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ORDEN ADMINISTRATIVA 1 DE 2008
(noviembre 24)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
DIRECCION DE GESTION ORGANIZACIONAL
<NOTA DE VIGENCIA: Orden Administrativa derogada por la Orden 1 de 2010>
Que fija el procedimiento para el desarrollo de las Auditorías Internas de Calidad del Sistema de Gestión de Calidad.
1. Objetivos.
1.1. General.
La presente orden administrativa tiene como propósito definir el procedimiento a seguir para el desarrollo de las Auditorías Internas de Calidad, las cuales evaluarán la conformidad de los requisitos de calidad con lo establecido en la Norma Técnica Corporativa DIAN, y verificarán la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad.
1.2. Específicos.
• Dar cumplimiento a los numerales 8.2.4. Auditoría Interna y 8.2.5. Seguimiento y Medición de los Procesos, los cuales son requisitos establecidos en la Norma Técnica Corporativa DIAN, Sistema de Gestión de Calidad y en los cuales se establece que la Entidad debe definir, en un procedimiento documentado, las actividades, responsabilidades y requisitos para la planificación, ejecución y seguimiento de las Auditorías internas de calidad.
• Mejorar continuamente los Sistemas de Gestión de Calidad y de Control Interno, utilizando este procedimiento como mecanismo de seguimiento del desempeño de todos los procesos de la Entidad.
• Aplicar el procedimiento con el fin de obtener oportunidades de mejora.
2. Marco normativo.
La expedición de esta orden se fundamenta en:
La Ley 87 del 29 de noviembre de 1993, la cual establece las normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado.
La Ley 489 del 29 de diciembre 1998, que creó el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema Nacional de Control Interno.
El artículo 1o de la Ley 872 del 30 de diciembre de 2003, que crea el Sistema de Gestión de la Calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional.
El artículo 1o del Decreto 4110 del 9 de diciembre de 2004 que adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, NTCGP 1000:2004.
El artículo 1o del Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005 por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005.
La Circular 06 del 27 de junio de 2005, expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, que establece la responsabilidad de la Oficina de Control Interno, en la verificación y evaluación permanente del Sistema de Gestión de Calidad.
El Decreto 3622 del 10 de octubre 2005, ya que al reglamentar el capítulo IV de la Ley 489 de 1998, establece en el literal b) del artículo 7o la Gestión de Calidad como una de las políticas de desarrollo administrativo.
La Resolución 1094 del 7 de febrero de 2006, que adopta y define el Sistema de Gestión de Calidad en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Los numerales 8.2.4 Auditoría Interna y 8.2.5 Seguimiento y medición de los procesos, de la Norma Técnica Corporativa DIAN, Sistema de Gestión de Calidad, los cuales establecen que la Entidad debe definir en un procedimiento documentado las actividades, responsabilidades y requisitos para la planificación, ejecución y seguimiento de las Auditorías internas de calidad.
El artículo 7o del Decreto 4048 de 2008, que establece como función de la Oficina de Control Interno ejecutar el plan de Auditorías internas de la Entidad.
El artículo 169 del Decreto 4048 de 2008, que establece como función de la Subdirección de Gestión de Procesos y Competencias Laborales Responder por el diseño, implementación, desarrollo, y optimización del sistema de calidad y de control del modelo de gestión institucional en concordancia con las políticas gubernamentales.
3. Procesos involucrados.
La Subdirección de Procesos y competencias Laborales. La Oficina de Control Interno. Los empleados públicos auditores.
4. Descripción del procedimiento.
4.1. Generalidades.
Dentro de los requisitos establecidos para la implementación del Sistema de Gestión de Calidad en la Entidad, se encuentra la definición y aplicación de los Procedimientos Obligatorios. Uno de estos procedimientos obligatorios se refiere a la Auditoría Interna de Calidad, en la cual la DIAN debe llevar a cabo, a intervalos planificados, Auditorías internas a los procesos, actividades, operaciones y resultados, para determinar si el Sistema de Gestión de Calidad se encuentra conforme con las disposiciones planificadas y con los requisitos del mismo.
La verificación y evaluación permanente del Sistema de Gestión de Calidad, evalúa el cumplimiento de los requisitos contemplados en la Norma Técnica de Calidad NTC -DIAN, utilizando los recursos que permitan llevar a cabo de forma eficaz y eficiente las Auditorías internas de calidad, las cuales deben realizarse atendiendo el procedimiento que se fija a continuación.
4.2. Seleccionar y conformar los equipos auditores
La selección de los auditores internos de calidad se realizará por parte del Subdirector de Gestión de Procesos y Competencias Laborales y del jefe de la Oficina de Control Interno sobre aquellos empleados públicos que hayan demostrado competencia a través de los mecanismos de evaluación establecidos.
4.3. Comisionar a los empleados públicos auditores que conforman los equipos de Auditaría por el término definido en el plan para la ejecución de las Auditorías.
El jefe de la Oficina de Control Interno adelantará las gestiones necesarias para la comisión de los empleados públicos seleccionados para ejecutar las Auditorías internas de calidad, así como los viáticos y pasajes cuando se requiera el desplazamiento de estos funcionarios a un sitio distinto al lugar donde laboran.
4.4. Elaborar y aprobar el programa de Auditoría.
El Jefe de la Oficina de Control Interno en coordinación con el Subdirector de Gestión de Procesos y Competencias Laborales establecerán el objetivo y el tipo de Auditoría interna de calidad a realizar en el Formato 1360 - Programa Anual de Auditorías Internas de Calidad, el cual contendrá, entre otros puntos, los procesos y lugares administrativos en las que se realizarán las Auditorías, la fecha preparación del plan, fecha de ejecución y la fecha de entrega del plan de mejora.
La aprobación del Programa de Auditoría estará a cargo del primer Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, que se realice cada año.
4.5. Elaborar el plan de Auditorías internas de calidad.
El Jefe de la Oficina de Control Interno elabora el Plan de Auditorías Internas de Calidad a realizar, diligenciando el Formato 1361 Plan de Auditorías Internas de Calidad, basándose " en el Programa de Auditoría, en el cual se fijan los procesos y/o procedimientos a auditar; los equipos auditores responsables de cada Auditoría; los requisitos de la Norma Técnica de Calidad DIAN a evaluar; la documentación de referencia; las fechas de ejecución, reunión de apertura y cierre de la Auditoría, así como el nombre de los empleados públicos auditados.
4.6. Comunicar el programa de Auditoría y el plan general de Auditorías al equipo auditor y a los responsables de los procesos involucrados.
El jefe de la oficina de Control interno comunica el programa de Auditoría, previamente aprobado, junto con el Plan General de Auditorías Internas de Calidad, a través de medio electrónico y/o físico, en un tiempo no menor a quince (15) días previos a la ejecución de la Auditoría y dirigido a todos los comprometidos en ella.
4.7. Realizar reunión de apertura con los equipos de auditores previa a la ejecución de la Auditoría interna de calidad.
El Jefe de la Oficina de Control Interno en coordinación con el Subdirector de Gestión de Procesos y Competencias, en reunión, a la que se citará previamente a los equipos de auditores, darán a conocer las directrices y las recomendaciones necesarias para llevar a cabo con éxito las Auditorías internas de Calidad establecidas en el Plan General de Auditoría. Ésta reunión se llevará a cabo con una antelación no menor a diez (10) días calendario, en relación con la ejecución de dichas Auditorías.
4.8. Remitir y/o informar a los equipos de auditores acerca de los documentos de referencia a utilizar en la Auditoría (procedimientos, manuales, normatividad).
El Jefe de la Oficina de Control Interno entrega todos los documentos necesarios para evaluar el Sistema de Gestión de Calidad, al grupo auditor el cual los utilizará como papeles de trabajo para ejecutar la Auditoría respectiva.
4.9. Establecer lista de verificación, diligenciar y comunicar el plan específico de las Auditorías en los formatos correspondientes.
El coordinador del equipo de auditores elabora y comunica al responsable del proceso y/o procedimiento a auditar el plan específico de Auditoría, en el cual se detalla el objetivo y alcance de la Auditoría; los temas a evaluar; el funcionario público que atenderá la Auditoría; el lugar, fecha y hora en que se realizará la Auditoría y los requisitos de la norma a tener en cuenta para la verificación de cumplimiento en el proceso. Así mismo, el equipo auditor elabora la lista de verificación que se utilizará de guía para la evaluación del cumplimiento de los requisitos de calidad en el proceso, utilizando para ello el Formato 1361 Plan de Auditorías Internas de Calidad y Formato 1362 Lista de Verificación Auditoría Interna de Calidad.
4.10. Ejecutar la Auditoría al proceso.
El equipo auditor ejecuta la Auditoría según el plan específico de Auditoría establecido y acordado inicialmente.
4.11. Clasificación de no conformidades.
El equipo auditor basado en los requisitos de calidad y las evidencias encontradas redacta las No Conformidades u observaciones en el formato 1363 Informe de Auditoría Interna de Calidad.
4.12. Realizar reunión con el responsable del proceso y/o subproceso auditado, con el fin de validar las no conformidades encontradas y cerrar la Auditoría interna de calidad.
El equipo auditor validará con el responsable del proceso o procedimiento auditado las No Conformidades encontradas y acordarán las fechas de seguimiento a la implementación las acciones correctivas o preventivas a que haya lugar para el mejoramiento continuo del sistema, finalizando así la Auditoría con la firma de los involucrados en todos los registros de Auditoría, indicando con ello la aceptación de los resultados.
4.13. Elaborar informe de Auditoría interna de calidad.
El equipo auditor remitirá al Jefe de la Oficina de Control Interno el informe de la Auditoría interna de calidad ejecutada, dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la ejecución de la Auditoría, a través del Formato de Informe de la Auditoría Interna de Calidad, enviándose junto con todos los registros que respaldan la ejecución de dicha Auditoría.
4.14. Elaborar informe consolidado.
El Jefe de la Oficina de Control Interno, basándose en los registros de calidad junto con el informe de la Auditoría interna de calidad realizado por los equipos auditores, elaborará un informe consolidado que permitirá hacer seguimiento a la aplicación de las acciones correctivas a que haya lugar.
4.15. Realizar y registrar seguimiento a la efectividad de la acción correctiva y acción preventiva aplicada por el responsable del proceso.
El equipo auditor, según fecha establecida en el Informe de Auditoría Interna de Calidad, hará el respectivo seguimiento a la ejecución y eficacia de las acciones preventivas y correctivas.
4.16. Realizar seguimiento al desarrollo del plan general de Auditorías internas de calidad.
El Jefe de la Oficina de Control Interno evaluará integralmente el desarrollo del Plan General de Auditorías Internas de Calidad.
4.17. Realizar seguimiento al desempeño de los auditores.
Los empleados públicos auditados, los responsables de los procesos y/o procedimientos y la Oficina de Control Interno, evaluarán los auditores que participaron en la realización de las Auditorías a través "del formato 1364 Calificación de Auditores Internos de Calidad con el fin de establecer las acciones correctivas y los planes de mejoramiento requeridos.
4.18. Informe final de las Auditorías internas de calidad.
El Jefe de la Oficina de Control Interno realiza el informe final de las Auditorías Internas de Calidad llevadas a cabo en el periodo establecido en el Plan General de Auditorías, el cual debe ser entregado al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, destacando las fortalezas y debilidades en el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Norma Técnica de Calidad DIAN, de manera que se tenga en cuenta como base para los planes de mejoramiento de los procesos y la gestión de la DIAN.
5. Mecanismos de control para efectuar seguimiento y evaluación de efectividad.
El Jefe de la Oficina de Control Interno efectúa los controles al desarrollo de las Auditorías Internas de Calidad del Sistema de Gestión de la Calidad, en lo relacionado con la planeación, ejecución y evaluación de cada una de las etapas del proceso, que comprende entre otros aspectos, la presentación y entrega de informes, el seguimiento al cumplimiento de los planes de mejoramiento y la retroalimentación al plan anual propuesto, en el formato 1365 Seguimiento a Acciones Correctivas o Preventivas.
6. Formatos a utilizar.
Los formatos requeridos para la ejecución de las Auditorías internas de calidad, son los siguientes:
1360 Formato Programa Anual de Auditorías Internas de Calidad.
1361 Plan de Auditorías Internas de Calidad.
1362 Lista de Verificación Auditoría Interna de Calidad.
1363 Informe Auditoría Interna de Calidad
1364 Calificación Auditores Internos de Calidad
1365 Seguimiento a Acciones Correctivas o Preventivas.
7. Glosario.
AUDITOR: Persona con la competencia (habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes) para llevar a cabo una Auditoría.
AUDITORÍA DE CALIDAD: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias (registros verificables) de la conformidad del cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de calidad y su evaluación de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen.
AUDITORÍA INTERNA: Auditoría que realiza la misma organización para la auto revisión del sistema de gestión de calidad
CRITERIOS DE AUDITORÍA: Conjunto de políticas, parámetros o requisitos utilizados como marco de referencia para realizar la Auditoría.
EFICACIA: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
EQUIPO AUDITOR: Uno o más auditores que llevan a cabo una Auditoría.
EVIDENCIA: Datos o registros que respaldan la existencia o veracidad de algo.
MEJORA CONTINUA: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y aumentar el desempeño.
NO CONFORMIDAD: Es el incumplimiento de un requisito.
NO CONFORMIDAD MAYOR: Son aquellas desviaciones a las disposiciones establecidas en el Manual de Gestión o los procedimientos documentados que pueden afectar considerablemente la eficacia del sistema de gestión de calidad o que tiene alta influencia sobre actividades que inciden en la conformidad del producto.
NO CONFORMIDAD MENOR: Son desviaciones del Manual de Gestión de los procedimientos documentados con poca incidencia en la eficacia del sistema de gestión de calidad, o con poca influencia sobre actividades que inciden en la conformidad del producto.
OBSERVACIÓN: Es una declaración realizada durante una Auditoría sustentada con evidencia objetiva, susceptible de convertirse en una no conformidad.
PROGRAMA DE AUDITORÍA: Conjunto de una o más Auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
PLAN DE AUDITORÍA: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una Auditoría.
REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria, contenida en la Norma Técnica de Calidad DIAN, o determinada por la Entidad.
8. Flujograma.
En el Anexo 1 que hace parte integral de la presente orden administrativa se presenta el Flujograma del procedimiento para el desarrollo de las Auditorías internas de Calidad del Sistema de Gestión de Calidad.
La presente orden administrativa rige a partir de la fecha de su expedición.
ESPERANZA SANCHEZ PEREZ
Directora Gestión Organizacional
