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ACUERDO 168 DE 2008
(septiembre 24)
Diario Oficial No. 47.152 de 24 de octubre de 2008
CONSEJO SUPERIOR DE LA CARRERA NOTARIAL
Por el cual se modifica el Acuerdo número 145 de 2008, mediante el cual se reglamentó la constitución de la garantía para asegurar la continuidad en la prestación del servicio público notarial.
EL CONSEJO SUPERIOR,
en cumplimiento de las facultades conferidas mediante el artículo 7o, inciso 2o, de la Ley 588 de 2000, y
CONSIDERANDO:
Que según el artículo 7o de la Ley 588 de 2000 mediante Circular número 144 de 2008, “(...) el notario que reemplace al que no supere el concurso o al que se retire por las causas previstas en la ley prestará la garantía necesaria para asegurar la continuidad en la prestación del servicio notarial, de acuerdo con lo que determine el reglamento del organismo rector”;
Que de acuerdo a la preceptiva legal aquellos aspirantes que ya venían ejerciendo su labor como notarios y que hoy conforman la lista de elegibles, no están obligados a constituir la garantía, la cual está prevista por la ley para quien ingresa al servicio notarial y viene a reemplazar a quien venía ejerciendo dicha función, por no haber superado el concurso o con ocasión de su retiro del servicio público notarial;
Que la constitución de la garantía no es un requisito exigido por la ley para posesionarse en el cargo de notario (artículo 141 del Decreto 960 de 1970). En armonía con lo dispuesto en la Ley 588 de 2000, dicha garantía debe constituirse previo a la suscripción del acta de entrega y recibo de la correspondiente notaría, teniendo en cuenta que fue prevista con el fin de asegurar la continuidad del servicio público notarial;
Que se hace necesario fijar de manera precisa el monto de la garantía que debe constituir el notario que ingresa al servicio notarial, para lo cual se tendrá en cuenta el valor de los gastos en que debe incurrir, para prestar el servicio público notarial dentro de los parámetros legales exigidos;
Que la garantía debe cubrir los riesgos a que se ha hecho mención en el Acuerdo número 145 de 2008, y como la finalidad está dada por la continuidad del servicio notarial, esta debe constituirse por el término de dos años, sin obligación de renovación;
Que las garantías que se otorguen por el notario designado deben ser evaluadas, analizadas y aprobadas por la Superintendencia de Notariado y Registro a través de la Superintendencia Delegada para el Notariado, por lo que el acto mediante el cual se declare el acaecimiento del riesgo amparado, se establezca la cuantía del daño y se ordene hacer efectiva la garantía, será susceptible de los recursos de reposición ante el Superintendente Delegado para el Notariado y de apelación ante el Superintendente de Notariado y Registro;
Que con fundamento en lo anterior, procede el Consejo Superior a modificar los aspectos atinentes a la suficiencia, vigencia, cuantía y pertinencia de la garantía;
Por lo expuesto, el Consejo Superior,
ACUERDA:
ARTÍCULO 1o. REGLAMENTO PARA LA CONSTITUCIÓN DE GARANTÍA QUE ASEGURE LA CONTINUIDAD EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO PÚBLICO NOTARIAL. Las disposiciones del presente reglamento definen los mecanismos de cobertura del riesgo en la prestación del servicio público notarial con el propósito de garantizar su continuidad, por parte de quien ingresa al servicio notarial y viene a reemplazar a quien venía ejerciendo dicha función, por no haber superado el concurso o con ocasión de su retiro del servicio público notarial.
Los aspirantes que ya venían ejerciendo su labor como notarios en interinidad y que hoy conforman la lista de elegibles, no deben constituir dicha garantía, a términos del artículo 7o, inciso 2o, de la Ley 588 de 2000.
Para el efecto propuesto, quien sea designado notario en propiedad, como consecuencia de la lista de elegibles del concurso público y abierto para la designación de notarios en propiedad, o en interinidad para prestar transitoriamente el servicio notarial, mientras se designa quién deba ocupar la vacante correspondiente en propiedad, en los términos indicados con anterioridad, deberá constituir a favor de la Superintendencia de Notariado y Registro, una garantía mediante la cual el Notario entrante garantice la continuidad en la prestación del servicio notarial de la Notaría que asume.
Dicha garantía será imputable al incumplimiento de funciones y responsabilidades que por la ley, el reglamento y el acto administrativo general le son confiadas, cuando así llegare a constar en acto administrativo motivado proferido por dicha Superintendencia, previa investigación que garantice el debido proceso y el derecho de defensa.
Ocurrido el siniestro, habrá lugar al pago de la garantía dentro del mes siguiente a la fecha en que quede ejecutoriado el acto administrativo que declare el incumplimiento de las obligaciones del notario amparado o afianzado, causante de la afectación del servicio público notarial, en cuyo caso el valor de los perjuicios a indemnizar deberá sujetarse a lo dispuesto en los artículos 1088 y 1089 del Código de Comercio.
Cuando la garantía sea otorgada por una entidad del sector financiero, compañía de seguros o sociedad fiduciaria, a la investigación que al efecto se adelante se le vinculará como tercero interesado.
ARTÍCULO 2o. CONDICIONES DE LA GARANTÍA QUE DEBE OFRECER QUIEN SEA DESIGNADO COMO NOTARIO EN PROPIEDAD O EN INTERINIDAD. Las condiciones que deberá observar la garantía que deberá constituir quien sea designado notario en propiedad o en interinidad son las siguientes:
1. Cobertura.
El objetivo de la garantía consiste en brindar protección a la Superintendencia de Notariado y Registro contra el incumplimiento a las obligaciones legales, reglamentarias y contractuales del Notario que ingresa al servicio, en reemplazo del que no superó el concurso o del que se retiró por las causas previstas en la ley y que afecten la continuidad del servicio notarial.
2. Clases de Garantía.
Quien sea designado como notario, deberá constituir a favor de la Superintendencia de Notariado y Registro una cualquiera de las siguientes garantías, para cuya constitución deberá tenerse en cuenta la cuantía estimada en el numeral 8 del presente acuerdo.
a) Fiducia mercantil en garantía.
A través de este mecanismo, el Notario podrá transferir la propiedad de uno o varios bienes a título de fiducia o encargo fiduciario a fin de garantizar al Estado colombiano, el cumplimiento de sus obligaciones como Notario y por ende la continuidad en la prestación del servicio notarial.
Los bienes o derechos que sean entregados en fiducia mercantil en garantía deberán ofrecer al Estado colombiano un respaldo idóneo y suficiente para ese fin.
b) Consignación de dinero en efectivo.
A través de la consignación de dinero en efectivo en una entidad bancaria o en una corporación financiera en una cuenta a nombre de la Superintendencia de Notariado y Registro, el Notario entrante asegurará la continuidad del servicio notarial, debiendo el banco o la corporación expedir el correspondiente título, en el cual consten las situaciones amparadas.
c) Endoso en garantía de títulos valores.
Será admisible el endoso en garantía de los siguientes títulos valores de contenido crediticio: (i) certificados de depósito a término emitidos por una entidad financiera sometida a vigilancia y control de la Superintendencia Financiera; (ii) pagarés emitidos por una entidad financiera sometida a vigilancia y control de la Superintendencia Financiera. En todos los casos, la Superintendencia de Notariado y Registro deberá ser el beneficiario exclusivo del título valor.
En aplicación de las disposiciones contenidas en el Código de Comercio para el endoso en garantía de títulos valores, los títulos entregados en garantía de las obligaciones a cumplir por el Notario entrante, no podrán ser negociados y se entregarán únicamente al vencimiento del término de vigencia de la garantía.
d) Garantía Unica de Cumplimiento.
Póliza de seguros otorgada por compañías de seguros que cuenten con permiso de funcionamiento otorgado por la Superintendencia Financiera, siempre que tengan autorizado el ramo de cumplimiento y de seguros de caución.
3. Amparos.
Las garantías se constituyen con el fin de amparar los perjuicios derivados de la falta de continuidad del servicio público de notariado ocasionado por el incumplimiento de obligaciones legales, reglamentarias y contractuales por parte del notario correspondiente, derivado, entre otras, de situaciones tales como:
a) El no pago de obligaciones administrativas, fiscales, personales y laborales.
b) La falta de vinculación de personal suficiente para la prestación del servicio y el pago de sus salarios, prestaciones sociales y emolumentos dirigidos a la seguridad social.
c) La prestación ineficiente o parcial del servicio público notarial, desacatando los estándares legales, los horarios y fechas establecidos.
d) La ausencia de local y equipo de oficina adecuado a las necesidades y prontitud en el servicio.
e) El desorden o pérdida de archivos.
f) La falta de equipos y paquetes informáticos.
g) El pago inoportuno de los servicios públicos domiciliarios.
4. Suficiencia de la garantía.
Las garantías que se otorguen por el notario designado, deben ser evaluadas, analizadas y aprobadas por la Superintendencia de Notariado y Registro a través de la Superintendencia Delegada para el Notariado, en su calidad de organismo técnico y administrativo del concurso, en forma previa a la suscripción del acta de recibo y entrega de la correspondiente Notaría.
5. Vigencia de la garantía.
La cobertura de los riesgos a que se ha hecho mención, deberá amparar el incumplimiento de las obligaciones asignadas al notario desde su posesión y por los primeros dos (2) años de su gestión.
6. Declaratoria del incumplimiento.
En caso de incumplimiento de las obligaciones amparadas por las garantías previstas en el presente Acuerdo, el Superintendente Delegado para el Notariado, una vez agotado el debido proceso y garantizados los derechos de defensa y contradicción del notario respectivo, y del tercero interesado, según el caso, declarará mediante acto administrativo motivado el acaecimiento del riesgo amparado y establecerá la cuantía del daño, siguiendo para este efecto los parámetros establecidos en los artículos 1088 y 1089 del Código de Comercio. En el mismo acto administrativo se ordenará hacer efectiva la garantía correspondiente.
Para el caso de las garantías otorgadas mediante póliza de seguro, el acto administrativo así expedido hace las veces de reclamación.
Este acto administrativo se notificará conforme a las previsiones del Código Contencioso-Administrativo al asegurado y al asegurador y contra el mismo procederán los recursos de reposición y apelación ante el Despacho que expidió el acto y ante el Superintendente de Notariado y Registro, respectivamente.
En el caso de las otras garantías previstas en el presente Acuerdo, el acto administrativo en firme se comunicará a la sociedad fiduciaria o a la entidad financiera o bancaria que haya expedido la garantía o el título correspondiente, para hacerla efectiva.
La declaratoria de incumplimiento aquí prevista no exime al notario de asumir las responsabilidades, disciplinaria, penal y fiscal a que haya lugar.
Para determinar el valor de la póliza, del título valor, de la consignación en efectivo o del contrato de fiducia, deben tenerse en cuenta el monto de las obligaciones a adquirir por el Notario que ingresa al servicio notarial, los cuales consisten en el pago de salarios y prestaciones sociales de los empleados vinculados a la Notaría, el pago de los gastos del local, de mantenimiento de equipos, de los subsidios y recaudos notariales, de los aportes especiales con destino a la Superintendencia, la declaración del impuesto de retención en la fuente, del Impuesto al Valor Agregado, el pago del aporte especial de la administración de justicia, entre otros.
7. Aprobación de Garantías.
Las garantías que se otorguen por el notario designado deben ser evaluadas, analizadas y aprobadas por la Superintendencia de Notariado y Registro, en su calidad de organismo técnico y administrativo del concurso, en forma previa a la suscripción del acta de recibo y entrega de la notaría.
8. Cuantía.
Las cuantías que se relacionan a continuación corresponden al monto de la garantía que debe constituir el notario que ingresa al servicio notarial, para lo cual se tendrá en cuenta el valor de los gastos en que debe incurrir, para prestar el servicio público notarial dentro de los parámetros legales exigidos, así:
a) Notarías de Primera Categoría: $200.000.000,00
b) Notarías de Segunda Categoría: $160.000.000,00
c) Notarías de Tercera Categoría: $160.000.000,00
Publíquese y cúmplase,
Dado en Bogotá, D. C., a 24 de septiembre de 2008.
El Ministro del Interior y de Justicia Presidente del Consejo Superior,
FABIO VALENCIA COSSIO.
La Secretaria Técnico del Consejo Superior,
MARÍA TERESA SALAMANCA ACOSTA.