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RESOLUCION 1887 DE 2004
(noviembre 29)
Diario Oficial 45.761 de 13 de diciembre de 2004
FONDO DE PREVISIÓN SOCIAL DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA
Por la cual se establecen los mecanismos de control de supervivencias de los pensionados del Fondo de Previsión Social del Congreso, manejo de libranzas y se dictan otras disposiciones.
LA DIRECTORA GENERAL DEL FONDO DE PREVISIÓN DEL CONGRESO,
en ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas en los artículos 14 y 19 de la Ley 33 de 1985, el Decreto 1203 de 1985 artículo 15 literal b), la Ley 700 de 2001, el Decreto 2751 de 2002; el Decreto 1073 de 2002 y 904 de 2003.
CONSIDERANDO:
Que la Ley 33 de 1985 en su artículo 19 faculta al director general para desarrollar todas las funciones que se relacionen con la organización, administración y funcionamiento del fondo;
Que el objetivo de la presente Resolución es establecer las condiciones, procedimientos, trámites, requisitos mínimos y políticas que deben cumplir las personas naturales y jurídicas y fijar las responsabilidades de las dependencias de Fondo de Previsión Social del Congreso que tendrán a su cargo dichos trámites;
Que el aporte del certificado de supervivencia es requisito indispensable para efectuar el ingreso a nómina y pago de la mesada pensional.
Que el Decreto 2751 de 2002, por medio del cual se reglamenta el artículo 5o del Decreto 2150 de 1995 y la Ley 700 de 2001 en su artículo 3o establece como mecanismo de control la presentación personal del pensionado en la respectiva oficina o la prueba de supervivencia una vez cada tres meses a la oficina encargada de recepcionarlas. La supervivencia debe ser acreditada ante un Notario público, Cónsul o ante un funcionario público quien haga sus veces, esta misma no podrá conferirse para el cobro de más de tres mesadas pensionales;
Que existen pensionados que residen en el exterior los que deberán remitir la supervivencia con el lleno de los requisitos legales exigidos en el artículo 259 del C.P.C.
Que para el pago de pensiones a curadores, mesadas atrasadas, embargos, el cambio de sitio de pago, los pensionados deben acreditar los requisitos legales expuestos en la presente Resolución.
Que para la asignación y manejo de códigos para descuentos por nómina de pensionados se deben presentar l os documentos que acrediten la legitimidad de las actuaciones de los usuarios ante el Fondo de Previsión Social del Congreso de conformidad con las disposiciones legales vigentes;
Que se hace necesario establecer métodos y requisitos para la racionalización y objetividad de las asignaciones de los códigos para el descuento de nómina a favor de las entidades así como el control de su uso.
Que de acuerdo con lo dispuesto en los Decretos 1073 de 2002, y 904 de 2003, la entidad deberá realizar los descuentos autorizados por la ley y los Decretos reglamentarios, los que se harán previo el cumplimiento de los requisitos legales contenidas en la Ley 79 de 1988, la Ley 454 de 1988, el Código Sustantivo del Trabajo, Ley 100 de 1993 y demás normas que regulan la materia relacionada con los descuentos o la nómina de pensiones y del sector solidario.
Que el Decreto 1073 de 2002, autoriza la realización de descuentos por nómina, a las Organizaciones Gremiales, Fondos de Empleados, Cooperativas y Cajas de Compensación Familiar;
Que los descuentos realizados sobre el valor neto de la mesada pensional, esto es, descontado el aporte para salud, incluyendo los permitidos por la ley laboral, podrán efectuarse a condición de que no se afecte el salario mínimo mensual legal y el beneficiario pueda recibir no menos del cincuenta por ciento (50%) de la mesada pensional.
Que la entidad expidió la Resolución 1710 del 26 de octubre de 2004, a la que por sugerencia de los usuarios se le deben efectuar algunas modificaciones haciéndose necesario reemplazarla para efectos de compilación.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Establecer los siguientes mecanismos de control de supervivencias de los pensionados del Fondo de Previsión Social del Congreso, pagos de pensiones a beneficiarios apoderados o terceros autorizados, a curadores, mesadas atrasadas, embargos, solicitud de certificaciones, cambios de sitios de pago, y manejo de códigos.
SUPERVIVENCIAS.
ARTÍCULO 2o. SUPERVIVENCIAS. Para el ingreso a nómina y pago de mesadas pensionales es requisito indispensable el aporte del certificado de supervivencia el cual debe ser presentado los primeros diez (10) días calendario de los meses de enero, abril, julio y octubre.
PARÁGRAFO 1. Presentación de supervivencias. Deben presentar supervivencia los pensionados que reciben el pago de su mesada por la modalidad de abono en cuenta de ahorros y deben hacerlo cada tres (3) meses.
PARÁGRAFO 2. Pensionados que residen en el Exterior. El pensionado que reside en el exterior cuenta con tres opciones para cumplir con este requisito:
a) Enviar al Fondo de Previsión Social del Congreso el original del certificado de supervivencia expedido por autoridad extranjera debidamente apostillado;
b) Enviar al Fondo de Previsión Social del Congreso el original del certificado de supervivencia expedido en el Consulado de Colombia debidamente legalizado en el Ministerio de Relaciones Exteriores;
c) Acercarse al Consulado de Colombia en el país donde reside, con el fin de firmar la planilla de supervivencia (solamente aplica si el Consulado cuenta con este procedimiento), dichas planillas son enviadas al Ministerio de Relaciones Exteriores en Colombia con el fin de ser legalizadas y posteriormente sean enviadas al Fondo de Previsión Social del Congreso para efectuar el trámite de actualización de las supervivencias allí r egistradas;
d) En caso de que sea enviado vía fax, debe allegarse el original a la Oficina de Atención al Usuario dentro de los cinco días siguientes al envío del Fax.
ARTÍCULO 3o. FECHAS Y TRAMITES DE LAS SUPERVIVENCIAS. Las supervivencias deben ser recibidas por el Fondo de Previsión Social del Congreso dentro de los primeros diez (10) días calendario de los meses de enero, abril, julio y octubre.
Las siguientes son las alternativas para presentar su supervivencia:
Solamente son válidas las supervivencias expedidas por Notario, y excepcionalmente por los Alcaldes en los casos previstos en la ley.
El certificado de supervivencia en original debe ser entregado o enviado a la Oficina de Atención de Usuario del Fondo de Previsión Social del Congreso, a la carrera 10 No. 24 55 piso 2, Bogotá, D. C.
ARTÍCULO 4o. LEGALIZACIÓN. Documentos otorgados en el Extranjero. Los documentos otorgados en el extranjero deben presentarse legalizados y consiste en la certificación que expide el Ministerio de Relaciones Exteriores, en la cual se avala la firma del Cónsul Colombiano, en el país en el cual fue expedido el documento público, para el caso de aquellos documentos que van a surtir efectos en Colombia (artículos 259 del Código de Procedimiento Civil, 480 del Código de Comercio y en la Resolución 2201 del 22 de julio, de 1997, proferida por el Ministerio de Relaciones Exteriores).
La legalización en el Ministerio de Relaciones Exteriores es gratuita y se efectúa en la transversal 17 No. 98 55 en Bogotá, en horario de 8 a.m. a 3 p.m. de lunes a viernes.
PARÁGRAFO. Apostille. Es el certificado mediante el cual se avala la autenticidad de la firma y el título a que ha actuado la persona firmante del documento.
PAGO DE PENSIONES A BENEFICIARIOS APODERADOS O TERCEROS AUTORIZADOS.
ARTÍCULO 5o. PAGO DE PENSIONES A BENEFICIARIOS APODERADOS O TERCEROS AUTORIZADOS. Los requisitos establecidos por el Fondo de Previsión Social del Congreso para el pago a apoderados especiales, los cuales se ajustan a lo reglamentado en la Ley 700 de noviembre de 2001 y Decreto Reglamentario 2751 del 26 de noviembre de 2002, son:
a) Poder especial firmado ante Notario Público donde autorice a un tercero para el cobro de la(s) mesada(s) pensional(es); dicho poder debe ser conferido para el cobro de mesadas debidamente especificadas y no podrá conferirse para el cobro de más de tres (3) mesadas.
b) Certificado de supervivencia con fecha de expedición que cubra el trimestre a convalidar, el cual debe ser presentado para cada uno de los pagos. La Entidad financiera será la responsable de verificar adecuadamente la identidad del beneficiario, a través de medios probatorios idóneos que acrediten tal circunstancia.
PAGO A CURADORES.
ARTÍCULO 6o. PAGO A CURADORES. Para realizar el pago de pensiones a curadores, el Fondo de Previsión Social del Congreso y las entidades bancarias deben exigir la presentación de los siguientes documentos:
a) Fotocopia del documento de identificación tanto del pensionado interdicto como del curador.
b) Superv ivencia del interdicto (pensionado) con fecha de expedición que cubra el trimestre a convalidar.
c) Fotocopia simple del Acto Administrativo (Auto o Resolución) del Fondo de Previsión del Congreso mediante el cual se le reconoció como curador con fundamento en la sentencia expedida por autoridad judicial aportada al expediente o en su defecto fotocopia simple de la sentencia que lo designa como curador.
PAGO DE MESADAS ATRASADAS.
ARTÍCULO 7o. PAGO DE MESADAS ATRASADAS. Para solicitar el pago de las mesadas no cobradas en meses anteriores, el pensionado debe presentar los siguientes documentos:
a) Carta (original) firmada por el pensionado ante notario y que contenga obligatoriamente la siguiente información:
b) Ultimo sitio de pago donde recibió sus mesadas.
c) Meses solicitados (uno a uno).
d) Número de resolución que dio origen a la pensión.
e) Dirección y teléfono del pensionado para confirmación de información.
f) Certificación en original expedida por la entidad bancaria donde conste que la cuenta de ahorros ha sido abierta en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 700 del 7 de noviembre de 2001 para pago de pensionados.
g) Certificado de supervivencia (original) con fecha de expedición que cubra el trimestre a convalidar.
h) Fotocopia ampliada y legible del documento de identificación.
i) Fotocopia de la resolución que dio origen a la pensión.
Todos los documentos deben ser legibles y no presentar tachones ni enmendaduras.
EMBARGOS.
ARTÍCULO 8o. EMBARGOS. La aplicación de un embargo, desembargo o regulación del mismo se efectúa solamente ante una orden judicial.
Para poder ingresar los descuentos al pensionado y dar cumplimiento a la providencia, es necesario que, en el oficio por medio del cual se notifica la decisión, se incluyan los datos tal como se contempla en el Acuerdo número 412 de 1998 del Consejo Superior de la Judicatura, los cuales son los siguientes:
Nombre y número de identificación del demandante (cédula o Nit)
Nombre y número de identificación del demandado (cédula o Nit)
Referencia del proceso.
Porcentaje o condiciones del reajuste.
Tope o valor límite de la medida cautelar.
PARÁGRAFO. Las pensiones por regla general son inembargables (ley 100/93 artículo 34). Por excepción las mesadas pensionales solamente pueden ser embargadas hasta el 50% para Cuotas Alimenticias y Créditos a favor de Cooperativas.
SOLICITUD DE CERTIFICACIONES.
ARTÍCULO 9o. CERTIFICACIONES. Los pensionados pueden solicitar de manera personal o por escrito los siguientes certificados:
a) Certificado de valor pensión: El Fondo de Previsión Social del Congreso certifica el nombre y número del documento de identificación del pensionado, el valor bruto de la pensión y la Entidad promotora de salud a la que se encuentra afiliado.
b) Certificado de no pensión: Una vez verificada la base de datos, Fonprecón, certifica el no pago de pensión.
c) Certificado de ingresos y retenciones.
d) Para efectos del pago de la pensión de sobreviviente a los hijos estudiantes de 18 años o más de edad y hasta 25, deberán acreditar la calidad de tales mediante certificación auténtica expedida por el establecimiento de educación formal básica, media superior, aprobada por el Ministerio de Educación, los meses de febrero y agosto, en el cual conste que se cursan los estudios, con una intensidad de por lo menos 20 horas semanales.
PARÁGRAFO. Para solicitar este tipo de certificaciones se debe tener en cuenta:
Si el(los) certificado(s) es solicitado personalmente en nuestras instalaciones, el pensionado debe presentar su documento de identificación.
Si el pensionado autoriza a un tercero para solicitar el (los) certificado(s) en instalaciones del Fondo de Previsión Social del Congreso, la persona autorizada debe presentar:
Carta de solicitud firmada por el pensionado ante Notario Público especificando el nombre y documento de identificación del autorizado.
Fotocopia ampliada de los documentos de identificación del pensionado y el tercero autorizado.
Para solicitar este tipo de certificados por correo o fax, debe enviar los siguientes documentos:
Carta de solicitud firmada por el pensionado ante Notario Público.
Fotocopia ampliada del documento de identificación del pensionado.
CAMBIO DE SITIO DE PAGO.
ARTÍCULO 10. CAMBIO DE SITIO DE PAGO. Para solicitar el cambio del sitio de pago el pensionado debe enviar los siguientes documentos:
a) Carta de solicitud firmada por el pensionado, con firma debidamente autenticada ante Notario; la carta debe contener obligatoriamente la siguiente información:
Anterior sitio de pago.
Número de resolución que dio origen a la pensión.
Dirección y teléfono del pensionado para confirmación de información.
b) Fotocopia ampliada y legible del documento de identificación.
c) Certificado de supervivencia (original) con fecha de expedición que cubra el trimestre a convalidar.
d) Certificación en original expedida por la entidad bancaria donde conste que la cuenta de ahorros ha sido abierta con los parámetros de la Ley 700 del 7 de noviembre de 2001 para pago de pensionados, con el nombre de quien suscribe la certificación, cargo, sucursal y número telefónico de la sucursal.
Todos los documentos deben ser legibles y no presentar tachones ni enmendaduras.
ASIGN ACIÓN, RENOVACIÓN Y MANEJO DE CÓDIGOS (LIBRANZAS).
ARTÍCULO 11. ASIGNACIÓN, RENOVACIÓN Y MANEJO DE CÓDIGOS PARA LA OPERACIÓN DE LOS DESCUENTOS POR NÓMINA DE LOS PENSIONADOS. Los descuentos que se apliquen en la nómina del Fondo de Previsión Social del Congreso se causarán exclusivamente por medio de códigos de descuento por nómina.
Las entidades que conceden créditos a los pensionados y que soliciten asignación de un código de descuento deben presentar solicitud motivada, firmada por el representante legal, dirigida a la Directora General del Fondo de Previsión Social del Congreso en los primeros quince (15) días calendario del mes de abril de cada año, anexando en carpeta celuguía oficio, la documentación exigida en el anexo 1 debidamente foliada. Adicionalmente deberán diligenciar el formulario de solicitud de asignación y/o renovación de códigos ante Fonprecon, y remitir la carta (Anexo 4) suscrita por el representante legal de la entidad solicitante en la cual de manera expresa manifiesta que conoce, acepta y se sujeta a las normas contenidas en el presente reglamento. La solicitud para efectuar descuentos por nómina por cualquier concepto, debe hacerse por escrito dirigido a la directora General del Fondo de Previsión Social del Congreso.
PARÁGRAFO. <Parágrafo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 410 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Para efecto del control en la asignación, renovación y manejo de códigos para la operación de descuentos por nómina a los pensionados, el Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, solo aprobará los códigos las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia y las Cooperativas que ejerzan actividad financiera en los términos del artículo 39 de la Ley 454 de 1998, concordante con la Ley 795 de 2003 y el Decreto 2159 de 1999 que estén sometidas al primer nivel de supervisión por parte de la Superintendencia de Economía Solidaria en los términos de la Circular Básica Jurídica 007 de 2008 en concordancia con la Circular Externa 022 del 19 de abril de 2007 expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia sobre las instrucciones relativas al SARLAFT, y las Circulares 048 y 049 de 2006 sobre el Saro y demás normas que las modifiquen o adicionen.
ARTÍCULO 12. RENOVACIÓN. La entidad a la cual se le ha asignado un código de descuento por nómina debe renovar la documentación exigida en el anexo 2 en los primeros quince (15) días calendario del mes de abril de cada año. Si no envían la información en esta fecha, el código quedará suspendido para recibir nuevos descuentos.
ARTÍCULO 13. MANEJO DE CÓDIGOS. Para el caso del archivo mensual de descuentos en medio magnético, su costo será de quince mil pesos ($15.000), por cada medio magnético procesado más IVA, el cual será reajustado anualmente en el mes de enero en el mismo porcentaje del incremento del índice de precios al consumidor del año anterior de conformidad con lo dispuesto en la Ley 242 de 1985 artículo 3.
El código de descuentos por nómina asignado sólo es apto para reportar libranzas con cargo a la nómina de pensionados del Fondo de Previsión Social del Congreso.
Es responsabilidad de la entidad beneficiaria del código, adelantar todos los trámites necesarios para confrontar la identidad de quienes van a adquirir los compromisos, verificando plenamente su identificación y la autenticidad de los documentos soporte del descuento.
El código para descuentos por nómina es individual e intransferible y no puede ser cedido, prestado o alquilado.
Las entidades beneficiarias de un Código de descuento por nómina, están obligadas a tramitar los formularios de reporte de descuento, con las libranzas debidamente diligenciadas, a través de la División de Prestaciones Económicas <1> entre el 10 de cada mes y el 4 del mes siguiente en horario de 8:00 a.m. a 12:00 m., de lunes a viernes. Los resultados se entregan entre las 11:00 a.m. y la 1:00 p.m. del día siguiente a la fecha de radicación. El horario de atención para aclaraciones e inquietudes será los días jueves de 8:00 a.m. a 12:00 m., con cita previa llamando por el conmutador.
Las libranzas enviadas en medio magnético deben ser remitidas por la entidad junto con un oficio donde se informe y/o se anexe:
a) Certificación sobre la calidad de afiliado de las personas contenidas en la relación, la cual deberá ser suscrita por el Representante legal de la entidad.
b) La cantidad de registros y valor total contenido en e l archivo.
PARÁGRAFO 1. No serán procesadas las libranzas y descuentos para la entidad que no traigan el número de pagaré o el número consecutivo para cada registro.
ARTÍCULO14. CANCELACIÓN DE CÓDIGOS. Será motivo de cancelación definitiva del código de descuentos por nómina, cualquiera de las siguientes causales:
Radicar libranzas por pensionados que al momento de adquirir la obligación no tengan la calidad de afiliado a la cooperativa o entidad del sector solidario.
Permitir el uso del código asignado, a entidad distinta a quien le ha sido asignado.
Utilizar el nombre de Fondo de Previsión Social del Congreso en cualquier tipo de publicidad sin previo consentimiento del mismo.
Entregar bienes y/o servicios, cuyo valor sea superior al del mercado. Se entiende como precios de mercado señalado por reconocidos almacenes de cadena y/o por almacenes reconocidos en el domicilio donde reside el pensionado. En todo caso la carga de la prueba estará a cargo del peticionario inconforme.
Registrar en pagarés o libranzas que respalden los créditos, valores superiores a los realmente entregados al pensionado, o número de cuotas superiores, como mecanismo para disfrazar sobre costos y/o tasas superiores a las permitidas o tasas de usura; la prueba de ello estará a cargo del usuario.
Comprobación de que quien figura como representante legal de la entidad, ante el Fondo de Previsión Social del Congreso no sea la misma persona que aparece registrada en la Cámara de Comercio, en la Superintendencia de Economía Solidaria o en la Superintendencia Bancaria, según el caso.
La ausencia de reporte de movimiento de cartera durante tres (3) meses consecutivos, con excepción de los tres (3) primeros meses contados a partir de la fecha de haberse asignado el código.
No presentación de la documentación reglamentaria y actualizada para la renovación del código de descuento por nómina, en los primeros quince (15) días calendario del mes de abril de cada año.
Encontrarse la Entidad en estado de proceso concursal, disolución o liquidación.
Entregar a los pensionados mercancía de procedencia ilícita siempre y cuando el interesado compruebe dicha situación.
Incumplimiento en la entrega de la mercancía al pensionado de acuerdo con la fecha pactada en el momento de efectuarse el compromiso. La carga de la prueba estará bajo la responsabilidad del peticionario.
Registrar datos falsos e inconsistentes en el formulario de solicitud de asignación y/o renovación de códigos ante el Fondo de Previsión Social del Congreso.
Presentar reiteradamente rechazo de las solicitudes de descuento por exceder los límites de que trata el Decreto 1073 de 2002, y 934 de 2003.
Suplantaciones del deudor en la adquisición de créditos con la entidad. La carga de la prueba estará bajo la responsabilidad del peticionario.
La no atención oportuna a las solicitudes de información y de documentos que por escrito le efectúe el Fondo de Previsión Social del Congreso relacionada con los descuentos, a dichas solicitudes se le aplicará el término de quince (15) días hábiles.
No informar en el mes siguiente a la fecha en que la entidad tenga conocimiento, del fallecimiento del asociado o deudor perteneciente a la nómina del Fondo de Previsión Social del Congreso.
Incumplimiento de alguno de los requisitos o parámetros de que trata el presente reglamento.
DISPOSICIONES VARIAS.
ARTÍCULO 15. REGISTRADURÍA. La nómina, donde se relacionan cédulas y nombres completos de los beneficiarios de los pagos de mesadas pensionales, junto con sus respectivas supervivencias, debe ser remitida por la División de Prestaciones Económicas<1> a la Registraduría Nacional del Estado Civil, con el objeto de que se efectúe la verificación con los registros de dicha Entidad, dentro de los últimos cinco (5) días de marzo, junio, septiembre y diciembre de cada año.
ARTÍCULO 16. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución número 0060 del 28 de abril del 2004 y 1710 del 26 de octubre de 2004 y todas las disposiciones internas que le sean contrarias.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
29 de noviembre de 2004.
La Directora General,
Diana Margarita Ojeda Visbal.
ANEXO 1
Documentación exigida y que se debe anexar a la solicitud de asignación de Código de Descuento por nómina.
Anexo 2
Documentación exigida y que se debe anexar a la solicitud de Renovación de Código de Descuento por Nómina
ANEXO 3
<Notas de pié de página introducidas por Avance Jurídico:>
<1> - Según lo dispuesto en el artículo 2 de la Resolución 410 de 2010, publicada en el Diario Oficial No. 47.666 de 29 de marzo de 2010, "para todos los efectos legales donde se cita la División de Prestaciones Económicas se entenderá que hace referencia a la Subdirección de Prestaciones Económicas"