Circular 49 de 2020 ADRES

CIRCULAR 49 DE 2020

(octubre 13)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD

Para:	Entidades promotoras de salud -EPS y instituciones Prestadoras de servicios de salud - IPS
De:	Administradora de los recursos del sistema general de seguridad social en salud - ADRES
Asunto:	Procedimiento para el reconocimiento y pago de las pruebas de búsqueda, tamizaje y diagnóstico para SARS COV-2 (COVID-19)

La Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES, actuando en el marco de sus competencias legales y reglamentarias, particularmente las previstas en los artículo 66 y de la Ley 1753 de 2015, así como el Decreto 1429 de 2016, en observancia de lo dispuesto en el Decreto 780 de 2016 -Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 20 del Decreto Legislativo 538 de 2020, modificado por el Decreto Legislativo 800 del mismo año y, de lo establecido en la Resolución 1463 de 2020, modificada por la Resolución 1630 de 2020, se permite impartir instrucciones para el reporte de la información de pruebas de búsqueda, tamizaje y diagnóstico para SARS CoV-2 (COVID-19), por parte de las Entidades Promotoras de Salud - EPS.

1) Credenciales de acceso al portal de reconocimiento para pruebas de búsqueda, tamizaje y diagnóstico para SARS CoV-2 (COVID-19).

Para acceder al sistema de reporte, la EPS deberá consultar la página web de la ADRES donde encontrará un botón para acceder al portal definido para la presentación del archivo de pruebas de búsqueda, tamizaje y diagnóstico para SARS CoV-2 (COVID-19).

Este portal le solicitará un usuario y contraseña. La ADRES enviará al correo electrónico del representante legal las credenciales de acceso para el cargue y consulta de información relacionada al proceso, a más tardar el 16 de octubre de 2020.

En caso de que el representante legal de la EPS no reciba el correo electrónico en la fecha indicada, para realizar el registro deberá reportar el caso en el correo soporte.pruebas@adres.gov.co.

2) Reporte de la información por parte de las EPS

La EPS deberá cargar los tres primeros días hábiles de cada semana, el archivo en formato Excel que contenga la información de pruebas de búsqueda, tamizaje y diagnóstico para SARS CoV-2 (COVID-19) de los afiliados a su EPS, atendiendo las especificaciones definidas en el Anexo Técnico de la presente Circular.

Las EPS deben establecer los procesos internos que les permitan soportar los reportes que realicen

y el cumplimiento de las condiciones establecidas para dicho reconocimiento.

3) Validación y liquidación para el reconocimiento y pago de pruebas de búsqueda, tamizaje y diagnóstico para SARS CoV-2 (COVID-19)

La ADRES efectuará la validación del reporte realizado por las EPS, insumo para la liquidación y reconocimiento de las pruebas de búsqueda, tamizaje y diagnóstico para SARS CoV-2 (COVID-19) y validará lo siguiente:

a) Validaciones de estructura: el aplicativo dispuesto por la ADRES solo permitirá el cargue del archivo Excel si cumple con la estructura de los campos en términos de tipo de campo y espacio definidos en el anexo técnico de esta Circular.

b) Validaciones de consistencia

i) Que el registro de la prueba tenga una fecha de toma de muestra a partir del 26 de agosto de 2020.

ii) Que la fecha de toma de muestra sea anterior a la fecha del resultado.

iii) Que la fecha de la toma de la muestra y la fecha del resultado sea anterior a la fecha del cierre de la ventana de presentación correspondiente.

iv) Que no haya diferencia superior a un (1) día, entre la fecha de defunción y la fecha de toma de la muestra.

v) Que la prueba, toma o procesamiento de una prueba no se haya pagado con anterioridad por parte de ADRES, de acuerdo con el número de la factura registrado.

vi) Que la IPS que tomó la muestra se encuentre registrado en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud - REPS.

La ADRES habilita en su aplicativo la presentación de la prueba, toma y procesamiento^[1] de manera separada, atendiendo a la coordinación y división de funciones que se ha incentivado en el marco de la emergencia sanitaria, pero se aplicarán las siguientes validaciones atendiendo la normatividad vigente:

i) En el caso que la toma de muestra y procesamiento se presenten de manera desagregada, deberán presentarse en el mismo archivo y se validará que la IPS que toma y la que procesa la prueba esten registrados en el REPS^[2].

ii) En caso que la EPS presente la compra de una prueba de manera desagregada (compra masiva de pruebas), debe presentarse en el mismo archivo, como mínimo, con el procesamiento de la prueba.

iii) En el caso que la EPS presente únicamente el procesamiento de la prueba, pero la toma de la misma hubiera estado a cargo de la entidad territorial^[3], esta deberá registrar el NIT de la entidad territorial en NIT_IPS_TOMO_MUESTRA y no diligenciar ningún valor en el campo VALOR_TOMA_MUESTRA_A_COBRAR_ADRES (dejar vacío este campo). La ADRES no reconocerá de manera posterior los reportes de toma que se asocien al mismo número de factura del procesamiento.

iv) En ningún caso la ADRES financiará pruebas cuya toma y procesamiento hayan estado a cargo de la entidad territorial a través de sus laboratorios asociados^[4].

c) Validaciones de calidad

i) Que la persona se encuentre afiliada en la EPS que presenta la solicitud para la fecha de la toma de la muestra y se encuentre en alguno de los siguientes estados: i) estado activo ii) activo por emergencia y iii) protección laboral. La verificación se realizará con la Base de Datos Única de Afiliados -BDUA.

ii) Que la persona para la fecha de la toma de la muestra no se encuentre con afiliación simultánea con los regímenes especial y de excepción de acuerdo con la información de la Registraduría Nacional del Estado Civil y la base de los régimenes exceptuados y especiales - REX que administra la ADRES.

iii) Que exista un registro en la base de datos de SISMUESTRAS de acuerdo con el tipo y número de documento, que corresponda al tipo de prueba presentada y donde coincida la fecha de la muestra y fecha de resultado reportada^[5].

La ADRES utilizará la base de datos de SISMUESTRAS que corresponda a la fecha de cierre de la ventana de presentación correspondiente.

De acuerdo con las disposiciones del Ministerio de Salud y Protección Social, los valores máximos de reconocimiento y pago de pruebas de búsqueda, tamizaje y diagnóstico para SARS CoV-2 (COVID-19), que serán reconocidos por la ADRES son los siguientes:

CUPS	Descripción	Municipios con laboratorios avalados para SARS CoV2 [COVID-19]	Municipios y áreas no municipalizadas sin laboratorios avalados para SARS-CoV-2 [COVID-19] o caracterizados como zona especial de dispersión geográfica	Detalle
906270	SARS CoV2 [COVID-19] ANTICUERPOS Ig G	$ 60.000	$ 73.800	La prueba de búsqueda, tamizaje y diagnósticas se debe realizar atendiendo los lineamientos que emitan el Ministerio de Salud y Protección Social y el Instituto Nacional de Salud - INS.
906271	SARS CoV2 [COVID-19] ANTICUERPOS Ig M
908856	IDENTIFICACIÓN DE OTRO VIRUS (ESPECÍFICA) POR PRUEBAS MOLECULARES	$ 216.994	$ 266.903
906340	SARS CoV 2 [COVID-19] ANTÍGENO.	$ 80.832	$ 99.423

Para la aplicación del diferencial definido para municipios y áreas no municipalizadas sin laboratorios avalados para la realización de pruebas para SARS CoV-2 o caracterizados como zona especial de dispersión geográfica se utilizarán los siguientes fuentes de información: 1) Anexo No. 1 de la Resolución 3513 de 2019,; 2) base de datos certificada por la Dirección de Epidemiología y Demografía, respecto al listado de los laboratorios que realizan las pruebas para SARS-CoV- 2/COVID-19 inscritos en el Registro de Laboratorios -RELAB o los avalados por el Instituto Nacional de Salud para realizar pruebas RT-PCR. La ADRES publicará en su página web el listado de municipios con el fin de que las EPS puedan evaluar si aplica o no el diferencial definido.

Validada la información reportada por las EPS, los registros que resulten consistentes serán objeto de liquidación y reconocimiento con base en el valor máximo unitario antes señalado. Los que no resulten consistentes se rechazarán y se informarán a las EPS para que efectuén la revisión y ajuste pertinente y si es del caso, los presenten en el reporte de la semana siguiente.

4) Criterios y consideraciones para la facturación

Acorde al págrafo 2 del Artículo 5 de la Resolución 1463 de 2020, modificada por la Resolución 1630 de 2020, la facturación de las pruebas se debe hacer de manera separada de las demás atenciones que se realicen en los diferentes ámbitos de atención, a nombre de la EPS a la cual se encuentre afiliada la persona. Sin embargo, la EPS puede presentar facturas multi-usuario o facturas que relacionen varias pruebas en el mismo archivo.

Para aquellas EPS que están habilitadas como IPS y que por ende, tienen un mismo número de NIT, se validará que el código de habilitación registrado en REPS y el código reportado por la EPS coincidan bajo el mismo número de NIT. Así, solo en este caso se admitirá que en el archivo de cargue se reporte en el campo NUMERO_FACTURA o el de NUMERO_AUTORIZACION, en cualquier otro caso el campo NUMERO_FACTURA será obligatorio.

Unicamente en los casos que las IPS que toman y procesan se encuentran registradas en REPS, la EPS podrá reportar de forma desagregada los procedimientos de la toma de la muestra y el procesamiento, para lo cual se considerará lo siguiente:

a) En el archivo la EPS debe marcar en el registro a qué procedimiento corresponde, es decir, si este pertenece a la prueba, toma de muestra o al procesamiento de la prueba.

b) La suma de los valores presentados ante la ADRES de adquisición de la prueba, toma de muestra y procesamiento de la prueba no podrá superar el valor unitario máximo establecido para cada prueba en la Resolución 1463 de 2020, modificada por la Resolución 1630 de 2020. En caso que se esté reportando la prueba de manera separada a la toma y procesamiento, la suma de los tres ítems no podrá superar el valor unitario máximo establecido para cada prueba en la Resolución 1463 de 2020, modificada por la Resolución 1630 de 2020.

c) Pese a que la prestación de los procedimientos esté desagregada, se deberá mantener el uso código CUPS establecido para cada prueba en la Resolución 1463 de 2020, modificada por la Resolución 1630 de 2020.

En caso que el laboratorio que procesó la muestra no se encuentre en REPS, el valor de ambos procedimientos (toma y procesamiento) será girado a la IPS que toma la muestra, previa validación de que se encuentre en REPS.

Finalmente, las EPS deben tener en cuenta que independientemente de si la facturación viene por mayor valor al de los valores de referencia, la suma de los valores que se presenten ante la ADRES en el anexo técnico para pago no podrán superar los valores máximos definidos en la resolución.

5) Pago de las pruebas para SARS CoV2 (COVID-19)

La ADRES girará los recursos correspondientes directamente a la IPS que tomó la muestra y/o a la IPS que proceso la misma^[6], a la cuenta bancaria que se haya registrado para el efecto. Solo en caso que se reporte el ítem de adquisición de prueba de manera desagregada a la toma y procesamiento será posible realizar el giro del valor directamente a la EPS.

El cargue de la información por parte de la EPS, se entenderá como la autorización y aprobación por parte de esta para el pago a las IPS que se reporten. Asimismo, la EPS se hace responsable de la oportunidad y la veracidad de la información suministrada para el reconocimiento y pago por parte de la ADRES.

De acuerdo con lo establecido en el parágrafo primero del artículo 20 del Decreto 538 de 2020, el reconocimiento de estos valores por parte de la ADRES se realizará con cargo a los recursos del Fondo Fondo de Mitigación de Emergencias (FOME) y estará sujeto a la disponibilidad de dichos recursos.

6) Reconocimiento contable y giro de los recursos

El pago por concepto de las pruebas de búsqueda, tamizaje y diagnóstico para SARS CoV-2 (COVID-19), será reconocida a la EPS como beneficiaria de los recursos, por tanto, la ADRES registrará en sus Estados Financieros un gasto a nombre de cada una de las EPS del régimen subsidiado o del régimen contributivo, según sea el caso.

La ADRES realizará el giro de los recursos utilizando el mecanismo de giro directo, para los procedimiento de toma y procesamiento, razón por la cual el desembolso de los mismos se efectuará a las IPS que se encuentren registradas en REPS.

7) Publicaciones en la página web de la ADRES

En los tres días hábiles siguientes a la aplicación del giro, la ADRES publicará en la página web los valores pagados por EPS y los girados por IPS.

Adicionalmente, dispondrá una consulta WEB masiva sobre el histórico de los pagos y giros por el concepto del reconocimiento de las pruebas de búsqueda, tamizaje y diagnóstico para SARS CoV- 2 (COVID-19), con el fin de que las EPS puedan consultar los giros efectuados a las IPS beneficiarias.

La ADRES habilitará una vista en el aplicativo para que las EPS consulten el desagregado de las

pruebas reconocidas y validadas para pago por IPS y el valor total a reconocer a cada una de ellas.

8) Responsabilidades en el reporte de la información

Las EPS serán responsables de la veracidad y consistencia de la información que reporten de conformidad con lo dispuesto en el artículo 5 del Decreto Ley 1281 de 2002 y las demás aplicables. En consecuencia, son responsables de custodiar los documentos y demás información que se genere con ocasión de este proceso y de suministrarla cuando lo requiera la ADRES o los organismos de inspección, vigilancia, control e investigación.

Las IPS y laboratorios no deben adelantar ante la ADRES ningún trámite ni presentar ningún soporte directamente. No obstante, si a la fecha de expedición de esta Circular no se encuentran creados como terceros habilitados para recibir recursos por el mecanismo de giro directo y por lo tanto, no tienen una cuenta bancaria registrada, deberán remitir a la ADRES al correo soporte.pruebas@adres.gov.co con destino a la Dirección de Gestión de los Recursos Financieros en Salud los siguientes documentos: i) Registro Único Tributario RUT con vigencia menor de 90 días; ii) certificado cámara de comercio; iii) certificación de cuenta bancaria activa con vigencia menor a 90 días.

DIANA ISABEL CÁRDENAS GAMBOA

Directora General de la ADRES

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>

1. El transporte se paga con la toma o el procesamiento, según sea el caso. En ningún caso la adres pagará de manera separada.

2. Si alguno de los dos no se encuentran en REPS el valor total va a ser girado a la IPS que se encuentre registrada en REPS.

3. Caso en el cual se financió con recursos de salud pública

4. Caso en el cual se financió con recursos de salud pública

5. Corresponde a la variable fecha_muestra y fecha_resultado registrada en la base de SISMUESTRAS del Instituto Nacional de Salud.

6. El giro a la IPS que proceso la prueba solo es posible si esta IPS se encuentra registrada en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud-REPS.

ANEXO TÉCNICO.

El presente anexo técnico determina lo siguiente:

1. Estructura y especificaciones de los archivos de entrega de información para la EPS y archivo que debe entregar la EPS.

2. Glosario de Entidades financieras

3. Características del formato

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIONES DE LOS ARCHIVOS DE ENTREGA DE INFORMACIÓN PARA LA EPS Y ARCHIVO QUE DEBE ENTREGAR LA EPS.

1.1 Estructura que debe reportar la EPS a la ADRES.

La estructura que se presenta a continuación se conformará con los registros previstos en numeral 1.1 y la EPS deberá adicionar los datos relacionados a las personas quienes fueron objeto de pruebas para SARS-CoV-2 (COVID 19)

La EPS debe reportar los datos requeridos bajo las mismas tipologías técnicas descritas en la Resolución 4622 de 2019. Los archivos deben ser tipo texto y posteriormente validados mediante la malla validadora dispuesta para tal fin.

Posición	Nombre del Campo	Tipo de Campo	Espacio	Descripción
1	CONSECUTIVO	numero	10	Número del registro dentro del reporte de información
2	TIPO_DOCUMENTO	texto	2	Tipo de documento de la persona a quien se le tomó la prueba los valores permitidos son: CC: Cédula de Ciudadanía TI: Tarjeta de Identidad RC: Registro Civil AS: Adulto sin identificar MS: Menor sin identificar CE: Cédula de extranjería CD: Carné Diplomático DE: Documento extranjero PA: Pasaporte PR: Pasaporte de la ONU PE: Permiso Especial de Permanencia SC: Salvoconducto de permanencia
3	NUMERO_DOCUMENTO	texto	12	Número de documento de la persona a quien se le tomó la muestra. El documento no debe contener puntos ni comas.
4	PRIMER_NOMBRE	texto	50	Primer nombre de la persona a quien se le tomó la muestra.
5	SEGUNDO_NOMBRE	texto	50	Segundo nombre de la persona a quien se le tomó la muestra.
6	PRIMER_APELLIDO	texto	50	Primer apellido de la persona a quien se le tomó la muestra.
7	SEGUNDO_APELLIDO	texto	50	Segundo apellido de la persona a quien se le tomó la muestra.
8	CODIGO_CUPS	Int	6	Código CUPS de la prescripción. Sin puntos, ni comas
9	REGISTRO SANITARIO P RUEBA	texto	50	Número de registro sanitario de la prueba realizada.
10	CODIGO EPS	texto	6	Código de la EPS
11	NOMBRE_EPS	texto	50	Nombre de la EPS que solicitó la prueba
12	COMPRA_MASIVA	numero	1	Determina si la EPS adquirió una prueba de manera masiva. 1: Si 0: No
13	VALOR_PRUEBA	numero	10	Valor de la prueba adquirida por la EPS. Si el campo 12 es igual a cero (0) el campo no debe diligenciarse. Si el campo 12 es igual a (1) debe contener información
14	NIT_IPS_TOMO_MUESTRA	int	9	Número NIT de la IPS que tomó la muestra, no debe contener puntos ni comas ni dígito de verificación
15	NOMBRE IPS TOMO MUE STRA	texto	100	Nombre de la IPS que tomó la muestra.
16	CODIGO HABILITACION I PS_TOMO_MUESTRA	texto	50	Código de habilitación de la IPS que tomó la muestra, no debe contener puntos ni comas ni dígito de verificación
17	VALOR TOMA MUESTRA A COBRAR ADRES	numero	10	Determina el valor de la muestra que va a ser objeto de cobro a la ADRES.
18	NO_FACTURA_MUESTRA	texto	50	Número de factura de cobro de la muestra.
19	NIT LABORATORIO PROC ESAMIENTO	numero	9	NIT del laboratorio que procesó la muestra
20	NOMBRE LABORATORIO PROCESAMIENTO	texto	100	Nombre del laboratorio que procesó la muestra
21	CODIGO HABILITACION P ROCESAMIENTO	texto	50	Código de habilitación de la IPS que procesó la muestra, no debe contener puntos ni comas ni dígito de verificación
22	VALOR PROCESAMIENTO _A_COBRAR_ADRES	numero	10	Determina el valor del procesamiento que va a ser objeto de cobro a la ADRES.
23	NO FACTURA PROCESA MIENTO	texto	50	Número de factura de cobro del procesamiento.
24	FECHA_TOMA	fecha	10	Fecha de toma de la muestra en formato DD/MM/AAAA
25	RESULTADO_PRUEBA	numero	1	Resultado de la prueba procesada 1: Positivo 0: Negativo 2:Indeterminado
26	FECHA_RESULTADO	fecha	10	Fecha del resultado de la prueba en formato DD/MM/AAAA
27	TIPO_PROCEDIMIENTO	numero	1	1: Prueba + Toma + Procesamiento 2: Prueba + Procesamiento 3: Toma + Procesamiento 4: Procesamiento

2. CARACTERÍSTICAS DEL FORMATO

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a. Los nombres de los archivos deben ser grabados en letras mayúsculas, sin caracteres especiales y sin

tildes ().

b. Los datos de los archivos deben ser grabados en letras mayúsculas, sin caracteres especiales y sin tildes, excepto la razón social en el maestro de aportantes y los caracteres especiales permitidos por la RNEC en nombres y apellidos.

c. Cuando el valor de un campo no se encuentre definido dentro de los valores permitidos, este campo

no debe llevar ningún valor, es decir, debe ser vacío y reportarse en el archivo excel según anexo técnico de esta circular.

d. Ningún dato en los campos del archivo debe venir encerrado entre comillas (“).

e. Los campos tipo fecha deben tener el formato día/mes/año (DD/MM/AAAA) incluido el carácter SLASH

(/) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos.

f. Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales.

g. Se debe tener especial cuidado con las longitudes del número de identificación de los afiliados según el tipo de documento.

h. Los valores registrados en el excel no deben tener ninguna justificación, por lo tanto, no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres.

i. Tener en cuenta que los datos que contengan CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la vocal 'O' y viceversa.