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CIRCULAR 3 DE 2021
(febrero 12)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
Para: | Entidades Promotoras de Salud -EPS y Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud - IPS |
De: | Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud -ADRES |
Asunto: | Modificación Procedimiento para el Reconocimiento y Pago de las Pruebas de Búsqueda, Tamizaje y diagnóstico para SARS COV-2 (COVID-19) definido en la Circular 049 de 2020. |
La Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES, actuando en el marco de sus competencias legales y reglamentarias, particularmente las previstas en los artículo 66 y de la Ley 1753 de 2015, así como el Decreto 1429 de 2016, en observancia de lo dispuesto en el Decreto 780 de 2016 -Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 20 del Decreto Legislativo 538 de 2020, modificado por el Decreto Legislativo 800 del mismo año y, de lo establecido en la Resolución 1463 de 2020, modificada por la Resolución 1630 de 2020 y la Resolución 1808 de 2020, se permite impartir instrucciones para el reporte de la información de pruebas de búsqueda, tamizaje y diagnóstico para SARS CoV-2 (COVID-19), por parte de las Entidades Promotoras de Salud - EPS.
Para acceder al sistema de reporte, la EPS deberá consultar la página web de la ADRES donde encontrará un botón para acceder al portal definido para la presentación del archivo de pruebas de búsqueda, tamizaje y diagnóstico para SARS CoV-2 (COVID-19).
Este portal le solicitará un usuario y contraseña. La ADRES enviará al correo electrónico del representante legal las credenciales de acceso para el cargue y consulta de información relacionada al proceso, a más tardar el 16 de octubre de 2020.
En caso de que el representante legal de la EPS no reciba el correo electrónico en la fecha indicada, para realizar el registro deberá reportar el caso en el correo soDorte.pruebas@adres.gov.co
2) Reporte de la información por parte de las EPS
La EPS podrán cargar cualquier día de la semana, sin embargo, la ADRES realizará el corte al tercer (3) día hábil de cada semana para su procesamiento. Las EPS deben cargar los archivos en Excel que contenga la información de pruebas de búsqueda, tamizaje y diagnóstico para SARS CoV-2 (COVID-19) de los afiliados a su EPS, atendiendo las especificaciones definidas en el Anexo Técnico de la presente Circular.
Las EPS deben establecer los procesos internos que les permitan soportar ios reportes que realicen y el cumplimiento de las condiciones establecidas para dicho reconocimiento.
La ADRES efectuará la validación del reporte realizado por las EPS, insumo para la liquidación y reconocimiento de las pruebas de búsqueda, tamizaje y diagnóstico para SARS CoV-2 (COVID-19) y validará lo siguiente:
a) Validacion?es de estructura: el aplicativo dispuesto por la ADRES solo permitirá el cargue del archivo Excel si cumple con la estructura de los campos en términos de tipo de campo y espacio definidos en el anexo técnico de esta Circular.
b) Validaciones de consistencia
i) Que el registro de la prueba tenga una fecha de toma de muestra a partir del 26 de agosto de 2020.
ii) Que la fecha de toma de muestra sea anterior a la fecha del resultado.
iii) Que la fecha de la toma de la muestra y la fecha del resultado sea anterior a la fecha del cierre de la ventana de presentación correspondiente.
iv) Que no haya diferencia superior a un (1) día, entre la fecha de defunción y la fecha de toma de la muestra.
v) Que la prueba, toma o procesamiento de una prueba no se haya pagado con anterioridad por parte de ADRES, de acuerdo con el número de la factura de venta registrado.
vi) Que la IPS que tomó la muestra se encuentre registrado en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud - REPS y cuente con un código de habilitación reportado a 10 o 12 dígitos, este último cuando incluye los dígitos de la sede.
La ADRES habilita en su aplicativo la presentación de la prueba, toma y procesamiento[1] de manera separada, atendiendo a la coordinación y división de funciones que se ha incentivado en el marco de la emergencia sanitaria, pero se aplicarán las siguientes validaciones atendiendo la normatividad vigente:
i) En el caso que la toma de muestra y procesamiento se presenten de manera desagregada, deberán presentarse en el mismo archivo para los TIPO_PROCEDIMIENTO 1 a 3 y se validará que la IPS que toma y la que procesa la prueba esten registrados en el REPS[2].
ii) Si la EPS va a presentar de manera agregada el registro, por ser la misma IPS la que toma y procesa deberán seleccionar el TIPO_PROCEDIMIENTO 4.
iii) En caso que la EPS seleccione el TIPO_PROCEDIMIENTO 5, aplicable solo para pruebas RT- PCR, podrá presentar primero el procesamiento y en un cargue posterior la toma, siempre y cuando incluya el DEMUESTRAS de SISMUESTRAS para poder emparejar la toma y el procesamiento de manera posterior. En ningún caso la ADRES aceptará la presentación de tomas para las cuales no se haya reportado el procesamiento con anterioridad.
iv) En caso que la EPS presente la compra de una prueba de manera desagregada (compra masiva de pruebas), debe presentarse en el mismo archivo, como mínimo, con el procesamiento de la prueba.
v) En el caso que la EPS presente únicamente el procesamiento de la prueba, pero la toma de la misma hubiera estado a cargo de la entidad territorial[3], esta deberá registrar el NIT de la entidad territorial en NITJPS__TOMO_MUESTRA y no diligenciar ningún valor en el campo VALOR_TOMA_MUESTRA__A_COBRAR_ADRES (dejar vacío este campo). La ADRES no reconocerá de manera posterior los reportes de toma que se asocien al mismo número de factura del procesamiento.
vi) En el caso que la EPS presente únicamente la toma de la prueba, pero el procesamiento de la misma hubiera estado a cargo de la entidad territorial[4], esta deberá registrar el NIT de la entidad territorial en NIT_LABORATORIO__PROCESAMIENTO y no diligenciar ningún valor en el campo VALOR_PROCESAMIENTO_A_COBRAR_ADRES (dejar vacío este campo).
vii) En ningún caso la ADRES financiará pruebas cuya toma y procesamiento hayan estado a cargo de la entidad territorial a través de sus laboratorios asociados[5].
i) Que la persona se encuentre afiliada en la EPS que presenta la solicitud para la fecha de la toma de la muestra y se encuentre en alguno de ios siguientes estados: i) estado activo ii) activo por emergencia, iii) protección laboral, iv) suspendido o v) fallecido. La verificación se realizará con la Base de Datos Única de Afiliados -BDUA. Para las validaciones realizadas con BDUA se tomará en cuenta la tabla de evolución documental.
En caso de que el afiliado se encuentra en estado fallecido, la ADRES validará que no haya una diferencia superior a un (1) día, entre la fecha de defunción y la fecha de toma de la muestra.
ií) Que la persona para la fecha de la toma de la muestra no se encuentre con afiliación simultánea con los regímenes especial y de excepción de acuerdo con la información de la Registraduría Nacional del Estado Civil y la base de los regímenes exceptuados y especiales - REX que administra la ADRES.
iii) Que exista un registro en la base de datos de SISMUESTRAS de acuerdo con el tipo y número de documento, que corresponda al tipo de prueba presentada y donde coincida la fecha de la toma de la muestra y la fecha de resultado reportada[6].
La ADRES utilizará la base de datos de SISMUESTRAS que corresponda a la fecha de cierre de la ventana de presentación correspondiente.
De acuerdo con las disposiciones del Ministerio de Salud y Protección Social, los valores máximos de reconocimiento y pago de pruebas de búsqueda, tamizaje y diagnóstico para SARS CoV-2 (COVID-19), que serán reconocidos por la ADRES son los siguientes:
CUPS | Descripción | Municipios con laboratorios avalados para SARS CoV2 [covídos; | Municipios y áreas no municipalizadas sin laboratorios avalados para SARS-CoV-2 [COVID-19] o caracterizados como zona especial de dispersión geográfica | Detalle |
906270 | SARS CoV2 [COVID-19] ANTICUERPOS lg G | $ 60.000 | $ 73.800 | La prueba de búsqueda, tamizaje y diagnósticas se debe realizar atendiendo los iineamientos que emitan el Ministerio de Salud y Protección Social y el instituto Nacional de Salud-INS. |
906271 | SARS CoV2 [COVID-19] ANTICUERPOS lg M | |||
908856 | IDENTIFICACIÓN DE OTRO VIRUS (ESPECÍFICA) POR PRUEBAS MOLECULARES | $ 216.994 | $266.903 | |
906340 | SARS CoV2 [COVID-19] ANTÍGENO. | $ 80.832 | $ 99.423 |
Para la aplicación del diferencial definido para municipios y áreas no municipalizadas sin laboratorios avalados para la realización de pruebas para SARS CoV-2 o caracterizados como zona especial de dispersión geográfica se utilizarán los siguientes fuentes de información: 1) Anexo No. 1 de la Resolución 3513 de 2019; 2) base de datos certificada por la Dirección de Epidemiología y Demografía, respecto al listado de los laboratorios que realizan las pruebas para SARS-CoV- 2/COVID-19 inscritos en el Registro de Laboratorios -RELAB o los avalados por el Instituto Nacional de Salud para realizar pruebas RT-PCR. La ADRES publicará en su página web el listado de municipios con el fin de que las EPS puedan evaluar si aplica o no el diferencial definido teniendo en cuenta para su aplicación la ubicación de la IPS que tomó la muestra o el municipio de afiliación del afiliado registrado en la BDUA.
Validada la información reportada por las EPS, los registros que resulten consistentes serán objeto de liquidación y reconocimiento con base en el valor máximo unitario antes señalado. Los que no resulten consistentes se rechazarán y se informarán a las EPS para que efectuén la revisión y ajuste pertinente y si es del caso, los presenten en el reporte de la semana siguiente.
4) Criterios y consideraciones para la facturación
Acorde al págrafo 2 del Artículo 5 de la Resolución 1463 de 2020, modificada por la Resolución 1630 de 2020 y la Resolución 1808 de 2020, la facturación de las pruebas se debe hacer de manera separada de las demás atenciones que se realicen en los diferentes ámbitos de atención, a nombre de la EPS a la cual se encuentre afiliada la persona. Sin embargo, la EPS puede presentar facturas multi-usuario o facturas que relacionen varias pruebas en el mismo archivo.
Para aquellas EPS que están habilitadas como IPS y que por ende, tienen un mismo número de NIT, se validará que el código de habilitación registrado en REPS y el código reportado por la EPS coincidan bajo el mismo número de NIT. Así, solo en este caso se admitirá que en el archivo de cargue se reporte en el campo NUMERO_FACTURA o el de NUMERO_AUTORIZACION, en cualquier otro caso el campo NUMERO_FACTURA será obligatorio.
Únicamente en los casos que las IPS que toman y procesan se encuentran registradas en REPS, la EPS podrá reportar de forma desagregada los procedimientos de la toma de la muestra y el procesamiento, para lo cual se considerará lo siguiente:
a) En el archivo la EPS debe marcar en el registro a qué procedimiento (TIPO_PROCEDIMIENTO) corresponde, es decir, si este pertenece a la prueba, toma de muestra o al procesamiento de la prueba.
b) La suma de los valores presentados ante la ADRES de adquisición de la prueba, toma de muestra y procesamiento de la prueba no podrá superar el valor unitario máximo establecido para cada prueba en la Resolución 1463 de 2020, modificada por la Resolución 1630 de 2020 y la Resolución 1808 de 2020. En caso que se esté reportando la prueba de manera separada a la toma y procesamiento, la suma de los tres ítems no podrá superar el valor unitario máximo establecido para cada prueba en la Resolución 1463 de 2020, modificada por la Resolución 1630 de 2020 y la Resolución 1808 de 2020.
c) Pese a que la prestación de los procedimientos esté desagregada, se deberá mantener el uso código CUPS establecido para cada prueba en la Resolución 1463 de 2020, modificada por la Resolución 1630 de 2020 y la Resolución 1808 de 2020.
Finalmente, las EPS deben tener en cuenta que independientemente de si la facturación viene por mayor valor al de los valores de referencia, la suma de los valores que se presenten ante la ADRES en el anexo técnico para pago no podrán superar los valores máximos definidos en la resolución.
5) Pago de las pruebas para SARS CoV2 (COVID-19)
La ADRES girará los recursos correspondientes directamente a la IPS que tomó la muestra y/o a la IPS que procesó la misma[7], a la cuenta bancada que se haya registrado para el efecto. Solo en caso que se reporte el ítem de adquisición de prueba de manera desagregada a la toma y procesamiento será posible realizar el giro del valor directamente a la EPS.
El cargue de la información por parte de la EPS, se entenderá como la autorización y aprobación por parte de ésta para el pago a las IPS que se reporten. Asimismo, la EPS se hace responsable de la oportunidad y la veracidad de la información suministrada para el reconocimiento y pago por parte de la ADRES.
De acuerdo con lo establecido en el parágrafo primero del artículo 20 del Decreto 538 de 2020, el reconocimiento de estos valores por parte de la ADRES se realizará con cargo a los recursos del Fondo Fondo de Mitigación de Emergencias (FOME) y estará sujeto a la disponibilidad de dichos recursos.
6) Reconocimiento contable y giro de los recursos
El pago por concepto de las pruebas de búsqueda, tamizaje y diagnóstico para SARS CoV-2 (COVID-19), será reconocida a la EPS como beneficiaría de los recursos, por tanto, la ADRES registrará en sus Estados Financieros un gasto a nombre de cada una de las EPS del régimen subsidiado o del régimen contributivo, según sea el caso.
La ADRES realizará el giro de los recursos utilizando el mecanismo de giro directo, para los procedimientos de toma y procesamiento, razón por la cual el desembolso de los mismos se efectuará a las IPS que se encuentren registradas en REPS.
7) Publicaciones en la página web de la ADRES
En los tres días hábiles siguientes a la aplicación del giro, la ADRES publicará en la página web los valores pagados por EPS y los girados por IPS.
Adicionalmente, dispondrá una consulta WEB masiva sobre el histórico de los pagos y giros por el concepto del reconocimiento de las pruebas de búsqueda, tamizaje y diagnóstico para SARS CoV- 2 (COVID-19), con el fin de que las EPS puedan consultar los giros efectuados a las IPS beneficiarías que podrá ser consultado en el botón de Mecanismos COVID de la Lupa al giro, disponible en https://www.adres.gov.co/Giros
La ADRES habilitará una vista en el aplicativo para que las EPS cosulten el desagregado de las pruebas reconocidas y validadas para pago por IPS y el valor total a reconocer a cada una de ellas.
8) Responsabilidades en el reporte de la información
Las EPS serán responsables de la veracidad y consistencia de la información que reporten de conformidad con lo dispuesto en el artículo 5 del Decreto Ley 1281 de 2002 y las demás aplicables. En consecuencia, son responsables de custodiar los documentos y demás información que se genere con ocasión de este proceso y de suministrarla cuando lo requiera la ADRES o los organismos de inspección, vigilancia, control e investigación.
Las IPS y laboratorios no deben adelantar ante la ADRES ningún trámite ni presentar ningún soporte directamente. No obstante, si a la fecha de expedición de esta Circular no se encuentran creados como terceros habilitados para recibir recursos por el mecanismo de giro directo y por lo tanto, no tienen una cuenta bancaria registrada, deberán remitir a la ADRES al correo soQorte.Druebas@adres.qov.cocon destino a la Dirección de Gestión de los Recursos Financieros en Salud los siguientes documentos: i) Registro Único Tributario RUT con vigencia menor de 90 días; ii) certificado cámara de comercio; iii) certificación de cuenta bancaria activa con vigencia menor a 90 días.
JORGE ENRIQUE GUTIÉRREZ SAMPEDRO
Director General de la ADRES
1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIONES DE LOS ARCHIVOS QUE DEBE ENTREGAR LA EPS.
1.1 Estructura que debe reportar la EPS a la ADRES:
Los archivos deben ser tipo Excel y se deben mantener todos los campos descritos en este anexo técnico, utilizando el formato tipo texto en todos los campos, con los nombres del campo tal y como se muestran a continuación para que el sistema permita su cargue:
Posición | Nombre del Campo | Tipo de Dato | Máximo de caracteres | Descripción |
1 | CONSECUTIVO | Número | 10 | Número del registro dentro del reporte de información |
2 | TIPO DOCUMENTO | Texto | 2 | Tipo de documento de la persona a quien se le tomó la prueba los valores permitidos son: CC: Cédula de Ciudadanía TI: Tarjeta de Identidad RC: Registro Civil AS: Adulto sin identificar MS: Menor sin identificar CE: Cédula de extranjería CD; Carné Diplomático DE; Documento extranjera PA: Pasaporte PR: Pasaporte de la ONU PE; Permiso Especial de Permanencia SC; Salvoconducto de permanencia CN: certificado de nacido vivo |
3 | NUMERO DOCUMENTO | Texto | 20 | Número de documento de la persona a quien se le tomó la muestra. El documento no debe contener puntos ni comas. |
4 | PRIMER NOMBRE | Texto | 50 | Primer nombre de la persona a quien se le tomó la muestra. |
5 | SEGUNDO„NOMBRE | Texto | 50 | Segundo nombre de la persona a quien se le tomó la muestra. |
S | PRiMER APELLIDO | Texto | 50 | Primer apellido de ia persona a quien se le tomó la muestra. |
7 | SEGUNDO-APELLI DO | Texto | 50 | Segundo apellido de la persona a quien se le tomó la muestra. |
8 | CODIGO„CUPS | Número | 6 | Código CUPS de la prescripción. Sin puntos, ni comas |
9 | REGISTRO SANITARlO PRUEBA | Texto | 50 | Número de registra sanitario de la prueba realizada, (campo opcional, cuando se deje vacío no eliminar la columna) |
10 | CODIGO EPS | Texto | 6 | Código de la EPS (Incluir el que corresponda, diferenciando los códigos asociados a contributivo, subsidiado o movilidad) |
11 | NOMBRE EPS | Texto | 50 | Nombre de la EPS que solicitó la prueba |
12 | COMPRA MASIVA | Número | 1 | Determina si la EPS adquirió una prueba de manera masiva. 1: Si 0: No En caso que seleccione 0, deberá seleccionar en el campo 27 los tipos de procedimiento 3 a 5. |
13 | VALOR_PRUEBA | Número | 10 | Valor de la prueba adquirida por la EPS. Si el campo 12 es igual a cero (0) este campo no debe diligenciarse. Si el campo 12 es igual a (1) debe contener información |
14 | NITJ PS_TOMO_MUESTRA | Número | 9 | Número NIT de la IPS que tomó la muestra, no debe contener puntos ni comas ni dígito de verificación |
15 | NOMBRE IPS„TOMA DE MUESTRA | Texto | 100 | Nombre de la IPS que tomó la muestra. |
18 | CODIGO„HABILITACION_IPS_TOMO_MUESTRA | Texto | 12 | Código de habilitación de la IPS que tomó la muestra, a 10 o 12 dígitos de longitud, este último cuando incluye el número de la sede. |
17 | VALOR-TOMA_MUESTRA_A_COBRAR-ADRES | Número | 10 | Determina el valor de ta muestra que va a ser objeto de cobro a la ADRES. |
18 | NO_FACTURA_MUESTRA | Texto | 50 | Número de factura de cobro de la muestra. |
19 | NITLABORATO RIO-PRO CESAMIENTO | Número | 9 | NiT del laboratorio que procesó la muestra, no debe contener puntos ni comas ni dígito de verificación |
20 | NOMBRE LÁBORATOR1O PROCES AMIENTO | Texto | 100 | Nombre del laboratorio que procesó la muestra |
21 | CODIGO_HABILITACION_PROCESAMIENTO | Texto | 50 | Código de habilitación de la IPS que procesó la muestra, a 10 o 12 dígitos de longitud, este último cuando incluye el número de la sede |
22 | VALOR_PROCESAMIENTO_A-COBRAR_ADRES | Número | 10 | Determina el valor del procesamiento que va a ser objeto de cobro a la ADRES. |
23 | NO_FACTURA_PROGESAMIENTO | Texto | 50 | Número de factura de cobro del procesamiento. |
24 | FECHA_TOMA | Texto | 10 | Fecha de toma de la muestra en formato DD/MM/AAAA correspondiente a la fecha registrada en SÍSMUESTRAS |
25 | RESULTADO.PRUEBA | Número | 1 | Resultado de la prueba procesada 1: Positivo 0: Negativo 2:lndeterminado |
26 | FECHA-RESULTADO | Texto | 10 | Fecha del resultado de la prueba en formato DD/MM/AAAA correspondiente a ía fecha registrada en SISMUESTRAS |
27 | TIPO-PROCEDIMIENTO | Número | 1 | 1: Prueba + Toma + Procesamiento 2: Prueba + Procesamiento 3: Toma + Procesamiento 4: Procesamiento 5: Procesamiento + Toma en un cargue posterior (solo aplica para la prueba RT-PCR) En caso de seleccionar los procedimientos 2 o 4 no es necesario diligenciar la información de la IPS que tomó la muestra. |
28 | ID„MUESTRA | Número | 9 | Corresponde at id_muestra reportado en SISMUESTRAS y solo será obligatorio para el TIPO PROCEDIMIENTO 5. |
1. LINEAMIENTO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS QUE DEBE ENTREGAR LA EPS O EOC.
1. En el caso que la toma de muestra y procesamiento se presenten de manera desagregada, deberán presentarse en el mismo archivo y se validará que la IPS que toma la muestra y la que procesa la prueba esten registrados en el REPS.
2. Si la EPS quiere presentar de manera agregada el registro, por ser la misma IPS la que toma y procesa deberán seleccionar el tipo de procedimiento 4.
3. En caso que la EPS presente la compra de una prueba de manera desagregada (compra masiva de pruebas), debe presentarse en el mismo archivo, como mínimo, con el procesamiento de la prueba.
4. En el caso que la EPS presente únicamente el procesamiento de la prueba, pero la toma de la misma hubiera estado a cargo de la entidad territorial, esta deberá registrar el NIT de la entidad territorial en NIT__IPS_TOMO_MUESTRA y no diligenciar ningún valor en el campo VALOR_TOMA_MUESTRA_A_COBRAR_ADRES (dejar vacío este campo).
5. En el caso que la EPS presente únicamente la toma de la prueba, pero el procesamiento de la misma hubiese estado a cargo de la entidad territorial, esta deberá registrar el NIT de la entidad territorial en NIT_LABORATORIO__PROCESAMIENTO y no diligenciar ningún valor en el campo VALOR__PROCESAMIENTO„A_COBRAR_ADRES (dejar vacío este campo).
6. En ningún caso la ADRES financiará pruebas cuya toma y procesamiento hayan estado a cargo de la entidad territorial a través de sus laboratorios asociados.
7. El TIPO__PROCEDIMIENTO 5 solo aplica para pruebas RT-PCR y siempre debe presentarse primero el procesamientode la prueba.
8. Las fechas reportadas deben ir en formato texto y tener la estructura “dd/mm/aaaa”, siempre manteniendo 10 caracteres incluido el carácter SLASH (/)
9. No hay ninguna indicación particular para nombrar el archivo, una vez cargado en el aplicativo este se renombra automáticamente.
10. Ningún dato en los campos del archivo debe venir encerrado entre comillas (“).
11. Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales.
12. Los valores registrados en el Excel no deben venir con estilos (colores, negrillas, marcación de bordes de tablas, entre otros)
<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>
1. El transporte se paga con la toma o el procesamiento, según sea el caso. En ningún caso la adres pagará de manera separada.
2. Si alguno de los dos no se encuentran en REPS el valor total va a ser girado a la IPS que se encuentre registrada en REPS.
3. Caso en el cual se financió con recursos de salud pública
4. Caso en el cual se financió con recursos de salud pública
5. Caso en el cuai se financió con recursos de saiud pública
6. Corresponde a la variable fecha_muestra y fecha_resultado registrada en ia base de SISMUESTRAS del instituto Nacional de Salud.
7. El giro a la IPS que proceso la prueba solo es posible sí es la IPS se encuentra registraba en el Registro Especial de Prestadores de Servíaos de Salud (REPS).