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CIRCULAR 1 DE 2024
(enero 2)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
| PARA: | Entidades públicas y ciudadanía. |
| DE: | PAULA ROBLEDO SILVA Directora General (E) Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado |
| ASUNTO: | Formulario único de atención y correos electrónicos de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. |
La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (en adelante, la Agencia), en aras de incrementar la eficiencia administrativa y economía procesal, automatizando sus procedimientos y servicios y en virtud de los lineamientos de política ambiental y cero papel(1), mediante Circular Externa No. 02 de 8 de junio de 2021 informó a los juzgados, tribunales, altas cortes, tribunales de arbitramento, apoderados del Estado, apoderados de demandantes en contra de entidades públicas, centros de arbitraje, procuradores judiciales, particulares y entidades públicas con interés, sobre el uso de los medios electrónicos de la Agencia. Para tal efecto, se indicó que la entidad había puesto a disposición una serie de buzones electrónicos y cuentas de correo electrónico en los que se podría: i) notificar procesos judiciales y acciones de tutelas; ii) radicar solicitudes de conciliación; iii) presentar invitaciones a comités de conciliación; iv) comunicar procesos arbitrales; v) informar sobre la extensión de jurisprudencia; vi) recepcionar demandas conforme al numeral 8 del artículo 162 de la Ley 1437 de 2011 adicionado por el artículo 35 de la Ley 2080 de 2021, y vii) enviar las providencias que terminan un proceso.
Sin embargo, con el ánimo de simplificar, optimizar y mejorar la eficiencia de la recepción de peticiones y brindar una atención efectiva facilitando la gestión interna de las mismas, la Agencia contará con un formulario único de atención (suprimiéndose los 18 buzones dispuestos en la página web de la entidad), y, a partir del 15 de enero de 2024, con dos correos principales: agencia@defensajuridica.qov.co y notificacionesjudiciales@defensajuridica.gov.co (eliminándose los 8 correos electrónicos creados mediante la Circular Externa No. 02 de 8 de junio de 2021(2)).
Con base en lo anterior, se invita a los destinatarios de esta circular a utilizar el formulario único de atención y los correos electrónicos detallados a continuación, en estricta concordancia con los objetivos específicos de cada uno de estos medios de comunicación:
| Medio de comunicación | Objetivo del medio de comunicación |
| Formulario único de atención | - Recibir cualquierpetición, queja, reclamo, sugerencia, denuncia y felicitación (PQRSDF) relacionada con las funciones y los servicios que presta la Agencia de conformidad con el Decreto 4085 de 2011, y demás normas que establezcan funciones a laentidad. |
| notificacionesjudiciales@defensajuridica.gov.co | Recibir: - Las notificaciones de procesos judiciales (las demandas y anexos de procesos judiciales en contra de entidades públicas del orden nacional, autos admisorios, mandamientos ejecutivos, providencias queterminen un proceso). Las comunicaciones de procesos arbitrales. |
| agencia@defensajuridica.gov.co | Recibir: - Todas aquellas PQRSDF relacionadas con las funciones y los servicios que presta la Agencia de conformidad con el Decreto 4085 de 2011, y demás normas que establezcan funciones a la entidad. - Las demás comunicaciones que no estén detalladas en el correo de notificaciones judiciales. V. gr. Lista de candidatos para la designación de árbitros, y solicitud de concepto sobre la suscripción de compromisos y/o cláusula compromisoria. |
Los correos electrónicos que manejan las dependencias de la Agencia tendrán como objetivo la recepción y envío de asuntos distintos a los citados previamente, a excepción de los relacionados con la asesoría legal y gestión de información, en los cuales se seguirán recibiendo las peticiones concernientes a las competencias estipuladas en los artículos 17C y 20 del Decreto 4085 de 2011, respectivamente.
En cuanto al formulario único de atención, se tendrá acceso de la siguiente manera:
1. El usuario deberá ingresar a la página web de la entidad www.defensajuridica.gov.co y elegir la opción “Atención y servicios a la ciudadanía - Peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias”.
2. Una vez en el formulario, el usuario deberá dar click en el hipervínculo “Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado” si su requerimiento trata sobre funciones y objetivos de la entidad. En caso de que la solicitud verse sobre temas que sean competencia de la Agencia Nacional de Tierras o del Ministerio de Defensa, se dispuso de dos hipervínculos que redireccionarán directamente a las páginas web de dichas entidades.
3. Posteriormente, el usuario deberá responder si es una entidad del Estado eligiendo entre dos opciones: "Sí” y “No”.
4. En caso de seleccionar “Sí”, se desplegará un menú en el que el usuario podrá seleccionar su tipo de solicitud según las siguientes categorías:
- Arbitramento.
- Concepto previo extensión de jurisprudencia.
- Conciliaciones.
- Invitación a Comité de Conciliación.
- Procesos judiciales.
- Procesos judiciales y tutelas en contra del Extinto D.A.S.
- Tutelas.
- Petición, queja, reclamo, sugerencia, denuncia o felicitación.
Las anteriores opciones no serán fijas y se podrán modificar si así se requiere de acuerdo con las necesidades de atención que evidencie la Agencia.
5. En caso de seleccionar “No", se desplegará un menú en el que el usuario podrá seleccionar su tipo de solicitud según las siguientes categorías:
- Casos Unión Patriótica.
- Conciliaciones.
- Factura electrónica.
- Petición, queja, reclamo, sugerencia, denuncia o felicitación.
Las anteriores opciones no serán fijas y se podrán modificar si así se requiere de acuerdo con las necesidades de atención que evidencie la Agencia.
6. Cuando se selecciona el tipo de solicitud según una categoría específica, aparecerá un formulario con múltiples casillas en las que el usuario tendrá la posibilidad de ingresar sus datos personales, precisar su PQRSDF con la información relevante y adjuntar los documentos pertinentes.
7. Al finalizar el diligenciamiento del formulario, el usuario deberá dar click en "enviar" para que su solicitud quede íntegramente cargada en el sistema. Automáticamente se generará una constancia de registro.
1. Justificación de las opciones implementadas en el formulario único de atención:
- Arbitramento:
La categoría "Arbitramento" se prevé con base en el artículo 199 de la Ley 1437 de 2011, y artículo 12 de la Ley 1563 de 2012:
Ley 1437 de 2011:
ARTÍCULO 199. NOTIFICACIÓN PERSONAL DELAUTO ADMISORIO Y DEL MANDAMIENTO EJECUTIVO A ENTIDADES PÚBLICAS, AL MINISTERIO PÚBLICO, A PERSONAS PRIVADAS QUE EJERZAN FUNCIONES PÚBLICAS Y A LOS PARTICULARES.
(...)
En los procesos que se tramiten ante cualquier jurisdicción en donde estén involucrados intereses litigiosos de la Nación, en los términos del artículo 2o del Decreto Ley 4085 de 2011 o la norma que lo sustituya, deberá remitirse copia electrónica del auto admisorio o mandamiento ejecutivo, en conjunto con la demanda y sus anexos, al buzón de correo electrónico de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. Esta comunicación no genera su vinculación como sujeto procesal, sin perjuicio de la facultad de intervención prevista en el artículo 610 de la Ley 1564 de 2012. En la misma forma se le remitirá copia de la providencia que termina el proceso por cualquier causa y de las sentencias.
Ley 1563 de 2012:
ARTÍCULO 12. INICIACIÓN DEL PROCESO ARBITRAL.
(...)
Tratándose de procesos en los que es demandada una entidad pública, el centro de arbitraje correspondiente deberá remitir comunicación a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, informando de la presentación de la demanda.
La remisión de la comunicación a que se refiere este inciso es requisito indispensable para la continuación del proceso arbitral.
- Concepto previo extensión de jurisprudencia:
La creación de la opción "Concepto previo extensión de jurisprudencia", encuentra respaldo en la Ley 1564 de 2012, con énfasis en el artículo 614 de esta normativa:
ARTÍCULO 614. EXTENSIÓN DE LA JURISPRUDENCIA. Con el objeto de resolver las peticiones de extensión de la jurisprudencia a que se refieren los artículos 10 y 102 de la Ley 1437 de 2011, las entidades públicas deberán solicitar concepto previo a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. En el término de diez (10) días, la Agencia informará a la entidad pública respectiva, su intención de rendir concepto. La emisión del concepto por parte de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado se deberá producir en un término máximo de veinte (20) días. (...)
- Conciliaciones
La opción “Conciliaciones" tiene como fundamento el artículo 613 de la Ley 1564 de 2012; el artículo 2.2.3.2.1.4. del Decreto 1069 de 2015, y los artículos 101, 102 y 106 de la Ley 2220 de 2022, de acuerdo con lo que se expone a continuación:
Ley 1564 de 2012:
ARTÍCULO 613. AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN LOS ASUNTOS CONTENCIOSO ADMINISTRATIVOS. Cuando se solicite conciliación extrajudicial, el peticionario deberá acreditar la entrega de copia a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica de la Nación, en los mismos términos previstos para el convocado, con el fin de que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado resuelva sobre su intervención o no en el Comité de Conciliación de la entidad convocada, así como en la audiencia de conciliación correspondiente. (...)
Decreto 1069 de 2015:
ARTÍCULO 2.23.2.1.4. ENTREGA DE COPIA DE SOLICITUD DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL A LA AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO. En desarrollo del artículo 613 de la Ley 1564 de 2012, el peticionario que solicite conciliación extrajudicial deberá acreditar la entrega de copia a la Agencia cuando el asunto involucre intereses litigiosos de la Nación, en los términos previstos en el parágrafo del artículo 2o del Decreto-ley 4085 de 2011 y el presente capítulo. (...)
Ley 2220 de 2022:
ARTÍCULO 101. PETICIÓN DE CONVOCATORIA DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL. La petición de convocatoria de conciliación extrajudicial podrá presentarse en forma individual o conjunta, física o electrónica, ante el agente del Ministerio Público, y deberá contener los siguientes requisitos:
(...)
13. Constancia de que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado recibió copia íntegra de la petición de convocatoria de conciliación, si una de las partes es entidad pública del orden nacional.
ARTÍCULO 102. INADMISIÓN DE LA PETICIÓN DE CONVOCATORIA. El agente del Ministerio Público verificará el cumplimiento de los requisitos señalados en el artículo anterior. En caso de incumplimiento, mediante decisión contra la que no procederán recursos, indicará al solicitante los defectos que debe subsanar, para lo cual concederá un término de cinco (5) días contados a partir del día siguiente de la comunicación de la decisión.
La subsanación de la petición de convocatoria deberá presentarse con la constancia de envío al convocado y, cuando corresponda, a la Agencia de Defensa Jurídica del Estado.
Si vencido el término para subsanar no se corrigen los defectos indicados, mediante decisión que se comunicará al convocante, se declarará el desistimiento de la solicitud y se tendrá por no presentada.
PARÁGRAFO 1o. En ningún caso se podrá rechazar de plano la solicitud por ausencia de cualquiera de los requisitos señalados en el presente artículo. En este evento, se dará aplicación a lo establecido en el artículo siguiente.
PARÁGRAFO 2o. Las solicitudes de conciliación extrajudicial presentadas por medios electrónicos no requerirán de la firma digital definida por la Ley 527 de 1999 y en estos casos bastará la identificación suministrada por el solicitante, sin perjuicio de lo señalado en la presente ley.
PARÁGRAFO 3o. La aclaración, adición y reforma de la petición de conciliación podrá realizarse en los mismos eventos previstos para la demanda en la Ley 1437 de 2011 o la norma que la sustituya o modifique, dentro de los diez (10) días siguientes a su radicación. En estos eventos el agente del Ministerio Público verificará que los asuntos objeto de aclaración, adición o reforma sean conciliables en los términos señalados en esta ley.
ARTÍCULO 106. ADMISIÓN DE LA SOLICITUD DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN ASUNTOS CONTENCIOSO ADMINISTRATIVOS. Dentro de los diez (10) días siguientes al recibo de la solicitud o de la correspondiente subsanación si a ello hubo lugar, el agente del Ministerio Público, de encontrarlo procedente, admitirá la solicitud de convocatoria de conciliación extrajudicial contencioso administrativa. En la decisión deberá ordenarse:
(...)
8. Que se comunique a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado cuando corresponda de acuerdo con la ley.
- Invitación a Comité de Conciliación:
La opción "Invitación a Comité de Conciliación" se crea en atención al artículo 6o del Decreto 4085 de 2011; al parágrafo 2 de artículo 2.2.4.3.1.2.3. del Decreto Reglamentario 1069 de 2015, y al parágrafo 2 del artículo 118 de la Ley 2220 de 2022. Estas normas establecen:
Decreto 4085 de 2011:
ARTÍCULO 6o. FUNCIONES. La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado cumplirá las siguientes funciones: (...) 3. En relación con el ejercicio de la representación:
(xii) Participar en los Comités de Conciliación de las entidades u organismos del orden nacional, cuando lo estime conveniente, con derecho a voz y voto y actuar como mediador en los conflictos que se originen entre entidades y organismos del orden nacional.
Decreto Reglamentario 1069 de 2015:
ARTÍCULO 2.2.4.3.1.2.3. Modificado por el Art. 2o, Decreto Nacional 1167 de 2016. INTEGRACIÓN. El Comité de Conciliación estará conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes: (...)
PARÁGRAFO 2o. Los comités de conciliación de entidades y organismos del orden nacional podrán invitar a sus sesiones la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, quien podrá participar cuando lo estime conveniente con derecho a voz y voto.
Ley 2220 de 2022:
ARTÍCULO 118. INTEGRACIÓN. Los Comités de Conciliación estarán conformados por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:
(...)
PARÁGRAFO 2o. Los comités de conciliación de entidades y organismos del orden nacional podrán invitar a sus sesiones a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, quien podrá participar cuando lo estime conveniente con derecho a voz y voto.
- Procesos judiciales:
La inserción de la opción "Procesos judiciales", se sustenta en la Ley 1437 de 2011, al señalar, en sus artículos 197 y 199, lo siguiente:
ARTÍCULO 197. DIRECCIÓN ELECTRÓNICA PARA EFECTOS DE NOTIFICACIONES. Las entidades públicas de todos los niveles, las privadas que cumplan funciones públicas y el Ministerio Público que actúe ante esta jurisdicción, deben tener un buzón de correo electrónico exclusivamente para recibir notificaciones judiciales.
(...)
ARTÍCULO 199. NOTIFICACIÓN PERSONAL DEL AUTO ADMISORIO Y DEL MANDAMIENTO EJECUTIVO A ENTIDADES PÚBLICAS, AL MINISTERIO PÚBLICO, A PERSONAS PRIVADAS QUE EJERZAN FUNCIONES PÚBLICAS Y A LOS PARTICULARES. El auto admisorio de la demanda y el mandamiento ejecutivo contra las entidades públicas y las personas privadas que ejerzan funciones públicas, se deben notificar personalmente a sus representantes legales o a quienes estos hayan delegado la facultad de recibir notificaciones, o directamente a las personas naturales, según el caso, y al Ministerio Público, mediante mensaje dirigido al buzón electrónico para notificaciones judiciales a que se refiere el artículo 197 de este código.
(...)
En los procesos que se tramiten ante cualquier jurisdicción en donde estén involucrados intereses litigiosos de la Nación, en los términos del artículo 2o del Decreto Ley 4085 de 2011 o la norma que lo sustituya, deberá remitirse copia electrónica del auto admisorio o mandamiento ejecutivo, en conjunto con la demanda y sus anexos, al buzón de correo electrónico de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. (...)
- Procesos judiciales y tutelas en contra del Extinto D.A.S.:
La creación de la opción "Extinto D.A.S." se sustenta en el Decreto 1303 de 2014, haciendo hincapié en las disposiciones contenidas en sus artículos 7o y 9o, que estipulan:
ARTÍCULO 7o. PROCESOS JUDICIALES Y CONCILIACIONES PREJUDICIALES. (...)
Los procesos judiciales y conciliaciones prejudiciales que no deban ser asumidos por las entidades a las cuales se trasladaron funciones o se incorporaron servidores deberán ser entregados a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, para que continúe con la defensa de los intereses del Estado, para efectos de lo cual el Ministerio de Hacienda y Crédito Público proveerá los recursos presupuéstales necesarios. (...)
ARTÍCULO 9o. ATENCIÓN DE PROCESOS JUDICIALES POSTERIORES AL CIERRE. Los procesos judiciales, reclamaciones de carácter administrativo, laboral y contractual, en los que sea parte el DAS y/o su Fondo Rotatorio al cierre de la supresión del DAS, serán notificados a las entidades que hayan asumido las funciones, de acuerdo con la naturaleza, objeto o sujeto procesal. Si la función no fue asumida por una entidad de la Rama Ejecutiva, serán notificados y asumidos por la Agencia de Defensa Jurídica del Estado. (...)
- Tutelas:
La categoría "Tutelas" tiene fundamento en el artículo 86 de la Constitución Política de 1991, el artículo 197 de la Ley 1437 de 2011, y en el artículo 610 de la Ley 1564 de 2012, los cuales expresan:
Constitución Política de 1991:
ARTÍCULO 86. Toda persona tendrá acción de tutela para reclamar ante los jueces, en todo momento y lugar, mediante un procedimiento preferente y sumario, por sí misma o por quien actúe a su nombre, la protección inmediata de sus derechos constitucionales fundamentales, cuando quiera que éstos resulten vulnerados o amenazados por la acción o la omisión de cualquier autoridad pública.
La protección consistirá en una orden para que aquel respecto de quien se solicita la tutela, actúe o se abstenga de hacerlo. El fallo, que será de inmediato cumplimiento, podrá impugnarse ante el juez competente y, en todo caso, éste lo remitirá a la Corte Constitucional para su eventual revisión.
Esta acción solo procederá cuando el afectado no disponga de otro medio de defensa judicial, salvo que aquella se utilice como mecanismo transitorio para evitar un perjuicio irremediable.
En ningún caso podrán transcurrir más de diez días entre la solicitud de tutela y su resolución.
La ley establecerá los casos en los que la acción de tutela procede contra particulares encargados de la prestación de un servicio público o cuya conducta afecte grave y directamente el interés colectivo, o respecto de quienes el solicitante se halle en estado de subordinación o indefensión.
Ley 1437 de 2011:
ARTÍCULO 197. DIRECCIÓN ELECTRÓNICA PARA EFECTOS DE NOTIFICACIONES. Las entidades públicas de todos los niveles, las privadas que cumplan funciones públicas y el Ministerio Público que actúe ante esta jurisdicción, deben tener un buzón de correo electrónico exclusivamente para recibir notificaciones judiciales.
(...)
Ley 1564 de 2012:
ARTÍCULO 610. INTERVENCIÓN DE LA AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO. En los procesos que se tramiten ante cualquier jurisdicción, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, podrá actuar en cualquier estado del proceso, en los siguientes eventos:
1. Como interviniente, en los asuntos donde sea parte una entidad pública o donde se considere necesario defender los intereses patrimoniales del Estado.
2. Como apoderada judicial de entidades públicas, facultada, incluso, para demandar.
(...)
PARÁGRAFO 3o. La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado podrá interponer acciones de tutela en representación de las entidades públicas.
Así mismo, en toda tutela, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado podrá solicitarle a la Corte Constitucional la revisión de que trata el artículo 33 del Decreto 2591 de 1991.
- Factura electrónica:
La opción "Factura electrónica" tiene como fundamento el Decreto 2242 de 2015 “Por el cual se reglamentan las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal”.
- Solicitud de casos UP:
En la Sentencia del 27 de julio de 2022 de la Corte Interamericana de Derechos Humanos (Corte IDH), proferida en el Caso Integrantes y Militantes de la Unión Patriótica Vs. Colombia, se declaró la responsabilidad internacional del Estado colombiano por las violaciones de derechos humanos cometidas en perjuicio de más de 6.000 víctimas integrantes y militantes de la Unión Patriótica (UP), a partir de 1984 y por más de 20 años.
En su fallo, la Corte IDH no solo dispuso una serie de medidas de reparación, sino también requirió que el Estado nombrara una entidad encargada de supervisar y asegurar la efectiva ejecución de estas acciones. Como resultado, se emitió el Decreto 0542 de 2023, el cual designó a la Agencia como la "Entidad de Enlace e Interlocución" responsable de llevar a cabo la implementación de la sentencia.
En virtud de esta designación, la Agencia establece este medio para la atención de las peticiones de quienes se consideren víctimas de estas violaciones de derechos humanos.
- Petición, queja, reclamo, sugerencia, denuncia o felicitación:
La justificación para la categoría "Peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones" se encuentra en la Ley 1437 de 2011, específicamente en los artículos 7o y 13 de dicha disposición:
ARTÍCULO 7o. DEBERES DE LAS AUTORIDADES EN LA ATENCIÓN AL PÚBLICO. Las autoridades tendrán, frente a las personas que ante ellas acudan y en relación con los asuntos que tramiten, los siguientes deberes:
(...)
8. Adoptar medios tecnológicos para el trámite y resolución de peticiones, y permitir el uso de medios alternativos para quienes no dispongan de aquellos.
ARTÍCULO 13. OBJETO Y MODALIDADES DEL DERECHO DE PETICIÓN ANTE AUTORIDADES. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades, en los términos señalados en este código, por motivos de interés general o particular, y a obtener pronta resolución completa y de fondo sobre la misma. (...)
Se aclara que, si ninguna de las opciones que se disponen en el formulario único de atención corresponde al asunto deseado, el solicitante podrá hacer uso de la opción "Petición, queja, reclamo, sugerencia, denuncia o felicitación”, para radicar la petición que sea de su interés; o remitir la solicitud a los correos referenciados en esta circular, según el objetivo dispuesto para cada uno de ellos.
2. Conclusión:
La Agencia está comprometida con facilitar una comunicación eficiente y efectiva, y cree firmemente que estos medios de comunicación (correos electrónicos; notificacionesjudiciales@defensaiuridica.qov.co y
aqencia@defensajuridica.qov.co. y formulario único de atención) son herramientas fundamentales para alcanzar los objetivos de la entidad de manera más ágil y precisa. Agradecemos su colaboración en la optimización de estos medios de comunicación para el beneficio de todos los involucrados.
La presente circular rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Circular Externa No. 02 del 8 de junio 2021 y la Circular Externa 01 del 14 de febrero de 2023.
PAULA ROBLEDO SILVA
Directora General (E)
1. Establecida en la Directiva Presidencial 04 de 2012.
2. procesosnacionales@defensajuridica.qov.co tutelasnacionales@defensajuridica.qov.co,procesosterritoriales@defensajuridíca.qov.co, tutelasterritoriales@defensajuridica.qov.co,procesosdas@defensajuridica.qov.co, conciliacionesnacionales@defensajuridica.qov.coconciliacionesterrítoriales@defensajuridica.qov.co, extension.jurisprudencia@defensajuridica.qov.co
