Circular 20241300000035CS de 2024 SVySP

CIRCULAR EXTERNA 20241300000035CS DE 2024

(junio 13)

Diario Oficial No. 52.786 de 13 de junio de 2024

SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA

Que las recomendaciones GAFI 15, 26, 27 y 28 se refieren a la regulación y supervisión en materia LA/FT/FP, estableciendo que los países deben asegurar que las instituciones financieras, las APNFD y los PSAV estén sujetos a medidas de regulación y supervisión adecuadas, para asegurar que cumplan los requerimientos en materia LA/FT/FP, utilizando un enfoque basado en riesgos.

Que las autoridades supervisoras deben contar con facultades adecuadas para realizar inspecciones y requerir la información que consideren necesaria para supervisar o monitorear la actividad de los supervisados, así como para aplicar las sanciones que correspondan por presuntos incumplimientos a las directrices impartidas en materia de LA/FT/FP. Así mismo, se establece especialmente que los supervisores deberán tomar las medidas legales o normativas necesarias para prevenir que los criminales o sus cómplices participen, administren o sean el beneficiario final de una institución financiera o una APNFD.

Que el artículo 10 de la Ley 526 de 1999, modificado por la Ley 1121 de 2006, establece que “las autoridades que ejerzan funciones de inspección, vigilancia y control, instruirán a sus vigilados sobre las características, periodicidad y controles en relación con la información a recaudar (…)” para la Unidad de Información y Análisis Financiero (en adelante, la “UIAF”).

Según lo dispuesto en el artículo 7o del Decreto Ley 356 de 1994, le corresponde a la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada ejercer control, inspección y vigilancia sobre todas las personas naturales o jurídicas que desarrollen actividades de vigilancia y seguridad privada y sus usuarios de conformidad con lo establecido en la ley.

Que en virtud de lo establecido en el artículo 2o y numeral 14 del artículo 4o del Decreto número 2355 de 2006, es función de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada vigilar el cumplimiento de las disposiciones legales que regulan el servicio de vigilancia y seguridad privada, ejerciendo el control, inspección y vigilancia sobre la industria y los servicios de vigilancia y seguridad privada, para alcanzar sus objetivos.

Que el artículo 110 del Decreto Ley 356 de 1994 dispone: “La Superintendencia de Vigilancia-y Seguridad Privada, emitirá circulares a los entes vigilados para divulgar información, instruir sobre las disposiciones que regulan su actividad, fijar criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de las normas legales, señalar procedimientos para su aplicación e impartir órdenes e instrucciones que se requieran en desarrollo de su función de inspección, control y vigilancia.”

Que la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada en cumplimiento del artículo 10 de la Ley 526 de 1999, modificado por la Ley 1121 de 2006, emitió la Circular Externa número 20240000245 del 14 de febrero de 2024 y la Circular Externa número 20240000275 del 27 de febrero de 2024 mediante las cuales se imparten lineamientos y directrices para la adopción del Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva SARLAFT 2.0. para el sector de vigilancia.

Que la presente política describe la forma mediante la cual la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada desarrollará las funciones de supervisión respecto de las entidades del sector de vigilancia, que deban implementar Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva SARLAFT 2.0., en los términos de las circulares referidas.

Que el propósito fundamental de esta Política, es el de ejercer Supervisión a los servicios de vigilancia y seguridad privada sobre la implementación del Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva SARLAFT 2.0, adoptando medidas como: instruir, guiar y retroalimentar a las entidades obligadas para que mantengan una cultura de cumplimiento de gestión de Riesgos de LA/FT/FP, basada en unas políticas de cumplimiento efectivas, conforme a sus matrices y factores de riesgos identificados y ejecutando las medidas razonables aplicables a cada caso particular. Lo anterior, conforme al enfoque basado en riesgos EBR, que pretende incentivar a las entidades obligadas a desarrollar su objeto social y mantener una adecuada gestión de riesgos LA/FT/FP, bajo la premisa de “a mayor riesgo, mayor control”.

Que la Política de Supervisión del sistema de administración de riesgos de SARLAFT 2.0. de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, está basada en cuatro pilares fundamentales:

1. Pedagogía sobre la regulación en materia de LA/FT/FP

La Supervigilancia con el fin de fomentar una cultura de cumplimiento en materia de LA/FT/FP en el sector de la vigilancia y seguridad Privada, enfocará sus esfuerzos en promocionar, informar, difundir, educar, guiar y retroalimentar a los servicios vigilados, a sus administradores, Oficiales de Cumplimiento, Auditores Internos y, en general, a los empresarios del sector de la vigilancia y seguridad privada, acerca del control de la Gestión del Riesgo LA/FT/FP, y sobre las características, periodicidad y controles en relación con la información que deben reportar ante esta Superintendencia y otras entidades como la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF.

Para ello, se hará énfasis especial en la pedagogía como base fundamental para lograr una cultura de cumplimiento normativo. Para tal fin, se llevarán a cabo las siguientes actividades:

a) Creación de espacios de capacitación sobre los conceptos, metodologías, etapas, elementos, reportes y demás lineamientos relacionados con el SARLAFT 2.0.

b) Creación de un Micrositio dentro de la página web de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, donde se compartirán de forma permanente contenidos de interés, tales como, videos, folletos, guías prácticas, conceptos, cronogramas de eventos, formación, educación y demás documentos de interés, destinados a divulgar e incentivar el cumplimiento de las normas en materia de gestión del Riesgo LA/FT/FP y de reporte de información ante las autoridades.

c) Creación de alianzas con otras entidades públicas y actores privados para la promoción y difusión de las normas en materia de LA/FT/FP y de reporte de información ante las autoridades que componen el sistema ALA/CFT del país.

d) Creación de foros para la capacitación sobre las instrucciones impartidas por esta Superintendencia relacionadas con el SARLAFT 2.0, sobre el diligenciamiento de formatos para el reporte de información tanto a la UIAF como a la supervigilancia y sobre tipologías de LA/FT/FP para el sector de vigilancia y seguridad privada.

2. Sistema de Alertas tempranas LA/FT/FP

La Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, ha implementado herramientas tecnológicas que permitirán ejercer Supervisión con Enfoque Basado en Riesgos, permitiendo identificar situaciones de incumplimientos a los lineamientos impartidos por esta superintendencia en materia de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva. Esta estrategia de supervisión permitirá a la Supervigilancia gestionar alertas tempranas, generando acciones oportunas para la corrección sobre los hallazgos identificados.

3. Actividades de Supervisión a I cumplimiento del SARLAFT 2.0.

La Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada realizará actividades de supervisión del cumplimiento de las disposiciones señaladas en el Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva SARLAFT 2.0.

A efectos de adelantar la supervisión respecto del SARLAFT 2.0, la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada podrá incluir en su verificación lo siguiente:

a) Que los servicios vigilados cuenten con una Matriz de Riesgo LA/FT/FP.

b) Que el SARLAFT 2.0 haya sido aprobado por el máximo órgano social o la Junta Directiva.

c) Que el SARLAFT 2.0 tenga en cuenta los riesgos propios de la Empresa Obligada y ejecute las medidas razonables aplicables, previo análisis del tipo de negocio, la operación, el tamaño, las áreas geográficas donde opera, las señales de alerta y las demás características particulares.

d) Que los servicios vigilados cuenten con metodologías de segmentación y clasificación de los Factores de Riesgo LA/FT/FP.

e) Que los servicios vigilados cuenten con un Oficial de Cumplimiento designado conforme a los lineamientos impartidos por la Supervigilancia en materia LA/ FT/FP, nombrado mediante acta por parte del máximo órgano social o junta directiva.

f) Que el Oficial de Cumplimiento cuente con el perfil y capacidad de decisión necesaria para cumplir con las funciones y obligaciones en relación con el SARLAFT 2.0

g) Que el Oficial de Cumplimiento realice los reportes de su gestión, conforme a los lineamientos impartidos por la Supervigilancia en materia LA/FT/FP.

h) Que el Oficial de Cumplimiento se encuentre registrado en el SIREL, administrado por la UIAF.

i) Que los servicios vigilados realicen procedimientos de debida diligencia en el conocimiento de los clientes y demás contrapartes y debida diligencia intensifi cada, cuando sea el caso, conforme los lineamientos impartidos por la Supervigilancia en materia LA/FT/FP.

j) Que los servicios vigilados documenten y registren la decisión de adelantar, continuar, suspender o terminar cualquier relación jurídica con Contrapartes.

k) Que los servicios vigilados cuenten con mecanismos que permitan medir la efectividad del SARLAFT 2.0.

l) Que los servicios vigilados divulguen el SARLAFT, conforme a lo establecido en los lineamientos impartidos por la Supervigilancia en materia LA/FT/FP.

m) Que los servicios vigilados realicen capacitaciones a sus funcionarios y partes interesadas sobre la prevención y gestión del Riesgo LA/FT/FP.

n) Que los servicios vigilados realicen los Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) o Reportes de Ausencia de Operaciones Sospechosas (AROS) cuando a ello haya lugar, en los términos establecidos por la Supervigilancia en materia LA/FT/FP y demás instrucciones emitidas por la UIAF.

o) Lo demás que considere pertinente y necesario para su labor de supervisión.

4. De la Apertura de Investigaciones Administrativas Sancionatorias por Presuntos Incumplimientos de las directrices impartidas en la Circular Externa número 20240000245 del 14 de febrero de 2024 y Circular Externa número 20240000275 de 2024. SARLAFT 2.0.

De conformidad con el Decreto Ley 356 de 1994 le corresponde a la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada ejercer control, inspección, control y vigilancia, sobre todas las personas naturales o jurídicas que presten servicios de vigilancia y seguridad privada. En este sentido, en el evento en que, conforme a las actividades de supervisión se advierta sobre el incumplimiento a las directrices impartidas en las Circular Externa número 20240000245 del 14 de febrero de 2024 y la Circular Externa número 20240000275 del 27 de febrero de 2024 SARLAFT 2.0. mediante las cuales fijan lineamientos a los servicios de vigilancia y seguridad privada para la implementación del SARLAFT 2.0. Esta Superintendencia previo al inicio de investigaciones administrativas sancionatorias por presuntos incumplimientos, podrá adoptar las siguientes medidas:

a) Requerimiento por presuntos incumplimientos Para tal fin, se procederá a requerir mediante Oficio a los servicios de vigilancia y seguridad privada que incumplan con las directrices impartidas en la Circular Externa número 20240000245 del 14 de febrero de 2024 y la Circular Externa número 20240000275 del 27 de febrero de 2024, mediante las cuales se fijan lineamientos para la implementación del SARLAFT 2.0

b) Visitas de inspección in situ o extra situ: Para tal fin, desarrollará visitas de inspección In Situ o Extra Situ, con el fin de recaudar información y documentación relevante, o adelantar otras actuaciones que resulten necesarias, tales como, precisar, aclarar o complementar la información relacionada con los servicios obligados.

c) Planes de mejora miento Para tal fin, se definirá el conjunto de acciones que debe adelantar los sujetos obligados, tendientes a corregir las causas que dieron origen a los hallazgos identificados por la Supervigilancia en ejercicio de las funciones de Supervisión en el sistema ALA/CFT.

Lo anterior con el propósito de que se adopten las medidas correctivas necesarias, dentro de un plazo perentorio, para subsanar las irregularidades evidenciadas, siempre y cuando dichas irregularidades no constituyan a juicio de la entidad un incumplimiento grave o reiterado. Una vez, se hayan emitido los requerimientos mencionados y la Empresa Obligada no proceda a corregir o subsanar la irregularidad, en los términos y condiciones establecidos, la Superintendencia de Vigilancia y seguridad privada dará inicio al proceso administrativo sancionatorio por presuntos incumplimientos de las directrices impartidas en la Circular Externa número 20240000245 del 14 de febrero de 2024 y la Circular Externa número 20240000275 del 27 de febrero de 2024, o aquellas que la modifiquen, complementen o sustituyan SARLAFT 2.0.

En este orden, la Superintendencia de Vigilancia y seguridad Privada podrá dar inicio al proceso administrativo sancionatorio por un presunto incumplimiento normativo, en concordancia con los artículos 75 y 76 del Decreto Ley 356 de 1994, y según lo contemplado en el artículo 4o, numeral 20 del Decreto número 2355 de 2006.

5. Divulgación de la Política de Supervisión del SARLAFT 2.0.

La Política de Supervisión del Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva SARLAFT 2.0. pretende fijar lineamientos para la supervisión de la Circular Externa número 20240000245 del 14 de febrero de 2024 y la Circular Externa número 20240000275 del 27 de febrero de 2024 las cuales fijan lineamientos a los servicios de vigilancia y seguridad privada para la implementación del SARLAFT 2.0. En este orden, esta Política se dará a conocer en todos los niveles de la entidad, mediante canales formales y estrategias de comunicación existentes como son: correo institucional, intranet y en la herramienta Suite Visión Empresarial. Así mismo, se dará a conocer a los servicios de vigilancia y seguridad privada teniendo en cuenta los canales de divulgación de información descritos en la presente Circular.

Comuníquese, publíquese y cúmplase,

El Superintendente de vigilancia y seguridad privada (e),

Raúl Alfonso Gutiérrez Romero.