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CIRCULAR 71 DE 2007
(28 de mayo)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
<NOTA DE VIGENCIA: Circular derogada por la Circular 1 de 2013>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
| PARA: | SECRETARIOS, JEFES DE OFICINA SUBDIRECTORES, SUBSECRETARIOS, ADMINISTRADORES, JEFES DE DIVISIÓN Y/O GRUPO DE DOCUMENTACIÓN O QUIEN HAGA SUS VECES, JEFES DE DIVISIÓN Y/O GRUPO DE GESTIÓN Y ASISTENCIA AL CLIENTE O QUIEN HAGA SUS VECES Y FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD |
| DE: | DIRECTOR GENERAL |
| ASUNTO: | ESTANDARIZACIÓN DE LA ENTRADA Y SALIDA DE INFORMACIÓN ATENDIENDO AL PRINCIPIO CONSTITUCIONAL DE RESERVA |
OBJETO
En desarrollo de las facultades que tiene la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, se expiden los siguientes lineamientos con el objeto de definir los parámetros, para la estandarización en la entrega y recepción de información y para la suscripción de convenios interinstitucionales de intercambio de información.
MARCO NORMATIVO
- Constitución Nacional, artículos 15, 74, 284
- Ley 962 del 8 de julio de 2005
- Estatuto Tributario, artículos 583, 584, 585, 586, 587, 693, 693-1, 849-4.
- Código Contencioso Administrativo, artículos 19, 20.
- Artículo 564 de Código de Procedimiento Civil
- Circular No. 0175 de 29 de Octubre de 2001 (Numeral 7o)
MARCO JURISPRUDENCIAL
Sentencias Corte Constitucional: T-414 del 16 de junio de 1992; T-473 del 28 de julio de 1992; T-261 del 20 de junio de 1995; C-981 del 26 de septiembre de 2005 y C- 489 del 2 de noviembre de 1995.
MARCO DOCTRINAL
Conceptos: 076054 del 6 2006 de septiembre: 53001-030 del 6 de septiembre de 2006; 057336 del 23 de agosto de 2005; 021700 del 19 de abril de 2005; 006290 del 12 de febrero de 2003; 074147 del 18 de noviembre de 2002; 017850 del 22 de marzo de 2002; 022841 del 18 de abril de 2002; 004603 del 20 de enero de 2000; 016689 del 21 de septiembre de 1999; 045086 del 11 de mayo de 1999; 45072 del 11 de mayo de 1999; 004323 del 25 de enero de 1999; 090058 del 26 de noviembre de 1996; 010249 del 10 de marzo de 1993; 03229 del 27 de enero de 1993; 036581 del 25 de noviembre de 1992; 13918 del 15 de mayo de 1992; 13020 del 30 de abril de 1991; 00536 del 4 de septiembre de 1991; y 00291 del 4 de enero de 1991.
Con fundamento en la normatividad, jurisprudencia y doctrina, anteriormente citadas, referentes al tema de la reserva legal de la información, se hacen las siguientes precisiones:
1. El derecho a la intimidad
“Toda persona, por el hecho de serlo, es titular a priori del derecho a la intimidad y el único legitimado para permitir la divulgación de datos concernientes a su vida privada. La intimidad es elemento esencial de la personalidad y como tal tiene una conexión inescindible con la dignidad humana”.
La Constitución Política en su Título II “De los Derechos, Garantías y Deberes” establece los denominados derechos fundamentales de los individuos. Particularmente y refiriéndose a la intimidad, el artículo 15 consagra: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas...... “
”Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la Ley”.
2. El derecho a la información no es absoluto
Según lo establecido en la Constitución Política en su artículo 74 y en el artículo 19 del Código Contencioso Administrativo, todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la Ley.
Sin embargo, este derecho a acceder a los documentos públicos tiene como límite el de la vulneración del derecho fundamental a la intimidad, consagrado en el artículo 15 de la misma Constitución.
La Corte Constitucional en Sentencia T-414 del 16 de junio de 1992, con ponencia del Magistrado Ciro Angarita Barón, al referirse al derecho a la intimidad y a la información, señaló que en caso de conflicto insoluble entre ambos, debe prevalecer el derecho a la intimidad sobre el derecho a la información, como consecuencia necesaria de la consagración de la dignidad humana como principio fundamental y valor esencial, y del Estado Social de Derecho en que se ha transformado hoy Colombia, por virtud de lo dispuesto en el artículo 1o de la Constitución Política.
Igualmente, en Sentencia T-261 del 20 de junio de 1995, con ponencia del Magistrado José Gregorio Hernández Galindo, al pronunciarse sobre la extensión del derecho a la intimidad señaló: “Este derecho que se deduce de la dignidad humana y de la natural tendencia de toda persona a la libertad, a la autonomía y a la auto - conservación, protege el ámbito privado del individuo y de su familia como el núcleo humano más próximo. Uno y otra están en posición de reclamar una mínima consideración particular y pública a su interioridad, abstención que se traduce en abstención de conocimiento e injerencia en la esfera reservada que les corresponde y que está compuesta por asuntos, problemas, situaciones y circunstancias de su exclusivo interés. Ésta no hace parte del dominio público, y por tanto no puede ser materia de información suministrada a terceros ni de la intervención ni análisis de grupos humanos ajenos, ni de divulgación o publicaciones.
Así, pues, las relaciones que establece la persona con quienes se hallan por fuera de su círculo reservado, en el campo jurídico, social, económico, académico, político, médico, deportivo o de otra índole, implican que aquellos con quienes se entablan asuman la obligación de separar las materias propias de cada una de ellas de las que conciernan al entorno privado, en el cual no le es permitido penetrar sin autorización del interesado para el cumplimiento del propósito inherente a la respectiva actividad...”
De las sentencias transcritas se infiere, que el derecho a la intimidad abarca además de las relaciones de familia, todas aquellas que impliquen el desarrollo de la personalidad, como son las de tipo político, social, económico, académico, médico, deportivo, profesional, de empleo, etc. En estas condiciones, es claro que no se requiere norma que señale la existencia de reserva en tal o cual documento. Ella existe en cuanto se traspase el fuero interno privado, el cual, por su misma naturaleza o interés, goza del derecho que la misma Carta Política le reconoce. En este orden de ideas, el Estado no puede dar a conocer la información privada que el sujeto pasivo suministra a instancias de la imposición de normas legales.
3. Información tributaria reservada
3.1. Declaraciones tributarias
El artículo 583 del Estatuto Tributario establece: “La información tributaria respecto de las bases gravables y la determinación privada de los impuestos que figuren en las declaraciones tributarias, tendrá el carácter de información reservada; por consiguiente, los funcionarios de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales sólo podrán utilizarla para el control, recaudo, determinación, discusión y administración de los impuestos y para efectos de informaciones impersonales de estadística. ....”.
El artículo 584 del mismo estatuto contempla la posibilidad de que cualquier persona puede examinar las declaraciones cuando se encuentren en las oficinas de Impuestos siempre y cuando esté dicha persona autorizada por el contribuyente mediante escrito presentado personalmente por el mismo ante el funcionario Administrativo o judicial.
De lo anterior se infiere que la reserva de las declaraciones tributarias no es absoluta en la medida en que exista la posibilidad para que otras personas distintas de los funcionarios de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, las puedan examinar. Sin embargo deben darse las condiciones legalmente establecidas para su cumplimiento.
Es de anotar que cuando se trata de procesos penales como la misma norma lo señala, la solicitud respectiva debe producirse mediante providencia judicial. Esto descarta cuando se trate de investigaciones preliminares, independientemente de la autoridad que las realice se puedan facilitar copias o fotocopias de declaraciones tributarias.
3.2. Declaraciones aduaneras
La Oficina Jurídica se pronunció mediante el concepto 017 del 30 de abril de 2004, así:
“Con la entrada en vigencia del artículo 36 de la ley 863 de 2003 dejan de ser reservados los datos contenidos en las declaraciones aduaneras de importación y exportación, incluidos los relacionados con el valor en aduanas.
No obstante, mantiene el carácter de reservada, en virtud de lo establecido en el artículo 10 del Acuerdo general sobre aranceles aduaneros y comercio de 1994, aquélla información suministrada por cualquier persona en observancia a requerimiento de la entidad, para la verificación del valor declarado en una importación, que por su naturaleza sea confidencial o haya sido aportada por el importador con este carácter, la cual no podrá ser revelada por la autoridad aduanera sin la expresa autorización de la persona o del gobierno que la haya proporcionado, salvo orden de autoridad judicial”.
3.3. Expedientes
Las informaciones tributarias respecto de los procesos de determinación oficial y cobro del impuesto y los expedientes con recursos tienen el carácter de reservados en los términos señalados en el artículo 583 y sólo dentro de los procesos de cobro o recursos podrán ser examinados por el contribuyente o su apoderado legalmente constituido, o abogados autorizados mediante memorial presentado personalmente por el contribuyente. (Artículos 693, 729 y 849-4 del Estatuto Tributario y Concepto 044060 del 1 de diciembre de 1999).
3.4. Reserva de entidades contratadas para el manejo de información tributaria
Las entidades contratadas para el manejo de la información tributaria, deben guardar absoluta reserva acerca de las informaciones que se les suministren y en los contratos quedará incluida una sanción que garantice tal obligación. (Artículo 586 del Estatuto Tributario).
4. Normas que establecen excepciones a la reserva
Por expresa disposición de normas específicas es posible levantar la reserva legal sobre la información tributaria, en los siguientes casos:
4.1. Solicitud de autoridades
La reserva de los documentos públicos no es oponible a las autoridades que los soliciten para el debido desarrollo de sus funciones. (Artículo 20 de la Ley 57 de 1985). No obstante, con fundamento en los pronunciamientos de la Corte Constitucional (C-489 de 1995) las prerrogativas del Estado en materia de creación y recaudo de tributos, priman sobre el derecho a la intimidad económica, sin que en la regulación legal del levantamiento de la reserva tributaria pueda desconocerse que esta información goza de protección constitucional frente a otros particulares.
4.2. Procesos penales
El artículo 583 del Estatuto Tributario señala: “En los procesos penales podrá suministrarse copia de las declaraciones, cuando la correspondiente autoridad lo decrete como prueba en la providencia respectiva”, bajo el entendido de que la ley podrá en cualquier momento disponer el levantamiento de la reserva de la declaración tributaria en otros procesos judiciales, según lo señala la Corte Constitucional .al declarar EXEQUIBLE la expresión "penales" contenida en el inciso 2o del artículo 583 del Estatuto Tributario (Sentencia C-489-95)
4. 3. Control de lavado de activos
“Para fines de control al lavado de activos, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales deberá remitir, a solicitud de la dependencia encargada de investigar el lavado de activos, la información relativa a las declaraciones e investigaciones de carácter tributario, aduanero y cambiario que posea en sus archivos físicos y/o en sus bases de datos”. (Parágrafo del artículo 583 del Estatuto Tributario).
Con el fin de investigar el lavado de activos, la Fiscalía General de la Nación y en cada caso concreto el Fiscal director de la investigación, podrá solicitar la información relativa a las declaraciones e investigaciones de carácter tributario. En desarrollo de investigaciones de lavado de activos por parte de las dependencias especializadas de la DIJIN- Policía Judicial y el Departamento Administrativo de Seguridad (DAS), en ejercicio de funciones de Policía Judicial, debe contar con la orden judicial expedida por el Fiscal director de la investigación. (Ley 906 de 2004).
En relación con la información que se le debe suministrar a la Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF, creada mediante la Ley 526 de 1999, como entidad encargada de la detección, prevención y en general la lucha contra el lavado de activos en todas las actividades económicas, es preciso señalar lo que al respecto trae el concepto 076054 del 6 de septiembre de 2006 emitido por la Oficina Jurídica de la DIAN:
”La Unidad de Información y Análisis Financiero -UIAF- puede solicitar a cualquier entidad pública o privada la información que considere necesaria para el cumplimiento de sus funciones, salvo la sujeta a reserva en poder de la Fiscalía General de la Nación. (Numeral 5 - Artículo 4 y Artículo 9 Ley 526 de 1999).
Respecto al manejo de la información que recauda la Unidad de Información y Análisis Financiero -UIAF-, el artículo 9o ibídem establece que "Para los propósitos de esta ley, no será oponible la reserva bancaria, cambiaria y tributaria respecto de las bases gravables y la determinación privada de los impuestos que figuren en las declaraciones tributarias." (resaltado fuera de texto.)
Teniendo en cuenta que existe disposición legal que así lo consagra, se concluye que la reserva de las declaraciones tributarias no es oponible para efectos del cumplimiento de los objetivos de la Ley 526 de 1999. La información que recaude la Unidad de Información y Análisis Financiero en cumplimiento de sus funciones y la que se produzca como resultado de su análisis, estará sujeta a reserva, salvo solicitud de las entidades enumeradas en los artículos 3o. y 4o. de la Ley 526 de 1999. (Artículo 9 Ley 526 de 1999)”.
4.4. Examen de la declaración con autorización del declarante
Las declaraciones que se encuentren en poder de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrán ser examinadas por cualquier persona autorizada para el efecto, mediante escrito presentado personalmente por el contribuyente ante un funcionario administrativo o judicial. (Artículo 584 del Estatuto Tributario).
4.5. Secretarías de Hacienda
El Ministerio de Hacienda y las Secretarías de Hacienda Departamentales y Municipales podrán, para los efectos de liquidación y control de impuestos nacionales, departamentales o municipales, intercambiar información sobre los datos de los contribuyentes.
Los municipios podrán solicitarle a la DIAN copia de las investigaciones existentes en materia de renta y ventas y la DIAN les podrá solicitar a los municipios copia de las investigaciones en materia de industria y comercio. (Artículo 585 del Estatuto Tributario y Concepto 017850 del 22 de marzo de 2002).
Para el efecto de la liquidación y control de impuestos de orden local y departamental, y previa verificación de autenticidad del solicitante, la Entidad puede proveer a los Secretarios de Hacienda Municipales y departamentales o quien haga sus veces, o sus autorizados, los siguientes datos de las declaraciones tributarias correspondientes a su jurisdicción:
Declaraciones Bimestrales del impuesto sobre las ventas
Nit
Año gravable
Periodo
Fecha de presentación
Discriminación de ingresos
Total ingresos recibidos en el periodo
Declaración anual del Impuesto sobre la Renta y Complementarios
Nit
Apellidos y nombres o razón social
Código municipio
Actividad Económica
Patrimonio Bruto
Discriminación de ingresos
Los datos que se pueden suministrar del Registro Único Tributario son:
Identificación (Nit, Nombres y apellidos, Razón Social)
Ubicación (Dirección, Municipio, Departamento)
4.6. Aportes parafiscales
Con el fin de efectuar cruces de información, cuando se trate de verificar el cumplimiento del pago de los aportes relacionados con los pagos laborales, el artículo 587 del Estatuto Tributario prevé el levantamiento de la reserva, en cuyo caso podrá ser solicitada por los funcionarios delegados para el efecto, de cualquiera de los organismos que la misma ley define como entidades competentes, como son: el Instituto de Seguros Sociales, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, el Servicio Nacional de Aprendizaje, y las respectivas cajas de compensación familiar, así como sus asociaciones o federaciones.
La DIAN previa verificación de autenticidad del solicitante, puede entregar de las declaraciones del impuesto sobre la renta y complementarios la siguiente información:
Declaración anual del Impuesto sobre la Renta y Complementarios
Nit
Apellidos y nombres o razón social
Código municipio
Total Gastos de nómina
Aportes al sistema de seguridad social
Aportes Sena , ICBF, cajas de compensación
Los datos que se pueden suministrar del RUT son:
Identificación (Nit, Nombres y apellidos, Razón Social)
Ubicación (Dirección, Municipio, Departamento)
4.7. Información en procesos fiscales o penales en el exterior
Por solicitud directa de los gobiernos extranjeros y sus agencias y con base en acuerdos de reciprocidad, se podrá suministrar información tributaria, en el caso en que se requiera, previa verificación de autenticidad del solicitante, para fines de control fiscal o para obrar en procesos fiscales o penales. (Artículo 693-1 del Estatuto Tributario).
En tal evento, deberá exigirse al gobierno o agencia solicitante, tanto el compromiso expreso de su utilización exclusiva para los fines objeto del requerimiento de información, así como la obligación de garantizar la reserva.
4.8. Práctica de pruebas en virtud de convenios de intercambio de información
Cuando en virtud de un convenio de intercambio de información para efectos de control tributario y financiero se requiera la obtención de pruebas por parte de la administración tributaria colombiana, serán competentes para ello los mismos funcionarios que de acuerdo con las normas vigentes son competentes para adelantar el proceso de fiscalización. (Artículo 746-1 del Estatuto Tributario).
4.9. Juez defensor de familia dentro de procesos de alimentos
La administración de Impuestos Nacionales puede expedir copia de la última declaración de renta del demandado, cuando lo solicite el juez o el defensor de familia en un proceso de alimentos. (Artículo 149 del Código del Menor – Decreto 2337 de 1989).
4.10. Procuraduría y Defensoría del Pueblo
”...el Procurador General de la Nación y el Defensor del Pueblo podrán requerir de las autoridades las informaciones necesarias para el ejercicio de sus funciones, sin que pueda oponérseles reserva alguna”. (Artículo 284 Constitución Política, Ley 201 de 1995, Concepto 016689 del 21 de septiembre de 1999).
4.11. Superintendencia Nacional de Salud
El artículo 226 de la Ley 100 de 1993 permite el levantamiento de la reserva de los documentos públicos para efectos del control de los aportes para la seguridad social en salud.
4.12. Procesos en ejercicio de la acción de tutela
La reserva no es oponible en los procesos judiciales iniciados en ejercicio de la acción de tutela. (Concepto 21700 del 19 de abril de 2005).
4.13. Solicitudes formuladas por el DAS
En lo que tiene que ver con el acceso a la información referente a declaraciones de impuestos por parte de las dependencias especializadas de la DIJIN, Policía Judicial, y el Departamento Administrativo de Seguridad (DAS), debe anotarse que estas ejercen funciones permanentes de Policía Judicial bajo la dirección y coordinación de la Fiscalía General de la Nación.
Por lo tanto, cualquier solicitud de información tributaria relacionada con investigaciones sobre lavado de activos por parte de las dependencias especializadas de la DIJIN, Policía Judicial y el Departamento Administrativo de Seguridad DAS en ejercicio de sus funciones de Policía Judicial deberá contar con la orden judicial expedida por la Fiscalía General de la Nación, específicamente en cada caso concreto con la orden del Fiscal director de la investigación.
Cabe anotar, que el juez competente en el procedimiento del sistema adversarial, podrá darle trámite a las peticiones de pruebas presentadas por las partes, decretando y ordenando las solicitudes de información conducentes y pertinentes” (Concepto No. 076054 de septiembre 6 de 2006).
Lo anterior aplica también para las investigaciones que se adelanten en relación con las conductas punibles a que se refiere la Ley 599 de 2000 y demás disposiciones que adicionan el Código Penal.
5. Otra información con carácter reservado
La entidad, en el ejercicio de sus funciones, dispone de otra información diferente a las declaraciones y expedientes de procesos de investigación, determinación, discusión y cobro, la cual también debe protegerse con el objeto de no violar el derecho fundamental a la intimidad de los contribuyentes, por tratarse de información que se encuentra en el ámbito personal y privado, aunque no exista ley específica que establezca reserva sobre esos documentos y que además fue suministrada a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en cumplimiento de un deber legal.
Conforme al alcance dado por la Honorable Corte Constitucional al derecho que asiste a los particulares para acceder a los documentos públicos, corresponde al funcionario del área de Gestión y Asistencia al Cliente o a quien haga sus veces, verificar la autenticidad de la fuente que eleva la solicitud y determinar no solo si el documento solicitado se encuentra sujeto a reserva legal, sino también, si con su suministro no se vulnera el derecho a la intimidad que igualmente se encuentra protegido por el ordenamiento constitucional.
A continuación, se relacionan algunas de las bases de información, más solicitadas por terceros, que no deben suministrarse sin antes revisar cuidadosamente que prime el interés general en la petición, que no se vulnere el derecho a la intimidad personal y que se garantice la reserva sobre la información por parte del solicitante.
5.1. Información del RUT
El Registro Único Tributario contiene información individual de tipo privado y por consiguiente, si la administración pone a disposición de cualquier persona esta información se vulnera el precepto constitucional del artículo 15, referente al derecho a la intimidad.
En lo que respecta a la información referente a la razón social o nombre e identificación del contribuyente o información no personalizada (agregada con fines estadísticos) obtenida a partir de las declaraciones tributarias o del Registro Único Tributario, se puede suministrar atendiendo el procedimiento del inciso 2o del artículo 2o del Decreto 2788 de 2004 que dice: “La información contenida en el RUT podrá ser suministrada a otras entidades públicas o privadas a través de resoluciones o convenios, en los términos y condiciones que establezca la DIAN siempre que la misma no esté sujeta a reserva conforme a la Constitución o a la Ley”.
Respecto a la información contenida en el Registro Único Tributario -RUT-, el Tribunal Administrativo de Cundinamarca (Sección Primera) en sentencia de agosto 18 de 1994, citada en el concepto 017850 del 22 de marzo del 2002 de la Oficina jurídica de la DIAN, expresó:
"...si bien la ley no ha consagrado la reserva de dicha información, de acuerdo con el artículo 15 de la Constitución Política, que establece el derecho a la intimidad personal, es claro que si la Administración pone a disposición de cualquier persona la información que contienen cualquiera de estos documentos, se vulnera el precepto constitucional, por cuanto de esa manera se ponen en circulación los datos que indican quienes son los contribuyentes de impuesto a las ventas, con expresión del NIT y el régimen tributario de cada persona, los cuales, en principio solo deben conocer las autoridades tributarias y excepcionalmente otros funcionarios públicos para efecto del cumplimiento de sus funciones"
En consecuencia como lo ha expresado igualmente la Oficina Jurídica mediante Oficio 057336 del 23 de agosto de 2005 la información que suministran los contribuyentes, tanto en las declaraciones como en los registros tributarios, goza de especial protección constitucional y legal, hecho que obliga a la administración tributaria a garantizar su reserva, salvo en los casos en que las mismas normas autoricen su entrega o intercambio.
Esta responsabilidad le impide a la administración la entrega de información individual de los contribuyentes o la publicación de información estadística general que comprometa a sectores o grupos de contribuyentes que, dado su escaso número o especificidad, puedan ser identificados, con la consiguiente violación del derecho a la intimidad.
5.2. Estados de cuenta de los contribuyentes:
Los recibos de pago y el estado de cuenta en general, también tienen la protección de la reserva que rodea la información tributaria (concepto 090058 de noviembre 26 de 1996).
Igualmente, los acuerdo de pago celebrados por los contribuyentes con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales gozan de la reserva contemplada en el artículo 849-4 del Estatuto Tributario (concepto 044060 de diciembre 1 de 1999).
5.3. Información presentada en medios magnéticos o cualquier otro medio electrónico para transmisión de datos
No es posible suministrar a un particular los datos referentes al NIT, razón social de las entidades que radican información en medios magnéticos o cualquier otro medio electrónico para transmisión de datos a la Dian, pues la información suministrada por tales medios tiene como único fin que la administración tributaria realice los estudios y cruces de información necesarios para el debido control de los tributos (concepto No 004323 del 25 de enero de 1999).
6. Entrega de copias al interesado
El concepto 074147 del 18 de noviembre del 2002 al referirse a la expedición de copias de actos administrativos señala lo siguiente:
“El Código Contencioso Administrativo establece en el artículo 19 el derecho de toda persona a tener acceso a los documentos oficiales, pedir y obtener copia de ellos.
Sin embargo, la petición se negará si la solicitud se refiere a alguno de los documentos que la Constitución Política o las leyes autorizan tratar como reservados. La decisión negativa será siempre motivada.
Cuando se trate de la solicitud de copias de actos administrativos de trámite (auto de archivo) o que ponen fin a una actuación administrativa, por parte del contribuyente, como por ejemplo una liquidación oficial de revisión, de corrección, una resolución que resuelve un recurso, etc.,al no tener el carácter de reservados al tenor de los artículos 583 a 587 del Estatuto Tributario es dable que la Administración Tributaria facilite copia de los mismos, previa la cancelación del valor de conformidad con lo señalado en el artículo 24 del Código Contencioso Administrativo, al interesado o a un tercero autorizado mediante escrito presentado personalmente por el contribuyente ante una autoridad administrativa o judicial.
Ahora bien, en cuanto a la obligación de expedir copia de los actos administrativos notificados por edicto o publicados en un diario, es necesario aclarar que si se surtió la notificación por edicto, el contribuyente puede acercarse a solicitar copia del acto que no tendrá valor alguno e igualmente cuando la notificación se surta por publicación en un periódico de amplia circulación.
Ahora bien, cuando se pida una copia adicional del acto, si debe el interesado sufragar el valor de las copias de acuerdo con el artículo 34 de la Resolución 2890 del 4 de mayo de 1998”.
7. Solicitud de información por parte de las entidades públicas
El artículo 14 de la Ley 962 de julio de 2005 establece lo siguiente:
“Artículo 14. Solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas. El artículo 16 del Decreto-Ley 2150 de 1995, quedará así:
Artículo 16. Solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas. Cuando las entidades de la Administración Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución de un procedimiento o petición de los particulares, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar a la entidad el envío de dicha información. En tal caso, la carga de la prueba no corresponderá al usuario.
Será permitido el intercambio de información entre distintas entidades oficiales, en aplicación del principio de colaboración.
El envío de la información por fax o cualquier otro medio de transmisión electrónica, proveniente de una entidad pública, prestará mérito suficiente y servirá de prueba en la actuación de que se trate siempre y cuando se encuentre debidamente certificado digitalmente por la entidad que lo expide y haya sido solicitado por el funcionario superior de aquel a quien se atribuya el trámite.
Cuando una entidad pública requiera información de otra entidad de la Administración Pública, esta dará prioridad a la atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas en un término no mayor de diez (10) días, para lo cual deben proceder a establecer sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y compartir información de uso frecuente por otras autoridades".,
Con fundamento en lo anterior cuando una entidad pública requiera información, de manera permanente, se debe realizar un acuerdo entre la entidad y la DIAN, para definir términos técnicos y jurídicos, elevando la solicitud ante la Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente, área que en coordinación con la Oficina de Servicios Informáticos OSI o quien haga sus veces definirán la viabilidad de la creación de la interfaz o de otro medio de entrada y salida de información.
-- El secretario de hacienda o representante de las entidades públicas solicitantes, indicarán en la solicitud el compromiso de guardar la reserva legal y constitucional de la información, y una vez recibida deben firmar el formato “Planilla de control de recepción y entrega de información”.
-- Definir el término de vigencia del acuerdo de intercambio de información y periodicidad de la entrega.
-- En caso de que los requerimientos técnicos definidos por el área competente y la reserva de la información lo permitan, establecer un mecanismo directo de consulta, definir a quien se le asignarán claves de acceso a la información y las debidas seguridades y restricciones.
El área competente de la DIAN implementará y examinará la viabilidad y los niveles de seguridad requeridos para establecer interfaces de intercambio de información directa con las entidades del Estado en cumplimiento de la Ley 962 de 2005.
8. Trámite de la entrega de información a las entidades públicas solicitantes:
A continuación se describen los lineamientos para la recepción y entrega de información a las entidades del Estado y entes de control, solicitada en forma no periódica:
-- Las solicitudes de información radicadas ante cada administración deben ser verificadas en cuanto a la viabilidad y no violación de la reserva e intimidad de las personas, por el funcionario de la División y/o Grupo de Gestión y Asistencia al Cliente o quien haga sus veces, de acuerdo a los parámetros indicados en la presente instrucción.
-- Las solicitudes de los municipios deben ser elevadas por los secretarios de hacienda o quien haga sus veces, y para las demás entidades deben suscribirlas los directores, gerentes o representantes legales a nivel local ante las administraciones de su jurisdicción.
-- Las solicitudes deberán contener como mínimo una dirección electrónica y número telefónico, para remitir las respuestas y efectuar verificaciones de autenticidad de la solicitud.
-- El responsable del área de Gestión y Asistencia al Cliente deberá realizar una llamada telefónica a la entidad que eleva el requerimiento para comprobar si es auténtica o no la solicitud y diligenciar la “Planilla de control de recepción y entrega de información” (ver anexo 1). De no ser posible la conexión telefónica, será necesario efectuar una visita de campo para establecer la existencia del solicitante.
-- Una vez efectuada la verificación de autenticidad, la solicitud debe ser trasladada al área de informática de la Regional llevando el control de tiempo de entrega y recibo en la planilla de control. Asunto: solicitud de información (enunciando la entidad solicitante) y los datos a suministrar de acuerdo a los parámetros consignados en el presente instructivo.
-- Para los solicitantes que requieran complementar información de determinados clientes, la lista de los mismos deberá llegar en medio magnético o en cualquier otro medio electrónico para transmisión de datos a fin de evitar la digitación y dar celeridad al proceso.
-- Las solicitudes elevadas por entes de control, pueden tramitarse desde la misma Administración siguiendo los controles aquí establecidos en el Formato “Planilla de control de entrega de información” (ver anexo 1).
-- Una vez suministrada la información por el área de informática de la regional, o quien haga sus veces, deberá colocarla en la carpeta que destine para tal fin y le informará al responsable de Gestión y Asistencia. Asunto: entrega de información (enunciando la entidad solicitante), para que a su vez la entregue al cliente.
-- Una vez recepcionada la información por parte del responsable de Gestión y Asistencia, él la allegará al solicitante Secretario de Hacienda, gerentes o representantes legales de las entidades (o a sus autorizados), identificados al momento de recibirla. Si la entrega se efectúa en medio magnético, se formalizará a través de oficio notificado personalmente; en caso de que la información sea enviada al correo electrónico institucional del Secretario de Hacienda, gerente o representante legal, debe realizarse el seguimiento de lectura, imprimiendo una copia del mismo.
-- El Jefe de División o responsable de Gestión y Asistencia al Cliente o quien haga sus veces deberá controlar la respuesta del área de Informática.
-- El Jefe de División o responsable de Gestión y Asistencia al Cliente o quien haga sus veces, debe enviar dentro de los cinco primeros días de cada mes a la Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente el número de solicitudes radicadas y atendidas por mes, al buzón asistencia@dian.gov.co, asunto: control entrada y salida de información.
-- Las solicitudes elevadas por las áreas de nivel central serán atendidas directamente por la OSI con copia al buzón asistencia@dian.gov.co, asunto: control entrada y salida de información. Una vez la OSI tramite la información, deberá remitirla al área solicitante con copia al buzón asistencia@dian.gov.co, asunto: control entrada y salida de información.
-- En cuanto a entrega de copias de declaraciones o copias de expedientes en archivo, es necesario recordar que la competencia radica en el área de documentación; si se trata de copias de expedientes en curso el trámite será realizado por el área competente (cobranzas, fiscalización, jurídica, etc) atendiendo los lineamientos consagrados en los numerales 3.3. y 6 de este documento.
9. Convenios de suministro o intercambio de información con entidades particulares.
Según el artículo 18 literal i) del Decreto 1071 de 1999 la DIAN podrá celebrar convenios con entidades públicas o privadas, nacionales o internacionales orientadas a establecer alianzas estratégicas para combatir la evasión, el contrabando y la morosidad tributaria, aduanera y cambiaria.
Del mismo modo según el literal j) del ya citado artículo 18 del Decreto 1071 de 1999 la DIAN podrá celebrar convenios remunerados o gratuitos para la divulgación, asistencia, fortalecimiento de la gestión, recaudación, control, fiscalización, discusión y cobro de contribuciones parafiscales, impuestos, tasas y contribuciones de competencia de otras entidades.
El representante legal de cada entidad solicitante elevará el requerimiento de convenio ante la Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente, quien avalará junto con la Oficina de Servicios Informáticos OSI, proyecto MUISCA o quien haga sus veces y la Oficina Jurídica, la viabilidad del mismo. Lo anterior, por que en principio toda la información que reposa en la entidad se encuentra bajo reserva salvo las excepciones contempladas en la Ley.
OSCAR FRANCO CHARRY
Director General
