OA. 7 de 2009 DIAN

ORDEN ADMINISTRATIVA 7 DE 2009

(agosto 28)

Diario Oficial No. 47.465 de 7 de septiembre de 2009

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

DIRECCIÓN DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL

Por medio de la cual se desarrollan los procedimientos para la planeación y evaluación de la gestión institucional de la DIAN.

1. OBJETIVOS

a) Establecer las actividades, términos y responsables de los procedimientos para la planeación y evaluación de la gestión institucional de la DIAN, de acuerdo con la normatividad vigente y las políticas y directrices de la Entidad.

b) Enfocar los planes establecidos en los diferentes niveles de la estructura de la Entidad, de manera que sean coherentes entre sí y con el presupuesto de rentas y gastos.

c) Asegurar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma técnica del Sistema de Gestión de Calidad y de Control Interno.

2. MARCO NORMATIVO

a) Constitución Política de Colombia.

-- Artículo 2o, señala los fines esenciales del Estado colombiano y la finalidad de las autoridades de la República.

-- Artículo 208, determina la responsabilidad de los Ministros y Directores de Departamentos Administrativos de formular las políticas atinentes a su Despacho, dirigir la actividad administrativa y ejecutar la ley.

-- Artículo 209, establece, entre otros, los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, los cuales constituyen los parámetros básicos para medir el desempeño administrativo de las entidades y organismos, de los directivos y de cada uno de los servidores públicos que las integran.

-- Artículo 269, define la obligatoriedad de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley.

-- Artículo 339, establece los lineamientos sobre el contenido del Plan Nacional de Desarrollo.

-- Artículo 342, precisa que por medio de Ley Orgánica se reglamentará lo pertinente a la elaboración, aprobación y ejecución de los planes de desarrollo y la supeditación de los presupuestos oficiales a los mismos.

-- Artículo 343, expresa que existirá una entidad nacional de planeación, señalada por la ley, encargada del diseño y la organización de los sistemas de evaluación de gestión y resultados de la administración pública, tanto en lo relacionado con políticas como con proyectos de inversión, en las condiciones que ella determine.

b) Ley 42 de 1993, por la cual se establece la organización de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen.

c) Ley 152 de 1994, Ley Orgánica del Plan de Desarrollo, establece los procedimientos y mecanismos para la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control de los planes de desarrollo.

d) Ley 190 de 1995, por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa, artículo 48.

e) Ley 223 de 1995, por la cual se expiden normas sobre racionalización tributaria y se dictan otras disposiciones.

f) Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, Capítulo IV.

g) Ley 819 de 2003, por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones.

h) Decreto 841 de 1990, modificado por los Decretos 1569 de 1991, 2240 de 1991, 4109 de 2004 y Decreto 1066 de 2004.

i) Decreto 111 de 1996, por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995, que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto.

j) Decreto 630 de 1996, por el cual se modifica el Decreto 359 de 1995.

k) Decreto 3286 de 2004, por el cual se crea el Sistema de Información de Seguimiento a los proyectos de inversión pública.

l) Decreto 3622 de 2005, a través del cual se adopta la política de desarrollo administrativo.

m) Decreto 4730 de 2005, por el cual se reglamentan normas orgánicas de presupuesto.

n) Decreto 1227 de 2005, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998.

o) Decreto 4048 de 2008, por el cual se modifica la estructura de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

p) Resolución 1131 del 4 de diciembre de 2008, por la cual se adopta y define el Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en aplicación de las Leyes 87 de 1993, 489 de 1998, 872 de 2003 y los Decretos 1826 de 1994, 2145 de 1999, 3622 de 2005, 4110 de 2004 y 1599 de 2005.

q) Resolución 457 del 20 de noviembre de 2008, por la cual se establecen los criterios para la definición de procedimientos dentro de los procesos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y para la estandarización y normalización de los documentos soporte de los mismos.

r) Orden Administrativa 002 de 2009, por medio de la cual se desarrolla el procedimiento para definir y/o modificar procedimientos dentro de los procesos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, junto con los documentos soporte de los mismos.

3. PROCESOS Y DEPENDENCIAS INVOLUCRADOS

Son responsables de los procedimientos que se desarrollan en esta orden los siguientes procesos y dependencias de la Entidad.

Proceso de Inteligencia Corporativa:

Dirección de Gestión Organizacional, responsable de dirigir y coordinar la formulación del plan estratégico institucional incorporando el Plan de choque contra la Evasión y los planes operativos, su evaluación y ajustes y presentarlo a las instancias correspondientes para su aprobación.

Subdirección de Gestión de Análisis Operacional, responsable de proveer los escenarios que permitan la formulación, evaluación y ajuste del plan estratégico institucional y del anteproyecto de presupuesto anual de rentas y gastos y de establecer los métodos, procedimientos e indicadores que permitan medir el cumplimiento del plan estratégico y su impacto en la gestión de la DIAN.

Formular, evaluar y ajustar planes, programas y/o campañas de control, facilitación, comunicación interna y divulgación, así como el establecimiento de metas, recursos e indicadores de acuerdo con la ley, el plan estratégico y el modelo de gestión para su aprobación y su ejecución de las áreas responsables.

Coordinación de Planeación y Evaluación, responsable de coordinar la formulación y evaluación del plan estratégico, así como de asesorar en la formulación de los planes operativos.

Coordinación de Perfilamiento de Riesgo y Programas de Control y Facilitación, responsable de formular, elaborar, evaluar y ajustar planes y programas de control y facilitación para promover el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias.

Coordinación de Estudios Económicos, responsable de realizar las proyecciones y simulaciones que se requieran para la estimación del recaudo de los tributos administrados por la Entidad.

Subdirección de Procesos y Competencias Laborales, responsable de dirigir y coordinar la formulación del plan de capacitación de los empleados públicos de la DIAN de acuerdo con el sistema de carrera y el plan estratégico.

Todos los procesos:

Direcciones, Subdirecciones, Oficinas:

Participar en la formulación del Plan Estratégico Institucional y responder por su ejecución, evaluación y rendición de cuentas de los resultados.

Dirigir, coordinar y supervisar la elaboración y ejecución de los planes operativos de las dependencias a su cargo.

Proponer, en concordancia con el Plan Estratégico Institucional, el anteproyecto anual de rentas y gastos de su dependencia y garantizar su ejecución.

Dirigir, supervisar y evaluar la gestión de las áreas en las Direcciones Seccionales.

Proponer indicadores que permitan medir la gestión de sus áreas, y

Direcciones Seccionales:

Responder en lo de su competencia, por la ejecución del Plan Estratégico Institucional y proponer los ajustes necesarios.

Dirigir, coordinar y supervisar la elaboración y ejecución de los planes operativos de las dependencias a su cargo.

Dirigir, supervisar y evaluar la gestión de las áreas en las Direcciones Seccionales.

Responder por los resultados de la gestión técnica y administrativa de las dependencias bajo su cargo.

4. ETAPAS

Los procedimientos que se desarrollan en la presente Orden Administrativa responden a la necesidad de una planeación y evaluación ágil y flexible que articula los requisitos sobre la planificación establecidos para el Sistema de Gestión de Calidad y de Control Interno que proveen los referentes estratégicos, modelos, metodologías e instrumentos que permitan a la DIAN formular los objetivos a lograr y las actividades a realizar, en el corto, mediano y largo plazo, así como medir los resultados y la gestión institucional.

En desarrollo de estos procedimientos se definen las siguientes etapas:

-- Adecuación Metodológica: Consiste en garantizar que el modelo de planeación y evaluación de la DIAN responde a lo establecido normativamente, es de utilidad y agrega valor a los procedimientos gerenciales y operativos del modelo de gestión.

-- Análisis del contexto: Consiste en el estudio del comportamiento del entorno y del modelo de gestión de la DIAN, a fin de proveer conocimiento e información para la toma de decisiones en relación con la planeación y la evaluación de la Entidad.

-- Formulación Estratégica: Consiste en la modelación y presentación expresa que hace la DIAN de su proyección u orientación a corto, mediano y largo plazo, representadas en el plan y el direccionamiento estratégicos.

-- Formulación Operativa: Consiste en la definición de los planes específicos a nivel de las dependencias e individual de los empleados públicos de la DIAN. Apuntan a la consecución de los objetivos y logros aprobados en el plan y direccionamiento estratégicos. Los planes operativos son de carácter anual y especifican las prioridades, tareas y metas para cada uno de los distintos niveles organizacionales, central y seccional, así como individual.

-- Ejecución y gestión: Consiste en llevar a cabo las tareas programadas de acuerdo con las responsabilidades asignadas, tiempos establecidos y recursos disponibles, asegurando la consecución de los objetivos propuestos con dichas tareas.

-- Seguimiento y evaluación: Consiste en la medición de los niveles de avance en la ejecución de los planes y la valoración de estos resultados frente a las metas.

-- Adecuación de la planeación: Consiste en implementar las acciones que permitan ajustar los planes de manera que se asegure el logro de los objetivos propuestos a nivel estratégico y operativo.

4.1 Adecuación metodológica

En desarrollo de esta etapa la Coordinación de Planeación y Evaluación realiza las siguientes actividades:

-- Evaluación del modelo de planeación y evaluación institucional, su normatividad, metodologías e instrumentos.

-- Reconocimiento y análisis de fuentes de información, normas, modelos, metodologías, técnicas y herramientas de prospectiva, planeación, evaluación e indicadores, entre otros, aplicables a las instituciones del sector público, entre otros.

-- Diseño y adaptación del modelo, metodologías e instrumentos de planeación, evaluación e indicadores acordes con la función de la DIAN, con su modelo de operación y con las metas y políticas gubernamentales.

-- Divulgación de la metodología e instrumentos conceptuales para la planeación y evaluación previamente a su aplicación.

4.2 Análisis del contexto

4.2.1 Realizar el diagnóstico institucional

El diagnóstico institucional es la evaluación e interpretación del conjunto de variables relevantes, tanto de orden interno como externo, que permiten establecer el estado en el que la Institución desarrolla su misión y alcanzar sus objetivos.

La elaboración del diagnóstico institucional implica para la Coordinación de Planeación y Evaluación las siguientes actividades:

-- Reconocimiento y análisis de fuentes de información internas relativas a informes de seguimiento y evaluación, visitas de supervisión y control y auditorías internas o externas, entre otras.

-- Reconocimiento y análisis de fuentes de información externas, tales como las relativas al comportamiento económico y fiscal del país.

Estas actividades, de ser necesario, se realizarán de manera coordinada a través de la Subdirección de Gestión de Análisis Operacional, con los responsables de la operación de los procesos en los diferentes niveles organizacionales, quienes brindarán su concurso y apoyo, especialmente en términos de suministro de información, conocimiento y crítica de los resultados.

El diagnóstico institucional debe ser puesto a disposición como referente dentro de la formulación del plan y/o el direccionamiento estratégicos de la Entidad, así como de sus planes operativos anuales y debe registrarse en documentos controlados por versión y fecha y actualizarse en lo requerido al final de cada año.

4.2.2 Proponer escenarios contextuales a la estrategia de la DIAN

Los escenarios son herramientas conceptuales que permiten simular comportamientos dado un conjunto de variables y sus relaciones, permitiendo a la DIAN la toma de decisiones frente a esfuerzos futuros y correctivos tempranos.

La Subdirección de Gestión de Análisis Operacional en conjunto con sus grupos coordinadores debe realizar las siguientes actividades:

-- Análisis y evaluación de variables relevantes, entre otras:

– Económicas y fiscales: Evolución del PIB, comportamiento de los impuestos administrados por la DIAN, competitividad de la economía, presión fiscal general y sectorial, evasión, elusión y contrabando, tendencias impositivas internacionales.

– Resultados de la gestión de la DIAN correspondientes a la eficiencia y eficacia del modelo de operación, al impacto de programas y campañas de control y facilitación, entre otros.

– De percepción ciudadana.

– De presupuesto nacional.

-- Construcción de escenarios que permitan proponer y estimar, entre otros, líneas de acción, metas, indicadores y recursos.

Los resultados obtenidos deberán quedar registrados en documentos controlados por versión y fecha y constituyen insumo fundamental para la formulación del plan y el direccionamiento estratégicos o ajuste de los mismos.

4.3 Formulación estratégica

La orientación estratégica con la que se compromete la DIAN periódicamente se manifiesta en dos elementos de carácter institucional: El plan y el direccionamiento estratégicos que incorporan los objetivos y criterios del Plan de Choque contra la Evasión.

4.3.1 Formular y aprobar el plan estratégico institucional

Para cada período de Gobierno o cuando el Director General lo considere necesario, la DIAN establecerá o ajustará el plan estratégico institucional, lo cual implica el desarrollo de las siguientes actividades:

Planteamiento

El Director de Gestión Organizacional dirigirá y coordinará las actividades tendientes a la formulación y/o ajuste del plan estratégico teniendo en cuenta, entre otros elementos, los diagnósticos y escenarios medidos y propuestos, las directrices y lineamientos de la Dirección General, las políticas y planes de desarrollo gubernamentales.

Los Directores de Gestión, Subdirectores y Jefes de Oficina participarán en la formulación estratégica, a través de la propuesta y concertación de:

-- Políticas, objetivos e iniciativas estratégicas.

-- Indicadores de cumplimiento de los objetivos.

-- Metas a cumplir en los diferentes plazos.

El Subdirector de Gestión de Análisis Operacional, en conjunto con la Coordinación de Planeación y Evaluación, deberá brindar el soporte metodológico y conceptual para que el plan estratégico institucional se formule de manera integral y consistentemente.

El resultado obtenido debe quedar registrado en un documento controlado por versión y fecha y constituye el planteamiento del Plan Estratégico Institucional.

Planeación de recursos

Los Directores, Subdirectores y Jefes de Oficina involucrados en las diferentes iniciativas y metas propuestas, estimarán los recursos necesarios (bienes, equipos, personal, servicios, etc.), para el cumplimiento del plan estratégico, los cuales deberán ser coherentes con el mismo y consistentes por dirección y oficina. La Subdirección de Gestión de Análisis Operacional deberá:

-- Compilar y organizar a más tardar la tercera semana de octubre del año en el cual se está formulando el plan estratégico, los presupuestos aportados, velando por su consistencia e integralidad a nivel institucional.

-- Orientar a los Directores, Subdirectores y Jefes de Oficina en la formulación de los proyectos de inversión, cooperación, asistencia, etc., cuando sea del caso, de modo que sean consistentes con el Plan Estratégico Institucional.

Coordinar con la Subdirección de Gestión de Recursos Financieros la presentación por parte del Director General de los proyectos de inversión, cooperación, asistencia, etc., siguiendo las directrices del Director de Gestión de Recursos y Administración Económica y las instrucciones y tiempos establecidos por las autoridades competentes.

El resultado obtenido debe quedar registrado en un documento controlado por versión y fecha y constituye la planeación de recursos del Plan Estratégico Institucional.

El Director de Gestión Organizacional remitirá el documento con la planeación de recursos al Director de Gestión de Recursos y Administración Económica para los fines correspondientes.

Aprobación del Plan Estratégico Institucional

El Director de Gestión Organizacional presentará el proyecto del Plan Estratégico en Comité de Coordinación Estratégica para ser aprobado por el Director General a más tardar el 30 de octubre del año en el cual se está formulando el Plan Estratégico.

Los Directores Seccionales podrán participar en el ajuste del Plan Estratégico, haciendo llegar al Director de Gestión Organizacional las propuestas debidamente argumentadas para su evaluación. La aprobación por parte del Director General de ajustes al Plan Estratégico se realizará en Comité de Coordinación Estratégica citado para este fin.

4.3.2 Formular y aprobar el direccionamiento estratégico institucional

Anualmente o cuando el Director General lo considere necesario, la DIAN establecerá o ajustará los aspectos sobre los cuales se enfocará el esfuerzo que realizará la DIAN institucionalmente y en sus diferentes dependencias y procesos en cumplimiento del Plan Estratégico.

Lo anterior implica el desarrollo de las siguientes actividades:

Planteamiento

El Director de Gestión Organizacional dirigirá y coordinará las actividades tendientes a la formulación y/o ajuste del direccionamiento estratégico incorporando, entre otros elementos, los siguientes:

-- Lineamientos del Director General.

-- Plan Estratégico Institucional.

-- Objetivos y criterios del Plan de Choque contra la Evasión.

Los Directores de Gestión, Subdirectores y Jefes de Oficina participarán en la formulación del direccionamiento estratégico a través de la propuesta y concertación integral de:

-- Lineamientos de gestión.

-- Logros.

-- Acciones relacionadas con programas control.

-- Acciones relacionadas con campañas de facilitación y control.

-- Acciones relacionadas con la competencia funcional.

-- Instrumentos y herramientas.

-- Indicadores de cumplimiento.

La Subdirección de Gestión de Análisis Operacional aportará los resultados obtenidos en cumplimiento de las actividades de los numerales 4.2.1 y 4.2.2 de la presente Orden Administrativa y a través de:

-- La Coordinación de Planeación y Evaluación brindará el soporte metodológico y conceptual para la formulación adecuada del direccionamiento estratégico velando por su razonabilidad y coherencia y asegurando la inclusión integral y expresa de las acciones que permitan dar cumplimiento a:

– Objetivos del Plan Estratégico.

– Objetivos y criterios del Plan de Choque contra la Evasión.

– Objetivos de los Planes de Capacitación de los empleados públicos de la DIAN.

– Planes de mejoramiento derivados del sistema de gestión de calidad y control interno.

– Planes de mejoramiento de las auditorías ejercidas por los entes de control.

-- Las Coordinaciones de Perfilamiento del Riesgo y Programas de Control y de Estudios Económicos propondrá las metas de:

– Recaudo, y

– Acciones en programas y campañas de control y facilitación.

El resultado obtenido debe quedar registrado en un documento controlado por versión y fecha y constituye el planteamiento del direccionamiento estratégico institucional.

Planeación de recursos

Los Directores, Subdirectores y Jefes de Oficina involucrados en las diferentes iniciativas y metas propuestas, estimarán los recursos necesarios (bienes, equipos, personal, servicios, etc.), para el cumplimiento del direccionamiento estratégico y, cuando sea del caso, indicarán las fuentes de financiamiento de estos, los cuales deberán corresponder a lo establecido por las autoridades en materia de presupuesto nacional.

La Subdirección de Gestión de Análisis Operacional:

– Compilará y organizará a más tardar la tercera semana de octubre del año en el cual se está formulando el direccionamiento estratégico, estos presupuestos, asegurando que haya concordancia con los objetivos e indicadores planteados y que no haya lugar a duplicidad de esfuerzos.

– Remitirá el documento consolidado a la Subdirección de Gestión de Recursos Financieros para lo correspondiente, en relación con la formulación del anteproyecto de presupuesto anual de rentas y gastos, de acuerdo con lo establecido por la Dirección de Gestión de Recursos y Administración Económica.

El resultado obtenido debe quedar registrado en un documento controlado por versión y fecha y constituye la planeación de recursos del direccionamiento estratégico institucional.

Aprobación del direccionamiento estratégico

El Director de Gestión Organizacional presentará el proyecto de Direccionamiento Estratégico en Comité de Coordinación Estratégica para ser aprobado por el Director General, a más tardar el 30 de octubre del año anterior al de su ejecución.

Los Directores Seccionales podrán participar en el ajuste del direccionamiento estratégico, haciendo llegar al Director de Gestión Organizacional las propuestas debidamente argumentadas para su evaluación. La aprobación por parte del Director General de ajustes al direccionamiento estratégico se realizará en Comité de Coordinación Estratégica citado para este fin.

El Director General remitirá al Ministerio de Hacienda y Crédito Público para los fines correspondientes el proyecto del Plan Anual Antievasión, contenido en el direccionamiento estratégico, a más tardar el 1o de noviembre del año anterior al de su ejecución.

4.3.3 Divulgar y apropiar el plan y/o el direccionamiento estratégicos

El plan y/o el direccionamiento estratégicos deben ser de conocimiento público, razón por la cual el Jefe de la Coordinación de Planeación y Evaluación debe solicitar su publicación en los medios masivos de información de la DIAN, a más tardar dentro de los cinco (5) días siguientes a su aprobación.

Con el fin de desarrollar competencias institucionales y fortalecer los principios de autocontrol y autogestión en la Entidad, la Subdirección de Procesos y Competencias Laborales:

-- Coordinará la inclusión de las actividades pertinentes a la apropiación del plan y/o el direccionamiento estratégicos en el plan anual de capacitación.

-- Impartirá las instrucciones correspondientes para incluir lo pertinente del direccionamiento estratégico, en los acuerdos de gestión de los Directores de Gestión, Jefes de Oficina, Directores Seccionales y Subdirectores.

4.4 Formulación operativa

La etapa de planeación operativa debe apuntar a la consecución de los logros aprobados en el direccionamiento estratégico desde los aspectos corporativo de la organización e individual de los empleados públicos.

El aspecto corporativo incluye integralmente la planeación que se realiza en cada uno de los niveles organizacionales: Central y Seccional, para lo cual:

Los Directores de Gestión, Subdirectores y Jefes de Oficina:

– Distribuirán las acciones y las metas en las diferentes Direcciones Seccionales, cuando sea del caso.

– Realizarán la planeación de las dependencias a su cargo en el nivel central incorporando integralmente las actividades que deban abordarse con ocasión de programas de autoevaluación, supervisión y control, evaluación independiente, auditorías internas de calidad, auditorías de los entes internos y externos de control o de las acciones propias de tratamiento de producto o servicio no conforme.

Los Directores Seccionales realizarán la planeación integral de las actividades de las dependencias a su cargo, comprendiendo:

– Las acciones y las metas establecidas por el nivel central.

– Las actividades que deban abordarse en su jurisdicción con ocasión de programas de autoevaluación, supervisión y control, evaluación independiente, auditorías internas de calidad, auditorías de los entes internos y externos de control o de las acciones propias de tratamiento de producto o servicio no conforme.

– Las actividades que responden a su propia especificidad.

La Subdirección de Gestión de Análisis Operacional y la Coordinación de Planeación y Evaluación, se encargarán de articular metodológicamente los planes operativos dando las instrucciones y efectuando las recomendaciones y observaciones que garanticen:

– La coherencia y consistencia con lo aprobado para el direccionamiento estratégico.

– La razonabilidad de los tiempos.

– La estandarización de los informes.

– La oportunidad de comunicación y divulgación en los medios corporativos disponibles por la DIAN.

Los resultados obtenidos deben quedar registrados en documentos controlados por versión y fecha y constituyen los planes operativos de la DIAN.

Los planes operativos deberán divulgarse a más tardar el último día hábil del mes de diciembre del año anterior al año de su ejecución.

Cuando se produzca una modificación a los planes operativos, el responsable debe informar a la Coordinación de Planeación y Evaluación dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su ocurrencia e igualmente la modificación debe darla a conocer a las partes interesadas.

En el plano individual, la planeación operativa debe hacer parte de los compromisos laborales establecidos para los empleados públicos de carrera y de libre nombramiento y remoción conforme al sistema de evaluación del desempeño legalmente establecido y a las instrucciones impartidas por la Subdirección de Gestión de Procesos y Competencias Laborales, en coordinación con la Subdirección de Gestión de Personal.

4.5 Ejecución y gestión de los planes operativos

Cada empleado público es responsable de llevar a cabo las tareas programadas acordes con los planes operativos, gestionando los recursos dispuestos y de su gobernabilidad, dentro del modelo de operación.

De la ejecución se conservarán evidencias, elemento necesario para las etapas de seguimiento y evaluación y de ajuste a los planes.

Las evidencias son inherentes a los procedimientos y pueden ser automatizadas o manuales y en todo caso, razonables.

4.6 Seguimiento y evaluación

Cada empleado público es responsable de hacer el seguimiento y evaluación de las actividades asignadas en el marco de la planeación institucional.

Los empleados públicos con personal a cargo son responsables de efectuar el seguimiento y evaluación de los planes operativos en el marco del seguimiento y evaluación de los acuerdos de gestión o los compromisos laborales individuales conforme a las instrucciones que imparta la Subdirección de Gestión de Procesos y Competencias Laborales o por la Subdirección de Gestión de Personal, respectivamente.

Los responsables de gestionar los planes operativos desde el aspecto corporativo deben diligenciar mensualmente los formatos y reportes que para efectos de seguimiento y evaluación disponga la Subdirección de Gestión de Análisis Operacional y remitirlos a la Coordinación de Planeación y Evaluación a través de los medios institucionales que defina dicha Subdirección. Dicha información debidamente validada y soportada se debe enviar dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes y corresponderá a la gestión ejecutada durante la totalidad del mes inmediatamente anterior.

La Coordinación de Planeación y Evaluación dentro de los diez (10) primeros días hábiles de cada mes elaborará, a partir de la información aportada por cada responsable, reportes de seguimiento en diferentes niveles y categorías con el propósito de apoyar la autogestión, sin perjuicio de los propios análisis que realicen los responsables.

Los responsables de gestionar los planes operativos elaborarán los informes trimestrales de autoevaluación en donde se evalúan los resultados de la ejecución y de las acciones de mejoramiento requeridas, de acuerdo con los parámetros que establezca la Coordinación de Planeación y Evaluación, a más tardar el quince (15) día hábil después del trimestre respectivo y a través de los medios institucionales que ella establezca.

Para efectuar el seguimiento al Direccionamiento Estratégico, la Subdirección de Gestión de Análisis Operacional y la Coordinación de Planeación y Evaluación, con base en la información reportada por los responsables de gestionar los planes operativos, realizará un informe trimestral y acumulado de seguimiento. Este informe se elaborará dentro de los quince (15) días hábiles del mes siguiente a la culminación de cada trimestre.

Para efectuar el seguimiento al Plan Estratégico la Dirección de Gestión Organizacional y la Subdirección de Gestión Análisis Operacional, con base en la información reportada por los responsables de gestionar los planes operativos, realizará un informe anual y acumulado de evaluación. Este informe se elaborará dentro del primer trimestre del año siguiente al período evaluado.

Los responsables de gestionar los planes brindarán su concurso y apoyo, especialmente en términos de suministro de información, conocimiento y crítica de los resultados. De igual forma, desde la Coordinación de Planeación y Evaluación se ofrecerá la capacitación y asistencia técnica en el uso de los instrumentos de seguimiento y evaluación según los requerimientos recibidos y las necesidades identificadas.

La publicación y comunicación de los reportes de seguimiento se efectuará a través de los medios institucionales que la Coordinación de Planeación y Evaluación establezca.

4.7 Adecuación de la planeación

Los responsables de gestionar los planes podrán proponer ajustes al plan y/o direccionamiento estratégicos mediante solicitud argumentada que dirigirán al Director de Gestión Organizacional para que se surta el procedimiento establecido en los numerales 4.3.1 y 4.3.2 respectivamente, de la presente Orden Administrativa.

Los responsables de gestionar los planes operativos podrán proponer ajustes a su plan mediante solicitud argumentada que dirigirán al Subdirector de Gestión de Análisis Operacional para que se surta el procedimiento establecido en el numeral 4.4 de la presente Orden Administrativa. Así mismo, la Subdirección de Gestión de Análisis Operacional y la Coordinación de Planeación y Evaluación velarán por la coherencia e integralidad a nivel corporativo.

El ajuste del plan operativo individual se realizará conforme el procedimiento establecido por la Subdirección de Gestión de Personal en relación con el seguimiento de los compromisos laborales individuales o lo establecido por la Subdirección de Gestión de Procesos y Competencias Laborales en relación con los acuerdos de gestión.

Las acciones adoptadas deberán ser reportadas en el informe trimestral de autoevaluación.

5. FORMATOS A UTILIZAR

La Subdirección de Gestión de Análisis Operacional, por medio de instrucción, establecerá los formatos que deban ser utilizados para la formulación de la planeación y su evaluación. Tales formatos se establecerán junto con sus respectivas instrucciones de diligenciamiento.

6. DIAGRAMA DE FLUJO

En el Anexo 1 de la presente Orden Administrativa se describe el diagrama de flujo de los procedimientos de planeación y evaluación de la gestión institucional de la DIAN.

7. GLOSARIO

Plan estratégico.	Es la herramienta gerencial que establece los fines y medios que orientan el desempeño de la entidad para responder a las expectativas y necesidades en cumplimiento de su misión y alcanzar su visión.
Direccionamiento estratégico.	Es el instrumento gerencial mediante el cual la DIAN establece su ruta organizacional anual, que encausa la operación de la organización al cumplimiento de las políticas y a la consecución de los objetivos del plan estratégico.
Plan Anual Antievasión.	Disposición de la Ley 223 de 1995. Orientado a la realización de programas de gestión y programas de control integral.

8. VIGENCIA

La presente Orden Administrativa rige a partir de la fecha de su publicación y sustituye la Orden Administrativa 01 de 2007, a excepción de los formatos establecidos para la aplicación de la misma, hasta tanto se prescriban otros formatos e instructivos.

La Directora de Gestión Organizacional,

ESPERANZA SÁNCHEZ PÉREZ.