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RESOLUCIÓN 903 DE 2022
(mayo 3)
Diario Oficial No. 52.023 de 3 de mayo de 2022
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Por la cual se establecen las disposiciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil (Aerocivil).
EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL (AEROCIVIL),
en ejercicio de las facultades legales, en especial las que le confiere el numeral 14 del artículo 8o del Decreto 1294 del 14 de octubre de 2021, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 209 de la Constitución Política, consagra que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y debe desarrollarse con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.
Que el artículo 13 de la Ley 87 de 1993, establece que los organismos y entidades del Estado, en sus diferentes órdenes y niveles, deben establecer un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización.
Que, en concordancia con lo anterior, el artículo 2.2.21.1.5 del Decreto 1083 de 2015, dispone que las entidades y organismos del Estado están obligadas a establecer un Comité Institucional de Coordinación de Control Interno como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos de control interno.
Que mediante el Decreto 648 de 2017, se modifica el Título 21 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública, y se establece el Sistema Institucional de Control Interno, el cual se integra por el esquema de controles de la organización, la gestión de riesgos, la administración de la información y de los recursos y por el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos, y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la entidad, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas, resultados u objetivos de la entidad.
Que el artículo 2.2.23.1 Decreto 1083 de 2015, establece que el Sistema de Control Interno previsto en la Ley 87 de 1993 y en la Ley 489 de 1998, se articulará al Sistema de Gestión en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de las entidades; que el Control Interno es transversal a la gestión y desempeño de las entidades y se implementa a través del Modelo Estándar de Control Interno (MECI), cuya estructura está acompañada de un esquema de asignación de responsabilidades y roles para la gestión del riesgo y el control, el cual se distribuye en diversos servidores de la entidad, no siendo esta una tarea exclusiva de las oficinas de control.
Que el Decreto Nacional 1499 de 2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015” sustituyó los Títulos 22 y 23 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto Nacional 1083 de 2015, determinando el objeto e instancias de dirección y coordinación del Sistema de Gestión, adoptando el nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), y estableciendo, la articulación del Sistema de Gestión con el Sistema de Control Interno.
Que con la Resolución 00635 del 29 de marzo de 2022, la Aerocivil estableció el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) y se dictan las disposiciones internas del Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Aerocivil.
Que el Decreto 1294 de octubre 14 de 2021, modificó la estructura de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil (Aerocivil).
Que el numeral 14 del artículo 8o del Decreto 1294 de octubre 14 de 2021, señala que son funciones del Director General: “Organizar Grupos Internos de Trabajo, comités, comisiones e instancias de coordinación internas para el mejor desempeño de las funciones de la entidad”.
Que con ocasión al Decreto 1294 de 2021, se requiere ajustar mediante el presente acto administrativo lo pertinente a la integración y funcionamiento del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno en la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil, como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos de control interno de la entidad.
Que se hace necesario actualizar y compilar toda la información en un solo acto administrativo, con el fin de facilitar la consulta, seguimiento y toma de decisiones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1o. NATURALEZA DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Aeronáutica Civil, es un órgano asesor y de decisión en los asuntos del control interno de la Aerocivil. En su rol de responsable y facilitador, hace parte de las instancias de articulación para el funcionamiento armónico del Sistema de Control Interno.
ARTÍCULO 2o. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Para el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno, se tendrán en cuenta los lineamientos e instrumentos definidos por las entidades líderes de política de gestión del orden, así como las de la Aeronáutica Civil en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG).
INTEGRACIÓN Y FUNCIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO 3o. INTEGRACIÓN DEL COMITÉ INSTITUCIONAL COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno está integrado por:
1. El Director General o quien este delegue, quien lo presidirá.
2. El Secretario General.
3. El Secretario de Autoridad Aeronáutica
4. El Secretario de Servicios a la Navegación Aérea
5. El Secretario de Servicios Aeroportuarios
6. El Secretario Centro de Estudios Aeronáuticos CEA
7. El Secretario de Tecnologías de la Información TI
8. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación
9. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica
10. El Jefe Oficina de Gestión de Proyectos
11. El Jefe Oficina de Analítica
12. El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Relacionamiento Institucional
13. El Jefe de la Oficina de Control Interno.
PARÁGRAFO 1o. El jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, participará con voz, pero sin voto y ejercerá la secretaría técnica del comité.
PARÁGRAFO 2o. El Comité sesionará ordinariamente una vez en forma semestral y extraordinariamente cuando lo requiera el Director General, mediante convocatoria enviada por el jefe de la Oficina de Control Interno.
PARÁGRAFO 3o. El Comité tomará sus decisiones con el voto de la mayoría simple de sus miembros.
ARTÍCULO 4o. FUNCIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Son funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Aerocivil, las siguientes:
a) Evaluar el estado del Sistema de Control Interno de la Aeronáutica Civil y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normatividad vigente, los informes presentados por el jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces, organismos de control y las recomendaciones de las diferentes Líneas de Defensa establecidas por el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG.
b) Aprobar el Plan Anual de Auditoría de la entidad presentado por el jefe de la Oficina de control interno o quien haga sus veces, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del plan de acuerdo con lo dispuesto en el estatuto de auditoría, basado en la priorización de los temas críticos según la gestión de riesgos de la Administración.
c) Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del auditor, así como verificar su cumplimiento, a través de las respectivas auditorías.
d) Revisar la información contenida en los estados financieros de la entidad y hacer las recomendaciones a que haya lugar.
e) Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna.
f) Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría.
g) Someter a aprobación del representante legal de la Aerocivil la política de administración del riesgo y hacer seguimiento, en especial a la prevención y detección de fraude y mala conducta.
h) Evaluar, decidir y adoptar oportunamente las propuestas de mejoramiento del sistema de control interno que presente en sus informes la Oficina de Control Interno.
i) Analizar las recomendaciones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño en relación con las políticas de gestión y desempeño que puedan generar cambios o ajustes a la estructura de control de la Entidad.
j) Las demás asignadas por el Director General, que se relacionen con la naturaleza de las funciones del Comité.
ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ. La Secretaría Técnica del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno tendrá las siguientes funciones:
1. Convocar a sesiones a los integrantes del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, indicando: hora, día y lugar de la reunión.
2. Programar la agenda del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y enviarla previamente a la sesión, a cada uno de los integrantes del Comité.
3. Elaborar las actas de las reuniones.
4. Organizar la logística y los recursos técnicos necesarios para el funcionamiento del Comité.
5. Hacer seguimiento a las decisiones adoptadas y compromisos adquiridos por el Comité.
6. Las demás funciones que establezca la ley o el reglamento.
PARÁGRAFO. La custodia de las actas del comité se realizará con base en lo establecido en las Tablas de Retención Documental de la Aeronáutica Civil.
FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ.
ARTÍCULO 6o. SESIONES Y QUÓRUM DECISORIO Y DELIBERATORIO. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno se reunirá mínimo dos (2) veces en el año, y extraordinariamente, cuando alguno de sus miembros, lo considere conveniente. Sesionará, con la asistencia de mínimo la mitad más uno de sus integrantes y adoptará las decisiones por mayoría simple. En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate el Presidente del Comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate.
ARTÍCULO 7o SESIONES NO PRESENCIALES. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno podrá deliberar, votar y decidir a través de cualquier medio electrónico que permita una comunicación simultanea o sucesiva, previa convocatoria de la Secretaría Técnica del Comité dejando constancia de lo actuado, de conformidad con lo establecido en el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011, o las normas que los modifiquen o sustituyan.
Para efectos de las sesiones no presenciales, el medio técnico empleado para llevar a cabo la comunicación a distancia deberá permitir probar las deliberaciones realizadas y las decisiones adoptadas, mediante mecanismos tales como grabaciones o filmaciones, correos electrónicos, videoconferencia o mensajes de datos, entre otros, con los atributos de seguridad necesarios de acuerdo con la Ley 527 de 1999. Para este último caso, los miembros de Comité deberán expresar su voto y/o ejercer su derecho de voz dentro del mismo día en el que se haya iniciado la reunión.
ARTÍCULO 8o. INVITADOS A LAS REUNIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Cuando lo considere pertinente, según los temas a tratar en el orden del día, el presidente del Comité a través de la secretaría técnica, podrá invitar personas o representantes de entidades del sector público que tengan injerencia en los asuntos de control interno, quienes sólo podrán participar, aportar y debatir sobre los temas para los cuales han sido invitados.
ARTÍCULO 9o. CITACIÓN A LAS REUNIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Las reuniones ordinarias del Comité serán convocadas por la Secretaría Técnica, con una antelación de por lo menos cinco (5) días. Este plazo podrá ser inferior cuando las circunstancias lo exijan.
La Secretaría Técnica deberá especificar en el texto de la convocatoria la fecha y hora de la sesión, el orden del día, la forma de intervención y el término para proponer observaciones y para manifestar la aprobación o no de cada uno de los temas a tratar.
La convocatoria de las reuniones extraordinarias se realizará con una antelación de por lo menos dos (2) días. En caso de urgencia se podrá convocar verbalmente, de los cuales se dejará constancia en el acta. La citación siempre indicará el orden del día a tratar.
La invitación a la sesión del Comité se efectuará por medio del correo electrónico institucional, a la cual se adjuntará los soportes correspondientes al asunto a tratar, de realizarse sesiones virtuales con la invitación deberán estar las instrucciones para la asistencia a la misma. Si se presentan observaciones o comentarios por los miembros del Comité de los temas a tratar y del orden del día, se harán los ajustes sugeridos, si en criterio del Presidente proceden.
ARTÍCULO 10. REUNIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Las sesiones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno se adelantarán de conformidad con lo siguiente:
1. Las reuniones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno serán instaladas por su Presidente.
2. A continuación, el Secretario Técnico del Comité verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del Presidente, e informará al Presidente sobre la extensión de las invitaciones a la sesión y las justificaciones presentadas por inasistencia.
3. Desarrollo de los asuntos a tratar.
4. Una vez se haya surtido la presentación, los miembros y asistentes deliberarán sobre de los asuntos tratados y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento.
5. Efectuada la deliberación, el Secretario Técnico procederá a preguntar a cada uno de los integrantes el sentido de su voto.
6. Una vez evacuados todos los asuntos a consideración del Comité, el Secretario Técnico informará al Presidente que todos los temas han sido agotados, procediendo el Presidente a levantar la sesión.
PARÁGRAFO. Las sesiones del Comité podrán ser grabadas por el Secretario Técnico del Comité, y con base en las mismas, el citado funcionario elaborará actas ejecutivas del desarrollo de la sesión conforme a las disposiciones que se indican más adelante. En este evento, siempre se informará a los presentes de la opción de grabación de la reunión con fines de transcripción.
ARTÍCULO 11. ACTAS DE LAS REUNIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. El Secretario Técnico deberá remitir el proyecto de acta, a cada uno de los integrantes asistentes a la respectiva sesión, por escrito o por correo electrónico, dentro de los 3 días hábiles siguientes a su celebración, con el objeto de que aquellos remitan sus observaciones, dentro de los 2 días hábiles siguientes al recibo del proyecto. Si dentro de este término el Secretario Técnico no recibe comentarios u observaciones al proyecto de acta, se entenderá que no existen objeciones y que el proyecto es aceptado y aprobado. Recibidas las observaciones, con los ajustes respectivos se elaborará el acta definitiva, la cual será enviada por el Secretario Técnico a los integrantes del Comité, por escrito o por correo electrónico, dentro del día hábil siguiente.
ARTÍCULO 12. TRÁMITE DE IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES. Si cualquiera de los integrantes del Comité de Institucional de Coordinación de Control Interno se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento consagradas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, o las demás normas que la modifique, adicione o sustituya, deberá enviar dentro de los tres (3) días calendario anteriores a la respectiva sesión del Comité, un escrito motivado al Director General y al Secretario Técnico del Comité. El Director General decidirá de plano sobre el impedimento dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de su recibo. En este evento, el punto del orden del día causa del impedimento o recusación, quedará aplazado hasta tanto se resuelve el mismo.
Cuando cualquier persona presenta una recusación antes del inicio de la sesión, la misma se suspenderá hasta que el recusado manifieste si acepta o no la causal invocada, dentro de los tres (3) días calendario siguientes a la fecha de su formulación. Vencido este término, se seguirá el trámite señalado en el inciso anterior.
PARÁGRAFO 1o. Si se admitiera la causal de impedimento o recusación y por tal razón no hubiese el quórum para deliberar o tomar decisiones se suspenderá la sesión o el punto del orden del día a estudiar, hasta tanto el Director designe un miembro ad hoc, que remplace al que resultó impedido o recusado
ARTÍCULO 13. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deroga la Resolución 03738 del 1 de diciembre de 2017 y las que le sean contrarias.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 3 de mayo de 2022.
El Director General,
Jair Orlando Fajardo Fajardo.