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RESOLUCION 130 DE 2000
(junio 8)
Diario Oficial No. 44.052, del 22 de junio de 2000
FONDO NACIONAL DE AHORRO
Por la cual se establecen las mesas de control
en el Fondo Nacional de Ahorro.
EL PRESIDENTE DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO,
en ejercicio de las facultades legales y estatutarias, y
CONSIDERANDO:
Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 209 señala que la administración pública tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que le señala la ley y que su función administrativa se desarrollará con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones;
Que el artículo 269 de la Constitución Política determina que en las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley;
Que la Ley 87 de 1993, establece normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y determina sus objetivos, características y elementos;
Que la Resolución interna número 174 de 1999 que estableció el Sistema de Control Interno en la Entidad, le asigna la obligación de aplicar métodos y procedimientos de control a los jefes y funcionarios de cada una de las distintas dependencias como un desarrollo natural de sus actuaciones administrativas, buscando con ello la calidad, eficiencia y eficacia en la prestación del servicio a los afiliados;
Que la Resolución interna 174 de 1999 establece como políticas de control la prevención de errores y la toma de acciones correctivas inmediatas, la obligación de elaborar y transmitir información, fidedigna, adecuada, oportuna y real a los niveles de dirección y ejecución; la institucionalización del autocontrol como proceso permanente de verificación de la planeación y sus resultados;
Que la Resolución interna 174 de 1999 establece que todos los servidores públicos de la entidad deben acatar, observar, respaldar y apoyar permanentemente el sistema de control interno y su mantenimiento, así como ejercer las acciones de control que correspondan frente a cada deber asignado,
RESUELVE:
ARTICULO 1o. Establecer como un mecanismo de control en el Fondo Nacional de Ahorro las "Mesas de Control" las cuales se definen en el artículo 2o.
ARTICULO 2o. DEFINICION. Las mesas de control son mecanismos que permiten ejercer un control operativo y de cuadre contable, con la oportunidad requerida, para cada una de las operaciones que diariamente realiza el Fondo Nacional de Ahorro y se constituye en una herramienta fundamental, que garantiza la calidad de los resultados y la gestión de cada funcionario frente a su cargo.
ARTICULO 3o. IMPLEMENTACION. Las mesas de control se implementarán de acuerdo con la necesidad de cada una de las Divisiones que aplican en la estructura organizacional de la Entidad, considerando la totalidad del proceso desde la operación inicial hasta la final, como: seguimiento permanente al trámite, control de correspondencia, custodia de documentos, cuadres contables, control de calidad y mantenimiento del sistema.
Las siguientes actividades se deben adelantar para consolidar las mesas de control en cada División siendo supervisadas por cada uno de los jefes:
- Coordinar el cierre diario y mensual de operaciones de los diferentes módulos relacionados con cada proceso.
- El jefe de cada División debe designar los funcionarios responsables, de coordinar todas las actividades de la mesa de control, quienes deben conocer y manejar con muy buen criterio los procesos del área correspondiente.
- Todos los funcionarios de la División bajo la coordinación de los responsables de la mesa de control, deben realizar una evaluación de las operaciones críticas que a su juicio necesitan ser monitoreadas en cada etapa del proceso.
- El funcionario de Desarrollo Organizacional especializado en cada proceso debe apoyar la definición de las etapas críticas del proceso.
- El funcionario de Control Interno asignado al proceso debe apoyar y asesorar la definición de actividades críticas a monitorear.
- Los responsables de la mesa de control deben verificar que el sistema utilizado como apoyo a su operación tiene disponibles las consultas y/o listados necesarios para realizar las verificaciones diarias correspondientes a las actividades definidas como críticas en el proceso.
- El Jefe de la División solicitará a la Oficina de Informática el diseño de los listados y/o consultas en el sistema que sean necesarios para ejercer la función de mesa de control.
- El funcionario del área de Contabilidad se reunirá con los responsables de la mesa de control para apoyar el procedimiento de control de las operaciones que tienen afectación contable.
- Los responsables de la mesa de control presentarán al Jefe de la División el plan de trabajo para ser discutido y aprobado.
- El Jefe de la División comunicará por escrito a los funcionarios asignados a esta actividad sobre su participación y responsabilidad para el éxito de las mesas de control.
- En reuniones de trabajo el equipo conformado por los responsables de la mesa de control, los funcionarios de Desarrollo Organizacional y de Control Interno evaluarán y diseñarán los mecanismos para realizar un seguimiento a la operación y señalarán los funcionarios del área de los que se debe recibir apoyo para realizar la actividad de monitoreo diaria.
- Los funcionarios responsables de las mesas de control de las diferentes áreas del FNA se reunirán para establecer los mecanismos de control sobre los procesos relacionados, con el objetivo de garantizar la oportunidad de los trámites que pasan de un área a otra.
ARTICULO 4o. FUNCIONAMIENTO. Los servidores públicos del Fondo Nacional de Ahorro responsables de las mesas de control, desarrollarán sus funciones teniendo en cuenta:
a) Antes de finalizar las labores diarias, se debe realizar un cuadre operativo para establecer el total de trámites recibidos, trámites realizados y/o devueltos durante el día de operación;
b) Al inicio del siguiente día hábil se debe realizar un control de calidad de la operación tanto a nivel de datos, como de registro contable a fin de garantizar la afectación correcta de las bases de datos y de las cuentas contables correspondientes. Igualmente realizar cruces de la información para las operaciones efectuadas entre las áreas para mantener la integridad en el trámite de todas y cada una de las transacciones, para lo cual debe contar con las pantallas de consulta, los permisos de acceso en los módulos relacionados con su operación y los listados para la verificación;
c) En caso de detectarsen errores y/o inconsistencias, éstas se deben resolver en el transcurso del día, efectuando un análisis del origen de éstas, asignando la acción correctiva al funcionario responsable y determinando un mecanismo válido para optimizar la operación inconsistente en caso de ser necesario;
d) Al tercer día se debe verificar la calidad de las correcciones realizadas. Este día vence el plazo máximo para realizar el cuadre contable de las operaciones que maneja el área.
e) Este proceso debe ser continuo, planeado y ejecutado con responsabilidad a fin de no entorpecer el cuadre contable de la Entidad, ni las actividades propias de las áreas relacionadas con el proceso de la dependencia;
f) Trimestralmente las mesas de control de las áreas involucradas con el apoyo de la Oficina de Informática deben realizar cruces de información contra la contabilidad a fin de determinar su concordancia y garantizar uniformidad de la información;
g) Los responsables de la mesa de control deben presentar al jefe inmediato un informe semanal de operaciones (estadísticas) que consolide la gestión realizada por todos los funcionarios del área en particular. Igualmente deben informar sobre cualquier situación irregular que comprometa los intereses del FNA;
h) Al inicio del día, los responsables de la mesa de control, deben verificar la parametrización y los diferentes ambientes que componen el sistema cobis, para advertir la disponibilidad del sistema y hacer los ajustes previos a cada proceso;
i) Los funcionarios responsables de la mesa de control deben definir los elementos y requisitos para ejecutar un plan de contingencia, en caso de ser necesario y contarán con el apoyo operativo de cada una de las áreas involucradas en el proceso.
ARTICULO 5o. INTEGRACION. Los responsables de las mesas de control de procesos relacionados deben coordinar su labor y establecer mecanismos de acercamiento para trabajar en el mejoramiento integral del proceso, apoyando las políticas fijadas por la Alta Dirección para el mejoramiento continuo de las funciones desarrolladas por la Entidad.
Las actividades relacionadas con la presente resolución se entienden incorporadas en los respectivos manuales de funciones.
Los responsables de las mesas de control deben presentar un informe mensual de su gestión al Vicepresidente respectivo o Secretario General, según sea el caso.
ARTICULO 6o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Santa Fe de Bogotá, D. C., a 8 de junio de 2000.
El Presidente,
HERNÁN OCAMPO SOLARTE.