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RESOLUCIÓN 517 DE 2014
(marzo 21)
Diario Oficial No. 49.106 de 28 de marzo de 2014
ADMINISTRADORA DEL MONOPOLIO RENTÍSTICO DE LOS JUEGOS DE SUERTE Y AZAR
Por medio de la cual se da cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 en materia de protección de datos personales en Coljuegos.
LA PRESIDENTE DE LA EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL DEL ESTADO ADMINISTRADORA DEL MONOPOLIO RENTÍSTICO DE LOS JUEGOS DE SUERTE Y AZAR (COLJUEGOS),
en uso de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas por los numerales 1, 5 y 17 del artículo 11 del Decreto número 4142 de 2011, los numerales 1, 5 y 18 del artículo 16 de los Estatutos de Coljuegos, artículo 88 de la Ley 489 de 1998 y los artículos 13 y 27 del Decreto Reglamentario número 1377 de 2013, y
CONSIDERANDO:
Que mediante la Ley 1581 de 2012 “se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.
Que mediante Decreto número 1377 del 27 de junio de 2013 se reglamentó parcialmente la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
Que el artículo 4o de la Ley 1581 de 2012 establece como principios para el tratamiento de Datos Personales los siguientes:
a) Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente ley; los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la citada ley;
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
Que el artículo 3o de la Ley 1581 de 2012 establece como definiciones para efectos del tratamiento de los datos las siguientes:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Que el artículo 3o del Decreto número 1377 de 2013 establece como definiciones para efectos del tratamiento de los datos las siguientes:
1. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
2. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
3. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
4. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
5. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Que en cumplimiento de las normas citadas, se hace indispensable adoptar los mandatos relacionados con la protección, tratamiento y circulación de datos personales al interior de Coljuegos.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. IMPLEMENTACIÓN DE POLÍTICAS. Implementar las Políticas de Tratamiento y Protección de Datos Personales de Coljuegos, en aplicación del Decreto número 1377 de 2013 y la Ley 1581 de 2012.
ARTÍCULO 2o. INFORMACIÓN SOBRE COLJUEGOS. La Empresa Industrial y Comercial del Estado Administradora del Monopolio Rentístico de los Juegos de Suerte y Azar (Coljuegos), es una Empresa descentralizada del orden nacional, vinculada al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, que tiene por objeto la explotación, administración, operación y expedición de reglamentos de los juegos que hagan parte del monopolio rentístico sobre los juegos de suerte y azar que por disposición legal no sean atribuidos a otra entidad.
Domicilio: De acuerdo con el artículo 3o del Decreto número 4142 de 2011 es la ciudad de Bogotá D. C.
Dirección: Carrera 11 No 93A-85
Correo electrónico: contactenos@coljuegos.gov.co
Línea gratuita Nacional de atención al cliente: 018000 18 28 88 y en el PBX Bogotá: (+571) 742 0698.
ARTÍCULO 3o. EXCEPCIONES. El presente acto administrativo no aplicará a las situaciones descritas en el artículo 2o de la Ley 1581 de 2012.
ARTÍCULO 4o. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO. El tratamiento de los datos, que siempre requerirá autorización expresa del titular a menos que exista una excepción legal, será de forma general el siguiente:
– Se aplicará para las finalidades establecidas por Coljuegos.
– Se almacenarán en las Bases de Datos de Coljuegos.
– Se aplicará el protocolo de seguridad que se establezca en el Manual que producto de esta decisión se adopte.
– Sobre los mismos se darán a los titulares las garantías establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto número 1377 de 2013.
– La Presidenta, los Vicepresidentes y los Jefes de Oficina, serán los únicos cargos que podrán autorizar colaboradores para que tengan acceso a las bases de datos, será obligación de estos garantizar el adecuado uso por parte de dichos colaboradores.
– Las dependencias que traten los datos, tendrán la obligación de validar que existe la respectiva autorización por parte del titular de la información; en caso que dicha autorización no exista, deberán informar a Servicio al Cliente para que estos últimos realicen la gestión que permita obtenerla.
– Los datos de empleados públicos, trabajadores oficiales y trabajadores en misión únicamente podrán ser recolectados por la Vicepresidencia de Desarrollo Organizacional, en caso que un área diferente requiera acceso a este tipo de información, únicamente la Presidenta y el Vicepresidente de Desarrollo Organizacional podrán emitir la respectiva autorización de consulta.
– En los casos que se requiera contactar a un titular de información, se deberán utilizar los canales de comunicación oficiales de la entidad.
– Para la radicación de un reclamo y el agotamiento del requisito de procedibilidad establecido en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular de información deberá acercarse y recibir información por parte del área de Servicio al Cliente de Coljuegos, quienes tendrán la obligación de orientarlo y finalmente radicar los respectivos documentos.
De forma específica el tratamiento tendrá como finalidad las siguientes:
a) De las personas naturales que tengan relación con los concesionarios de juegos de suerte y azar o proveedores de bienes y servicios.
Finalidad: El correcto desarrollo del contrato, específicamente la posibilidad de contactarlo personalmente, buscar en bases de datos estatales para determinar inhabilidades e incompatibilidades, tener estadísticas, hacer reportes históricos, reportar a entes de control, de conformidad con la ley;
b) De las personas naturales de las cuales se obtienen datos producto de capacitaciones, eventos, foros, audiencias, visitas y demás eventos sociales, académicos, administrativos etc.
Finalidad: La posibilidad de contactar nuevamente para nuevos eventos, realizar reportes estadísticos y hacer reportes históricos;
c) De las personas naturales que realizan solicitudes a Coljuegos por medio físico, electrónico, telefónico, personalmente [atención al cliente] entre otros:
Finalidad: Responder las correspondientes peticiones, realizar reportes estadísticos y hacer reportes históricos;
d) De los empleados públicos, trabajadores oficiales, trabajadores en misión y demás personal como pasantes y aprendices:
Finalidad: El correcto desarrollo del contrato, el reporte a Organismos de Control y portales del Estado que soliciten información, reportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud, para reportes a las Entidades Administradoras de Pensiones y de Riesgos, información a Autoridades Administrativas y Tributarias en el ámbito de sus funciones, para programas de bienestar y capacitaciones, realizar reportes estadísticos y hacer reportes históricos;
e) De las personas naturales a las cuales se les está adelantando un proceso administrativo de carácter sancionatorio.
Finalidad: La correcta aplicación de la ley que contiene la sanción, la garantía del derecho de defensa y el debido proceso, realizar reportes estadísticos y hacer reportes históricos.
El Manual de Políticas y Procedimientos para garantizar las obligaciones a cargo de Coljuegos en aplicación de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto número 1377 de 2013, podrá establecer mecanismos adicionales de tratamiento a los ya expresados.
ARTÍCULO 5o. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN. El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Coljuegos en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento está expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Coljuegos en su condición de Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, es decir, en los casos en los cuales no es necesaria la autorización;
c) Ser informado por Coljuegos, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Previa petición o reclamo ante Coljuegos, presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
ARTÍCULO 6o. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS. Será responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos la Gerencia de Proceso de Servicio al Cliente con el apoyo de las áreas de Coljuegos involucradas en el tratamiento de datos.
ARTÍCULO 7o. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER DERECHO DE CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR DATOS Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN. Coljuegos implementará un Manual para garantizar los derechos del titular a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, así como revocar la autorización, el cual contendrá como mínimo:
a) La forma como el titular puede acceder y consultar sus datos personales que reposan en las bases de datos de Coljuegos, así como el tratamiento que se les da a los mismos. Coljuegos informará las modificaciones sustanciales a las políticas de tratamiento y protección;
b) El medio de comunicación que será utilizado para permitir la consulta de los datos, el cual deberá tener un mecanismo que registre la actividad por parte del titular;
c) Las personas legitimadas para el ejercicio de los derechos del titular;
d) El mecanismo y las condiciones a través de las cuales se garantizará el derecho de rectificación, actualización y supresión de datos;
e) El procedimiento para realizar la revocatoria de la autorización de tratamiento de datos;
f) La existencia de una estructura administrativa para la adopción e implementación de políticas establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto número 1377 de 2013.
g) Adopción de mecanismos internos para el cumplimiento de las políticas de tratamiento de la información de conformidad con la ley;
h) Deberes del encargado del tratamiento de las bases de datos de acuerdo con el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.
PARÁGRAFO. La manera como se atenderán los reclamos presentados por los titulares, siguiendo los parámetros del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y el medio a través del cual se agota el requisito de procedibilidad establecido en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012 no harán parte del manual descrito en el presente artículo, pero serán incorporados en el Manual de Atención de PQRD que a la fecha se encuentra implementado en la Entidad.
ARTÍCULO 8o. MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS. Coljuegos adoptará un Manual que contendrá además de lo establecido en el artículo anterior, las políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.
En el Manual se establecerá el modelo de Aviso de Privacidad que utilizará Coljuegos, el cual tendrá como mínimo lo requerido en el artículo 15 del Decreto número 1377 de 2013. En todo caso el tratamiento de los datos, las políticas del mismo y los derechos de los titulares serán publicados en la página web de Coljuegos.
ARTÍCULO 9o. EXCEPCIÓN A LA SUPRESIÓN DE DATOS POR RELACIÓN CONTRACTUAL. Coljuegos se abstendrá de suprimir los datos a que se refieren los literales a) y d) del artículo 4o de la presente resolución, en aplicación de las excepciones establecidas en el artículo 9o del Decreto número 1377 de 2013. La supresión posterior a la terminación del vínculo solo procederá de forma justificada y a petición del titular, sin que se desconozcan obligaciones legales.
ARTÍCULO 10. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de Coljuegos requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. La Empresa establecerá en el Manual de que trata el artículo 8o de la presente, la forma de obtener el consentimiento en cada una de las situaciones de recolección de datos.
ARTÍCULO 11. PROCEDIMIENTO PARA OBTENER LA AUTORIZACIÓN. Coljuegos a través de sus canales de comunicación, siendo los principales la correspondencia, el correo electrónico, la comunicación telefónica y la atención al cliente, hará constar la autorización del titular, la cual podrá ser consultada con posterioridad.
La autorización informará el lugar donde podrán consultarse las políticas de datos, así como la finalidad con la cual se recolectan de acuerdo con los grupos establecidos en el artículo 4o.
En la autorización constará como mínimo: La información de Coljuegos, qué datos se recopilan, la finalidad con la cual se realiza, así como la forma de ejercer los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados.
ARTÍCULO 12. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES. La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos y datos relacionados con el registro civil de las personas.
ARTÍCULO 13. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS. El periodo de vigencia de las bases de datos que se construyan con la información de los titulares será de 20 años a partir de su construcción.
Coljuegos inscribirá las bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
ARTÍCULO 14. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN. Serán las siguientes:
a) Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
b) Entidades públicas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley;
d) Las personas facultadas para representar a niños, niñas o adolescentes.
ARTÍCULO 15. DEBERES DE COLJUEGOS. Corresponden a los siguientes:
a) Garantizar el derecho de habeas data;
b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad expuestas en el Manual de políticas y procedimientos;
e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Con el alcance del principio constitucional de Buena Fe y las herramientas existentes para la corroboración de información;
f) Ejecutar las acciones relacionadas con los derechos del titular, informándole en los casos establecidos en la ley cuando la información se modifique;
g) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;
h) Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares;
i) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular;
j) Rectificar la información cuando sea incorrecta;
k) Tipificar la leyenda “información en discusión judicial” en la base de datos una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;
l) Tipificar la leyenda “reclamo en trámite” en la base de datos cuando haya lugar;
m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
o) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular;
p) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012;
q) Coljuegos hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultado debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales;
r) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los Códigos de Seguridad y existan riesgos en la administración de la información.
ARTÍCULO 16. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. Coljuegos adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Los protocolos a los que hace referencia este artículo podrán hacer parte del manual descrito en el artículo séptimo de la presente resolución y en todo caso deberán hacer parte en el Sistema Integrado de Gestión de la entidad.
ARTÍCULO 17. IMPLEMENTACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS PARA LA SEGURIDAD DE INFORMACIÓN. Coljuegos mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y los sistemas de información. Como mínimo el Manual desarrollará las siguientes herramientas:
– Mecanismos de seguridad que permitan que los datos solo sean usados para la finalidad autorizada por el titular.
– Mecanismos adaptados a cada uno de los canales por los cuales Coljuegos recolecta la información personal. En este sentido existirá como mínimo seguridad de la información digital, de la información física y de la información obtenida por correo electrónico.
ARTÍCULO 18. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES. En consideración a que Coljuegos tiene o podrá tener vínculos permanentes u ocasionales con instituciones u organismos internacionales, entidades gubernamentales internacionales, agendas de cooperación internacional, podrá efectuar transferencia y transmisión de datos personales de los titulares.
La transmisión se realizará siempre y cuando se cumpla con lo establecido en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
ARTÍCULO 19. RÉGIMEN DE TRANSICIÓN. Para los datos que haya recolectado Coljuegos, que no sean producto de una relación contractual y que hayan sido recaudados con anterioridad al Decreto número 1377 de 2013, Coljuegos solicitará autorización expresa a su titular por el mecanismo de comunicación ordinario de interacción [correo electrónico, teléfono, correspondencia etc.].
En caso de que el titular no manifieste la supresión de los datos dentro de los treinta días siguientes, Coljuegos continuará realizando el tratamiento de los mismos de acuerdo con las finalidades descritas en el artículo 4o de la presente resolución.
ARTÍCULO 20. APLICACIÓN LEY 1581 DE 2012 Y DECRETO NÚMERO 1377 DE 2013. La presente resolución se rige por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto número 1377 de 2013, ante cualquier vacío o contradicción primarán las normas mencionadas.
ARTÍCULO 21. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de su publicación.
Publíquese y cúmplase.
El Presidente,
CRISTINA ARANGO OLAYA.