RESOLUCION 265 DE 2000
(julio 13)
Diario Oficial No 44.098, del 25 de julio de 2000
PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION
Por la cual se crea el Comité de Archivo de la Procuraduría
General de la Nación y se le asignan funciones.
EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACION,
en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales,
en especial las conferidas en los numerales 7o. y 34
del artículo 7o del Decreto 262 de febrero
del año 2000, y
CONSIDERANDO:
Que es deber constitucional del Estado y de las personas, proteger las riquezas naturales y culturales de la Nación, y garantizar el derecho a acceder a los documentos públicos, de acuerdo con los artículos 8o., 72 y 74 inciso 2o.;
Que es necesario seleccionar, organizar y conservar el acervo documental que integre el Archivo General de la Procuraduría General de la Nación, y promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden regional;
Que en virtud del artículo 2o. de la Ley 80 de 1989, por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones, es función de tal entidad fijar las políticas y expedir los reglamentos necesarios para la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Nación;
Que el Acuerdo 12 de 1995, modificatorio del Acuerdo 07 de 1994, por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos, proferido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, dispone en el artículo 4o. la creación del Comité de Archivo en las entidades, legalizado mediante acto administrativo, con el fin de asesorar a la alta dirección, responsable de definir los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos;
En mérito de lo expuesto, el Procurador General de la Nación,
RESUELVE:
ARTICULO 1o. CREACION. Créase el Comité de Archivo de la Procuraduría General de la Nación, órgano asesor del Procurador General, como responsable de determinar las políticas, los planes, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos, concernientes a la gestión documental en la Entidad.
ARTICULO 2o. FUNCIONES. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 231 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Son funciones del Comité de Archivo:
1. Asesorar al Procurador General de la Nación en la formulación de políticas de gestión documental del Organismo a nivel nacional.
2. Evaluar y aprobar los planes, programas, reglamentos y procedimientos de gestión documental, entendida esta como el manejo y organización técnica de la documentación producida y recibida por las distintas dependencias a nivel nacional.
3. Promover por la debida organización, conservación y utilización del patrimonio documental de la entidad, con base en los principios rectores de la función archivística nacional.
4. Promover por la conservación, preservación, integridad y autenticidad del acervo documental de la Entidad, mediante la aplicación de tecnologías micrográficas, de imágenes digitales, u otras que cumplan con el objetivo de almacenar, localizar y recuperar con fidelidad la documentación, y cuya producción de copias tenga valor legal.
5. Promover y aprobar la aplicación de criterios comunes para la evaluación, selección, descarte y traslado de documentos al archivo central.
6. Aprobar la tabla de Retención documental de la entidad y promover por su aplicación.
7. Autorizar la eliminación de documentos, siempre con base en lo que establezca la Tabla de Retención Documental y de acuerdo con la reglamentación que para tal efecto se expida.
8. Promover la integración de los archivos de las Procuradurías Regionales al Sistema Central de Archivo, bajo la coordinación del Comité de Archivo de la Procuraduría General de la Nación.
9. Darse su propio reglamento.
10. <Numeral adicionado por el artículo 4 de la Resolución 10 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Velar por el cumplimiento del Programa de Gestión Documental, de conformidad con el artículo 12.
ARTICULO 3o. INTEGRACION. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 231 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> El Comité de Archivo estará integrado por los siguientes servidores: el Viceprocurador General de la Nación o su delegado, el Secretario General o su delegado, el Jefe de la Oficina de Planeación, el Jefe de la Oficina Jurídica, el Jefe de División Administrativa, el Jefe de la División Financiera, el Jefe de la División de Documentación, y un archivista del archivo central de la Procuraduría General de la Nación de Bogotá, designado por el Jefe de la División de Documentación, quien actuará como Secretario, este tendrá derecho de voz mas no de voto.
PARÁGRAFO 1o. El Comité de Archivo será presidido por el Viceprocurador General o su delegado.
PARÁGRAFO 2o. Podrán ser invitados a participar en el Comité de Archivo, con voz pero sin voto, los servidores de la entidad cuyo concepto se requiera, así como personas ajenas al Organismo cuando se considere que pueden aportar elementos de juicio para la toma de decisiones.
PARÁGRAFO 3o. A las reuniones del Comité asistirá como invitado con derecho a voz mas no a voto, el Jefe de la Oficina de Control Interno de la entidad.
ARTICULO 4o. REUNIONES Y ACTAS. El Comité se reunirá, por convocatoria del Viceprocurador General o su delegado, trimestralmente dentro de los diez (10) primeros días del respectivo trimestre, y de manera extraordinaria cuando se requiera, a solicitud de cualquiera de sus miembros. Lo acontecido en sus reuniones se consignará en actas numeradas que suscribirán conjuntamente el Presidente y el Secretario del Comité.
ARTICULO 5o. DECISIONES. <Artículo modificado por el artículo 3 de la Resolución 231 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Habrá quórum decisorio con la presencia de cuatro (4) integrantes del Comité. Las decisiones se tomarán por mayoría absoluta de sus miembros.
ARTICULO 6o. Esta resolución deroga las Resoluciones R-028 de 1991 y 031 de 1997, y rige a partir de la fecha su expedición.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Dada en Santa Fe de Bogotá, D. C., a 13 de julio de 2000
JORGE ALBERTO HERNANDEZ ESQUIVEL
El Procurador General de la Nación (E.)