Puede realizar búsquedas exactas dentro de este documento, ingrese el texto a buscar en la siguiente casilla:
CIRCULAR EXTERNA 048 DE 2001
(diciembre 17)
Diario Oficial No. 44.655, de 22 de diciembre de 2001
CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
Señores:
Representantes Legales, Secretarios de Hacienda, Jefes de Areas Financieras y Contables y Jefes de Control Interno, Asesores, Coordinadores, Auditores Internos o quien haga sus veces en los entes públicos del Sector Central y Descentralizado, del nivel Nacional sujetos al ámbito de aplicación del Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF.
Referencia. Por la cual se adicionan las actividades mínimas a realizar por los jefes de control interno o quienes hagan sus veces de las entidades y organismos pertenecientes al Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF.
1. Justificación
La Contaduría General de la Nación como ente regulador, en el contexto del Sistema Nacional de Control Interno, unificó en la Resolución 196 del 23 de julio del año 2001 y la Circular Externa 042 de 2001, la política sobre control interno contable de que trata el literal k) del artículo 3o. de la Ley 298 de 1996.
En el numeral 5.2. de la citada Circular Externa 042 se estableció que al evaluar la existencia y efectividad de las Actividades de Control para el Proceso y Sistema de Contabilidad Pública, en el contexto de los ciclos establecidos en el artículo 9o. de la Resolución 196 de 2001, se deben verificar como mínimo algunos aspectos específicos.
Adicional a lo anterior y teniendo en cuenta que algunas entidades del Nivel Nacional bajo la cobertura del Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF, llevan sistemas alternos o "paralelos" de información, se hace necesario verificar la existencia del proceso de conciliación de saldos entre estos sistemas, de tal manera que se garantice que la información financiera, económica y social emitida por la entidad cumpla con los requisitos establecidos en el Plan General de Contabilidad Pública PGCP.
2. Objetivos
2.1 Adicionar la Circular Externa 042 de 2001 en su numeral 5.2 en el sentido de que los jefes de control interno o quienes hagan sus veces de estas entidades verifiquen la existencia del proceso de conciliación entre la información registrada en el SIIF y la de sus sistemas alterno o "paralelos".
2.2 Garantizar que la información financiera, económica y social de los distintos entes públicos del Nivel Nacional, cubiertos por el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF, se emita con sujeción a los postulados de confiabilidad y utilidad social y el requisito de oportunidad.
3. Ambito de aplicación
La presente norma debe ser aplicada por los responsables del control interno contable de que tratan los artículos 4o., 5o. y 6o. de la Resolución 196 de 2001 de las entidades y organismos del Nivel Nacional cubiertos por el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF.
4. Adición al numeral 5.2 de la Circular Externa 042 de 2001
El numeral 5.2 de la Circular Externa 042 del 23 de agosto de 2001 quedará así:
"5.2. Al evaluar la existencia y efectividad de las Actividades de Control para el Proceso y Sistema de Contabilidad Pública, en el contexto de los ciclos establecidos en el artículo 9o. de la Resolución 196 de 2001, se deberán verificar como mínimo los siguientes aspectos específicos:
La existencia y cumplimiento de políticas y planes sobre necesidades de información presupuestal, contable y financiera.
Comprobar la existencia de los Libros de Contabilidad debidamente registrados según lo establecido en el acápite 1.2.7.2. del Plan General de Contabilidad Pública, el ordenamiento y disposición de los respectivos documentos fuente o soporte y la fecha a la cual se lleva el registro de las operaciones de la entidad.
Determinar la existencia de planes de trabajo y procedimientos específicos que permitan la eficiencia de los flujos de información desde los procesos proveedores hacia el Proceso de Contabilidad de forma oportuna.
Verificar la causación oportuna de ingresos, gastos y costos, según la naturaleza del ente público.
La existencia y efectividad de procedimientos administrativos para establecer la responsabilidad de registrar los recaudos generados, la elaboración oportuna de informes relacionados, la autorización de los soportes por funcionarios competentes, manejo de cajas menores o fondos rotatorios y sus respectivos arqueos periódicos.
Establecer la existencia de las conciliaciones de saldos del Disponible e Inversiones, entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería, examinar los tiempos de respuesta y oportunidad en la entrega de la información.
Verificar, si es del caso, la existencia de mecanismos de control para la colocación y redención de Inversiones y sus actividades relacionadas.
Establecer la existencia y efectividad de medidas para la salvaguarda de los activos fijos; realización periódica de toma física de inventarios y conciliación de saldos con la Contabilidad.
Medidas de protección para la guarda y custodia de los activos, valores, títulos valores, especies venales, cheques girados, chequeras, cheques anulados, tarjetas magnéticas, sellos y protectores, claves de cajas fuertes, y demás bienes asociados al manejo del disponible.
Determinar la existencia y funcionalidad de procedimientos para la elaboración, revisión y depuración oportuna de las conciliaciones bancarias que implique control sobre la apertura y funcionamiento de cuentas bancarias y/o de ahorros.
Determinar la adopción y cumplimiento de las políticas relacionadas con la incorporación de los inmuebles, vehículos automotores y demás bienes al Patrimonio de la entidad, lo que incluye seguimiento sobre su legalización y valoración actualizada.
Evaluar la existencia de procesos de depuración de Rentas y Cuentas por Cobrar de vigencias anteriores, que permita llegar a saldos reales.
Determinar la existencia y pertinencia de procedimientos de control para soportar la conciliación de saldos relacionados con los valores correspondientes a Pensiones de Jubilación –cálculos actuariales–, cesantías consolidadas y sus intereses, operaciones de Crédito Público y manejo de Deuda, retenciones tributarias y demás pasivos que de acuerdo con la naturaleza de la entidad se consideren significativos.
Determinación de la existencia y cumplimiento de planes de compras, funcionamiento de comités de adquisiciones y cumplimiento de las políticas sobre los procesos de contratación de adquisición de bienes y servicios.
Evaluar, de acuerdo con los requerimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación, el proceso adelantado por el área financiera y Contable del ente público, para lograr la conciliación de saldos recíprocos con las entidades y cuentas relacionadas de que trata el formato CGN-002. Este proceso debe incluir la realización de confirmación de saldos a través de circularizaciones periódicas entre las entidades objeto de conciliación.
Para las entidades y organismos pertenecientes al Nivel Nacional y cubiertos por el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF, se deberá verificar la existencia del proceso de conciliación de los saldos registrados en SIIF con los consignados en sus sistemas alternos o "paralelos", si llegaren a existir. De este seguimiento se dejará constancia en los respectivos informes de evaluación del sistema de control interno contable de que trata el numeral 6 de esta Circular Externa.
Las anteriores actividades se realizarán sin perjuicio del cumplimiento de todas aquellas, que de acuerdo con la naturaleza del ente público, la recurrencia del trabajo de evaluación de Control Interno Contable, la disponibilidad de recursos y el respectivo Plan de Auditoría, considere pertinente realizar la respectiva Oficina de Control Interno."
5. Vigencia
La presente Circular Externa rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y modifica para adicionar a la Circular Externa 042 de 2001.
Cordialmente,
El Contador General de la Nación,
Francisco Salaz ar Martín.
