DECRETO 2527 DE 1950
(julio 27)
Diario Oficial No. 28.641, del 27 de julio de 1950
Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA,
en usos de las facultades que le confiere el artículo 121 de la Constitución Nacional, y
CONSIDERANDO:
Que por Decreto número 3518 de 1949 se declaró turbado el orden público y en estado de sitio todo el territorio nacional;
Que es conveniente darle mayor seguridad a los archivos tanto oficiales de la Administración Pública, como a los demás de interés colectivo, especialmente a los de las instituciones de crédito y las entidades vinculadas a la economía y a la cultura patrias,
Que la técnica moderna permite, por el procedimiento de microfilm, conservar los archivos en las mejores condiciones de seguridad, economía y eficacia, por los cual se hace no sólo lícita sino aconsejable la microfilmación.
Que corresponde al Gobierno la organización de los archivos oficiales, procurando su tecnificación para el mejoramiento de la Administración Pública, y la fijación de condiciones para la validez con mérito probatorio de las copias de documentos públicos y probados.
DECRETA:
ARTICULO 1o. Autorízase el uso del procedimiento de microfilmación en los archivos oficiales de la Administración Pública nacional, departamental y municipal, y también en los archivo particulares de las personas naturales o jurídicas, de acuerdo con las normas contenidas en este Decreto.
ARTICULO 2o. <Artículo modificado por el artículo único del Decreto 3354 de 1954. El nuevo texto es el siguiente:> Podrá microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza.
Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio.
<Inciso 3o. derogado por el artículo 12 de la Ley 80 de 1989>
ARTICULO 3o. Al comienzo de cada rollo de película en se vayan a microfilmar documentos, o material de:
1) Número de orden del rollo y fecha en que se comienza;
2) Nombre de la entidad o persona a quien pertenezca el archivo;
3) La determinación del material que se va a copiar en él, y
4) El nombre y la firma de la persona bajo cuya responsabilidad se va a hacer la respectiva microfilmación.
<Inciso 1o. derogado por el artículo 12 de la Ley 80 de 1989>
Al final del rollo, inmediatamente después del último documento que contenga, se copiará un acta en que conste:
1) La fecha en que se término de filmar el respectivo rollo o cinta;
2) El número de orden del rollo y la cantidad de documentos que contiene, a ser posible con una lista o detalle de ellos;
3) El estado en que haya quedado filmada la cinta, expresando los vicios que tenga, los espacios en blanco que hayan quedado, las correcciones o recortes que se le hayan hecho, etc.;
4) El nombre y la firma de la persona bajo cuya responsabilidad se hizo la microfilmación del respectivo rollo, y
5) La certificación jurada de que todo el material que aparece en el rollo fue destruido, con la expresión de la forma y fecha en que se hizo, firmada por el que la haya hecho y por dos testigos.
ARTICULO 5o. La copia de un documento o de cualquier pieza de un archivo que haya sido microfilmado, tendrá el mismo valor probatorio que la Ley le otorga al original así copiado, siempre que la microfilmación se haya hecho de acuerdo con las normas de este Decreto y las disposiciones especiales que para cada archivo haya establecido el correspondiente Ministerio, Gobernación, Alcaldía, Superintendencia, junta directiva o autoridad administrativa competente, y siempre que la respectiva copia sea autenticada de acuerdo con los artículo siguientes.
ARTICULO 6o. Las copias de documentos microfilmados pertenecientes a archivos oficiales o de entidades sometidas a la supervigilancia del Estado, deberán ser autenticas al respaldo por el empleado que ejerza las funciones de Jefe del respectivo archivo, o por quien tenga autorización para ello, con la indicación de la disposición legal o reglamentaria que le haya concedido esa autorización, y el señalamiento del número de orden del rollo o cinta de donde se haya copiado.
ARTICULO 7o. Las copias de documentos microfilmados pertenecientes a archivos particulares, de personas naturales o jurídicas o de entidades no oficiales ni sometidas a la supervigilancia del Estado, deberán ser autenticadas por la persona que las expida, y si fuere necesario para fines judiciales, por un Notario Público, previo examen y confrontación del respectivo rollo de donde se haya copiado.
ARTICULO 8o. El original de las actas a que se refiere el artículo 4o de este Decreto debe conservarse sin ser destruido, para que sirva de control del archivo ya microfilmado, y si es de personas o entidades no oficiales, deberá protocolizarse en una Notaria.
ARTICULO 9o. El presente Decreto rige desde su fecha.
Comuníquese y publíquese.
Dado en Bogotá a 27 de julio de 1950.
MARIANO OSPINA PEREZ
El Ministro de Gobierno,
LUIS IGNACIO ANDRADE.
El Ministro de Justicia,
PEDRO MANUEL ARENAS.
El Ministro de Hacienda y Crédito Público,
HERNAN JARAMILLO OCAMPO.
El Ministro de Guerra,
ROBERTO URDANETA ARBELAEZ.
El Ministro de Agricultura y Ganadería,
JUAN GUILLERMO RESTREPO JARAMILLO.
El Ministro de Trabajo,
VICTOR G. RICARDO.
El Ministro de Higiene,
JORGE E. CAVELIER.
El Ministro de Minas y Petróleos,
JOSE ELIAS DEL HIERRO.
El Ministro de Educación Nacional,
MANUEL MOSQUERA GARCES.
El Ministro de Correos y Telégrafos.
GENERAL GUSTAVO ROJAS PINILLA.
El Ministro de Obras Públicas,
VICTOR ARCHILA BRICEÑO.