNICA, ACTAS, CERTIFICACIONES Y ARCHIVO.
ARTÍCULO 24. PRESIDENCIA DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> La Presidencia del Comité será ejercida por el Presidente del Icetex o su delegado quien cumplirá las siguientes funciones:
1. Presidir las sesiones del Comité de Conciliación y Defensa Judicial.
2. Solicitar al Secretario Técnico la realización de las convocatorias a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité de Conciliación y Defensa Judicial.
3. Suscribir las actas.
ARTÍCULO 25. SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por el funcionario de la planta de la entidad, profesional del derecho, que para el efecto designe el Comité de Conciliación y Defensa Judicial. A su cargo tendrá las siguientes funciones:
1. Convocar a los integrantes del Comité de Conciliación y Defensa Judicial a las sesiones ordinarias y extraordinarias con una antelación no inferior a dos (2) días hábiles para las primeras y un (1) día hábil para las segundas, e invitar a quienes deban participar en las mismas, indicando el día, hora y lugar donde se llevará a cabo la reunión, junto con las fichas técnicas de conciliación y demás documentación según los temas propuestos en el Orden del Día.
2. Elaborar el orden del día para cada sesión.
3. Elaborar las actas de cada sesión del Comité. El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el Presidente del Comité y el Secretario Técnico, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.
4. Llevar el control de la participación de los miembros del Comité a cada una de las reuniones, dejando constancia en el acta respectiva e indicando cuáles ausencias fueron debidamente justificadas.
5. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.
6. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, de conformidad con lo establecido en el artículo 22 del presente Reglamento.
7. Someter a consideración del Comité la información que este requiera para la formulación y aprobación de políticas de prevención del daño antijurídico, de defensa judicial, así como las directrices institucionales de conciliación de la Entidad. Para lo anterior, deberá coordinar las reuniones o sesiones de trabajo necesarias con delegados de las diferentes instancias de la organización (Control Interno, Planeación, administrativa, financiera, oficina jurídica, áreas generadoras de daño antijurídico), con el fin de analizar las diferentes situaciones de daño antijurídico, analizar causas, evaluar casos perdidos y casos de éxito, proponer acciones de mejoramiento y demás propuestas que serán presentados a consideración del Comité de Conciliación y Defensa Judicial.
8. Coordinar la difusión de las políticas de prevención del daño antijurídico al interior de la entidad.
9. Entregar a los apoderados que representan a la entidad, ante los Despachos Judiciales y la Procuraduría General de la Nación, copia de las actas del Comité de Conciliación y Defensa Judicial o certificaciones, que contengan la decisión adoptada por el Comité, respecto de los asuntos que dichos apoderados tienen a su cargo, quienes deberán observar las decisiones allí contenidas de manera obligatoria.
10. Proyectar y presentar a consideración del Comité de Conciliación y Defensa Judicial el plan de acción anual.
11. Verificar el cumplimiento de las actividades programadas en el plan de acción.
12. Informar al coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de iniciar acciones de repetición.
13. Verificar que las fichas técnicas que se someten a consideración del Comité cumplan con los lineamientos y directrices señalados en el artículo 20 del presente Reglamento.
14. Coordinar el archivo y control de las actas del Comité y en general de toda la documentación que se genere con ocasión del cumplimiento de las funciones asignadas a este.
15. Las demás que le sean asignadas por el Comité de Conciliación y Defensa Judicial.
ARTÍCULO 26. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE ACTAS. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> Las actas serán elaboradas por la Secretaría Técnica del Comité, quien deberá dejar constancia en ellas de las deliberaciones y decisiones adoptadas, y serán suscritas por el Presidente de la sesión y el Secretario Técnico, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.
Las actas del Comité de Conciliación y Defensa Judicial deberán tener una numeración consecutiva, la cual estará a cargo de la secretaría técnica del Comité.
Las fichas técnicas, presentaciones, informes y todos los soportes documentales presentados para estudio del Comité de Conciliación y Defensa Judicial en cada sesión hacen parte integral de las respectivas actas.
PARÁGRAFO. Las solicitudes de copias auténticas de las actas del Comité de Conciliación y Defensa Judicial serán atendidas por el Secretario Técnico.
ARTÍCULO 27. CERTIFICACIONES. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> La decisión sobre la procedencia de la conciliación o de cualquier otro mecanismo alternativo de solución de conflictos, del pacto de cumplimiento, la acción de repetición o del llamamiento en garantía con fines de repetición, o la oferta de revocatoria de un acto administrativo de conformidad con el parágrafo del artículo 95 de la Ley 1437 del 2011, se consignará en la respectiva acta del Comité, según lo establecido en el artículo 20 de la presente resolución, y la certificación será suscrita por parte del Secretario Técnico, para su presentación en el despacho que corresponda por parte del apoderado de la Entidad.
Dichas certificaciones deberán contener la identificación del asunto, el número de radicación del mismo, las partes intervinientes y el despacho de conocimiento, así como la fecha de la sesión en la que se adoptó la decisión, el sentido de la misma y una descripción sucinta de las razones en las que esta se funda.
ARTÍCULO 28. ARCHIVO DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y DEFENSA JUDICIAL. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> Los expedientes físicos y/o digitales de los asuntos sometidos a consideración del Comité de Conciliación y Defensa Judicial deberán ser conformados por el apoderado al cual se le asignó el caso y contendrán la totalidad de las piezas procesales relacionadas con el respectivo proceso.
SEGUIMIENTO Y CONTROL A LAS DECISIONES DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y DEFENSA JUDICIAL.
ARTÍCULO 29. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS DECISIONES ADOPTADAS POR EL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> Corresponde a la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación y Defensa Judicial y/o el jefe de la Oficina Asesora Jurídica, verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité, para lo cual se solicitarán informes a los apoderados, funcionarios de la entidad y personal de apoyo que corresponda, vía correo electrónico y/o memorando.
DISPOSICIONES FINALES.
ARTÍCULO 30. SALVAMENTOS Y ACLARACIONES DE VOTO. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales dejarán constancia en la respectiva acta.
ARTÍCULO 31. INDICADOR DE GESTIÓN. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> En concordancia con lo establecido en el artículo 2.2.4.3.1.2.7. del Decreto número 1069 del 2015, la prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en él se asignarán las responsabilidades al interior de la Entidad.
ARTÍCULO 32. PUBLICACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> La Oficina Asesora Jurídica publicará en la página web de la entidad, las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios celebrados dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la publicidad y transparencia de estos.
ARTÍCULO 33. COMUNICACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 33 de la Resolución 1414 de 2022> La presente resolución deberá ser comunicada a través de la Secretaría General del Icetex a la Presidencia, a la Vicepresidencia de Fondos en Administración, a la Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología, a la Vicepresidencia Financiera, a la Vicepresidencia de Crédito y Cobranza, a la Oficina de Riesgos, a la Oficina Asesora de Planeación, a la Oficina de Relaciones Internacionales, a la Oficina de Control Interno, a la Oficina de Comunicaciones y a la Oficina Comercial y Mercadeo.
ARTÍCULO 34. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deroga el reglamento aprobado en Acta número 5 del 12 de agosto de 2009, las Resoluciones números 651 del 4 de agosto de 2009 y 559 del 6 de abril de 2017 y las demás que le sean contrarias.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
El Jefe Oficina Asesora Jurídica,
ANA LUCY CASTRO CASTRO.