Acuerdo 14 de 2023 ICETEX

ACUERDO 14 DE 2023

(mayo 9)

Diario Oficial No. 52.397 de 16 de mayo de 2023

INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR “MARIANO OSPINA PÉREZ”

Por medio del cual se actualiza, adiciona y compila el Reglamento Interno del Comité de Auditoría del Icetex.

LA JUNTA DIRECTIVA,

en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias, en especial de las que le confiere la Ley 1002 de 2005, y el Decreto Reglamentario número 1050 de 2006,

CONSIDERANDO:

Que, el Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior “Mariano Ospina Pérez” (Icetex), es una Entidad Financiera de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa, y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional, creado por el Decreto número 2586 de 1950, transformado por la Ley 1002 de 2005 y reglamentado por Decreto número 1050 de 2006.

Que, el Decreto número 1050 de 2006, en su artículo 9o numeral 4, facultó a la Junta Directiva del Icetex para expedir, conforme a la ley los estatutos, los actos administrativos que se requieran para el cumplimiento de las funciones y de las operaciones autorizadas al Icetex, como entidad financiera de naturaleza especial.

Que, el numeral 18 del artículo 9o del Decreto número 1050 de 2006 facultó a la Junta Directiva para integrar el Comité de Auditoría, de conformidad con las disposiciones legales y las emanadas de la Superintendencia Financiera.

Que, a su vez, de conformidad con los lineamientos de la Superintendencia Financiera de Colombia establecidos en el numeral 7.7.4 del Capítulo Noveno del Título I de la Circular Básica Jurídica, Circular Externa número 007 de 1996, las Juntas Directivas de las entidades vigiladas deberán adoptar un reglamento de funcionamiento de los Comités de Auditoría.

Que, el artículo 4o del Acuerdo número 009 de 2007 establece que la Junta Directiva deberá adoptar un reglamento de funcionamiento que incluirá además de las funciones señaladas en las circulares de la Superintendencia Financiera todas aquellas que en su criterio sean propias de la Institución y se adapten a sus necesidades.

Que, el Acuerdo número 062 de 2007, por el cual se adopta el Reglamento Interno del Comité de Auditoría del Icetex, provee reglas claras sobre las que el Comité ha funcionado hasta el día de hoy, pero requiere una actualización en temas operativos de su funcionamiento.

Que, el Acuerdo número 013 de 2022, por el cual se adoptan, compilan, modifican, actualizan y adicionan los Estatutos del Icetex y se dictan otras disposiciones, reza en su artículo 31 respecto de “Comités de Apoyo a la Junta Directiva. La Junta Directiva del Icetex tendrá Comités de Apoyo que la asesoran y respaldan en la toma de decisiones en temas especializados o complejos, y que podrán estar integrados por uno o más miembros de la Junta Directiva, como máximo órgano de administración y dirección, y por el número de expertos que la Junta Directiva establezca, quien señalará su composición, funciones y atribuciones mediante Acuerdo”.

Que, con la expedición de esta regulación se cumple con las pautas contenidas en el documento Conpes 3816 de 2014, relacionado con la política de Mejora Normativa, la cual tiene como objetivo promover el uso de herramientas y buenas prácticas regulatorias, a fin de lograr que las normas expedidas por la Rama Ejecutiva del Poder Público, en los órdenes nacional y territorial, revistan los parámetros de calidad técnica y jurídica; resultando eficaces, eficientes, transparentes, coherentes y simples en su aplicación. En este sentido, el Icetex, ha adquirido el compromiso de promover la calidad en la producción de las normas, su impacto, la racionalización del inventario normativo, la participación y consulta pública en el proceso de elaboración de las normas, al igual que la defensa y la divulgación del ordenamiento jurídico atinente a la Entidad.

Que, conforme con el numeral 8 del artículo 8o del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el presente Acuerdo y sus documentos anexos fueron publicados para comentarios de los ciudadanos por un término de cinco (5) días hábiles (entre los días 14 hasta el 21 de abril de 2023) en el enlace:

https://web.icetex.gov.co/participa/consulta-ciudadana/proyectos-normativos-paraobservaciones-ciudadanas

Que, finalizado el término de la publicación para comentarios en cumplimiento del ejercicio de participación ciudadana, no se recibieron observaciones al proyecto de acuerdo por parte de la ciudadanía.

Que, en sesión presencial de fecha 26 de abril de 2023, la Junta Directiva aprobó la adopción de un nuevo reglamento para su funcionamiento, de conformidad con el documento técnico remitido por la Secretaría General y que hace parte integral del presente Acuerdo con 12 folios, para la unificación normativa del Instituto.

Que, en mérito de lo expuesto,

ACUERDA:

ARTÍCULO 1o. Aprobar la actualización, adición y compilación del Reglamento interno del Comité de Apoyo de Auditoría del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior Mariano Ospina Pérez (Icetex), contenido en los numerales que siguen:

1.1. OBJETO. El Comité de Auditoría del Icetex tiene como finalidad apoyar a la Junta Directiva en la supervisión de la efectividad de los controles, así como en la definición de las políticas y en la ordenación del diseño de los procedimientos del Sistema de Control Interno en la Organización, el cual debe servir de soporte en la toma de decisiones.

1.2. ALCANCE DEL OBJETO. El Comité de Auditoría vigilará que los procedimientos del Sistema de Control Interno se enmarquen en los objetivos, metas y estrategias determinadas por el Icetex, en cumplimiento de:

a) La eficiencia y efectividad en las operaciones, de manera que se reduzcan los riesgos de pérdidas de activos operacionales y financieros propios del Icetex, y de los bienes de terceros que se encuentran en poder de la Entidad.

b) Suficiencia y confiabilidad en la información financiera, en conjunto con la preparación y difusión de los estados financieros.

c) Dar aplicación a las disposiciones legales vigentes.

PARÁGRAFO. El Comité de Auditoría no sustituye la responsabilidad que le corresponde a la Junta Directiva y a la Administración de la Entidad, sobre la supervisión e implementación del Sistema de Control Interno y, en tal sentido, su responsabilidad quedará limitada a servir de apoyo en la toma de decisiones relacionadas con dicho Sistema y en el cumplimiento de la misión institucional.

1.3. INTEGRANTES DEL COMITÉ. El Comité de Auditoría estará integrado por tres (3) miembros de la Junta Directiva, cada uno de los cuales será independiente y ajeno a cualquier relación que, en opinión de la Junta, pudiere interferir con el ejercicio de su juicio independiente como miembro del Comité de Auditoría.

Quienes tendrán pleno derecho a voz y voto en las atribuciones y facultades del Comité de Auditoría.

PARÁGRAFO. Los miembros designados por la Junta Directiva para conformar este Comité podrán, de requisarse, designar personas independientes a la administración del Icetex para apoyar la labor del Comité. Estos tendrán voz, pero no voto.

1.4. INVITADOS E INTERVINIENTES. A las reuniones del Comité podrán ser citados el Presidente de la Entidad, el Vicepresidente Financiero, el Jefe de la Oficina de Control Interno, el Revisor Fiscal, así como cualquier otro funcionario que el Comité considere conveniente, quienes tendrán voz, pero no voto.

El Vicepresidente Financiero y el Jefe de la Oficina de Control Interno del Icetex, colaborarán con el Comité, en que la información requerida sea suministrada de manera ágil y oportuna.

Cualquier miembro de la Junta Directiva que no pertenezca al Comité de Auditoría podrá asistir a sus reuniones, siempre y cuando el Comité lo autorice, pero no tendrá derecho a voto en sus opiniones.

1.5. PERÍODO. Los miembros del Comité de Auditoría serán elegidos por la Junta Directiva, por un período de un (1) año y podrán, ser reelegidos por un período igual, o hasta que sus sucesores sean elegidos y ratificados.

PARÁGRAFO. No obstante lo anterior, se procurará que los períodos de permanencia no sean coincidentes, de forma tal que el Comité siempre pueda contar con un miembro experimentado en las funciones asignadas.

Cuando el período dentro del Comité de Auditoría no haya concluido, pero si el correspondiente al establecido para ocupar un puesto en la Junta Directiva, lo reemplazará quien ocupe el cargo en la Junta Directiva, hasta que concluya el período para el que fue nombrado en el Comité.

1.6. RENUNCIAS Y REMOCIONES. En el evento en que un miembro del Comité de Auditoría renuncie a su cargo como miembro de la Junta Directiva, o al que lo hace merecedor de ser miembro de la misma, antes de finalizar su período en el Comité, se entiende necesariamente que también renuncia al mismo y lo sucederá en el cargo quien lo reemplace en la Junta Directiva, hasta que finalice el período para el cual fue designado en el Comité.

En el evento en que un miembro del Comité de Auditoría renuncie a su cargo en este Comité o le sobrevenga una imposibilidad de ejercerlo, corresponderá a la Junta Directiva designar el nuevo miembro del Comité, el cual permanecerá en sus funciones por un año.

Los miembros del Comité de Auditoría podrán ser removidos con o sin causa con el voto mayoritario de la Junta Directiva, quien podrá designar su reemplazo, por un período de un año.

1.7. PRESIDENTE DEL COMITÉ. El Presidente del Comité será designado por sus integrantes y en esa calidad, es a quien le corresponde coordinar las actividades del Comité, por el término en su permanencia en el Comité de Auditoría.

El Presidente del Comité presidirá todas las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité de Auditoría.

1.8. SECRETARIO DEL COMITÉ. Se designará como Secretario del Comité de Auditoría al Secretario General del Icetex quien citará a sus sesiones y expedirá las certificaciones de asistencia a las mismas.

Adicionalmente, el Secretario del Comité de Auditoría deberá convocar a las reuniones ordinarias y extraordinarias, redactar las actas y seguir el calendario que establezca el Comité para sus sesiones, debiendo efectuar el seguimiento de los temas a tratar en el entendido que el Secretario no tendrá función de voto respecto de los temas tratados por los miembros del Comité de Auditoría y mantendrá absoluta confidencialidad.

De manera excepcional el Secretario del Comité podrá tener un delegado quien haga sus veces en caso de faltas.

1.9. FUNCIONES. El Comité de Auditoría tendrá como funciones primordiales las siguientes:

1. Supervisar la estructura del Sistema de Control Interno de la Entidad, de forma tal que se pueda establecer si los procedimientos diseñados protegen razonablemente los activos de esta, y si existen controles para verificar que las transacciones estén siendo adecuadamente autorizadas y registradas.

2. Supervisar las funciones y actividades de la Auditoría Interna, con el objeto de determinar su independencia en relación con las actividades que auditan y verificar que el alcance de sus labores satisface las necesidades de la Entidad.

3. Velar por la transparencia de la información financiera que prepara la Entidad y su apropiada revelación. Para ello deberá vigilar que existan los controles necesarios y los instrumentos adecuados para verificar que los estados financieros revelen la situación del Icetex y el valor de sus activos.

4. Velar porque existan los controles necesarios para evitar que la Entidad sea utilizada como instrumento para la realización de actividades delictivas, en especial para el lavado de activos, revisando para el efecto los informes que el Oficial de Cumplimiento debe presentar a la Junta Directiva.

5. Evaluar los informes sobre el Sistema de Control Interno practicados por los auditores internos y la Revisoría Fiscal, verificando que la administración haya atendido sus sugerencias y recomendaciones.

6. Solicitar los informes que considere convenientes para el adecuado desarrollo de sus funciones, así como confirmar o reprobar el concepto de la Revisoría Fiscal frente al informe de suficiencia y adecuación de las medidas de control interno de la Entidad que debe presentar a la Junta Directiva.

7. El Comité de Auditoría deberá conocer y/o evaluar cuando menos el siguiente material documental:

a) El borrador de los Estados Financieros de la Entidad.

b) El informe de los Estados Financieros dictaminados por el Revisor Fiscal.

c) Los informes sobre el Sistema de Control interno emitidos por el Revisor Fiscal y/o las Cartas de Recomendaciones u observaciones emitidos por los mismos.

d) Los informes de auditoría emitidos por los entes de control y los Planes de Mejoramiento que se generen como resultado de estos.

e) Los informes que presenta el Oficial de Cumplimiento en relación con la observancia del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de le Financiación del Terrorismo (SARLAFT).

f) Las demás que consideren pertinentes para el buen desarrollo del Comité.

8. Efectuar seguimiento sobre los niveles de exposición de riesgo, sus implicaciones para la entidad y las medidas adoptadas para su control o mitigación, por lo menos cada 6 meses, o con una frecuencia mayor si así resulta procedente, y presentar a la Junta Directiva un informe sobre los aspectos más importante de la gestión realizada.

9. Las otorgadas al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno pero que en virtud a la existencia del Comité de Auditoría deban ejercerse a través de este.

10. Aquellas definidas por la Superintendencia Financiera de Colombia establecidas en la Circular Básica Jurídica 029 de 2014, y aquellas que la modifiquen, adicionen o deroguen.

1.10. SESIONES ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS. El Comité de Auditoría sesionará, en forma ordinaria, por lo menos una (1) vez cada tres (3) meses, o tantas veces estimen necesario los miembros del Comité, frente a circunstancias tales como cuando se detecten deficiencias en el Sistema de Control Interno cuando existan cambios significativos en las políticas de la Entidad, o en la normatividad que regula las Operaciones de las mismas.

1.11. TIPOS DE SESIONES. El Comité de Auditoría se reunirá siguiendo los mismos términos de la convocatoria, de manera presencial, no presencial o mixta, entiéndase por:

a) Sesión presencial: Aquellas en las que los miembros se reúnan físicamente.

b) Sesión no presencial: Aquellas que se lleven a cabo por medios virtuales, electrónicos o cualquier instrumento que permita la comunicación sucesiva y simultánea.

c) Sesión mixta: Aquellas que se desarrollen en conjunto con miembros que se encuentren de manera física y otros de manera no presencial.

1.12. TOMA DE DECISIONES DE FORMA ESCRITA. Para el caso de reuniones no presenciales serán válidas las decisiones del Comité cuando por escrito, la mayoría de sus miembros expresen el sentido de su voto. Si los miembros hubieren expresado su opinión en documentos separados, estos deberán recibirse en un término máximo dado por el Secretario del Comité, quien informará a sus miembros el sentido de la decisión dentro de máximo los tres (3) días siguientes a la recepción de los documentos en los que se exprese el voto.

1.13. QUÓRUM. Al menos dos (2) miembros del Comité de Auditoría con derecho a voto constituirán quórum para sesionar y aprobar las decisiones de su competencia.

PARÁGRAFO. En caso de empate, la mayoría la constituirá el voto dirimente del Presidente del Comité de Auditoría.

1.14. CONVOCATORIA. La convocatoria a las sesiones ordinarias o extraordinarias del Comité se hará mediante citación escrita del Secretario del mismo, con anticipación no menor de dos (2) días hábiles e indicación de los temas a tratar, sin contar el día de la reunión ni el de la convocatoria.

PARÁGRAFO. Se podrá convocar a sesiones extraordinarias, previa citación, mediante aviso del Presidente del Comité de Auditoría a cualquier miembro de la Junta Directiva, la Presidencia del Icetex, o solicitado al Presidente del Comité por el Revisor Fiscal de la Entidad.

1.15. INFORMES. El Comité o su Presidente podrán solicitar o la Vicepresidencia Financiera y al Revisor Fiscal informes trimestrales de los estados financieros de la Entidad.

PARÁGRAFO. Sin perjuicio de lo anterior, el Comité de Auditoría no es responsable de certificar los estados financieros de la Entidad, ni es responsable de la información contenida en los informes emitidos por la Revisoría Fiscal.

1.16. ACTAS. Las decisiones del Comité de Auditoría quedarán contenidas por escrito con un acta que se levantará de la respectiva sesión; será preparada por el Secretario del Comité y deberá contener una descripción sucinta de los temas tratados, así como de las acciones a adoptar, estableciendo un mecanismo de seguimiento sobre el cumplimiento de las decisiones aprobadas.

Las actas respectivas se entenderán aprobadas una vez firmadas por el Presidente y Secretario del Comité de Auditoría. Serán presentadas a la Junta Directiva y cuando se detecten situaciones que revistan importancia significativa, se deberá remitir un informe especial a la Administración de la Entidad.

Las Actas del Comité de Auditoría se mantendrán bajo la custodia del Secretario del Comité de Auditoría.

1.17. RESERVA DE INFORMACIÓN. Los documentos e información que se maneje en el Comité son parte integral de las operaciones y controles del Icetex y, por lo tanto, es responsabilidad de los miembros del Comité velar por su correcta conservación, utilización y divulgación.

ARTÍCULO 2o. COMUNICACIONES. El presente Acuerdo deberá ser comunicado a través de la Secretaría General a los miembros de la Junta Directiva, la Vicepresidencia de Fondos en Administración, Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología, Vicepresidencia Financiera, Vicepresidencia de Crédito y Cobranza, Oficina de Riesgos, Oficina Asesora de Planeación, Oficina Comercial y Mercadeo, Oficina Asesora Jurídica, Oficina de Control Interno, Oficina de Relaciones Internacionales, Oficina Asesora de Comunicaciones y demás grupos de interés de la Entidad.

ARTÍCULO 3o. VIGENCIA Y DEROGATORIA. El presente Acuerdo rige a la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deroga los Acuerdos 09 y 062 de 2007 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. C., a 9 mayo de 2023.

La Presidenta de la Junta Directiva,

Ana Carolina Quijano Valencia.

La Secretaria Técnica de la Junta Directiva,

María Carolina Carrillo Saltarén.