RESOLUCIÓN 231 DE 2007
(agosto 24)
Diario Oficial No. 46.751 de 14 de septiembre de 2007
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
Por la cual se modifica la Resolución 265 del 13 de julio de 2000.
EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN,
en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en los numerales 7 y 34 del artículo 7o del Decreto 262 de febrero del año 2000, y
CONSIDERANDO:
Que es necesario seleccionar, organizar y conservar el acervo documental que integre el Archivo General de la Procuraduría General de la Nación, y promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden regional;
Que en virtud del artículo 2o de la Ley 80 de 1989, por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones, es función de tal entidad fijar las políticas y expedir los reglamentos necesarios para la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Nación;
Que en cumplimiento de lo ordenado por el Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, la Procuraduría General expidió la Resolución 265 del 13 de julio de 2000, por medio de la cual creó el Comité de Archivo de la entidad;
Que en el mencionado acto administrativo, en su artículo 3o, se nombró como un integrante permanente, con voz y voto, al Jefe de la Oficina de Control Interno;
Que la Ley 87 de 1993, por la cual se establecieron normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado, en su artículo 12, relativo a las funciones de los auditores internos, se estableció en el parágrafo, la prohibición al Jefe de Control Interno o a quien haga sus veces, de participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones o refrendaciones;
Que en el Acuerdo 12 de 1995, se establece que podrán asistir como invitados a las reuniones del Comité a aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes incluyendo dentro de los invitados al Jefe de la Oficina de Control Interno, entre otros.
Que el artículo 19 ibídem, señala que el Comité de Archivo es un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos;
En mérito de lo expuesto, el Procurador General de la Nación,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. <Ver modificaciones a este artículo directamente en la Resolución 265 de 2000> El artículo 2o de la Resolución 265 de 2000 quedará así:
Funciones. Son funciones del Comité de Archivo:
1. Asesorar al Procurador General de la Nación en la formulación de políticas de gestión documental del Organismo a nivel nacional.
2. Evaluar y aprobar los planes, programas, reglamentos y procedimientos de gestión documental, entendida esta como el manejo y organización técnica de la documentación producida y recibida por las distintas dependencias a nivel nacional.
3. Promover por la debida organización, conservación y utilización del patrimonio documental de la entidad, con base en los principios rectores de la función archivística nacional.
4. Promover por la conservación, preservación, integridad y autenticidad del acervo documental de la Entidad, mediante la aplicación de tecnologías micrográficas, de imágenes digitales, u otras que cumplan con el objetivo de almacenar, localizar y recuperar con fidelidad la documentación, y cuya producción de copias tenga valor legal.
5. Promover y aprobar la aplicación de criterios comunes para la evaluación, selección, descarte y traslado de documentos al archivo central.
6. Aprobar la tabla de Retención documental de la entidad y promover por su aplicación.
7. Autorizar la eliminación de documentos, siempre con base en lo que establezca la Tabla de Retención Documental y de acuerdo con la reglamentación que para tal efecto se expida.
8. Promover la integración de los archivos de las Procuradurías Regionales al Sistema Central de Archivo, bajo la coordinación del Comité de Archivo de la Procuraduría General de la Nación.
9. Darse su propio reglamento.
ARTÍCULO 2o. El artículo 3o de la Resolución 265 de 2000 quedará así:
Integración. El Comité de Archivo estará integrado por los siguientes servidores: el Viceprocurador General de la Nación o su delegado, el Secretario General o su delegado, el Jefe de la Oficina de Planeación, el Jefe de la Oficina Jurídica, el Jefe de División Administrativa, el Jefe de la División Financiera, el Jefe de la División de Documentación, y un archivista del archivo central de la Procuraduría General de la Nación de Bogotá, designado por el Jefe de la División de Documentación, quien actuará como Secretario, este tendrá derecho de voz mas no de voto.
PARÁGRAFO 1o. El Comité de Archivo será presidido por el Viceprocurador General o su delegado.
PARÁGRAFO 2o. Podrán ser invitados a participar en el Comité de Archivo, con voz pero sin voto, los servidores de la entidad cuyo concepto se requiera, así como personas ajenas al Organismo cuando se considere que pueden aportar elementos de juicio para la toma de decisiones.
PARÁGRAFO 3o. A las reuniones del Comité asistirá como invitado con derecho a voz mas no a voto, el Jefe de la Oficina de Control Interno de la entidad.
ARTÍCULO 3o. El artículo 5o de la Resolución 265 de 2000 quedará así:
Decisiones. Habrá quórum decisorio con la presencia de cuatro (4) integrantes del Comité. Las decisiones se tomarán por mayoría absoluta de sus miembros.
ARTÍCULO 4o. <Artículo no incluido en el original>
ARTÍCULO 5o. <Artículo no incluido en el original>
ARTÍCULO 6o. Esta resolución modifica la Resolución 0265 del 13 de julio de 2000, y rige a partir de la fecha de su expedición.
Comuníquese, publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 24 de agosto de 2007.
El Procurador General de la Nación,
EDGARDO JOSÉ MAYA VILLAZÓN.