Resolución 603 de 2012 FPSCR

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RESOLUCIÓN 603 DE 2012

(julio 26)

Diario Oficial No. 48.516 de 8 de agosto de 2012

FONDO DE PREVISIÓN SOCIAL DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA

Por la cual se adopta el Nuevo Manual de Procedimiento de Contratación del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República.

EL DIRECTOR GENERAL DEL FONDO DE PREVISIÓN SOCIAL DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA,

en ejercicio de las atribuciones que le confiere la Ley 33 de 1985, la Ley 80 de 1993, la Ley 489 de 1998, la Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto 019 de 2012, Decreto 734 de 2012 y las demás normas que las modifiquen o adicionen y,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones.

Que la actividad contractual del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República en ejercicio de la función administrativa, debe ceñirse en cuanto a los procesos de selección, celebración, ejecución y liquidación de los contratos estatales, a los postulados del artículo 209 de la Constitución Política y a lo dispuesto por la Ley 80 de 1993 (Estatuto General de Contratación de la Administración Pública), modificada por la Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto 019 de 2012, Decreto 734 de 2012 y las demás normas que las modifiquen y adicionen.

Que ante los cambios normativos de la contratación estatal introducidos por la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción), Decreto 019 de 2012 Antitrámites, y Decreto 734 de 2012, es necesario adoptar el nuevo Manual de Contratación para Fonprecon y redefinir las funciones internas de la Entidad en materia contractual, las tareas que deben acometerse por virtud de la delegación, así como procurar herramientas para vigilar y controlar la ejecución contractual.

Que el Decreto 734 del 13 de abril de 2012 en su artículo 8.1.11 ordena lo siguiente:

“Manual de Contratación. Las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública deberán contar con un manual de contratación, en el que se señalen las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la delegación o desconcentración de funciones, así como las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual”.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Adoptar el presente Manual de Contratación del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, de conformidad con la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto 019 de 2012, Decreto 734 de 2012 y las demás normas que las modifiquen o adicionen, de acuerdo con el siguiente articulado:

TÍTULO I.

GENERALIDADES.

ARTÍCULO 1o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. El presente Manual de Contratación es aplicable a los procesos de contratación que se adelanten en el Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, por parte de los distintos niveles administrativos, en sus etapas de planeación, precontractual, contractual y poscontractual, según el régimen pertinente.

Este Manual es de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarios y servidores públicos del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República que cumplan funciones y actividades de contratación, participen en las diferentes etapas contractuales y para los particulares interesados en contratar con Fonprecon.

ARTÍCULO 2o. OBJETO. El presente Manual tiene como objetivo simplificar, esquematizar y unificar los trámites y procedimientos para la contratación en sus diferentes etapas contractuales, con el propósito de hacerlos más eficientes y eficaces al igual que determinar los funcionarios, servidores públicos y terceros intervinientes y sus responsabilidades; las tareas que deban acometerse por virtud de la delegación o desconcentración de funciones, actividades y la vigilancia y control de la ejecución contractual. El presente Manual suministra una herramienta de capacitación al personal comprometido en los procesos de planificación y adquisición de bienes y servicios.

ARTÍCULO 3o. ALCANCE. Fonprecon, en desarrollo de las funciones establecidas en los Decretos 3992 de 2008 “por el cual se aprueba la modificación de la estructura del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República - Fonprecon” y Decreto 3993 de 2008, “por el cual se aprueba la modificación de la planta de personal del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República – Fonprecon” debe adelantar cada proceso contractual de conformidad con la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto 019 de 2012, Decreto 734 de 2012 y las demás normas que las modifiquen o adicionen.

Para el cumplimiento de este propósito se requiere llevar a cabo el desarrollo de las etapas precontractual, contractual y poscontractual.

La etapa precontractual. Comprende los trámites desde la etapa de planeación hasta la adjudicación o declaratoria de desierto del proceso; se encuentra integrada por todos los actos que Fonprecon realice, a fin de llevar a cabo una debida planificación contractual y selección de contratistas, los cuales se desarrollarán a partir del Título III del presente Manual.

La etapa contractual. Se configura una vez producido el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y legalización del contrato, para así dar lugar al desarrollo del objeto contractual, conforme al Título IV del presente Manual, que será vigilado, coordinado y controlado por el supervisor designado para el contrato en cuestión o el interventor contratado para tal fin.

La etapa poscontractual. Comprende los trámites tendientes a efectuar la liquidación del contrato de mutuo acuerdo o unilateralmente, según el caso. Concluye el proceso de contratación, describiendo las actividades relativas a la ejecución del contrato, que incluye entre otras, la recepción de los bienes, obras o servicios, la elaboración de la certificación que evidencia la entrega del bien o servicio adquirido por Fonprecon, el informe de ejecución de los pagos por parte del supervisor, interventor o del Contratista según el caso, la imposición de multas, sanciones y exigibilidad de las garantías, cuando a ello haya lugar, y el acta de liquidación.

ARTÍCULO 4o. PRINCIPIOS. Para efectos del presente Manual, la contratación del Fondo, deberá tener en cuenta el acatamiento integral de la Constitución Política, las leyes y los principios rectores que rigen esta materia, tales como buena fe, transparencia, planeación, economía, responsabilidad, celeridad, calidad, igualdad, selección objetiva, eficiencia, eficacia, efectividad, moralidad, debido proceso, publicidad, participación ciudadana, oportunidad, austeridad, imparcialidad, mejoramiento continuo, cooperación e integración interinstitucional, homogenización en adquisición de bienes y servicios y procesos unificados y centralizados.

ARTÍCULO 5o. OBJETIVOS ESPECÍFICOS. El Manual de Contratación es una herramienta orientadora y facilitadora del cumplimiento de las normas legales, mas no sustitutivas de ellas, para la correcta y oportuna realización de las actividades propias de la contratación, teniendo como objetivos específicos:

a) Lograr el mejor aprovechamiento de los recursos asignados a Fonprecon;

b) Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en el trámite de los procesos para la contratación administrativa al interior de Fonprecon;

c) Propiciar la uniformidad de procedimientos en el trabajo alusivo a la adquisición de bienes y servicios que requiera Fonprecon;

d) Servir de medio e instrucción en la materia al personal existente o nuevo;

e) Fomentar la integración y el trabajo en equipo del personal que interviene en los procesos;

f) Coadyuvar al logro de los objetivos institucionales.

ARTÍCULO 6o. MARCO NORMATIVO. Fonprecon, en el desarrollo de su actividad contractual, debe garantizar el cumplimiento integral de los principios y disposiciones que rigen el ejercicio de la Función Pública y de la Contratación de la Administración Pública, consagrados en la Constitución Política y la ley, por lo que se aplicarán las siguientes normas:

-- Constitución Política, en todo lo relacionado con el gasto público y autorizaciones para contratar.

-- Ley 80 de 1993, Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

-- Ley 1150 de 2007 “por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos”.

-- Las normas por las cuales se establece y se liquida anualmente el Presupuesto General de la Nación y las demás disposiciones que la modifiquen y adicionen.

-- Decreto 3992 de 2008 “por el cual se aprueba la modificación de la estructura del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República - Fonprecon”.

-- Decreto 3993 de 2008, “por el cual se aprueba la modificación de la planta de personal del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República - Fonprecon”.

-- Resolución de delegación número 01509 de 1o de diciembre de 2008, expedida por Fonprecon o las que la modifiquen o adicionen.

-- Resolución número 0774 del 21 de junio de 2011, por medio de la cual se adopta la Versión número 2 del Manual del Sistema para la Administración de Riesgos Operativos - SARO del Fondo de Previsión Social del Congreso de República – Fonprecon.

-- Resolución número 0775 del 21 de junio de 2011, por medio de la cual se adopta la Versión número 2 del Manual del Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo - SARLAFT del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República.

-- Circular Externa 052 del 25 de octubre de 2007, modificada mediante la Circular Externa 022 del 30 de julio de 2010 - Seguridad y calidad en el manejo de información a través de medios y canales de distribución de productos y servicios para clientes y usuarios, expedidas por la Superintendencia Financiera de Colombia.

-- Decreto 1795 de mayo 23 de 2007 “por medio del cual se establecieron lineamientos respecto del Sistema Único de Información de Gestión Jurídica del Estado – LITIGQB”

-- Ley 1474 de 2011 “por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública” (Estatuto Anticorrupción).

-- Decreto 019 de 2012 “por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos, y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. (Antitrámites).

-- Decreto 734 de 2012 “por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones.

-- Y todas las demás normas que modifiquen o adicionen el ordenamiento jurídico relacionado con los procesos contractuales del Estado.

-- En ningún caso este Manual podrá exceder lo previsto por la norma y, en caso de ser así, entiéndase por no escrito.

ARTÍCULO 7o. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES, PROHIBICIONES Y RÉGIMEN APLICABLE EN MATERIA DISCIPLINARIA. Para todos los efectos será aplicable el régimen de inhabilidades e incompatibilidades y prohibiciones previstas en la Constitución Política y en la ley, así:

a) Artículo 127 de la Constitución Política;

b) Artículo 8o Ley 80 de 1993;

e) Artículo 9o Ley 80 de 1993;

d) Artículo 10 Ley 80 de 1993;

e) Artículo 18 Ley 1150 de 2007;

f) Artículos 1o, 2o, 3o, 4o, 5o y 90 de la Ley 1474 de 2011;

g) Decreto 734 de 2012 - artículo 3.8.4.3 Régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflictos de interés;

h) Artículo 35 Ley 734 de 2002. Código Único Disciplinario

ARTÍCULO 8o. COMPETENCIA PARA CONTRATAR. La competencia para contratar a nombre de Fonprecon está en cabeza del Director General quien podrá delegarla en los términos de la Ley 489 de 1998, la que para los efectos pertinentes fue delegada en la Subdirección Administrativa y Financiera del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, para los procesos contractuales cuyo monto sea igual o inferior al 10% de la menor cuantía, por medio de la Resolución número 1509 del 1o de diciembre de 2008.

No obstante lo anterior, se aplicarán las disposiciones generales contenidas en la Ley 489 de 1998, artículo 12 de la Ley 80 de 1993, artículo 21 de la Ley 1150 de 2007 y demás normas que las modifiquen.

ARTÍCULO 9o. RESPONSABLES DEL PROCESO. La contratación se adelantará bajo la coordinación del Jefe de la dependencia interesada en llevar a cabo el proceso de contratación, es decir, la Subdirección Administrativa y Financiera, la Subdirección de Prestaciones Económicas, la Oficina Asesora Jurídica, la Oficina de Planeación y Sistemas y las Coordinaciones de Grupo de Gestión de la Entidad, quienes tendrán a su cargo la dirección de los trámites administrativos y la identificación de las directrices sobre las condiciones referidas al recaudo y consolidación de la totalidad de los documentos necesarios para el inicio de los procesos de contratación.

En consecuencia la responsabilidad del Jefe de la dependencia interesada se remite a:

Elaborar estudios previos con el apoyo de las áreas jurídica, financiera y técnica de conformidad con el artículo 12 del presente Manual, necesidad, oportunidad, justificación, modalidad de contratación, estudios de mercado, solicitud de CDP; en dicha solicitud deberá constar la inclusión en el plan de compras, cuyo original debe reposar en la Oficina de Presupuesto, estructurar, definir y evaluar los documentos técnicos, económicos, criterios de ponderación, plazos, valores y objeto a utilizar en el proceso contractual y a responder por el contenido de los mismos. Cuando sea necesario el estudio deberá estar acompañado de los diseños, planos y evaluaciones de prefactibilidad o factibilidad.

Así mismo, le corresponde al Jefe de la dependencia interesada en la contratación, en las modalidades de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos, la tipificación, estimación y asignación de los riesgos que puedan afectar el equilibrio económico del contrato, con el fin de estimar cualitativa y cuantitativamente la probabilidad e impacto, y señalará el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, a fin de preservar las condiciones iniciales del contrato, lo anterior de conformidad con lo señalado en el artículo 2.1.2. del Decreto 734 de 2012, y artículo 23 del presente Manual.

PARÁGRAFO 1o. Cada uno de los Jefes de las dependencias interesadas tiene la responsabilidad de coordinar el desarrollo del proceso con la Subdirección Administrativa y Financiera, y con el acompañamiento y asesoría permanente de la Oficina Asesora Jurídica durante todas las etapas, donde entregará todos los soportes del proceso y el borrador de los pliegos de condiciones de la licitación, selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa y mínima cuantía, según sea el caso, para que dicha Oficina determine los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección que se propone adelantar.

PARÁGRAFO 2o. Cuando alguno de los responsables de los procesos de contratación antes señalados actúe como ordenador del gasto, por delegación que haga el Director General de acuerdo con la Ley 489 de 1998 y artículo 12 de la Ley 80 de 1993, modificado por la Ley 1474 de 2011, no se podrá concentrar en dicho funcionario las funciones de supervisión del contrato. En tal evento, el Director General designará al funcionario que deba ejercer dichas funciones, sin que por ello se entienda exonerados los ordenadores delegados y el representante legal, de sus deberes de control y vigilancia de la actividad contractual, en los términos del artículo 21 de la Ley 1150 de 2007.

TÍTULO II.

MODALIDADES DE SELECCIÓN.

ARTÍCULO 10. MODALIDADES SELECCIÓN DE CONTRATISTAS. La selección de contratistas se surtirá a través de cualquiera de las siguientes modalidades:

1. Licitación Pública

2. Selección Abreviada

3. Concurso de Méritos

4. Contratación Directa

5. Mínima Cuantía

TÍTULO III.

ETAPA PRECONTRACTUAL.

ARTÍCULO 11. DE LA ETAPA PRECONTRACTUAL. Comprende el proceso de selección propiamente dicho y para los fines de este Manual se identifica a partir de los actos que hacen pública la iniciativa de contratación.

Etapa Preparatoria - Planeación. Con base en el Plan General de Compras de la vigencia fiscal y el respectivo cronograma, los jefes del área interesada en llevar a cabo los diferentes procesos de contratación coordinarán la etapa de planeación de los procesos de selección de contratistas, y se encargarán de realizar las siguientes actividades:

1. Determinar la necesidad de la contratación.

2. Elaborar el correspondiente estudio de mercado, dejando constancia escrita del resultado.

3. Elaborar los estudios previos – Cronograma.

4. Elaborar los estudios de tipificación, estimación y asignación, de los riesgos que puedan afectar el equilibrio económico del contrato, señalando el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse.

5. Elaborar invitación pública.

6. Solicitar Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y verificar el respaldo presupuestal en el formato establecido para tal fin. En dicha solicitud deberá constar la inclusión en el plan de compras, cuyo original debe reposar en la Oficina de Presupuesto.

7. Certificar que el bien o servicio se encuentre incluido en el Plan de Compras.

8. Identificar si se requieren licencias o permisos, o estudios y diseños. Previamente a la iniciación del proceso de selección de contratistas debe contarse con las licencias, permisos, planos, estudios o diseños en caso de requerirse.

9. Coordinar con la dependencia encargada, el proceso de publicidad en el SECOP de los documentos que deban ser publicados en dicho Sistema.

CAPÍTULO I.

DISPOSICIONES GENERALES.

ARTÍCULO 12. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS. En desarrollo de lo señalado en el numeral 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 los estudios y documentos previos, que deberán ser elaborados, recaudados y soportados por la dependencia interesada en la contratación, estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones o del contrato, de manera que los proponentes o el eventual contratista respectivamente, puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por Fonprecon así como la distribución de riesgos que la Entidad propone. (Artículo 2.1.1. Decreto 734 de 2012).

Los estudios y documentos previos deben estar acordes con la modalidad del proceso y se pondrán a disposición de los interesados, a través del SECOP, de manera simultánea con el proyecto de pliego de condiciones o su equivalente y deberán contener como mínimo:

1. Descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación.

2. Descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales, y la identificación del contrato a celebrar: (de obra, consultoría, prestación de servicios, concesión, suministro, compraventa), determinar las condiciones del contrato, como son: objeto, valor, plazo (excepcionalmente puede exceder la vigencia fiscal por razón de los servicios a contratar), forma de pago, obligaciones del contratista y de Fonprecon, así como el lugar de ejecución.

3. La modalidad de selección del contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección.

4. El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen. Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, el funcionario responsable deberá incluir la forma como los calculó para establecer el presupuesto y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso del concurso de méritos, Fonprecon no publicará las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato y en el caso de las concesiones, no publicará el modelo financiero utilizado en su estructuración.

Para efectos de este numeral, una vez determinado el presupuesto del objeto a contratar se deberá solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el cual deberá anexarse como soporte. En dicha solicitud deberá constar la inclusión en el plan de compras, cuyo original debe reposar en la Oficina de Presupuesto.

5. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de conformidad con el artículo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012.

6. El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.

7. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular.

8. La indicación de si la contratación respectiva está cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado colombiano en los términos del artículo 8.1.17 del Decreto 734 de 2012.

PARÁGRAFO 1o. Los elementos mínimos previstos en el presente artículo se complementarán con los exigidos de manera puntual en las diversas modalidades de selección.

PARÁGRAFO 2o. El contenido de los estudios y documentos previos podrá ser ajustado por la Entidad con posterioridad a la apertura del proceso de selección. En caso que la modificación de los elementos mínimos señalados en el presente artículo implique cambios fundamentales en los mismos, la Entidad, con fundamento en el numeral 2 del artículo 69 del Código Contencioso Administrativo, o norma legal que lo modifique, adicione o sustituya, y en aras de proteger el interés público o social, podrá revocar el acto administrativo de apertura.

PARÁGRAFO 3o. Para los efectos del presente artículo, se entiende que los estudios y documentos previos son los definitivos al momento de la elaboración y publicación del proyecto de pliego de condiciones o de la suscripción del contrato, según el caso, sin perjuicio de los ajustes que puedan darse en el curso del proceso de selección, los que se harán públicos por la Entidad, en los procesos por convocatoria pública, mediante su publicación en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (Secop) destacando de manera clara las modificaciones introducidas. En todo caso, permanecerán a disposición del público por lo menos durante el desarrollo del proceso de selección.

PARÁGRAFO 4o. Cuando el objeto de la contratación involucre diseño y construcción, la Entidad deberá poner a disposición de los oferentes además de los elementos mínimos a los que hace referencia el presente artículo, todos los documentos técnicos disponibles para el desarrollo del proyecto. Lo anterior sin perjuicio, de lo establecido en el numeral 4 anterior para el concurso de méritos y el contrato.

PARÁGRAFO 5o. El presente artículo no será aplicable para la mínima cuantía cuya regulación se encuentra en el Capítulo V del Título III del Decreto 734 de 2012.

ARTÍCULO 13. CONVOCATORIA PÚBLICA. En los procesos de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y mínima cuantía se hará convocatoria pública. También se hará convocatoria pública para los casos de selección de contratistas bajo la modalidad de Contratación Directa cuando se requiera.

El aviso de convocatoria para la contratación se publicará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (Secop) y en la página web de la Entidad y contendrá la información necesaria para dar a conocer el objeto a contratar, la modalidad de selección que se utilizará, si está cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado colombiano, el presupuesto oficial del contrato, así como el lugar físico o electrónico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones o documento equivalente y los estudios y documentos previos.

Adicional a lo anterior, se deberá incluir expresamente, cuando ello corresponda, la convocatoria limitada a Mypes o a Mipymes, en aplicación del artículo 32 de la Ley 1450 de 2011 y el artículo 4.1.2 del Decreto 0734 de 2012, por el cual se expiden disposiciones sobre la promoción al desarrollo y protección de la industria nacional en la contratación pública, según las cuales la convocatoria podrá limitarse a la participación exclusiva de Mypes (micro y pequeña empresa) o Mipymes (micro, pequeña y mediana empresa), en atención a la cuantía estimada para el proceso, para lo cual, se requiere la solicitud en tal sentido, de por lo menos tres (3) Mypes o Mipymes, cuyo objeto social le permita realizar los servicios requeridos, con el fin de lograr la limitación de la convocatoria.

En tal caso, la solicitud se debe presentar a más tardar el día hábil anterior a la fecha de prevista para la apertura del proceso. Dicha solicitud debe contener además de la manifestación de su interés de participar en el proceso, la de cumplir con su condición de Mypes o Mipymes, lo cual se acreditará con la presentación de una certificación expedida por contador o revisor fiscal, según el caso, en la que se señale tal condición y su tamaño empresarial y adjuntando el certificado de la Cámara de Comercio o autoridad competente para acreditar su antigüedad, la cual no puede ser inferior a un (1) año.

ARTÍCULO 14. ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN. Previa revisión por parte de la Oficina Asesora Jurídica del cumplimiento de los estudios y documentos requeridos en el artículo 12 del presente Manual, dicha dependencia elaborará el proyecto de resolución motivada de carácter general mediante el cual el Director General o su delegado ordenará la apertura del proceso de selección que se desarrolle a través de licitación, selección abreviada y concurso de méritos.

El acto administrativo de que trata el presente artículo señalará:

1. El objeto de la contratación a realizar.

2. La modalidad de selección que corresponda a la contratación.

3. El cronograma del proceso, con indicación expresa de las fechas y lugares en que se llevarán a cabo las audiencias que correspondan.

4. El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.

5. La convocatoria para las veedurías ciudadanas.

6. El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas orgánicas correspondientes.

7. Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de las modalidades de selección.

PARÁGRAFO 1o. El proceso de selección podrá ser suspendido por un término no superior a quince (15) días hábiles, señalado en el acto motivado que así lo determine, cuando a juicio de la Entidad se presenten circunstancias de interés público o general que requieran analizarse, y que puedan afectar la normal culminación del proceso. Este término podrá ser mayor si la Entidad así lo requiere, de lo cual se dará cuenta en el acto que lo señale.

PARÁGRAFO 2o. En el evento de ocurrir o se presente durante el desarrollo del proceso de selección alguna de las circunstancias contempladas en el artículo 93 del Código Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011), el Director revocará el acto administrativo que ordenó la apertura del proceso de selección hasta antes de la fecha y hora prevista para la adjudicación del contrato. Lo anterior sin perjuicio del ejercicio de la facultad a que se refiere el artículo 49 de la Ley 80 de 1993.

ARTÍCULO 15. CONTENIDO MÍNIMO DEL PLIEGO DE CONDICIONES. Sin perjuicio de las condiciones especiales que correspondan a los casos de licitación, selección abreviada y concurso de méritos, y de los requisitos exigidos en el numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, el pliego de condiciones deberá detallar claramente los requerimientos para la presentación de la propuesta.

El pliego contendrá, cuando menos:

1. La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, o los requerimientos técnicos, según sea el caso.

2. Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos, y las demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas así como la evaluación y ponderación de las mismas, y la adjudicación del contrato.

3. Las razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierto del proceso.

4. Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago, garantías, y demás asuntos relativos al mismo.

La información a que se refiere el numeral 1 del presente artículo, se presentará siempre en documento separable del pliego de condiciones, como anexo técnico, el cual será público, salvo expresa reserva.

Al pliego se anexará el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los demás documentos, formularios o formatos que sean necesarios. En esta minuta deberá incluirse de manera detallada las características y especificaciones técnicas del objeto, obra o servicio a contratar, así como las obligaciones del contratista.

Para los contratos de obra, se deberá exigir como requisito habilitante, visita al sitio de la obra, de la cual se dejará constancia escrita mediante acta. En los procesos para contratos de mantenimiento esta exigencia será opcional dependiendo del objeto contractual.

PARÁGRAFO 1o. No se requiere de pliego de condiciones cuando se seleccione al contratista bajo alguna de las causales de contratación directa.

PARÁGRAFO 2o. El presente artículo no será aplicable para la mínima cuantía cuya regulación se encuentra en el Capítulo VI del presente Manual.

ARTÍCULO 16. MODIFICACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES. La modificación del pliego de condiciones o su equivalente se realizará a través de adendas elaboradas por la dependencia interesada en la contratación en coordinación con la Oficina Asesora Jurídica.

En el pliego de condiciones se señalará el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas, o, a falta de tal previsión, determinará, al adoptarlas, la extensión del término de cierre que resulte necesaria, en uno y en otro caso, para que los proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas. Salvo en el evento previsto en el segundo inciso del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 para la licitación pública, no podrán expedirse y publicarse adendas el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello. Entiéndase por días hábiles y horarios laborales únicamente para la expedición y publicación de adendas en la Licitación Pública, los días de lunes a viernes no feriados de 7:00 a. m. a 7:00 p. m.

PARÁGRAFO 1o. En el evento en el que se modifiquen los plazos y términos del proceso de selección, la adenda deberá incluir el nuevo cronograma, estableciendo los cambios que ello implique en el contenido del acto de apertura del proceso.

PARÁGRAFO 2o. Para efectos de lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, se entenderá que han retirado el respectivo pliego de condiciones del proceso licitatorio, quienes hayan presentado observaciones al proyecto de pliego de condiciones o hayan asistido a la audiencia de que trata el artículo 220 del Decreto 019 de 2012.

ARTÍCULO 17. PUBLICIDAD DEL PROCEDIMIENTO EN EL SECOP. El Fondo de Previsión Social del Congreso de la República será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación, salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva. El Director General del Fondo designará el responsable o responsables de esta gestión.

La publicidad a que se refiere este artículo se hará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (Secop), cuyo sitio web será indicado por su administrador. Con base en lo anterior, se publicarán los siguientes documentos, según corresponda a cada modalidad de selección:

1. El aviso de la convocatoria pública, incluido el de convocatoria para la presentación de manifestaciones o expresiones de interés cuando se trate de la aplicación de los procedimientos de precalificación para el concurso de méritos.

2. El proyecto de pliego de condiciones y la indicación del lugar físico o electrónico en que se podrán consultar los estudios y documentos previos.

3. Las observaciones y sugerencias al proyecto a que se refiere el numeral anterior, y el documento que contenga las apreciaciones de la Entidad sobre las observaciones presentadas.

4. La lista corta o la lista multiusos del concurso de méritos.

5. El acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección, para el cual no será necesaria ninguna otra publicación.

6. La invitación a ofertar que se formule a los integrantes de la lista corta o multiusos del concurso de méritos o la correspondiente para la mínima cuantía.

7. El pliego de condiciones definitivo.

8. El acta de la audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones y de revisión de la asignación de riesgos previsibles y en general las aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección y las respuestas a las mismas.

9. El acto administrativo de suspensión del proceso.

10. El acto de revocatoria del acto administrativo de apertura.

11. Las adendas a los pliegos de condiciones y demás modificaciones a los estudios previos en caso de ajustes a estos últimos si estos fueron publicados o la indicación del lugar donde podrán consultarse los ajustes realizados, y al aviso de convocatoria en el caso del concurso de méritos.

12. El acta de cierre del proceso y de recibo de las manifestaciones de interés o de las ofertas según el caso.

13. El informe de evaluación a que se refiere el numeral 8 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, así como el del concurso de méritos, el de selección abreviada y el de mínima cuantía.

14. El informe de verificación de los requisitos habilitantes para acceder a la subasta inversa en la selección abreviada de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

15. El acto administrativo de adjudicación del contrato. En los casos de licitación pública, también el acta de la audiencia pública de adjudicación. En los casos de subasta inversa, el acta de la audiencia si es presencial o su equivalente cuando se realiza por medios electrónicos.

16. El acto de conformación de lista corta o multiusos así como el acta de la audiencia pública de precalificación.

17. El acto de declaratoria de desierta de los procesos de selección o de no conformación de la lista corta o multiusos.

18. El contrato, las adiciones, prórrogas, modificaciones o suspensiones, las cesiones del contrato previamente autorizadas por la Entidad contratante y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a esta.

19. El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral cuando hubiere lugar a ella.

PARÁGRAFO 1o. La falta de publicación en el Secop de la información señalada en el presente artículo constituirá la vulneración de los deberes funcionales de los responsables, la que se apreciará por las autoridades competentes de conformidad con lo previsto en el Código Disciplinario Único.

En todo caso la Entidad, a través del servidor público que designe el Director del Fondo, será responsable de que la información publicada en el Secop sea coherente y fidedigna con la que reposa en el proceso contractual so pena de las responsabilidades a que hubiere lugar.

PARÁGRAFO 2o. La publicación electrónica de los actos y documentos a que se refiere el presente artículo deberá hacerse en la fecha de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. El plazo general de su permanencia se extenderá hasta tres (3) años después de la fecha de liquidación del contrato o del acta de terminación según el caso, o de la ejecutoria del acto de declaratoria de desierta según corresponda.

PARÁGRAFO 3o. La información general sobre las licitaciones públicas que la Entidad pretenda abrir será remitida electrónicamente con antelación a la publicación del proyecto de pliego de condiciones, a la Cámara de Comercio correspondiente, con el fin de integrar el boletín mensual. Hecha esta remisión, el requisito de publicación se entenderá cumplido por parte de Fonprecon. La publicación del boletín no es requisito para la apertura del proceso, ni conlleva la obligación de la Entidad de dar curso al mismo. En todo caso, la Entidad publicará con el proyecto de pliego de condiciones, la constancia de envío de la información a la respectiva Cámara de Comercio.

PARÁGRAFO 4o. No se harán las publicaciones a las que se refiere el presente artículo, en los procesos de selección de enajenación de bienes del Estado a que se refiere el literal e) del numera 2 del artículo 2o de la Ley 1150 de 2007, ni la operación que se realice a través de las bolsas de productos a que se refiere el literal a) del numeral 2 del artículo 2o de la Ley 1150 de 2007. Sin embargo, se publicarán los contratos que se celebren con los comisionistas para la actuación en la respectiva bolsa de productos en ambos casos.

PARÁGRAFO 5o. La Entidad no proporcionará información a terceros sobre el contenido de las propuestas recibidas antes del cierre del proceso contractual. Para tal efecto, las propuestas y todos los documentos que las acompañen deben entregarse en sobres cerrados a la Entidad, directamente en el lugar o dependencia indicada en el pliego de condiciones, sin la intervención de la Oficina de Correspondencia de la Entidad, y solo hasta cuando se venza el término para su entrega se pueden abrir en acto público, de lo cual se dejará constancia en el acta de cierre para examinar de manera general su contenido. Lo anterior, sin perjuicio de las reglas particulares que sobre la subasta inversa, el concurso de méritos y la mínima cuantía se disponen en el Decreto 734 de 2012, o norma que lo modifique.

ARTÍCULO 18. REGLAS DE SUBSANABILIDAD. En todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por Fonprecon en el pliego de condiciones, de conformidad con lo previsto en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 5o de la Ley 1150 de 2007 y artículo 2.2.8 del Decreto 734 de 2012.

Tales requisitos o documentos podrán ser requeridos por Fonprecon en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación, o hasta el momento en que la Entidad lo establezca en comunicación escrita dirigida al oferente, sin que tal previsión haga nugatorio el principio contemplado en el inciso anterior.

Cuando se utilice el mecanismo de subasta esta posibilidad deberá ejercerse hasta el momento previo a su realización.

No obstante será rechazada la oferta del proponente que dentro del término previsto en el pliego o en la solicitud que le haga la Entidad para subsanar un requisito o documento, no responda al requerimiento.

En ningún caso se podrá señalar taxativamente los requisitos o documentos subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones o su equivalente, ni permitir que se subsane la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso, así como tampoco que se adicione o mejore el contenido de la oferta.

ARTÍCULO 19. VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES. Son las condiciones de experiencia, la capacidad jurídica, financiera y de organización de los proponentes que se les exige para la participación en el proceso de selección, conforme las condiciones del contrato a suscribir y a su valor y no otorgarán puntaje, con excepción de lo señalado para la selección de consultores.

Los requisitos habilitantes serán exigidos por las entidades en los pliegos de condiciones, bajo los mismos parámetros con que se incluyen en el certificado expedido por la Cámara de Comercio, siempre que se trate de información que de conformidad con Decreto 734 de 2012 deba constar en el RUP, sin perjuicio de la solicitud de información adicional a los proponentes de acuerdo con lo dispuesto en el inciso 3o del numeral 6.1 de la Ley 1150 de 2007.

La exigencia de requisitos habilitantes por parte de las entidades se deberá hacer desde los estudios previos y proyecto de pliego de condiciones con la debida justificación y soporte técnico de acuerdo al objeto a contratar.

De conformidad con el numeral 1 del artículo 5o de la Ley 1150 de 2007, artículo 221 del Decreto 019 de 2012 y artículo 6.1.1.1 del Decreto 734 de 2012, la verificación documental de los requisitos habilitantes antes señalados será efectuada por las Cámaras de Comercio y se acreditará con el Certificado de Registro Único de Proponentes que expida la correspondiente Cámara de Comercio del domicilio del proponente.

Fonprecon podrá exigir y los proponentes aportar la información y documentación que no sea objeto de verificación documental por parte de la Cámara de Comercio, de acuerdo con lo señalado en el artículo 221 del Decreto 019 de 2012, o la que se requiera para constatar requisitos adicionales de los proponentes cuando las características del objeto a contratar lo exijan.

ARTÍCULO 20. OFRECIMIENTO MÁS FAVORABLE A LA ENTIDAD. El ofrecimiento más favorable a la que se refiere el artículo 5o de Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011 y previsto en el artículo 2.2.9 del Decreto 0734 de 2012, se determinará de la siguiente manera:

1. En la selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización la oferta más favorable a la Entidad será aquella con el menor precio.

2. En el concurso de méritos, la oferta más favorable a la Entidad será aquella que presente la mejor calidad, de acuerdo con los criterios señalados en el presente decreto y en el pliego de condiciones, con independencia del precio, que no será factor de calificación o evaluación.

3. En los procesos de selección por licitación, de selección abreviada para la contratación de menor cuantía, y para los demás que se realicen aplicando este último procedimiento, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas:

a) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones;

b) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio para la Entidad, para lo cual el pliego de condiciones establecerá:

I. Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta.

II. Las condiciones técnicas adicionales que para la Entidad representen ventajas de calidad o de funcionamiento. Dichas condiciones podrán consistir en aspectos tales como el uso de tecnología o materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o servicio.

III. Las condiciones económicas adicionales que para la Entidad representen ventajas cuantificables en términos monetarias, como por ejemplo la forma de pago, descuentos por adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones en programas de entregas, valor o existencia del anticipo, mayor garantía del bien o servicio respecto de la mínima requerida, impacto económico sobre las condiciones preexistentes en la Entidad directamente relacionadas con el objeto a contratar, mayor asunción de riesgos previsibles identificados, servicios o bienes adicionales a los presupuestados por la Entidad y que representen un mayor grado de satisfacción para la Entidad, entre otras.

IV. Los valores monetarios que se asignarán a cada ofrecimiento técnico o económico adicional, de manera que permitan la ponderación de las ofertas presentadas. En ese sentido, cada variable se cuantificará monetariamente, según el valor que represente el beneficio a recibir de conformidad con lo establecido en los estudios previos.

Para efectos de comparación de las ofertas la Entidad calculará la relación costo-beneficio de cada una de ellas, restando del precio total ofrecido los valores monetarios de cada una de las condiciones técnicas y económicas adicionales ofrecidas obtenidos conforme con lo señalado en el presente artículo. La mejor relación costo-beneficio para la Entidad estará representada por aquella oferta que, aplicada la metodología anterior, obtenga la cifra más baja.

La adjudicación recaerá en el proponente que haya presentado la oferta con la mejor relación costo-beneficio. El contrato se suscribirá por el precio total ofrecido.

PARÁGRAFO. En caso de que el pliego de condiciones permita la presentación de ofertas en varias monedas, para efectos de evaluación y comparación, la Entidad convertirá todos los precios a la moneda única indicada en el pliego, utilizando los parámetros señalados para tal efecto en los mismos.

ARTÍCULO 21. COMITÉ DE EVALUACIÓN. Para la evaluación de las propuestas en los procesos de selección por licitación, selección abreviada, concurso de méritos el Ordenador del Gasto designará un comité asesor, conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto, que deberá realizar dicha labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones. Para efectos de la evaluación y verificación de las propuestas en la modalidad de selección de mínima cuantía el Ordenador del Gasto designará un funcionario(s) o contratista(s) que ejerza(n) esta actividad.

El comité evaluador, el cual estará sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales, recomendará al Ordenador del Gasto el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación y verificación efectuada. El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual el Ordenador del Gasto no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, deberá justificarlo en el acto administrativo con el que culmine el proceso.

ARTÍCULO 22. OFERTA CON VALOR ARTIFICIALMENTE BAJO. Cuando de conformidad con la información a su alcance la Entidad estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado. Analizadas las explicaciones, el comité evaluador recomendará al ordenador del gasto, el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando sus razones.

Procederá la recomendación de continuidad de la oferta en el proceso de selección, cuando el valor de la misma responda a circunstancias objetivas del proponente y su oferta, que no ponen en riesgo el proceso, ni el cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso que se adjudique el contrato a dicho proponente.

PARÁGRAFO 1o. En desarrollo de lo previsto en el presente artículo, la Entidad contratante no podrá establecer límites a partir de los cuales presuma que la propuesta es artificial.

PARÁGRAFO 2o. En una subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, solo será aplicable por la Entidad lo previsto en el presente artículo, respecto del precio final obtenido al término de la misma. En caso de que se rechace la oferta, la Entidad podrá optar de manera motivada por adjudicar el contrato a quien haya ofertado el segundo mejor precio o por declarar desierto el proceso. En ningún caso se determinarán precios artificialmente bajos a través de mecanismos electrónicos o automáticos.

ARTÍCULO 23. DETERMINACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES. Para los efectos previstos en el artículo 4o de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el artículo 2.1.2 del Decreto 734 de 2012, se entienden como riesgos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibrio económico del contrato, pero que dada su previsibilidad se regulan en el marco de las condiciones inicialmente pactadas en los contratos y se excluyen así del concepto de imprevisibilidad de que trata el artículo 27 de la Ley 80 de 1993.

El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.

Los interesados en presentar ofertas deberán pronunciarse sobre lo anterior en las observaciones al pliego o en la audiencia convocada para el efecto, obligatoria dentro del procedimiento de licitación pública y voluntaria para las demás modalidades de selección en los que la Entidad lo considere necesario, caso en el cual se levantará un acta que evidencie en detalle la discusión acontecida.

La tipificación, estimación y asignación de los riesgos así previstos, debe constar en el pliego definitivo, así como la justificación de su inexistencia en determinados procesos de selección en los que por su objeto contractual no se encuentren. La presentación de las ofertas implica la aceptación, por parte del proponente, de la distribución de riesgos previsibles efectuada por la Entidad en el respectivo pliego.

Los riesgos normales o aleas del contrato son inherentes al funcionamiento de una empresa o actividad que desarrolla el contratista, por corresponder al giro ordinario del negocio o actividad y, por ello, los debe asumir exclusivamente el contratista afectado, sin que sea dable trasladarlos a la Entidad contratante. Por ser propios de la actividad del contratista, los debe prever al presentar la propuesta o celebrar el contrato, según el caso.

CAPÍTULO II.

DE LA LICITACIÓN PÚBLICA.

Concepto básico: Es un procedimiento de formación del contrato, que tiene por objeto la selección del sujeto que ofrece las condiciones más ventajosas para los fines de interés público, que se persiguen con la contratación estatal. De acuerdo con la Ley 80 de 1993, este es el proceso que debe regir la contratación del Estado, con el fin de garantizar una elección imparcial del contratista que sea la mejor opción para proteger los intereses del Estado, cumpliendo los principios de economía transparencia y responsabilidad contenidos en la Ley 80 de 1993 y los postulados que rigen la función administrativa.

ARTÍCULO 24. REQUISITOS GENERALES. Fonprecon hará apertura del proceso de selección de contratistas por Licitación Pública cuando concurran las circunstancias legales, con sujeción al presupuesto de la Entidad, del objeto y se supere la menor cuantía. Además de los requisitos previos determinados en el Título II, Capítulo I, del presente Manual, se deberá cumplir con los siguientes documentos y actividades dentro del proceso licitatorio:

1. La dependencia interesada en la realización del proceso de selección, llevará a cabo los estudios y documentos previos señalados en el artículo 12 del presente Manual, dentro de los que se encuentra el Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Así mismo, elaborará con fundamento en dichos estudios el proyecto de pliego de condiciones y el anexo técnico el cual contendrá las obligaciones que se deberán llevar a cabo para la ejecución del contrato y todas las demás especificaciones del objeto a contratar.

De igual forma determinará el cronograma a seguir, en donde se especifiquen los términos para cada una de las actividades a realizar de conformidad con lo establecido en este Manual.

2. La dependencia interesada remitirá a la Oficina Asesora Jurídica para su revisión y en solicitud de que se consolide, los estudios y documentos previos (acompañados de los diseños, planos, evaluaciones de prefactibilidad y factibilidad cuando sea necesario), el proyecto de pliego de condiciones, incluida la minuta del contrato, el anexo técnico y demás formatos, formularios o anexos.

3. El responsable del proceso, con acompañamiento y asesoría de la Oficina Asesora Jurídica determinará si el proceso licitatorio se llevará a cabo mediante presentación de la oferta de manera dinámica mediante subasta inversa de conformidad con lo dispuesto en el inciso 2o del numeral 1 del artículo 2o de la Ley 1150 de 2007, y artículo 3.1.2. del Decreto 734 de 2012, para tal efecto y, en el pliego de condiciones se establecerán las variables técnicas y económicas sobre las cuales los proponentes podrán realizar la puja o si por el contrario se seguirá el proceso general para la licitación de conformidad con el numeral 3 del artículo 2.2.9. del Decreto 734 de 2012, e igualmente hará las recomendaciones pertinentes sobre la parte técnica, económica y presupuestal analizada en los estudios previos, el proyecto de pliego de condiciones y el anexo técnico.

4. Una vez definidos, por el área interesada en la contratación el proyecto de pliego de condiciones, incluida la minuta del contrato, los estudios y documentos previos, el anexo técnico, formatos, formularios y demás anexos, ser remitirán a la Oficina Asesora Jurídica, la cual elaborará el aviso de convocatoria de que trata el artículo 13 del presente Manual y remitirá un aviso mediante comunicación electrónica a la Cámara de Comercio con antelación a la publicación del proyecto de pliego de condiciones, donde se establezca la información general de la licitación, que contendrá los datos necesarios para dar a conocer el objeto a contratar, la modalidad de selección que se utilizará, el presupuesto oficial del contrato, el lugar físico o electrónico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones y los estudios y documentos previos. Hecha esta remisión, el requisito de publicación se entenderá cumplido por parte de Fonprecon.

5. El proyecto del pliego de condiciones, los estudios y documentos previos, el anexo técnico, la minuta del contrato, formularios formatos y demás anexos y la constancia de envío del aviso a la Cámara de Comercio se publicarán por la Oficina Asesora Jurídica en la página web de la Entidad y en el Secop, cuando menos con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura. Las observaciones al proyecto de pliego de condiciones se presentarán desde la fecha de su publicación.

6. La Entidad, a través de la dependencia interesada en el proceso, consolidará en un solo documento que será suscrito por la Oficina Asesora o Subdirección de quien dependa el área interesada, las respuestas técnicas, financieras, administrativas o jurídicas, según el tipo de observaciones, y dará traslado a la Oficina Asesora Jurídica para su publicación en el SECOP y en su página web en el momento de su expedición o dentro de los tres días hábiles siguientes, de conformidad con el artículo 17 del presente Manual.

7. Con la expedición de la resolución de apertura del proceso de licitación, por parte del Director General, se entenderá aprobado el pliego definitivo de condiciones, de conformidad con lo establecido en el artículo 15 del presente Manual.

8. El acto de apertura del proceso licitatorio, se publicará en la fecha de su expedición o a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes en el Secop y en la página web de la Entidad, de conformidad con lo preceptuado en el artículo 17 del presente Manual.

9. Fonprecon no podrá exigir el pago de valor alguno por el derecho a participar en un proceso de selección, razón por la cual no podrá ser objeto de cobro los pliegos de condiciones correspondientes. (Artículo 2o, parágrafo 4o, de la Ley 1150 de 2007). No obstante, en caso de requerirse por parte de los interesados fotocopia de los pliegos, Fonprecon aplicará las tarifas que tenga establecidas para el cobro de las fotocopias.

10. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de ofertas y a solicitud de cualquiera de las partes interesadas en el proceso, se llevará a cabo audiencia de aclaraciones al pliego, así como la revisión, tipificación, asignación y estimación de riesgos, dejándose acta de la actuación suscrita por los intervinientes, la cual será publicada por la Oficina Asesora Jurídica en el Secop y en la página web de la Entidad el día de su expedición o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. (Artículo 4o de la Ley 1150 de 2007, artículo 220 del Decreto 019 de 2012). En el evento de resultar de esta audiencia, la expedición de prórrogas y adendas al pliego, se elaborarán debidamente sustentadas y firmadas por el Director General. Todo en coordinación con la Oficina Asesora Jurídica.

Lo anterior no impide que dentro del plazo de la licitación, cualquier interesado pueda solicitar aclaraciones adicionales que Fonprecon responderá mediante comunicación escrita, la cual se publicará en el Secop y en la página web de la Entidad.

11. Si como consecuencia de las observaciones presentadas por los proponentes al pliego de condiciones, resultaren adendas, las mismas serán elaboradas por la dependencia interesada en coordinación con la Oficina Asesora Jurídica quien publicará en la página web de la Entidad y en el Secop. En todo caso no podrán expedirse adendas dentro de los tres (3) días anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para extender el término del mismo. La publicación de las adendas solo se podrá realizar en días hábiles y horarios laborales. (Artículo 89 de la Ley 1474 de 2011 y 2.2.4. del Decreto 734 de 2012).

12. El Director General, en coordinación con la dependencia interesada y la Oficina Asesora Jurídica, designará el comité de evaluación de las propuestas.

17. La Subdirección Administrativa y Financiera, en coordinación con la Oficina Asesora Jurídica y el Jefe del área interesada en el proceso, recibirá las ofertas y elaborará el acta de recepción de las mismas, incluyendo la relación de las empresas oferentes y los aspectos más relevantes en ellas.

18. En la hora señalada en el pliego de condiciones, la Subdirección Administrativa y Financiera, la Oficina Asesora Jurídica, la dependencia responsable del proceso y los particulares interesados en la licitación, efectuarán la apertura de las propuestas, y suscribirán acta sobre los aspectos relevantes de esta etapa. La Oficina Asesora Jurídica conservará el original de la oferta, y las áreas técnica, administrativa-financiera, conservarán la primera y segunda copia, respectivamente, para el estudio que les corresponde.

19. El Comité Evaluador designado verificará dentro del plazo señalado en el cronograma, los aspectos habilitantes y de evaluación que determine el pliego.

20. La dependencia interesada consolidará los informes de evaluación y serán remitidos por la Oficina Asesora o Subdirección de quien dependa jerárquicamente el área responsable del proceso licitatorio, a la Oficina Asesora Jurídica para efectos de su publicación en el Secop y en la página web de la Entidad.

21. El informe de evaluación de las propuestas permanecerá en la Subdirección Administrativa y Financiera por un término de cinco (5) días hábiles para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas (Artículo 24 numerales 2, 3, 4, artículo 30 numeral 8 de la Ley 80 de 1993).

22. La dependencia interesada distribuirá las observaciones presentadas por los oferentes al Comité para que presente sus análisis y respuestas dentro del término establecido en los pliegos de condiciones.

23. La dependencia interesada consolidará la evaluación final del Comité y las respuestas a las observaciones de las evaluaciones, publicándose en el Secop y en la página web de la Entidad el informe final de evaluación de conformidad con lo establecido en el artículo 17 del presente Manual.

24. El comité evaluador emitirá recomendación de adjudicación y/o declaratoria de desierta con destino a la Dirección General y con fundamento en esta evaluación la Oficina Asesora Jurídica proyecta el acto administrativo que corresponda para la firma del Director General.

ARTÍCULO 25. AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN. La licitación se adjudicará en audiencia pública, la cual se realizará conforme reglas previstas en el artículo 3.1.3, del Decreto 734 de 2012 y en el Pliego de Condiciones.

CAPÍTULO III.

DE LA SELECCIÓN ABREVIADA.

ARTÍCULO 26. SELECCIÓN ABREVIADA. Corresponde a la modalidad de selección objetiva de contratistas, que por mandato legal se permite el adelantamiento de procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual en razón de:

1. Las características del objeto a contratar,

2. Las circunstancias de la contratación, o

3. La cuantía o la destinación del bien, obra o servicio.

ARTÍCULO 27. DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN ABREVIADA. Son procesos de selección abreviada los establecidos en el artículo 2o, numeral 2 de la Ley 1150 de 2007 y Capítulo II del Decreto 734 de 2012, que para efectos del cumplimiento del área misional del Fondo aplican los siguientes:

a) La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización,

b) La contratación de menor cuantía. Se entenderá por menor cuantía los valores determinados en función del presupuesto anual de la Entidad expresado en salarios mínimos legales mensuales.

PARÁGRAFO. Para efectos de establecer las cuantías de contratación de Fonprecon, con miras a determinar el proceso de selección que corresponda, la Oficina Asesora Jurídica, al inicio de cada año, actualizará el cuadro de cuantías de contratación de la Entidad, en función de su presupuesto anual.

SECCIÓN I

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN

ARTÍCULO 28. BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN. Son bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.

Por bienes y servicios de común utilización entiéndanse aquellos requeridos por las Entidades y ofrecidos en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite.

PARÁGRAFO 1o. No se consideran de características técnicas uniformes y de común utilización las obras públicas y los servicios intelectuales.

PARÁGRAFO 2o. Para efectos de lo previsto en el presente artículo, por diseño o características descriptivas, debe entenderse el conjunto de notas distintivas que simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a la prestación del servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para satisfacer las necesidades de la Entidad en la medida en que no alteran sus ventajas funcionales.

PARÁGRAFO 3o. No se individualizarán los bienes o servicios de carácter homogéneo mediante el uso de marcas, salvo que la satisfacción de la necesidad de que se trate así lo exija, circunstancia esta que deberá acreditarse en los estudios previos elaborados por la Entidad, sin que la justificación pueda basarse en consideraciones puramente subjetivas. Lo anterior, sin perjuicio de lo previsto en acuerdos comerciales internacionales suscritos por Colombia.

ARTÍCULO 29. PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN. Sin consideración a la cuantía del contrato a realizar, si el bien o servicio requerido por Fonprecon es de características técnicas uniformes y de común utilización deberá hacerse uso de procedimientos de subasta inversa (electrónica o presencial), compra por acuerdo marco de precios o adquisición a través de bolsas de productos.

En las subastas inversas para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a que se refiere el inciso 2o del literal a) del numeral 2 del artículo 2o de la Ley 1150 de 2007, se tendrá como único criterio de evaluación el precio. En caso de que estos bienes o servicios estén sometidos a situaciones de control de precios mínimos, la Entidad deberá valorar la factibilidad de llevar a cabo una subasta inversa, o aplicar la modalidad de selección que corresponda.

Las subastas podrán tener lugar por ítems o por lotes, entendidos estos como un conjunto de bienes agrupados con el fin de ser adquiridos como un todo, cuya naturaleza individual corresponde a la de aquellos de características técnicas uniformes y de común utilización. El resultado de la subasta se presentará a consideración del comité a que se refiere el parágrafo 2o del artículo 2.2.9., del Decreto 734 de 2012, a efecto de que el mismo formule la recomendación pertinente a quien corresponda, siguiendo el procedimiento relacionado a continuación:

1. La dependencia interesada en la realización del proceso de selección, llevará a cabo los estudios y documentos previos, señalados en el artículo 12 del presente Manual. Así mismo, elaborará con fundamento en dichos estudios el proyecto de pliego de condiciones.

Como parte del contenido de los estudios y documentos previos señalados en el artículo 12 del presente Manual, cada bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización a ser adquirido mediante subasta inversa, tendrán una ficha técnica que incluirá sus características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad.

Las fichas técnicas deberán contener como mínimo:

a) Denominación de bien o servicio.

b) Denominación técnica del bien o servicio.

c) Unidad de medida.

d) Descripción general.

De igual forma, determinará el cronograma a seguir, en donde se especifiquen los términos para cada una de las actividades a realizar de conformidad con lo establecido en este Manual.

2. La dependencia interesada remitirá a la Oficina Asesora Jurídica la totalidad de documentos previos, el funcionario encargado de las funciones de contratación de la Oficina Asesora Jurídica será responsable de revisar los pliegos borradores y definitivos, resolución de apertura, adendas, fichas técnicas, asistir a las diferentes audiencias que tenga el proceso, realizar la verificación de los requisitos habilitantes de orden jurídico, la minuta del contrato, la resolución de adjudicación o declaratoria de desierta y el contrato.

3. La Oficina Asesora Jurídica emitirá concepto que versará sobre los aspectos jurídicos del caso e igualmente hará las recomendaciones pertinentes sobre la parte técnica, económica y presupuestal analizada en los estudios previos, el proyecto de pliego de condiciones, enviando dicho concepto a la dependencia interesada a fin de que se someta a consideración.

4. Una vez aprobados, el proyecto de pliego de condiciones, incluida la minuta del contrato y los estudios y documentos previos, la Oficina Asesora Jurídica elaborará el aviso de convocatoria de que trata el artículo 13 del presente Manual.

5. El aviso de convocatoria, el proyecto del pliego de condiciones, la ficha técnica, la minuta y los estudios y documentos previos se publicarán por parte de la Oficina Asesora Jurídica en el Secop y en la página web de la Entidad, cuando menos con cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura (artículo 8o de la Ley 1150 de 2007).

6. Las observaciones al proyecto de pliego de condiciones se presentarÁn desde la fecha de su publicación.

7. Fonprecon dará respuesta a las observaciones presentadas y se publicarán en el Secop y en la página web de la Entidad en el momento de su expedición o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, de conformidad con el artículo 17 del presente Manual.

8. La Dirección General aprobará el pliego de condiciones definitivo y expedirá la resolución de apertura del proceso, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 del presente Manual.

9. El acto de apertura se publicará en la fecha de su expedición o a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes en el Secop y en la página web de la Entidad, de conformidad con lo preceptuado en el artículo 17 del presente Manual.

10. La Oficina Asesora Jurídica publicará los pliegos de condiciones en el Secop y en la página web de la Entidad, a fin de que los mismos estén disponibles desde la fecha del acto de apertura para su consulta y retiro.

11. Fonprecon no podrá exigir el pago de valor alguno por el derecho a participar en un proceso de selección, razón por la cual no podrá ser objeto de cobro los pliegos de condiciones correspondientes. (Artículo 2o parágrafo 4o de la Ley 1150 de 2007). No obstante, en caso de requerirse, por parte de los interesados, fotocopia de los pliegos, Fonprecon aplicará las tarifas que tenga establecidas para el cobro de las fotocopias.

12. Los oferentes podrán solicitar aclaración del pliego de condiciones dentro del término establecido en el mismo. La dependencia interesada consolidará en coordinación con la Oficina Asesora Jurídica las respuestas dadas a fin de ser publicadas en el Secop y en la página web de la Entidad en el momento de su expedición o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

13. Si como consecuencia de las observaciones presentadas por los proponentes al pliego de condiciones, resultaren adendas, las mismas serán elaboradas por la dependencia interesada en coordinación con la Oficina Asesora Jurídica y se publicarán en el Secop y en la página web de la Entidad.

14. La Dirección General, en coordinación con la dependencia interesada y la Oficina Asesora Jurídica, designará el comité de evaluación de las propuestas.

15. La Subdirección Administrativa y Financiera o la dependencia que haga sus veces, en coordinación con la dependencia interesada, recibirá en sobres cerrados las propuestas, que estarán compuestas así: Sobre 1: y dos (2) copias: requisitos y documentos habilitantes y Sobre 2: la propuesta inicial de precio y, elaborará una planilla de recepción de las mismas, relacionando el nombre, las empresas oferentes, nombre de quien entrega, nombre del funcionario receptor, hora de recibo de la propuesta y observaciones en las que se pueden relacionar los aspectos que merezcan ser resaltados en la recepción de las propuestas.

16. Vencida la hora para la entrega de propuestas, se procederá en audiencia pública a la apertura del Sobre 1 y sus copias, acto en el cual participan la Subdirección Administrativa y Financiera, la Oficina Asesora Jurídica, la dependencia interesada, quienes levantarán y suscribirán un acta en la que se dejará constancia de los documentos constitutivos de cada propuesta y presentación de la garantía de seriedad, su valor y aseguradora que la expide. El Sobre 2, contentivo de la oferta inicial de precio, permanecerá cerrado y custodiado en lugar especial (caja fuerte o urna cerrada), cuya apertura solo se hará en la audiencia de la subasta.

La recepción de propuestas no estará sometida al proceso normal de recepción de correspondencia de la Entidad (sistema Orfeo o su equivalente).

17. La Subdirección Administrativa y Financiera distribuirá una copia de las propuestas presentadas al Comité Evaluador, entregando el original a la Oficina Asesora Jurídica.

18. El Comité Evaluador designado verificará dentro del plazo señalado en el cronograma los aspectos habilitantes y de evaluación que determine el pliego. Una vez analizadas las verificaciones y/o las respuestas a los requerimientos, el Comité emitirá concepto.

19. La dependencia interesada consolidará los informes dados por el Comité, y remitirá a la Oficina Asesora Jurídica el informe de evaluación en el que establecerá los proponentes habilitados y no habilitados, para efectos de su revisión y publicación en Secop y en la página web de la Entidad en el momento de su expedición o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

20. El informe de evaluación de las propuestas permanecerán en la Subdirección Administrativa y Financiera por el término de tres (3) días hábiles para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.

21. La dependencia interesada remitirá al Comité las observaciones presentadas por los oferentes, para que este exponga sus análisis y respuestas dentro del término establecido en los pliegos de condiciones publicándose en el Secop y en la página web de la Entidad el informe de evaluación final de conformidad con lo establecido en el artículo 17 del presente Manual.

22. Si de conformidad con lo anterior, todas las propuestas presentadas quedan habilitadas, se dará lugar a la realización de la subasta inversa, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 30 del presente Manual (2 o más proponentes).

23. En el evento de quedar proponentes no habilitados estos podrán subsanar la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes dentro del término establecido en los pliegos de condiciones, o en la comunicación que para tales efectos se remita al oferente, so pena de rechazo definitivo de sus ofertas.

24. En el evento de quedar un solo oferente habilitado para participar en la subasta inversa, la Entidad ampliará el plazo para la presentación de los documentos habilitantes y la oferta inicial de precio, dentro del término establecido en los pliegos de condiciones, el cual en ningún caso podrá ser mayor de la mitad del inicialmente previsto. Cualquier interesado podrá presentar oferta, incluyendo aquellos proponentes que fueron considerados no hábiles para participar en la subasta.

25. Agotado el procedimiento anterior, en el evento de no alcanzarse la pluralidad de proponentes, el comité emitirá recomendación de adjudicación al proponente habilitado, siempre que su oferta inicial de precio no exceda el presupuesto oficial establecido en el pliego de condiciones.

26. En caso de declararse desierto el proceso de selección abreviada de subasta inversa regulado en el presente artículo, la Entidad podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto.

ARTÍCULO 30. SUBASTA INVERSA. Una subasta inversa es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el Decreto 734 de 2012 y en los respectivos pliegos de condiciones. La subasta inversa se llevará a cabo con dos o más proponentes habilitados y se realizara a través de dos modalidades: electrónica o presencial.

ARTÍCULO 31. SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA. La subasta inversa electrónica tendrá lugar en línea a través del uso de recursos tecnológicos. En desarrollo de la adquisición de bienes o servicios de características técnicas uniformes o de común utilización a través de subastas inversas, Fonprecon usará la modalidad electrónica, salvo que la Entidad certifique que no cuentan con la infraestructura tecnológica para ello, caso en el cual podrán llevar a cabo los procedimientos de subasta de manera presencial.

ARTÍCULO 32. PROCEDIMIENTO DE LA SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA. Cuando la Entidad tenga los medios técnicos suficientes para llevar a cabo la subasta inversa electrónica se adelantará de conformidad lo previsto en el artículo 3.2.1.1.10 del Decreto 734 de 2012.

ARTÍCULO 33. SUBASTA INVERSA PRESENCIAL. Bajo esta modalidad los lances de presentación de las propuestas se harán con la presencia física de los proponentes y por escrito.

La subasta inversa presencial se desarrollará en audiencia pública bajo las siguientes reglas:

a) La Entidad abrirá los sobres con las ofertas iniciales de precio y comunicará a los participantes en la audiencia, únicamente, cuál fue la menor de ellas;

b) La Entidad otorgará a los proponentes un término común señalado en los pliegos de condiciones para hacer un lance que mejore la menor de las ofertas iniciales de precio a que se refiere el literal anterior;

c) Los proponentes harán sus lances utilizando los sobres y los formularios suministrados;

d) Un funcionario de la Entidad recogerá los sobres cerrados de todos los participantes;

e) La Entidad registrará los lances válidos y los ordenará descendentemente. Con base en este orden, dará a conocer únicamente el menor precio ofertado;

f) Los proponentes que presentaron un lance no válido no podrán en lo sucesivo seguir presentando lances, y se tomará como su oferta definitiva al último válido;

g) La Entidad repetirá el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior;

h) Una vez adjudicado el contrato, la Entidad hará público el resultado del certamen incluyendo la identidad de los proponentes.

i) De presentarse una oferta que la Entidad considere artificialmente baja, se llamará al proponente a fin de que explique las razones que sustentan el valor por él ofertado. Oídas las explicaciones, el comité asesor recomendará el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando sus razones.

PARÁGRAFO. Cuando no haya más lances de mejora de precio y exista empate, se adjudicará el contrato al que presentó la menor propuesta inicial de persistir el empate, se desempatará por medio de sorteo.

Finalizada la audiencia de subasta inversa, el comité evaluador emitirá recomendación de adjudicación y/o declaratoria de desierta a la Dirección General.

La Oficina Asesora Jurídica, en coordinación con la Dependencia respectiva, elabora el proyecto de resolución de adjudicación y/o desierta, para dar lugar a la firma del Director General.

La adjudicación se hará mediante resolución motivada, que se notificará al proponente favorecido y se comunicará a todos los demás oferentes que participaron en el proceso de selección. Contra esta resolución no procede recurso alguno.

ARTÍCULO 34. BOLSAS DE PRODUCTOS. El régimen aplicable para la adquisición de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización por cuenta de la Entidad a través de bolsas de productos, será el contenido en las disposiciones legales sobre los mercados de tales bolsas, en los reglamentos de estas y en lo previsto en el artículo 3.2.1.2.1o y subsiguientes del Decreto 734 de 2012 o demás normas que lo modifiquen y adicionen. En este sentido, la formación, celebración, perfeccionamiento, ejecución y liquidación de las operaciones que por cuenta de la Entidades se realicen dentro del foro de negociación de estas bolsas, se regirán por tales disposiciones.

SECCIÓN II

DE LA CONTRATACIÓN DE MENOR CUANTÍA

ARTÍCULO 35. DETERMINACIÓN DE LA MENOR CUANTÍA. Se entenderán como tal los valores que se relacionan en el artículo 2o literal b) de la Ley 1150 de 2007 que derogó el numeral 1 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, determinados en función de los presupuestos anuales de las Entidades públicas expresados en salarios mínimos legales mensuales.

ARTÍCULO 36. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA. El procedimiento para la contratación de menor cuantía será el siguiente:

1. La dependencia interesada en la realización del proceso de selección, llevará a cabo los estudios previos señalados en el artículo 12 del presente Manual dentro de los que se encuentra el certificado de disponibilidad presupuestal. Así mismo, elaborará con fundamento en dichos estudios el proyecto de pliego de condiciones y el anexo técnico el cual contendrá las obligaciones que se deberán llevar a cabo para la ejecución del contrato y todas las demás especificaciones del objeto a contratar.

De igual forma, determinará el cronograma a seguir en donde se especifiquen los términos para cada una de las actividades a realizar de conformidad con lo establecido en este Manual, señalándose así mismo el término para presentar propuestas.

2. La dependencia interesada remitirá a la Oficina Asesora Jurídica para su revisión y en solicitud de que se consolide el pliego de condiciones del caso, los estudios y documentos previos, el proyecto de pliego de condiciones con la minuta del contrato y el anexo técnico.

3. La Oficina Asesora Jurídica emitirá concepto que versará sobre los aspectos jurídicos del caso, e igualmente hará las recomendaciones pertinentes sobre la parte técnica, económica y presupuestal analizada en los estudios previos, el proyecto de pliego de condiciones y el anexo técnico, enviando dicho concepto a la dependencia interesada a fin de que se adopten según su oportunidad y pertinencia.

4. Una vez aprobados el proyecto de pliego de condiciones con la minuta del contrato, los estudios y documentos previos y el anexo técnico, la Oficina Asesora Jurídica, elaborará y publicará el aviso de que trata el artículo 13 del presente Manual.

5. El aviso de convocatoria, el proyecto del pliego de condiciones y los estudios y documentos previos, el anexo técnico y la minuta del contrato, se publicarán con una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles a la fecha del acto que ordena su apertura, lo cual la Oficina Asesora Jurídica publicará en la página web y en el Secop. Fonprecon cuenta con la página web: www.fonprecon.gov.co en que se surtirá dicho proceso.

6. Las observaciones al proyecto de pliego de condiciones se presentarán desde la fecha de su publicación.

7. La Entidad dará respuesta a las observaciones presentadas y se publicarán en el Secop y en su página web en el momento de su expedición o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, de conformidad con el artículo 17 del presente Manual.

8. Con la expedición de la resolución de apertura del proceso de selección abreviada de menor cuantía por parte del Director General, se entenderá aprobado el pliego definitivo de condiciones, de conformidad con lo establecido en el artículo 15 del presente Manual.

9. El acto de apertura del proceso se publicará en la fecha de su expedición o a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes en el Secop y en la página web de la Entidad, de conformidad con lo preceptuado en el artículo 17 del presente Manual.

11. Fonprecon no podrá exigir el pago de valor alguno por el derecho a participar en un proceso de selección, razón por la cual no podrá ser objeto de cobro los pliegos de condiciones correspondientes (artículo 2o parágrafo 4o de la Ley 1150 de 2007) independientemente de que pueda cobrar el valor de las fotocopias de los pliegos que requieran los interesados o proponentes, de acuerdo con la reglamentación de la Entidad al respecto.

12. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la apertura del proceso, los interesados en participar en el mismo manifestarán su interés, con el fin de que se elabore una lista de posibles oferentes.

La manifestación de interés se hará a través del mecanismo señalado en el pliego de condiciones y deberá contener, además de la expresión clara del interés en participar, copia del certificado de la Cámara de Comercio o documento de Entidad competente en el que se pueda determinar que el objeto social del interesado es acorde con el objeto que pretende contratar, el señalamiento de formas de contacto y comunicación eficaces a través de los cuales la Entidad podrá informar directamente a cada interesado sobre la fecha y hora de la audiencia pública de sorteo, en caso que la misma tenga lugar. La carta de manifestación de interés debe venir firmada por el representante legal de la firma interesada o su apoderado, si es persona jurídica, o de la persona natural interesada en el proceso, con fotocopia de la cédula de ciudadanía.

La manifestación de interés en participar es requisito habilitante para la presentación de la respectiva oferta.

En caso de no presentarse manifestación de interés dentro del término previsto, la Entidad declarará desierto el proceso.

13. En caso de que el número de posibles oferentes sea superior a diez (10), la Subdirección Administrativa y Financiera, en coordinación con la dependencia interesada y con asesoría de la Oficia Asesora Jurídica, podrá dar paso al sorteo de consolidación de oferentes de que trata el artículo 3.2.2.2 del Decreto 734 de 2012, para escoger entre ellos un número no inferior a este que podrá presentar oferta en el proceso de selección.

14. En caso de llevarse a cabo el sorteo de consolidación, este se realizará el día hábil siguiente al vencimiento del término, para manifestar interés, previa comunicación a todos los que lo manifestaron. La Entidad establecerá en el pliego de condiciones el mecanismo para confirmar con cada interesado sobre el conocimiento del día y hora de realización del sorteo.

15. En caso de realizarse el sorteo de consolidación de oferentes, el plazo señalado en el pliego de condiciones para la presentación de ofertas comenzará a contarse a partir del día de la realización del sorteo.

16. Cuando el número de posibles oferentes sea inferior o igual a diez (10), se deberá adelantar el proceso de selección con todos ellos, contándose el término para la presentación de las propuestas a partir del día hábil siguiente al vencimiento del término para presentar manifestaciones de interés.

17. Los oferentes podrán solicitar aclaración al pliego de condiciones dentro del término establecido en los mismos. La dependencia interesada consolidará, en coordinación con la Oficina Asesora Jurídica, las respuestas dadas a fin de ser publicadas en el Secop y en la página web de la Entidad, en el momento de su expedición o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

18. Si como consecuencia de las observaciones presentadas por los proponentes al pliego de condiciones, resultaren adendas, las mismas serán elaboradas por la dependencia interesada en coordinación con la Oficina Asesora Jurídica y se publicarán en la página web de la Entidad y en el Secop.

19. La Dirección General, en coordinación con la dependencia interesada y la Oficina Asesora Jurídica, designará el comité de evaluación de las propuestas.

20. La Subdirección Administrativa y Financiera, en coordinación con la Oficina Asesora Jurídica y el Jefe del área interesada en el proceso, recibirá las ofertas y elaborará el acta de recepción de las mismas, incluyendo la relación de las empresas oferentes y los aspectos más relevantes en ellas.

21. En la hora señalada en el pliego de condiciones, la Subdirección Administrativa y Financiera, la Oficina Asesora Jurídica, la dependencia responsable del proceso y los particulares interesados en la Selección Abreviada, efectuarán la apertura de las propuestas, y suscribirán acta sobre los aspectos relevantes de esta etapa. La Oficina Asesora Jurídica conservará el original de la oferta, y las áreas técnica, administrativa-financiera, conservarán la primera y segunda copia, respectivamente, para el estudio que les corresponde.

22. El Comité Evaluador designado verificará y evaluará dentro del plazo señalado en el cronograma, los aspectos habilitantes y de evaluación que determine el pliego.

23. La dependencia interesada consolidará los informes de evaluación y serán remitidos por la Oficina Asesora o Subdirección de quien dependa jerárquicamente el área responsable del proceso, a la Oficina Asesora Jurídica para efectos de su publicación en el Secop y en la página web de la Entidad.

24. El informe de evaluación de las propuestas permanecerá en la Subdirección Administrativa y Financiera por el término de tres (3) días hábiles para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.

25. La dependencia interesada distribuirá las observaciones presentadas por los oferentes al Comité Evaluador para que esté presente sus análisis y respuestas dentro del término establecido en los pliegos de condiciones. +++

26. La dependencia interesada consolidará la evaluación final del Comité que será publicada por la Oficina Asesora Jurídica en el Secop y en la página web de la Entidad de conformidad con lo establecido en el artículo 17 del presente Manual.

27. La dependencia interesada consolidará las respuestas a las observaciones de las evaluaciones y las remitirá a la Oficina Asesora Jurídica a efectos de ser incluidas en la resolución de adjudicación y/o declaratoria de desierta.

28. El comité evaluador emitirá recomendación de adjudicación y/o declaratoria de desierta con destino a la Dirección General.

29. La Oficina Asesora Jurídica en coordinación con la dependencia respectiva, elaborará el proyecto de resolución de adjudicación y/o desierta para dar lugar a la firma del Director General.

30. La adjudicación se hará dentro del plazo previsto en el pliego de condiciones, mediante resolución motivada, que se notificará al proponente favorecido y se comunicará a todos los demás oferentes que participaron en el proceso de selección. Mediante acto administrativo motivado la Entidad podrá extender por una sola vez el plazo previsto hasta por un término equivalente a la mitad del inicialmente establecido.

31. El acto de adjudicación se deberá publicar en el Secop con el fin de enterar de su contenido a todos los oferentes que participaron en el proceso de selección. Hará parte de su contenido la respuesta que la Entidad dé a las observaciones presentadas por los oferentes al informe de evaluación.

PARÁGRAFO. En caso de declararse desierto el proceso de selección abreviada de menor cuantía, Fonprecon podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto.

CAPÍTULO IV.

CONCURSO DE MÉRITOS.

ARTÍCULO 37. CONCURSO DE MÉRITOS. Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación. En este último caso, la conformación de la lista de precalificados se hará mediante convocatoria pública, permitiéndose establecer listas limitadas de oferentes mediante resolución motivada, que se entenderá notificada en estrados a los interesados, en la audiencia pública de conformación de la lista, utilizando para el efecto, entre otros, criterios de experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes, según sea el caso (artículo 2o, numeral 3 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el artículo 219 del Decreto 019 de 2012 y Capítulo III del Decreto 734 de 2012).

De conformidad con las condiciones que señale el reglamento, en desarrollo de estos procesos de selección, las propuestas técnicas o de proyectos podrán ser presentadas en forma anónima ante un jurado plural, impar deliberante y calificado.

A través de la modalidad de selección de concurso de méritos se contratarán los servicios de consultoría a que se refiere el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y los proyectos de arquitectura.

En la selección de consultores Fonprecon podrá utilizar el sistema de concurso abierto o el sistema de concurso con precalificación. En este último caso será posible surtir la precalificación mediante la conformación de una lista corta o mediante el uso de una lista multiusos. En la selección de proyectos de arquitectura siempre se utilizará el sistema de concurso abierto por medio de jurados.

En ningún caso se tendrá el precio como factor de escogencia o selección. Cuando del objeto de la consultoría a contratarse se desprenda la necesidad de adquirir bienes y servicios accesorios a la misma, la selección se hará con base en el procedimiento señalado en el Capítulo III del Decreto 734 de 2012, sin perjuicio de la evaluación que la Entidad realice de las condiciones de calidad y precio de aquellos, de acuerdo con lo señalado en el artículo 2.2.9 del citado decreto.

En el caso de que el objeto contractual incluya los servicios de consultoría y otras obligaciones principales, como por ejemplo en el caso de ejecución de proyectos que incluyen diseño y construcción de la obra, la escogencia del contratista deberá adelantarse mediante licitación pública y selección abreviada, según corresponda de conformidad con lo señalado en la ley y en el Decreto 734 de 2012, sin perjuicio de lo previsto para la mínima cuantía. En todo caso, el equipo de profesionales y expertos propuestos deberá ser aprobado por la Entidad.

ARTÍCULO 38. PROCEDIMIENTO DE PRECALIFICACIÓN. La determinación de la realización de la Lista corta dependerá del tipo de propuesta que requiera Fonprecon, ya sea de carácter técnico simplificado o detallado.

Entiéndase por Propuesta Técnica Simplificada (PTS), cuando la Entidad suministre en los requerimientos técnicos la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma. En estos casos procede la selección por el sistema de concurso abierto, o de precalificación con lista corta o lista multiusos.

Entiéndase por Propuesta Técnica Detallada (PTD), cuando los servicios de consultoría señalados en los requerimientos técnicos para el respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías. En estos casos solo procede la selección por el sistema de precalificación con lista corta.

Para la conformación de la lista corta se llevará a cabo el siguiente procedimiento:

1. La Oficina Asesora Jurídica elaborará y publicará, en la página web de la Entidad y en el Secop, un aviso de convocatoria el cual contendrá la siguiente información:

-- El objeto a contratar, la modalidad de selección que se utilizará, el presupuesto oficial del contrato, así como el lugar físico o electrónico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.

-- La forma de presentación de las manifestaciones de interés.

-- Los criterios que se tendrán en cuenta para la conformación de la lista.

-- El término dentro del cual los interesados podrán hacer observaciones y solicitará aclaraciones al aviso de convocatoria y, así mismo, el término dentro del que se dará respuesta a las mismas.

-- La fecha límite, hora y lugar para presentar la manifestación de interés.

-- El plazo dentro del que se llevará a cabo la verificación de los requisitos habilitantes.

-- La fecha y lugar donde se publicará el informe de verificación de requisitos habilitantes, junto con la conformación de la lista corta.

-- Término dentro del cual los interesados podrán hacer observaciones al informe de verificación, así como la fecha en que se dará lugar a la respuesta de las mismas.

-- La indicación de los requisitos habilitantes mínimos y proporcionales que se exigirán a los integrantes de la lista, dentro de los cuales se establecerá la experiencia general, relevante y suficiente en el área requerida en el objeto a contratar y la estructura y organización del interesado en cuanto a los recursos técnicos, humanos y físicos de que dispone.

2. Las observaciones al aviso de convocatoria para la manifestación de interés se presentarán dentro del término establecido para ello, que no podrá ser superior a tres (3) días.

3. La dependencia interesada dará respuesta a las observaciones presentadas dentro del término establecido para ello, que en ningún caso podrá ser superior a dos (2) días; la Oficina Asesora Jurídica publicará las respuestas en el Secop y en la página web de la Entidad en el momento de su expedición o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, de conformidad con el artículo 17 del presente Manual.

4. En caso de que las observaciones hechas generen cambios en los requisitos establecidos en la convocatoria de manifestaciones de interés, dichas modificaciones se publicarán en la página web de la Entidad y en el Secop el día de su expedición.

5. La Dirección General, en coordinación con la dependencia interesada y la Oficina Asesora Jurídica, designará el comité de verificación de las manifestaciones de interés.

6. La Subdirección Administrativa y Financiera, en coordinación con la Oficina Asesora Jurídica, recibirá las manifestaciones de interés y elaborará el acta de recepción de las mismas, incluyendo la relación de las empresas oferentes y los aspectos más relevantes en ellas. En esta recepción participan la Subdirección Administrativa y Financiera, la Oficina Asesora Jurídica y la dependencia interesada quienes suscribirán el acta.

7. La Oficina Asesora Jurídica distribuirá una copia de las manifestaciones de interés al Comité Evaluador, conservando el original.

8. El Comité Evaluador designado, verificará de manera independiente los aspectos técnicos, financieros, operacionales y jurídicos establecidos en el aviso de convocatoria, efectuará los requerimientos que se consideren necesarios y una vez analizadas las respuestas a los mismos, emitirá concepto.

El comité evaluador realizará la verificación de las manifestaciones de interés dentro del plazo establecido en el aviso de convocatoria y conformará la lista corta.

9. La dependencia interesada consolidará los conceptos dados por el Comité, remitiéndose el informe de evaluación a la Oficina Asesora Jurídica para efectos de su revisión y publicación en el Secop y en la página web de la Entidad en el momento de su expedición o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, así como la lista corta.

10. El informe de evaluación de las manifestaciones de interés y la lista corta permanecerán en la Subdirección Administrativa y Financiera por el término establecido para dicho efecto en el aviso de convocatoria para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.

11. La dependencia interesada distribuirá las observaciones presentadas por los oferentes al Comité para que estos presenten sus análisis y respuestas dentro del término establecido en el aviso de convocatoria.

12. La dependencia interesada consolidará la evaluación final del Comité y las respuestas a las observaciones de las evaluaciones, y dará traslado a la oficina Asesora Jurídica para la publicación en el Secop y en la página web de la Entidad de conformidad con lo establecido en el artículo 17 del presente Manual, así como la lista corta definitiva.

PARÁGRAFO 1o. La Entidad conformará la lista corta con un número plural de precalificados que no podrá exceder de seis (6) cuando se deba presentar una propuesta técnica detallada, ni de diez (10) cuando se deba presentar una propuesta técnica simplificada.

En caso de no lograr integrar la lista con al menos dos (2) interesados la Entidad revisará fas condiciones establecidas y hará los ajustes que considere necesarios en los criterios para su conformación y dará paso a una nueva convocatoria. En el evento en el que en esta segunda oportunidad no se logre la conformación de la lista y se presente un solo interesado, podrá llevarse a cabo el proceso.

PARÁGRAFO 2o. El procedimiento de precalificación es anterior e independiente de los procesos de concurso de méritos para los que aplique.

ARTÍCULO 39. PROCEDIMIENTO PARA EL CONCURSO DE MÉRITOS. El procedimiento para la selección de consultores será el relacionado a continuación:

1. La dependencia interesada en la realización del proceso de selección, llevará a cabo los estudios y documentos previos, dentro de los que se encuentra el certificado de disponibilidad presupuestal. Así mismo, elaborará con fundamento en dichos estudios el proyecto de pliego de condiciones y el anexo técnico el cual contendrá las obligaciones que se deberán llevar a cabo para la ejecución del contrato y todas las demás especificaciones del objeto a contratar.

-- El pliego de condiciones para el concurso de méritos deberá contener, además de lo señalado en el artículo 15 del presente Manual, el anexo de los requerimientos técnicos de los servicios de consultoría que se van a contratar. En los mismos se señalará cuando menos lo siguiente:

-- Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se requieren.

-- La descripción detallada de los servicios requeridos y de los resultados o productos esperados, los cuales podrán consistir en informes, diagnósticos, diseños, datos, procesos, entre otros, según el objeto de la consultoría.

-- El cronograma de la ejecución del contrato de consultoría.

-- El listado y ubicación de la información disponible para ser conocida por los proponentes, con el fin de facilitarles la preparación de sus propuestas, tales como estudios, informes previos, análisis o documentos definitivos.

-- La determinación del tipo de propuesta que se exige en el proceso de concurso de méritos

4. Una vez aprobados el proyecto de pliego de condiciones, los estudios y documentos previos y el anexo técnico, la Oficina Asesora Jurídica elaborará la minuta del contrato.

5. El proyecto del pliego de condiciones, los estudios y documentos previos, el anexo técnico y la minuta del contrato, se publicarán con una antelación no inferior a diez (10) días hábiles para el caso de la propuesta técnica detallada y cinco (5) días hábiles para la propuesta técnica simplificada a la fecha del acto que ordena su apertura, en la página web de la Entidad y en el Secop.

6. Las observaciones al proyecto de pliego de condiciones se presentarán desde la fecha de su publicación.

7. La Entidad dará respuesta a las observaciones presentadas y se publicarán en el Secop y en su página web en el momento de su expedición o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes de conformidad con el artículo 17 del presente Manual.

8. Con la expedición de la resolución de apertura, por parte del Director General, se entenderá aprobado el pliego definitivo de condiciones, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 del presente Manual.

9. El acto de apertura del proceso, se publicará por parte de la Oficina Asesora Jurídica, en la fecha de su expedición o a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes en el Secop y en la página web de la Entidad, de conformidad con lo preceptuado en el artículo 17 del presente Manual.

10. En firme la resolución de apertura del proceso de selección, la Oficina Asesora Jurídica realizará y emitirá en la fecha de apertura, en el evento en que se haga uso de precalificación, invitación para presentar propuestas a los integrantes la lista corta, la cual deberá contener:

-- Denominación de Fonprecon

-- Fecha, hora y lugar límite para la presentación de las propuestas.

-- Indicación del lugar físico o electrónico donde pueden consultarse el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.

Los interesados presentarán en dos (2) sobres sellados sus propuestas, con los parámetros señalados en el pliego de condiciones. Uno de los sobres contendrá la oferta económica y el otro la propuesta técnica y demás documentación exigida.

11. La Oficina Asesora Jurídica publicará los pliegos de condiciones en el Secop y en la página web de la Entidad, a fin de que los mismos estén disponibles desde la fecha del acto de apertura para su consulta y retiro.

12. Los oferentes podrán solicitar aclaración del pliego de condiciones. La dependencia interesada consolidará en coordinación con la Oficina Asesora Jurídica las respuestas dadas a fin de ser publicadas en el Secop en el momento de su expedición o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

14. Para efectos del concurso de méritos con precalificación, se tendrá como comité evaluador el designado inicialmente por la Dirección General en la etapa de conformación de la lista corta.

Así mismo, para efecto del concurso de méritos sin precalificación la Dirección General, en coordinación con la dependencia interesada y la Oficina Asesora Jurídica, designará el comité evaluador de las propuestas.

15. La Subdirección Administrativa y Financiera, en coordinación con la Oficina Asesora Jurídica, recibirá las ofertas y elaborará el acta de recepción de las mismas, incluyendo la relación de las empresas oferentes y los aspectos más relevantes en ellas. En esta recepción participan la Subdirección Administrativa y Financiera, la Oficina Asesora Jurídica y la dependencia interesada, quienes suscribirán el acta.

Los funcionarios antes mencionados verificarán que cada sobre contentivo de la propuesta económica esté debidamente sellado y velarán para que se mantengan en la Subdirección Administrativa y Financiera, debidamente custodiados, hasta la fecha señalada para la apertura de dichos sobres.

16. La Oficina Asesora Jurídica distribuirá una copia de las ofertas técnicas al Comité Evaluador designado para la verificación de los requisitos técnicos, conservando el original.

17. El Comité Evaluador designado, evaluará y calificará de manera independiente los aspectos jurídicos, técnicos y financieros para efectos del concurso de méritos abierto, pues en el evento de ser con precalificación solo se atenderá lo relacionado con los técnicos calificables establecidos en el pliego de condiciones.

Así mismo el comité efectuará los requerimientos que se consideren necesarios y una vez analizadas las respuestas a los mismos, emitirá concepto de evaluación.

El Comité Evaluador realizará la evaluación de las ofertas dentro del plazo establecido en el pliego de condiciones.

18. La dependencia interesada consolidará los conceptos dados por el Comité y trasladará el informe de evaluación a la Oficina Asesora Jurídica para la publicación en el Secop y en la página web de la Entidad en el momento de su expedición o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

19. El informe de evaluación de las propuestas permanecerá en la Subdirección Administrativa y Financiera por el término de tres (3) días hábiles para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.

20. La dependencia interesada, distribuirá las observaciones presentadas por los oferentes al Comité para que estos presenten sus análisis y respuestas dentro del término establecido en los pliegos de condiciones.

21. La dependencia interesada consolidará la evaluación final del Comité y las respuestas a las observaciones de las evaluaciones, y la Oficina Asesora Jurídica lo publicará en el Secop y en la página web de la Entidad de conformidad con lo establecido en el artículo 17 del presente Manual.

22. En firme el informe final de evaluación, se dará lugar a la audiencia de apertura de la propuesta económica y a la revisión de su consistencia con la oferta técnica de conformidad con las siguientes reglas:

a) Una vez concluida la evaluación técnica, la Entidad, en audiencia pública, dará a conocer el orden de calificación de las propuestas técnicas;

b) En presencia del proponente ubicado en el primer lugar en el orden de calificación, se procederá a abrir el sobre que contiene la propuesta económica del proponente;

c) Si el valor de la propuesta excede la disponibilidad presupuestal, la misma será rechazada y se procederá a abrir la propuesta económica del siguiente oferente, según el orden de calificación, y así sucesivamente;

d) La Entidad verificará la consistencia de la propuesta económica respecto de las actividades descritas en la propuesta técnica, con el fin de efectuar las clarificaciones y ajustes que sean necesarios. Como resultado de estos ajustes no podrán modificarse los requerimientos técnicos mínimos;

e) Si de la verificación de la propuesta económica del proponente se identifica que la misma no es consistente con su propuesta técnica, se dará por terminada la revisión, se rechazará y se procederá a abrir el sobre económico de la ubicada en el siguiente orden de elegibilidad, y se repetirá el procedimiento indicado en el numeral anterior;

f) La Entidad y el proponente elaborarán un acta de los acuerdos alcanzados en esta revisión, con el fin de que se incluyan en el respectivo contrato;

g) La Entidad adjudicará el contrato al consultor seleccionado, por medio de acto administrativo motivado, el cual se notificará el día hábil siguiente y a los otros proponentes se les comunicará en la audiencia.

23. La Oficina Asesora Jurídica, en coordinación con la dependencia interesada, elaborará el proyecto de resolución de adjudicación y/o declaratoria de desierta para dar lugar a la firma del Director General.

PARÁGRAFO 1o. Si la Entidad declara desierto el concurso, podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto.

En el evento de haberse conformado lista corta para el proceso fallido, será posible hacer uso de la misma en tanto cumpla con las exigencias del pliego de condiciones para su utilización.

PARÁGRAFO 2o. La Entidad podrá abstenerse de exigir garantía de seriedad del ofrecimiento para la presentación de una Propuesta Técnica Simplificada (PTS).

En todo caso, si el proponente, sin justa causa, se abstuviere de suscribir el contrato adjudicado, quedará inhabilitado para contratar con el Estado por un término de cinco (5) años, de conformidad con el literal e) del numeral 1 del artículo 8o de la Ley 80 de 1993.

CAPÍTULO V.

CONTRATACIÓN DIRECTA.

Concepto básico: La contratación directa es el procedimiento mediante el cual se celebran los contratos autorizados por el numeral 4 del artículo 2o de la Ley 1150 de 2007, y Capítulo IV del Decreto 734 de 2012, sin que sea necesaria la obtención previa de varias ofertas. Por esta razón este procedimiento ha sido denominado de “libre selección del contratista”.

ARTÍCULO 40. PROCESOS DE CONTRATACIÓN DIRECTA. Para la contratación directa, salvo urgencia manifiesta, procederá, previa verificación, el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Capítulo IV, artículo 3.4.1.1 y subsiguientes del Decreto 734 de 2012 y se dará aplicación a lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y en los siguientes casos:

1. Urgencia Manifiesta. Artículo 42 Ley 80 de 1993. Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; cuando se presenten situaciones relacionadas con los Estados de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección o concurso públicos.

2. Contratos interadministrativos. Fonprecon podrá celebrar contratos con las Entidades señaladas en el artículo 2o de la Ley 80 de 1993, siempre que las obligaciones del mismo tengan relación directa con el objeto de la Entidad. Dichos contratos serán objeto de registro presupuestal cuando fuere el caso.

3. Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. Para esta contratación directa se tendrá en cuenta lo establecido en el Decreto 591 de 1991 y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen.

4. Cuando no exista pluralidad de oferentes. Situación que se da cuando no exista más de una persona inscrita en el RUP y cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial, derechos de autor o por ser su proveedor exclusivo.

5. Arrendamiento o adquisición de inmuebles. Para esta contratación directa se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 3.4.2.6.1, del Decreto 734 de 2012 y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen.

6. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión de la Entidad. Cuando proceda la modalidad de selección de contratación directa, Fonprecon así lo señalará en un acto administrativo de justificación que contendrá:

1. El señalamiento de la causal que se invoca.

2. La determinación del objeto a contratar.

3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán a los proponentes si las hubiera, o al contratista.

4. La indicación del lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos previos, salvo en caso de contratación por urgencia manifiesta.

PARÁGRAFO 1o. En caso de urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declara hará las veces del acto a que se refiere el presente artículo, y no requerirá estudios previos.

PARÁGRAFO 2o. Para los contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión, no será necesario el acto administrativo que justifique la contratación directa.

PARÁGRAFO 3o. En la contratación directa no será obligatoria la exigencia de garantías, según lo determine el estudio previo correspondiente atendiendo la naturaleza y cuantía del contrato respectivo.

PARÁGRAFO 4o. De conformidad con lo establecido en el artículo 6o de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto 19 de 2012, no se exigirá Registro Único de Proponentes para la contratación directa.

ARTÍCULO 41. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la Entidad podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.

Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la Entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.

El procedimiento a seguir para la presente contratación será el relacionado a continuación:

1. El Jefe de la dependencia interesada deberá realizar los estudios de conveniencia y oportunidad los cuales deberán contener la descripción de la necesidad, la descripción del objeto a contratar dentro del cual se encuentran las obligaciones a realizar durante la ejecución del contrato, los fundamentos jurídicos en los que se soporta la modalidad de contratación, el presupuesto estimado para la contratación, las calidades exigidas al contratista en cuanto a profesión y experiencia para la determinación de la idoneidad del mismo, el presupuesto estimado, las condiciones de pago, plazo, supervisión y garantías exigidas.

2. Una vez realizados los estudios y documentos previos, la dependencia interesada pondrá a disposición del Director General la hoja de vida del candidato o candidatos y su propuesta, previa verificación de las calidades exigidas al mismo en cuanto a profesión y experiencia e idoneidad requeridas para ejecutar el objeto contratado, para proceder a su selección y determinar las condiciones económicas de su contratación.

3.Seleccionado el contratista por el Director General, la dependencia interesada deberá tramitar ante la Coordinación del Grupo de Gestión de Talento Humano la certificación de no existir personal de planta para la ejecución de la labor a contratar; el Certificado de Disponibilidad Presupuestal ante el Grupo de Gestión Financiera, con la solicitud de dicha disponibilidad en la cual el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, ha certificado la inclusión del gasto en el Plan de Compras y la constancia de idoneidad y experiencia suscrita por el jefe del área interesada con el visto bueno del Director General.

4. La dependencia interesada solicitará por escrito a la Oficina Asesora Jurídica la elaboración del contrato, con visto bueno del Director General, adjuntando los estudios previos y demás documentos señalados en el numeral anterior, así como el Formato de Hoja de Vida de la Función Pública del contratista seleccionado, debidamente diligenciado, con la validación del Grupo de Talento Humano de haber sido publicada en el SIGEP, lo anterior acompañado de los siguientes documentos:

Personas Naturales

1. Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía.

2. Antecedentes Disciplinarios expedidos por la Procuraduría General de la Nación serán verificados por la Entidad.

3. Fotocopia de Tarjeta Profesional, en caso de requerirlo la profesión.

4. Antecedentes Fiscales expedidos por la Contraloría General de la República, serán verificados por la Entidad.

5. Antecedentes Disciplinarios Consejo Superior de la Judicatura (Abogados).

6. Afiliación a Salud y Pensión.

7. Afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, de conformidad con el artículo 20 de la Ley 1562 de 2012.

8. Registro Único Tributario.

9. Propuesta.

10. Formato Único de Hoja de Vida.

11. Formato SARLAF.

12. Certificados Laborales.

13. Certificados de estudio.

14. Declaración de Bienes y Rentas.

Personas Jurídicas

1. Certificado de Cámara de Comercio.

2. En caso de que el representante legal no cuente con la capacidad para contratar, autorización del órgano competente de la firma.

3. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.

4. Antecedentes disciplinarios expedidos por la Procuraduría General de la República de la persona jurídica y representante legal, serán verificados por la Entidad.

5. Certificado de antecedentes fiscales expedidos por la Contraloría General de la Nación de la persona jurídica y representante legal, serán verificados por la Entidad.

6. Certificación suscrita por el representante legal o el revisor fiscal según sea el caso, de estar al día dentro de los últimos 6 meses en el pago de aportes al sistema de seguridad social, así como en el pago de aportes parafiscales.

7. RUT.

8. Formato SARLAF.

9. Formato Único Hoja de Vida Persona Jurídica.

10. Certificaciones de experiencia en el área requerida.

11. Propuesta.

5. Una vez recibidos los documentos anteriores por la Oficina Asesora Jurídica, se revisarán a efecto de verificar que la documentación esté completa. En el evento de faltar alguno de los documentos, la Oficina Asesora Jurídica los devolverá en su totalidad a la dependencia interesada con el objeto de que sean remitidos completamente.

6. Verificados los documentos en su totalidad, la Oficina Asesora Jurídica dará lugar a la elaboración del contrato, el cual será remitido a la Dirección General para su consideración y firma.

7. Una vez suscrito el contrato por el Director General, se comunica al contratista para su firma y constitución de la garantía si a ello hubiere lugar.

8. Una vez constituida y aprobada la garantía por parte de la Oficina Asesora Jurídica, la misma solicitará al Grupo de Gestión Financiera el registro presupuestal para su legalización.

9. Una vez legalizado el contrato, la Oficina Asesora Jurídica remitirá al Supervisor copia del mismo acompañado de la garantía, para efectos de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 53 del presente Manual.

10. Quien celebre un contrato de prestación de servicios con Fonprecon deberá, previo a su firma, registrar en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP), administrado por el Departamento Administrativo de la Función Pública, la información de hoja de vida, previa habilitación por parte del Grupo de Talento Humano de la Entidad.

CAPÍTULO VI.

CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA.

ARTÍCULO 42. CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA. Se considera contratación de mínima cuantía las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de Fonprecon, independientemente de su objeto, cuyas reglas se determinan exclusivamente en el artículo 94 la Ley 1474 de 2011 y Capítulo V del Decreto 734 de 2012.

ARTÍCULO 43. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA. El procedimiento de selección de mínima cuantía inicia desde que surge la necesidad y se convoca a proveedores para la consolidación del estudio de mercado y finaliza enviando copia del contrato al supervisor y al Almacén para el ingreso, cuando el contrato se orienta a adquisición de bienes.

Tal procedimiento se regirá exclusivamente por las siguientes reglas:

1. Una vez surja la necesidad, la dependencia interesada o la Coordinación de Bienes y Servicios convoca a proveedores para la consolidación del estudio de mercado, a través de la página web de Fonprecon y/o se solicita por escrito o telefónicamente dos (2) o más cotizaciones.

2. La dependencia interesada o la Coordinación de Bienes y Servicios consolida la información del estudio de mercado para el análisis comparativo de precios y la estimación del valor del presupuesto estimado del proceso.

3. La dependencia interesada o la Coordinación de Bienes y Servicios solicita a la Coordinación de Gestión Financiera el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), el cual debe estar refrendado por la Dirección General, la Subdirección Administrativa y Financiera, y la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas para la verificación del Plan de Compras.

4. La dependencia interesada o la Coordinación de Bienes y Servicios elaborará un estudio previo simplificado que contendrá:

-- Descripción sucinta de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación.

-- Descripción del objeto a contratar.

-- Condiciones técnicas exigidas.

-- Valor estimado del contrato, justificado sumariamente, así como su plazo de ejecución.

-- Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

5. La dependencia interesada o la Coordinación de Bienes y Servicios elaborará la invitación pública que se publicará en la página web de Fonprecon y en el Secop, que deberá incluir la siguiente información:

-- El objeto

-- Presupuesto estimado, soportado con Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

-- Plazo de ejecución.

-- Forma de pago.

-- Causales que generan el rechazo de las ofertas o la declaratoria de desierto del proceso o validez mínima de las ofertas.

-- Cronograma del proceso, incluyendo reglas para expedir adendas a la invitación y para extender las etapas previstas.

-- Lugar físico o electrónico para el recibo de las propuestas.

-- Requisitos habilitantes: Para la oferta del precio más bajo, con reglas de subsanabilidad, se indicará la manera en que se acreditará la capacidad jurídica. Para obras, consultoría y servicios, además experiencia mínima. Según características del objeto a contratar y forma de pago se podrá exigir además capacidad financiera, excepto cuando la forma de pago sea contra entrega a satisfacción de la obra, servicios o bienes.

6. Con la firma de la Invitación por parte del Funcionario competente, se entiende aprobada la apertura del proceso contractual por lo que no se requerirá acto adicional alguno.

7. La Coordinación de Bienes y Servicios será la encargada del proceso de selección y publicidad en la página web de Fonprecon y en el Secop el cual se surtirá así:

-- Publicación de la invitación por el término mínimo de un (1) día hábil.

-- Término para presentar observaciones.

Respuesta a observaciones, adendas y aclaraciones.

Término mínimo de un (1) día hábil para presentar ofertas.

-- Publicación del Acta de cierre y Planilla de recibo de ofertas.

-- Verificación de requisitos habilitantes.

-- Publicación de la evaluación.

Término de observaciones a la evaluación, mínimo un (1) hábil.

-- Respuestas a las observaciones, simultáneamente con la comunicación de la aceptación de la oferta.

-- Comunicación de declaratoria de desierta, cuando no se logre la adjudicación.

8. La dependencia interesada en el proceso, elaborará Planilla de recibo de Ofertas que deberá entregar al área de Correspondencia para la radicación de las mismas.

9. La dependencia interesada, una vez vencido el plazo para el recibo de las propuestas, levantará un acta de cierre y apertura de ofertas en la cual se indicarán los aspectos relevantes de las ofertas, tales como nombre del oferente, número de folios, valor de la oferta, entre otros.

10. El funcionario (s) o contratista(s) designado (s) por la Subdirección Administrativa y Financiera recibe las propuestas, selecciona el Oferente con el menor precio y verifica los requisitos habilitantes exigidos en la invitación. Si hay lugar a subsanar, se tendrán en cuenta las reglas de subsanabilidad establecidas en el artículo 2.2.8, del Decreto 734 de 2012, para que en el plazo previsto en la invitación o en comunicación escrita, o vía e-mail subsane lo requerido por Fonprecon, para posteriormente publicar el informe de evaluación en la página web y en el Secop.

11. Si el proponente favorecido cumple con los requisitos habilitantes la Subdirección Administrativa y Financiera elaborará comunicación de aceptación de oferta, previa recomendación escrita del Comité Evaluador.

12. Si ninguno de los proponentes cumple con los requisitos habilitantes se efectúa la declaratoria de desierto el proceso.

13. Fonprecon podrá adjudicar el contrato cuando solo se haya presentado una oferta, y esta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública. En caso de empate a menor precio, Fonprecon adjudicará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas.

14. De conformidad con el artículo 3.5.5 del Decreto 734 de 2012, mediante comunicación de aceptación de oferta o declaratoria de desierta, elaborada por el área interesada, Fonprecon manifestará la aceptación expresa e incondicional de la misma, los datos de contacto de Fonprecon y del Supervisor o interventor designado. Con la publicación de la comunicación en la página web y en el Secop por parte de la Coordinación de Bienes y Servicios el proponente seleccionado quedará informado de la aceptación de su oferta.

15. La Coordinación de Bienes y Servicios, previa solicitud escrita de la dependencia interesada, diligenciará el formato de contratación de mínima cuantía (Orden de Compra, Orden de Servicios, en la cual se indica la descripción completa de los elementos o servicios que se van a adquirir, así como su valor, plazo, cláusula de indemnidad y declaración de no estar incurso, el contratista, en causales de inhabilidad o incompatibilidad. Una vez diligenciado el citado formato, se traslada, junto con sus anexos o documentos soporte, a la Subdirección Administrativa y Financiera para su revisión y firma. Posteriormente es remitida la documentación a la Coordinación de Bienes y Servicios para surtir los trámites de legalización (Constitución de Póliza, cuando haya lugar a ello, la cual será remitida a la Oficina Asesora Jurídica para su aprobación).

16. La Coordinación de Bienes y Servicios trasladará la Contratación de Mínima Cuantía a la Coordinación de Gestión Financiera para la obtención del Registro Presupuestal.

17. Una vez aprobada la Póliza y registrado presupuestalmente el contrato de mínima cuantía, se remite copia del mismo al Supervisor para que ejerza sus funciones de acuerdo con el artículo 53 del presente manual.

18. Una vez legalizado el contrato se envía copia del mismo al Contratista y al Supervisor para su conocimiento y ejecución.

19. En caso de no lograrse la adjudicación Fonprecon declarará desierto el proceso mediante comunicación motivada que se publicará en la página web de la Entidad y en el Secop.

ARTÍCULO 44. INAPLICABILIDAD DE REGLAS DE OTRAS MODALIDADES DE SELECCIÓN. En desarrollo de este proceso de selección de mínima cuantía Fonprecon se abstendrá de aplicar reglas y procedimientos establecidos para las demás modalidades de selección, así como adicionar etapas, requisitos o reglas expresamente establecidas en el parágrafo 2o del artículo 94 de la Ley 1474 y Decreto 734 de 2012.

ARTÍCULO 45. GARANTÍA Y RUP. No se exigirá a los oferentes estar inscritos en el RUP ni aportar garantías. En el evento en el cual Fonprecon estime necesarias las garantías, ya sea por la naturaleza del objeto a contratar o por la forma de pago, así lo justificará en el estudio previo de conformidad con lo establecido en el artículo 7o de la Ley 1150 de 2007.

CAPÍTULO VII.

CELEBRACIÓN, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO.

ARTÍCULO 46. CELEBRACIÓN, PERFECCIONAMIENTO, EJECUCIÓN Y LEGALIZACIÓN. El proceso de celebración, perfeccionamiento, ejecución (aprobación de la garantía única) y legalización de los contratos realizados como consecuencia de las modalidades de selección, salvo contratación de mínima cuantía, comprende las siguientes actividades:

1. La oficina Asesora Jurídica elaborará la minuta de contrato definitiva, le asignará un número consecutivo de orden y si lo considera necesario lo entregará a la dependencia interesada, para que avale con su firma el clausulado de la minuta de contrato.

Igualmente en coordinación con la dependencia interesada tramitará el contrato a celebrar para la firma de la Dirección General.

2. La Oficina Asesora Jurídica, en enlace con la dependencia interesada, hará firmar el contrato por el contratista. El contratista constituirá garantía única dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la firma del contrato, la cual remitirá a la Oficina Asesora Jurídica, a fin de que se dé lugar a su aprobación.

3. La Oficina Asesora Jurídica, una vez suscrito el contrato, enviará copia del mismo al Coordinador de Gestión Financiera para que efectúe el correspondiente Registro Presupuestal (Artículo 41 de la Ley 80 de 1993, artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, artículo 71 del Decreto 111 de 1996).

4. El Coordinador de Gestión Financiera expedirá registro presupuestal al contrato y lo entregará a la Oficina Asesora Jurídica quien consolidará toda la documentación original del contrato y enviará fotocopia del mismo a la Dependencia interesada para su supervisión.

5. La Oficina Asesora Jurídica una vez revise y apruebe la garantía única, enviará oficio comunicando al contratista y al supervisor y a las demás dependencias involucradas el cumplimiento de los requisitos para iniciación de la ejecución del contrato.

6. Para la ejecución se requerirá la aprobación de la garantía y de la existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes, salvo que se trate de la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras de conformidad con lo previsto en la Ley Orgánica de Presupuesto. El contratista deberá acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda.

El requisito de encontrarse al día en el pago de aportes parafiscales, deberá acreditarse para la realización de cada pago derivado del contrato estatal.

El servidor público que sin justa causa no verifique el pago de los aportes a que se refiere el presente artículo, incurrirá en causal de mala conducta, que será sancionada con arreglo al régimen disciplinario vigente.

7. Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y legalización, la Oficina Asesora Jurídica procederá a publicarlo en el Secop.

ARTÍCULO 47. REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO. Entiéndase por requisitos de perfeccionamiento del contrato, el acuerdo de las partes sobre el objeto y la contraprestación y este se eleve a escrito, siendo indispensable la expedición del registro presupuestal. (Artículo 41 de la Ley 80 de 199 y artículo 23 de la Ley 1150 de 2007).

ARTÍCULO 48. REQUISITOS DE EJECUCIÓN. Entiéndase por requisitos para poder iniciar la ejecución del contrato, la aprobación de la garantía única por parte de la Oficina Asesora Jurídica, cuando esta se requiera.

ARTÍCULO 49. REQUISITOS DE LEGALIZACIÓN. Para la legalización del contrato se requerirá que se efectúe el correspondiente registro presupuestal por parte de la Entidad, cuando a ello haya lugar de acuerdo con la Ley Orgánica De Presupuesto y sus disposiciones complementarias.

TÍTULO IV.

ETAPA CONTRACTUAL.

ARTÍCULO 50. ETAPA CONTRACTUAL. La etapa contractual se configura una vez producido el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y legalización del contrato, para así dar lugar al desarrollo del objeto contractual, el cual será vigilado, coordinado y controlado por el supervisor designado para el contrato en cuestión.

ARTÍCULO 51. ADICIÓN Y PRÓRROGA DEL CONTRATO. Previa solicitud del Supervisor debidamente justificada, los contratos se podrán adicionar en valor, sin que la adición exceda del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial expresado en salarios mínimos legales mensuales vigentes y si se dan las condiciones, se podrá prorrogar. En todo caso, tanto la adición como la prórroga deberán contar con la aprobación del ordenador del gasto, previa justificación avalada por el supervisor del contrato. Suscrita la prórroga o adición, corresponde al contratista ampliar las pólizas en valor o plazo, según lo disponga el documento respectivo; por parte de Fonprecon se procederá al registro presupuestal de la adición y a la aprobación de las modificaciones a las garantías (Artículo 40 Ley 80 de 1993), y posteriormente se hará su publicación en el Secop .

ARTÍCULO 52. SUSPENSIÓN DEL CONTRATO. Los contratos que celebre la Entidad pueden suspenderse de común acuerdo. Para efectos de suspensión de los contratos de Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión, el contratista deberá solicitarla por escrito ante el Supervisor del contrato indicando las causales que invoca, así como el tiempo de suspensión, debiendo, al momento de reiniciar la ejecución, suscribir acta de reinicio y prorrogar la garantía única que deberá ser aprobada por la Oficina Asesora Jurídica. El Supervisor, previo visto bueno del Director General podrá aceptar la solicitud de Suspensión del Contrato.

ARTÍCULO 53. EJECUCIÓN, ENTREGA Y RECEPCIÓN DEL OBJETO CONTRACTUAL Y ELABORACIÓN DEL ACTA DE LIQUIDACIÓN. El supervisor vigilará la ejecución del contrato, recibirá el objeto contractual de ser procedente, conforme al Acta de Recepción del Almacén, indicando si hubo cumplimiento de las condiciones de entrega técnicas, cantidades, plazo e informes mensuales y finales, y el número de mensualidades pagadas, y al finalizar el contrato elaborará el acta de liquidación del contrato, si a ello hay lugar, de conformidad con lo previsto en el artículo 217 del Decreto 019 de 2012.

De todos estos documentos el supervisor debe enviar copia a la Oficina Asesora Jurídica para que repose en la carpeta original del contrato.

PARÁGRAFO. Para efectos del cumplimiento de las obligaciones del supervisor téngase lo establecido en el capítulo siguiente.

CAPÍTULO I.

DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA.

ARTÍCULO 54. DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE LOS CONTRATOS. De conformidad con lo señalado en los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011; con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, Fonprecon está obligada a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.

La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por Fonprecon cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, Fonprecon podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por Fonprecon, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando Fonprecon lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.

Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, Fonprecon puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor.

El contrato de Interventoría será supervisado directamente por Fonprecon.

PARÁGRAFO. En los estudios previos de los contratos de obra cuyo valor supere la menor cuantía de la Entidad, independientemente de la modalidad de selección, Fonprecon se pronunciará sobre la necesidad de contar con interventoría.

Los supervisores de los contratos, serán funcionarios designados por el ordenador del gasto para el ejercicio de la función de seguimiento del mismo, comenzando su actividad, una vez se encuentre perfeccionado y legalizado, esto es, suscrito el contrato, registrado el compromiso y reunidos los requisitos de ejecución. Así mismo, Fonprecon podrá contratar una interventoría externa, cuando la complejidad del objeto del contrato lo amerite.

Para el efecto la Oficina Asesora Jurídica le informará al Supervisor sobre el cumplimiento de los anteriores requisitos, enviándole fotocopia de los siguientes documentos:

a) El contrato y propuesta del contratista;

b) Las pólizas con su correspondiente aprobación;

c) Los demás documentos que comprueben el cumplimiento de los requisitos de legalización.

PARÁGRAFO. Cuando alguno de los responsables del proceso de contratación actúe como ordenador del gasto, por delegación que haga el Director General de acuerdo con la Ley 489 de 1998 y artículo 12 de la Ley 80 de 1993, no se podrá concentrar en dicho funcionario las funciones de supervisión del contrato. En tal evento, el Director General designará al funcionario que deba ejercer dichas funciones, sin que por ello se entiendan exonerados los ordenadores delegados y el representante legal, de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual, en los términos del artículo 21 de la Ley 1150 de 2007.

ARTÍCULO 55. OBLIGACIONES GENERALES DEL SUPERVISOR E INTERVENTOR. La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por parte de Fonprecon sobre las obligaciones a cargo del contratista.

Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la Entidad de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente. El supervisor vigilará la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato durante todo el tiempo que esté vigente, y su función sólo terminará una vez se haya suscrito el acta de liquidación que le ponga fin a las obligaciones pactadas por las partes, cuando haya lugar a suscribir este documento.

PARÁGRAFO 1o. Será inhábil para participar en licitaciones y para celebrar contratos con Entidades estatales, el interventor que incumpla el deber de entregar información a Fonprecon relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato. (Parágrafo 2o del artículo 84 de la Ley 1474 de 2011).

PARÁGRAFO 2o. El interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con este de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor.

Cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con este, de los perjuicios que se ocasionen.

PARÁGRAFO 3o. Será considerado como falta gravísima, no exigir, el supervisor o el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por Fonprecon o, en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. También será falta gravísima omitir el deber de informar a la Entidad los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento.

ARTÍCULO 56. OBLIGACIONES ESPECIALES DEL SUPERVISOR. El ejercicio de la función de Supervisión y seguimiento de la ejecución contractual comprenderá, entre otras funciones, las siguientes:

1. Todas las actividades por el supervisor deberán constar por escrito, y deberá anexarse a la carpeta del contrato.

2. Vigilará la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato durante todo el tiempo que esté vigente, y su función sólo terminará una vez se haya suscrito el acta de liquidación, si a ello hay lugar.

3. Revisará los documentos y antecedentes del contrato suscrito y de los derechos y obligaciones de las partes y, en particular, los mecanismos establecidos en el contrato para el reconocimiento de los derechos de contenido económico.

4. Revisará mensual el pago de aportes a la Seguridad Social Integral (Salud, Pensión y Riesgos Laborales), por parte del Contratista indicando que este se haga dentro de los plazos previstos en el Decreto 670 de 2007 o, norma que lo modifique.

5. Realizará la coordinación, vigilancia y control del desarrollo del objeto contratado, para garantizar a Fonprecon que las obligaciones contractuales se han cumplido y que este puede tramitar los pagos correspondientes al contratista.

6. Enviará a la oficina Asesora Jurídica los informes mensuales de ejecución del contrato presentados por los contratistas, a fin de que reposen en las carpetas respectivas.

7. Elaborará y suscribirá todas las actas necesarias dentro de la ejecución del objeto contratado.

8. Elaborará y suscribirá el acta de liquidación de los contratos, si hay lugar a ello, dejando constancia sobre los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, en caso de divergencias presentadas.

9. Entregará debidamente liquidadas todas las cuentas contractuales con sus respectivos soportes. En este momento deberá quedar documentalmente acreditado que se cumplieron todos los requisitos necesarios para el cumplimiento de la obligación a cargo de Fonprecon, y del resultado favorable de la comprobación formal y material del cumplimiento de las obligaciones del contratista, así como de encontrarse a paz y salvo en el pago de aportes parafiscales y al Sistema de Seguridad Social (Salud y Pensión).

10. Informará por escrito, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia de los hechos que amenacen el cumplimiento o paralización del contrato al ordenador del gasto, y al Jefe de la Dependencia para la cual se ha contratado el bien o servicio, para que estos inicien las acciones correspondientes.

11. Acatará las observaciones y decisiones que adopte el ordenador del gasto, en los eventos de irregularidades, incumplimientos y demás dificultades que se presenten en la ejecución del contrato y no están autorizados a expedir cumplidos para el pago de las obligaciones contraídas, hasta tanto no se tenga pronunciamiento favorable del ordenador del gasto para ello.

12. Cualquier modificación que se deba realizar al plazo de ejecución, valor o cualquier otra modificación del contrato debe ser previamente autorizada por el ordenador del gasto y deberá estar sustentado con el estudio de conveniencia y oportunidad respectivo realizado por el supervisor.

13. Resolverá todas las consultas presentadas por el contratista y hará las observaciones que estime conveniente.

14. Verificará que las garantías que ampara el cumplimiento total del contrato, se encuentren vigentes e informará en su oportunidad a Fonprecon sobre los inconvenientes presentados. En caso de adición y/o prórroga del contrato, verificará que las pólizas también se adicionen en la proporción requerida.

15. Formulará todos sus reparos por escrito cuando esté en desacuerdo con la ejecución y desarrollo de las obligaciones pactadas en un contrato, o con la forma de los actos, documentos o circunstancias examinadas. Dichos reparos deberán ser motivados con razonamientos fundados en hechos, circunstancias y normas en las que se apoye el criterio sustentado y deberán comprender todas las observaciones y objeciones correspondientes.

16. Dará cuenta a la dependencia directamente interesada en el contrato y a la Oficina Asesora Jurídica de los resultados más relevantes de su actuación y recomendará las actuaciones que considere más convenientes u oportunas para la normal ejecución del contrato.

17. Exigirá la buena calidad y correcto funcionamiento de los bienes y servicios que sean contratados, y se abstendrá de dar el respectivo cumplido si estos no corresponden a las calidades, cantidades y especificaciones técnicas exigidas, para lo cual el supervisor debe mantener control y coordinación permanente sobre el desarrollo del contrato.

18. Exigirá el total cumplimiento de los cronogramas pactados en los contratos y sólo podrá recomendar su modificación cuando por razones técnicas o dada la naturaleza del contrato, esto se haga necesario.

19. Constatará a la fecha de vencimiento del contrato, su total cumplimiento. Si llegare a tener dudas sobre la ejecución del mismo no podrá expedir el acta de recibo final, hasta tanto no se haga claridad sobre el particular.

20. Verificará antes de recibir el objeto contratado que todas las obligaciones contractuales se hayan cumplido a cabalidad y que puede procederse a su respectivo pago final. Este documento debe contener como mínimo la descripción de los bienes y/o servicios recibidos, el valor final del contrato, incluyendo reajustes si es que estos proceden. Copia de esta acta se enviará a la Oficina Asesora Jurídica para su respectivo archivo.

21. Cuando la interventoría sea contratada, se podrán considerar en el contrato otras obligaciones específicas, según el objeto de que se trate.

PARÁGRAFO. Los consultores y asesores externos responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las Entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las actividades de consultoría o asesoría.

Por su parte, los interventores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las Entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de interventoría.

CAPÍTULO II.

MULTAS Y SANCIONES.

ARTÍCULO 57. DE LAS MULTAS Y SANCIONES EN LA CONTRATACIÓN. De conformidad con el inciso 2o del artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, y artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, Fonprecon tiene la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas en el contrato con el fin de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones. Para este efecto, en caso de mora o incumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato, una vez agotado el debido proceso y garantizado el derecho de defensa y contradicción del contratista y de su garante, Fonprecon podrá imponer de manera unilateral y mediante acto administrativo motivado, multas sucesivas y diarias, que se estiman en el cero punto cinco por ciento (0.5%) del valor total del contrato, por cada día de retardo, sin exceder el quince por ciento (15%) del valor del contrato, sin perjuicio de que la Entidad contratante pueda hacer efectiva la cláusula pecuniaria por incumplimiento o declarar la caducidad del contrato. En caso de hacerse efectivas las multas, en primer término se optará porque su monto sea deducido de los valores o pagos pendientes de girar con cargo al contrato y en caso de resultar saldos, estos se cubrirán por la garantía única de cumplimiento a través del amparo de cumplimiento, en todo caso estas se impondrán y fijarán conforme a lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1150 de julio 16 de, 2007 y artículo 86 de la Ley 1474 de 2011. Para efectos de la cláusula penal, Fonprecon determinará en sus contratos una tasación anticipada de los perjuicios que llegare a generar el incumplimiento grave o total de las obligaciones asumidas por el contratista, estimando para este efecto una suma equivalente al quince por ciento (15%) del valor del contrato. Igualmente procederá la aplicación de esta cláusula para resarcir los perjuicios que se llegaren a producir a la Entidad por el acaecimiento de cualquiera de las causales de terminación unilateral del contrato.

ARTÍCULO 58. DEL DEBIDO PROCESO PARA ACTUACIONES SANCIONATORIAS EN MATERIA CONTRACTUAL. En caso de incumplimiento total o parcial de las obligaciones pactadas en el Contrato que le generen multas o sanciones al contratista, se le garantizará a este el debido proceso, de acuerdo con lo previsto en el artículo 29 de la Constitución Política y la respectiva actuación administrativa se sujetará a lo señalado en este Manual, con fundamento en los artículos 3o y 35 del Código Contencioso Administrativo, en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 y artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.

Procedimiento y Responsabilidades: Es el señalado en el artículo 86 de la Ley 1474 de

2011:

1. Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, el Ordenador del Gasto, previa información del supervisor, lo citará a audiencia para debatir lo ocurrido. En la citación, hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, la que podrá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera.

2. En desarrollo de la audiencia, a la que asistirá el Supervisor del Contrato, el Director de Fonprecon o su delegado, presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. Acto seguido se concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la Entidad.

3. Hecho lo precedente, mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, la Entidad procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Contra la decisión así proferida sólo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia.

4. En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el Director de la Entidad o su delegado, podrá suspender la audiencia cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa. En todo caso al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia. La Entidad podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento.

5. En el evento de no presentarse el contratista o su apoderado a la Audiencia Pública para presentar descargos, sin justa causa comprobada, el contratista perderá la oportunidad procesal y la Entidad continuará con el curso del proceso.

6. En la Audiencia Pública deberán estar presentes el contratista y/o su apoderado debidamente acreditado, el ordenador del gasto o su delegado, el supervisor del contrato, el Coordinador de Control Interno y el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

7. De la Audiencia Pública para rendir descargos, se levantará un acta en la cual se indique decisión de continuar o no con el procedimiento de multa.

8. La Oficina Asesora Jurídica, en caso de no ser procedente la imposición de la multa, proyectará el acto administrativo de cierre de la investigación, en el cual se consignarán por escrito las razones que se tuvieron para adoptar dicha decisión y ordenará el archivo del proceso en la carpeta legal de contrato.

9. La Oficina Asesora Jurídica reportará a la Subdirección Administrativa y Financiera la imposición de la multa, con el fin de que se tomen las medidas pertinentes.

10. La Oficina Asesora Jurídica, una vez esté en firme el acto administrativo que impone la multa, informará a la Cámara de Comercio correspondiente al lugar del domicilio del contratista, sobre la imposición de la multa y a los entes de control que correspondan. Así mismo, deberá adelantar el procedimiento en relación con la publicación de los actos sancionatorios.

11. La Oficina Asesora Jurídica, una vez el acto administrativo que impone la multa esté en firme, informará por escrito a la Subdirección Administrativa y Financiera con el fin de que ordene realizar los descuentos a que haya lugar en las actas de pago o en la liquidación final del contrato, en el caso de existir saldos pendientes a favor del contratista.

12. La Subdirección Administrativa y Financiera, si no existen saldos a favor del contratista, suministrará por escrito a la Oficina Asesora Jurídica la información correspondiente.

13. Es responsabilidad de la Subdirección Administrativa y Financiera, requerir al contratista para el pago en un término máximo de diez (10) días. En caso que este no pague, solicitará a la compañía de seguros o banco garante, a través de correo certificado, para que asuma el pago de la multa.

14. Si la compañía de seguros o banco garante no realiza el pago dentro del mes siguiente, contado a partir del requerimiento de pago (término que se comenzará a contar a partir del vencimiento del plazo de diez (10) días dados al contratista para el pago de la multa), la Subdirección Administrativa y Financiera, informará y enviará los documentos pertinentes a la Oficina Asesora Jurídica para que inicie el correspondiente proceso.

15. Las causales y tasación de las multas para todos los contratos, se establecerán de acuerdo con los criterios y lineamientos contenidos en el contrato y en el presente Manual.

16. La parte resolutiva de los actos que declaren la caducidad, impongan multas, sanciones o declaren el incumplimiento, una vez ejecutoriados, se publicarán en el Secop y se comunicarán a la cámara de comercio en que se encuentre inscrito el contratista respectivo. También se comunicarán a la Procuraduría General de la Nación.

TÍTULO V.

ETAPA POSCONTRACTUAL.

ARTÍCULO 59. ETAPA POSCONTRACTUAL. Se configura por la terminación y liquidación del contrato, dentro de la cual el Supervisor verificará la vigencia de los amparos de la Garantía Única y elaborará el acta de liquidación, si a ello hay lugar, de conformidad con lo previsto en el artículo 217 del Decreto 019 de 2012, estableciendo el cumplimiento de las obligaciones de entrega de bienes y servicios a cargo del contratista y de las obligaciones de pago a cargo de Fonprecon, incluyendo los montos correspondientes. Dicha acta se enviará para su firma a las partes. (Ley 80 de 1993, artículo 60, artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, artículo 217 Decreto 019 de 2012).

ARTÍCULO 60. ACTA DE ENTREGA Y RECIBO DE LA OBRA, BIEN O SERVICIO. Agotado el término y cumplido el objeto del contrato, procederá el supervisor a suscribir el acta de entrega y recibo de la obra, bien o servicio, en la cual quedará expresa constancia de la condición de cumplimiento con sujeción al contrato o de los ajustes necesarios que deben ejecutarse dentro del término que en esta se señale, para proceder a otorgar la garantías correspondientes.

ARTÍCULO 61. LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS. La liquidación de los contratos estará a cargo del supervisor respectivo, el cual la promoverá de mutuo acuerdo dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.

De acuerdo con lo señalado en el artículo 217 del Decreto 019 de 2012, no es obligatoria la liquidación de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, sin embargo, si la Entidad lo estima necesario, a la terminación del contrato, las partes contratantes podrán suscribir un acta de liquidación del mismo, en la que se determinarán las obligaciones a cargo de cada uno, teniendo en cuenta el valor de las sanciones y penas por aplicar, las indemnizaciones a que haya lugar o los saldos presupuestales que deban liberarse. El plazo para liquidar el contrato, en caso de darse, será de cuatros (4) meses, contados a partir de su terminación. Para este efecto, el contratista deberá presentar dentro de los dos (2) meses siguientes a la terminación del contrato a Fonprecon, a quien este designe, las cuentas y demás documentos relacionados con el contrato, así como la información que se requiera, para proceder a elaborar el acta de liquidación correspondiente. Cuando la liquidación sea necesaria, el supervisor será el encargado de la liquidación del contrato, en los términos enunciados en la Ley de Contratación.

En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga el supervisor, las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, el supervisor, en coordinación con la Oficina Asesora Jurídica, tendrá la facultad de liquidar el contrato en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo.

Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el Código Contencioso Administrativo.

Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.

El Director General o su delegado para contratación procederá a suscribir el acto administrativo de liquidación unilateral, que se notificará al contratista, a los interesados y a la compañía de seguros, informando que contra el acto administrativo procede el recurso de reposición de conformidad a lo dispuesto en el artículo 77 de la Ley 80 de 1993.

PARÁGRAFO. El supervisor del contrato, en coordinación con la dependencia interesada, remitirá en físico y en medio magnético original del Acta de Liquidación, debidamente firmada, a la Oficina Asesora Jurídica para su archivo en la carpeta del respectivo contrato y para su publicación en el Secop .

TÍTULO VI.

DEL PLAN DE COMPRAS.

ARTÍCULO 62. DE LOS PLANES DE COMPRA. Consiste en la planeación de las necesidades de bienes, servicios y obras que requiere contratar Fonprecon para cumplir con sus fines y objetivos constitucionales, legales y reglamentarios, teniendo en cuenta la conveniencia y oportunidad del contrato y su adecuación y ajuste a las apropiaciones presupuestales para cada vigencia fiscal. La contratación debe responder a una debida y oportuna planeación por parte de todas las dependencias responsables de la contratación.

En el plan de compras para cada vigencia fiscal, el Fondo de Previsión Social del Congreso de la República incorporará la contratación para el año correspondiente, el cual se publicará en el sitio web y su revisión, ajuste o modificación podrá darse de acuerdo a las necesidades institucionales. (Literal b) del artículo 13 del Decreto 3512 de 2003, artículos 1o y 2o del Acuerdo 004 de 2005).

Con base en lo anterior se seguirán los siguientes procedimientos para la etapa previa de planeación y estructuración que se constituirá en etapa preliminar y obligatoria de todo proceso de contratación, independiente de su modalidad, comprendiendo:

Etapa de planeación y estructuración. Esta etapa preliminar comprende:

1. Determinación de las necesidades de las diferentes dependencias.

2. Consolidación de la Información.

3. Análisis de la Información y Definición de Adquisiciones.

4. Elaboración del Plan de Compras.

TÍTULO VII.

DISPOSICIONES FINALES.

ARTÍCULO 63. ACTUALIZACIÓN. La Oficina Asesora Jurídica del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República será la responsable de la revisión y actualización del presente Manual, de conformidad con las normas que modifiquen y adicionen la materia.

ARTÍCULO 64. APLICACIÓN. Mientras no entren en contradicción con las leyes y decretos de contratación de la Administración Pública, los procedimientos incluidos en el Manual que se adopta mediante la presente resolución deberán ser aplicados por los funcionarios que tengan a su cargo la contratación de la Entidad.

ARTÍCULO 65. ARCHIVO DE DOCUMENTOS ETAPAS PRECONTRACTUAL Y CONTRACTUAL. Se deben cumplir las leyes de archivo y las recomendaciones de los entes de control. Todo funcionario que tramite documentos que tengan que ver con un contrato debe remitir copia al expediente que reposa en la Oficina Asesora Jurídica o en la Coordinación de Bienes y Servicios. Adicionalmente, la dependencia interesada en la contratación, debe verificar que cada expediente contenga la totalidad de los documentos con apoyo en una lista de chequeo de documentos y previamente al archivo de la carpeta se debe proceder a hacer control sobre la verificación de documentos.

ARTÍCULO 66. DIFUSIÓN. El Manual de Contratación que se adopta por medio de la presente resolución deberá ser difundido por la Subdirección Administrativa y Financiera a través de los diferentes medios de comunicación internos disponibles y entre los servidores públicos vinculados a la Entidad.

ARTÍCULO 67. RÉGIMEN DE TRANSICIÓN. Los procesos de selección que a la entrada en vigencia de la presente resolución se encuentren abiertos continuarán hasta su culminación con la reglamentación observada para su elaboración.

ARTÍCULO 68. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en su integridad la Resolución 0122 del 25 de enero de 2010 “por la cual se adopta el Manual de Procedimiento de Contratación del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República”, y la Resolución número 234 de 2010, “por la cual se adiciona la Resolución número 0122 del 25 de enero de 2010, por la cual se adopta el Manual de Procedimientos de Contratación del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República – Fonprecon”.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

26 de julio de 2012.

El Director General,

FRANCISCO ÁLVARO RAMÍREZ RIVERA.

Resolución 603 de 2012 FPSCR

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