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RESOLUCIÓN 1465 DE 2007
(agosto 6)
Diario Oficial No. 46.729 de 23 de agosto de 2007
FONDO DE PREVISIÓN SOCIAL DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA
Por la cual se crea e integra el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República.
LA DIRECTORA GENERAL DEL FONDO DE PREVISIÓN SOCIAL DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA,
en ejercicio de las facultades legales y estatutarias, en especial las que le confiere el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, y
CONSIDERANDO:
Que por Sentencia C-457/08 del 7 de junio de 2006 proferida por la Corte Constitucional, fue declarado inexequible el artículo 79 de la Ley 998 de 2005 que prorrogaba hasta el 31 de diciembre de 2006, el proceso de saneamiento contable establecido en la Ley 716 de 2001 y sus decretos reglamentarios, además de las normas contables expedidas con fundamento en la misma y por lo tanto a partir de tal fecha dejó de tener aplicabilidad dicho proceso y en consecuencia las entidades públicas deberán continuar depurando su información contable, como una actividad permanente, de tal manera que los saldos de las cuentas que se presenten en los diferentes informes, revelen en todo momento la realidad financiera, económica y social, en procura de mejorar la calidad de los datos y como una política del Gobierno Nacional;
Que el proceso de depuración contable consiste en el conjunto de actividades permanentes que tienen por fin determinar la existencia de bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio público, para lo cual el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, adoptado por la Contaduría General de la Nación mediante Resolución 119 del 27 de abril de 2006, publicada en el Diario Oficial 46.256, constituye el mecanismo idóneo para garantizar la razonabilidad de las cifras depuradas y es de obligatoria aplicación por parte del Fondo, según lo dispuesto en el artículo 2o de dicha resolución;
Que dada la naturaleza del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, como establecimiento público de orden nacional, encargado principalmente de atender las prestaciones económicas de los congresistas y demás funcionarios del Congreso, empleados del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, adscrito al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, debe adelantar las gestiones administrativas necesarias para garantizar la sostenibilidad del sistema contable;
Que dentro de los instrumentos planteados por el Modelo y particularmente en el aspecto de la razonabilidad, se contempla la pertinencia de constituir e integrar el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, como una instancia asesora del área contable y financiera de las entidades públicas, dadas las necesarias interrelaciones entre los diferentes procesos;
Que la Resolución 119 del 27 de abril de 2006, de la Contaduría General de la Nación, dispone en el aparte 2.1.8 del Modelo adoptado, que:
“Las entidades públicas deberán adelantar las acciones tendientes a determinar la forma como circula la información a través de cada organización, observando su conveniencia y eficiencia, así como su contribución a la eliminación de los riesgos relacionados con la oportunidad de la información. En este análisis deberán determinarse los puntos críticos o más impactantes sobre el resultado del proceso contable, para lo cual deben elaborarse diagramas de flujo que vinculen a los diferentes procesos que desarrolla el ente público, donde se identifiquen gráficamente las debilidades del proceso contable y proceder a implementar los controles que se requieran.
La información fluye en las entidades a través de los documentos soporte, por lo cual estos deben identificarse plenamente para establecer posteriormente su relación y efecto con la contabilidad. Los flujogramas como representación gráfica de los procedimientos y prácticas adelantadas en las entidades se convierten en un importante instrumento para determinar los puntos críticos donde se deben implementar la mayor cantidad de controles”;
En virtud de lo anterior, la Directora General del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA CONTABLE. Crear e integrar el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, como una instancia asesora de la Dirección General en materia de gestión contable, de acuerdo con la normatividad vigente.
ARTÍCULO 2o. OBJETO. El Comité Técnico creado en el artículo primero del presente acto administrativo, tendrá por objeto velar por la adecuada aplicación del Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, establecido por la Contaduría General de la Nación, mediante Resolución 119 del 27 de abril de 2006 y las demás normas que lo modifiquen o sustituyan.
ARTÍCULO 3o. CONFORMACIÓN. El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, estará integrado por los siguientes funcionarios quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:
1. El Secretario General, quien lo presidirá.
2. El Jefe de la División Administrativa y Financiera.
3. El Jefe de la Sección de Tesorería o quien haga sus veces.
4. El Jefe de la Sección de Presupuesto o quien haga sus veces.
5. El Contador de la Entidad quien ejercerá la Secretaría Técnica del Comité.
PARÁGRAFO 1o. El coordinador del Grupo de Control Interno o quien haga sus veces, será miembro permanente del Comité con voz pero sin voto.
ARTÍCULO 4o. REUNIONES. El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable se reunirá ordinariamente cada tres (3) meses y extraordinariamente cuando sea convocado por su Presidente. Se llevarán actas de cada sesión, numeradas consecutivamente.
A las reuniones del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, podrán asistir como invitados aquellas personas que puedan aportar elementos de juicio, que tengan relación directa o conocimiento de los temas a tratar en la respectiva reunión para la gestión contable. En todo caso, será obligatoria la concurrencia de los responsables de los procesos de la Entidad, cuando sean convocados por el Presidente del Comité.
ARTÍCULO 5o. FUNCIONES. El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable tendrá las siguientes funciones:
1. Velar por el cumplimiento del Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema Contable, de acuerdo con lo establecido por la Contaduría General de la Nación, para garantizar la depuración, sostenibilidad y permanencia de dicho sistema.
2. Asesorar al Representante Legal en la determinación de políticas y procedimientos que garanticen la permanente presentación de la información financiera razonable y oportuna.
3. Analizar y evaluar los informes que presenten las áreas competentes en el proceso de Sostenibilidad del Sistema Contable y recomendar las acciones o correctivos pertinentes.
4. Revisar, analizar y recomendar la depuración de valores de los informes que presenten las áreas competentes sobre la gestión administrativa realizada y proponer su retiro o incorporación en los Estados Contables de la entidad.
5. Estudiar y evaluar las diferentes situaciones que comprometen la razonabilidad y oportunidad de los registros, hechos económicos y financieros de la entidad, propuestos por el jefe del área contable y por el jefe financiero.
6. Recomendar se adelanten las acciones pertinentes para la expedición de actos administrativos que se requieran para que el área contable efectúe los registros de ajuste que correspondan
7. Analizar y proponer alternativas de tratamiento a temas contables presentados por el Secretario Técnico del Comité, a efectos de asegurar que las decisiones adoptadas sobre el particular cuenten con el análisis y propuestas de las instancias involucradas.
8. Analizar los procedimientos contables en procura de hacerlos más eficaces y eficientes a través de recomendaciones formuladas a la Dirección del Fondo.
9. Analizar y recomendar los controles necesarios para que se lleven a cabo las diferentes actividades del proceso contable público, por los responsables directos de la información contable, para garantizar la confiabilidad de los registros.
10. Recomendar actividades administrativas en el contexto de la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, a lograr los objetivos de la información contable contenidos en el Plan General de Contabilidad Pública.
11. Promover de manera permanente y continua la cultura contable institucional. Serán funciones del Secretario Técnico del Comité:
1. Elaborar el orden del día.
2. Citar a los integrantes del Comité a las reuniones.
3. Elaborar y salvaguardar las actas de cada reunión.
4. Preparar los informes de la gestión del Comité que le sean requeridos por la administración.
ARTÍCULO 6o. PROCEDIMIENTOS. Para efectos de la operatividad del Comité objeto de la presente resolución, se deberán observar los siguientes procedimientos:
1. El Secretario Técnico del Comité llevará al Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable las situaciones, registros y hechos económicos y financieros con los documentos soporte, tanto internos como externos, y que se consideren fundamentales, con el acopio de la información suficiente y pertinente mediante la cual pueda establecerse la existencia real de los bienes, derechos y obligaciones para ser estudiados y analizados por dicho Comité.
2. El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable luego del análisis y evaluación debe consignar en un acta las recomendaciones con relación a cada uno de los casos sometidos a su consideración, las cuales se formularán ante la Dirección General de la entidad.
3. Las actuaciones administrativas que se adelanten para la depuración, sostenibilidad y permanencia del sistema contable, deberán quedar adecuadamente soportadas en estudios técnicos y fichas técnicas necesarios para sustentar los registros y formarán parte de las actas de aprobación del Comité Técnico de Sostenibilidad del sistema Contable.
4. Dentro de las actas se dejará constancia expresa de que los procedimientos y ajustes adoptados para la contabilidad del Fondo, son armónicos con lo dispuesto en las normas de Contabilidad generalmente aceptadas y, a lo dispuesto en la Resolución 119 de 2006 y demás normas concordantes.
5. El Secretario elaborará un acta de cada reunión suscrita por el Presidente, el Secretario y demás asistentes al Comité, cuyo original reposará en la Secretaría.
6. El representante Legal de la Entidad, con base en las recomendaciones del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, consignadas en la respectiva acta, podrá adoptar dichas medidas a través de acto administrativo mediante el cual se ordene contabilizar, según el caso específico, la eliminación y/o incorporación de los bienes, derechos y obligaciones sometidos al proceso de depuración.
7. El acto administrativo expedido será el documento soporte con el cual el contador del Fondo procederá a efectuar los registros contables que correspondan con la información analizada y depurada.
8. La inasistencia no justificada a la sesiones del Comité, constituye falta disciplinaria por lo que el Secretario Técnico solicitará a quien preside el comité, las acciones pertinentes en el ámbito disciplinario.
ARTÍCULO 7o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones 0219 y 0220 del 15 y 18 de julio de 2003 y las demás que le sean contrarias.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 6 de agosto de 2007.
La Directora General,
DIANA MARGARITA OJEDA VISBAL.