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ACUERDO 145 DE 2008
(junio 19)
Diario Oficial No. 47.040 de 4 de julio de 2008
CONSEJO SUPERIOR (CARRERA NOTARIAL)
<Acuerdo subrogado por el Acuerdo 168 de 2008>
Por el cual se reglamenta la constitución de la garantía para asegurar la continuidad en la prestación del servicio público notarial.
EL CONSEJO SUPERIOR,
en cumplimiento de las facultades conferidas mediante el artículo 7o, inciso 2o, de la Ley 588 de 2000, y
CONSIDERANDO:
Que con ocasión de los cambios de notarios que se produzcan en los diferentes círculos, como consecuencia de los resultados del Concurso Público y Abierto para el Nombramiento de Notarios en Propiedad y el acceso a la Carrera Notarial o por los retiros a que haya lugar, la Ley 588 de 2000 radicó en cabeza del Consejo Superior la facultad de reglamentar lo atinente a la constitución de la garantía que debe prestar el nuevo notario para asegurar la continuidad en la prestación del servicio;
Que la norma anterior fue declarada exequible por la Corte Constitucional en Sentencia C-097 de 2001, en el entendido de que el legislador había desarrollado las facultades para reglamentar la organización del concurso público, imponiendo condiciones efectivas tendientes a facilitar el desarrollo y la continuidad del servicio notarial;
Que la garantía objeto de reglamentación, debe definir el mínimo de coberturas de orden personal, legal, contractual y logístico, indispensables para asegurar la continuidad del servicio notarial, a efectos de establecer con precisión el riesgo asegurable y su indemnización en caso de siniestro;
Que la Instrucción Administrativa número 03 de mayo de 2008 de la Superintendencia de Notariado y Registro, estableció las garantías que deben prestar los notarios entrantes, sin perjuicio de las que para el efecto reglamente el Consejo Superior;
Que con fundamento en lo anterior, procede el Consejo Superior a regular los mecanismos dirigidos a garantizar la continuidad del servicio público notarial, por parte de aquellos notarios que reemplacen a quienes no superen el concurso o al que se retire por las causas previstas en la ley;
Por lo expuesto, el Consejo Superior,
ACUERDA:
ARTÍCULO 1o. REGLAMENTO PARA LA CONSTITUCIÓN DE GARANTÍA QUE ASEGURE LA CONTINUIDAD EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO PÚBLICO NOTARIAL. <Acuerdo subrogado por el Acuerdo 168 de 2008> Las disposiciones del presente reglamento definen los mecanismos de cobertura del riesgo en la prestación del servicio público notarial con el propósito de garantizar su continuidad, por parte de quienes sean designados notarios en carrera notarial o en interinidad según corresponda.
Para el efecto propuesto, quien sea designado notario en propiedad, como consecuencia de la lista de elegibles del concurso público y abierto para la designación de notarios en propiedad, o en interinidad para prestar transitoriamente el servicio notarial mientras se designa quien deba ocupar la vacante correspondiente en propiedad, deberá constituir de manera previa a su posesión, a favor de la Superintendencia de Notariado y Registro, una garantía mediante la cual el Notario entrante garantice la continuidad en la prestación del servicio notarial de la Notaría que asume.
Dicha garantía será imputable al incumplimiento de funciones y responsabilidades que por la ley, el reglamento y el acto administrativo general le son confiadas, cuando así llegare a constar en acto administrativo motivado proferido por dicha Superintendencia, previa investigación que garantice el debido proceso y el derecho de defensa.
Ocurrido el siniestro, habrá lugar al pago de la garantía dentro del mes siguiente a la fecha en que quede ejecutoriado el acto administrativo que declare el incumplimiento de las obligaciones del notario amparado o afianzado, causante de la afectación del servicio público notarial, en cuyo caso el valor de los perjuicios a indemnizar deberá sujetarse a lo dispuesto en los artículos 1088 y 1089 del Código de Comercio.
Cuando la garantía sea otorgada por una entidad del sector financiero, compañía de seguros o sociedad fiduciaria, a la investigación que al efecto se adelante se le vinculará como tercero interesado.
ARTÍCULO 2o. CONDICIONES DE LA GARANTÍA QUE DEBE OFRECER QUIEN SEA DESIGNADO COMO NOTARIO EN PROPIEDAD O EN INTERINIDAD. <Acuerdo subrogado por el Acuerdo 168 de 2008> Las condiciones que deberá observar la garantía que deberá constituir quien sea designado notario en propiedad o en interinidad son las siguientes:
1. Cobertura
El objetivo de la garantía consiste en brindar protección a la Superintendencia de Notariado y Registro contra el incumplimiento a las obligaciones legales, reglamentarias y contractuales del Notario que ingresa al servicio, en reemplazo del que no superó el concurso o del que se retiró por las causas previstas en la ley y que afecten la continuidad del servicio notarial.
2. Clases de garantía
Quien sea designado como notario, deberá constituir a favor de la Superintendencia de Notariado y Registro una cualquiera de las siguientes garantías:
a) Fiducia mercantil en garantía
A través de este mecanismo, el Notario podrá transferir la propiedad de uno o varios bienes a título de fiducia o encargo fiduciario a fin de garantizar al Estado colombiano, el cumplimiento de sus obligaciones como Notario y, por ende, la continuidad en la prestación del servicio notarial.
Los bienes o derechos que sean entregados en fiducia mercantil en garantía deberán ofrecer al Estado colombiano un respaldo idóneo y suficiente para ese fin.
b) Consignación de dinero en efectivo
A través de la consignación de dinero en efectivo en una entidad bancaria o en una corporación financiera en una cuenta a nombre de la Superintendencia de Notariado y Registro, el Notario entrante, asegurará la continuidad del servicio notarial, debiendo el banco o la corporación expedir el correspondiente título, en el cual conste las situaciones amparadas.
c) Endoso en garantía de títulos valores
Será admisible el endoso en garantía de los siguientes títulos valores de contenido crediticio: (i) certificados de depósito a término emitidos por una entidad financiera sometida a vigilancia y control de la Superintendencia Financiera; (ii) pagarés emitidos por una entidad financiera sometida a vigilancia y control de la Superintendencia Financiera. En todos los casos, la Superintendencia de y Registro deberá ser el beneficiario exclusivo del título valor.
En aplicación de las disposiciones contenidas en el Código de Comercio para el endoso en garantía de títulos valores, los títulos entregados en garantía de las obligaciones a cumplir por el Notario entrante, no podrán ser negociados y se entregarán únicamente al vencimiento del término de vigencia de la garantía.
d) Garantía Unica de Cumplimiento
Póliza de seguros otorgada por compañías de seguros que cuenten con permiso de funcionamiento otorgado por la Superintendencia Financiera, siempre que tengan autorizado el ramo de cumplimiento y de seguros de caución.
3. Amparos
Las garantías se constituyen con el fin de amparar los perjuicios derivados de la interrupción o suspensión del servicio público de notariado ocasionado por el incumplimiento de obligaciones legales, reglamentarias y contractuales por parte del notario correspondiente, derivado, entre otras, de situaciones tales como:
a) El no pago de obligaciones administrativas, fiscales, personales y laborales;
b) La falta de vinculación de personal suficiente para la prestación del servicio y el pago de sus salarios, prestaciones sociales y emolumentos dirigidos a la seguridad social;
c) La prestación ineficiente o parcial del servicio público notarial, desacatando los estándares legales, los horarios y fechas establecidos;
d) La ausencia de local y equipo de oficina adecuado a las necesidades y prontitud en el servicio;
e) El desorden o pérdida de archivos;
f) La falta de equipos y paquetes informáticos;
g) El pago inoportuno de los servicios públicos domiciliarios.
4. Suficiencia de la garantía
Las garantías que se otorguen por el notario designado, deben ser evaluadas, analizadas y aprobadas por la Superintendencia de Notariado y Registro, en su calidad de organismo técnico y administrativo del concurso, en forma previa a la fecha en la cual la posesión del notario empieza a surtir efectos jurídicos.
5. Vigencia de la garantía
La cobertura de los riesgos a que se ha hecho mención, se deberá amparar el incumplimiento de las obligaciones asignadas al notario desde su posesión y por los primeros dos (2) años de su gestión, con la obligación de ser renovado por el término de un (1) año.
6. Declaratoria del incumplimiento
En caso de incumplimiento de las obligaciones amparadas por las garantías previstas en el presente Acuerdo, el Superintendente de Notariado y Registro, una vez agotado el debido proceso y garantizados los derechos de defensa y contradicción del notario respectivo, y del tercero interesado, según el caso, declarará mediante acto administrativo motivado el acaecimiento del riesgo amparado y establecerá la cuantía del daño, siguiendo para este efecto los parámetros establecidos en los artículos 1088 y 1089 del Código de Comercio. En el mismo acto administrativo se ordenará hacer efectiva la garantía correspondiente.
Para el caso de las garantías otorgadas mediante póliza de seguro, el acto administrativo así expedido hace las veces de reclamación.
Este acto administrativo se notificará conforme a las previsiones del Código Contencioso-Administrativo al asegurado y al asegurador y contra el mismo sólo procede el recurso de reposición.
En el caso de las otras garantías previstas en el presente Acuerdo, el acto administrativo en firme se comunicará a la sociedad fiduciaria o a la entidad financiera o bancaria que haya expedido la garantía o el título correspondiente, para hacerla efectiva.
La declaratoria de incumplimiento aquí prevista no exime al notario de asumir las responsabilidades, disciplinaria, penal y fiscal a que haya lugar.
Para determinar el valor de la póliza, del título valor, de la consignación en efectivo o del contrato de fiducia, deben tenerse en cuenta el monto de las obligaciones a adquirir por el Notario que ingresa al servicio notarial, los cuales consisten en el pago de salarios y prestaciones sociales de los empleados vinculados a la Notaría, el pago de los gastos del local, de mantenimiento de equipos, de los subsidios y recaudos notariales, de los aportes especiales con destino a la Superintendencia, la declaración del impuesto de retención en la fuente, del Impuesto al Valor Agregado, el pago del aporte especial de la administración de justicia, entre otros.
7. Aprobación de garantías
Las garantías que se otorguen por el notario designado, deben ser evaluadas, analizadas y aprobadas por la Superintendencia de Notariado y Registro, en su calidad de organismo técnico y administrativo del concurso, en forma previa a la fecha a partir de la cual, el acto de posesión del Notario empieza a surtir efectos jurídicos.
8. Cuantía
Las cuantías que se relacionan a continuación determinan los rangos mínimo y máximo de los gastos reportados por los notarios de primera, segunda y tercera categorías a la Superintendencia de y Registro, en el año anterior, a partir de los cuales se deberá establecer el valor o monto de la garantía que debe constituir el notario que ingresa al servicio notarial.
a) Notarías de Primera Categoría: $15.020.976.00 y $6.588.358.184.00;
b) Notarías de Segunda Categoría: $3.973.730.00 y $503.993.693.00;
c) Notarías de Tercera Categoría: $3.603.750.00 y $239.473.024,00.
ARTÍCULO 3o. VIGENCIA DEL REGLAMENTO. <Acuerdo subrogado por el Acuerdo 168 de 2008> El Reglamento de otorgamiento de garantía para asegurar la continuidad en la prestación del servicio notarial que por medio del presente acuerdo es expedido y rige a partir de la fecha de su publicación.
Publíquese y cúmplase.
Dado en Bogotá, D. C., a 19 de junio de 2008.
El Presidente del Consejo Superior,
CARLOS HOLGUÍN SARDI,
Ministro del Interior y de Justicia.
La Secretaria Técnica del Consejo Superior,
MARÍA TERESA SALAMANCA ACOSTA.