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RESOLUCIÓN 1542 DE 2023
(julio 17)
Diario Oficial No. 52.468 de 26 de julio de 2023
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por medio de la cual se crea el Programa Nacional de Mediación Penal de la Defensoría del Pueblo.
EL DEFENSOR DEL PUEBLO,
en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en los artículos 282 y 283 de la Constitución Política, el numeral 1 del artículo 5o, del Decreto Ley 025 de 2014, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 282 de la Constitución Política de Colombia le asigna al Defensor del Pueblo el mandato de velar por la promoción, el ejercicio y la divulgación de los derechos humanos en el territorio nacional, por lo cual deberá orientar e instruir a sus habitantes y a los colombianos en el exterior en el ejercicio y defensa de sus derechos ante las autoridades competentes o entidades de carácter privado.
Que el Decreto número 025 de 2014 establece que además de las funciones señaladas en la Constitución Política, le corresponden al Defensor del Pueblo unas competencias, dentro de las cuales se incluye, acorde con su numeral primero, la de “Definir las políticas, impartir los lineamientos, directrices y adoptar los reglamentos y demás mecanismos necesarios para el eficiente y eficaz funcionamiento de la Defensoría del Pueblo”.
Que el Código de Procedimiento Penal Ley 906 de 2004, en su Libro VI establece los mecanismos de justicia restaurativa y, en su artículo 518, los define como “todo proceso en el que la víctima y el imputado, acusado o sentenciado participan conjuntamente de forma activa en la resolución de cuestiones derivadas del delito en busca de un resultado restaurativo, con o sin la participación de un facilitador”.
Que el artículo 521 de la Ley 906 de 2004 dispone que “son mecanismos de justicia restaurativa la conciliación preprocesal, la conciliación en el incidente de reparación integral y la mediación”.
Que el artículo 523 de la referida codificación define la mediación como un “mecanismo por medio del cual un tercero neutral, particular o servidor público designado por el Fiscal General de la Nación o su delegado, conforme con el manual que se expida para la materia, trata de permitir el intercambio de opiniones entre víctima y el imputado o acusado para que confronten sus puntos de vista y, con su ayuda, logren solucionar el conflicto que les enfrenta”.
Que la Fiscalía General de la Nación, expidió la Resolución número 00383 de 2022, “por medio de la cual se adopta el Manual de Justicia Restaurativa y se dictan otras disposiciones para el funcionamiento de la mediación penal”, en cumplimiento de lo previsto en el artículo 523 de la Ley 906 de 2004.
Que en el referido Manual de Justicia Restaurativa se establecen los lineamientos para la implementación de la mediación y se establecen los requisitos esenciales para la suscripción de convenios interadministrativos para desarrollar las funciones de mediación penal, donde se prioriza “la suscripción de convenios interinstitucionales con entidades nacionales y territoriales que tengan avances importantes o programas sólidos en materia de justicia restaurativa”.
Que la Defensoría del Pueblo, como Institución Nacional de Derechos Humanos de Colombia, busca promover la justicia restaurativa como una herramienta útil para dirimir de fondo los conflictos de carácter penal.
Que la Defensoría del Pueblo y la Fiscalía General de la Nación suscribieron el convenio interadministrativo número 0115 de fecha 6 de julio de 2023 cuyo objeto consiste en “Adoptar las bases para la ejecución del Programa de Mediación Penal de la Defensoría del Pueblo, así como regular la remisión y el trámite restaurativo de conflictos penales, de conformidad con las directrices establecidas en la Resolución número 00383 del 11 de mayo de 2022, por medio de la cual se adopta el Manual de Justicia Restaurativa expedido por la Fiscalía General de la Nación”.
Que, en virtud de lo expuesto, la Defensoría del Pueblo debe adoptar los lineamientos para poner en ejecución el Programa Nacional de Mediación Penal al interior de la entidad.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Crear el Programa Nacional de Mediación en materia penal de la Defensoría del Pueblo, de conformidad con la parte considerativa de esta resolución, siguiendo los lineamientos establecidos por la Resolución número 383 de 2002, expedida por la Fiscalía General de la Nación.
ARTÍCULO 2o. Adoptar los lineamientos para el funcionamiento del Programa Nacional de Mediación en materia penal de la Defensoría del Pueblo, que se encuentran contenidos en el documento anexo al presente acto, los cuales forman parte integral del mismo.
ARTÍCULO 3o. Incorporar a los lineamientos del Programa Nacional de Mediación en materia penal de la Defensoría del Pueblo los acuerdos contenidos en el convenio interadministrativo número 0115 de 2023, suscrito entre la Defensoría del Pueblo y la Fiscalía General de la Nación, o aquel que lo modifique o sustituya.
ARTÍCULO 4o. La Dirección Nacional de Defensoría Pública revisará la pertinencia de crear un programa específico dentro de alguna de las áreas a través de las cuales se presta el Servicio Nacional de Defensoría Pública.
ARTÍCULO 5o. La Oficina de Planeación deberá realizar todos los trámites internos y ajustes a los procedimientos y/o manuales que sean necesarios para dar cumplimiento al presente acto, en coordinación con la Dirección Nacional de Defensoría Pública, Oficina Jurídica y demás áreas competentes.
ARTÍCULO 6o. Comunicar el contenido de la presente resolución a las Defensorías Regionales, a la Dirección Nacional de Defensoría Pública, Subdirección de Talento Humano, Oficina de Planeación, y a las demás dependencias que deban garantizar el cabal y efectivo funcionamiento del Programa de Mediación Nacional, labor que se le asigna a la Oficina Jurídica de la Entidad.
ARTÍCULO 7o. Publicar el presente acto administrativo en el Diario Oficial, de conformidad con lo establecido en el artículo 65 de la Ley 1437 de 2011.
Dada en Bogotá, D. C., a 17 de julio de 2023.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
El Defensor del Pueblo,
Carlos Camargo Assís.
Programa Nacional de Mediación Penal
Defensoria del Pueblo de Colombia
LINEAMIENTOS DEL PROGRAMA NACIONAL DE MEDIACIÓN PENAL DE LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO
De conformidad con los requisitos establecidos en la Resolución número 383 de 2022 expedida por la Fiscalía General de la Nación y el acápite 3 sobre los lineamientos para la implementación de la mediación del Manual de Justicia Restaurativa anexo a dicho acto administrativo, se imparten los lineamientos para la aplicación del Programa Nacional de Mediación en materia Penal de la Defensoría del Pueblo:
JUSTIFICACIÓN
El Código de Procedimiento Penal –Ley 906 de 2004–, establece en su Libro VI, la inclusión de una forma alternativa de abordar los conflictos como lo es la justicia restaurativa. Ello, como un claro reconocimiento de las limitaciones naturales de la justicia ordinaria y bajo el entendido de buscar mecanismos alternativos que propendan por resolver los conflictos sociales desde su raíz, orientarse a satisfacer los derechos de las víctimas y generar un proceso de reconocimiento de responsabilidad del ofensor que ayude a prevenir la reincidencia y a la vez que promueva su reinserción social.
Por lo tanto, la propia legislación procesal colombiana establece que un programa de justicia restaurativa es “todo proceso en el que la víctima y el imputado, acusado o sentenciado participan conjuntamente de forma activa en la resolución de cuestiones derivadas del delito en busca de un resultado restaurativo, con o sin la participación de un facilitador.” (L. 906/2004 artículo 518, Inc. 1).
En el mismo sentido, la Organización de las Naciones Unidas (ONU) a través del Manual sobre Programas de Justicia Restaurativa, define la justicia restaurativa como “un enfoque centrado en la víctima que busca lograr la reparación y la reconciliación entre la víctima y el infractor, mediante la inclusión de la comunidad afectada”, y, paralelamente, al referirse a los programas de justicia restaurativa, resalta que son “todo proceso en que la víctima, el delincuente y, cuando proceda, cualesquiera otras personas o miembros de la comunidad afectados por un delito participen conjuntamente de forma activa en la resolución de las cuestiones derivadas del delito, por lo general con la ayuda de un facilitador” (1).
Pese a la existencia de múltiples programas y prácticas reconocidas en el mundo, en Colombia se ha establecido que los mecanismos reconocidos legalmente para implementar la justicia restaurativa son la conciliación preprocesal, la conciliación en el incidente de reparación integral y la mediación penal(2).
Por su parte, la mediación penal es un mecanismo de solución de conflictos en virtud del cual un tercero neutral, particular o servidor público, “trata de permitir el intercambio de opiniones entre víctima y el imputado o acusado para que confronten sus puntos de vista y, con su ayuda, logren solucionar el conflicto que les enfrenta”, con el fin de obtener un resultado restaurativo que puede referirse a la reparación, la restitución o resarcimiento de los perjuicios causados, la realización o abstención de determinadas conductas, la prestación de servicios a la comunidad o el pedimento de disculpas o perdón(3).
La mediación penal tiene una serie de condiciones formales para su aplicación que se refieren a i) el tipo de procedimiento, ordinario y abreviado ii) la oportunidad procesal iii) el quantum punitivo y iv) el bien jurídico afectado. Dependiendo de estos factores, la mediación podrá tener diversas consecuencias jurídicas que deberán ser evaluadas por las autoridades competentes –Fiscalía General de la Nación y Jueces de la República– y que van desde considerar la mediación penal para la obtención de beneficios durante el trámite del procedimiento, la dosificación de la pena o el purgamiento de la sanción, hasta la propia extinción de la acción penal.
| TIPO DE PROCESO | CONDUCTAS POR LAS CUALES PROCEDE LA MEDIACIÓN | POSIBLES EFECTOS JURÍDICOS |
| Mediación en el procedimiento penal ordinario | Delitos perseguibles de oficio sancionados con pena de prisión mínima no superior a cinco (5) años y que afecten bienes jurídicos individuales. Delitos querellables. | - Extinción de la acción penal por medio de la aplicación de la preclusión de la investigación o de los artículos 324 y 326 de la Ley 906 de 2004. - Factor a considerar en lo relativo a la libertad del procesado y su restricción durante el proceso. - Factor a considerar para la imposición de medidas cautelares. - Factor a considerar en la dosificación punitiva. - Factor a considerar en la ejecución de la pena. |
| Delitos perseguibles de oficio sancionados con pena mínima de prisión superior a cinco (5) años. | - Factor a considerar en lo relativo a la libertad del procesado y su restricción durante el proceso. - Factor a considerar para la imposición de medidas cautelares. - Factor a considerar en la dosificación punitiva. - Factor a considerar en la ejecución de la pena. | |
| Mediación en el procedimiento especial abreviado | Delitos a los cuales les es aplicable el procedimiento especial abreviado (delitos querellables y otros). | - Extinción de la acción penal por medio de la preclusión de la investigación o de los artículos 324 y 326 de la Ley 906 de 2004. - Factor a considerar en lo relativo a la libertad del procesado y su restricción durante el proceso. - Factor a considerar para la imposición de medidas cautelares. - Factor a considerar en la dosificación punitiva. - Factor a considerar en la ejecución de la pena. |
Fuente: Manual de Justicia Restaurativa – Fiscalía General de la Nación.
LINEAMIENTOS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE MEDIACIÓN
DEFINICIONES, PRINCIPIOS Y ASPECTOS GENERALES
Ámbito de aplicación: los presentes lineamientos señalan el marco base, dirigido a todos los servidores públicos de la Defensoría del Pueblo y contratistas de la misma, para orientar la estructuración, conformación, el funcionamiento y la prestación del servicio de mediación en materia penal en las sedes de las Defensorías Regionales o, cuando haya lugar, en los Centros de Conciliación de la entidad, previa autorización del Ministerio de Justicia y del Derecho.
Sin perjuicio de las reglas establecidas en la reglamentación relacionada con la Justicia Restaurativa y, especialmente la Resolución número 383 de 2022, expedida por la Fiscalía General de la Nación, así como aquellas que las complementen o modifiquen, los presentes lineamientos serán de aplicación obligatoria en la totalidad de gestiones que se adelanten para la implementación del programa de mediación en materia penal, en la vinculación de mediadores y demás funcionarios o contratistas asignados al desarrollo de estas actividades, permitiéndoles contar con un marco de actuación para el desarrollo de las mismas y la prestación de los servicios de mediación en materia penal.
Definición: La mediación en materia penal es un mecanismo de solución de conflictos en virtud del cual un tercero neutral, particular o servidor público trata de permitir el intercambio de opiniones entre víctima y el imputado o acusado para que confronten sus puntos de vista y, con su ayuda, logren solucionar el conflicto que les enfrenta con el fin de obtener un resultado restaurativo.
Resultado Restaurativo: El resultado restaurativo podrá referirse a la reparación, la restitución o resarcimiento de los perjuicios causados, la realización o abstención de determinadas conductas, la prestación de servicios a la comunidad o el pedimento de disculpas o perdón.
Asuntos sujetos de mediación: Los asuntos sujetos a mediación se regirán por las reglas establecidas en los artículos 523 y siguientes del Código de Procedimiento Penal, la reglamentación particular expedida por la Fiscalía General de la Nación y la normativa que la adicione, modifique y/o complemente.
Programa Nacional de Mediación: Se entenderá por Programa Nacional de Mediación, el conjunto de requisitos, directrices y especificaciones que se deberán tener en consideración para la creación e implementación de los servicios de mediación en materia penal en las distintas Defensorías Regionales y/o en los Centros de Conciliación de la Defensoría del Pueblo.
Prestación del Servicio de Mediación: El servicio de mediación podrá prestarse en los Centros de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, cuando ellos se encuentren creados y previa autorización del Ministerio de Justicia y del Derecho, o en la sede de las Defensorías del Pueblo Regionales.
En caso de prestar los servicios de mediación en los Centros de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, se deberán actualizar los reglamentos de estos, cumplir con los requisitos establecidos en la Ley 2220 de 2022 y demás normatividad que regule el funcionamiento de dichos centros de conciliación.
Comité de Coordinación Nacional de Mediación: De acuerdo con el Convenio Interadministrativo número. 0115 de 2023 suscrito entre la Defensoría del Pueblo y la Fiscalía General de la Nación, se contará con un Comité de Coordinación Nacional de Mediación en materia penal que tendrá las siguientes funciones:
I. Analizar el cumplimiento de los compromisos del convenio interadministrativo.
II. Determinar el tipo de conflictos respecto de los cuáles se harán remisiones en el periodo respectivo.
III. Definir el número de conflictos remitidos cuando esta función no se delegue en Comités Regionales de Coordinación.
IV. Aprobar la implementación del programa de mediación en materia penal en las distintas Defensorías Regionales y/o centros de conciliación de la Entidad.
V. Las demás que sean necesarias para el adecuado desarrollo del convenio interadministrativo.
Política de Calidad. Son políticas de la prestación del servicio de mediación en materia penal, obrar como terceros neutrales en la solución de un conflicto y procurar concientizar a los involucrados, respecto de la importancia de la mediación como mecanismo primordial para superar las diferencias y propender por una estabilidad emocional en ellos, propiciando un ambiente agradable, que beneficiará a personas naturales, jurídicas y sujetos de especial protección constitucional.
La Defensoría del Pueblo gestionará, en términos de eficacia, eficiencia y efectividad, el talento humano, los recursos técnicos y de infraestructura en orden a posibilitar el acceso, en condiciones óptimas, a la mediación en materia penal como método alternativo de resolución de conflictos.
Principios. La prestación del servicio de mediación en materia penal se regirá por los siguientes principios:
Autocomposición. Son las propias partes confrontadas las que resuelven su conflicto, desavenencias o diferencias en ejercicio de la autonomía de la voluntad, asistidos por un tercero neutral e imparcial que promueve y facilita el diálogo y la búsqueda de soluciones al conflicto y negociación entre ellas y que puede proponer fórmulas de solución que las partes pueden o no aceptar según su voluntad.
2. Celeridad. Los procedimientos definidos en los presentes lineamientos se erigen sobre preceptos ágiles, de fácil compresión y aplicación en todo contexto y materia, por lo que los mismos deberán interpretarse y aplicarse por el mediador, con la debida diligencia, en función de la solución autocompositiva del conflicto. El mediador, las partes, sus apoderados o representantes legales evitarán actuaciones dilatorias injustificadas, en procura de garantizar el acceso efectivo a la justicia.
3. Confidencialidad. Los mediadores, las partes y quienes asistan a la audiencia, mantendrán y garantizarán el carácter confidencial de todos los asuntos relacionados con la mediación, incluyendo las fórmulas de acuerdo que se propongan y los datos sensibles de las partes, los cuales no podrán utilizarse como pruebas en el proceso subsiguiente cuando este tenga lugar.
4. Informalidad. La mediación está desprovista de las formalidades jurídicas procesales.
La competencia del mediador se determinará conforme a lo establecido en la ley, las directrices impartidas por la Fiscalía General de la Nación y los presentes lineamientos, y el factor territorial no será obstáculo alguno para que el mediador pueda ejercer su labor.
5. Economía. En el ejercicio de la mediación, los mediadores procurarán el más alto nivel de calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de las personas. El mediador y las partes deberán proceder con austeridad y eficiencia.
6. Transitoriedad de la función de administrar justicia del mediador. La función transitoria inicia con la designación como mediador y cesa con la suscripción del acta de mediación, las constancias que establece la ley o el desistimiento de una o ambas partes. El mediador se revestirá nuevamente de la función transitoria en los eventos en que proceda la aclaración de un acta o constancia expedida por este.
7. Independencia del mediador. Como administrador de justicia en los términos del artículo 116 de la Constitución, el mediador tendrá autonomía funcional, es decir, no estará subordinado a la voluntad de otra persona, entidad o autoridad superior que le imponga la forma en que debe dirigir la audiencia o proponer las fórmulas de acuerdo en la conciliación.
8. Principio de neutralidad e imparcialidad. Como administrador de justicia, el mediador garantizará su actuar y su conducta de manera honesta, leal, neutral e imparcial, antes y durante la audiencia de mediación y hasta que se alcance una decisión final al conflicto o controversia.
9. Principio de presunción de buena fe. En todas las actuaciones de la mediación se presumirá la buena fe de conformidad con lo previsto en el artículo 83 de la Carta Política, que incluye la presunción de autenticidad de todos los documentos y actuaciones, físicas y virtuales, de conformidad con las disposiciones del CGP.
Normatividad. La prestación del servicio de mediación estará regulada por las siguientes normas:
1. Artículos 116 y 229 de la Constitución Política de Colombia.
2. Ley 906 de 2004, Libro VI sobre justicia restaurativa, por la cual se expide el Código de Procedimiento Penal.
3. Resolución número 383 de 2022, de la Fiscalía General de la Nación Por medio de la cual se adopta el Manual de Justicia Restaurativa y se dictan otras disposiciones para el funcionamiento de la mediación penal” o la que la modifique o sustituya.
4. Manual de Justicia Restaurativa de la Fiscalía General de la Nación.
5. Protocolo de atención y prestación de servicios de la Defensoría del Pueblo (incluye protocolo de atención a personas con discapacidad).
ESTRUCTURA GENERAL
Dependencia Funcional: La prestación del servicio de mediación en materia penal se podrán realizar en las sedes de las Defensorías Regionales o en los Centros de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, previa autorización del Ministerio de Justicia y del Derecho cuando a ello hubiere lugar
Talento humano. Las personas designadas para prestar los servicios de mediación deberán estar vinculadas en cualquier modalidad a la Defensoría del Pueblo y desarrollar sus actividades de conformidad con el Manual de Funciones y competencias laborales de la Entidad o las obligaciones del contrato de prestación de servicios, según corresponda.
Estructura administrativa: La implementación del programa de mediación se realizará en las distintas Defensorías Regionales y/o Centros de Conciliación, previa autorización del Ministerio de Justicia y del Derecho cuando hubiere lugar y deberá ser operado por las personas designadas para tal fin, las cuales deberán estar vinculadas en cualquier modalidad a la Defensoría del Pueblo.
Estructura interna: Para la ejecución del programa de mediación en materia penal se tendrá la siguiente estructura interna:
1. Defensor(a) del Pueblo
1.1. Defensores (as) Regionales según corresponda.
1-1.1.1. En el caso de los centros de Conciliación el coordinador de este.
1.1.1.1. Mediadores penales
1.1.1.2. Profesionales en Derecho
1.1.1.3. Profesionales del Área Social
1.1.1.4. Apoyo administrativo
Coordinación del Servicio de Mediación Penal en las Defensorías Regionales: La coordinación del servicio de mediación en materia penal en las Defensorías Regionales en que no se encuentre aprobado un centro de conciliación la hará el Defensor Regional. En el caso de los centros de conciliación de la Defensoría del Pueblo que se encuentren debidamente aprobados, la coordinación del servicio la ejercerá el coordinador del respectivo centro de conciliación.
Funciones del Coordinador. Serán funciones del (la) Coordinador(a) del servicio de mediación, las señaladas en el manual específico de funciones y competencias laborales, y desarrollará las siguientes actividades esenciales:
1. Liderar y orientar el trámite de las solicitudes de mediación.
2. Decidir la procedencia del mecanismo de mediación, de acuerdo con la naturaleza del asunto, de conformidad con la ley vigente y los presentes lineamientos.
3. Administrar el registro de las mediaciones, presentar los informes y certificar los asuntos sometidos a su trámite.
4. Controlar la elaboración y actualización de la lista de mediadores del programa regional.
5. Rendir los informes y adelantar los trámites necesarios ante las autoridades judiciales y administrativas, de conformidad con la legislación vigente.
6. Verificar el adecuado funcionamiento de la prestación del servicio de mediación.
7. Suscribir los oficios dirigidos a las autoridades judiciales, así como al Comité de Coordinación Nacional, el Comité Regional de Coordinación y/o la Fiscalía General de la Nación.
8. Dirigir las actividades del personal a su cargo (funcionarios de planta y contratistas que presten sus servicios al programa de mediación) que permitan garantizar la correcta prestación del servicio.
9. Reportar la información requerida por el Comité de Coordinación Nacional y/o el Comité Regional de Coordinación a través del medio dispuesto para ello.
10. Dar trámite a las quejas que se presenten contra la actuación de los mediadores y trasladarlas a la autoridad disciplinaria correspondiente, cuando a ello hubiere lugar, siguiendo el procedimiento establecido.
11. Pronunciarse respecto de los impedimentos y recusaciones a que hubiere lugar, de acuerdo con el procedimiento establecido.
12. Presentar ante la Subdirección de Gestión del Talento Humano el plan de educación continuada en materia de mecanismos alternativos de solución de conflictos. Cuando el coordinador del Centro de Conciliación sea quien ejerza dicha actividad respecto del servicio de mediación, el plan deberá ser presentado a través del Defensor Regional.
13. Organizar la elaboración, por lo menos una vez al año, de campañas de promoción del mecanismo de resolución de conflictos en el área de influencia.
14. Ejercer la supervisión de las obligaciones contractuales de los mediadores.
15. Desempeñar las demás funciones relacionadas con la naturaleza del servicio y las fijadas por la ley y demás disposiciones aplicables.
El coordinador podrá actuar como mediador siempre que cumpla con los requisitos establecidos y se encuentre habilitado legalmente para ello.
De los Mediadores. Requisitos: Para integrar las listas de mediadores en materia penal de la Defensoría del Pueblo, se requiere:
- Título de formación profesional en Derecho.
- Contar con formación y experiencia profesional en áreas relacionadas con Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos.
- Contar con Tarjeta profesional
- No haber sido sancionado penal y/o disciplinariamente, ni estar incurso en causal de inhabilidad o incompatibilidad.
- Tener vinculación legal y reglamentaria o contractual con la Defensoría del Pueblo.
Actividades de los mediadores. Además de las contempladas en el manual específico de funciones y competencias laborales para los servidores de planta o en los contratos de prestación de servicios, los(as) abogados(as) mediadores (as) cualquiera que sea su forma de vinculación realizarán las siguientes actividades:
1. Prestar orientación jurídica a la ciudadanía en materia de mediación en materia penal, atendiendo los procedimientos y lineamientos institucionales.
2. Analizar las solicitudes de mediación remitidas por la Fiscalía General de la Nación para su respectiva admisión o inadmisión, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes.
3. Informar al coordinador del programa de mediación regional o a quien este designe para estos efectos, si se encuentra inmerso en una causal de impedimento para tramitar el conflicto. En caso de estarlo, deberá devolver el expediente para su posterior reasignación.
4. Conocer y tramitar los asuntos que le sean asignados y que sean susceptibles de mediación, de conformidad con la Ley vigente y normas complementarias sobre la materia.
5. Adelantar la reunión preparatoria por separado con cada una de las partes del conflicto con el fin de reducir el riesgo de revictimización, verificar la voluntad de las partes para adelantar el proceso restaurativo, conocer las necesidades de la víctima y las condiciones del ofensor y determinar si en el proceso deben participar familiares o la comunidad de apoyo de los involucrados.
6. Realizar la audiencia de mediación de acuerdo con lo establecido en la ley vigente y demás normas concordantes sobre la materia, estas audiencias podrán realizarse de manera presencial, virtual o mixta según la voluntad de las partes inmersas en el conflicto.
7. Expedir las constancias de no acuerdo, inasistencia o inadmisión, acta de mediación o informe final de actividades, de conformidad con lo establecido en estos lineamientos, el Manual de Justicia Restaurativa y demás normas concordantes sobre la materia.
8. Remitir informe final al Coordinador donde se expongan los resultados de la audiencia de mediación. En caso de no llegarse a un acuerdo se deberá exponer las actividades realizadas y las razones del fracaso de la audiencia. En caso de llegarse a un acuerdo, el mediador remitirá al fiscal de conocimiento el acta de mediación, que contendrá los compromisos asumidos por las partes y las condiciones de tiempo, modo y lugar para su cumplimiento.
9. Rendir los informes que le sean solicitados por parte del Coordinador.
10. Cumplir con lo establecido en los presentes lineamientos y el Código de Ética de la Defensoría del Pueblo.
11. Ejercer sus actividades en la sede de la Defensoría Regional y/o el Centro de Conciliación que sea asignado.
12. Tramitar los requerimientos, internos y externos que les sean asignados por el (la) Coordinador(a).
13. Mantener la confidencialidad de la información y la política de tratamiento de datos de acuerdo con el reglamento y las leyes que lo complementan.
14. Realizar el registro de documentos en sistemas de información ya sean internas o externas de la entidad.
15. Ejercer las demás actividades relacionadas con la naturaleza del servicio y el área en la que se brinde la atención.
Procedimiento para la conformación de las listas de mediadores. La lista de mediadores podrá estar conformada por abogados de la planta global y/o abogados contratistas que hayan sido asignados como mediadores del programa de mediación, conforme con los procedimientos de gestión de talento humano y/o contratación de la Entidad y previa verificación del cumplimiento de requisitos previstos en estos lineamientos.
Forma de asignación de conflictos. La designación de los abogados para conocer sobre las solicitudes de mediación recibidas se hará en orden secuencial y cronológico.
En el caso de presentarse situaciones particulares como inhabilidades, incompatibilidades, renuncias, sanciones, situaciones administrativas o similares, la solicitud será asignada a la persona que siga en turno.
Sistema de capacitación y formación. En complemento de los requisitos mínimos para fungir como mediador de la Defensoría del Pueblo, la entidad promoverá los medios necesarios para la formación, capacitación y actualización en capacidades relacionadas con mediación penal, justicia restaurativa y resolución alternativa de conflictos.
Eficacia de los Servicios Prestados. La eficacia en la prestación de los servicios de mediación en materia penal se medirá por medio de encuestas de satisfacción al usuario, conforme al formato DE-P05 Encuestas de satisfacción a usuarios de la Defensoría del Pueblo, en consonancia con los parámetros establecidos por el sistema de Evaluación y Seguimiento al Sistema Integrado de Gestión Institucional, midiendo la cantidad de mediaciones realizadas, respecto del total del personal atendido y sensibilizado.
Igualmente se deberá medir el número de constancias de no acuerdo sobre el total de mediaciones realizadas.
Supervisión de la labor de los mediadores: El coordinador, realizará la supervisión de las actividades de los mediadores penales para garantizar la adecuada prestación del servicio de mediación. Para esos efectos se verificarán los siguientes aspectos:
- El cumplimiento de los términos señalados para: la aceptación de un proceso de mediación o la respectiva notificación sobre impedimentos según corresponda, la realización de encuentros individuales, la(s) audiencia(s) de mediación, la presentación de informes, y los demás que se determinen en estos lineamientos y/o normatividad que lo complementa.
- La presentación de informes finales de actividades, actas de mediación, constancias de no acuerdo y demás gestiones que sean solicitadas por el Coordinador.
- La existencia de quejas, solicitudes y/o peticiones que se formulen por parte de los usuarios en los que se involucre al mediador.
- El número de audiencias realizadas respecto del total de procesos asignados.
- El número de acuerdos de mediación alcanzados y constancias de no acuerdos, frente al total de audiencias realizadas.
- Los demás aspectos que sean necesarios para el desarrollo de sus obligaciones contractuales.
Trámite de quejas, solicitudes y peticiones: El trámite de las peticiones, quejas, reclamos, denuncia, felicitación y sugerencia se realizará conforme a la política de tratamiento de PQRS de la Defensoría del Pueblo contenidas en las Resoluciones número 772 de 2020 y las que la modifiquen o complementen.
Causales de exclusión. Serán causales de exclusión de las listas de mediadores, las siguientes:
a) Dejar de pertenecer a la planta de personal o la terminación del contrato.
b) Ser sujeto de condena penal.
c) Haber sido sancionado disciplinariamente por faltas gravísimas, dolosas o culposas, o por faltas graves dolosas.
d) Actuar en contravía del Código de Ética y/o el pacto de transparencia.
e) Ser reubicado en otra dependencia conforme con los procedimientos institucionales de gestión del talento humano.
CAUSALES Y PROCEDIMIENTO SANCIONATORIO
Causales: Los funcionarios que prestan sus servicios en el marco del programa de mediación en materia penal, serán objeto de investigación disciplinaria, según las causales previstas en la Ley disciplinaria.
Procedimiento sancionatorio: Los funcionarios que prestan sus servicios en el marco del programa de mediación en materia penal serán investigados según los procedimientos y parámetros de la ley disciplinaria y de encontrarse responsabilidad alguna, serán sujetos del régimen sancionatorio previsto en ella.
Competencia: De conformidad con la organización interna de la Defensoría del Pueblo, la competencia para investigar a los funcionarios antes mencionados será de la Oficina de Control Interno Disciplinario, de acuerdo con la Resolución número 407 de 2022. La etapa de juzgamiento se encuentra asignada al (la) subdirector(a) de Gestión de Talento Humano.
Trámite Interno ante una posible falta disciplinaria: en caso de presentarse una posible falta disciplinaria por parte de un funcionario, el Coordinador(a) del programa remitirá dicho trámite a la Oficina de Control Interno Disciplinario.
Procedimiento para contratistas. Se llevará a cabo el procedimiento administrativo por el incumplimiento de las obligaciones contractuales, señalado en el contrato conforme con las normas contractuales vigentes.
DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE MEDIACIÓN
Procedimiento de mediación: El proceso de mediación inicia con la remisión por parte de la Fiscalía General de la Nación, conforme a los requisitos establecidos por el Comité de Coordinación Nacional y/o los Comités Regionales de Coordinación respecto del tipo y número de procesos a remitir en el periodo respectivo, de las carpetas que contienen toda la documentación relacionada con el proceso, particularmente:
- El nombre de las partes del conflicto;
- La dirección de notificación, los números telefónicos de contacto y el correo electrónico de las partes, registrados en el expediente;
- El delito o delitos imputados al posible ofensor que sean susceptibles de mediación;
- Una breve reseña de los hechos que originaron la investigación;
- La etapa procesal en la que se encuentra la investigación;
- La información sobre la vigencia de medidas de aseguramiento decretadas en contra del posible ofensor.
La entrega de la carpeta podrá realizarse por medios virtuales al correo que se determine en el documento anexo que se elabore para la implementación del servicio de mediación en cada Defensoría Regional y/o Centro de Conciliación o a través de correspondencia debidamente acreditada por la Defensoría del Pueblo.
Una vez asignado el proceso al respectivo mediador por parte del coordinador, en caso de encontrarse la documentación completa, el mediador, previa verificación de no encontrarse inmerso causales de impedimento, procederá a realizar la reunión preparatoria con cada parte por separado para reducir los riesgos de revictimización y verificar la voluntad real de alcanzar un acuerdo restaurativo, dentro de los quince (15) días siguientes de haber aceptado el expediente.
Verificado lo anterior, el mediador deberá citar a las partes a audiencia de mediación dentro de los siete (7) días hábiles siguientes a la realización de la última reunión por separado.
El mediador deberá remitir al Coordinador un informe de resultados que contenga el acta de mediación suscrita por las partes en caso de llegarse a acuerdos para su valoración jurídica; el acta deberá expresar claramente los compromisos asumidos por las partes y las condiciones de tiempo, modo y lugar para su cumplimiento, entre ellos: el reconocimiento de responsabilidad y la formulación de la disculpa por parte del procesado, el compromiso de no repetición de la conducta, y la reparación en dinero, en especie y/o en trabajo, en beneficio de la víctima y la comunidad.
En caso de no llegarse a un acuerdo de mediación, el mediador deberá remitir informe final que contenga las actividades realizadas y las razones del fracaso de la audiencia.
Recibido el informe y/o el acta de mediación por parte del Coordinador del Programa de Mediación será remitido a la Fiscalía General de la Nación a través del mecanismo que defina el Comité de Coordinación Nacional o los Comités Regionales de Coordinación.
Constancia de asunto no mediable: En el evento que un proceso de mediación remitido por la Fiscalía General de la Nación verse sobre asuntos no mediables o sobre los cuales no se cumplan con las condiciones determinadas por el Comité de Coordinación Nacional o el Comité Regional de Coordinación, el mediador(a) expedirá la correspondiente constancia y lo informará por escrito al Coordinador del programa de mediación.
Desistimiento: Las partes podrán manifestar por escrito, en audiencia o mediante el correo electrónico habilitado para tal fin, su desistimiento de participar en la mediación, en razón a un acuerdo, o de su intención de no continuar con la audiencia, lo que se entenderá como desistimiento de participar en el proceso de mediación.
La constancia que determina el desistimiento será emitida por el (la) abogado(a) mediador(a) designado(a) por reparto.
Audiencia: Las partes podrán asistir personalmente a la audiencia de mediación junto con su apoderado, o este último concurrirá en representación de aquellas cuando expresamente esté facultado para participar en la mediación.
Si es una persona natural la que comparece a la audiencia para representar a otra persona natural deberá presentar un poder general mediante escritura pública (artículo 74 Código General del Proceso). Cabe precisar que la escritura pública no será necesaria cuando el representante sea un abogado a quien se le ha conferido poder para ello.
Los poderes especiales, deberán ser dirigidos de manera específica al Coordinador. Si el poder se encuentra dirigido a autoridad o entidad diferente, no será aceptado para el trámite. De igual forma, los poderes especiales presentados, serán válidos únicamente para ese trámite en específico, razón por la cual harán parte integral del expediente y no serán desglosados ni devueltos, excepto en caso de inadmisión o desistimiento.
Las personas jurídicas comparecerán a través de su representante legal, debidamente acreditado, o serán representados por abogado de acuerdo con el poder que se otorgue a este último.
Reprogramación de audiencias: cuando todas o cualquiera de las partes no asista a la audiencia de mediación, tendrá(n) tres (3) días hábiles para presentar la correspondiente excusa, vencido ese término el (la) mediador(a) elaborará la constancia respectiva o si lo considera procedente y pertinente, fijará nueva fecha y hora para la audiencia.
Acta de Mediación: Los mediadores deberán expedir las actas de mediación que deberán expresar claramente los compromisos asumidos por las partes y las condiciones de tiempo, modo y lugar para su cumplimiento, entre ellos: el reconocimiento de responsabilidad y la formulación de la disculpa por parte del procesado, el compromiso de no repetición de la conducta, y la reparación en dinero, en especie y/o en trabajo, en beneficio de la víctima y la comunidad.
Constancias: Los mediadores deberán expedir las constancias de no acuerdo, inasistencia, aplazamiento y cualquier otra que se requiera de acuerdo con las directrices del Comité Coordinador Nacional y la normatividad que rige la materia.
Terminación del servicio de mediación: El servicio de mediación irá hasta la remisión del informe final de actividades a la Fiscalía General de la Nación y no comprenderá el seguimiento a los acuerdos o compromisos.
Posibilidad de audiencias virtuales: Como alternativa a la audiencia de mediación presencial, se podrá ofrecer la opción de llevar a cabo las audiencias de manera virtual, la cual tendrá el mismo efecto que la audiencia presencial. Para optar por esta modalidad, se deben cumplir los siguientes requisitos básicos, adicionales a los de las mediaciones presenciales:
- Las partes deberán manifestar en la solicitud de mediación o una vez citadas, la forma en que actuarán y si se acogen a la forma digital o mixta, certificando que cuentan con la idoneidad y los medios tecnológicos necesarios o si pueden acceder a través de las alcaldías, las personerías municipales y demás entidades públicas habilitadas por la Constitución y la Ley, que se encuentren en disponibilidad de facilitar el acceso en sus sedes a las actuaciones virtuales. También se pueden utilizar teléfonos inteligentes o tabletas con acceso a wifi o plan de datos.
- Las partes deberán, de forma obligatoria, contar con una cuenta de correo electrónico válida y de constante revisión, las cuales serán proporcionadas en el momento de la radicación de la solicitud.
Medio de notificación. El correo electrónico institucional será el medio oficial, válido y eficaz para el envío y recepción de las comunicaciones y notificaciones que se surtan dentro del trámite virtual, para cuyos efectos se garantizará la debida reserva de acuerdo con la ley de protección de datos.
Grabaciones. Durante el desarrollo de la audiencia de mediación, se grabarán únicamente los siguientes dos momentos por parte del programa de mediación, quien será encargado de la custodia de la grabación:
La parte inicial de la audiencia conformada por la presentación del(a) abogado(a) mediador (a), indicando fecha y hora de inicio, identificación del objeto de la solicitud de mediación, nombre de las partes y pretensiones, el protocolo o reglas que se debe tener durante el transcurso de la diligencia, la pregunta a las partes sobre si tienen o no vínculos con la Entidad en razón al Pacto por la Transparencia y la identificación de las partes y de los abogados. Expuesto lo anterior concluirá la grabación.
La parte final en que se leerá el acta de acuerdo o la constancia de no acuerdo, y donde las partes deberán aceptar expresamente el contenido de dichos documentos.
Las partes no podrán grabar la audiencia de mediación como garantía del principio de confidencialidad.
CÓDIGO DE ÉTICA
Código de Ética. Los funcionarios y contratistas que prestan sus servicios en el marco del programa de mediación en materia penal de la Defensoría del Pueblo, deberán orientar sus actuaciones al desarrollo de los valores definidos en el Código de Ética del Servicio Público de la Defensoría del Pueblo adoptado mediante Resolución número 738 del 30 de mayo de 2019 o el que lo modifique o sustituya.
NOTAS AL FINAL:
1. Manual sobre programas de Justicia Restaurativa. Oficina de las Naciones Unidas contra la droga y el delito, Nueva York. 2006.
2. Artículo 521, Ley 906 de 2004.
3. Ibídem, artículo 523.
