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ACUERDO 0031 DE 2002
(diciembre 20)
Diario Oficial No. 45.176, de 3 de mayo de 2003
CAJA NACIONAL DE PREVISIÓN SOCIAL
Por el cual se conforma y se definen las funciones del Comité de Audítoría de la Junta Directiva de Cajanal, de conformidad con lo previsto en la Circular Externa número 009 de 1998, emanada de la Superintendencia Bancaria y demás normas relacionadas con la materia y el sistema de control interno de Cajanal.
LA JUNTA DIRECTIVA DE LA CAJA NACIONAL DE PREVISIÓN SOCIAL, CAJANAL,
en uso de sus facultades legales y estatutarias, y en especial las conferidas por las Leyes 489 y 490 de 1998, y en el artículo 23 del Acuerdo 014 de 1999, y
CONSIDERANDO:
Que la Superintendencia Bancaria, mediante requerimiento número 2000013152-1 del 26 de julio de 2001, solicitó la constitución del "Comité de Auditoría" de que trata la Circular Externa número 009 de 1998, previsto en el Capítulo 9o., Título I, numeral 7 de la Circular Básica Jurídica, cuyo ámbito de aplicación prescribe:
Concepto y efectividad del control interno. "El control interno se define como un proceso realizado por la Junta Directiva, los administradores y demás personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable en la búsqueda del cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías que si bien son distintas entre sí, se encuentran íntimamente relacionadas:
- Efectividad y eficiencia de las operaciones, esto es el cumplimiento de los objetivos básicos de la entidad, salvaguardando los recursos de la misma; es decir, los activos de la empresa y los bienes de terceros que se encuentran en poder de la entidad.
- Suficiencia y contabilidad de la información financiera, así como de la preparación de todos los estados financieros, y
- Cumplimiento de la regulación aplicable, categoría que se refiere al cumplimiento de las leyes, estatutos, reglamentos o instrucciones a que está sujeta la entidad.
En desarrollo de lo expuesto, cada entidad deberá definir las estrategias de control que aplicará para conseguir tales objetivos, los cuales pueden pensarse como un todo para la entidad o específicos para las diferentes actividades desarrolladas al interior de la misma.
Un proceso de control interno se considera efectivo cuando proporcione a la administración una seguridad razonable sobre los siguientes aspectos:
- La extensión en la cual se están consiguiendo los objetivos de las operaciones de la entidad.
- La confiabilidad en la preparación de la información financiera y contable.
- El cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables, y
- Los procedimientos operativos diseñados;
Qué conforme a las normas citadas y esquema de control, es responsabilidad de la Junta Directiva de la empresa la definición de la estructura y la supervisión de la operación de los sistemas de control interno, proceso que desarrollará a través del Comité de Auditoría";
Que no obstante obedecer la creación del "Comité de Auditoría" a un requerimiento de la Superintendencia Bancaria, su ámbito de funcionamiento y control debe abarcar los dos negocios que desarrolla Cajanal, esto es la Administradora de Pensiones y como Entidad Promotora de Salud, EPS, y
Que de acuerdo con los considerandos anteriores, mediante el presente acuerdo de la Junta Directiva, se definen las funciones y se conforma el "Comité de Auditoría" de Cajanal,
ACUERDA:
ARTÍCULO 1o. COMITÉ DE AUDITORÍA. Para el adecuado cumplimiento de la labor que le corresponde a la Junta Directiva en la definición de las políticas y en la ordenación del diseño de los procedimientos de control interno, así como en la supervisión de la operación de dichos sistemas, se conforma un Comité de Auditoría dependiente de la misma Junta, que desarrollará las actividades que señala el presente acuerdo.
ARTÍCULO 2o. RESPONSABILIDAD DEL COMITÉ DE AUDITORÍA DE CAJANAL. El Comité de Audítoría tendrá como función desarrollar actividades de control interno, de acuerdo con el alcance del concepto definido en el artículo 1o. anterior y su responsabilidad se limitará como un organismo de apoyo a la Junta Directiva en la toma de decisiones atinentes al control y el mejoramiento de los procesos de la empresa, sin que su actividad pueda sustituir la responsabilidad relacionada con la supervisión e implementación del sistema de control interno, que le corresponde a la Junta Directiva y a la Oficina de Control Interno de la empresa.
PARÁGRAFO. Sin perjuicio de la responsabilidad atribuible a la Junta Directiva en la definición de políticas y en la ordenación del diseño de la estructura del sistema de control interno, que debe constar por escrito y divulgarse a nivel directivo de la organización, es pertinente resaltar el deber que les corresponde a todos y cada uno de los funcionarios dentro de la organización, quienes en desarrollo de sus funciones y con la aplicación de procesos operativos apropiados deberán procurar el cumplimiento de los objetivos trazados por la dirección, siempre sujetos a los límites por ella establecidos, como responsables de la dirección y gestión de los procesos dentro del ámbito del autocontrol.
ARTÍCULO 3o. FUNCIONES DEL COMITÉ DE AUDITORÍA DE CAJANAL. El Comité de Auditoría desarrollará las siguientes actividades:
- Verificar la existencia del Plan de Control Interno y el esquema de seguimiento al desarrollo de las actividades críticas de la empresa y sus negocios.
- Supervisar la estructura del control interno de la empresa de forma tal que se pueda establecer si los procedimientos diseñados protegen razonablemente sus bienes y si existen controles para verificar que las operaciones y transacciones están siendo adecuadamente autorizadas y registradas.
- Supervisar las funciones y actividades de la Oficina de Control Interno, con el objeto de determinar su independencia en relación con las actividades que controla y audita, y verificar que el alcance de sus labores satisfacen las necesidades de control de la empresa.
- Velar por la transparencia de la información financiera que prepara la empresa y su apropiada revelación. Para ello, deberá vigilar que existen los controles necesarios y los instrumentos adecuados para verificar que los estados financieros revelen la real situación financiera de la empresa.
- Velar porque existan los controles necesarios para evitar que la empresa sea utilizada como instrumento para la realización de actividades delictivas, revisando para tal efecto los informes de la Oficina de Control Interno, Control Interno Disciplinario y de la Revisoría Fiscal.
- Evaluar los informes de control interno practicados por la Oficina de Control Interno y el Revisor Fisal, verificando que la administración haya atendido sus sugerencias y recomendaciones.
- Verificar el alcance de los informes de control interno y requerimientos relacionados de los entes de control y constatar su cumplimiento.
- Confirmar o reprobar el concepto de la Revisoría Fiscal frente al informe de suficiencia y adecuación de las medidas de control interno de la empresa, que debe presentar a la Junta Directiva.
- Solicitar los informes que considere convenientes para el adecuado desarrollo de sus funciones.
- Verificar la divulgación y cumplimiento por parte de los servidores públicos y terceros relacionados, el cumplimiento de las disposiciones del Código de Ética de la empresa.
- Darse su propio reglamento de trabajo.
- Las demás que le fije la Junta Directiva, en su reglamento interno.
ARTÍCULO 4o. SOPORTES DOCUMENTALES DEL COMITÉ DE AUDITORÍA. Para el adecuado cumplimiento de sus funciones el Comité de Auditoría deberá conocer y/o evaluar cuando menos el siguiente material documental:
- Los estados financieros de prueba de la empresa y sus negocios.
- El dictamen de los estados financieros emitido por el Revisor Fiscal.
- Los informes de control interno emitidos por el Revisor Fiscal y las cartas de recomendaciones u observaciones emitidas por el mismo.
- El plan anual de auditoría de la Oficina de Control Interno y de la Revisoría Fiscal.
- Los informes de observaciones que remitan a la empresa la Superintendencia Bancaria, la Superintendencia Nacional de Salud y la Contraloría General de la República como consecuencia de deficiencias detectadas en las evaluaciones que efectúen a los sistemas de control interno.
- Los informes donde conste la evaluación periódica del control de aportes y la cartera por aportes de salud y pensiones.
- Los informes del proceso de fiscalización de aportes de pensiones y salud.
- Las demás actividades que se consideren convenientes o que defina la Junta Directiva.
ARTÍCULO 5o. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE AUDITORÍA. El Comité estará conformado por tres (3) miembros de la Junta Directiva, quienes además podrán designar profesionales independientes a la administración de la empresa para apoyar la evaluación de actividades que por su complejidad o magnitud lo considere necesario el Comité o la Junta Directiva.
PARÁGRAFO 1o. A las reuniones del Comité pueden ser citados, con la frecuencia necesaria y con el fin de suministrar las explicaciones pertinentes acerca de asuntos de control interno, el Gerente General, los Subdirectores, el Jefe de la Oficina de Control Interno, el Revisor Fiscal, así como cualquier otro funcionario que el Comité considere conveniente.
PARÁGRAFO 2o. Los miembros de la Junta Directiva elegidos para conformar el Comité de Auditoría permanecerán en sus funciones por un período mínimo de un (1) año.
ARTÍCULO 6o. REUNIONES DEL COMITÉ DE AUDITORÍA. El Comité se reunirá en forma trimestral o extraordinaria, cuando lo estime necesario frente a circunstancias tales como revelación de deficiencias e n el sistema de control interno que requieran una evaluación y correctivos urgentes, cambios significativos en las políticas de la empresa o en la normatividad que regula, las operaciones de la misma, cambios o amenazas del entorno competitivo, cuando la Junta Directiva reciba requerimientos especiales de los entes de control y en los casos que la Junta Directiva o la Gerencia General de la empresa lo consideren necesario.
ARTÍCULO 7o. SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ DE AUDITORÍA Y FUNCIONES. La Secretaría Técnica del Comité estará a cargo del Jefe de la Oficina de Control Interno de Cajanal.
Son funciones de la Secretaría Técnica:
- Citar a las reuniones y llevar las actas del Comité de Auditoría.
- Elaborar y presentar los informes técnicos que requiera el Comité de Auditoría o la Junta Directiva y en forma especial un informe anual de cierre del ejercicio económico de la empresa.
- Presentar a la Gerencia General de Cajanal los informes que defina el Comité de Auditoría.
- Las demás que se consideren necesarias.
ARTÍCULO 8o. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
La Presidente,
LUZ STELLA ARANGO DE BUITRAGO.
El Secretario,
GUILLERMO TORRES JUYO.