Resolución 41 de 2001 PGN

RESOLUCION 041 DE 2001

(marzo 2)

Diario Oficial No. 44.373, de 30 de marzo de 2001

PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 41 de 2007>

<NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia>

por medio de la cual se expiden los Manuales de Procedimientos para la Procuraduría General de la Nación.

El Viceprocurador General de la Nación,

en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en el numeral 17 del artículo 17 del Decreto 262 de 2000 y la Resolución número 420 de noviembre 21 de 2000 mediante la cual el Procurador General de la Nación, delegó las funciones previstas en el numeral 41 del artículo 7o. del Decreto 262 de 2000 en cuanto a la expedición de los procedimientos de la entidad y la adopción del mejoramiento continuo, y

CONSIDERANDO:

1. Que es necesario contar con procedimientos documentados que guíen la ejecución del trabajo administrativo y disciplinario dentro de los criterios de eficiencia y eficacia.

2. Que es necesario determinar y desarrollar procedimientos ágiles y confiables que permitan la optimización del funcionamiento de la entidad y la calidad de los servicios prestados por ella.

3. Que es necesario implantar y aplicar los manuales de procedimientos de la institución mediante un sistema que garantice su permanente actualización.

4. Que de conformidad con la Resolución 42 del 21 de noviembre de 2000, el señor Procurador General de la Nación delegó en el señor Viceprocurador la expedición de los manuales de procedimientos de la entidad, sus modificaciones y la adopción del Plan de Mejoramiento Continuo aplicables a dichos manuales.

5. Que para el adecuado ejercicio del Control Interno en la Procuraduría General de la Nación, se requieren los manuales de procedimientos debidamente formalizados. Que se efectuó la capacitación a 90 funcionarios de la Procuraduría General del Nación, quienes levantaron los procedimientos aplicando las normas técnicas ISO 9000, una vez revisado por el tutor en cuanto a la parte técnica, estos fueron revisados y aprobados en su contenido por el jefe de Dependencia,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 41 de 2007> Expedición de los Manuales de Procedimientos. Expídanse en todas sus partes los Manuales de Procedimientos de la Procuraduría General de la Nación, según se relacionan a continuación:

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

TOMO I

ASESORES DEL DESPACHO

FEBRERO DE 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprimen su dinámica diaria.

Por ello, los manuales de procedimientos adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, estamos solicitando la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno, y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas al interior de la Procuraduría.

Dependencia: Despacho del Procurador General

Proceso: Control de Gestión

Procedimiento: Control de Gestión de otras dependencias de la Procuraduría General de la Nación

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Hacer seguimiento a las funciones adelantadas por otros funcionarios de la entidad, determinar la responsabilidad de funciones que por competencia están asignadas a otras dependencias de la Procuraduría y garantizar eficacia en el ejercicio de las labores asignadas.

2. CLIENTES

Interesa a la sociedad y a los funcionarios de la Procuraduría

3. ALCANCE

El c ontrol de gestión se aplica al asesor que le ha sido asignada la coordinación de los abogados asesores, a todos los funcionarios de la Procuraduría y al Procurador General de la Nación.

4. RESPONSABILIDADES

El control de gestión involucra al asesor que le ha sido asignada la coordinación de los abogados asesores, a todos los funcionarios de la Procuraduría y al Procurador General de la Nación.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia

 Ley 200 de 1995 Código Disciplinario Único

 Código Contencioso Administrativo

 Decreto 262 del 22 de febrero de 2000

 Regímenes Especiales

 Demás normas aplicables al caso

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Libro radicador

8. CONDICIONES GENERALES

El procedimiento para el control de gestión se inicia cuando el Procurador General de la Nación dispone que el asesor que tiene la labor de coordinación de la oficina de asesores ejerza un seguimiento a las tareas asignadas a cualquier dependencia de la Procuraduría. Una vez termine el control el asesor deberá elaborar un informe detallado dirigido al Procurador General de la Nación.

9. SALIDAS

Documento Informe.

10. REGISTROS

Datos relacionados con el seguimiento efectuado, antecedentes, solicitudes, comunicaciones, providencias.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Concertación entre el asesor que adelanta el control y el Procurador General de la Nación.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

ASESOR QUE TIENE LA LABOR DE COORDINACIÓN

13.1 Evalúa la información recolectada, efectúa el correspondiente seguimiento.

13.2 Prepara el informe con destino al Procurador General de la Nación.

13.3 Elabora el informe con las recomendaciones sobre compromisos y obligaciones que se deben tener en cuenta, dirigido a la dependencia respecto de la cual se efectuó el control de gestión.

PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN

Con el fin de obtener resultados sobre la gestión de las diferentes dependencias de la Procuraduría General de la Nación una vez estudiado el informe si lo considera necesario ordena una investigación por parte de la veeduría de la Procuraduría General de la Nación.

14. INDICADORES

Número de actuaciones producidas en virtud del control de gestión

––––––––––––––––––––––––––––– X 100

Número de solicitudes recibidas para adelantar el control de gestión.

Recomendaciones Adoptadas

–––––––––––––––––––––––––––––– X100

Recomendaciones Formuladas

Dependencia: Despacho del Procurador General

Proceso: Documentos con trámite especial

Procedimiento: Elaboración de documentos por encargo del Procurador General, tales como tutelas, actos administrativos, derechos de petición y conceptos

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Elaboración de informes requeridos por los jueces de tutela, actos administrativos derechos de petición y conceptos por encargo del Procurador General para que teniendo en cuenta la urgencia o importancia, estos documentos reciban un tratamiento preferencial.

2. CLIENTES

Interesa a la persona natural o jurídica de derecho privado o público que ejerció el derecho de petición, a la dependencia que solicita un concepto jurídico, a la sociedad, al Procurador General de la Nación.

3. ALCANCE

El procedimiento de elaboración de documentos por encargo especial del Procurador se aplica al asesor que le ha sido asignada la coordinación de los abogados asesores del despacho, a la secretaria de la oficina de asesores, al Procurador General de la Nación y a la secretaria del Despacho del Procurador encargada de la correspondencia.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento de elaboración d e documentos por encargo especial del Procurador involucra al asesor que le ha sido asignada la coordinación de los abogados asesores del despacho, a la secretaria de la oficina de asesores, al Procurador General de la Nación y a la secretaria del Despacho del Procurador encargada de la correspondencia.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia

 Ley 200 de 1995 Código Disciplinario Único

 Código Contencioso Administrativo

 Decreto 262 del 22 de febrero de 2000

 Regímenes Especiales

 Demás normas aplicables al caso

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Libro radicador.

8. CONDICIONES GENERALES

El procedimiento para la elaboración de documentos por encargo especial del Procurador General se inicia cuando el Procurador directamente dispone que el asesor que tiene la labor de coordinación de la oficina de asesores efectúe el correspondiente estudio y elabore el proyecto de respuesta para su firma. Termina dicho procedimiento con la elaboración de actos administrativos, informes que requieren los jueces de tutela, conceptos, respuesta a derechos de petición y comunicaciones de diferente índole.

9. SALIDAS

Documento informe

Documento respuesta

Actos administrativos

Conceptos

< p class=CUERPOTEXTO style='line-height:11.1pt'>10. REGISTROS

Informes, oficios varios, respuestas, conceptos.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Concertación entre el asesor que adelanta el encargo especial de elaboración de documentos y el Procurador General de la Nación.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

ASESOR QUE TIENE LA LABOR DE COORDINACIÓN

13.1 Estudia y elabora el proyecto de actos administrativos, informes que requieren los jueces de tutela, conceptos, respuesta a derechos de petición y comunicaciones de diferente índole para la firma del Procurador General.

PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN

13.2 Estudia el proyecto de respuesta, acto administrativo, concepto, informe que requieren los jueces de tutela, conceptos etc., y lo firma.

14. INDICADORES

Número de documentos elaborados

–––––––––––––––––––X 100

Número de solicitudes recibidas

Dependencia: Despacho del Procurador General

Proceso: Proceso Disciplinario Unica Instancia

Procedimiento: Revisión Proyecto de Fallos

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Revisar, dentro del menor tiempo posible, el proyecto de providencia que permita adelantar de manera ágil, objetiva y transparente el proceso disciplinario de única instancia, bien sea archivando, sancionando o absolviendo de responsabilidad.

2. CLIENTES

Interesa al quejoso, al informador, a la Procuraduría General de la Nación, al investigado, a los apoderados y a la sociedad misma teniendo en cuenta que los servidores públicos investigados en este despacho ostentan los más altos cargos públicos.

3. ALCANCE

El procedimiento de revisión se aplica a la Secretaría de la Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios, a los abogados proyectistas de la Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios, a los abogados revisores del Despacho, al Procurador Auxiliar para Asuntos Disciplinarios, a la secretaria del Despacho del Procurador encargada de la correspondencia, al funcionario encargado del sistema de gestión disciplinaria GEDIS y al Procurador General de la Nación.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento de revisión involucra a la Secretaría de la Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios, a los abogados proyectistas de la Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios, a los abogados revisores del Despacho, al Procurador Auxiliar para Asuntos Disciplinarios, a la secretaria del Despacho del Procurador encargada de la correspondencia, al funcionario encargado del sistema de gestión disciplinaria GEDIS y al Procurador General de la Nación.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia

 Ley 200 de 1995 Código Disciplinario Único

 Código Conte ncioso Administrativo

 Decreto 262 del 22 de febrero de 2000

 Regímenes Especiales

 Demás normas aplicables al caso.

6. DEFINICIONES

GEDIS: Sistema de Gestión Disciplinaria.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Libro radicador

 Expediente

8. CONDICIONES GENERALES

El procedimiento para la revisión de los proyectos de fallo de única instancia se inicia cuando la División de Registro y Control y Correspondencia de la Procuraduría recibe la queja. Posteriormente, es enviada a la Secretaría de la Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios para que se someta a reparto. Una vez se encuentra en poder del abogado proyectista éste debe efectuar el correspondiente análisis y elaborar el proyecto de fallo para la revisión del asesor del Despacho, quien recibirá el proyecto con el respectivo expediente y procederá a revisarlo. Una vez finalizada la revisión el asesor deberá sustentarlo ante el Procurador General para su firma.

9. SALIDAS

Providencia que pone fin al proceso disciplinario.

10. REGISTROS

Fecha de ingreso del expediente, fecha de prescripción de la acción disciplinaria, antecedentes, autos, comunicaciones.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificar, a través del registro en el GEDIS, que se efectúen todas las anotaciones del caso, desde el ingreso del expediente a la Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios hasta la terminación de las actuaciones de competencia del Despacho.

 Las observaciones efectuadas por el revisor se deben anotar en el mismo proyecto y el proyectista debe realizar las correcciones del caso. Cuando se trate de aspectos de forma el proyectista debe entregar el proyecto corregido a más tardar el día hábil siguiente al día que se efectuaron las correcciones. En caso de que se trate de observaciones de fondo, el revisor establecerá el término dentro del cual debe entregar el proyecto corregido.

 Confrontación por parte del revisor del proyecto inicial con el proyecto final en el cual debe incluir todas las correcciones.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARÍA PROCURADURÍA AUXILIAR y PROCURADOR AUXILIAR PARA ASUNTOS DISCIPLINARIOS

13.1 Ejecuta el procedimiento de radicación y envío de quejas adelantado en la Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios.

ABOGADO PROYECTISTA

13.2 Estudia, evalúa las diligencias y elabora el proyecto conforme a derecho.

13.3 Entrega el proyecto junto con el respectivo expediente al abogado revisor previa anotación en el sistema GEDIS.

REVISOR

13.4 Estudia el expediente y concerta el proyecto con el proyectista mediando el análisis respectivo.

13.5 Pasa el proyecto junto con el expediente al Despacho del Procurador General para su consideración.

PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN

13.6 Estudia el proyecto y lo firma, y convirtiéndose en providencia.

13.7 Pasa el proyecto a una de las secretarias del Despacho quien lo envía a la Secretaría de la Procuraduría Auxiliar para que se expidan las comunicaciones del caso.

14. INDICADORES

Número de procesos disciplinarios fallados en única instancia

––––––––––––––––––––––––––––––––X 100

Número de procesos recibidos para adelantar en única instancia en el Despacho< /p>

Número de procesos disciplinarios fallados en única instancia

–––––––––––––––––––––––––––––––––X 100

Número de abogados asesores

Dependencia: Despacho del Procurador General

Proceso: Ejercicio del Poder Preferente

Procedimiento: Ejercicio del Poder Preferente

Código: OS-PD-001

Revisó: JEFE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Brindarle al conglomerado social confianza y seguridad de que la Procuraduría General de la Nación mantendrá incólume el ejercicio al debido proceso y al derecho a la defensa de quienes se vean involucrados en un proceso disciplinario por parte de una oficina de control interno.

2. CLIENTES

Interesa al solicitante del ejercicio del poder preferente, a todos los funcionarios públicos, a las oficinas de control interno, autoridades administrativas y a la sociedad.

3. ALCANCE

El poder preferente se aplica a la secretaria del Despacho del Procurador encargada de la correspondencia, a la División de Registro y Control y Correspondencia de la Procuraduría, a la Secretaria Privada, al asesor que le ha sido asignada la coordinación de los abogados asesores, a la secretaria del Despacho del Procurador General encargada de la correspondencia, al funcionario encargado del sistema de manejos de gestión GEDIS, a la secretaria de la oficina de asesores y al Procurador General de la Nación.

4. RESPONSABILIDADES

El poder preferente involucra a la secretaria del Despacho del Procurador encargada de la correspondencia, a la División de Registro y Control y Correspondencia de la Procuraduría, a la Secretaria Privada, al asesor que le ha sido asignada la coordinación de los abogados asesores, a la secretaria del Despacho del Procurador General encargada de la correspondencia, al funcionario encargado del sistema de manejos de gestión GEDIS, a la secretaria de la oficina de asesores y al Procurador General de la Nación.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia

 Ley 200 de 1995 Código Disciplinario Único

 Código Contencioso Administrativo

 Decreto 262 del 22 de febrero de 2000

 Resolución 001 de 1998

 Regímenes Especiales

 Demás normas aplicables al caso.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Expedientes

 Libro radicador

8. CONDICIONES GENERALES

El procedimiento para el ejercicio del poder preferente se inicia cuando al Despacho del Procurador General de la Nación ingresa la correspondencia normalmente por la División de Registro y Control y Correspondencia de la Procuraduría o vía fax directamente a su Despacho. Toda la correspondencia es llevada a la Secretaría Privada, en esta oficina se revisan entre otras, las solicitudes de ejercicio del poder preferente respecto de las cuales el Procurador General decide si se envía la petición al asesor que le ha sido encargada la labor de coordinación de los asesores del Procurador, o se niega la solicitud de eje rcicio del poder preferente.

El asesor que tiene la labor de coordinación de los asesores del Procurador, entregará la comunicación a uno de ellos para que adelante un completo estudio de la petición. Una vez efectuado el estudio minucioso y si encuentra mérito para ello, deberá elaborar un informe motivado dirigido al Procurador General de la Nación exponiendo los motivos por los cuales la Procuraduría General de la Nación debe asumir el poder preferente. En seguida deberá proyectar el auto para que el Procurador General de la Nación disponga remitir las actuaciones del asesor, al funcionario competente en virtud de la disposición constitucional que lo autoriza para ejercer el poder preferente.

9. SALIDAS

Documento Informe

Proyecto de auto asumiendo el ejercicio del poder preferente.

10. REGISTROS

Datos relacionados con la solicitud de ejercicio del poder preferente, antecedentes, comunicaciones, petición, providencias.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Las observaciones efectuadas por el asesor cuya labor es la de coordinar el grupo de asesores se deben anotar en el mismo informe y el abogado asesor debe efectuar las correcciones del caso. Cuando se trate de aspectos de forma debe entregar el informe corregido a más tardar el día hábil siguiente, en caso de que se trate de observaciones de fondo el asesor revisor establecerá el término dentro del cual debe entregar el proyecto nuevamente.

 Concertación entre el asesor revisor y el asesor que elaboró el informe.

 Confrontación por parte del revisor del informe inicial con el informe final en el cual debe incluir todas las correcciones.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARÍA PRIVADA

13.1 Ejecuta el procedimiento de análisis de correspondencia adelantado en la Secretaría Privada.

SECRETARÍA DESPACHO PROCURADOR

13.2 Ejecuta el procedimiento de envío y trámite de correspondencia adelantad o por la secretaria encargada de la correspondencia en el Despacho del Procurador.

SECRETARÍA OFICINA ASESORES

13.3 Ejecuta el procedimiento de recepción, reparto y archivo de correspondencia adelantado en la oficina de asesores.

ASESOR REVISOR

13.4 Efectúa el reparto de la comunicación sobre el ejercicio del poder preferente.

13.5 Mantiene constante comunicación con el asesor que estudia, evalúa las diligencias y elabora el informe.

13.6 Entrega el informe junto con el auto para que el Procurador General disponga asumir el poder preferente y lo remite al competente.

PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN

13.7 Estudia el informe y lo firma, convirtiéndose en providencia

13.8 Pasa el proyecto a una de las secretarias del Despacho quien lo envía a la secretaría de su Despacho para que se expidan las comunicaciones del caso.

14. INDICADORES

Número de procesos disciplinarios asumidos en virtud del poder preferente

––––––––––––––––––––––––––––––––X 100

Número de solicitudes recibidas para adelantar el poder preferente.

Número de procesos disciplinarios asumidos en virtud del poder preferente

–––––––––––––––––––––––––––––––––X 100

Número de abogados asesores

Dependencia: Despacho del Procurador General

Proceso: Vigilancia Preventiva

Procedimiento: Vigilancia preventiva de actuaciones administrativas.

Código: OS-PD-001

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Brindarle al conglomerado social y a las entidades públicas confianza y seguridad en la Procuraduría General de la Nación garantizará la transparencia y seriedad en el proceso en el cual se ejerce la vigilancia preventiva.

2. CLIENTES

Interesa al solicitante de la vigilancia preventiva, a las autoridades administrativas, a todos los funcionarios públicos y a la sociedad.

3. ALCANCE

El procedimiento de la vigilancia preventiva se aplica a la secretaria del Despacho del Procurador encargada de la correspondencia, a la División de Registro y Control y Correspondencia de la Procuraduría, a la Secretaría Privada, al asesor a quien se ha asignado la coordinación de los abogados asesores, a la secretaría de la oficina de asesores del Procurador, a la Procuraduría Delegada para la Contratación Estatal (reparto), al grupo de asesores del Procurador General que trabajan en materia de contratación y al Procurador General de la Nación.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento de la vigilancia preventiva involucra a la secretaria del Despacho del Procurador encargada de la correspondencia, a la División de Registro y Control y Correspondencia de la Procuraduría, a la Secretaría Privada, al asesor a quien se ha asignado la coordinación de los abogados asesores, a la secretaría de la oficina de asesores del Procurador, a la Procuraduría Delegada para la Contratación Estatal (reparto), al grupo de asesores del Procurador General que trabajan en materia de contratación y al Procurador General de la Nación.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia

 Ley 200 d e 1995 Código Disciplinario Único

 Código Contencioso Administrativo

 Decreto 262 del 22 de febrero de 2000

 Regímenes Especiales

 Demás normas aplicables al caso.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Libro radicador.

8. CONDICIONES GENERALES

El procedimiento para el ejercicio de la vigilancia preventiva se inicia cuando al Despacho del Procurador General de la Nación ingresa la correspondencia normalmente por la División de Registro y Control y Correspondencia de la Procuraduría, o vía fax. Toda la correspondencia es llevada a la Secretaría Privada. En esta oficina se revisan entre otras, las solicitudes de vigilancia preventiva. Dependiendo de la información allegada con la solicitud, el Procurador General decidirá si se adelanta la vigilancia y en qué etapa intervendrá la Procuraduría General.

Cuando la decisión del Procurador es favorable, la Secretaría Privada envía la petición a la oficina de Asesores del Procurador, una vez ingresa a este despacho el asesor que tiene la labor de coordinación, dependiendo del perfil de los demás asesores, entregará la comunicación y sus anexos a uno de los asesores del Despacho del Procurador quien efectúa el estudio minucioso y si encuentra mérito para ello, elabora un informe motivado solicitando iniciar investigación disciplinaria. Si no hay lugar a investigación disciplinaria informa que durante el proceso de vigilancia preventiva que se adelantó no se encontraron irregularidades.

9. SALIDAS

Documento Informe.

10. REGISTROS

Datos relacionados con la vigilancia preventiva, antecedentes, comunicaciones, solicitudes.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Las observaciones efectuadas por el asesor cuya labor es la de coordinar el grupo de asesores se deben anotar en el informe y el abogado asesor debe efectuar las correcciones y recomendaciones del caso. Cuando se trate de aspectos de forma se debe entregar el informe corregido a más tardar el día hábil siguiente; en caso de que se trate de observaciones de fondo el revisor establecerá el término dentro del cual debe entregar el proyecto nuevamente.

 Concertación entre el revisor y el asesor que elaboró el informe.

 Confrontación por parte del revisor del informe inicial con el informe final en el cual debe incluir todas las correcciones.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARÍA PRIVADA

13.1 Ejecuta el procedimiento de trámite de correspondencia adelantado en la Secretaría Privada.

SECRETARÍA DESPACHO DEL PROCURADOR

13.2 Ejecuta el procedimiento de llegada y salida de correspondencia adelantado por la secretaria del despacho del Procurador encargada de la correspondencia.

SECRETARÍA OFICINA ASESORES

13.3 Ejecuta el procedimiento de reparto y archivo de correspondencia adelantado por la secretaria de la oficina de asesores.

ASESOR REVISOR

13.4 Efectúa el reparto de la comunicación sobre la solicitud de vigilancia preventiva.

13.5 Entrega el informe al Procurador General de la Nación.

PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN

13.6 Estudia el informe.

13.7 Pasa el informe a la secretaria del Despacho encargada de la correspondencia.

14. INDICADORES

Número de vigilancias preventivas adelantadas

––––––––––––––––––––––––––––––––X 100

Número de solicitudes vigilancia preventiva.

Número de vigilancias preventivas adelantadas

––––––––––––––––––––––––––– X100

Número de abogados asesores

Dependencia: Despacho del Procurador General de la Nación

Proceso: Vigilancia Superior.

Procedimiento: Vigilancia sobre procesos disciplinarios en trámite en las oficinas de control interno de las entidades públicas.

Código:

Revisó: JEFE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Adelantar de oficio o a solicitud de parte, vigilancia a las actuaciones disciplinarias que adelantan las autoridades administrativas.

2. CLIENTES

Interesa al solicitante de la supervigilancia, a las oficinas de control interno, a la Procuraduría General de la Nación, a las autoridades administrativas y a la sociedad.

3. ALCANCE

El procedimiento de la vigilancia superior se aplica a la secretaria del Despacho del Procurador encargada del trámite de correspondencia, a la División de Registro y Control y Correspondencia de la Procuraduría, a la Secretaría Privada, al asesor a quien le ha sido asignada la coordinación de los asesores, al funcionario encargado del sistema de gestión disciplinaria GEDIS y al Procurador General de la Nación.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento de la vigilancia superior involucra a la secretaria del Despacho del Procurador encargada del trámite de correspondencia, a la División de Registro y Control y Correspondencia de la Procuraduría, a la Secretaría Privada, al asesor a quien le ha sido asignada la coordinación de los asesores, al funcionario encargado del sistema de gestión disciplinaria GEDIS y al Procurador General de la Nación.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia

 Ley 200 de 1995 Código Disciplinario Único

 Código Contencioso Administrativo

 Decreto 262 del 22 de febrero de 2000

 Regímenes Especiales

 Demás normas aplicables al caso.

6. DEFINICIONES

GEDIS: Sistema de Gestión Disciplinaria.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Memorandos preimpresos del Despacho Procurador General de la Nación.

8. CONDICIONES GENERALES

El procedimiento para la vigilancia superior se inicia con el ingreso de la solicitud de vigilancia al Despacho del Procurador General de la Nación. Ésta es estudiada por el Procurador General y delega su trámite en uno de los asesores de su despacho. Una vez terminada la vigilancia, el funcionario designado entregará al asesor cuya labor es la de coordinación de la oficina de asesores, un informe completo de las actividades desempeñadas y el concepto sobre si existe mérito para que se ejerza la vigilancia superior.

9. SALIDAS

Informe final de las actividades realizadas durante la vigilancia superior.

10. REGISTROS

Datos relacionados con la vigilancia superior, antecedentes y órdenes de trabajo.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Constante comunicación por parte del asesor cuya labor es la de coordinador de asesores con el asesor que adelanta la supervigilancia, esto con el objeto de establecer pautas y directrices para la ejecución de la vigilancia.

Corrección, por parte del revisor, del informe presentado por el asesor cuando se presenten errores.

Concertación entre el revisor y el asesor que elaboró el informe.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

ASESOR QUE TIENE LA LABOR DE COORDINACIÓN

13.1 Recibe la solicitud de vigilancia superior de parte del Procurador General y efectúa el reparto de la misma dependiendo del perfil de cada asesor.

13.2 Revisa y entrega el informe de la vigilancia superior al Procurador General.

ASESOR

13.3 Estudia y evalúa el oficio de solicitud de vigilancia superior.

13.4 Adelanta la correspondiente vigilancia, asistiendo a audiencias, visitando expedientes, solicitando la expedición de copias de documentos pertinentes para el caso, etc.

13.5 Entrega un completo informe de lo que sucedió durante el transcurso de la vigilancia, con la respectiva conclusión y concepto.

14. INDICADORES

Número de vigilancias superiores adelantadas

––––––––––––––––––––––––––––––X 100

Número de solicitudes de vigilancias superiores recibidas en el Despacho

Número de vigilancias superiores adelantadas

–––––––––––––––––––––––––––––– X 100

Número de abogados asesores

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

PROCURADURIA AUXILIAR EN ASUNTOS CONSTITUCIONALES

FEBRERO DE 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecuci ón de los diferentes procedimientos que le imprimen su dinámica diaria.

Por ello, los manuales de procedimiento adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, estamos solicitando la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno, y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

< span style='font-family:"Book Antiqua"; color:windowtext'>Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas al interior de la Procuraduría.

Dependencia: Procuraduría Auxiliar para Asuntos Constitucionales

Proceso: Relatoría

Procedimiento: Mantener actualizados los archivos en materia de pronunciamientos de la Corte Constitucional y facilitar éstos y la demás documentación al personal que lo solicite. Mantener archivo sobre pronunciamientos del Procurador en Asuntos Disciplinarios.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Es una oficina de apoyo (información y documentación) en asuntos constitucionales y disciplinarios, específicamente para las procuradurías auxiliares y en general, para los demás servidores de la Procuraduría e incluso particulares. Para ese efecto recopila y clasifica la jurisprudencia la Corte en materia constitucional y de tutelas, lleva un registro y archivo de los conceptos proferidos por el Procurador y coordina y controla la entrega, recibo, clasificación de libros, documentos y publicaciones, que interesen a las actividades de la Procuraduría.

2. CLIENTES

Funcionarios de las procuradurías auxiliares (Constitucional y Disciplinaria) y demás servidores de la Procuraduría, a nivel de consulta; como también particulares.

3. ALCANCE

El procedimiento involucra a un coordinador de la oficina y a un auxiliar.

4. RESPONSABILIDADES

Los mismos.

5. REFERENCIAS

Resoluciones internas y memorandos de instrucciones.

6. DEFINICIONES

No se aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Tarjetas de control de préstamos

Libro radicador de préstamos de libros

Libro control préstamos para asuntos disciplinarios.

8. CONDICIONES GENERALES

Se facilitan documentos para consultas; se busca la información, se recopila y organiza con el fin de tenerla disponible para los usuarios.

9. SALIDAS

No se aplica.

10. REGISTROS

 Fechas de entrega y devolución de libros y conceptos

11. BASES DE AUTOCONTROL

No se aplica.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

13.1 COORDINADOR OFICINA:

13.2 Atiende las solicitudes de información y documentos que formulen los Procuradores Auxiliares, adicionalmente de otras dependencias.

13.3 Actualiza los archivos sobre conceptos, sentencias y demás material que maneja la oficina.

13.4 Lleva un índice temático de los conceptos emitidos por el Procurador en procesos de control constitucional.

13.5 Hace registro mensual sobre las sentencias de constitucionalidad.

13.6 Atiende las solicitudes telefónicas.

13.7 Vela por la implementación sistematizada de la relatoría con acceso a la red, permitiendo el ingreso a los distintos programas de informática jurídica, por conducto de la División de Sistemas.

13.8 AUXILIAR

13.9 Recopila y clasifica las sentencias de la Corte Constitucional.

13.10 Elabora un índice temático y mensual de las sentencias de tutela.

13.11 Realiza labores de mensajería dentro y fuera de la entidad.

13.12 Atiende a los usuarios.

13.13 Efectúa control permanente sobre la documentación entregada en préstamo.

14. INDICADORES

Se elabora un registro mensual de las sentencias que produce la Corte Constitucional, señalando la norma demandada, la posición de la Procuraduría y la decisión de la Corte y si fue o no acogido el criterio del Procurador General.

Dependencia: Procuraduría Auxiliar para Asuntos Constitucionales

Proceso: Área de Tutelas

Procedimiento: Estudiar y Proyectar para la firma del Procurador General las solicitudes de revisión de tutelas ante la honorable Corte Constitucional. Preparar los proyectos de intervención Judicial en las tutelas que se presenten contra el Procurador General, en los casos en que éste haya delegado al Procurador Auxiliar

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Realizar el estudio jurídico para determinar si es procedente o no la solicitud de revisión de las tutelas excluidas por la honorable Corte Constitucional y proyectar la determinación respectiva para la firma del Procurador General.

Efectuar el estudio jurídico y proyectar para la firma del Procurador Auxiliar las intervenciones judiciales en los casos de tutela contra el Procurador General.

2. CLIENTES

La Corte Constitucional, el accionante (particular o la Procuraduría) y el accionado (entidades públicas o el Procurador General, según el caso).

3. ALCANCE

El procedimiento lo aplican los abogados proyectistas, el Procurador Auxiliar para Asuntos Constitucionales o disciplinarios, según el caso, Procurador General y la Corte Constitucional, cuya decisión es vinculante.

4. RESPONSABILIDADES

Se involucran en esta actividad: Secretaría del Area Consultas, Derecho de Petición y Tutelas, el proyectista, el Procurador Auxiliar para Asuntos Constitucionales o disciplinarios y el Procurador General.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política.

 Decreto 262 de 2000

 Acuerdo 5 de 1992 de la Corte Constitucional

 Decreto 2591 de 1991

 Decreto 306 de 1992

 Demás normas que lo complementen.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Libro radicador tutelas.

8. CONDICIONES GENERALES

La solicitud de revisión es un mecanismo adicional que tienen los accionantes o los accionados para lograr que las tutelas que fueron excluidas por la Corte Constitucional, puedan ser nuevamente examinadas. Actividad que puede cumplir también la Defensoría del Pueblo y cuyas causales son menos amplias que las que tiene la Procuraduría.

Por delegación del Procurador General, en los procesos de tutela, se hace una defensa de las actuaciones de éste en cuanto a derechos fundamentales se trata.

9. SALIDAS

Concepto solicitando o no la revisión

Documento de intervención judicial

10. REGISTROS

 Solicitud

 Proyecto

 Concepto

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Fecha de vencimiento ante la Corte Constitucional para solicitar la revisión.

 Fecha de vencimiento para la intervención ante las autoridades que tramiten la tutela contra el Procurador General.

 Confrontación con Defensoría del Pueblo y la Corte Constitucional para determinar si la tutela fue o no objeto de revisión.

 Fecha de entrega del proyecto al Procurador Auxiliar.

 Fecha de recibo de las solicitudes en el área correspondiente.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

13.1 SECRETARIA DE AREA CONSULTAS, DERECHO DE PETICION Y TUTELAS

13.2 Radica y entrega las Tutelas y solicitudes respectivas, al Procurador Auxiliar respectivo para reparto.

13.3 Anota en libros la fecha de la entrada, proyecto y firma del concepto.

13.4 Archiva las respuesta y conceptos.

13.5 ABOGADO PROYECTISTA

13.6 Examina los asuntos y las normas atinentes al tema y conforme a ello proyecta lo pertinente.

13.7 PROCURADOR AUXILIAR PARA ASUNTOS CONSTITUCIONALES o DISCIPLINARIOS

13.8 Revisa los proyectos elaborados por abogados.

13.9 Corrige y complementa los proyectos presentados para su firma (en caso de intervención) o la del Procurador General (Revisión).

13.10 PROCURADOR GENERAL

13.11 Firma los pronunciamientos de revisión de tutelas.

14. INDICADORES

No se ha aplicado ninguno hasta el momento.

Número de tutelas tramitadas

––––––––––––––––––––– X100

Número de tutelas radicadas

Dependencia: Procuraduría Auxiliar para Asuntos Constitucionales.

Proceso: Area de Consultas.

Procedimiento: Proyectar para la firma de los Procuradores Auxiliares (Constitucional - Disciplinario) los conceptos sobre las consultas elevadas por los funcionarios de la Entidad, los Personeros y las oficinas de Control Interno Disciplinario.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Resolver dentro de los términos legales las consultas que formulen los servidores antes citados en materia disciplinaria y funciones de Ministerio Público.

2. CLIENTES

Los peticionarios: servidores públicos de la Procuraduría, personeros y Jefes de las oficinas de control interno disciplinario.

3. ALCANCE

El procedimiento lo aplican el abogado proyectista, el coordinador y el Procurador Auxiliar para Asuntos Constitucionales o disciplinarios, según el caso.

4. RESPONSABILIDADES

Se involucran en esta actividad: la Secretaría General de la Procuraduría Auxiliar, Secretaría del Área Consultas, Derecho de Petición y Tutelas, el proyectista, el Coordinador y el Procurador Auxiliar para Asuntos Constitucionales o disciplinarios.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política.

 Decreto 001 de 1984 y sus reformas

 Ley 200 de 1995

 Decreto-ley 262 de 2000

 Resoluciones, circulares y directivas del Procurador.

 Demás normas que lo reglamenten.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Planillas

Libro radicador y de reparto de consultas.

8. CONDICIONES GENERALES

La atención de consultas tiene por objeto absolver interrogantes sobre aspectos específicos como son la aplicación de la Ley Disciplinaria y las funciones del Ministerio Público, con el fin de unificar criterios a nivel nacional que permitan que en similares situaciones se adopten las mismas soluciones jurídicas. Las cuales deben tramitarse dentro del término legal previsto.

9. SALIDAS

Concepto.

10. REGISTROS

 Copia de la consulta y sus anexos.

 Proyecto.

 Concepto de respuesta al peticionario.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Fecha de recibo en la Procuraduría General (correspondencia).

 Fecha de radicación en la Procuraduría Auxiliar.

 Examen y análisis de las normas sobre el tema o asunto objeto de la consulta.

 Fecha de entrega del proyecto al Procurador Auxiliar respectivo.

 Fecha de salida de la dependencia.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

13.1 SECRETARIA GENERAL DE LA PROCURADURIA AUXILIAR.

13.2 Recibe los documentos que lleguen de correspondencia.

13.3 Reparte la correspondencia entre las distintas áreas mediante planillas.

13.4 Lleva archivo consecutivo de los oficios y documentos producidos en las distintas áreas.

13.5 SECRETARIA DE AREA CONSULTAS, DERECHO DE PETICION Y TUTELAS

13.6 Radica y entrega las consultas al abogado coordinador para reparto entre los proyectistas.

13.7 Anota en libros la fecha de la entrega, proyecto y firma del concepto.

13.8 Archiva los oficios de respuesta.

13.9 ABOGADO PROYECTISTA

13.10 Examina las consultas y las normas atinentes al tema y conforme a ello proyecta la respuesta.

13.11 Atiende consultas verbales.

13.12 ABOGADO COORDINADOR.

13.13 Efectúa el reparto de las consultas entre los abogados proyectistas.

13.14 Revisa los proyectos de respuestas y los somete a consideración del procurador auxiliar.

13.15 Proyecta respuestas.

13.16 PROCURADOR AUXILIAR PARA ASUNTOS CONSTITUCIONALES O DISCIPLINARIOS

13.17 Revisa los proyectos elaborados por abogados.

13.18 Corrige y complementa los proyectos presentados para su firma.

14. INDICADORES

Total consultas recibidas y consultas tramitadas durante periodos específicos, generalmente por mes.

Total consultas absueltas

–––––––––––––––––– X100

Total consultas radicadas

Dependencia: Procuraduría Auxiliar para Asuntos Constitucionales

Proceso: Supervigilancia del Derecho de Petición

Procedimiento: Proyectar para el Procurador Auxiliar para Asuntos Constitucionales los requerimientos a las distintas entidades que presuntamente no han atendido el derecho de petición y revisar los reglamentos internos del derecho de petición, quejas y reclamos de las Entidades Públicas.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Velar para que las distintas entidades estatales den respuesta a los derechos de petición cuyos términos se han vencido, mediante requerimientos escritos y en caso de que éstos no sean atendidos solicitar las investigaciones correspondientes.

Así como también, velar para que estas entidades cumplan el deber legal de expedir los reglamentos internos del derecho de petición.

2. CLIENTES

El peticionario-quejoso y la entidad requerida. En caso de investigación, el funcionario que resulte competente.

En los reglamentos únicamente la entidad pública que remite el reglamento y está obligada a expedirlo (descentralizadas y centralizadas del orden nacional, gobernaciones y alcaldías de distrito especial).

3. ALCANCE

El procedimiento de supervigilancia lo desarrollan oficinistas adscritos a esa área, el abogado coordinador y el Procurador Auxiliar para Asuntos Constitucionales y vincula a la entidad ante la cual el ciudadano ha formulado el derecho de petición.

En los reglamentos se involucra además el abogado proyectista y el Procurador General que firma la resolución, así como la entidad que ha presentado el reglamento respectivo.

4. RESPONSABILIDADES

Se involucran en esta actividad: La Secretaría General de la Procuraduría Auxiliar, la Secretaría de la Procuraduría Auxiliar para Asuntos Constitucionales-Area Consultas y Derecho de Petición, el funcionario proyectista, el abogado coordinador y el Procurador Auxiliar para Asuntos Constitucionales y en los reglamentos el Procurador General.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política.

 Decreto 001 de 1984 y sus reformas

 Decret o-Ley 262 de 2000 y sus reglamentos

 Demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

1. De supervigilancia

2. De información al peticionario-quejoso sobre supervigilancia

3. De información al peticionario-quejoso sobre resultados

4. De solicitud de investigación.

5. Libro radicador de solicitudes de supervigilancia y de reparto

6. Planilla reparto.

8. CONDICIONES GENERALES

El artículo 23 de la Constitución Política establece el derecho de todo ciudadano de elevar peticiones respetuosas ante las autoridades y la obligación de éstas de responderlas en un término perentorio. En caso de que esto no suceda y ante la queja del peticionario, la Procuraduría Auxiliar requiere por una sola vez a la entidad para que cese el incumplimiento del derecho aludido, si éste persiste la oficina solicita la investigación respectiva.

En los reglamentos de derecho de petición la intervención está fundamentada en el deber legal de las entidades de expedir dichos reglamentos, que requieren para su aplicación previa revisión y aprobación de la Procuraduría General de la Nación.

9. SALIDAS

Oficios de requerimiento, de información y de investigación.

Resoluciones de aprobación o improbación de reglamentos de derechos de petición.

10. REGISTROS

 Queja

 Oficios de respuesta a las peticiones y a las entidades

 Resoluciones y antecedentes.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Fecha en que fue presentada la petición ante la respectiva entidad

 Fecha de radicación en la Procuraduría Auxiliar para Asuntos Constitucionales

 Confrontación de los proyectos de reglamentos con las normas que los reglamentan.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

13.1 SECRETARIA GENERAL DE LA PROCURADURIA AUXILIAR.

13.2 Recibe los documentos que lleguen de correspondencia.

13.3 Reparte la correspondencia entre las distintas áreas mediante planillas.

13.4 Lleva archivo consecutivo de los oficios y documentos producidos en las distintas áreas.

13.5 SECRETARIA PROCURADURIA AUXILIAR ASUNTOS CONSTITUCIONALES-AREA CONSULTAS, DERECHO DE PETICION Y TUTELAS

13.6 Recibe y radica la documentación que se reciba de la Secretaría General.

13.7 Hace el reparto.

13.8 Hace las anotaciones del trámite.

13.9 Archiva la correspondencia y documentos que evacue el área.

13.10 OFICINISTAS

13.11 Mediante los formatos respectivos y para firma del titular de la oficina elabora las respuestas a peticionarios y los requerimientos a las entidades.

13.12 Adelanta la supervigilancia del derecho de petición.

13.13 Da información al peticionario-quejoso sobre el trámite adelantado por la entidad pública y los resultados de la intervención de la Procuraduría.

13.14 Solicita investigación disciplinaria cuando se considere pertinente.

13.15 ABOGADO PROYECTISTA.

13.16 Revisa el reglamento.

13.17 Proyecta las resoluciones a que haya lugar.

13.18 ABOGADO COORDINADOR

13.19 Previa a la firma del jefe de la oficina o del Procurador General, revisa y da visto bueno a los diferentes oficios y resoluciones que se producen en esta área.

13.20 PROCURADOR AUXILIAR PARA ASUNTOS CONSTITUCIONALES

13.21 Aprueba y firma los requerimientos e informaciones que se proyectan en esta área.

13.22 Revisa para la firma del Procurador General los proyectos de resoluciones aprobatorias o improbatorias de los reglamentos internos del Derecho de petición.

14. INDICADORES

Estadística mensual de las supervigilancias adelantadas, de acuerdo con el número de quejas recibidas y evacuadas.

La misma estadística opera con los reglamentos, determinándose los que entraron, los aprobados y los devueltos.

Número de solicitudes

–––––––––––––––––

Número de oficinistas

Dependencia: Procuraduría Auxiliar para Asuntos Constitucionales

Proceso: Área Constitucional

Procedimiento: Proyectar para el Procurador General los conceptos que debe rendir ante la Corte Constitucional

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Proyectar para el estudio y firma del Procurador General de la Nación, los conceptos que éste debe rendir dentro de los procesos de control constitucional.

2. CLIENTES

La Corte Constitucional y el demandante de la norma sujeta a control. El Presidente de la República en caso de que éste presente objeciones a alguna ley.

3. ALCANCE

El procedimiento lo aplican el abogado proyectista, el Procurador Auxiliar para Asuntos Constitucionales, el Procurador General de la Nación, la Corte Constitucional, cuya decisión vincula al Estado y, a través de éste, a toda la sociedad.

4. RESPONSABILIDADES

Se involucran en esta actividad: La Secretaría de la Procuraduría Auxiliar para Asuntos Constitucionales, el Proyectista, el Procurador Auxiliar para Asuntos Constitucionales y el Procurador General.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política.

 Decreto 2067 de 1991.

 Normas concordantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Libro radicador de demandas y de reparto.

8. CONDICIONES GENERALES

El concepto que rinde el Procurador General dentro del proceso constitucional es eminentemente fiscal, no es obligatorio dentro de la decisión de la Corte Constitucional, pero contribuye al análisis normativo que ésta debe realizar. Además, constituye una síntesis importante para ser tenida en cuenta al momento de proyectar el fallo.

9. SALIDAS

Concepto ante la Corte Constitucional.

10. REGISTROS

 Copia de la demanda

 Fecha de entrada, de reparto y de entrega del proyecto

 Proyecto

 Concepto

 Fecha: de entrega en la Corte.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Fecha: de recibo en la Procuraduría Auxiliar, que determina el término para que el Procurador General rinda el respectivo concepto.

 Fecha: de reparto al proyectista, quien tiene un término fijado por el jefe de la oficina para hacer el proyecto respectivo.

 Confrontación de las normas acusadas con los mandamientos constitucionales.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

13.1 SECRETARIA DE PROCURADOR AUXILIAR PARA ASUNTOS CONSTITUCIONALES

13.2 Recibe y radica las demandas.

13.3 Radica los repartos.

13.4 Fija los términos para los abogados proyectistas.

13.5 Fija fecha de entrega a la Corte Constitucional por parte de la Procuraduría.

13.6 ABOGADO PROYECTISTA

13.7 Elabora el concepto y lo entrega dentro del término que se le haya fijado.

13.8 PROCURADOR AUXILIAR PARA ASUNTOS CONSTITUCIONALES

13.9 Revisa los proyectos elaborados por abogados.

13.10 Corrige y complementa los proyectos presentados.

13.11 Somete a consideración del Procurador General los conceptos revisados.

13.12 PROCURADOR GENERAL

13.13 Revisa los conceptos y los ratifica con su firma.

14. INDICADORES

La Procuraduría Auxiliar para Asuntos Constitucionales viene realizando un seguimiento al trabajo producido por la misma, con el fin tener información que permita establecer una estadística sobre el número de conceptos emitidos y la concordancia que ha tenido el criterio fiscal frente a los fallos de la Corte Constitucional.

Conceptos rendidos

–––––––––––––– X 100

Conceptos recibidos

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

PROCURADURÍA AUXILIAR PARA ASUNTOS DISCIPLINARIOS

FEBRERO DE 2001

VER PROCESO DISCIPLINARIO UNIFICADO

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCION NACIONAL DE INVESTIGACIONES ESPECIALES

FEBRERO DE 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprimen su dinámica diaria.

Por ello, los manuales de procedimientos adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, estamos solicitando la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno, y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

Debe conservarse en lugares libres de contaminación por agentes físicos, químicos o biológicos.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas al interior de la Procuraduría.

Dependencia: Dirección Nacional de Investigaciones Especiales

Proceso: Recaudo probatorio por comisión, dentro de las indagaciones preliminares que adelanta el Despacho del señor Procurador General.

Procedimiento:Recaudo probatorio

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Practicar mediante los medios probatorios legales las diligencias y pruebas que le permitan al Procurador determinar la ocurrencia de la conducta, determinar si es constitutiva de falta disciplinaria e identificar o individualizar al servidor público que haya intervenido en ella.

2. CLIENTES

Despacho Procurador General de la Nación. Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los expedientes que provienen de la Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios.

4. RESPONSABILIDADES

Director Nacional de Investigaciones Especiales, Funcionarios Comisionados y Secretaria del Despacho del Director y Secretaría de la Dirección Nacional.

5. REFERENCIAS

No aplica.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Registro de actuación disciplinaria

Gedis.

8. CONDICIONES GENERALES

Los términos de la comisión estarán plenamente determinados en el auto comisorio.

Se deben recaudar las pruebas ordenadas mediante auto.

9. SALIDAS

– Auto de subcomisión

– Auto de devolución de diligencias

10. REGISTROS

– Funcionario Comisionado

– Quejoso

– Cargo y Dependencia

– Adecuación provisional de la falta disciplinaria

11. BASES DE AUTOCONTROL

– Confrontar las pruebas recaudadas con la queja.

– Conformación de expedientes en original y copia, debidamente foliados en estricto orden cronológico, con el fin de evitar inconvenientes en el manejo de los mismos. En caso de hurto o pérdida de los cuadernos originales, con el de copias se podría reconstruir.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

13.1 SECRETARÍA DIRECCION NACIONAL DE INVESTIGACIONES

13.1.1 Radica el expediente

13.1.2 Pasa el expediente al Despacho del Director, para subcomisionar.

13.2 SECRETARIA DESPACHO DIRECTOR

13.2.1 Pasa al Despacho del Director.

13.3 DESPACHO DIRECTOR

13.3.1 Entrega con memorando de instrucciones a la secretaria para que elabore auto de subcomisión.

13.4 SECRETARIA DESPACHO DIRECTOR

13.4.1 Elabora auto de subcomisión para la firma del Director.

13.5 DESPACHO DIRECTOR

13.5.1 Firma auto de subcomisión

13.6 SECRETARIA DESPACHO DIRECTOR

13.6.1 Radica en el sistema y envía a la Secretaria de la Dirección Nacional para su trámite.

13.7 SECRETARÍA DE LA DIRECCION

13.7.1 Fecha y numera el auto de Subcomisión.

13.7.2 Hace la entrega del expediente al funcionario subcomisionado.

13.8 FUNCIONARIO (S) COMISIONADO (S)

13.8.1 Practica las pruebas ordenadas en el auto.

13.8.2 Elabora auto de remisión de las pruebas al competente.

13.8.3 Entrega al despacho el expediente debidamente foliado e igualado.

13.9 DESPACHO DEL DIRECTOR

13.9.1 Firma auto de remisión al Competente, para que se continúe con el trámite.

13.10 SECRETARÍA DE LA DIRECCION

13.10.1 Coloca número y fecha al auto de remisión y dirige el mismo al competente

13.10.2 Ingresa la respectiva novedad en el GEDIS

14. INDICADORES.

– Términos establecidos en el auto de subcomisión.

Dependencia: Dirección Nacional de Investigaciones Especiales

Proceso: Adelantar las indagaciones preliminares que le asigne o delegue el Procurador General y Apoyo Técnico

Procedimiento: Indagación preliminar y colaboración Técnico Científica

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Verificar la ocurrencia de la conducta, determinar si es constitutiva de falta disciplinaria e identificar o individualizar al servidor público que haya intervenido en ella.

2. CLIENTES

Quejoso, la comunidad, funcionario implicado.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los Servidores públicos a los cuales se les haya endilgado alguna falta disciplinaria.

4. RESPONSABILIDADES

Director Nacional de Investigaciones Especiales, Funcionarios Comisionados y Secretaria del Despacho del Director y Secretaría de la Dirección Nacional.

5. REFERENCIAS

No aplica.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Registro de actuación disciplinaria

Gedis

Carátula de Expediente.

8. CONDICIONES GENERALES

Los términos de la comisión estarán plenamente determinados en el auto de apertura de la indagación preliminar.

Se deben recaudar pruebas conducentes y pertinentes.

El informe debe contener una síntesis de lo actuado y recomendar el procedimiento a seguir, determinando las conductas infringidas, los funcionarios presuntamente comprometidos y la competencia para la apertura de investigación o el archivo.

En el caso de las colaboraciones técnico-científicas solicitadas con fundamento en el artículo 10 del Decreto 262 de 2000, se rinde el informe técnico correspondiente y se devuelven las diligencias a la oficina de origen.

9. SALIDAS

– Auto apertura de Indagación Preliminar

– Auto de trámite

– Informe evaluativo

– Auto de remisión al competente

10. REGISTROS

– Indagaciones Preliminares

– Fecha de apertura

– Funcionario Comisionado

– Quejoso

– Cargo y Dependencia

– Adecuación provisional de la falta disciplinaria

11. BASES DE AUTOCONTROL

– Confrontar las pruebas recaudadas con la queja.

– Conformación de expedientes en original y copia, debidamente foliados en estricto orden cronológico, con el fin de evitar inconvenientes en el manejo de los mismos. En caso de hurto o pérdida de los cuadernos originales, con el de copias se podría reconstruir.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

13.1 SECRETARÍA DESPACHO DIRECTOR

13.1.1 Proyecta auto de delegación.

13.2 DIRECTOR

13.2.1 Obtiene del egación del señor Procurador General

13.2.2 Delega al funcionario comisionado.

13.3 SECRETARÍA DESPACHO DIRECTOR

13.3.1 Entrega con memorando de instrucciones al funcionario comisionado

13.3.2 Radica en el sistema.

13.4 FUNCIONARIO COMISIONADO

13.4.1 Proyecta Auto de apertura de indagación preliminar y de pruebas.

13.5 SECRETARÍA DEL DESPACHO DEL DIRECTOR

13.5.1 Recibe el proyecto de auto de apertura y lo pasa al Despacho.

13.6 DESPACHO DEL DIRECTOR

13.6.1 Firma el auto o hace las correcciones de rigor.

13.7 SECRETARÍA DEL DESPACHO DEL DIRECTOR

13.7.1 Radica en el sistema y pasa el auto a Secretaría de la Dirección.

13.8 SECRETARÍA DE LA DIRECCION

13.8.1 Fecha y numera los autos

13.8.2 Ingresa al GEDIS la Indagación preliminar

13.8.3 Hace y remite las comunicaciones de rigor

13.8.4 Devuelve el auto tramitado al (los ) funcionario(s) comisionado(s).

13.9 FUNCIONARIO (S) COMISIONADO (S)

13.9.1 Practica las pruebas pertinentes y conducentes

13.9.2 Escucha en versión libre a los implicados

13.9.4 Elabora el informe evaluativo sugiriendo la determinación a tomar.

13.9.5 Proyecta auto de suspensión provisional del investigado en caso de hacerse necesario, por considerar que la permanencia en el cargo, función o servicio facilita la interferencia del presunto autor de la falta en el trámite normal de la investigación o ante la posibilidad de la continuidad o reiteración de la falta. Contra esta decisión no procede recurso alguno.

13.9.6 Proyecta auto de remisión al competente.

13.9.7 Entrega al despacho el informe con el expediente debidamente foliado e igualado.

13.10 DESPACHO DEL DIRECTOR

13.10.1 Firma auto de suspensión del funcionario investigado.

13.10.2 Firma auto de remisión al Competente, para que se continúe con el trámite.

13.11 SECRETARÍA DE LA DIRECCION

13.11.1 Coloca número y fecha al auto de apertura de investigación y suspensión, y realiza las comunicaciones y notificaciones pertinentes.

13.11.2 Coloca número y fecha al auto de remisión y dirige el mismo al competente.

13.11.3 Ingresa la respectiva novedad en el GEDIS.

14. INDICADORES.

– Términos establecidos en la comisión.

Dependencia: Dirección Nacional de Investigaciones Especiales

Proceso: Investigación Disciplinaria por Comisión Especial.

Procedimiento: Investigación disciplinaria hasta fallo de primera instancia.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO DEL PROCED IMIENTO

Adelantar la investigación disciplinaria con el fin de resolver la conducta del presunto implicado.

2. CLIENTES

Quejoso, la comunidad, funcionario implicado.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los Servidores públicos a los cuales se les haya endilgado alguna falta disciplinaria.

4. RESPONSABILIDADES

Presidente Comisión Especial Disciplinaria y demás Miembros comisionados.

5. REFERENCIAS

No aplica.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Registro de actuación disciplinaria

Gedis

8. CONDICIONES GENERALES

Los términos de la comisión estarán plenamente determinados en el auto que dispone conformarla.

Garantizar en todo momento de la actuación el debido proceso (comunicaciones, acceso al expediente, derechos del implicado, expedición de las fotocopias, recepción de versión, práctica de pruebas solicitadas a favor del presunto implicado, etc.).

9. SALIDAS

– Auto de apertura de investigación. –No tiene recurso– (puede incluir suspensión del funcionario investigado en caso de hacerse necesario en caso de que la permanencia en el cargo, función o servicio facilita la interferencia del presunto autor de la falta en el trámite normal de la investigación o ante la posibilidad de la continuidad o reiteración de la falta).

– Auto de Cargos.

– Fallo de primera instancia.

10. REGISTROS

– Funcionario Comisionado

– Quejoso

– Implicado (nombre completo e identificación)

– Cargo y Dependencia

– Adecuación de la falta disciplinaria

11. BASES DE AUTOCONTROL

– Igualar expedientes con su respectivo original y copia, debidamente foliados en estricto orden cronológico, con el fin de evitar inconvenientes en el manejo de los mismos. En caso de hurto o pérdida de los cuadernos originales, con el de copias se podría reconstruir.

– Permanente acceso de la defensa técnica (Apoderado) a las diligencias que se practiquen dentro de la investigación.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

13.1 DESPACHO DIRECTOR

13.1.1 Proyecta auto de apertura de investigación y de Comisión Especial Disciplinaria.

13.2 SECRETARÍA DIR ECCION NACIONAL

13.2.1 Enumera y fecha el auto y entrega a la Comisión Especial.

13.2.2 Elabora comunicaciones y hace anotaciones de rigor.

13.3 MIEMBROS COMISION ESPECIAL

13.3.1 Adelanta la respectiva investigación según pruebas ordenadas.

13.3.2 Formula cargos.

13.4 SECRETARIA DE LA DIRECCION NACIONAL

13.4.1 Efectúa las notificaciones correspondientes.

13.4.2 Recepciona memoriales de descargos

13.5 MIEMBROS COMISIÓN ESPECIAL

13.5.1 Ordena mediante auto las pruebas solicitadas por los implicados en los descargos.

13.5.2 Elaboración del fallo

13.6 SECRETARÍA DEL DESPACHO DE LA DIRECCION NACIONAL

13.6.1 Efectúa las notificaciones correspondientes.

13.6.2 Recepciona los recursos interpuestos contra el fallo (apelación o consulta)

13.6.3 Comunicaciones a Registro y Control

13.6.4 Remite el expediente al competente (segunda instancia).

14. INDICADORES.

– Términos establecidos en la comisión.

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

OFICINA DE PLANEACION

FEBRERO DE 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprimen su dinámica diaria.

Por ello, los manuales de procedimientos adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, estamos solicitando la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno, y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

Debe conservarse en lugares libres de contaminación por agentes físicos, químicos o biológicos.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas al interior de la Procuraduría.

Dependencia: Oficina de planeación

Proceso: Planeación Institucional

Procedimiento: Formulación y elaboración de Plan Estratégico

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Establecer de manera concertada y coherente el conjunto de programas y proyectos que se pretende desarrollar, para articular las acciones de las diferentes unidades y niveles de la organización; fijar un sistema de medición de resultados, contrastándolos con los recursos y esfuerzos demandados; determinar el grado de prioridad y énfasis de los propósitos adoptados.

2. CLIENTES

Los funcionarios de la Entidad y la sociedad en general.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todas las dependencias de la entidad y es válido para la Oficina de Planeación.

4. RESPONSABILIDADES

El Procurador General de la Nación, como jefe del Ministerio Público, los jefes de cada dependencia y de la Oficina de Planeación, que es la encargada de la coordinación de las actividades de preparación, adopción, seguimiento y evaluación.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia

 Ley 152 de 1994

 Decreto-ley 262 de 2000

 Ley 190 de 1995.

6. DEFINICIONES

Plan estratégico: Se refiere al conjunto de acciones o proyectos a ser adelantados por diversas Entidades del sector público, encaminados a cumplir con su objeto social.

Objetivos: Finalidad hacia la que se orientan las actividades o acciones de un plan, programa o proyecto.

Meta: Magnitud o nivel específico de los resultados, efectos o impactos que se esperan alcanzar.

DOFA: Matriz de debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de elaboración del plan de desarrollo de Planeación Nacional

 Modelo de Evaluación de la Oficina de Planeación

 Metodología de elaboración del plan a las distintas dependencias

 Formatos de ingreso de la información al sistema

 Formato de evaluación

 Modelo de aplicación de los índices de evaluación del plan.

8. CONDICIONES GENERALES

El plan de desarrollo de la Procuraduría General de la Nación (Institucional) es una herramienta gerencial que sirve para medir el grado de cumplimiento de los objetivos, metas y acciones de las distintas dependencias de la Entidad.

El plan de desarrollo debe ser conocido por todos los funcionarios de la entidad, a fin de que estén comprometidos con el cumplimiento del mismo. Sus evaluaciones serán periódicas.

Las modificaci ones al plan de desarrollo las realizará la Oficina de Planeación en coordinación con las dependencias, y siguiendo las indicaciones y orientaciones del Procurador General.

9. SALIDAS

– Plan de Desarrollo Estratégico.

10. REGISTROS

 Formatos de Evaluación

 Formatos de Ingreso de información al sistema

 Formatos de Aplicación

 Metodología de Elaboración

 Indicadores de Gestión

 Guías Información del Plan.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Las Dependencias de la Procuraduría General de la Nación, corregirán las distintas actividades del plan y las informarán a la Oficina de Planeación.

La Oficina elaborará un plan de seguimiento al plan de desarrollo.

Los jefes de las dependencias informarán los alcances, desarrollo, objetivos, metas y acciones del plan

12. ANEXOS

Formatos: de Evaluación, Seguimiento, Inversión, Financiamiento, Responsables

Programación, y actividades.

13. ACTIVIDADES

JEFE OFICINA DE PLANEACIÓN Y PROFESIONALES

13.1 Determinan los pasos a seguir para conocer los proyectos o actividades de la Procuraduría.

13.2 Diseñan y elaboran instructivos que permitan recoger la información relacionada con el plan específico de cada una de las dependencias, definiendo la metodología del trabajo.

PROFESIONAL OFICINA DE PLANEACION

13.3 Elabora un cuadro para consolidar la información que sirva para el diseño del plan concertado de la Procuraduría, el cual debe contener los Programas a desarrollar cada cuatro años.

JEFE OFICINA DE PLANEACIÓN

13.4 Envía con oficio el formato e instructivo a todas las dependencias de la entidad para su diligenciamiento.

SECRETARIA OFICINA DE PLANEACION

13.5 Recibe los formatos diligenciados y los entrega al jefe para su análisis.

PROFESIONALES OFICINA DE PLANEACION

13.6 Analizan la información recibida y elaboran una propuesta del plan, conformada por objetivos generales, fundamentación del plan, áreas temáticas, matriz dofa, objetivos de área y estrategias, su ejecución y evaluación.

13.7 Clasifican los proyectos con base en la definición de cada una de las áreas de desarrollo, estableciendo una matriz plurianual de proyectos a desarrollar y la presentan al jefe de la oficina.

JEFE OFICINA DE PLANEACIÓN

13.8 Acoge el proyecto del plan y lo envía a los Delegados y funcionarios del nivel administrativo para sugerencias y ajustes.

PROFESIONAL OFICINA DE PLANEACION

13.9 Atiende sugerencias y ajustes al Plan de Desarrollo, elaboran el documento definitivo y entregan al jefe de la Oficina el documento para su visto bueno y posterior discusión y aprobación tanto del Comité como del Procurador General.

JEFE OFICINA DE PLANEACIÓN

13.10 Presenta al Comité el Plan Cuatrienal para su discusión y visto bueno.

COMITE DE EVALUACION DEL PLAN ESTRATEGICO

13.11 Discuten y dan visto bueno al plan elaborado.

PROCURADOR GENERAL DE LA NACI ÓN

13.12 Firma el plan de desarrollo y ordena su divulgación y aplicación en la Entidad; evaluación por parte de las Oficinas de Planeación y de Control Interno. Envía copia a la Contraloría General de la República y al Departamento de Planeación Nacional para su seguimiento.

14. INDICADORES

El plan de desarrollo en todo su contexto será medido o evaluado, de acuerdo a los indicadores de gestión elaborados y aprobados por el señor Procurador General de la Nación y los jefes de cada dependencia de la Entidad.

IAP: Indicador aprobación de planes

TPA: Total de planes aprobados

TPP: Total planes presentados

IAP: Total de planes aprobados X 100

Total planes presentados

IE: Indicador de Efectividad

TEA: Total estudios aprobados

TEP: Total estudios presentados

IE: Total estudios aprobados x 100

Total estudios presentados

IE: Índice de Ejecución y proyectos

TEPP: Total de ejecución real de planes y proyectos

TPP: Total de proyectos planeado

IE: Total de ejecución real de planes y proyectos X 100

Total de proyectos planeado

Dependencia: Oficina de Planeación

Proceso: Planeación Institucional

Procedimiento: Elaboración y Actualización de los manuales de funciones, requisitos específicos y de procedimientos administrativos

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Elaborar y actualizar los manuales de funciones y requisitos de la Procuraduría General de la Nación, a fin de que todo funcionario del Ministerio Público tenga funciones detalladas para que se logre cumplir con los objetivos institucionales, fijar deberes y responsabilidades, y establecer competencias.

2. CLIENTES

Los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los cargos y dependencias de la entidad.

4. RESPONSABILIDADES

El Procurador General de la Nación, los jefes de cada dependencia e involucra directamente a la Oficina de Planeación.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia

 Ley 190 de 1995

 Decreto 262 de 2000.

6. DEFINICIONES

Proceso: Conjunto de actividades secuenciales que se desarrollan para obtener un producto o resultado satisfactorio para el cliente, a través del empleo de diferentes recursos y dentro de un tiempo predeterminado.

Actividad: Acciones necesarias para transformar determinados recursos en productos, en un período determinado.

Procedimiento: Manera específica de efectuar las actividades que componen un proceso y la secuencia que debe seguirse.

Clientes: Sujetos que reciben los resultados del proceso.

Responsabilidades: Enuncia los cargos, entidades o dependencias, responsables de realizar las actividades.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de elaboración de funciones

 Modelo de evaluación de las funciones

 Metodología de elaboración del manual de funciones y requisitos

 Formato de evaluación

 Aplicación de los índices de evaluación del manual.

8. CONDICIONES GENERALES

El manual de funciones y requisitos de la Procuraduría General, es una herramienta administrativa que sirve pa ra que todos los servidores tengan claro cuáles son sus funciones y/o competencias con respecto a los temas de la Entidad, y su finalidad es la de obtener resultados óptimos y establecer parámetros de rendimiento, definiendo normas de manejo o metas de resultados.

El manual se inicia con el diseño y elaboración del proyecto o plan de trabajo y la adopción por parte de la dependencia y del Departamento Administrativo de la Función Pública, su aprobación. En el procedimiento se deben tener en cuenta dos fases: la elaboración y el trámite de expedición.

En la etapa de elaboración, la identificación, objetivos, plan de acción, cronograma de actividades, responsables y recursos disponibles.

Igualmente, el marco de referencia que consiste en la misión, los objetivos y funciones generales, así como las funciones de cada dependencia y la normatividad existente.

En cuanto a su forma de presentación, ésta debe corresponder con la configuración de la organización.

Para la recopilación de la información se debe tener en cuenta:

Comunicación con todos los funcionarios y los jefes de la dependencia o área y explicarles la manera en que se va a proceder para obtener la información necesaria, las técnicas utilizadas (entrevistas, cuestionarios, etc.) y cuál es el grado de participación de los jefes y funcionarios.

En la dependencia en que se levanta la información, debe establecerse un responsable del proyecto y entregarle tanto los materiales e instrucciones necesarias y los accesorios para resolver dudas o sugerencias que se tengan.

Igualmente se deben tener en cuenta como mínimo estos principios o aspectos elementales para su elaboración: Identificación, nombre de la Entidad, título del manual y fecha de su elaboración.

Descripción, escribir en este renglón muy brevemente la misión, objetivos y funciones generales de la entidad o de la dependencia analizada.

Se debe establecer un cronograma para determinar las fechas de elaboración y entrega.

Es necesario identificar a los servidores según lo establecido en la planta de personal a través de sus códigos, grado, salario, para establecer las funciones y los requisitos de los funcionarios de las dependencias.

9. SALIDAS

– Los Manuales de Funciones y Requisitos mínimos y de procedimientos administrativos.

10. REGISTROS

 Formatos de Evaluación

 Formatos de Aplicación

 Metodología de Elaboración

 Indicadores de Gestión

 Guías Información de elaboración.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Los funcionarios y jefes de las Dependencias de la Procuraduría General de la Nación corregirán las distintas funciones y procedimientos e informarán a la Oficina de Planeación.

La Oficina de Planeación elaborará un plan de seguimiento al manual.

12. ANEXOS

Formatos: de Evaluación, Seguimiento, Inversión, Financiamiento, Responsables

Programación, y actividades.

13. ACTIVIDADES

JEFE OFICINA DE PLANEACION

13.1 Asigna a los profesionales de la Oficina de Planeación la tarea de elaboración de los Manuales de Funciones y Requisitos mínimos, como de los procedimientos administrativos de la Procuraduría.

PROFESIONAL OFICINA DE PLANEACION

13.2 Elabora un plan de trabajo para establecer la metodología para el diseño del manual. Si es el de funciones y requisitos mínimos, determina los requisitos del cargo en términos de conocimiento, experiencia, habilidades y actitudes y los de la entidad, en términos de productividad y eficiencia. Si se trata del manual de procedimientos administrativos, determina los principales procesos y responsables de su ejecución.

13.3 Diseña los manuales, con la colaboración de los funcionarios de las dependencias y los presenta a los jefes para su aprobación y visto bueno.

JEFES DEPENDENCIAS

13.4 Lo revisan con sus funcionarios, los aprueban y los devuelven a la Oficina de Planeación.

JEFE OFICINA DE PLANEACION

13.5 Elabora el acto administrativo para la adopción del manual, por parte del Procurador General o su delegado.

PROCURADOR GENERAL

13.6 Firma el acto administrativo o Resolución, por medio del cual se adopta el manual elaborado.

14. INDICADORES

Los indicadores de gestión evaluarán si las funciones están siendo cumplidas por los servidores públicos

IP: Indice de Proporcionalidad

TEP: Total de empleos Permanentes

TET: Total de empleos Transitorios

IP: Total de empleos Permanentes X 100

Total de empleos Transitorios

IRI: Indice de Rotación Interna

TTA: Total de traslados o ascensos

TC: Total de Cargos

IRI: Total de funciones creadas X 100

Total de Cargos

Dependencia: Oficina de Planeación

Proceso: Planeación Institucional

Procedimiento: Análisis y determinación de cargas de trabajo

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Hacer un análisis porcentual de la distribución real del trabajo, a fin de determinar las cargas en puestos administrativos, determinar funciones por puestos de trabajo, optimizar procedimientos, lo cual permitirá tener una mayor productividad de cada funcionario, así como de las dependencias.

2. CLIENTES

Los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todas las dependencias de la entidad y es válido para los jefes de las dependencias, como para la Oficina de Planeación.

4. RESPONSABILIDADES

Los jefes de cada dependencia, y la Oficina de Planeación.

5. REFERENCIAS

 Decreto-ley 262 de 2000

 Ley 190 de 1995.

6. DEFINICIONES

Proceso: Conjunto de actividades secuenciales que se desarrollan para obtener un producto o resultado satisfactorio para el cliente, a través del empleo de diferentes recursos y dentro de un tiempo predeterminado.

Actividad: Acciones necesarias para transformar determinados recursos en productos, en un período determinado.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de elaboración de cargas de trabajo

 Modelo de Evaluación de la Oficina de Planeación para las cargas de trabajo

 Metodología de elaboración para cada dependencia

 Formato de evaluación

 Modelo de aplicación de los índices de evaluación

 Informe de Gestión.

8. CONDICIONES GENERALES

El análisis y determinación de cargas de trabajo, es una actividad necesaria para la entidad, en busca de la optimización de sus procedimientos, redistribución de funciones y el control de los costos laborales.

A cada jefe se le entregará un análisis de las cargas de trabajo de su dependencia y sus evaluaciones serán trimestrales o periódicas

9. SALIDAS

– Informe de cargas y distribución del trabajo por dependencias y funcionarios.

10. REGISTROS

 Formatos de Evaluación

 Formatos de Ingreso de información al sistema

 Formatos de Aplicación

 Metodología de Elaboración

 Indicadores de Gestión

 Guías Información de las cargas.

11. BASES DE AUTOCONTROL

La Oficina de planeación y Control Interno elaborará un plan de seguimiento.

Los Funcionarios de las distintas dependencias de la Procuraduría informarán a los jefes, su carga de trabajo.

Los jefes de las Oficinas de Planeación y Control Interno, elaborarán un informe de Gestión de acuerdo con las cargas de Trabajo.

12. ANEXOS

Formatos: de Evaluación, Seguimiento, Inversión, Financiamiento, Responsables

Programación, y actividades.

13. ACTIVIDADES

PROFESIONALES OFICIN A DE PLANEACIÓN

13.1 Elaboran la metodología para la tarea a desarrollar, tales como la planificación de los instrumentos de trabajo necesarios: visitas, encuestas, cuestionario y entrevistas con su instructivo.

13.2 Definida la metodología a seguir, se presenta a los Jefes de las oficinas de Planeación y Control Interno para efectuar los ajustes necesarios.

JEFES OFICINAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL INTERNO

13.3 Realizan los ajustes a la metodología con el grupo de trabajo.

PROFESIONALES

13.4 Adelantan la visita o practican la encuesta dependiendo del caso, a los servidores públicos de la dependencia designada y entregan el informe al Jefe.

JEFE OFICINAS DE PLANEACION Y CONTROL INTERNO

13.5 Presentan el informe de cargas y distribución del trabajo, al Procurador General.

14. INDICADORES

Las cargas de trabajo de los funcionarios y de las dependencias de la Procuraduría General de la Nación, se podrán medir a través de los indicadores de gestión, a fin de establecer si sus objetivos, metas y acciones se han cumplido.

IVC: Indicadores de visitas

TDV: Total de dependencias visitadas

TD: Total de dependencias

IVC: Total de dependencias visitadas X 100

Total de dependencias

IAR: Indicador de actividades realizadas

TAR: Total actividades realizadas

TAP: Total actividades programadas

IAR: Total de dependencias X 100

Total actividades programadas

ICL: Indicador de carga laboral

TPP: Total procesos por profesional

TPD: Total procesos en la dependencia

ICL: Total procesos por profesional X 100

Total procesos en la dependencia

IDP: Indice de Desviación de personal

PR: Personal Real

PR: Personal Requerido

IDP: Personal Real X 100

Personal Requerido

Dependencia: Oficina de Planeación

Proceso: Planeación Presupuestal

Procedimiento: Formulación, Elaboración y Presentación del Anteproyecto

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Formular, elaborar y presentar correctamente, antes del 15 de marzo de cada año, el anteproyecto de presupuesto de la entidad, para la vigencia fiscal siguiente.

2. CLIENTES

El Procurador General y el Ministro de Hacienda y Crédito Público.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todas las dependencias de la entidad, y es válido para la Oficina de Planeación, División Financiera, Secretaría General, División Administrativa, División de Gestión Humana, Oficinas de Sistemas y Jurídica, Coordinaciones Administrativas.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra la Oficina de Planeación, la División Financiera, el Procurador General y Ministro de Hacienda.

5. REFERENCIAS

 Decreto 111 de 1996

 Ley 152 de 1994

 Ley 358 de 1997

 Decreto 264 de 2000

 Decreto 265 de 2000

 Normas laborales vigentes.

6. DEFINICIONES

BANCO DE NECESIDADES: Registro de las necesidades de bienes y servicios por satisfacer en las diferentes dependencias.

PLAN ANUAL DE COMPRAS: Programa a ejecutar durante el año, donde se detallan los bienes y servicios a adquirir.

GASTOS DE INVERSIÓN: Son aquellos gastos destinados a crear infraestructura social.

INFORMES DE EJECUCIÓN: Son los que reportan las apropiaciones programadas y aprobadas por la Ley tanto para ingresos como para gastos, según el detalle del anexo del decreto de liquidación del presupuesto; los certificados de disponibilidad expedidos, los compromisos asumidos con cargo a esos certificados y los pagos realizados sobre los mismos.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Formulario No. 1 anteproyecto de presupuesto de ingresos

 Formulario No. 2 anteproyecto de presupuesto de gastos

 Formulario No. 3 planta de personal

 Formulario No. 3 A Certificación de Nómina.

8. CONDICIONES GENERALES

Es indispensable solicitar la información pertinente a las dependencias involucradas en los primeros días del mes de febrero, para presentar el anteproyecto en la fecha indicada.

El reporte de la información salarial, lo realiza la División de Gestión Humana, mientras que los requerimientos referentes a gastos generales del nivel central, lo suministra la División Administrativa; para el nivel territorial, las Coordinaciones Administrativas, a más tardar el 15 de febrero.

El anteproyecto se presenta bajo el siguiente esquema:

El primer capítulo se refiere a la justificación del anteproyecto, donde se hace un relato pormenorizado sobre el cálculo de las cifras y los sustentos jurídicos de los cuatro grandes conceptos: Gastos de personal, gastos generales, transferencias e inversiones.

Se diligencian cuatro formatos, con las siguientes características:

Formulario 1. Anteproyecto de Presupuesto de Ingresos.

En este formulario se refleja el cálculo de los aportes que la nación le aprueba a la entidad.

En la columna 1 Ingresos estimados del presente año, se reportan los ingresos que espera obtener la entidad hasta el final de la presente vigencia fiscal, involucrando aquellos ingresos no considerados inicialmente en el presupuesto.

En la columna 2 Ingresos Programados entidad para el próximo año: Se registra el resultado del cálculo de cada concepto, que la entidad espera recibir en la próxima vigencia.

Formulario 2. Anteproyecto de Presupuesto de Gastos

Este formulario tiene el propósito de evaluar los gastos que la entidad genera en el desarrollo de su actividad, detallados a nivel de cuenta, subcuenta, objeto del gasto y ordinal, según la clasificación establecida en el decreto de liquidación y los requerimientos específicos de la entidad.

El formulario está compuesto por:

Proyectado presente año: En estas tres columnas se registran los gastos que la Procuraduría General estima ejecutar durante la presente vigencia por objeto del gasto, señalando que son financiados con aportes de la nación.

Gastos programados por la entidad para el año entrante: En estas tres columnas se indicará el valor de los gastos que la entidad considera necesarios para efectuar su gestión durante la próxima vigencia fiscal, para lo cual se deben tener en cuenta los parámetros de crecimiento del presupuesto señalados por el Gobierno Nacional.

Vigencias futuras: En esta columna se incluye el valor de los compromisos asumidos con cargo a vigencias futuras, debidamente autorizadas.

Formulario 3. Planta de personal del año próximo

Esta información permite determinar el valor de los gastos de personal de planta al servicio de la entidad; constituye una base de datos.

El formulario considera los distintos niveles, especificando la denominación de los cargos, grados, número de cargos, asignación básica vigente, datos que sirven de base para calcular el derecho al reconocimiento de auxilios y subsidios de ley, al igual que la proyección de las diferentes prestaciones sociales legales, tales como bonificación por servicios, primas de servicios, vacaciones, navidad, extralegales. El cálculo se efectúa conforme a lo estipulado en las normas vigente s que las regulan.

También se registran los valores correspondientes a las contribuciones inherentes a la nómina, determinadas por la ley.

Formulario 3 A. Certificación de nómina del presente año.

Esta información es complemento del formulario anterior y se diligencia para certificar el costo del personal vinculado a la planta de personal a 15 de marzo del año en curso. Se señalan los cargos provistos y vacantes en la fecha de certificación.

9. SALIDAS

– Anteproyecto de presupuesto.

10. REGISTROS

 Anteproyecto de presupuesto de ingresos

 Anteproyecto de presupuesto de gastos

 Cuadro planta de personal

 Certificación de Nómina

 Informes de ejecución presupuestal

 Plan anual de compras

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Correcta Liquidación y elaboración del cuadro salarial, confrontando con los documentos soporte. (Decretos salariales vigentes)

 Confrontación con porcentajes de ejecución

 Confrontación con banco de necesidades, y

 Verificar diligenciamiento de los formatos.

12. ANEXOS

– Decretos por los cuales se dictan disposiciones en materia salarial para empleados y funcionarios públicos del orden nacional.

– Decretos por los cuales se fijan las escalas de asignación básica y remuneración básica mensual de empleados y funcionarios públicos del orden nacional.

– Decreto por el cual se establece la planta de personal, y

– Relación de personal con cesantías retroactivas

– Plan anual de compras.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIO GENERAL, JEFES OFICINA DE PLANEACION Y DIVISION FINANCIERA

13.1 Determinan los parámetros a seguir para la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la próxima vigencia fiscal, con base en los lineamientos trazados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y las políticas de la entidad.

JEFE OFICINA DE PLANEACION

13.2 Solicita a las dependencias de la parte administrativa la información pertinente para la elaboración del anteproyecto y el diligenciamiento de los formatos respectivos.

JEFES OFICINAS JURIDICA, DE SISTEMAS, DIVISION ADMINISTRATIVA Y COORDINADORES ADMINISTRATIVOS

13.3 Diligencian formatos con información solicitada y envían a la Oficina de Planeación.

PROFESIONALES OFICINA DE PLANEACION Y DIVISION FINANCIERA

13.3 Elaboran anteproyecto consolidando la información, previo análisis de los informes de ejecución, inclusión de necesidades no suplidas con el presupuesto anterior, así como los nuevos requerimientos.

JEFE OFICINA DE PLANEACION

13.5 Verifica, aprueba la elaboración del anteproyecto y lo entrega al Procurador General de la Nación con oficio de presentación, para su firma.

PROCURADOR GENERAL DE LA NACION

13.6 Aprueba el anteproyecto de presupuesto y firma el oficio de remisión.

SECRETARIA DESPACHO PROCURADOR

13.7 Devuelve los documentos a la Oficina de Planeación

SECRETARIA OFICINA DE PLANEACION

13.8 Recibe los documentos, da aviso al Jefe y los entrega en la Dirección General de Presupuesto del Ministerio de Hacienda.

14. INDICADORES

Total presupuesto proyectado para gastos de personal

–––––––––––––––––––––––– x 100

Total presupuesto proyectado

Total presupuesto proyectado para gastos generales

––––––––––––––––––––––––x 100

Total presupuesto proyectado

Total presupuesto proyectado para transferencias

–––––––––––––––––––––––x 100

Total presupuesto proyectado

Total presupuesto proyectado para gastos de inversión

–––––––––––––––––––––––– x 100

Total presupuesto proyectado

Total presupuesto de funcionamiento proyectado

––––––––––––––––––––––––– x 100

Total presupuesto de funcionamiento vigencia anterior

Dependencia: Oficina de Planeación

Proceso: Planeación Presupuestal

Procedimiento: Modificación al Proyecto de Presupuesto

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Realizar las modificaciones propuestas por el Ministerio de Hacienda o por los directivos, al proyecto de presupuesto de la entidad.

2. CLIENTES

Secretaría General, Ministro de Hacienda y Crédito Público.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica al Ministerio de Hacienda y Crédito Público y es válido para la Oficina de Planeación.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra directamente a la Oficina de Planeación.

5. REFERENCIAS

 Decreto 111/96

6. DEFINICIONES

 No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Formulario No.1 anteproyecto de presupuesto de ingresos

 Formulario No.2 anteproyecto de presupuesto de gastos

 Formulario No.3 planta d e personal

 Formulario No.3 A Certificación de Nómina

8. CONDICIONES GENERALES

Es indispensable devolver el anteproyecto antes del 30 de agosto, debidamente corregido.

9. SALIDAS

– Anteproyecto de presupuesto.

10. REGISTROS

 Anteproyecto de presupuesto de ingresos

 Anteproyecto de presupuesto de gastos

 Cuadro planta de personal

 Certificación de Nómina

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Correcciones propuestas por el Ministerio de Hacienda.

12. ANEXOS

– Decretos por los cuales se dictan disposiciones en materia salarial para empleados y funcionarios públicos del orden nacional.

– Decretos por los cuales se fijan las escalas de asignación básica y remuneración básica mensual de empleados y funcionarios públicos del orden nacional.

– Decreto por el cual se establece la planta de personal de la entidad.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIA OFICINA DE PLANEACION

13.1 Recibe del Ministerio de Hacienda el proyecto en el mes de agosto y lo pasa al despacho.

< p class=CUERPOTEXTO style='margin-top:1.55pt'>JEFE OFICINA DE PLANEACION

13.2 Analiza las modificaciones propuestas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

PROFESIONAL OFICINA DE PLANEACION

13.3 Efectúa un cuadro comparativo por rubros, que reflejen las deficiencias o modificaciones a realizar de acuerdo con las necesidades existentes. Justifica dichas partidas o adiciones.

13.4 Elabora solicitud de modificación del presupuesto donde se justifique la inclusión y/o ajuste de las partidas iniciales.

JEFE OFICINA DE PLANEACION

13.5 Verifica modificación realizada y envía la solicitud de ajustes al presupuesto, al Secretario General para su firma.

SECRETARIO GENERAL

13.6 Firma el proyecto de presupuesto y lo envía al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

SECRETARIA OFICINA DE PLANEACION

13.7 Recibe del Ministerio de Hacienda en noviembre, el presupuesto definitivo para elaborar el PAC del año siguiente.

14. INDICADORES

– No aplica.

Dependencia: Oficina de Planeación

Proceso: Planeación Presupuestal

Procedimiento: Distribución del presupuesto de gastos generales

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Determinar de manera objetiva las necesidades y requerimientos de bienes y servicios, a fin de proceder a la distribución y asignación del presupuesto en los niveles central y territorial.

2. CLIENTES

Secretaría General, División Financiera y Coordinaciones Administrativas.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica tanto al nivel central como al territorial y es válido para la Secretaría General, División Financiera, División Administrativa, Oficina de Planeación y Coordinaciones Administrativas.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a la Oficina de Planeación, la División Financiera.

5. REFERENCIAS

- Ley de Presupuesto

- Plan Operativo

6. DEFINICIONES

BANCO DE NECESIDADES: Registro de las necesidades de bienes y servicios por satisfacer en las diferentes dependencias.

PLAN ANUAL DE COMPRAS: Programa a ejecutar durante el año, donde se detallan los bienes y servicios a adquirir.

GASTOS DE INVERSION: Son aquellos gastos destinados a crear infraestructura social.

INFORMES DE EJECUCION: Son los que reportan las apropiaciones programadas y aprobadas por la Ley tanto para ingresos como para gastos, según el detalle del anexo del decreto de liquidación del presupuesto; los certificados de disponibilidad expedidos, los compromisos asumidos con cargo a esos certificados y los pagos realizados sobre los mismos.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Cuadro consolidado de necesidades niveles central territorial.

8. CONDICIONES GENERALES

La información a las dependencias involucradas en la ejecución del presupuesto debe solicitarse aproximadamente en el mes de octubre, para que a finales de noviembre, se encuentren totalmente diligenciados los cuadros consolidados de requerimientos y necesidades, tanto para el nivel central, como para el territorial.

Se debe analizar el comportamiento de las cifras referentes a la programación y ejecución del presupuesto para gastos generales correspondientes a la vigencia anterior, el cuadro de necesidades reportadas frente a los recursos disponibles a fin de elaborar la propuesta de distribución del presupuesto.

Los objetivos y necesidades de la entidad están supeditados a la restricción presupuestal, por lo cual se hace necesario manejar el procedimiento de distribución con criterios de racionalidad, aprovechamiento óptimo de los recursos y definición de políticas claras sobre el uso y control de los bienes y servicios.

9. SALIDAS

Cuadro general de distribución del presupuesto de gastos generales por rubros e ítems, para los niveles central y territorial.

10. REGISTROS

– Reportes de las Oficinas.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Confrontación banco de necesidades con datos solicitados por los niveles.

 Confrontación de los datos suministrados con los informes de ejecución de la vigencia anterior.

12. ANEXOS

– No aplica

13. ACTIVIDADES

JEFE OFICINA DE PLANEACION

13.1 Determina con los profesionales de la Oficina, un cronograma de actividades para la recolección de la información referente a los requerimientos de los niveles central y territorial.

PROFESIONALES OFICINA DE PLANEACION

13.2 Envían oficio a la División Administrativa y a las Coordinaciones Administrativas, remitiendo un formato de requerimientos, que deberá ser diligenciado de acuerdo con los parámetros y la fecha señalada para tal fin.

TECNICO DIVISION ADMINISTRATIVA Y COORDINADOR ADMINISTRATIVO

13.3 Diligencian formatos solicitados y lo devuelven en la fecha indicada a la Oficina de Planeación.

SECRETARIA OFICINA DE PLANEACION

13.4 Controla el recibido de la información y la entrega al Jefe de la Oficina.

JEFE OFICINA DE PLANEACION

14.5 Distribuye a los profesionales de la Oficina la información recibida por rubros presupuestales previamente definidos, para el trámite correspondiente.

PROFESIONALES OFICINA DE PLANEACION

13.6 Estudian, y tabulan la información recibida. Realizan un análisis cualitativo confrontado los datos con los niveles de ejecución del año inmediatamente anterior, los requerimientos actuales, el presupuesto disponible y dependiendo de estos elementos condicionantes sugieren las partidas presupuestales.

13.7 Analizan y evalúan las partidas sugeridas por rubro, teniendo en cuenta las especificaciones acordadas en la primera reunión.

13.8 Entregan al Jefe de la Oficina el análisis junto con los cuadros estadísticos que soportan el programa general de compras de la entidad para la vigencia siguiente.

JEFE OFICINA DE PLANEACION

13.9 Envía cuadros consolidados a la Secretaría General y a la División Financiera, para la distribución del presupuesto en los niveles central y territorial.

14. INDICADORES

Total Presupuesto asignado Nivel central

–––––––––––––––––––– x 100

Total Presupuesto

Total Presupuesto asignado Nivel territorial

–––––––––––––––––––––x 100

Total Presupuesto

Total apropiación X rubro X dependencia del Nivel territorial

–––––––––––––––––––––––––x 100

Total apropiación X rubro

Total apropiación gastos generales vigencia actual

––––––––––––––––––––––– x 100

Total apropiación gastos generales vigencia anterior

Total apropiación gastos generales vigencia actual, nivel central

–––––––––––––––––––––––––– x 100

Apropiación gastos generales vigencia anterior

Total apropiación X rubro vigencia actual, nivel central

––––––––––––––––––––––––– x 100

Total apropiación vigencia anterior nivel central

Total apropiación X rubro vigencia actual, nivel territorial

–––––––––––––––––––––––––– x 100

Total apropiación vigencia anterior nivel territorial

Total apropiación X rubro vigencia actual X Regional

––––––––––––––––––––––––– x 100

Total apropiación vigencia anterior X Regional

Dependencia: Oficina de Planeación

Proceso: Planeación Presupuestal

Procedimiento: Traslados presupuestales de funcionamiento e inversión

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Tramitar los traslados presupuestales internos entre gastos de funcionamiento e inversión, dependiendo de las necesidades y del comportamiento de los diferentes rubros.

2. CLIENTES

Procurador General, Ministerio de Hacienda, Secretaría General, División Financiera.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica al presupuesto de la entidad y es válido para el Ministerio de Hacienda, la División Financiera, las Coordinaciones Administrativas, la Oficina de Planeación, la Secretaría General.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Procurador General, la Secretaría General, la Oficina de Planeación y la División Financiera.

5. REFERENCIAS

Decretos Reglamentarios 568 y 630 de 1996

Resoluciones de asignación interna de apropiación

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.

8. CONDICIONES GENERALES

El traslado debe estar debidamente justificado. En caso de que se objete la resolución de traslado por parte del Ministerio de Hacienda, el técnico encargado de la revisión de documentos de la Procuraduría presenta una solicitud a la Di visión Financiera, donde ésta certifique que la apropiación trasladada es suficiente y alcanza hasta finalizar la vigencia.

Cuando se trate de traslados de inversión, antes de elaborar la resolución, se debe enviar al Departamento Nacional de Planeación, la solicitud de concepto de viabilidad con los cuadros de modificación de la apropiación. Una vez expedido el concepto favorable se elabora la resolución y se envía al Ministerio de Hacienda.

9. SALIDAS

Resolución de traslado en el presupuesto de gastos de funcionamiento e inversión.

10. REGISTROS

Apropiación inicial

Justificación traslado.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Confrontar datos Ley de apropiación vs cuadro distribución del PAC.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

JEFE DIVISION FINANCIERA

13.1 Envía mensualmente a la Oficina de Planeación, los cuadros de ejecución presupuestal, el Programa Anual de Caja PAC y las Resoluciones de autorización de traslados y/o modificaciones.

PROFESIONAL OFICINA DE PLANEACION

13.2 Efectúa un análisis a los cuadros de ejecución presupuestal y al PAC, para observar el comportamiento de los diferentes rubros y determinar cuáles serían susceptibles de disminución y/o adición.

JEFE DIVISION FINANCIERA Y/O PROFESIONAL

13.3 Analizan las partidas presupuestales para determinar a cuáles se les puede efectuar traslados y cuáles son suficientes para cubrir necesidades.

13.4 Elaboran cuadros de modificaciones, resolución y justificación correspondiente para efectuar los traslados.

13.5 Presenta al Secretario General los documentos para efectos del traslado.

SECRETARIO GENERAL

13.6 Presenta al Procurador General los documentos que soportan el traslado para visto bueno y refrendación.

PROCURADOR GENERAL

13.7 Aprueba y firma Resolución de traslado.

JEFE DIVISION FINANCIERA

13.8 Envía al Ministerio de Hacienda la resolución de traslado para su aprobación. Cuando se trata de traslados de inversión la resolución se debe enviar al Departamento Nacional de Planeación, solicitando concepto de viabilidad con los cuadros de modificación de la apropiación. Una vez expedido el concepto se elabora la resolución y se continúan los trámites normales.

14. INDICADORES

Total apropiación inicial Gastos de Personal

–––––––––––––––––– x 100

Total apropiación final Gastos de Personal

Total apropiación inicial Gastos generales

––––––––––––––––– x 100

Total apropiación final Gastos generales

Total apropiación inicial Transferencias corrientes

––––––––––––––––––––––x 100

Total apropiación final Transferencias corrientes

Dependencia: Oficina de Planeación

Proceso: Planeación Presupuestal

Procedimiento: Elaboración, clasificación y modificación del programa anual de caja PAC

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Elaborar, clasificar y modificar correctamente el Programa Anual de Caja PAC.

2. CLIENTES

Ministerio de Hacienda - Dirección del Tesoro Nacional y División Financiera.

3. ALCANCE

El procedimiento es válido para el Ministerio de Hacienda - Dirección del Tesoro Nacional – División Financiera y la Oficina de Planeación.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a la Oficina de Planeación y a la División Financiera.

5. REFERENCIAS

- Decreto 111de 1996

- Decretos Reglamentarios 568 y 630 de 1996

- Ley de Presupuesto

- Anteproyecto de presupuesto

- Informes de ejecución vigencia anterior

- Plan anual de compras

- Proyectos de inversión.

6. DEFINICIONES

PAC.: Programa anual mensualizado de caja, fija el monto máximo para efectuar pagos y constituye el mecanismo mediante el cual se define el monto máximo mensual de los fondos disponibles, para asumir los compromisos.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Cuadro de distribución del PAC.

8. CONDICIONES GENERALES

Este instrumento debe elaborarse, una vez aprobado y conocido el presupuesto de la entidad.

9. SALIDAS

Cuadro distribución del PAC.

10. REGISTROS

No aplica.

11. BASES DE AUTOCONTROL

- Verificar apropiación inicial contra compromisos.

- Confrontar informes de ejecución contra cuadro de distribución del PAC.

12. ANEXOS

Ley de Presupuesto vigente

Decretos salariales vigentes

Plan anual de compras

Proyectos de inversión.

13. ACTIVIDADES

JEFE DIVISION FINANCIERA

13.1 Oficia a la Oficina de Planeación una vez aprobado el presupuesto definitivo para efectos de la elaboración del PAC, con base en los instructivos de la Dirección General del Tesoro Nacional.

JEFE OFICINA DE PLANEACION

13.2 Delega la participación de la Oficina, en la elaboración del PAC a profesionales.

PROFESIONALES OFICINA DE PLANEACION Y DIVISION FINANCIERA

13.3 Elaboran la mensualización del PAC, de acuerdo con las obligaciones y compromisos del año siguiente.

SECRETARIO GENERAL Y JEFES OFICINA DE PLANEACION Y DIVISION FINANCIERA

13.4 Verifican y dan visto bueno al PAC.

JEFE DIVISION FINANCIERA

13.5 Envía el PAC, con oficio firmado por el ordenador del gasto, a la Dirección General del Tesoro Nacional.

PROFESIONALES OFICINA DE PLANEACION Y DIVISION FINANCIERA

13.6 Elaboran cuando las necesidades lo requieran modificaciones al PAC y se envían nuevamente a la Dirección General del Tesoro.

14. INDICADORES

Total apropiación proyectada gastos de personal X mes

–––––––––––––––––––––––– x 100

Total apropiación

Total apropiación proyectada gastos generales X mes

––––––––––––––––––––––– x 100

Total apropiación proyectada

Total apropiación ejecutada X rubro mes X

––––––––––––––––––– x 100

Apropiación ejecutada

Dependencia: Oficina de Planeación

Proceso: Planeación Presupuestal

Procedimiento: Evaluación y seguimiento a la ejecución presupuestal.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Realizar un seguimiento efectivo al proceso de ejecución presupuestal de la entidad.

2. CLIENTES

Ministerio de Hacienda, Dirección Nacional de Planeación, Procurador General y División Financiera.

3. ALCANCE

El procedimi ento es válido para el Ministerio de Hacienda, el Departamento Nacional de Planeación, la División Financiera, y la Oficina de Planeación.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a la Oficina de Planeación y la División Financiera.

5. REFERENCIAS

- Decreto 111 de 1996

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.

8. CONDICIONES GENERALES

La evaluación al presupuesto de la vigencia anterior se debe realizar en el mes de febrero. El seguimiento es mensual.

9. SALIDAS

Informe de evaluación de la gestión presupuestal.

10. REGISTROS

No aplica.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Verifica informes de ejecución.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

JEFE DIVISION FINANCIERA

13.1 Envía a la Oficina de Planeación, el informe anual de ejecución presupuestal.

JEFE OFICINA DE PLANEACION

13.2 Delega en un profesional la evaluación del informe presentado.

PROFESIONAL OFICINA DE PLANEACION

13.3 Realiza los análisis pertinentes y presenta informe al Jefe.

JEFE OFICINA DE PLANEACION

13.4 Presenta informe general de ejecución al Procurador General.

14. INDICADORES

Total apropiación X rubro mes X

––––––––––––––– x 100

Total apropiación

Total apropiación ejecutada X rubro mes X

–––––––––––––––––– x 100

Total apropiación

Dependencia: Oficina de Planeación

Proceso: Proyectos de inversión

Procedimiento: Inscripción inicial o registro y actualización de proyectos ante el BPIN

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Elaborar e Inscribir los proyectos de inversión de la entidad, para aprobación del Departamento Nacional de Planeación.

2. CLIENTES

Procurador General, Jefe del Departamento Nacional de Planeación, Contraloría General de la República, División Financiera y Oficina de Planeación.

3. ALCANCE

El procedimiento es válido para el Departamento Nacional de Planeación, la Contraloría General de la República, la División Financiera y la Oficina de Planeación.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Procurador General y a la Oficina de Planeación

5. REFERENCIAS

Decreto de liquidación del Presupuesto General de la Nación

- Decreto 1589 de 1991

- Manual de operación y metodologías- Departamento Nacional de Planeación.

6. DEFINICIONES

Banco de Proyectos: es un sistema de información que permite mediante el uso de criterios técnicos y económicos comúnmente aceptados, definir los requisitos para la realización de proyectos de inversión y adelantar un seguimiento sistemático de cada una de las etapas de los proyectos en desarrollo. Constituye una herramienta central en la asignación eficiente de recursos y en el fortalecimiento de la programación integral de la inversión pública.

Banco de Proyectos de Inversión Nacional (BPIN): Es el banco de proyectos que maneja los proyectos que reciben financiamiento o cofinanciamiento del Presupuesto General de la Nación.

EBI: Es la ficha de Estadística Básica de Inversión, que resume las características centrales de un proyecto. En ella se debe plasmar la infor mación de la alternativa seleccionada en la evaluación del proyecto, allí se visualiza los tópicos económicos, social, político y financiero, de acuerdo con el Plan de Desarrollo del Gobierno.

PROYECTOS DE TIPO A: Proyectos rentables hasta cuanto éste se encuentre completamente terminado.

PROYECTOS DE TIPO B: Son aquellos que su rentabilidad o solución al problema puede ser obtenido por etapas y su rentabilidad o beneficio puede ser obtenido en la medida en que se va ejecutando.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Fichas de estadísticas básicas de inversión

8. CONDICIONES GENERALES

Cada proyecto a registrar deberá ser formulado y evaluado por la entidad, para lo cual se diligenciará una ficha esquemática, en la cual se sintetizan los principales datos contenidos en la evaluación del proyecto, llamado EBI.

Los proyectos deben ser objeto del concepto de viabilidad que incluye el análisis del problema planteado, de la alternativa de solución seleccionada y de los costos del proyecto. Así mismo, con base en el problema o necesidad que origina la realización del proyecto y en los indicadores de evaluación utilizados, se analiza la consistencia y viabilidad del proyecto con el plan de desarrollo, y los planes y objetivos de la entidad.

9. SALIDAS

Ficha de proyectos inscritos.

10. REGISTROS

No aplica.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Usar metodología del Manual de Operación y Metodologías del Departamento Nacional de Planeación.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

PROCURADOR GENERAL DE LA NACION

13.1 Ordena de acuerdo con las prioridades del Plan de Desarrollo Institucional relacionado con inversión, la ejecución de los proyectos a los responsables o encargados de elaborar los estudios, con la asesoría directa de la Oficina de Planeación.

PROFESIONAL OFICINA DE PLANEACION

13.2 Basado en el programa sistematizado del Departamento Nacional de Planeación B.I.P.N., del Banco de proyectos, elabora los estudios económicos, financiero, político y social, con base en los objetivos, tipo específico del gasto y plan de gobierno, sustentado en los formatos dependiendo de la clase de proyecto.

13.3 Incluye en cada proyecto el concepto de viabilidad en cuanto a la definición del problema, alternativa óptima seleccionada, razonabilidad de los costos y otras variables que inciden en su formulación y ejecución.

13.4 Graba en el B.P.I.N. el contenido de las fichas EBI. Estas deben ser diligenciadas tanto para la inscripción de nuevos proyectos, como para la actualización de los ya inscritos con un año de anticipación. Esta información es sometida a evaluación cualitativa y cuantitativa por el Ministerio de Hacienda y el Departamento Nacional de Planeación, con destino a la Ley de Presupuesto Nacional.

JEFE OFICINA DE PLANEACION Y/O PROFESIONAL

13.5 Efectúa con los funcionarios del Departamento Nacional de Planeación reuniones operativas, con el fin de estudiar los contenidos y la prioridad de cada proyecto en la Procuraduría General, en relación con el presupuesto asignado en los tres primeros meses de cada año, al igual que plantean los problemas de ejecución a los cuales se ve abocada la entidad por circunstancias propias del desarrollo de su función de acuerdo al plan indicativo de la entidad.

13.6 Hace seguimiento a la ejecución de los proyectos por intermedio de las Oficinas; Jurídica, en su parte de contratación legal; Planeación, en cuanto que lo proyectado corresponda con lo planeado y la División Financiera en lo referente a la ejecución presupuestal del proyecto, para suministrar esta información al Departamento Nacional de Planeación y a la Contraloría General de la República.

14. INDICADORES

Indicadores de rentabilidad sociales: Son los indicadores de un proyecto que reflejan la conveniencia social del mismo. Deben incorporar todos los efectos que tiene el proyecto sobre la economía en su conjunto, estos son:

VPN: Valor Presente Neto: Diferencia entre costos y beneficios medidos en valores actuales, es el equivalente en pesos actuales de todos los ingresos y egresos, presentes y futuros que constituyen el proyecto. El criterio del VPN se fundamenta en el principio de que una inversión es recomendable si los ingresos superan o igualan a los costos. Estos ingresos y costos deben incorporar el valor del dinero en el tiempo.

TIR: Tasa Interna de Retorno: Tasa de interés que produce un valor presente neto igual a cero.

B/C: Beneficio

––––

Costo

BENEFICIO: Corresponde al impacto positivo generado por el proyecto a la población objetivo del mismo.

COSTO: Corresponde a los egresos necesarios para la realización del proyecto. Dentro de los costos se incluyen los impactos negativos que un proyecto puede generar sobre la población objetivo del mismo.

Dependencia: Oficina de Planeación

Proceso: Rendición de cuentas e informes

Procedimiento: Elaboración de cuentas e informes para la evaluación de la Contraloría General de la República.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Elaborar y presentar debidamente diligenciados los informes y cuentas a la Contraloría General de la República.

2. CLIENTES

La Contraloría General de la República, Secretaría General y la División Financiera.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todas las dependencias de la entidad, y es válido para la Oficina de Planeación, la Secretaría General, la División Financiera y la Contraloría General de la República.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a la Oficina de Planeación y la División Financiera.

5. REFERENCIAS

- Constitución Política

- Resolución Orgánica No. 04998 de 1999

6. DEFINICIONES

CUENTA: Es el informe soportado, legal, técnica, financiera y contablemente de las operaciones realizadas por los responsables del erario, sobre un periodo determinado.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Formulario No. 3 páginas 1 y 2

Formulario No. 6 páginas 1 y 2

8. CONDICIONES GENERALES

La entidad debe presentar un informe anual consolidado a 31 de diciembre sobre su gestión financiera, operativa y de resultados, por transferencia electrónica de informaci ón, en disquete o en copia dura, debidamente certificado, a más tardar el día 15 de febrero del año siguiente.

La información estadística requerida y que compromete a la Oficina en el informe referido en cuanto al nivel misional se hace a través de los datos reflejados en el sistema de información adoptado formalmente por la entidad. La información administrativa la suministran las diferentes dependencias de este orden.

9. SALIDAS

Informe de estadística.

10. REGISTROS

No aplica.

11. BASES DE AUTOCONTROL

No aplica.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIA OFICINA DE PLANEACION

13.1 Recibe de la División Financiera y/o Secretaría General, la guía para la rendición de cuentas a la Contraloría General, sobre el plan de desarrollo y entrega al jefe.

JEFE OFICINA DE PLANEACION

13.2 Recibe el instructivo y entrega para su información y análisis a los profesionales de la oficina.

PROFESIONALES OFICINA DE PLANEACION

13.3 Evalúan con los competentes o responsables de cada área o sector, la ejecución de los proyectos definidos en el plan de desarrollo.

13.4 Cuantifican, cualifican y procesan por áreas relacionada s al plan de desarrollo y plasman la información en los formatos enviados por la Contraloría.

JEFE OFICINA DE PLANEACION

13.5 Verifica, aprueba y envía la información de la División Financiera o a Secretaría General para su consolidación.

JEFE DIVISION FINANCIERA

13.6 Consolida la información de todas las dependencias de la entidad y envía informe a la Contraloría atendiendo los plazos señalados.

14. INDICADORES

No aplica.

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

OFICINA DE SELECCION Y CARRERA

FEBRERO DE 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprimen su dinámica diaria.

Por ello, los manuales de procedimientos adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, estamos solicitando la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno, y a los emplead os que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

Debe conservarse en lugares libres de contaminación por agentes físicos, químicos o biológicos.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas al interior de la Procuraduría.

Dependencia: Oficina de Selección y Carrera

Proceso: Selección de personal

Procedimiento: Convocatoria, inscripción y lista de admitidos y no admitidos

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Determinar organizadamente cada una de las actividades que en orden secuencial corresponde realizar a los funcionarios encargados del proceso con el fin de seleccionar a los aspirantes que acreditan los requisitos establecidos en la convocatoria para que participen en las etapas de selección.

2. CLIENTES

Los aspirantes inscritos para concursar en alguna de las convocatorias de concurso de ascenso o abierto que programa la Procuraduría.

3. ALCANCE

Comprende a cada uno de los aspirantes que acrediten los requisitos que demanda la convocatoria, que sean inscritos para participar en el proceso de selección de acuerdo con el cargo, lugar de concurso y lista de admitidos. Participa por parte de la entidad la Oficina de Selección y Carrera.

4. RESPONSABILIDADES

Son responsables del proceso en primera instancia, el Procurador General y luego el Jefe de la Oficina de Selección y Carrera y los Procuradores Regionales, en caso de cargos del orden regional.

5. REFERENCIAS

Normas que rigen la Carrera Administrativa en la Procuraduría General de la Nación.

 Decretos números 262, 263, 264 y 265 de 2000

 Acuerdos de la Comisión de Carrera

 Constitución Política de Colombia, Leyes y Decretos que en casos especiales se deben aplicar y demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

Convocatoria (artículo 195 Decreto 262 de 2000), es la norma reguladora de todo concurso y obliga tanto a la administración como a los participantes.

La suscribirá el Procurador General o su Delegado

7. FORMATOS POR UTILIZAR

 De convocatoria

 Aviso de Prensa

 Formulario de Inscripción

 Formulario Control de Inscripción

 Lista de admitidos y no admitidos

 Modelo de respuesta a los reclamos por no admisión

8. CONDICIONES GENERALES

La selección de personal con base en el mérito busca vincular al servicio en la Procuraduría General de la Nación, mediante concurso a los aspirantes que demuestren poseer los requisitos de estudio y experiencia para que desempeñen con eficiencia sus funciones. No tiene en cuenta recomendaciones ni aspectos políticos.

9. SALIDAS

 Informes de S.I.A.F.

 Listas de Admitidos y no Admitidos

10. REGISTROS

No aplica.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Documentos que acrediten estudios y experiencia, debidamente analizados, estudiados, controlados y ordenados.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

Oficina de Selección y Carrera

JEFE OFICINA DE SELECCION Y CARRERA Y PROFESIONALES

13.1 Con base en el listado del Jefe de la División de Gestión Humana define qué cargos vacantes saldrán a concurso abierto o de ascenso. Proyecta la convocatoria.

JEFE OFICINA DE SELECCION Y CARRERA Y PROFESIONALES

13.2 Suministra al S.I.A.F. y coordina con la Oficina de Sistemas la información requerida para la programación y control de convocatorias.

TECNICO ADMINISTRATIVO

13.3 Digita e imprime las convocatorias.

JEFE DE OFICINA Y PROFESIONALES

13.4 Revisan la convocatoria, corrigen inconsistencias y ordenan que se prepare aviso de prensa con la información sobre cargos a proveer, convocatoria y dependencia.

JEFE DE OFICINA

13.5 Hace firmar del Procurador General las convocatorias.

JEFE DE OFICINA

13.6 Revisa aviso de prensa y tramita envío a publicaciones para su efecto en el periódico correspondiente.

OFICINISTA

13.7 Toma recibido a la copia del oficio que comunica el aviso de prensa y fija copia de la convocatoria en cartelera.

SECRETARIA

13.8 Archiva original en la carpeta destinada a cada convocatoria y entrega copia al Jefe de Oficina y al Coordinador de cada concurso.

COORDINADOR

13.9 Resuelve las dudas que se le presenten a los aspirantes.

SECRETARIA

13.10 Prepara el oficio instructivo para enviar al Procurador Regional con la copia de la convocatoria, el formulario de inscripción y el control de inscripciones, en caso de las convocatorias del orden regional.

SECRETARIA

13.11 Envía vía fax, o por correo, la copia de la convocatoria, el instructivo, el formulario de inscripción y de control de inscripciones.

OFICINISTA

13.12 Fija la convocatoria en cartelera, en lugar visible.

COORDINADOR

13.13 Controla que se elabore y envíe el número suficiente de formularios de inscripción y control de inscripción tanto para Bogotá, D. C., como para las otras sedes de concurso.

COORDINADOR

13.14 Comunica al Jefe de Oficina la fecha de inscripciones de acuerdo con las convocatorias programadas.

JEFE DE OFICINA

13.15 Asigna los funcionarios que deben atender inscripciones y supervisa la entrega de formularios a interesados durante los días de inscripciones.

PROFESIONAL

13.16 Inscribe a los concursantes durante los días programados para inscripciones y les recibe documentos.

PROFESIONAL

13.17 Cierra las inscripciones el último día y no admite anotaciones posteriores en el formulario de control.

COORDINADOR

13.18 Solicita a los Coordinadores y Procuradores Regionales que cierren el formulario de Inscripción y lo remitan a la Oficina de Selección y Carrera, junto con la documentación.

COORDINADOR

13.19 Verifica el número de concursantes inscritos y registra en el formulario de estadística.

JEFE DE OFICINA

13.20 Analiza el formulario de estadística de resultados de inscritos e imparte aprobación, entrega una copia al Coordinador y le informa al Procurador General.

JEFE DE OFICINA DE SELECCION Y CARRERA

13.21 Asigna las convocatorias e imparte instrucciones a los Coordinadores que deben hacer el estudio de la documentación y responder por la lista de admitidos y no admitidos.

COORDINADOR

13.22 Analiza y selecciona la documentación aportada por los concursantes, de acuerdo con los requisitos fijados en la convocatoria.

COORDINADOR

13.23 Prepara la lista de admitidos y no admitidos a examen de conocimientos.

TECNICO ADMINISTRATIVO

13.24 Imprime la lista de admitidos y no admitidos.

COORDINADOR

13.25 Revisa cuidadosamente las listas y las entrega al Jefe de Oficina.

JEFE DE OFICINA

13.26 Revisa que los listados correspondan con lo dispuesto en las convocatorias, y si su contenido está correcto, las firma.

JEFE DE OFICINA

13.27 Entrega las listas de admitidos y no admitidos a la Oficinista para su publicación en cartelera, archivo en la carpeta, y ordena envío a las ciudades sedes de concurso.

OFICINISTA

13.28 Fija en cartelera la lista de admitidos y no admitidos, entrega copias al Coordinador y envía vía fax los listados a las sedes de concurso.

OFICINISTA

13.29 Archiva original de lista de admitidos y no admitidos en la carpeta correspondiente.

14. INDICADORES

DOCUMENTACION

-. Total Inscritos

–––––––––– X 100

-. Total admitidos

-. Inscritos en Concurso Abierto

––––––––––––––– X 100

-. Inscritos en Concurso de Ascenso

-. Inscritos en Concurso Abierto

––––––––––––––––––– X 100

-. Admitidos

-. Inscritos en Concurso de Ascenso

––––––––––––––––––––– X 100

-. Admitidos

Dependencia: Oficina de Selección y Carrera

Proceso: Selección de personal para ingreso a la Procuraduría General de la Nación

Procedimiento: Aplicación de pruebas

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Detallar las actividades que se deben desarrollar para aplicar los exámenes de conocimientos, las pruebas de aptitud, las entrevistas y análisis de antecedentes.

2. CLIENTES

Los aspirantes inscritos formalmente que hayan sido admitidos a examen de conocimientos y deseen vincularse a la Procuraduría en empleos de carrera, mediante concurso.

3. ALCANCE

Comprende el trámite requerido en la aplicación del examen de conocimientos, la prueba de aptitud, la entrevista y el análisis de antecedentes.

4. RESPONSABILIDADES

Son responsables del procedimiento, el Jefe de la Oficina, los Coordinadores de la Convocatoria y los colaboradores vinculados al proceso de elaboración y aplicación de pruebas.

5. REFERENCIAS

La aplicación de las pruebas de selección se hace basados en las normas que establece la convocatoria en cuanto a requisitos de estudio y experiencia y teniendo en cuenta los conocimientos que deben tener para cumplir las funciones que les corresponde.

6. DEFINICIONES

El examen de conocimientos y la prueba de aptitud tienen por objeto establecer las aptit udes, habilidades, conocimientos y condiciones de los aspirantes para que correspondan a la naturaleza y perfil de los empleos que deben proveerse.

La entrevista tiene por objeto apreciar la adecuación de la persona al cargo por proveer. La realiza un jurado debidamente constituido a los aspirantes que hayan superado las pruebas anteriores.

Busca comprobar que el aspirante posea los requisitos de personalidad, aptitudes, vocación de servicio, necesarios para desempeñar las tareas asignadas al cargo que desea ocupar.

7. FORMATOS POR UTILIZAR

 Pruebas de conocimientos y aptitud.

 Lista de resultados de calificaciones de los exámenes de conocimientos y pruebas de aptitud, entrevista y Análisis de Antecedentes.

 Formato para la entrevista.

8. CONDICIONES GENERALES

El examen de conocimientos, la prueba de aptitud y la entrevista, como elementos de selección deben cumplir con los principios de objetividad, imparcialidad y justicia, aplicada por profesionales debidamente capacitados e idóneos. El Análisis de Antecedentes se hace en forma imparcial a cada uno de los concursantes que hayan superado las pruebas anteriores. Debe basarse en un formulario técnicamente elaborado que tenga en cuenta los estudios, experiencia y demás factores que superen el requisito mínimo.

9. SALIDAS

Resultados de las diferentes pruebas aplicadas.

10. REGISTROS

Los resultados de las calificaciones de Examen de Conocimientos, pruebas de Aptitud, Entrevista y Análisis de Antecedentes deben figurar en el sistema, debidamente digitados.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Se debe tener en cuenta que las pruebas de selección demandan un cuidadoso control, deben estar bajo la responsabilidad del Jefe y conservarlas bajo estricta reserva.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

JEFE DE OFICINA

13.1 Informa al Procurador General los resultados de la selección y solicita integrar el Grupo de Profesionales para la elaboración de pruebas y definir fecha de aplicación y calificación de las mismas.

JEFE DE OFICINA

13.2 Envía comunicación e instrucciones a los Profesionales, solicitándoles la elaboración de cuestionarios para el examen de conocimientos y en su oportunidad, la de aptitud.

OFICINISTA

13.3 Notifica a los Profesionales que van a colaborar en la preparación de las pruebas y recibe la copia firmada y fechada y las archiva en la carpeta correspondiente.

COORDINADOR

13.4 Actualiza cuadro estadístico de admitidos y no admitidos y relaciona las convocatorias que debe coordinar registrando la información requerida.

JEFE DE OFICINA

13.5 Solicita a la entidad que corresponda las aulas para realizar las pruebas de selección.

JEFE DE OFICINA

13.6 Devuelve original de la solicitud a la Secretaria para archivo en la carpeta correspondiente.

JEFE DE OFICINA

13.7 Solicita la elaboración de los cuestionarios para exámenes de conocimiento y cuando le impartan las correspondientes instrucciones, los de pruebas de aptitud.

JEFE DE OFICINA

13.8 Recibe cuestionarios en sobre sellado para su custodia e impresión, solicita la precodificación de hojas de respuesta.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

13.9 Graba e imprime los cuestionarios de acuerdo con los cargos en concurso y según instrucciones del Jefe de Oficina.

JEFE DE OFICINA

13.10 Constata que la grabación e impresión del contenido de los cuestionarios esté correcta y los entrega en sobre sellado al Coordinador de salón y Coordinadores comisionados para otras sedes, con las instrucciones sobre la aplicación y control del examen.

COORDINADOR

13.11 Constata la asistencia de los concursantes, verifica número de cédula, imparte instrucciones sobre tiempo de duración y características de cada concurso.

COORDINADOR

13.12 Entrega los sobres con los cuestionarios en presencia de los participantes, los entrega a cada uno y supervisa el desarrollo del examen.

COORDINADOR

13.13 Recoge los exámenes y hojas de respuesta.

COORDINADOR

13.14 Anexa copia de la lista de asistentes y registra la convocatoria a que pertenecen.

JEFE DE OFICINA

13.15 Envía las hojas de respuesta a quienes sean designados para calificar las pruebas e imparte las instrucciones para que procedan a calificar.

JEFE DE OFICINA

13.16 Recibe las calificaciones, revisa resultados, solicita a sistemas la aplicación de fórmulas para definir las calificaciones y corrige inconsistencias.

JEFE DE OFICINA

13.17 Coordina con los colaboradores la preparación del acta de calificación del examen.

JEFE DE OFICINA

13.18 Firma la lista de calificaciones, le informa al Procurador los resultados de las pruebas y ordena su publicación.

JEFE DE OFICINA< /p>

13.19 Ordena a la Oficinista tomar fotocopia de la lista de calificaciones y procede a su comunicación y registro en el sistema.

OFICINISTA

13.20 Registra en el sistema las calificaciones, toma fotocopias y fija en cartelera la lista de calificaciones, entrega copia al Coordinador y envía vía fax las listas correspondientes a cada sede de concurso para que sean publicadas.

JEFE DE OFICINA

13.21 Define fecha y lugar de aplicación de las pruebas de aptitud y coordina las comisiones para aplicar la prueba fuera de Bogotá, D. C.

JEFE DE OFICINA

13.22 Dispone solicitar el aula para aplicar la prueba de aptitud.

COORDINADOR

13.23 Solicita mediante oficio o telefónicamente a la dependencia correspondiente, el aula para realizar la prueba.

CITADOR

13.24 Entrega el oficio y toma recibido a la copia.

COORDINADOR

13.25 Adelanta las demás actividades en la misma forma como se hizo para el examen de conocimiento, según numerales 13.11 a 13.14 del anterior procedimiento.

OFICINA SELECCION Y CARRERA

13.26 Aplicación de pruebas.

COORDINADOR DEL PROGRAMA

13.27 Prepara la lista de participantes para entrevista, con descripción del cargo, nombres y lugar de la entrevista.

JEFE DE OFICINA

13.28 Programa con el Coordinador la fecha, hora y lugar de la entrevista y prepara la resolución para conformar el Jurado de Entrevista, y los oficios de notificación a los jurados y entrevistados.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

13.29 Digita las resoluciones y los oficios de notificaciones.

JEFE DE OFICINA

13.30 Revisa la resolución, la hace firmar del Procurador y firma los oficios para informarle a los jurados y a los entrevistados la fecha, hora y lugar de la entrevista.

OFICINISTA

13.31 Radica los oficios y notifica a los entrevistadores y entrevistados, envía vía fax, a la sede de los concursos, en los casos requeridos y los archiva en la carpeta.

COORDINADOR

13.32 Constata que los formularios de entrevista estén debidamente preparados y que los participantes se encuentren enterados, en su totalidad.

COORDINADOR

13.33 Prepara y entrega los formularios de entrevista a cada entrevistador. Lleva información y datos de cada candidato y de la convocatoria, necesarios para su conocimiento previo a la entrevista.

JURADO DE ENTREVISTADORES

13.34 Realiza la entrevista en el día y la hora programadas y el Coordinador elabora el acta con los resultados de las calificaciones de entrevista, teniendo en cuenta los puntajes de cada entrevistado.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

13.35 Transcribe en el sistema los resultados de la entrevista, imprime la calificación y registra la información de quienes no asistieron a la prueba.

COORDINADOR

13.36 Revisa la lista de resultados de la entrevista y la hace firmar del Jefe de Oficina.

JEFE DE OFICINA

13.37 Constata que estén correctos los resultados de la entrevista y la firma.

OFICINISTA

13.38 Recibe resultados de la entrevista y actas de calificación, saca copia, publica en cartelera, y envía vía fax las listas a las sedes del concurso para su publicación, si hay concurso para otras sedes.

COORDINADOR

13.39 Elabora el Análisis de Antecedentes teniendo en cuenta los estudios, experiencia, cursos aprobados, publicaciones de los aspirantes que hayan presentado la entrevista y entrega los resultados al Digitador.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

13.40 Digita e imprime los resultados del análisis de antecedentes y elabora acta final del concurso.

JEFE DE OFICINA

13.41 Revisa el resultado del Análisis de Antecedentes y lo firma.

OFICINISTA

13.42 Radica y archiva el Análisis de Antecedentes.

14. INDICADORES

-. Admitidos a examen de conocimientos

––––––––––––––––––––––––––– X 100

-. Aprobados

-. Admitidos a prueba de aptitud

––––––––––––––––––––––– X 100

-. Aprobados

-. Número de aprobados

–––––––––––––––––––– X 100

-. Reclamos

Dependencia: Oficina de Selección y Carrera

Proceso: Selección de personal

Procedimiento: Lista de elegibles, nombramiento e inscripción en el registro único

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fec ha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Describir cada una de las actividades que se realizan para cumplir con la preparación de la Lista de Elegibles, el nombramiento y la Inscripción en el Registro Unico de Carrera.

2. CLIENTES

Los aspirantes que hayan aprobado el examen de conocimiento y presentado la prueba de aptitud, cuyas calificaciones se encuentren en firme, hayan superado la Entrevista y se les haya adelantado el Análisis de Antecedentes.

3. ALCANCE

Comprende la etapa final del proceso por medio de la cual se preparan los resultados finales de las calificaciones (Acta) para obtener la calificación en orden de puntajes que da la base para el nombramiento en período de prueba.

4. RESPONSABILIDADES

Son responsables del proceso, el Jefe de la Oficina, los Coordinadores y los aspirantes que hayan superado las diferentes pruebas del concurso.

5. REFERENCIAS

Se toman cada una de las calificaciones obtenidas por los concursantes y según los porcentajes que determina la convocatoria se obtiene la calificación final que establece el puesto en orden de mérito.

6. DEFINICIONES

Es el resultado final del concurso, en la Lista de Elegibles figuran en orden de puntaje los concursantes que aprobaron las diferentes etapas del proceso. De esta lista se elaboran los nombramientos en estricto orden, según cargos que establece la convocatoria o necesidad del servicio.

Cumplido el período de prueba y obtenida la calificación, si ésta es satisfactoria, se procede al registro como Servidor de Carrera de la Procuraduría.

7. FORMATOS POR UTILIZAR

 Acta de resultado.

 Resolución de nombramiento en Período de Prueba.

 Libro de Registro Unico de Carrera Administrativa.

8. CONDICIONES GENERALES

En la Resolución de Lista de Elegibles aparecen los concursantes que hayan superado la totalidad de las pruebas y se utiliza para proveer el cargo vacante objeto de la convocatoria con la persona que ocupe el primer puesto.

9. SALIDAS

 Acta final del concurso

 Lista de Elegibles

 Decreto de nombramiento en período de prueba o por ascenso.

10. REGISTROS

Tienen lugar una vez superado el período de prueba con la calificación satisfactoria y da lugar a los derechos de carrera.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Un estricto control de resultados y de sus registros.

12. ANEXOS

Hojas de vida de los concursantes que hayan aprobado los exámenes y que figuren en Lista de Elegibles.

13. ACTIVIDADES

Oficina de Selección y Carrera

JEFE DE OFICINA

13.1 Revisa las calificaciones de la entrevista y del análisis de antecedentes, solicita al Auxiliar Administrativo elaborar la Lista de Elegibles y entrega al Coordinador documentos del resultado del concurso.

COORD INADOR

13.2 Revisa Acta final del concurso y Lista de Elegibles y pasa al Jefe de la Oficina de Selección y Carrera, para su revisión.

JEFE DE OFICINA

13.3 Firma Acta Final y la Lista de Elegibles la hace firmar del Procurador.

PROCURADOR GENERAL

13.4 Firma la Resolución de Lista de Elegibles.

JEFE DE OFICINA

13.5 Recibe la lista de elegibles y la pasa a la secretaria para radicación, numeración y distribución de las copias, vía fax a las sedes del concurso, donde sea necesario.

OFICINISTA

13.6 Toma fotocopias, publica la Resolución de Lista de Elegibles en cartelera, archiva en la carpeta correspondiente los documentos.

SECRETARIA

13.7 Envía copia de la resolución de la lista de elegibles al Jefe de la División de Gestión Humana y devuelve los documentos a los concursantes que no aprobaron el concurso, o los envía por correo.

COORDINADOR

13.8 Informa a los concursantes el resultado del concurso y está pendiente de atender los reclamos y hacerles llegar oportunamente las respuestas y documentos.

COORDINADOR

13.9 Obtiene del Oficinista la relación de servidores calificados satisfactoriamente y procede a ordenar el registro en el libro de Registro Unico de Carrera.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

13.10 Registra a cada uno de los servidores en el Registro Unico de Carrera anotando los nombres, cédula, cargo, nivel, dependencia y fecha de ingreso a la Carrera.

OFICINISTA

13.11 Archiva en las respectivas carpetas los documentos y calificaciones de cada uno de los servidores en Carrera.

JEFE DE OFICINA

13.12 Supervisa con el Coordinador para que todos los servidores en carrera sean calificados, atiende y soluciona los reclamos que correspondan a la Oficina y gestiona el reparto y atención a la dependencia que corresponda.

COORDINADOR

13.13 En caso de calificaciones parciales las revisa y una vez cumplido el período completo procede a ponderar la calificación y notificar los resultados.

JEFE DE OFICINA

13.14 Firma el oficio para comunicar los resultados de calificaciones y solicita el registro en el sistema.

OFICINISTA

13.15 Registra la calificación en el sistema y archiva los formularios en la correspondiente carpeta.

14. INDICADORES

-. Concursantes Inscritos

––––––––––––––– X 100

-. Concursantes Aprobados

-. Concursantes Admitidos

––––––––––––––– X 100

-. Concursantes Aprobados

-. Inscritos en Concurso de Ascenso Admitidos

–––––––––––––––––––––– x 100

-. Concursantes Aprobados

-. Concursantes no Aprobados en Examen de Conocimientos

–––––––––––––––––––––––––– x 100

Concursantes Reclamantes

-. Concursantes Aprobados

–––––––––––––––––– x 100

-. Concursantes Nombrados

Total de Concursantes Inscritos

Concursantes no admitidos por:

1. No acredita experiencia

2. Experiencia incompleta

3. No acredita estudios

4. Estudios incompletos

5. Estudios no relacionados

6. Otras causales

Dependencia: Oficina de Selección y Carrera

Proceso: Selección de personal

Procedimiento: Convocatoria, inscripción y lista de admitidos y no admitidos

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Describir en forma clara, precisa y organizada cada una de las actividades que se deben adelantar para obtener que los calificadores del personal en Carrera Administrativa y en período de prueba procedan cuidadosa, objetiva e imparcialmente.

2. CLIENTES

Los jefes que deban calificar y los servidores de la Procuraduría que se encuentren escalafonados en Carrera Administrativa o hayan aprobado un concurso y cumplido el período de prueba y hayan sido calificados.

3. ALCANCE

Se aplica a los calificadores y calificados de la Procuraduría escalafonados en Carrera Administrativa en las fechas ordenadas, o en caso de traslado de dependencia, ascenso con cambio de nivel o cambio de jefe.

4. RESPONSABILIDADES

Corresponde al Jefe de la Oficina de Selección y Carrera y a los Coordinadores Administrativos enviar el material de calificación a cada una de las dependencias objeto de calificación. En caso de mora los servidores deben solicitar a quien corresponda, sean calificados.

5. REFERENCIAS

La calificación de servicios se hace teniendo en cuenta lo dispuesto en el Decreto 262 de 2000 en su Capítulo IV, artículos 223 a 235 y en lo prescrito en el formulario que para el efecto adoptó la Comisión de Carrera Administrativa.

6. DEFINICIONES

La calificación de servicios es un instrumento para valorar la gestión que tienen por objeto el mejoramiento y desarrollo de las condiciones personales y laborales de los empleados en Carrera Administrativa y la verificación del cumplimiento de las funciones, por parte de los servidores en período de prueba o inscritos en Carrera.

7. FORMATOS POR UTILIZAR

Se utiliza el formato general adoptado por la Comisión de Carrera Administrativa.

8. CONDICIONES GENERALES

Es necesario que se aplique a todos los servidores inscritos en el Registro Unico de Carrera en una forma oportuna, que los calificadores lo hagan con criterio objetivo e imparcial y que cumpla con los fines previstos.

9. SALIDAS

Informes sobre resultados de calificaciones satisfactorias y no satisfactorias.

10. REGISTROS

Los resultados de la calificación, una vez ponderados, si hay lugar y notificados, deben digitarse y mantenerse en el sistema y en la carpeta correspondiente con las calificaciones anuales actualizadas de cada uno de los servidores.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Los formularios de calificación se mantienen debidamente archivados con las calificaciones actualizadas, calificaciones que deben incorporarse al sistema en la misma forma. Un Coordinador de la oficina tendrá a su cargo este pr oceso, así como la responsabilidad de los resultados y decisiones que deben aplicarse.

12. ANEXOS

En carpeta especial y debidamente archivados se mantendrán los oficios de reclamos, recursos, derechos de petición, tutelas y decisiones o fallos.

13. ACTIVIDADES

COORDINADOR DEL PROGRAMA

13.1 Está pendiente de mantener la información actualizada del personal que debe calificarse.

COORDINADOR DEL PROGRAMA

13.2 Solicita a la División de Gestión Humana el envío oportuno de la información sobre novedades del personal objeto de calificación.

OFICINISTA

13.3 Recibe listados, radica y entrega al Coordinador.

COORDINADOR DEL PROGRAMA

13.4 Proyecta los oficios para enviarlo al Jefe de la Dependencia donde labora el servidor, junto con los formularios y la lista de los servidores que debe evaluar, dentro de los términos de ley.

JEFE DE OFICINA SELECCION Y CARRERA

13.5 Revisa el oficio, corrige inconsistencias y pasa a la Secretaria para que lo elabore en limpio.

SECRETARIA

13.6 Elabora el oficio y lo entrega al Jefe de la Oficina para firma.

JEFE DE OFICINA

13.7 Revisa si está de acuerdo, lo firma y lo pasa a la Secretaria para la radicación.

SECRETARIA

13.8 Radica y entrega al Coordinador copia del oficio.

COORDINADOR

13.9 Registra los oficios en una planilla y los entrega al oficinista para que los numere y radique.

OFICINISTA

13.10 Recibe del Coordinador los formularios y los entrega en las correspondientes dependencias.

OFICINISTA

13.11 Prepara los sobres para los oficios que van a otras ciudades y obtiene una fotocopia para enviar por correo.

OFICINISTA

13.12 Entrega los oficios que van para fuera de Bogotá, D. C., en la Oficina de Correspondencia, y devuelve las copias firmadas al coordinador.

COORDINADOR DEL PROGRAMA

13.13 Relaciona los oficios, ordena archivar las copias y vela por que se cumpla oportunamente con la calificación.

OFICINISTA

13.14 Recibe las calificaciones, las radica y las entrega al Coordinador.

COORDINADOR

13.15 Revisa y valida las calificaciones con el Jefe de Oficina y si hay reclamos las remite a la dependencia competente para su respuesta.

COORDINADOR

13.16 Tabula en el sistema las calificaciones y digita en el programa los siguientes datos de los calificados:

 Nombre, cédula, dependencia, cargo, clase de calificación, período calificado, calificación, desarrollo y mejoramiento.

COORDINADOR

13.17 Obtiene resultados estadísticos si se requieren, teniendo en cuenta la siguiente información:

 Quién calificó

 A quién calificó

 El cargo calificado

 Clase de calificación

 Fecha del envío del of icio para la calificación

 Fecha de recibo final de la calificación

 Calificación dada

 Período calificado

 Calificación satisfactoria o no

 Calificaciones faltantes con informe de cargo, dependencia y responsable.

JEFE DE OFICINA

13.18 Presenta al Procurador General de la Nación los informes del resultado de calificaciones debidamente analizados y recomienda las acciones a seguir y tramita los recursos de apelación ante la Comisión de Carrera.

14. INDICADORES

-. Total personal inscritos en Carrera

–––––––––––––––––– X 100

-. Total calificados

-. Calificados satisfactoriamente

–––––––––––––––––– X 100

-. Calificados calificados

-. Total calificados

–––––––––––––––

-. Requieren capacitación

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

FEBRERO DE 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprimen su dinámica diaria.

Por ello, los manuales de procedimientos adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, estamos solicitando la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores enc omendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno, y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas al interior de la Procuraduría.

Dependencia: Oficina de Control Interno

Proceso: Control de Gestión

Procedimiento: Visitas Periódicas (Funcional y Administrativas)

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Verificar la gestión en las diferentes Dependencias de la Procuraduría General de la Nación, al Nivel Central y Territorial.

2. CLIENTES

Todas las Dependencias que conforman la Procuraduría General de la Nación, tanto del Nivel Central como Territorial.

3. ALCANCE

Todas las Dependencias que conforman la Procuraduría General de la Nación.

4. RESPONSABILIDADES

El Jefe de la Oficina de Control Interno y los Profesionales comisionados para la visita.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia

 Ley 201 de 1995.

 Ley 87 de 1993

 Ley 42 de 1993

 Decreto No. 2145 de 1999

 Decreto No. 262 de 2000

 Normas concordantes y/o modificatorias

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Formatos para registrar la información obtenida en la visita y cuadros Estadísticos.

8. CONDICIONES GENERALES

La visita se realiza de acuerdo con el Plan de Gestión, de oficio o a petición de la Dependencia interesada y se utiliza para ejercer el Control de Gestión sobre las actividades que adelantan las diferentes Dependencias de la Procuraduría General de la Nación.

9. SALIDAS

Informes de resultados de la visita.

10. REGISTROS

 Informe de la visita del Control de Gestión.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificar y confrontar el cumplimiento de la gestión desarrollada de acuerdo con el Plan de Acción de la Dependencia visitada.

 En el momento de cumplimiento del término para señalar la presentación del informe, dispuesto por el Jefe de la Oficina de Control Interno en el Auto comisorio.

12. ANEXOS

Formatos y cuadros estadísticos.

13. ACTIVIDADES

JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

13.1 Profiere el Auto Administrativo comisionando a los Profesionales de la Oficina para realizar la visita, de acuerdo con lo programado en el Plan Anual de Acción correspondiente a la Oficina de Control Interno, señalando término de la comisión y de presentación del informe derivado de la visita.

PROFESIONAL O ASESOR DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

13.2 Elabora su Plan de Trabajo, e inicia la visita presentándose al Jefe de la Dependencia visitada, a quien explica el objeto y método de cómo se va a desarrollar la visita, partiendo del marco legal de la Dependencia, Principios, Disposiciones de carácter reglamentario, Políticas, directrices que se aplican en el desarrollo normal de las actividades de la dependenci a objeto de visita.

13.3 Establecer la existencia y verificar la eficacia y celeridad con que se cumplen las Políticas, Planes y Procedimientos establecidos en el Plan de Acción.

13.4 Elabora los formatos y cuadros estadísticos respectivos y relacionados con la naturaleza de la visita registrando en ellos el desarrollo de la misma.

13.5 Señala y recomienda el correctivo a aplicar al proceso de la gestión que presente desviaciones, a fin de evitarlas presentando correctivos de acuerdo con los procedimientos establecidos.

13.6 Al finalizar la visita evalúa los documentos recaudados (formatos y cuadros estadísticos) y presenta el informe final de su visita al Jefe de la Oficina de Control Interno señalando las irregularidades encontradas y presentando las recomendaciones y correctivos del caso.

JEFE DE OFICINA DE CONTROL INTERNO

13.7 Recibe, analiza y evalúa a fin de aprobarlo o solicitar las explicaciones que considere pertinentes. Luego de lo cual enviará copia del mismo a los Jefes de las Dependencias visitadas, recomendando la solución a los problemas detectados y al Procurador o Viceprocurador si se estima pertinente.

SECRETARIA

13.8 Recibe, envía y archiva copia de los informes.

14. INDICADORES

Número de visitas realizadas

––––––––––––––––––– x 100

Total de visitas proyectadas

Dependencia: Oficina de Control Interno

Proceso: Control de Gestión

Procedimiento: Informes

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Registrar la gestión adelantada en las diferentes Dependencias de la Procuraduría General de la Nación, al Nivel Central y Territorial con el fin de darla a conocer y presentarles al mismo tiempo las recomendaciones derivadas de la evaluación de la gestión.

2. CLIENTES

Todas las Dependencias de la Procuraduría General de la Nación, tanto del Nivel Central como Territorial.

3. ALCANCE

Todas las Dependencias que conforman la Procuraduría General de la Nación.

4. RESPONSABILIDADES

El Jefe de la Oficina de Control Interno y los Profesionales comisionados que elaboran y presentan el informe resultado de las visitas adelantadas.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia.

 Ley 42 de 1993 Ley 87 de 1993

 Decreto 2145 de 1999 Decreto No. 262 de 2000.

 Normas concordantes y/o modificatorias

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Formatos para registrar la información obtenida en la visita y cuadros estadísticos.

8. CONDICIONES GENERALES

El Informe debe contener los resultados de la visita y se realiza de acuerdo con la evaluación del desarrollo de la visita y se utiliza para mostrar el resultado de la Gestión de las actividades que adelantan las diferentes Dependencias de la Procuraduría General de la Nación.

9. SALIDAS

Informes resultados de la visita.

10. REGISTROS

 Informe de la visita del Control de Gestión.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Al cumplimiento del término establecido en el auto comisorio por el Jefe de la Oficina de Control Interno para la presentación del Informe.

12. ANEXOS

Formatos y cuadros estadísticos.

13. ACTIVIDADES

PROFESIONAL O ASESOR DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

13.1 Efectuada la visita, prosigue a la elaboración y presentación del informe ante el Jefe de la Oficina de Control Interno, dicho informe debe contener las fallas detectadas, conclusiones y recomendaciones, partiendo del marco legal de la Dependencia, Principios, Disposiciones de carácter reglamentario, Políticas, directrices que se aplican en el desarrollo normal de las actividades de la dependencia objeto de visita.

13.2 El informe debe contener explicación sobre la eficacia y celeridad con que se cumplen las Políticas, Planes y Procedimientos establecidos en el Plan de Acción.

13.3 Debe elaborar y adjuntarse los formatos y cuadros estadísticos registrando en ellos el desarrollo de la visita adelantada.

13.4 Debe señalar y sugerir el correctivo a aplicar al proceso de la gestión que presente desviaciones, a fin de evitar que se continúen presentando.

13.5 Una vez esté realizado presenta el informe final de su visita al Jefe de la Oficina de Control Interno.

13.6 En la elaboración del informe final, el cual es presentado al señor Procurador General de la Nación, el funcionario debe recopilar la información suministrada por todas las Dependencias, verificarla y registrarla en forma clara, concreta, precisa y de fácil comprensión al lector.

JEFE DE OFICINA DE CONTROL INTERNO

13.7 Recibe, analiza y evalúa el informe a fin de aprobarlo o solicitar las ex plicaciones que considere pertinentes. Luego de lo cual enviará copia del mismo a los Jefes de las Dependencias visitadas, recomendando la solución a los problemas detectados.

SECRETARIA

13.8 Recibe y archiva copia de los informes.

14. INDICADORES

Número de informes realizados

–––––––––––––––––––– x 100

Total de visitas realizadas

Dependencia: Oficina de Control Interno

Proceso: Control de Gestión

Procedimiento: Elaboración de papeles de trabajo

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Registrar los trabajos realizados por los funcionarios Profesionales o Asesores de la Oficina de Control Interno, en las diferentes Dependencias de la Procuraduría General de la Nación, para proporcionar el respaldo comprobatorio de la información del funcionario.

2. CLIENTES

Todas las Dependencias de la Procuraduría General de la Nación, tanto del Nivel Central como Territorial.

3. ALCANCE

Todas las Dependencias que conforman la Procuraduría General de la Nación.

4. RESPONSABILIDADES

El Jefe de la Oficina de Control Interno y los Profesionales comisionados que elaboran, hacen los registros y presentan los Papeles de Trabajo obtenidos en las visitas adelantadas.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia

 Ley 42 de 1993 Ley 87 de 1993

 Decreto No. 2145 de 1999 Decreto No. 262 de 2000.

 Normas concordantes y/o modificatorias

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Formatos y cuadros para registrar la información obtenida en la visita.

8. CONDICIONES GENERALES

Los factores que inciden en la elaboración de los papeles de trabajo son la naturaleza de la tarea, información, estado financiero y el grado de confianza de la Oficina de Control Interno. Los Papeles de Trabajo deben incluir los siguientes puntos: Contener el respaldo de las comprobaciones, los juicios y las conclusiones, contener los resultados y el alcance del examen, ser completos y exactos, ser legibles y limitar su información a asuntos que sean sustancialmente importantes y pertinentes a los objetivos de la auditoría.

9. SALIDAS

 Formatos y cuadros estadísticos.

10. REGISTROS

El Profesional elabora dos tipos de papel de trabajo de acuerdo con las ci rcunstancias establecidas que son Archivo permanente y archivo corriente.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 En el cumplimiento del término señalado para la presentación de los papeles de trabajo, dispuesto por el Jefe de la Oficina de Control Interno.

12. ANEXOS

Formatos y cuadros estadísticos.

13. ACTIVIDADES

JEFE DE OFICINA DE CONTROL INTERNO

13.1 Imparte la orden al profesional designado para efectuar los papeles de trabajo señalando término para su presentación.

PROFESIONAL O ASESOR DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

13.2 Elabora y presenta proyectos de los papeles de trabajo dispuestos por el Jefe de la Oficina de Control Interno en el término estipulado.

13.3 Los papeles de trabajo deben contener explicación sobre la forma de su diligenciamiento.

13.4 Debe elaborarse en formatos estandarizados registrando en ellos los elementos necesarios para ser utilizados en la visita que se adelante.

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO

13.5 Recibe, analiza y evalúa los proyectos de trabajos a fin de aprobarlos o solicita las explicaciones que considere pertinentes. Luego de lo cual los entrega a Secretaría para que sean elaborados y fotocopiados.

SECRETARIA

13.6 Elabora los papeles de trabajo y procede a fotocopiarlos para suministrarlos a los profesionales cuando realicen visitas.

14. INDICADORES

Número de papeles de trabajo elaborados

––––––––––––––––––– x 100

Total de papeles de trabajo necesarios

Dependencia: Oficina de Control Interno

Proceso: Control de Gestión

Procedimiento: Difusión del Control Interno

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Dar a conocer a los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación la importancia del Sistema de Control Interno, con el fin de crear y fomentar la cultura de autocontrol.

2. CLIENTES

Todos los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación, tanto del Nivel Central como Territorial.

3. ALCANCE

Todos los funcionarios de las Dependencias que conforman la Procuraduría General de la Nación.

4. RESPONSABILIDADES

El Jefe de la Oficina de Control Interno y los Profesionales comisionados para la difusión y enseñanza de la metodología aplicada en el Sistema de Control Interno.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia

 Ley 42 de 1993 Ley 87 de 1993

 Decreto 2145 de 1999 Decreto No. 262 de 2000.

 Normas concordantes y/o modificatorias

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Formatos que contengan la estructura conceptual del Sistema de Control Interno y la información a difundir.

8. CONDICIONES GENERALES

La difusión debe hacerse sobre los contenidos conceptuales plasmados en los formatos preestablecidos para el logro de la difusión del Sistema de Control Interno.

Se realiza de acuerdo con el programa establecido en el Plan de Acción.

9. SALIDAS

La capacitación dada en desarrollo de la misma.

10. REGISTROS

Informe de la capacitación al Jefe de la Oficina de Control de Gestión.

11. BASES DE AUTOCONTROL

En el momento de la capacitación se debe realizar un evaluación a criterio del expositor designado con el fin de comprobar la asimilación de la capacitación impartida por parte de los asistentes.

12. ANEXOS

Formatos y registro de asistentes.

13. ACTIVIDADES

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO

13.1 Comisiona al Profesional o Asesor de la Oficina de Control Interno para que realice las visitas de difusión, de acuerdo con lo programado en el Plan de Acción.

PROFESIONAL O ASESOR DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

13.2 Elabora el cronograma de las capacitaciones que efectuará con base en el Plan de Acción. Llevando consigo todo el material necesario para una excelente difusión del tema sobre el Sistema de Control Interno; a fin de que todos los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación comprendan y participen activamente.

JEFE DE OFICINA DE CONTROL INTERNO

13.3 Recibe, analiza y evalúa los resultados de las capacitaciones a fin de constatar la asimilación de las mismas por los funcionarios.

SECRETARIA

13.4 Recibe y archiva copia de las capacitaciones.

14. INDICADORES

Número de capacitaciones realizadas

––––––––––––––––––– x 100

Total de capacitaciones proyectadas

Dependencia: Oficina de Control Interno

Proceso: Control de Gestión

Procedimiento: Plan Anual de Acción

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Planificar y programar cada una de las actividades que se desarrollan en la Oficina de Control Interno, para ejercer control sobre cada una de las tareas programas y hacer el correcto uso del tiempo y de los recursos, evitando imprevistos y contribuyendo a la minimización de los gastos.

2. CLIENTES

Todos los funcionarios de la Oficina de Control Interno de la Procuraduría General de la Nación.

3. ALCANCE

El Plan de Acción debe ser enviado los primeros días del mes de noviembre del año anterior a la fecha de ejecución, al Despacho del señor Viceprocurador General de la Nación para su conocimiento y fines de su competencia. El Plan de Acción tiene aplicación y va dirigido a cada una de las Dependencias de la Entidad.

4. RESPONSABILIDADES

El Jefe de la Oficina de Control Interno y los Profesionales comisionados encargados de elaborarlo, aplicarlo y presentarlo.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia

 Ley 42 de 1993 Ley 87 de 1993

 Decreto 2145 del 1999 Decreto No. 262 de 2000.

 Normas concordantes y/o modificatori as

6. DEFINICIONES

 No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Formato para registrar el Plan de Acción.

8. CONDICIONES GENERALES

 El Plan de Acción debe contener todas las acciones que realizará la Oficina de Control Interno y los funcionarios en el transcurso del año y debe ser debidamente programado.

9. SALIDAS

El Plan de Acción establecido, plasmado en su formato.

10. REGISTROS

 No aplica.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 En el Plan de Acción como labor común de todos los funcionarios de la Oficina de Control Interno se autocontrola a medida que se presentan y desarrollan los diferentes planes.

 En la elaboración de los cronogramas de trabajo con base en lo planificado, se señalan puntos de Autocontrol que deben ser cumplidos por todos los responsables de las actividades que le sean asignadas según el Plan de Acción.

12. ANEXOS

Cronogramas de Trabajo individual.

13. ACTIVIDADES

JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

13.1 Planear y proponer las metas de trabajo que se realizarán.

13.2 Convoca a reunión a los Profesionales y Asesores de la Oficina para escuchar y recibir opiniones y hacer los ajustes que se consideren necesarios al Plan de Acción, luego de lo cual es aprobado.

13.3 Ordena sacar fotocopias del Plan de Acción, y se entrega a cada uno de los funcionarios de la Oficina de Control Interno.

PROFESIONAL O ASESOR DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

13.4 Se reúne con el Jefe de la Oficina y en común acuerdo diseñan el Cronograma del Plan de Acción que se va a ejecutar.

13.5 En el momento de la reunión, una vez que haya sido aprobado por todos se asigna el responsable de cada una de las actividades que sean registradas en el Plan de Acción, y deberá elaborar el cronograma de trabajo a ejecutar para cumplir los objetivos en el tiempo establecido.

SECRETARIA

13.6 Recibe fotocopia, envía a la Viceprocuraduría, reparte a los Asesores y Profesionales de la Oficina de Control Interno y archiva copia del Plan de Acción.

14. INDICADORES

Número de Planes realizados

––––––––––––––––– x 100

Total de Acciones Planeadas

Dependencia: Oficina de Control Interno

Proceso: Control de Gestión

Procedimiento: Evaluación del Sistema Control Interno

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Constatar el funcionamiento del Sistema de Control Interno en las diferentes Dependencias de la Procuraduría General de la Nación, a Nivel Central y Territorial.

2. CLIENTES

Todas las Dependencias de la Procuraduría General de la Nación, tanto del Nivel Central como Territorial.

3. ALCANCE

Todas las Dependencias que conforman la Procuraduría General de la Nación.

4. RESPONSABILIDADES

El Jefe de la Oficina de Control Interno, los Asesores y Profesionales comisionados que elabora y presenta el Informe que resultado de la evaluación del Sistema de Control Interno.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia

 Ley 42 de 1993 Ley 87 de 1993

 Decreto 2145 de 1999 Decreto No. 262 de 2000.

 Normas concordantes y/o modificatorias

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Formatos o formularios que se diseñaron para efectuar la evaluación al Sistema de Control Interno.

8. CONDICIONES GENERALES

La evaluación del Sistema de Control Interno, se realiza de acuerdo con la aplicación de la metodología adoptada cuales y con los resultados plasmados en los formatos diligenciados en el desarrollo de la visita.

9. SALIDAS

Formatos e Informes resultados de la visita.

10. REGISTROS

 Formatos e Informes de la visita del Control de Gestión.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Al cumplimiento del término establecido por el Jefe de la Oficina de Control Interno para la presentación del Informe.

12. ANEXOS

Formatos y cuadros estadísticos.

13. ACTIVIDADES

JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

13.1 Planea y propone las metas de trabajo que se realizarán.

13.2 Convoca a reunión a los Profesionales y Asesores de la Oficina para escuchar y recibir opiniones y hacer los ajustes que se consideren necesarios para el buen desarrollo de la aplicación del Procedimiento de la Evaluación del Sistema de Control Interno a todas y cada una de las Dependencias de la Entidad, luego de lo cual las asigna a los Asesores o Profesionales.

13.3 Proyecta los oficios de presentación dirigidos a cada uno de los Jefes de las Dependencias y se entrega a cada uno de los Asesores y Profesionales de la Oficina de Control Interno que realizarán las Evaluaciones del Sistema de Control Interno.

ASESOR O PROFESIONAL DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

13.4 Recibe la designación de la labor encomendada y se presenta al Jefe de la Dependencia con el Oficio por medio del cual es comisionado para realizar la evaluación en la Oficina respectiva.

13.5 Efectuada la visita, elabora y presenta el informe sobre el resultado de la Evaluación al Jefe de la Oficina de Control Interno, el cual debe contener las fallas detectadas, justificaciones, Programa de Mejoramiento, conclusiones y el Seguimiento al Programa del Sistema del Control Interno, señalando en este último la actividad y el avance programado por la Dependencia a la actividad programada.

13.6 Elabora y adjunta al informe los formatos y registra en ellos el desarrollo de la evaluación adelantada.

13.7 En la elaboración del informe final, presentado al Jefe de la Oficina de Control Interno, el funcionario recopila la información suministrada por funcionarios de la Dependencia, la verifica y la registra de manera clara, concreta, precisa y de fácil comprensión al lector.

13.8 El informe debe explicar la eficacia y celeridad con que se cumplen las Políticas, Planes y Procedimientos establecidos en el Plan de Acción de la Dependencia.

13.9 Señalar las conclusiones y sugerir el correctivo a aplicar al proceso de la gestión que presente desviaciones, a fin de evitar que en lo sucesivo se sigan presentando.

13.10 Presenta el informe final de su visita al Jefe de la Oficina de Control Interno.

JEFE DE OFICINA DE CONTROL INTERNO

13.11 Recibe, analiza y evalúa el informe, da su Visto Bueno o solicita las explicaciones que considere pertinentes; envía copia del mismo a los Jefes de las Dependencias visitadas, recomendando la aplicación del Programa de Mejoramiento del Sistema de Control Interno para superar las debilidades.

SECRETARIA

13.12 Recibe el Informe y envía copia de los informes a los Jefes de la Dependencia y archiva copia de los mismos.

14. INDICADORES

Número de Evaluaciones realizadas

–––––––––––––––––––– x 100

Total de Evaluaciones Programadas

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

OFICINA DE PRENSA

FEBRERO DE 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprimen su dinámica diaria.

Por ello, los manuales de procedimientos adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, estamos solicitando la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno, y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas al interior de la Procuraduría.

Dependencia: Oficina de Prensa

Proceso: Generar información escrita

Procedimiento: Elaboración boletines de prensa

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Difundir ágil y verazmente el resultado de la investigación y la gestión adelantada por la entidad y dar a conocer a la opinión pública los conceptos emitidos por el Procurador ante las Cortes.

2. CLIENTES

Los Medios de Comunicación.

3. ALCANCE

La sociedad en general.

4. RESPONSABILIDADES

El Procurador, el Viceprocurador, el Jefe de Prensa, el Jefe de la Dependencia que genera la información para elaborar el boletín.

5. REFERENCIAS

 Fallos de 1a. y 2a. Instancia

 Resultados Audiencias Públicas

 Conceptos emitidos por el Procurador ante las Cortes.

 Balance de Gestión.< /span>

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Hojas membreteadas: Boletín de Prensa y Conceptos.

 Formato testigo envío de Fax

 Internet

 Página Web

 Oficina Virtual (hacia donde se va a llegar)

8. CONDICIONES GENERALES

Se recoge la información en los distintos despachos de la Procuraduría, luego se elabora el boletín y finalmente se difunde la información a los medios de comunicación.

9. SALIDAS

Boletín de Prensa con soporte de un testigo de envío de fax.

10. REGISTROS

Información dirigida a la opinión pública en general.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Confrontación de la información generada por la oficina con la información divulgada por los medios de comunicación.

 Restringir la información de alta reserva sumarial.

12. ANEXOS

 Comunicados del Procurador.

 Directrices de la Entidad

13. ACTIVIDADES

JEFE

13.1 Recoge información del despacho del Procurador, Viceprocurador o Delegado.

13.2 Evalúa y da instrucciones sobre la forma de distribuir la información previamente elaborada.

13.3 Planea estrategias de resultado de divulgación.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

13.4 Lee el documento recibido y elabora el boletín de prensa.

13.5 Numera consecutivamente el boletín y lo fotocopia.

13.6 Envía por fax el boletín a los diferentes medios de comunicación local y/o nacional según el caso.

13.7 Informa telefónicamente a los periodistas de los diferentes medios de comunicación local el envío de la información.

13.8 Pasa para archivo el boletín junto con el testigo de envío de fax.

SECRETARIA

13.9 Archiva consecutivamente el boletín original en la respectiva carpeta.

13.10 Archiva la fotocopia del boletín con el testigo de envío de fax.

NOTA: Si es un concepto emitido por el Procurador se modifican los pasos 13.1, 13.2 y 13.3 así:

SECRETARIA

13.11 Recibe fotocopia de los conceptos por parte de la Procuraduría Auxiliar.

13.12 Radica la información recibida y entrega al Profesional Universitario encargado del tema.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

13.13 Lee el concepto y si es procedente elabora boletín o de lo contrario devuelve a la secretaria para su respectivo archivo.

Los pasos del 13.4 al 13.10 continúan igual.

14. INDICADORES

# de Boletín de Prensa / Trimestre.

Dependencia: Oficina de Prensa

Proceso: Edición de noticieros y programas especiales

Proce dimiento: Programación, selección y edición de noticias

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Tener un archivo cronológico de las intervenciones del Procurador y de la Procuraduría en televisión además de los sucesos que ameriten la actuación de la entidad a nivel nacional.

2. CLIENTES

Cualquier dependencia de la institución que requiera la información.

3. ALCANCE

La Procuraduría dispone de las notas más importantes de los noticieros de televisión en la oficina de prensa.

4. RESPONSABILIDADES

Oficinista y Profesional Universitario.

5. REFERENCIAS

 Instructivo de Programación de VHS.

 Instructivo de Edición de Televisión.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Casetes de VHS

8. CONDICIONES GENERALES

Seguir paso a paso los instructivos de Programación y Edición.

9. SALIDAS

 Archivos en casetes de VHS clasificados por temas.

 Listado cronológico en archivo electrónico del resumen de las noticias seleccionadas de los diferentes noticieros y programas.

10. REGISTROS

 Casetes de VHS.

 Disketes.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Criterio acertado del Oficinista en la selección de noticias que le competen a la entidad.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

OFICINISTA

13.1 Programa el horario de grabación de los diferentes noticieros y programas especiales (reportajes, intervenciones en el Congreso, programas de opinión). Según el instructivo de programación.

13.1 Revisa los noticieros y programas especiales grabados.

13.2 Selecciona las noticias de interés para la entidad y las va editando a la vez que clasifica las noticias según el tema:

a) Procuraduría: Selección de las notas donde aparezca el Procurador, donde mencionen a la entidad o alguno de sus funcionarios;

b) Corrupción: Selección de noticias donde aparecen casos de despilfarros, contratación y todas aquellas conductas donde se desvíen los recursos estatales y estén implicados funcionarios públicos;

c) Masacres: Selección de noticias que registran muertes de ciudadanos sin interesar el grupo que ha cometido el homicidio múltiple;

d) Paz: Selección de las notas que tienen que ver con el proceso de paz y negociaciones con los diferentes grupos al margen de la ley;

e) Soldados y Policías retenidos: Selección de las notas que hablan de los miembros de las fuerzas militares que se encuentran en cautiverio por parte de grupos al margen de la ley;

f) Reportajes: Selección de entrevistas al Procurador, al Viceprocurador, Delegados o cualquier funcionario de la entidad así como a miembros de los grupos al margen de la ley o al personaje de actualidad nacional.

13.4 Las noticias clasificadas van archivadas en un casete de VHS según la anterior clasificación.

13.5 Toma nota de la fecha, la ciudad donde se origina la noticia, una reseña de la noticia, el noticiero que la emitió, en qué horario, su respectiva clasificación y simultáneamente edita.

PROFESIONAL

13.6 Digita la anterior información y lleva el respectivo archivo.

14. INDICADORES

Clasificación del tipo de noticias.

Dependencia: Oficina de Prensa

Proceso: Monitoreo radial

Procedimiento: Escuchar, grabar y editar noticias

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001< o:p>

1. OBJETIVO

 Mantener al jefe de la oficina informado de la actualidad nacional y a través suyo al Procurador.

 Llevar el archivo de las intervenciones del Procurador en la radio.

2. CLIENTES

El Procurador, el Viceprocurador, el Jefe de la Oficina de Prensa y cualquiera de los delegados.

3. ALCANCE

La Procuraduría dispone de las notas más importantes de los noticieros radiales en la oficina de prensa.

4. RESPONSABILIDADES

Asesor de Prensa y Jefe de la Oficina.

5. REFERENCIAS

 Una radiograbadora.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Casetes de audio.

8. CONDICIONES GENERALES

Escuchar continuamente la radio.

9. SALIDAS

 Casetes de audio.

10. REGISTROS

 Listado de archivo de voces

 Casetes de audio

 Disketes.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Criterio para la selección de noticias.

12. ANEXOS

No aplica

13. ACTIVIDADES

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

13.1 Escucha constantemente la radio.

13.2 Graba las noticias que interesen, vinculen o mencionen la entidad.

13.3 Edita las noticias que le soliciten.

13.4 Transcribe el contenido de casetes que contienen reportajes, entrevistas e intervenciones del Procurador.

13.5 Archiva los casetes cronológicamente.

13.6 Lleva un listado de archivo de voces indicando el número de casete, la fecha de emisión de la noticia, el medio donde se publicó, en qué lado del casete se encuentra la noticia, el nombre del entrevistado y una breve reseña del tema tratado.

14. INDICADORES

No Aplica.

Dependencia: Oficina de Prensa

Proceso: Archivo de recortes de periódicos y revistas

Procedimiento: Recortar, seleccionar y archivar artículos de revistas y periódicos

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Mantener organizado cronológicamente el archivo de recortes de periódicos locales, regionales y revistas.

2. CLIENTES

El Procurador, el Viceprocurador, los Delegados y funcionarios de otras dependencias.

3. ALCANCE

La Procuraduría dispone de los artículos más importantes publicados en revistas y periódicos en la oficina de Prensa.

4. RESPONSABILIDADES

Asesor de Prensa, Profesionales Universitarios, Secretaria y Oficinista.

5. REFERENCIAS

 Periódicos locales

 Periódicos regionales

 Revista Cambio

 Revista Semana

 Internet.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Hojas membreteadas con el logotipo de cada diario local y regional.

 Carpetas del Procurador

a) Local;

b) Regional;

 Carpeta del Viceprocurador

a) Local.

8. CONDICIONES GENERALES

Lectura de los periódicos y revistas, seleccionando las noticias de interés para la entidad.

9. SALIDAS

 Carpetas para el Procurador: local y regional

 Carpeta para el Viceprocurador: local

10. REGISTROS

Indice de archivo

11. BASES DE AUTOCONTROL

Revisar si la información generada por la oficina de prensa salió publicada en los diarios.

12. ANEXOS

No aplica

13. ACTIVIDADES

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

Periódicos Locales

13.1 Lee y selecciona noticias de interés para la entidad.

OFICINISTA

13.2 Fotocopia las noticias seleccionadas y las adecua a tamaño carta.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

13.3 Recorta noticias fotocopiadas, coloca fecha y nombre del diario al que corresponda.

SECRETARIA

13.4 Digita los titulares de cada diario.

JEFE

13.5 Lee periódicos y señala las noticias que se deben recortar y archivar.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

13.6 Recorta lo señalado por el Jefe en El Tiempo y El Espectador, lo pega en hojas que llevan el logotipo de cada periódico.

13.7 Clasifica en forma cronológica y archiva

OFICINISTA Y PROFESIONAL

13.8 Elaboran las carpetas del Procurador y Viceprocurador, luego de clasificar las noticias así:

a) Procuraduría: Noticias de la entidad;

b) Alto: Noticias del día de gran interés para la entidad;

c) Editorial: Artículos escritos en las columnas de opinión y general;

d) Generales: Las demás noticias que no se incluyan en la anterior clasificación;

e) Titulares: Listado de los títulos de las noticias que se registran a diario indicando la página donde aparecen.

OFICINISTA

13.9 Entrega diariamente en los despachos del Procurador y Viceprocurador la carpeta y retira las carpetas de los días anteriores.

SECRETARIA

13.10 Recibe la carpeta y escoge las fotocopias de las noticias para la elaboración del archivo personal del Procurador y Viceprocurador.

Periódicos Regionales

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

13.11 Lee, selecciona y recorta las noticias de la Procuraduría y las que sean de interés para la entidad.

13.12 Pega las noticias en el papel membreteado que lleva impreso el nombre del diario, coloca la fecha y entrega a la secretaria.

SECRETARIA

13.13 Clasifica cronológicamente y por el nombre del diario.

JEFE

13.14 Lee y señala las noticias para la elaboración de la carpeta del Procurador.

SECRETARIA

13.15 Separa las noticias señaladas por el Jefe, toma fotocopia en tamaño carta y entrega al Profesional.

13.16 Archiva los originales, clasificando noticias de Procuraduría y de interés para la Entidad.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

13.17 Elabora la carpeta, clasificando la información en Procuraduría, noticias generales y la entrega al Oficinista.

OFICINISTA

13.18 Entrega la carpeta en el despacho del Procurador.

14. INDICADORES

Clasificación por el tipo de noticias.

Dependencia: Oficina de Prensa

Proceso: Rueda de prensa

Procedimiento: Convocatoria a rueda de prensa

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTUR O GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Ampliar y detallar a los medios de comunicación una información de gran interés que por lo delicado del tema debe ser expuesto por el Procurador o el funcionario que él delegue.

2. CLIENTES

Medios de Comunicación.

3. ALCANCE

El Procurador, el Viceprocurador o cualquiera de los Delegados.

4. RESPONSABILIDADES

El jefe de la Oficina de Prensa.

5. REFERENCIAS

 Un tema tan sensible que genera una rueda de prensa.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Un lugar bien condicionado con sonido, espacio, teléfonos y comodidad.

8. CONDICIONES GENERALES

Se efectúan las llamadas telefónicas para informar que se realizará una Rueda de Prensa.

9. SALIDAS

Según el tema de la Rueda de Prensa se entrega:

a) Fotocopia del Boletín de Prensa;

b) Fotocopia del documento base de la Rueda de Prensa, o informes Especiales.

10. REGISTROS

Casetes de audio y video.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Hablar directamente con el periodista que cubre la entidad y confrontar lo que sacaron los medios con lo que se dijo en la Rueda de Prensa.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

JEFE

13.1 Recibe la orden del Procurador de convocar Rueda de Prensa

ASESOR, PROFESIONALES UNIVERSITARIOS, SECRETARIA

13.2 Efectúan las llamadas para citar a los periodistas a la Rueda de Prensa.

13.3 Luego de confrontar la asistencia de los diferentes medios, en caso de que alguno no haya venido, si se emitió boletín se les envía por fax o se les transmite telefónicamente la grabación de la Rueda de Prensa

14. INDICADORES

No aplica.

Dependencia: Oficina de Prensa

Proceso: Seguimiento de noticias del Procurador en periódicos, boletines de prensa, de la gestión del Procurador y de la Procuraduría en general para alimenta r la página de internet.

Procedimiento: Leer archivos de periódicos, revistas y boletines

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Mantener actualizada la información con la que se alimenta la página de Internet de la Procuraduría.

2. CLIENTES

Cualquier funcionario de la Entidad y la sociedad en general.

3. ALCANCE

 La información está disponible para la Procuraduría

 Tener actualizada la página de Internet.

4. RESPONSABILIDADES

Jefe de Oficina y Profesional Universitario.

5. REFERENCIAS

 Fotocopias de recortes de periódicos

 Boletines de Prensa.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.

8. CONDICIONES GENER ALES

Leer a diario la información concerniente al Procurador o a la Procuraduría registrada en diarios y boletines de Prensa.

9. SALIDAS

Disquetes.

10. REGISTROS

No aplica.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Tener actualizada la información con que se alimenta la página de Internet.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

PROFESIONAL

13.1 Lee los boletines, conceptos y fotocopias de los recortes de periódicos.

13.2 Elabora un párrafo de cada una de las noticias del Procurador y de la Procuraduría para preparar el Balance de Gestión.

13.3 Al completar un número de 10 boletines y conceptos los pasa a la Oficina de Sistemas en medio magnético para que alimenten la página de Internet teniendo en cuenta la siguiente clasificación:

a) Conceptos: aparecen los diez (10) últimos conceptos emitidos por la Procuraduría;

b) Boletines: aparecen los diez (10) últimos boletines de prensa emitidos por la oficina;

c) Gestión: aparece un párrafo de los boletines, conceptos y noticias;

d) Archivo: se va llevando cronológicamente el archivo de boletines y conceptos emitidos.

13.4 Entrega disquete a la Oficina de Sistemas, quien alimenta la página de Internet.

14. INDICADORES

No aplica.

Dependencia: Oficina de Prensa

Proceso: Manejo de periodistas de medios

Procedimiento: Intercambio de comunicación con los medios

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Mantener contacto permanente con los periodistas de los diferentes medios para el manejo de la información en ambos sentidos.

2. CLIENTES

Periodistas de los distintos medios de comunicación

3. ALCANCE

La sociedad en general.

4. RESPONSABILIDADES

Jefe de Oficina de Prensa, Asesor de la Oficina, Profesionales Universitarios, Secretaria.

5. REFERENCIAS

Relaciones personales con los periodistas.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.

8. CONDICIONES GENERALES

Atención telefónica y personal en doble vía.

9. SALIDAS

No aplica.

10. REGISTROS

Listado directorio telefónico de medios, tanto a nivel local como nacional.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Generar confianza mutua.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIA

13.1 Recepciona y transfiere las llamadas ya sea al Jefe, al Asesor o al Profesional.

13.2 Comunica al Jefe con el periodista requerido.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

13.3 Se comunica con los periodistas de los diferentes medios de comunicación para dar voz de alerta sobre alguna información.

ASESOR DE PRENSA

13.4 Se comunica con los periodistas de los diferentes medios a fin de solicitar o confirmar alguna información de interés para la entidad.

14. INDICADORES

No aplica.

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

OFICINA DE JURIDICA

FEBRERO DE 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprimen su dinámica diaria.

Por ello, los manuales de procedimientos adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, estamos solicitando la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,< o:p>

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno, y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas en el interior de la Procuraduría.

Dependencia: Oficina Jurídica

Proceso: Tutelas

Procedimiento: Trámite de Tutela

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Dar respuesta a todas las tutelas que se interpongan contra la Entidad en ejercicio de la acción de tutela.

2. CLIENTES

Los quejosos, los servidores públicos y las diferentes dependencias de la Entidad, contra los que se interpone la tutela.

3. ALCANCE

El procedimiento aplica a todos los servidores que deban representar a la Entidad en las acciones de tutela interpuestas contra la misma.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a todas aquellas dependencias que deban aportar información y apoyo para una buena respuesta a la acción de tutela.

5. REFERENCIAS

DERECHOS CONSTITUCIONALES FUNDAMENTALES

Se tramitan con fundamento en la Constitución Política, artículo 86 y los Decretos Reglamentarios 2591 de 1991 y 306 de 1992 (procedimiento excepcional de la ley e independiente de la misma).

De asociación sindical, al debido proceso, a la dignidad humana, a la educación, a escoger profesión u oficio, a tener una familia, al Habeas Corpus, al Habeas Data, honra y buen nombre, a la huelga, a la intimidad, de petición, a la lib ertad de conciencia, a la libertad económica, a la libertad de enseñanza, a la libertad de expresión, a la libertad religiosa y de cultos, a la libertad de reunión, al libre desarrollo de la personalidad, a la locomoción y a la circulación, al medio ambiente sano, al reconocimiento de la personalidad jurídica, a la recreación, a la pensión de invalidez, a la posesión, a la propiedad privada, a la seguridad social, al trabajo, a la vida y a la integridad física, a la subsistencia de las comunidades indígenas, al voto.

PRINCIPIOS QUE RIGEN LA ACCION DE TUTELA

Los de la publicidad

Prevalencia del derecho sustancial

Economía procesal

Celeridad y eficacia.

6. DEFINICIONES

Acción de Tutela. Toda persona tendrá acción de tutela para reclamar ante los jueces en todo momento y lugar, mediante un procedimiento preferente y sumario, la protección inmediata de sus derechos constitucionales fundamentales, cuando quiera que éstos resulten vulnerados o amenazados por la acción o la omisión de cualquier autoridad pública o de los particulares en los casos en que señala la ley.

– El actor quien interpone la acción de tutela.

– Entidad Tutelada: Procuraduría General de la Nación.

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.

8. CONDICIONES GENERALES

CAUSALES DE IMPROCEDENCIA DE LA TUTELA

Cuando existan otros recursos o medios de defensa judicial, salvo que aquella se utilice como mecanismo transitorio para evitar un perjuicio irremediable. Entiéndase irremediable cuando solo puede ser reparado en su integridad mediante una indemnización y no se considera perjuicio irremediable cuando el interesado solicita a la autoridad judicial que se disponga el procedimiento o protección de derecho, mediante las siguientes disposiciones: orden de reintegro, promoción, rango o condición.

Orden de dar posesión a un determinado funcionario.

Autorización oportuna al interesado para ejercer el derecho.

Orden de entrega de un bien.

Orden de restitución o devolución de una multa de dinero pagada por razón de una multa, una contribución, una tasa o cualquier otro título.

CONTENIDO DE LA SOLICITUD DE TUTELA

La solicitud de tutela expresará claramente:

La acción o la omisión que la motiva

El derecho que se considera violado o amenazado

El nombre de la autoridad pública o el órgano autor, y

Demás circunstancias relevantes para decidir sobre la solicitud.

TRAMITE PREFERENCIAL

La tramitación de la tutela estará a cargo del juez, del magistrado, del presidente de la Sala, o quien esté en turno riguroso y será sustanciada con prelación, salvo el habeas corpus.

Los plazos previstos para el desarrollo y ejecución de tutela son improrrogables.

CORRECCION A LA SOLICITUD

Si no pudiere determinarse el hecho o la razón que motiva la acción de tutela se informará al solicitante para que la corrija en el término de 3 días, si no la enmendare ésta será rechazada de plano.

PASO O TRAMITE PREVIO

Aceptación de la acción de tutela por parte del juez de conocimiento.

DOCUMENTOS RELACIONADOS

Solicitud de la tutela.

Aclaraciones adicionales solicitadas por el juez al accionante.

Auto de aceptación de la tutela.

PLAZO: 3 días siguientes al recibo de la solicitud.

9. SALIDA

Respuesta que la Entidad da a la acción de tutela (memorial apoderado de la Procuraduría).

10. REGISTRO

No aplica.

11. BASES DE AUTOCONTROL

CAP radica el escrito del Ente jurisdiccional (Juzgado, Tribunal), que contiene notificación y término dentro del cual debe darse respuesta.

La respuesta se da dentro de los términos establecidos por el órgano jurisdiccional de conocimiento.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

ACCION DE TUTELA TRAMITADA POR LA OFICINA JURIDICA

CENTRO DE ATENCION AL PUBLICO (CAP)

13.1 Envía oficio suscrito por la autoridad judicial, comunicando inicio de la acción y solicitando información. (La autoridad judicial también puede enviar documentación vía fax).

13.2 Traslada la documentación a la Oficina Jurídica.

SECRETARIO OFICINA JURIDICA

13.3 Recibe oficio, o fax (si utiliza este medio).

13.4 Registra en el libro radicador de tutelas y en el Sistema Integrado Administrativo Financiero SIAF.

13.5 Entrega en la Jefatura de la Oficina Jurídica.

JEFE OFICINA JURDICA

13.6 Efectúa el reparto correspondiente y devuelve a secretario.

13.7 Registra reparto en el libro y en el sistema "SIAF" y entrega el asunto al abogado.

ABOGADO

13.8 Recibe oficio; analiza la solicitud y se comunica con la dependencia de Procuraduría contra quien se dirige la acción (Directiva No. 001 de 1997) para informar sobre la acción de tutela.

13.9 Solicita información a la dependencia que atendió las diligencias requeridas por la autoridad judicial para responder inmediatamente, sin exceder el término concedido (generalmente 48 horas).

JEFE OFICINA JURIDICA

13.10 Otorga poder a un abogado para que asuma la defensa.

ABOGADO

13.11 Proyecta poder para representar a la Procuraduría ante la autoridad judicial.

JEFE OFICINA JURIDICA

13.12 Firma el poder y hace la presentación personal.

ABOGADO

13.13 Prepara su escrito de defensa y presenta ante la autoridad judicial.

13.14 Informa al secretario la fecha de presentación del escrito.

13.15 Está pendiente de la actuación hasta el fallo definitivo.

13.16 Se notifica del fallo definitivo.

13.17 Si el fallo es desfavorable a la Procuraduría, impugna. De lo contrario, si el accionante impugna, analiza la situación para adicionar el escrito.

13.18 Comunica al secretario de la División Jurídica el resultado de actuación, para registrar en libro y en el sistema "SIAF".

13.19 Informa semanalmente al Secretario General, las tutelas llegadas en el curso de la semana anterior.

ASESORIA EN LA ACCION DE TUTELA TRAMITADA FUERA DE BOGOTA

JUZGADO O TRIBUNAL RESPECTIVO

13.20 Comunica a la Procuraduría en provincia, el inicio de la acción y solicita información. (También puede enviar documentación vía fax).

13.21 Comunica por teléfono o por escrito la acción al Jefe de la Oficina Jurídica para que otorgue poder al Procurador en provincia.

JEFE OFICINA JURIDICA

13.22 Si es asunto que amerita intervención de abogado de la Oficina Jurídica en Bogotá, se designa para desplazarse a provincia, a asumir la defensa.

De lo contrario, otorga poder a funcionario que en provincia deba asumir la defensa.

SECRETARIO OFICINA JURIDICA

13.23 Registra el reparto en libros y en el "SIAF".

ABOGADO PROCURADURIA PROVINCIAL

Responde (generalmente en 48 horas), y comunica permanentemente a la Oficina Jurídica, sobre el trámite y resultados, para que ejerza control y si es necesario, preste asesoría en el proceso.

OFICINA JURIDICA

13.24 Cuando la segunda instancia deba ser resuelta por la Corte o el Consejo de Estado, se le otorga poder a un abogado de la División Jurídica para que sustente la impugnación y esté pendiente del fallo.

14. INDICADORES

Tiempo promedio de atención de tutelas.

Dependencia: Oficina Jurídica

Proceso: Consultas

Procedimiento: Trámite de Consultas

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Absolver las consultas que conforme al artículo 15-5 del Decreto 262 de 2000 están asignadas a esta Oficina.

2. CLIENTES

Servidores públicos y particulares que formulen consultas.

3. ALCANCE

El procedimiento aplica a los abogados designados por la Oficina Jurídica para absolver las consultas.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a las dependencias que deban tramitar a la Oficina Jurídica las consultas a que se refiere el artículo 15-5 del Decreto 262 de 2000.

5. REFERENCIAS

Artículo 23 de la Constitución.

Artículos 25, 30 y 31 Decreto 01 de 1984.

Artícul o 15-5 del Decreto 262 de 2000.

Resolución No. 23 de 1992.

6. DEFINICIONES

Peticionario: Personas que formulan consultas ante la entidad.

Derecho de petición. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a la Entidad y a obtener pronta respuesta.

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.

8. CONDICIONES GENERALES

Lo escrito mediante el cual se formula la consulta deberá contener: la designación de la autoridad a quien se dirige; los nombres y apellidos completos del solicitante; el objeto de la petición; las razones en que se apoya; la relación de documentos que se acompaña; la firma del peticionario, cuando fuere el caso.

9. SALIDA

Respuesta o trámite que la Entidad da a la petición.

10. REGISTROS

No aplica.

11. BASES DE AUTOCONTROL

CAP radica el escrito por medio del cual se formula la consulta indicando la fecha de recibo la cual se tiene en cuenta para absolver la consulta dentro del término establecido por la ley para ello.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

CONSULTAS REPRESENTADAS POR ESCRITO

CENTRO DE ATENCION AL PUBLICO (CAP)

13.1 Recibe escrito solicitando se absuelva consulta.

13.2 Traslada el documento a la Oficina Jurídica.

SECRETARIO OFICINA JURIDICA

13.3 Recibe y registra en el libro radicador de consultas y en el sistema "SIAF".

13.4 Entrega el escrito al Jefe para reparto.

JEFE OFICINA JURIDICA

13.5 Efectúa el reparto correspondiente y devuelve al secretario.

SECRETARIO

13.6 Anota reparto en libro y entrega a abogado.

ABOGADO

13.7 Recibe el escrito (debe decidir dentro de 30 días desde el día siguiente a que recibe escrito) y analiza que la solicitud se relacione con las funciones de Procuraduría General.

13.8 Si es competente, proyecta respuesta e informa al secretario. Si no es competente, (en este evento el término es de 10 días), proyecta oficio remisorio para enviar la consulta e informar al competente (art. 33 C.C.A.).

13.9 Si el consultante es Agente del Ministerio Público, remite por competencia a la Procuraduría Auxiliar.

13.10 Pasa el proyecto a mecanografía.

SECRETARIO

13.11 Transcribe el proyecto y lo entrega al abogado para corrección.

13.12 Registra la fecha en que el abogado resuelve la consulta o remite al competente.

13.13 Pasa el proyecto al Jefe.

JEFE

13.14 Revisa el proyecto. Si aprueba, ordena la impresión de copias o hace los cambios que considere necesarios para su nueva transcripción.

SECRETARIO

13.15 Imprime las copias y entrega al Jefe para su revisión y firma.

CITADOR

13.16 Fecha y numera el oficio, o la respuesta.

SECRETARIO

13.17 Registra la fecha y número en libro y en el sistema "SIAF" y entrega al citador.

CITADOR

13.18 Prepara el sobre y anexa la respuesta, u oficio. Archiva una fotocopia de la respuesta, y lleva el sobre a la División de Registro y Control y Correspondencia, donde toma el recibido y trae la copia sellada que archiva con original de la consulta.

14. INDICADORES

NUMERO DE CONSULTAS REMITIDAS POR COMPETENCIA

––––––––––––––––––––––––––––– x 100

TOTAL DE CONSULTAS RECIBIDAS

NUMERO DE CONSULTAS ABSUELTAS OF. JURIDICA

––––––––––––––––––––––––––– x 100

TOTAL DE CONSULTAS RECIBIDAS

Dependencia: Oficina Jurídica

Proceso: Demandas contra la Procuraduría

Procedimiento: Acción de Nulidad y Restablecimiento del Derecho y la Reparación Directas

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Representar a la Entidad en las demandas que se interpongan contra la Entidad por actos administrativos proferidos por la misma.

2. CLIENTES

La Nación y Procuraduría General de la Nación.

3. ALCANCE

El procedimiento aplica a todos los servidores que deban representar a la Entidad en las acciones de nulidad y restablecimiento del derecho y reparación directa que se interpongan contra ella.

4. RESPONSABILIDAD

El procedimiento involucra a todas las dependencias que deban aportar información y apoyo para dar respuesta a la demanda.

5. REFERENCIAS

Artículo 29 de la Constitución; Decreto 01 de 1984; Ley 446 de 1998; y Decreto 1818 de 1998.

6. DEFINICIONES

ACCION DE NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DEL DERECHO

Se adelantan con fundamento en el artículo 85 del Código Contencioso Administrativo que establece que toda persona que se crea lesionada en un derecho amparado en una norma jurídica podrá pedir que se declare la nulidad del acto administrativo y se le restablezca su derecho, también podrá solicitar que se le repare el daño.

Demandante: Persona que demanda a la Procuraduría.

Demandado: La Procuraduría General de la Nación.

ACCIONES DE REPARACION DIRECTA

La persona interesada podrá demandar directamente la reparación del daño cuando la causa sea un hecho, una omisión, una operación administrativa o la ocupación temporal o permanente de inmueble por causa de trabajos públicos o por cualquier otra causa.

El procedimiento es similar al anterior, exceptuando por razones obvias el agotamiento de la vía gubernativa; encontramos variaciones también en cuanto a las competencias, especialmente por el factor de cuantía que determinan la clase de instancia en que deba tramitarse el proceso.

Demandante: Persona que demanda a la Procuraduría.

Demandado: La Procuraduría General de la Nación.

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.

8. CONDICIONES GENERALES

AGOTAMIENTO DE LA VIA GUBERNATIVA

Para instaurar una demanda de nulidad y restablecimiento del derecho debe haberse agotado la vía gubernativa, hecho que acontece cuando contra los actos administrativos no procede ningún recurso o cuando los recursos interpuestos se hayan decidido.

Cuando se trata de restablecimiento del derecho la acción caduca al cabo de cuatro (4) meses, contados a partir del día de la publicación, notificación o ejecución del acto según el caso.

JURISDICCION Y COMPETENCIA

La jurisdicción contencioso-administrativa está instituida para juzgar las controversias originadas en actos o hechos administrativos de las entidades públicas y de las privadas cuando cumplen funciones públicas. Se ejerce por el Consejo de Estado y los Tribunales Administrativos de conformidad con la Constitución Política y la ley que determinan sus competencias por factor territorial, cuantía y clase de proceso.

FORMULACION DE LA DEMANDA Y REQUISITOS

La demanda deberá presentarse personalmente por quien la suscribe, ante el Secretario del Tribunal a quien se dirija.

Toda demanda ante la Jurisdicción Administrativa deberá dirigirse al Tribunal competente y contendrá:

La designación de las partes y de sus representantes.

Lo que se demanda.

Los hechos u omisiones que sirvan de fundamento de la acción.

Los fundamentos de derecho de las pretensiones.

Cuando se trate de la impugnación de un acto administrativo, deberán indicarse las normas violadas y explicarse el concepto de su violación.

DOCUMENTOS RELACIONADOS:

A la demanda deberá acompañarse una copia del acto acusado, con las constancias de su publicación, notificación o ejecución, si son del caso; y los documentos y pruebas anticipadas que se pretendan hacer valer y que se encuentren en poder del demandante.

La petición de pruebas que el demandante pretende hacer valer, y

Estimación razonada de la cuantía, cuando sea necesaria para determinar la competencia.

DOCUMENTOS RELACIONADOS

Auto de admisión de la demanda.

PLAZO: No existe término perentorio.

PASOS O TRAMITES DENTRO DEL PROCESO

1. NOTIFICACION Y FIJACION EN LISTA DE LA DEMANDA

Una vez admitida la demanda, ésta se notifica personalmente al demandado, en este caso al señor Procurador General de la Nación como Representante de la Entidad y al señor Procurador Judicial que ejerce ante la respectiva Corporación. Ordena igualmente fijar el proceso en lista por el término de diez (10) días para efectos de contestación de la demanda.

DOCUMENTOS RELACIONADOS

Auto de aceptación en el cual se ordena la notificación personal del demandado.

FIJACION EN LISTA

PLAZO: Se fija por 10 días.

2. CONTESTACION DE LA DEMANDA:

Producida la notificación al demandado se debe esperar que la demanda sea fijada en lista, para lo cual no existe un término específico, sino que está sometida a la evacuación del trabajo que tenga la respectiva subsección.

DOCUMENTOS RELACIONADOS:

El libelo de contestación de la demanda, el cual deberá contener la expresión del nombre del demandado, su domicilio y residencia, y los de su representante o apoderado; una exposición detallada y precisa sobre los hechos de la demanda y razones de la defensa; la proposición de las excepciones que se invoquen contra las pretensiones del demandante; la petición concreta de las pruebas que se pretenda hacer valer en el proceso y la indicación del lugar donde podrán hacerse las notificaciones personales al demandado y a su apoderado.

PLAZO: Dentro de los 10 días siguientes a la fijación en lista.

3. PERIODO PROBATORIO

Habiéndose contestado en tiempo la demanda se produce el reconocimiento de personería del apoderado del demandado y se ordena practicar las pruebas que las partes hayan solicitado, mediante un auto.

DOCUMENTOS RELACIONADOS:

Auto en el que se solicitan las pruebas requeridas por las partes.

PLAZO: No existe tiempo determinado, está sujeto al tiempo que demore el recaudo de las pruebas ordenadas.

4. TRASLADO PARA ALEGAR DE CONCLUSION

Recaudadas las pruebas ordenadas se produce un auto ordenando el traslado a las partes y al Ministerio Público.

DOCUMENTO RELACIONADO:

Auto de traslado a las partes y al Ministerio Público.

PLAZO: Por el término de diez (10) días para alegar de conclusión.

5. FALLO DE PRIMERA INSTANCIA

Una vez presentados los alegatos el proceso entra al despacho para que el Magistrado ponente elabore el proyecto de fallo que es sometido a consideración de los magistrados que conforman la sala y se produzca el fallo de primera instancia.

DOCUMENTOS RELACIONADOS:

Expediente.

PLAZO: No existe un término específico para tal efecto, pudiéndose demorar meses o años.

6. IMPUGNACION

Producido el fallo de primera instancia las partes dentro del término de ejecutoria, que es de diez (10) días, tienen la posibilidad legal de interponer el recurso de apelación para ante el Consejo de Estado. Una vez admitido éste el expediente pasa a la Sección correspondiente del Consejo de Estado donde es repartido y se le asigna un ponente quien produce un auto concediendo traslado al apelante.

DOCUMENTO RELACIONADO:

Auto concediendo traslado al apelante.

PLAZO: Por el término de tres (3) días para que sustente el recurso.

7. TRASLADO PARA SUSTENTAR LA APELACION

Una vez presentado éste el expediente entra nuevamente al despacho y posteriormente se corre traslado a las partes y al Ministerio Público.

8. TRASLADO A LAS PARTES Y AL MINISTERIO PUBLICO

Para este último traslado no existe un término perentorio por lo cual se puede demorar varios meses.

9. PARA ALEGAR DE CONCLUSION

PLAZO: Por el término de 10 días para que presenten sus respectivos alegatos finales o de conclusión.

10. FALLO DE SEGUNDA INSTANCIA

Una vez presentados los alegatos el proc eso entra al despacho para que el Magistrado ponente elabore el proyecto de fallo que es sometido a consideración de los magistrados que conforman la Sala y se produzca el fallo de segunda instancia.

PLAZO: Para este trámite no existen términos perentorios.

9. SALIDA

Contestación a la demanda.

10. REGISTROS

No aplica.

11. BASES DE AUTOCONTROL

El órgano jurisdiccional notifica personalmente al representante legal de la Entidad.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SERVIDOR PUBLICO DE LA PROCURADURIA

13.1 Presenta demanda ante Sección 2a. de Tribunal Contencioso Administrativo de Cundinamarca, si se trata de "nulidad y restablecimiento del derecho".

SERVIDOR PUBLICO O PARTICULAR

13.2 Presenta demanda ante Sección 3a. de Tribunal Administrativo de Cundinamarca, si se trata de "reparación directa", porque considera que se ocasionó un daño o perjuicio, con una acción, omisión, o por vía de hecho.

TRIBUNAL CONTENCIOSO

13.3 Notifica demanda personalmente a Jefe de Oficina Jurídica, quien tiene la representación legal de Procuraduría.

JEFE OFICINA JURIDICA

13.4 Analiza demanda y reparte entre abogados.

13.5 Otorga poder a abogado a quien se repartió el asunto.

ABOGADO

13.6 Proyecta poder para actuar y pasa a firma del Jefe Oficina Jurídica.

JEFE

13.7 Firma poder y hace presentación personal.

ABOGADO

13.8 Recibe poder. Verifica semanalmente en Tribunal (Sección respectiva), cuando fijan el negocio en lista.

13.9 Contesta demanda dentro de cinco días siguientes a que Tribunal fije la demanda en lista.

13.10 Realiza semanalmente visitas al Tribunal para verificar trámite.

13.11 Asiste a audiencia de conciliación, si se trata de demanda de "reparación directa".

13.12 Asiste a los testimonios en la etapa probatoria. Si hay lugar a contrainterrogar, procede.

13.13 Presenta objeciones, si hay lugar.

13.14 Presenta alegatos de conclusión, dentro de los diez (10) días siguientes a que el Tribunal corra traslado.

13.15 Está pendiente de fallo.

13.16 Apela fallo ante Consejo de Estado, si es adverso a la Procuraduría.

13.17 Está pendiente semanalmente de proceso en el Consejo de Estado.

13.18 Sustenta recurso, una vez el Consejo de Estado corre traslado.

13.19 Presenta alegato de conclusión.

13.20 Si el demandante apela, porque el fallo es favorable a Procuraduría, el abogado presenta alegato de conclusión cuando el Consejo de Estado corra traslado.

13.21 Informa permanentemente a secretario sobre trámite del proceso desde su inicio hasta su culminación.

13.22 Está pendiente de fallo.

SECRETARIO

Registra en sistema Integrado "SIAF".

14. INDICADORES< /span>

TOTAL PROCESOS GANADOS

–––––––––––––––––– x 100

NUMERO TOTAL DE PROCESOS

Dependencia: Oficina Jurídica

Proceso: Contratación Directa

Procedimiento: Selección del Contratista

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Seleccionar al contratista que suministre los bienes, realice las obras y/o servicios que la Entidad requiere, observando los principios de transparencia, economía y responsabilidad.

2. CLIENTES

Los proponentes, en la Entidad Despacho del Ordenador del Gasto, Junta de Licitaciones y Adquisiciones, Divisiones Administrativa y Financiera y funcionarios idóneos que desde el punto de vista técnico orientan la contratación.

3. ALCANCE

El procedimiento aplica a todas las contrataciones directas que adelante la Entidad.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a todas aquellas dependencias que deban aportar información y apoyo técnico para la elaboración de las solicitudes de oferta, evaluación de las propuestas, y selección del contratista.

5. REFERENCIAS

Se tramitan con fundamento en la Ley 80 de 1993, sus Decretos Reglamentarios, en especial el 855 de abril 28 de 1994, Código de Comercio, disposiciones sobre austeridad en el gasto público y demás normas que regulen la materia.

6. DEFINICIONES

Contratación Directa: es el proceso de excepción para escoger al contratista, en razón a:

6.1 La cuantía determinada en función del presupuesto anual asignado a la Entidad, o

6.2 La naturaleza del contrato (empréstitos; interadministrativos, con excepción del contrato de seguros; prestación de servicios profesionales o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales o jurídicas, o para el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas; arrendamiento o adquisición de inmuebles; urgencia manifiesta; declaratoria de desierta de la licitación o concurso; cuando no se presente propuesta alguna o ninguna propuesta se ajuste al pliego de condiciones o términos de referencia o, en general, cuando falte voluntad de participación; bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional; cuando no exista pluralidad de oferentes; productos de origen o destinación agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de productos legalmente constituidas; los contratos que celebren las entidades estatales para la prestación de servicios de salud y los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y comerciales estatales y de las sociedades de economía mixta).

7. FORMATOS A UTILIZAR

Certificado de disponibilidad presupuestal

Avisos de publicación en carteleras (presupuesto supere el 50% de la menor cuantía).

Listado de retiro de términos de la solicitud de oferta.

Constancias sobre diligencia de apertura y cierre del proceso.

8. CONDICIONES GENERALES

Aclara conceptos y/o define reglas y lineamientos útiles para la ejecución del procedimiento.

9. SALIDA

Acta de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones, correspondiente a la sesión en la cual se selecciona al contratista.

10. REGISTRO

Aviso a la persona seleccionada.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Estudio jurídico de documentos presentados por los proponentes para acreditar los requisitos que de esta índole contiene la solicitud de oferta.

12. ANEXOS

Estudios de mercado, de prefactibilidad y factibilidad:

Certificado de disponibilidad presupuestal.

Certificaciones sobre la necesidad de contratar el servicio, realizar las obras, o adquirir bienes.

Características técnicas y especificaciones de los bienes y servicios, determinadas por los funcionarios idóneos en la materia.

Observaciones de los proponentes y aclaraciones a las mismas.

13. ACTIVIDADES

DIVISION ADMINISTRATIVA

13.1 Con fundamento en el programa de compras elaborado de acuerdo con las necesidades de la Entidad, proyecta el cronograma para la contratación de bienes y servicios, según los requerimientos de los mismos.

13.2 Elabora estudios de mercado, de prefactibilidad y factibilidad.

13.3 Solicita a la División Financiera la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal.

13.4 Solicita al o los funcionarios idóneos las características técnicas y específicas de los bienes a adquirir y la prestación del servicio a contratar.

13.5 Proyecta las certificaciones sobre la necesidad del servicio a contratar o bienes a adquirir, para la firma del Procurador General de la Nación y/o del Ordenador del Gasto, legalmente exigidas.

13.6 Elabora documento o términos de referencia y remite a la Oficina Jurídica para su revisión, junto con los documentos soporte.

OFICINA JURIDICA

13.7 Revisa los términos de la solicitud de oferta, hace las observaciones necesarias según las normas que regulan la materia.

13.8 Remite a la División Administrativa para correcciones y continuación de trámite.

DIVISION ADMINISTRATIVA

13.9 Una vez efectuadas las correcciones, envía al Despacho del Ordenado del Gasto para suscripción de la solicitud de oferta.

13.10 Fija avisos en carteleras de la Entidad (presupuesto supere el 50% la menor cuantía) invitando a presentar ofertas.

13.12 Habilita la urna para el recibo de ofertas.

13.13 Entrega los términos de solicitud de oferta y lleva la planilla de retiro de los mismos con los datos correspondientes.

13.14 Realiza, con los demás Miembros de la Junta de Licitaciones, el cierre del proceso y llena constancia respectiva con datos de los participantes y demás información relevante sobre las propuestas.

13.15 Envía las propuestas presentadas a los diferentes comités evaluadores, según la designación que para el efecto señalen los Miembros de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones.

OFICINA JURIDICA

13.16 Estudia las ofertas desde el punto de vista jurídico, elabora informe respectivo, y lo remite a la División Administrativa, para consideración de los participantes.

DIVISION ADMINISTRATIVA

13.17 Recepciona las observaciones de los participantes, sobre los estudios realizados y dependiendo del cuestionamiento se envían al comité respectivo para su respuesta.

OFICINA JURIDICA

13.18 Absuelve las observaciones presentadas por los proponentes, sobre los estudios jurídicos, y las remite a la División Administrativa, para consideración de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones.

ORDENADOR DEL GASTO

13.19 Cita a los Miembros de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones, para el estudio y análisis de los diferentes ofrecimientos, las evaluaciones a las mismas, y las respuestas a las inquietudes planteadas, con el fin de seleccionar al proponente.

JUNTA DE LICITACIONES Y ADQUISICIONES

13.20 Una vez analizada la documentación respectiva, recomienda la selección del contratista, teniendo en cuenta los parámetros establecidos en la solicitud de oferta.

ORDENADOR DEL GASTO

13.21 Adopta la decisión definitiva, acogiéndose o apartándose en forma motivada de la recomendación de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones.

SECRETARIA DE LA JUNTA DE LICITACIONES Y ADQUISICIONES

13.22 Elabora acta de sesión de la Junta de Licitaciones, en donde se consignan las decisiones adoptadas sobre selección de contratista y envía toda la documentación a la División Administrativa, para continuación de trámite.

13.23 Comunica la decisión adoptada a todos los participantes.

DIVISION ADMINISTRATIVA

13.24 Envía a la Oficina Jurídica originales ofertas, y demás documentos, para elaboración del contrato con la persona seleccionada.

Dependencia: Oficina Jurídica

Proceso: Contratación Directa

Procedimiento: Celebración de contrato con formalidades plenas.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Obtener los bienes, los servicios o la realización de las obras para el funcionamiento normal de la Entidad, con las características, plazos y demás condiciones determinadas en los términos de la solicitud de oferta y lo ofrecido por la persona seleccionada, observando los principios de transparencia, economía y responsabilidad.

2. CLIENTES

El contratista, en la Entidad Despacho del Ordenador del Gasto, Junta de Licitaciones y Adquisiciones, Divisiones Administrativa y Financiera y funcionarios idóneos que desde el punto de vista técnico orientan la contratación.

3. ALCANCE

El procedimiento aplica a todos los contratos con formalidades plenas que celebre la Entidad.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a las partes contractuales, la Oficina Jurídica, las Divisiones Administrativa y Financiera.

5. REFERENCIAS

Se tramita con fundamento en la Ley 80 de 1993, sus Decretos Reglamentarios, Código de Comercio, disposiciones sobre austeridad en el gasto público, régimen tributario y demás normas que regulen la materia.

6. DEFINICIONES

Contrato Estatal: en los términos de la Ley 80 de 1993, es todo acto jurídico generador de obligaciones que celebren las entidades a que se refiere ese Estatuto, previsto en el derecho privado o en disposiciones especiales o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Recibo Oficial de pago del impuesto de timbre.

Extractos únicos de publicación.

Formulario Beneficiario – Cuenta.

8. CONDICIONES GENERALES

Se identifican y fijan obligaciones de las partes para la ejecución del procedimiento.

9. SALIDA

Suscripción del contrato.

10. REGISTRO

Una vez suscrito por las partes se radica tanto en el libro correspondiente como en el SIAF.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Confrontación de datos entre solicitud de oferta y propuesta seleccionada.

12. ANEXOS

Términos de la solicitud de oferta.

Evaluaciones jurídica, técnica, económica, de experiencia y cumplimiento.

Certificado de disponibilidad presupuestal.

Certificaciones sobre la necesidad de contratar el servicio, de realizar las obras, o adquirir los bienes.

Propuesta seleccionada.

Recibo pago de impuesto de timbre (si se requiere).

Recibo de pago de derechos publicación Diario Oficial.

Póliza única de cumplimiento y sus modificaciones.

Extracto único de publicación.

13. ACTIVIDADES

DIVISION ADMINISTRATIVA

13.1 Envía con oficio, a la Oficina Jurídica, en el cual señala las condiciones básicas para la elaboración del contrato, en cuanto a precio, plazo, elementos a adquirir, obras a realizar y servicios a contratar, nombre del funcionario que ejercerá el control y vigilancia en la ejecución del contrato o la interventor ía de conformidad con lo contratado, y demás aspectos que considere pertinentes, acompañado de los originales de las propuestas y demás anexos.

OFICINA JURIDICA

13.2 Recibe original de la propuesta seleccionada, para la elaboración del contrato y de las no seleccionadas para archivo.

13.3 Elabora, proyecta contrato, y lo envía a revisión del contratista y del ordenador del gasto.

13.4 Si hay observaciones y tienen fundamento se corrigen y se remite para suscripción de las partes contratantes.

13.5 Suscrito el contrato se numera y fecha, se entrega copia al contratista para que efectúe los trámites de legalización del contrato.

13.6 Envía el original del contrato a la División Financiera para que imparta el registro presupuestal correspondiente.

CONTRATISTA

13.7 Efectúa pagos por concepto de impuestos timbre (cuando se requiera legalmente), los derechos de publicación del contrato en el Diario Unico de Contratación Pública, y constituye la póliza única de cumplimiento en los términos pactados, documentos que entrega a la Oficina Jurídica para el trámite respectivo.

OFICINA JURIDICA

13.8 Recibe y verifica los documentos que legalizan el contrato, precisándose que la consignación por concepto del pago del impuesto de timbre se presenta inicialmente en la Tesorería para efectos de la expedición del recibo oficial.

13.9 Envía al Ordenador del Gasto el original de la póliza única de cumplimiento, para su aprobación.

DIVISION FINANCIERA

13.10 Imparte registro presupuestal, y remite original a la Oficina Jurídica, para continuación de trámite.

ORDENADOR DEL GASTO

13.11 Aprueba póliza única de cumplimiento y la remite a la Oficina Jurídica, para su numeración, fechado y archivo en la carpeta del contrato respectivo.

OFICINA JURIDICA

13.12 Cumplidos los requisitos de legalización del contrato, envía fotocopias del mismo a la División Administrativa, Almacén, Interventor o funcionario asignado para ejercer el control en la ejecución.

13.13 Elab ora extracto único de publicación del contrato, para la firma del Ordenador del Gasto.

ORDENADOR DEL GASTO:

13.14 Suscribe el extracto y lo remite a la Oficina Jurídica, para continuación de trámite.

OFICINA JURIDICA

13.15 Remite a la Imprenta Nacional de Colombia, los extractos únicos de publicación, vía E-mail, así como el original del documento descrito, para su publicación en el Diario Unico de Contratación Pública, dejando previamente fotocopia para la carpeta del contrato correspondiente.

Dependencia: Oficina Jurídica

Proceso: Contratación Directa

Procedimiento: Desarrollo del Contrato

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Buscar el cumplimiento de los fines de la contratación.

2. CLIENTES

El contratista, en la Entidad Despacho del Ordenador del Gasto, Junta de Licitaciones y Adquisiciones, Divisiones Administrativa y Financiera, el funcionario designado para ejercer el control y vigilancia en el desarrollo del contrato o el interventor.

3. ALCANCE

El procedimiento aplica para la ejecución de todos los contratos celebrados.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a las partes contractuales, a la Oficina Jurídica, a las Divisiones Administrativa y Financiera y el funcionario designado para ejercer el control y vigilancia en el desarrollo del contrato o el interventor.

5. REFERENCIAS

Se tramita con fundamento en la Ley 80 de 1993, sus Decretos Reglamentarios, demás normas que regulen la materia y las estipulaciones contractuales.

6. DEFINICIONES

Realización de todas las acciones tendientes a que la Entidad reciba a satisfacción los bienes, las obras y servicios contratados.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Orden de pago.

8. CONDICIONES GENERALES

Ejercer el control y vigilancia para que la ejecución del contrato se realice de conformidad con lo estipulado en el contrato.

9. SALIDA

Actas de recibo de bienes, de realización de obras o constancias sobre la prestación del servicio.

10. REGISTRO

Aviso a la persona seleccionada, para iniciar la ejecución, una vez legalizado, suspensión o reanudación del contrato.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Informes sobre el desarrollo del contrato.

12. ANEXOS

Informes del funcionario encargado del control y vigilancia en el desarrollo del contrato o interventor.< /span>

Solicitud de prórroga o modificación del contrato, en el evento de ser necesario.

Autorización del Ordenador del Gasto, previo concepto de la Junta de Licitaciones, para prórroga o modificación del contrato.

Solicitud de Adición, por parte del Ordenador del gasto y la aceptación por parte del Contratista.

Orden de pago.

Actos administrativos de imposición de multas o sanciones (si se presentan).

Actas de recibo a satisfacción del objeto contractual, o constancias sobre la prestación del servicio.

Fotocopias orden de pago.

Acta de Liquidación (si es el caso).

13. ACTIVIDADES

OFICINA JURIDICA

13.1 Envía fotocopia del contrato, una vez legalizado, al funcionario designado para que ejerza el control y vigilancia sobre su ejecución interventor.

INTERVENTOR O FUNCIONARIO ENCARGADO DE EJERCER EL CONTROL EN EL DESARROLLO DEL CONTRATO

13.2 Realiza todas las actividades tendientes para que la ejecución del contrato se efectúe de conformidad con lo pactado.

13.3 Informa al Ordenador del Gasto, las circunstancias que ameriten modificación o prórroga a lo convenido, para que adopte la decisión que considere procedente.

ORDENADOR DEL GASTO

13.4 Autoriza modificación o prórroga del contrato, previo concepto de la Junta de Licitaciones y adquisiciones, y remite a la Oficina Jurídica los documentos pertinentes, para que se proyecte.

En el evento de presentarse hechos que de conformidad con la Ley o las estipulaciones contractuales configuren causales de imposición de multas o sanciones, previa consideración de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones, lo envía a la Oficina Jurídica para que proyecte los actos administrativos correspondientes.

OFICINA JURIDICA

13.5 Proyecta documento de modificación o prórroga del contrato, o actos administrativos de imposición de multas o sanciones, según el caso, y las remite al Ordenador del Gasto para su consideración y firma.

ORDENADOR DE GASTO

13.6 Suscribe documento respectivo, si se trata de modificación o prórroga se sigue el mismo procedimiento descrito para el trámite del contrato.

Si se trata de imposición de multas o sanciones por Secretaría del Despacho del Ordenador del Gasto, se notifica el acto administrativo personalmente o por edicto.

CONTRATISTA O GARANTE

13.7 Interpone los recursos de reposición ante el funcionario que expidió el acto.

ORDENADOR DEL GASTO

13.8 Remite recurso de reposición a la Oficina Jurídica para trámite respectivo.

OFICINA JURIDICA

13.9 Proyecta el acto administrativo que resuelva el recurso impetrado, y lo envía al Ordenador del Gasto para su consideración y firma.

SECRETARIA DESPACHO DEL ORDENADOR DEL GASTO

13.10 Notifica personalmente o por edicto el acto administrativo mediante el cual se resuelva el recurso.

OFICINA JURIDICA

13.11 En firme el acto administrativo que resuelve el recurso, comunica en las oportunidades legales, a la Cámara de Comercio de la jurisdicción respectiva, las multas o sanciones impuestas.

De otra parte requiere al contratista para que publique la parte resolutiva del acto sancionatorio, en un diario de amplia circulación nacional por dos veces, y en el Diario Oficial.

13.12 Concluido el contrato en forma normal o anormal, dependiendo de la naturaleza del mismo se liquida dentro del plazo fijado en el contrato o en su defecto en el establecido en la ley.

ORDENADOR DEL GASTO

13.13 En el evento de necesitarse adición de un contrato previa decisión de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones y consulta con el contratista, envía documentos respectivos a la Oficina Jurídica para la elaboración del proyecto.

OFICINA JURIDICA

13.14 Elabora el proyecto de adición del contrato, y lo remite al ordenador del gasto para su consideración y firma y se sigue el trámite descrito para el contrato, ajustándolo a los requisitos necesarios.

Dependencia: Oficina Jurídica

Proceso: Licitación o concurso de méritos

Procedimiento: Selección del contratista.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Obtener los bienes, los servicios o la realización de las obras para el funcionamiento normal de la Entidad, con las características, plazos y demás condiciones determinadas en el pliego de condiciones y lo ofrecido por la persona seleccionada, observando los principios de transparencia, economía y responsabilidad.

2. CLIENTES

Los proponentes, en la Entidad Despacho del Ordenador del Gasto, Junta de Licitaciones y Adquisiciones, Divisiones Administrativa y Financiera y funcionarios idóneos que desde el punto de vista técnico orientan la cont ratación.

3. ALCANCE

El procedimiento aplica a todas las licitaciones convocadas por la Entidad.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los proponentes, en la Entidad al Ordenador del Gasto, a la Oficina Jurídica, a las Divisiones Administrativa y Financiera, y a todas las dependencias que apoyen o suministren información para la conformación del pliego de condiciones.

5. REFERENCIAS

Se tramita con fundamento en la Ley 80 de 1993, sus Decretos Reglamentarios, Código de Comercio, disposiciones sobre austeridad en el gasto público, régimen tributario y demás normas que regulen la materia.

6. DEFINICIONES

LICITACION: En los términos de la Ley 80 de 1993, es el procedimiento mediante el cual la entidad estatal formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable.

CONCURSO DE MERITOS: Cuando el objeto del contrato consista en estudios o trabajos técnicos, intelectuales o especializados, el proceso de selección se llamará concurso y se efectuará también mediante invitación pública.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Certificado de disponibilidad presupuestal.

Listado de retiro de pliego de condiciones.

Constancias sobre diligencia de apertura y cierre del proceso licitatorio.

Recibo de pago del pliego de condiciones.

8. CONDICIONES GENERALES

Define reglas objetivas, justas claras y completas que permiten la confección de ofrecimientos de la misma índole, que aseguren una escogencia objetiva y eviten la declaratoria de desierta de la licitación o concurso.

9. SALIDA

Acta correspondiente a la audiencia de adjudicación, o Resolución de Adjudicación en el evento de que ésta no se haya realizado en audiencia pública.

10. REGISTRO

Notificación al proponente seleccionado, y comunicación a los no seleccionados, en el evento que el acto de adjudicación no se haya realizado en audiencia pública.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Estudio jurídico de documentos presentados por los proponentes para acreditar los requisitos que de esta índole contiene el pliego de condiciones.

12. ANEXOS

Aviso a la Cámara de Comercio de Bogotá y a la Confederación de Cámaras de Comercio, "Confecámaras".

Estudios de mercado, de prefactibilidad y factibilidad

Certificado de disponibilidad presupuestal

Certificaciones sobre la necesidad de contratar el servicio, realizar las obras, o adquirir bienes.

Características técnicas y especificaciones de los bienes y servicios, de la realización de la obra, determinadas por los funcionarios idóneos en la materia.

Avisos de publicación de la licitación o concurso en diario de amplia circulación nacional (hasta 3)

Acta correspondiente a la audiencia para precisar el contenido y alcance del pliego de condiciones o términos de referencia, en el evento de que se lleve a cabo

Observacion es de los proponentes y aclaraciones a las mismas.

13. ACTIVIDADES

DIVISION ADMINISTRATIVA

13.1 Con fundamento en el programa de compras elaborado de acuerdo con las necesidades de la Entidad, proyecta el cronograma para licitar la adquisición de bienes, realización de obras y contratación de servicios, según los requerimientos de los mismos.

13.2 Elabora estudios de mercado, de prefactibilidad y factibilidad

13.3 Solicita a la División Financiera la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal

13.4 Solicita al o los funcionarios idóneos las características técnicas y específicas de los bienes a adquirir, las obras a realizar o la prestación del servicio a contratar.

13.5 Proyecta las certificaciones sobre la necesidad del servicio a contratar, bienes a adquirir u obras a realizar, para la firma del Procurador General de la Nación y/o del Ordenador del Gasto, legalmente exigidas.

13.6 Envía los documentos necesarios a la Oficina Jurídica, para la conformación del pliego de condiciones.

OFICINA JURIDICA

13.7 Prepara en medio magnético, la información requerida para dar aviso a la Cámara de Comercio y Confecámaras sobre las licitaciones o concursos que proyecta abrir la entidad, con la antelación prevista legalmente, y con oficio remisorio la envía al Ordenador del gasto para su consideración y firma.

ORDENADOR DEL GASTO

13.8 Suscribe oficio remisorio y devuelve a la Oficina Jurídica para remisión a Cámara de Comercio y Confecámaras.

OFICINA JURIDICA

13.9 Proyecta la resolución de apertura de la licitación o concurso, y lo envía a consideración y firma del Ordenador del Gasto, junto con el cronograma para el desarrollo del proceso de licitación.

ORDENADOR DEL GASTO

13.10 Susc ribe resolución por la cual se ordena la apertura de la Licitación o concurso; por Secretaria del Despacho del ordenador del Gasto se numera y fecha, y envía copias del acto administrativo a la Oficina Jurídica, y a las Divisiones Administrativa y Financiera.

OFICINA JURIDICA

13.11 Prepara la información de los avisos de publicación de la licitación o concurso que se ordena abrir, en diario de amplia circulación nacional, teniendo en cuenta el número de veces determinado en la Resolución (hasta 3), y la envía a la División Administrativa, para el efecto.

DIVISION ADMINISTRATIVA

13.12 Cotiza el costo de los avisos, obtiene la disponibilidad presupuestal requerida y realiza los trámites conducentes para la publicación en el diario seleccionado.

OFICINA JURIDICA

13.13 Conforma el pliego de condiciones o términos de referencia, teniendo como parámetro lo establecido por cada una de las Dependencias involucradas en cada licitación dependiendo de su naturaleza, y lo envía al Ordenador del Gasto para su consideración y firma, así como para la revisión de las demás dependencias que intervenga.

ORDENADOR DEL GASTO

13.14 Revisa el pliego de condiciones o términos de referencia, efectúa modificaciones si es necesario y devuelve a la Oficina Jurídica para su corrección; aprueba suscribiendo el pliego de condiciones o los términos de referencia, y lo envía a la Oficina Jurídica para continuación del trámite.

OFICINA JURIDICA

13.15 Archiva original del pliego de condiciones o términos de referencia, en la carpeta correspondiente, enviando previamente fotocopia del mismo a la División Administrativa para consideración y retiro de los interesados en participar en la licitación o concurso.

13.16 Proyecta la constancia de apertura de la licitación o concurso.

JUNTA DE LICITACIONES Y ADQUISICIONES

13.17 Efectúa la apertura de la licitación o concurso, en el sitio, fecha y hora establecidos en el pliego de condiciones o términos de referencia, habilitando la urna para el recibo de ofertas.

DIVISION ADMINISTRATIVA

13.18 Toma las fotocopias del pliego de condiciones o de los términos de referencia, en la cantidad necesaria, para consulta y retiro por parte de los interesados en participar en la licitación o concurso.

13.19 Entrega el pliego de condiciones o términos de referencia y lleva la planilla de retiro de los mismos con los datos necesarios para identificar a los participantes.

INTERESADOS EN PARTICIPAR

13.20 Solicitan la audiencia para precisar y aclarar el contenido de los pliegos o términos de referencia, si lo estiman necesario, o acuden a ella en el evento de que se haya convocado de oficio por la Entidad.

JUNTA DE LICITACIONES Y ADQUISICIONES

13.21 Realiza la diligencia de audiencia para precisar el contenido y alcance del pliego de condiciones o términos de referencia, resolviendo allí mismo las inquietudes que se presenten o por escrito en documento denominado ADENDO, con la firma del Ordenador del Gasto.

Si de lo tratado en la audiencia para precisar el contenido y alcance del pliego amerita ampliación del plazo, o éste es requerido por las dos terceras partes de las personas que han retirado el pliego, el Ordenador del Gasto autoriza la elaboración del acto administrativo a que haya lugar.

OFICINA JURIDICA

13.22 Proyecta adendo, resolviendo las inquietudes jurídicas que se presenten, e integrando los demás aspectos tratados y resueltos por las Dependencias correspondientes, y lo envía a consideración y firma del Ordenador del Gasto. Adicionalmente de ser necesario, proyecta el acto administrativo por el cual se ordena la ampliación del plazo de la licitación y lo remite al Ordenador del Gasto para su consideración y firma

ORDENADOR DEL GASTO

13.23 Suscribe adendo y/o acto administrativo por el cual se ordena ampliar el plazo de la licitación, y los envía a la Oficina Jurídica para la comunicación del contenido a todos los participantes y remisión de fotocopia a la División Administrativa, para que sea integrado al pliego de condiciones o términos de referencia.

JUNTA DE LICITACIONES Y ADQUISICIONES

13.24 Realiza el cierre de la licitación, llena constancia respectiva con datos de los participantes y la información relevante sobre las propuestas. Adicionalmente conforma los comités evaluadores en los aspectos establecidos en el pliego de condiciones o términos de referencia.

DIVISION ADMINISTRATIVA

13.25 Envía las propuestas presentadas a los diferentes comités evaluadores, según la designación que para el efecto señalen los Miembros de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones.

OFICINA JURIDICA

13.26 Estudia las ofertas desde el punto de vista jurídico, elabora informe respectivo, y lo remite al Secretario General de la Entidad, para que dentro del plazo legal esté a consideración de los participantes.

ORDENADOR DEL GASTO

13.27 Recepciona las observaciones de los participantes, sobre los estudios realizados y dependiendo del cuestionamiento se envían al comité respectivo para su respuesta.

OFICINA JURIDICA

13.28 Absuelve las observaciones presentadas por los proponentes, sobre los estudios jurídicos, y las remite a la División Administrativa, para consideración de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones.

ORDENADOR DEL GASTO

13.29 Cita a los Miembros de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones, para estudio de los diferentes ofrecimientos, las evaluaciones, y respuesta a las inquietudes planteadas, con el fin de adjudicar la licitación o concurso.

JUNTA DE LICITACIONES Y ADQUISICIONES

13.30 Una vez analizada la documentación respectiva, recomienda la adjudicación, teniendo en cuenta los parámetros establecidos en el pliego de condiciones o términos de referencia.

Acto que se realiza en audiencia pública en los eventos contemplados en la Ley 80 de 1993, artículo 30, numeral 10, o de oficio.

ORDENADOR DEL GASTO

13.31 Adopta la decisión definitiva, acogiéndose o apartándose en forma motivada de la recomendación de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones.

SECRETARIA DE LA JUNTA DE LICITACIONES Y ADQUISICIONES

13.32 Elabora acta de sesión de la Junta de Licitaciones o de audiencia pública para adjudicar, en donde se consignan las decisiones adoptadas sobre la adjudicación o declaratoria de desierta de la licitación o concurso y envía toda la documentación a la División Administrativa, para continuación de trámite.

DIVISION ADMINISTRATIVA

13.33 Envía a la Oficina Jurídica, todos los documentos soporte para la elaboración del proyecto de resolución de adjudicación.

OFICINA JURIDICA

13.34 Proyecta la resolución de adjudicación, con fundamento en lo recomendado por la Junta de Licitaciones y Adquisiciones y adoptado por el Ordenador del Gasto, a quien lo remite para su consideración y firma.

ORDENADOR DEL GASTO

13.35 Suscribe resolución de adjudicación; por Secretaria del Despacho del Ordenador del Gasto se fecha, numera, se envían copias a la Oficina Jurídica, a las Divisiones Administrativa y Financiera, así mismo se notifica al adjudicatario y se comunica a los proponentes no seleccionados.

DIVISION ADMINISTRATIVA

13.36 Envía a la Oficina Jurídica, con oficio en el cual señala las condiciones básicas para la elaboración del contrato, en cuanto a precio, plazo, elementos a adquirir, obras a realizar y servicios a contratar, nombre del funcionario que ejercerá el control y vigilancia en la ejecución del contrato o la interventoría de conformidad con lo contratado, y demás aspectos que considere pertinentes, acompañado de los originales de las propuestas y demás anexos.

OFICINA JURIDICA

13.37. Recibe original de la propuesta seleccionada, para la elaboración del contrato y de las no seleccionadas para archivo.

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

OFICINA DE SISTEMAS

FEBRERO DE 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprimen su dinámica diaria.

Por ello, los manuales de procedimientos adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, estamos solicitando la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno, y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas en el interior de la Procuraduría.

Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Plan de Desarrollo de la P.G.N.

Procedimiento: Plan de Desarrollo Informático

Código: OS-PD-001

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Diseñar, elaborar, ejecutar y controlar el Plan de Desarrollo Informático para la Procuraduría General de la Nación.

2. CLIENTES

Todos los servidores de la Procuraduría General de la Nación de manera directa e indirecta se beneficiarán de los efectos que se proyecten del mencionado Plan de Desarrollo.

3. ALCANCE

La cobertura será para toda la entidad, tanto a nivel central como territorial de la Procuraduría General de la Nación, puesto que la implementación del plan debe orientarse a beneficio colectivo de las Dependencias.

4. RESPONSABILIDADES

Recae en primer término en el Jefe de la Oficina de Sistemas, quien debe velar por que se cumpla su programación en todas las dependencias que tengan incidencia en él.

5. REFERENCIAS

 Manual de procedimientos

 Metodología Desarrollo de Software

6. DEFINICIONES

 Red: Esquema tecnológico que permite comunicar varias estaciones de trabajo o computadores para realizar labores que consulten o actualicen a un mismo tiempo.

 Plataforma Tecnológica: Ambiente informático en el cual, el área de sistemas, desarrolla actividades cotidianas y que comprende el hardware y software utilizado en el momento objeto del requerimiento.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Cronogramas de trabajo o Cartas de Gant

 Formatos de recursos y responsables

 Mapa de proyectos

8. CONDICIONES GENERALES

En virtud de la necesidad de demarcar líneas de acción en el área informática, la Oficina de Sistemas, tiene dentro de sus funciones la de diseñar, elaborar, ejecutar y controlar el plan de desarrollo informático, en concordancia con otras dependencias y por supuesto debe hacer parte del plan global de desarrollo de la entidad. Dichas actividades deben desarrollarse anualmente y antes de terminar cada vigencia, para ser aprobada por las directivas y comenzar su desarrollo al inicio de la anualidad.

Dependiendo del norte que se le plantee a la entidad en materia tecnológica, así mismo serán los resultados que deben orientarse a un mejor desarrollo de sus funciones y optimizar los tiempos de respuesta en la ejecución de su ejercicio cotidiano.

9. SALIDAS

 Plan de desarrollo informático aprobado

 Circulares para darlo a conocer

10. REGISTROS

 Resolución de aprobación

 Plan de Desarrollo General

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Firma del Procurador General de la Nación en el documento oficial

 Recibido del plan de trabajo por los responsables de su ejecución

12. ANEXOS

 Resolución de aprobación

 Cronogramas de trabajo

13. ACTIVIDADES

Nivel Directivo P.G.N.

13.1 Solicita formulación del Plan de Desarrollo Informático anualmente.

Jefe Oficina de Sistemas

13.2 Delega diseño y elaboración del plan de desarrollo

Comité Operativo de Sistemas

13.3 Realiza propuestas de proyectos informáticos y elabora el plan.

Jefe Oficina de Sistemas

13.4 Recibe, analiza, ajusta y prioriza el plan.

Oficina de Planeación

13.5 Agrupa el plan general de desarrollo, junto con los planes de las demás dependencias.

Comité Operativo P.G.N.

13.6 Estudia el Plan y da el aval.

Nivel Directivo P.G.N.

13.7 Aprueba su ejecución y lo firma.

Comité Operativo de Sistemas

13.8 Ejecuta el plan.

13.9 Control y retroalimentación del Plan.

Comité Operativo P.G.N.

13.10 Informa de su ejecución.

14. INDICADORES

- Indicador de cumplimiento:

Fecha de entrega real – fecha de entrega planeada

Indicador de opinión de los usuarios

Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Soporte a usuario

Procedimiento: Atención servicio INTERNO a usuario

Código: OS-002

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Recibir y atender la solicitud verbal o escrita de servicio INTERNO informático en forma oportuna y satisfactoria.

2. CLIENTES

Dependencias de la Procuraduría que requieren solucionar un inconveniente tanto en hardware como en software.

3. ALCANCE

El procedimiento tiene aplicabilidad para todas las dependencias de la entidad.

4. RESPONSABILIDADES

Debe enmarcarse en la Oficina de sistemas en especial los funcionarios del área de soporte a usuario.

5. REFERENCIAS

 Manual de procedimiento

 Instructivo para usuarios

 Manual Técnico

6. DEFINICIONES

 Unidad de C/D: Dispositivo que se utiliza para colocar allí un CD con software, datos o música.

 Puerto: Se trata de un dispositivo ubicado generalmente en la parte posterior de la unidad central de proceso para conectar las interfases (cables que transportan datos).

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Formato de solicitud de servicio interno

 Formato computarizado de registro

8. CONDICIONES GENERALES

Es importante aclarar que los servicios a los usuarios se subdividen dependiendo si son de hardware, software ofimático o de software de aplicaciones desarrolladas al interior de la Procuraduría.

9. SALIDAS

 Reporte de solicitudes atendidas a satisfacción

 Relación de servicios atendidos por mes

10. REGISTROS

 Relación de servicios consecutivos atendidos y clasificados (Pendientes, ok, o sin atender)

 AZ de servicios atendidos

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Firma de servicio recibido a satisfacción

 Firma de funcionario que efectuó el servicio

 Hora de solicitud

 Hora de solución

12. ANEXOS

Puede utilizarse una impresión del tipo de error que aparece en pantalla.

13. ACTIVIDADES

Usuario

13.1 Comunica a la Oficina de sistemas en forma verbal (líneas de atención al cliente) o escrita la solicitud de servicio que puede ser de software o hardware.

Grupo de soporte a usuario

13.2 Si es en forma verbal, recibe la llamada diligencia el formato dispuesto para ello y se asigna indicando el número de solicitud que le tocó al usuario.

13.3 Si lo puede solucionar, se atiende en forma inmediata por teléfono, si no, se programa para brindar una atención dedicada y eficaz.

13.4 Una vez analizada la solicitud y verificado si es un requerimiento normal y claro, le da trámite; si no, se lo comunica al administrador de la red o de los servidores si es algo al respecto o de lo contrario se lo entrega al jefe de la Oficina cuando es un requerimiento especial.

13.5 Hace diagnóstico del servicio desplazándose al lugar si es posible. De no ser posible, se realiza el diagnóstico telefónicamente.

13.6 Analiza el problema servicio y se plantea las posibles soluciones.

13.7 Una vez asiste a la dependencia, el funcionario designado verifica si el problema requiere servicio externo, si es así, comunica al grupo de soporte o al funcionario encargado de los contratos, para que se comunique con la firma que debe adelantar el servicio, de lo contrario presta el servicio hasta que lo solucione.

Funcionario del Grupo de soporte a usuario

13.8 Realiza las actividades correctivas a que haya lugar, atendiendo los lineamientos técnicos que se precisen.

Grupo de soporte a usuario

13.9 Verifica que el equipo esté en funcionamiento y hace las pruebas frente al usuario.

13.10 El usuario firma el formato de atención de servicios.

13.11 Archiva el formato de solicitud de servicio en la carpeta correspondiente.

14. INDICADORES

No. servicios atendidos

%= –––––––––––––––– x 100

No. servicios recibidos a satisfacción

Promedio = Número servicios atendidos x día / funcionario

Promedio = Tiempo de respuesta

Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Soporte a usuario

Procedimiento: Atención servicio EXTERNO a usuario

Código: OS-003

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Darle trámite al requerimiento de servicio EXTERNO informático en forma oportuna y satisfactoria.

2. CLIENTES

Dependencias de la Procuraduría a nivel Nacional y Central que requieren solucionar un inconveniente en HARDWARE.

3. ALCANCE

El procedimiento tiene aplicabilidad para todas las dependencias de la entidad.

4. RESPONSABILIDADES

Debe enmarcarse en la firma contratista que tiene a su cargo la prestación del servicio dependiendo del EQUIPO y previo diagnóstico del personal de la Oficina de Sistemas (área de soporte a usuario).

5. REFERENCIAS

 Manual de procedimiento

 Instructivo para usuarios

 Manual Técnico

6. DEFINICIONES

 Puerto: Se trata de un dispositivo ubicado generalmente en la parte posterior de la unidad central de proceso para conectar las interfases.

 Interfases: Cables que transmiten datos o información y que están conectados a los diferentes periféricos de un computador.

 Tractor: Mecanismo de la impresora que permite arrastrar el papel de formas continuas.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Formato de solicitud de servicio EXTERNO

 Formato de servicio ejecutado y aprobado por la persona competente de la firma externa.

8. CONDICIONES GENERALES

Para que se dé el servicio externo tiene que hacerse un diagnóstico previo por parte de la Oficina de Sistemas, ya sea telefónico (fuera de Bogotá) o personalizado, mediante el cual se justifique la prestación del requerimiento porque no se pudo solucionar de primera mano.

9. SALIDAS

 Reporte de solicitudes atendidas a satisfacción por la firma externa, firmado por el usuario correspondiente.

 Relación de servicios atendidos por mes para anexar a la cuenta de cobro.

10. REGISTROS

 Relación de servicios consecutivos atendidos y clasificados (Pendientes, ok, o sin atender)

 AZ de servicios EXTERNOS atendidos.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Autorización de la Oficina de Sistemas

 Firma de servicio recibido a satisfacción

 Firma de funcionario que efectuó el servicio

 Hora de solicitud

 Hora de solución

 Aprobado por la firma externa

12. ANEXOS

* Puede utilizarse una impresión del tipo de error que aparece en pantalla.

 Impresión de Setup de impresoras

 Mapas lógicos

13. ACTIVIDADES

Usuario

13.1 Comunica a la Oficina de sistemas en forma verbal (líneas de atención al cliente) o escrita la solicitud de servicio en Hardware.

Grupo de soporte a usuario

13.2 Si es en forma verbal, recibe la llamada y procura darle solución (fuera de Bogotá), de no ser así procede a elaborar formato de solicitud externa.

13.3 Si la solicitud es de Bogotá y se atendió en primera instancia por la oficina de sistemas sin resultados positivos, se procede a elaborar formato de solicitud externa.

13.4 Dependiendo de la máquina se mira cuál contrato la cobija y se procede a reportarle la solicitud.

Firma contratista externa

13.5 Hace el diagnóstico del servicio, se reporta a Sistemas si la solución implica un costo superior a los estándares pactados en el contrato.

Grupo de soporte a usuario

13.6 Da el aval cuando así lo amerita el problema.

Firma contratante

13.7 Realiza el servicio correctivo aplicando las técnicas pertinentes, y ofreciendo garantía por la labor realizada.

13.8 La firma comunica a la Oficina de Sistemas el resultado y elabora su respectivo informe.

Usuario

13.9 El usuario firma el formato de atención de servicios.

Grupo de soporte a usuario

13.10 Archiva el formato de solicitud de servicio en la carpeta correspondiente.

13. 11 Realiza periódicamente el control sobre lo ejecutado.

14. INDICADORES

Número servicios atendidos en un mes

%= ––––––––––––––––– x 100

Número servicios recibidos en un mes

Número servicios atendidos

Promedio= –––––––––––––––––

Número de días trabajados

Indicador de Opinión = Apreciación que tienen los funcionarios de la calidad de los soportes a usuario.

Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Soporte a usuario

Procedimiento: Actualización de Equipos y Software

Código: OS-004

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Actualizar los equipos cuando así se determine por causas de desactualización tecnológica así como al software cuando se adquieren nuevas versiones.

2. CLIENTES

Dependencias de la Procuraduría a nivel Nacional y Central que requieren actualización en HARDWARE o SOFTWARE.

3. ALCANCE

El procedimiento tiene aplicabilidad para todas las dependencias de la entidad que posean equipos de cómputo.

4. RESPONSABILIDADES

Corresponde a la Oficina de Sistemas (área de soporte a usuario) hacerse cargo de dicha labor

5. REFERENCIAS

 Manual de procedimientos

 Instructivo

6. DEFINICIONES

 Disco duro: Dispositivo de hardware que permite almacenar información

 Tecnología abierta: Tipo de tecnología que acepta actualizaciones de sus dispositivos.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Formato de solicitud de servicio INTERNO

8. CONDICIONES GENERALES

La actualización se lleva a cabo cuando se cumple un periodo de tiempo específico y los computadores al servicio de la entidad acusan una desactualización no acorde con la tecnología vigente. Además requiere contar con los recursos económicos para efectuar la compra de los dispositivos que permitan darle el alcance necesario. Se entiende que la actualización debe hacerse en equipo de tecnología abierta, es decir que permitan adaptarle dispositivos nuevos. Para la actualización del software, es necesario contar con las respectivas licencias oficiales de los programas.

9. SALIDAS

* Reporte de brigadas efectuadas en los respectivos pisos, dependencias, tipos de equipos, dispositivos cambiados, software actualizado y usuarios atendidos.

10. REGISTROS

 Informe de dónde se actualizó.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Firma del usuario que recibe la actualización.

 Planilla de actualización firmada por funcionario competente de la Oficina de sistemas.

12. ANEXOS

 Licencias de nuevos productos de software

 Relación detallada de nuevos dispositivos adquiridos

13. ACTIVIDADES

JEFE DE OFICINA

13.1 Comunica al grupo de Soporte a Usuario la necesidad de actualización de los equipos y el software en las dependencias.

Grupo de Soporte a Usuario

13.2 Hace un plan de servicio para atención a las dependencias de la Procuraduría y designa a los profesionales para desarrollar el respectivo procedimiento.

Profesional de S istemas

13.3 Inicia el procedimiento de actualización en la Dependencia correspondiente, revisa el equipo referente a configuración, capacidad de memoria, virus, etc.

13.4 Da la respectiva inducción al usuario para el correcto manejo del equipo.

13. 5 Registra en el formato respectivo el procedimiento y los cambios respectivos.

13.6 Detalla el informe correspondiente al jefe de la Oficina de Sistemas sobre el procedimiento de actualización y pasa a la secretaria para su respectiva radicación.

Grupo de Soporte a Usuario

13. 7 Archiva el informe en la carpeta correspondiente.

14. INDICADORES

Cantidad de hardware actualizado

%=––––––––––––––––––– x 100

Número de Equipos en la Entidad

Número de aplicaciones actualizadas

Promedio= ––––––––––––––––– x 100

Número de aplicaciones adquiridas

Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Concepto Técnicos

Procedimiento: Soporte técnico a investigaciones de la P.G.N.

Código: OS-005

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Brindar, por medio del aporte de conceptos tecnológicos y científicos, apoyo a las investigaciones adelantadas por diversas dependencias de Procuraduría y que requieren un peritazgo en aspectos tecnológicos.

2. CLIENTES

Las Dependencias de la Procuraduría a nivel Central y Nacional que por ejercicio de sus funciones realizan investigaciones.

3. ALCANCE

El presente procedimiento abarca a las dependencias que desarrollan el aspecto funcional de la entidad y que involucra adelantar actividades de investigaciones y para la cual en NO pocas oportunidades se requiere examinar aspectos tecnológicos.

4. RESPONSABILIDADES

Corresponde a la oficina de Sistemas (Profesionales del área Informática) que por designación del Jefe de la Oficina deben hacerse cargo de dicha labor.

5. REFERENCIAS

 Manual de procedimientos

 Catálogos técnicos

 Catálogos de precios

6. DEFINICIONES

* Tecnología abierta: Tipo de tecnología que acepta actualizaciones de sus dispositivos.

 Red: Esquema tecnológico que permite comunicar varias estaciones de trabajo o computadores para realizar labores que consulten o actualicen a un mismo tiempo.

 Plataforma Tecnológica: Ambiente informático en el cual desarrolla actividades cotidianas el área de sistemas y que comprende el hardware y software utilizado en el momento objeto del requerimiento.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Formato de Visitas tecnológicas

8. CONDICIONES GENERALES

El apoyo logístico que presta la Oficina de Sistemas se inicia con una solicitud oficial hecha por una dependencia que, en ejercicio de su función designada por la ley, se encuentra con aspectos técnicos que se alejan del conocimiento del funcionario que adelanta la investigación. Por ello requiere del soporte en materia de conocimientos de un profesional que logre averiguar los aspectos necesarios para aclarar las conductas de los involucrados en los hechos cuestionados y objetos de las indagaciones. Dependiendo del objeto en cuestión se realizan apoyos en redes, software, hardware, pruebas tecnológicas, procedimientos, etc.

9. SALIDAS

 Formatos de visitas

 Actas de evaluación.

10. REGISTROS

 No aplica

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Oficio comisorio o en su defecto solicitud expresa y oficial del jefe de la dependencia que requiere el apoyo informático.

 Firmas de los funcionarios del área informática en las actas pertinentes.

 Informe final que se desprende del apoyo a la investigación.

12. ANEXOS

 Copia de especificaciones técnicas de los elementos tecnológicos involucrados en la investigación (redes, hardware o software).

 Manuales de procedimientos de las áreas de sistemas investigadas.

 Copia de los Planes de Desarrollo Informático de las mismas.

13. ACTIVIDADES

Jefe competente

13.1 Solicita por medio de acto administrativo el apoyo técnico a la investigación.

Jefe Oficina de Sistemas

13.2 Recibe la solicitud y asigna a un profesional en el área de la investigación.

Profesional en sistemas

13.3 Recibe la comisión y realiza plan de visita conjuntamente con el funcionario titular de la investigación.

13.4 Adelanta las diligencias pertinentes en la investigación asignada (evaluaciones, peritazgos, sondeo de precios, etc.)

13.5 Presenta informe de la labor de apoyo realizada al Jefe de la Dependencia encargada.

14. INDICADORES

Número de investigaciones apoyadas

Promedio= ––––––––––––––––––

Número de días

Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Conceptos Técnicos

Procedimiento: Emisión de Conceptos Técnicos en adquisición de software y/o hardware.

Código: OS-006

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Emitir conceptos tecnológicos y científicos luego de evaluar las ofertas o licitaciones presentadas, con el fin de efectuar adquisiciones de software o hardware, para la entidad.

2. CLIENTES

La Procuraduría será el principal beneficiado, pero por intermedio de las dependencias competentes para realizar las adquisiciones como son: División Administrativa y la Junta de Licitaciones de la PGN.

3. ALCANCE

El procedimiento tiene cobertura en el interior de la Procuraduría General de la Nación, tan to en el orden nacional como central, en lo pertinente a todas las adquisiciones de origen tecnológico.

4. RESPONSABILIDADES

Corresponde a la oficina de Sistemas (Profesionales del área Informática) que por designación del Jefe de la Oficina deben hacerse cargo de dicha labor.

5. REFERENCIAS

 Manual de procedimientos

 Catálogos Técnicos

 Catálogos de precios

 Precios de mercado

6. DEFINICIONES

 Tecnología abierta: Tipo de tecnología que acepta actualizaciones de sus dispositivos.

 Red: Esquema tecnológico que permite comunicar varias estaciones de trabajo o computadores para realizar labores que consulten o actualicen a un mismo tiempo.

 Plataforma tecnológica: Ambiente informático en el cual el área de sistemas desarrolla actividades cotidianas y que comprende el hardware y software utilizado en el momento objeto del requerimiento.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Formato de evaluación de propuestas y licitaciones.

 Formato de visitas a empresas proponentes.

8. CONDICIONES GENERALES

Para que la Oficina de Sistemas aporte su conocimiento en materia de adquisiciones, es preciso seguir un conducto regular para lograr compras idóneas. Dicho procedimiento ha sido demarcado fruto de la experiencia de años anteriores y se ha ido depurando para alcanzar niveles óptimos de efectividad. Se requiere contar con el tiempo apropiado para efectuar todas las actividades pertinentes como visitas, citación a pruebas técnicas de los proponentes, infraestructura y logística para la realizaci ón de dichas pruebas, etc.

9. SALIDAS

 Formatos de evaluación diligenciados

 Análisis gráficos comparativos de las propuestas.

10. REGISTROS

 Informe del concepto emitido

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Oficio de solicitud del Jefe de la dependencia competente.

 Propuestas debidamente firmadas por los representantes legales de las firmas proponentes.

 Informe final de la evaluación.

12. ANEXOS

 Especificaciones técnicas de los elementos tecnológicos involucrados en las adquisiciones.

 Catálogos técnicos de los elementos a comprar.

 Propuestas de las empresas interesadas.

13. ACTIVIDADES

Jefe Oficina de Sistemas

13.1 Recibe oficio con la propuesta sobre adquisición de software o hardware.

Designa a un profesional o técnico competente que emita un concepto técnico.

Profesional en sistemas

13.2 Sigue los criterios para la evaluación de propuestas, los califica, los analiza, y emite su concepto frente a las propuestas. Luego los pasa al Jefe de Oficina.

Jefe Oficina de Sistemas

13.3 Evalúa el concepto y le da el aval si es del caso.

13.4 Envía el concepto con los resultados obtenidos a la División Administrativa para que adelante la contratación o compra del bien.

14. INDICADORES

Indicador de cumplimiento:

Fecha de entrega actual – fecha de fin planeada

Número de evaluaciones efectuadas

Promedio= ––––––––––––––––––

Número de días

Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Conceptos Técnicos

Procedimiento: Interventoría en contratos informáticos.

Código: OS-007

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Velar por la ejecución de contratos informáticos en el interior de la entidad cuando así lo dispongan las especificaciones de los contratos.

2. CLIENTES

La Procuraduría General de la Nación requiere cumplir labores administrativas que le permitan cumplir su función principal. Para ello realiza contratos de diversa índole entre ellos los de informática para lo cual necesita que personal idóneo realice la interventoría y así verifique el cumplimiento de los mismos de manera cabal y óptima.

3. ALCANCE

El procedimiento tiene cobertura en el interior de la Procuraduría General de la Nación, tanto en el orden nacional como central, en lo pertinente a los contratos que tengan como objeto principal el área informática.

4. RESPONSABILIDADES

En primera instancia corresponde al Jefe de la oficina de Sistemas o en quien él delegue esta función (Profesionales del área Informática).

5. REFERENCIAS

 Manual de procedimientos

 Contratos de Informática

 Ley 80/93

 Catálogos de especificaciones técnicas

 Ofertas

6. DEFINICIONES

 Contratos de software a la medida: Se trata de aquellos contratos en los cuales el contratista se compromete a entregar un software aplicativo, con las condiciones necesarias para que se ajuste a la entidad contratante.

 Contratos de software informático (paquetes): Se trata de aquellos paquetes que no permiten modificaciones o ajustes y que el comprador debe amoldarse a sus especificaciones.

 Red: Esquema tecnológico que permite comunicar varias estaciones de trabajo o computadores para realizar labores que consulten o actualicen a un mismo tiempo.

 Plataforma tecnológica: Ambiente informático en el cual el área de sistemas desarrolla actividades cotidianas y que comprende el hardware y software utilizado en el momento objeto del requerimiento

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Cronogramas de trabajo o Cartas de Gant

 Formatos de recursos y responsables

 Formatos de control de asistencia a capacitaciones

8. CONDICIONES GENERALES

Para el cumplimiento de directrices institucionales la oficina de sistemas en cabeza del Jefe de la misma, deberá ser designada oficialmente como interventor del contrato y deberá disponer de personal para su verificación dependiendo de la envergadura del contrato. Partiendo de la base que un interventor NO es un obstáculo para el cumplimiento del contrato sino por el contrario un FACILITADOR, debe cerciorarse que existan los recursos necesarios, el personal idóneo que ha de participar en el desarrollo del contrato y el cumplimiento de los compromisos.

9. SALIDAS

 Actas de verificación

 Relación de asistentes a capacitaciones

 Actas de pruebas a dispositivos o software

 Reporte de usuarios

 Actas de cumplimiento

 Informe a jurídica

10. REGISTROS

 Informe

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Comunicación oficial de la designación como interventor proveniente de la dependencia competente.

 Firmas de los usuarios recibiendo a satisfacción los módulos o dispositivos contratados.

 Actas de acuerdo en modificaciones o ajustes a los términos del contrato.

 Informe final de la Interventoría.

12. ANEXOS

 Copia del Contrato

 Especificaciones técnicas de los elementos tecnológicos invo lucrados en los Contratos.

 Catálogos técnicos de los elementos a comprar.

 Oferta del contratista.

 Pliego o solicitudes de oferta

13. ACTIVIDADES

Jefe Oficina de Sistemas

13.1 Recibe oficio donde se designa al jefe o un funcionario de la Dependencia, como Interventor en determinado contrato Informático.

13.2 Designa a un profesional o técnico competente si la magnitud del contrato así lo permite.

Funcionario de Sistemas designado como interventor.

13.3 Estudia desde la etapa de licitación (si es del caso), pliegos, adjudicación, oferta del contratista adjudicado y en general los pormenores del contrato. Analiza y elabora plan de interventoría en coordinación con la Gerencia del proyecto (si la hay).

13.4 Participa en la etapa de planeación del proyecto.

13.5 Verifica que las dos partes cumplan los compromisos adquiridos (recursos, personal, usuarios, capacitaciones, asistencias, etc.)

13.6 Verifica y certifica las entregas parciales, así como los pagos que se efectúen.

13.7 Avala la entrega final de lo contratado, verificando el cumplimiento de los términos del contrato.

13.8 Verifica el pago final del contrato.

13.9 Sirve como facilitador para el cumplimiento de garantías pactadas.

13.10 Elabora el acta de liquidación del contrato.

14. INDICADORES

- Indicador de cumplimiento:

Fecha de entrega real – fecha de entrega planeada

- Indicador de opinión de los usuarios

Tiempo de ejecución

- Promedio= ––––––––––––

Tiempo planeado

Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Mantenimiento de Sistemas de Información

Procedimiento: Mantenimiento de Sistemas desarrollados en la entidad

Código: OS-MS-008

Reviso: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Mantener actualizados los aplicativos desarrollados por el personal de la Oficina de Sistemas de la Procuraduría General de la Nación frente a los cambios que se presentan bien sea de normatividad o de procedimiento.

2. CLIENTES

Las dependencias que los utilizan y los ciudadanos que se relacionan con los procesos que atienden clientes externos.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los programas desarrollados por la entidad e involucra a cada una de las dependencias que interactúan con el sistema.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a la dependencia que solicitó el mantenimiento, a todos los usuarios que usan el aplicativo y a los usuarios externos que solicitan información relacionada con el sistema o que hacen parte a través de él bien sea en calidad de solicitante, signatar io, implicado, autoridades administrativas, etc.

5. REFERENCIAS

Leyes que reglamentan el proceso, resoluciones del señor Procurador General de la Nación y normas que le sean aplicables.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de Solicitud de Mantenimiento

 Modelo de acta de aceptación del usuario

 Modelo de paso de programas a producción

8. CONDICIONES GENERALES

La modificación del software desarrollado en la Procuraduría General de la Nación debe ser realizada por personal que tenga amplia experiencia en la aplicación que se va a modificar, debe ser soportada por una solicitud de usuario o por ley que reglamenta la modificación y debe ser autorizada por el Coordinador del área de desarrollo.

No pueden ejecutarse modificaciones de software en producción bajo ninguna circunstancia y las pruebas deben ser ejecutadas en ambiente de desarrollo con una copia de la base de datos que involucra tal modificación.

En todo caso deberá dejarse copia de los programas y de las estructuras, antes de efectuarse la modificación para poder soportar en un momento dado cuál era el estado anterior y actual.

9. SALIDAS

Reportes que genera el aplicativo modificado.

10. REGISTROS

Si se inicia el procedimiento con base en una solicitud presentada por el usuario que requiere el mantenimiento, se relaciona la solicitud en el libro general de correspondencia en donde se registra el número de oficio de la solicitud, la fecha de la solicitud, el funcionario encargado de realizar la tarea, el oficio de respuesta y la correspondiente fecha. De igual manera, se debe crear un registro de modificaciones en donde deben aparecer: la dependencia usuaria de la aplicación, el módulo que se va a modificar, la fecha de la solicitud o de conocimiento del requerimiento, fecha de inicio del cronograma de actividades y fecha final del mismo.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificación de la necesidad planteada para establecer si el mantenimiento debe realizarse

 Establecer si se trata de una norma que lo está estableciendo para asignarle mayor prioridad

 Verificación de la aceptación por parte del usuario

 Verificación de que los cambios hechos en el sistema son los que debieron hacerse

 Verificación de resultados luego de ponerse en producción la aplicación modificada

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

DEPENDENCIA QUE LO SOLICITA

13.1 Conocimiento de la necesidad de modificación de programas: Se efectúa bien sea conocido por intermedio de una solicitud escrita o verbal del usuario que requiere la modificación del software o por entrada en vigencia de una norma que regula cambios que se deben realizar.

JEFE OFICINA DE SISTEMAS

13.2 Reparto del caso a un funcionario de la Oficina de Sistemas, de acuerdo con la complejidad del asunto se le entrega a un funcionario teniendo como criterio su conocimiento del tema y la experiencia que tenga en su desempeño.

PROFESIONAL OFICINA DE SISTEMAS

13.3 Estudio de la modificación de software: El funcionario encargado efectúa un estudio previo del estado en que se encuentra el aplicativo, emite un concepto de la complejidad de la modificación y sus implicaciones técnicas, elabora un cronograma de actividades que refleja de qué manera se va a llevar a cabo la modificación en el tiempo e informa al jefe de la Oficina de Sistemas los pormenores de la solución planteada.

SECRETARIA OFICINA DE SISTEMAS

13.4 Informe al usuario: Dependiendo de la complejidad de la modificación es posible que con este informe se dé por atendido el requerimiento en cuyo caso se dará como archivado el asunto. De lo contrario, se debe informar a los usuarios en las dependencias involucradas la manera como la Oficina de Sistemas hace los respectivos cambios en el software y lo libera para ser usado.

PROFESIONAL OFICINA DE SISTEMAS

13.5 Modificación del aplicativo: El funcionario encargado de las modificaciones, teniendo como base el cronograma, ejecuta las tareas programadas en el equipo de desarrollo dejando evidencia del estado anterior en el cual se encontraban los programas y estructuras de tablas y usando datos de prueba que deben ser solicitados al área de producción.

GRUPO DE PRUEBAS

13.6 Pruebas del aplicativo: En ambiente de desarrollo y con presencia del usuario que hará uso del programa modificado, y de un representante de la Oficina de Control Interno, se deben realizar pruebas de consistencia del software que deben dar como resultado la aceptación de las modificaciones y que el comportamiento del programa es el esperado. Si existe alguna objeción por parte del usuario o de la Oficina de Control Interno, se deberá dejar constancia y el funcionario encargado de la modificación deberá volver al paso anterior; de lo contrario, se dará por aceptado el nuevo programa.

COORDINADOR AREA DE DESARROLLO Y ADMINISTRADOR DEL SISTEMA

13.7 Paso del programa a producción: Una vez probado el programa en ambiente de desarrollo y realizadas las pruebas respectivas, deberá llenarse un formato de solicitud de paso del programa al ambiente de producción que será diligenciado por parte del funcionario encargado de la modificación con el visto bueno del Jefe de la Oficina de Sistemas. El paso se llevará a cabo de acuerdo con el procedimiento establecido para tal efecto.

SECRETARIA OFICINA DE SISTEMAS

13.8 Informe final al usuario: Una vez se haya puesto el programa modificado en ambiente de producción, se informará a las dependencias que hacen uso de él y se dará por archivado el caso.

14. INDICADORES

 Número de modificaciones presentadas en un período de tiempo por módulo (nMP).

 Número de modificaciones presentadas y atendidas en un período de tiempo por módulo (nMA).

 Tiempo promedio de duración en días de una modificación: está dado por la sumatoria de la duración en días de cada una de las modificaciones en un período de tiempo (Snd) sobre el n úmero de modificaciones atendidas (nMA).

Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Mantenimiento de Sistemas de Información

Procedimiento: Mantenimiento de sistemas contratados

Código: OS-MS-009

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Mantener actualizados los aplicativos contratados mediante la modalidad de outsourcing con base en las necesidades planteadas por la Procuraduría General de la Nación, frente a los cambios que se presentan bien sea de normatividad o de procedimiento.

2. CLIENTES

Las dependencias que los utilizan y los ciudadanos que se relacionan con los procesos que atienden clientes externos.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los programas contratados por la entidad e involucra a cada una de las dependencias que interactúan con el sistema.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a la dependencia que solicitó el mantenimiento, a todos los usuarios que usan el aplicativo y a los usuarios externos que solicitan información relacionada con el sistema o que hacen parte a través de él bien sea en calidad d e solicitante, signatario, implicado, autoridades administrativas, etc.

5. REFERENCIAS

Leyes que reglamentan el proceso, resoluciones del señor Procurador General de la Nación y normas que le sean aplicables.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de Solicitud de Mantenimiento

 Modelo de acta de aceptación del usuario

 Modelo de paso de programas a producción

8. CONDICIONES GENERALES

La modificación por parte del contratista puede hacerse en sus propias instalaciones o en las instalaciones de la Oficina de Sistemas, cuando dentro del desarrollo del sistema se les ha ubicado en un lugar con condiciones específicas, pero en todo caso debe adelantarse la modificación del software en un equipo de desarrollo y sin ningún acceso a los datos ni a los programas que está usando el usuario en ese momento.

Cuando dentro del contrato, el contratista debe entregar los programas fuentes, éste deberá dejar constancia del estado en que se encontraban los programas y las estructuras, antes de la modificación y en estos casos deberá adelantarse la correspondiente modificación en los equipos dentro de las instalaciones de la Oficina de Sistemas.

9. SALIDAS

 Reportes generados por la aplicación modificada.

 Reporte de modificaciones que debe contener el nombre del programa, la ubicación física, fecha de modificación, descripción de la modificación, tablas o estructuras modificadas y nombre de quien efectuó esta tarea.

10. REGISTROS

Si se inicia el procedimiento con base en una solicitud presentada por el usuario que requiere el mantenimiento, se relaciona la solicitud en el libro general de correspondencia en donde se registra el número de oficio de la solicitud, la fecha de la solicitud, el funcionario encargado de realizar la tarea, el oficio de respuesta y la correspondiente fecha. De igual manera, se debe crear un registro de modificaciones a sistemas contratados, en donde deben aparecer: la dependencia usuaria de la aplicación, el módulo que se va a modificar, la fecha de la solicitud o de conocimiento del requerimiento, fecha de inicio del cronograma de actividades y fecha final del mismo.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificación de la necesidad

 Determinar con el contrato si el mantenimiento debe hacerlo el contratista

 Verificar el resultado que arroja el sistema después de efectuada la modificación

 El contratista nunca debe tener acceso al área del producción del sistema

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

DEPENDENCIA QUE LO SOLICITA

13.1. Conocimiento de la necesidad de modificación de programas: Se efectúa bien sea conocido por intermedio de una solicitud escrita o verbal del usuario que requiere la modificación del software o por entrada en vigencia de una norma que regula cambios que se deben realizar.

JEFE OFICINA DE SISTEMAS

13.2. Reparto del caso a un funcionario de la Oficina de Sistemas: De acuerdo con la complejidad del asunto, se le entrega a un funcionario teniendo como criterio su conocimiento del tema y la experiencia que tenga en su desempeño. Debe existir por lo menos dos (2) personas en la Oficina de Sistemas que conozcan la funcionalidad de cada una de las áreas (administrativa y funcional) y de los sistemas que facilitan el desarrollo de cada una de sus actividades. Estas personas son las encargadas de la interacción entre la Procuraduría y el contratista, bajo la coordinación del Jefe de la Oficina de Sistemas.

PROFESIONAL OFICINA DE SISTEMAS

13.3. Estudio de la modificación de software: El funcionario encargado efectúa un estudio previo del estado en que se encuentra el aplicativo, determinando de esta manera si la modificación requerida se encuentra enmarcada dentro del contrato de diseño del sistema. De lo contrario, ésta debe ser ejecutada por personal técnico de la Oficina de Sistemas y debe seguir los pasos descritos en el procedimiento de modificaciones de software desarrollado internamente. Si debe ser ejecutada por la firma contratista, se debe dar traslado del requerimiento a ésta.

CONTRATISTA DEL SISTEMA

13.4. Respuesta del contratista: En un término no mayor a diez (10) días calendario, el contratista deberá informar las implicaciones técnicas de la modificación y entregar el respectivo cronograma de actividades.

SECRETARIA OFICINA DE SISTEMAS

13.5. Informe al usuario: Dependiendo de la complejidad de la modificación, es posible que con este informe se dé por atendido el requerimiento en cuyo caso se dará como archivado el asunto. De lo contrario, se debe informar a los usuarios en las dependencias involucradas de acuerdo a la respuesta dada por el contratista.

CONTRATISTA DEL SISTEMA

13.6. Modificación del aplicativo: El contratista, teniendo como base el cronograma, ejecuta las tareas programadas en las instalaciones de la Oficina de Sistemas, si éste tiene asignado un sitio para tal fin, o en sus instalaciones.

GRUPO DE PRUEBAS

13.7. Pruebas del aplicativo: En ambiente de desarrollo y con la presencia del usuario que hará uso del programa modificado, y de un representante de la Oficina de Control Interno, se deben realizar pruebas de consistencia del software que deben dar como resultado la aceptación de que las modificaciones fueron las deseadas y que el comportamiento del programa es el esperado. Si existe alguna objeción por parte del usuario o de la Oficina de Control Interno, se deberá dejar constancia y el contratista deberá volver al paso anterior; de lo contrario, se dará por aceptado el nuevo programa.

CONTRATISTA Y ADMINISTRADOR DEL SISTEMA

13.8. Paso del programa a producción: Una vez probado el programa en ambiente de desarrollo y realizadas las pruebas respectivas, deberá llenarse un formato de solicitud de paso del programa al ambiente de producción que será diligenciado por parte del contratista con el visto bueno del Jefe de la Oficina de Sistemas. El paso se llevará a cabo de acuerdo con el procedimiento establecido para tal efecto.

SECRETARIA OFICINA DE SISTEMAS

13.9. Informe final al usuario: Una vez se haya puesto el programa modificado en ambiente de producción, se informará a las dependencias que hacen uso de él y se dará por archivado el caso.

14. INDICADORES

 Número de modificaciones presentadas en un período de tiempo por módulo (nMP).

 Número de modificaciones presentadas y atendidas en un período de tiempo por módulo (nMA).

 Tiempo promedio de duración en días de una modificación: está dado por la sumatoria de la duración en días de cada una de las modificaciones en un período de tiempo (Snd) sobre el número de modificaciones atendidas (nMA).

Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Desarrollo de Sistemas de Información

Procedimiento: Estudio de soluciones en el mercado

Código: OS-DS-010

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Apoyar la toma de decisiones frente a la necesidad de adquirir un nuevo sistema de información.

2. CLIENTES

Las dependencias que hayan planteado el requerimiento o aquellas que hayan sido definidas como clientes des tinatarios del sistema dentro del Plan de Desarrollo Informático de la entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a las empresas que puedan ofrecer la solución que está buscando la entidad, así como a las dependencias que involucra el nuevo sistema.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a las empresas que estén en condiciones de ofrecer el producto para satisfacer el requerimiento, la Junta de Licitaciones y al Comité evaluador.

5. REFERENCIAS

Leyes que reglamentan el proceso de contratación (Ley 80/93), resoluciones del señor Procurador General de la Nación y normas que le sean aplicables.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de solicitud de requerimiento

 Modelo de autorización de estudio de mercado

 Modelo de cuadro de evaluación

8. CONDICIONES GENERALES

Si de antemano se conoce que el sistema que está requiriendo la entidad es de características muy particulares y con una alta probabilidad de que no existe en el mercado algo que pueda satisfacer tales necesidades, el estudio se puede orientar hacia la verificación de situaciones similares en entidades que tengan alguna coincidencia en cuanto a la funcionalidad de la Procuraduría General de la Nación como por ejemplo los demás organismos de control.

Tratándose de Sistemas que sean la razón de ser de la entidad y que manejen áreas críticas se debe tener especial cuidado en la observación de otras experiencias para no caer en los mismos errores en que normalmente incurre la administración pública. De ser posible, se puede buscar en el país o fuera del mismo para encontrar la mejor solución y la mejor firma qu e pueda ofrecer resultados óptimos, en condiciones económicas favorables y en el menor tiempo posible.

9. SALIDAS

 Documento del estudio de mercado

 Concepto que permite tomar la decisión final

10. REGISTROS

Registro de la solicitud en el libro de correspondencia si ésta surge de un planteamiento expreso de alguna dependencia.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificación del requerimiento dentro del Plan de Desarrollo Informático

 Verificación de que no se esté adelantando otro estudio sobre el mismo caso o se esté desarrollando o acondicionando un sistema ya existente en la entidad

 Verificación de referencias a las firmas a las cuales se les adelante el estudio

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

COMITE DE DESARROLLO TECNOLOGICO O DEPENDENCIA SOLICITANTE

13.1. Conocimiento del requerimiento: Es posible que se conozca por solicitud de alguna dependencia que esté interesado, pero lo ideal es que surja en forma proactiva del Plan de Desarrollo Informático, pues de esta manera podemos canalizar los esfuerzos de la entidad por modernizarla en lo que respecta a tecnología informática.

ASESOR OFICINA DE SISTEMAS

13.2. Análisis del requerimiento: En esta etapa se analiza si el requerimiento obedece a una necesidad sustancial o si hace parte de algún proyecto en ejecución o que va a desarrollarse en el futuro. Si hace parte de un sistema ya planteado, se informa al usuario sobre el avance del mismo y el momento en que se suplirá su necesidad, en este caso se dará por archivado el caso. De no ser así, se estudia su viabilidad dentro del Plan de Desarrollo Informático de la entidad.

PROFESIONAL OFICINA DE SISTEMAS

13.3. Establecimiento de los términos de referencia: Se deben establecer los términos técnicos del producto, los requerimientos técnicos de hardware, número de licencias y qué población de la entidad beneficia.

GRUPO INTERDISCIPLINARIO

13.4. Investigación en el mercado: Mediante esta etapa se establece si existe en el mercado un producto que satisfaga las necesidades y se dimensionan los oferentes, la capacidad del software, las condiciones comerciales y económicas. De no existir por lo menos una empresa que solucione el requerimiento o que esté dispuesta a hacer los ajustes para ponerlo en funcionamiento, este proyecto debe ser evaluado en términos del desarrollo de un nuevo sistema de información, bien por la contratación externa o el desarrollo interno, y seguirá los pasos del procedimiento descrito para estos casos. Si esto ocurre, se dará por archivado el estudio que servirá como base para el procedimiento para el cual se envíe (contratación o desarrollo interno).

GRUPO INTERDISCIPLINARIO

13.5. Solicitud de cotizaciones: Con base en los términos técnicos se solicitan tres (3) cotizaciones a empresas diferentes con el fin de establecer un marco de referencia desde el punto de vista económico y de facilidades del producto.

PROFESIONAL OFICINA DE SISTEMAS

13.6. Análisis técnico del producto: Con base en la metodología de calificación de productos de software, se establecerá la calificación del producto y si fuese necesario, se efectuarán visitas a las compañías o se solicitará una demostración con presencia del usuario que requiere la solución. De esta etapa debe dar como resultado el concepto técnico de cuál es la oferta que más se ajusta a las necesidades de la Procuraduría General de la Nación y se deberá dejar constancia de ello.

SECRETARIA OFICINA DE SISTEMAS

13.7. Envío del concepto técnico a la Secretaría General: Finalmente, se enviará el respec-tivo concepto técnico a la Secretaría General para que se solicite el certificado de disponibilidad presupuestal y se continúe con el proceso de adquisición del producto. En el momento de la adquisición ingresa por alguno de los procedimientos de atención de servicios informáticos.

14. INDICADORES

 Número de requerimientos de nuevos sistemas (nRP) presentados.

 Número de requerimientos de nuevos sistemas atendidos en un período de tiempo (nRA).

 Indicador de efectividad en el período: Está dado por nRA/nRP.

 Número de requerimientos de nuevos sistemas (nRPM) presentados y que fueron contratados en el mercado.

 Número de requerimientos de nuevos sistemas (nRPE) presentados y que fueron no contratados en el mercado. Está dado por nRP – nRPE

Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Desarrollo de Sistemas de Información

Procedimiento: Contratación del desarrollo de Sistemas de Información

Código: OS-DS-011

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Seleccionar en forma objetiva y transparente el contratista y garantizar que el desarrollo contratado cumpla con los requerimientos establecidos para el sistema de información.

2. CLIENTES

Las dependencias que requieren el nuevo Sistema, la Oficina de Control Interno, la Oficina de Sistemas, Oficina Jurídica, la Secretaría General y los proponentes.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todas las empresas que presenten propuestas para la adquisición del Sistema de Información, y es válido para el Comité de Desarrollo Tecnológico de la entidad, que estará integrado de la siguiente manera:

El Procurador General de la Nación o su delegado, quien lo presidirá.

La Secretaría General

El Jefe de la Oficina de Planeación.

El Jefe de la Oficina de Sistemas actuará como secretario del Comité, con voz pero sin voto.

También es aplicable este procedimiento a la Oficina de Sistemas, la Oficina de Control Interno y todas las dependencias que participen en dicho proceso.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a las empresas proponentes, al Comité de Desarrollo Tecnológico y la Junta de Licitaciones.

5. REFERENCIAS

Leyes que reglamentan el proceso de contratación (Ley 80/93), resoluciones del señor Procurador General de la Nación y normas que le sean aplicables.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de solicitud de nuevo Sistema de Información

 Metodología de desarrollo de Sistemas de Información

 Modelo de términos de referencia

 Modelo de evaluación de propuestas

8. CONDICIONES GENERALES

El procedimiento debe hacer parte de la documentación que se entrega al contratista y debe quedar expresamente escrito en el contrato que su cumplimiento es obligatorio.

El control de la validez del sistema debe ser la principal preocupación del grupo de gerencia del contrato y esto debe iniciar desde cuando se establecen los requerimientos para evitar a toda costa hacer un mal dimensionamiento del sistema y evite pérdidas de dinero a la entidad y en general a la administración pública.

Como los proyectos informáticos tienen un alto grado de riesgo, este punto debe ser tratado con suma importancia por la entidad y por cada uno de los participantes en el proyecto.

Bajo ninguna circunstancia se pueden aceptar estudios previos de parte de personal interno o externo que orienten hacia determinada solución que siempre tienen un sesgo implícito hacia algún proponente. Si esto se llegare a detectar, el funcionario que considere o que conozca esta situación deberá informar a las directivas para que adopten las medidas del caso y se denuncie disciplinariamente a quien intenta inducir a la entidad a tomar una mala decisión.

9. SALIDAS

 Documento en cada fase del desarrollo

 Documento final de requerimientos

 Documento de Términos de Referencia

 Actas de inicio y de terminación

 Interfases del Sistema de Información

 Reportes del Sistema

 Manual de Instalación del Sistema

 Manual Técnico del Sistema

 Manual del usuario

10. REGISTROS

Registro de la solicitud en el libro de correspondencia si ésta surge de un planteamiento expreso de alguna dependencia, Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Concepto del documento de análisis de requerimientos por un experto en el tema

 Concepto del documento de términos de referencia por parte de un experto en el tema

 Concepto jurídico del contrato por parte de un experto

 Concepto de la Oficina de Control Interno sobre el sistema

 Seguimiento a la ejecución del contrato

 Satisfacción o rechazo del usuario

 Productividad de la entidad con el nuevo sistema

 Opinión pública

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

OFICINA DE PLANEACION, DE SISTEMAS Y USUARIO

13.1. Estudio preliminar: Corresponde a la Oficina de Planeación, a la Oficina de Sistemas y al usuario líder del sistema, llevar a cabo un estudio que tiene como objetivo la justificación a la administración de la necesidad del Sistema, comprobar que se trata de un sistema que soporta la funcionalidad de la entidad y que no existe mejor manera de hacer más eficientes sus tareas que con el apoyo de un sistema diseñado para tal fin. Este estudio será presentado al Comité de Desarrollo Tecnológico de la entidad por parte del usuario líder y la decisión final será adoptada mediante acta que deberá ser firmada por todos los integrantes del citado Comité. Si no es aceptado el estudio, el Comité dará por archivado el caso o, en su defecto, solicitará al usuario líder una nueva sustentación del proyecto.

EQUIPO DE DIRECCION DEL PROYECTO

13.2. Definición de Requerimientos: Una vez aprobado el estudio por parte del Comité de Desarrollo Tecnológico, el usuario líder del proyecto, el Jefe de la Oficina de Planeación y el Jefe de la Oficina de Sistemas, integrarán el equipo responsable de la dirección del proyecto cuya dedicación debe ser preferiblemente exclusiva y tendrán la responsabilidad de llevar adelante el proyecto, estableciendo el cronograma por fases y los controles del caso para evitar que el proyecto fracase o se obtengan resultados no esperados. La definición de requerimientos deberá hacerse de acuerdo con la metodología acorde para proyectos informáticos cuya efectividad debe estar debidamente probada. Esta tarea debe estar apoyada por un grupo de analistas quienes se encargarán de analizar las normas aplicables, los procedimientos que se van a sistematizar y su grado de actualización. Es de suma importancia establecer el grado de capacitación de los futuros usuarios y sus aportes deberán tenerse en cuenta en forma preferente, pero valorados bajo el conocimiento del grupo de analistas, quienes lo orientarán para hacer los requerimientos en los mejores términos. El éxito de esta fase consiste en el grado de conocimiento que tengan los usuarios y el análisis aportado por el grupo del proyecto, pues si se deja la responsabilidad de los requerimientos a los usuarios, estos solo ven las cosas como las vienen realizando y probablemente sugerirán la copia del sistema manual a un sistema automatizado. Por esta razón, el grupo de analistas deberá tener la capacidad de dilucidar cuáles requerimientos deben quedar como lo plantea el usuario y cuáles deberán ser modificados a la luz de sus conocimientos y en aras de hacer la actividad menos costosa, desde el punto de recursos, para la entidad. En esta fase se puede solicitar la colaboración de otras entidades de similares características funcionales e inclusive invitar futuros proponentes de la solución.

EQUIPO DE DIRECCION DEL PROYECTO

13.3. Términos de Referencia: Una vez elaborado el documento de requerimientos que debe estar dividido por áreas, el grupo de gerencia del proyecto elaborará el respectivo documento de términos de referencia que deberá contener todas las especificaciones técnicas y funcionales que permitan a los proponentes hacer sus respectivas ofertas.

SECRETARIA GENERAL, FINANCIERA, ADMINISTRATIVA Y SISTEMAS

13.4. Proceso de contratación: En este momento se toma como base el documento de términos de referencia que le sirve a la Junta de Licitaciones para proyectar los pliegos de condiciones y de esta manera establecer qué modalidad de contratación aplica. Se deberán seguir los pasos establecidos en el procedimiento señalado para estos casos con las interrelaciones que tiene con la Oficina de Sistemas. La terminación de esta etapa se perfecciona cuando existe el contrato debidamente firmado y soportado.

EQUIPO DE DIRECCION DEL PROYECTO Y CONTRATISTA

13.5 Acta de inicio: Una vez culmine el proceso de selección del contratista y se tenga el contrato debidamente firmado, el equipo responsable de la dirección del proyecto junto con el contratista escogido, elaborarán un acta de inicio del contrato. En este momento la dirección del proyecto deberá establecer canales precisos de comunicación entre el usuario, el contratista y la Oficina de Sistemas, a fin de garantizar un óptimo entendimiento para alcanzar el objetivo de una manera eficaz. El nombramiento del interventor se debe producir antes de firmar el contrato, atendiendo principios de objetividad y transparencia a fin de salvaguardar la inversión de la entidad y la obtención de un producto final acorde con lo que requiere la entidad.

EQUIPO DE DIRECCION DEL PROYECTO Y USUARIO

13.6 Control de avances: De acuerdo con la organización del proyecto que haya acordado el grupo de dirección del proyecto, se establecerán controles periódicos del avance del proyecto de tal manera que se garantice la ejecución de cada una de las etapas y la consecución de los objetivos planteados. Cualquier incumplimiento de parte del contratista debe informarse de inmediato a la Oficina Jurídica para que proceda en lo de su competencia. El usuario respectivo deberá estar presente para aportar modificaciones o dar su aceptación.

OFICINA DE SISTEMAS, USUARIO Y CONTRATISTA

13.7 Pruebas del Sistema: Es recomendable la ejecución del proyecto por fases, de tal manera que se puedan tener avances intermedios y se puedan establecer pruebas para cada uno de los módulos y evitar que las pruebas del Sistema se hagan de una sola vez. Esta técnica de dividir por módulos la entrega se recomienda en proyectos de gran escala y facilita hacer las pruebas en el tiempo. De cada prueba se dejará constancia en un acta en donde necesariamente el usuario del módulo debe manifestar su aceptación o su rechazo con la asesoría del funcionario encargado de la Oficina de Sistemas.

USUARIO, OFICINA DE SISTEMAS Y CONTRATISTA

13.8 Paralelo del Sistema: Cuando el contrato del desarrollo del sistema se circunscriba al diseño de uno ya existente en la entidad, se debe someter el nuevo sistema a la ejecución en paralelo con el sistema actual de la entidad. De esta forma se establecen resultados en los dos sistemas, los cuales deben coincidir. Si esto no ocurre, el sistema debe ser devuelto para que se ajuste y se someta nuevamente a la etapa de pruebas de software.

OFICINA DE SISTEMAS, CONTRATISTA Y USUARIO

13.9 Acta de entrega: La entrega se efectúa solamente cuando el usuario ha usado el sistema por lo menos un lapso igual a dos (2) meses o un término proporcional establecido por el equipo de dirección del proyecto, y ha manifestado su aceptación definitiva. Esta entrega también puede hacerse por fases o módulos, de acuerdo con la organización que haya acordado el grupo de gerencia del proyecto con el contratista.

EQUIPO DE DIRECCION DEL PROYECTO Y CONTRATISTA

13.10 Finalización del contrato: Una vez se haya hecho entrega total del sistema a los usuarios y a la Oficina de Sistemas y transcurrido el término de uso por parte de la dependencia responsable del uso del sistema, en los términos que establece la ley de contratación, se procederá a dar por finalizado el contrato y a expedir su correspondiente liquidación.

EQUIPO DE DIRECCION DEL PROYECTO Y CONTRATISTA

13.11 Seguimiento y control de garantía: Los productos de software deben tener una garantía de acuerdo con el pliego de condiciones y acorde con la póliza exigida. Por lo tanto, el equipo responsable de la dirección del proyecto deberá establecer un plan de seguimiento para detectar posibles fallas en el software que no fueron previstas en la etapa de pruebas pero que son responsabilidad del contratista.

14. INDICADORES

 Grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios

 Grado de aceptación del sistema

 Número de usuarios finales involucrados en el sistema

 Población de usuarios externos que atiende el sistema

 Costo real del sistema

 Costo – beneficio

Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Desarrollo de Sistemas de Información

Procedimiento: Desarrollo interno de Sistemas de Información

Código: OS-DS-012

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Facilitar el desarrollo de las aplicaciones que por sus características particulares deban ser diseñadas por personal de la Oficina de Sistemas, con el fin de garantizar productos eficientes y económicos para la entidad.

2. CLIENTES

Las dependencias que requieren el nuevo Sistema, la Viceprocuraduría, la Oficina de Control Interno y la Oficina de Sistemas.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a tod as las dependencias que actuarán como usuarias del nuevo Sistema de Información, y es válido para el Comité de Desarrollo Tecnológico de la entidad, la Oficina de Sistemas, la Oficina de Planeación y la Oficina de Control Interno.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Comité de Desarrollo Tecnológico, a la Oficina de Sistemas, a la Oficina de Planeación y a la Oficina de Control Interno.

5. REFERENCIAS

Leyes que reglamentan el proceso a sistematizar, resoluciones del señor Procurador General de la Nación y normas que le sean aplicables.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de solicitud de nuevo Sistema de Información

 Metodología de desarrollo de Sistemas de Información

 Modelo de formatos internos del área de desarrollo

8. CONDICIONES GENERALES

Desarrollar un nuevo Sistema de Información para la entidad depara de un enorme compromiso de parte de las directivas, de la Oficina de Planeación, de la Oficina de Sistemas y de los usuarios del sistema.

Antes de iniciarse esta vía, se debe agotar el estudio de soluciones en el mercado y se debe haber desechado la opción de efectuar un contrato con una firma externa.

Por lo anterior, llevar a cabo el desarrollo de un Sistema es de por sí una tarea bastante compleja y requiere los mejores estudios para dar con la solución deseada en el menor tiempo posible.

El tiempo de las personas que participen en la ejecución del proyecto debe ser estrictamente programado y se deben adelantar controles paso a paso con la mayor rigurosidad.

La conformación del equipo de gerencia del proyecto debe estar en cabeza de las directivas de la entidad y sus requisitos deben ser los establecidos y seleccionar a sus integrantes atendiendo principios de objetividad, celeridad e imparcialidad.

9. SALIDAS

 Documento en cada fase del desarrollo

 Documento final de requerimientos

 Interfases del Sistema de Información

 Reportes del Sistema

 Manual de Instalación del Sistema

 Manual Técnico del Sistema

 Manual del usuario

10. REGISTROS

Registro de la solicitud en el libro de correspondencia si ésta surge de un planteamiento expreso de alguna dependencia, Plan de Desarrollo Informático.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Concepto del documento de análisis de requerimientos por un experto en el tema

 Concepto de la Oficina de Control Interno sobre el sistema

 Seguimiento al desarrollo del Sistema

 Satisfacción o rechazo del usuario

 Productividad de la entidad con el nuevo sistema

 Opinión pública

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

DEPENDENCIA QUE REQUIERE EL SISTEMA

13.1 Conocimiento de la necesidad: El conocimiento de la necesidad puede darse por varias vías: puede ser manifestada por el usuario interno de un servicio, por las directivas de la entidad, por el Comité de Desarrollo Tecnológico, por la Oficina de Planeación o por la Oficina de Sistemas. Una vez conocida la necesidad se plantea ante el Comité de Desarrollo Tecnológico mediante el envío de un documento que contiene una descripción general del problema y la forma de solucionarlo. Dicho comité evalúa la necesidad, determina cuál es el usuario líder del sistema, conforma el equipo coordinador del proyecto y autoriza el estudio preliminar.

OFICINA DE PLANEACION

13.2 Estudio preliminar: Este estudio debe ser adelantado en un término no superior a noventa (90) días calendario y dará como resultado el planteamiento del proyecto, el estudio de factibilidad, demostrar la población que se beneficiará y los beneficios para la entidad y sus usuarios tanto internos como externos. Este estudio deberá ser presentado ante el Comité de Desarrollo Tecnológico quien autorizará su ejecución. Si es rechazado el proyecto se informará al usuario que lo solicitó manifestando las objeciones y con este trámite se dará por archivado el caso. Si es aprobado, se continuará con el siguiente paso.

EQUIPO DE GERENCIA DEL PROYECTO

13.3 Organización del proyecto: Está a cargo del equipo de gerencia del proyecto en quienes recae toda la responsabilidad de la ejecución del mismo. Ellos deberán conformar los grupos integrantes del proyecto que serán quienes ejecutarán cada una de las fases establecidas para el desarrollo del sistema. Serán los responsables del control del cronograma y de los respectivos avances y entregas parciales que se determinen.

OFICINA DE SISTEMA Y USUARIO

13.4 Definición de requerimientos: Estará a cargo del grupo que designe el equipo de gerencia del proyecto que en todo caso deberá ser integrado por la Oficina de Sistemas, los representantes de los usuarios y la Oficina de Planeación. De esta etapa deberá plasmarse el documento de requerimientos que dará inicio formal al desarrollo del sistema. En este punto se deben definir herramientas de desarrollo del sistema, infraestructura lógica y física.

OFICINA DE SISTEMA Y USUARIO

13.5 Análisis del sistema actual: Esta fase consiste en determinar si existe un sistema computarizado en la actualidad, sus aciertos y debilidades, tomar las cosas buenas y desechar las erradas. Lo bueno que tenga el sistema debe ser tenido en cuenta y mejorarlo en el nuevo sistema que será implantado. Si no existe un sistema computarizado, se deberá evaluar la forma manual y mecánica como se está manejando la información y los procedimientos respectivos.

GRUPO DE DISEÑO

13.6 Diseño del sistema: Una vez se tengan los documentos de requerimientos y de análisis del sistema actual, se da por terminada la fase de análisis de acuerdo con la metodología de desarrollo de sistemas y se pasa a la fase de diseño. El diseño tiene a su vez tres fases: diseño conceptual, diseño lógico y diseño físico del sistema.

GRUPO DE IMPLEMENTACION

13.7 Implementación del sistema: La fase anterior debe dar necesariamente un documento detallado de diseño del sistema que se constituye en el mapa de navegación o la maqueta del proyecto para que el grupo implementador inicie su respectiva tarea. A estas alturas del proyecto, las adiciones deben tender a cero, pues cualquier cambio no previsto en el sistema puede llevar al traste el cronograma establecido pues se tendría que regresar a la fase de análisis de requerimientos para diseñar nuevamente el sistema.

GRUPO DE PRUEBAS

13.8 Pruebas del sistema: De acuerdo con la organización del proyecto, pueden darse escalonadamente las pruebas del sistema por módulos o submódulos. Adelantarán las pruebas en ambiente de desarrollo, un equipo integrado por la Oficina de Control Interno, el usuario respectivo, un representante del equipo de gerencia del proyecto y el grupo de implementación.

GRUPO DE MIGRACION

13.9 Plan de Migración del Sistema: Si existe un sistema anterior al que se está desarrollando, se debe programar la migración de los datos y el cargue del nuevo sistema con los datos que vienen del anterior. Si el sistema es absolutamente nuevo se pasa directamente al acta final de entrega del sistema.

USUARIO Y GRUPO DE IMPLEMENTACION

13.10 Paralelo del sistema: Si existe un sistema viejo, se deben poner en ejecución paralelamente el sistema nuevo con el existente anteriormente. Los resultados que arrojen deben ser comparados para comprobar de una parte que la migración fue exitosa y, de otra, que los resultados operacionales del sistema son consistentes.

EQUIPO DE GERENCIA DEL PROYECTO Y USUARIO

13.11 Acta final de entrega del sistema: Realizados los pasos anteriores, y puesto a prueba el sistema por lo menos dos (2) meses o un tiempo proporcional definido, se hace entrega final del sistema al usuario quien deberá manifestar su aceptación y el compromiso de usarlo.

GRUPO DE IMPLEMENTACION

13.12 Ajustes finales: Posterior a la entrega definitiva del sistema se pueden solicitar ajustes de forma mas no de fondo. Estos ajustes en ningún caso pueden hacerse a los programas, formatos de pantalla, estructuras de la base de datos. Se circunscriben a arreglos menores que no requieren un tiempo considerable pues de lo contrario, se deben solicitar como modificaciones del software y seguirán el procedimiento establecido en el presente manual para esos casos.

14. INDICADORES

 Grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios

 Grado de aceptación del sistema

 Número de usuarios finales involucrados en el sistema

 Población de usuarios externos que atiende el sistema

 Costo – beneficio

Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Seguridad y Administración

Procedimiento: Asignación de usuario de red

Código: OS-013

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Permitir la conectividad de los funcionarios a la red de la Procuraduría General de la Nación para consulta de información jurídica o acceso a los Sistemas de Información SIAF, GEDIS o SIIF.

2. CLIENTES

Jefes de dependencias, administradores de Sistemas de información.

3. ALCANCE

Este procedimiento aplica a los servidores de la Red e involucra a los Administradores de la Red.

4. RESPONSABILIDADES

Este procedimiento aplica a los administradores de Red, responsables de la seguridad de la información de la entidad.

5. REFERENCIAS

Decreto que fija las funciones de la dependencia, indicando que ésta es responsable del diseño, mantenimiento y aplicación de políticas de seguridad, integridad y acceso a la información sistematizada de la Procuraduría General de la Nación.

6. DEFINICIONES

No Aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Listado de usuarios de la Red.

8. CONDICIONES GENERALES

Este procedimiento debe ser llevado a cabo por los Administradores de la red y de los servidores de red.

9. SALIDAS

 Cuenta de usuario.

10. REGISTROS

No aplica

11. BASES DE AUTOCONTROL

Listado de usuarios de la Red NT para determinar que el usuario no ha sido creado.

12. ANEXOS

No aplica

13. ACTIVIDADES

DEPENDENCIA QUE SOLICITA LA CREACION DE USUARIO

13.1 Elabora un memorando para solicitar la creación del usuario indicando las actividades que va a desarrollar en la Red, las consultas que va a adelantar, nombres y apellidos del usuario, su identificación y cargo; así como los tipos de consultas que va a desarrollar.

ADMINISTRADOR DEL SERVIDOR DE LA RED

13.2. Verifica que el usuario no exista y procede a crear la cuenta correspondiente (Login).

13.3. Cita al usuario para la creación de la clave secreta de acceso (Password).

13.4. Reporta al Jefe de la Oficina la creación del usuario.

13.5. Incluye al usuario en la lista de usuarios activos.

SECRETARIA DE LA OFICINA DE SISTEMAS

13.6 Archiva la documentación correspondiente.

14. INDICADORES

Tiempos de respuesta.

Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Seguridad y Administración

Procedimiento: Asignación de usuario de software aplicativo

Código: OS-014

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Permitir a los usuarios de la red de la Procuraduría General de la Nación para trabajar en los Sistemas de Información SIAF y GEDIS.

2. CLIENTES

Dependencias que trabajan en los Servidores de Red de la entidad.

3. ALCANCE

Este procedimiento aplica a los servidores de los Sistemas de Información SIAF y GEDIS e involucra a los Administradores de la Red.

4. RESPONSABILIDADES

Este procedimiento aplica a los Administradores de los Servidores de Sistemas de Información GEDIS y SIAF.

5. REFERENCIAS

Decreto que fija las funciones de la dependencia, indicando que ésta es responsable del diseño, mantenimiento y aplicación de políticas de seguridad, integridad y acceso a la información sistematizada de la Procuraduría General de la Nación.

6. DEFINICIONES

No Aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Listado de usuarios de los Sistemas de Información GEDIS, SIAF y aplicativos.

8. CONDICIONES GENERALES:

Este procedimiento debe ser llevado a cabo por los Administradores de los Servidores de Sistemas de Información GEDIS, SIAF y aplicativos.

9. SALIDAS

 Cuenta de usuario.

10. REGISTROS

No aplica.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Listado de usuarios de los servidores de Sistemas de Información y aplicativos.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

DEPENDENCIA QUE SOLICITA LA CREACION DE USUARIO

13.1 Elabora un memorando para solicitar la creación del usuario indicando el servidor/sistema al que va a acceder, las actividades que va a desarrollar en la Red, las consultas que va a adelantar, nombres y apellidos del usuario, su identificación y cargo; así como los tipos de consultas que va a desarrollar.

ADMINISTRADOR DEL SERVIDOR DE LA RED

13.2 Verifica que el usuario no exista y procede a crear la cuenta correspondiente (Login).

13.3 Cita al usuario para la creación de la clave secreta de acceso (Password).

13.4 Reporta al Jefe de la Oficina la creación del usuario.

13.5 Incluye al usuario en la lista de usuarios activos.

SECRETARIA DE LA OFICINA DE SISTEMAS

13.6 Archiva la documentación correspondiente.

14. INDICADORES

Tiempo de respuesta

Número de usuarios asignados

Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Seguridad y Administración

Procedimiento: Cancelación de usuario

Código: OS-015

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Retirar los usuarios de la red de la Procuraduría General de la Nación que ya no cumplirán ninguna función en ella.

2. CLIENTES

Dependencias que necesiten retirar los permisos de acceso a la red o a los sistemas de información de la Entidad.

3. ALCANCE

Este procedimiento aplica a los servidores de la red y de los Sistemas de Información SIAF y GEDIS e involucra a los Administradores de la Red y de los servidores de los Sistemas de Información.

4. RESPONSABILIDADES

Este procedimiento aplica a los Administradores de los Servidores de Sistemas de Información GEDIS y SIAF y a los Administradores de la Red.

5. REFERENCIAS

Decreto que fija las funciones de la dependencia, indicando que ésta es responsable del diseño, mantenimiento y aplicación de políticas de seguridad, integridad y acceso a la información sistematizada de la Procuraduría General de la Nación.

6. DEFINICIONES

No Aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Listado de usuarios de los Sistemas de Información GEDIS, SIAF y aplicativos.

8. CONDICIONES GENERALES

Este procedimiento debe ser llevado a cabo por los Administradores de los Servidores de Sistemas de Información GEDIS, SIAF y aplicativos.

9. SALIDAS

 Cuenta de usuario cancelada.

10. REGISTROS

No aplica.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Listado de usuarios de la red y de los servidores de Sistemas de Información y aplicativos.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

DEPENDENCIA QUE SOLICITA LA CANCELACION DE USUARIO

13.1 Elabora un memorando para solicitar la cancelación del usuario.

ADMINISTRADOR DEL SERVIDOR DE LA RED

13.2 Verifica que el usuario no exista y procede a eliminar la cuenta correspondiente (Login).

13.3 Reporta al Jefe de la Oficina la cancelación de la cuenta.

13.4 Incluye al usuario en la lista de usuarios inactivos.

SECRETARIA DE LA OFICINA DE SISTEMAS

13.5 Archiva la documentación correspondiente.

14. INDICADORES

Número de usuarios cancelados

Tiempo de respuesta

Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Administración de la Red Física y Lógica

Procedimiento: Conectividad a la Red

Código: OS-016

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Facilitar el acceso de los usuarios a la información de carácter jurídico que se pone a su disposición en los servidores de la red. Permitir el acceso de los usuarios autorizados a los sistemas de información SIAF, GEDIS y SIIF, así como el intercambio de información entre los usuarios. Compartir impresoras en la red. Garantizar la integridad y seguridad de la información de la Procuraduría.

2. CLIENTES

Usuarios de los sistemas de información.

3. ALCANCE

Este procedimiento aplica a los servidores de Red y comunicaciones.

4. RESPONSABILIDADES

Este procedimiento aplica a los administradores de Red y de los servidores correspondientes, así como al usuario.

5. REFERENCIAS

Decreto que fija las funciones de la dependencia, indicando que ésta es responsable de la administración de equipos, redes de comunicación y prestación de servicios de soporte al usuario; así como de diseñar, mantener y aplicar políticas de seguridad, integridad y acceso a la información sistematizada de la Procuraduría.

6. DEFINICIONES

No Aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Cuadro Usuarios de la Red

 Manuales y documentación técnica de los equipos de red y comunicaciones.

8. CONDICIONES GENERALES

Este procedimiento debe ser ejecutado por el personal de administradores de la red y de Servidores de los Sistemas de Información.

9. SALIDAS

 Conectividad permanente garantizada entre los servidores y los clientes de la red.

10. EGISTROS

El procedimiento se inicia con la verificación del flujo de información a través de la red entre los servidores y los clientes de la misma. En general este procedimiento es de monitoreo y aplicación de ajustes correctivos en la configuración de la misma o de sus conexiones.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Consulta del estado del sistema de comunicaciones en el servidor de Autenticaciones mediante la utilización del software Cisco Secure. Verificación de la funcionalidad del usuario.

 Verificación del estado de los servidores Compaq Prolínea 5500, mediante la utilización del programa Insigh Manager.

 Verificación de los parámetros establecidos para la configuración de los servidores de comunicación en la metodología entregada por Procálculo S. A.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

ADMINISTRADOR SERVIDOR DE SISTEMAS DE INFORMACION

13.1 Periódicamente revisa el estado de los servidores mediante la utilización del programa de administración Insigh Manager.

13.2. En caso de encontrar algún problema procede a diagnosticarlo y aplicar los correctivos necesarios. En caso de problema de hardware procede a solicitar el soporte técnico correspondiente.

ADMINISTRADOR DE LA RED

13.3 Mediante la utilización del programa Cisco Secure que se encuentra en el servidor de Autenticaciones, se verifica el estado de las conexiones de red.

13.4 En caso de encontrar algún problema, determina si éste es de hardware o de software. Si el problema es de hardware solicita el soporte correspondiente, si es de software se deben determinar si el problema es de sistema operativo, de configuración o de software aplicativo. En estos casos de deben buscar las copias de seguridad que se requieran para restablecer la funcionalidad.

PROVEEDOR DE SOPORTE TECNICO

13.5 Atiende los requerimientos dentro de los tiempos de respuesta establecidos en el respectivo contrato.

14. INDICADORES

Número de fallas detectadas de Hardware

Número de fallas detectadas de Software

Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Seguridad y Administración

Procedimiento: Copia de Seguridad y respaldo de información

Código: OS-017

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Garantizar la seguridad de la información contenida en las Bases de Datos de los sistemas de Información.

2. CLIENTES

Administradores de los Sistemas de información de la entidad.

3. ALCANCE

Este procedimiento aplica a los servidores de Red y comunicaciones WEB, Autenticaciones, así como a los Sistemas de Información GEDIS y SIAF y SIIF

4. RESPONSABILIDADES

Este procedimiento aplica a los administradores de Red y de los servidores correspondientes, por parte de la Entidad y a los empleados de la firma de valores que se encarga de la custodia de la información.

5. REFERENCIAS

Manual de funciones de la entidad. Ley que fija las funciones de la dependencia, indicando que ésta es responsable de la seguridad de la información de la entidad.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Planilla de registro de copias

 Recibo de Información, de Seguridad Técnica S. A.

 Remesa de Archivos, de Seguridad Técnica S. A.

 Listado de Personal Autorizado, de Seguridad Técnica S. A.

 Factura por la prestación del servicio

8. CONDICIONES GENERALES

Este procedimiento debe ser llevado a cabo por el personal de administradores de la red y de los servidores de red y sistemas de información involucrados en el procedimiento y autorizados ante la firma encargada de salvaguardar la información.

9. SALIDAS

 Cintas de seguridad conteniendo la información que se desea poner bajo seguro fuera de la entidad, en las instalaciones de la firma encargada de velar por su seguridad.

10. REGISTROS

El procedimiento se inicia con el registro de las copias de seguridad en las planillas que se llevan por cada servidor, por parte del Administrador del Servidor. Los días martes y jueves, aproximadamente a las 3:00 P. M. se hace presente en la División de Sistemas el funcionario de la firma Seguridad Técnica S. A. (SETECSA) trayendo el contenedor correspondiente junto con el formato Remesa de Archivos, el funcionario de la Procuraduría autorizado (Administrador de la Red) procede a recibir el contenedor, firma el formato, procediendo a diligenciar y firmar el Formato Recibo de Información que es verificado y firmado por el funcionario de SETECSA. De estos formatos se lleva un archivo que es utilizado para la verificación y trámite de las facturas de pago correspondientes al servicio.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificación de las copias de seguridad para determinar la calidad de la copia.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

ADMINISTRADOR DEL SERVIDOR

13.1 Diariamente procede a efectuar la verificación de la fidelidad de la copia del día anterior e inserta en la unidad de cinta el Data Catridge para la copia del día siguiente.

13.2 Luego procede a registrar la cinta en la Planilla de Control del Servidor correspondiente y procede a entregar las cintas al Administrador de la Red autorizado para efectuar los trámites ante la firma SETECSA.

13.3 Verifica la existencia de cintas de seguridad para proceder a solicitar un contenedor cuando se requiere tener nuevas cintas.

13.4 Cuando se requiere recuperar información que se encuentre en alguna de las cintas que están en las bodegas de seguridad técnica, la solicita al Administrador de la Red, para que éste a su vez la solicite a la Firma encargada de la seguridad y resguardo de los medios magnéticos.

ADMINISTRADOR DE LA RED

13.5 Recibe de parte del Administrador de Servidores, las cintas de seguridad y procede a elaborar el formato Remesa de Archivos

13.6 Cuando se presenta el funcionario de la firma encargada de la seguridad y resguardo de los medios magnéticos, le recibe el contenedor, firma el formato Remesa de Archivos, abre el contenedor, coloca dentro las copias de seguridad. Sella el contenedor y lo entrega al funcionario de SETECSA junto con el formato Remesa de Archivos y recibe las copias de los dos formatos anteriores junto con el Pickup correspondiente.

13.7 Procede a archivar en el fólder correspondiente los documentos anteriores para efectos de verificación de facturas.

SECRETARIA DE LA OFICINA DE SISTEMAS

13.8 Recibe las facturas de parte de la firma SETECSA las coteja frente al fólder que contiene las copias de todos los servicios prestados durante el período que se factura y le da trámite a la factura.

14. INDICADORES

 Número de copi as efectuadas en un período de tiempo

 Número de visitas efectuadas por la Firma encargada de la seguridad y resguardo de los medios magnéticos.

 Número de contingencias presentadas

Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Seguridad y Administración

Procedimiento: Restablecimiento del Servidor de la Red

Código: OS-018

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Garantizar la continuidad en la prestación de servicios de red.

2. CLIENTES

Usuarios de la red y de los sistemas de información en general.

3. ALCANCE

Este procedimiento aplica a los servidores de Red y comunicaciones WEB, Autenticaciones.

4. RESPONSABILIDADES

Este procedimiento aplica a los administradores de Red.

5. REFERENCIAS

Decreto que fija las funciones de la dependencia, indicando que ésta es responsable de la administración de equipos, redes de comunicación y prestación de servicios de soporte al usuario; así como de diseñar, mantener y aplicar políticas de seguridad, integridad y acceso a la información sistematizada de la Procuraduría

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Manuales técnicos de los respectivos equipos.

 Manuales del software operativo de los servidores.

 Metodología de Procálculo.

 Documentación de los equipos.

8. CONDICIONES GENERALES

Este procedimiento debe ser llevado a cabo por el personal de administradores de la red.

9. SALIDAS

 Sistema de red en condiciones óptimamente operacionales.

10. REGISTROS

El procedimiento se inicia con la detección de un problema en el servidor de la red. Primero se deben determinar las causas de la falla para saber si se originan en el hardware o en el software. Dado que el servidor de la red se encuentra replicado (esto es si existe una máquina que hace el papel de servidor primario y otra que hace el papel de backup), se debe determinar si la falla se presentó en el servidor primario para verificar que el servidor de backup toma la función de primario y, de esta forma garantizar la continuidad del servicio. Una vez asegurada la continuidad, si el problema es de hardware, se procede a efectuar la llamada para solicitar el servicio. Si el problema es de software, se adelantan las operaciones de recuperación necesarias.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Consulta en el programa Inside Manager para determinar la causa del problema.

 Verificación en el Event Viewer del servidor para conocer detalles de la falla del servidor.

12 ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

ADMINISTRADOR DE LA RED

13.1 Diariamente debe verificar el Event Viewer para determinar la funcionalidad del servidor.

13.2 En caso de falla del servidor Primario de la red, se debe asegurar que el servidor de Backup asume la función de Servidor Primario. Si el que falla es el Backup, no hay problema porque el sistema continúa funcionando, y se puede proceder de inmediato a su recuperación.

13.3 Se genera un reporte conteniendo las causas del problema y la solución dada.

SECRETARIA DE LA OFICINA DE SISTEMAS

13.4 Archiva la información que resulte del manejo del problema.

14. INDICADORES

Número de caídas de los servidores (fallas en las cuales se suspende el servicio de Red)

Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Administración de servidores

Procedimiento: Paso de programas en desarrollo a producción

Código: OS-019

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Mantener actualizados los aplicativos desarrollados por el personal de la Oficina de Sistemas de la Procuraduría General de la Nación frente a los cam bios que se presentan bien sea de normatividad o de procedimiento.

2. CLIENTES

Las dependencias que los utilizan y solicitan la creación o modificación de programas

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los programas desarrollados por la entidad e involucra a cada una de las dependencias que interactúan con el sistema.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a la dependencia que solicitó la construcción o el mantenimiento, a todos los usuarios que usan el aplicativo, al ingeniero administrador del servidor de producción, al ingeniero que desarrolla o mantiene el aplicativo y los usuarios externos que solicitan información relacionada con el sistema o que hacen parte a través de él bien sea en calidad de solicitante, signatario, implicado, autoridades administrativas, etc.

5. REFERENCIAS

Normas de auditoría sobre desarrollo de programas

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de paso de programas a producción

8. CONDICIONES GENERALES

El ingeniero que desarrolla o hace mantenimiento del programa realiza una copia del programa original, antes de trabajar sobre el mismo.

El paso del programa se realiza a un directorio compartido en el servidor de producción, luego el administrador del servidor lo copiará en el directorio de producción.

9. SALIDAS

 Reportes generados por la aplicación creada o modificada.

 Reporte de creación o modificación que debe contener el nombre del programa, la ubicación física, fecha de modificación, des cripción de la modificación, tablas o estructuras modificadas y nombre de quien efectuó esta tarea.

10. REGISTROS

Se registra en la bitácora del servidor de producción, la fecha programa, usuarios y menú al que corresponde el programa o programas.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificación de la necesidad

 Determinar con el contrato si el mantenimiento debe hacerlo el contratista

 Verificar el resultado que arroja el sistema después de efectuada la modificación

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

GRUPO DE PRUEBAS

13.1. Pruebas del aplicativo: En ambiente de desarrollo y con la presencia del usuario que hará uso del programa creado o modificado, se deben realizar pruebas de consistencia del software que deben dar como resultado la aceptación de que las modificaciones fueron las deseadas y que el comportamiento del programa es el esperado. Si existe alguna objeción por parte del usuario, se deberá dejar constancia, de lo contrario, se dará por aceptado el nuevo programa.

ADMINISTRADOR DEL SISTEMA

13.2. Paso del programa a producción: Una vez probado el programa en ambiente de desarrollo y realizadas las pruebas respectivas, deberá llenarse un formato de solicitud de paso del programa al ambiente de producción que será diligenciado por parte del ingeniero que desarrolló el programa.

14. INDICADORES

 Número de modificaciones presentadas en un período de tiempo por módulo (nMP).

 Número de modificaciones presentadas y atendidas en un período de tiempo por módulo (nMA).

 Tiempo promedio de duración en días de una modificación: está dado por la sumatoria de la duración en días de cada una de las modificaciones en un período de tiempo (Snd) sobre el número de modificaciones atendidas (nMA).

Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Administración de Bases de Datos

Procedimiento: Archives (copia de la base de datos y archivos de log)

Código: OS-020

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Realizar copias de seguridad de las bases de datos y de los archivos log para contribuir a plan de contingencias.

2. CLIENTES

Todos los usuarios de las bases de datos serán beneficiados con mantener copias de respaldo y de esta manera evitar impasses ante una posible eventualidad.

3. ALCANCE

Usuarios de los sistemas en red de la Procuraduría General de la Nación.

4. RESPONSABILIDADES

Administrador de bases de datos y de los sistemas en red.

5. REFERENCIAS

Manual de administración de Informix.

6. DEFINICIONES

 Archivos Log: se trata de archivos que ocupando un espacio en disco, mantienen información en tránsito o luego de hacer una transacción para luego de verificado que está bien ejecutada dicha transacción, da paso para depositar la información en las bases de datos.

 Bases de datos: Conjunto de tablas de información que contienen datos relacionados.

 Archive 0: Copia total de las bases de datos y Log

 Archive 1: Copia parcial

 Archive 2: Copia parcial a partir del archive 1

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.

8. CONDICIONES GENERALES

El sistema manejador de bases de datos (MBDS, sigla en inglés) debe permanecer en modo mantenimiento para ejecutar estas actividades y además el servidor permanecerá en modo monousuario para poder realizarlas. Esto quiere decir que ningún usuario estará utilizando el sistema mientras se efectúan las copias objeto de este procedimiento.

9. SALIDAS

Copias efectuadas en cintas datacartridge.

10. REGISTROS

Archivos log que hacen las veces de bitácoras de los "archives" o copias efectuadas.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Cinta rotulada con fecha de ejecución y visto del funcionario autorizado

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

ADMINISTRADOR BASE DE DATOS

13.1. El administrador de la base de datos, cada dos meses o antes si los archivos de log, están llenos debe realizar las siguientes operaciones: Entrar al servidor con el usuario administrador de las bases de datos (en este caso informix), para verificar el espacio de log que tienen los log, para lo cual debe digitar el siguiente comando unstat –l.

13.2. Luego realizar la copia en los siguientes niveles y en su orden 0, 1 o 2. La copia o archive se realiza con el siguiente comando ontape –s.

13.3. La cinta obtenida se rotula con el nombre de la base de datos y la fecha.

14. INDICADORES

Número de archives o copias ejecutadas en un período de tiempo

Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Administración de Bases de Datos

Procedimiento: Modificación de la estructura de una base de datos.

Código: OS-021

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Mediante este procedimiento se busca lograr modificar la estructura de una base de datos, ya sea su esquema que se refiere a todas sus tablas o algunas de ellas. Dicha modificación obedece a una eventual desactualización de la estructura.

2. CLIENTES

Todos los usuarios de la(s) base (s) de datos a modificar serán los directos beneficiados y en general los usuarios de los sistemas que se hallan en Red están incluidos dentro del grupo objetivo de este procedimiento.

3. ALCANCE

Todos y cada uno de los servidores que obtengan un beneficio de los sistemas en Red de la entidad.

4. RESPONSABILIDADES

Existen dos niveles de responsabilidad, a saber:

El Usuario que solicita la modificación en virtud de un requerimiento en los aplicativos que manipula.

El administrador de Bases de datos y el desarrollador de la aplicación en cuestión.

5. REFERENCIAS

 Manuales de administración de Informix.

6. DEFINICIONES

Esquema: Se refiere al grupo de tablas que conforman una base de datos

Tabla: Conjunto de registros organizados y compartiendo información relacionada.

Servidor: Equipo de cómputo de grandes características que permite implementar en el software multiusuario y que se configura como estación administradora de una red.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Cuadro indicador de tablas y campos a modificar

8. CONDICIONES GENERALES

Este procedimiento debe realizarse teniendo en cuenta las siguientes condiciones a saber:

 Debe hacerse en horas no hábiles.

 Deben efectuarse copias de todas las tablas que se van a modificar (por seguridad) tanto de los esquemas como de los datos.

 Se precisa de realizar pruebas y compilar los programas relacionados con las tablas modificadas en ambiente de desarrollo y nunca en esquema de producción.

9. SALIDAS

Tablas modificadas y trabajando sin inconvenientes.

10. REGISTROS

Bitácora del Servidor.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Solicitud firmada por el jefe inmediato del usuario interesado.

 Acta firmada que certifica la modificación de un esquema o tabla de una base de datos.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

PROFESIONAL OFICINA DE SISTEMAS

13.1 El profesional universitario solicita por escrito al administrador de la base de datos la modificación de las tablas requeridas para tal fin, también entrega los programas que se ven afectados por esta modificación, los programas deben ser compilados y se utiliza para estos el procedimiento de paso de programas en desarrollo a producción.

ADMINISTRADOR BASE DE DATOS

13.2 El administrador de la base de datos en horas no laborales y con el servidor en modo mantenimiento realiza las modificaciones sobre la estructura de la base de datos.

13.3 Se efectúan las pruebas y se compilan los programas afectados con la m odificación.

13.4 Se pasa a producción el nuevo esquema

13.5 Se levanta un acta en la que figuran, el usuario solicitante, el administrador de la base de datos y el jefe de la Oficina de Sistemas.

14. INDICADORES

 Número de modificaciones en un tiempo predeterminado

 Tiempos de respuesta

Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Administración de Bases de Datos

Procedimiento: Restauración de las bases de datos.

Código: OS-022

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Este procedimiento se debe realizar ante una situación fortuita y excepcional que amerite la restauración de bases de datos por efecto de corrupción irrecuperable en sus datos.

2. CLIENTES

Usuarios de los sistemas en red de la Procuraduría General de la Nación.

3. ALCANCE

Toda la población de usuarios que en ejercicio de sus labores cotidianas tengan que utilizar la información de los sistemas informáticos existentes en la entidad.

4. RESPONSABILIDADES

 Administrador de la base de datos

 Usuarios causantes del percance

 Usuarios responsables de digitar información perdida y no recuperable.

5. REFERENCIAS

Manual de administración de Informix.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.

8. CONDICIONES GENERALES

El sistema manejador de bases de datos (MBDS, sigla en inglés) debe permanecer en modo mantenimiento para ejecutar estas actividades y además el servidor permanecerá en modo monousuario para poder realizarlas. Esto quiere decir que ningún usuario estará utilizando el sistema mientras se efectúan las actividades pertinentes a este procedimiento.

9. SALIDAS

Prueba de base de datos restaurada.

10. REGISTROS

* Acta de restauración, firmada por los involucrados, es decir, usuarios responsables, administrador de la base de datos y el jefe de la oficina de sistemas.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Acta firmada por el jefe de la Oficina de Sistemas y un funcionario de la Oficina de Control Interno.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

ADMINISTRADOR BASE DE DATOS

13.1 El administrador de la base de datos ubicará la cinta que se va a restaurar, ésta puede estar en el loocker en la bóveda de seguridad o bajo el resguardo de la firma contradata para este servicio.

13.2 Una vez ubicada la cinta se procede a realizar dos copias de seguridad (dbexport) de la base de datos actual.

13.3 Se pasa a restaurar la copia de la base de datos en el ambiente de producción.

13.4 se realizan las pruebas pertinentes que certifiquen el resultado esperado.

DEPENDENCIAS USUARIAS

13.5 Es necesario volver a digitar la información que se digitó el día que se presentó la falla.

14. INDICADORES

 Número de restauraciones efectuadas en un lapso de tiempo.

Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Administración de servidores

Procedimiento: Copia de seguridad

Código: OS-024

Revisó:: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Resguardar la información de la Procuraduría General de la Nación, esto comprende datos tanto de sistemas operativos y bases de datos

2. CLIENTES

Todas las dependencias de la entidad que tienen información en forma digital.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los equipos que tengan información importante para la entidad.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a todas las dependencias de la Procuraduría que manejan información en forma digital y principalmente a la oficina de sistemas que realiza las copias de seguridad de todos los servido res de la entidad. La firma externa encargada de la seguridad de las cintas por fuera de la entidad.

5. REFERENCIAS

No aplica.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Formato de la firma encargada de la seguridad de las cintas.

8. CONDICIONES GENERALES

La copia se realiza automáticamente en las horas de la noche, para esto es necesario que el administrador realice la salida de los usuarios que quedan inactivos en el sistema y que no permiten que las copias se realicen.

9. SALIDAS

 Archivo de log de la copia de las bases de datos

 Archivo de log de la copia a cinta.

10. REGISTROS

Se registra en la bitácora del servidor de producción, la fecha de la copia y el número de cinta.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificación de las copias el mismo día en horas de la mañana.

 Restauración de la cinta en un servidor alterno.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

ADMINISTRADOR DEL SISTEMA

13.1 Verifica los archivos de log de las copias de seguridad.

13.2 Escoge la nueva cinta para la copia del día siguiente, rotula con la fecha del día siguiente la nueva cinta.

13.3. Realiza la anotación de los datos de las cintas en la bitácora del servidor correspondiente.

13.4 Dos veces por semana entrega las cintas a la firma externa que se encarga de la seguridad de las cintas.

13.5 Realiza el pedido de los contenedores con las cintas para las copias de seguridad, de acuerdo al cronograma de copias

14. INDICADORES

 Número de copias realizadas en un período de tiempo (nCP).

Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Administración de servidores

Procedimiento: Resguardo de la información

Código: OS-025

Revisó:: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Resguardar la información de la Procuraduría General de la Nación, esto comprende datos tanto de sistemas operativos y bases de datos

2. CLIENTES

Todas las dependencias de la entidad que tienen información en forma digital.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los equipos que se utilizan como servidores de bases de datos.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a la oficina de sistemas que se encarga de administrar los diferentes servidores de la entidad y resguardar la información contenida en los mismos.

5. REFERENCIAS

No aplica.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.

8. CONDICIONES GENERALES

Se debe establecer un estricto control de los us uarios que entran y además están autorizados para el ingreso a los diferentes aplicativos.

9. SALIDAS

 Archivo de log de acceso de usuarios

 Tablas de auditoría de las bases de datos de la entidad

10. REGISTROS

Se registra en la bitácora del servidor de producción, los accesos tanto a las bases de datos y sistemas operativos que no estén autorizados.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Oficio a la oficina de Control Interno con los detalles de las anomalías

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

ADMINISTRADOR DEL SISTEMA

13.1 Revisión de los archivos de log del sistema operativo.

13.2 Revisión de las tablas de auditoría de la base de datos.

13.3 Eliminación del sistema de usuarios inactivos o temporales

13.4 Copia de seguridad de las tablas de auditoría y borrado de las mismas.

14. INDICADORES

 Número de accesos no autorizados al sistema (nIN).

 Número de ingresos no autorizados al sistema reportados y controlados (nIR).

 Promedio de accesos: está dado por la sumatoria de Número de accesos no autorizados al sistema (SnIN) sobre la sumatoria Número de ingresos no aut orizados al sistema reportados y controlados (SnIR).

Dependencia: Oficina de Sistemas

Proceso: Administración de servidores

Procedimiento: Bitácoras del sistema

Código: OS-026

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Mantener el control de los sucesos ocurridos en el servidor y mantener un monitoreo sobre el funcionamiento de los mismos.

2. CLIENTES

Todas las dependencias de la entidad que tienen información en forma digital.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los equipos que se utilizan como servidores de bases de datos.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a la oficina de sistemas que se encarga de administrar los diferentes servidores de la entidad y resguardar la información contenida en los mismos.

5. REFERENCIAS

M anuales de administración de Informix.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Las hojas de bitácora de cada servidor.

8. CONDICIONES GENERALES

Se debe establecer un estricto control sobre el registro de los eventos ocurridos en el servidor.

9. SALIDAS

 Reporte de configuración del servidor

 Reporte de eventos en el servidor

10. REGISTROS

Se registra en la bitácora del servidor de producción.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Archivos que se ejecutan automáticamente y despliegan en pantalla parte de los archivos de log, una vez el administrador del sistema ingrese al mismo.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

ADMINISTRADOR DEL SISTEMA

13.1 Ingreso por el usuario administrador.

13.2 Revisión de los archivos de log del sistema.

13.3 Anotaciones de los sucesos ocurridos con el servidor.

14. INDICADORES

 Número de registros realizados en la bitácora

Dependenc ia: Oficina de Sistemas

Proceso: Administración de servidores

Procedimiento: Restablecimiento de servidores

Código: OS-027

Revisó:: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Mantener los servidores activos todo el tiempo, las 24 horas al día.

2. CLIENTES

Todas las dependencias de la entidad que tienen información en forma digital.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los equipos que se utilizan como servidores de bases de datos.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a la oficina de sistemas que se encarga de administrar los diferentes servidores de la entidad y mantener activos durante todo el tiempo.

5. REFERENCIAS

Manuales de administración de informix

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Lista de chequeo para restaurar los servidores

8. CONDICIONES GENERALES

Es necesario tener las copias de seguridad de sistemas operativos y de las bases de datos diarias, con esto garantizamos que en un momento determinado podemos restaurar nuevamente el sistema en el menor tiempo posible.

9. SALIDAS

 Registro en el archivo de log del sistema

10. REGISTROS

Se registra en la bitácora del servidor de producción.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Archivos que se ejecutan automáticamente y despliegan en pantalla parte de los archivos de log, una vez el administrador del sistema ingrese al mismo.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

ADMINISTRADOR DEL SISTEMA

13.1 Revisar el estado del servidor.

13.2 Determinar que se va a restaurar el sistema operativo y/o la base de datos.

13.3 Preparar las cintas que se van a restaurar.

13.4 Estos pasos se hacen en modo mantenimiento y monousuario.

13.5 Pruebas del sistema operativo

13.6 Pruebas de las conexiones a red

13.7 Pruebas de las bases de datos

13.8 Prueba de los aplicativos

14. INDICADORES

 Número de fallas en sistema con pérdida de datos (nFP).

 Número de restauraciones realizadas (nFR).

 Promedio de restauraciones: está dado por Número de fallas en sistema con pérdida de datos (SnFP) sobre la sumatoria del número de restauraciones realizadas (SnFR).

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

VICEPROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

FEBRERO DE 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos defi nidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprimen su dinámica diaria.

Por ello, los manuales de procedimientos adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, estamos solicitando la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsab ilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno, y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas al interior de la Procuraduría.

Dependencia: Viceprocuraduría

Proceso: Cancelación o desanotación de antecedentes disciplinarios

Procedimiento: Elaboración de un proyecto y consecución de una resolución de cancelación o desanotación de antecedentes

Código:

Revisó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Elaborar dentro del menor tiempo posible un proyecto que se convierta en una resolución que permita tomar de manera ágil, objetiva y trasparente una decisión que ordene mantener una sanción, la desanotación o la cancelación de unos antecedentes disciplinarios.

2. CLIENTES

El proceso adelantado por la Viceprocuraduría para proferir una decisión de cancelación o desanotación de antecedentes disciplinarios interesa al peticionario.

3. ALCANCE

El procedimiento para elaborar un proyecto que finalmente se convierta en una resolución de cancelación o desanotación de antecedentes disciplinarios se aplica a la secretaria de la Viceprocuraduría, a los abogados asesores, al revisor, a la secretaria encargada del manejo del sistema GEDIS, a las secretarias del Viceprocurador y al Viceprocurador General de la Nación.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a la División de Registro y Control de la entidad, a la secretaria de la Viceprocuraduría, a los abogados asesores, al revisor, a la secretaria encargada del manejo del sistema GEDIS, a las secretarias del Viceprocurador y al Viceprocurador General de la Nación.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia

 Ley 200 de 1995. Código Disciplinario Único

 Código Contencioso Administrativo.

 Código Civil y de Procedimiento Civil.

 Decreto 262 del 22 de febrero de 2000.

 Regímenes especiales.

 Y las demás disposiciones aplicables al caso.

6. DEFINICIONES

Cancelación: implica que el antecedente disciplinario desaparece del Banco de datos de la Procuraduría General de la Nación, por lo tanto, no produce efectos jurídicos ni aparece registrado, esta decisión solamente se efectúa por revocatoria de la sanción, o por la suspensión definitiva o anulación de la resolución sancionatoria por la autoridad jurisdiccional.

Desanotación de antecedentes disciplinarios: significa que el antecedente disciplinario continúa registrado en el Banco de Datos de la Procuraduría General de la Nación, sin certificarlo después de vencido el término de inhabilidad, en razón a que la vigencia y utilización de los datos consignados en el registro están condicionados a dicho término; sin embargo, la desanotación que es general, tiene excepcione s previstas en la ley, en cuyos eventos han de certificarse todas las sanciones impuestas al servidor o ex servidor público, como son los relacionados con la utilización del certificado de antecedentes disciplinarios para desempeñar cargos que para su posesión exijan ausencia total de sanción, para consulta de entidades del Estado y para investigación.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Formato de Reparto.

 Formato de notificación.

 Modelo de exhorto.

8. CONDICIONES GENERALES

El procedimiento para la elaboración del proyecto que se convierte en resolución se inicia cuando el expediente es recibido en la Secretaría de la Viceprocuraduría y es repartido a alguno de los abogados asesores adscritos al Despacho, el cual entrega el proyecto con el expediente al revisor en el menor tiempo posible, quien realiza las correcciones del caso junto con el asesor y lo presenta a consideración del Viceprocurador.

9. SALIDAS

Resolución de cancelación o desanotación de antecedentes disciplinarios

10. REGISTROS

 Anotaciones en el libro radicador

 AZ de archivo de providencias.

 AZ de archivo de reparto.

 AZ de archivo de oficios varios.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificar que la documentación requerida para proferir una resolución de cancelación o desanotación de antecedentes disciplinarios esté completa, es decir se incluya: la solicitud del peticionario, la providencia que impuso la sanción con su constancia de ejecutoriada, el certificado de cancelación de antecedentes, entre otros.

 Las observaciones efectuadas por e l revisor se deben anotar en el mismo proyecto y el abogado asesor debe efectuar las correcciones del caso. Cuando se trate de aspectos de formas, debe entregar el proyecto corregido a más tardar al día hábil siguiente, en caso de que se hagan observaciones de fondo, el revisor establecerá el término dentro del cual debe entregar el proyecto.

 Concertación entre el revisor y el asesor que elaboró el proyecto.

 Confrontación por parte del revisor del proyecto inicial con el proyecto final en el cual debe incluir todas las correcciones.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIA ENCARGADA DEL SISTEMA GEDIS

1. Recibe la actuación y se encarga de verificar que la documentación requerida para proferir una resolución de cancelación o desanotación de antecedentes disciplinarios esté completa, es decir se incluya: la solicitud del peticionario, la providencia que impuso la sanción con su constancia de ejecutoriada, el certificado de cancelación de antecedentes.

2. Bajo la dirección de la secretaria de la Viceprocuraduría lo somete a reparto teniendo en cuenta que haya equilibrio en las cargas laborales de cada asesor y elabora el correspondiente formato de reparto por medio del cual se entrega el proceso al abogado a quien le fue asignado, indicando la radicación, el nombre del peticionario y precisando el número de cuadernos y folios.

3. Se encarga de hacer todas las anotaciones en el libro radicador del caso y entregar la actuación al asesor.

ABOGADO ASESOR

4. Estudia las diligencias y elabora el proyecto con la decisión que en derecho corresponda.

5. Entrega el proyecto junto con la respectiva actuación al revisor

6. Estudia el expediente y concerta el proyecto con el asesor, mediando el análisis respectivo.

7. Pasa el proyecto junto con el expediente al Despacho del Viceprocurador, para su consideración.

VICEPROCURADOR

8. Estudia el proyecto y si está de acuerdo lo firma y se convierte en una providencia.

9 Pasa el proyecto a una de las secretarias del Despacho, quien lo envía a la secretaria encargada del manejo del sistema GEDIS.

SECRETARIA ENCARGADA DEL SISTEMA GEDIS

10. Hace las anotaciones del caso en el libro radicador y entrega el expediente junto con el proyecto a la secretaria de la Viceprocuraduría.

SECRETARIA DE LA VICEPROCURADURÍA

11. Realiza las notificaciones y comunicaciones del caso. Envía copia de la providencia junto con copia de la diligencia de notificación a la División de Registro y Control de la Entidad, para que se dé cumplimiento a lo ordenado en la Resolución.

12. Entrega el expediente a la secretaria encargada del manejo del sistema GEDIS, para que lo archive.

14. INDICADORES

 Documentación:

Número de solicitudes de cancelación o desanotación de antecedentes

recibidos en la Viceprocuraduría

–––––––––––––––––––––––––––––––––Número de Resoluciones de cancelación o desanotación proferidas

por la Viceprocuraduría

Números de Resoluciones de cancelación o desanotación de antecedentes.

–––––––––––––––––––––––––––––––––––

Número de Abogados Asesores

Dependencia: Viceprocuraduría General de la Nación

Proceso: Conceptos jurídicos

Procedimiento: Conceptos jurídicos.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO DEL PEOCEDIMIENTO

Garantizar que los procesos disciplinarios adelantados contra los abogados litigantes se lleven a cabo de conformidad con la Constitución y las leyes de la República.

2. CLIENTES

Salas Disciplinarias de los Consejos Seccionales de la Judicatura, Sala Disciplinaria del honorable Consejo Superior de la Judicatura.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica en todos aquellos procesos que por apelación o consulta llegan en segunda instancia al Consejo Superior de la Judicatura.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los abogados litigantes, Salas Disciplinarias de los Consejos Seccionales de la Judicatura, Sala Disciplinaria del Consejo Superior de la Judicatura y Procuraduría General de la Nación (Procuradores Delegados en lo Penal y Viceprocurador General de la Nación, en primera y segunda instancias, respectivamente).

5. REFERENCIAS

 Decreto 196 de 1971

 Decreto Reglamentario 1137 de 1971

 Ley 20 de 1972

 Decreto 262 de 2000, Art. 17-10

 Constitución Política

 Código de Procedimiento Penal

 Código de Procedimiento Civil

 Código Civil y demás normas concordantes

6. DEFINICIONES

A quo: Juez de quien se apela ante el superior

Ad quem: Juez ante quien se interpone la apelación de otro inferior.

Sub Judice: Locución latina con que se denota que una cuestión está pendiente de una resolución.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Libro de reparto

 Libro radicador de expedientes

 Tarjetero de expedientes.

8. CONDICIONES GENERALES

Del juicio disciplinario iniciado contra los abogados litigantes por las faltas descritas en el Decreto 196 de 1971 (artículos 48 a 56) conocen en primera instancia las Salas Disciplinarias de los Consejos Seccionales de la Judicatura (siendo sujetos procesales los Procuradores Judiciales en lo Penal), y en segunda instancia la Sala Disciplinaria del Consejo Superior de la Judicatura, oportunidad en la cual es sujeto procesal el Viceprocurador General de la Nación para intervenir selectivamente mediante conceptos (art. 277-7 de la Constitución Política y 17-10 de Decreto 262 de 2000).

9. SALIDAS

Fallo de Primera Instancia, dictado por la Corporación A quo.

Fallo de Segunda Instancia, dictado por la Sala Disciplinaria de la Corporación Ad quem.

10. REGISTROS

 Notificaciones.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Derecho de un debido proceso.

 Derecho a la defensa.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

OFICINA COORDINADORA DE ASUNTOS CONTRA LA ETICA PROFESIONAL, ADSCRITA A LA VICEPROCURADURIA GENERAL

13.1 Recibe de la Sala Disciplinaria del Consejo Superior de la Judicatura, los cuadernos donde se deben surtir las notificaciones, hace el reparto de los expedientes a los Abogados Asesores y luego envía los cuadernos al despacho del

VICEPROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN

13.2 Quien una vez notificado dispone por Secretaría la devolución de los cuadernos contentivos de las notificaciones a la Secretaría Judicial de la Sala Disciplinaria del Consejo Superior de la Judicatura.

ABOGADO ASESOR

13.3 A quien en su momento le fue repartido el asunto, se traslada al Consejo Superior de la Judicatura y con vista de la totalidad del expediente elabora el concepto correspondiente.

COORDINADOR DE LA OFICINA DE ASUNTOS CONTRA LA ETICA PROFESIONAL

13.4 Revisa el concepto y si lo estima conveniente le introduce modificaciones, digitándolo para examen y firma del Viceprocurador.

SECRETARIA

13.5 Firmado el concepto por el señor Viceprocurador General, lo envía a la Secretaría Judicial de la Sala Disciplinaria del Consejo Superior de la Judicatura para incorporación al respectivo expediente, a fin de que sea evaluado en la oportunidad de rigor.

LA SALA DISCIPLINARIA DEL CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA

13.6 Una vez dicta la decisión de segunda instancia, envía nuevamente el asunto a la Viceprocuraduría a través de la Oficina Coordinadora de Asuntos contra la Etica del mismo despacho, a fin de que aquél se notifique personalmente de lo resuelto; luego la actuación es devuelta a Consejo Superior de la Judicatura, quien una vez en firme el fallo de segunda instancia, devuelve el expediente al Consejo Seccional de la Judicatura de origen.

14. INDICADORES

Conceptos acogidos

–––––––––––––– x 100

Conceptos producidos

Total días

––––––––––––––

Número de conceptos

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

DIVISION DE REGISTRO CONTROL Y CORRESPONDENCIA

FEBRERO DE 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprimen su dinámica diaria.

Por ello, los manuales de procedimiento adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, estamos solicitando la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno, y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas al interior de la Procuraduría.

Dependencia: División de Registro y Control y Correspondencia

Proceso: Sustanciación

Procedimiento: Sustanciación de inicios de investigación disciplinaria

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Registrar en el sistema GEDIS los inicios de las investigaciones disciplinarias adelantadas contra los servidores públicos en forma ágil y segura.

2. CLIENTES

Las diferentes entidades estatales.

3. ALCANCE

Se aplica a los servidores pú blicos a los cuales se les ha iniciado una investigación disciplinaria.

4. RESPONSABILIDADES

Funcionario que registró en el sistema GEDIS el inicio de la investigación disciplinaria.

5. REFERENCIAS

 Ley 200-95

 Decreto 262-2000

 Normas concordantes.

6. DEFINICIONES

N.A.

7. FORMATOS A UTILIZAR

N. A.

8. CONDICIONES GENERALES

La información suministrada por la entidad estatal debe llevar el nombre del implicado, su documento de identificación, el cargo desempeñado, lugar en que se cometió el hecho objeto de investigación, número del expediente y fecha de la providencia que ordenó la apertura de la investigación.

9. SALIDAS

N.A.

10. REGISTROS

Quedan registradas en el sistema GEDIS

11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcto registro del inicio de la investigación.

12. ANEXOS

Oficio emanado de la entidad remitente.

13. ACTIVIDADES

13.1 Grupo de oficinistas

13.2 Recibidas por reparto las radicaciones se procede a registrar en el sistema GEDIS la información suministrada por cada una de las entidades estatales.

14. INDICADORES

N.A.

Dependencia: División de Registro y Control y Correspondencia

Proceso: Sustanciación

Procedimiento: Sustanciación de sanciones disciplinarias

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Ordenar la gradación de las sanciones impuestas en las investigaciones disciplinarias a los servidores públicos.

2. CLIENTES

Servidores públicos

3. ALCANCE

Se aplica a los servidores públicos que se les ha impuesto una sanción dentro de una investigación disciplinaria.

4. RESPONSABILIDADES

Funcionario que ordenó la grabación de la sanción disciplinaria.

5. REFERENCIAS

 Ley 200 de 1995

 Decreto 262 de 2000

 Normas concordantes

6. DEFINICIONES

N.A.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de registro de información

 Modelo de oficios para solicitar información

8. CONDICIONES GENERALES

Para ordenar la grabación de la sanción se requiere que la información suministrada por la entidad que sanciona se encuentre completa, es decir, datos del sancionado, nombres, apellidos, número de cédula, cargo desempeñado, lugar donde ejercía sus funciones en el momento de cometer la falta; providencia mediante la cual se impone la sanción (primera y segunda instancia), notificación hecha al inculpado y constancia de ejecutoria si no se interpuso recurso alguno.

9. SALIDAS

De ello se toma la información que le aparece al funcionario o a la entidad solicitante de un certificado de antecedente disciplinario.

10. REGISTRO.

Queda registrada la sanción en el sistema GEDIS.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta elaboración de los formatos por parte del abogado sustanciador.

12. ANEXOS

 Oficios emanados de la entidad remitente

 Providencia sancionadora

 Notificación

 Constancia de ejecutoria

13. ACTIVIDADES

13.1 Grupo de abogados

13.2 Recibidas por reparto las radicaciones proceden a examinar la documentación remitida por parte de las diferentes entidades estatales, verificando que la información se encuentre completa, que el número de cédula de ciudadanía suministrado corresponda al sancionado y que la sanción no se encuentre registrada en el sistema GEDIS.

Cuando los documentos se reciben incompletos se oficia a la dependencia remitente a fin de que allegue lo faltante para proceder a ordenar la grabación.

Si el número de cédula de ciudadanía no corresponde al sancionado, se le solicita a la Registraduría Nacional del Estado Civil, aclare la situación presentada.

13.3 Grupo de abogados esperan respuestas.

14. INDICADORES

N.A.

Dependencia: División de Registro y Control y Correspondencia

Proceso: Sustanciación

Procedimiento: Sustanciación de quejas

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Dar trámite a las quejas presentadas por los particulares contra los servidores estatales.

2. CLIENTES

Servidores públicos.

3. ALCANCE

Se aplica a los servidores públicos contra quienes se ha elevado una queja.

4. RESPONSABILIDADES

Funcionario que revisó la queja instaurada y la remitió a la dependencia competente.

5. REFERENCIAS

 Ley 200 de 1995

 Decreto 262-2000

 Normas concordantes

6. DEFINICIONES.

N. A.

7. FORMATOS A UTILIZAR

N.A.

8. CONDICIONES GENERALES

N.A.

9. SALIDAS

Se graba la queja en el sistema GEDIS y se remite a la dependencia que le compete su conocimiento.

10. REGISTROS

Quedan registradas en el sistema GEDIS.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta remisión a la dependencia competente para no entorpecer el inicio de la investigación disciplinaria.

12. ANEXOS

 Queja presentada por los particulares

 Oficio remitido por la entidad estatal

 Documentos anexos.

13. ACTIVIDADES

13.1 Grupo de Abogados

13.2. Recibidas por reparto las radicaciones se procede a analizar la queja, se registra en el sistema GEDIS y se envía a la dependencia que le corresponda por competencia su conocimiento.

14. INDICADORES

N.A

Dependencia: División de Registro y Control y Correspondencia

Proceso: Sustanciación

Procedimiento: Cumplimiento de sanciones

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Velar por el cumplimiento de la sanción impuesta a un servidor público.

2. CLIENTES

Entidades estatales.

3. ALCANCE

Se aplica a las entidades estatales que han impuesto una sanción disciplinaria a uno de sus funcionarios.

4. RESPONSABILIDADES

Jefe de la División y funcionario comisionado.

5. REFERENCIAS

 Ley 200-95

 Decreto 262-2000

 Normas concordantes

6. DEFINICIONES

N.A.

7. FORMATOS A UTILIZAR

N. A.

8. CONDICIONES GENERALES

Se requiere la comunicación sobre la sanción impuesta, en los casos de las multas, que se envíe el recibo de pago, y en el caso de la amonestación, suspensión y destitución, la providencia de cumplimiento anexa a la hoja de vida.

9. SALIDA

N. A.

10. REGISTROS

Quedan registradas en el sistema GEDIS

11. BASE DE AUTOCONTROL

Procurar que las diferentes entidades le den cumplimiento a las sanciones impuestas a sus funcionarios.

12. ANEXOS

 Oficio emanado de la entidad remitente

 Recibo de pago (multa)

 Providencia de cumplimiento anexa a la hoja de vida.

13. ACTIVIDADES

13.1 Funcionario comisionado

13.2 Recibida la comunicación de la sanción se solicita el envío de la providencia que le da cumplimiento a la sanción impuesta.

14. INDICADORES

N.A.

Dependencia: División de Registro y Control y Correspondencia

Proceso: Sustanciación

Procedimiento: Cancelación de antecedentes

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Eliminar del registro público de sancionados las anotaciones por sanción impuesta a los servidores públicos en forma ágil y segura.

2. CLIENTES

Servidores públicos.

3. ALCANCES

Se aplica a los servidores públicos que se les ha impuesto una sanción dentro de una investigación disciplinaria

4. RESPONSABILIDADES

Jefe de la División.

5. REFERENCIAS

 Ley 200-95

 Decreto 262-2000

 Normas Concordantes

6. DEFINICIONES

N.A.

7. FORMATOS A UTILIZAR

N.A.

8. CONDICIONES GENERALES

N.A.

9. SALIDAS

Se envía a la Secretaría de la Viceprocuraduría para que se le dé el trámite correspondiente

10. REGISTRO

Archivo.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Procurar que la cancelación del antecedente se lleve a cabo en forma ágil y segura.

12. ANEXOS

 Solicitud de cancelación

 Radicación sustanciada

 Providencias Sancionadoras (primera y Segunda instancia)

 Providencia de cumplimiento de sanción.

13. ACTIVIDADES

13.1 Jefe de la División de Registro y Control y Correspondencia

13.2 Recibida la solicitud de cancelación por parte del servidor público interesado se procede a verificar que exista la radicación correspondiente a la sanción impuesta, que se encuentren anexas las providencias sancionatorias y de cumplimiento de sanción para luego remitir esta documentación a la Secretaría de la Viceprocuraduría para el trámite correspondiente.

Cuando no existe registrada en la División la sanción a cancelar se le solicita la información a la entidad estatal que la impuso.

14. INDICADORES

N.A.

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

DIVISION DE DOCUMENTACION

FEBRERO DE 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprimen su dinámica diaria.

Por ello, los manuales de procedimientos adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, estamos solicitando la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno, y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas al interior de la Procuraduría.

Dependencia: Todas

Proceso: Almacenamiento de productos (estándar)

Procedimiento: Almacenamiento de documentos

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: Carlos Arturo Gomez Pavajeau

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Almacenar los documentos de acuerdo con los criterios de organización establecidos por la Tabla de retención documental (TRD) y las normas técnicas de archivo.

2. CLIENTES

Jefes de las dependencias y servidores responsables de los archivos de gestión.

3. ALCANCE

El procedimiento aplica a todos los documentos recibidos o generados en el cumplimiento de las funciones de cada dependencia.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Jefe de la dependencia y a los servidores encargados de generar, tramitar o conservar documentos.

5. REFERENCIAS

 Ley General de Archivos (Ley 594)

 Resolución 264 del Procurador General de la Nación

 Reglamento General de Archivos

 Normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

Archivo de gestión: En el que se reúne la documentación en trámite producto de la gestión sometida a continua utilización y consulta administrativa por la misma oficina u otras que la soliciten.

Serie documental: Conjunto documentos de contenido y estructura homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia de sus funciones específicas. Ej. Actas, contratos, procesos disciplinarios.

Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series y subseries y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.

Unidades de conservación: Se refiere a la unidad de almacenamiento de los documentos, carpetas o expedientes.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo Formato de Indice Documental.

8. CONDICIONES GENERALES

Los archivos de gestión deben organizarse de acuerdo con los parámetros establecidos por la Tabla de Retención Documental (TRD) de la dependencia, es decir, los documentos deben agruparse bajo las respectivas series o subseries y dentro de las series las unidades de conservación (expedientes o carpetas) se ordenarán según su orden de producción.

La responsabilidad por el funcionamiento del archivo es del Jefe de la dependencia (Resolución 264 del Procurador General de la Nación).

9. SALIDAS

Archivo de gestión.

10. REGISTROS

Indice Documental: datos de identificación de la dependencia, serie documental, nombre o número de la unidad de conservación (carpeta o expediente), fechas extremas, foliación y datos de aplicación de TRD.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Confrontación de Indice Documental con documentos y la TRD de la dependencia.

 Identificación de las series y su valoración.

 Revisión periódica de organización del archivo.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

RESPONSABLE ARCHIVO DE GESTION

13.1. Verifica que el documento haya cumplido el trámite administrativo para el cual fue creado o recibido en la dependencia.

13.2. Revisa la Tabla de Retención Documental (TRD) de la dependencia y se identifican las series, subseries y tipos documentales que la conforman.

13.3. Identifica el asunto del documento para lo cual establece su procedencia y/o destinatario, ciudad, fecha y asunto o tema tratado y lo confronta con las series establecidas en la TRD.

13.4. Identifica la unidad de conservación (carpeta o expediente) correspondiente y ordena los documentos así:

 Ordena de acuerdo con el orden de producción, primero se coloca el documento más antiguo y como último el más reciente.

 Coloca la petición o consulta y respuesta seguidas.

 Retira ganchos y grapas.

13.5 Folia los documentos con cada uno de sus anexos. Si el documento se encuentra doblado, se folia una sola vez.

14. INDICADORES

 Volumen de unidades de conservación por serie.

Dependencia: Todas

Proceso: Almacenamiento de documentos (estándar)

Procedimiento: Apertura de unidades de conservación

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: Carlos Arturo Gomez Pavajeau

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Almacenar los documentos en unidades de conservación adecuadas que permitan su protección y faciliten su consulta.

2. CLIENTES

Jefes de dependencias y servidores responsables de los archivos de gestión o de oficina.

3. ALCANCE

El procedimiento aplica a todos los documentos tramitados en las dependencias.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Jefe de la dependencia y a los servidores responsables de los archivos de gestión.

5. REFERENCIAS

 Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000).

 Resolución 264 del Procurador General de la Nación.

 Reglamento General de Archivos.

 Normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo Listado de Inventario documental

 Modelo Etiqueta de identificación de unidades de conservación.

8. CONDICIONES GENERALES

Bajo cada serie se pueden abrir una o varias unidades de conservación, sin embargo una unidad de conservación sólo contendrá documentos relacionados con un asunto. Por ejemplo, una petición no debe conservarse en una carpeta en la que se almacenen los informes de gestión.

9. SALIDAS

Archivo de gestión.

10. REGISTROS

 Inventario Documental: datos de identificación de la dependencia, serie documental, nombre o número de la unidad de conservación (carpeta o expediente), fechas extremas, foliación y datos de los responsables.

 Etiqueta: datos de la dependencia, serie documental, nombre de la unidad de conservación, foliación, fechas y localización dentro del archivo.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Confrontación de Inventario documental con las unidades de conservación.

 Revisión periódica de área de almacenamiento y el ordenamiento de los documentos.

 Supervisión del Jefe de la dependencia.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE GESTION

13.1. Identifica las series bajo las cuales se abrirán unidades de conservación (carpetas o expedientes), cada unidad de conservación corresponderá a una serie o subserie.

No se abrirán carpetas de oficios enviados o recibidos, correspondencia o varios, ya que cada oficio o documento trata de un asunto específico bajo el cual debe ser conservado.

13.2. Elabora etiqueta de identificación de la unidad de conservación con los siguientes datos:

CODIGO DE LA DEPENDENCIA: ____________ NOMBRE DE LA DEPENDENCIA: ______________________________________________________________________________

CODIGO Y SERIE:_______________________________________________________________

NOMBRE DE LA CARPETA_______________________________________________________

______________________________________________________________________________

No. DE FOLIOS DEL–– AL. ––

FECHAS EXTREMAS DE: DÍA / /MES/ /AÑO/ / AL: DÍA/ /MES/ / AÑO / /

No. DE CARPETA –––––– No. DE CAJA ––––––––

13.3 Registra los datos de identificación y TRD de las unidades de conservación con el objeto de elaborar el Indice de Archivo de la dependencia, como herramienta de consulta y recuperación de documentos.

13.4 Las unidades de conservación se ordenan agrupándolas por serie y dentro de cada una en orden numérico, alfabético, cronológico o geográfico según convenga.

En archivadores: las unidades de conservación deben colocarse dentro de carpetas colgantes debidamente identificadas

En estantería: se colocan de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo.

14. INDICADORES

No aplica.

Dependencia: Todas

Proceso: Transferencia de documentos (estándar)

Procedimiento: Preparación de documentos

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: Carlos Arturo Gomez Pavajeau

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Trasladar los documentos que han concluido su tiempo de retención en el archivo de gestión al archivo central debidamente organizados y en forma oportuna.

2. CLIENTES

Jefes de dependencias y servidores responsables de los archivos de gestión o de oficina.

3. ALCANCE

El procedimiento aplica a todos los documentos tramitados en las dependencias.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Jefe de la dependencia y a los servidores responsables de los archivos de gestión.

5. REFERENCIAS

 Ley General de Archivos (Ley 594).

 Resolución 264 del Procurador General de la Nación.

 Reglamento General de Archivos.

 Normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo Listado de Inventario documental.

8. CONDICIONES GENERALES

Los servidores públicos tienen la responsabilidad administrativa y legal de conservar y garantizar la protección de los documentos que generan o tramitan, por este motivo siempre que se haga entrega de documentos estos deben estar debidamente inventariados.

9. SALIDAS

Archivo de gestión.

10. REGISTROS

Inventario Documental: datos de identificación de la dependencia, serie documental, nombre o número de la unidad de conservación (carpeta o expediente), fechas extremas, foliación y datos de los responsables.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Confrontación de Inventario documental con las unidades de conservación y la TRD.

 Verificación del contenido de las unidades conservación.

 Supervisión del Jefe de la Dependencia.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE GESTIÓN

13.1. Revisa en la TRD las instrucciones y el tiempo de retención definidos para cada serie. Se debe tener en cuenta que:

 El tiempo retención se cuenta para toda la serie y no para cada uno de los documentos que la conforman.

 El tiempo de retención se da en años.

 El tiempo de retención se empieza a contar a partir de la fecha en que culminó el trámite, es decir, la fecha de la última actuación.

13.2. Identifica los documentos que deben ser transferidos al Archivo Central y los selecciona.

13.3. Agrupa las unidades de conservación de acuerdo con su serie y dentro de cada serie según su orden de producción.

13.4. Relaciona las unidades de conservación en los formatos de Inventario Documental, registrando los datos solicitados.

13.5. Se almacenan las unidades de conservación en la cajas de archivo enviadas por el Archivo Central, conservando el orden en que se relacionaron. En cada unidad de conservación debe anotarse el número de la caja que le correspondió.

13.6. Las cajas se identifican con un número consecutivo ascendente, comenzando en 1. Se escribe con un lápiz de mina negra.

JEFE DE LA DEPENDENCIA

13.7. Firma el Inventario Documental, autorizando la transferencia de los documentos al Archivo Central.

13.8. Archiva el Inventario documental junto con el acta de recepción de documentos.

14. INDICADORES

 Cumplimiento de las indicaciones de la TRD.

Dependencia: Todas

Proceso: ELIMINACION DE DOCUMENTOS (STANDAR)

Procedimiento: Eliminación de documentos

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: Carlos Arturo Gomez Pavajeau

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Eliminar los documentos que pierden todo valor para la Entidad de acuerdo con los criterios establecidos en la Tabla de Retención Documental y las normas técnicas definidas para tal fin.

2. CLIENTES

Jefes de dependencias y servidores responsables de los archivos de gestión o de oficina.

3. ALCANCE

El procedimiento aplica a todos los documentos tramitados en las dependencias y que pierden valor para la administración una vez concluyen su trámite.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Jefe de la dependencia, a los servidores responsables de los archivos de gestión y al Comité de Archivo.

5. REFERENCIAS

 Ley General de Archivos (Ley 594)

 Resolución 264 del Procurador General de la Nación

 Reglamento General de Archivos

 Acuerdo No. 46 del Archivo General de la Nación

 Normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo Listado de documentos a eliminar

 Modelo de acta de eliminación de documentos

8. CONDICIONES GENERALES

De acuerdo con la reglamentación expedida por el Archivo General de la Nación, en las dependencias deben eliminarse los documentos después de concluido el tiempo de retención fijado por la TRD.

9. SALIDAS

Documentos a eliminar

10. REGISTROS

 Listado de documentos a eliminar: datos de dependencia, serie documental, nombre o número de la unidad de conservación, fechas.

 Acta de eliminación: datos de reunión del Comité de Archivo, datos documentos y aprobación.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Confrontación de Inventario documental y TRD con las unidades de conservación que deban eliminarse.

 Verificación del contenido de las unidades de conservación

 Supervisión Jefe de la dependencia

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE GESTION

13.1. Selecciona los documentos que de acuerdo con las indicaciones contenidas en la TRD han cumplido su tiempo de retención y se deben eliminar en la dependencia.

13.2. Los documentos se agrupan de acuerdo con las series y se registran en el Listado que hará parte del acta de documentos a eliminar y contendrá la siguiente información:

 Código y Nombre de la dependencia

 Número consecutivo en el orden que registra las unidades de conservación

 Nombre de la carpeta o número del expediente

 Original o copia

 Nombre del servidor que elabora la relación

 Nombre y firma de Jefe de la dependencia aprobando la eliminación.

JEFE DE LA DEPENDENCIA

13.3. Una vez apruebe la eliminación, procede a solicitar la autorización del Comité de Archivo de la entidad, por intermedio del secretario del Comité.

COMITE DE ARCHIVO

13.4 Evalúa el listado y autoriza la destrucción de los documentos.

14. INDICADORES

Vol. Documentos eliminados

––––––––––––––––

Años

 Verificación entre fecha de aprobación y fecha de eliminación.

Dependencia: Todas.

Proceso: Eliminación de documentos (estandar)

Procedimiento: Destrucción de documentos

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: Carlos Arturo Gomez Pavajeau

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Destruir los documentos cuya eliminación fue debidamente aprobada por el Jefe de la Dependencia y el Comité de Archivo, buscando la protección del medio ambiente.

2. CLIENTES

Jefes de dependencias y servidores responsables de los archivos de gestión o de oficina.

3. ALCANCE

El procedimiento aplica a todos los documentos tramitados en las dependencias y que pierden valor para la administración una vez concluyen su trámite.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Jefe de la dependencia, a los servidores responsables de los archivos de gestión y al Comité de Archivo.

5. REFERENCIAS

 Ley General de Archivos (Ley 594/2000)

 Resolución 264 de 2000 del Procurador General de la Nación

 Resolución 265 de 2000 del Procurador General de la Nación

 Acuerdo No. 46 del Archivo General de la Nación

 Normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo acta de destrucción de documentos.

8. CONDICIONES GENERALES

La destrucción de documentos debe realizarse mediante picado de papel (Acuerdo 46 del Archivo General de la Nación).

9. SALIDAS

Destrucción de documentos

10. REGISTROS

Acta de destrucción: Fecha de destrucción, lugar, verificación y nombre y firmas de los testigos.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Confrontación de Acta de eliminación con las unidades de conservación que deban destruirse.

 Supervisión del proceso por un delegado de Control Interno.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

JEFE DE LA DEPENDENCIA

13.1 Si el volumen de la documentación lo amerita, se solicita cotización y se elige la empresa recicladora de papel que haga la mejor oferta para destruirlo.

13.2 Delega dos funcionarios que se encarguen de verificar la destrucción de los documentos.

DELEGADOS DE LA DEPENDENCIA/DELEGADO CONTROL INTERNO

13.3. Una vez han sido destruidos los documentos se levanta un acta de destrucción y la firman.

JEFE DE LA DEPENDENCIA

13.4. Posteriormente debe hacerse llegar el recibo de consignación por el valor del papel a la División Financiera, para efectos de legalizar el ingreso.

14. INDICADORES

 Volumen de documentos destruidos por dependencia.

 Fecha de eliminación documental frente a fechas de retención-cumplimiento criterios de TRD.

Dependencia: Grupo archivo central

Proceso: Recepción de documentos

Procedimiento: Programación de la transferencia documental

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Programar el traslado de los documentos que han finalizado su período de retención en los archivos de gestión (dependencia) al archivo central de manera oportuna.

2. CLIENTES

Dependencias de la Procuraduría General de la Nación.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todas las dependencias que deban transferir sus documentos al Archivo Central.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Coordinador del Grupo de Archivo Central, Jefes de dependencia, técnico administrativo y responsables de los archivos de gestión.

5. REFERENCIAS

 Ley General de Archivos (Ley 594/2000).

 Resolución 264 del Procurador General de la Nación.

 Reglamento General de Archivos.

 Normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo Formato de levantamiento de información.

8. CONDICIONES GENERALES

Permite establecer el cronograma de transferencia documental de la Entidad.

9. SALIDAS

Cronograma de transferencia documental.

10. REGISTROS

 Nombre y localización de la dependencia, volúmenes documentales a transferir y responsable.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Correcta identificación de todas las dependencias y el volumen de documentos a transferir.

 Revisión del Coordinador de Grupo.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

TECNICO ADMINISTRATIVO

13.1. Recopila información sobre el volumen de documentos que cada dependencia trasladará al Archivo Central, registrando los datos sobre el o los responsables del archivo de gestión y el volumen de documentos.

13.2. Elabora programa de transferencia documental indicando dependencia, fecha de traslados y número de cajas a enviar.

SECRETARIA

13.3. Envía Programa de transferencia documental y las cajas de archivo correspondientes a cada dependencia.

DEPENDENCIA

13.4. Solicita asesoría técnica al Archivo Central para preparar la documentación a transferir, cuando encuentre problemas.

COORDINADOR DE ARCHIVO

14.5. Designa al servidor que se encargará de asesoría técnica indicándole cómo resolver los problemas reportados por la dependencia.

SECRETARIA

13.6. Confirma telefónicamente con el responsable de la dependencia, la fecha de la transferencia de documentos.

14. INDICADORES

 Tipo de asesoría solicitada (preparación de documentos, ordenación, TRD).

 Tipo de asesoría dada (presencial, telefónica, en taller).

Dependencia: Grupo Archivo Central

Proceso: Recepción de documentos

Procedimiento: Recepción de documentos

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Recibir los documentos que finalizaron su retención en las dependencias de acuerdo con la Tabla de Retención Documental de forma eficaz y oportuna.

2. CLIENTES

Dependencias de la Procuraduría General de la Nación.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todas las dependencias que deban transferir sus documentos al Archivo Central.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Coordinador del Grupo, técnico administrativo y oficinistas del Archivo Central, Jefes de dependencia y responsables de los archivos de gestión.

5. REFERENCIAS

 Ley General de Archivos (Ley 594/2000).

 Resolución 264 del Procurador General de la Nación.

 Reglamento General de Archivos.

 Normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo Formato de Inventario documental.

 Acta de Recepción de Documentos.

8. CONDICIONES GENERALES

El Reglamento General de Archivos establece que los documentos deben entregarse o recibirse debidamente inventariados.

9. SALIDAS

Transferencia documental.

10. REGISTROS

 Inventario Documental: Datos de identificación de la dependencia, serie documental, nombre o número de la unidad de conservación (carpeta o expediente), fechas extremas, foliación y datos de los responsables.

 Acta de entrega: nombre de dependencia, volumen documental, herramientas e inconsistencias.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Confrontación de Inventario con documentos y la TRD de la dependencia.

 Revisión de Técnico Administrativo.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

AUXILIAR ADMINISTRATIVO/OFICINISTA

13.1. Recibe los documentos verificando que el Inventario se encuentre debidamente diligenciado y firmado por el jefe de la dependencia que hace el traslado.

13.2. Confronta el Inventario con cada una de las unidades de conservación (carpetas o expedientes) contenidas en las respectivas cajas, identificando series, fechas extremas, foliación y aplicación de la TRD.

13.3. Elabora acta de recepción de documentos, registrando las novedades e inconsistencias y la firma junto con el servidor de la dependencia que hace la transferencia.

SECRETARIA

13.4. Archiva los originales del Inventario documental y el Acta de recepción en la carpeta de la dependencia.

14. INDICADORES

Total de transferencias

––––––––––––––– x 100

Dependencias programadas

Tipo de inconsistencias halladas:

De identificación dependencia o serie.

De almacenamiento.

Registro de información.

Dependencia: Grupo archivo central

Proceso: Selección de documentos

Procedimiento: Modificación de la taba de retención documental

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: Carlos Arturo Gomez Pavajeau

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Actualizar oportunamente la Tabla de Retención Documental cada vez que las modificaciones organizativas de la entidad lo amerite o la generación de nuevos documentos y trámites administrativos.

2. CLIENTES

Servidores de la Entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todas las dependencias a las que se modifique mediante acto administrativo su organización o funciones.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Viceprocurador General de la Nación, Jefe de Dependencia Coordinador del Grupo de Archivo y Comité de Archivo.

5. REFERENCIAS

 Ley General de Archivos (Ley 594/2000).

 Resolución 264 del Procurador General de la Nación.

 Reglamento General de Archivos.

 Y demás normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de Entrevista a productores de documentos.

 Modelo de Tabla de Retención Documental.

8. CONDICIONES GENERALES

La Ley 594 de 2000 establece la obligatoriedad para las Entidades del Estado de elaborar, mantener actualizadas y aplicar sus tablas de retención documental. Dado que las tablas son una herramienta administrativa que permiten identificar los documentos que genera cada unidad administrativa en razón de las funciones asignadas, cualquier modificación de la estructura administrativa se reflejará en ella.

9. SALIDAS

Tabla de Retención Documental actualizada.

10. REGISTROS

 Entrevistas: registra datos de la dependencia, funciones, normatividad que regula la producción documental, trámite documental y valoración.

 Tabla de Retención Documental: datos de la dependencia productora, series y tipos documentales, tiempo de retención, disposición final y procedimiento.

 Acta de aprobación del Comité de Archivo.

 Resolución de adopción del Procurador General de la Nación.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Identificación de cada nueva unidad administrativa

 Ajustar la valoración documental a las normas legales

 Verificación por parte de los jefes de las dependencias de que las series, subserie, tipos documentale s y disposición final concuerde con los documentos que genera.

 Supervisión del proceso Coordinador de Grupo de Archivo y Comité de Archivo

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

COORDINADOR GRUPO DE ARCHIVO

13.1. Recibe informes sobre los cambios administrativos en una o varias dependencias, estudia la nueva normatividad y cómo afecta la estructura administrativa de la Entidad, identificando los cambios a nivel de dependencias y funciones.

13.2. Confronta con la Tabla de Retención para establecer cómo es afectada, en series, tipos documentales o nueva tabla.

13.3. De acuerdo con la información establecida se programa las entrevistas con los servidores de la dependencia que conozcan sus funciones y el trámite legal, administrativo o fiscal de los documentos y que el Jefe designe.

FUNCIONARIO ASIGNADO

13.4. Entrevista al servidor designado con el objeto de identificar el trámite, el valor y los soportes de los documentos.

COORDINADOR GRUPO

13.5. Analiza la información recolectada con el objeto de definir las series documentales o su traslado a otras dependencias y sus tipos documentales.

COORDINADOR GRUPO/ ABOGADO ASESOR

13.6. Valora los documentos de acuerdo con su valor administrativo, legal, fiscal o histórico.

COORDINADOR GRUPO

13.7. Presenta proyecto de Tabla de Retención Documental a los jefes de las dependencias para su revisión y aprobación.

COMITE DE ARCHIVO

13.8. Aprueba Tabla de Retención Documental y la hace llegar al Procurador General de la Nación para su adopción.

JEFE DEPENDENCIA

13.9. Aplica en cada dependencia, lo que implica que los archivos de gestión deben organizarse de acuerdo con sus criterios y debe fijar el tiempo de retención documental de acuerdo con el dado en la TRD.

14. INDICADORES

 Verificación entre fecha de iniciación y de aprobación.

 Total de modificaciones.

Dependencia: Grupo Archivo Central

Proceso: Recuperación y consulta de documentos

Procedimiento: Consulta y préstamo de documentos.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Prestar los servicios de información de manera eficiente y oportuna a los servidores de la Procuraduría y los ciudadanos que lo soliciten de acuerdo con la normatividad vigente.

2. CLIENTES

Servidores de la Procuraduría General de la Nación, del Archivo Central y ciudadanos que soliciten servicios.

3. ALCANCE

Todos los servidores de la Procuraduría que requieran acceder a los documentos de archivo.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Coordinador del Grupo, técnico administrativo, auxiliar administrativo, sustanciador y oficinistas del Archivo Central, Jefes de dependencias y los usuarios de la dependencia.

5. REFERENCIAS

 Ley General de Archivos (Ley 594/2000).

 Resolución 264 del Procurador General de la Nación.

 Reglamento General de Archivos.

 Y demás normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de Solicitud de Documentos.

 Modelo Registro de préstamo.

 Modelo de Registro de consulta.

 Modelo de Registro de usuarios.

8. CONDICIONES GENERALES

El archivo prestará sus servicios de información ajustándose a las normas legales vigentes que regulan el acceso a los documentos de las entidades públicas y el derecho de petición.

Cuando se trata de la consulta y el préstamo de documentos debe entenderse por éste, el préstamo de unidades de conservación (carpetas o expedientes completos), en ningún caso se prestará una pieza documental separada de su un idad de conservación.

9. SALIDAS

Control de la consulta y préstamo de documentos.

10. REGISTROS

 Solicitud de documentos: Fecha, datos del documento solicitado (serie, unidad de conservación, número, fechas y localización), datos del usuario (nombre, cargo, dependencia, autorización de consulta, autorización para retirarlo del archivo).

 Registro de usuarios: nombres completos, cargo, nombre del funcionario que autoriza, nivel de consulta.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificación de autorización de los usuarios para acceder a los documentos que solicitan.

 Firma del usuario que retira documentos

 Supervisión del proceso por sustanciador.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

FUNCIONARIO ASIGNADO

13.1 Recibe solicitud de consulta o de documentos en forma verbal y/o escrita y la registra en el control de consultas.

13.2 Realiza la búsqueda documentos solicitados en el sistema, por serie, nombre de unidad de conservación, palabra clave o dependencia.

13.3 Verifica que el usuario se encuentre autorizado por el jefe de la dependencia para consultar o retirar el documento del Archivo Central.

13.4 Informa resultado de búsqueda al usuario que hace la solicitud en forma verba l, telefónica o escrita.

OFICINISTA

13.5 Localiza la unidad de conservación, la extrae de la caja y en su lugar coloca tarjeta AFUERA con los datos de los documentos extraídos.

USUARIO

13.6 Consulta documentos en la sala y si requiere fotocopia o el préstamo lo informa al servidor del Archivo.

FUNCIONARIO ASIGNADO

13.7 Registra los datos de los documentos y del usuario en el Libro de Registro de Préstamo, cuando el usuario requiere el documento en calidad de préstamo.

USUARIO

13.8 Firma Libro Registro de Préstamo antes de retirar el documento del Archivo Central.

OFICINISTA

13.9 Registra en la base de datos la salida de documentos.

14. INDICADORES

Total de préstamos

––––––––––––

Número dependencias

 Préstamo por dependencia.

 Identificación de tiempo de respuesta:

Fecha y hora de solicitud vs. fecha y hora de respuesta.

 Identificación de nivel de satisfacción de usuarios en aspectos como:

Origen del usuario.

Oportunidad de la respuesta.

Efectividad de la respuesta.

Calidad de la atención (trato, área, comodidad).

Dependencia: Grupo Archivo Central

Proceso: Recuperación y consulta de documentos

Procedimiento: Devolución de documentos.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Recibir los documentos que han sido retirados en calidad de préstamo del Archivo Central por los servidores de la Procuraduría General.

2. CLIENTES

Servidores de la Procuraduría General de la Nación, del Archivo Central y ciudadanos que soliciten servicios.

3. ALCANCE

Todos los servidores de la Procuraduría que requieran acceder a los documentos de archivo.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los Jefes de dependencias y los usuarios de la dependencia y los servidores del Archivo Central.

5. REFERENCIAS

 Ley General de Archivos (Ley 594/2000).

 Resolución 264 del Procurador General de la Nación.

 Reglamento General de Archivos.

 Y demás normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo Registro de préstamo.

 Modelo oficio solicitando devolución a usuarios morosos.

8. CONDICIONES GENERALES

El archivo prestará sus servicios de información ajustándose a las normas legales vigentes que regulan el acceso a los documentos de unidades administrativas y el derecho de petición.

9. SALIDAS

Control devolución de documentos.

10. REGISTROS

 Libro de control de préstamos: Fecha de devolución, datos del documento solicitado (serie, unidad de conservación, número, fechas y localización), datos del usuario (nombre, cargo, dependencia, autorización de consulta, autorización para retirarlo del archivo).

 Oficio informando al Jefe de la Dependencia la morosidad en el préstamo del servidor que retiró los documentos.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificar que el documento sea devuelto en las condiciones que se prestó.

 Revisión periódica del vencimiento de los plazos de préstamo de documentos.

 Registro de la devolución en el Libro de Préstamo y el sistema.< o:p>

 Verificación mensual de la localización de los documentos dentro del fondo documental.

 Supervisión del proceso por Coordinador de Grupo.

12. ANEXOS

 No aplica.

13. ACTIVIDADES

FUNCIONARIO ASIGNADO

13.1. Recibe documentos, verifica el contenido de la unidad de conservación con los datos del registro.

13.2. Registra devolución de documentos en el Libro de Préstamo y en el sistema.

OFICINISTA

13.3. Reubica la unidad de conservación en el lugar que le corresponde dentro del Fondo documental.

13.4. Descarga la tarjeta afuera.

14. INDICADORES

 Identificar problemas en los documentos devueltos (contenido, estado, cumplimiento de la fecha de devolución).

Dependencia: Grupo archivo central

Proceso: Recuperación y consulta de documentos

Procedimiento: Generación de listado de documentos.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Proporcionar a las dependencias información sobre los documentos que trasladaron al Archivo Central con el objeto de facilitarles su control y consulta.

2. CLIENTES

Servidores de la Procuraduría General de la Nación.

3. ALCANCE

Todos los servidores de la Procuraduría que requieran acceder a los documentos de archivo.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los Jefes de dependencias y los usuarios de la dependencia y los servidores del Archivo Central.

5. REFERENCIAS

 Ley General de Archivos (Ley 594/2000).

 Resolución 264 del Procurador General de la Nación.

 Reglamento General de Archivos.

 Y demás normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo Indice Documental por Dependencia.

8. CONDICIONES GENERALES

El archivo prestará sus servicios de información ajustándose a las normas legales vigentes que regulan el acceso a los documentos de las entidades administrativas y el derecho de petición.

9. SALIDAS

Indice documental por dependencia.

10. REGISTROS

 Indice de documentos por dependencia: Indice Documental: datos de identificación de la dependencia, serie documental, nombre o número de la unidad de conservación (carpeta o expediente), fechas extremas, foliación, datos de aplicación de TRD y localización en el archivo central.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificación de que el índice corresponda a la dependencia que se envía.

 Control de las actualizaciones por dependencia.

 Supervisión del proceso Coordinador de Grupo.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

OFICINISTAS

13.1. Genera Listado de Documentos Registrados en el Archivo por Dependencia

COORDINADOR GRUPO

13.2. Envía oficio de entrega de Listados dirigido a cada Jefe de dependencia.

TECNICO ADMINISTRATIVO

13.3. Confirma la recepción de los listados y responde dudas de las dependencias.

SECRETARIA

13.4. Archiva los Listados de Documentos para control y consulta.

14. INDICADORES

 Número de listados generados.

Dependencia: Grupo Archivo Central

Proceso: Asesoría técnica

Procedimiento: Asesoría técnica

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Proporcionar a las dependencias asesoría técnica para que se administren y organicen los documentos de acuerdo con las normas legales y técnicas establecidas para tal fin.

2. CLIENTES

Servidores de la Procuraduría General de la Nación.

3. ALCANCE

Todos los servidores de la Procuraduría responsables por los archivos de gestión.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a lo s Jefes de dependencias y los servidores del Archivo Central.

5. REFERENCIAS

 Ley General de Archivos (Ley 594/2000).

 Resolución 264 del Procurador General de la Nación.

 Reglamento General de Archivos.

 Y demás normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de programación de asesorías.

 Modelo Registro de usuarios atendidos.

 Modelo de informe evaluativo.

 Modelo evaluación usuarios.

8. CONDICIONES GENERALES

El archivo prestará las asesorías técnicas cuando el Comité de Archivo lo ordene, la cual estará encaminada a darle instrucciones a los servidores a cargo de los archivos de gestión en su organización, aplicación de la TRD y transferencia documental.

9. SALIDAS

Instrucciones a servidores a cargo de los archivos de gestión.

10. REGISTROS

 Programación de asesorías: Dependencia, funcionario, fecha de solicitud, tipo de solicitud, solución propuesta, tipo de asesoría, responsable.

 Registro de usuarios; Dependencia, funcionario, fecha de asesoría, asesor responsable, observaciones.

 Informe: tipo de asesoría, resultado esperado, logrado, fechas.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificación periódica de la solución de los problemas presentados en las dependencias

 Supervisión del proceso por Coordinador de Archivo

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

COORDINADOR GRUPO

13.1. Estudia solicitudes, evaluaciones e informes de asesorías y problemas reportados por las Dependencia para establecer áreas de las asesorías.

13.2. Elabora programación de talleres, visitas y asesorías telefónicas.

SECRETARIA

13.3. Comunica a las dependencias el programa y las invita a participar.

COORDINADOR GRUPO

13.5 Designa los servidores del archivo que prestarán las asesorías indicándoles las áreas en las que harán énfasis.

SERVIDORES DESIGNADOS

13.6 Preparan documentos que apoyarán la prestación de la asesoría, como fotocopia de instructivos, transparencias, etc.

USUARIOS

13.7 Evalúan la asesoría recibida indicando si esta respondió a sus necesidades o no.

SERVIDORES DESIGNADOS

13.8 Presenta el informe de la asesoría dada indicando los resultados obtenidos y los problemas presentados.

14. INDICADORES

 Identificación de asesoría

TIPO DE ASESORIA No. USUARIOS DEPENDENCIAS

 Concepto usuario:

(Comprensión de la información, aplicación de lo informado, problemas relacionados con:)

 Impacto: revisión periódica de la continuidad a las soluciones contempladas.

Dependencia: Grupo Archivo Central

Proceso: Almacenamiento de documentos

Procedimiento: Clasificación y registro

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Ubicar los documentos en el lugar que les corresponde dentro del fondo documental en forma adecuada para garantizar su conservación y su posterior localización y recuperación.

2. CLIENTES

Servidores del Archivo Central responsables del proceso de organización de los documentos.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los documentos recibidos en el Archivo Central.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Coordinador del Grupo, técnico administrativo, auxiliar administrativo, sustanciador y oficinistas de Archivo Central.

5. REFERENCIAS

 Ley General de Archivos (Ley 594/2000).

 Resolución 264 del Procurador General de la Nación.

 Reglamento General de Archivos.

 Normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.

8. CONDICIONES GENERALES

Los documentos deben almacenarse en unidades de conservación apropiadas que permitan su conservación.

9. SALIDAS

Organización del Fondo Documental.

10. REGISTROS

No aplica.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Confrontación de Listados de Registros con las cajas almacenadas estableciendo número de caja, contenido y ubicación correcta.

 Verificación periódica de las cajas, contenido, número y ubicación dentro del fondo documental.

 Revisión de áreas de almacenamiento Técnico Administrativo.

12. ANEXOS

 Mapa de salas de almacenamiento.

13. ACTIVIDADES

FUNCIONARIO ASIGNADO

13.1 Verifica número de la caja y su contenido examinando:

 Que las unidades de conservación dentro de las cajas se encuentren en orden numérico ascendente de izquierda a derecha.

 La caja debe abrirse de abajo hacia arriba.

 Que el número asignado en el sistema corresponda a la caja.

13.2 Coloca la tarjeta AFUERA dentro de cada caja.

OFICINISTA

13.3 Ubica la caja en el lugar correspondiente de acuerdo con número consecutivo asignado y la Sala que le corresponde.

En los estantes, las cajas se colocan de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo en orden numérico ascendente.

13.4 Coloca tarjeta AFUERA dentro de cada caja

14. INDICADORES

 Promedio

Número días

––––––––––

Número cajas

 Calidad de trabajo

Total de inconsistencias halladas

––––––––––––––– X 100

Total de cajas almacenadas

 Tipo de inconsistencias (registros, identificación de documentos o lugar de almacenamiento).

 Areas ocupadas.

Dependencia: Grupo Archivo Central

Proceso: Selección de documentos

Procedimiento: Selección documental

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Elegir con precisión los documentos que por su valor y de acuerdo con los criterios de la Tabla de Retención Documental deba conservar la Entidad.

2. CLIENTES

Servidores del Archivo Central responsables del proceso de organización de los documentos.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los documentos recibidos en el Archivo Central.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Coordinador del Grupo, técnico administrativo, auxiliar administrativo, sustanciador y oficinistas de Archivo Central.

5. REFERENCIAS

 Ley General de Archivos (Ley 594/2000).

 Resolución 264 del Procurador General de la Nación.

 Reglamento General de Archivos.

 Normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de Listados de Conservación Documental.

 Modelo de Listados de Microfilmación y Eliminación.

 Modelo de Listados de Eliminación.

8. CONDICIONES GENERALES

Hace relación al proceso mediante el cual se determina la disposición final de una parte de la documentación. La selección se impone cuando la serie documental no se va a conservar totalmente, en este evento debe adoptarse los criterios establecidos en la Tabla de Retención Documental para cada serie.

9. SALIDAS

Documentos a conservarse.

10. REGISTROS

 Listados: datos de identificación de la dependencia productora, serie documental, nombre o número de la unidad de conservación (carpeta o expediente), fechas extremas, foliación y la disp osición final.

 Acta de aprobación del Comité de Archivo.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Confrontación de listados con los documentos seleccionados estableciendo Serie, subserie, tipos documentales y disposición final.

 Verificación de series a eliminar y tiempo de retención.

 Revisión de listados por Técnico Administrativo.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

OFICINISTA

13.1. Genera de las bases de datos los Listados de Documentos a seleccionar de acuerdo con datos de retención y valoración de la Tabla de Retención Documental.

FUNCIONARIOS ASIGNADOS

13.2. Extrae los documentos del archivo, agrupándolos de acuerdo con las indicaciones de los Listados; la disposición final y las indicaciones dadas en el procedimiento.

COORDINADOR DE GRUPO

13.3. Presenta Listados de Conservación, Microfilmación y Eliminación al Comité de Archivo para que sean sometidos a evaluación y se aprueben.

COMITE DE ARCHIVO

13.4 Emite Acta de aprobando la disposición final de los documentos.

14. INDICADORES

 Promedio

Número días

–––––––––––––

Número documentos

 Calidad de trabajo

Total de inconsistencias halladas

–––––––––––––––– X 100

Total de cajas almacenadas

 Verificación entre fecha de selección y fecha de aprobación

Dependencia: Grupo Archivo Central

Proceso: Selección de documentos

Procedimiento: Preparación de documentos para microfilmar

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Preparar en forma técnica y de conformidad con la ley los documentos que deban someterse al proceso de reproducción en microfilme.

2. CLIENTES

Servidores del Archivo Central responsables del proceso de organización de los documentos.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los documentos recibidos en el Archivo Central.

4. RESPONSABILIDADES< /o:p>

El procedimiento involucra al Coordinador del Grupo, técnico administrativo, auxiliar administrativo, sustanciador y oficinistas de Archivo Central.

5. REFERENCIAS

 Ley General de Archivos (Ley 594/2000).

 Resolución 264 del Procurador General de la Nación.

 Reglamento General de Archivos.

 Y demás normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de Listados de Microfilmación y Eliminación.

8. CONDICIONES GENERALES

Se refiere a la preparación de la documentación que se considera pertinente proteger para efectos de su conservación. La microfilmación no limita ni excluye la utilización de otro tipo de tecnología aplicable a la reproducción de documentos.

9. SALIDAS

Copias en microfilme de los documentos a conservar.

10. REGISTROS

 Listados: datos de identificación de la dependencia productora, serie documental, nombre o número de la unidad de conservación (carpeta o expediente), fechas extremas, foliación y la disposición final.

 Acta de aprobación del Comité de Arc hivo.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Confrontación de Listados con los documentos seleccionados estableciendo Serie, subserie, tipos documentales y disposición final.

 Pruebas a las cintas para microfilmación.

 Supervisión del proceso por Técnico Administrativo.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

FUNCIONARIOS ASIGNADOS

13.1 Confronta listado de Microfilmación contra las unidades de conservación seleccionadas, verificando que corresponda la serie.

OFICINISTA

13.2 Verifica que los documentos conserven su orden natural o de producción dentro de la unidad de conservación, retira ganchos y legajadores y quita dobleces.

13.3 Ordena las unidades de conservación de acuerdo con el orden que establecen los listados de microfilmación.

TECNICO ADMINISTRATIVO

13.4 Elabora acta de iniciación de microfilmación y procede a microfilmar los documentos.

OFICINISTA

13.5 Una vez los documentos han sido sometidos a la microfilmación se procede a separar las unidades de conservación de acuerdo con su disposición final: Conservación /Eliminación

13.6 Registra datos identificación y ubicación de la cinta maestra y la de consulta y se procede a ubicarla dentro del fondo documental.

13.7 Una vez verificados los registros se genera la respectiva copia d e respaldo.

14. INDICADORES

Total fondo documental

––––––––––––––––– X100

Número documentos microfilmados

 Verificación entre fecha de aprobación y fecha de microfilmación.

 Total de cintas generadas.

Dependencia: Grupo Archivo Central

Proceso: Selección de documentos

Procedimiento: Conservación de documentos

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Preparar los documentos de acuerdo con las normas legales y técnicas que pasarán a conformar el archivo histórico de la Entidad.

2. CLIENTES

Servidores del Archivo Central responsables del proceso de organización de los documentos.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los documentos recibidos en el Archivo Central.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Coordinador del Grupo, técnico administrativo, auxiliar administrativo, sustanciador y oficinistas de Arc hivo Central.

5. REFERENCIAS

 Ley General de Archivos (Ley 594/2000).

 Resolución 264 del Procurador General de la Nación.

 Reglamento General de Archivos.

 Y demás normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de Listados de Conservación de Documentos.

8. CONDICIONES GENERALES

Se refiere a la conservación total de los documentos que tienen valor científico, cultural o histórico para la nación y por tanto pasan a ser parte del archivo histórico de la Entidad.

9. SALIDAS

Archivo histórico de la Entidad.

10. REGISTROS

 Listados Archivo Histórico: datos de identificación de la dependencia, serie documental, nombre o número de la unidad de conservación (carpeta o expediente), fechas extremas, foliación y datos de localización de los documentos.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Confrontación de Listados con los documentos seleccionados estableciendo Serie, subserie, tipos documentales y disposición final.

 Verificar que todos los documentos hallan sido sometidos al proceso de microfilmación.

 Supervisión del proceso por Técnico Administrativo.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

FUNCIONARIOS ASIGNADOS

13.1. Confronta Listado de Conservación contra documentos y las series de la TRD.

OFICINISTA

13.2. Registra los datos de localización de los documentos dentro de la Sala de Archivo Histórico

13.3. Genera Inventario de Documentos Históricos

13.4. Ordena las unidades de conservación en cajas y las identifica con la etiqueta generada por la base de datos.

13.5. Traslada las cajas al área de Archivo Histórico y las ordena en forma numérica ascendente, colocándolas en los estantes de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.

14. INDICADORES

 Volumen y área de Archivo Histórico

Número unidades de conservación

–––––––––––––––––––––– X 100

Total Fondo Documental

 Verificación entre fecha de aprobación y fecha de conformación del archivo histórico microfilmación.

Dependencia: Grupo Archivo Central

Proceso: Selección de documentos

Procedimiento: Eliminación de documentos

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Eliminar los documentos que pierden todo valor para la Entidad de acuerdo con los criterios establecidos en la Tabla de Retención Documental y las normas técnicas definidas para tal fin.

2. CLIENTES

Servidores del Archivo Central responsables del proceso de organización de los documentos.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los documentos recibidos en el Archivo Central.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Coordinador del Grupo, técnico administrativo, auxiliar administrativo, sustanciador y oficinistas de Archivo Central.

5. REFERENCIAS

 Ley General de Archivos (Ley 594/2000).

 Resolución 264 del Procurador General de la Nación.

 Resolución 265 del Procurador General de la Nación.

 Reglamento General de Archivos.

 Y demás normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de Listados de Eliminación

 Modelo Acta de aprobación.

8. CONDICIONES GENERALES

Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que no poseen valor para la Entidad.

9. SALIDAS

Documentos a eliminar.

10. REGISTROS

 Listados de eliminación: datos de identificación de la dependencia, serie documental, nombre o número de la unidad de conservación (carpeta o expediente), fechas extremas y datos de los responsables.

 Acta de aprobación del Comité de Archivo.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Confrontación de listados con las unidades de conservación seleccionadas estableciendo Serie, subserie, tipos documentales y disposición final.

 Verificación de que documentos que debieron microfilmarse en forma previa se hallan microfilmado antes de destruir.

 Supervisión del proceso por Técnico Administrativo.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

13.1 Verifica el Listado aprobado contra unidades de conservación, TRD y acta de aprobación.

COORDINADOR DE GRUPO

13.2 Selecciona la empresa recicladora que se encargará de la destrucción de los documentos.

13.3 Delega a dos funcionarios para que atestigüen la destrucción de los documentos

FUNCIONARIOS ASIGNADOS

13.4 Atestiguan destrucción y elaboran y firman Acta de Destrucción de documentos

SECRETARIA

13.1. Archiva el acta de destrucción en la respectiva carpeta

14. INDICADORES

Vol. documentos eliminados

–––––––––––––––

Años

 Verificación entre fecha de aprobación y fecha de eliminación.

Dependencia: División de Documentación, Grupo de Relatoría

Proceso: Información Jurídica

Procedimiento: Recopilación de Conceptos y decisiones de la P.G.N.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: Carlos Arturo Gomez Pavajeau

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Recopilar y mantener actualizada la documentación en materia de conceptos y decisiones de la P.G.N., cuyo conocimiento resulte conveniente para el cumplimiento de las funciones de la Entidad, y su conservación, permita su recuperación y consulta oportuna y fidedigna.

2. CLIENTES

Servidores de la P.G.N. y ciudadanos interesados.

3. ALCANCE

Aplica a los servidores del Grupo de Relatoría responsables de la recopilación en materia de conceptos y decisiones de la P.G.N., y a las dependencias productoras responsables de suministrar dicha información.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Grupo de Relatoría y a los servidores de la P.G.N. encargados de suministrar la información: Procurador General, Viceprocurador General, Presidente de la Sala Disciplinaria, Procuradores Delegados, Procuradores Auxiliares, Director Nacional de Investigaciones Especiales, Secretario General, Veedor, Procuradores Regionales, Distritales y Provinciales, y Jefe de Oficina Jurídica.

5. REFERENCIAS

Decreto 262 de 2000, artículo 19, numeral 2.

6. DEFINICIONES

Conceptos: Término jurídico que se aplica al resultado de las consultas, facultativas u obligatorias según los casos, fo rmuladas a las dependencias productoras de la información.

Decisiones: fallos disciplinarios emitidos por el Procurador General, el Viceprocurador, la Sala Disciplinaria, los Procuradores Delegados, el Director Nacional de Investigaciones Especiales, el Veedor, los Procuradores Regionales, Distritales y Provinciales.

P.G.N.: Procuraduría General de la Nación.

7. FORMATOS A UTILIZAR

- Formato de ingreso a la base de datos

- Radicador de los oficios remisorios de las dependencias productoras de la información.

- De radicación de documentos.

- De descripción y análisis de documentos.

8. CONDICIONES GENERALES

Se deben recopilar los conceptos y las decisiones mensualmente. Cada dependencia debe enviar mensualmente, por lo menos, un concepto y/o decisión. La Procuraduría Auxiliar para Asuntos Constitucionales debe enviar el 100% de los conceptos.

9. SALIDAS

Base de datos de Conceptos y Decisiones de la P.G.N.

10. REGISTROS

- Fecha, dependencia, número de concepto o decisión, nombre de quien firma, tema general, número de registro.

11. BASES DE AUTOCONTROL

- Verificación de la información recibida contra la ingresada a la base de datos

- Informes de las bases de datos

- Informe bimensual a la División de Documentación sobre recepción de información.

12. ANEXOS< /span>

No aplica.

13. ACTIVIDADES

DEPENDENCIAS

13.1 Envían los conceptos y/o las decisiones en medio electromagnético en los primeros cinco días hábiles de cada mes.

SUSTANCIADOR / AUXILIAR ADMINISTRATIVO / SECRETARIO / OFICINISTA

13.2 Radica los oficios remisorios y entrega inmediatamente el material recibido al profesional responsable.

13.3 Ingresa a la base de datos la información descriptiva de acuerdo con el formato definido.

PROFESIONAL

13.4 Realiza el análisis de la información, asigna descriptores y la evalúa en su conjunto.

COORDINADOR DE GRUPO

13.5 Revisa periódicamente la recepción, descripción y análisis de la información.

13.6 Dispone la conservación de la información recibida y su utilización.

14. INDICADORES

Porcentaje de cumplimiento del objetivo propuesto:

Número de conceptos y decisiones enviados por las dependencias

–––––––––––––––––––––––––––– x 100%

Número de dependencias productoras

Número de conceptos y decisiones ingresados a la base de datos

–––––––––––––––––––––––––––– x 100%

Número de conceptos y decisiones recibidos

Dependencia: División de Documentación, Grupo de Relatoría

Proceso: Información jurídica

Procedimiento: Recopilación de Directivas y Resoluciones del Procurador General; circulares del Procurador General; Viceprocurador General y Procuradurías Auxiliares.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: Carlos Arturo Gomez Pavajeau

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Recopilar y mantener actualizada la documentación en materia de resoluciones, directivas y circulares de la P.G.N., para conservarla en condiciones técnicas que permitan su recuperación y consulta en forma eficaz y oportuna.

2. CLIENTES

Servidores de la P.G.N. y ciudadanos interesados.

3. ALCANCE

Se aplica a los servidores del Grupo de Relatoría responsables de la recopilación en materia de resoluciones, directivas y circulares producidas por el Procurador General; las circulares del Viceprocurador General y las Procuradurías Auxiliares, y a los servidores de la P.G.N. encargados de suministrar dicha información.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Grupo de Relatoría, y a los servidores de la P.G.N. encargados de suministrar la información: Procurador General, Viceprocurador General, Secretario General y Procuradores Auxiliares.

5 REFERENCIAS

Decreto 262 de 2000, artículo 19, numeral 2.

6. DEFINICIONES

 Directivas: Disposiciones e instructivos del Procurador General

< b> Resoluciones: Decisiones administrativas del Procurador General.

 Circulares: Instrucciones administrativas del Procurador General, del Viceprocurador y de las procuradurías auxiliares.

 P.G.N.: Procuraduría General de la Nación.

7. FORMATOS A UTILIZAR

- Radicador de documentos

- De ingreso a la base de datos

- De descripción y análisis de documentos.

8. CONDICIONES GENERALES

El principio rector es la actualización permanente.

9. SALIDAS

Base de datos de resoluciones, directivas y circulares.

10. REGISTROS

 Fecha, dependencia, número de la resolución, directiva o circular, nombre de quien firma, tema general, número de registro.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificación de la información recibida contra la ingresada en la base de datos

 Informes de las bases de datos

 Informe bimensual a la División de Documentación sobre recepción de información.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

DEPENDENCIAS

13.1 Envían las resoluciones, directivas y circulares al día siguiente de su expedición.

SUSTANCIADOR / AUXILIAR ADMINISTRATIVO / SECRETARIO / OFICINISTA

13.2 Radica, y digita la información de identificación en la base de datos a más tardar el día hábil siguiente a su recibo.

PROFESIONAL

13.3 Analiza la información y asigna descriptores en el término de diez días hábiles.

PROFESIONAL/SUSTANCIADOR/AUXILIAR ADMINISTRATIVO/SECRETARIO/OFICINISTA

13.4 Ingresa a la base de datos la información que se determine en los cinco días hábiles siguientes.

COORDINADOR DE GRUPO

13.5 Revisa periódicamente el proceso de recepción, digitación y análisis de la información.

13.6 Dispone la conservación de la información recibida y su utilización.

14. INDICADORES

Porcentaje de cumplimiento del objetivo propuesto:

Número de resoluciones, directivas y circulares recibidas

––––––––––––––––––––––––––––––––x 100%

Número de resoluciones, directivas y circulares que ingresadas a la base de datos

Dependencia: División de Documentación, Grupo de Relatoría

Proceso: Información jurídica

Procedimiento: Actualización de Jurisprudencia

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: Carlos Arturo Gomez Pavajeau

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Mantener actualizada la jurisprudencia de las altas Cortes que resulte necesaria para el cumplimiento de las funciones de la Entidad, que permitan su recuperación y consulta oportuna y fidedigna.

2. CLIENTES

Servidores de la P.G.N. y Oficina de Sistemas.

3. ALCANCE

Involucra a los servidores del Grupo de Relatoría responsables de la recopilación jurisprudencial, a la Oficina de Sistemas de la P.G.N., y a las relatorías de las altas Cortes.

4. RESPONSABILIDADES

Grupo de Relatoría y Oficina de Sistemas de la P.G.N.

5. REFERENCIAS

Decreto 262 de 2000, artículo 19.

6. DEFINICIONES

 Altas Cortes: Corte Constitucional, Corte Suprema de Justicia, Consejo de Estado y Consejo Superior de la Judicatura.

 P.G.N.: Procuraduría General de la Nación

7. FORMATOS A UTILIZAR

Cuadro de seg uimiento cronológico a las actualizaciones.

8. CONDICIONES GENERALES

Se deben realizar la actualizaciones cuatro veces al año para cada Corte, con un intervalo máximo de tres meses.

9. SALIDAS

Actualización de las bases de datos del Grupo de Relatoría y de la red informática en la P.G.N.

10. REGISTROS

Corporación, fecha de la actualización, base de datos, funcionario que actualiza.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificación del cumplimiento, en cuanto a la actualización, con base en el cuadro de seguimiento cronológico.

 Verificación de la actualización en la red informática de la P.G.N.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

COORDINADOR DEL GRUPO

13.1 Efectúa la solicitud a la Corte respectiva.

SUSTANCIADOR / AUXILIAR ADMINISTRATIVO / SECRETARIO / OFICINISTA

13.2 Entrega personalmente, en la Corte respectiva, el oficio de solicitud junto con el dispositivo electromagnético que sirva para el copiado de la actualización.

13.3 En la fecha indicada recoge personalmente, en la Corte respectiva, el dispositivo electromagnético con la actualización.

13.4 Re gistra en el cuadro de seguimiento cronológico la actualización correspondiente.

PROFESIONAL

13.5 Ingresa la información en la base de datos respectiva.

COORDINADOR DE GRUPO

13.6 Envía a la Oficina de Sistemas, con carácter devolutivo, el dispositivo electromagnético con la actualización jurisprudencial, para que sea ingresada en la red de informática de la P.G.N. dentro de los cinco días hábiles siguientes.

OFICINISTA O SUSTANCIADOR

13.7 En la fecha acordada recoge personalmente, en la Oficina de Sistemas, el dispositivo electromagnético que se entregó para la actualización.

13.8 Entrega el dispositivo electromagnético al Coordinador de Grupo.

COORDINADOR DE GRUPO

13.9 Dispone la conservación del dispositivo electromagnético.

14. INDICADORES

Porcentaje de cumplimiento del objetivo propuesto:

Número de actualizaciones

––––––––––––––––––––––––– x 100%

Número de Actualizaciones programadas

Dependencia: División de Documentación, Grupo de Relatoría

Proceso: Información jurídica

Procedimiento: Atención de consulta de personal, telefónica o escrita

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: Carlos Arturo Gómez Pavajeau

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Suministrar el texto completo o el extracto de providencias de las Altas Cortes; de conceptos, decisiones, resoluciones, directivas y circulares de la P.G.N., en forma eficaz y oportuna.

2. CLIENTES

Servidores de la P.G.N. a nivel nacional.

3. ALCANCE

Se aplica a los servidores del Grupo de relatoría y a los usuarios de la información.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los servidores del Grupo de Relatoría.

5. REFERENCIAS

Decreto 262 de 2000, artículo 19.

6. DEFINICIONES

P.G.N.: Procuraduría General de la Nación.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Formato de solicitud numerado en orden consecutivo.

8. CONDICIONES GENERALES

 Se diligencia el formato de consulta, en aras de lograr la mayor precisión posible con respecto a la información que se requiere.

 Cuando se involucre el derecho de petición, se tramitará de acuerdo con lo establ ecido en la Resolución 0023 del 29 de octubre de 1992.

9. SALIDAS

Texto de la providencia o del extracto en fotocopia, impreso o en medio electromagnético.

10. REGISTROS

 Corporación, Sala o Sección, número de providencia, fecha, tema; solicitante, dependencia; respuesta favorable, parcial o desfavorable; observaciones; fecha de la solicitud y firma del solicitante; fecha de recibo y firma de quien recibe.

 Relación mensual de consultas atendidas.

 Mensaje de confirmación, si es vía Fax.

 Copia de oficio cuando se responde por correo.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificación del trámite realizado con relación a los siguientes aspectos:

 Número de consultas

 Tipo de solicitante

 Base de datos consultada

 Forma de entrega de la respuesta.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

USUARIO

13.1 Diligencia el formato de consulta con la asistencia del oficinista o sustanciador.

OFICINISTA O SUSTANCIADOR

13.2 Asigna el número de la consulta.

13.3 Entrega el formato de consulta al profesional de turno.

PROFESIONAL

13.4 Obtiene la información solicitada.

13.5 Fotocopia, imprime o copia en medio electromagnético dicha información

13.6 Diligencia la parte correspondiente al trámite del formato de consulta y lo entrega junto con la información al oficinista o sustanciador.

SUSTANCIADOR / AUXILIAR ADMINISTRATIVO / SECRETARIO / OFICINISTA

13.7 Se comunica con el solicitante para que recoja la información y se asegura de que firme el recibido.

13.8 Registra la consulta en la relación mensual.

13.9 Mensualmente elabora el reporte con destino a la Procuraduría Auxiliar, de las consultas tramitadas que involucren el derecho de petición.

14. INDICADORES

Porcentaje de cumplimiento del objetivo propuesto:

Número de consultas atendidas

––––––––––––––––––––––––––– x 100%

Número de consultas proyectadas (1.400)

Porcentaje de consultas favorables:

Número de consultas favorables

––––––––––––––––––––– x 100%

Número de consultas atendidas

Tiempo promedio de respuesta (en días):

Sumatoria de los tiempos de las consultas atendidas

––––––––––––––––––––––––––––––––––

Número de consultas atendidas

Dependencia: División de Documentación, Grupo de Relatoría

Proceso: Información Jurídica

Procedimiento: Divulgación de información jurídica

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: Carlos Arturo Gomez Pavajeau

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Divulgar la información jurídica cuyo conocimiento resulte conveniente para el cumplimiento de las funciones de la Entidad.

2. CLIENTES

Servidores de la P.G.N.

3. ALCANCE

Involucra a Grupo de Relatoría de la P.G.N. y a todos los destinatarios de la divulgación.

4. RESPONSABILIDADES

Servidores del Grupo de Relatoría de la P.G.N.

5. REFERENCIAS

Decreto 262 de 2000, artículo 19, numerales 1 y 2.

6. DEFINICIONES

P.G.N.: Procuraduría General de la Nación.

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.

8. CONDICIONES GENERALES

Selección de información jurídica actualizada orientada a prever necesidades a usuarios específicos.

9. SALIDAS

Alertas, informativos, índices, compendios temáticos.

10. REGISTROS

Colección de los documentos que han sido divulgados.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Seguimiento al cumplimiento de divulgación de acuerdo con el Plan de Acción.

12. ANEXOS

No aplica

13. ACTIVIDADES

PROFESIONAL Y COORDINADOR

13.1 Define el área o tema de la información y sus destinatarios.

13.2 Realiza el análisis de la información jurídica, la evalúa en su conjunto.

COORDINADOR DE GRUPO

13.3 Aprueba la propuesta de acuerdo con el Jefe de la División de Documentación.

COORDINADOR DE GRUPO Y JEFE DIVISION DE DOCUMENTACION

13.4 Disponen su divulgación y conservación.

14. INDICADORES

Porcentaje de cumplimi ento del objetivo propuesto:

Número de ediciones de divulgación

–––––––––––––––––––––––––––––––– x 100%

Número de ediciones de divulgación programadas (Plan de Acción)

Pertinencia de la información divulgada

Número de ediciones de divulgación

–––––––––––––––––––––––––––––––– x 100%

Número de solicitudes de texto completo / No. de destinatarios

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

DIVISION DE SEGURIDAD

FEBRERO DE 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprimen su dinámica diaria.

Por ello, los manuales de procedimientos adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, estamos solicitando la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno, y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas al interior de la Procuraduría.

Dependencia: División de Seguridad

Proceso: Seguridad de Instalaciones

Procedimiento: Revistas Permanentes

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: Carlos Arturo Gomez Pavajeau

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Mantener un alto grado de seguridad de las diferentes dependencias donde funcionan oficinas de la Procuraduría General de la Nación.

Asimismo efectuar un control sobre los visitantes y empleados del nivel central.

2. CLIENTES

Servidores de la Procuraduría General de la Nación.

Visitantes Procuraduría General de la Nación.

Instalaciones de la Procuraduría General de la Nación.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los funcionarios y visitantes de la Procuraduría General de la Nación al igual que de las instalaciones.

4. RESPONSABILIDADES

COORDINADOR DE INSTALACIONES DE LA DIVISION DE SEGURIDAD.

AGENTES DE SEGURIDAD

5. REFERENCIAS

Decreto 262 del 22 de febrero de 2000.

Estudio de Seguridad de Instalaciones.

6. DEFINICIONES

Central de detección

Lugar en donde se percibe o se recibe la información, (generalmente a través de señal electrónica, mecánica o visual) sobre cualquier intento de penetración ilegal, por parte de intrusos, a la instalación.

Cerramientos

Mallas, corredores, barreras electrónicas o muros que retarda la penetración por parte de grupos o personas de la amenaza y dan tiempo para iniciar un plan de defensa.

Control de accesos

Lugar en el cual se verifican las normas de seguridad establecidas para permitir el ingreso de las personas a las instalaciones.

Detención

Acción u obstáculo que busca impedir la penetración de intrusos a la instalación.

Detección

Acción que permite conocer en forma oportuna el intento de penetración física a una instalación, por parte de intrusos.

Plan de defensa

Proyecto que señala las acciones a seguir, por parte de los grupos de reacción inmediata y de otros apoyos, para rechazar los ataques o daños a la instala ción.

Seguridad

Ambiente de tranquilidad que se percibe o se hace necesario establecer, para desarrollar procesos productivos de cualquier orden.

Vigilante

Persona especializada, según el tipo de instalación, que cumple funciones de protección a un sector o punto de la instalación y participa en la defensa del lugar.

Torres de vigilancia

Garita elevada que permite la observación del vigilante, facilita la alerta temprana y desde donde se inicia el proceso de reacción.

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.

8. CONDICIONES GENERALES

Estudiar las necesidades de seguridad de las instalaciones.

Dar a conocer las pautas encaminadas al mejoramiento de los sistemas de seguridad.

9. SALIDAS

Informes.

10. REGISTROS

Libro de minuta de los puestos fijos.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Observación cuidadosa.

Capacidad del personal.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

JEFE DIVISION DE SEGURIDAD

13.1 Imparte las instrucciones pertinentes al coordinador de seguridad a instalaciones.

COORDINADOR SEGURIDAD A INSTALACIONES

13.2 Realizar revistas periódicas a los diferentes pisos de la Entidad.

13.3 Ejercer control sobre los puestos fijos, dejando constancia en el libro de minuta.

13.4 Informar por escrito sobre las novedades presentadas en las instalaciones de la Entidad al Jefe de la División.

13.5 Disponibilidad de reacción inmediata ante cualquier eventualidad presentada en las instalaciones de la entidad.

13.6 Rápida y eficaz información sobre eventos en la edificación.

13.7 Coordinación con los diferentes organismos de seguridad del Estado y privados ante incidentes que se presenten.

13.8 Comunicar e informar todas aquellas situaciones que ofrezcan o puedan ofrecer peligro.

JEFE DIVISION DE SEGURIDAD

13.9 Toma determinaciones y curso de acción de acuerdo a lo informado.

14. INDICADORES

Dependencia: División de Seguridad

Proceso: Seguridad de Instalaciones

Procedimiento: Controles de Acceso

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Controlar el ingreso de las personas, comprobando su identificación, motivo del ingreso y dependencia a la cual se dirige.

De igual manera detectar oportunamente la presencia de personas o elementos hostiles y lograr mantenerlos fuera de las instalaciones de la entidad.

Asimismo contra la penetración de intrusos o daños a la instalación, existe una fase reactiva que se basa en los equipos de control y rapidez en la acción de respuesta a un incidente y una fase correctiva que es la investigación de los hechos.

2. CLIENTES

Funcionarios

Personal subcontratado

Proveedores habituales

Visitantes público en general

Altas personalidades

3. ALCANCE

El Agente de Seguridad en su misión básica está la de observar y detectar cualquier circunstancia anómala o extraordinaria que se produzca, así como las personas, mercancías o vehículos y demás acontecimientos que puedan considerarse llamativos, peculiares o disonantes (provocados o fortuitos) en relación con el sitio del control de acceso a la edificación que tiene asignada y es objeto de sus mejores atenciones y servicios profesionales, tanto para los servidores de la entidad como del público en general.

Sin atender a improperios o provocaciones que puedan ser ocasionados por estas personas; por lo tanto los bienes y servicios que ofrecen los Agentes de Seguridad son para todos los clientes permanentes o transitorios en la edificación.

4. RESPONSABILIDADES

COORDINADOR DE SEGURIDAD A INSTALACIONES DE LA DIVISION DE SEGURIDAD.

AGENTES DE SEGURIDAD

5. REFERENCIAS

Manual de funciones de los Agentes de Seguridad.

Ordenes verbales o escritas sobre medidas especiales a tomar sobre casos en particular.

Directrices escritas sobre eventos especiales realizados o que se van a realizar dentro de la edificación.

Autorizaciones verbales sobre ingresos o atención a personas en particular.

6. DEFINICIONES

Control de acceso

Es la unidad de vigilancia por excelencia, para el desarrollo de actividades de vigilancia, protección y control, es el puesto, este se debe desarrollar en los términos preestablecidos normalmente en el plan general de seguridad de la entidad. Por lo tanto es el lugar o demarcación física, donde de manera constante y durante un tiempo establecido, el Agente de Seguridad desarrolla sus actividades y funciones.

Es el punto de comprobación de identidad de personas o de la naturaleza de los objetos para garantizar que tienen autorizada la entrada a un área restringida.

Estos puntos están instalados en cada uno de los accesos de la edificación, existentes en el perímetro, donde se llevará a cabo a efecto la mecánica del control de visitantes, paquetes y correspondencia.

Por ser un sitio estratégico en el plan general de seguridad, el Agente encargado de esta misión, como actor principal del objetivo previsto está como filtro para disuadir, detectar, reconocer y reaccionar.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Doble backup de información, un registro sistematizado archivado en diskett, un registro escrito (boleta).

Libro de minuta del puesto.

Ordenes específicas de trabajo.

8. CONDICIONES GENERALES

Controlar el acceso al interior de las edificaciones, cuya vigilancia y seguridad están encargados los Agentes de Seguridad, quienes deberán realizar controles de identidad de las personas y, si procede, impedir su entrada, sin retener documentación personal y en su caso tomarán nota de los nombres, y número del documento de identidad o un equivalente, el objeto de la visita y el lugar o dependencia donde se dirige, cuando hay instrucciones previas se omitirán estos requisitos, se dará una ficha que le permita el acceso y circulación interior, debiendo regresar al terminar la visita.

Los controles de acceso, mediante los distintos sistemas de identificación, permiten establecer la procedencia o no, de la entrada o visita de personas, mercancías y vehículos, de este modo se evita las intrusiones no deseadas y las entradas no autorizadas en recintos restringidos y prohibidos, así como una canalización fluida de los accesos a la edificación.

9. SALIDAS

La estadística de flujo de visitantes, cobradores, proveedores y registro pormenorizado de toda actividad realizada en este puesto.

10. REGISTROS

La estadística mensual, semanal y diaria.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Observación permanente

12. ANEXOS

13. ACTIVIDADES

JEFE DIVISION DE SEGURIDAD

13.1 Imparte al coordinador de Seguridad a Instalaciones, las instrucciones pertinentes.

COORDINADOR SEGURIDAD A INSTALACIONES

13.2 Coordinación permanente con los despachos sobre autorizaciones y novedades.

13.3 Coordinación permanente con las demás unidades de seguridad de la Entidad.

13.7 Programación y diseño de los eventos especiales que deben realizarse con minuciosidad y detalle.

13.8 Procurar el conocimiento y reconocimiento de personal nuevo dentro de la En tidad, toma de datos y ejecución supervisada de las actividades.

13.9 Integrase en un plan de seguridad como elemento importante pero no único.

13.12 Respeto para con el secreto y discreción en relación con las actividades y servicios.

AGENTE DE SEGURIDAD

Las actividades usadas en el desarrollo de su función está la de identificar, seleccionar, registrar y autorizar.

IDENTIFICAR, SELECCIONAR, REGISTRAR Y AUTORIZAR.

13.13 Identificar

Comprobar la documentación que acredita la persona, visitante o funcionario, utilizando las instrucciones específicas, bien si los documentos oficialmente acreditan la identidad personal del titular, o una condición determinada, teniendo en cuenta que en ningún momento se debe retener el documento de identidad.

13.14 Seleccionar

En este procedimiento deberemos conocer si la persona que nos visita y quiere acceder a la edificación, cumple o si bien cuenta con la autorización y con sentimiento del funcionario a visitar.

13.15 Registrar

Llevar registro escrito de los datos requeridos en el sistema de visitantes. Otro registro habitual o equipajes de mano, maletines, cajas, paquetes y personas.

13.16 Autorizar

Realizados los procedimientos anteriores, se podrá autorizar o desautorizar el ingreso del visitante, el ingreso del visitante, en función de los resultados obtenidos, luego se acreditará dicho ingreso, expidiéndole una boleta de visita. Que al finalizar la visita esta debe ser devuelta.

14. INDICADORES

Dependencia: División de Seguridad

Proceso: Dotación Armamento y Equipo de Comunicaciones

Procedimiento: Devolución

< p class=CUERPOTEXTO style='line-height:10.4pt'>Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

El reintegro de material logístico al depósito por motivos de vacaciones, permisos, retiro del personal, daños en los equipos y término de un servicio.

2. CLIENTES

Los funcionarios de seguridad que hayan recibido dotación de elementos logísticos (armamento y comunicaciones).

3. ALCANCE

Este procedimiento es utilizado para los funcionarios de la División de Seguridad que tienen a su cargo elementos logísticos de dotación personal para la prestación del servicio de protección.

4. RESPONSABILIDADES

EL COORDINADOR DE ARMAMENTO Y EL COORDINADOR DE COMUNICACIONES.

AGENTES DE SEGURIDAD QUE TENGAN DOTACIÓN.

5. REFERENCIAS

Constitución Política de Colombia

Decreto 262 del 22 de febrero de 2000

6. DEFINICIONES

Armamento

Instrumento destinado al ataque o a l a defensa.

Munición

Pertrecho o carga de las armas de fuego.

Salvoconducto

Permiso para el porte de armas de fuego

Radio

Medio usado para comunicación entre varias personas

Baterías

Aparato para producir corriente eléctrica

Códigos

Cifra o signo para comunicar algo secreto.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Será utilizada el acta de compromiso en donde consta que devolvió los elementos logísticos correspondientes.

8. CONDICIONES GENERALES

Este procedimiento es utilizado para la devolución de elementos logísticos utilizados para la prestación de un servicio determinado.

Una vez haya terminado las labores diarias o cuando el personal de escoltas sale a disfrutar de vacaciones o con permiso.

9. SALIDAS

Son las actas de compromiso firmadas por el personal que tenía elementos a su disposición y por el responsable de la coordinación correspondiente.

10. REGISTROS

En este procedimiento se utiliza las actas como registros para llevar un control sobre los elementos logísticos.

11. BASES DE AUTOCONTROL

< p class=CUERPOTEXTO style='line-height:10.3pt'>Para llevar un control sobre los elementos asignados a los funcionarios de la División de Seguridad se hacen revistas periódicas al equipo logístico.

12. ANEXOS

13. ACTIVIDADES

AGENTE DE SEGURIDAD

13.1 Una vez decretadas las vacaciones, permisos o causal de retiro por voluntad propia o separado del cargo, el funcionario debe inmediatamente hacer la entrega correspondiente de los elementos a su cargo, al responsable de recibirlos.

13.2 Firmar el acta de compromiso en donde consta que ha quedado a paz y salvo con la Entidad.

13.3 Terminado el turno de servicio diario el funcionario debe hacer entrega del armamento a su respectivo Jefe de Escolta, con el fin de ser guardado en la caja fuerte que para tal efecto se encuentra instalada en la sala de escoltas del sótano, al día siguiente le será devuelto para que cumpla con el respectivo servicio.

COORDINADOR ELEMENTOS LOGISTICOS

13.4 El funcionario encargado de recibir los elementos debe firmar el acta de paz y salvo.

14. INDICADORES

Dependencia: División de Seguridad

Proceso: Coordinación de Protección

Procedimiento: Avanzada

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Prevenir cualquier hecho atentatorio en contra del protegido, cuando se realicen diferentes desplazamientos dentro y fuera de la ciudad.

2. CLIENTES

Servidores de la Procuraduría General de la Nación que cuenten con esquema protectivo.

3. ALCANCE

Realizar un análisis pormenorizado con anticipación, respecto de las rutas, preparativos, lugares, con el propósito de evitar acciones delincuenciales en contra de la persona protegida.

4. RESPONSABILIDADES

COORDINADOR DE PROTECCION A PERSONAS DE LA DIVISION DE SEGURIDAD

JEFES DE ESCOLTA Y ESCOLTAS.

5. REFERENCIAS

Decreto 262 del 22 de febrero de 2000.

6. DEFINICIONES

Protegido

Persona que recibe el servicio de seguridad, por su investidura y nivel de riesgo y grado de amenaza.

Esquema protectivo

Grupo de personas encargadas de brindar protección al protegido.

Avanzada

Preparativos de seguridad hechos antes de la llegada de un principal.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Formato avanzada

Informes

8. CONDICIONES GENERALES

Conjunto de actividades de inteligencia que se realizan con antelación a cada uno de los movimientos de la persona protegida.

9. SALIDAS

Informe de avanzada.

10. REGISTROS

Informe

Formato.

11. BASE DE AUTOCONTROL

Hojas de vida

Idoneidad y profesionalismo del personal de seguridad.

12. ANEXOS

13. ACTIVIDADES

JEFE DE ESCOLTA

13.1 Imparte las instrucciones respectivas al Agente de Seguridad encargado de realizar la avanzada.

AGENTE DE SEGURIDAD

13.2 Prevenir las lesiones que puedan ocasionar al protegido con o sin intención.

13.3 Establecer en cada lugar a visitar las áreas más seguras y cómodas para ser utilizadas por el protegido y su destacamento protector.

13.4 Establecer en cada lugar a visitar junto con las rutas de acceso y salida a los lugares que presenten riesgo para el protegido y tomar las medidas necesarias.

13.5 Determinar las medidas necesarias para evacuar al protegido en el caso de un ataque durante la visita al lugar.

13.6 Entregar la información estrictamente necesaria para que marche correctamente la operación de protección.

13.7 Coordinar con otras entidades oficiales y no oficiales los contactos necesarios para el apoyo.

13.8 Reunirse en el sitio a visitar con la persona encargada de la seguridad y establecer adecuados canales de comunicación.

13.9 Establecer la coordinación necesaria para contar con el apoyo de otras entidades en el momento en que sea necesario.

13.10 Junto con el encargado de seguridad del lugar, realizar una inspección del sitio a visitar.

13.11 Inspeccionar las rutas hacia el sitio a visitar (para la llegada y la partida).

13.12 Rendir el informe respectivo.

14. INDICADORES

Dependencia: División de Seguridad

Proceso: Elementos Logísticos

Procedimiento: Pérdida de Armamento y Equipo de Comunicaciones

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Dar a conocer al personal que tiene asignado elementos logísticos, el procedimiento en caso de pérdida, hurto o destrucción del material (radio y armamento).

2. CLIENTES

Personal de Seguridad de la Procuraduría General de la Nación que han sido dotados de material logístico (arma y radio) para cumplir con sus labores como Escoltas, Conductores y Servicio de Seguridad de Instalaciones.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los funcionarios en caso de pérdida, hurto o destrucción del arma o radio.

4. RESPONSABILIDADES

COORDINADOR DE ELEMENTOS LOGÍSTICOS DE LA DIVISION DE SEGURIDAD AGENTES DE SEGURIDAD QUE TENGA DOTACIÓN.

5. REFERENCIAS

Decreto 262 del 22 de febrero de 2000.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.

8. CONDICIONES GENERALES

Con este procedimiento se pretende orientar a las personas que tienen dotación, los pasos a seguir en caso de pérdida de armamento o equipo de comunicaciones.

9. SALIDAS

Informe.

10. REGISTROS

Informe.

11. BASE DE AUTOCONTROL

Revistas mensuales al material logístico.

12. ANEXOS

13. ACTIVIDADES

AGENTE DE SEGURIDAD

13.1 Informa por escrito de manera inmediata al Jefe de la División de Seguridad, sobre los hechos ocurridos.

13.2 Formula inmediatamente la denuncia correspondiente.

13.3 Entrega el permiso del arma y copia de la denuncia con el fin de que el Coordinador de elementos logísticos informe de los hechos.

COORDINADOR ELEMENTOS LOGISTICOS

13.4 Informa a Indumil

13.5 Informa a Veeduría de la Procuraduría General de la Nación

13.6 Informa al Almacén General de la Procuraduría General de la Nación

13.7 Informa a la Contraloría General de la Nación

13.8 Informa a la Aseguradora

14. INDICADORES

Dependencia: División de Seguridad

Proceso: Dotación

Procedimiento: Entrega de Armamento y Equipo de Comunicaciones

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

La existencia de unos riesgos sobre los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación por su posición e investidura son la razón fundamental por el cual se inicia un proceso de seguridad y protección, que conlleva a la asignación de armamento y equipo de comunicaciones al personal de la División, para el eficaz cumplimiento de sus labores.

2. CLIENTES

La División de Seguridad cuenta con un equipo humano compuesto por escoltas, conductores y servicio de seguridad de instalaciones y dispone de equipos físicos como armas y radios necesarios y pertinentes en determinado proceso de seguridad.

3. ALCANCE

Los procedimientos se aplica a todos los funcionarios que ingresen a la División de Seguridad de la Procuraduría General de la Nación y es válido para el Jefe de División, Coordinador de elementos logísticos, Jefes de Escoltas, Escoltas, Conductores y servicio de seguridad de instalaciones.

4. RESPONSABILIDADES

EL PROCEDIMIENTO INVOLUCRA AL JEFE DE DIVISION DE SEGURIDAD, COORDINACION EQUIPOS LOGÍSTICOS, JEFES DE ESCOLTAS, ESCOLTAS, CONDUCTORES Y SERVICIO DE SEGURIDAD DE INSTALACIONES.

5. REFERENCIAS

Constitución Política de Colombia.

Decreto 262 del 22 de febrero de 2000.

6. DEFINICIONES

Fundamento jurídico sobre el papel del Agente de Seguridad.

Reglas y reglamentación de seguridad.

Información general sobre seguridad de armas de fuego.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Orden escrita firmada por el Jefe División.

Acta de compromiso.

Comprobante recibo de armamento y radios.

8. CONDICIONES GENERALES

Desde siempre, al manipular un arma de fuego, la persona llega a ser parte de un sistema en el cual se debe tener un completo control.

El es sólo una parte del sistema que puede hacer un arma segura o insegura.

En medio de la persona y el blanco está presente la seguridad.

Por el énfasis y la reafirmación de la seguridad básica en las armas, la manipulación y transporte debe ser tenido en cuenta por cualquier persona individualmente, él o ella tienen la clave para la seguridad de las armas de fuego.

Constantemente debe hacer hincapié en la seguridad cuando utilice armas de fuego especialmente con los niños y personas inexpertas. Lo novatos particularmente deben ser supervisados con toda atención cuando manipulen armas de fuego. Con ellos se debe tener mucho cuidado.

No se debe Escatimar en la seguridad de las armas, si usted observa que alguien viola alguna precaución de seguridad, tiene la obligación de sugerir las prácticas de seguridad adecuadas tal como está en los manuales.

"No se equivoque". Alcohol, drogas y armas no deben mezclarse.

9. SALIDAS

Listado del personal de seguridad a quien le fue asignado los elementos logísticos.

10. REGISTROS

Listado de personal que labora en la División de Seg uridad.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcto funcionamiento del arma y equipo de comunicaciones.

Orden escrita del jefe directo, autorizando la entrega del material.

Entrevista con el personal a quien se le asigna con el fin de conocer su entrenamiento en el uso y manejo del arma y radio.

12. ANEXOS

13. ACTIVIDADES

JEFE DIVISION DE SEGURIDAD

13.1 Ordena al Coordinador de elementos logísticos, la asignación del material requerido.

COORDINADOR DE ELEMENTOS LOGÍSTICOS.

13.2 Realiza una inducción y entrenamiento al personal que se le dota de armamento y equipo de comunicaciones.

13.3 Entrega el material logístico mediante acta de compromiso y comprobante de recibo de armamento y radio con las respectivas firmas.

13.4 Mantiene actualizadas las carpetas de armamento, así como inventarios individuales.

13.5 Verifica mediante revistas el adecuado mantenimiento del material asignado.

JEFES DE ESCOLTA.

13.6 Controla el mantenimiento y aseo del material logístico.

13.7 Recoge las armas para ser guardadas en las cajas fuertes asignadas para tal fin, una vez terminen el servicio.

ESCOLTAS

13.8 El arma tiene que cuidarla y mantenerla a mano para uso oportuno, pero sólo en caso extremo de defensa personal y mientras se encuentre asignada a un servicio (Escolta) (Seguridad instalaciones).

CONDUCTORES

13.9 Así como el personal de escoltas no está autorizado para portar el arma fuera de servicio.

13.10 No puede llevarse el arma para la casa.

14. INDICADORES

Dependencia: División de Seguridad

Proceso: Elaboración de Estudios Técnicos

Procedimiento: Estudio de Seguridad a Personas

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Es una medida preventiva, con el fin de adquirir una serie de informaciones relacionadas con el comportamiento de la persona, su familia, costumbres, como también determinar la autenticidad de los documentos, antecedentes penales, laborales y profesionales.

2. CLIENTES

Personal a ingresar a la Procuraduría General de la Nación que solicite el Procurador General de la Nación o Jefe de la División de Seguridad.

3. ALCANCE

Garantizar el ingreso a la Procuraduría General de la Nación, de personal idóneo, profesional y con buenos antecedentes.

Igualmente verificar información sobre una persona específica.

4. RESPONSABILIDADES

JEFE DIVISION DE SEGURIDAD

COORDINADOR ESTUDIOS TECNICOS DE LA DIVISION DE SEGURIDAD

5. REFERENCIAS

Constitución Política de Colombia.

Decreto 262 del 22 de febrero de 2000.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Formato de Estudio de Seguridad a Personas.

8. CONDICIONES GENERALES

El estudio de seguridad a personas es un instrumento efectivo con que cuentan actualmente todos los organismos de seguridad del Estado para evitar que sean penetrados e infiltrados por la subversión, narcotráfico, terrorismo y delincuencia organizada.

También se busca con este procedimiento garantizar hasta donde sea posible el grado de confiabilidad e idoneidad de la persona estudiada.

9. SALIDAS

Un informe.

10. REGISTROS

Informe de seguridad a personas.

11. BASE DE AUTOCONTROL

Calidad del Estudio Técnico.

Idoneidad, profesionalismo y reserva del personal.

12. ANEXOS

13. ACTIVIDADES

JEFE DIVISION DE SEGURIDAD

13.1 Ordena la realización del Estudio e imparte las instrucciones pertinentes mediante orden de trabajo.

COORDINADOR ESTUDIOS TECNICOS

13.2 Realiza el respectivo estudio y rinde el informe respectivo.

13.3 Solicita a la oficina de Desarrollo y Bienestar de Personal de la Procuraduría General de la Nación para que por parte de una trabajadora social, realicen la visita domiciliaria de la persona.

JEFE DIVISION DE SEGURIDAD

13.4 Da trámite del informe para lo pertinente.

14. INDICADORES

Dependencia: División de Seguridad

Proceso: Elaboración de Estudios Técnicos

Procedimiento: Designación de Servicios de Seguridad a Personas

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Garantizar la integridad personal y el estado emocional de los funcionarios por motivo de las decisiones que deban tomar como consecuencia de su cargo y que les acarreen riesgos y amenazas provenientes de agentes externos.

Con esta actividad se busca que los funcionarios gocen de la protección para que busquen la prevalencia de la Constitución Nacional, los derechos de los individuos y las leyes.

2. CLIENTES

Los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación.

3. ALCANCE

A todos los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación, que por razones del cargo y previo estudio de seguridad se determine la necesidad de brindar la protección personal.

4. RESPONSABILIDADES

JEFE DIVISION DE SEGURIDAD

COORDINADOR DE PROTECCION A PERSONAS DE LA DIVISION DE SEGURIDAD.

5. REFERENCIAS

Constitución Política de Colombia

Código Penal

Decreto 262 del 22 de febrero de 2000.

Resolución 356 del 5 de octubre de 2000.

6. DEFINICIONES

Amenaza.

Peligro, aviso, advertencia.

Acción preventiva

La acción preventiva busca eliminar la posible causa de un problema o reducir su posibilidad de ocurrencia.

Acción correctiva

Es la que corrige la desviación, eliminando la causa que produjo el problema, por regla general es la más efectiva de todas las acciones.

Nivel de riesgo

Son los parámetros que se toman para analizar y evaluar el riesgo que presenta una persona, para lo cual se deben tener en cuenta las amenazas existentes, la profesión, cargo u oficio que desempeña; el contexto social donde se desenvuelve; la situación económica, política y cultural; la exposición al peligro y la vulnerabilidad existente.

Estudio

Obra que divulga los resultados de una investigación.

Hechos

Asunto, acontecimiento, suceso, caso.

Grado de amenaza

Evaluación que se hace de una amenaza recibida por una persona, recolectando la mayor cantidad de información con el objeto de determinar el grado de probabilidad de que el hecho se pueda realizar, para lo cual se estudia y analiza: el origen, las causas, el tipo, los autores. Es indispensable adelantar una investigación profunda que nos lleva a los orígenes del presunto medio intimidatorio para poder orientar a las autoridades y al interesado.

Protegido

Persona que de acuerdo a su investidura o nivel de riesgo se le asigna escolta.

Principal

La persona protegida.

Avance

Preparativos de seguridad hechos antes de la llegada de un principal.

Hombre del avance

El individuo a quien se le ha asignado la responsabilidad para coordinar y efectuar todos los arreglos de seguridad locales. La unidad encargada de la protección lo escoge y lo informa. A partir de ese momento, toda la información relacionada con el evento debe pasar por él para que su plan de seguridad pueda permanecer completamente intacto, y que él no sea cogido por sorpresa por algún movimiento de parte del principal.

Reconocimiento de avance

La inspección de cada área de responsabilidad dentro del enfoque del avance, y los planes resultantes para asegurar cada área. Se completa la inspección en la forma de un informe para los archivos de la unidad de protección, y para capacitar a la unidad y a los oficiales para criticar su desempeño de protección durante la función. Esta inspección indicará fácilmente los rasgos fuertes y los puntos débiles en el ambiente de protección, cuando se revise constructivamente después del evento.

Destacamento protector

Un individuo o grupo de individuos asignados para proteger a una persona. Generalmente está organizado con un supervisor, un asistente, líder de turno (para cada turno), y tres turnos funcionales (para 24 horas de protección) que consisten en el personal necesario para proteger efectivamente al Principal.

Puesto de seguridad (preventivo)

Uno de los tres tipos de puestos usados para controlar la zona dentro de un área dada para proteger eficientemente al principal o principales, (Vigilancia, Misión Especial, Punto de control).

Equipo de información

Un individuo o grupo designado para recoger información de naturaleza preventiva de cualquier frente, dentro de un área o zona dadas. Esto se realiza por el patrullaje de esa área, estando alerta para reconocer casos mentales conocidos, personas obviamente agitadas o molestas, cualquier agrupación que se considere con intenciones de actividades disociadoras (vagos, manifestantes, etc).

El equipo comunica inmediatamente las sospechas al puesto de mando y toma las medidas apropiadas para asegurarse de que el Principal no será amenazado ni abochornado por la actividad en cuestión.

Coche del principal

El vehículo en que viaja el principal debe ser guiado por un oficial completamente familiarizado con toda el área (hospitales, rutas más rápidas entre ciertos puntos, rutas de evacuación, redes de tráfico, sitios de construcción, zonas peligrosas y cualquier otra cosa que pueda ser obstáculo para el movimiento del Principal. Otro oficial debe ir en el asiento delantero derecho para protección.

Coche seguidor

Un vehículo de seguridad manejado directamente detrás del coche del Principal para impedir que algún otro vehículo pase, ataque o se acerque al principal, El vehículo lleva oficiales extras para protección física, controlar multitudes (cuando el principal va muy despacio y la gente se acerca mucho a su coche), situaciones de emergencia y ayuda en evacuación. También se usa como coche del principal en caso de que este no funcione. (En este caso es necesario reclutar otro vehículo seguidor de alguna otra fuente).

Puesto de mando

Un área centralizada a la cual fluye toda la información, comunicaciones, preguntas de los puestos de seguridad y cualesquiera otros datos que pudieran tender a afectar el ambiente de seguridad del principal. Tiene todas las facilidades de comunicación, monitores de radio de otra agencia de policía, líneas telefónicas especiales, mapas a gran escala de toda el área (con sitios de evacuación, hospitales, trazos de rutas, etc.). Las instrucciones para los oficiales en el tablero de anuncios, detalles de transporte, itinerario del Principal, hojas para el registro de radio, fotos y diagramas de las áreas a visitar, sitios a lo largo de la ruta que han de observarse con especial cuidado, tablero de pared con llaves para todos los carros, llaves de reserva para todas las puertas y carros, listas de invitados para todas las funciones, fotos de todos los casos mentales conocidos como presentes en el área, procedimientos especiales para todos los puestos, listas de palabras de código, etc.

Movimiento "oficial registrado"

Un evento, o viaje, publicado con anticipación por el Principal o su personal.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Formato de Estudios Técnicos.

For mato de Asignación del Esquema protectivo.

8. CONDICIONES GENERALES

El grupo de escoltas del personaje, debe estar debidamente entrenado, con conocimiento de armas, formaciones de escoltas, conducción defensiva y ofensiva de vehículos al igual que en excelentes condiciones físicas actualizándose en forma periódica en cursos de técnicas de protección a dignatarios.

En los desplazamientos a pie con el personaje, en sitios cubiertos o descubiertos efectuar y realizar las formaciones de rombo, diamante o en cuña con los escoltas disponibles.

Toda escolta debe conocer perfectamente sus puestos en los vehículos y la manera de reaccionar en el momento que se materialice una amenaza o se ejecute un atentado por grupos al margen de la ley.

El escolta motorizado debe cumplir con las medidas de seguridad en los desplazamientos y fuera de los mismos, para garantizar la vida e integridad del personaje y el propio esquema de seguridad.

En todos los recorridos que se realicen con el personaje se deben tener en cuenta los puntos críticos identificados en el estudio de seguridad de las rutas y valorados por el esquema de seguridad, con el objeto que el personal de avanzada inspeccione antes de iniciar el desplazamiento con el personaje.

Siempre el jefe de escoltas debe mantener comunicación con el coordinador de seguridad, el conductor del personaje y el grupo de avanzada, para fortalecer y estructurar una excelente seguridad.

Realizar el barrido en los puntos críticos de la ruta escogida para el desplazamiento, unos treinta (30) minutos antes y hacer vigilancia sobre un punto determinado de la ruta.

Se recomienda que cada turno de seguridad tenga la persona destinada para la avanzada, teniendo que llevar el libro de avanzadas con anotaciones constantes sobre las rutas, en lo posible no se utilizarán vehículos muy vistosos.

Gastar unos minutos elaborando un croquis del vecindario para determinar las rutas disponibles, clasificarlas por su grado de peligrosidad y apoyo.

Analizar cada una de las rutas en sus puntos críticos y en cada uno de ellos estudiar las posibles vías de escape.

Identificar sobre el croquis de la ruta, unidades de policía, unidades militares, estaciones de bomberos, defensa civil, centros de atención médica de estaciones de abastecimiento de combustible, centros comerciales y cualquier instalación que pueda servir como refugio.

Los puntos que presentan riesgo sobre las rutas son:

Calles solitarias, curvas muy estrechas, cerradas o difíciles, puentes, cruces muy demorados, sectores en mal estado, edificaciones desocupadas, zonas con construcciones de desvíos, construcciones en obra negra y pendientes muy empinadas.

Asignar un código a cada ruta con el fin de informarle al conductor sólo el código de la ruta al iniciar el desplazamiento, este procedimiento cobra mayor valor cuando las órdenes se imparten personalmente a cada miembro del esquema protectivo. Tener en cuenta que las avenidas rápidas son las más seguras.

9. SALIDAS

Asignación de los diferentes servicios de protección personal.

10. REGISTRO

La asignación de los servicios se registran en la orden del día que se realiza semanalmente. Se lleva un libro de minuta en los diferentes puestos.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Hojas de vida

Atención especial a la selección de los funcionarios que prestan protección.

12. ANEXOS

13. ACTIVIDADES

COORDINADOR DE ESTUDIOS TECNICOS

13.1 Radicar el Estudio Técnico.

PROCURADOR GENERAL DE LA NACION

13.2 Dar cumplimiento a lo establecido en el estudio de seguridad por parte del funcionario que designe el señor Procurador General de la Nación.

JEFE DIVISION DE SEGURIDAD Y COORDINADOR DE PROTECCION A PERSONAS.

13.3 Conformar el esquema de protección teniendo en cuenta el nivel de riesgo y el grado de amenaza.

13.4 Asignar mediante oficio los funcionarios que van a integrar el esquema de protección.

SECRETARIA GENERAL Y JEFE DIVISION ADMINISTRATIVA

Suministrar los medios logísticos

AGENTES DE SEGURIDAD

13.5 Prestar el respectivo servicio

14. INDICADORES

Dependencia: División de Seguridad

Proceso: Elaboración de Estudios Técnicos

Procedimiento: Estudio de Rutas

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Detectar los puntos vulnerables que representan riesgos durante el desplazamiento, con el fin de tomar las precauciones necesarias, y evitar la consecución de un acto delincuencial.

Asimismo definir los puntos de apoyo en la ruta, como medida preventiva.

2. CLIENTES

Procurador General de la Nación y su familia.

3. ALCANCE

Garantizar la integridad personal del señor Procurador General de la Nación y su familia.

4. RESPONSABILIDADES

JEFE DIVISION DE SEGURIDAD

COORDINADOR ESTUDIOS TÉCNICOS DE LA DIVISION DE SEGURIDAD.

5. REFERENCIAS

Constitución Política de Colombia.

Decreto 262 del 22 de febrero de 2000.

6. DEFINICIONES

7. FORMATOS A UTILIZAR

Se utiliza el formato de estudio de rutas.

8. CONDICIONES GENERALES

El estudio de rutas es un documento importante ya que se deben inspeccionar varias rutas de llegada y partida prestando especial atención a los siguientes aspectos:

Distancia que va a ser recorrida.

Tiempo con qu e se cuenta para el recorrido.

Realizar una pequeña descripción de cada ruta para ser entregada al jefe del destacamento.

Edificaciones presentes en la ruta.

Número de cruces.

Posibilidad de encontrar vehículos parqueados o abandonados.

Densidad del tráfico vehicular y peatonal.

Puentes por los que hay que cruzar.

Lugares de apoyo (CAI, hospital, entidades oficiales o privadas).

9. SALIDAS

Un informe del estudio de rutas.

10. REGISTROS

Informe del estudio.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Calidad del Estudio Técnico.

Idoneidad y profesionalismo del personal realizador.

12. ANEXOS

13. ACTIVIDADES

JEFE DIVISION

13.1 Ordena la realización del estudio mediante orden de trabajo e imparte instrucciones.

COORDINADOR ESTUDIOS TECNICOS

13.2 Realiza el respectivo estudio técnico y rinde informe

JEFE DIVISION SEGURIDAD

13.3 Entrega el estudio de rutas a los Jefes de escolta para lo pertinente.

JEFES DE ESCOLTAS

13.4 Con base en el estudio de rutas se toman las medidas pertinentes.

14. INDICADORES.

Dependencia: División de Seguridad

Proceso: Elaboración de Estudios Técnicos

Procedimiento: Estudio de Seguridad Física a instalaciones

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Poner en conocimiento de las directivas de la Entidad, las medidas de seguridad que deben adoptarse en las edificaciones, sus alrededores, vías de acceso, sistemas de vigilancia y control, los sistemas contra incendio, evacuación de las instalaciones y demás, con el fin de corregir las vulnerabilidades que se detecten durante las inspecciones realizadas por el personal técnico que interviene en el estudio y poder así prevenir y reaccionar oportunamente contra posibles hechos delincuenciales o actividades terroristas de gran magnitud.

2. CLIENTES

Las diferentes instalaciones de la Procuraduría General de la Nación a nivel nacional.

3. ALCANCE

Lograr obtener satisfactoriamente un plan de seguridad física que minimice las posibilidades de riesgo producidas, por fenómenos físico naturales o propiciadas por el hombre, mediante la práctica y ejecución de las recomendaciones sugeridas.

4. RESPONSABILIDADES

JEFE DIVISION DE SEGURIDAD

COORDINADOR ESTUDIOS TECNICOS DE LA DIVISION DE SEGURIDAD.

5. REFERENCIAS

Constitución Política de Colombia de 1991.

Decreto 262 del 22 de febrero de 2000.

6. DEFINICIONES

Estudio de Seguridad Física a Instalaciones u Objetos.

Documento donde se contemplan todos y cada uno de los aspectos de seguridad relacionados con un inmueble en estudio (construcción, ubicación, funcionamiento, antecedentes de hechos ocurridos, planes de defensa, evacuación y anexos), en procura de brindarle seguridad protectiva, teniendo en cuenta además todos los elementos necesarios, de acuerdo a la capacidad y disponibilidad de recursos, de acuerdo al siguiente orden:

Los recursos humanos.

Vulnerabilidad. Condiciones físicas y formales para que se produzca un siniestro.

Siniestro

Autoseguridad

Autoprotección

Los documentos e información.

Las instalaciones

Las comunicaciones

Material logístico en general.

Seguridad

Estado mental de tranquilidad, fruto de la adopción de medidas de protección tendientes al conocimiento, manejo y disminución al mínimo de los diferentes riesgos.

Protección

Conjunto de medidas empleadas para identificar los riesgos y vulnerabilidades, con el fin de evitar la materialización de la amenaza y disminuir el impacto.

Vulnerabilidad

Debilidad aprovechable para causar daño físico o sicológico.

Incidente

Ocurrencia de una acción dañina.

Visita inspectiva

Es la verificación que se adelanta a un inmueble o lugar determinado, con el fin de analizar las condiciones de seguridad y verificar vulnerabilidades con el propósito de emitir las recomendaciones del caso.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Se utiliza el formato para estudio de seguridad a instalaciones.

8. CONDICIONES GENERALES

La seguridad de instalaciones constituye la base fundamental de la protección de las personas, de los bienes y valores, de los documentos, de la maquinaria y equipos y de las materias primas. Son las instalaciones el foco central hacia el cual apuntan todas las miradas y las amenazas de los fanáticos, de los delincuentes, de los grupos desestabilizadores y de las fuerzas foráneas, en cualquier país del mundo.

Cada instalación tiene un valor de importancia prioritaria, según el daño que desee causar la amenaza; en algunas ocasiones causará más traumatismo destruir una central de cómputo y paralizar un proceso de producción; en otras, quizá, sea más importante secuestrar un directivo, para sentar un precedente, extorsionar políticamente a un gobierno u obtener beneficios económicos.

Dada la gran cantidad de amenazas y la variedad de tipos de atentados, la seguridad de instalaciones se hace tan compleja, que es necesario efectuar, no solo detallados estudios para determinar las medidas activas y pasivas de protección, sino para cubrir, a la vez, todos los puntos críticos; además para, mantener una permanente actualización y mejoramiento de estas medidas.

Por las anteriores razones, la seguridad de las instalaciones se constituye en factor primordia l de estudio, dentro del contexto general, toda vez que de ella depende la tranquilidad que requieren las personas que laboran en diferentes actividades.

9. SALIDAS

Un informe en que se conozca a fondo la situación de seguridad de la instalación.

10. REGISTROS

Informe de estudio de seguridad a instalaciones.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Calidad del informe técnico.

Idoneidad, profesionalismo y resera del personal.

12. ANEXOS

13. ACTIVIDADES

JEFE DIVISION DE SEGURIDAD

13.1 Recibe la solicitud y ordena realizar el estudio de seguridad física a instalaciones.

13.2 Asigna orden de trabajo e imparte instrucciones.

SECRETARIA SEGURIDAD

13.3 Elabora el auto comisorio y toma firma de Secretaría General.

COORDINADOR DE ESTUDIOS TECNICOS

13.4 Adelanta el Estudio Técnico y presenta el informe respectivo.

SECRETARIA GENERAL, JEFE DIVISION ADMINISTRATIVA Y JEFE DIVISION DE SEGURIDAD.

13.5 Toman los correctivos correspondientes de acuerdo a las recomendaciones.

14. INDICADORES

Dependencia: División de Seguridad

Proceso: Elaboración de Estudios Técnicos

Procedimiento: Evaluación y/o Revaluación del nivel de riesgo y grado de amenaza

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Evaluar y analizar el origen de la amenaza y consecuencias que pueda generar al afectado, tomar las medidas de seguridad en coordinación con los organismos de seguridad del Estado, para garantizar la integridad del funcionario amenazado.

Emitir concepto al señor Procurador General de la Nación, para los fines que estime convenientes.

2. CLIENTES

Servidores de la Procuraduría General de la Nación.

3. ALCANCE

El Procedimiento se aplica a todos los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación que lo requieran.

4. RESPONSABILIDADES

JEFE DIVISION DE SEGURIDAD

COORDINADOR ESTUDIOS TÉCNICOS DE LA DIVISION DE SEGURIDAD

5. REFERENCIAS

Constitución Política de Colombia 1991.

Decreto 262 del 22 de febrero de 2000.

Resolución 356 del 5 de octubre de 2000.

6. DEFINICIONES

Estudio Técnico

Procedimiento que se adelanta con el fin de conocer a fondo una situación de seguridad, con el ánimo de evaluar y recomendar las acciones que se deben ejecutar para prevenir hechos que puedan atentar contra una persona o instalación.

Nivel de riesgo

Son los parámetros que se toman para analizar y evaluar el riesgo que presenta una persona, para lo cual se deben tener en cuenta las amenazas existentes, la profesión, cargo u oficio que desempeña; el contexto social donde se desenvuelve; la situación económica, política y cultural; la exposición al peligro y la vulnerabilidad existente.

Grado de amenaza

Evaluación que se hace de una amenaza recibida por una persona, recolectando la mayor cantidad de información con el objeto de determinar el grado de probabilidad de que el hecho se pueda realizar, para lo cual se estudia y analiza: el origen, las causas, el tipo, los autores. Es indispensable adelantar una investigación profunda que nos lleva a los orígenes del presunto medio intimidatorio para poder orientar a las autoridades y al interesado.

Seguridad

Estado mental de tranquilidad, fruto de la adopción de medidas de protección tendientes al conocimiento, manejo y disminución al mínimo de los diferentes riesgos.

Protección

Conjunto de medidas empleadas para identificar los riesgos y vulnerabilidades, con el fin de evitar la materialización de la amenaza y disminuir el impacto.

Amenaza

Todo fenómeno natural o artificial, con potencialidad de causar daño.

Anuncio, advertencia o presagio a través de palabras, intenciones o actos que son indicios de probable ocurrencia o incidente de un mal. Asechanza de peligro.

Riesgo

Exposición al peligro.

Probabilidad objetiva de que la amenaza se materialice.

Vulnerabilidad

Debilidad aprovechable para causar daño físico o sicológico.

Peligro

Inminencia de acción dañina.

Situación de inseguridad.

Daño que posiblemente será sufrido, si voluntaria o involuntariamente se entra en situación de riesgo.

Incidente

Ocurrencia de una acción dañina.

Indicio

Acción o señal que indica la posibilidad de conocer lo oculto.

Crisis

Situación o momento de peligro. La palabra viene del griego y significa decisión.

Daño

Lesión física, moral o sicológica.

Disuasión

Prever elementos, acciones o conductas que inhiban o desmotiven una intención dañina.

Prevención

Planeación detallada, prospectiva, conjunto de medidas para evitar actos inseguros. Llamada de alerta sobre posibles riesgos. Acción cautelar ante lo incierto.

Apreciación

Conocimiento, valoración, reconocimiento físico, análisis o estudio de una situación, lugar o documento para obtener la mayor exactitud de la información y tomar acción.

Vigilancia

Utilización de las medidas activas de protección, producción de información, entrenamiento, liderazgo y sicología aplicada.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Formato para Análisis del Nivel de Riesgo y Grado de Amenaza.

8. CONDICIONES GENERALES

Es el procedimiento que se adelanta para conocer el verdadero riesgo y amenaza en que se encuentran las personas u objetos, consideradas blancos (objetivos) potenciales por parte de organizaciones, grupos o elementos al margen de la ley, que pretenden aplicar la justicia por sus propias manos, con acciones subyugantes de intimidación, presión, hostigamiento, coacción, chantaje y amedrantamiento, con el propósito de conseguir sus pretensiones para sí o para terceras personas.

La actividad debe realizarse con esmero, malicia, sicología y análisis profundo de los factores y supuestos amenazantes para llegar a concluir con certeza, exactitud, claridad, conciencia y lógica, sobre la situación expuesta, siguiendo publicaciones y hechos ocurridos en torno al afectado.

Protección significa seguridad, por lo tanto se orienta todo el esfuerzo a recomendar los elementos activos y pasivos tendientes a contrarrestar la acción delictiva.

"Crear el hábito de la cultura Protectiva en nuestros tiempos, para cuidar con el debido celo el primer valor sobre la tierra LA VIDA".

9. SALIDAS

Un informe con el conocimiento a fondo de la situación de seguridad del funcionario con el ánimo de recomendar las acciones que se deben efectuar, para garantizar su integridad personal.

10. REGISTROS

Informe de evaluación.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Calidad del estudio técnico.

Idoneidad, profesionalismo y reserva del personal.

12. ANEXOS

13. ACTIVIDADES

JEFE DIVISION DE SEGURIDAD

13.1 Recibe la solicitud de realizar el Estudio.

13.2 Asigna orden de trabajo e imparte instrucciones.

SECRETARIA SEGURIDAD

13.3 Hace auto comisorio y toma firma de Secretaría General.

COORDINADOR DE ESTUDIOS TECNICOS

13.4 Adelanta el Estudio Técnico de Nivel de Riesgo y Grado de Amenaza y presenta el informe.

PROCURADOR GENERAL DE LA NACION

13.5 Evalúa el informe y toma decisión.

JEFE DIVISION SEGURIDAD Y SECRETARIA GENERAL

13.6 De acuerdo a la decisión, disponen las medidas pertinentes.

14. INDICADORES

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

SALA DISCIPLINARIA

FEBRERO DE 2001

VER PROCESO DISCIPLINARIO UNIFICADO

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO UNICO

APLICABLE A LAS PROCURADURIAS QUE CUMPLEN

FUNCIONES DISCIPLINARIAS

FEBRERO DE 2001

Dependencia: Procuraduría Delegada para la Economía y la Hacienda Pública

Proceso: Instrucción

Procedimiento: Indagación Preliminar

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Verificar la existencia de la conducta, determinar si es constitutiva de falta disciplinaria e identificar o individualizar al servidor público que haya intervenido en ella, teniendo en cuenta los principios que rigen el proceso disciplinario y sin perder de vista que sea ágil, objetiva y transparente.

2. CLIENTES

Quejoso.

Disciplinado.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los miembros de las corporaciones públicas, empleados y trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios, para los mismos efectos se aplica a los particulares que ejerzan funciones públicas en forma permanente o transitoria, los funcionarios y trabajadores del Banco de la República, los integrantes de la Comisión de Lucha Ciudadana contra la Corrupción y las personas que administren los recursos de que trata el artículo 338 de la Constitución Política.

El procedimiento es eventual y previo a la etapa de investigación, pues sólo tiene lugar cuando no se cuenta con suficientes elementos de juicio y, por tanto, existe duda sobre la procedencia de la investigación disciplinaria.

Las Procuradurías Territoriales (Regionales, Distritales y Provinciales) están facultadas para ordenar y adelantar indagaciones disciplinarias de asuntos de competencia de las Procuradurías Delegadas, debiendo remitir la actuación al competente para que decida sobre la apertura de investigación disciplinaria. De la iniciación de dichas acciones el Procurador Territorial debe informar al Delegado para que si éste lo estima conveniente, asuma directamente el conocimiento del proceso.

4. RESPONSABILIDADES

Involucra a la Secretaría, Profesionales y al Jefe de la dependencia.

5. REFERENCIAS

Constitución Política.

Ley 200 de 1995, artículos 71, 117 a 130 y 138 a 143.

Decreto 262 de 2000 en relación con la competencia disciplinaria de las diferentes dependencias de la Procuraduría General.

Resolución 17 de 2000 del Procurador General, artículo 19.

Resolución 18 de 2000 del Procurador General.

Sentencias C-430/97, C-892/99 y C-728/00 de la Corte Constitucional.

6. DEFINICIONES

GEDIS - Sistema de Información de Gestión Disciplinaria

7. FORMATOS A UTILIZAR

Constancia de recibo.

Ficha para entrega y devolución de expedientes.

Planilla de reparto de expedientes.

Planilla de expedientes al Despacho.

8. CONDICIONES GENERALES

* La actuación disciplinaria se adelantará de oficio, por información proveniente de servidor público, de queja formulada por cualquier persona u otro medio, siempre y cuando éste amerite credibilidad.

* El término del procedimiento no podrá prolongarse por más de seis (6) meses.

* El competente podrá inadmitir de plano la queja cuando la considere infundada.

* La indagación preliminar no puede extenderse a hechos distintos del que fue objeto de denuncia, queja o iniciación oficiosa y los que le sean conexos.

9. SALIDAS

Auto motivado con alguna de las siguientes decisiones:

Archivo

Investigación disciplinaria.

Incorporación a otra investigación que paralelamente se adelante por los mismos hechos.

Remisión por competencia a otra dependencia de la Procuraduría General o a la oficina de control interno de la entidad.

10. REGISTROS

* Listado de expedientes a cargo indicando fecha de vencimiento de la actuación.

* Actas de visita, exposiciones libres, declaraciones juramentadas, experticios técnicos, documentos y demás medios de prueba autorizados por la ley que se alleguen en desarrollo del procedimiento.

* Actos de notificación.

* Comunicaciones a quejosos, disciplinados, entidades, etc.

* Estadísticas sobre movimiento de expedientes.

11. BASES DE AUTOCONTROL

* Verificar que la acción disciplinaria no se encuentre prescrita.

* Verificar que el expediente sea de competencia de la dependencia teniendo en cuenta la calidad del disciplinado, la materia y la jurisdicción.

* Tener en cuenta que concluido el término de seis (6) meses queda agotada la etapa probatoria y debe procederse a la evaluación del proceso.

* El auto que ordene la investigación disciplinaria debe contener:

– Breve fundamentación sobre la existencia del hecho u omisión que se investiga y sobre el carácter de falta disciplinaria.

– La orden de las pruebas que se consideren conducentes.

– Solicitud a la entidad para que informe los antecedentes laborales disciplinarios internos, sueldo devengado para la época de los hechos, los datos sobre su identidad personal y última dirección conocida.

– Solicitud a la División de Registro y Control para que informe los antecedentes disciplinarios que registre el disciplinado en la Procuraduría.

– La orden de informar al jefe de la entidad sobre la apertura de la investigación, con la advertencia de que deberá abstenerse de abrirla por los mismos hechos y que si la estuviere tramitando la suspenda y remita lo actuado en el estado en que se encuentre.

12. ANEX OS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIA

13.1 Recibe de la División de Registro y Control el expediente disciplinario. Firma constancia de recibo y archiva copia de la misma.

DESPACHO

13.2 Efectúa reparto del expediente y diligencia la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES" en la que se consigna el nombre del profesional y el tipo de actividad para la que se le asigna el expediente, la cual se anexa a la carátula superior de éste.

SECRETARIA

13.3 Actualiza GEDIS, diligencia planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" y hace entrega del expediente al Profesional.

PROFESIONAL

13.4 Firma planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" haciendo constar el recibo del expediente y la devuelve a Secretaría.

13.5 Si se trata de un expediente en el que ya se adelantó la indagación preliminar por parte de una Procuraduría Territorial, el procedimiento continúa en el paso 243. En caso contrario, evalúa la queja, elabora proyecto de decisión, diligencia la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES" y devuelve el expediente.

SECRETARIA

13.6 Actualiza GEDIS y registra la fecha de devolución del expediente por parte del profesional y la de asignación al Coordinador, en las planillas de "REPARTO DE EXPEDIENTES".

COORDINADOR

13.7 Firma planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" haciendo constar el recibo del expediente y la devuelve a Secretaría.

13.8 Evalúa expediente, aprueba proyecto y diligencia la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES". Si no están de acuerdo se repiten los pasos 3 al 8, regresando el expediente con las respectivas correcciones para nueva revisión.

SECRETARIA

13.9 Actualiza GEDIS y planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" registrando la devolución del expediente por el Coordinador.

SECRETARIA DEL DESPACHO

13.10 Diligencia planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

DESPACHO

13.11 Revisa, corrige y aprueba proyecto. Si el Despacho solicita opinión o concepto de un Profesional diligencia la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES" y se repiten los pasos 3, 4, 5, 10 y 11, pero en el paso 5 el expediente se devuelve con el proyecto corregido o acompañado de un escrito con el concepto y opinión.

SECRETARIA DEL DESPACHO

13.12 Descarga expediente de la planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

SECRETARIA

13.13 Imprime proyecto aprobado con las respectivas correcciones.

PROFESIONAL

13.14 Coloca visto bueno al documento impreso después de verificar que su contenido corresponde con el del proyecto y sus modificaciones.

DESPACHO

13.15 Firma el auto.

SECRETARIA

13.16 Fecha y numera el auto y archiva copia del mismo.

13.17 Elabora sendas comunicaciones a quejoso y disciplinado (siempre que estén identificados los presuntos responsables), informándoles sobre la decisión tomada y archiva copia de las mismas.

13.18 Si el auto ordena indagación preliminar se continúa el procedimiento en el siguiente paso. En caso contrario, se ejecutan las siguientes acciones dependiendo del tipo de decisión y se da por concluido este procedimiento:

13.18.1 Auto de archivo. Si el quejoso impugna la decisión mediante recurso de apelación y lo sustenta dentro de los términos de ley, por Secretaría se procede a elaborar el auto concediendo el recurso ante el superior y se inicia el procedimiento de "APELACION AUTO DE ARCHIVO". En caso contrario se procede al archivo físico del expediente.

13.18.2 Auto de incorporación: Procede a la incorporación física del expediente al proceso que queda vigente. Si éste se adelanta en otra dependencia se elabora el respectivo oficio remisorio, del cual se archiva copia, y se procede a su envío.

13.18.3 Auto de remisión por competencia a otra dependencia. Remite con oficio el expediente a la dependencia competente a través de la División Centro de Atención al Público si el competente tiene su sede en Bogotá o por intermedio de la sección de Correspondencia en caso contrario. Archiva copia del mismo.

13.18.4 Auto de remisión a la oficina de control interno disciplinario de la entidad. Remite con oficio el expediente a la entidad por intermedio de la Sección de Correspondencia, archiva copia del mismo y se inicia el procedimiento de "VIGILANCIA SUPERIOR".

13.18.5 Auto de iniciación de investigación disciplinaria. Se inicia el procedimiento de "INVESTIGACION DISCIPLINARIA" del proceso "INSTRUCCION".

13.19 Actualiza GEDIS.

13.20 En caso que para el desarrollo de la indagación preliminar se haya comisionado a un funcionario de otra dependencia se ejecuta el procedimiento "COMISIONES" y cuando el expediente regrese con la comisión cumplida, se ejecutan las actividades señaladas a continuación con excepción del paso 23.

13.21 Diligencia planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" y la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES" y hace entrega del expediente al Profesional.

PROFESIONAL

13.22 Firma planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" haciendo constar el recibo del expediente y la devuelve a Secretaría.

13.23 Adelanta la indagación preliminar para lo cual practica las pruebas decretadas, utilizando los medios de prueba legalmente reconocidos.

Dentro de las pruebas decretadas puede requerirse al quejoso para que amplíe la queja bajo la gravedad del juramento y aporte las pruebas que tenga en su poder y oír en exposición espontánea al servidor público que considere necesario para determinar la individualización o identificación de los intervinientes en el hecho investigado.

13.24 Procede a evaluar las pruebas para proyectar auto con la decisión que corresponda.

13.25 Se ejecutan los pasos 6 a 17.

13.26 De acuerdo con la decisión que se adopte se ejecutan las siguientes acciones:

13.26.1 Auto de archivo. Si el quejoso impugna la decisión mediante recurso de apelación y lo sustenta dentro de los términos de ley, por Secretaría se procede a elaborar el auto concediendo el recurso ante el superior y se inicia el procedimiento de "APELACION AUTO DE ARCHIVO". En caso contrario se procede al archivo físico del expediente.

13.26.2 Auto de incorporación. Procede a la incorporación física del expediente al proceso que queda vigente. Si éste se adelanta en otra dependencia se elabora el respectivo oficio remisorio, del cual se archiva copia, y se procede a su envío.

13.26.3 Auto de remisión por competencia a otra dependencia. Remite con oficio el expediente a la dependencia competente a través de la División Centro de Atención al Público si el competente tiene su sede en Bogotá o por intermedio de la sección de Correspondencia en caso contrario. Archiva copia del mismo.

13.26.4 Auto de remisión a la oficina de control interno disciplinario de la entidad. Remite con oficio el expediente a la entidad por intermedio de la sección de Correspondencia, archiva copia del mismo y se inicia el procedimiento de "VIGILANCIA SUPERIOR".

13.26.5 Auto de iniciación de investigación disciplinaria. Continúa el proceso con el procedimiento de "INVESTIGACION DISCIPLINARIA" del proceso "INSTRUCCION".

13.27 Actualiza GEDIS.

14. INDICADORES

* Número de quejas recibidas por mes.

* Número de autos de indagación preliminar, archivo, remisión por competencia a otra dependencia, remisión a control interno, incorporación y apertura de investigación proferidos por mes.

* Indice de evacuación por mes = salidos / entrados * 100%.

* Tiempo promedio de evacuación.

Dependencia: Pro curaduría General de la Nación

Proceso: Segunda Instancia

Procedimiento: Apelación auto de archivo

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: Carlos Arturo Gomez Pavajeau

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Decidir el recurso de apelación interpuesto por el quejoso contra el auto de archivo proferido por el inferior jerárquico funcional.

2. CLIENTES

Quejoso.

Informante.

3. ALCANCE

Aplica para todos los autos de archivo provisionales o definitivos de las diligencias investigativas, excepto cuando la causal sea la muerte del implicado, así como del fallo absolutorio.

4. RESPONSABILIDADES

El proceso involucra a Secretaría, Profesionales y Jefe de la dependencia.

5. REFERENCIAS

Ley 200 de 1995, artículos 151, 102 y 104.

Decreto 262 de 2000, artículos 7o. numeral 25, 17 numeral 4o., 22 numeral 1o., 25 numeral 4o., 74 y 75 numeral 3o.

Resolución 17 de 2000 del Procurador General, artículo 19.

Sentencias C-256/99 y C-956/99 de la Corte Constitucional.

Consejo de Estado – Sentencia de diciembre 4 de 1995 – Radicación No. 756.

6. DEFINICIONES

GEDIS – Sistema de información de Gestión Disciplinaria.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Constancia de recibo.

Planilla para registro trámite.

Ficha para entrega y devolución de expedientes.

Planilla de reparto de expedientes.

Planilla de expedientes al Despacho.

8. CONDICIONES GENERALES

Cuando el conocimiento corresponda a una Procuraduría Delegada, la competencia se determina por la materia.

9. SALIDAS

Auto que decide el recurso.

10. REGISTROS

Listado de expedientes a cargo.

Estadísticas sobre movimiento de expedientes.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificar que el recurso sea presentado y sustentado dentro del término de ejecutoria del auto de archivo, el cual es de cinco (5) días contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación por parte del quejoso.

Verificar que el expediente sea de competencia de la dependencia teniendo en cuenta la calidad del disciplinado, la materia y la jurisdicción.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIA

13.1 Reclama expediente en la División de Registro y Control con su correspondiente "PLANILLA PARA REGISTRO TRAMITE" y constancia de recibo. Firma el original de esta última y archiva la copia.

DESPACHO

13.2 Efectúa reparto del expediente y diligencia la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES" en la que se consigna el nombre del profesional y el tipo de actividad para la que se le asigna el expediente, la cual se anexa a la carátula superior de éste.

SECRETARIA

13.3 Actualiza GEDIS, diligencia planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" y hace entrega del expediente al Profesional.

PROFESIONAL

13.4 Firma planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" haciendo constar el recibo del expediente y la devuelve a Secretaría.

13.5 Evalúa expediente, elabora proyecto de decisión, diligencia la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES" y devuelve el expediente.

SECRETARIA

13.6 Actualiza GEDIS y registra la fecha de devolución del expediente en la planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES".

SECRETARIA DEL DESPACHO

13.7 Diligencia planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

DESPACHO

13.8 Revisa, corrige y aprueba proyecto. Si el Despacho solicita opinión o concepto de un Profesional se repiten los pasos 3 al 7, pero en el paso 5 el expediente se devuelve con el proyecto corregido o acompañado de un escrito con el concepto u opinión.

SECRETARIA DEL DESPACHO

13.9 Descarga expediente de la planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

SECRETARIA

13.10 Imprime proyecto aprobado con las respectivas correcciones.

13.11 Elabora oficio remisorio para devolver expediente a la dependencia que profirió el auto de archivo, a fin de que dé cumplimiento a lo dispuesto en el auto que resolvió el recurso y comunique la decisión al quejoso e implicados.

PROFESIONAL

13.12 Coloca visto bueno al documento impreso después de verificar que su contenido corresponde con el del proyecto y sus modificaciones.

DESPACHO

13.13 Firma el auto.

SECRETARIA

13.14 Fecha y numera el auto y archiva copia del mismo.

13.15 Actualiza GEDIS y "PLANILLA PARA REGISTRO TRAMITE".

13.16 Entrega expediente en la Oficina de Correspondencia, recibe copia del oficio remisorio con la constancia de recibo y la archiva.

14. INDICADORES

Número de expedientes recibidos por mes.

Número de expedientes evacuados por mes.

Indice de evacuación mensual = salidos / entrados * 100%.

Tiempo promedio de evacuación.

Dependencia: Procuraduría General de la Nación

Proceso: Instrucción

Procedimiento: INVESTIGACION DISCIPLINARIA

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: Carlos Arturo Gomez Pavajeau

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Establecer fehacientemente la existencia de la falta disciplinaria y la prueba concluyente sobre su autoría y concretar y formular los cargos deducidos al evaluar la investigación, sobre cuya base se va a edificar la existencia o no de la correspondiente responsabilidad disciplinaria.

La investigación debe iniciarse cuando se encuentra establecida la existencia de una falta disciplinaria y la identidad de su autor, como resultado de la indagación preliminar, de la queja formulada por cualquier persona o del informe.

2. CLIENTES

Quejoso

Disciplinado.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los miembros de las corporaciones públicas, empleados y trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios.

Para los mismos efectos se aplica a los particulares que ejerzan funciones públicas en forma permanente o transitoria, los funcionarios y trabajadores del Banco de la República, los integrantes de la Comisión de Lucha Ciudadana contra la Corrupción y las personas que administren los recursos de que trata el artículo 338 de la Constitución Política.

Las Procuradurías Territoriales (Regionales, Distritales y Provinciales) están facultadas para ordenar y adelantar indagaciones disciplinarias de asuntos de competencia de las Procuradurías Delegadas, pero deben remitir la actuación al competente para que decida sobre la iniciación de investigación disciplinaria.

4. RESPONSABILIDADES

Involucra a la Secretaría, Profesionales y Jefe de la depen dencia.

5. REFERENCIAS

* Constitución Política.

* Ley 200 de 1995, artículos 92, 117 a 130 y 144 a 151.

* Decreto 262 de 2000 en relación con la competencia disciplinaria de las diferentes dependencias de la Procuraduría General.

* Resolución 17 de 2000 del Procurador General, artículo 19.

* Resolución 18 de 2000 del Procurador General.

* Sentencias C-286/96, C-491/96, C-239/97, T-418/97, C-430/97 y 892/97 de la Corte Constitucional.

* Sentencia de febrero 15 de 1991 de la Sección Segunda del Consejo de Estado, expediente No. 1709.

6. DEFINICIONES

GEDIS - Sistema de Información de Gestión Disciplinaria

7. FORMATOS A UTILIZAR

* Ficha para entrega y devolución de expedientes.

* Planilla de reparto de expedientes

* Planilla de expedientes al Despacho.

8. CONDICIONES GENERALES

* Para que sea procedente es necesario que esté establecida la existencia de una falta disciplinaria y la prueba del posible autor de la misma.

* Cuando la falta que se investiga es grave el término de investigación será hasta de nueve (9) meses y si la falta es gravísima será hasta de doce (12) meses y cuando haya más de un disciplinado el término se prorrogará hasta en la mitad del que corresponda.

* Vencido el término de investigación, se dispone de treinta (30) días, prorrogables por un período igual según la gravedad de la falta, para evaluar la investigación. Vencido este término sin que se hubiere formulado de cargos se debe ordenar el archivo provisional del proceso, sin perjuicio de que si con posterioridad aparece la prueba para hacerlo, se proceda de conformidad siempre que no haya prescrito la acción disciplinaria.

9. SALIDAS

* Auto motivado con alguna de las siguientes decisiones:

* Archivo definitivo o provisional.

* Cargos.

* Incorporación a otra investigación que paralelamente se adelante por los mismos hechos.

* Remisión por competencia a otra dependencia de la Procuraduría General o a la oficina de control interno de la entidad.

10. REGISTROS

* Actas de visita, exposiciones libres, declaraciones juramentadas, experticios técnicos, documentos y demás medios de prueba autorizados por la ley que se alleguen en desarrollo del procedimiento.

* Actos de notificación.

* Comunicaciones a quejosos, disciplinados, entidades, etc.

* Listado de expedientes a cargo indicando fecha de vencimiento de la actuación.

* Estadísticas sobre movimiento de expedientes.

11. BASES DE AUTOCONTROL

* Verificar que la acción disciplinaria no se encuentre prescrita.

* Verificar que el expediente sea de competencia de la dependencia teniendo en cuenta la calidad del disciplinado, la materia y la jurisdicción.

* El auto que ordene la investigación disciplinaria debe contener:

– Breve fundamentación sobre la existencia del hecho u omisión que se investiga y sobre el carácter de falta disciplinaria.

– La orden de las pruebas que se co nsideren conducentes.

– Solicitud a la entidad para que informe los antecedentes laborales disciplinarios internos, sueldo devengado para la época de los hechos, los datos sobre su identidad personal y última dirección conocida.

– Solicitud a la División de Registro y Control para que informe los antecedentes disciplinarios que registre el disciplinado en la Procuraduría.

- La orden de informar al jefe de la entidad sobre la apertura de la investigación, con la advertencia de que deberá abstenerse de abrirla por los mismos hechos y que si la estuviere tramitando la suspenda y remita lo actuado en el estado en que se encuentre.

* El auto de cargos debe contener los siguientes elementos:

– Sinopsis indicando el origen y los hechos objeto de investigación.

– La individualización funcional e identificación del posible autor o autores de la (s) falta (s), señalando el cargo, el empleo y la entidad en que se desempeña o desempeñaba, así como la fecha o época aproximada de los hechos.

– La determinación de la norma que describe el derecho, deber, prohibición, inhabilidad o incompatibilidad que regula la conducta funcional y específica del servidor público investigado.

– La descripción de la conducta violatoria de lo anterior, señalando por separado la prueba en que se fundamenta cada uno de los cargos.

– Indicación de la norma o normas infringidas.

– La determinación provisional de la naturaleza de la falta y el grado de culpabilidad, precisando si se cometió a título de dolo o culpa. Cuando fueren varios los cargos y/o implicados se hará análisis separado para cada una de ellas y ellos.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIA

13.1 Elabora, envía y archiva c opia de las siguientes comunicaciones:

* Al disciplinado y al quejoso para informarles la decisión.

* A la entidad informando sobre la decisión y solicitando antecedentes laborales disciplinarios internos, sueldo devengado para la época de los hechos, los datos sobre su identidad personal y última dirección conocida.

* A la División de Registro y Control solicitando los antecedentes disciplinarios que registre el disciplinado en la Procuraduría.

SECRETARIA

13.2 Actualiza GEDIS.

13.3 En caso que para la práctica de las pruebas ordenadas se haya comisionado a un funcionario de otra dependencia se ejecuta el procedimiento "COMISIONES" y cuando el expediente regrese con la comisión cumplida, se ejecutan las actividades señaladas a continuación con excepción del paso 6.

13.4 Diligencia planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" y la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES", hace entrega del expediente al Profesional que tenía a su cargo el expediente y actualiza GEDIS.

PROFESIONAL

13.5 Firma planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" haciendo constar el recibo del expediente y la devuelve a Secretaría.

13.6 Practica las pruebas decretadas, utilizando los medios de prueba legalmente reconocidos.

13.7 Evalúa la investigación, elabora proyecto de decisión, diligencia la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES" y devuelve el expediente.

SECRETARIA

13.8 Actualiza GEDIS y registra la fecha de devolución del expediente por parte del profesional y la de asignación al Coordinador, en las planillas de "REPARTO DE EXPEDIENTES".

COORDINADOR

13.9 Firma planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" haciendo constar el recibo del expediente y la devuelve a Secretaría.

13.10 Evalúa expediente, aprueba proyecto y diligencia la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENT ES". Si no está de acuerdo se repiten los pasos 4, 5, 7, 8, 9 y 10 pero en el paso 7 se regresa el expediente con las respectivas correcciones para nueva revisión.

SECRETARIA

13.11 Actualiza GEDIS y planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" registrando la devolución del expediente por el Coordinador.

SECRETARIA DEL DESPACHO

13.12 Diligencia planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

DESPACHO

13.13 Revisa, corrige y aprueba proyecto. Si el Despacho solicita opinión o concepto de un Profesional diligencia la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES" y se repiten los pasos 4, 5, 7, 11, 12 y 13, pero en el paso 7 el expediente se devuelve con el proyecto corregido o acompañado de un escrito con el concepto u opinión.

SECRETARIA DEL DESPACHO

13.14 Descarga expediente de la planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

SECRETARÍA

13.15 Imprime proyecto aprobado con las respectivas correcciones.

PROFESIONAL

13.16 Coloca visto bueno al documento impreso después de verificar que su contenido corresponde con el del proyecto y sus modificaciones.

DESPACHO

13.17 Firma el auto.

SECRETARIA

13.18 Fecha y numera el auto y archiva copia del mismo.

13.19 Elabora sendas comunicaciones a quejoso y disciplinado informándoles sobre la decisión tomada y archiva copia de las mismas, salvo en el evento señalado en el ítem 20.5.

13.20 De acuerdo con la decisión que se adopte se ejecutan las siguientes acciones:

13.20.1 Auto de archivo definitivo o provisional. Si el quejoso impugna la decisión e interpone recurso de apelación y lo sustenta dent ro de los términos de ley, por Secretaría se procede a elaborar el auto concediendo el recurso ante el superior y se inicia el procedimiento de "APELACION AUTO DE ARCHIVO". En caso contrario se procede al archivo físico del expediente.

13.20.2 Auto de incorporación. Procede a la incorporación física del expediente al proceso que queda vigente. Si éste se adelanta en otra dependencia se elabora el respectivo oficio remisorio, del cual se archiva copia, y se procede a su envío.

13.20.3 Auto de remisión por competencia a otra dependencia. Remite con oficio el expediente a la dependencia competente a través de la División Centro de Atención al Público si el competente tiene su sede en Bogotá o por intermedio de la sección de Correspondencia en caso contrario. Archiva copia del mismo.

13.20.4 Auto de remisión a la oficina de control interno disciplinario de la entidad. Remite con oficio el expediente a la entidad por intermedio de la sección de Correspondencia, archiva copia del mismo y se inicia el procedimiento de "VIGILANCIA SUPERIOR".

13.20.5 Auto de cargos. Continúa el trámite con el procedimiento de "NOTIFICACIONES Y RECURSOS" del proceso "INSTRUCCION".

13.21 Actualiza Gedis.

14. INDICADORES

* Número de autos de indagación preliminar, archivo, remisión por competencia a otra dependencia, remisión a control interno, incorporación y cargos e implicados proferidos por mes.

* Número de investigaciones tramitadas por mes.

* Tiempo promedio de evacuación.

Dependencia: Procuraduría General de la Nación

Proceso: Fallo

Procedimiento: Fallo

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Proferir decisión de fondo en el proceso disciplinario, previo el agotamiento del trámite de la investigación.

2. CLIENTES

 Implicado.

 Quejoso.

3. ALCANCE

Aplica a todos los procesos disciplinarios en los cuales se ha proferido auto de cargos y se ha efectuado la práctica de las pruebas decretadas de oficio o a petición de parte.

4. RESPONSABILIDADES

El proceso involucra a Secretaría, Profesionales y Jefe de la dependencia.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política, artículo 29.

 Ley 200 de 1995, artículos 33, 91, 93, 94, 95, 155 y 156.

 Decreto 262 de 2000 en relación con la competencia disciplinaria de las diferentes dependencias de la Procuraduría General.

 Normas especiales pertinentes y demás j urisprudencias complementarias concordantes.

6. DEFINICIONES

GEDIS - Sistema de Información de Gestión Disciplinaria.

A QUO - Funcionario competente en primera instancia.

AD QUEM - Funcionario competente en segunda instancia.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Ficha para entrega y devolución de expedientes.

 Planilla de reparto de expedientes

 Planilla de expedientes al Despacho.

 Constancia secretarial.

8. CONDICIONES GENERALES

 Antes de proferir el fallo de instancia si el competente considera necesario practicar pruebas para verificar los hechos relacionados con los cargos, de oficio las decretará y practicará en un lapso no mayor de treinta (30) días.

 El fallo debe contener:

– Sinopsis de los cargos imputados, si fueren varios los acusados se precisarán por separado.

– Síntesis de la prueba recaudada.

– Resumen de las alegaciones de descargos y las razones para aceptarlas o negarlas.

– Análisis jurídico probatorio fundamento del fallo.

– Especificación de los cargos que se consideren probados con la indicación de las normas infringidas y la determinación de las acusaciones desvirtuadas.

– Análisis de los criterios utilizados para determinar la naturaleza de las faltas probadas, su gravedad o levedad, atenuantes y/o agravantes y las consecuentes sanciones que se impongan, señalando en forma separada las accesorias.

– La decisión a adoptar y las comunicaciones necesarias para su ejecución.

– En los casos de absolución, cuando se hubiera ordenado la suspensión provisional, se ordenará el reconocimiento y pago de lo dejado de percibir por conceptos salariales.

 El fallo debe proferirse dentro de los cuarenta (40) días, en caso de que los investigados sean tres o más, el término se ampliará en quince (15) días más.

 Contra la decisión absolutoria el disciplinado puede solicitar por escrito la confirmación de la decisión absolutoria y el quejoso puede interponer recurso de apelación.

 Cuando no se interpone el recurso de apelación contra una decisión sancionatoria diferente a la amonestación escrita la sanción queda en firme. Cuando se impone sanción de amonestación escrita o se absuelve, se debe enviar en consulta al ad quem.

9. SALIDAS

Fallo de instancia.

10. REGISTROS

 Estadísticas sobre movimiento de expedientes.

 Estadísticas sobre número de fallos y de decisiones absolutorias, sancionatorias, discriminado por tipo de sanción principal y accesoria, de prescripción y de extinción de la acción.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificar que la acción disciplinaria no se encuentre prescrita.

 Verificar que el expediente sea de competencia de la dependencia teniendo en cuenta la calidad del disciplinado, la materia y la jurisdicción.

 Verificar los términos legales señalados para decretar y practicar pruebas y proferir la decisión.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

DESPACHO O SECRETARIA

1. Efectúa reparto del expediente y diligencia la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES" en la que se consigna el nombre del profesional y el tipo de actividad para la que se le asigna el expediente, la cual se anexa a la carátula superior de éste.

SECRETARIA

2. Actualiza GEDIS, diligencia planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" y hace entrega del expediente al Profesional.

PROFESIONAL

3. Firma planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" haciendo constar el recibo del expediente y la devuelve a Secretaría.

4. Evalúa expediente y si considera necesaria la práctica de pruebas de oficio, se ejecuta el procedimiento "PRUEBAS".

5. Evalúa expediente, elabora proyecto de fallo, diligencia la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES" y devuelve el expediente.

SECRETARIA

6. Actualiza GEDIS y registra la fecha de devolución del expediente en la planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES".

SECRETARIA DEL DESPACHO

7. Diligencia planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

DESPACHO

8. Revisa, corrige y aprueba proyecto.

SECRETARIA DEL DESPACHO

9. Descarga expediente de la planil la de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

PROFESIONAL

10. Imprime proyecto y coloca visto bueno al documento impreso después de verificar que su contenido corresponde con el del proyecto aprobado y sus modificaciones.

DESPACHO

11. Revisa y firma el fallo.

SECRETARIA

12. Fecha y numera el fallo y archiva copia del mismo.

13. Actualiza GEDIS.

14. Se ejecuta el procedimiento "NOTIFICACIONES Y RECURSOS", el cual remite al procedimiento "APELACION O CONSULTA DEL FALLO", en caso que el fallo haya sido apelado por el disciplinado o el quejoso, según el caso.

15. Si la decisión fue absolutoria pero no la impugnó el quejoso o se impuso sanción de amonestación escrita al disciplinado sin que éste apelara, el expediente se envía en consulta al ad quem con oficio remisorio del cual se archiva copia y se ejecuta el procedimiento "APELACION O CONSULTA DEL FALLO".

16. Surtido el trámite de consulta, apelación o queja, se ejecuta el procedimiento "NOTIFICACIONES Y RECURSOS".

17. En firme el fallo de segunda instancia o el de primera, en caso que no se haya impugnado o no se hubiese concedido el recurso, se procede a darle cumplimiento ejecutando las siguientes acciones:

17.1 Se elabora comunicación al quejoso informándole la decisión adoptada y se archiva copia de la misma.

17.2 Se remiten copias de los fallos de primera y segunda instancia (si lo hubo), con sus respectivas constancias de notificación y ejecutoria a la División de Registro y Control.

17.3 Si la decisión fue sancionatoria se remiten copias de los fallos de primera y segunda instancia (si lo hubo), con sus respectivas constancias de notificación y ejecutoria, a la Entidad para que proceda a su ejecución y anotación de la sanción en la hoja de vida del servidor público.

18. Se elabora constancia secretarial y se procede al archivo físico del expediente.

14. INDICADORES

 Número de fallos proferidos por mes.

 Número de decisiones absolutorias, sancionatorias, discriminando por tipo de sanción principal y accesoria, de prescripción y extinción de la acción, proferidas por mes.

 Promedio de sanciones respecto del total de decisiones.

 Promedios por tipo de sanción respecto del total de sanciones.

Dependencia: Procuraduría General de la Nación

Proceso: Instrucción – Fallo – Segunda Instancia – Procedimiento Verbal

Procedimiento: Comisiones

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: Carlos Arturo Gomez Pavajeau

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Realizar, atendiendo razones de economía procesal, inmediatez de la prueba y auxilio institucional e interinstitucional, la realización de algunos actos que no pueden efectuarse directamente por el titular de la competencia, los cuales no pueden implicar juzgamiento y deben ser ordenados mediante auto, en el cual se indique la dependencia comisionada y el tipo de comisión o apoyo requerido.

2. CLIENTES

Las distintas dependencias de la Procuraduría General que cumplen funciones disciplinarias y que mediante providencia de trámite ordenan o solicitan, la práctica de pruebas o notificaciones fuer a de su sede.

3. ALCANCE

El procedimiento aplica en los siguientes eventos:

 Cuando la notificación personal de los fallos y de los autos, deba hacerse en sede diferente a la del funcionario competente.

 Cuando el funcionario competente considere que las pruebas ordenadas en la indagación preliminar, en la investigación disciplinaria, en la etapa de descargos o antes de proferir los fallos de primera y segunda instancia, deban ser practicadas por otro funcionario.

4. RESPONSABILIDADES

 Secretaria, Profesionales y Jefe de la dependencia de la Procuraduría o Personería Distrital o Municipal comisionada. Cuando se trata de notificaciones en el exterior, se comisiona al cónsul o embajador que corresponda.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia.

 Código Contencioso Administrativo, artículos 44, 45 y 48.

 Ley 200 de 1995, artículos 90, 121, 143 y 157 inciso 2o.

 Decreto 262 de 2000, artículos 7 numeral 20 y 25 numeral 10.

 Sentencia No. T-458 de 1994 de la Corte Constitucional.

 Sentencia de septiembre 1o. de 1995 de la Sección Tercera del Consejo de Estado, radicación No. AC-2928.

 Normas especiales pertinentes y demás jurisprudencias complementarias concordantes.

6. DEFINICIONES

GEDIS - Sistema informático de GESTIÓN DISCIPLINARIA

COMITENTE - Dependencia del Ministerio Público que comisiona o solicita la colaboración, auxilio o apoyo.

COMISIONADO - Dependencia que cumple la comisión ordenada o presta el apoyo.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Ficha para entrega y devolución de expedientes.

 Planilla de "EXPEDIENTES ENVIADOS EN COMISION".

 Planilla de "EXPEDIENTES RECIBIDOS EN COMISION"

 Planilla de reparto de expedientes.

 Planilla de expedientes al Despacho.

8. CONDICIONES GENERALES

 Este instrumento evita el desplazamiento a otro lugar de un servidor de la dependencia comitente, ocasionando menores gastos para entidad y para el Estado y menor desgaste de su aparato disciplinario.

 El comisionado sólo podrá realizar aquellas diligencias para las que fue expresamente comisionado, sin dejar abierta la posibilidad de extender a otras diligencias los términos de la comisión.

 El auto comisorio deberá indicar claramente cada una de las diligencias a practicar y cuando se trate de diligencias testimoniales o versión libre, consignará las preguntas a formular, salvo que la pr ueba la solicite un sujeto procesal quien formulará el interrogatorio.

 Cuando se solicite la notificación de un acto la comisión tendrá un término de veinte (20) días hábiles. Vencido el término sin que se tuviere constancia de la notificación el comitente procederá a surtirla por edicto.

 Para la práctica de pruebas el comitente sólo podrá comisionar a un funcionario idóneo de igual o inferior categoría.

9. SALIDAS

 Actas de visita, exposiciones libres, declaraciones juramentadas, experticios técnicos, documentos y demás medios de prueba autorizados por la ley que se alleguen en desarrollo del procedimiento.

 Actos de notificación.

10. REGISTROS

 Listado de expedientes enviados en comisión.

 Listado de expedientes recibidos en comisión.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificar el cumplimiento de los términos de comisión.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIA DEPENDENCIA COMITENTE

1. Elabora oficio remisorio para el envío del expediente original al comisionado y archiva copia del mismo. Si el comitente tiene sede en la ciudad de Bogotá, el expediente se envía a través de la sección de Correspondencia. Si comitente y comisionado tien en su sede en la misma ciudad el expediente se envía directamente.

Conserva copia del expediente mientras éste regresa con la comisión cumplida.

2. Diligencia la planilla de "EXPEDIENTES ENVIADOS EN COMISION" y actualiza GEDIS.

SECRETARIA DEPENDENCIA COMISIONADA

3. Diligencia la planilla de "EXPEDIENTES RECIBIDOS EN COMISION" y actualiza GEDIS.

4.1 Si la comisión es para notificación se adelantan las siguientes acciones:

4.1.1 Elabora y envía telegrama al disciplinado a la dirección registrada en el expediente y/o a la que figure en el directorio telefónico, solicitándole se presente a la Procuraduría para la correspondiente notificación. Archiva copia del mismo.

Si el disciplinado no se presenta elabora y envía oficio por correo certificado a las mismas direcciones para el citado fin y archiva copia del mismo.

4.1.2 Si la notificación no fue exitosa elabora edicto para proceder a la notificación por este medio y archiva copia del mismo.

En caso contrario, recibe el (los) memorial (es) por medio de los cuales el disciplinado impugna el acto que se le notificó y lo sustenta, siempre y cuando el mismo sea susceptible de recursos de acuerdo con la ley.

4.1.3 Elabora constancia secretarial señalando el resultado del trámite de notificación y archiva copia de la misma.

4.2 Si la comisión es para práctica de pruebas se adelantan las siguientes acciones:

DESPACHO o SECRETARIA DEPENDENCIA COMISIONADA

4.2.1 Efectúa reparto del expediente y diligencia la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES" en la que se consigna el nombre del profesional y el tipo de actividad para la que se le asigna el expediente, la cual se anexa a la carátula superior de éste.

SECRETARIA DEPENDENCIA COMISIONADA

4.2.2 Elabora auto subcomisionando al profesional asignado para la práctica de las pruebas y diligencia la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES".

SECRETARIA DEL DESPACHO DEPENDENCIA COMISIONADA

4.2.3 Diligencia planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

DESPACHO DEPENDENCIA COMISIONADA

4.2.4 Revisa y firma auto.

SECRETARIA DEL DESPACHO DE DEPENDENCIA COMISIONADA

4.2.5 Descarga expediente de la planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

SECRETARIA DEPENDENCIA COMISIONADA

4.2.6 Fecha y numera auto y archiva copia del mismo.

4.2.7 Actualiza GEDIS, diligencia planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" y hace entrega del expediente al Profesional.

PROFESIONAL DEPENDENCIA COMISIONADA

4.2.8 Firma planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" haciendo constar el recibo del expediente y la devuelve a Secretaría.

4.2.9 Practica las pruebas decretadas utilizando los medios de prueba legalmente reconocidos, diligencia la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES" y devuelve el expediente.

SECRETARIA DEPENDENCIA COMISIONADA

4.2.10 Registra la fecha de devolución del expediente por parte del profesional en la planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" y actualiza GEDIS.

5. Elabora auto ordenando la devolución del expediente al comitente y oficio remisorio.

SECRETARIA DEL DESPACHO DEPENDENCIA COMISIONADA

6. Diligencia planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

DESPACHO DEPENDENCIA COMISIONADA

7. Revisa y firma auto.

SECRETARIA DEL DESPACHO DE DEPENDENCIA COMISIONADA

8. Descarga expediente de la planilla de "EXP EDIENTES AL DESPACHO".

SECRETARIA DEPENDENCIA COMISIONADA

9. Fecha y numera auto y oficio remisorio y archiva copia de ambos, actualiza GEDIS y planilla de "EXPEDIENTES RECIBIDOS EN COMISION", registrando la fecha de devolución del expediente, y remite expediente al comitente.

SECRETARIA DEPENDENCIA COMITENTE

10. Recibe expediente con la comisión cumplida y actualiza GEDIS y planilla de "EXPEDIENTES ENVIADOS EN COMISION", registrando la fecha de recibo del expediente.

14. INDICADORES

 Número de expedientes enviados en comisión por mes.

 Número de expedientes recibidos en comisión por mes.

 Indice de evacuación de comisiones por mes, clasificado por tipo de comisión = salidos / entrados * 100%.

 Tiempo promedio de evacuación de comisiones, clasificado por tipo.

Dependencia: Procuraduría General de la Nación

Proceso: Instrucción fallo segunda instancia procedimiento verbal

Procedimiento: Notificaciones y recursos

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Garantizar los principios del debido proceso, publicidad, contradicción, defensa e impugnación, de tal manera que el disciplinado pueda conocer las decisiones que se producen en desarrollo del proceso disciplinario con el fin de designar apoderado, si lo considera necesario, rendir descargos por escrito o solicitar expresamente ser oído en declaración de descargos, solicitar la práctica de las pruebas e intervenir en la práctica de las que estime pertinentes, obtener copias de la actuación e interponer los recursos dentro de los términos y condiciones establecidos en el Código Disciplinario Unico.

Igualmente, garantizar el derecho del quejoso a interponer recurso de apelación contra los autos de archivo definitivos y provisionales y los fallos absolutorios.

2. CLIENTES

 Disciplinado.

 Quejoso.

3. ALCANCE

* La Corte Constitucional en sentencia C-892/99 señaló que en las "comunicaciones" y "publicaciones" a que se refiere el artículo 79 del Código Unico Disciplinario, a diferencia de las "notificaciones" no se garantiza al investigado que pueda conocer y controvertir las decisiones, ni se regulan las fechas en que las mismas se entienden surtidas ni el término para impugnarlas.

Por tal razón dispuso que además de los actos mencionados en el artículo 84 del citado Código, al disciplinado le deben ser notificados todos los actos procesales que por la naturaleza misma de la decisión él deba conocer para poder controvertirlos. Dentro de éstos tenemos:

a) Fallos;

b) Auto de cargos;

c) Auto de citación a audiencia en el procedimiento verbal;

d) Auto que niega total o parcialmente la práctica de pruebas, tanto en la investigación disciplinaria como las solicitadas en el memorial de descargos;

e) Auto que decide sobre la acumulación de investigaciones o la incorporación de un expediente a otro;

f) Auto que decide sobre la solicitud de revocatoria directa;

h) Auto que decide sobre impedimentos y recusaciones;

i) Auto que ordena la suspensión provisional;

j) Auto que decide sobre la nulidad de la actuación o la decreta de oficio.

 Los siguientes actos deben comunicarse al disciplinado:

a) Auto que niega la recepción de la versión voluntaria;

b) Auto que dispone la remisión de las diligencias por competencia a otra dependencia de la Procuraduría o a la Oficina de Control Interno Disciplinario de la Entidad;

c) Auto que ordena el archivo provisional o definitivo de las diligencias;

d) Auto de apertura de investigación disciplinaria;

e) Auto que decide sobre la solicitud de copias.

Los actos señalados en el literal b) del numeral anterior y los literales b) y c) también deben ser comunicados al quejoso.

 Con el fin de dar cumplimiento a los artículos 80 de la Ley 200 de 1995 y 81, inciso final, de la Ley 190 de 1995, es indispensable que al iniciar la indagación preliminar o cuando, en desarrollo de la misma, se identifique o individualice a los servidores públicos intervinientes en el hecho investigado, se les comunique sobre la existencia del proceso disciplinario, para que puedan ejercer sus derechos de contradicción y defensa.

 Los recursos o medios de impugnación tienen por finalidad lograr que la Procuraduría revise sus propios actos o los someta a consideración del ad quem para revocar, confirmar o modificar las decisiones, cuando los implicados no estén conformes con ellas o porque lesionen sus intereses.

 Contra las decisiones disciplinarias, en los casos, términos y condiciones establecidas en el Código Unico Disciplinario, proceden los recursos de reposición, apelación y queja.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a Secretaría y al Jefe de la dependencia.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política, artículo 29.

 Código Contencioso Administrativo, artículos 44, 45 y 48.

 Ley 190 de 1995, artículos 33 y 81.

 Ley 200 de 1995 artículos 72, 73, 74, 75 numerales 2o. y 5o., 79 numeral 1o., 80, 83 a 90, 96 a 108, 130, 144, 161, 164 y 169.

 Sentencias C-119/93, T-419/94, T-382/95, C-017/96, C-037/96, C-280/96, SU-620/96, C-430/97, SU-195/98 y C-892/99 de la Corte Constitucional.

 Auto 4 de 1990 de la Sección Primera del Consejo de Estado.

 Auto de mayo 20 de 1975 de la Sala de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado.

 Sentencia de septiembre 7 de 1988 de la Sala Plena de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado.

 Sentencia de septiembre 1o. de 1995 de la Sección Tercera del Consejo de Estado, radicación No. AC-2928.

 Concepto de noviembre 20 de 1996 de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, radicación No. 890.

 Circular 002 del 23 de junio de 1999 de la Procuraduría Auxiliar.

 Normas especiales pertinentes y demás jurisprudencias complementarias concordantes.

6. DEFINICIONES

AD QUEM – Competencia funcional de segunda instancia o superior jerárquico funcional.

GEDIS - Sistema de Información de Gestión Disciplinaria.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Ficha para entrega y devolución de expedientes.

 Constancia secretarial.

 Planilla de reparto de expedientes

 Planilla de expedientes al Despacho.

8. CONDICIONES GENERALES

 La notificación puede ser personal, por estrado, por edicto o por conducta concluyente, de acuerdo con los siguientes criterios:

– Cuando se agoten las diligencias pertinentes, de las cuales se dejará constancia en el expediente, sin que se haya podido notificar personalmente cualquiera de los actos señalados en el numeral 3 "ALCANCE", su notificación se surtirá por edicto.

– Las providencias que se dicten en audiencia pública se notifican en estrados. También se consideran notificadas aquellas que se dicten en el curso de cualquier diligencia en la que esté presente el disciplinado o su apoderado.

– Cuando no se haya hecho notificación personal o se haya notificado irregularmente el auto o fallo proferido en un proceso disciplinario, la exigencia legal se entiende satisfecha para todos los efectos, si el disciplinado no reclama y actúa en diligencias posteriores o interpone los recursos contra ellos.

 Los recursos se interponen ante el funcionario que expidió el acto quien lo concede o lo niega.

Una vez interpuestos se deben sustentar desde la fecha en que dictó la providencia hasta el término de cinco (5) días, contados a partir de la última notificación. Si ésta se hizo en estrados la impugnación y sustentación sólo procede en el mismo acto. En caso que no se sustenten no se concederán.

 El recurso de reposición procede contra los autos de sustanciación, contra el que niega la recepción de la versión voluntaria y contra los fallos de única instancia. La providencia que decide el recurso no es susceptible de recurso alguno, salvo que contenga puntos que no habían sido decididos en el auto impugnado, caso en el cual podrá interponerse recurso respecto de los puntos nuevos. También puede recurrirse en reposición cuando alguno de los intervinientes a consecuencia de la reposición, adquiera interés jurídico para ello.

 El recurso de apelación es procedente contra el auto que niega pruebas en la investigación disciplinaria o las solicitadas en los descargos, y contra el fallo de primera instancia. En el primer caso se concede en el efecto suspensivo si las niega todas y en el devolutivo si la negativa es parcial.

 El recurso de queja procede cuando se rechace el de apelación y debe interponerse y sustentarse dentro del término de ejecutoria del auto que deniega el recurso de apelación.

 El recurso de reposición se resuelve por el funcionario que profirió la providencia recurrida y los de apelación y queja por el ad quem.

 El recurrente podrá desistir de los recursos antes que el funcionario competente lo decida.

 El informador o quejoso, pese a no tener la calidad de sujeto procesal, puede interponer recurso de apelación contra los autos que ordenen el archivo provisional o definitivo de la s diligencias investigativas, excepto cuando la causal sea la muerte del implicado, así como del fallo absolutorio.

9. SALIDAS

 Acta, constancia, documento o manifestación tácita o expresa sobre el conocimiento de la decisión susceptible de impugnación.

 Auto que concede o niega el recurso interpuesto.

10. REGISTROS

 Relación de expedientes en trámite de notificación.

 Relación de expedientes en trámite de apelación ante el superior, clasificada por tipo de actuación.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificar que la acción disciplinaria no se encuentre prescrita.

 Verificar que el expediente sea de competencia de la dependencia teniendo en cuenta la calidad del disciplinado, la materia y la jurisdicción.

 Verificar que la notificación del acto haya cumplido con la totalidad de los requisitos señalados en el punto 8 "CONDICIONES GENERALES".

 Verificar que el recurso de apelación sea presentado y sustentado dentro del término de ejecutoria del fallo de primera instancia, el cual es de cinco (5) días contados a partir de la fecha de la última notificación.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIA

1.1 Cuando el respectivo acto ordene la notificación a través de funcionario comisionado, teniendo en cuenta que ésta debe rea lizarse en sede diferente a la del funcionario competente, se ejecuta el procedimiento "COMISIONES".

Si la notificación no fue exitosa se continúa en el paso 1.2.3.b.

Si la notificación fue exitosa se pasa al punto 4 siempre y cuando contra el acto notificado se hayan interpuesto los recursos de ley o al punto 8 si no se impugnó.

1.2 En caso que el trámite de notificación se deba surtir a través de la dependencia competente, se ejecutan las siguientes acciones:

1.2.1 Elabora y envía telegrama al disciplinado a la dirección registrada en el expediente y/o a la que figure en el directorio telefónico, solicitándole se presente a la Procuraduría para la correspondiente notificación. Archiva copia del mismo.

1.2.2 Si el disciplinado no se presenta elabora y envía oficio por correo certificado a las mismas direcciones para el mismo fin y archiva copia del mismo.

1.2.3 Si la notificación no fue exitosa se adelantan los siguientes pasos:

a) Elabora edicto para proceder a la notificación por este medio y archiva copia del mismo;

b) Si se pretende la notificación del auto de cargos proyecta auto para la firma del jefe de la dependencia nombrando apoderado de oficio, le da posesión y lo notifica del auto.

NOTA: Cuando se trate de un auto de archivo provisional o definitivo o de un fallo absolutorio, se elabora comunicación al quejoso a la dirección registrada en la queja al día siguiente de su pronunciamiento para que pueda impugnar mediante recurso de apelación debidamente fundamentado.

DISCIPLINADO O QUEJOSO

2. Impugna la decisión mediante el recurso que corresponda, siempre y cuando contra el acto procedan los mismos de acuerdo con la ley.

Si contra el acto no se interpuso ninguna clase de recurso concluye el procedimiento.

3. Presenta memorial sustentando el recurso.

SECRETARIA

4. Proyecta auto concediendo o negando el recurso interpuesto.

DESPACHO

5. Revisa y firma el auto.

SECRETARIA

6. Comunica la decisión al disciplinado.

7. En caso que se haya concedido el recurso:

7.1 Si se trata de recurso de reposición se efectúa el reparto del expediente al Profesional para que proyecte la decisión de fondo.

7.2 Si se trata de recurso de apelación elabora oficio remitiendo el expediente al ad quem y se archiva copia del mismo. A partir de este momento se ejecuta el procedimiento "APELACION O CONSULTA FALLO" o "APELACION AUTO NIEGA PRUEBAS" o "APELACIÓN AUTO DE ARCHIVO" del proceso "SEGUNDA INSTANCIA", según el tipo de acto que se haya impugnado.

8. Actualiza GEDIS.

14. INDICADORES

 Notificaciones efectuadas en el mes clasificadas por tipo de acto y tipo de notificación.

 Autos que deciden recursos proferidos en el mes, distinguiendo por tipo de recurso y entre los que lo concedieron y negaron.

Dependencia: Procuraduría General de la Nación

Proceso: Instrucción fallo segunda instancia procedimiento verbal

Procedimiento: Pruebas

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Proferir el pronunciamiento sobre pruebas en cualquiera de las etapas procesales en las que sea procedente su práctica, ya sea a petición de los sujetos procesales o de oficio, dando aplicación al debido proceso como principal manifestación del derecho de defensa y en desarrollo de los principios de celeridad, economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad, publicidad y contradicción.

2. CLIENTES

 Disciplinado.

3. ALCANCE

La ordenación y práctica de pruebas es procedente en las siguientes etapas procesales:

 Indagación preliminar.

 Investigación disciplinaria.

 Pruebas de descargos.

 Antes del fallo de instancia.

 Antes del fallo de segunda instancia.

En los tres primeros casos es procedente de oficio o a solicitud de parte y en el último únicamente pueden decretarse de oficio, por parte del funcionario competente.

En el cuarto evento, de acuerdo con el artículo 156 de la Ley 200 de 1995, las pruebas solamente proceden de oficio, no obstante, la Corte Constitucional, en Sentencia C-430/97, señaló que la oportunidad de contradicción probatoria existe tanto en la indagación preliminar, como en la investigación y en la etapa de juzgamiento, la cual inicia con la formulación de cargos y concluye con el fallo de instancia. En estas condiciones, resulta evidente que antes del fallo de instancia la solicitud, ordenación y práctica de pruebas también resulta procedente a petición de parte.

4. RESPONSABILIDADES

Secretaría, Profesionales y Jefe de la dependencia competente o comisionada, según el caso.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política, artículo 29.

 Ley 200 de 1995, artículos 73 literales b) y c), 74, 77 numeral 5o., 80, 82, 84, 102, 103, 117 a 130, 140, 143, 153, 156, 158 inciso 2o. y 162 a 165.

 Sentencias C-150/93, C-280/96, SU-620/96, C-430/97, C-892/99 y C-728/00 de la Corte Constitucional.

 Normas especiales pertinentes y demás jurisprudencias complementarias concordantes.

6. DEFINICIONES

GEDIS - Sistema de Información de Gestión Disciplinaria.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Constancia secretarial.

 Ficha para entrega y devolución de expedientes.

 Planilla de reparto de expedientes

 Planilla de expedientes al Despacho.

8. CONDICIONES GENERALES

 El término para decretar y practicar pruebas en la indagación preliminar no podrá prolongarse por más de seis (6) meses.

 El término para decretar y practicar pruebas en la investigación disciplinaria cuando la falta que se investiga es grave será hasta de nueve (9) meses y si la falta es gravísima será hasta de doce (12) meses y cuando haya más de un disciplinado se prorrogará hasta en la mitad del que corresponda.

 El término para decretar las pruebas pedidas en los descargos y las que por oficio el competente considere conducentes con base en los mismos será de veinte (20) días y para su práctica será hasta el máximo de los términos fijados en el ítem anterior.

 Cuando el funcionario competente antes de proferir el fallo de instancia considere necesario practicar pruebas para verificar los hechos relacionados con los cargos, de oficio o a petición de parte las decretará y practicará en un lapso no mayor de treinta (30) días.

 El funcionario de segunda instancia podrá, únicamente de oficio, decretar y practicar las pruebas que considere indispensables para la decisión, dentro de un término de diez (10) días libres de distancia, pudiendo comisionar para su práctica.

 Para la práctica de pruebas el competente podrá comisionar, pero solamente a un funcionario idóneo de igual o inferior categoría.

 Contra los autos que niegan la práctica de las pruebas solicitadas tanto en la investigación disciplinaria como en los descargos es procedente el recurso de apelación. Si la negativa es parcial el recurso se concede en el efecto devolutivo, si es total en el efecto suspensivo.

 Las pruebas que se decreten deben ser pertinentes, conducentes y eficaces.

9. SALIDAS

 Actas de visita, actas de exposiciones libres, actas de declaraciones juramentadas, experticios técnicos, documentos y demás medios de prueba autorizados por la ley que se alleguen en desarrollo del procedimiento.

10. REGISTROS

 Relación de expedientes que se encuentran en práctica de pruebas indicando la fecha límite para su evacuación, de acuerdo con el término legal.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verifique los términos establecidos en el punto "CONDICIONES GENERALES" para decretar y practicar pruebas, de acuerdo con la etapa en que se encuentre el proceso disciplinario.

 Tenga en cuenta los eventos en los cuales su ordenación procede a petición de parte o de oficio exclusivamente.

 Tenga presente los principios de pertinencia, conducencia y eficacia de la prueba.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

NOTA 1: Las actividades que se señalan en este numeral relacionadas con Coordinador o Revisor, se ejecutan únicamente cuando dicha función haya sido establecida internamente por el Jefe de la dependencia.

NOTA 2: Cuando se trate de un expediente que se encuentra a cargo de un Profesional para proyectar fallo de primera o segunda instancia y éste considera necesaria la práctica de pruebas de oficio, o a petición de parte en el primer caso, elabora el respectivo auto decretando las mismas, devuelve el expediente a Secretaría y el procedimiento se ejecuta a partir del paso 10, con excepción del paso 18, toda vez que son pruebas decretadas de oficio.

DISCIPLINADO

1. Presenta memorial aportando y/o solicitando pruebas durante la investigación disciplinaria, en los descargos o antes de proferir el fallo de primera instancia.

SECRETARÍA

2. Si se trata de un memorial de descargos elabora constancia secretarial indicando si el mismo fue presentado en el término de ley y si se solicitaron y/o aportaron pruebas.

3. Actualiza GEDIS registrando la fecha de presentación de la solicitud de pruebas o del escrito de descargos.

4. Si el expediente se encuentra en Secretaría diligencia la planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" y la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES", incorpora el memorial al expediente y lo entrega al Profesional que tenía a su cargo el mismo. Si está en poder de éste hace entrega de la solicitud.

PROFESIONAL

5. Si el expediente no se encontraba a su cargo firma planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" haciendo constar el recibo del expediente y la devuelve a Secretaría. En caso contrario recibe la solicitud de pruebas, firma constancia de su recibo y la anexa al expediente.

6. Evalúa la solicitud o memorial de descargos, según el caso. Si en este último no se solicitó la práctica de pruebas y no considera necesario decretarlas de oficio, se ejecutan los pasos 24.1 y 24.2 y termina el procedimiento.

En los demás eventos, diligencia la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES" y devuelve el expediente a Secretaría con el respectivo auto que decide sobre las pruebas solicitadas o las que de oficio considere conducentes.

SECRETARÍA

7. Actualiza GEDIS y registra la fecha de devolución del expediente por parte del profesional y la de asignación al Coordinador o Revisor, en las planillas de "REPARTO DE EXPEDIENTES".

COORDINADOR O REVISOR

8. Firma planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" haciendo constar el recibo del expediente y la devuelve a Secretaría.

9. Evalúa expediente y aprueba proyecto.

10. Diligencia la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES" a fin de que por Secretaría se ingrese el expediente al Despacho.

SECRETARÍA

11. Actualiza GEDIS y planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" registrando la devolución del expediente por el Coordinador o Revisor.

SECRETARIA DEL DESPACHO

12. Diligencia planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

DESPACHO

13. Revisa, corrige y aprueba proyecto.

SECRETARIA DEL DESPACHO

14. Descarga expediente de la planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

PROFESIONAL

15. Imprime proyecto y coloca visto bueno al documento impreso después de verificar que su contenido corresponde con el del proyecto aprobado y sus modificaciones.

DESPACHO

16. Revisa y firma el auto.

SECRETARÍA

17. Fecha y numera el auto y archiva copia del mismo.

18. Si se trata de un auto que niega total o parcialmente las pruebas solicitadas por el disciplinado en la etapa de investigación disciplinaria o en el memorial de descargos, se ejecuta el procedimiento "NOTIFICACIONES Y RECURSOS".

Si el disciplinado impugna el mencionado auto se ejecuta el procedimiento "APELACIÓN AUTO NIEGA PRUEBAS" del proceso "SEGUNDA INSTANCIA".

En caso que la totalidad de las pruebas solicitadas hayan sido decretadas elabora comunicación dirigida al disciplinado informándole la decisión.

19. Actualiza GEDIS.

20. Si para la práctica de las pruebas se comisionó a un funcionario de otra dependencia finaliza este procedimiento y se ejecuta el de "COMISIONES". En caso contrario se pasa al siguiente paso.

21. Diligencia planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" y la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES" y hace entrega del expediente al Profesional que tenía a su cargo el expediente.

PROFESIONAL

22. Firma planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" haciendo constar el recibo del expediente y la devuelve a Secretaría.

23. Practica las pruebas decretadas, utilizando los medios de prueba legalmente reconocidos.

24. Si el expediente se encontraba a su cargo en investigación disciplinaria o para fallo de primera o segunda instancia, continúa ejecutando la actividad para la cual fue asignado.

Si, por el contrario, se trata de un expediente recibido para la práctica de pruebas de descargos se ejecutan los siguientes pasos y a continuación se inicia el procedimiento "FALLO" del proceso identificado con el mismo nombre:

24.1 Diligencia la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES" y devuelve el expediente a Secretaría.

SECRETARIA

24.2 Actualiza GEDIS y planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" registrando la devolución del expediente por el Profesional.

14. INDICADORES

 Número de solicitudes de pruebas y memoriales de descargos recibidos en el mes.

 Número de autos que deciden sobre pruebas solicitadas por el disciplinado proferidos en el mes, distinguiendo entre los que decretan y niegan parcial o totalmente su práctica.

 Número de autos que decretan pruebas de oficio en el mes, distinguiendo entre pruebas de descargos, para fallo de primera y para fallo de segunda instancia.

Dependencia: Procuraduría General de la Nación

Proceso: Segunda Instancia

Procedimiento: Apelación Auto Niega Pruebas

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Decidir el recurso de apelación interpuesto por el implicado contra el auto que niega pruebas en la investigación disciplinaria.

2. CLIENTES

 Implicados.

3. ALCANCE

Aplica cuando el investigado interpone recurso de apelación contra el auto que niega las pruebas solicitadas por él, tanto en la investigación disciplinaria como en los descargos.

4. RESPONSABILIDADES

El proceso involucra a Secretaría, Profesionales y Jefe de la dependencia.

5. REFERENCIAS

 Ley 200 de 1995, artículos 77 numeral 5, 80, 96, 97, 102, 103, 104, 119, 130, 152 y 153.

 Decreto 262 de 2000, artículos 7o. numeral 25, 17 numeral 4o., 22 numeral 1o., 25 numeral 4o., 74, 75 numeral 3o.

 Resolución 17 de 2000 del Procurador General, artículo 19.

 Sentencias C-150/93, SU-620/96, C-430/97 y C-892/99 de la Corte Constitucional.

 Normas especiales pertinentes y demás jurisprudencias complementarias concordantes.

6. DEFINICIONES

GEDIS – Sistema de información de Gestión Disciplinaria.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Constancia de recibo.

 Planilla para registro trámite.

 Ficha para entrega y devolución de expedientes.

 Planilla de reparto de expedientes

 Planilla de expedientes al Despacho.

8. CONDICIONES GENERALES

 La apelación es procedente contra los autos que niegan la práctica de las pruebas solicitadas tanto en la investigación disciplinaria como en los descargos.

 Si la negativa es parcial el recurso se concede en el efecto devolutivo, si es total en el efecto suspensivo.

 Cuando el conocimiento corresponda a una Procuraduría Delegada, la competencia se determina por la materia.

9. SALIDAS

Auto que decide el recurso de apelación.

10. REGISTROS

 Listado de expedientes a cargo.

 Estadísticas sobre movimiento de expedientes.

 Estadísticas sobre número de autos confirmados y revocados.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificar que el recurso sea presentado y sustentado dentro del término de ejecutoria del auto que niega pruebas, el cual es de cinco (5) días contados a partir de la fecha de su notificación.

 Verificar que el expediente sea de competencia de la dependencia teniendo en cuenta la calidad del disciplinado, la materia y la jurisdicción.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIA

1. Reclama expediente en la División de Registro y Control con su correspondiente "PLANILLA PARA REGISTRO TRAMITE" y constancia de recibo. Firma el original de esta última y archiva la copia.

DESPACHO O SECRETARIA

2. Efectúa reparto del expediente y diligencia la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES" en la que se consigna el nombre del profesional y el tipo de actividad para la que se le asigna el expediente, la cual se anexa a la carátula superior de éste.

SECRETARIA

3. Actualiza GEDIS, diligencia planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" y hace entrega del expediente al Profesional.

PROFESIONAL

4. Firma planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" haciendo constar el recibo del expediente y la devuelve a Secretaría.

5. Evalúa expediente, elabora proyecto de decisión, diligencia la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES" y devuelve el expediente.

SECRETARIA

6. Actualiza GEDIS y registra la fecha de devolución del expediente en la planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES".

SECRETARIA DEL DESPACHO

7. Diligencia planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

DESPACHO

8. Revisa, corrige y aprueba proyecto.

SECRETARIA DEL DESPACHO

9. Descarga expediente de la planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

PROFESIONAL

10. Imprime proyecto y coloca visto bueno al documento impreso después de verificar que su contenido corresponde con el del proyecto aprobado y sus modificaciones.

DESPACHO

11. Revisa y firma el auto.

SECRETARÍA

12. Fecha y numera el auto y archiva copia del mismo.

13. Actualiza GEDIS y "PLANILLA PARA REGISTRO TRAMITE".

14. Elabora oficio remisorio para devolver expediente a la dependencia que profirió el auto recurrido, a fin de que dé cumplimiento a lo dispuesto en el auto que resolvió el recurso y comunique la decisión a los apelantes.

15. Entrega expediente en la Oficina de Correspondencia, recibe copia del oficio remisorio con la constancia de recibo y la archiva.

14. INDICADORES

 Número de expedientes recibidos por mes.

 Número de expedientes evacuados por mes.

 Indice de evacuación mensual = salidos / entrados * 100%.

 Tiempo promedio de evacuación.

 Promedio de autos confirmados y revocados.

Dependencia: Procuraduría General de la Nación

Proceso: Segunda Instancia

Procedimiento: APELACION O CONSULTA FALLO

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Decidir el recurso de apelación interpuesto por el implicado contra el fallo de instancia o el grado jurisdiccional de consulta de fallos absolutorios y los que imponen sanción de amonestación escrita.

2. CLIENTES

Implicado.

3. ALCANCE

La consulta es procedente contra las decisiones de absolución y de amonestación escrita. En el primer caso el disciplinado puede solicitar mediante petición debidamente fundamentada su confirmación.

Cuando no se interpone el recurso de apelación contra una decisión sancionatoria diferente a la amonestación escrita la sanción queda en firme.

4. RESPONSABILIDADES

El proceso involucra a Secretaría, Profesionales y Jefe de la dependencia.

5. REFERENCIAS

* Ley 200 de 1995, artículos 34, 96, 97, 98, 102, 103, 104, 109, 110, 157 y 158.

* Decreto 262 de 2000, artículos 7o. numeral 25, 17 numeral 4o., 22 numeral 1o., 25 numeral 4o., 74, 75 numeral 3o.

* Resolución 17 de 2000 del Procurador General, artículo 19.

* Sentencias C-244/96, C-280/96, C-338/96, C-012/97 y C-892/99 de la Corte Constitucional.

6. DEFINICIONES

GEDIS – Sistema de información de Gestión Disciplinaria.

AD QUEM – Superior funcional.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Constancia de recibo.

Planilla para registro trámite.

Ficha para entrega y devolución de expedientes.

Planilla de reparto de expedientes.

Planilla de expedientes al Despacho.

8. CONDICIONES GENERALES

* Cuando el conocimiento corresponda a una Procuraduría Delegada, la competencia se determina por la materia.

* Si transcurridos seis (6) meses de recibido el expediente por el ad quem no se hubiere proferido la respectiva providencia quedará en firme el fallo materia de la consulta y el funcionario moroso será investigado disciplinariamente.

* El funcionario de segunda instancia podrá, únicamente de oficio, decretar y practicar las pruebas que considere indispensables para la decisión, dentro de un término de diez (10) días libres de distancia, pudiendo comisionar para su práctica.

* El ad quem dispone de cuarenta (40) días hábile s para decidir, contados a partir de la fecha de recibo del expediente. Si los investigados son tres (3) o más el término se ampliará en quince días más.

* El recurso de apelación otorga competencia al ad quem para revisar el proceso disciplinario en su integridad, pero no podrá agravar la pena impuesta al apelante único, haya o no haya pluralidad de disciplinados.

9. SALIDAS

Fallo de segunda instancia que decide el recurso de apelación o la consulta.

10. REGISTROS

Listado de expedientes a cargo indicando fecha de vencimiento de la actuación.

Estadísticas sobre movimiento de expedientes.

Estadísticas sobre número de decisiones confirmadas, modificadas y revocadas.

11. BASES DE AUTOCONTROL

* Verificar que el expediente sea de competencia de la dependencia teniendo en cuenta la calidad del disciplinado, la materia y la jurisdicción.

* Verificar que el recurso de apelación sea presentado y sustentado dentro del término de ejecutoria del fallo de primera instancia, el cual es de cinco (5) días contados a partir de la fecha de la última notificación.

* Verificar los términos legales señalados para proferir la decisión según se trata de consulta o apelación.

* Verificar que la acción disciplinaria no se encuentre prescrita.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARÍA

13.1 Reclama expediente en la División de Registro y Control con su correspondiente "PLANILLA PARA REGISTRO TRAMITE" y constancia de recibo. Firma el original de esta última y archiva la copia.

DESPACHO

13.2 Efectúa reparto del expediente y diligencia la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES" en la que se consigna el nombre del profesional y el tipo de actividad para la que se le asigna el expediente, la cual se anexa a la carátula superior de éste.

SECRETARÍA

13.3 Actualiza GEDIS, diligencia planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" y hace entrega del expediente al Profesional.

PROFESIONAL

13.4 Firma planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" haciendo constar el recibo del expediente y la devuelve a Secretaría.

13.5 Evalúa expediente y si considera necesaria la práctica de pruebas de oficio, se ejecuta el procedimiento "PRUEBAS".

13.6 Evalúa expediente, elabora proyecto de fallo, diligencia la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES" y devuelve el expediente.

SECRETARÍA

13.7 Actualiza GEDIS y registra la fecha de devolución del expediente en la planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES".

SECRETARIA DEL DESPACHO

13.8 Diligencia planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

DESPACHO

13.9 Revisa, corrige y aprueba proyecto. Si el Despacho solicita opinión o concepto de un Profesional se repiten los pasos 2o. al 8o. con excepción del paso 5o., pero en el paso 6o. el expediente se devuelve con el proyecto corregido o acompañado de un escrito con el concepto u opinión.

SECRETARIA DEL DESPACHO

13.10 Descarga expediente de la planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

SECRETARÍA

13.11 Imprime proyecto aprobado con las respectivas correcciones.

13.12 Elabora oficio remisorio para devolver expediente a la dependencia que profirió el fallo de primera instancia, a fin de que dé cumplimiento a lo dispuesto en el fallo de segunda instancia y notifique la decisión a los implicados. Archiva copia del mismo.

PROFESIONAL

13.13 Coloca visto bueno al documento impreso después de verificar que su contenido corresponde con el del proyecto y sus modificaciones.

DESPACHO

13.14 Firma el auto.

SECRETARÍA

13.15 Fecha y numera el fallo de segunda instancia y archiva copia del mismo.

13.16 Actualiza GEDIS y "PLANILLA PARA REGISTRO TRAMITE".

13.17 Entrega expediente en la Oficina de Correspondencia, recibe copia del oficio remisorio con la constancia de recibo y la archiva.

14. INDICADORES

Número de expedientes recibidos por mes.

Número de expedientes evacuados por mes.

Indice de evacuación mensual = salidos / entrados * 100%.

Tiempo promedio de evacuación.

Indice de decisiones confirmadas, modificadas y revocadas.

Dependencia: Procuraduría General de la Nación

Proceso: Instrucción fallo segunda instancia procedimiento verbal

Procedimiento: Impedimentos y recusaciones

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MAR ZO 2001

1. OBJETIVO

Separar del conocimiento del proceso disciplinario al funcionario en quien concurra alguna de las causales previstas en los Códigos de Procedimiento Civil y Penal.

2. CLIENTES

 Implicado.

 Servidores públicos de Procuraduría y Personerías.

3. ALCANCE

El procedimiento aplica a partir del momento en que el funcionario que tiene a su cargo un proceso disciplinario, advierte alguna de las causales descritas en los artículos 103 del Código de Procedimiento Penal y 150 del Código de Procedimiento Civil y se declara impedido, o cuando es recusado.

4. RESPONSABILIDADES

El proceso involucra a Secretaría, Profesionales y Jefe de la dependencia.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política, artículo 29.

 Ley 200 de 1995, Título III, artículos 67 al 70

 Decreto 262 de 2000. Artículo 7o. numerales 31, 32 y 33, artículo 17 numeral 19, artículo 22 numeral 4o., artículo 25 numeral 8o., artículo 75 numerales 15 y 16, artículo 76 numeral 12.

 Resolución 0017 de 2000, artículo 19

 Código de Procedimiento Penal, artículo 103.

< span style='font-family: "Book Antiqua";color:windowtext'> Código de Procedimiento Civil, artículo 150.

 Normas especiales pertinentes y demás jurisprudencias complementarias concordantes.

6. DEFINICIONES

GEDIS - Sistema de Información de Gestión Disciplinaria.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Planilla para registro trámite.

 Ficha para entrega y devolución de expedientes.

 Planilla de reparto de expedientes

 Planilla de expedientes al Despacho.

8. CONDICIONES GENERALES

* Los servidores públicos que conozcan de procesos disciplinarios en quienes concurran alguna causal de recusación, deberán declararse impedidos tan pronto como adviertan la existencia de ella.

* El funcionario impedido o recusado pasará el proceso a su superior jerárquico o funcional, según el caso, fundamentando y señalando la causal existente y si fuere posible aportará las pruebas pertinentes, a fin de que el superior decida de plano a quién ha de corresponder su conocimiento o quién habrá de sustituir al funcionario impedido o recusado.

* No están impedidos, ni son recusables los funcionarios a quienes corresponda decidir el incidente.

* Conocen y resuelven impedimentos y recusaciones:

– El Procurador General de la Nación, respecto de los funcionarios de su Despacho, Viceprocurador, Veedor, Director del Instituto de Estudios del Ministerio P úblico, servidores públicos que desempeñen funciones a nivel nacional y carezcan de superior jerárquico y Alcalde Mayor, Personero y Contralor de Bogotá.

– El Viceprocurador, respecto de los funcionarios de su Despacho.

– La Sala Disciplinaria, respecto de los funcionarios de su dependencia y los procuradores delegados.

– Los Procuradores Delegados, respecto de funcionarios de su dependencia.

– Los Procuradores Delegados para la Vigilancia Administrativa, respecto de funcionarios de su dependencia y de procuradores regionales y distritales.

– Los Procuradores Regionales, respecto de servidores públicos que desempeñen funciones dentro de su circunscripción territorial y carezcan de superior jerárquico, funcionarios de su dependencia, procuradores provinciales y personeros.

– Los Procuradores Distritales y Provinciales respecto de los funcionarios de su dependencia.

9. SALIDAS

Auto que decide sobre la recusación o impedimento.

10. REGISTROS

 Listado de expedientes en trámite.

 Comunicaciones al investigador, quejosos y/o implicado

 Estadística sobre movimientos de expedientes

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificar la real existencia de alguna de las causales previstas en los artículos 103 del Código de Procedimiento Penal y 150 del Código de Procedimiento Civil.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARÍA

1. Recibe:

1.1 Expediente en la División de Registro y Control con su correspondiente "PLANILLA PARA REGISTRO TRAMITE" y constancia de recibo. Firma el original de esta última.

1.2 Memorial recusando a un funcionario de la dependencia, o

1.3 Memorial dirigido por un funcionario de la dependencia al jefe de la misma, declarándose impedido, fundamentando y señalando la causal existente, acompañado de las pruebas pertinentes.

2. Actualiza GEDIS.

DESPACHO O SECRETARIA

3. Efectúa reparto del expediente o del memorial, según el caso, y diligencia la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES" en la que se consigna el nombre del profesional y el tipo de actividad para la que se le asigna el expediente, la cual se anexa a la carátula superior de éste.

SECRETARÍA

4. Actualiza GEDIS, diligencia planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" y hace entrega del expediente al Profesional.

PROFESIONAL

5. Firma planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" haciendo constar el recibo del expediente y la devuelve a Secretaría.

6. Proyecta auto aceptando o negando la recusación o el impedimento.

SECRETARÍA

7. Actualiza GEDIS y registra la fecha de devolución del expediente en la planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES".

SECRETARIA DEL DESPACHO

8. Diligencia planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

DESPACHO

9. Revisa, corrige y aprueba proyecto de auto.

SECRETARIA DEL DESPACHO

10. Descarga expediente de la planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

PROFESIONAL

11. Imprime proyecto y coloca visto bueno al documento impreso después de verificar que su contenido corresponde con el del proyecto corregido y sus modificaciones.

DESPACHO

12. Revisa y firma el auto.

SECRETARIA

13. Fecha y numera el auto y archiva copia del mismo.

14. Si se trata de un expediente procedente de otra dependencia, actualiza "PLANILLA PARA REGISTRO TRAMITE" y lo devuelve con oficio a la dependencia de origen en caso de no haberse aceptado el impedimento o la recusación o lo remite al nuevo competente en caso contrario y comunica la decisión al funcionario que se declaró impedido.

Si el impedimento o la recusación recae en un funcionario de la dependencia, en caso de no haberse aceptado se le devuelve el expediente y en caso contrario, diligencia planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" y hace entrega del expediente al Profesional a quien se asignó el conocimiento del expediente.

15. Si fue una recusación, adicionalmente comunica la decisión al peticionario.

16. Numera y fecha los diferentes oficios y comunicaciones elaborados y archiva copia de los mismos.

17. Actualiza GEDIS.

14. INDICADORES

 Número de expedientes recibidos en el mes

 Número de expedientes con recusación o impedimentos evacuados.

 Indice de evacuación mensual = salidos / entrados * 100%.

Dependencia: Procuraduría General de la Nación

Proceso: Procedimiento verbal

Procedimiento: Procedimiento verbal

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Establecer un procedimiento disciplinario especial, mediante audiencia, con un término probatorio que permita la presentación y controversia de pruebas en un lapso razonablemente reducido.

2. CLIENTES

 Implicado.

 Quejoso.

3. ALCANCE

Procede cuando el funcionario público incurre en alguna de las siguientes faltas:

 Infringir de manera manifiesta la Constitución o la ley.

 Derivar evidente e indebido provecho patrimonial en el ejercicio de su cargo o funciones.

 Obstaculizar, en forma grave, las investigaciones que realice la Procuraduría o una autoridad administrativa o jurisdiccional.

 Obrar con manifiesta negligencia en la investigación y sanción de las faltas disciplinarias de los empleados de su dependencia o en la denuncia de los hechos punibles de que tenga conocimiento en razón del ejercicio de su cargo.

En el evento anterior la competencia recae directamente en el Procurador General de la Nación, quien deberá imponer como sanción disciplinaria la desvinculación del cargo, decisión contra la cual procede únicamente el recurso de reposición, por cuanto el Procurador General carece de superior jerárquico.

El procedimiento verbal se hace extensivo a todas las dependencias de la Procuraduría que tienen función disciplinaria, incluido el Despacho del Procurador General, Procuradurías Delegadas y Territoriales, etc., para los siguientes eventos:

 Cuando la falta por la que se procede sea leve.

 Cuando el disciplinado admita la falta antes de que se formulen cargos.

 Cuando el autor haya sido sorprendido en el momento de la realización de la falta.

En estos casos, las sanciones imponibles son las previstas en el capítulo segundo del título III del C.D.U. y no la desvinculación del cargo. Así mismo, los fallos pueden ser impugnados mediante recurso de apelación o ser objeto de consulta si la decisión es absolutoria o de amonestación escrita, siempre y cuando el fallador tenga superior jerárquico.

Finalmente, el fallo disciplinario que resulta de la aplicación de este procedimiento especial, puede ser impugnado ante la jurisdicción contencioso administrativa, toda vez que es una decisión administrativa.

4. RESPONSABILIDADES

El proceso involucra a Secretaría, Profesionales y Jefe de la dependencia.

5. REFERENCIAS

 Ley 200 de 1995, artículos 28 a 33 y 159 a 170.

 Decreto 262 de 2000 en relación con la competencia disciplinaria de las diferentes dependencias de la Procuraduría General.

 Resolución 17 de 2000 del Procurador General, artículo 19.

 Sentencia C-255/97 de la Corte Constitucional.

 Concepto de noviembre 20 de 1996 de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, Radicación No. 890.

 Circular 002 del 23 de junio de 1999 de la Procuraduría Auxiliar.

 Normas especiales pertinentes y demás jurisprudencias complementarias concordantes.

6. DEFINICIONES

AD QUEM - Competencia funcional de segunda instancia o superior jerárquico funcional.

C.D.U. - Código Disciplinario Unico.

GEDIS - Sistema de información de Gestión Disciplinaria.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Ficha para entrega y devolución de expedientes.

 Planilla de reparto de expedientes.

 Planilla de expedientes al Despacho.

8. CONDICIONES GENERALES

 El procedimiento es de obligatoria aplicación por parte del Procurador General cuando la conducta por la cual se proceda sea alguna de las previstas en el numeral 1o. del artículo 278 de la Constitución Política.

También deberá aplicarse en forma obligatoria por las diferentes dependencias de la Entidad cuando se dé cualquiera de los eventos señalados en el artículo 170 del C.D.U

 La citación para audiencia debe hacerse por auto motivado sobre la existencia de la causal que la origina, precisando el lugar, fecha y hora de su celebración, la cual no podrá realizarse ni antes de cinco (5) ni después de diez (10) días siguientes a su notificación al disciplinado o su apoderado, lapso durante el cual el expediente permanecerá en la Secretaría de la dependencia.

 Los fallos disciplinarios que se generen como resultado del procedimiento verbal aplicado en desarrollo del numeral 1o. del artículo 278 de la Constitución Política carecen de segunda instancia, por lo tanto contra las decisiones allí adoptadas procede únicamente el recurso de reposición.

Por el contrario, los fallos que se profieran en aplicación del artículo 170 del C.D.U. pueden ser impugnados mediante recurso de apelación o ser objeto de consulta si la decisión es absolutoria o de amonestación escrita, siempre y cuando el fallador tenga superior jerárquico.

 Si transcurridos seis (6) meses de recibido el expediente por el ad quem no se hubiere proferido la respectiva providencia quedará en firme el fallo materia de la consulta y el funcionario moroso será investigado disciplinariamente.

 El ad quem dispone de cuarenta (40) días hábiles para decidir el recurso de apelación interpuesto contra el fallo, contados a partir de la fecha de recibo del expediente. Si los investigados son tres (3) o más el término se ampliará en quince días más.

 Cuando la audiencia deba iniciarse con apoderado de oficio, éste ejercerá hasta cuando el disciplinado comparezca al proceso a hacer valer sus derechos, evento en el cual tomará el proceso en el estado en que se encuentre.

 El recurso de apelación otorga competencia al ad quem para revisar el proceso disciplinario en su integridad, pero no podrá agravar la pena impuesta al apelante único, haya o no haya pluralidad de disciplinados.

9. SALIDAS

Acta en la que se deja constancia de todo lo actuado en las diligencias de audiencia, suscrita por los intervinientes.

10. REGISTROS

 Actas de visita, exposiciones libres, declaraciones juramentadas, experticios técnicos, documentos y demás medios de prueba autorizados por la ley que se alleguen en desarrollo del procedimiento.

 Listado de expedientes en trámite que indique la fecha programada para la audiencia o si ésta está en curso, su estado actual.

 Estadísticas sobre movimiento de expedientes.

 Estadísticas sobre número de audiencias celebradas y decisiones proferidas, desagregadas en absolutorias, sancionatorias y otras.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificar que la acción disciplinaria no se encuentre prescrita.

 Verificar que la conducta sea alguna de las previstas en el numeral 1o. del artículo 278 de la Constitución Política o que se haya presentado alguno de los eventos señalados en el artículo 170 del C.D.U.

 Para decidir sobre la procedencia de las pruebas solicitadas o aportadas, tener en cuenta que las mismas sean pertinentes, conducentes y eficaces.

 Verificar que el recurso de apelación sea presentado y sustentado dentro del término de ejecutoria del fallo de primera instancia, el cual es de cinco (5) días contados a partir de la fecha de la última notificación.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

NOTA: Las actividades que se señalan en este numeral relacionadas con Coordinador o Revisor, se ejecutan únicamente cuando dicha funció n haya sido establecida internamente por el Jefe de la dependencia.

PROFESIONAL

1. Proyecta auto motivado de citación a audiencia a los disciplinados cuando por cualquiera de los medios probatorios referidos en el C.D.U. adquiera certeza de que se está en presencia de alguna de las causales previstas en el numeral 1o. del artículo 278 de la Constitución Política o de que se ha presentado alguno de los eventos señalados en el artículo 170 del C.D.U.

2. Diligencia la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES" la cual se anexa a la carátula superior de éste y devuelve el expediente a Secretaría para que sea repartido al Coordinador de su grupo para evaluación.

SECRETARIA

3. Actualiza GEDIS y planillas de "REPARTO DE EXPEDIENTES" registrando la devolución del expediente por el Profesional y la entrega al Coordinador o Revisor.

COORDINADOR O REVISOR

4. Firma planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" haciendo constar el recibo del expediente y la devuelve a Secretaría.

5. Evalúa expediente, aprueba proyecto y diligencia la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES".

SECRETARIA

6. Actualiza GEDIS y planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" registrando la devolución del expediente por el Coordinador o Revisor.

SECRETARIA DEL DESPACHO

7. Diligencia planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

DESPACHO

8. Revisa, corrige y aprueba proyecto.

SECRETARIA DEL DESPACHO

9. Descarga expediente de la planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

PROFESIONAL

10. Imprime proyecto y coloca visto bueno al documento impreso después de verificar que su contenido corresponde con el del proyecto aprobado y sus modificaciones.

DESPACHO

11. Revi sa y firma el auto.

SECRETARIA

12. Fecha y numera el auto y archiva copia del mismo. Actualiza GEDIS.

13. Se ejecuta el procedimiento "NOTIFICACIONES Y RECURSOS".

DISCIPLINADO O SU APODERADO

14. Solicita por escrito pruebas o las aporta dentro de los cinco (5) días anteriores a la celebración de la audiencia.

DESPACHO

15. AUDIENCIA PUBLICA

15.1 Da lectura al auto de citación a audiencia.

15.2 Procede a resolver sobre la conducencia de las pruebas solicitadas y aportadas por el disciplinado o su apoderado y las que de oficio se consideren necesarias.

15.3 Notifica en estrados la decisión sobre pruebas.

15.4 En caso que el disciplinado o su apoderado interponga recurso de reposición contra dicha decisión procede a resolverlo inmediatamente.

15.5 Se practican las pruebas decretadas dentro de un término no superior a veinte (20) días hábiles. Está claro que las pruebas se practican dentro de la audiencia, pero si las mismas deben recaudarse en sede diferente se podrá comisionar hasta por diez (10) días para el efecto, evento en el cual se ejecuta el procedimiento "COMISIONES". Durante el término de la comisión o cuando se haya ordenado prueba pericial se suspende la audiencia hasta por diez (10) días, término dentro del cual debe agotarse la etapa probatoria.

15.6 Se reinicia la audiencia y se concede por una sola vez la palabra al disciplinado o a su apoderado.

DISCIPLINADO O SU APODERADO

15.7 Interviene exponiendo en forma concreta los motivos y pruebas de descargos. Si la misma se extiende a hechos o circunstancias diferentes a los cargos el Despacho procederá a amonestarlo y en caso de reincidencia limitará prudencialmente el término de su intervención.

DESPACHO

15.8 Procede en forma verbal y motivada a emitir fallo. Si lo considera necesario puede suspender la audiencia hasta por cinco (5) días hábiles para este efecto. La decisión queda notificada en estrados.

15.9 Se firma el acta por los intervinientes. En caso de inasistencia o de renuencia de alguno de los participantes a firmarla se dejará constancia.

INVESTIGADO A SU APODERADO

15.10 Procede a interponer los recursos de ley en los términos señalados en el punto 8 "CONDICIONES GENERALES" y los puede sustentar verbalmente o por escrito durante los dos días siguientes, término durante el cual se suspende la audiencia.

DESPACHO

15.11 Reinicia la audiencia.

Si se interpuso recurso de reposición lo decide en el término de tres (3) días, lo notifica por estrado al disciplinado y da por concluida la audiencia pública.

Si se interpuso recurso de apelación decide sobre su procedencia, notifica por estrado al disciplinado y da por concluida la audiencia pública.

SECRETARIA DEL DESPACHO

16. Descarga expediente de la planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

SECRETARÍA

17. Archiva copia del acta de audiencia pública y actualiza GEDIS.

18. Si contra el fallo se concedió el recurso de apelación, elabora oficio remitiendo expediente al superior jerárquico y se ejecuta el procedimiento "APELACION O CONSULTA FALLO" del proceso "SEGUNDA INSTANCIA".

19. Surtido el recurso de apelación o queja, se ejecuta el procedimiento "NOTIFICACIONES Y RECURSOS".

20. En firme el fallo de segunda instancia o el de primera, en caso que no se haya impugnado o no se hubiese concedido el recurso, se procede a darle cumplimiento ejecutando las siguientes acciones:

20.1 Se elabora comunicación al quejoso informándole la decisión adoptada y se archiva copia de la misma.

20.2 Se remiten copias del acta de audiencia y del fallo de segunda instancia (si lo hubo), con sus respectivas constancias de notificación y ejecutoria a la División de Registro y Control.

20.3 Si la decisión fue sancionatoria se remiten copias del acta de audiencia pública y del fallo de segunda instancia (si lo hubo), con sus respectivas constancias de notificación y ejecutoria, a la Entidad para que proceda a su ejecución y anotación de la sanción en la hoja de vida del servidor público.

21. Se elabora constancia secretarial y se procede al archivo físico del expediente.

14. INDICADORES

 Número de audiencias celebradas por mes.

 Promedio de expedientes tramitados por procedimiento verbal vs. procedimiento ordinario.

 Tiempo promedio de evacuación.

 Decisiones proferidas, desagregadas en absolutorias, sancionatorias y otras.

Dependencia: Procuraduría General de la Nación

Proceso: Instrucción fallo segunda instancia procedimiento verbal

Procedimiento: Nulidades

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Proferir pronunciamiento sobre la legalidad o ilegalidad de la actuación disciplinaria en cualquiera de sus etapas, determinando, de conformidad con las normas que rigen el debido proceso, si el trámite impartido al expediente se adecuó o no a las normas que gobiernan la materia, dejando sin efecto jurídico total o parcialmente la actuación en aquellos casos en que se detecte que se ha desconocido el debido proceso.

2. CLIENTES

Implicados.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica cuando los destinatarios de la ley disciplinaria a quienes se atribuye una conducta disciplinable solicitan se declare la nulidad total o parcial de la actuación, así como cuando el funcionario o Despacho instructor, de oficio, lo estime procedente.

4. RESPONSABILIDADES

El proceso involucra a Secretaría, Profesionales y Jefe de la dependencia.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política, artículo 121.

 Artículo 140 del Código de Procedimiento Civil.

 Ley 200 de 1995, artículos 131 a 134, y numeral 5o. del artículo 76.

 Sentencia C-655/97 Corte Constitucional.

 Sentencia T-013 de 1993 Corte Constitucional.

 Normas especiales pertinentes y demás jurisprudencias complementarias concordantes.

6. DEFINICIONES

GEDIS - Sistema de Información de Gestión Disciplinaria

VAGUEDAD - Impreciso, confuso, desorientado.

AMBIGÜEDAD – Equívoco, dudoso, oscuro, indeterminado.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Planilla para registro trámite.

 Ficha para entrega y devolución de expedientes.

 Planilla de reparto de expedientes.

 Planilla de expedientes al Despacho.

8. CONDICIONES GENERALES

 El auto que decreta la nulidad parcial o total de la actuación es una herramienta puesta en manos de la autoridad disciplinaria, para corregir los eventuales errores que se detecten en ella, a solicitud del encartado o su apoderado o como consecuencia de un examen oficioso del trámite impartido al proceso.

 Esta clase de decisiones, deja sin efectos las actuaciones que sean declaradas nulas, dejando las cosas al estado en que se encontraban antes de producirse la actuación declarada nula. Por regla general y salvo que proceda otra decisión, la providencia que declare la nulidad total o parcial de una actuación disciplinaria, ordenará reponerla en todo aquello que dependa del acto cuya nulidad se declara.

 La providencia deberá ser debidamente motivada y sólo procederá la declaratoria de nulidad en aquellos casos en que inequívocamente se establezca que conforme a la Constitución y la ley, el proceso se encuentra afectado por una de las causales de nulidad expresamente consagradas por el ordenamiento jurídico. Contra la decisión que se pronuncia sobre la nulidad de la actuación no procede recurso.

 Las nulidades que resulten de vicios de procedimiento, podrán sanearse con el cumplimiento del correspondiente requisito.

 Las pruebas practicadas legalmente conservan su plena validez.

9. SALIDAS

Auto que decreta la nulidad total o parcial y ordena reponer la actuación.

10. REGISTROS

 Estadística sobre movimientos de expedientes.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificar las causales previstas en el artículo 131 de la Ley 200 de 1995.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARÍA

1. Recibe la solicitud de nulidad presentada por el implicado o su apoderado y la reparte al profesional que tiene a su cargo el proceso.

PROFESIONAL

2. Firma planilla de recibido de correspondencia haciendo constar el recibo del oficio y la devuelve a Secretaría.

3. Proyecta el auto que decide sobre la solicitud de nulidad y en caso que se haya resuelto favorablemente al disciplinado especifica los actos que se encuentran afectados por ella y ordena reponer la actuación de aquellos que resulten afectados por la decisión.

Igual acción desarrolla cuando, como consecuencia de un examen oficioso del trámite impartido al proceso, considere procedente la declaratoria de nulidad.

4. Diligencia "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES" y devuelve el expediente.

SECRETARIA

5. Actualiza GEDIS y registra la fecha de devolución del expediente en la planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES".

SECRETARIA DEL DESPACHO

6. Diligencia planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

DESPACHO

7. Revisa, corrige y aprueba proyecto de auto de nulidad.

SECRETARIA DEL DESPACHO

8. Descarga expediente de la planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

PROFESIONAL

9. Imprime proyecto y coloca visto bueno al documento impreso después de verificar que su contenido corresponde con el del proyecto aprobado y sus modificaciones.

DESPACHO

10. Revisa y firma el auto.

SECRETARIA

11. Fecha y numera el auto respectivo y archiva copia del mismo.

12. Actualiza GEDIS.

13. Si se trata de un expediente que se encontraba en trámite de apelación o consulta, o en apelación del auto que negó total o parcialmente las pruebas solicitadas por el implicado, se devuelve el expediente a la dependencia de origen a través de la Sección de Correspondencia con oficio del cual se archiva copia y concluye el procedimiento.

Si, por el contrario, es un expediente de competencia en primera instancia de la dependencia, se ejecutan las siguientes acciones:

13.1 Diligencia planilla "REPARTO DE EXPEDIENTES", para devolver el expediente al Profesional que lo tenía a cargo, a fin de que reponga la actuación viciada.

PROFESIONAL

13.2 Firma planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" haciendo constar el recibo del expediente y la devuelve a Secretaría.

14. INDICADORES

 Número de expedientes de nulidad en el mes

 Número de expedientes de nulidad evacuados.

 Indice de evacuación mensual = salidos / entrados * 100%.

Dependencia: Procuraduría General de la Nación

Proceso: Instrucción fallo segunda instancia procedimiento verbal

Procedimiento: Colisión de competencias

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Decidir el conflicto de competencia planteado por un funcionario de la Procuraduría para conocer de un proceso disciplinario, por considerar que corresponde a otra dependencia del mismo nivel o cuando dos funcionarios de igual nivel se consideran competentes. Se busca garantizar la legitimidad del competente para investigar y fallar el proceso disciplinario.

2. CLIENTES

Procuradores con competencia disciplinaria y Personeros distritales y municipales.

3. ALCANCE

El procedimiento aplica cuando el funcionario a quien se remite por competencia el expediente también se considera incompetente y, en consecuencia, remite el proceso al superior común inmediato. Igualmente, cuando dos funcionarios del mismo nivel se consideran competentes.

4. RESPONSABILIDADES

El proceso involucra a Secretaría, Profesionales y Jefe de la Dependencia.

5. REFERENCIAS

 Ley 200 de 1995, artículo 64

 Decreto 262 de 2000, artículo 22 numeral 5, artículo 25 numeral 9, artículo 75 numeral 19.

 Resolución 17 de marzo 4 de 2000 artículo 19, inciso 3o.

 Normas especiales pertinentes y jurisprudencias concordantes.

6. DEFINICIONES

GEDIS – Sistema de Información de Gestión Disciplinaria.

A QUO – Competencia funcional de primera instancia o inferior Jerárquico

funcional.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Planilla para registro trámite.

 Ficha para entrega y devolución de expedientes.

 Planilla de reparto de expedientes.

 Planilla de expedientes al Despacho.

8. CONDICIONES GENERALES

* El a quo que se considere incompetente para conocer de una actuación disciplinaria, así lo consignar á en un auto de trámite y lo remitirá directamente a quien en su concepto deba adelantar el proceso.

* Si el funcionario a quien se remite la actuación acepta la competencia, avoca el conocimiento del asunto; en caso contrario lo remite al superior común inmediato con el objeto de que éste decida el conflicto.

* Igual procedimiento se aplicará cuando ambas dependencias se consideren competentes para conocer de una investigación disciplinaria.

* El funcionario de inferior nivel, según el factor funcional no podrá promover colisión de competencia al superior, pero podrá exponer las razones que le asisten y aquél, de plano, resolverá lo pertinente.

* Son competentes para dirimir los conflictos de competencia:

 La Sala Disciplinaria, respecto de procuradores delegados.

 Los procuradores delegados para la vigilancia administrativa, respecto de procuradores regionales y distritales.

 Los procuradores regionales, respecto de procuradores provinciales y personeros.

9. SALIDAS

Auto que decide el conflicto.

10. REGISTROS

 Listado de expedientes en trámite.

 Comunicaciones a los quejosos y al implicado.

 Estadística sobre movimientos de expedientes.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificar la competencia de acuerdo con la materia, el cargo del investigado y la jurisdicción.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARÍA

1. Reclama expediente en la División de Registro y Control con su correspondiente "PLANILLA PARA REGISTRO TRAMITE" y constancia de recibo. Firma el original de esta última.

DESPACHO O SECRETARIA

2. Efectúa reparto del expediente y diligencia la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES" en la que se consigna el nombre del profesional y el tipo de actividad para la que se le asigna el expediente, la cual se anexa a la carátula superior de éste.

SECRETARIA

3. Actualiza GEDIS, diligencia planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" y hace entrega del expediente al Profesional.

PROFESIONAL

4. Firma planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" haciendo constar el recibo del expediente y la devuelve a Secretaría.

5. Proyecta auto motivado que resulve de plano el conflicto de competencia y diligencia "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES".

SECRETARIA

6. Actualiza GEDIS y registra la fecha de devolución del expediente en la planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES".

SECRETARIA DEL DESPACHO

7. Diligencia planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

DESPACHO

8. Revisa, corrige y aprueba proyecto de auto.

SECRETARIA DEL DESPACHO

9. Descarga expediente de la planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

PROFESIONAL

10. Imprime proyecto y coloca visto bueno al documento impreso después de verificar que su contenido corresponde con el del proyecto aprobado y sus modificaciones.

DESPACHO

11. Revisa y firma el auto.

SECRETARIA

12. Fecha y numera el auto respectivo y archiva copia del mismo.

13. Remite con oficio el expediente a la dependencia que se asignó la competencia. Si es diferente a la que provocó la colisión, le envía comunicación a ésta informándole la decisión.

14. Fecha y numera los oficios y comunicaciones respectivos y archiva copia de los mismos.

15. Actualiza GEDIS y "PLANILLA PARA REGISTRO TRAMITE".

14. INDICADORES

 Número expedientes por colisión competencias recibidas en el mes

 Número de expedientes por colisión competencias evacuados.

 Indice de evacuación mensual = salidos / entrados * 100%.

Dependencia: Procuraduría General de la Nación

Proceso: Instrucción fallo segunda instancia procedimiento verbal

Procedimiento: Suspensión provisional

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Suspender provisionalmente al disciplinado, cuando la investigación verse sobre faltas gravísimas o graves, con el fin de evitar la interferencia del presunto autor de la falta, en el trámite de la investigación o de la reiteración de la misma.

2. CLIENTES

 Implicados.

3. ALCANCE

Garantizar la buena marcha y la continuidad de la función pública, sin que con ello se afecte el empleo ni se atente contra la honra ni el debido proceso del disciplinado, porque en el curso de la investigación el servidor público tiene la oportunidad de desvirtuar la acusación que se le imputa a fin de que sea reintegrado al servicio, con el reconocimiento de lo dejado de percibir.

4. RESPONSABILIDADES

El proceso involucra a Secretaría, Profesionales y Jefe de la dependencia.

5. REFERENCIAS

 Ley 200 de 1995, artículos 115 y 116

 Sentencias 280/96 y C-004/96, de la Corte Constitucional.

 Normas especiales pertinentes y demás jurisprudencias complementarias concordantes.

6. DEFINICIONES

GEDIS - Sistema de Información de Gestión Disciplinaria.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Ficha para entrega y devolución de expedientes.

 Planilla de reparto de expedientes

 Planilla de expedientes al Despacho.

8. CONDICIONES GENERALES

 Cuando la investigación verse sobre faltas gravísimas o graves, el funcionario competente para ejecutar la sanción a solicitud del Procurador General de la Nación, o de quien delegue, podrá ordenar la suspensión provisional del investigado por el término de tres (3) meses, prorrogable hasta por otros tres (3) meses, siempre y cuando existan serios elementos de juicio que permitan establecer que la permanencia en el cargo, función o servicio facilita la interferencia del presunto autor de la falta en el trámite normal de la investigación o ante la posibilidad de la continuidad o reiteración de la falta.

 El auto que ordene o solicite la suspensión provisional será motivado, tendrá vigencia inmediata y contra él no procede recurso alguno.

 El disciplinado suspendido provisionalmente será reintegrado a su cargo o función y tendrá derecho al reconocimiento y pago de la remuneración dejada de percibir, durante el período de suspensión en los siguientes casos:

 Cuando la investigación termine porque el hecho investigado no existió, la ley no lo considera como falta disciplinaria, o se justifica, o el acusado no lo cometió o la acción no puede proseguirse o haberse declarado la nulidad de lo actuado incluido el auto que decretó la suspensión provisional.

 Por la expiración del término de suspensión sin que hubiere terminado la investigación, salvo que esta circunstancia haya sido determinada por el comportamiento dilatorio del investigado o su apoderado.

 Cuando la sa nción impuesta fuere de amonestación, multa o suspensión.

 Cuando la sanción impuesta fuere la multa se ordenará descontar de la cuantía de la remuneración que deba pagarse correspondiente al término de suspensión el valor de la multa hasta su ocurrencia.

 Cuando el disciplinado fuere sancionado con suspensión de funciones, en el fallo se ordenarán las compensaciones que correspondan, según lo dejado de percibir durante el lapso de la suspensión provisional.

 Competente para expedir el acto de suspensión provisional.

9. SALIDAS

Auto que ordene o solicite la suspensión provisional.

10. REGISTROS

 Listado de expedientes en trámite con funcionario suspendido, que indique la fecha de vencimiento del término.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificar la real existencia de las causales de suspensión.

 Certificación del ente nominador del cargo que desempeña el disciplinado a suspender.

 Verificar el término con el fin de disponer la prórroga.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

PROFESIONAL

1. Cuando encuentra la existencia de las causales previstas en la ley, solicita audiencia con el Jefe de la dependencia, para sugerirle la suspensión provisional.

DESPACHO

2. Aprueba sugerencia y autoriza al profesional para que proyecte el respectivo auto.

PROFESIONAL

3. Proyecta auto que ordena o solicita la suspensión provisional y diligencia "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES".

SECRETARÍA

4. Actualiza GEDIS y planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" registrando la devolución del expediente.

SECRETARIA DEL DESPACHO

5. Registra el expediente de la planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

DESPACHO

6. Revisa, corrige y aprueba proyecto de auto.

SECRETARIA DEL DESPACHO

7. Descarga expediente de la planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

PROFESIONAL

8. Imprime proyecto y coloca visto bueno al documento impreso después de verificar que su contenido corresponde con el del proyecto y sus modificaciones.

DESPACHO

9. Revisa y firma el auto.

SECRETARIA

10. Fecha y numera el auto, archiva copia del mismo.

11. Elabora oficio remitiendo copia del auto a la Entidad encargada de expedir en forma inmediata el correspondiente auto administrativo de suspensión provisional.

12. Diligencia "PLANILLA DE REPARTO DE EXPEDIENTES" y devuelve el expediente al profesional que lo tenía a cargo.

13. Actualiza GEDIS.

14. Anexa al expediente copia del acto administrativo que da cumplimiento a la sanción y actualiza GEDIS.

NOTA: Para la prórroga de la suspensión provisional se observa el mismo procedimiento.

14. INDICADORES

 Número de expedientes de suspensión provisional y prórroga proferidas en el mes

 Promedio de expedientes condenados dentro del término de la suspensión.

 Promedio de decisiones, absolutoria, sancionatorias (por tipo de sanción) de prescripción y extinción de la acción y archivo en relación con servidores suspendidos provisionalmente.

 Indice de suspensión provisional mensual = condenados / decisión tipo de sanción * 100%.

Dependencia: Procuraduría General de la Nación

Proceso: Instrucción fallo en segunda instancia procedimiento verbal

Procedimiento: Revocación directa

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Dejar sin efecto una decisión contenida en un fallo de primera o de segunda instancia dentro del proceso disciplinario, eliminando en su totalidad los efectos del acto que se revoca.

2. CLIENTES

Implicados.

3. ALCANCE

El procedimiento aplica de ofic io o a petición del sancionado. En este último caso, siempre que no haya ejercido los recursos ordinarios.

4. RESPONSABILIDADES

El proceso involucra a Secretaría, Profesionales y Jefe de la dependencia.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política artículo 29

 Ley 200 de 1995, artículos 111 a 114

 Decreto 262 de 2000, artículo 7o., numerales 26 y 27; artículo 17 numeral 18, artículo 22 numeral 2; artículo 25 numeral 7; artículo 75 numeral 6 y artículo 76 numeral 4.

 Resolución 17 de marzo 4 de 2000, artículo 19.

 Decreto 01 de 1994 C.C.A., artículos 69 y 70.

 Sentencias T-347/94 y C-095/98 de la Corte Constitucional.

 Sentencia de noviembre 23 de 1992 de la Sección Primera del Consejo de Estado, Expediente No. 1856.

 Normas especiales pertinentes y demás jurisprudencias complementarias concordantes.

6. DEFINICIONES

GEDIS -Sistema de Informac ión de Gestión Disciplinaria

A QUO - Competencia funcional de primera instancia o inferior jerárquico funcional.

AD QUEM - Competencia funcional de segunda instancia o superior jerárquico funcional.

7. FORMATOS A UTILIZAR

* Ficha para entrega y devolución de expedientes.

* Planilla de reparto de expedientes.

* Planilla de expedientes al Despacho.

8. CONDICIONES GENERALES

* Los fallos disciplinarios son revocables en los siguientes casos:

– Cuando sea manifiesta su oposición a la Constitución Política o a la ley.

– Cuando con ellos se vulneren o amenacen manifiestamente los derechos fundamentales del disciplinado.

* La revocación opera en cualquier tiempo y procede de oficio o a petición de parte, en este último caso, cuando el sancionado no haya ejercido cualquiera de los recursos ordinarios.

* La revocatoria priva totalmente de efectos jurídicos al acto que se revoca.

* Cuando se trate de la revocación de oficio de un fallo absolutorio se requiere el consentimiento escrito y expreso del disciplinado.

* Es improcedente cuando se haya notificado en auto admisorio de la demanda proferido por la jurisdicción contencioso-administrativa.

* Ni la petición de revocación del fallo ni la decisión que sobre ella se tome reviven los términos legales para el ejercicio de las acciones contencioso-administrativas, ni dan lugar a la aplicación del silencio administrativo.

* Son competentes para decidir la revocación directa, de oficio o a petición de parte, los siguientes funcionarios:

– El Procurador General de la Nación, de oficio, respecto de sus propios actos y los expedidos por los servidores de la Procuraduría.

– El Procurador General de la Nación, a petición de parte, respecto de sus propios actos y los expedidos por los servidores de la Procuraduría, cuando la función no esté asignada a otra dependencia de la entidad.

– El Viceprocurador General de la Nación, respecto de sus propios actos.

– La Sala Disciplinaria, de oficio o a solicitud de parte, respecto de sus propios actos y los expedidos por los procuradores delegados y el Veedor.

– Los procuradores delegados, respecto de sus propios actos y los expedidos por los procuradores regionales y distritales.

– Los procuradores regionales, respecto de sus propios actos y los expedidos por procuradores distritales y personeros.

– Los procuradores distritales, respecto de sus propios actos.

9. SALIDAS

Auto que decide la revocatoria directa.

10. REGISTROS

* Listado de expedientes en trámite.

* Estadística sobre movimientos de expedientes.

11. BASES DE AUTOCONTROL

* Verificar la competencia de acuerdo con la materia, el cargo del investigado y la jurisdicción.

* Verificar la real existencia de alguna de las causales previstas en el artículo 111 de la Ley 200 de 1995.

* Cuando la actuación se desarrol le a solicitud de parte, verificar que el sancionado no haya interpuesto los recursos ordinarios.

* Allegar certificación de la Secretaría del Tribunal Administrativo correspondiente, en la que conste que no cursa expediente relacionado con los fallos que se solicita revocar o, en caso de existir, que aún no se ha notificado el auto admisorio de la demanda.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIA

1. Recibe memorial del sancionado solicitando la revocación directa.

2. Si el expediente fue fallado en otra dependencia, elabora comunicación solicitando la remisión del mismo y archiva copia de la misma.

3. Elabora oficio dirigido a la Secretaría del Tribunal Administrativo correspondiente, solicitando certificar si cursa expediente relacionado con los fallos que se solicita revocar y en caso afirmativo, precisar si ya se notificó el auto admisorio de la demanda.

4. Actualiza GEDIS.

5. En caso que en la jurisdicción contencioso administrativa curse expediente y se encuentre notificado el auto admisorio de la demanda, proyecta auto negando la petición de revocación directa y se continúa en el paso 15.

DESPACHO O SECRETARIA

6. Efectúa reparto del expediente y diligencia la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES" en la que se consigna el nombre del profesional y el tipo de actividad para la que se le asigna el expediente, la cual se anexa a la carátula superior de éste.

SECRETARIA

7. Actualiza GEDIS, diligencia planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" y entrega el expediente al Profesional.

PROFESIONAL

8. Firma la planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" haciendo constar el recibo del expediente y la devuelve a Secretaría.

9. Proyecta la decisión que corresponda, diligencia la FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES" y devuelve el expediente.

SECRETARÍA

10. Actualiza GEDIS y registra la fecha de devolución del expediente en la planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES".

SECRETARIA DEL DESPACHO

11. Diligencia planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

DESPACHO

12. Revisa, corrige y aprueba proyecto de providencia.

SECRETARIA DEL DESPACHO

13. Descarga expediente de la planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

PROFESIONAL

14. Imprime proyecto y coloca visto bueno al documento impreso después de verificar que su contenido corresponde con el del proyecto aprobado y sus modificaciones.

DESPACHO

15. Revisa y firma la providencia o auto, según el caso.

SECRETARÍA

16. Fecha y numera la providencia o auto, según el caso, y archiva copia del mismo.

17. Ejecuta el procedimiento "NOTIFICACIONES Y RECURSOS" para notificar la decisión al peticionario.

18. Si la petición de revocación se resolvió favorablemente al sancionado, remite con oficio copia de la providencia a la División de Registro y Control para que proceda a la cancelación del antecedente disciplinario.

19. Si es el caso, elabora oficio devolviendo el expediente a la oficina de origen por intermedio de la Sección de Correspondencia.

20. Archiva copia de los oficios mencionados y Actualiza GEDIS.

14. INDICADORES

 Número de providencia expedidas en el mes

 Indice de revocación mensual = revocadas / total * 100%.

Dependencia: Procuraduría General de la Nación

Proceso: Vigilancia Superior

Procedimiento: Vigilancia Superior

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Ejercer vigilancia superior sobre las investigaciones disciplinarias a cargo de las oficinas de control interno disciplinario de la administración pública, a fin de determinar si se está dando estricto cumplimiento al deber de investigar y sancionar las faltas que afecten a la administración pública, si se están respetando los derechos y garantías de los procesados y si se está observando con rigorismo el debido proceso.

2. CLIENTES

* Oficinas de Control Interno disciplinario de las entidades públicas.

* Implicados.

3. ALCANCE

La vigilancia superior se ejerce sobre los procesos disciplinarios que inicien directamente las diferentes entidades de la administración pública, previa selección que haga el Despacho con base en los informes de apertu ra de investigación que aquellas envíen a la Procuraduría, y sobre los expedientes disciplinarios que el ente de control decida remitir a las oficinas de control interno disciplinario de las mismas.

En desarrollo de esta función los agentes de la Procuraduría podrán, entre otras actividades, realizar visitas especiales a los expedientes en curso o ya archivados, solicitar informes de las actuaciones cumplidas a las autoridades disciplinarias correspondientes y pedir explicaciones a ellas acerca de las actividades cumplidas en un determinado proceso, así como advertir a la autoridad competente sobre las irregularidades que se detecten y exigir la aplicación de los correctivos correspondientes, a fin de prevenir que en ellas se viole el recto ejercicio del poder disciplinario.

4. RESPONSABILIDADES

El proceso involucra a Secretaría, Profesionales y Jefe de la dependencia.

5. REFERENCIAS

* Constitución Política, artículo 277 numeral 6o.

* Ley 200 de 1995, artículos 3o., 47, 48, 49 y 71.

* Resolución 001 de 1998 del Procurador General.

* Providencia del 13 de junio de 1997 del Procurador General.

6. DEFINICIONES

GEDIS - Sistema de información de Gestión Disciplinaria.

CAP - Centro de Atención al Público.

7. FORMATOS A UTILIZAR

* Constancia de recibo de la División de Registro y Control.

* Ficha para entrega y devolución de expedientes.

* Planilla de reparto de expedientes

* Planilla de expedientes al Despacho.

8. CONDICIONES GENERALES

* Los expedientes de supervigilancia serán repartidos preferiblemente a los abogados.

* Se prestará toda la asesoría que el instructor o la entidad soliciten.

* En los siguientes eventos será necesario ejercer el poder preferente en lugar de la vigilancia superior:

– En investigaciones por las faltas disciplinarias descritas en el artículo 25 numerales 1o., 2o., 4o., 5o., 6o. y 7o. Además, cuando se incurra en falta disciplinaria que implique corrupción administrativa o grave afectación de los fines estatales o se ponga en grave peligro la debida ejecución de los planes de desarrollo, en especial por inobservancia de los artículos 40, numerales 3o., 4o., 8o., 16, 26 y 27o., 41, numerales 1o., 4o., 12, 14, 19, 20 y 21, y 30 de la Ley 200 de 1995.

– Cuando por la importancia, naturaleza o relevancia social de la falta o la jerarquía de las personas involucradas, sea aconsejable adelantar la investigación o asumirla por la Procuraduría.

– Cuando se presenten casos en los que la imparcialidad y eficacia del organismo de control interno no esté garantizada para la debida investigación y juzgamiento o existan serias dificultades en la práctica del derecho de defensa.

9. SALIDAS

Auto de archivo del expediente de supervigilancia o avocando el conocimiento del proceso que adelanta la oficina de control interno disciplinario de la Entidad, a fin de ejercer el poder preferente.

10. REGISTROS

 Relación sistematizada de las investigaciones que adelanten las oficinas de control interno, de tal manera que permita el oportuno y fácil manejo de la información para velar por la eficacia de la gestión disciplinaria.

 Informes de iniciación de indagación preliminar, apertura de investigación, suspensión provisional de servidores públicos, formulación de cargos, autos de archivo y fallos de primera y segunda instancia, remitidos por las oficinas de control interno disciplinario de las diferentes entidades de la administración pública.

 Estadísticas sobr e movimiento de expedientes de supervigilancia

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la queja, la dependencia competente debe decidir si la remite a Control Interno o ejerce el poder preferente. Vencido este término, se entiende que la Procuraduría asume el conocimiento.

 Se practica visita especial al expediente, al menos cada seis (6) meses, hasta su terminación, con el fin de verificar el estado actual del proceso y determinar si el mismo se viene adelantando de conformidad con la ley o si es conveniente ejercer el poder preferente.

 En caso que se dé alguno de los supuestos contenidos en el artículo 4o. de la Resolución 001 de 1998 del señor Procurador General, los cuales están señalados en el último ítem del punto 8 CONDICIONES GENERALES, se debe ejercer el poder preferente.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIA

13.1 Recibe procedente de la División de Registro y Control, el expediente disciplinario o la comunicación sobre apertura de investigación enviada por la Entidad. Firma constancia de recibo y archiva copia de la misma.

DESPACHO

13.2 Efectúa reparto del expediente o de la comunicación sobre apertura de investigación enviada por la Entidad y diligencia la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES" en la que se consigna el nombre del profesional y el tipo de actividad para la que se asigna, la cual se anexa a la carátula superior de éste.

SECRETARIA

13.3 Actualiza GEDIS, diligencia planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" y hace entrega del expediente o de la comunicación al Profesional.

PROFESIONAL

13.4 Firma planilla de "REPARTO DE EXPEDIEN TES" haciendo constar el recibo del expediente o de la comunicación y la devuelve a Secretaría.

13.5 Proyecta auto de acuerdo con lo siguiente:

13.5.1 Si se trata de un expediente disciplinario el auto deberá ordenar su remisión a la oficina de control interno disciplinario de la Entidad, debidamente fundamentado a partir de los criterios señalados en la Resolución 001 de 1998, del Procurador General de la Nación, y disponer la vigilancia superior.

13.5.2 En relación con la comunicación, puede optarse por alguna de las siguientes opciones:

13.5.2.1 Vigilancia Superior.

13.5.2.2 Solicitar el expediente a la Entidad a fin de que la Procuraduría ejerza el poder preferente, cuando se dé alguno de los supuestos contenidos en el artículo 4o. de la Resolución 001 de 1998 del señor Procurador General, los cuales están señalados en el último ítem del punto 8 CONDICIONES GENERALES. En este evento el procedimiento continúa en el paso 20.

Diligencia la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES" y devuelve el expediente o la comunicación con el respectivo proyecto.

SECRETARIA

13.6 Actualiza GEDIS y registra la fecha de devolución del expediente o de la comunicación en la planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES".

SECRETARIA DEL DESPACHO

13.7 Diligencia planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

DESPACHO

13.8 Revisa, corrige y aprueba proyecto de auto. Si el Despacho solicita opinión o concepto de un profesional se repiten los pasos 3 al 7, pero en el paso 5 el expediente o la comunicación se devuelve con el proyecto corregido o acompañado de un escrito con el concepto u opinión.

SECRETARIA DEL DESPACHO

13.9 Descarga expediente de la planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

PROFESIONAL

10. Imprime proyecto y coloca visto bueno al documento impreso después de verificar que su contenido corresponde con el del proyecto y sus modificaciones.

DESPACHO

11. Revisa y firma el auto.

SECRETARÍA

12. Fecha y numera el auto respectivo y archiva copia del mismo.

13. Conforma expediente de supervigilancia, identificándolo con el número del expediente disciplinario más la sigla SV o con el número asignado por la División de Registro y Control a la comunicación sobre apertura de investigación enviada por la Entidad.

14. Actualiza GEDIS y elabora la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES".

PROFESIONAL

15. Firma planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES" haciendo constar el recibo del expediente y la devuelve a Secretaría.

16. Dentro del mes siguiente al envió de la documentación respectiva a la oficina de control interno disciplinario de la entidad pública, le solicita por escrito que informe los datos relacionados con la identificación y ubicación del expediente, funcionario a cargo y estado actual del proceso interno. En caso de que se haya abierto investigación, requerirá, además, la fecha del auto, nombres, apellidos, documento de identificación y cargo de los investigados.

17. Practica visitas al expediente, al menos cada seis (6) meses, hasta su terminación.

18. Proyecta auto con la decisión que corresponda de acuerdo con las siguientes circunstancias:

18.1 De archivo, una vez haya concluido el proceso disciplinario en la Entidad respectiva.

18.2 Avocando el conocimiento a fin de que la Procuraduría ejerza el poder preferente, cuando se dé alguno de los supuestos contenidos en el artículo 4o. de la Resolución 001 de 1998 del señor Procurador General, los cuales están señalados en el último ítem del punto 8 CONDICIONES GENERALES.

Diligencia la "FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCION DE EXPEDIENTES" y devuelve el expediente con el respectivo proyecto.

SECRETARÍA

19. Actualiza GEDIS y registra la fecha de devolución del expediente en la planilla de "REPARTO DE EXPEDIENTES".

SECRETARIA DEL DESPACHO

20. Diligencia planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

DESPACHO

13.22 Revisa, corrige y aprueba el proyecto de archivo definitivo o auto que ejerce el poder preferente. Si solicita opinión o concepto de un Profesional se repiten los pasos 3 al 7, pero en el paso 5 el expediente se devuelve con el proyecto corregido o acompañado de un escrito con el concepto u opinión.

SECRETARIA DEL DESPACHO

13.23 Descarga expediente de la planilla de "EXPEDIENTES AL DESPACHO".

SECRETARIA

13.24 Imprime proyecto aprobado con las respectivas correcciones.

PROFESIONAL

13.25 Coloca visto bueno al documento impreso después de verificar que su contenido corresponde con el del proyecto aprobado y sus modificaciones.

DESPACHO

13.26 Firma el auto.

SECRETARÍA

13.27 Fecha y numera el auto respectivo y archiva copia del mismo.

13.28 Actualiza GEDIS.

13.29 Procede al archivo físico del expediente en caso que se haya producido un auto de archivo. Si la decisión fue ejercer el po der preferente, elabora comunicación a la Entidad solicitando el envío del expediente a la Procuraduría y una vez recibido lo remite a la División de Registro y Control para que se le asigne número de radicación de expediente disciplinario.

14. INDICADORES

* Número de expedientes de supervigilancia recibidos por mes.

* Número de expedientes de supervigilancia evacuados por mes.

* Indice de evacuación mensual = salidos / entrados * 100%.

* Tiempo promedio de evacuación.

TOMO II

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

PROCURADURIA DELEGADA

PARA EL MINISTERIO PUBLICO EN ASUNTOS PENALES

FEBRERO DE 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprimen su dinámica diaria.

Por ello, los manuales de procedimientos adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, estamos solicitando la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecuta r y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno, y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas al interior de la Procuraduría.

Dependencia: Procuraduría Judicial II en lo Penal

Proceso: Concepto Proceso Contravencional

Procedimiento: Concepto Proceso Contravencional

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Garantizar que los procesos se adelanten de conformidad con la Constitución Nacional y la ley, de manera ágil, eficiente y eficaz.

2. CLIENTES

El procesado y el juzgado penal del circuito.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica al procesado y es válido para el juez penal del circuito en segunda instancia.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al procesado, juez penal municipal, juez penal del circuito, defensor y Ministerio Público.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política.

 Códigos Penal y de Procedimiento Penal.

 Decretos y Resoluciones.

 Jurisprudencia y Doctrina.

6. DEFINICIONES

 No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Libro radicador de procesos contravencionales.

8. CONDICIONES GENERALES

El proceso contravencional que adelantan los jueces penales o promiscuos municipales está destinado para las conductas punibles descritas en la Ley 23 de 1991, contravenciones especiales, que comportan menor daño social, de manera que permite asegurar una eficaz aplicación de la ley penal dentro de términos razonables, dada su naturaleza oral y sumaria. Son, v. gr., lesiones personales con incapacidad que no supere los treinta días, ejercicio arbitrario de las propias razones, hurto, estafa, emisión y transferencia ilegal de cheque, abuso de confianza, etc., cuando la cuantía no exceda de diez salarios mínimos mensuales.

También persigue descongestionar los despachos judiciales, para lograr mayor eficiencia en la Administración de Justicia.

El Procurador Judicial actúa ante el juzgado penal del circuito, en segunda instancia, básicamente cuando los sujetos procesales apelan del fallo, interviene en defensa del orden jurídico y de los derechos y garantías fundamentales, y formula denuncia de cualquier violación a los mismos y de los deberes del juez, en este caso, también lo hace disciplinariamente, y examina las condiciones de procedibilidad: a) caducidad de la querella; b) prescripción de la acción contravencional; c) extinción de la acción por reparación; y la legalidad de la actuación: a) si la sentencia se encuentra ajustada a derecho, b) trámite procesal, c) garantías de los sujetos procesales, d) libertad para desistir y prelación del interés público sobre el interés privado, dado que el sujeto pasivo de la contravención puede renunciar a la pretensión de su interés y porque la indemnización, por ser patrimonial, es disponible por el interesado.

El Procurador Judicial debe tener en cuenta que en el procedimiento penal contravencional establecido en el Decreto Reglamentario 806 de 1991 y la Ley 228 de 1995, las sentencias y los autos interlocutorios son susceptibles del recurso de apelación excepto las decisiones tomadas en audiencia de calificación de la situación de flagrancia y en la pública de juzgamiento; los demás autos interlocutorios admiten el recurso, para garantizar el principio de la doble instancia.

Finalmente, debe tenerse en cuenta que el querellante no es sujeto procesal ni puede constituirse en parte civil.

9. SALIDAS

 El resultado es la sentencia.

10. REGISTROS

 Notificación de la sentencia.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 El respeto al debido proceso que se materializa conforme al principio de celeridad en un proceso sin dilaciones injustificadas, y al derecho de defensa.

12. ANEXOS

 No aplica.

13. ACTIVIDAD

QUERELLANTE

13.1 Presenta la querella por sí o por medio de apoderado, verbalmente o por escrito, dentro del mes siguiente a la comisión del hecho (si no, opera la caducidad), que es indispensable para la iniciación del proceso, salvo captura en situación de flagrancia.

FUNCIONARIO QUE PRACTICA LA CAPTURA

13.2 Pone a disposición del juez al capturado, a más tardar dentro de las treinta y seis horas siguientes a su aprehensión.

JUEZ PENAL O PROMISCUO MUNICIPAL

13.3 Dicta auto de apertura del proceso.

13.4 Escucha al querellado en versión (diligencia de calificación de la situación de flagrancia), con la presencia de defensor, a más tardar dentro de las treinta y seis horas siguientes a cuando fue dejado a disposición, en caso de captura; de lo contrario, fija fecha y hora para recibirle versión, dentro de los seis días siguientes; si no comparece, libra orden de captura en su contra y si no es ésta posible, lo declara reo ausente, previo emplazamiento de un día.

13.5 Examina en la misma diligencia, si concurren los requisitos de la flagrancia, explica los cargos al imputado, oye sus descargos y, si se reúnen los requisitos de la flagrancia, califica los cargos y dispone que siga privado de su libertad.

13.6 Otorga la palabra a los sujetos procesales para que soliciten pruebas.

SUJETOS PROCESALES

13.7 Pueden solicitar pruebas en la misma diligencia e interponer el recurso de reposición contra las decisiones que tome el juez en la diligencia de calificación de la situación de flagrancia.

JUEZ

13.8 Ordena, en la misma diligencia, la práctica de pruebas, desestima las improcedentes o inconducentes y decreta de oficio las que estime necesarias para que se practiquen inmediatamente o en la audiencia pública de juzgamiento o antes de esta última y dentro de un término que no puede exceder de diez días.

13.9 Fija día y hora para la celebración de la audiencia pública de juzgamiento, a continuación, que se realiza dentro de los diez días siguientes.

13.10 Sigue el mismo procedimiento que para el capturado en flagrancia, cuando el procesado no está detenido, con la salvedad de que continúa en libertad con el compromiso de que comparezca a la audiencia pública de juzgamiento.

SUJETOS PROCESALES

13.11 Pueden interponer el recurso de reposición contra las decisiones que se produzcan en la audiencia pública de juzgamiento.

JUEZ

13.12 Practica las pruebas decretadas, en la audiencia pública de juzgamiento, precisa si mantiene los cargos formulados e interroga al procesado. Concede la palabra al representante del Ministerio Público (personero), si asiste, y al defensor.

SUJETOS PROCESALES

13.13 Hacen uso de la palabra argumentando y haciendo petición de condena o absolución.

JUEZ

13.14 Dicta sentencia dentro de la misma diligencia y puede decretar un receso máximo de tres días, para efectos de motivación y dosificación, en tal caso, fija día y hora para la lectura del fallo.

SUJETOS PROCESALES

13.15 Pueden apelar de la sentencia y deben sustentar antes de terminar la diligencia.

JUEZ

13.16 Da oportunidad a los demás sujetos procesales para que expongan argumentos relacionados con la apelación.

13.17 Concede el recurso en el efecto suspensivo, ante el superior, si es procedente.

JUEZ PENAL DEL CIRCUITO

13.18 Corre traslado por dos días al Procurador Judicial en lo Penal II por dos días, una vez recibido el expediente.

PROCURADOR JUDICIAL II

13.19 Emite concepto.

JUEZ PENAL DEL CIRCUITO

13.20 Decide de plano el recurso dentro de los dos días siguientes.

SUJETOS PROCESALES

13.21 No pueden interponer casación.

14. INDICADORES

 No aplica.

Dependencia: Procuraduría Judicial II en lo Penal

Proceso: Investigaciones contra Jueces y Fiscales

Procedimiento: Investigaciones contra Jueces y Fiscales

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Velar por el debido proceso, el derecho de defensa, el trámite oportuno de diligencias y resoluciones, y que toda la actuación se adelante de acuerdo con los lineamientos de la Constitución y la ley.

2. CLIENTES

El procesado: juez penal municipal, promiscuo municipal, civil municipal, de menores, de familia, juez penal o promiscuo del circuito o especializado, fiscal local, fiscal delegado ante los juzgados penales del circuito y especializados, agentes de Ministerio Público que intervienen ante los anteriores y, fiscalía delegada ante el Tribunal Superior.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los procesados y es válido para la fiscalía delegada ante el Tribunal, el Tribunal Superior de Distrito Judicial, la fiscalía delegada ante la Corte Suprema de Justicia y la Corte Suprema de Justicia.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al procesado, al fiscal delegado ante el Tribunal, Tribunal Superior fiscal delegado ante la Corte Suprema de Justicia y a la Corte Suprema de Justicia el Ministerio Público, al defensor y la parte civil.

5. REFERENCIAS

 Constitución.

 Códigos Penal y de Procedimiento Penal.

 Demás normas concordantes.

 Jurisprudencia y Doctrina.

6. DEFINICIONES

 No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Libro Radicador de Notificaciones.

 Libro de control de Audiencias Públicas.

8. CONDICIONES GENERALES

La fiscalía delegada ante el Tribunal Superior investiga, califica y acusa, si hay lugar a ello, en primera instancia en los procesos por los delitos que se adelantan contra funcionarios cuyo juzgamiento esté atribuido en primera instancia al Tribunal Superior de Distrito Judicial, entre ellos, los que se adelanten contra jueces y fiscales.

En estos casos, el Procurador Judicial en lo Penal II tiene las mismas funciones que un Agente Especial del Ministerio Público, según Resolución número 0054 del 9 de abril de 1997 del Procurador General de la Nación, y debe estar atento y alerta en la vigilancia de estas investigaciones, ya que los procesados son funcionarios judiciales o de control y, es así como puede habérselos denunciado gratuitamente, caso en el cual han de emplearse todas las garantías procesales a su favor, como que pueden haber cometido algún delito contra la administración pública o la administración de justicia, evento en el que la comunidad pierde esperanza y confianza en las autoridades, por lo que debe buscarse la sanción de quien haya traicionado con su comportamiento el juramento que hizo al momento de posesionarse de su cargo, en calidad de servidor público. Es importante, por tanto, intervenir desde la investigación previa para que se cumpla la finalidad de este procedimiento.

9. SALIDAS

 El resultado es la resolución inhibitoria o la sentencia.

10. REGISTROS

 Notificación de las providencias a que se refiere el artículo 186 del Código de Procedimiento Penal.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 El respeto al debido proceso y al derecho de defensa.

12. ANEXOS

 No aplica.

13. ACTIVIDAD< /span>

FISCAL DELEGADO ANTE EL TRIBUNAL

13.1 Puede ordenar la apertura de investigación previa, practicar pruebas, recibirle versión al imputado, dentro del término máximo de dos meses, como director de la investigación.

13.2 Dicta resolución de apertura de la investigación, o resolución inhibitoria, la cual puede ser revocada de oficio aunque se encuentre ejecutoriada.

DENUNCIANTE O MINISTERIO PUBLICO

13.3 Puede apelar de la resolución inhibitoria, caso en el cual se sigue el trámite de este recurso.

DENUNCIANTE

13.4 Puede insistir en la apertura de la instrucción, cuando aparezcan nuevas pruebas que desvirtúen los fundamentos de la inhibición, aunque se encuentre ejecutoriada la resolución inhibitoria.

FISCAL

13.5 Abre la investigación, decreta y practica pruebas, recibe la indagatoria del procesado, o lo declara reo ausente y resuelve la situación jurídica, dentro de un término que no puede exceder de dieciocho meses (se extiende a treinta meses, cuando se trate de tres o más sindicados o delitos).

SUJETOS PROCESALES

13.6 Pueden solicitar pruebas.

FISCAL

13.7 Decreta las pruebas pedidas por los sujetos procesales o las niega por ser ilegales, ineficaces, impertinentes o superfluas.

SUJETOS PROCESALES

13.8 Pueden interponer los recursos de reposición o apelación, en caso de que les sean negadas todas o algunas de las pruebas solicitadas y controvertir las pruebas que se practiquen.

FISCAL

13.9 Declara cerrada la investigación mediante resolución de sustanciación, contra la cual procede el recurso de reposición.

SECRETARIO UNIDAD DE FISCALIAS

13.10 Practica las notificaciones a los sujetos procesales, personalmente al sindicado privado de la libertad y al Ministerio Público, y si es posible, a los demás sujetos procesales; si no puede notificar personalmente a estos últimos, por estado.

FISCAL

13.11 Ordena correr traslado por ocho días a las partes, con el fin de que presenten las solicitudes que consideren necesarias en relación con sus pretensiones sobre calificación, una vez ejecutoriada la providencia de cierre de investigación.

SUJETOS PROCESALES

13.12 Presentan sus alegatos. Son obligatorios para el Procurador Judicial.

FISCAL

13.13 Califica el sumario dentro de un plazo máximo de quince días hábiles, con resolución de acusación o preclusión de la instrucción.

SECRETARIO O NOTIFICADOR

13.14 Notifica a las partes, personalmente al Ministerio Público y al sindicado privado de la libertad y por estado a los demás, si el procesado se encuentra en libertad, lo cita por el medio más eficaz a su última dirección conocida en el proceso, si transcurridos ocho días hábiles desde la citación, no comparece, notifica personalmente al defensor y sigue el procedimiento, en el caso de que sea proferida resolución de acusación.

SUJETOS PROCESALES

13.15 Pueden interponer los recursos de reposición y/o apelación. La última será decidida por el superior del funcionario de conocimiento.

SALA DE DECISION DEL TRIBUNAL

13.16 Adquiere competencia con la ejecutoria de la resolución de acusación y asume la dirección del proceso. El fiscal toma la calidad de parte.

SALA DE DECISION DEL TRIBUNAL O SECRETARIO

13.17 Coloca el expediente a disposición común de los sujetos procesales por el término de treinta días hábiles, para preparar la audiencia pública, solicitar las nulidades originadas en la etapa de instrucción que no hayan sido resueltas y las pruebas que sean conducentes.

SUJETOS PROCESALES

13.18 Solicitan las nulidades y pruebas que consideren pertinentes. Es de especial importancia la intervención del Ministerio Público.

MAGISTRADO PONENTE SALA DE DECISION DEL TRIBUNAL

13.19 Resuelve las peticiones de pruebas de las partes.

SALA DE DECISION DEL TRIBUNAL

13.20 Puede negar o decretar la nulidad.

SECRETARIO

13.21 Notifica a los sujetos procesales, personalmente al sindicado privado de la libertad y al Ministerio Público; a las demás partes, por estado, si no es posible su notificación personal.

SUJETOS PROCESALES

13.22 Pueden interponer los recursos de reposición o apelación.

SECRETARIO

13.23 Sigue el trámite de los recursos.

SALA DE DECISION DEL TRIBUNAL

13.24 Decide la reposición y/o concede la apelación ante su superior.

SALA DE CASACION CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

13.25 Resuelve el recurso dentro de los diez días hábiles siguientes, una vez efectuado el reparto.

SECRETARIO SALA DE CASACION CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

13.26 Remite el expediente al funcionario de primera instancia.

SALA DE DECISION DEL TRIBUNAL

13.27 Fija fecha y hora para la celebración de la audiencia pública, la cual no puede exceder de diez días hábiles.

13.28 Continúa el procedimiento de audiencia pública.

14. INDICADORES

 No aplica.

Dependencia: Procuraduría Judicial II en lo Penal

Proceso: Notificaciones

Procedimiento: Notificaciones

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Garantizar que los procesos sean adelantados de conformidad con la Constitución Nacional y la ley, de manera ágil, eficiente y eficaz.

2. CLIENTES

El investigado, el Consejo Seccional de la Judicatura, el Juzgado Penal del Circuito, la Fiscalía Delegada ante el Tribunal, la Fiscalía Delegada ante la Corte Suprema de Justicia (Agencias Especiales) o el Tribunal Superior.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los investigados y es válido para el Consejo Seccional de Judicatura, el Juzgado Penal del Circuito, la Fiscalía Delegada ante el Tribunal, la Fiscalía Delegada ante la Corte Suprema de Justicia (Agencias Especiales) o el Tribunal Superior.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Ministerio Público, al investigado, al apoderado o defensor, al Consejo Seccional de la Judicatura, al Consejo Superior de la Judicatura o al Juzgado Penal del Circuito, la Fiscalía Delegada ante el Tribunal, la Fiscalía Delegada ante la Corte Suprema de Justi cia (Agencias Especiales) o el Tribunal Superior.

5. REFERENCIAS

 Constitución.

 Decreto 196 de 1971.

 Códigos Penal y de Procedimiento Penal.

 Demás normas concordantes.

 Jurisprudencia y Doctrina.

6. DEFINICIONES

 No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Libro Radicador de Notificaciones.

8. CONDICIONES GENERALES

La notificación es la información que se da a las partes intervinientes en los procesos de las decisiones del funcionario, que pueden consistir en resoluciones (de fiscales), autos o sentencias (de jueces o magistrados).

Existe la obligación procesal de notificar, en debida forma, las providencias que se dicten, con excepción de los autos de sustanciación no mencionados en el artículo 186 del Código de Procedimiento Penal.

Es competencia del secretario realizar las notificaciones en la oficina del despacho y en el lugar de detención del procesado.

No todas las providencias son notificable s, sólo las interlocutorias, las sentencias, y algunas de sustanciación, las cuales, para los efectos del proceso penal, se hallan señaladas en el artículo 186 de la codificación mencionada.

Existen varias formas de notificación: personal, por estado, por conducta concluyente, en estrados y por edicto. La notificación personal es la lectura que hace o se hace al notificado de la providencia; puede decirse que es la verdadera notificación, la más efectiva, por ende debe preferirse sobre las demás. Vamos a concentrarnos en la notificación personal, ya que al Ministerio Público siempre se le notifica de las decisiones por esta vía.

Es fundamental para el Procurador Judicial II tener en cuenta que al notificarse de las providencias, y por tanto enterarse de su contenido, puede solicitar pruebas para aclarar puntos oscuros en la investigación o para corroborar algún aserto de un sujeto procesal; también le abre la posibilidad de interponer recursos contra las providencias interlocutorias o el mecanismo de casación y solicitar las nulidades a que haya lugar.

9. SALIDAS

 El resultado es el auto que decreta o niega las pruebas pedidas o el que concede el recurso.

10. REGISTROS

 Notificación de la resolución inhibitoria o de la apertura de investigación disciplinaria, del traslado del artículo 446 del Código de procedimiento Penal, de la fecha de audiencia pública, del fallo, en todos los casos y, en general, de las decisiones de que trata el artículo 186 de la codificación mencionada, respecto al proceso penal.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 El respeto al debido proceso y al derecho de defensa.

12. ANEXOS

 No aplica.

13. ACTIVIDAD

SECRETARIO DESPACHO CORRESPONDIENTE

13.1 Realiza la notificación personal al Ministerio Público y las demás notificaciones a los otros sujetos procesales.

PROCURADOR JUDICIAL II EN LO PENAL

13.2 Solicita pruebas si lo considera pertinente.

13.3 Interpone los recursos de reposición y apelación desde la fecha en que se haya proferido la providencia, hasta cuando hayan transcurrido tres días hábiles, contados desde la última notificación. También puede presentar demanda de casación, en caso de ser procedente.

14. INDICADORES

 No aplica.

Dependencia: Procuraduría Judicial II en lo Penal

Proceso: Nulidad

Procedimiento: Nulidad

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Garantizar la realización del proceso penal conforme a la Constitución Política y la ley, el respeto al debido proceso, el derecho de defensa y el cumplimiento de los principios de celeridad, eficiencia y eficacia.

2. CLIENTES

El procesado y el Juzgado Penal del Circuito.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los procesados y es válido para el Juzgado Penal del Circuito.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Ministerio Público, al procesado, fiscal acusador, defensor, apoderado de la parte civil, juzgado penal del circuito, Tribunal Superior y a la Corte Suprema de Justicia.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política.

 Códigos Penal y de Procedimiento Penal.

 Demás normas concordantes.

 Jurisprudencia y Doctrina.

6. DEFINICIONES

 No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Libro Radicador de Notificaciones.

8. CONDICIONES GENERALES

La declaratoria de nulidad ocurre cuando en el proceso existan irregularidades sustanciales o procesales que conviertan en ilegal parte o todo su trámite, y cuando es afectado el derecho de defensa del sindicado. El funcionario judicial puede corregir el yerro, a través de este mecanismo, siempre que no exista otra vía jurídicamente viable q ue permita enmendar la irregularidad, con menos traumatismos para la administración de justicia. Puede ser declarada la nulidad, de oficio o a petición de parte.

La nulidad surge cuando se desconocen o violan las normas que regulan el proceso penal, e invalida el acto procesal. No obstante, la orientación del Código de Procedimiento Penal en esta materia es la de suprimir muchas de las ritualidades que dificultaban el trámite del proceso, para dar paso a formas flexibles que le otorgan más dinámica al proceso penal, con lo cual desaparecieron muchas de las nulidades que entrababan el sistema anterior; asimismo, en observancia del principio de lealtad, se establecieron mecanismos para evitar que los sujetos procesales guarden silencio sobre los vicios o los invoquen cuando ya se han agotado las etapas procesales.

Son principios que rigen la nulidad: a) especificidad, según el cual las causales de nulidad se encuentran taxativamente descritas en el ordenamiento jurídico (artículo 29 de la Constitución Nacional y 304 del Código de Procedimiento Penal), y no pueden ser aplicadas por analogía o remisión a las regulaciones del procedimiento civil; b) trascendencia, no puede invocarse por el solo interés de la ley, pues debe afectar garantías de los sujetos procesales o socavar las bases fundamentales del juicio; c) protección, el sujeto procesal que haya coadyuvado con su conducta a la realización del acto irregular, no puede solicitarla; d) convalidación, los actos irregulares son convalidables por el consentimiento presunto o expreso del perjudicado; e) finalidad cumplida, las ritualidades están encaminadas a lograr determinadas finalidades, por tanto, si a pesar de los defectos del acto procesal, cumple con su objeto, no puede invalidarse; f) seguridad jurídica, debe haber pronunciamiento expreso sobre ésta, mientras no se produzca conserva plena validez; h) medida extrema o naturaleza residual, sólo puede decretarse si no hay otro instrumento procesal para subsanar el acto irregular.

Son causales de nulidad: a) la falta de competencia del funcionario judicial; b) la existencia de irregularidades sustanciales que afecten el debido proceso; c) la violación al derecho de defensa (art. 304 del Código de Procedimiento Penal).

En cuanto a la falta de competencia, en la etapa instructiva puede darse por violación del factor subjetivo: inobservancia de fuero constitucional y legal; por violación del factor objetivo, que normalmente no tiene importancia durante la etapa de instrucción sino a partir de la resolución de cierre de la instrucción; por violación del factor funcional, cuando un funcionario interviene en una etapa procesal en la cual no puede hacerlo; por violación al factor territorial, en el evento de que la investigación se surta en lugar distinto del que se consumó la conducta investigada, lo cual dificulte en forma grave u ostensible el derecho de defensa.

En la etapa de juzgamiento, por falta de competencia, puede configurarse nu lidad si el juez modifica motu proprio la calificación de los hechos contenidos en la resolución de acusación; si el fiscal continuó actuando una vez rota la conexidad, en el caso de que el delito que le daba competencia al funcionario de mayor jerarquía haya desaparecido antes de la calificación sumarial; si se realizó audiencia pública por juez colegiado sin la presencia de la mayoría absoluta de los miembros de la Sala.

Son nulidades por violación a las formas propias del juicio o por irregularidades sustanciales que afecten el debido proceso, las principales, los errores originados en la resolución de acusación: a) falta de motivación; b) motivación antibiológica; c) imputación de cargos con violación del principio lógico de no contradicción; d) errores relativos a la época de comisión del hecho punible y sobre la individualización del autor o partícipe.

Por vía de ejemplo, la Corte Suprema de Justicia ha reconocido los siguientes casos como violatorios de las formas propias del juicio: a) darle tratamiento de inimputable a quien no lo tiene, o lo contrario, y aplicar mal las medidas de seguridad; b) continuar el desarrollo del proceso estando prescrita la acción penal; c) no cumplir con el objeto del proceso que es aclarar los hechos, sino uno distinto.

El derecho de defensa es una garantía absoluta que no puede ser suspendida ni siquiera en estados de excepción, es un aspecto particular del debido proceso, que abarca tanto la defensa material, como la técnica; es esencial en este punto tener en cuenta que el procesado debe estar asistido por un defensor de oficio o de confianza desde la indagatoria, que no es posible designar como tal para esta diligencia a cualquier ciudadano honorable; que se ampara con el mecanismo de la nulidad y es una acción especial porque, de ordinario, está desligada de los principios de trascendencia, convalidación, protección y conservación.

Recortan el derecho de defensa las siguientes irregularidades: a) no preguntar en la indagatoria por todos los hechos punibles investigados y sí formular cargos en la resolución de acusación por los no indagados; b) no verificar las citas del indagado cuando son importantes para su defensa; c) vincular tardíamente al imputado al proceso; d) omitir la práctica de pruebas relevantes para la defensa, si se demuestra que tenían la capacidad de modificar sustancialmente la situación del imputado; e) no notificar personalmente la acusación; f) violar el principio de lealtad, cuando se modifica en la sentencia la calificación jurídica provisional de la resolución de acusación, de manera gravosa para el sindicado; g) restringir el acceso a la segunda instancia.

Debe advertirse también que en nuestro ordenamiento procesal se mantuvo la clasificación de las nulidades en legales y supralegales. A las primeras, ya hicimos alusión; las segundas se presentan cuando se quebranta cualquiera de las garantías del artículo 29 de la Constitución Nacional que no se incorporaron en el Código de Procedimiento Penal: la legalidad de los delitos y de las penas, y el principio de favorabilidad.

Además, vale la pena resaltar que es posible plantear nulidades en todo momento, inclusive durante el período de ejecutoria de la sentencia, no obstante las no invocadas hasta el término de traslado del artículo 446 del Código de Procedimiento Penal, y que hayan sido originadas en la etapa instructiva, sólo pueden ser debatidas en sede de casación; también se acepta la existencia de nulidades parciales, para que se reponga sólo la actuación que dependa del acto nulo.

Finalmente, debe decirse que todo lo anotado respecto de la nulidad también es aplicable en tratándose de procesos contra jueces y fiscales, en casos de Agencia Especial y, con algunas glosas lógicas, al procedimiento disciplinario.

9. SALIDAS

 Declaratoria o no declaratoria de la nulidad.

10. REGISTROS

 Las notificaciones de que trata el artículo 186 del Código de Procedimiento Penal.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 El respeto al debido proceso y al derecho de defensa.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDAD

FISCAL

13.1 Declara cerrada la investigación mediante resolución de sustanciación.

SECRETARIO UNIDAD DE FISCALIAS

13.2 Practica las notificaciones a los sujetos procesales, personalmente al sindicado privado de la libertad y al Ministerio Público, y si es posible, a los demás sujetos procesales; si no puede n otificar personalmente a estos últimos, lo hace por estado.

FISCAL DELEGADO ANTE LOS JUZGADOS PENALES DEL CIRCUITO O ANTE EL TRIBUNAL

13.3 Ordena correr traslado por ocho días a las partes, con el fin de que presenten las solicitudes que consideren necesarias en relación con sus pretensiones sobre calificación, una vez ejecutoriada la providencia de cierre de investigación.

SUJETOS PROCESALES

13.4 Presentan sus alegatos, si lo consideran conveniente.

FISCAL

13.5 Califica el sumario dentro de un plazo máximo de quince días hábiles, con resolución de acusación o preclusión de la instrucción.

SECRETARIO O NOTIFICADOR

13.6 Notifica a las partes, personalmente al Ministerio Público y al sindicado privado de la libertad y por estado a los demás; si el procesado se encuentra en libertad, lo cita por el medio más eficaz a su última dirección conocida en el proceso; si transcurridos ocho días hábiles desde la citación, no comparece, notifica personalmente al defensor y sigue el procedimiento, en el caso de que sea proferida resolución de acusación.

SUJETOS PROCESALES

13.7 Pueden interponer los recursos de reposición y/o apelación. La última será resuelta por el superior del funcionario de conocimiento.

JUEZ PENAL DEL CIRCUITO O SALA DE DECISION DEL TRIBUNAL

13.8 Adquiere competencia con la ejecutoria de la resolución de acusación y asume la dirección del proceso. El fiscal toma la calidad de parte.

JUEZ O SALA DE DECISION DEL TRIBUNAL O SECRETARIO

13.9 Coloca el expediente a disposición común de los sujetos procesales por el término de treinta días hábiles, para preparar la audiencia pública, solicitar las nulidades originadas en la etapa de instrucción que no hayan sido resueltas y las pruebas que sean conducentes.

SUJETOS PROCESALES

13.10 Solicitan las nulidades y pruebas que consideren pertinentes.

JUEZ O MAGISTRADO SUSTANCIADOR SALA DE DECISION DEL TRIBUNAL

13.11 Resuelve las peticiones de pruebas de las partes.

JUEZ O SALA DE DECISION DEL TRIBUNAL

13.12 Puede negar o decretar la nulidad.

SECRETARIO

13.13 Notifica a los sujetos procesales, personalmente al sindicado privado de la libertad y al Ministerio Público; a las demás partes, por estado, si no es posible su notificación personal.

SUJETOS PROCESALES

13.14 Pueden interponer los recursos de reposición o apelación.

SECRETARIO

13.15 Sigue el trámite de los recursos.

JUEZ PENAL DEL CIRCUITO O SALA DE DECISION DEL TRIBUNAL

13.16 Decide la reposición y/o concede la apelación ante su superior.

SALA DE DECISION TRIBUNAL SUPERIOR DE DISTRITO JUDICIAL O SALA DE CASACION CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

13.17 Resuelve el recurso dentro de los diez días hábiles siguientes, una vez efectuado el reparto.

SECRETARIO TRIBUNAL O SALA DE CASACION CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

13.18 Remite el expediente al funcionario de primera instancia.

JUEZ PENAL DEL CIRCUITO O SALA DE DECISION DEL TRIBUNAL

13.19 Fija fecha y hora para la celebración de la audiencia pública, la cual no puede exceder de diez días hábiles, una vez recibido el proceso, si se confirmó la resolución de acusación.

13.20 Continúa el procedimiento de audiencia pública.

14. INDICADORES

 No aplica.

Dependencia: Procuraduría Judicial II en lo Penal

Proceso: Casación

Procedimiento: Casación

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

La efectividad del derecho material y de las garantías de las personas que intervienen en la actuación penal, la unificación de la jurisprudencia nacional y la reparación de los agravios ocasionados a las partes con el fallo demandado.

2. CLIENTES

El procesado y la Corte Suprema de Justicia.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los procesados y es válido para el Juzgado Penal del Circuito, el Tribunal Superior de Distrito Judicial y la Corte Suprema de Justicia.

4. RESPONSABILIDADES

< p class=CUERPOTEXTO style='line-height:10.6pt'>El procedimiento involucra al Ministerio Público, al procesado, fiscal acusador, defensor, apoderado de la parte civil, Juzgado Penal del Circuito, Tribunal Superior y a la Corte Suprema de Justicia.

5. REFERENCIAS

 Constitución.

 Códigos Penal y de Procedimiento Penal.

 Demás normas concordantes.

 Jurisprudencia y Doctrina.

6. DEFINICIONES

 No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Libro Radicador de Notificaciones.

8. CONDICIONES GENERALES

La casación es un mecanismo de control extraprocesal mediante el cual la Sala de Casación de la Corte Suprema de Justicia confronta la sentencia con la ley para inferir si se ciñó a ésta y si es válida jurídicamente.

La demanda de casación puede ser presentada por el fiscal, el Ministerio Público, el defensor y los demás sujetos procesales si fueren abogados titulados y estuvieren autorizados legalmente para ejercer la profesión.

La casación procede contra las sentencias ejecutoriadas de segunda instancia proferidas por los Tribunales Superiores de Distrito Judicial, en los procesos por delitos que tengan señalada pena privativa de la libertad cuyo máximo exceda de ocho años, aun cuando la san ción impuesta consista en medida de seguridad.

La casación se extiende a los delitos conexos, aunque la pena prevista para estos sea inferior a la señalada en el párrafo anterior.

Discrecionalmente, y de manera excepcional, puede admitir la Corte Suprema de Justicia la demanda de casación contra otras sentencias de segunda instancia, cuando lo considere necesario para el desarrollo de la jurisprudencia o la garantía de los derechos fundamentales.

Cuando tenga por objeto la demanda lo relacionado con la indemnización de perjuicios decretados en la sentencia condenatoria, se regula por las normas que rigen la casación civil.

Son requisitos formales de la demanda: la identificación de los sujetos procesales y de la sentencia demandada; una síntesis de los hechos y de la actuación procesal; la enunciación de la causal y la formulación del cargo señalando en forma clara y precisa sus fundamentos y las normas que el demandante estime infringidas; si son varios los cargos, deben sustentarse en capítulos separados; es permitido formular subsidiariamente cargos excluyentes, de manera separada.

Son causales de casación: la violación de una norma de derecho sustancial, que puede ser directa o indirecta; la falta de consonancia de la sentencia con los cargos formulados en la resolución de acusación y la nulidad.

Cuando se trata de sentencia condenatoria, no se puede agravar la pena impuesta, salvo que el fiscal, el Ministerio Público o la parte civil la hubieren demandado.

La Corte no puede tener en cuenta causales de casación diferentes de las expresamente alegadas por el demandante, salvo que se trate de la causal de nulidad, la cual debe declararla de oficio, o cuando sea ostensible que la sentencia atenta contra las garantías fundamentales.

El Procurador Judicial II en lo Penal debe tener en cuenta que la casación ya no es siquiera un recurso, que nunca ha generado una tercera instancia que no existe, ya que no pueden volverse a debatir los hechos ya juzgados en las dos instancias. En la demanda de casación debe hacerse un examen jurídico de la sentencia en relación con la ley, esto es, que se discute la legalidad de la sentencia, por lo cual ha de tener especial cuidado al recurrir a este mecanismo, pues no es frecuente que se den los presupuestos para interponerlo.

9. SALIDAS

 El resultado es la sentencia de casación. Si las causales aceptadas fueren la violación de una norma de derecho sustancial, la falta de consonancia de la sentencia con la acusación o cuando la nulidad afecte exclusivamente la sentencia demandada, casa el fallo la Sala de Casación de la Corte Suprema de Justicia y dicta el que deba reemplazarlo. Si la causal aceptada es la de nulidad, salvo la del fallo únicamente, declara en qué estado queda el proceso y dispone que se envíe al funcionario competente para que proceda de acuerdo con lo resuelto por la Corte.

10. REGISTROS

 Notificación de sentencias de segunda instancia.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 El respeto al debido proceso y a los derechos fundamentales.

12. ANEXOS

 No aplica.

13. ACTIVIDAD

SECRETARIO JUZGADO DE SEGUNDA INSTANCIA O TRIBUNAL

13.1 Ejecutoriada la sentencia, debe remitir las copias del expediente al juez de ejecución de penas o a quien haga sus veces y conservará el original para los efectos de la casación.

SUJETOS PROCESALES

13.2 Presentan la demanda de casación, por escrito, dentro de los treinta días hábiles siguientes a la ejecutoria de la sentencia de segunda instancia.

JUZGADO DE SEGUNDA INSTANCIA O TRIBUNAL

13.3 Si la demanda se presenta extemporáneamente, así lo declara mediante auto que admite el recurso de reposición.

13.4 Presentada la demanda, surte traslado a los no demandantes por el término común de quince días hábiles para que presenten sus al egatos.

SUJETOS PROCESALES

13.5 Los no demandantes presentan sus alegatos dentro del término común de quince días hábiles.

SECRETARIO JUZGADO DE SEGUNDA INSTANCIA O TRIBUNAL

13.6 Remite el original del expediente a la Corte.

SALA DE CASACION CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

13.7 Si el demandante carece de interés o la demanda no reúne los requisitos, la inadmite, y devuelve el expediente al despacho de origen.

PROCURADOR DELEGADO EN LO PENAL

13.8 Rinde concepto obligatoriamente dentro del término de veinte días hábiles.

MAGISTRADO PONENTE SALA DE CASACION CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

13.9 Registra el proyecto dentro de los treinta días hábiles siguientes.

SALA DE CASACION CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

13.10 Dicta sentencia dentro de los veinte días hábiles siguientes.

14. INDICADORES

 No aplica.

Dependencia: Procuraduría Delegada para el Ministerio Público en Asuntos Penales

Proceso: Solicitud constitucional de Agencia Especial

Procedimiento: Visita al proceso y evaluación.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Adelantar visita especial al proceso penal a que se refiere el peticionario, por parte de un Procurador Judicial en lo Penal de cualquier ciudad del país o de uno de los Abogados adscritos a la Delegada para el Ministerio Público en Asuntos Penales, a fin de establecer la necesidad de constituir una Agencia Especial dentro del Proceso Penal objeto de análisis.

2. CLIENTES

De manera directa: Los Fiscales o Jueces ante quienes se adelanta la Visita. De manera indirecta: Los sujetos procesales.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todas las solicitudes de los sujetos procesales o personas naturales o jurídicas que tienen interés en el proceso y que de alguna manera muestran su inconformidad en el desarrollo del mismo y solicitan que se constituya una Agencia Especial a fin de que la intervención del Agente del Ministerio Público como sujeto procesal, sea más dinámica, efectiva y especial, en defensa del orden jurídico del patrimonio público, o de los derechos y garantías fundamentales.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Procurador Delegado para el Ministerio Público en Asuntos Penales, quien ordena la Visita y designa el funcionario que corresponda para ese fin, a los Procuradores Judiciales en lo Penal, Personeros Municipales y abogados adscritos a esta Delegada; en casos excepcionales a los Procuradores Provinciales y Regionales.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia.

 Código Penal.

 Código de Procedimiento Penal.

 Decreto 262/2000.

 Resolución 0017/2000.

 Resolución 0054/97.

 Resolución 122/99.

 Circular 0006/2000.

 Circular 0008/2000.

 Normas concordantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Programa de Sistemas SIAF.

Programa SIAGE (Sistema Integrado Agencias Especiales).

Programa SIAGEP (Sistema Integrado Agencias Especiales Personas).

Libro de control de sustanciadores.

Libro de control entrada y salida de proyectos Despacho.

Procurador Delegado.

8. CONDICIONES GENERALES

Se trata de un procedimiento interno previo a la decisión del Procurador Delegado para el Ministerio Público en Asuntos Penales, de constituir o no, una Agencia Especial con un Procurador Judicial adscrito a la Delegada, dando aplicación a la Resolución 054/97 emanada del señor Procurador General de la Nación.

9. SALIDAS

Visita Especial al proceso; informe evaluativo y Constitución de la Agencia Especial; decisión de no constituir Agencia Especial y comunicación al quejoso de que seguirá actuando el agente ordinario.

10. REGISTROS

En la Unidad de Archivo y Correspondencia queda registrada la solicitud y los demás trámites realizados (visita, informe, decisión). En caso de constitución de la agencia Especial, queda registrada toda la actuación hasta que culmine el proceso en los sistemas Siage y Siagep.

11. BASES DE AUTOCONTROL

El estudio del acta de visita al proceso frente a la queja o solicitud y el informe evaluativo, es realizado por uno de los Asesores de la Delegada y posteriormente analizado y aprobado por el Procurador Delegado.

Visita al proceso y observación.

12. ANEXOS< /span>

No aplica.

13. ACTIVIDADES-RADICADOR

13.1 RADICADOR

Recibe la queja o petición relacionada en una planilla proveniente del C.A.P. o presentada directamente en la oficina de radicación y procede a su radicación en el sistema.

13.2 REVISOR

Estudia la solicitud o petición y procede a ordenar proyecto de auto u oficio de trámite al sustanciador que corresponda, designando si es procedente a un Procurador Judicial, Abogado adscrito a la Delegada o Personero Municipal si es necesario, para adelantar visita al proceso.

13.3 SUSTANCIADOR

Proyecta el oficio o auto de trámite que corresponda según la orden impartida.

13.4 ASESOR

Revisa antes de pasar al Despacho para la firma del Delegado; la secretaria anota en un libro los asuntos antes de entrar al Despacho.

13.5 DELEGADO

Aprueba el proyecto y firma si está de acuerdo.

13.6 SECRETARIA DEL DELEGADO

Desanota los asuntos aprobados y firmados por el Procurador Delegado y los pasa al Secretario de la Delegada.

13.7 SECRETARIO DELEGADO DEL MINISTERIO PUBLICO

Imparte el trámite final; organiza individualmente cada asunto, con las copias de los oficios elaborados, los cuales pasan debidamente grapados a la Sección de radicación para su registro en el sistema y los originales pasan al citador de la Delegada.

13.8 CITADOR

Elabora la planilla para remitirla por correo (CAP) y así mismo hace la entrega personal en el edificio y entrega oficios en los sitios cercanos.

14. INDICADORES

14.1 UNIDAD DE AGENCIAS ESPECIALES

Número de Agencias constituidas.

14.2 ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Número de Agencias solicitadas.

14.3 ESTADISTICA

Número de solicitudes acogidas.

Número de Agencias constituidas.

Número de agencias vigentes de todo el país.

Cuadro comparativo (gráfico).

Periodicidad mensual.

Dependencia: Procuraduría Delegada para el Ministerio Público en Asun tos Penales

Proceso: Diligencias Unidades de Policía Judicial

Procedimiento: Participación diligencia unidad de Policía Judicial.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Intervenir en representación del Ministerio Público en diligencias que adelanten las Unidades de Policía Judicial y que sean de competencia de la jurisdicción especializada.

2. CLIENTES

De manera directa: Policía Judicial y Fiscales que actúan en esas Unidades. De manera indirecta: Las personas que intervienen en estos procedimientos o son objeto de ellos.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a las solicitudes de intervención del Ministerio Público provenientes de las distintas Unidades de Policía Judicial de Bogotá.

La intervención de los Agentes del Ministerio Público obedece a un mandato legal (art. 315 y 318 del C. de P.P.)

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Procurador Delegado para el Ministerio Público, quien ordena la intervención a uno de los abogados adscritos a la Delegada o de los Procuradores Judiciales en lo Penal; a los abogados y demás funcionarios que intervienen en la diligencia en representación del Ministerio Público.

5. REFERENCIAS

Normas concordantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Libro de control.

Resoluciones de la Procuraduría.

8. CONDICIONES GENERALES

Se trata de intervenciones por parte de funcionarios adscritos a la Delegada para el Ministerio Público en Asuntos penales, en actividades o actuaciones realizadas por la Policía Judicial en ejercicio de sus funciones y que sean de la Jurisdicción Especializada.

9. SALIDAS

Presencia e intervención del Agente del Ministerio Público designado en la diligencia programada por la Unidad de Policía Judicial.

10. REGISTROS

En la Unidad de Archivo y Correspondencia queda registrada la solicitud de intervención de un Agente del Ministerio Público por parte de la Unidad de Policía Judicial que corresponda.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Presencia del Agente del Ministerio Público en la diligencia y firma en el acta que se elabore en desarrollo de la misma.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

13.1 RADICADOR

Recibe la solicitud proveniente de la Unidad de Policía Judicial que corresponda y la incorpora al sistema. Inmediatamente la pasa al Asesor.

13.2 ASESOR

Asigna la diligencia al Abogado que corresponda, según reparto previsto y previa radicación en el libro.

13.3 ABOGADO O PROCURADOR JUDICIAL ASIGNADO

Asiste a la diligencia e informa al Procurador Delegado en caso de alguna novedad que lo amerite.

14. INDICADORES

Informe mensual rendido por abogados y Procuradores Judiciales, relacionado con las distintas actividades cumplidas ante las Unidades de Policía Judicial.

14.1 ESTADISTICA

Relación de intervenciones individuales y generales.

Cuadro gráfico.

Periodicidad mensual.

Dependencia: Procuraduría Delegada para el Ministerio Público en Asuntos Penales

Proceso: Vigilar el cumplimiento y cancelación oportuna de las órdenes de captura

Procedimiento: Gestión preventiva órdenes de captura.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Vigila el cumplimiento y la cancelación o portuna de las órdenes de captura.

2. CLIENTES

De manera directa: Los Fiscales y los Jueces, quienes imparten y cancelan las órdenes de captura. De manera indirecta: Los sindicados y procesados.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a las órdenes y cancelaciones de las órdenes de captura, en desarrollo de la facultad asignada internamente a la Delegada para el Ministerio Público en Asuntos Penales, mediante Resolución 017 de 4 de marzo de 2000, artículo 18.

La Delegada ha sistematizado la información proveniente de los diferentes Despachos Judiciales del País.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los Abogados y Procuradores Judiciales que practican visita a las instalaciones de la SIJIN, DIJIN, DAS, Y CISAD de esta ciudad.

La responsabilidad consiste en verificar el registro de las órdenes de captura y cancelaciones de las mismas.

5. REFERENCIAS

- C.N.

- Código Penal.

- Código de Procedimiento Penal.

- Decreto 262/2000.

- Resolución 017/2000.

- Normas concordantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Programa SIAF

Programa Fox Pro

8. CONDICIONES GENERALES

Se trata de consignar en el sistema todas las comunicaciones de las órdenes de captura y cancelaciones de las mismas, en el país, conformando los registros correspondientes.

Los abogados adscritos a esta Delegada adelantan las Visitas previo reparto, a la SIJIN, DIJIN, DAS, y CISAD; luego de que el abogado rinde el informe evaluativo de la visita realizada y si se observa que la orden de captura no ha sido cancelada, se procede a solicitar informe al organismo de seguridad a fin de que explique la situación, si se verifica que el organismo de seguridad registra las cancelaciones de las órdenes de captura, se procede a elaborar el respectivo auto de archivo.

9. SALIDAS

En el programa FOX PRO quedan registradas y consignadas todas las comunicaciones de las órdenes de captura y cancelaciones, así como la gestión adelantada por la Delegada.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Visita a los organismos de control y evaluación por parte del Funcionario visitado.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

13.1 SECRETARIA DE LA UNIDAD DE CAPTURAS

Consigna en el sistema todas las comunicaciones de las cancelaciones de las órdenes de captura.

13.2 Anexa la correspondencia que llega como contestación de los oficios enviados en cada uno de los registros.

13.3 ABOGADO COORDINADOR-CAPTURAS

13.4 Prepara el correspondiente reparto para que los abogados adscritos a la Delegada efectúen las visitas a las instalaciones de la SIJIN, DIJIN, DAS y CISAD de esta ciudad.

13.5 Analiza el informe evaluativo; ordena elaborar oficios para la firma del Procurador Delegado a fin de determinar la razón por la cual el organismo de seguridad no ha cancelado la orden de captura.

13.6 SECRETARIA DE LA UNIDAD DE CAPTURAS

13.7 Alimenta permanentemente el sistema de cada uno de los registros que se abran.

Dependencia: Procuraduría Judicial Penal II ante el Tribunal Superior Militar

Proceso: Emisión de Concepto

Procedimiento: Concepto de acuerdo con el C.P.M.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Intervenir en los procesos penales militares en defensa del orden jurídico, de los derechos y garantías fundamentales, vigilando el cumplimiento de la Constitución, las leyes y las decisiones judiciales (art. 277 C.P., art. 290 C.P.M.).

2. CLIENTES

El Tribunal Superior Militar, las fiscalías ante el T.S.M. y Fiscalías ante Juzgados Penales Militares, Juzgados de Instrucción Penal Militar y los sujetos procesales.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los procesos penales que adelanta la Justicia Penal Militar.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a la Corte Suprema de Justicia, al Tribunal Superior Militar, los Juzgados Penales Militares, las Fiscalías de la Justicia Penal Militar, las Procuradurías Judiciales Penales ante la Justicia Penal Militar.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia.

 Código Penal Militar

 Código Penal y de Procedimiento Penal.

 Decreto Orgánico de la Procuraduría General de la Nación.

 Jurisprudencia y doctrina penales.

 Demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

C.P.: Constitución Política.

Cód. P.: Código Penal.

C.P.P.: Código de Procedimiento Penal.

C.P.M.: Código Penal Militar.

C.S.J.: Corte Suprema de Justicia.

T.S.M.: Tribunal Superior Militar.

F.T.S.M.: Fiscalía ante el Tribunal Superior Militar.

F.J.P.M.: Fiscalía ante Juzgado Penal Militar.

J.I.P.M.: Juzgado de Instrucción Penal Militar.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Libro radicador de procesos ingresados.

 Libro radicador de procesos salidos.

 Cuadro estadístico.

8. CONDICIONES GENERALES

El proceso militar investiga y, si es procedente, sanciona a los miembros activos de las Fuerzas Militares que incurren en delitos militares o comunes en relación con el servicio. Dicho proceso se debe adelantar conforme a lo señalado en la Ley 522 de 1999 y demás normas procedimentales y sustantivas contenidas en la C.P., Cód. P. y C.P.P.

9. SALIDAS

Providencia: Fallo, cese de procedimiento, auto inhibitorio.

10. REGISTROS

 Notificaciones.

 Libros radicadores.

 Estadística.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificación de ejecutoria de la última actuación del proceso.

 Verificación de proceso con-sin preso.

 Verificación del término de inscripción del proceso

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

TRIBUNAL SUPERIOR MILITAR

13.1 Corre traslado a la Procuraduría correspondiente, previo reparto de procesos artículo 581 C.P.M.

PROCURADURIA JUDICIAL PENAL II

13.2 Estudia el proceso para elaborar el correspondiente concepto el cual adiciona al expediente y regresa a la dependencia compete nte.

TRIBUNAL SUPERIOR MILITAR

13.3 Emite providencia pertinente.

14. INDICADORES

Número de conceptos emitidos

–––––––––––––––––––––– x 100

Número de conceptos acogidos

Número de días hábiles

–––––––––––––––––––––

Número de procesos ingresados

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

PROCURADURÍA DELEGADA PARA LA PREVENCION

EN DERECHO HUMANOS Y ASUNTOS ETNICOS

FEBRERO DE 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprimen su dinámica diaria.

Por ello, los manuales de procedimientos adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, estamos solicitando la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno, y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas en la Procuraduría.

Dependencia: Procuraduría Delegada para la Prevención en Materia de Derechos Humanos y Asuntos Etnicos.

Proceso: Control de Gestión y Seguimiento y Ministerio Público

Procedimiento: Intervención ante las Entidades que forman parte del Sistema Nacional de Reforma Agraria

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Fortalecer la defensa del orden jurídico, del patrimonio público, de la titulación de tierras de los grupos étnicos y los derechos fundamentales socioculturales, económicos y políticos de las diferentes comunidades de nuestro territorio nacional, con el fin específico de legalizar la titulación colectiva de las tierras o predio, en cumplimiento tanto de convenios internacionales, adoptados por nuestro ordenamiento interno, como de la normativa constitucional.

2. CLIENTES

Integrantes de comunidades Indígenas y Grupos Afrocolombianos, así como las distintas entidades que conforman el Sistema Nacional de Reforma Agraria.

3. ALCANCE

Procesos administrativos que cursan ante la administración pública y eventualmente procesos ante la jurisdicción ordinaria para la defensa de los territorios de estas comunidades.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Procurador Delegado para la Prevención de los Derechos Humanos y Asuntos Etnicos, y los Procuradores Judiciales.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia, artículos 63, 64 y 330.

 Ley 160 de 1994

 Ley 70 de 1993.

 Ley 21 de 1991.

 Convenio 169 de la O.I.T.

 Decreto 262 de 2000.

 Decreto 1320 de 1998.

6. DEFINICIONES

 C.N.: Constitución Nacional.

 Comunidad Raizal: Son todos aquellos habitantes nativos, oriundos del Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina.

 Territorio Indígena: Son las áreas poseídas en forma regular y permanente por una comunidad, parcialidad, o grupo indígena, y aquellas que aunque no se encuentren poseídas en esa forma, constituyen el ámbito tradicional de sus actividades sociales, económicas y culturales.

 Comunidad o Parcialidad indígena: Es el grupo o conjunto de familias de ascendencia Amerindia, que tienen conciencia de identidad y comparten valores, rasgos, usos o costumbres de su cultura, así como formas de gobierno, gestión, control social o sistemas normativos propios que la distinguen de otras comunidades, tengan o no títulos de propiedad o que no puedan acreditarlo legalmente, o que sus resguardos fueron disueltos, divididos o declarados vacantes.

 Autoridad Tradicional: Son los miembros de una comunidad Indígena que ejercen, dentro de la estructura propia de la respectiva cultura, un poder de organización, gobierno, gestión o control social.

 Cabildo Indígena: Es una entidad indígena especial, cuyos integrantes son miembros de una comunidad indígena, elegidos y reconocidos por ésta como una organización socio política tradicional, cuya función es representar legalmente a una comunidad, ejercer la autoridad y realizar las actividades que le atribuyen las leyes, sus usos, costumbres y el reglamento interno de cada comunidad.

 Resguardo indígena: Es una institución legal y socio-política de carácter especial, conformada por una o más comunidades indígenas, que con un título de propiedad colectiva goza de las garantías de la propiedad privada, poseen su territorio y se rigen para el manejo de éste y su vida interna por una organización autónoma amparada por el fuero indígena y su sistema normativo propio.

 Comunidad Afrocolombiana: Grupo o co njunto de personas de ascendencia Afrocolombiana, que comparten valores, rasgos, usos y costumbres de una cultura.1

7. FORMATOS A UTILIZAR

Ninguno.

8. CONDICIONES GENERALES

Esta intervención comprende la realización de actividades encaminadas a dar cumplimiento al marco normativo citado anteriormente, para la defensa y protección de los derechos territoriales de los grupos étnicos.

Dentro de la estrategia del Gobierno Nacional ante la reforma agraria se presentan prioridades, a saber:

 Una mayor distribución del poder económico, a través del acceso a los factores productivos, y la consolidación de los espacios de participación política de las comunidades campesinas, negras e indígenas.

 La intervención en aquellas regiones afectadas por graves conflictos sociales, mediante acciones de acceso a la tierra, la titulación de baldíos y la estabilización de las comunidades, en procura de alcanzar la paz y la convivencia ciudadana.

 A través de una acción conjunta entre las instituciones y la comunidad, lograr mediante mecanismos más transparentes un mayor beneficio social y una utilización más eficiente de los factores productivos en beneficio de las comunidades.

9. SALIDAS

Escritos, memoriales, inspecciones judiciales, visitas y documentos que sirvan de fundamento para lograr la eficaz actuación encaminada a la legalización de las tierras a estos grupos.

10. REGISTROS

Los correspondientes a los títulos expedidos a favor de cada una de las comunidades.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Gestión periódica de la labor encomendada, mediante la interposición de escritos, recursos, sustentación y prácticas de pruebas.

12. ANEXOS

a) Copia de las Resoluciones proferidas en los trámites de titulación colectiva.

13. ACTIVIDADES

Secretario de la Delegada:

13.1 Recibe y radica las solicitudes y quejas formuladas por los integrantes de los distintos grupos étnicos y pasa la documentación al despacho.

Procurador Delegado:

13.2 Recibe y asigna los negocios o casos a cada uno de los Procuradores Judiciales.

Procurador Judicial:

13.3 Califica la documentación que le es entregada y adelanta las diligencias pertinentes, confirma o impugna las determinaciones adoptadas, ejerciendo vigilancia en desarrollo de la actuación administrativa, verificando que no se desconozcan los derechos de los grupos étnicos.

13.4 Una vez surtida la actuación, rinden informe ante el procurador delegado.

Procurador Delegado:

13.5 Recibe el informe elaborado, lo estudia y analiza junto con el Procurador Judicial.

13.6 Devuelve el informe al Procurador Judicial para anexarlo al expediente.

Procurador Judicial:

13.7 Anexa informe al expediente y lo entrega para su archivo a la secretaria del despacho.

Secretaria.

13.8 Archiva el expediente y hace las desanotaciones correspondientes.

14. INDICADORES

 Documentación:

Número de Titulación de tierras legalizadas

––––––––––––––––––––––––––– X 100

Número de intervenciones solicitadas

Dependencia: Procuraduría Delegada para la Prevención en Materia de Derechos Humanos y Asuntos Étnicos.

Proceso: Control de Gestión y Seguimiento a los Derechos de las comunidades Indígenas, Negras y Raizales

Procedimiento: Intervención ante las Autoridades Judiciales, Administrativas y Policivas

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Lograr el acatamiento de las preceptivas constitucionales, en orden a que se cumpla correctamente con la administración y aplicación de los recursos estatales, dirigidos a los grupos indígenas, raizales y negros, destinados a la atención en Salud, Educación y Participación en los Ingresos Corrientes de la Nación, para garantizar el cumplimiento y la efectividad de las normas que regulan los diferentes aspectos.

2. CLIENTES

Comunidades Indígenas, Negras y Raizales.

3. ALCANCE

Esta intervención se surte ante las Gobernaciones de Departamento, Alcaldías Municipales, Ministerio de Salud, Secretarías de Salud, Ministerio de Educación, Departamento Nacional de Planeación, Ministerio del Interior, Ministerio de Agricultura e Incora.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a la Procuradora Delegada para la prevención en Materia de Derechos Humanos y Asuntos Etnicos, a los Procuradores Judiciales y Abogados.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia.

 Ley 160 de 1994.

 Ley 70 de 1993.

 Ley 21 de 1991.

 Convenio 169 de la O.I.T.

 Decreto 262 de 2000.

 Decreto 1320 de 1998.

 Decreto 1386 de 1994.

 Ley 60 de 1993.

 Ley 100 de 1993.

 Ley 115 de 1994.

 Decreto 804 de 1995.

 Decreto 1811 de 1990.

 Acuerdos 72, 77 y 177 del Consejo Nacional de Seguridad Social

6. DEFINICIONES

 C.N.: Constitución Nacional.

 Comunidad Raizal: Son todos aquellos habitantes nativos, oriundos del Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina.

 Territorio Indígena: Son las áreas poseídas en forma regular y permanente por una comunidad, parcialidad, o grupo indígena, y aquellas que aunque no se encuentren poseídas en esa forma, constituyen el ámbito tradicional de sus actividades sociales, económicas y culturales.

 Comunidad o Parcialidad indígena: Es el grupo o conjunto de familias de ascendencia Amerindia, que tiene conciencia de identidad y comparten valores, rasgos, usos o costumbres de su cultura, así como formas de gobierno, gestión, control social o sistemas normativos propios que la distinguen de otras comunidades, tengan o no títulos de propiedad o que no puedan acreditarlo legalmente, o que sus resguardos fueron disueltos, divididos o declarados vacantes.

 Autoridad Tradicional: Son los miembros de una comunidad Indígena que ejercen, dentro de la estructura propia de la respectiva cultura, un poder de organización, gobierno, gestión o control social.

 Cabildo Indígena: Es una entidad indígena especial, cuyos integrantes son miembros de una comunidad indígena, elegidos y reconocidos por esta como una organización socio- política tradicional, cuya función es representar legalmente a una comunidad, ejercer la autoridad y realizar las actividades que le atribuyen las leyes, sus usos, costumbres y el reglamento interno de cada comunidad.

 Resguardo indígena: Es una institución legal y socio-política de carácter especial, conformada por una o más comunidades indígenas, que con un título de propiedad colectiva goza de las garantías de la propiedad privada, poseen su territorio y se rigen para el manejo de éste y su vida interna por una organización autónoma amparada por el fuero indígena y su sistema normativo propio.

 Comunidad Afrocolombiana: Grupo o conjunto de personas de ascendencia Afrocolombiana, que comparten valores, rasgos, usos y costumbres de una cultura.2

 I.C.N.: (Ingresos Corrientes de la Nación) Son los recursos que recauda el gobierno Nacional por concepto de impuestos, denominados Ingresos Tributarios y de tasas, multas y algunas contribuciones llamados Ingresos No Tributarios.3

 Transferencias o Participación de los resguardos Indígenas en los I.C.N.: Son los recursos que perciben los resguardos indígenas por su participación en los I.C.N., los cuales son de su propiedad y deciden autónomamente sobre su destinación, de conformidad con las normas pertinentes, usos y costumbres.

 Etnoeducación: Educación para los grupos étnicos, es la que se ofrece a grupos o comunidades que integran la nacionalidad y que poseen una cultura, una lengua, unas tradiciones y unos fueros propios y autóctonos.4

7. FORMATOS A UTILIZAR

Ninguno.

8. CONDICIONES GENERALES

El fortalecimiento de la diversidad Etnica y Cultural, que consagró la Constitución Política de 1991 en defensa de los derechos de los pueblos Indígenas y tribales, así como de las comunidades Afrocolombianas y Raizales, corroborando las determinaciones que se habían adoptado en virtud del Convenio 169 de 1989, de la OIT, aprobado por la Ley 21 de 1991, trajo como consecuencia la expedición de leyes especiales que tienden a garantizar el respeto y la aplicación de los ordenamientos que rigen el reconocimiento y la autodeterminación integral de estas minorías.

Los grandes cambios ocurridos en el país a partir de la nueva legislación han permitido la consecución de espacios a las comunidades indígenas y afrocolombianas, ubicándolas de frente a un reto en los campos educativo, de la salud, la economía y otros.

Esta intervención comprende la realización de actividades encaminadas a dar cumplimiento al marco normativo citado anteriormente, para la defensa y protección de los derechos territoriales de los grupos étnicos.

9. SALIDAS

Memoriales, escritos, recursos, circulares, informes y demás documentos que sirvan para tener una adecuada información.

10. REGISTROS

Informes de gestión realizada, precisando el númer o de beneficiarios de estos grupos étnicos en desarrollo de estas actividades, así como las eventuales investigaciones disciplinarias que se puedan derivar de las actuaciones adelantadas.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Intervención oportuna ante los distintos organismos gubernamentales o jurisdiccionales, para obtener pronta respuesta a las peticiones, recursos y alegaciones que se presenten con el objeto de lograr los objetivos planteados.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

Secretaria:

13.1 Recibe y radica las solicitudes, peticiones, comunicados y quejas formuladas por los integrantes de los distintos grupos étnicos.

13.2 Entra la documentación al despacho para su asignación y reparto entre los abogados

Procurador Delegado:

13.3 Asigna los asuntos al Procurador Judicial o Abogado.

13.4 Devuelve a secretaría para su radicación en el sistema SIAF y libros radicadores.

Secretaria:

13.5 Radica y reparte los expedientes o casos a los abogados o Procuradores judiciales, con firma en la planilla de entrega del funcionario que recibe.

Procurador Judicial o Abogado:

13.6 Analiza la documentación que le es entregada. Solicita la información que considere necesaria ante las autoridades y entidades correspondientes, ejerciendo vigilancia en desarrollo de la actuación administrativa, verificando que no se desconozcan los derechos de los grupos étnicos, y en algunas oportunidades se desplaza a las localidades comprometidas. Cuando el caso lo amerita, instaura las acciones o denuncias a que haya lugar. Analiza el fallo proferido por la respectiva instancia y lo impugna si fuese necesario. Vigila que el trámite de segunda instancia se realice conforme a los parámetros legales.

13.7 Informa al peticionario de las diligencias adelantadas y los resultados obtenidos.

13.8 Elabora informe final de gestión y lo presenta al Procurador Delegado

Procurador Delegado.

13.9 Recibe, estudia y analiza el informe junto con el Abogado o Procurador Judicial, y lo remite a la secretaria para su archivo.

Secretario de la Delegada:

13.10 Da cumplimiento a lo consignado en el informe final presentado por el Abogado o Procurador Judicial, elaborando según corresponda el auto de archivo o remitiendo las diligencias a las entidades competentes.

13.11 Anexa el informe al expediente, y dispone su archivo o remisión por competencia.

13.12 Remite o Archiva el expediente y hace las desanotaciones correspondientes.

14. INDICADORES

Número de actuaciones realizadas

–––––––––––––––––––– X 100

Número de comunidades beneficiadas

Dependencia: Procuraduría Delegada para la prevención en Materia de Derechos Humanos y Asuntos Etnicos.

Proceso: Investigación Disciplinaria

Procedimiento: Investigación Disciplinaria

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Adelantar las averiguaciones, que en forma oficiosa o por solicitud de parte se presentan en la Delegada, con el fin de establecer si existen funcionarios responsables de conductas que ameriten la iniciación de diligencias de orden disciplinario y en caso positivo aplicar los correctivos de ley.

2. CLIENTES

Procuradores Judiciales y demás servidores de la Procuraduría Delegada para la prevención de Derechos Humanos y Asuntos Etnicos.

3. ALCANCE

Procuradores Judiciales ante faltas leves y graves, y demás funcionarios de la delegada ante faltas leves.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Procurador Delegado para la Prevención en materia de Derechos Humanos y Asuntos Etnicos, Secretario de la Delegada y demás servidores públicos, distintos al investigado, a quienes se comisiona para adelantar la actuación.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política, artículo 277.

 Ley 200 de 1995, artículos 159-169.

 Decreto 262 de 2000.

6. DEFINICIONES

 C.N.: Constitución Nacional.

 Disciplinado: Destinatario de la Ley Disciplinaria que cometa la falta disciplinaria o determine a otro a cometerla. Específicamente los sujetos disciplinables son los miembros de las corporaciones p úblicas, empleados y trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios. Para los mismos efectos se aplicará a los miembros de la fuerza pública, los particulares que ejerzan funciones públicas en forma permanente o transitoria, los funcionarios y trabajadores del Banco de la República, los integrantes de la Comisión de Lucha ciudadana contra la corrupción y las personas que administren los recursos de que trata el artículo 338 de la C.N. Tal calidad se adquiere a partir de la notificación de los cargos.5

 Falta disciplinaria: Constituye falta disciplinaria y por lo tanto da lugar a acción e imposición de la sanción correspondiente el incumplimiento de los deberes, el abuso o extralimitación de los derechos y funciones, la incursión en prohibiciones, impedimentos, inhabilidades y conflictos de intereses.

 Auto de cargos: Acto administrativo expedido por el funcionario competente dentro de una investigación disciplinaria en el cual se relacionan tanto las conductas presuntamente irregulares ocurridas por acción, omisión o extralimitación de funciones de un servidor público como las normas constitucionales, legales y reglamentarias infringidas.

 Procedimiento Verbal: Sucesión de actos que se realizan con el objeto de alcanzar alguna finalidad jurídica, como adoptar una decisión, emitir una resolución, imponer una sanción no penal, etc., desarrollado con el mínimo de términos y recurriendo al principio de la Oralidad.

 Preclusión: Es el efecto que sobre los actos procesales opera el transcurso de los plazos o la finalización de los términos para ellos previstos, consistente en hacer imposibles o completamente ineficaces los actos correspondientes.

 Fallo: Es una providencia que decide el objeto del proceso, previo el agotamiento del trámite de la instancia.

 Auto Interlocutorio: Providencia que resuelve algún aspecto sustancial de la actuación.

 Auto de Sustanciación: Providencia que dispone el trámite que la ley establece para dar curso a la actuación.

 Prescripción: Manifestación de la influencia que el tiempo tiene sobre las relaciones jurídicas y los derechos subjetivos.6

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.

8. CONDICIONES GENERALES

Orientar procesalmente la investigación conforme a la Ley 200 de 1995 o Código Disciplinario Unico.

9. SALIDAS

 Información indagación preliminar.

 Pliego de cargos.

 Auto apertura pruebas.

 Providencia que pone fin a la actuación.

 Recursos.

10. REGISTROS

 Informe a la oficina de Registro y Control.

 Informe a la oficina de Personal.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Correcta realización de la actuación, confrontada con el soporte documental y legal.

 Ejecutar la política de control interno disciplinario prevista en la Ley 200 de 1995 e inducir hacia una conducta de autocontrol del Servidor Público.

12. ANEXOS

Ninguno.

13. ACTIVIDADES

Secretaria

13.1 Recibe y radica la queja o el expediente remitido por la División de Registro y Control, en el libro de correspondencia recibida.

13.2 Pasa la queja o el expediente remitido por la División de Registro y Control al Procurador Delegado.

Procurador Delegado:

13.3 Designa al Procurador Judicial o el Abogado de la Delegada que adelantará la actuación disciplinaria y pasa a Secretaría

Secretaria:

13.4 Remite la queja a la División de Registro y Control para que sea elaborado el registro de averiguación disciplinaria y se le asigne el número de expediente respectivo. Lo anterior en caso de que la queja recibida haya llegado a la delegada de manera directa y no a través de la primera oficina citada.

13.5 Elabora el proyecto de auto por el que se comisiona al Procurador Judicial o al Abogado que adelantará la actuación disciplinaria.

Procurador Delegado:

13.6 Firma el auto comisorio y pasa a secretaría.

Secretaria:

13.7 Entrega el expediente al Procurador Judicial o al Abogado comisionado a través de planilla de entrega.

13.8 Hace el reporte del expediente al Sistema Nuevo SIAF y consigna los datos relevantes

Procurador Judicial o Abogados.

13.9 Estudia las diligencias, practica pruebas y elabora el proyecto con la decisión pertinente.

13.10 Pasa el proyecto a través de la secretaria, al despacho para su eventual discusión, aprobación y firma.

Procurador Delegado:

13.11 Estudia y aprueba el proyecto.

14. INDICADORES

Número de fallos

–––––––––––––––––– X 100

Número de procesos adelantados

Número de archivos

––––––––––––––––––– X 100

Número de procesos adelantados

Dependencia: Procuraduría Delegada para la prevención en Materia de Derechos Humanos y Asuntos Etnicos.

Proceso: Prevención y Protección de los Derechos Humanos para todos los habitantes del Territorio Nacional.

Procedimiento: Trámite a denuncias y quejas sobre posibles violaciones a los Derechos Humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Promover ante las autoridades judiciales y administrativas, el cumplimiento de las normas de orden nacional y los tratados internacionales sobre Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, para lograr la eficaz protección de los derechos y garantías fundamentales constitucionalmente reconocidos.

2. CLIENTES

Toda la población residente en el territorio colombiano, civiles o combatientes.

3. ALCANCE

Está orientado principalmente a proteger la población más vulnerable, tal como aquellas personas que se encuentran en zonas de conflicto armado, ya sean civiles o combatientes.

Brindar ayuda a las personas que han sido objeto de amenaza, con el fin de garantizar sus derechos fundamentales eventualmente vulnerables.

Para tal fin se interviene ante: Ministerio de Defensa, Ministerio de Relaciones Exteriores, Ministerio del Interior, Dirección General de la Policía Nacional, DAS, Fiscalía General de la Nación, Gobernadores Departamentales y Alcaldes Municipales, y ante organizaciones no gubernamentales.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Procurador Delegado para la Prevención en materia de Derechos Humanos y Asuntos Etnicos, a los Procuradores Judiciales, Abogados y demás funcionarios de la Delegada.

5. REFERENCIAS

 Constitución Nacional de Colombia.

 Tratados internacionales sobre Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario.

 Código Penal y de Procedimiento Penal.

 Código Civil y de Procedimiento Civil.

 Código de Policía.

 Demás normas pertinentes.

6. DEFINICIONES

 C.N.: Constitución Nacional.

 Derechos Humanos: Es el conjunto de normas que hacen referencia a los atributos del hombre, que le son propios, y que puede ejercer donde quiera que se encuentre, sin distinción de raza, sexo, religión, origen ni medio. Son inherentes a su naturaleza y condición, adquiridos por el solo hecho de nacer y vivir.

 Derechos Colectivos: Son aquellos destinados a proteger necesidades de la colectividad o de un sector de ésta.

 Derechos Individuales: Son aquellos destinados a proteger necesidades de la persona como ser individual y único.

 Derecho Internacional Humanitario (D.I.H.): O de los Conflictos Armados. Es el conjunto de normas consuetudinarias y convencionales que la comunidad internacional ha adoptado para morigerar la crueldad de la guerra, mediante la regulación de la conducción de las hostilidades y la regulación de la forma como deben ser protegidas las personas afectadas por la guerra.

 Combatiente: Persona que toma parte directa en las hostilidades y lleva armas de manera abierta.

 No combatiente: No toma parte o deja de hacer parte de esas hostilidades.

 Derechos Fundamentales: Son derechos humanos originarios que gozan de una protección privilegiada, que consiste en que con respecto a ellos es posible lograr una protección judicial inmediata de acción de tutela.

 Tortura: Todo acto por medio del cual un agente directo o indirecto del Estado ocasiona graves sufrimiento físicos o mentales a una persona con fines disuasorios, punitivos, intimidatorios, coactivos o discriminatorios.

 Desaparición Forzada: Acto pluriofensivo que afecta un conjunto de D.H. reconocidos por la C.N., buscando despersonalizar a la víctima, privarla de su libertad civil. Se presenta cuando agentes directos o indirectos del Estado privan de la libertad a una persona y luego la ocultan, marginándola del amparo de la ley.

 Delito de Lesa Humanidad: Ciertas conductas atroces que se producen de manera sistemática o generalizada, cometidas por agentes de un g obierno o una organización política.

 Violaciones de Derechos Humanos: Es aquella acción u omisión de un agente del Estado, con lo cual se afecta uno de los derechos humanos reconocidos por los instrumentos internacionales y en especial en el Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos, y la Convención Americana sobre D.H. o Pacto de San José.

 Tratado internacional: Es todo acuerdo entre personas internacionales, o si se prefiere todo acuerdo entre miembros de la comunidad internacional.

 Tratos crueles, inhumanos y degradantes: Acciones por las cuales se infieren sufrimientos que no tiene la misma intensidad de la tortura o las finalidades en esta previstas, por lo que no todo maltrato implica tortura, pues el sufrimiento debe ser grave y con una finalidad.7

7. FORMATOS A UTILIZAR

Ninguno

8. CONDICIONES GENERALES

La dimensión jurídica de los derechos humanos reconoce su articulación en un sistema internacional de principios y normas vinculantes para los sujetos de Derecho Internacional, cuya voluntad de acogerse a sus disposiciones ha sido evidenciada mediante el cumplimiento de los procedimientos previstos en la normatividad interna de cada uno de ellos, en armonía con lo señalado sobre entrada en vigor en el respectivo instrumento.

La Constitución de 1991 consagró la preeminencia de los tratados y convenios internacionales de los D.H. en el orden interno, a partir de su ratificación y entrada en vigencia.8

El respeto y protección de los D.H., son actualmente el objeto de atención por parte de todos los países del mundo, partiendo de la Carta de la organización de las Naciones Unidas y de la Declaración Universal de los Derechos Humanos, un conjunto de tratados públicos, de los cuales Colombia es parte. El haberse reconocido que la democracia tiene como esencia el respeto de los fueros de la persona, ha hecho que no sólo en la escala de la comunidad internacional, sino en las esferas regionales, proliferen convenios que los salvaguardan y evitan el abuso de poderes arbitrales.9

9. SALIDAS

 Solicitudes de intervención y seguimiento.

 Peticiones a diferentes instituciones.

 Informes evaluativos.

 Solicitud de investigaciones disciplinarias y/o penales.

10. REGISTROS

 Informe final de las gestiones adelantadas, comprobando o verificando las quejas formuladas y los correctivos adoptados.

 Comunicación al peticionario de la gestión realizada.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificación de la información suministrada.

 Intervención ante las diferentes entidades de carácter público y privado y ante las autoridades nacionales e internacionales, para lograr la efectiva protección de los derechos humanos.

 Intervención permanente ante las autoridades públicas y privadas encargadas de la implementación y puesta en marcha de los planes y programas orientados al cumplimiento de las normas sobre Derechos Humanos y D.I.H.

 Actualización en la normatividad relacionada con el tema de Derechos Humanos, y datos estadísticos de la problemática y sus causas.

12. ANEXOS

Elaboración de un cronograma de actividades y hoja de ruta de expediente.

13. ACTIVIDADES

Secretaria:

13.1 Recibe tanto por correspondencia como por Fax, las denuncias y quejas formuladas y las radica en el sistema.

13.2 Pasa al despacho para que el Procurador Delegado haga el reparto correspondiente entre los abogados y Procuradores Judiciales.

Procurador Delegado:

13.3 Asigna los negocios a cada uno de los Procuradores Judiciales y Abogados según la problemática.

13.4 Devuelve a la secretaria para su radicación en el sistema "Nuevo SIAF" y libros radicadores.

Secretaria:

13.5 Radica y reparte los expedientes o casos a los abogados o Procuradores Judiciales, suscribiendo la firma en la planilla de entrega por el funcionario que recibe.

Procurador Judicial o Abogado:

13.6 Recibe y analiza la documentación que le es entregada.

13.7 Proyecta y remite las comunicaciones pertinentes, y entrega a la secretaria para su envío.

Secretaria:

13.8 Recibe las comunicaciones y las envía por Fax o por correspondencia y entrega al Abogado o Procurador Judicial copia para anexar al expediente o caso.

Procurador Judicial o Abogado:

13.9 Ejerce vigilancia en desarrollo de la actuación administrativa, verificando que no se desconozcan los derechos de los grupos étnicos.

13.10 Confirma o impugna las determinaciones adoptadas.

13.11 Elabora el informe final de gestión y lo presenta al Procurador Delegado.

Procurador Delegado:

13.12 Recibe, estudia y analiza el informe presentado por el Abogado o Procurador Judicial y lo devuelve a la Secretaria para su archivo o para el trámite correspondiente.

14. INDICADORES

Número de peticiones y quejas tramitadas

––––––––––––––––––––––– X 100

Número de peticiones y quejas recibidas

Dependencia: Procuraduría Delegada para la prevención en Materia de Derechos Humanos y Asuntos Etnicos.

Proceso: Intervención Judicial

Procedimiento: Ejercicio de acciones Populares, de Tutela y Cumplimiento.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Lograr la protección de los derechos amparados por la C.N., mediante el ejercicio de las acciones populares, de tutela, de cumplimiento y las demás que resulten conducentes con las cuales se asegure la efectiva e inmediata defensa del orden jurídico, en especial las garantías y los derechos de los grupos étnicos.

2. CLIENTES

Las Comunidades Indígenas, Negras y Raizales.

3. ALCANCE

Se pretende garantizar los derechos Socio-culturales y Económicos reconocidos a los grupos étnicos.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Procurador Delegado para la Prevención en materia de Derechos Humanos y Asuntos Etnicos, a los Procuradores Judiciales y abogados.

5. REFERENCIAS

 Constitución Nacional de Colombia.

 Tratados internacionales sobre Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario.

 Código Contencioso Administrativo.

 Código Civil y de Procedimiento Civil.

 Código de Policía.

 Demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

 C.N.: Constitución Nacional.

 C.C. y C.P.C.: Código Civil y Código de Procedimiento Civil.

 C.C.A.: Código Contencioso Administrativo.

 Derechos Humanos: Es el conjunto de normas que hacen referencia a los atributos del hombre, que le son propios, y que puede ejercer donde quiera que se encuentre, sin distinción de raza, sexo, religión, origen ni medio. Son inherentes a su naturaleza y condición, adquiridos por el solo hecho de nacer y vivir.

 Derechos Colectivos: Son aquellos destinados a proteger necesidades de la colectividad o de un sector de esta.

 Derechos Individuales: Son aquellos destinados a proteger nece sidades de la persona como ser individual y único.

 Derechos Fundamentales: Son derechos humanos originarios que gozan de una protección privilegiada, que consiste en que con respecto a ellos es posible lograr una protección judicial inmediata de acción de tutela.

 Tratado internacional: Es todo acuerdo entre personas internacionales, o si se prefiere todo acuerdo entre miembros de la comunidad internacional.

 Acción de Tutela: Se trata de un derecho subjetivo, en el que cualquier persona en todo momento y lugar, puede reclamar de los jueces, por sí misma o por interpuesta persona, la protección inmediata de sus derechos fundamentales cuando sean vulnerados o amenazados por la acción u omisión de cualquier autoridad pública. Sólo procederá cuando el afectado no disponga de otro medio de defensa judicial, salvo que ella se utilice como mecanismo transitorio para evitar un perjuicio irremediable. (Artículo 86 C.N.).

 Acción de cumplimiento: Es el derecho que tiene toda persona para acudir ante la autoridad judicial y hacer efectivo el cumplimiento de una ley o un acto administrativo omitido. (Artículo 87 C.N.).

 Acciones populares: Acción Pública, Es la acción que cualquier ciudadano puede ejercer en interés público de la comunidad, ya sea dentro de un proceso penal o administrativo. (Artículo 88 C.N.).

 Grupos étnicos: Conjunto de personas que comparten rasgos culturales, costumbres, normas, creencias y rasgos morfológicos similares y diferentes a otros grupos.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Ninguno.

8. CONDICIONES GENERALES

Dentro de lo consagrado por la C.N., no solo se encuentran un sinnúmero de derechos, sino también los mecanismos para hacerlos efectivos, entre ellos, las llamadas acciones de Tutela, Populares, Colectivas y de Cumplimiento.

Cada una de estas acciones tiene una finalidad específica, y cuenta con una normatividad concreta para h acer uso de las mismas, conforme a lo estipulado en los artículos 86, 87 y 88 de la Carta Política, el Acuerdo 2591 de 1991, Ley 472 de 1998 y Ley 393 de 1997.

9. SALIDAS

Presentación de demandas, memoriales y solicitudes de pruebas.

10. REGISTROS

 Informe final de las gestiones adelantadas, comprobando o verificando las quejas formuladas y los correctivos adoptados.

 Comunicación al peticionario de la gestión realizada.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Revisión periódica de los distintos procesos judiciales, con el fin de establecer los resultados presentados en la actuación judicial.

 Verificación de la información suministrada.

 Intervención ante las diferentes autoridades judiciales, para lograr la efectiva protección de los derechos sociales, culturales, económicos y colectivos de las minorías étnicas.

12. ANEXOS

Ninguno.

13. ACTIVIDADES

Secretaria:

13.1 Recibe tanto por correspondencia como por Fax, las solicitudes y peticiones formuladas por los integrantes de los distintos grupos étnicos y las radica en el sistema.

13.2 Pasa al despacho para que el Procurador Delegado haga el reparto correspondiente entre los abogados y Procuradores Judiciales.

Procurador Delegado:

13.3 Asigna los negocios a cada uno de los Procuradores Judiciales y Abogados según la problemática.

13.4 Entrega a la secretaria para su correspondiente distribución.

Secretaria:

13.5 Radica en planilla y entrega los expedientes o casos a los abogados o Procuradores Judiciales asignados.

Procurador Judicial o Abogado:

13.6 Recibe y analiza la documentación que le es entregada.

13.7 Proyecta y remite las comunicaciones pertinentes, y entrega a la secretaria para su envío.

Secretaria:

13.8 Recibe las comunicaciones y las envía por Fax o por correspondencia y entrega al Abogado o Procurador Judicial copia para anexar al expediente o caso.

Procurador Judicial o Abogado:

13.9 Interpone las acciones a que haya lugar, ejerciendo vigilancia en desarrollo de la actuación administrativa, verificando que no se desconozcan o violen los derechos de los grupos étnicos, causando un posible perjuicio de carácter irremediable para la persona, grupo o colectividad.

13.10 Elabora el informe final de gestión y lo presenta al Procurador Delegado.

Procurador Delegado.

13.11 Estudia y analiza el informe de gestión, presentado por el Abogado o Procurador Judicial y lo devuelve a la Secretaria para su archivo o para el trámite correspondiente.

14. INDICADORES

Número de demandas presentadas

–––––––––––––––––––– X 100

Número de solicitudes recibidas

Dependencia: Procuraduría Delegada para la prevención en Materia de Derechos Humanos y Asuntos Étnicos.

Proceso: Prevención y Protección integral a la población desplazada por la violencia.

Procedimiento: Trámite de denuncias, quejas y reclamos presentados por la población desplazada por la violencia.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

 Velar por el respeto de los derechos humanos y de las normas del Derecho Internacional Humanitario frente a las personas víctimas del desplazamiento forzado. Cuando en el ejercicio de esta función se verifiquen situaciones violatorias de los derechos fundamentales de esta población, se promoverán las acciones correspondientes para que las autoridades competentes adelanten las actuaciones penales y administrativas a que haya lugar.

 Controlar y vigilar la adecuada destinación de los recursos asignados a las diferentes instituciones públicas, que conforman el Sistema Nacional para la Atención Integral a la Población desplazada por la violencia, para asegurar que se administre dentro de las condiciones de diligencia y eficiencia que debe regir la función administrativa.

 Orientar a las personas víctimas del desplazamiento forzado, sobre los derechos y beneficios que le asisten por su condición, en virtud de lo previsto en las disposiciones legales y reglamentarias.

 Adelantar acciones orientadas a asegurar el reconocimiento oportuno de los derechos y beneficios para la población desplazada.

2. CLIENTES

Toda la población desplazada por la violencia dentro del territorio nacional.

3. ALCANCE

 El procedimiento se adelanta ante las entidades que hacen parte del Sistema Nacional de Atención a la Población Desplazada por la Violencia, así: Ministerio de Agricultura (Incora), Ministerio de Salud (ICBF), Ministerio de Educación y Secretarías de Educación Departamentales, Municipales y Distritales, Ministerio del Interior, Ministerio de Desarrollo, Ministerio de Trabajo (IFI), Sistema de Seguridad Social en Salud, la Defensoría del Pueblo, la Red de Solidaridad, la Presidencia de la República, Gobernadores Departamentales, Alcaldes, ONG, personerías, comandantes de Policía, Directores de Servicio Seccional de Salud.

 Se aplica a todas las denuncias, quejas, peticiones, solicitudes presentadas ante este organismo de control por la población desplazada, frente al incumplimiento de la ayuda humanitaria de emergencia (alimentación, atención médica y psicológica y aseo personal).

 A las declaraciones de los hechos motivo de desplazamiento, que de conformidad con el Decreto 266 de 2000 se reciben en este organismo de control.

 En las diversas acciones, encaminadas a asegurar el reconocimiento oportuno de los derechos y beneficios consagrados a favor de la población desplazada.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Procurador General de la Nación, Procurador Delegado para la Prevención de los Derechos Humanos y Asuntos Etnicos, Jefe del Grupo de Control y Vigilancia para la atención de la Población desplazada y asuntos carcelarios (Procurador Judicial II), Abogados y demás funcionarios.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia.

 Resolución 298 del 23 de agosto de 2000, emanada del Despacho del señor Procurador General de la Nación.

 Ley 387 de 1997.

 Ley 70 de 1993.

 Decreto Presidencial 173 de 1998.

 Principios Rectores de los Desplazamientos Internos de las Naciones Unidas.

 Decreto 262 de febrero 22 de 2000.

 Demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

 Desplazamiento forzoso: Exodo de población generalmente pobre y campesina, que tienen que abandonar sus parcelas y sus comunidades para ponerse a salvo de las amenazas y la violencia que las azota como consecuencia de un conflicto armado interno, violaciones masivas de los D.H., infracciones al D.I.H., y causas similares que puedan alterar o alteren drásticamente el orden público.

 Desplazado: Toda persona que se ha visto forzada a migrar dentro del territorio nacional, a abandonar su localidad de residencia y las actividades económicas habituales porque su vida, su integridad física, su seguridad o libertad personal han sido vulneradas o se encuentran directamente amenazadas.10

 Violencia: Acción donde se obra bruscamente, con ímpetu e intensidad extraordinarias con el fin de vencer la resistencia y causar daño.

 IFI: Instituto de Fomento Industrial.

 Incora: Instituto Colombiano de la Reforma Agraria.

 ICBF: Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

 ONG: Organizaciones No Gubernamentales.

 Población vulnerable: Es la población que se encuentra en una zona de conflicto armado, en estado de indefensión o peligro de tal magnitud, que puede ser herida o recibir una lesión, física o moral.

 Población Civil: Toda persona que no pertenece a las fuerzas militares, ni tampoco pertenece a grupos subversivos, y que no son actores directos en el conflicto armado.

 Ataque armado: Es el acto violento que se produce por cualquier grupo armado Estatal o no Estatal contra una determinada ciudad, pueblo o caserío donde se encuentren asentamientos humanos.

 Alertas tempranas: Es el aviso oportuno que se debe dar a las autoridades para prevenir una posible masacre, secuestro o acto violento que vaya en contra del ordenamiento legal y de la Constitución. Puede provenir de un particular o de una entidad oficial.

 Atención Humanitaria de Emergencia: Es la prestación a la población desplazada, de la asistencia para la alimentación, aseo personal, manejo de abastecimientos, utensilios de cocina, atención médica y psicológica, transporte de emergencia y alojamiento transitorio en condiciones dignas que garanticen unos estándares mínimos de calidad, de acuerdo con lo estipulado en la Ley 387 de 1997.

 Prevención: Preparación y disposición que se hace anticipadamente para evitar un riesgo o ejecutar una cosa.

 Estabilización Socioeconómica: Va dirigida a la aplicación de promover acciones tendientes a generar condiciones de sostenibilidad económica y social para la población desplazada en el marco del retorno voluntario o el reasentamiento en otras zonas rurales o urbanas.

 Derechos Humanos: Es el conjunto de normas que hacen referencia a los atributos del hombre, que le son propios, y que puede ejercer donde quiera que se encuentre, sin distinción de raza, sexo, religión, origen ni medio. Son inherentes a su naturaleza y condición, adquiridos por el solo hecho de nacer y vivir.

 Derecho Internacional Humanitario (D.I.H.): O de los Conflictos Armados. Es el conjunto de normas consuetudinarias y convencionales que la comunidad internacional ha adoptado para morigerar la crueldad de la guerra, mediante la regulación de la conducción de las hostilidades y la regulación de la forma como deben ser protegidas las personas afectadas por la guerra.

 Grupos subversivos: Son los grupos alzados en armas que actúan al margen de la ley, y que van en contra de todo ordenamiento legal y constitucional.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Formatos de Declaración de los hechos motivo del desplazamiento forzoso.

 Formato de recepción de quejas y atención al público.

8. CONDICIONES GENERALES

El agudo conflicto armado interno que vive Colombia, impone múltiples y difíciles retos a la sociedad en general y al Estado en particular. El gran impacto de la violencia que se evidencia tanto en la economía como en el mismo estado de derecho, exige respuestas y acciones que se traduzcan en legislación, políticas públicas e instrumentos idóneos para enfrentar sus consecuencias.

En respuesta a lo anterior, el Gobierno Nacional, dentro de la política de D.H., plantea como objetivos, el respeto, la promoción y garantía de los derechos Fundamentales, la humanización del Conflicto y el diseño de herramientas para la atención de las violaciones a los derechos. De esta manera, la política de atención a la población desplazada busca contrarrestar y solucionar una de las formas más radicales de violación de los D.H.11

Tal como dice la Ley 387 de 1997, en su artículo 3o.: "Es responsabilidad del Estado Colombiano formular políticas y adoptar las medidas para la prevención del desplazamiento forzado; la atención, protección y consolidación y estabilización socioeconómica de los desplazados internos por la violencia..".

9. SALIDAS

Escritos, circulares, visitas y documentos que sirvan de fundamento para lograr la eficaz actuación encaminad a a la protección y cumplimiento de las garantías constitucionales y legales de las personas desplazadas por la violencia.

10. REGISTROS

Informes de gestión, radicación en libros de control de actuaciones surtidas, listado de las personas desplazadas atendidas diariamente, registro en libro radicador de los repartos, circulares, archivo por orden alfabético de declaraciones recepcionadas.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Intervención permanente ante las autoridades públicas y privadas encargadas de la implementación y puesta en marcha de los planes y programas orientados al cumplimiento de la Ley 387 de 1997, y demás normas concordantes.

Realización de visitas periódicas a las diferentes entidades y organismos encargados de brindar la ayuda y el apoyo humanitario a la población desplazada.

12. ANEXOS

Ninguno.

13. ACTIVIDADES

Oficinista:

13.1 Atiende al público por ventanilla, recibe las quejas por escrito, previo diligenciamiento de formato de atención, fecha, radica y entrega al secretario para su correspondiente reparto entre los abogados.

Secretaría:

13.2 Recibe y radica las solicitudes y quejas formuladas por la población desplazada, asignando cada queja al abogado respectivo.

Abogado:

13.3 Recibe la queja, estudia el caso, elabora y remite las comunicaciones a las entidades pertinentes.

13.4 Entrega las comunicaciones al secretario para que sean enviadas por correspondencia o por Fax.

Secretaria:

13.5 Envía las comunicaciones, dejando las copias para el expediente y el archivo.

13.6 Pasa lo proyectado por los abogados para la firma del Jefe de Grupo.

Procurador Judicial II (Jefe de Grupo).

13.7 Revisa la documentación para su firma.

13.8 Devuelve a secretaria para su correspondiente envío.

13.9 Revisa informes de gestión verificando que se haya logrado el cumplimiento de los derechos legales y constitucionales de las personas desplazadas por la violencia.

13.10 Verifica el cumplimiento de los acuerdos pactados entre las instituciones del Estado y las personas desplazadas.

Secretaria:

13.11 Envía las comunicaciones firmadas por el Jefe de Grupo, dejando copias para el archivo consecutivo.

Abogado:

13.12 Ejerce control y vigilancia a las diligencias adelantadas, para velar por el respeto de los D. Fundamentales de las personas desplazadas.

14. INDICADORES

Número de quejas gestionadas

–––––––––––––––––– X 100

Número de quejas recibidas

Dependencia: Procuraduría Delegada para la prevención en Materia de Derechos Humanos y Asuntos Étnicos.

Proceso: Control y Vigilancia para la atención de la población Carcelaria

Procedimiento: Intervención ante las autoridades Penitenciarias y Carcelarias comprometidas con la atención a internos.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

 Velar por el respeto de los derechos humanos y las garantías fundamentales de las personas privadas de la libertad, tanto en el territorio nacional como en el exterior, adelantando las acciones correspondientes ante las autoridades competentes para evitar situaciones violatorias de los derechos fundamentales de estas personas.

 Visitar periódicamente los diferentes establecimientos carcelarios, para verificar el cumplimiento en la oportuna prestación de los servicios asistenciales para los internos, establecidos en la constitución, los convenios, tratados internacionales y en la legislación interna.

 Elaborar estudios y adelantar propuestas frente a la problemática carcelaria, al igual que velar por el cumplimiento de las sentencias proferidas por la corte constitucional encaminadas a mejorar la situación carcelaria nacional.

2. CLIENTES

Todas las personas privadas de la libertad en un establecimiento penitenciario, por una orden judicial, dentro del territorio nacional o fuera de él.

3. ALCANCE

 El procedimiento se aplica a todas las entidades o autoridades que se encarguen de los asuntos carcelarios y penitenciarios, así: Inpec, Policía Nacional, Ministerio de Defensa, Juzgados Penales Municipales y del Circuito, Corte Constitucional, Comandantes de Estaciones de Policía, Defensoría del Pueblo, Fiscalía General de la Nación y Embajadas.

 Se aplica a todas las denuncias, quejas, derechos de petición o solicitudes presentadas ante este organismo de control por la población carcelaria, frente al cumplimiento de los servicios asistenciales y legales que por derecho constitucional les son propios.

 En las diversas acciones encaminadas a asegurar el respeto de los derechos fundamentales de lo s internos.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Procurador General de la Nación, Procurador Delegado para la Prevención de los Derechos Humanos y Asuntos Etnicos, Jefe del Grupo de Control y Vigilancia para la atención de la Población desplazada y asuntos carcelarios (Procurador Judicial II), Abogados y demás funcionarios.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia.

 Decreto 262 de 2000.

 Ley 65 de 1993.

 Resolución 298 de 23 de agosto de 2000.

 Código de Procedimiento Penal.

 Código Penal.

 Tratados y Convenios Internacionales.

 Declaración de los Derechos Humanos.

 Otras normas concordantes.

6. DEFINICIONES

 C.N.: Constitución Nacional.

 Sindicado: Es la persona a quien se le endilga la comisión de un hecho ilícito.

 Establecimiento penitenciario o carcelario: Son las instituciones que el Estado tiene para recluir a las personas que han sido o están siendo juzgadas por el sistema penal.

 Inpec: Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario.

 C.P.P.: Código de Procedimiento Penal.

 C.P.: Código Penal.

 Derechos Humanos: Es el conjunto de normas que hacen referencia a los atributos del hombre, que le son propios, y que puede ejercer donde quiera que se encuentre, sin distinción de raza, sexo, religión, origen ni medio. Son inherentes a su naturaleza y condición, adquiridos por el solo hecho de nacer y vivir.

 Derecho Internacional Humanitario (D.I.H.): O de los Conflictos Armados. Es el conjunto de normas consuetudinarias y convencionales que la comunidad internacional ha adoptado para morigerar la crueldad de la guerra, mediante la regulación de la conducción de las hostilidades y la regulación de la forma como deben ser protegidas las personas afectadas por la guerra.12

 Detenido: Es la persona que está privada de la Libertad en un establecimiento de reclusión penal.13

 Orden judicial: Es la orden emitida por una autoridad de la rama judicial del poder público.

 Vulneración: Susceptible de afectación o daño físico o moral.14

 Sentencia: Es la providencia con la cual se pone fin a un proceso, ya sea absolutoria o condenatoria.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Ninguno.

8. CONDICIONES GENERALES

Esta intervención comprende la realización de actividades encaminadas a dar cumplimiento al marco normativo citado anteriormente, para la defensa y protección de los derechos fundamentales de la población carcelaria.

9. SALIDAS

Escritos, memoriales, circulares, visitas a cárceles y penitenciarias, para lograr la eficaz actuación encaminada a la verificación en el cumplimiento de deberes constitucionales y legales por parte de las entidades encargadas del manejo y atención de los internos.

10. REGISTROS

Informes de gestión, radicación en libros de control de actuaciones surtidas, registro en libro radicador de los repartos, circulares, autos de archivo o suspensión de diligencias.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Intervención permanente ante las entidades encargadas de la atención carcelaria.

 Realización de visitas periódicas a los diferentes centros penitenciarios y organismos encargados de prestar la atención y asistencia correspondiente a los internos.

 Seguimiento a las diligencias remitidas por Asuntos Penales y de índole disciplinaria

12. ANEXOS

Ninguno.

13. ACTIVIDADES

Secretaria

13.1 Recibe y radica las solicitudes, quejas o derechos de petición que llegan al despacho a través de la oficina de Registro y Control, vía Fax, C.A.P. o personalmente, y los reparte entre los abogados.

Abogado

13.2 Recibe el escrito, analiza el caso, elabora y remite las comunicaciones a las entidades pertinentes, ejerce la labor de seguimiento a las actuaciones adelantadas, proyecta recursos, derechos de petición, acciones de cumplimiento y demás gestiones que sean necesarias para garantizar el respeto de los derechos humanos y fundamentales de las personas privadas de la libertad.

13.3 Pasa las comunicaciones a la secretaria, para su correspondiente envío.

SecretarIa

13.4 Envía y remite las comunicaciones pertinentes, dejando copia para el expediente.

13.5 Pasa lo proyectado por el abogado para la firma del Jefe de grupo

Procurador Judicial II (Jefe de Grupo)

13.6 Revisa la documentación para su firma.

13.7 Devuelve al secretario para que envíe las comunicaciones respectivas y radique en el consecutivo.

13.8 Revisa informes de gestión verificando que se haya logrado el cumplimiento de los derechos legales y constitucionales de las personas privadas de la libertad.

13.9 Revisa y firma autos de archivo o suspensión de trámite

13.10 Verifica el cumplimiento de los acuerdos pactados entre las instituciones carcelarias y los internos de los centros de reclusión.

13.11 Eventualmente realiza visitas de control y seguimiento a los centros penitenciarios, y a las dependencias del Inpec.

Secretario

13.12 Archiva copia de las diligencias, consigna la información en el libro radicador, y se encarga de enviar por Fax o por correspondencia las comunicaciones proyectadas.

14. INDICADORES

Número de peticiones, solicitudes o quejas gestionadas

––––––––––––––––––––––––– X 100

Número de peticiones, solicitudes o quejas recibidas

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

PROCURADURÍA DELEGADA PARA LA ECONOMIA Y HACIENDA PUBLICA

FEBRERO DE 2001

VER PROCESO DISCIPLINARIO UNIFICADO

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

PROCURADURÍA DELEGADA

PARA LA DEFENSA DE LOS DERECHOS HUMANOS

FEBRERO DE 2001

VER PROCESO DISCIPLINARIO UNIFICADO

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

PROCURADURÍA DELEGADA PARA LA POLICIA NACIONAL

FEBRERO DE 2001

VER PROCESO DISCIPLINARIO UNIFICADO

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

PROCURADURÍA DELEGADA PARA LA MORALIDAD PUBLICA

FEBRERO DE 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprimen su dinámi ca diaria.

Por ello, los manuales de procedimientos adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, estamos solicitando la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno, y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas en la Procuraduría.

Dependencia: Procuraduría Delegada para la Moralidad Pública

Proceso: Disciplinario

Procedimiento: Análisis técnico en construcciones e interventorías

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Elaborar informe técnico que guarde relación con la queja, informe, denuncio o iniciación oficiosa, de manera ágil, objetiva y transparente, el cual sirve de prueba dentro de las investigaciones disciplinarias.

2. CLIENTES

La sociedad representada en las personas naturales y jurídicas.

3. ALCANCE

El procedimiento aplica, en los procesos disciplinarios en contra de los miembros de las corporaciones públicas, empleados y trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios. Para los mismos efectos se aplicará a los miembros de la fuerza pública, los particulares que ejerzan funciones públicas en forma permanente o transitoria, los funcionarios y trabajadores del Banco de la República, los integrantes de la comisión de lucha ciudadana contra la corrupción y las personas que administre los recursos de que trata el artículo 338 de la Constitución Nacional.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los funcionarios del área técnico científica de la Procuraduría Delegada para la Moralidad Pública y al Asesor o Profesional Universitario que instruye

el caso.

5. REFERENCIAS

 Ley 200/95 Código Disciplinario.

 Ley 80/93 Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y reglamentarias.

 Decretos, Leyes, Resoluciones y Jurisprudencia relacionados con la Contratación administrativa.

 Demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

A = amperio; AC= asbesto cemento; A.LL= aguas lluvias; A.N = aguas negras; AD = adaptador, Arq.= arquitecto; CAL = calibre; AY = ayudante; K.V.A = kilovoltiamperio; KW = Kilovatio; LB = libra; M.H.= machiembrado; LT = litro; M2 = metro cuadrado; M3 = metro cúbico; ML = metro lineal; P.S.I.= Pulgadas por centímetro cuadrado; Ref. = referencia; S.M.L. = salario mínimo legal; SM = semana; TN = tonelada; UN = unidad; V = voltio; VJ = viaje; W.C. = baño; W = vatio.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo preestablecido por la Unidad Técnico Científica para el estudio y exposición de cada uno de los contratos investigados.

 Modelo de Auto Remisorio, una vez evacuada la comisión por parte del Asesor Técnico o el Profesional Universitario, se elabora documento dirigido al señor Procurador General o al señor Procurador Delegado o a la Dependencia que solicitó la asesoría.

8. CONDICIONES GENERALES

En un acta se relaciona lo evidenciado en la visita realizada, haciendo claridad en los diferentes campos en los cuales se desenvolvieron, aclarando conceptos y/o definiendo reglas, lineamientos relevantes y útiles en cada uno de los casos.

9. SALIDAS

Análisis específicos de las personas que han intervenido en la contratación, desde el ordenador del gasto hasta los que han ejecutado u ordenado ejecutar las obras.

10. REGISTROS

a) Presupuesto Oficial. Planos y especificaciones técnicas de construcción;

b) Disponibilidad y registro presupuestal.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Correcta liquidación y elaboración de presupuestos y obras ejecutadas debidamente confrontados con los presupuestos y medidas de obra, soporte de la contratación.

 Investigación pormenorizada de los ítems más representativos de la obra, con relación a los precios y calidades de materiales en la región, basándose en las informaciones suministradas por las revistas de circulación nacional como son CONSTRUDATA, CAMACOL, SISPAC, cotizaciones del mercado o por los datos suministrados en cada una de las regiones visitadas.

 Toma de registros fotográficos del Estado en el que se encuentran la o las obras visitadas.

 Parámetros de construcción emanados de las Sociedades de Ingenieros y Arquitectos en sus diferentes áreas.

 Confrontación de las diferentes etapas constructivas y calidad de las mismas.

 Verificación de todos y cada uno de los elementos evidenciados en la visita practicada.

12. ANEXOS

Mapas, croquis, planos topográficos, planos constructivos, planos hidráulicos y sanitarios, planos eléctricos y telefónicos, planos estructurales, especificaciones técnicas de construcción, tablas, planos aire acondicionado, estudio de suelos.

13. ACTIVIDADES

ASESOR/ PROFESIONAL UNIVERSITARIO

 En el lugar objeto de la visita, contacta al Interventor, al Contratista, o la persona designada por la entidad contratante.

 En el lugar de la obra, verifica y confronta con base en los planos existentes o el levantamiento que se haga de los mismos:

 El estado de la obra.

 La cuantificación de las cantidades más representativas y verificables de la obra.

 Los datos de la región relacionados con precios de materiales, mano de obra, equipos y transporte, con el fin de cuantificar costos.

 Elabora el informe respectivo, con relación a las obras visitadas, determinando si hubo o no sobrecostos o irregularidades, detectadas durante la visita.

 Remite el informe a quien lo solicitó, para que continúe con el proceso.

SECRETARIA

Elabora las notificaciones y comunicaciones.

14. INDICADORES

Número de asesorías solicitadas

–––––––––––––––––– x 100

Número de asesorías realizadas

PERIODICIDAD: Trimestral.

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

PROCURADURÍA PRIMERA DELEGADA PARA LA CONTRATACION ESTATAL

FEBRERO DE 2001

VER PROCESO DISCIPLINARIO UNIFICADO

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

PROCURADURÍA SEGUNDA DELEGADA PARA LA CONTRATACION ESTATAL

FEBRERO DE 2001

VER PROCESO DISCIPLINARIO UNIFICADO

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

PROCURADURIA DELEGADA PARA LAS FUERZAS MILITARES

FEBRERO DE 2001

VER PROCESO DISCIPLINARIO UNIFICADO

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

PROCURADURIA DELEGADA PARA LA VIGILANCIA JUDICIAL

Y POLICIA JUDICIAL

FEBRERO DE 2001

VER PROCESO DISCIPLINARIO UNIFICADO

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

PROCURADURÍA DELEGADA PARA LA DEFENSA DEL MENOR Y LA FAMILIA

FEBRERO DE 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprimen su dinámica diaria.

Por ello, los manuales de procedimientos adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, estamos solicitando la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un mate rial de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno, y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas en la Procuraduría.

Dependencia: Procuraduría Delegada para el Menor y la Familia

Proceso: Atención al Público

Procedimiento: Atención Usuario

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Atender, brindar orientación a las personas que acuden a la Delegada en demanda de ésta, respecto a situaciones inherentes a conflictos intrafamiliares, de riesgo o vulneración de derechos de menores de edad, ancianos o personas con discapacidad. Dar respuesta oportuna a la persona que solicita nuestra intervención u orientación, para lo cual se adelantarán las gestiones tendientes a ofrecer diferentes alternativas de solución y así garantizar el cabal cumplimiento de la normatividad que consagra y reconoce los derechos de la población que requiere esta atención.

2. CLIENTES

Miembros del núcleo familiar, los menores de edad, incapaces en situación de riesgo que los hace vulnerables.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los servidores públicos adscritos a la Procuraduría Delegada para la Defensa del Menor y de la Familia.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Procurador Delegado, los Profesionales Universitarios, Abogados Asesores, Procuradores Judiciales de Familia, personal técnico y administrativo.

5. REFERENCIAS

Constitución Política.

Decreto 262 de 2000.

Resoluciones internas Procuraduría General de la Nación.

Decreto 2737 de 1989.

Ley 12 de 1991.

Demás normas aplicables y concordantes.

6. DEFINICIONES

No aplicable.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Formato interno de registro de consulta.

 Radicación de consulta y trámite.

 Registro de agencias judiciales.

 Registro de diligencias varias (sistema y libro).

 Registro de reparto a los abogados.

 Registro de reparto de demandas a los procuradores judiciales.

 Planillas de entrega a profesionales.

8. CONDICIONES GENERALES

Es importante hacer énfasis en la buena atención que se debe ofrecer a la persona que acude a la Procuraduría Delegada para la Defensa del Menor y de la Familia, en desarrollo de la cual se le deben evitar inconvenientes y situaciones incómodas, como el repetir los hechos o situaciones que la aquejan a diferentes personas. Por lo tanto, para asuntos en que el abogado de consulta brinde orientación integral al caso y que por ello no haya lugar a la apertura de diligencias o expediente, éste mismo profesional continuará atendiendo al usuario o usuaria cuantas veces acuda a solicitar aclaraciones u orientaciones respecto de los mismos hechos.

Para casos o asuntos consultados que revisten gravedad y que requieren intervención inmediata, así se procederá dando trámite prioritario a la consulta o petición de intervención, evitando dilaciones en el mismo.

En cuanto a consultas que den lugar a la apertura de Diligencias varias o expediente, ya sea para seguimiento o designación de agencia especial, se deberá manejar el caso e intervención y actuaciones de una manera integral de tal manera que si los hechos y situaciones que se están ventilando, son conocidos por diferentes autoridades, así se debe proceder y actuar ante las mismas dentro de la esfera de nuestras funciones. El asunto no culminará hasta tanto no se solucione de fondo e integralmente la situación del menor, anciano o persona con discapacidad.

9. SALIDAS

Situaciones legales definidas de manera integral, menores, incapaces, miembros del núcleo familiar, con derechos garantizados y respetados, las cuáles ingresan al sistema de control correspondiente.

10. REGISTROS

 De consultas.

 De menores de edad, ancianos o incapaces atendidos.

 De resultado y situaciones reales.

 Actos administrativos producidos.

 De problemática por la cual acuden en consulta.

 De autoridades que intervinieron.

 De seguimientos.

 Base de datos por personas afectadas.

 Reporte general a la base de datos de la Procuraduría General de la Nación.

11. BASES DE AUTOCONTROL

1. El trámite prioritario a consultas urgentes, medidas y actuaciones inmediatas que se han surtido, autoridades ante las que se acudió.

2. Definición de situaciones integrales.

12. ANEXOS

No aplicable.

13. ACTIVIDADES

PROCURADOR DELEGADO

13.1 Establece lista de turnos para los abogados adscritos a la Delegada, por orden alfabético, la cual se respetará y no tendrá modificación alguna, salvo causa justificada y con autorización del Procurador Delegado.

Abogado

13.2 Atiende la consulta formulada por el usuario y la ingresa al sistema en programa especialmente diseñado para ello, registro que es importante para efectos de estadística y programación interna de la Delegada.

13.3 Conceptúa sobre las diferentes alternativas que existen respecto a la situación planteada, las cuáles pueden ser de carácter inmediato o mediato y pasos a seguir. Este concepto debe quedar registrado con la consulta así como las actuaciones adelantadas.

13.4 Remite el usuario a las instancias o autoridades competent es, para el caso de alternativas inmediatas; procede de conformidad realizando las remisiones y actuaciones de rigor, aplica los principios de celeridad, eficiencia y oportunidad. Dicha actuación queda registrada en el respectivo formato.

13.5 Entrega al funcionario de la secretaría los formatos de consulta debidamente diligenciados, especificando cuáles requieren seguimiento o intervención del Ministerio Público y cuáles fueron tramitados de manera inmediata para su archivo.

Secretaria de la delegada

13.6 Archiva los formatos de consultas ya tramitados.

13.7 Ingresa los formatos que den lugar a apertura de diligencias al Sistema de Solicitudes y Quejas.

13.8 Abre expediente, le asigna número de radicación y lo ingresa al Despacho.

Procurador delegado

13.9 Estudia las consultas, realiza el reparto entre abogados siguiendo orden alfabético; entre los procuradores judiciales de acuerdo con denominación del cargo, hasta terminar listas y así sucesivamente.

13.10 Dicta auto comisorio.

Secretaria de la delegada

13.11 Elabora y envía oficio a usuario informando nombre de profesional comisionado.

13.12 Registra el expediente en carpeta de abogado o procurador judicial y les hace entrega del mismo.

13.13 Envía despacho comisorio al Procurador Judicial de Familia de otra ciudad o al personero municipal competente.

PROFESIONAL COMISIONADO (Profesional universitario, asesores, procuradores judiciales).

13.14 Avoca conocimiento de diligencias.

13.15 Estudia el caso y señala procedimiento a seguir.

13.16 Adelanta y evacua diligencias, actuaciones y pruebas conducentes y pertinentes, ante diferentes instancias y autoridades que conozcan del asunto,

13.17 Interviene en las audiencias a que haya lugar, dentro de la esfera de sus funciones.

13.18 Rinde informes periódicos conforme a contenido del auto comisorio.

13.19 Soluciona situación de manera integral.

13.20 Actúa hasta que se produzcan determinaciones que definan integralmente la situación jurídica del menor de edad, anciano, persona con discapacidad o núcleo familiar.

13.21 Rinde informe evaluativo definitivo y proyecta acto administrativo correspondiente para firma del Procurador Delegado.

PROCURADOR DELEGADO

13.22 Firma auto de archivo u otro actos administrativos concernientes al asunto

14. INDICADORES

Usuarios con situación integral resuelta

–––––––––––––––––––––––––––– x 100

Usuarios que solicitaron atención orientación

Usuarios que recibieron atención inmediata a su situación

––––––––––––––––––––––––––––––x 100

Usuarios que solicitaron atención

Usuarios a los que se les radicó consulta y abrieron diligencias

––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Usuarios que acudieron en consulta

 Clasificación de usuario por problemática frente al total atendido.

 Indicador de autoridades a las que habían acudido antes de llegar a la Procuraduría.

 Procedencia de los usuarios.

Dependencia: Procuraduría Delegada para el menor y la familia.

Proceso: Trámite quejas, solicitudes de intervención como Ministerio Público, ante autoridades policivas, administrativas y judiciales, organismos gubernamentales y no gubernamentales.

Procedimiento: Intervención como Ministerio Público.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Cumplir con funciones asignadas por la Constitución Política, Decreto 262 de 2000 y normas concordantes, en desarrollo de las cuáles se garantiza cumplimiento, efectividad y disfrute de derechos fundamentales, de la familia, menores, ancianos e incapaces frente y por las autoridades policivas, administrativas, judiciales, organismos gubernamentales y no gubernamentales.

2. CLIENTES

Miembros del núcleo familiar, menores de edad, incapaces en condiciones especialmente difíciles.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los servidores públicos adscritos a la Procuraduría Delegada para la Defensa del Menor y de la Familia: Profesionales Universitarios, abogados asesores, Procuradores Judiciales de Familia, personal técnico y administrativo.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra de manera directa al Procurador Delegado, a los Profesionales Universitarios, Abogados Asesores, Procuradores Judiciales de Familia, personal técnico y administrativo.

En forma indirecta a las autoridades policivas, administrativas, judiciales, instituciones de rehabilitación y protección, los equipos interdisciplinarios que de una u otra manera intervienen esta población, los hogares sustitutos, organismos gubernamentales y no gubernamentales -ICBF-.

5. REFERENCIAS

Constitución Política.

Decreto 262 de 2000.

Resoluciones internas Procuraduría General de la Nación.< /o:p>

Decreto 2737 de 1989 o Código del Menor.

Ley 12 de 1991.

Otra normatividad concordante de acuerdo con problemática y a la instancia frente a la que se interviene.

6. DEFINICIONES

CAP Centro de Atención al Público.

OCI Oficina Central de Información.

ICBF Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Formato interno de registro de queja, de reporte telefónico o solicitud de intervención como Ministerio Público.

 Radicación de queja y solicitud de intervención.

 Registro de agencias judiciales.

 Registro de diligencias varias (sistema y libro).

 Registro de reparto a los abogados.

 Registro de reparto de demandas a los procuradores judiciales.

 Planillas de entrega a profesionales.

8. CONDICIONES GENERALES

Para quejas o solicitudes, que requieren intervención inmediata, así se procederá dándoles trámite prioritario, evitando dilaciones en el mismo. En caso de que la petición sea elevada por autoridad policiva, administrativa o judicial, como apoyo, el profesional comisionad o coordinará con ellas la realización de las respectivas diligencias.

Para el trámite de las quejas o solicitudes de intervención del Ministerio Público, las actuaciones se llevarán a cabo de una manera integral de tal manera que si los hechos y situaciones se están ventilando, deben o están conociendo diferentes autoridades, así se debe proceder y actuar ante las mismas dentro de la esfera de nuestras funciones. El asunto no culminará hasta tanto no se solucione de fondo e integralmente la situación del menor, anciano, incapaz o miembro del núcleo familiar. Cuando se requiera el apoyo de otra Delegada para intervención ante autoridades de su competencia así se solicitará al Delegado competente.

9. SALIDAS

Situaciones legales solucionadas definitivamente de manera integral. Menores de edad, incapaces, miembros del núcleo familiar, con derechos fundamentales restablecidos y garantizados plenamente.

10. REGISTROS

 De quejas o denuncias telefónicas, se llevara un registro en el cual se consignan los datos fundamentales, el funcionario comisionado y el trámite dado a la misma.

 De miembros del grupo familiar, menores de edad, ancianos o incapaces atendidos.

 De resultado y situaciones definitivamente solucionadas.

 De problemática por la que fue atendida cada población o sector de ésta.

 De antecedentes de las situaciones que dieron lugar a la apertura de diligencias.

 De las medidas de protección tomadas respecto a los menores.

 De intervención preventiva y especial al núcleo familiar.

 De acciones legales adelantadas para salvaguardar los derechos e intereses de menores, ancianos, incapaces o miembros del núcleo familiar.

 Actos administrativos producidos.

11. BASES DE AUTOCONTROL

1. Control trámite prioritario dado a reportes o denuncias telefónicas y quejas, medidas y actuaciones inmediatas que se han surtido, autoridades ante las que se acudió.

2. Menores rescatados de situación de riesgo y seguimiento de los mismos.

3. Autoridad de conocimiento, medidas de protección decretadas y seguimiento.

12. ANEXOS

No aplicable.

13. ACTIVIDADES

Secretaria de la delegada

13.1 Recibe las quejas y solicitudes de intervención procedentes de la Sección de correspondencia, el CAP, la OCI y la entregada directamente a la oficina, sea de manera personal o telefónica.

13.2 Radica las anteriores en la planilla correspondiente y las registra en el Sistema de solicitudes y quejas

13.3 Abre el expediente, le asigna número de radicación y lo ingresa al Despacho.

Procurador delegado

13.4 Estudia queja, reporte telefónico o solicitud de intervención como Ministerio Público; realiza el reparto entre abogados siguiendo orden alfabético y entre los procuradores judiciales de acuerdo con denominación del cargo, hasta terminar listas y así sucesivamente.

13.5 De acuerdo a estudio de quejas o solicitudes determina si la comisión se cumplirá dentro de la ciudad (Procuradores judiciales de familia, abogados asesores, profesionales universitarios), o fuera de ella, para este caso a Procuradores judiciales de familia de otras ciudades, o personero municipal competente.

13.6 Hace reparto inmediato para quejas o solicitudes de intervención frente a situaciones que revistan u rgencia.

13.7 Dicta auto comisorio.

Secretaria de la delegada

13.8 Elabora y envía oficio a usuario informando nombre de profesional comisionado.

13.9 Registra el expediente en carpeta de abogado comisionado y se lo entrega.

13.10 Envía despacho comisorio a Procurador judicial de otras ciudades o personero municipal competente.

Abogado, Procurador judicial o profesional comisionado

13.11 Avoca conocimiento de diligencias.

13.12 Estudia el caso y señala procedimiento a seguir.

13.13 Adelanta, practica diligencias y pruebas conducentes y pertinentes, actúa ante diferentes instancias y autoridades que conozcan del asunto.

13.14 Rinde informes periódicos de acuerdo con contenido de auto comisorio

13.15 Para casos urgentes, agota las diligencias, pruebas y desplazamientos de manera inmediata, establece contactos y comunicaciones a que haya lugar tanto con las personas interesadas como con las autoridades competentes.

13.16 Soluciona situación de manera integral.

13.17 Actúa hasta que se produzcan determinaciones que definan integralmente la situación jurídica o cese la situación de riesgo o de vulneración de los derechos del menor de edad, anciano, incapaz o miembro del núcleo familiar.

13.18 Rinde informe evaluativo final.

En los informes rendidos por los Procuradores judiciales de familia a nivel nacional y personeros municipales se precisarán las actuaciones que adelantaron como Ministerio Público, ante qué instancias, las conclusiones, recomendaciones y estrategias a seguir.

13.19 Proyecta acto administrativo debidamente motivado y sustentado para firma del Delegado.

PROCURADOR DELEGADO< /p>

13.20 Evalúa informe y acto administrativo correspondiente, implementa y ordena políticas y estrategias a seguir cuando así se sugiera en el respectivo informe evaluativo, ellas sean viables o él lo considere pertinente.

13.21 Compulsa copias para ante otras Oficinas de Investigaciones Disciplinarias o Delegadas competentes para investigar posibles faltas disciplinarias o autoridades penales en caso de posible comisión de hechos punibles.

14. INDICADORES

Situación resuelta o de riesgo superada

–––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Cantidad de quejas, solicitudes de intervención

Quejas o solicitudes tramitadas de manera inmediata

––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Total de quejas o solicitudes de intervención

Quejas o solicitudes tramitadas procedimiento normal

––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Total quejas, solicitudes de intervención

Resultados obtenidos

–––––––––––––––––––––––––––– x 100

Total quejas y solicitudes de intervención

Población beneficiada

––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Total quejas y solicitudes de intervención

Número de quejas o solicitudes anónimas

–––––––––––––––––––––––––––– x 100

Total quejas o solicitudes de intervención

Número de quejas o solicitudes personales

–––––––––––––––––––––––––––– x 100

Total quejas o solicitudes de intervención

Número de quejas o solicitudes telefónicas

–––––––––––––––––––––––––––– x 100

Total quejas o solicitudes de intervención

Investigaciones penales o disciplinarias adelantadas

––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Copias compulsadas por la Delegada

Dependencia: Procuraduría Delegada para el Menor y la Familia

Proceso: Programas de control de gestión y prevención

Procedimiento: Desarrollo de programas de control y prevención

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Llevar a cabo funciones y acciones de prevención y control de gestión y de protección y defensa de los Derechos Humanos, para el caso que nos ocupa, de los derechos fundamentales de los menores que de acuerdo con nuestra actual Legislación se encuentran en situación irregular o de aquellos que se hallan en condiciones de riesgo. La intervención se realiza a través de diferentes frentes y por problemática conforme a los programas que se han estructurado, en primer lugar, con miras a ofrecer mejores posibilidades y proyectos de vida para los más vulnerables como son nuestros niños y adolescentes que se encuentran viviendo una o más de las situaciones que se han enunciado.

En segundo lugar es fin primordial el verificar que las condiciones y nivel de vida de los niños en protección sean los óptimos en las instituciones que de acuerdo con su problemática han sido ubicados.

En tercer lugar, que los trámites judiciales y administrativos que se adelanten en favor de los menores de edad, se ajusten a derecho, a los procedimien tos previamente establecidos sean transparentes, tengan en cuenta a los menores como sujetos de derecho y no como objeto. Que toda determinación, medida de protección o de rehabilitación, se tome teniendo como fundamento el interés superior del niño, la recuperación de su núcleo familiar y el retorno del menor a este medio.

2. CLIENTES

Menores en condiciones especialmente difíciles, de riesgo, con medidas de protección, de rehabilitación o reeducación.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los servidores públicos adscritos a la Procuraduría Delegada para la Defensa del Menor y de la Familia: profesionales universitarios, abogados asesores, Procuradores Judiciales de Familia, personal técnico y administrativo.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra de manera directa al Procurador Delegado, a los Profesionales universitarios, Abogados Asesores, procuradores judiciales de familia, personal técnico y administrativo.

En forma indirecta a las autoridades policivas, administrativas, judiciales, instituciones de rehabilitación, protección, escuelas de trabajo, instituciones de reeducación, los equipos interdisciplinarios que de una u otra manera intervienen esta población, los hogares sustitutos, organismos gubernamentales y no gubernamentales -ICBF-.

5. REFERENCIAS

Constitución Política.

Decreto 262 de 2000.

Resoluciones internas Procuraduría General de la Nación.

Decreto 2737 de 1989.

Ley 12 de 1991.

Resoluciones, circulares y lineamientos técnico-administrativos del ICBF.

Otra normatividad concordante de acuerdo con problemática y a la instancia frente a la que se interviene.

6. DEFINICIONES

ICBF Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

7. FORMATOS A UTILIZAR

Los preestablecidos o diseñados para el desarrollo de los programas de:

 Redes de prevención y atención al menor maltratado.

 Erradicación de la prostitución infantil.

 Atención y protección al menor trabajador.

 Atención y protección al menor infractor y contraventor.

 Discapacitados.

 Adopciones.

 Atención y protección al menor guerrillero y reinsertado o vinculado al conflicto armado.

 Atención, protección y prevención de menores dedicados al uso indebido de sustancias psicoactivas.

 Atención y protección a Menores ubicados en instituciones de protección.

 Atención y protección a menores vinculados a Hogares de Bienestar.

 Atención y protección a menores vinculados a Hogares Infantiles.

 Atención y protección a menores ubicados en Hogares sustitutos, y demás que se creen de acuerdo con necesidades y al resultado de intervenciones de la Procuraduría Delegada.

8. CONDICIONES GENERALES

Los programas serán asignados a uno, dos o más funcionarios de acuerdo con la complejidad del mismo y disponibilidad de talento humano, los cuales conformaran equipos de trabajo.

El desarrollo y ejecución de los programas involucra una gran responsabilidad y exige el mayor compromiso y perfil de las personas encargadas de desarrollarlos habida cuenta que de su buena ejecución y con ocimiento dependen el mejoramiento de las condiciones integrales de los menores involucrados (con o sin medida de protección o de rehabilitación), la recuperación de los núcleos familiares para éstos (prevención) y el cabal cumplimiento de las funciones por parte de las autoridades policivas, administrativas, judiciales, otros servidores públicos involucrados en los procesos o personas que desarrollan funciones públicas ( control de gestión).

9. SALIDAS

Diagnóstico de la situación encontrada respecto a los menores con medida de protección, de rehabilitación o en situación de riesgo o condiciones especialmente difíciles, el cual será fundamento para establecer políticas de intervención a éstos y a su familia, tendientes a minimizar las situaciones y efectos que dieron lugar a la medida de protección, de rehabilitación o intervención de las autoridades, y solucionar deficiencias y fallas detectadas en el trámite previo o dentro de los procesos técnico administrativos de protección, de policía o judiciales.

10. REGISTROS

Implementar un registro por programa tendiente a consignar información fundamental e importante para efectos de políticas de prevención e intervención, respecto a la población con la que se trabaja así a manera de ejemplo:

 De menores en situación irregular, de riesgo o condiciones especialmente difíciles.

 De niños, niñas adolescentes, con medida de protección o de rehabilitación.

 Acciones y políticas de prevención y de protección adelantadas.

 Familias recuperadas para los niños en desarrollo de la prevención.

 Permanencia de los niños en protección especial o en instituciones de reeducación.

 Número de menores por problemática.

 Políticas de intervención a menores por programa, ya sea por organismos internacionales, naciones, org anismos gubernamentales o no gubernamentales.

 Políticas de apoyo a las diferentes poblaciones de acuerdo con programas y especialidad.

 Directorio o registro de entidades internacionales, nacionales, organismos o entidades estatales y organismos no gubernamentales, que atienden cada problemática y población.

 De diagnósticos obtenidos por los equipos de los programas que desarrolla la Procuraduría Delegada para la Defensa del Menor y de la Familia y de las políticas, estrategias y acciones a desarrollar a partir de estos.

 Los demás registros que se hagan necesarios en el curso de las intervenciones que realiza la Procuraduría Delegada.

11. BASES DE AUTOCONTROL

- Control de cumplimiento de fases o etapas.

- De atención a menores que han sido encontrados en condiciones precarias privados de atención en salud, de satisfacción de necesidades básicas, no vinculados a establecimientos educativos, talleres de capacitación, de privados afectivamente, indocumentados, sin definición de su situación por el área legal o psico-social, entre otros, y otros aspectos que exigen una intervención inmediata y control de dicha situación.

12. ANEXOS

No aplicable.

13. ACTIVIDADES

PROCURADOR GENERAL DE LA NACION

13.1 Dicta resolución implementando los programas fundamentado en funciones de control de gestión y prevención asignadas por ley a la Procuraduría delegada para la Defensa del Menor y de la Familia y a informe anual presentado por la misma.

PROCURADOR DELEGADO

13.2 Dicta resolución asignando programas por equipos, en la cual se establecen las directrices generales a seguir para el desarrollo de cada uno de ellos.

12.3 Establece responsabilidades respecto a la ejecución de los Programas de acuerdo con funciones de la Delegada y normatividad existente.

ABOGADOS, PROFESIONALES Y PROCURADORES JUDICIALES ADSCRITOS A LA DELEGADA

13.4 Realizan el plan de trabajo y el cronograma conforme a procedimientos y directrices impartidas.

Para el desarrollo de los programas elabora y presenta anualmente cronograma de trabajo a desarrollar; establecen objetivos generales, específicos, Población a atender, metodología, términos de cumplimiento recursos, estrategias de intervención, metas y resultados esperados.

13.5 Desarrollan el programa, realizan visitas a entidades e instituciones gubernamentales, no gubernamentales, autoridades de policía, administrativas, judiciales, instituciones, ICBF, entrevista a menores, estudia documentación, contratación, practica diligencias y demás pruebas conducentes y pertinentes.

13.6 Verifican cumplimiento de funciones por autoridades y servidores públicos de conocimiento.

13.7 Rinden informe dentro de los primeros días de cada trimestre, el cual consigna de manera amplia la fase adelantada, situaciones encontradas, logros, dificultades, recomendaciones y etapa a seguir de acuerdo con cronograma general.

EXCEPCION: Cuando el Despacho lo requiera o considere conveniente, podrá solicitar informes extraordinarios, caso en el cual el equipo de profesionales asignados al programa rinden lo solicitado.

13.8 Presentan informe final o diagnóstico en el cuarto trimestre sobre la temática tratada, en el que se consignarán las conclusiones específicas y generales así como las recomendaciones. El informe será documento fundamental para trazar políticas y acciones a seguir por la Delegada.

PROCURADOR DELEGADO

13.9 Evalúa los diagnósticos.

13.10 Con base en los diagnósticos presentados por cada equipo adscrito a los programas, traza políticas inmediatas, de corto y mediano plazo dirigidas a restablecer y garantizar los derechos fundamentales de la población objeto de cada programa.

Para lo anterior, compulsa copias para ante autoridades competentes cuando haya lugar a investigaciones de carácter penal o disciplinario.

Convoca a los organismos internacionales, nacionales, estatales o no gubernamentales para establecer y organizar el trabajo e intervención coordinada y armónica frente a cada problemática, evitando de esta manera la duplicidad de acciones.

Inicia las acciones legales a que haya lugar, de tutela, de cumplimiento, entre otras, tendientes a obtener el respeto y cumplimiento de los derechos constitucionales de todas y cada una de las personas objeto de los programas.

14. INDICADORES

Tiempo dentro del cual se desarrolló integralmente el programa

–––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Tiempo programado para desarrollarlo

Casos críticos solucionados

–––––––––––––––––––––––––––––x 100

Casos críticos detectados

Diligencias de seguimiento abiertas

––––––––––––––––––––––––––––x 100

Casos críticos detectados

Entidades convocadas

––––––––––––––––––––––––––––––x 100

Entidades vinculadas efectivamente

Faltas disciplinarias detectadas

––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Número de investigaciones disciplinarias adelantadas o solicitadas

Conductas punibles encontradas

––––––––––––––––––––––––––––––x 100

Número de denuncias formuladas o copias compulsadas

Número de programas desarrollados

–––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Número de programas implementados

Personas con derechos fundamentales plenamente garantizados

–––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Total personas atendidas

Dependencia: Procuraduría Delegada para el Menor y la Familia

Proceso: Control Preventivo de la Gestión Administrativa y Contratación Estatal

Procedimiento: Control preventivo de la g estión administrativa y contratación estatal

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Ejercer control preventivo y supervigilancia sobre las actuaciones y trámites previos, concomitantes y posteriores a la contratación y a esta misma, celebrada por organismos y entidades públicas, para llevar a cabo o ejecutar políticas trazadas para la atención de menores de edad, ancianos, incapaces e institución familiar.

Con esta intervención, se busca que la gestión administrativa y contratación en sus diferentes modalidades, se ciñan a los principios de trasparencia, economía, responsabilidad, del equilibrio económico del contrato, entre otros.

Se tiene como finalidad, la de verificar que la contratación para atender a la población que nos ocupa, se ciña a las exigencias legales durante todo el proceso y se fundamente en el interés primordial de las personas involucradas habida cuenta que el objeto principal, gira alrededor de las personas, su atención, rehabilitación, reeducación, recuperación, entre otros, pues se trata de categorías especiales de contratos que dada su trascendencia e implicaciones, debe ser más exigente en cuanto al cumplimiento de ritualidades previas a la contratación y posteriores a ésta.

2. CLIENTES

Los menores de edad, incapaces, miembros del núcleo familiar, en situación irregular o de riesgo que finalmente van a ser los beneficiarios de los servicios contratados.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los servidores públicos adscritos a la Procuraduría Delegada para la Defensa del Menor y de la Familia: Procurador delegado, procuradores judiciales, abogados asesores, profesionales universitarios, personal técnico y administrativo.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Procurador Delegado, los Profesionales universitarios, Abogados Asesores, Procuradores judiciales de familia, personal técnico y administrativo.

5. REFERENCIAS

Constitución Política.

Decreto 262 de 2000.

Resoluciones internas Procuraduría General de la Nación.

Decreto 2737 de 1989.

Ley 12 de 1991.

Ley 7a. de 1979.

Ley 80 de 1993 y demás aplicables y concordantes.

6. DEFINICIONES

No aplicable.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 De registro de quejas o solicitudes de intervención en esta materia

 Los que se creen de acuerdo con necesidades y al resultado de intervenciones de la Procuraduría Delegada, en esta materia.

 De planillas de registro de abogados o profesionales comisionados.

 De cronogramas de trabajo presentados.

 De instituciones o entidades gubernamentales o no gubernamentales visitadas.

 De propuestas verificadas.

 De contratos revisados.

8. CONDICIONES GENERALES

Valga anotar que la contratación para atender a la población precitada, la podemos calificar de atípica dado el objeto de la misma, que consiste en la atención especializada de diferentes tipos de población y de problemática. Dicha contratación no solamente se debe ceñir a las exigencias legal es durante todo el proceso sino que también se debe fundamentar en el interés primordial de las personas involucradas, pues el fin principal, gira alrededor de personas, seres humanos, su atención, rehabilitación, reeducación, recuperación, entre otros, pues se trata de categorías especiales de contratos que dada su trascendencia e implicaciones, debe ser más exigente en cuanto al cumplimiento de requisitos anteriores a la contratación y responsabilidades posteriores a ésta.

Para el cabal cumplimiento de esta función, es importante verificar que se hayan cumplido las exigencias contenidas en la Ley 80 de 1993, Ley 7a. de 1979 y demás normas concordantes en materia de trámites administrativos previos y de contratación con instituciones gubernamentales o no gubernamentales que trabajan con menores, ancianos, incapaces y familia.

9. SALIDAS

Contratación transparente, conforme a procedimientos legales, basada en los principios que la rigen, acorde con las necesidades y políticas existentes en materia de atención optima al menor de edad, incapaces, y miembros de la institución familiar.

10. REGISTROS

 Entidades u organismos gubernamentales contratantes.

 Instituciones u ONG contratadas.

 Propuestas.

 De contratos celebrados y revisados:

 Valor cupo, valor total del contrato, términos de ejecución y cumplimiento del contrato.

 Instituciones y ONG visitadas.

 De menores de edad, ancianos, incapaces, miembros de la institución familiar destinatarios de los servicios, atención, reeducación contratada.

 De casos especiales encontrados.

 De seguimientos.

 Organismos gubernamentales investigados.

 De instituciones y ONG sancionadas por incumplimiento o violación del contrato.

 De caducidades de contrato declaradas.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Sobre la contratación celebrada en las diferentes modalidades y con las distintas instituciones y ONG y el cumplimiento pleno de las obligaciones adquiridas.

Control sobre las instituciones más álgidas y que presentan deficiencias repetitivas en la ejecución del contrato.

12. ANEXOS

No aplicable.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIA DELEGADA

13.1 Recibe la solicitud de intervención o queja y la radica en el sistema de solicitudes y quejas.

13.2 Las Ingresa al Despacho del Procurador.

PROCURADOR DELEGADO

13.3 De acuerdo con las solicitudes, quejas o de oficio, conforma equipos y comisiona a los funcionarios para que realicen evaluaciones periódicas en materia de contratación, cumplimiento de exigencias legales para su perfeccionamiento y ejecución.

En los casos en que se requiera, el Procurador Delegado solicita apoyo a las Delegadas de Contratación e investigaciones Especiales, o personerías (para el caso de las entidades territoriales) para lo cual se organizarán comisiones especiales para realizar auditoria sobre el manejo e inversión de las sumas de dinero que se han pactado como pago dentro de los contratos.

SECRETARIA DE LA DELEGADA

13.4 Radica las diligencias en la planilla de los abogados o procuradores judiciales comisionados.

13.5 Envía despacho comisorio a Procurador judicial de otras ciudades o al personero municipal competente.

13.6 Cuando media petición, remite comunicación al interesado informándole el nombre del profesional o profesionales comisionados.

PROCURADORES JUDICIALES O ABOGADOS

13.7 Avoca conocimiento de las diligencias y elabora cronograma a seguir de acuerdo con el contenido de la comisión.

13.8 En desarrollo de esta función verifica que el proceso de la contratación cumpla las exigencias legales contenidas en la Ley 80 de 1993, 7a. de 1979 y demás normas concordantes, así como los requisitos especiales que deben reunir estos contratos que se califican de atípicos.

13.9 Previo a la práctica de visitas a las instituciones, se desplaza a la entidad u organismo gubernamental contratante, división jurídica o la competente, en donde conocen la modalidad de contratación, los términos de referencia, la oferta entre otros.

13.10 Estudia los anexos técnicos de tal manera que estos correspondan a la especialidad que se contrata. Igual hará con la documentación que se debe anexar, como licencias de funcionamiento, personerías jurídicas, experiencia, equipo técnico, etc.

13.11 Indaga sobre funcionarios o equipos encargados de verificar las propuestas, el cumplimiento de dicha labor y los resultados obtenidos.

13.12 Establece las obligaciones de las partes, cumplimiento, tales como pagos puntuales, atención integral a la población que se atiende, incluida entre ella la dotación, suministros, alimentación, capacitación, educación, salud, supervisión, atención especializada cuando se requiera y exista la obligación de brindarla, atención adecuada a la población objeto del contrato en los términos contenidos en el contrato respectivo.

13.13 Comprueba el seguimiento, asesoría e intervención que realiza el ICBF u otro organismo gubernamental a las instituciones con las que ha celebrado contratos de esta índole, para así corroborar el cumplimiento del objeto del contrato.

13.14 Revisa si el ente rector del Sistema de Bienestar Familiar ICBF u otra entidad gubernamental contratante, ha verificado el contenido de las propuestas presentadas por las instituciones o entidades interesadas en prestar el correspondiente servicio.

13.15 Observa el cumplimiento de las propuestas al interior de las instituciones, o de las ONG con miras a constatar la veracidad de los recursos materiales, científicos, técnicos de talento humano que manifiestan tener, así como las condiciones reales que rodean a la población atendida y el cumplimiento del contrato por ambas partes.

13.16 Determina actividades de mejoramiento y capacitación de las instituciones y ONG contratadas.

13.17 Rinde informe general de la situación encontrada, con las conclusiones y recomendaciones a seguir.

PROCURADOR DELEGADO

13.18 Estudia el informe presentado, dicta los actos administrativos a que haya lugar y señala políticas y acciones a seguir de acuerdo con la situación encontrada.

13.19 Compulsa copias para ante autoridades competentes cuando haya lugar a investigaciones de carácter penal o disciplinario.

14. INDICADORES

Relación Costo

––––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Beneficio de la población objeto en la contratación

Cobertura de la contratación

––––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Necesidades existentes por problemática

Calidad de la atención

–––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Mejoramiento de la calidad de vida

Contratos que no cumplen exigencias legales

––––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Total contratos revisados

Instituciones u ONGs que cumplen a cabalidad propuestas

–––––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Total propuestas revisadas

Multas impuestas por incumplimiento de contrato

–––––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Totalidad de contratos revisados

Declaratoria de caducidad

–––––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Totalidad contratos celebrados

Dependencia: Procuraduría Delegada para el Menor y la Familia

Proceso: Presentación de recursos de casación y revisión e intervención como Ministerio Público

Procedimiento: Presentación y sustentación de recursos de casación y revisión e intervención como Ministerio Público ante la sala de Casación Civil y Agraria de la Corte Suprema de Justicia y Tribunales Superiores

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

El fin primordial de la Delegada, con la ejecución de estas funciones específicas, es el de salvaguardar los derechos y garantías fundamentales de los menores de edad, los incapaces y la institución familiar, especialmente respecto a aquellos que por sus precarias condiciones económicas se ven imposibilitados para contratar los servicios de un profesional en derecho que les interponga y sustente los recursos de casación y revisión ante los Tribunales Superiores y Corte Suprema de Justicia, o para que actué ante los mismos cuando la contraparte sea la que interponga los Recursos precitados.

Se establece la intervención de la delegada como Ministerio Público ante esas altas corporaciones, en los procesos en que puedan verse afectados los intereses o derechos de los menores de edad, incapaces e institución familiar, aspecto que es de suma importancia por cuanto mediante el ejercicio de dicha función se garantiza a la población objeto, el respeto del debido proceso, el derecho de defensa y disfrute de sus derechos fundamentales.

2. CLIENTES

Las partes en el proceso en los que se vean afectados intereses de menores de edad, incapaces e institución familiar.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica al Procurador Delegado para la defensa del Menor y de la Familia, procuradores judiciales, personal técnico y administrativo.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra directamente al Procurador Delegado, procuradores judiciales, personal técnico y administrativo.

5. REFERENCIAS

Constitución Política.

Decreto 262 de 2000.

Resoluciones internas Procuraduría General de la Nación.

Decreto 2737 de 1989.

Ley 12 de 1991.

Código Civil y de Procedimiento Civil.

Jurisprudencia y doctrina.

Otras normas aplicables y concordantes.

6. DEFINICIONES

No aplicable.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Registro de solicitudes de presentación de recursos y de intervención como Ministerio Público.

 Planilla del procurador judicial o abogado correspondiente.

 De registro de proyectos realizados.

 De decisiones proferidas.

8.CONDICIONES GENERALES

El Procurador Delegado actuará a petición del usuario, del procurador judicial de familia o de oficio.

El procurador Delegado interpondrá dentro de los términos establecidos, el recurso de casación. Una vez admitido por la sala, dentro de término, presentará la correspondiente demanda. Para los anteriores efectos, podrá ordenar al procurador judicial de familia correspondiente que elabore el proyecto. Lo anterior se fundamenta:

a) En el conocimiento directo que el procurador judicial tiene del proceso por cuanto ha venido interviniendo en las diferentes instancias,

b) En vista de que éstos se encuentran ubicados en diferentes partes del país, lo que hace más expedito el análisis y estudio del asunto.

Es importante la intervención como Ministerio Público ante la Corte Suprema de Justicia y Tribunales Superiores. Especialmente el Procurador Delegado actuará cuando las otras partes hayan interpuesto los recursos de revisión o de casación y la decisión pueda afectar los intereses de menores de edad, incapaces o institución familia r.

9. SALIDAS

Decisión sobre recursos.

10. REGISTROS

 De recursos de casación y revisión presentados.

 De profesionales comisionados.

 Registro de intervención y seguimiento.

 De proyectos presentados.

 De decisiones proferidas.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Control de términos para presentar los recursos y dentro del proceso en sí.

12. ANEXOS

No aplicable.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIA DELEGADA

13.1 Recepciona solicitudes, las radica en el sistema de solicitudes y las ingresa inmediatamente al Despacho.

PROCURADOR DELEGADO

13.2 Conocida la petición para presentación del recurso de casación o de oficio, ordena al procurador judicial correspondiente, estudiar, analizar la viabilidad y términos para interponerlo. De ser procedente, interpone recurso. Admitido éste por la sala, ordena al procurador judicial proyectar la demanda de casación para su presentación dentro de los términos de ley.

13.3 Respecto al recurso de revisión el Procurador Delegado, comisiona al procurador j udicial adscrito al Juzgado en donde haya cursado el proceso para que solicite el desarchivo del expediente si fuere el caso, estudie los términos y la posibilidad de presentarlo. Si es factible, interpone el recurso.

13.4 Para efectos de intervención como Ministerio Público ante los tribunales superiores y la Corte Suprema de Justicia, una vez sea notificado, a petición de parte, o considere pertinente, actúa de acuerdo con los parámetros establecidos por la ley.

En desarrollo de lo anterior, asigna un procurador judicial o un abogado adscrito a la delegada, que se desplazará a los mencionados, para revisar el expediente, hacer seguimiento al proceso y elaborar los proyectos de intervención a que haya lugar.

SECRETARIA DE LA DELEGADA:

13.5 Radica en la planilla del procurador judicial o abogado correspondiente.

13.6 Entrega comunicación al abogado o procurador judicial para que proceda de conformidad a parámetros establecidos por el Procurador Delegado.

13.7 Cuando medie solicitud, envía comunicación al interesado informándole el nombre del profesional comisionado.

RECURSOS DE CASACION Y REVISION

PROCURADOR JUDICIAL:

13.8 Estudia, analiza procedencia y términos para presentar recursos; conceptúa al respecto y de ser viables, presenta proyectos de acuerdo a directrices impartidas por el Procurador Delegado y a lo observado dentro del expediente.

13.9 Entrega concepto y proyecto dentro de los términos señalados por el Procurador Delegado.

INTERVENCION COMO MINISTERIO PUBLICO

PROCURADOR JUDICIAL Y ABOGADO:

13.10 Revisa y analiza el expediente y proyecta la intervención que corresponda hasta el fallo respectivo.

PROCURADOR DELEGADO

13.11 Analiza, estudia, evalúa, firma, presenta el correspondiente recurso, demanda y sustentación.

13.12 Dispone Intervención hasta que se produzca la decisión.

14. INDICADORES

Número de solicitudes tramitadas

––––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Número total de solicitudes presentadas

Recursos de casación presentados

––––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Cantidad total de recursos de casación solicitados

Recursos de revisión presentados

––––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Número total de solicitudes para recurso de revisión

Notificaciones para intervención como ministerio público

––––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Cantidad total de solicitudes de intervención

Dependencia: Procuraduría Delegada para el Menor y la Familia

Proceso: Presentación de acciones

Procedimiento: Presentación de acciones de tutela, populares y de cumplimiento. Intervención en trámite especial de la tutela.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Mediante el desarrollo de este procedimiento, se busca que los menores de edad, los ancianos, los incapaces y los miembros de la institución familiar puedan disfrutar plenamente de los derechos reconocidos en nuestra Carta Magna y tratados internacionales, para lo cual se instaurarán las acciones de tutela, de cumplimiento o las populares a que haya lugar, de acuerdo con las situaciones encontradas o expuestas, con la finalidad de que los sujetos de derechos fundamentales puedan disfrutarlos plenamente o les sean restablecidos.

2. CLIENTES

Miembros del núcleo familiar, menores de edad e incapaces.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica al Procurador Delegado para la defensa del Menor y de la Familia, procuradores judiciales de familia, abogados asesores, profesionales universitarios, personal técnico y administrativo.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Procurador Delegado, procuradores judiciales, abogados asesores y profesionales universitarios.

5. REFERENCIAS

Constitución Política.

Decreto 262 de 2000.

Resoluciones internas Procuraduría General de la Nación.

Decreto 2737 de 1989.

Ley 12 de 1991.

Decreto 2591 de 1991 Jurisprudencia.

Ley 393 de 1997.

Ley 472 de 1998.

Otras normas aplicables y concordantes.

6. DEFINICIONES

No aplicable.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 De solicitudes para presentación d e acciones.

 De acciones interpuestas de oficio.

 De reparto a los procuradores judiciales y abogados.

 De planillas de registro y entrega a los procuradores judiciales y abogados.

8. CONDICIONES GENERALES

Las acciones de tutela o intervención especial ante cualquier autoridad que la tramite, las populares o de cumplimiento bien pueden tener origen en la solicitud presentada por la autoridad judicial de conocimiento, por el usuario o de oficio y como consecuencia de situaciones detectadas en ejercicio de las funciones de la Delegada, en las cuales se observe vulneración de derechos fundamentales, omisión o incumplimiento de actos por las autoridades o violación colectiva de los mencionados y en lo que se refiere a los menores de edad, incapaces, ancianos y miembros de la institución familiar.

Cuando no sean tutelados los derechos que se solicitan amparar dentro de la tutela, el Procurador Delegado impugnará dicha determinación y adelantará las actuaciones tendientes a solicitar la revisión por la Corte Constitucional.

9. SALIDAS

Fallo definitivo.

10. REGISTROS

 De acciones de tutela instauradas.

 De intervención especial en el trámite de la tutela ante las autoridades que la tramitan.

 De acciones de cumplimiento presentadas.

 De acciones populares formuladas.

 Registros de seguimiento para cada una de ellas.

 De población beneficiada.

 De impugnaciones.

 De revisiones solicitadas.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Control de términos para presentar las acciones.

 Control de términos para intervención ante autoridades judiciales.

 Control de actuaciones.

12. ANEXOS

No aplicable.

13. ACTIVIDADES

Secretaria de la Delegada

13.1 Recepciona y radica las solicitudes de intervención en los trámites de tutela o de presentación de acciones de tutela, populares o de cumplimiento y las ingresa al despacho del Procurador delegado.

Procurador delegado

13.2 Conocida la petición para su intervención o presentación de demandas de tutela, de cumplimiento o populares, estudia y analiza la viabilidad de su trámite y comisiona al procurador judicial, abogado asesor o profesional universitario para que proceda de conformidad.

Secretaria de la delegada:

13.3 Radica comisión en carpeta del procurador judicial, abogado asesor o profesional universitario y le entrega diligencias.

13.4 Remite Despacho comisorio a Procurador Delegado de otras ciudades, cuando a ello hubiere lugar.

13.5 Cuan do exista petición o solicitud, envía comunicación a la persona interesado en la que consignará el nombre del profesional comisionado.

Procurador judicial o abogado

13.6 Estudia, analiza y proyecta la demanda de acuerdo con las circunstancias y hechos detectados, observados o informados.

1.7 Entrega proyecto de demanda dentro de los términos señalados por el Procurador Delegado.

13.8 Para efectos de intervención especial en el trámite de la tutela ante las autoridades judiciales se desplaza ante los despachos competentes, revisa y analiza el expediente y proyecta la intervención que corresponda hasta el fallo respectivo.

Procurador delegado

13.9 Analiza, estudia, evalúa y firma y presenta la correspondiente demanda o intervención.

14. INDICADORES

Número de solicitudes tramitadas

––––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Número total de solicitudes presentadas

Demandas de tutela presentadas

––––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Cantidad total de demandas de tutela solicitadas

Número de acciones de cumplimiento instauradas

––––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Cantidad total de acciones de cumplimiento solicitadas

Número de intervenciones en trámite especial de tutela realizadas

–––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Cantidad total de solicitudes de intervención solicitadas

De revisiones solicitadas

––––––––––––––––––––––––––––––x 100

Acciones de tutela tramitadas

- Población objeto beneficiada.

Dependencia: Procuraduría Delegada para el Menor y la Familia

Proceso: Intervención ante las autoridades Judiciales.

Procedimiento: Intervención ante autoridades Judiciales.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

La finalidad del presente procedimiento es el de garantizar el respeto al debido proceso, al derecho de defensa, dentro de los procesos en que se debatan derechos de los menores de edad, incapaces o miembros de la institución familiar. Para los menores de edad, el respeto al principio constitucional de la prevalencia del interés superior de éstos y el de ser escuchados por la autoridad cuando se tomen determinaciones que les afecten.

2. CLIENTES

Miembros del núcleo familiar, menores de edad e incapaces.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica al Procurador Delegado para la defensa del Menor y de la Familia, procuradores judiciales de familia, Regionales, Provinciales, personeros municipales, personal técnico y administrativo.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Procurador Delegado, procuradores judiciales de familia, Regionales, provinciales, personeros municipales, personal técnico y administrativo.

5. REFERENCIAS

Constitución Política.

Decreto 262 de 2000.

Resoluciones internas Procuraduría General de la Nación.

Decreto 2737 de 1989.

Ley 12 de 1991.

Ley 75 de 1968.

Código Civil y de Procedimiento civil, y

Otras normas aplicables y concordantes.

6. DEFINICIONES

No aplicable.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 De radicación de solicitudes de intervención.

 De reparto a procuradores judiciales.

 Planilla de registro y entrega a los procuradores judiciales.

 De actuaciones surtidas por los procuradores judiciales.

 De alegatos de conclusión y sustentación presentados.

 De recursos interpuestos.

8. CONDICIONES GENERALES

La intervención en los procesos de familia, se llevará a cabo ante las Salas de Familia de los Tribunales Superiores de Distrito Judicial, Juzgados de Menores, de familia, promiscuos de familia o civiles y tiene fundamento en mandatos constitucionales y legales. En desarrollo de lo anterior y de acuerdo con la estructura de la Procuraduría, existen los Procuradores Judiciales con funciones de intervención en procesos de Familia, a los cuales les serán asignados mediante resolución, los despachos ante los cuáles deberán actuar, en defensa de los derechos y garantías fundamentales de la institución familiar, los menores e incapaces.

Para los efectos anteriores, a más de la intervención que en desarrollo de sus funciones deben cumplir, los procuradores judiciales, también actuarán de manera especial cuando sean presentadas solicitudes o quejas respecto al trámite de determinados procesos, a nte los cuáles el usuario, otra autoridad u organismo solicite la supervigilancia especial.

En lugares en donde no exista procurador judicial en familia, se comisionará al Procurador Regional, provincial o personero municipal, según el caso.

Igualmente se dará trámite a las peticiones de elaboración y presentación de demandas de interdicción, previas de reconocimiento de paternidad, investigación de paternidad y las demás autorizadas por la ley, para lo cual se hará reparto entre los procuradores judiciales a medida que se reciban las solicitudes por orden de denominación del cargo hasta agotar la lista y así sucesivamente.

Una vez hecho el reparto de la demanda y conocido por el procurador judicial el juzgado que le correspondió, así lo informará al Delegado, que procederá a redistribuir el asunto, al procurador judicial que deba intervenir ante ese juzgado para que continúe actuando dentro del proceso hasta su terminación.

9. SALIDAS

Menores de edad, incapaces y miembros de la institución familiar con derechos reconocidos, restablecidos y garantizados.

10. REGISTROS

 De solicitudes o quejas para intervención.

 De solicitudes de elaboración y presentación de demandas de interdicción.

 De demandas elaboradas, presentadas y admitidas.

 Demandas subsanadas.

 Solicitud de pruebas.

 Asistencia a audiencias de conciliación u otras.

 De intervenciones efectuadas dentro de los procesos.

 De alegatos de conclusión presentados.

 De recursos interpuestos (reposición, apelación y queja).

 De sustentación de recursos.

 Personas atendidas, diligencias adelantadas en virtud de dicha atención.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Control de términos para presentar demandas, descorrer traslados, presentar alegatos, interponer recursos y sustentaciones.

 Control de actuaciones.

12. ANEXOS

Los necesarios para instaurar la respectiva demanda y sustentar los hechos afirmados en la misma.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIA DE LA DELEGADA

13.1 Recepciona las quejas o solicitudes de intervención ante autoridades judiciales o presentación de demandas.

13.2 Radica las anteriores en el Sistema de Quejas y solicitudes y las ingresa Despacho.

PROCURADOR DELEGADO

13.3 Conocida la petición o queja para intervención, evalúa la viabilidad de su trámite y previo reparto, comisiona al procurador judicial; en los sitios en donde no ejerce funciones este funcionario, comisiona al Procurador regional, provincial o personero municipal, para que proceda de conformidad, dentro de los términos establecidos en el respectivo auto comisorio.

SECRETARIA DE LA DELEGADA:

13.4 Radica comisión en carpeta del procurador judicial y entrega las diligencias al comisionado.

13.5 Remite despacho comisorio al Procurador judicial de familia, regional, provincial, o personero municipal competente cuando a ello hubiere lugar.

13.6 De existir solicitud, envía comunicación al usuario interesado en el que identifica al funcionario comisionado.

PROCURADOR JUDICIAL REGIONAL, PROVINCIAL O PERSONERO MUNICIPAL

13.7 Se desplaza ante los despachos competentes, revisa y analiza el proceso, proyecta la intervención que c orresponda y actúa hasta su terminación.

13.8 Entrega informe periódico sobre las intervenciones que realice dentro del proceso.

13.9 Terminado el proceso, rinde informe final y presenta proyecto de auto de archivo de la agencia judicial.

PROCURADOR DELEGADO

13.10 Evalúa informe y firma auto de archivo o demás actos administrativos a que hubiere lugar.

14. INDICADORES

Número de solicitudes tramitadas

–––––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Número total de solicitudes presentadas

Número de intervenciones realizadas

–––––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Número total de procesos conocidos

Número de recursos interpuestos

–––––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Cantidad total de procesos conocidos

Número de alegatos presentados

–––––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Cantidad total de procesos conocidos

Número de Sustentaciones

–––––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Cantidad total de recursos interpuestos

- Número de audiencias de conciliación.

- Cantidad de usuarios atendidos y respuesta o atención ofrecidas.

Dependencia: Procuraduría Delegada para el Menor y la Familia

Proceso: Trámite de peticiones para protección de Derechos y garantías fundamentales.

Procedimiento: Trámite ante las autoridades de peticiones para reclamar de gobiernos extranjeros la protección de derechos y garantías fundamentales

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Evitar la vulneración de la dignidad humana, de las libertades, garantías y derechos fundamentales de menores de edad, incapaces, ancianos e institución familiar, en países extranjeros, dando pronto trámite ante las autoridades competentes, de solicitudes que sean presentadas ante la Delegada, a fin de que los anteriores les sean restablecidos y cese de manera inmediata su violación.

2. CLIENTES

Menores de edad, incapaces, miembros de la institución familiar.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica al Procurador Delegado para la defensa del Menor y de la Familia y personal adscrito a la misma.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra de manera directa al Procurador Delegado, a los Profesionales universitarios, Abogados Asesores, procuradores judiciales de familia, personal técnico y administrativo.

En forma indirecta a las autoridades encargadas de intervenir ante gobiernos extranjeros para garantizar el ejercicio y disfrute de los derechos y garantías fundamentales de nacionales menores de edad, incapaces, ancianos y miembros de la institución familiar.

5. REFERENCIAS

Constitución Política.

Decreto 262 de 2000.

Resoluciones internas Procuraduría General de la Nación.

Decreto 2737 de 1989 o Código del Menor.

Convención Internacional sobre los Derechos de los Niños ratificada mediante Ley 12 de 1991.

Convenio sobre Aspectos Civiles del Secuestro Internacional de Niños suscrito en La Haya el 25 de octubre de 1980-Ley 173 de 1994.

Convenio Relativo a la Protección del Niño y a la Cooperación en materia de Adopción Internacional suscrito en La Haya el 29 de mayo de 1993-Ley 265 de 1996.

Convención Interamericana para Prevenir, Sancionar y Erradicar la Violencia contra la Mujer, suscrita en Belem Do Para, Brasil el 9 de junio de 1994 - Ley 248 de 1995-.

Demás normas, Tratados y Convenios aplicables a la población objeto de la Procuraduría delegada y concordantes.

6. DEFINICIONES

Autoridad Central: La encargada del cumplimiento de las obligaciones que uno u otro convenio impone.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 De radicación de solicitudes de intervención.

 De reparto a procuradores judiciales, abogados asesores y profesionales universitarios.

 Planilla de registro y entrega a los profesionales comisionados.

 De actuaciones surtidas por los profesionales comisionados.

 De resultados frente a las situaciones denunciadas y falencias encontradas en el trámite.

8. CONDICIONES GENERALES

De acuerdo con las situaciones denunciadas el profesional comisionado realizará una indagación general respecto a los hechos expuestos para determinar de manera inmediata el procedimiento y cronograma a seguir. Para complementar lo anterior y recaudar mayor información, se desplazará a las embajadas y consulados correspondientes, indagará sobre la legislación nacional e internacional aplicable, las autoridade s competentes para dar trámite a la reclamación que ponga fin a la situación de vulneración de derechos y garantías fundamentales.

Practicadas las diligencias y recopilados los documentos y acervo probatorio sobre los hechos denunciados se entregarán dichas actuaciones y petición de reclamación al Ministerio de Relaciones Exteriores cuando ésta se deba hacer por vía diplomática o consular, o a la autoridad judicial, administrativa o central para que adelante el trámite ante el gobierno extranjero o autoridad central del país denunciado, cuando así lo contemplen los convenios, dejando copia del mismo en la delegada para el respectivo seguimiento y archivo.

9. SALIDAS

Menores de edad, incapaces y miembros de la institución familiar con derechos reconocidos, restablecidos y garantizados.

10. REGISTROS

 De solicitudes o quejas para intervención.

 De radicación de comisión a profesionales.

 De escritos y oficios enviados a las autoridades de conocimiento y tribunales internacionales.

 De intervenciones y seguimiento efectuados ante autoridades competentes.

 Personas atendidas y diligencias adelantadas en virtud de dicha atención.

 De resultados obtenidos por la gestión realizada.

 De autoridades, Tribunales Internacionales y determinaciones tomadas.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Control de actuaciones adelantadas ante autoridades competentes.

12. ANEXOS

No aplicable.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIA DE LA DELEGADA

13.1 Recepciona las quejas o solicitudes de reclamación a gobiernos extranjeros.

13.2 Radica las anteriores en el Sistema de Quejas y solicitudes y las ingresa Despacho

PROCURADOR DELEGADO

13.3 Conocida la petición o queja para reclamación ante gobierno extranjero, evalúa la viabilidad de su trámite y previo reparto, comisiona al procurador judicial, abogado asesor, profesional universitario para que adelante las diligencias tendientes a precisar los hechos denunciados, las circunstancias de tiempo, modo y lugar, el sujeto pasivo de aquellos, tipo de problemática, autoridades administrativas, judiciales o centrales que deban dar trámite a la reclamación con miras a lograr la protección y garantía de los derechos fundamentales de la población objeto de la Delegada.

SECRETARIA DE LA DELEGADA

13.4 Radica comisión en carpeta del profesional y le entrega las diligencias.

13.5 De existir solicitud, envía comunicación al peticionario en el que le informa sobre el funcionario comisionado.

PROCURADOR JUDICIAL, ABOGADO ASESOR, PROFESIONAL UNIVERSITARIO

13.6 Adelanta diligencias previas tendientes a precisar hechos conforme a ítem.

13.7 Se desplaza ante los despachos de las autoridades competentes para presentar la petición de reclamación, la cual irá acompañada de la documentación precitada.

13.8 Realiza seguimiento a las actuaciones que se adelanten por el Ministerio de relaciones exteriores cuando la reclamación se deba hacer por vía diplomática, o consular, por las autoridades judiciales, administrativas o centrales.

13.9 Definida o solucionada la situación que dio lugar a la reclamación, rendirá informe definitivo al Procurador Delegado y proyectará el auto de archivo de las diligencias.

PROCURADOR DELEGADO

13.10 Evalúa informe y firma auto de archivo o demás actos administrativos a que hubiere lugar.

14. INDICADORES

Número de peticiones tramitadas

–––––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Número de peticiones presentadas para reclamación a gobiernos extranjeros

Número de peticiones de reclamación por problemática

–––––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Número total de peticiones de reclamación

Autoridades que dieron trámite a las reclamaciones

––––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Número total de peticiones de reclamación

Dependencia: Procuraduría Delegada para el Menor y la Familia

Proceso: Labores secretariales

Procedimiento: Atención en secretaría

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Organizar de manera eficiente y eficaz las funciones de secretaría de la Procuraduría, de tal manera que las solicitudes, quejas y demás trámites que por competencia ingresen a la Delegada, se surtan de manera ágil, organizada, y efectiva.

2. CLIENTES

Los usuarios que acuden a la Procuraduría Delegada en demanda de servicio, las instituciones, organismos gubernamentales y no gubernamentales, los funcionarios adscritos a este Despacho.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica al personal técnico y administrativo de la Delegada.

4. RESPONSABILIDADES

Personal técnico y administrativo de la Procuraduría Delegada.

5. REFERENCIAS

Constitución Política.

Decreto 262 de 2000.

Resoluciones internas Procuraduría General de la Nación.

Otras normas aplicables y concordantes.

6. DEFINICIONES

GEDIS: Sistema de gestión disciplinaria.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Libros y registros de radicación.

 Registro de solicitudes y quejas.

 Planillas de recepción y envío de correspondencia.

 Consecutivo de telegramas, oficios, informes, citaciones, estadísticas, circulares, comunicaciones.

 Registro de autos y Resoluciones.

 Registro de muebles y equipo de oficina.

 Cronograma de actividades diarias.

 Consecutivo de requisiciones de papelería, elementos e implementos de oficina.

 Registro de inventarios.

8. CONDICIONES GENERALES

Por ser la Secretaría y los funcionarios que la integran, la puerta de ingreso y presentación de la Delegada, es importante que la atención personal y telefónica que se ofrezca al usuario sea amable, cortés y eficiente.

Las gestiones que se inicien en la misma deben tramitarse con agilidad, de tal manera que la secuencia que se inicia en la misma no encuentre ningún tropiezo que obstaculice o demore el normal desarrollo de las funciones de la Delegada.

Para efectos de organización se ha establecido una Coordinación de la Secretaría, que se encargará de verificar y controlar el cabal cumplimiento de las funciones asignadas a todos y cada uno de los funcionarios que se desempeñan en la misma.

Así mismo cuando las circunstancias lo requieran, demandará el apoyo de todo el personal de secretaría para lo cual distribuirá las labores a ejecutar.

En lo que concierne al envío de correspondencia por los abogados asesores y profesionales universitarios, deberá ser entregada a la persona encargada de esta tarea en original y dos copias. La procedente de las procuradurías judiciales de Bogotá deberá ser remitida directamente a la Sección de Correspondencia.

Los sustanciadores de las respectivas procuradurías judiciales en Familia de Bogotá, recogerán la documentación con destino a éstas, en la Delegada donde les será entregada por el funcionario encargado de realizar esta labor.

Los expedientes sometidos a reparto serán entregados al profesional comisionado previo registro en su carpeta y éste una vez cumplida la comisión, lo devolverá al mismo funcionario encargado de dicha labor, con informe evaluativo que deberá contener:

 La fecha, número de radicado, expediente o agencia, debidamente firmado y ser presentado en original y copia y en original para los procuradores judiciales de otras ciudades.

 Se anexará proyecto del correspondiente acto administrativo debidamente fundamentado de acuerdo con el análisis y contenido de las actuaciones para someterlo a consideración del Procurador Delegado.

9. SALIDAS

Usuarios y funcionarios satisfechos.

10. REGISTROS

 De solicitudes y quejas.

 De recepción y envío de correspondencia.

 De telegramas, oficios, informes, citaciones, estadísticas, circulares, comunicaciones.

 De autos y resoluciones.

 De comisiones a profesionales y procuradores judiciales.

 De reparto a abogados y procuradores judiciales.

 De muebles y equipos de oficina.

 De actividades diarias.

 De requisiciones de papelería, elementos e implementos de oficina.

 De inventarios

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Control de términos para correr traslados, para citaciones, notificaciones, respuesta de derechos de petición.

12. ANEXOS

No aplicable.

13. ACTIVIDADES

COORDINADORA DE LA SECRETARIA DE LA DELEGADA

13.1 Pasa oportunamente al Despacho las diligencias en las cuales deba dictarse actos administrativos.

13.2 Elabora comunicaciones, notificaciones, citaciones, en la forma prevista en la Ley 200 de 1995.

13.3 Controla términos.

13.4 Revisa y analiza la correspondencia que llega a la Delegada para su clasificación y posterior respuesta por el Procurador Delegado o reparto a los profesionales correspondientes.

13.5 Proyecta y elabora oficios, telegramas, informes, documentos, memorandos, circulares, resoluciones, autos y cuadros estadísticos de acuerdo con instrucciones y requerimientos impartidos por el Procurador Delegado.

13.6 Supervisa y controla la buena organización y actualización del archivo de la correspondencia, libros y datos digitados en el sistema de computación.

13.7 Supervisa y organiza el control del inventario y archivo muerto de la Delegada.

13.8 Realiza seguimiento al manejo de expedientes en lo que se refiere a su radicación, registro en el sistema, en las planillas de los procuradores judiciales y profesionales, reparto, entrega, devolución y desanotación de los mismos.

13.9 Solicita la información conducente y pertinente que se requiera dentro de los procesos disciplinarios que se adelanten contra servidores públicos.

13.10 Elabora y fija la lista de turnos para la atención al público.

13.11 Distribuye las tareas que considere pertinentes, entre el personal de la secretaría para el diligente y eficiente funcionamiento de ésta.

13.12 Las demás que le asigne el Despacho de acuerdo con la naturaleza del cargo.

SECRETARIA DEL DESPACHO

13.13 Proyecta la respuesta de la correspondencia y comunicaciones del Procurador Delegado y oficios de acuerdo con instrucciones que éste le imparta.

13.14 Lleva el control diario e informa sobre las actividades y eventos en los que deba participar el Procurador Delegado, atiende los asuntos previos a la realización de los mismos.

13.15 Recibe y establece comunicaciones con las personas que requiera el Procurador Delegado y coordina las citas que soliciten los usuarios y demás personas con éste.

13.16 Atiende a las personas que acudan a l Despacho a solicitar entrevista Procurador Delegado.

13.17 Recibe, relaciona, clasifica y archiva la correspondencia que ingrese y salga de la Delegada.

13.18 Tramita oportunamente las requisiciones de papelería, elementos, útiles y equipos para la oficina y controla su mantenimiento, cuidado y consumo.

13.19 Atiende amablemente el público y le suministra la información que esté facultada a suministrar.

13.20 Vela por la correcta organización y presentación de la oficina y participa en su mejoramiento.

13.21 Recepciona y archiva las actas de visita de las diligencias que realicen los abogados y profesionales comisionados.

13.22 Las demás que le asigne el Procurador Delegado de acuerdo con la naturaleza del su cargo.

SUSTANCIADOR

13.23 Incorpora y se responsabiliza de la información el Sistema de gestión disciplinaria GEDIS y en el Sistema de solicitudes y quejas

13.24 Radica en los respectivos libros y digita en el sistema, las novedades que se produzcan dentro de los radicados internos: Diligencias varias D.Vs, Agencias Administrativas y judiciales.

13.25 Elabora cuadros estadísticos relacionados con expedientes, agencias o consulta de usuarios.

13.26 Proyecta autos de trámite y sustanciación.

13.27 Organiza, folia los expedientes y elabora las carátulas de los mismos.

13.28 Libra comunicación tanto de asignación del abogado comisionado, como la de terminación del proceso al peticionario o quejoso. Informa a los usuarios sobre los expedientes.

13.29 Recepciona los informes parciales.

13.30 Colabora con el manejo del inventario.

13.31 Asume funciones como secretario ad hoc en ausencia del titular.

OFICINISTA:

13.32 Archiva la correspondencia general de la Delegada. Mantiene el archivo organizado y actualizado. Colabora en el manejo del archivo muerto de la dependencia.

13.33 Colabora en el manejo del inventario de la Delegada.

13.34 Colabora en la elaboración de textos, oficios, cuadros y demás documentos que se requieran.

13.35 Colabora en el fotocopiado de documentos.

13.36 Colabora en la recepción y realización de llamadas telefónicas.

13.37 Envía comunicaciones por fax.

13.38 Entrega y recibe expedientes a los funcionarios adscritos a la Delegada, así como a los procuradores judiciales de Bogotá.

13.39 Atiende amablemente al público y suministra la información que le sea autorizada.

13.40 Colabora en la elaboración de los listados de expedientes para archivos.

13.41 Las demás que le asignen de acuerdo con la naturaleza del cargo.

CITADOR

13.42 Recoge diariamente la correspondencia y documentación que llega para la Delegada, en la respectiva sección, la OCI o el CAP; digita la anterior en el sistema e imprime la planilla respectiva y posteriormente la reparte a sus destinatarios.

13.43 Envía y reparte la correspondencia que sale de la Delegada.

13.43 Recepciona los informes estadísticos de labores de los procuradores judiciales de Bogotá y abogados.

13.44 Elabora sobres y demás documentos afines que sean necesarios.

13.45 Fotocopia documentos oficiales.

13.46 Colabora en el manejo del archivo muerto de la Delegada y en la elaboración de los correspondientes paquetes.

13.47 Efectúa las notificaciones cuando sea autorizado por la Secretaría.

13.48 Colabora en la elaboración de cuadros estadísticos.

13.49 Las demás que se ajusten a la naturaleza del cargo.

14. INDICADORES

 Número de usuarios atendidos.

 Oficios elaborados.

 Notificaciones hechas.

 Registros realizados.

 Radicaciones elaboradas.

 Cuadros hechos.

 Estadísticas realizadas.

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

PROCURADURÍA DELEGADA PARA LA DESCENTRALIZACIÓN

DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES

FEBRERO DE 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprimen su dinámica diaria.

Por ello, los manuales de procedimientos adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, estamos solicitando la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno, y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

Debe conservarse en lugares libres de contaminación por agentes físicos, químicos o biológicos.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas en la Procuraduría.

Dependencia: Procuraduría delegada para la descentralización y las entidades territoriales

Proceso: Recepción y trámite de solicitudes

Procedimiento: Recepción y trámite de solicitudes

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Recepcionar y tramitar las solicitudes particulares e institucionales relacionadas con la descentralización y las entidades territoriales.

2. CLIENTES

Servidores públicos y comunidad general.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todas las solicitudes recibidas en esta Delegada provenientes de particulares y comunidad general.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra: Despacho Delegado, Secretaría, técnicos administrativos, asesores y profesionales.

5. REFERENCIAS

 Constitución Nacional.

 Decreto 262 de 2000 artículos 24 y 27.

 Ley 200 de 1995.

 Ley 191 de 1995.

 Ley 136 de 1994.

 Ley 152 de 1994.

 Ley 60 de 1993.

 Ley 617 de 2000.

 Ley 142 de 1994.

 Ley 388 de 1997.

 Ley 141 de 1994.

 Ley 619 de 2000.

 Decreto 111 de 1996.

 Ley 87 de 1993.

 Demás normas concordantes

6. DEFINICIONES

 Entidades Territoriales:

Divisiones Político Administrativa que gozan de autonomía para la gestión de sus intereses con las siguientes características:

Gobernarse por autoridades propias, ejercer las competencias que le corresponde, administrar los recursos, restablecer los tributos necesarios para el cumplimiento de sus funciones y participar en las rentas nacionales: Son Entidades Territoriales los departamentos, distritos, municipios y territorios indígenas.

 Vigilancia:

Función ejercida al tenor de los artículos 277 y 278 de la Constitución Política, en protección del interés general, de las comunidades y de los derechos fundamentales.

 Autonomía:

Capacidad de autodeterminación de las entidades territoriales dentro de los límites de la Constitución y la ley.

 Descentralización:

Proceso constitucional de determinación de competencias, recursos y facultades para obtener los fines del Estado con eficiencia y eficacia a nivel de las entidades territoriales.

 Servidores Públicos: Aquellos que ejercen funciones al servicio del Estado y la comunidad en la forma prevista por la Constitución, las Leyes y Reglamentos. Son servidores públicos los miembros de las corporaciones públicas, los empleados y trabajadores del Estado, y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelos de autos de comisión y desplazamiento.

 Modelo de circulares y oficios.

8. CONDICIONES GENERALES

El procedimiento sirve para ordenar el trámite de las solicitudes al interior de la Delegada, con el propósito de asignar las responsabilidades y actividades correspondientes a realizar conforme los requerimientos de las mismas. Por el cual se pretende recolectar información, solucionar conflictos, y difundir la normatividad vigente.

9. SALIDAS

- Autos comisorios y actos de remisión.

- Circulares y oficios debidamente numerados.

10. REGISTROS

Información que se anota en formatos: libro radicador, libro de correspondencia, base de datos.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Existe un programa denominado FOX PRO, en el cual se registran los datos correspondientes a las solicitudes, teniendo en cuenta la fecha de recibido, asignación de número, lugar, quejoso, entidad, y nombre del funcionario al que se le asigna la responsabilidad de desarrollar la solicitud, como también la devolución y cumplimiento de la comisión.

12. ANEXOS

Ninguno.

13. ACTIVIDADES

DELEGADO

13.1 Estudia las solicitudes, señala las actividades a desarrollar e indica el profesional o asesor que tramitará las mismas.

13.2 Decide sobre los informes presentados por los profesionales comisionados.

13.3 Ordena mediante auto remitir al competente, aquellas solicitudes e informes que así lo a ameriten.

SECRETARIA

13.4 Recepciona, selecciona y hace el reparto de correspondencia.

13.5 Pasa al Despacho las solicitudes recibidas para la decisión pertinente.

13.6 Selecciona, radica y distribuye las respuestas de los oficios y circulares enviados por los asesores y profesionales de la Delegada.

13.7 Realiza la apertura de registros para el seguimiento de las solicitudes correspondientes.

13.8 Elabora los oficios, circulares y tramita la correspondencia.

13.9 Elabora los autos comisorios y de desplazamiento.

13.10 Elabora los despachos comisorios.

ASESORES, PROFESIONALES Y TECNICOS ADMINISTRATIVOS

13.11 Desarrollan o ejecutan las actividades impartidas por el Despacho con el diligenciamiento de registros

13.12 Presentan los informes de labores con las respectivas conclusiones y sugerencias.

13.13 Presentan los informes de estadística de labores mensualmente.

14. INDICADORES

- De trámite:

Total solicitudes tramitadas x 100

Total solicitudes recibidas

Dependencia: Procuraduría delegada para la descentralización y las entidades territoriales

Proceso: Programa de seguimiento, acompañamiento y asesorías para el control de la gestión pública

Procedimiento: Programa de seguimiento, acompañamiento y asesorías para el control de la gestión pública en materia de descentralización.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Realizar el seguimiento, instrucción y evaluación de procesos sobre descentralización y entidades territoriales, asesorar a las autoridades y servidores públicos, diseñar políticas, es trategias y programas en la perspectiva del control preventivo, así como desarrollar programas de apoyo institucional para funcionarios y servidores públicos, respecto de las materias de competencia de esta Delegada con el propósito de velar por el cumplimiento de la correspondiente normatividad

2. CLIENTES

Servidores públicos y comunidad general.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a la gestión pública desarrollada por las entidades territoriales e instancias del nivel central en materias de competencia de la Delegada.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra: Despacho Delegado, Secretaría, técnicos administrativos, asesores y profesionales.

5. REFERENCIAS

 Constitución Nacional.

 Decreto 262 de 2000 artículos 24 y 27.

 Ley 200 de 1995.

 Ley 191 de 1995.

 Ley 136 de 1994.

 Ley 152 de 1994.

 Ley 60 de 1993.

 Ley 617 de 2000.

 Ley 142 de1994.

 Ley 388 de 1997.

 Ley 141 de 1994.

 Ley 619 de 2000.

 Decreto 111 de 1996.

 Ley 87 de 1993.

 Demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

 Entidades Territoriales:

Divisiones Político Administrativa que gozan de autonomía para la gestión de sus intereses con las siguientes características: Gobernarse por autoridades propias, ejercer las competencias que le corresponde, administrar los recursos, restablecer los tributos necesarios para el cumplimiento de sus funciones y participar en las rentas nacionales: Son Entidades Territoriales los departamentos, distritos, municipios y territorios indígenas.

 Vigilancia:

Función ejercida al tenor de los artículos 277 y 278 de la Constitución Política, en protección del interés general, de las comunidades y de los derechos fundamentales.

 Autonomía:

Capacidad de autodeterminación de las entidades territoriales dentro de los límites de la Constitución y la ley.

 Descentralización:

Proceso constitucional de determinación de competencias, recursos y facultades para obtener los fines del Estado con eficiencia y eficacia a nivel de las entidades territoriales.

 Servidores Públicos: Son aquellos que ejercen funciones al servicio d el Estado y la comunidad en la forma prevista por la Constitución, las leyes y Reglamentos. Son servidores públicos los miembros de las corporaciones públicas, los empleados y trabajadores del Estado, y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de circulares y oficios.

 Modelo de informes de actividades.

 Modelo de bases de datos.

 Modelos de ayudas memorias.

 Modelo de conclusiones de eventos desarrollados por la Delegada.

8. CONDICIONES GENERALES

El procedimiento tiene como propósito el control de la gestión en materias como la descentralización, transferencia de recursos, ordenamiento territorial, planificación, presupuestación, contratación, contabilidad pública y régimen disciplinario; mediante el acompañamiento a las autoridades regionales y locales, por medio de la aplicación de conocimientos técnicos y jurídicos, y el desarrollo de investigaciones y conferencias en los temas de competencia de la Delegada.

Dentro de este procedimiento se adelanta por lo tanto, actividades de seguimiento y control de gestión y resultados, acompañamiento, asesorías y desarrollo de eventos de capacitación e investigación.

9. SALIDAS

- Circulares y oficios debidamente numeradas.

- Copias de informes de labores.

- Estadísticas de gestión y de resultados.

- Investigaciones.

- Conclusiones de eventos.

- Conferencias.

- Actas de reuniones y visitas.

- Autos de remisión por competencia.

10. REGISTROS

 Libro radicador de registros.

 Programa FOX PRO.

 Archivo Regisdel.

 Base de datos de Gobernadores, Alcaldes, Personeros, Secretarios de Planeación Departamental, Procuradores Regionales y Provinciales.

 Base de datos de Asociación de Municipios.

 Relación de eventos.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Existe un programa denominado FOX PRO, en el cual se registran los datos correspondientes a las solicitudes, teniendo en cuenta la fecha de recibido, asignación de número, lugar, quejoso, entidad, y nombre del funcionario al que se le asigna la responsabilidad de desarrollar la solicitud, como también la devolución y cumplimiento de la comisión. Igualmente se lleva en el sistema un archivo denominado REGISDELEG, la cual cumple la misma función del FOX – PRO.

12. ANEXOS

Ninguno.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIA

13.1 Recepciona y selecciona documentos allegados de la División de Archivo y Correspondencia y efectúa el reparto de respuestas de oficios y/o solicitudes.

13.2 Pasa al Despacho las solicitudes recibidas para lo pertinente.

DELEGADO

13.3 Estudia y toma las decisiones pertinentes en relación con los oficios y solicitudes allegadas a la Delegada.

13.4 Comisiona al funcionario para que se encargue de tramitar las diligencias correspondientes.

ASESORES, PROFESIONALES Y TECNICOS

13.5 Adelantan el estudio del registro correspondiente, para lo cual recopilan antecedentes, realizar requerimientos por medio de oficios, desarrollan actividades consecuentes con el programa de seguimiento y control, como son: las visitas especiales a entidades públicas, participan en reuniones de trabajo al interior y fuera de la Delegada. Si es del caso, desarrollan actividades que complementan las diligencias de seguimiento y control sobre los procesos asignados como: participación en reuniones interinstitucionales, seminarios y trabajos de investigación.

13.6 Presentan el informe evaluativo, con las respectivas sugerencias y/o recomendaciones para el desarrollo del registro.

SECRETARIA

13.7 Recibe y registra los informes presentados por los funcionarios comisionados y pasa al Despacho del Delegado para su decisión.

DELEGADO

13.8 Estudia informe de funcionarios comisionados y toma decisión para continuar diligenciamiento, remitir al competente, o archivar el mismo.

SECRETARIA

13.9 Da cumplimiento a lo dispuesto por el Delegado registrando el trámite pertinente y procediendo a archivar o realizar el oficio remitiendo al competente o al funcionario comisionado para continuar las diligencias.

14. INDICADORES

14.1 De Gestión- Eficiencia

Total número de respuestas recibidas x 100

Total número de requerimientos realizados

14.2 De Gestión – Cobertura

Total número de respuestas de Entidades Territoriales x 100

Total número de requerimientos a las Entidades

Territoriales

14.3 Funcionalidad

Total número de registros activados por grupos de trabajo x 100

Total de registros existentes en la Delegada

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

PROCURADURIAS PRIMERA Y SEGUNDA DELEGADA

PARA LA INVESTIGACION Y JUZGAMIENTO

FEBRERO DE 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprimen su dinámica diaria.

Por ello, los manuales de procedimientos adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, estamos solicitando la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno, y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

Debe conservarse en lugares libres de contaminación por agentes físicos, químicos o biológicos.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas en la Procuraduría.

Dependencia: Procuradurías Primera y Segunda Delegadas para la Investigación y el Juzgamiento Penal

Proceso: Intervención ante la Corte Suprema de Justicia

Procedimiento: Unica Instancia – Congresistas

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Participar en el desarrollo del proceso penal, en cada una de sus etapas, orientando la investigación, solicitando pruebas, interviniendo en ellas, vigilando el debido proceso, haciendo conocer su opinión sobre la forma de calificación del sumario y sobre el sentido de la sentencia a proferir, en cumplimiento de la función encomendada al Ministerio Público por la CN y la ley, y con el propósito de colaborar para que la administración de justicia sea ágil, objetiva y transparente.

2. CLIENTES

De manera directa: Los Magistrados de la Sala Penal de la C.S.J. ante quienes se actúa. De manera indirecta: Los sujetos procesales.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los procesos penales adelantados por la Sala Penal de la C.S.J. en única instancia, seguidos contra los miembros del Congreso de la República por razón de la investidura, o por actos relacionados con el ejercicio de sus funciones.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los Procuradores Delegados para la Investigación y el Juzgamiento Penal, a los Procuradores Judiciales adscritos a estas Delegadas y a los Abogados Asesores.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia.

 Código Penal.

 Código de Procedimiento Penal.

 Código Civil.

 Código de Procedimiento Civil.

 Ley Orgánica del Presupuesto y normas complementarias.

 Ley 5a. de 1992 - Reglamento del Congreso y normas complementarias.

 Ley 80 de 1993 - Contratación Administrativa y normas complementarias.

 Código Contencioso Administrativo y normas complementarias.

 Códigos Fiscales Departamentales.

 Doctrina y Jurisprudencia.

 Decreto 262/2000 - Estructura y organización de la PGN.

 Resolución 0017/2000 - Funciones y competencias de la PGN.

 Demás leyes y normas complementarias.

6. DEFINICIONES

CN Constitución Nacional.

CP Código Penal.

CPP Código de Procedimiento Penal.

C.S.J. Corte Suprema de Justicia.

PGN Procuraduría General de la Nación.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Libro radicador de reparto.

Libros radicadores de expedientes.

Cuadros de seguimiento de procesos activos.

8. CONDICIONES GENERALES

Se trata de procesos penales de única instancia, cuyo conocimiento es de competencia de la C.S.J., según lo reglado por la C.N. en su artículo 235, numeral 3o.; el C.P.P. artículo 68, numerales 6o. y 7o.; y demás normas complementarias, las cuales establecen que es atribución constitucional de esa Corporación investigar y juzgar a los miembros del Congreso (Senadores de la República y Representantes a la Cámara).

En estos procesos tanto las etapas de previas e investigación, como la de juzgamiento son adelantadas por la Sala de Casación Penal de la C.S.J., como máximo tribunal de la justicia ordinaria en materia penal, razón por la cual contra sus decisiones únicamente procede el recurso de reposición.

El trámite y los términos procesales aplicables a esta clase de procesos son los establecidos por el C.P.P.

9. SALIDAS

Memoriales, alegatos e intervención en diligencias y audiencias.

10. REGISTROS

En el archivo de las Delegadas quedan las fotocopias de los procesos que se hayan solicitado y copias de los memoriales presentados y del resumen escrito de alegaciones en audiencia pública. También quedan anotaciones de las actuaciones en los respectivos libros radicadores y en los cuadros de seguimiento de procesos activos.

11. BASES DE AUTOCONTROL

La verificación de los términos debe hacerse de manera personal en la Secretaría de la Sala Penal de la C.S.J., revisando las constancias de las notificaciones y las actuaciones surtidas, prestando especial atención al término de prescripción.

El estudio de los expedientes debe ser integral, es decir que debe comprender el contenido de los cuadernos principales y los anexos, cuidando que las peticiones formuladas por los sujetos procesales sean evacuadas en debida forma, como también que se respete el debido proceso y los derechos y garantías fundamentales de cada uno de ellos.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIO

13.1 Recibe aviso de iniciación de previas o instrucción remitido por la C.S.J.

DELEGADO

13.2 Reparte entre las Delegadas los avisos recibidos.

SECRETARIO

13.3 Radica y elabora el acta del reparto interno efectuado por los asesores.

ASESOR

13.4 Estudia el expediente y hace las anotaciones del caso en los cuadros de seguimiento de procesos activos.

13.5 Bajo la orientación del Delegado, proyecta las peticiones que se consideren necesarias en la etapa de previas.

DELEGADO

13.6 Suscribe las peticiones proyectadas por los asesores.

13.7 Interviene en las diligencias programadas durante la etapa de previas, en caso de considerarlo necesario.

ASESOR

13.8 Bajo la orientación del Delegado, proyecta solicitud de inhibitorio o de apertura de instrucción, según se deduzca del estudio del proceso.

DELEGADO

13.9 Suscribe el memorial de petición de inhibitorio o de apertura de instrucción.

ASESOR

13.10 Estudia la decisión adoptada por la C.S.J. y hace los comentarios del caso al Delegado.

DELEGADO

13.11 Se notifica de la decisión e interpone recurso, en caso de considerarlo necesario.

ASESOR

13.12 Bajo la orientación del Delegado, proyecta la sustentación del recurso.

DELEGADO

13.13 Suscribe la sustentación del recurso.

ASESOR

13.14 Bajo la orientación del Delegado, proyecta las peticiones que considere necesarias durante la etapa de instrucción.

DELEGADO

13.15 Suscribe las peticiones proyectadas por los asesores.

13.16 Interviene en la práctica de diligencias en la etapa de instrucción.

13.17 Se notifica del auto que dispone el cierre de la investigación.

13.18 Interpone recurso contra el auto de cierre de investigación, en caso de considerarlo necesario.

ASESOR

13.19 Bajo la orientación del Delegado, proyecta la sustentación del recurso.

DELEGADO

13.20 Suscribe la sustentación del recurso.

13.21 Se notifica de la decisión tomada por la C.S.J. en relación con el cierre.

ASESOR

13.22 Bajo la orientación del Delegado, proyecta alegato precalificatorio.

DELEGADO

13.23 Suscribe el alegato precalificatorio.

ASESOR

1 3.24 Estudia la decisión y hace los comentarios del caso al Delegado.

DELEGADO

13.25 Se notifica de la decisión e interpone recurso, en caso de considerarlo necesario.

ASESOR

13.26 Bajo la orientación del Delegado, proyecta la sustentación del recurso.

DELEGADO

13.27 Suscribe la sustentación del recurso.

13.28 Se notifica del traslado para pruebas de que trata el artículo 446 del CPP

ASESOR

13.29 Estudia la causa y bajo la orientación del Delegado, proyecta solicitud de pruebas, en caso de ser necesario.

DELEGADO

13.30 Suscribe el memorial de solicitud de pruebas en la causa.

13.31 Interviene en la práctica de pruebas en la causa.

13.32 Se notifica del auto que fija fecha y hora para la celebración de la audiencia pública de juzgamiento.

ASESOR

13.33 Bajo la orientación del Delegado, elabora el proyecto para la intervención en la audiencia.

DELEGADO

13.34 Estudia el proceso y el proyecto.

13.35 Interviene en la audiencia pública.

13.36 Se notifica de la sentencia.

13.37 Interpone recurso, en caso de ser necesario.

ASESOR

13.38 Bajo la orientación del Delegado, proyecta la sustentación del recurso.

DELEGADO

13.39 Suscribe la sustentación del recurso.

CITADOR

13.40 Hace entrega del recurso en Secretaría de la Sala de Casación Penal de la C.S.J.

13.41 Entrega al Secretario de la Delegada la copia con constancia de recibido para su archivo.

ASESOR

13.42 Realiza el registro estadístico, actualiza el cuadro correspondiente y la base de datos.

SECRETARIO

13.43 Realiza las anotaciones correspondientes en los libros radicadores.

C.S.J.

13.44 Comunica a la Delegada la decisión adoptada.

14. INDICADORES

Para los Delegados:

Número de diligencias en que intervino

–––––––––––––––––––––––– x 100

Número de diligencias programadas

Número de conceptos emitidos

–––––––––––––––––––––––– x100

Número de conceptos requeridos

Número de audiencias en que intervino

––––––––––––––––––––––– x 100

Número de audiencias programadas

Número de peticiones acogidas

––––––––––––––––––––– x 100

Número de peticiones presentadas

Para los Procuradores Judiciales y Asesores:

Número de memoriales presentados

–––––––––––––––––––––––– x 100

Número procesos revisados

Número de conceptos proyectados

–––––––––––––––––––––––– x 100

Número de conceptos requeridos

Número de audiencias proyectadas

–––––––––––––––––––––––– x 100

Número de Traslados para audiencia

PERIODICIDAD: Semestral

Dependencia: Procuradurías Primera y Segunda Delegadas para la Investigación y el Juzgamiento Penal

Proceso: Intervención ante la Corte Suprema de Justicia

Procedimiento: Unica Instancia- Etapa del Juicio

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Participar en el desarrollo del proceso penal, en la etapa del juicio, solicitando pruebas y participando en su práctica, interviniendo en la diligencia de audiencia pública para hacer conocer la opinión del Ministerio Público sobre el sentido en que debe ser proferida la sentencia, dando así cumplimiento estricto a expresas disposiciones legales.

2. CLIENTES

De manera directa: Los Magistrados de la Sala Penal de la C.S.J. ante quienes se actúa. De manera indirecta: Los sujetos procesales.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los procesos adelantados por la Sala Penal de la C.S.J. en única instancia, seguidos contra los funcionarios aforados de que tratan los artículos 174 –excepto cuando se trate del Presidente de la República– y 235, numeral 4, de la C.N., en concordancia con lo dispuesto en el parágrafo del mismo artículo, y 68, numeral 9 del C.P.P., es decir, aquellos que han cometido delitos estando en desempeño de alguno de los cargos que allí se mencionan o por actos relacionados con el ejercicio de sus funciones, cuyas etapas de investigación previa e instrucción han sido llevadas a cabo por el Fiscal General, por sí mismo o a través de sus Delegados, o por la Vicefiscalía General de la Nación, o por el Congreso de la República, según sus competencias.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los Procuradores Delegados para la Investigación y el Juzgamiento Penal, a los Procuradores Judiciales adscritos a estas Delegadas y a los Abogados Asesores.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia.

 Código Penal.

 Código de Procedimiento Penal.

 Código Civil.

 Código de Procedimiento Civil.

 Ley Orgánica del Presupuesto y normas complementarias.

 Ley 5a. de 1992 - Reglamento del Congreso y normas complementarias.

 Ley 80 de 1993 - Contratación Administrativa y normas complementarias.

 Código Contencioso Administrativo.

 Códigos Fiscales Departamentales.

 Doctrina y Jurisprudencia.

 Decreto 262/2000 - Estructura y organización de la PGN.

 Resolución 0017/2000 - Funciones y competencias de la PGN.

 Demás leyes y norma s complementarias.

6. DEFINICIONES

CN Constitución Nacional.

CP Código Penal.

CPP Código de Procedimiento Penal.

C.S.J. Corte Suprema de Justicia.

PGN Procuraduría General de la Nación.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Libro radicador de reparto.

Libros radicadores de expedientes.

Cuadros de seguimiento de procesos activos.

8. CONDICIONES GENERALES

Se trata de procesos de única instancia cuyo conocimiento es de competencia de la C.S.J., según lo reglado por el C.P.P. en su artículo 68, debido al fuero del que gozan los funcionarios de que trata el artículo 235 de la C.N., numeral 4 y parágrafo.

Estos funcionarios son:

- Ministros del Despacho.

- Procurador General de la Nación

- Fiscal General de la Nación.

- Magistrados de la C.S.J., del Consejo de Estado, de la Corte Constitucional y miembros del Consejo Superior de la Judicatura.

- Defensor del Pueblo.

- Agentes del Ministerio Público ante la C.S.J., ante el Consejo de Estado y ante los Tribunales.

- Directores de Departamentos Administrativos.

- Contralor General de la República.

- Embajadores y Jefes de Misión Diplomática y Consular.

- Gobernadores.

- Magistrados de Tribunales.

- Generales y Almirantes de la Fuerza Pública.

- Viceprocurador General de la Nación.

- Vicefiscal General de la Nación.

- Fiscales y Procuradores Delegados ante la C.S.J., el Tribunal Superior Nacional y los Tribunales Superiores.

Son de única instancia, pero las etapas de investigación previa e instrucción son adelantadas por el Fiscal General o el Vicefiscal y la del juzgamiento por la Sala Penal de la C.S.J., máximo tribunal de la justicia ordinaria en materia penal, previa acusación que formulen los funcionarios mencionados, o el Senado de la República, cuando haya lugar a seguir causa criminal en contra de los servidores relacionados anteriormente.

Las decisiones adoptadas por la Sala de Casación Penal únicamente son susceptibles del recurso de reposición. El trámite y los términos procesales aplicables a esta clase de procesos son los establecidos por el C.P.P.

9. SALIDAS

Memoriales e intervención en diligencias y audiencias.

10. REGISTROS

En el archivo de las Delegadas quedan las fotocopias de los procesos que se hayan solicitado y copias de los memoriales presentados y del resumen escrito de alegaciones en audiencia pública. También quedan anotaciones de las actuaciones en los respectivos libros radicadores.

11. BASES DE AUTOCONTROL

El estudio de los expedientes debe ser integral, es decir que debe comprender el contenido de los cuadernos principales y los anexos.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIO

13.1 Recibe aviso de apertura a pruebas del artículo 446 remitido por la C.S.J. y pasa al Asesor.

ASESOR

13.2 Estudia el expediente.

13.3 Bajo la orientación del Delegado, proyecta la solicitud de pruebas, en caso de ser necesarias.

DELEGADO

13.4 Suscribe el memorial de petición de pruebas.

13.5 Interviene en la práctica de las pruebas, en caso de considerarlo necesario.

13.6 Se notifica del auto que fija fecha para la audiencia pública de juzgamiento.

ASESOR

13.7 Estudia el proceso y bajo la orientación del Delegado, presenta el proyecto para la intervención en la audiencia.

DELEGADO

13.8 Estudia el proceso y el proyecto.

13.9 Interviene en la audiencia pública.

13.10 Se notifica de la sentencia.

13.11 Interpone recurso en caso de ser necesario.

ASESOR

13.12 Bajo la orientación del Delegado, proyecta la sustentación del recurso.

DELEGADO

13.13 Suscribe la sustentación del recurso.

CITADOR

13.14 Hace entrega del recurso en Secretaría de la Sala de Casación Penal de la C.S.J.

13.15 Entrega al Secretario de la Delegada la copia con constancia de recibido para su archivo.

ASESOR

13.16 Realiza el registro estadístico, actualiza el cuadro correspondiente y la base de datos

SECRETARIO

13.17 Realiza las anotaciones correspondientes en los libros radicadores.

C.S.J.

13.18 Comunica a la Delegada la decisión adoptada.

14. INDICADORES

Para los Delegados:

Número de Diligencias en que intervino

–––––––––––––––––––––––––– x 100

Número de Diligencias programadas

Número de Audiencias en que intervino

–––––––––––––––––––––––––– x 100

Número de Audiencias programadas

Número de Peticiones en Audiencia acogidas

––––––––––––––––––––––––– x 100

Número de Peticiones en Audiencia presentadas

Para los Procuradores Judiciales y Asesores:

Número de Solicitudes de Pruebas presentadas

––––––––––––––––––––––––––– x 100

Número de Traslados para Pruebas artículo 446

Número de audiencias proyectadas

–––––––––––––––––––––––– x 100

Número de Traslados para audiencia

PERIODICIDAD: Semestral

Dependencia: Procuradurías Primera y Segunda Delegadas para la Investigación y el Juzgamiento Penal

Proceso: Intervención ante la Corte Suprema de Justicia

Procedimiento: Acción de Revisión

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Intervenir de manera activa, eficaz y oportuna en el trámite de las acciones de revisión de competencia de la Sala de Casación Penal de la C.S.J., en desarrollo de las funciones atribuidas al Ministerio Público por la CN y la ley.

2. CLIENTES

Directos: Los Magistrados de la Sala de Casación Penal de la C.S.J. Indirectos: El defensor y el sentenciado.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a las acciones de revisión de competencia de la Sala de Casación Penal de la C.S.J., establecidas en el artículo 68, numeral 2o. del C.P.P., es decir, contra sentencias ejecutoriadas de única o segunda instancia proferidas por la misma C.S.J., por el Tribunal Superior Nacional o por los Tribunales Superiores de Distrito. Según lo dispuesto por el artículo 232 C.P.P., también procede contra providencias que hayan dispuesto la preclusión de la investigación o la cesación de procedimiento.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los Procuradores Delegados para la Investigación y el Juzgamiento Penal, a los Procuradores Judiciales, Abogados Asesores y personal de Secretaría adscrito a estas Delegadas.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia.

 Código Penal.

 Código de Procedimiento Penal.

 Código Civil.

 Código de Procedimiento Civil.

 Ley Orgánica del Presupuesto y normas complementarias.

 Ley 80 de 1993 - Contratación Administrativa y normas complementarias.

 Doctrina y Jurisprudencia.

 Decreto 262/2000 - Estructura y organización de la PGN.

 Resolución 0017/2000 - Funciones y competencias de la PGN.

 Demás leyes y normas complementarias.

6. DEFINICIONES

CN Constitución Nacional.

CPP Código de Procedimiento Penal.

C.S.J. Corte Suprema de Justicia.

PGN Procuraduría General de la Nación.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Libros de radicación del reparto.

Libros de radicación de procesos.

Cuadros de seguimiento de procesos activos.

Cuadros de registro estadístico.

Listado de programación de diligencias.

8. CONDICIONES GENERALES

Se trata de acciones de revisión instauradas contra sentencias ejecutoriadas, proferidas en segunda o única instancia por la Sala Penal de la C.S.J., por el Tribunal Superior Nacional o por los Tribunales Superiores de Distrito, y contra providencias que hayan dispuesto la preclusión de la investigación o la cesación de procedimiento.

El trámite y los términos procesales aplicables a esta clase de procesos son los establecido por el C.P.P.

9. SALIDAS

Memoriales, conceptos e intervención activa en diligencias.

10. REGISTROS

En el archivo de las Delegadas quedan las fotocopias de los procesos solicitados, copias de los memoriales y conceptos presentados. También quedan anotaciones en los respectivos libros radicadores, en los cuadros de seguimiento de procesos activos y en la base de datos.

11. BASES DE AUTOCONTROL

La verificación de los términos debe hacerse de manera personal en la Secretaría de la Sala de Casación Penal de la C.S.J., revisando las constancias de las notificaciones y actuaciones surtidas.

El estudio de los expedientes debe ser integral, es decir que debe comprender el contenido de los cuadernos principales y los anexos, cuidando que las peticiones formuladas por los sujetos procesales sean evacuadas en debida forma, como también que se respete el debido proceso y los derechos y garantías fundamentales de cada uno de ellos.

Uno de los motivos más frecuentes para que la C.S.J. inadmita las demandas de revisión, tiene que ver con la causal consagrada en el numeral 3o. del artículo 232 del C.P.P., de manera que debe prestarse especial atención en el estudio del expediente, a fin de establecer si los supuestos hechos o pruebas nuevas, realmente no fueron conocidos al tiempo de los debates, y si ellos son de tal trascendencia que su apreciación puede hacer variar sustancialmente el contenido de la sentencia ejecutoriada.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIO

13.1 Recibe el expediente con auto de la C.S.J. admitiendo o inadmitiendo la demanda.

DELEGADO

13.2 Hace reparto entre las Delegadas.

SECRETARIO

13.3 Radica y elabora el acta de reparto interno efectuado por los Asesores.

ASESOR

13.4 Radica en el cuadro de seguimiento de procesos activos.

13.5 Estudia el expediente.

13.6 Hace los comentarios del caso al Delegado.

DELEGADO

13.7 Se notifica de la admisión o inadmisión de la acción de revisión.

13.8 Interpone recurso de reposición, en caso de considerarlo necesario.

ASESOR

13.9 Bajo la orientación del Delegado, proyecta la sustentación del recurso interpuesto.

DELEGADO

13.10 Suscribe la sustentación del recurso.

ASESOR

13.11 Bajo la orientación del Delegado, proyecta las peticiones que se consideren necesarias durante la etap a de pruebas.

DELEGADO

13.12 Suscribe las peticiones proyectadas por los asesores.

13.13 Interviene en las diligencias programadas durante la etapa de pruebas.

ASESOR

13.14 Bajo la orientación del Delegado, proyecta el concepto de revisión de que trata el artículo 238 C.P.P.

DELEGADO

13.15 Suscribe el concepto proyectado por los asesores y lo envía a la C.S.J.

13.16 Se notifica de la decisión adoptada por la C.S.J. e interpone recurso, en caso de ser necesario.

ASESOR

13.17 Bajo la orientación del Delegado, proyecta la sustentación del recurso interpuesto.

DELEGADO

13.18 Suscribe la sustentación del recurso.

CITADOR

13.19 Hace entrega del recurso en Secretaría de la Sala de Casación Penal de la C.S.J.

13.20 Entrega al Secretario de la Delegada la copia con constancia de recibido para su archivo.

ASESOR

13.21 Realiza el registro estadístico, actualiza el cuadro correspondiente y la base de datos.

SECRETARIO

13.22 Realiza las anotaciones correspondientes en los libros radicadores.

C.S.J.

13.23 Comunica a la Delegada la decisión adoptada.

14. INDICADORES

Para los Delegados:

Número de memoriales de solicitud de pruebas

––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Número de traslados para solicitar pruebas

Número de conceptos presentados

––––––––––––––––––––––––– x 100

Número de conceptos acogidos

Número de conceptos presentados

–––––––––––––––––––––––––– x 100

Número de traslados para conceptuar

Para los Procuradores Judiciales y Asesores:

Número de solicitudes de pruebas proyectadas

–––––––––––––––––––––––––– x 100

Número de procesos trasladados

Número de conceptos proyectados

–––––––––––––––––––––––––– x 100

Número de conceptos requeridos

PERIODICIDAD: Semestral

Dependencia: Procuradurías Primera y Segunda Delegadas para la Investigación y el Juzgamiento Penal

Proceso: Intervención ante el Congreso de la República

Procedimiento: Investigación Penal

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Intervenir como Ministerio Público de manera activa, eficaz y oportuna en las investigaciones penales que cursan en el Congreso de la República, en contra de los funcionarios sometidos a fuero constitucional relacionados en el artículo 174 de la C.N. -excepto el Presidente de la República-

2. CLIENTES

Directos: El Representante Investigador, los Representantes a la Cámara que conforman la CIAC, miembros de la Cámara de Representantes en pleno, Senadores que conforman la CIS, miembros del Senado de la República en pleno y Magistrados de la Sala Penal de la C.S.J.

Indirectos: Los demás sujetos procesales.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a las investigaciones penales previas, en instrucción y en juzgamiento, que cursan en la CIAC, la Cámara de Representantes, la CIS, el Senado de la República y la C.S.J., en contra de los funcionarios sometidos a fuero constitucional de que trata el artículo 174 C.N., a saber:

- Magistrados de la C.S.J.

- Magistrados del Consejo de Estado

- Magistrados de la Corte Constitucional

- Miembros del Consejo Superior de la Judicatura

- Fiscal General de la Nación

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los Procuradores Delegados para la Investigación y el Juzgamiento Penal, Procuradores Judiciales, Abogados Asesores y personal de Secretaría adscrito a estas Delegadas.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia.

 Código Penal.

 Código de Procedimiento Penal.

 Código Civil.

 Código de Procedimiento Civil.

 Código Contencioso Administrativo y normas complementarias.

 Código Sustantivo del Trabajo y normas complementarias.

 Código de Procedimiento Laboral y normas complementarias.

 Códigos Fiscales Departamentales.

 Ley Orgánica del Presupuesto y normas complementarias.

 Ley 5a. de 1992 - Reglamento del Congreso y normas complementarias.

 Ley 80 de 1993 - Contratación Administrativa y normas complementarias.

 Ley 190 de 1995 -Estatuto Anticorrupción.

 Ley 270 de 1996 - Ley Estatutaria de la Administración de Justicia.

 Ley 273 de 1996 - Modificatoria de la Ley 5a. de 1992.

 Doctrina y Jurisprudencia.

 Decreto 262/2000 - Estructura y organización de la PGN.

 Resolución 0017/2000 - Funciones y competencias de la PGN.

 Demás leyes y normas complementarias.

6. DEFINICIONES

CIAC Comisión de Investigación y Acusación de la Cámara de Representantes.

CIS Comisión de Instrucción del Senado de la República.

C.S.J. Corte Suprema de Justicia.

CN Constitución Nacional.

CP Código Penal.

CPP Código de Procedimiento Penal.

PGN Procuraduría General de la Nación.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Libros de radicación del reparto.

Libros de radicación de procesos.

Cuadros de seguimiento de procesos activos.

Cuadros de registro estadístico.

Listado de programación de diligencias.

8. CONDICIONES GENERALES

Se trata de investigaciones penales previas, en instrucción y en juzgamient o que se adelantan en la CIAC, Cámara de Representantes, CIS, Senado de la República y Sala Penal de la C.S.J., en contra de funcionarios sometidos a fuero constitucional, excepto el Presidente de la República. El trámite y los términos procesales aplicables a esta clase de procesos son los establecidos por la C.N., la Ley 5a. de 1992, el C.P.P. y demás normas complementarias.

Si el Senado de la República formula resolución de acusación por delitos comunes, en firme la decisión pondrá al acusado a disposición de la Sala Penal de la C.S.J. Si la resolución de acusación fuera por hechos cometidos en el ejercicio de funciones públicas o en relación con las mismas, el Senado señalará fecha para celebración de audiencia pública. Si se trata del juzgamiento que promueva el Senado contra el Presidente de la República, la intervención corresponde directamente al Procurador General de la Nación.

9. SALIDAS

Memoriales, conceptos, alegatos e intervención activa en diligencias.

10. REGISTROS

En el archivo de las Delegadas quedan las fotocopias de los procesos solicitados, copias de los memoriales, conceptos y alegatos presentados. También quedan anotaciones en los respectivos libros radicadores, en los cuadros de seguimiento de procesos activos y en la base de datos.

11. BASES DE AUTOCONTROL

La verificación de los términos debe hacerse de manera personal en la Secretaría correspondiente, revisando las constancias de las notificaciones y las actuaciones surtidas.

El estudio de los expedientes debe ser integral, es decir que debe comprender el contenido de los cuadernos principales y los anexos, cuidando que las peticiones formuladas por los sujetos procesales sean evacuadas en debida forma, como también que se respete el debido proceso y los derechos y garantías fundamentales de cada uno de ellos.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIO

13.1 Recibe aviso del Despacho del Procurador General de la Nación, designando al Delegado para actuar como agent e del Ministerio Público dentro del proceso correspondiente.

13.2 Radica y elabora el acta de reparto interno efectuado por los Asesores.

ASESOR

13.3 Radica en el cuadro de seguimiento de procesos activos los avisos de designación recibidos.

13.4 Estudia el expediente.

13.5 Bajo la orientación del Delegado, proyecta las peticiones que se consideren necesarias durante la etapa de previas.

DELEGADO

13.6 Suscribe las peticiones proyectadas por los asesores.

13.7 Interviene en las diligencias programadas durante la etapa de previas.

ASESOR

13.8 Bajo la orientación del Delegado, proyecta solicitud de inhibitorio o de apertura de formal investigación penal.

DELEGADO

13.9 Suscribe la solicitud de inhibitorio o de apertura de investigación penal.

ASESOR

13.10 Estudia la decisión adoptada por la CIAC y hace los comentarios del caso al Delegado.

DELEGADO

13.11 Se notifica de la decisión e interpone recurso en contra del auto inhibitorio, en caso de ser necesario.

ASESOR

13.12 Bajo la orientación del Delegado, proyecta la sustentación del recurso interpuesto.

DELEGADO

13.13 Suscribe la sustentación del recurso.

ASESOR

13.14 Bajo la orientación del Deleg ado, proyecta las peticiones que se consideren necesarias durante la etapa de instrucción.

DELEGADO

13.15 Suscribe las peticiones proyectadas por los asesores.

13.16 Interviene en las diligencias programadas durante la etapa de instrucción.

CIAC

13.17 Comunica al Delegado el cierre de la investigación y el traslado para alegar.

ASESOR

13.18 Bajo la orientación del Delegado, proyecta el alegato solicitando resolución de acusación ante el Senado, o preclusión de la investigación.

DELEGADO

13.19 Suscribe el alegato proyectado.

ASESOR

13.20 Estudia la decisión adoptada por la Cámara en Pleno y hace los comentarios del caso al Delegado.

DELEGADO

13.21 Se notifica de la decisión e interpone recurso de reposición, en caso de ser necesario.

ASESOR

13.22 Bajo la orientación del Delegado, proyecta la sustentación del recurso interpuesto.

DELEGADO

13.23 Suscribe la sustentación del recurso.

CAMARA EN PLENO

13.24 Comunica a la Delegada la decisión adoptada.

DELEGADO

13.25 Se notifica del auto que fija fecha para la audiencia pública, dictado por el Senado en Pleno.

ASESOR

13.26 Estudia el proceso y bajo la orientación del Delegado, elabora proyecto para la intervención en la audiencia.

DELEGADO

13.27 Estudia el proceso y el proyecto.

13.28 Interviene en la audiencia pública.

13.29 Solicita práctica de pruebas, según lo considere necesario.

13.30 Se notifica de la sentencia.

13.31 Interpone recurso, en caso de ser necesario.

ASESOR

13.32 Bajo la orientación del Delegado, proyecta la sustentación del recurso interpuesto.

DELEGADO

13.33 Suscribe la sustentación del recurso.

SENADO EN PLENO

13.34 Comunica a la Delegada la decisión adoptada.

CITADOR

13.35 Hace entrega en la Secretaría correspondiente de los escritos, memoriales, conceptos y alegatos.

13.36 Entrega al Secretario de la Delegada la copia con constancia de recibido para su archivo.

ASESOR

13.37 Realiza el registro estadístico, actualiza el cuadro correspondiente y la base de datos.

SECRETARIO

13.38 Realiza las anotaciones correspondientes en los libros radicadores y archiva copia de los escritos con su respectiva constancia de recibo.

14. INDICADORES

Para los Delegados:

Número de Diligencias en que intervino

–––––––––––––––––––––––––– x 100

Número de Diligencias programadas

&nb sp;

Número de Conceptos emitidos

–––––––––––––––––––––––––– x 100

Número de Conceptos requeridos

Número de intervenciones en audiencia

–––––––––––––––––––––––––– x 100

Número de audiencias programadas

Número de Conceptos acogidos

––––––––––––––––––––––––– x 100

Número de Conceptos presentados

Para los Procuradores Judiciales y Asesores:

Número de Procesos revisados

––––––––––––––––––––––––– x 100

Número de Procesos repartidos

Número de Memoriales proyectados

–––––––––––––––––––––––– x 100

Número de Procesos revisados

Número de Conceptos proyectados

–––––––––––––––––––––––– x 100

Número de Conceptos requeridos

PERIODICIDAD: Semestral.

Dependencia: Procuradurías Primera y Segunda Delegadas para la Investigación y el Juzgamiento Penal

Proceso: Intervención ante la Unidad Nacional de Fiscalía Delegada ante la Corte Suprema de Justicia, Vicefiscalía, Congreso de la República y Corte Suprema de Justicia.

Procedimiento: Beneficios por colaboración eficaz

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó:< /span> CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Emitir concepto previo al acuerdo obtenido entre el Fiscal General de la Nación o su Delegado y el imputado, sindicado, enjuiciado o condenado, en relación con el beneficio a conceder, según la importancia de la colaboración suministrada y la proporcionalidad del beneficio –artículo 369A, adicionado por el artículo 44 de la Ley 81 de 1993–.

2. CLIENTES

Directos: El Fiscal General de la Nación o su Delegado y el Juez de conocimiento.

Indirectos: Imputado, sindicado, juzgado o condenado.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a las personas interesadas en obtener beneficios jurídicos, trátese de imputado, sindicado, juzgado o condenado, a cambio de la colaboración prestada con el propósito de desarticular la delincuencia organizada, contribuir al éxito de la investigación, prevenir delitos, etc., siempre y cuando los hechos denunciados tenga relación con funcionarios aforados legal o constitucionalmente.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Procurador General de la Nación, Procuradores Delegados para la Investigación y el Juzgamiento Penal, Procuradores Judiciales, Abogados Asesores y personal de Secretaría adscrito a estas Delegadas.

5. REFERENCIAS

 Código Penal.

 Código de Procedimiento Penal.

 Doctrina y Jurisprudencia.

 Decreto 262/2000 - Estructura y organización de la PGN.

 Resolución 0017/2000 - Funciones y competencias de la PGN.

 Demás leyes y normas complementarias.

6. DEFINICIONES

CPP Código de Procedimiento Penal.

FGN Fiscalía General de la Nación.

PGN Procuraduría General de la Nación.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Libros de radicación del reparto.

Libros de radicación de procesos.

Cuadros de registro estadístico.

8. CONDICIONES GENERALES

Se trata de emitir concepto respecto a la viabilidad de que el Fiscal General de la Nación o su Delegado acuerde determinados beneficios jurídicos a conceder al imputado, sindicado, juzgado o condenado, a cambio de la colaboración prestada con el propósito de desarticular la delincuencia organizada, contribuir al éxito de la investigación, a la prevención de delitos, etc., siempre y cuando los hechos denunciados tengan relación con los funcionarios aforados que son de competencia de las Procuradurías Delegadas para la Instrucción y el Juzgamiento Penal. Los beneficios a conceder pueden ser los siguientes:

 Disminución de la pena.

 Exclusión o inclusión de circunstancias de agravación o atenuación punitivas.

 Libertad provisional y condena de ejecución condicional.

 Libertad condicional.

 Sustitución de pena privativa de la libertad por trabajo social.

 Aumento de rebaja de pena por trabajo, estudio o enseñanza.

 Detención domiciliaria en el proceso y luego de él.

 Incorporación al programa de protección de víctimas y testigos.

El trámite y los términos procesales aplicables a esta clase de procesos son los establecidos por el C.P.P., artículos 174, 369 - A y subsiguientes.

9. SALIDAS

Memoriales, conceptos, alegatos e intervención activa en diligencias.

10. REGISTROS

En el archivo de las Delegadas quedan las fotocopias de las piezas procesales, memoriales, conceptos y alegatos presentados. También quedan anotaciones en los respectivos libros radicadores, en los cuadros de seguimiento de procesos activos y en la base de datos.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Se debe prestar especial atención a la proporcionalidad que debe existir entre la colaboración prestada y la clase de beneficio a conceder, a la eficacia, condicionalidad e indebida acumulación de beneficios.

Tomando en cuenta que el artículo 369 - A, no señala término alguno para que el Ministerio Público presente concepto previo al acuerdo de la concesión de beneficios, se deberá tener en cuenta lo preceptuado en el artículo 174 del C.P.P., esto es el señalado por el funcionario judicial, sin sobrepasar los cinco (5) días.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIO

13.1 Recibe aviso de traslado al Ministerio Público para emitir concepto previo sobre el acuerdo de beneficios por colaboración eficaz a acordar.

DELEGADO

13.2 Reparte entre las Delegadas el aviso de traslado para conceptuar.

SECRETARIO

13.3 Radica y elabora el acta del reparto interno efectuado por los Asesores.

ASESOR

13.4 Radica en el cuadro de seguimiento de procesos los avisos de traslado para conceptuar.

13.5 Estudia la documentación pertinente.

13.6 Bajo la orientación del Delegado, proyecta el concepto sobre la eficacia de la colaboración prestada, las pruebas aportadas y la clase de beneficio a conceder.

DELEGADO

13.7 Suscribe el concepto proyectado por los asesores.

CITADOR

13.8 Entrega en Secretaría de la FGN el concepto proferido.

13.9 Entrega al Secretario de la Delegada la copia con constancia de recibido para su archivo.

DELEGADO

13.10 Se notifica del auto proferido por el juez de conocimiento, cuando se imprueba el acuerdo e interpone recurso, en caso de considerarlo necesario.

ASESOR

13.11 Bajo la orientación del Delegado, proyecta la sustentación del recurso.

DELEGADO

13.12 Suscribe el recurso.

ASESOR

13.13 Realiza el registro estadístico, actualiza el cuadro correspondiente y la base de datos.

SECRETARIO

13.14 Realiza las anotaciones correspondientes en los libros radicadores y archiva copia del escrito con su respectiva constancia de recibo.

14. INDICADORES

Para los Delegados:

Número de conceptos emitidos

––––––––––––––––––––––– x 100

Número de conceptos requeridos

Número de conceptos acogidos

–––––––––––––––––––––––– x 100

Número de conceptos presentados

Para los Procuradores Judiciales y Asesores:

Número de Conceptos proyectados

–––––––––––––––––––––––– x 100

Número de Conceptos requeridos

PERIODICIDAD: Semestral

Dependencia: Procuradurías Primera y Segunda Delegadas para la Investigación y el Juzgamiento Penal

Proceso: Intervención ante el Congreso de la República

Procedimiento: Investigación Disciplinaria

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Intervenir como Ministerio Público de manera activa, eficaz y oportuna en las investigaciones disciplinarias que cursan en el Congreso de la República, en contra de los funcionarios sometidos a fuero constitucional de que trata el numeral 3o. del artículo 178 de la C.N.

2. CLIENTES

Directos: El Representante Investigador, Representantes a la Cámara que conforman la CIAC, los miembros de la Cámara de Representantes en pleno, los Senadores que conforman la CIS y los miembros del Senado de la República en pleno.

Indirectos: Disciplinable, defensor y quejoso.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a las investigaciones previas disciplinarias e investigaciones disciplinarias propiamente dichas que cursan en la CIAC, en contra de los funcionarios sometidos a fuero constitucional de que trata el numeral 3o. del artículo 178 de la C.N., a saber:

- Presidente de la República o a quien haga sus veces.

- Magistrados de la Corte Constitucional.

- Magistrados de la Corte Suprema de Justicia.

- Miembros del Consejo Superior de la Judicatura.

- Magistrados del Consejo de Estado.

- Fiscal General de la Nación.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Procurador General de la Nación, Procuradores Delegados para la Investigación y el Juzgamiento Penal, Procuradores Judiciales, Abogados Asesores y personal de Secretaría adscrito a estas Delegadas.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia.

 Código Penal.

 Código de Procedimiento Penal.

 Código Civil.

 Código de Procedimiento Civil.

 Código Contencioso Administrativo y normas complementarias.

 Código Sustantivo del Trabajo y normas complementarias.

 Código de Procedimiento Laboral y normas complementarias.

 Códigos Fiscales Departamentales.

 Ley Orgánica del Presupuesto y normas complementarias.

 Ley 5a. de 1992 - Reglamento del Congreso y normas complementarias.

 Ley 80 de 1993 - Contratación Administrativa y normas complementarias.

 Ley 190 de 1995 - Estatuto Anticorrupción.

 Ley 200 de 1995 - Código Disciplinario Unico.

 Ley 270 de 1996 - Estatutaria de la Administración de Justicia.

 Doctrina y Jurisprudencia.

 Decreto 262/2000 - Estructura y organización de la PGN.

 Resolución 0017/2000 - Funciones y competencias de la PGN.

 Demás leyes y normas complementarias.

6. DEFINICIONES

CIAC Comisión de Investigación y Acusación de la Cámara de Representantes.

CIS Comisión de Instrucción del Senado de la República.

CN Constitución Nacional.

CDU Código Disciplinario Unico.

PGN Procuraduría General de la Nación.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Libros de radicación del reparto.

Libros de radicación de procesos.

Cuadros de seguimiento de procesos activos.

Cuadros de registro estadístico.

Listado de programación de diligencias.

8. CONDICIONES GENERALES

Se trata de investigaciones previas disciplinarias e investigaciones disciplinarias propiamente dichas, que adelanta el Congreso de la República, en contra de los funcionarios sometidos a fuero constitucional de que trata el numeral 3o. del artículo 178 de la C.N.

El trámite y los términos procesales aplicables a esta clase de procesos son los establecidos por la Ley 5a. de 1992, el CDU y normas complementarias.

9. SALIDAS

Memoriales, conceptos e intervención activa en diligencias.

10. REGISTROS

En el archivo de las Delegadas quedan las fotocopias de los procesos solicitados, copias de los memoriales y conceptos presentados. También quedan anotaciones en los respectivo s libros radicadores, en los cuadros de seguimiento de procesos activos y en la base de datos.

11. BASES DE AUTOCONTROL

La verificación de los términos debe hacerse de manera personal en las Secretarías correspondientes, revisando las constancias de las notificaciones y actuaciones surtidas.

El estudio de los expedientes debe ser integral, es decir que debe comprender el contenido de los cuadernos principales y los anexos, cuidando que las peticiones formuladas por el disciplinable, el defensor o el quejoso, sean evacuadas en debida forma, como también que se respete el debido proceso y los derechos y garantías fundamentales de cada uno de ellos.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIO

13.1 Recibe aviso procedente del Despacho del Procurador General de la Nación designando al Delegado para actuar como agente del Ministerio Público dentro del proceso correspondiente.

13.2 Radica y elabora el acta del reparto interno efectuado por los Asesores.

ASESOR

13.3 Radica en el cuadro de seguimiento de procesos activos los avisos de designación recibidos.

13.4 Estudia el expediente.

13.5 Bajo la orientación del Delegado, proyecta las peticiones que se consideren necesarias durante la etapa de previas.

DELEGADO

13.6 Suscribe las peticiones proyectadas por los asesores.

13.7 Interviene en las diligencias programadas durante la etapa de previas.

ASESOR

13.8 Bajo la orientación del Delegado, proyecta solicitud de archivo o de apertura de formal investigación disciplinaria.

DELEGADO

13.9 Suscribe la solicitud de archivo o de apertura de investigación disciplinaria.

ASESOR

13.10 Estudia la decisión adoptada por la CIAC y hace los comentarios del caso al Delegado.

DELEGADO

13.11 Se notifica de la decisión e interpone recurso en contra del auto de archivo, en caso de ser necesario.

ASESOR

13.12 Bajo la orientación del Delegado, proyecta la sustentación del recurso interpuesto.

DELEGADO

13.13 Suscribe la sustentación del recurso.

ASESOR

13.14 Bajo la orientación del Delegado, proyecta las peticiones que se consideren necesarias durante la etapa de investigación disciplinaria, propiamente dicha.

DELEGADO

13.15 Suscribe las peticiones proyectadas por los asesores.

13.16 Interviene en las diligencias programadas durante la etapa de investigación disciplinaria propiamente dicha.

13.17 Se notifica del auto que formula cargos o que ordena el archivo de la investigación disciplinaria.

13.18 Interpone recurso en contra de la decisión de archivo, en caso de ser necesario.

ASESOR

13.19 Bajo la orientación del Delegado, proyecta la sustentación del recurso interpuesto.

DELEGADO

13.20 Suscribe la sustentación del recurso.

CIAC

13.21 Comunica al Delegado la decisión del recurso de reposición interpuesto contra el auto que dispuso el archivo.

PROCURADOR GENERAL

13.22 Se notifica del auto dictado por la CIS, mediante el cual niega la práctica de pruebas, e interpone recurso de reposición, en caso de considerarlo necesario.

DELEGADO

13.23 Proyecta la sustentación del recurso de reposición contra el auto que niega la práctica de pruebas, para la firma del Procurador General de la Nación.

PROCURADOR GENERAL

13.24 Revisa el proyecto de sustentación, dispone las modificaciones que estime necesarias y suscribe la sustentación del recurso.

CIS

13.25 Comunica la decisión adoptada al despacho del Procurador General de la Nación.

SENADO EN PLENO

13.26 Profiere el fallo.

PROCURADOR GENERAL

13.27 Se notifica del fallo proferido e interpone recurso de reposición en caso de ser necesario.

DELEGADO

13.28 Proyecta la sustentación del recurso interpuesto

PROCURADOR GENERAL

13.29 Revisa, dispone las modificaciones que estime necesarias y suscribe la sustentación del recurso.

SENADO EN PLENO

13.30 Comunica la decisión adoptada al despacho del Procurador General.

CITADOR

13.31 Hace entrega en Secretaría de la CIAC o de la CIS de los escritos correspondientes.

13.32 Entrega al Secretario de la Delegada la copia con constancia de recibido para su archivo.

ASESOR

13.27 Realiza el registro estadístico, actualiza el cuadro correspondiente y la base de datos.

SECRETARIO

13.28 Realiza las anotaciones correspondientes en los libros radicadores y archiva copia de los escritos con su respectiva constancia de recibo.

14. INDICADORES

Para los Delegados:

Número de Diligencias en que intervino

––––––––––––––––––––––– x 100

Número de Diligencias programadas

Número de memoriales presentados

–––––––––––––––––––––––– x 100

Número de procesos en previas o instrucción

Número de recursos interpuestos

–––––––––––––––––––––––– x 100

Número de decisiones notificadas

Para los Procuradores Judiciales y Asesores:

Número de Procesos revisados

––––––––––––––––––––––– x 100

Número de Procesos repartidos

Número de Memoriales proyectados

–––––––––––––––––––––– x 100

Número de Procesos revisados

Número de proyectos de sustentación de recursos

–––––––––––––––––––––– x 100

Número de recursos interpuestos

PERIODICIDAD: Semestral

Dependencia: Procuradurías Primera y Segunda Delegadas para la Investigación y el Juzgamiento Penal

Proceso: Intervención ante la Corte Suprema de Justicia y Unidad Nacional de Fiscalía Delegada ante la Corte

Procedimiento: Segunda Instancia

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO G OMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Intervenir como Ministerio Público de manera activa, eficaz y oportuna en el trámite de la segunda instancia de conocimiento de la Sala Penal de la C.S.J. y de la UFDC.

2. CLIENTES

Directos: Magistrados de la Sala Penal de la C.S.J. y Fiscales Delegados de la UFDC. Indirectos: Los sujetos procesales.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica:

a) Al trámite de los recursos de apelación interpuestos en los procesos que conocen en primera instancia los Tribunales Superiores de Distrito o el Tribunal Superior Nacional (CPP, art. 68-4);

b) A los recursos de apelación interpuestos contra las resoluciones interlocutorias proferidas en primera instancia por los fiscales delegados ante los tribunales superiores (CPP, art. 123-2).

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los Procuradores Delegados para la Investigación y el Juzgamiento Penal, Procuradores Judiciales, Abogados Asesores y personal de Secretaría adscrito a estas Delegadas.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia.

 Código Penal.

 Código de Procedimiento Penal.

 Código Civil.

 Código de Procedimiento Civil.

 Código Contencioso Administrativo y normas complementarias.

 Código Sustantivo del Trabajo y normas complementarias.

 Código de Procedimiento Laboral y normas complementarias.

 Códigos Fiscales Departamentales.

 Ley Orgánica del Presupuesto y normas complementarias.

 Ley 80 de 1993 - Contratación Administrativa y normas complementarias.

 Ley 190 de 1995 -Estatuto Anticorrupción.

 Ley 270 de 1996 - Ley Estatutaria de la Administración de Justicia.

 Doctrina y Jurisprudencia.

 Decreto 262/2000 - Estructura y organización de la PGN.

 Resolución 0017/2000 - Funciones y competencias de la PGN.

 Demás leyes y normas complementarias.

6. DEFINICIONES

C.S.J. Corte Suprema de Justicia.

CN Constitución Nacional.

CP Código Penal.

CPP Código de Procedimiento Penal.

UFDC Unidad Nacional de Fiscalía Delegada ante la Corte.

PGN Procuraduría General de la Nación.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Libros de radicación del reparto.

Libros de radicación de procesos.

Cuadros de registro estadístico.

Listado de programación de diligencias.

8. CONDICIONES GENERALES

Se trata del trámite del recurso de apelación contra decisiones adoptadas por los Tribunales Superiores de Distrito, por el Tribunal Superior Nacional y por los Fiscales Delegados ante los Tribunales Superiores.

El trámite aplicable es el establecido en los artículos 202 y subsiguientes del C.P.P.

9. SALIDAS

Memoriales, conceptos, alegatos e intervención activa en audiencias.

10. REGISTROS

En el archivo de las Delegadas quedan las fotocopias de los procesos solicitados, copias de los memoriales, conceptos y alegatos presentados. También quedan anotaciones en los respectivos libros radicadores y en la base de datos.

11. BASES DE AUTOCONTROL

El estudio de los expedientes debe ser integral, es decir que debe comprender el contenido de los cuadernos principales y los anexos.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

Corte Suprema de Justicia.

SECRETARIO

13.1 Recibe el expediente con el recurso de apelación interpuesto, con auto de la C.S.J. en que se fija fecha y hora para sustentación oral del recurso.

13.2 Radica y hace las anotaciones en los libros correspondientes.

DELEGADO

13.3 Reparte el expediente entre las Delegadas para Investigación y Juzgamiento.

SECRETARIO

13.4 Elabora el acta de reparto interno efectuado por los asesores.

ASESOR

13.5 Estudia el expediente.

13.6 Hace las anotaciones en el control de segundas instancias.

13.7 Bajo la orientación del Delegado, proyecta la sustentación para la intervención en audiencia.

DELEGADO

13.8 Estudia el expediente y el proyecto.

13.9 Interviene en la audiencia de sustentación oral del recurso.

C.S.J.

13.10 Comunica a la Delegada la decisión adoptada.

SECRETARIO

13.11 Archiva copia de la decisión y hace las anotaciones en los libros.

Unidad Nacional de Fiscalía Delegada ante la Corte

SECRETARIO

1. Recibe la decisión adoptada por la UFDC y hace las anotaciones en los libros.

DELEGADO

2. Reparte la decisión adoptada por la UFDC entre las Delegadas.

SECRETARIO

3. Elabora el acta del reparto interno efectuado por los asesores.

ASESOR

4. Estudia la decisión y hace al Delegado los comentarios del caso.

DELEGADO

5. Se entera de la decisión comunicada por la UFDC.

14. INDICADORES

Para los Delegados:

Número de intervenciones en audiencia

––––––––––––––––––––––– x 100

Número de audiencias programadas

Para los Procuradores Judiciales y Asesores:

Número de decisiones de segunda instancia revisadas

–––––––––––––––––––––––– x 100

Número de decisiones de segunda instancia repartidas

PERIODICIDAD: Semestral.

Dependencia: Procuradurías Primera y Segunda Delegadas para la Investigación y el Juzgamiento Penal

Proceso: Intervención ante la Unidad Nacional de Fiscalía Delegada ante la Corte Suprema de Justicia

Procedimiento: Única Instancia

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Intervenir de manera activa, eficaz y oportuna en las investigaciones previas y en la instrucción de los procesos penales que cursan en la UFDC, en contra de funcionarios que gozan de fuero constitucional o legal, en desarrollo de las funciones atribuidas al Ministerio Público por la C.N. y la ley.

2. CLIENTES

Directos: El Fiscal General de la Nación y los Fiscales Delegados ante la Corte Suprema de Justicia. De Indirectos: Los demás sujetos procesales.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a las investigaciones previas penales y a la instrucción propiamente dicha, que cursan en la UFDC, en contra de funcionarios que gozan de fuero constitucional o legal.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los Procuradores Delegados para la Investigación y el Juzgamiento Penal, a los Procuradores Judiciales, Abogados Asesores y personal de Secretaría adscrito a estas Delegadas.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia.

 Código Penal.

 Código de Procedimiento Penal.

 Código Civil.

 Código de Procedimiento Civil.

 Ley Orgánica del Presupuesto y normas complementarias.

 Ley 5a. de 1992 - Reglamento del Congreso y normas complementarias.

 Ley 80 de 1993 - Contratación Administrativa y normas complementarias.

 Código Contencioso Administrativo y normas complementarias.

 Códigos Fiscales Departamentales.

 Doctrina y Jurisprudencia.

 Decreto 262/2000 - Estructura y organización de la PGN.

 Resolución 0017/2000 - Funciones y competencias de la PGN.

 Demás leyes y normas complementarias.

6. DEFINICIONES

CN Constitución Nacional.

CPP Código de Procedimiento Penal.

C.S.J. Corte Suprema de Justicia.

UFDC Unidad Nacional de Fiscalía Delegada ante la Corte.

PGN Procuraduría General de la Nación.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Libros de radicación del reparto.

Libros de radicación de procesos.

Cuadros de seguimiento de procesos activos.

Cuadros de registro estadístico.

Listado de programación de diligencias.

8. CONDICIONES GENERALES

Se trata de investigaciones previas penales e investigaciones en instrucción, que se adelantan en contra de funcionarios que gozan de fuero constitucional o legal, cuya investigación corresponde al Fiscal General de la Nación de manera directa o por intermedio de los Fiscales Delegados ante la C.S.J.

El trámite y los términos procesales aplicables a esta clase de procesos es el establecido por el C.P.P.

9. SALIDAS

Memoriales, conceptos, alegatos e intervención activa en diligencias.

10. REGISTROS

En el archivo de las Delegadas quedan las fotocopias de los procesos solicitados, copias de los memoriales, conceptos y alegatos presentados. También quedan anotaciones en los respectivos libros radicadores, en los cuadros de seguimiento de procesos activos y en la base de datos.

11. BASES DE AUTOCONTROL

La verificación de los términos debe hacerse de manera personal en la Secretaría de la UFDC, revisando las constancias de las notificaciones y actuaciones surtidas.

El estudio de los expedientes debe ser integral, es decir que debe comprender el contenido de los cuadernos principales y los anexos, cuidando que las peticiones formuladas por los sujetos procesales sean evacuadas en debida forma, como también que se respete el debido proceso y los derechos y garantías fundamentales de cada uno de ellos.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIO

13.1 Recibe aviso de iniciación de previas o instrucción procedente de la UFDC.

DELEGADO

13.2 Reparte entre las Delegadas los avisos de iniciación.

SECRETARIO

13.3 Radica y elabora el acta del reparto interno efectuado por los Asesores.

ASESOR

13.4 Radica en el cuadro de seguimiento de procesos activos los avisos de iniciación recibidos.

13.5 Estudia el expediente.

13.6 Bajo la orientación del Delegado, proyecta las peticiones que se consideren necesarias durante la etapa de previas.

DELEGADO

13.7 Suscribe las peticiones proyectadas por los asesores.

13.8 Interviene en las diligencias programadas durante la etapa de previas.

ASESOR

13.9 Bajo la orientación del Delegado, proyecta solicitud de inhibitorio o de apertura de instrucción.

DELEGADO

13.10 Suscribe la solicitud de inhibitorio o de apertura de instrucción.

Dependencia: Procuradurías Primera y Segunda Delegadas para la Investigación y el Juzgamiento Penal

Proceso: Intervención ante la Vicefiscalía General de la Nación

Procedimiento: Unica Instancia

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Intervenir de manera activa, eficaz y oportuna en las investigaciones previas y en la instrucción de los procesos penales que cursan en la Vicefiscalía, en contra de los Fiscales Delegados ante los Tribunales Superiores, en desarrollo de las funciones atribuidas al Ministerio Público por la C.N. y la ley.

2. CLIENTES

Directos: El Vicefiscal General de la Nación. Indirectos: Los sujetos procesales.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a las investigaciones previas penales y a la instrucción propiamente dicha, que cursan en la Vicefiscalía General de la Nación, en contra de los Fiscales Delegados ante los Tribunales Superiores, según lo dispuesto por el artículo 121-A, numeral 4o. del C.P.P.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los Procuradores Delegados para la Investigación y el Juzgamiento Penal, a los Procuradores Judiciales, Abogados Asesores y personal de Secretaría adscrito a estas Delegadas.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia.

 Código Penal.

 Código de Procedimiento Penal.

 Código Civil.

 Código de Procedimiento Civil.

 Ley Orgánica del Presupuesto y normas complementarias.

 Ley 80 de 1993 - Contratación Administrativa y normas complementarias.

 Doctrina y Jurisprudencia.

 Decreto 262/2000 - Estructura y organización de la PGN.

 Resolución 0017/2000 - Funciones y competencias de la PGN.

 Demás leyes y normas complementarias.

6. DEFINICIONES

CN Constitución Nacional.

CPP Código de Procedimiento Penal.

PGN Procuraduría General de la Nación.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Libros de radicación del reparto.

Libros de radicación de procesos.

Cuadros de seguimiento de procesos activos.

Cuadros de registro estadístico.

Listado de programación de diligencias.

8. CONDICIONES GENERALES

Se trata de investigaciones previas penales e investigaciones en instrucción, que se adelantan en contra de los Fiscales Delegados ante los Tribunales Superiores. Son procesos de única instancia de competencia de la C.S.J. La etapa del Juzgamiento se adelanta por la C.S.J., previa acusación del Vicefiscal General.

El trámite y los términos procesales aplicables a esta clase de procesos son los establecidos por el C.P.P.

9. SALIDAS

Memoriales, conceptos, alegatos e intervención activa en diligencias.

10. REGISTROS

En el archivo de las Delegadas quedan las fotocopias de los procesos solicitados, copias de los memoriales, conceptos y alegatos presentados. También quedan anotaciones en los respectivos libros radicadores, en los cuadros de seguimiento de procesos activos y en la base de datos.

11. BASES DE AUTOCONTROL

La verificación de los términos debe hacerse de manera personal en la Secretaría de Asuntos Judiciales de la Vicefiscalía, revisando las constancias de las notificaciones y actuaciones surtidas.

El estudio de los expedientes debe ser integral, es decir que debe comprender el contenido de los cuadernos principales y los anexos, cuidando que las peticiones formuladas por los sujetos procesales sean evacuadas en debida forma, como también que se respete el debido proceso y los derechos y garantías fundamentales de cada uno de ellos.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIO

13.1 Recibe aviso de iniciación de previas o instrucción procedente de la Vicefiscalía.

DELEGADO

13.2 Reparte entre las Delegadas los avisos de iniciación.

SECRETARIO

13.3 Radica y elabora el acta del reparto interno efectuado por los Asesores.

ASESOR

13.4 Radica en el cuadro de seguimiento de procesos activos los avisos de iniciación recibidos.

13.5 Estudia el expediente.

13.6 Bajo la orientación del Delegado, proyecta las peticiones que considere necesarias durante la etapa de previas.

DELEGADO

13.7 Suscribe las peticiones proyectadas por los asesores.

13.8 Interviene en las diligencias programadas durante la etapa de previas, si es necesario.

ASESOR

13.9 Bajo la orientación del Delegado, proyecta solicitud de inhibitorio o de apertura de instrucción.

DELEGADO

13.10 Suscribe la solicitud de inhibitorio o de apertura de instrucción.

ASESOR

13.11 Estudia la decisión adoptada por la Vicefiscalía y hace los comentarios del caso al Delegado.

DELEGADO

13.12 Se notifica de la decisión e interpone recurso, en caso de ser necesario.

ASESOR

13.13 Bajo la orientación del Delegado, proyecta el recurso.

DELEGADO

13.14 Suscribe la sustentación del recurso.

ASESOR

13.15 Bajo la orientación del Delegado, proyecta las peticiones que considere necesarias durante la etapa de instrucción.

DELEGADO

13.16 Suscribe las peticiones proyectadas por los asesores.

13.17 Interviene en las diligencias programadas durante la etapa de la instrucción.

13.18 Se notifica de la resolución que define la situación jurídica del procesado.

ASESOR

13.19 Estudia la resolución que impone medida de aseguramiento y bajo la orientación del Delegado, proyecta la solicitud de revocatoria, en caso de ser necesario.

DELEGADO

13.20 Suscribe solicitud de revocatoria de la medida de aseg uramiento impuesta.

13.21 Se notifica de la providencia que decide la revocatoria solicitada.

13.22 Interpone recurso de reposición en contra de la resolución que niega la revocatoria de la medida de aseguramiento, en caso de ser necesario.

ASESOR

13.23 Bajo la orientación del Delegado, proyecta la sustentación del recurso.

DELEGADO

13.24 Suscribe la sustentación del recurso.

13.25 Se notifica del control de legalidad de medida de aseguramiento admitido.

ASESOR

13.26 Estudia la resolución que impone medida de aseguramiento.

13.27 Bajo la orientación del Delegado, proyecta concepto sobre la legalidad de la medida de aseguramiento impuesta.

DELEGADO

13.28 Suscribe concepto de control de legalidad.

13.29 Se notifica de la decisión de control de legalidad proferida.

ASESOR

13.30 Bajo la orientación del Delegado, proyecta el alegato previo a la calificación del mérito de la investigación.

DELEGADO

13.31 Suscribe el alegato precalificatorio.

ASESOR

13.32 Estudia la decisión adoptada por el Vicefiscal y hace los comentarios del caso al Delegado.

DELEGADO

13.33 Se notifica de la decisión e interpone recurso, en caso de ser necesario.

ASESOR

13.34 Bajo la orientación del Delegado, proyecta el recurso.

DELEGADO

13.35 Suscribe la sustentación del recurso.

CITADOR

13.36 Hace entrega en Secretaría de Asuntos Judiciales de la Vicefiscalía del escrito correspondiente.

13.37 Entrega al Secretario de la Delegada la copia con constancia de recibido para su archivo.

ASESOR

13.38 Realiza el registro estadístico, actualiza el cuadro correspondiente y la base de datos.

SECRETARIO

13.39 Realiza las anotaciones correspondientes en los libros radicadores y archiva copia del escrito con su respectiva constancia de recibo.

VICEFISCALIA

13.40 Comunica la decisión adoptada a la Delegada.

14. INDICADORES

Para los Delegados:

Número de Diligencias en que intervino

––––––––––––––––––––––– x 100

Número de Diligencias programadas

Número de alegatos presentados

–––––––––––––––––––––––– x 100

Número de alegatos acogidos

Para los Procuradores Judiciales y Asesores:

Número de Procesos revisados

––––––––––––––––––––––––– x 100

Número de Procesos repartidos

Número de Memoriales proyectados

––––––––––––––––––––––––– x 100

Número de Procesos revisados

Número de alegatos proyectados

–––––––––––––––––––––––––– x 100

Número de alegatos requeridos

PERIODICIDAD: Semestral.

Dependencia: Procuradurías Primera y Segunda Delegadas para la Investigación y el Juzgamiento Penal

Proceso: Derecho de petición

Procedimiento: Derecho de petición

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Hacer efectivo el derecho de petición consagrado por el artículo 23 de la CN, otorgando respuesta oportuna y eficaz a las solicitudes elevadas por funcionarios o por particulares.

2. CLIENTES

Funcionarios y particulares.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los memoriales recibidos por las Delegadas, mediante los cuales se elevan solicitudes de información o intervención en desarrollo de las actividades propias del Ministerio Público.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los Procuradores Delegados para la Investigación y el Juzgamiento Penal, a los Procuradores Judiciales, Abogados Asesores y personal de secretaría adscritos a estas Delegadas.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia.

 Código Penal.

 Código de Procedimiento Penal.

 Código Contencioso Administrativo y normas complementarias.

 Ley 5a. de 1992 - Reglamento del Congreso y normas complementarias.

 Ley 190 de 1995 - Estatuto anticorrupción.

 Ley 200 de 1995 - Código Unico Disciplinario y normas complementarias.

 Doctrina y Jurisprudencia.

 Ley 270 de 1996 - Estatutaria de la Administración de Justicia.

 Decreto 262/2000 - Estructura y organización de la PGN.

 Resolución 0017/2000 - Funciones y competencias de la PGN.

 Demás leyes y normas complementarias.

6. DEFINICIONES

CN Constitución Nacional.

CCA Código Contencioso Administrativo.

PGN Procuraduría General de la Nación.

CAP Centro de Atención al Público.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Libro radicador de reparto.

Libros radicadores de derechos de petición.

AZ de archivo de documentación relacionada con derechos de petición.

8. CONDICIONES GENERALES

Se trata de solicitudes elevadas por funcionarios o particulares, con base en el derecho de petición consagrado por el artículo 23 de la C.N., el cual dispone que toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución.

El derecho de petición está desarrollado en los Capítulos II (interés general), III (interés particular), IV (informaciones) y V (consultas), de la Ley 1a. de 1984, C.C.A.

Según lo dispuesto en el artículo 6o. del C.C.A., las peticiones deben ser resueltas dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de su recibo.

9. SALIDAS

Oficios y memoriales.

10. REGISTROS

En el archivo de las Delegadas quedan copias de los derechos de petición, de los memoriales y oficios que se libren en desarrollo de ese derecho, de la documentación obtenida en relación con la solicitud y del escrito de respuesta al interesado.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Se debe prestar especial cuidado al término de quince (15) días fijado por la ley para resolver. Debido a la brevedad del plazo para responder, los derechos de petición ameritan una tramitación preferente.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIO

13.1 Recibe el derecho de petición, generalmente procedente de la División CAP, Sección Correspondencia de la PGN, pero también puede ser remitida por otros despachos, otras Delegadas o directamente por los particulares.

DELEGADO

13.2 Reparte entre las Delegadas el derecho de petición.

SECRETARIO

13.3 Radica y elabora el acta del reparto interno efectuado por los asesores.

ASESOR

13.4 Estudia el derecho de petición y revisa los expedientes que se requieran.

13.5 Bajo la orientación del Delegado, proyecta los oficios o memoriales que se consideren necesarios para obtener la información o la actuación requeridas.

DELEGADO

13.6 Suscribe los oficios o memoriales proyectados por los asesores.

SECRETARIO

13.7 Recibe la información o la documentación requeridas y las pasa al asesor correspondiente.

ASESOR

13.8 Bajo la orientación del Delegado, proyecta la respuesta al peticionario.

DELEGADO

13.9 Suscribe el escrito de respuesta.

CITADOR

13.10 Lleva el escrito de respuesta al CAP, Sección Correspondencia, para su envío por correo certificado al peticionario.

13.11 Entrega al Secretario copia del escrito con anotación de recibido por la Sección de Correspondencia.

SECRETARIO

13.12 Archiva el derecho de petición junto con la respuesta dada y la documentación obtenida.

14. INDICADORES

Para los Delegados:

Número de respuestas otorgadas

––––––––––––––––––––––––––– x 100

Número de derechos de petición recibidos

Para los Procuradores Judiciales y Asesores:

Número de memoriales u ofi cios proyectados

––––––––––––––––––––––––––– x 100

Número de derechos de petición recibidos

PERIODICIDAD: Semestral.

Dependencia: Procuradurías Primera y Segunda Delegadas para la Investigación y el Juzgamiento Penal

Proceso: Reparto

Procedimiento: Reparto de procesos, memoriales, derechos de petición y otros asuntos.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Distribuir en forma equitativa los asuntos que en virtud de la competencia asignada a las Procuradurías Delegadas para la Investigación y el Juzgamiento Penal, les corresponda conocer e intervenir.

2. CLIENTES

Procuradores Delegados para la Investigación y el Juzgamiento Penal, Procuradores Judiciales y Asesores.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a las Procuradurías Delegadas para la Investigación y el Juzgamiento Penal.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los Procuradores Delegados para la Investigación y el Juzgamiento Penal, a los Procuradores Judiciales, Abogados Asesores y personal de Secretaría adscrito a esta s Delegadas.

5. REFERENCIAS

No aplica.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Libros de radicación del reparto.

Libros de radicación de procesos.

Cuadros de seguimiento de procesos activos.

Cuadros de registro estadístico.

Listado de programación de diligencias.

8. CONDICIONES GENERALES

Se trata de distribuir equitativamente entre las Procuradurías Delegadas para la Investigación y el Juzgamiento Penal y a su vez entre los asesores de cada Delegada, todos los asuntos en los que se deba conceptuar, intervenir o suministrar información.

9. SALIDAS

Actas de reparto entre Delegadas, registro en el libro de radicación de reparto entre Delegadas, actas de reparto interno de cada Delegada, registro en los libros de reparto interno de cada Delegada, cuadros de seguimiento de procesos activos de cada Delegada y base de datos de cada Delegada.

10. REGISTROS

REPARTO ENTRE DELEGADAS: Se genera un archivo común de actas de reparto y el registro en el libro de radicación de reparto, con anotación expresa de la Delegada que sigue en turno para la asignación (puertas).

REPARTO INTERNO EN CADA DELEGADA: Se genera un archivo de actas de reparto interno entre asesores, el registro en los libros radicadores de reparto interno y la incorporación en la base de datos del cuadro de seguimiento de procesos activos.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Se debe prestar especial atención a la pronta realización del reparto de los asuntos que sean de competencia de las Delegadas para la Investigación y el Juzgamiento Penal, como también al adecuado control de las puertas, con el objeto de mantener el equilibrio en la carga laboral asignada a cada Delegada y a cada asesor.

También conviene evacuar con prontitud los asuntos que no sean de competencia de estas Delegadas y que hayan llegado en forma errónea, remitiéndolos al competente e informando al remitente o peticionante el trámite dado a su asunto.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

REPARTO ENTRE PROCURADURIAS DELEGADAS:

A LA DELEGADA QUE DEBA EFECTUAR EL REPARTO, LE CORRESPONDE:

SECRETARIO

1. Recibe el proceso, decisión judicial, petición o asunto y lo radica en el libro de reparto entre Delegadas.

DELEGADO

2. Tomando en cuenta el orden sucesivo de los asuntos por repartir (puertas), mediante el sistema de sorteo distribuye entre las Delegadas los procesos, decisiones judiciales, peticiones o asuntos recibidos.

SECRETARIO

3. Elabora la respectiva acta de reparto para la revisión y firma de los Delegados, con anotación expresa de la Delegada que queda en puertas para cada asunto.

DELEGADOS

4. Suscriben el acta de reparto.

SECRETARIO

5. Hace entrega de los asuntos que hayan correspondido a la Secretaría de cada Delegada.

REPARTO INTERNO EN CADA DELEGADA:

SECRETARIO

1. Recibe los procesos o asuntos que le hayan correspondido por reparto, los radica en los libros correspondientes y los entrega al asesor que se encuentre de reparto.

ASESOR

2. Tomando en cuenta el orden sucesivo de los asuntos a repartir (puertas), mediante el sistema de sorteo distribuye entre los asesores los procesos, decisiones judiciales, peticiones o asuntos recibidos.

SECRETARIO

3. Elabora la respectiva acta de reparto para la firma de los asesores.

ASESORES

4. Suscriben el acta de reparto.

SECRETARIO

5. Incorpora al cuadro de procesos activos el reparto interno efectuado, registra en los libros de radicación el nombre del asesor a quien le haya correspondido cada asunto y le hace entrega de los procesos, decisiones judiciales, peticiones o asuntos recibidos.

14. INDICADORES

No aplica.

PERIODICIDAD: Semestral.

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

PROCURADURÍA DELEGADA EN ASUNTOS AMBIENTALES Y AGRARIOS

FEBRERO DE 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprimen su dinámica diaria.

Por ello, los manuales de procedimientos adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, estamos solicitando la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno, y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas en la Procuraduría.

Dependencia: Procuraduría Delegada para Asuntos Ambientales y Agrarios

Proceso: Intervención Judicial

Procedimiento: Intervención Judicial Agraria

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Defender el orden jurídico, las garantías y los derechos fundamentales, sociales, económicos y culturales, colectivos y del ambiente, buscando la plena realización de la justicia en el campo, con miras a lograr la protección eficaz del campesino, especialmente en lo relacionado con la tenencia y producción de la tierra.

2. CLIENTES

Comunidad campesina, Jueces Civiles de Circuito, Tribunales Superiores de Distrito Judicial y Corte Suprema de Justicia.

3. ALCANCE

Procesos judiciales agrarios adelantados por los Jueces Civiles del Circuito, Tribunales Superiores de Distrito Judicial y la Corte Suprema de Justicia.

4. RESPONSABILIDADES

El Procurador General de la Nación, el Procurador Delegado Para Asuntos Ambientales y Agrarios, Procuradores Judiciales Agrarios y los Personeros Municipales.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política, artículos 64, 65, 66 y 277.

 Decreto 2303 de 1989.

 Código Civil.

 Código de Procedimiento Civil.

 Decreto-ley 262 de 2000.

 Legislación complementaria.

6. DEFINICIONES

AGRARIEDAD: Tierra con vocación de producción y finalidad económica.

RURAL: Bienes que se encuentran fuera del perímetro urbano.

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.

8. CONDICIONES GENERALES

La intervención Judicial en los procesos agrarios comprende la participación y actuación efectiva, encaminada a salvaguardar el orden jurídico, los derechos fundamentales y los intereses de la sociedad, especialmente de la comunidad campesina.

9. SALIDAS

Memoriales, Recurso de Apelación y alegatos en el trámite del recurso extraordinario de casación.

10. REGISTROS

Radicador de documentación recibida.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Actuación oportuna en diligencias, peticiones, recursos, alegaciones, sustentaciones y practicas de pruebas.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIO

13.1 Recibe y radica la comunicación sobre la iniciación del proceso agrario, remitida por el juez de primera instancia.< /p>

PROCURADOR DELEGADO

13.2 Analiza la comunicación y ordena su remisión al Procurador Judicial Agrario, según la jurisdicción.

PROCURADORES JUDICIALES AGRARIOS

13.3 Valoran el proceso judicial cuya iniciación se le ha comunicado y determinan si amerita la intervención del Ministerio Público.

13.4 Vigilan que el proceso en primera instancia se realice conforme a la Ley, que se garantice el debido proceso y el derecho de defensa y se protejan los justos derechos de la parte más débil, como es el campesino.

13.5 Analizan el fallo de primera instancia.

13.6 Impugnan el fallo si a ello hubiere lugar.

13.7 Vigilan que el trámite en segunda instancia se realice conforme a la ley

PROCURADOR DELEGADO

13.8 Interviene en el trámite del Recurso Extraordinario de Casación ante la Corte Suprema de Justicia, vigilando que el proceso se realice conforme a la Ley.

14. INDICADORES

Actuaciones efectivas

–––––––––––––– x 100

Procesos comunicados

Periodicidad: trimestral

Dependencia: Procuraduría Delegada para Asuntos Ambientales y Agrarios

Proceso: Intervención en procesos policivos

Procedimiento: Intervención en procesos policivos

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Buscar la plena protección de los derechos y garantías de las personas, previniendo las perturbaciones que atenten contra el legítimo ejercicio de sus derechos, garantizando el cumplimiento de las leyes, ordenanzas y reglamentos de policía.

2. CLIENTES

Habitantes del Territorio Colombiano, Inspectores de Policía y Alcaldes Municipales.

3. ALCANCE

Procesos Policivos que según las competencias asignadas tramitan las Alcaldías Municipales los Inspectores de Policía y las Gobernaciones Departamentales.

4. RESPONSABILIDADES

Ministerio Público Policivo: Procuradores judiciales agrarios, Personeros municipales, comisionados por el Procurador respectivo dentro del área de jurisdicción.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política, artículo 277.

 Decreto 1355 de 1970.

 Códigos Departamentales de Policía.

 Decreto 747 de 1992.

 Ley 160 de 1994.

 Ley 200 de 1936.

 Decreto 59 de 1938.

 Código Civil.

 Código de Procedimiento Civil.

 Ordenanzas y Demás disposiciones concordantes.

6. DEFINICIONES

ORDEN PUBLICO: Es el conjunto de ideas políticas, morales, económicas y religiosas a las cuales una sociedad estima ligada su existencia y que tiende a garantizar la paz, la seguridad, la estabilidad y la salubridad pública.

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.

8. CONDICIONES GENERALES

La intervención del Ministerio Público debe encausarse dentro de los parámetros, alcances y fines del derecho policivo, tales como la prevención, inmediatez y provisionalidad, observando los principios constitucionales y legales.

9. SALIDAS

Memoriales y recurso de Apelación cuando a ello hubiera lugar.

10. REGISTROS

Radicador de documentación recibida.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Actuación oportuna en diligencias, peticiones, recursos y práctica de pruebas.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIO

13.1 Recibe y radica la comunicación sobre la iniciación del proceso policivo, remitida por el Alcalde Municipal o el Inspector de Policía.

PROCURADOR DELEGADO

13.2 Analiza la comunicación y ordena su remisión al Procurador Judicial Agrario, según la jurisdicción.

PROCURADORES JUDICIALES AGRARIOS

13.3 Valoran el proceso policivo cuya iniciación se le ha comunicado y determinan si intervienen directamente o delegan en el Personero Municipal.

Cuando actúan directamente:

13.4 Vigilan que el proceso en primera instancia se realice conforme a la Ley, que se garantice el debido proceso y el derecho de defensa.

13.5 Intervienen en la inspección ocular y en la practica de las demás pruebas.

13.6 Participan en las audiencias.

13.7 Analizan el fallo de primera instancia.

13.8 Impugnan el fallo, si a ello hubiere lugar.

13.9 Vigilan que el trámite en segunda instancia se realice conforme a la ley.

13.10 Solicitan informe al Personero Municipal sobre la función que le ha sido delegada.

14. INDICADORES

Actuaciones efectivas

––––––––––––––– x 100

Procesos comunicados

Periodicidad: Trimestral

Dependencia: Procuraduría Delegada para Asuntos Ambientales y Agrarios

Proceso: Intervención en procesos policivos

Procedimiento: Promoción e intervención en procesos Judiciales en defensa de los derechos e intereses colectivos.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Lograr a través de la interposición e intervención en las Acciones Populares, de Tutela y de Cumplimiento la defensa del orden jurídico y de los derechos fundamentales, colectivos o del ambiente.

2. CLIENTES

La colectividad en general y las autoridades judiciales competentes, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 2591 de 1991 y en las Leyes 393 de 1997 y 472 de 1998.

3. ALCANCE

Acciones Populares, de Cumplimiento y de Tutela, adelantadas por las autoridades judiciales competentes.

4. RESPONSABILIDADES

El Procurador General de la Nación, el Procurador Delegado Para Asuntos Ambientales y Agrarios, los Procuradores Judiciales Agrarios y los Personeros Municipales.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política, artículos 86, 87, 88 y 277.

 Decreto 2591 de 1991.

 Ley 393 de 1997.

 Ley 472 de 1998.

 Decreto 262 de 2000.

 Legislación complementaria.

6. DEFINICIONES

ACCIONES POPULARES "son los remedios procesales colectivos frente a los agravios y perjuicios públicos. Mediante éstas cualquier persona perteneciente a un grupo de la comunidad está legitimada procesalmente para defender el grupo afectado por unos hechos o conductas comunes, con lo cual, simultáneamente protege su propio interés, obteniendo en ciertos casos el beneficio adicional de la recompensa que, en determinados eventos otorga la ley".

La Ley 472 de 1998, establece que "Las acciones populares se ejercen para evitar el daño contingente, hacer cesar el peligro, la amenaza, la vulneración o agravio sobre los derechos e intereses colectivos, o restituir las cosas a su estado anterior cuando fuere posible".

LA ACCION DE TUTELA, es un instrumento que permite defender el derecho a gozar de un ambiente sano. Al respecto manifestó la Corte Constitucional en Sentencia T-528 de septiembre 18 de 1992 que "la Carta de 1991, consagra el derecho al goce de un ambiente sano, no como un derecho constitucional fundamental sino como un derecho e interés constitucional. Se señala de modo indubitable que este derecho constitucional colectivo puede vincularse con la violación de otro derecho constitucional de rango o naturaleza fundamental, como la salud, la vida o la integridad física entre otros, para obtener por vía de tutela el amparo de uno y otro derecho por vía constitucional..".

LEY: "en sentido formal es la norma emanada del poder legislativo que ha sido dictada según procedimientos específicamente establecidos para ello. Esta caracterización no toma en cuenta si el contenido de la norma es o no general.

"Ley en sentido material es, en cambio, toda norma jurídica instituida cuyo contenido se refiere y regula una multiplicidad de casos, haya o no sido dictada por el órgano legislativo…".1

La ley, tanto en sentido formal como material, y los actos administrativos, son el objeto de la acción de cumplimiento, pues tal como lo señala el profes or Ernesto Rey Cantor, en su obra Acción de Cumplimiento y Derechos Humanos, los incisos 1 y final del artículo 8o. de la Ley 393 de 1997, al tratar de la procedibilidad de la acción se circunscriben a "normas con fuerza de ley", sin distinguir si es desde el punto de vista formal o material. En conclusión incluye los dos.

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.

8. CONDICIONES GENERALES

A través de estos instrumentos judiciales se busca defender efectivamente el orden jurídico, los derechos fundamentales y los intereses de la sociedad, especialmente los colectivos o del ambiente, principalmente cuando se han agotado las instancias administrativas sin encontrar resultados.

9. SALIDAS

Recurso de Apelación y Memoriales.

10. REGISTROS

Radicador de acciones populares, de tutela y de cumplimiento.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Actuación oportuna en diligencias, peticiones, recursos, alegaciones, sustentaciones y prácticas de pruebas.

12. ANEXOS

No aplica

13. ACTIVIDADES

SECRETARIO

13.1 Recibe y radica la comunicación sobre la admisión de la demanda respectiva remitida por el juez de primera instancia.

PROCURADOR DELEGADO

13.2 Ordena remitir la comunicación al Procurador Judicial Agrario correspondiente.

Cuando la Acción es instaurada por la Procuraduría Delegada, el titular del despacho designa a un Procurador Judicial Agrario o a un profesional para que se encargue del asunto, advirtiendo que el primero de ellos puede presentar la demanda e intervenir directamente.

PROCURADORES JUDICIALES AGRARIOS

13.3 Elabora la demanda, cuando es la Procuraduría quien promueve la acción.

13.4 Estudia el expediente

13.5 Interponen los recursos cuando a ello hubiera lugar.

13.6 Solicitan y participan en la práctica de pruebas

13.7 Presentan los alegatos

13.8 Vigilan el trámite en segunda instancia, si a ello hubiere lugar.

14. INDICADORES

Actuaciones efectivas

–––––––––––––––––––– x 100

Procesos comunicados

Dependencia: Procuraduría Delegada para Asuntos Ambientales y Agrarios

Proceso: Control de la gestión

Procedimiento: Control de la gestión de las entidades que forman el Sistema Nacional de Reforma Agraria.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Buscar que las preceptivas constitucionales contenidas en los artículos 64, 65 y 66 se cumplan especialmente en la justicia material y la equidad, promoviendo el acceso progresivo a la propiedad de la tierra a los trabajadores agrarios, con el fin de mejorar el ingreso y la calidad de vida de los campesinos. Lo anterior, en consonancia con la ley genitora de la reforma agraria (Ley 160 de 1994 y sus decretos reglamentarios).

2. CLIENTES

Los sujetos de la reforma, es decir los hombres y mujeres campesinas de escasos recursos mayores de 16 años que no posean tierra, los minifundistas, mujeres campesinas jefes de hogar, las comunidades indígenas y los beneficiarios de programas especiales que establezca el Gobierno Nacional.

3. ALCANCE

A los procesos administrativos agrarios, establecidos por la Ley 160 de 1994 y normatividad complementaria que adelanta el Instituto Colombiano de Reforma Agraria.

4. RESPONSABILIDADES

El Procurador General de la Nación, Procurador Delegado para Asuntos Ambientales y Agrarios, Procuradores Judiciales Agrarios.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política, artículos 64, 65, 66 y 277.

 Ley 160 de 1994 y sus Decretos reglamentarios.

 Código contencioso Administrativo.

 Decreto 2811 de 1974 Código Nacional de Recursos Naturales.

 Ley 99 de 1993 y legislación complementaria.

 Ley 70 de 1993.

 Normas concordantes.

6. DEFINICIONES

INCORA: Instituto Colombiano de la Reforma Agraria.

EXTINCION DE DOMINIO: Sanción que se impone al propietario de un predio rural en los casos taxativamente consagrados en el artículo 52 de la Ley 160 de 1994, como consecuencia del principio constitución de la función social y ecológica de la propiedad.

EXPROPIACION: Figura jurídica en virtud de la cual se priva del dominio al propietario de un predio por motivos de utilidad pública o interés social definidos por el Legislador, mediante sentencia judicial e indemnización previa. Podrá adelantarse por vía administrativa, incluso respecto del precio, siguiendo las causas y procedimiento definidos en el Capítulo VII de la Ley 160 de 1994.

CLARIFICACION, DESLINDE Y RECUPERACION DE BALDIOS: Procedimientos que adelanta el Instituto de la Reforma Agraria con el fin de determinar la situación de las tierras desde el punto de vista de la propiedad, con el fin de establecer si han salido o no del dominio del Estado. Para tal efecto se delimitan las tierras de propiedad de la Nación de la de los particulares y se precisa cuando hay indebida ocupación de terrenos baldíos.

U.A.F.: Unidad Agrícola Familiar. Se entiende por tal, la empresa básica de producción agrícola, pecuaria, avícola o forestal, cuya extensión, conforme a las condiciones agroecológicas de la zona y con tecnología adecuada permite a la familia remunerar su trabajo y disponer de un excedente que coadyuve a la formación de su patrimonio.

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica

8. CONDICIONES GENERALES

Que la labor de prevención, control y seguimiento no se confunda con la competencia funcional del ente Fiscalizado, es decir que no se llegue a coadministrar.< o:p>

Tener muy clara la competencia de cada uno de los organismos que integran el Sistema Nacional de la Reforma Agraria, para encauzar la optimización de nuestros funcionarios como Ministerio Público Agrario.

9. SALIDAS

Recurso de reposición si hay lugar a él, memoriales o informes evaluativo solicitando investigación disciplinaria o el archivo de la actuación.

10. REGISTROS

- Radicador de documentación recibida.

- Indice general de expedientes.

- Radicador de expedientes de control y seguimiento

- Radicador de expedientes archivados.

- Radicador de expedientes remitidos por competencia a otras Delegadas.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Correcta elaboración de los informes, confrontando con el soporte documental y legal.

 Seguimiento continuo de las metas propuestas con los resultados obtenidos.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIO

13.1 Recibe y radica la comunicación

PROCURADOR DELEGADO

13.2 Analiza la comunicación y ordena su remisión al Procurador Judicial Agrario.

PROCURADORES JUDICIALES AGRARIOS

13.3 Solicitan las pruebas

13.4 Aportan las pruebas documentales.

13.5 Intervienen en las diligencias de inspección ocular.

13.6 Vigilan la valoración probatoria.

13.7 Controlan el debido proceso y del derecho de defensa de los posibles titulares del derecho de dominio y de los campesinos poseedores de predios.

13.8 Revisan los procesos administrativos adelantados por el Incora, buscando que se ajusten a lo dispuesto en la Ley 160 de 1994 y sus decretos reglamentarios.

13.9 Participan en las audiencias celebradas dentro del proceso de adquisición de predios.

13.10 Participan en los comités de selección para adjudicación de parcelas.

13.11 Participan en los comités de Reforma Agraria.

13.12 Controlan el avalúo de los predios.

13.13 Vigilan que los predios que se adquieran para fines de reforma Agraria cumplan con los requisitos exigidos por la ley, especialmente en lo relacionado con la condición agrológica de la tierra.

13.14 Solicitan investigaciones disciplinarias cuando a ello hubiese lugar.

13.15 Participan en la diligencia de inspección de los proyectos productivos desarrollados por los adjudicatarios de Incora, para determinar si se está cumpliendo con los objetivos de la ley agraria.

13.16 Verifican el control efectuado por el Incora a los predios abandonados por los adjudicatarios.

13.17 Controlan las estadísticas de los predios adquiridos.

13.18 Exigen el reembolso del subsidio atorgado por el Incora a los beneficiarios cuando se den las causales establecidas en el literal c) del artículo 5o. del Decreto 1031 de 1995.

14. INDICADORES

Actuaciones efectivas

––––––––––––––––––– x 100

Procesos comunicados

Actuaciones en expedientes a cargo

––––––––––––––––––––––– x 100

Expedientes a cargo

Actuaciones frente a las quejas o información recibida

–––––––––––––––––––––––––––––––x 100

Quejas o informaciones recibidas

Dependencia: Procuraduría Delegada para Asuntos Ambientales y Agrarios

Proceso: Control de la gestión

Procedimiento: Control de gestión de entidades publicas ambientales.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Buscar que las autoridades a quien corresponda la protección del medio ambiente cumplan y hagan cumplir la normativa legal sobre la materia, dentro de condiciones de agilidad y de manera objetiva y transparente.

2. CLIENTES

La colectividad en general, las personas afectadas con la contaminación ambiental y las entidades públicas a quienes corresponde la protección de los recursos naturales renovables y el medio ambiente.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todas las autoridades a quienes corresponde por ley, la protección del medio ambiente y los recursos naturales renovables, a los miembros de la Delegada para asuntos ambientales y agrarios y a los Personeros Municipales.

4. RESPONSABILIDADES

Procurador Delegado Para Asuntos Ambientales y Agrarios, los Procuradores Judiciales Agrarios, los personeros municipales y demás funcionarios de la Delegada a quienes se comisiona para adelantar la actuación.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política, artículos 79, 80, 81 y 277.

 Decreto 2811 de 1974.

 Decreto 1594 de 1984.

 Ley 99 de 1993.

 Decreto 262 de 2000.

 Legislación complementaria.

6. DEFINICIONES

SINA: Sistema Nacional Ambiental. Es el conjunto de orientaciones, normas, actividades, recursos, programas e instituciones que permiten la puesta en marcha de los principios generales ambientales contenidos en la Ley 99 de 1993.

DESARROLLO SOSTENIBLE: "..el que conduzca al crecimiento económico, a la elevación de la calidad de vida y al bienestar social, sin agotar la base de recursos naturales renovables en que se sustenta, ni deteriorar el medio ambiente o el derecho de las generaciones futuras a utilizarlo para la satisfacción de sus propias necesidades" (Ley 99 de 1993, art. 3o.).

CONTAMINACION: La alteración del medio ambiente por sustancias o formas de energía puestas allí por la actividad humana o de la naturaleza en cantidades, concentraciones o niveles capaces de interferir con el bienestar y la salud de las personas, atentar contra la flora y la fauna, degradar la calidad del medio ambiente o afectar los recursos de la nación o de los particulares (Dec. 2811 de 1974, art. 4o.).

CONTAMINANTE: Todo elemento, combinación de elementos, o forma de energía que actual o potencialmente pueda producir alguna o algunas de las alteracio nes ambientales descritas en el artículo 4o. del Decreto 2811 de 1974 (art. 5o. ibídem).

PRINCIPIO DE PRECAUCION: "…cuando exista peligro de daño grave e irreversible la falta de certeza científica absoluta no deberá utilizarse como razón para postergar la adopción de medidas eficaces para impedir la degradación del medio ambiente" (Ley 99 de 1993, art. 1.6).

LICENCIA AMBIENTAL: "Autorización que otorga la autoridad ambiental competente para la ejecución de una obra o actividad, sujeta al cumplimiento por el beneficiario de los requisitos que la misma establezca en relación con la prevención, mitigación, corrección, compensación y manejo de los efectos ambientales de la obra o actividad autorizada" (Ley 99 de 1993, art. 50).

ESTUDIO DE IMPACTO AMBIENTAL: "Conjunto de información que deberá presentar ante la autoridad ambiental competente el peticionario de una Licencia Ambiental".

PARTICIPACION CIUDADANA: Intervención del ciudadano en las decisiones que lo afectan y en la vida económica, ambiental, política, administrativa y cultural de la Nación. (art. 2 C.P.)

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.

8. CONDICIONES GENERALES

Que la labor de prevención, control y seguimiento no se confunda con la competencia funcional del ente Fiscalizado, es decir que no se llegue a coadministrar.

Tener muy clara la competencia de cada uno de los organismos que integran el Sistema Nacional Ambiental, para encauzar la optimización de nuestras funciones como Ministerio Público.

9. SALIDAS

Informe evaluativo, recomendando el archivo de la actuación y/o investigación disciplinaria, en el primer caso se expide el auto de archivo.

10. REGISTROS

Guías de inspección técnica para diferentes actividades, tales com o proyectos petroleros, mineros, zoocriaderos, rellenos sanitarios, hospitales y cementerios.

- Radicador de documentación recibida.

- Indice general de expedientes.

- Radicador de expedientes de control y seguimiento

- Radicador de expedientes archivados

- Radicador de expedientes remitidos a otras Delegadas por competencia.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta realización de la actuación, confrontando con el soporte documental y legal.

Seguimiento continuo de las metas propuestas y los resultados obtenidos.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIO

13.1 Recibe y radica la queja o información.

PROCURADOR DELEGADO

13.2 Analiza la queja o información y designa el Procurador Judicial Agrario, Abogado o Profesional en el área técnica que adelantará la labor de control de gestión.

13.3 Ordena de oficio visitas de control de gestión a las entidades públicas ambientales.

SECRETARIO

13.4 Conforma el expediente y lo entrega al funcionario designado por el Delegado.

PROCURADORES JUDICIALES AGRARIO – PROFESIONALES.

13.5 Estudian el caso, practican las diligencias pertinentes, elaboran el informe evaluativo recomendando el archivo de la actuación y/o investigación disciplinaria.

13.6 Elaboran el proyecto de auto de archivo y de aquel a través del que el Procurador Delegado ordena remitir la actuación a la oficina competente para una eventual investigación disciplinaria.

PROCURADOR DELEGADO

13.7 Estudia y acoge el informe y proyectos de auto.

14. INDICADORES

Actuaciones en expedientes a cargo

––––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Expedientes a cargo

Actuaciones frente a las quejas o informaciones recibidas

–––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Quejas o informaciones recibidas

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

PROCURADURIA DELEGADA EN LO CIVIL

FEBRERO DE 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que l e han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprimen su dinámica diaria.

Por ello, los manuales de procedimientos adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, estamos solicitando la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno, y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas en la Procuraduría.

Dependencia: Delegada para Asuntos Civiles

Proceso: Intervención ante las autoridades públicas en defensa del orden jurídico, del patrimonio público, de las garantías y los derechos fundamentales, sociales, económicos, culturales y colectivos.

Procedimiento: Trámite de la petición o queja formulada para intervenir como Ministerio Público.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Intervenir eficaz y oportunamente como Ministerio Público ante las autoridades estatales con el fin de garantizar la defensa de los bienes de la Nación y lograr aquellos que se encuentran ilegítimamente en poder de personas naturales o jurídicas su recuperación.

2. CLIENTES

Autoridades, entidades estatales y veeduría ciudadana, personas naturales o jurídicas y a cualquier otra forma asociativa con o sin personalidad jurídica que estén en posesión irregular de bienes de la Nación y Procuraduría General de la Nación.

3. ALCANCE

Se aplica este procedimiento a las personas naturales y jurídicas que sin autorización de la autoridad competente ocupen ilegalmente los bienes de uso público; así como a las entidades estatales para garantizar la preservación y defensa de los mismos.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a las entidades estatales, Procuraduría Delegada para Asuntos Civiles, secretaría y abogados adscritos a la misma Delegada.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política.

 Código de Procedimiento Civil.

 Decreto 2324 de 1984.

 Código Nacional de Policía.

 Ley 9a. de 1989.

 Ley 388 de 1997.

 Demás normas concordantes y complementarias.

6. DEFINICIONES

No se aplican.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de informes.

 Formatos para estadísticas.

8. CONDICIONES GENERALES

Acreditar la naturaleza jurídica por los medios legales establecidos del bien de uso público cuya restitución o tutela se pretende.

9. SALIDAS

Informes evaluativos del comisionado con las recomendaciones y sugerencias en el sentido de oficiar a la autoridad competente para que inicie las acciones en defensa del bien que se pretende restituir o proteger o archivo de las diligencias.

10. REGISTROS

 Oficios.

 Telegramas.

 Informes periódicos.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Informes periódicos con los cuales se establece que el procedimiento se está realizando, para salvaguardar los bienes públicos, la intervención debe ser oportuna, de tal forma que brinde protección al patrimonio de la Nación.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

NOTIFICADOR

13.1. Recoge la correspondencia del C.A.P. (Centro de Atención al Público), la incluye en el consecutivo que para el efecto se lleva en la Delegada y la pasa al Secretario.

SECRETARIO

13.2 Revisa la correspondencia y la clasifica. La solicitud relacionada con la defensa de los bienes de la Nación pasa al sustanciador.

SUSTANCIADOR

13.3 Proyecta auto de comisión y pasa al oficinista.

OFICINISTA

13.4 Radica la petición en el libro diario y la pasa al Despacho de la Delegada.

DELEGADA

13.5 Firma el auto de acuerdo con la petición y lo devuelve a la oficinista.

OFICINISTA

13.6 Lo desanota del libro diario y lo pasa al secretario.

SECRETARIO

13.7 Cumple lo ordenado por el Despacho.

a) Comunica al interesado la decisión del Despacho;

b) Se asigna número al expediente y pasa a la oficinista.

OFICINISTA

13.8 Radica expedientes.

a) Hace carátula;

b) Radica;

c) Entrega al abogado comisionado, quien firma el recibido.

ABOGADO

13.9 Recibe el expediente.

a) Estudia y analiza las actuaciones;

b) Solicita los documentos o pruebas pertinentes;

c) Elabora informe con sugerencias y recomendaciones tales como archivo del expediente, oficiar a las personas naturales o jurídicas si da a lugar, remitir a la oficina competente, etc., y lo pasa al sustanciador.

SUSTANCIADOR

13.10 Proyecta el auto correspondiente y lo pasa a la oficinista.

OFICINISTA

13.11 Lo anota en el libro diario y lo pasa al Despacho.

DESPACHO

13.12 Evalúa el informe mediante auto.

a) Si lo considera pertinente y se hace necesario, solicita al abogado complementación o aclaración al informe;

b) Si está de acuerdo con el informe inicial ordena cumplir las recomendaciones y sugerencias;

c) Devuelve el expediente a la oficinista.

OFICINISTA

13.13 Desanota el expediente en el libro diario y pasa al secretario.

SECRETARIO

13.14 Cumple lo decidido por el Despacho, que será una de las siguientes opciones:

a) Archivar;

b) Entregar al abogado para vigilancia;

c) Remitir al competente;

d) Entregar al Procurador Judicial para que intervenga;

e) Comunicar al peticionario la decisión tomada;

f) Para cumplir algunas de las anteriores pasa al oficinista.

OFICINISTA

13.15 Hace las desanotaciones pertinentes.

a) Desanota;

b) Lo entrega al abogado si es el caso;

c) Lo entrega al Procurador Judicial si es el caso;

d) Lo envía a la oficina correspondiente, evento en el cual pasa al notificador;

e) Si no es ninguna de las anteriores, lo archiva.

NOTIFICADOR

Lo lleva a la oficina competente.

14. INDICADORES

Trimestrales

Negocios en los que es necesaria la intervención

––––––––––––––––––––––– X 100

Total de negocios revisados

Total intervención efectiva

–––––––––––––––––––––––X 100

Total de procesos con intervención

Dependencia: Delegada para Asuntos Civiles

Proceso: Intervención ante las autoridades públicas en defensa del orden jurídico, del patrimonio público, de las garantías y los derechos fundamentales, sociales, económicos, culturales y colectivos.

Procedimiento: Trámite de la petición o queja formulada para intervenir como Ministerio Público.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Intervenir adecuada y oportunamente como Ministerio Público ante las autoridades estatales con el fin de que se garantice la defensa de los bienes y recursos de la Nación por parte de los funcionarios encargados de su custodia, vigilancia y administración.

2. CLIENTES

Autoridades, entidades estatales y veeduría ciudadana, personas naturales o jurídicas y a cualquier otra forma asociativa con o sin personería jurídica que estén en posesión irregular de bienes de la Nación y Procuraduría General de la Nación.

3. ALCANCE

Se aplica este procedimiento a las personas naturales y jurídicas que sin autorización de la autoridad competente ocupen ilegalmente los bienes de uso público; así como a las entidades estatales para garantizar la preservación y defensa de los mismos.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a las entidades estatales, Procuraduría Delegada para Asuntos Civiles, secretaría y abogados adscritos a la misma Delegada

5. REFERENCIAS

 Constitución Política.

 Código de Procedimiento Civil.

 Decreto 2324 de 1984.

 Código Nacional de Policía.

 Ley 9a. de 1989.

 Ley 388 de 1997.

 Demás normas concordantes y complementarias.

6. DEFINICIONES

No se aplican.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de informes

 Formatos para estadísticas

8. CONDICIONES GENERALES

Acreditar la n aturaleza jurídica por los medios legales establecidos del bien de uso público cuya restitución o tutela se pretende.

9. SALIDAS

Informes evaluativos del comisionado con las recomendaciones y sugerencias en el sentido de oficiar a la autoridad competente para que inicie las acciones en defensa del bien que se pretende restituir o proteger o archivo de las diligencias.

10. REGISTROS

 Oficios

 Telegramas

 Informes periódicos

11. BASES DE AUTOCONTROL

La intervención oportuna para que los bienes y recursos de la Nación estén protegidos y las acciones adelantadas para su recuperación y protección, para lo cual se ejerce control periódico al procedimiento que se desarrolla.

12. ANEXOS

No aplica

13. ACTIVIDADES

NOTIFICADOR

13.1 Recoge la correspondencia del C.A.P. (Centro de Atención al Público), la incluye en el consecutivo que para el efecto se lleva en la Delegada y la pasa al secretario.

SECRETARIO

13.2 Revisa la correspondencia y la clasifica. La solicitud relacionada con la defensa de los bienes de la Nación, pasa al sustanciador.

SUSTANCIADOR

13.3 Proyecta auto de comisión y pasa a la oficinista.

OFICINISTA

13.4 Radica la petición en el libro diario y la pasa al Despacho de l a Delegada.

DESPACHO

13.5 Firma el auto de acuerdo con la petición y lo devuelve a la oficinista.

OFICINISTA

13.6 Lo desanota del libro diario y lo pasa al secretario.

SECRETARIO

13.7 Cumple lo ordenado por el Despacho.

a) Comunica al interesado la decisión del Despacho;

b) Se asigna número al expediente y pasa a la oficinista.

OFICINISTA

13.8 Radica expedientes.

a) Hace carátula;

b) Radica;

c) Entrega al abogado comisionado, quien firma el recibido.

ABOGADO

13.9 Recibe el expediente.

a) Estudia y analiza las actuaciones;

b) Solicita los documentos o pruebas pertinentes;

c) Elabora informe con sugerencias y recomendaciones tales como archivo del expediente, oficiar a las personas naturales o jurídicas si da a lugar, remitir a la oficina competente, etc., y lo pasa al sustanciador.

SUSTANCIADOR

13.10 Proyecta el auto correspondiente y lo pasa a la oficinista.

OFICINISTA

13.11 Lo anota en el libro diario y lo pasa al Despacho.

DESPACHO

13.12 Evalúa el informe mediante auto.

a) Si lo considera pertinente y se hace necesario, solicita al abogado complementación o aclaración al informe;

b) Si está de acuerdo con el informe inicial, ordena cumplir las recomendaciones y sugerencias;

c) Devuelve el expediente a la oficinista.

OFICINISTA

13.13 Desanota el expediente en el libro diario y pasa al secretario.

SECRETARIO

13.14 Cumple lo decidido por el Despacho, que será una de las siguientes opciones:

a) Archivar;

b) Entregar al abogado para vigilancia;

c) Remitir al competente;

d) Entregar al Procurador Judicial para que intervenga;

e) Comunicar al peticionario la decisión tomada;

f) Para cumplir algunas de las anteriores, pasa al oficinista.

OFICINISTA

13.15 Hace las desanotaciones pertinentes.

a) Desanota;

b) Lo entrega al abogado si es el caso;

c) Lo entrega al Procurador Judicial si es el caso;

d) Lo envía a la oficina correspondiente, evento en el cual pasa al notificador;

e) Si no es ninguna de las anteriores lo archiva.

NOTIFICADOR

Lo lleva a la oficina competente.

14. INDICADORES

Trimestrales

Total peticiones resueltas satisfactoriamente

–––––––––––––––––––––––– X 100

Total peticiones de defensa de bienes de uso público

Dependencia: Delegada para Asuntos Civiles

Proceso: Intervención ante las autoridades públicas en defensa del orden jurídico, del patrimonio público, de las garantías y los derechos fundamentales, sociales, económicos, culturales y colectivos.

Procedimiento: Trámite de la petición o queja formulada para intervenir como Ministerio Público.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Intervenir eficaz y oportunamente como Ministerio Público ante las autoridades judiciales con el fin de garantizar el orden jurídico, patrimonio público, las garantías y derechos fundamentales, sociales, económicos, culturales y colectivos.

2. CLIENTES

Autoridades, entidades estatales y personas naturales o jurídicas.

3. ALCANCE

Se aplica este procedimiento a todas las solicitudes formuladas para intervenir como Ministerio Público y las que se ordenen oficiosamente.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los solicitantes, Rama Jurisdiccional en materia civil, Procuraduría, Consejo Superior de la Judicatura.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política.

 Decreto 262 de 2000.

 Resolución 017 de 2000.

 Código de Procedimiento Civil.

 Código Civil.

 Código de Comercio.

 Demás normas concordantes y complementarias.

6. DEFINICIONES

No se aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de informes.

 Formatos para estadísticas.

 Modelo de auto.

8. CONDICIONES GENERALES

Establecer las irregularidades denunciadas por los peticionarios con el fin de intervenir en defensa del orden jurídico o del patrimonio público o de los derechos y garantías fundamentales.

9. SALIDAS

Registro de solicitudes de intervención.

10. REGISTROS

 Solicitudes de intervención.

 Intervenciones de oficio.

 Informes periódicos,

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Revisión del proceso en los Juzgados, para que su trámite sea ágil y no se vulnere ningún derecho, ni el debido proceso.

 Informes periódicos con los cuales se establece que el procedimiento se está realizando.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

NOTIFICADOR

13.1 Recoge la correspondencia del C.A.P. (Centro de Atención al Público), la incluye en el consecutivo que para el efecto se lleva en la Delegada y la pasa al secretario.

SECRETARIO

13.2 Revisa la correspondencia, la clasifica y las peticiones para intervención en materia civil pasa al sustanciador.

SUSTANCIADOR

13.3 Proyecta auto de comisión y pasa a la oficinista.

OFICINISTA

13.4 Radica la petición en el libro diario y la pasa al Despacho de la Delegada.

DELEGADA

13.5 Firma el auto de acuerdo con la petición y lo devuelve a la oficinista.

OFICINISTA

13.6 Lo desanota del libro diario y lo pasa al secretario.

SECRETARIO

13.7 Cumple lo ordenado por el Despacho.

a) Comunica al interesado la decisión del Despacho;

b) Se asigna número al expediente y pasa a la oficinista.

OFICINISTA

13.8 Radica expedientes.

a) Hace carátula;

b) Radica;

c) Entrega al abogado comisionado, quien firma el recibido.

ABOGADO

13.9 Recibe el expediente.

a) Revisa el proceso materia de la comisión;

b) Elabora informe evaluativo confrontando la actuación encontrada en el proceso con las inconformidades presentadas por el solicitante o los inconvenientes que detecte en los que se ordena revisión de oficio con recomendaciones y sugerencias como intervención de la Delegada como Ministerio Público; vigilancia; archivo de las diligencias por ser infundada la solicitud o encontrarse irregularidades al revisar el proceso objeto de la comisión. Pasa el expediente al sustanciador.

SUSTANCIADOR

13.10 Proyecta el auto correspondiente y lo pasa a la oficinista.

OFICINISTA

13.11 Lo anota en el libro diario y lo pasa al Despacho.

DESPACHO

13.12 Evalúa el informe mediante auto.

a) Si lo considera pertinente y se hace necesario, solicita al abogado complementación o aclaración al informe;

b) Si está de acuerdo con el informe inicial, ordena cumplir las recomendaciones y sugerencias;

c) Devuelve el expediente a la oficinista.

OFICINISTA

13.13 Desanota el expediente en el libro diario y pasa al secretario.

SECRETARIO

13.14 Cumple lo decidido por el Despacho, que será una de las siguientes opciones:

a) Archivar;

b) Entregar al abogado para vigilancia;

c) Remitir al competente;

d) Entregar al Procurador Judicial para que intervenga;

e) Comunicar al peticionario la decisión tomada;

f) Para cumplir algunas de las anteriores pasa al oficinista.

OFICINISTA

13.15 Hace las desanotaciones pertinentes.

a) Desanota;

b) Lo entrega al abogado si es el caso;

c) Lo entrega al Procurador Judicial si es el caso;

d) Lo envía a la oficina correspondiente, evento en el cual pasa al notificador;

e) Si no es ninguna de las anteriores, lo archiva.

NOTIFICADOR

13.16 Lo lleva a la oficina competente.

14. INDICADORES

Total intervenciones satisfactorias

––––––––––––––––––– X 100

Total negocios recibidos para intervención

Dependencia: Delegada para Asuntos Civiles

Proceso: Intervención ante las autoridades públicas en defensa del orden jurídico, del patrimonio público, de las garantías y los derechos fundamentales, sociales, económicos, culturales y colectivos.

Procedimiento: Trámite de la petición o queja formulada para intervenir como Ministerio Público.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Te niendo en cuenta las irregularidades encontradas después de la revisión efectuada al proceso, se debe intervenir de manera oportuna y ágil para que se adecue el trámite a los procedimientos legales o se defienda el patrimonio público, si está en entredicho.

2. CLIENTES

Autoridades judiciales en materia civil, procuradores judiciales adscritos a la Delegada y peticionarios.

3. ALCANCE

Se aplica este procedimiento a todos los procesos en que se deba garantizar el orden jurídico, los derechos o garantías fundamentales y la defensa del patrimonio público.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los procuradores judiciales adscritos a la Delegada para Asuntos Civiles, a la jurisdicción ordinaria en materia civil, al Consejo de la Judicatura y a los peticionarios.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política.

 Decreto 262 de 2000.

 Resolución 017 de 2000.

 Código de Procedimiento Civil.

 Código Civil.

 Código de Comercio.

 Demás normas concordantes y complementarias.

6. DEFINICIONES

No se aplican.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de informes.

 Formatos para estadísticas.

 Modelo de auto.

8. CONDICIONES GENERALES

Atender a los términos judiciales para presentar los escritos de manera oportuna.

9. SALIDAS

Registro de solicitudes de intervención.

10. REGISTROS

 Solicitudes de intervención.

 Intervenciones de oficio.

 Informes periódicos.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Vigilar que se adecue el trámite a los procedimientos legales y proteger en forma oportuna y segura el patrimonio público.

12. ANEXOS

No aplica

13. ACTIVIDADES

OFICINISTA

13.1 Hace entrega del expediente al Procurador Judicial previa constancia de recibido.

PROCURADOR JUDICIAL

13.2 Recibe el expediente.

a) Estudia todo lo actuado para tener conocimiento de la intervención que se ordena;

b) Prepara el escrito de la intervención;

c) Lo presenta en el Despacho Judicial correspondiente;

d) Continúa vigilancia del proceso;

e) Cumple el objeto de la intervención, rinde informe al Despacho con recomendaciones para su archivo y lo pasa al sustanciador.

SUSTANCIADOR

13.3 Proyecta auto de comisión y pasa a la oficinista.

OFICINISTA

13.4 Anota lo correspondiente al expediente en el libro diario y lo pasa al Despacho de la Delegada.

DELEGADA

13.5 Mediante auto, ordena el archivo del expediente, dando instrucciones de que comunique al peticionario de la decisión y lo devuelve a la oficinista.

OFICINISTA

13.6 Lo desanota del libro diario y lo pasa al secretario.

SECRETARIO

13.7 Cumple lo ordenado por el Despacho.

a) Comunica al interesado la decisión del Despacho;

b) Desanota y archiva el expediente.

14. INDICADORES

Total conceptos emitidos

––––––––––––––––––– X 100

Total procesos recibidos para concepto

Dependencia: Delegada para Asuntos Civiles

Proceso: Intervención ante las autoridades públicas en defensa del orden jurídico, del patrimonio público, de las garantías y los derechos fundamentales, sociales, económicos, culturales y colectivos.

Procedimiento: Trámite de la petición o queja formulada para intervenir como Ministerio Público.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Verificar que las pruebas solicitadas no se opongan a las leyes colombianas, o a otras disposiciones nacionales de orden público, que se halle el exhorto debidamente autenticado y traducido al idioma castellano si fuere el caso.

2. CLIENTES

Autoridades extranjeras del orden jurisdiccional, jueces civiles del circuito, procuradores judiciales adscritos a la Delegada.

3. ALCANCE

Se aplica este procedimiento a las solicitudes de pruebas que mediante exhorto requieren funcionarios extranjeros para que se practique por los jueces colombianos.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los jueces civiles del circuito, procuradores judiciales adscritos a la Delegada para Asuntos Civiles, y sección de notificaciones de la Oficina Judicial.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262 de 2000.

 Código de Procedimiento Civil.

 Código Civil.

 Demás normas concordantes y complementarias.

6. DEFINICIONES

No se aplican.

7. FORMATOS A UTILIZAR

No se aplican.

8. CONDICIONES GENERALES

Que el exhorto cumpla con las exigencias de la ley colombiana.

9. SALIDAS

Listado de exhortos.

10. REGISTROS

 Solicitudes de intervención.

 Intervención.

 Concepto.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Confrontar el exhorto con la legislación nacional para establecer si está conforme con la misma y no se oponía ninguna disposición y verificar que su trámite se realice oportunamente.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

JUZGADOS DEL CIRCUITO

13.1 Hace entrega del exhorto junto con la notificación en la secretaría de la Delegada.

SECRETARIA

13.2 Recibe el exhorto y lo pasa al sustanciador.

SUSTANCIADOR

13.3 Proyecta auto asignando Procurador Judicial y pasa a la oficinista.

OFICINISTA

13.4 Anota lo correspondiente al exhorto en el libro diario y lo pasa al Despacho de la Delegada.

DESPACHO

13.5 Se notifica y designa Procurador Judicial mediante auto proyectado y lo devuelve a la oficinista.

OFICINISTA

13.6 Lo desanota del libro diario y lo pasa al secretario.

SECRETARIO

13.7 Lo radica y lo entrega al Procurador Judicial.

PROCURADOR JUDICIAL

13.8 Recibe el exhorto.

a) Lo estudia y confronta con la legislación colombiana;

b) Emite concepto y lo devuelve a la secretaría.

SECRETARIO

13.9 Desanota el expediente y lo remite al Juzgado Civil del Circuito de origen con el notificador de la Delegada.

NOTIFICADOR

13.10 Hace entrega del exhorto en el Juzgado correspondiente.

14. INDICADORES

Total intervenciones

–––––––––––––––– X 100

Total notificaciones y traslados

Dependencia: Delegada para Asuntos Civiles

Proceso: Intervención ante las autoridades públicas en defensa del orden jurídico, del patrimonio público, de las garantías y los derechos fundamentales, sociales, económicos, culturales y colectivos.

Procedimiento: Trámite de la petición o queja formulada para intervenir como Ministerio Público.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Establecer que las sentencias u otras providencias que revistan el carácter de tal, pronunciadas por país extranjero, y que se pretende surtan efecto en nuestro país, cumplan con los requisitos de reciprocidad legislativo o diplomático, además que se hayan traducido al idioma castellano si fuere necesario.

2. CLIENTES

Todas las personas naturales o jurídicas y a cualquier otra forma asociativa con o sin personalidad jurídica que presenten solicitud ante la Corte Suprema de Justicia-Sala de Casación civil para que se conceda exequátur a una sentencia o providencia dictada en país extranjero.

3. ALCANCE

Se aplica este procedimiento a la Sala de Casación Civil de la Corte Suprema de Justicia- Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia-Procuraduría Dele gada para Asuntos Civiles y a las partes involucradas en la sentencia o providencia objeto del exequátur.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a las partes que cobija la sentencia o providencia objeto de exequátur, Procuraduría Delegada para Asuntos Civiles, Corte Suprema de Justicia-Sala de Casación Civil.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262 de 2000.

 Código de Procedimiento Civil.

 Demás normas concordantes y complementarias.

6. DEFINICIONES

No se aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo de diligencias de notificación y traslado.

8. CONDICIONES GENERALES

Toda sentencia o providencia que revista el carácter de tal puede tener eficacia en nuestro país, siempre que previo el procedimiento previsto por el Libro Quinto Título XXXVI, Capítulo Y, se le conceda el exequátur. Para ello se debe acreditar la reciprocidad diplomática esto es que se haya suscrito tratado entre Colombia con el país de origen de la sentencia, sobre la fuerza que se les reconoce a tales piezas jurídicas o si no existiere tratado se deberá dictar la reciprocidad legislativa aportando copia de la respectiva ley; si la sentencia o providencia no está en idioma castellano, se debe traducir.

9. SALIDAS

Efectuar inventario de las intervenciones en trámite de exequátur.

10. REGISTROS

 Solicitudes de intervención.

 Intervención.

 Concepto.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Establecer que se cumplan los requisitos exigidos por la legislación procesal civil para que se decrete el exequátur frente a la sentencia o providencia que se pretende se le reconozcan efectos en Colombia, mediante vigilancia del trámite.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

13.1 Deja el expediente en la secretaría de la Delegada para notificación y traslado.

SECRETARIA

13.2 Recibe el expediente y procede a:

a) Radicar;

b) Elaborar proyecto de notificación personal;

c) Pasar el expediente al oficinista.

OFICINISTA

13.3 Anota lo correspondiente al expediente en el libro diario y lo pasa al Despacho de la Delegada.

DESPACHO

13.4 Se notifica y designa abogado para que proyecte concepto y lo devuelve a la oficinista.

OFICINISTA

13.5 Lo desanota del libro diario y lo pasa al abogado comisionado.< o:p>

ABOGADO

13.6 Recibe el expediente y procede a:

a) Estudiar, revisar y evaluar la demanda y las pruebas;

b) Proyectar concepto para la firma del Delegado;

c) Pasarlo al oficinista.

OFICINISTA

13.7 Recibe el expediente del abogado, desanota en el libro y pasa al Despacho.

DESPACHO

13.8 El Delegado firma el concepto y lo devuelve al oficinista para que haga las desanotaciones del caso y entregue el concepto al notificador para que a su vez haga entrega en la secretaría de la Sala de Casación Civil de la Corte Suprema de Justicia.

NOTIFICADOR

13.9. Hace entrega del exequátur en la Corte Suprema de Justicia.

14. INDICADORES

Total intervenciones efectivas

––––––––––––––––––––––– X 100

Total solicitudes de intervención ante la Corte

Dependencia: Delegada para Asuntos Civiles

Proceso: Intervención ante las autoridades públicas en defensa del orden jurídico, del patrimonio público, de las garantías y los derechos fundamentales, sociales, económicos, culturales y colectivos.

Procedimiento: Trámite de la petición o queja formulada para intervenir como Ministerio Público.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZ O 2001

1. OBJETIVO

Intervenir en los procesos cuando sea necesario para defender el orden jurídico, patrimonio público, las garantías y los derechos fundamentales, sociales, económicos, culturales y colectivos.

2. CLIENTES

Todas las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas que soliciten intervención de la Delegada como Ministerio Público.

3. ALCANCE

Se aplica este procedimiento a las solicitudes de intervención como Ministerio Público ante la Sala de Casación Civil de la Corte Suprema de Justicia, elevadas por personas naturales o jurídicas, de derecho público o privado que se presenten a través de las Procuradurías Territoriales o ante la Delegada para Asuntos Civiles y es válido para la Corte Suprema de Justicia, personas naturales o jurídicas y Procuraduría Delegada para Asuntos Civiles.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a las partes intervinientes en el proceso, Procuraduría Delegada para Asuntos Civiles y Sala de Casación Civil de la Corte Suprema de Justicia.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262 de 2000.

 Código de Procedimiento Civil.

 Demás normas concordantes y complementarias.

6. DEFINICIONES

No se aplican.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo de comunicación.

8. CONDICIONES GENERALES

La Constitución Política en su artículo 277-7 faculta a la Procuraduría General de la Nación para intervenir ante las autoridades judiciales o administrativas en defensa del orden jurídico, del patrimonio público o los derechos y garantías fundamentales.

Al desarrollarse legalmente este principio constitucional, el Decreto-ley 262 del 22 de febrero de 2000 dispuso que la función de Ministerio Público ante la Sala de Casación Civil de la Corte Suprema de Justicia la debe ejercer el Procurador Delegado para Asuntos Civiles.

Por ello las peticiones elevadas por particulares o personas jurídicas de derecho público o privado para intervenir como Ministerio Público en procesos que se tramiten ante la Sala de Casación Civil de la más alta corporación de la jurisdicción ordinaria son asumidas directamente por el Delegado para Asuntos Civiles y mediante este procedimiento.

9. SALIDAS

Lleva inventario de las intervenciones como parte y como Ministerio Público.

10. REGISTROS

 Radicación de las solicitudes.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Lograr la adecuada defensa del orden jurídico, patrimonio público, garantías y derechos fundamentales, conforme a lo dispuesto en el artículo 31 del Decreto 262 de 2000 mediante la intervención oportuna, ágil y eficiente.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIA

13.1 Recibe comunicación o petición de intervención provenientes de las Procuradurías Territoriales o de las personas naturales o jurídicas.

a) Radica;

b) Pasa al oficinista.

OFICINISTA

13.2 Recibe las actuaciones, anota en el libro diario y lo pasa al Despacho.

DESPACHO

13.3 El Delegado recibe las actuaciones y procede a:

a) Estudiar la petición y establece la necesidad de intervención como parte o como Ministerio Público;

b) Elaborar el escrito correspondiente de intervención;

c) Presentarlo personalmente ante la Sala de Casación Civil de la Corte Suprema de Justicia;

d) Si después de enterado del objeto de la solicitud de intervención considera que no es necesario, devuelve el expediente al oficinista para su archivo.

OFICINISTA

13.4 Lo desanota del libro diario, lo pasa al secretario para su archivo.

14. INDICADORES

Total intervenciones efectivas

––––––––––––––––––––– X 100

Total solicitudes de intervención ante la Corte

Dependencia: Delegada para Asuntos Civiles

Proceso: Intervención ante las autoridades públicas en defensa del orden jurídico, del patrimonio público, de las garantías y los derechos fundamentales, sociales, económicos, culturales y colectivos.

Procedimiento: Trámite de la petición o queja formulada para intervenir como Ministerio Público.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Actuar como Ministerio Público en los Tribunales de Arbitramento cuando haya lugar a ello para defender diligentemente el orden jurídico, el patrimonio público, las garantías y derechos fundamentales, al igual que los individuales y colectivos.

2. CLIENTES

Todas las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas que soliciten la intervención de esta Delegada como Ministerio Público.

3. ALCANCE

Se aplica este procedimiento a las comunicaciones que en cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 114 inciso 1o. de la Ley 23 de 1991, envía a esta Delegada el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio para que los Procuradores Judiciales intervengan en caso de ser necesario.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a las partes intervinientes en el proceso, al centro de arbitraje y conciliación de la Cámara de Comercio y los procuradores judiciales asignados a la Delegada para Asuntos Civiles.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262 de 2000.

 Código de Comercio

 Ley 23 de 1991.

6. DEFINICIONES

No se aplican.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo de informe evaluativo.

8. CONDICIONES GENE RALES

El Decreto 262 de 2000 atribuye a los Procuradores Judiciales asignados a la Delegada para Asuntos Civiles, la función de intervenir ante los Tribunales de Arbitramento que conozcan procesos civiles y demás autoridades que señale la ley siempre que sea necesario para lograr la defensa del orden jurídico, patrimonio público, derechos y garantías fundamentales de las partes.

9. SALIDAS

Lleva relación de las solicitudes recibidas y de los informes rendidos, así como de las intervenciones.

10. REGISTROS

 Radicación de comunicaciones.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Intervenir con diligencias y eficiencia en el desarrollo del proceso arbitral cuando sea necesario, con el fin de garantizar a las partes el debido proceso, la adecuada aplicación del orden jurídico, la defensa del patrimonio público y el respeto por los derechos y garantías fundamentales de las partes intervinientes en el mismo.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIO TRIBUNAL ARBITRAMENTO

13.1 Envía comunicación al Procurador General de la Nación y éste la remite a la secretaría para la Delegada en Asuntos Civiles.

SECRETARIA

13.2 Recibe, radica y pasa el expediente al sustanciador.

SUSTANCIADOR

13.3 Proyecta auto asignando Procurador Judicial y pasa a la oficinista.

OFICINISTA

13.4 Anota lo correspondiente al expediente en el libro diario y lo pasa al Despacho de la Delegada.

DESPACHO

13.5 Estudia y por auto designa abogado para que revise el expediente y lo devuelve a la oficinista para que realice las desanotaciones de rigor.

OFICINISTA

13.6 Lo desanota del libro diario y lo pasa al Secretario.

SECRETARIO

13.7 Lo radica y lo entrega al abogado comisionado.

ABOGADO

13.8 Recibe el expediente y procede a:

a) Revisar el proceso;

b) Rendir informe indicando si es necesario o no ejercer vigilancia, intervenir o simplemente archivar;

c) Pasar al sustanciador para que proyecte la decisión tomada.

SUSTANCIADOR

13.9 Proyecta decisión y lo pasa al oficinista.

OFICINISTA

13.10 Realiza las anotaciones de rigor y lo pasa al Despacho.

DESPACHO

13.11 Evalúa el informe y mediante auto decide:

a) Solicitar al abogado complementación o aclaración del informe;

b) Si está de acuerdo totalmente con el informe, lo acoge y según sea el caso puede ordenar devolverlo al abogado comisionado para vigilancia, entregarlo al Procurador Judicial para que intervenga, si no es necesaria ninguna de las anteriores, ordena su archivo y lo devuelve al oficinista.

OFICINISTA

13.12 Recibe las actuaciones, procede a las anotaciones de rigor en el libro y lo pasa al secretario para cumplir lo ordenado.

SECRETARIO

13.13 Cumple con lo ordenado por el Delegado mediante el auto firmado, procede a ejecutar y devuelve al oficinista para que éste se encargue de desanotar, entregar al abogado para vigilancia o al procurador judicial para intervención si es el caso, o si no procede al archivo de las actuaciones.

14. INDICADORES

Intervención como Ministerio Público por irregularidades

–––––––––––––––––––––––––– X 100

Total comunicaciones de iniciación Tribunales Arbitramento

Dependencia: Delegada para Asuntos Civiles

Proceso: Intervención ante las autoridades públicas en defensa del orden jurídico, del patrimonio público, de las garantías y los derechos fundamentales, sociales, económicos, culturales y colectivos.

Procedimiento: Trámite de la petición o queja formulada para intervenir como Ministerio Público.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Agilizar ante las entidades públicas el pago de las condenas y los acuerdos conciliatorios o la devolución del dinero ordenado con el fin de evitar el incremento innecesario de los intereses moratorios.

2. CLIENTES

Entidades públicas del orden nacional.

3. ALCANCE

Se aplica este procedimiento a las entidades públicas a nivel nacional que sean condenadas al pago o devolución de una cantidad líquida de dinero.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los jueces civiles del circuito, Procuraduría y entidades públicas.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262 de 2000.

 Constitución Política.

 Resolución 017 de 2000.

 Demás normas concordantes y complementarias.

6. DEFINICIONES

No se aplican.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo de informe.

8. CONDICIONES GENERALES

Llevar un registro actualizado de las sentencias dictadas en los Juzgados Civiles del Circuito contra las entidades públicas del orden nacional, así como de los acuerdos conciliatorios en donde las condenan al pago o devolución de dinero.

9. SALIDAS

Registro de las sentencias que condenan al pago o la devolución de dineros.

10. REGISTROS

 Informes mensuales.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Revisar en forma diligente y oportuna los fallos dictados contra los organismos públicos del orden nacional con el fin de intervenir ante los mismos, para exigir la inclusión de las partidas correspondientes, de conformidad con lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo y en la Ley Anual del Presupuesto General de la Nación.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

DESPACHO.

13.1 Comisiona abogado y le asigna los despachos judiciales en los cuales debe revisar las sentencias mes a mes, así como las actas de conciliación, efectuando el correspondiente reparto.

ABOGADO.

13.2 Revisa las sentencias proferidas en el mes y los acuerdos conciliatorios.

 Elabora informe.

 Pasa a sustanciador.

SUSTANCIADOR

13.3 Recibe y selecciona información.

 Verifica si existe condena o conciliación.

 Si existe, exige a los servidores públicos la inclusión de las partidas presupuestales correspondientes para que efectúen los pagos.

14. INDICADORES

No aplica.

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

PROCURADURÍA DELEGADA PARA LA VIGILANCIA ADMINISTRATIVA

FEBRERO DE 2001

VER PROCESO DISCIPLINARIO UNIFICADO

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PUBLICO

FEBRERO DE 2001

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

DIVISION DE INVESTIGACIONES SOCIOPOLITICAS

Y ASUNTOS SOCIOECONOMICOS

DEL INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PUBLICO

FEBRERO DE 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprime su dinámica diaria.

Por ello, los manuales de procedimientos adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, solicitamos la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno, y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas en la Procuraduría.

Dependencia: Instituto de Estudios del Ministerio Público División de Investigaciones Sociopolíticas y Asuntos Socioeconómicos

Proceso: investigación científica

Procedimiento: Identificación de necesidades y programación de investigaciones

Código:

Revisó JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Identificar, evaluar y seleccionar los proyectos de investigación por desarrollar durante un período determinado, de manera que respondan a las funciones y competencias del Ministerio Público.

2. CLIENTES

Los profesionales de diferentes áreas del Ministerio Público, Instituciones, y Organizaciones Públicas o privadas, investigadores y grupos de investigación.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todas las propuestas de investigación.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los Proponentes, la Dirección del Instituto, la División Administrativa y Comité de Investigaciones y División de Investigaciones.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262 de 2000.

 Reglamento Interno del Instituto. Resolución 03 de 1996.

 Ley Orgánica de Presupuesto.

 Presupuesto de la vigencia.

 Normas concordantes.

6. DEFINICIONES

Comité de Investigaciones: Es una instancia de evaluación y de decisión conformada por Director(a), Jefe División Investigaciones, Jefe División de Capacitación, investigador y/o experto externo.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Guía para presentación de proyectos.

8. CONDICIONES GENERALES

La Planeación como herramienta gerencial se constituye en el instrumento principal para organizar la labor investigativa, determina las líneas de investigación por las cuales se regirá el trabajo de la División; aclara las áreas temáticas que permiten mayor especificidad y contribuye a la ejecución organizada y eficaz del presupuesto.

9. SALIDAS

 Necesidades de Investigación.

 Programación de Investigaciones.

10. REGISTROS

 Listado de Necesidades de Investigación.

 Programación de Investigaciones.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Confrontación de necesidades con la programación.

 Confrontación e integración de directrices del Instituto de Estudios.

 Adecuación del presupuesto de la vigencia a la programación total del Instituto y a la Ley Orgánica de Presupuesto.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

DIRECTOR

13.1 Presenta políticas y da orientaciones sobre investigaciones y publicaciones.

JEFE INVESTIGACIONES SOCIOPOLITICAS

13.2 Remite oficio a las Dependencias del Ministerio Público con indicaciones y orientaciones del caso. Adicionalmente anexa el formato "Guía de Presentación de Proyectos".

DEPENDENCIAS O SOLICITANTE EXTERNO

13.3 Entrega a División de Investigaciones el formato "Guía de presentación de proyectos" debidamente diligenciado.

SECRETARIA

13.4 Recepciona solicitudes y formatos diligencias de "Guía de presentación de Proyectos".

ASESOR

13.5 Prepara programación con base en las necesidades de investigación y solicitudes recepcionadas.

JEFE INVESTIGACIONES SOCIOPOLITICAS

13.6 Presenta la programación al Comité de In vestigaciones.

COMITE DE INVESTIGACIONES

13.7 Analiza, aprueba o propone ajustes a la programación.

JEFE INVESTIGACIONES SOCIOPOLITICAS

13.8 Recoge sugerencias y/o ajustes.

ASESOR

13.9 Realiza ajustes y presenta programación definitiva.

SECRETARIA

13.10 Envía a División Administrativa del Instituto la programación aprobada.

14. INDICADORES

Guías completas y correctas

–––––––––––––– x 100

Total Guías recibidas

 Causas de rechazo y su participación porcentual.

 Total de solicitudes por programa.

Dependencia: Instituto de Estudios del Ministerio Público División de Investigaciones Sociopolíticas y Asuntos Socioeconómicos

Proceso: Investigación científica

Procedimiento: Términos de referencia y adjudicación de contrato

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Determinar las características técnicas y financieras requeridas para la contratación de investigadores externos o Editoriales, teniendo en cuenta las especificaciones de cada investigación o de cada obra para publicar.

2. CLIENTES

Contratista, Directora del Instituto, División Administrativa.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todas las contrataciones que solicite la División.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra directamente a los Investigadores, Editoriales, Directora del Instituto, División de Investigaciones y paralelamente relaciona a la División Administrativa-Contratos.

5. REFERENCIAS

 Legislación sobre contratación general.

 Normas de ciencia y tecnología.

 Legislación editorial y derechos de autor.

 Estatuto Instituto de Estudios.

 Normas concordantes.

6. DEFINICIONES

N. A.

7. FORMATOS A UTILIZAR

N. A.

8. CONDICIONES GENERALES

Las características técnicas requieren especificaciones tanto investigativas como de carácter editorial, las cuales hacen parte integral del contrato. Adicionalmente se establece, mediante cotizaciones previas, el monto requerido. Los anteriores aspectos se presentan con anticipación a la División Administrativa, para lo de su competencia.

9. SALIDAS

 Características técnicas requeridas.

 Oficio de solicitud de disponibilidad presupuestal.

10. REGISTROS

 Oficio a Directora.

 Hojas de Vida de Investigadores.

 Cotizaciones (mínimo 2).

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Confrontación de Oficio a Director (a) con los documentos soporte.

 Confrontación del número de cotizaciones según cuantía.

 Confrontación cotizaciones con especificaciones técnicas requeridas.

12. ANEXOS

 Hojas de vida.

 Cotizaciones.

13. ACTIVIDADES

JEFE INVESTIGACIONES SOCIOPOLITICAS

13.1 Con base en la programación aprobada, establece con los interesados las características requeridas para la investigación o para la publicación, según sea el caso.

13.2 Envía oficio a Dirección en el que se indican las características técnicas requeridas, junto con hojas de vida o cotizaciones y solicita disponibilidad presupuestal con especificación de:

 El objeto del compromiso por adquirir.

 Monto del compromiso.

 Lugar y fecha de inicio y terminación del compromiso.

 Forma de pago.

 Nombre completo del beneficiario o razón social.

 Numero de cédula o Nit.

 Dirección, teléfono, ciudad, país, número de fax del beneficiario.

 Diligenciamiento, por parte del beneficiario, del formato para pagos.

SECRETARIA

13.3 Recibe ofertas.

ASESOR

13.4 Organiza y prepara cuadro de ofertas.

JEFE INVESTIGACIONES SOCIOPOLITICAS

13.5 Evalúa ofertas.

13.6 Decide sobre mejor oferta conforme a normas de contratación.

DIRECTOR

13.7 Estudia y remite oficio a División Administrativa para adelantar todo lo relacionado con la contratación así como los trámites presupuestales.

JEFE DIVISION ADMINISTRATIVA

13.8 Adelanta trámites de contratación.

13.9 Envía comunicaciones a todos los responsables para iniciación de trabajos.

JEFE INVESTIGACIONES SOCIOPOLITICAS

13.10 Recibe información de División Administrativa sobre existencia de disponibilidad presupuestal y contrato.

14. INDICADORES

 Total Términos de referencia aprobados frente a los rechazados.

 Causas de aprobación y de rechazo.

Dependencia: Instituto de Estudios del Ministerio Público División de Investigaciones Sociopolíticas y Asuntos Socioeconómicos

Proceso: Investigación científica

Procedimiento: Desarrollo de investigaciones

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Implementar los proyectos de investigación mediante la utilización de técnicas y metodologías de investigación social, jurídica, económica y/o política.

2. CLIENTES

Los profesionales del Ministerio Público, Instituciones, Organizaciones e Investigadores externos

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los que participan directamente en el desarrollo de una investigación.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los solicitantes, al Comité de Investigaciones del Instituto de Estudios del Ministerio Público y a toda la estructura del Instituto.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262 de 2000.

 Reglamento Interno del Instituto.

 Normas sobre Ciencia y Tecnología.

 Ley Orgánica de Presupuesto.

 Presupuesto de la vigencia.

 Manual de investigaciones.

6. DEFINICIONES

N. A.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Los básicos derivados de la investigación científica.

8. CONDICIONES GENERALES

La articulación de la investigación científica a labor disciplinaria y de Ministerio Público que adelanta la entidad, a través de la Procuraduría, la Defensoría del Pueblo y las Personerías representa un desafío para todos sus funcionarios. Implica la planeación y ejecución de estrategias que permitan la apertura de espacios hacia el aprendizaje y aplicación de nuevas metodologías que den como resultado una mayor competencia hacia la interpretación de la realidad.

9. SALIDAS

 Documento que contiene Investigaciones.

10. REGISTROS

 Informes de investigadores.

 Informes sobre interventoría.

 Oficios varios s obre apoyo a investigaciones.

 Certificaciones de cumplimiento de trabajo.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Confrontación de proyectos de investigación con informes de avance e informes finales de investigación.

 Confrontación de investigaciones con solicitudes de ajustes o recomendaciones dadas por el Comité de Investigaciones.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

JEFE INVESTIGACIONES SOCIOPOLITICAS

13.1 Establece actividades con investigadores para inicio y seguimiento de trabajos, con base en el cronograma correspondiente.

13.2 Solicita a Directora disponibilidad presupuestal.

DIRECTOR

13.3 Envía a División Administrativa para que adelante trámites de su competencia.

JEFE DIVISION ADMINISTRATIVA

13.4 Adelanta trámites de contratación.

13.5 Envía comunicaciones a investigadores.

PROFESIONALES O SOLICITANTE EXTERNO

13.6 Presentan informes de avance y finales de investigación.

JEFE INVESTIGACIONES SOCIOPOLITICAS

13.7 Recibe informes en las fechas establecidas.

13.8 Realiza interventorías sobre investigaciones adelantadas.

< p class=CUERPOTEXTO style='line-height:10.3pt'>SECRETARIA

13.9 Convoca a miembros del Comité de Investigaciones

COMITE DE INVESTIGACIONES

13.10 Evalúa y conceptúa sobre informes de avance y finales de investigación.

JEFE DIVISION DE INVESTIGACIONES

13.11 Envía comunicaciones a las dependencias y/o investigadores sobre conceptos del Comité.

SOLICITANTES, O INVESTIGADORES EXTERNOS

13.12 Realizan ajustes o presentan documentos aclaratorios a División de Investigaciones sobre observaciones del Comité de Investigaciones.

JEFE INVESTIGACIONES SOCIOPOLITICAS

13.13 Expide certificaciones de cumplimiento de trabajo sobre investigaciones.

SECRETARIA

13.14 Remite certificaciones de cumplimiento de trabajo a División Administrativa.

DIVISION ADMINISTRATIVA

13.15 Adelanta trámites de pago a Investigadores.

14. INDICADORES

Total investigaciones adelantadas en el período frente al período anterior

Total investigaciones por áreas

Total investigadores Ministerio Público durante el período

––––––––––––––––––––––––––––––x 100

Total investigadores durante el período

Dependencia: Instituto de Estudios del Ministerio Público División de Investigaciones Sociopolíticas y Asuntos Socioeconómicos

Proceso: Investigación científica

Procedimiento: Socialización de investigaciones

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Uso del conocimiento científico obtenido para de esta manera fortalecer la contribución del Ministerio Público a elevar los niveles de justicia y de bienestar de la sociedad colombiana.

2. CLIENTES

Las diferentes dependencias involucradas en la investigación, instituciones relacionadas, organizaciones externas y comunidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todas las investigaciones adelantadas y aprobadas por el Instituto de Estudios.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los investigadores, dependencias, instituciones y organizaciones.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262/2000.

 Estatuto del Instituto de Estudios del Ministerio Público.

 Normas concordantes.

6. DEFINICIONES

N. A.

7. FORMATOS A UTILIZAR

N. A.

8. CONDICIONES GENERALES

La soc ialización de los resultados de las diferentes investigaciones que adelanta la entidad o en las que participa de manera directa e indirecta permite la vinculación efectiva de la investigación con las instancias de decisión, con los beneficiarios directos y con la comunidad para así contribuir de manera efectiva a la preservación de un estado social de derecho y paralelamente participar eficazmente en los cambios sociales-jurídicos requeridos.

9. SALIDAS

 Memorias.

10. REGISTROS

 Base de datos de instancias de decisión.

 Base de datos de entidades e instituciones.

 Oficio o correos electrónicos sobre participación.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verifica la participación con la entidad correspondiente o responsable.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

JEFE INVESTIGACIONES SOCIOPOLITICAS

13.1 Con base en la programación adoptada por el Comité de Investigaciones, realiza la programación de fechas de Foros Nacionales o Regionales, participaciones internacionales, entre otros, en los que se presentan los resultados de las investigaciones.

13.2 Convoca a dependencias e investigadores para definir aspectos de participación.

ASESOR

13.3 Organiza la programación definitiva y establece los costos.

JEFE INVESTIGACIONES SOCIOPOLITICAS

13.4 Solicita a la División Administrativa la ejecución de trámites administrativos y presupuestales para el respaldo de actividades.

13.5 Define participación en las convocatorias, Foros o Debates sobre las temáticas tratadas a través de la investigación en el Ministerio Público.

ASESOR

13.6 Realiza convocatorias, nacionales, regionales o internacionales mediante el empleo de redes de investigación.

BENEFICIARIOS, INSTITUCIONES Y ORGANIZACIONES

13.7 Definen su participación, mediante respuesta escrita, con especificación de los documentos que aportarán, ponencias, compromisos, convenios, etc.

SECRETARIA

13.8 Registra datos y aspectos varios sobre participantes.

13.9 Recibe la información solicitada, efectúa los ajustes necesarios y elabora el listado definitivo de participantes.

13.10 Brinda apoyo logístico sobre las diferentes tareas por desarrollar.

14. INDICADORES

 Total de participantes por entidad u organización.

 Total de participantes para el período y su variación frente al período igual anterior.

 Total de participantes por temática en el período y su variación frente al período anterior.

Dependencia: Instituto de Estudios del Ministerio Público División de Investigaciones Sociopolíticas y Asuntos Socioeconómicos.

Proceso: Investiga ción

Procedimiento: Formación de investigadores

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Promover la investigación social, política y socio-jurídica en las diferentes áreas del Ministerio Público.

2. CLIENTES

Los profesionales del Ministerio Público, profesionales de entidades públicas y de organizaciones.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los profesionales del Ministerio Público del orden nacional y regional.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a toda la estructura del Instituto de Estudios.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262 de 2000.

 Reglamento interno del Instituto. Resolución 03/96.

 Normas concordantes.

6. DEFINICIONES

N. A.

7. FORMATOS A UTILIZAR

N. A.

8. CONDICIONES GENERALES

La forma de hacer ciencia o de construir conocimiento requiere varios factores que van desde el conocimiento crítico de la realidad hasta la aplicación de metodologías rigurosas. Es un proceso que requiere maduración en el cual el entrenamiento cumple un papel determinante, aun para los expertos investigadores. Así mismo requiere un trabajo periódico y en grupo que permita discutir y compartir experiencias vividos en los procesos investigativos.

9. SALIDAS

 Capacitación.

 Agendas de investigación.

10. REGISTROS

 Base de datos de investigadores.

 Agendas de investigación.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Presentación de experiencias de investigación.

 Evaluación de participación de investigadores.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

JEFE INVESTIGACIONES SOCIOPOLITICAS

13.1 Con base en la programación adoptada, realiza la convocatoria en el interior del Ministerio Público, con especificaciones de perfiles y requisitos mínimos.

13.2 Delimita y fija criterios de evaluación de inscritos.

13.3 Evalúa y define participación de inscritos.

ASESOR

13.4 Realiza propuestas sobre desarrollo del programa.

JEFE INVESTIGACIONES SOCIOPOLITICAS

13.5 Fija programa para formación de investigadores.

13.6 Solicita disponibilidad presupuestal para desarrollo del programa.

ASESOR

13.7 Coordina desarrollo de programa.

SECRETARIA

13.8 Elabora bases de datos sobre inscritos.

13.9 Envía comunicaciones sobre admitidos e inicio del programa.

13.10 Adelanta trámites de apoyo logístico para la realización de las actividades.

DIVISION ADMINISTRATIVA

13.11 Adelanta trámites administrativos y presupuestales para que las actividades se desarrollen de manera oportuna y eficaz.

FUNCIONARIOS DE DEPENDENCIAS MINISTERIO PUBLICO

13.12 Realizan inscripción a convocatoria con el lleno de requisitos.

13. 13 Cumplen con las actividades previstas en el programa y las que posteriormente se establezcan como una derivación de éste.

14. INDICADORES

 Total de inscritos.

 Total de inscritos para el período y su variación frente al período igual anterior.

 Total de inscritos en el período y su variación frente al período anterior.

 Total proyectos de investigación.

Dependencia: Instituto de Estudios del Ministerio Público División de Investigaciones Sociopolíticas y Asuntos Socioeconómicos

Proceso: Investigación

Procedimiento: Elaboración, distribución y venta de publicaciones

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Generar espacios de reflexión y acciones futuras en torno de las temáticas que le competen al Ministerio Público y ofrecer a sus funcionarios los instrumentos conceptuales, axiológicos, normativos y metodológicos necesarios que les permita una labor más eficaz.

2. CLIENTES

Todos los funcionarios del Ministerio Público, Entidades públicas, Organizaciones Nacionales e Internacionales y Comunidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a las investigaciones adelantadas y aprobadas en el Ministerio Público. También a todos los proponentes que cumplan los requisitos del reglamento interno del Instituto de Estudios.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a la División de Investigaciones, Comité de Editorial, División Administrativa, Investigadores, Proponentes y las Editoriales.

5. REFERENCIAS

 Legislación editorial.

 Legislación nacional e internacional sobre derechos de autor. Convenio de Berna; Tratado OMPI. Ley 23 de 1982; Ley 44 de 1993; Ley 109 de 1994; Decreto 1737 de 1998; Ley 489 de 1998 y Ley 554 de 2000.

 Reglamento Instituto de Estudios. Resolución 03/96.

 Reglamento Interno para Publicaciones.

 Normas Concordantes.

6. DEFINICIONES

Comité de Publ icaciones: Es una instancia de decisión interna del Instituto de Estudios, que tiene como responsabilidad la de emitir un concepto crítico sobre los materiales presentados al Instituto con el fin de publicarse. Está conformado por Director(a), Jefe División Investigaciones Sociopolíticas, Jefe División Capacitación, Asesor Externo (según área) y Editor (a).

ISBN (International Serial Book Number): Número internacional para obras el cual queda registrado en las primeras páginas. Requisito legal que se cumple ante la Cámara Colombiana del Libro.

ISSN: (ISBN (International Serial Series Number): Número internacional para revistas se tramita ante el ICFES, en la oficina correspondiente de la Hemeroteca Nacional.

Depósito Legal: entrega de obras a título gratuito, a la Biblioteca del Congreso Nacional, Biblioteca Universidad Nacional y Biblioteca Nacional. Es un depósito obligatorio sobre todas las obras.

7. FORMATOS A UTILIZAR

N. A.

8. CONDICIONES GENERALES

El Instituto del Ministerio Público, a través de sus publicaciones difunde aquellos documentos que por su contenido benefician su divulgación de información de interés, tanto como para los servidores públicos del Ministerio Público del país, como para la comunidad académica nacional e internacional y el público en general. Con ellos se pretende ofrecer a sus funcionarios una herramienta de trabajo que les permita abordar de manera crítica con solvencia las dificultades propias de sus funciones, además de institucionalizar un espacio de reflexión en el nivel nacional e internacional sobre las temáticas que maneja el Ministerio Público.

9. SALIDAS

 Publicaciones.

 Catálogo de Publicaciones.

10. REGISTROS

 ISBN.

 ISSN.

 Depósito Legal.

 Dotaciones internas y a entidades públicas.

 Recibo de Ingresos por Ventas.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Correcta Liquidación y elaboración de los recibos de pago, confrontando con las obras vendidas.

 Confrontación de venta de obras con inventario de almacén.

 Correcto diligenciamiento de formatos para ISBN e ISSN.

 Confirmación de consignación del valor de las obras vendidas.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

JEFE INVESTIGACIONES SOCIOPOLITICAS

13.1 Establece contacto con Investigadores o Proponentes para entrega de trabajos y/o documentos para publicar, con base en el cronograma o programación correspondiente.

SECRETARIA

13.2 Convoca a miembros del Comité de Publicaciones.

COMITE DE PUBLICACIONES

13.3 Evalúa y conceptúa sobre publicaciones.

JEFE INVESTIGACIONES SOCIOPOLITICAS

13.4 Envía comunicaciones a las dependencias y/o Investigadores y Proponentes sobre conceptos del Comité

SOLICITANTES O INVESTIGADORES EXTERNOS

13.5 Realizan ajustes o presentan documentos aclaratorios a la División de Investigaciones sobre observaciones del Comité.

JEFE INVESTIGACIONES SOCIOPOLITICAS

13.6 Solicita a Director(a) disponibilidad presupuestal.

DIRECTOR

13.7 Envía a División Administrativa para que adelanten trámites de su competencia relacionados con contratación y presupuesto.

JEFE DIVISION ADMINISTRATIVA

13.8 Adelanta trámites de contratación y de presupuesto.

13.9 Envía comunicaciones a editoriales y a División de Investigaciones sobre trámites cumplidos.

JEFE INVESTIGACIONES SOCIOPOLITICAS

13.10 Realiza interventorías de publicaciones en trámite y terminadas.

13.11 Expide certificaciones de cumplimiento de trabajo.

ALMACENISTA

13.12 Recibe a satisfacción las publicaciones.

13.13 Informa a División Administrativa y División de Investigaciones.

JEFE DIVISION ADMINISTRATIVA

13.14 Adelanta trámites de pago a Editoriales.

14. INDICADORES

Total publicaciones adelantadas en el período frente a las investigaciones adelantadas.

Total investigaciones adelantadas en el período frente al período anterior.

Total publicaciones por áreas.

Total publicaciones Ministerio Público durante el período

––––––––––––––––––––––– x 100

Total investigaciones durante el período

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

DIVISION DE CAPACITACION

FEBRERO DE 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprimen su dinámica diaria.

Por ello, los manua les de procedimientos adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, solicitamos la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedim ientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas en la Procuraduría.

Dependencia: Instituto de Estudios del Ministerio Público División de Capacitación

Proceso: Plan indicativo

Procedimiento: Elaboración del Plan Indicativo de la División de Capacitación

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Elaboración, proyección y aprobación del Plan Indicativo de la División de Capacitación, de tal forma que desagrega en proyectos y programas, el Plan de Desarrollo del Instituto en el área de capacitación.

2. CLIENTES

Servidores Públicos adscritos a la Procuraduría General y otras entidades estatales, así como la comunidad en general.

3. ALCANCE

Todas aquellas personas o entidades que se vean beneficiadas por la acción de la División de Capacitación.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Procurador General, Director del Instituto, Jefe de la División de Investigaciones Sociopolíticas y Asuntos Socioeconómicos, Jefe de la División de Capacitación y demás funcionarios de la División de Capacitación.

5. REFERENCIAS

 Plan de Desarrollo del IEMP.

 Decreto 262 de 2000.

 Reglamento Académico del Instituto.

 Presupuesto asignado para la vigencia al rubro de capacitación.

6. DEFINICIONES

IEMP: Instituto de Estudios del Ministerio Público.

DISAS: División de Investigaciones Sociopolíticas y Asuntos Socioeconómicos.

DC: División de Capacitación.

DAF: División Administrativa y Financiera.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Cuadro para la elaboración del Plan Indicativo.

8. CONDICIONES GENERALES

El Plan Indicativo constituye el marco de acción de la División de Capacitación, para la efectiva ejecución del Plan de Desarrollo del Instituto, en materia de capacitación.

9. SALIDAS

Plan Indicativo aprobado.

10. REGISTROS

 Número de proyectos contenidos en el Plan Indicativo presentados y discutidos.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Aprobación del Plan Indicativo.

 Desarrollo y seguimiento a cada programa o proyecto.

12. ANEXOS

Plan de Desarrollo IEMP.

13. ACTIVIDADES

JEFE DIVISION DE CAPACITACION

13.1 Elabora el proyecto del Plan Indicativo y lo presenta al Director del Instituto de Estudios, así como al Jefe de División de Investigaciones Sociopolíticas y Asuntos Socioeconómicos.

DIRECTOR IEMP

13.2 Remite el Documento al Procurador General de la Nación y realiza las observaciones correspondientes para enviar al Jefe de la División de Capacitación.

JEFE DIVISION DE CAPACITACION

13.3 Adopta mediante acto administrativo el Plan Indicativo y lo ejecuta.

13.4 Comunica lo pertinente al Director del Instituto, directores de División, así como a los funcionarios adscritos a la División de Capacitación.

14. INDICADORES

 Documentación:

Número de proyectos ejecutados

–––––––––––––– x 100

Proyectos presentados

Dependencia: Instituto de Estudios del Ministerio Público-División de Capacitación

Proceso: Selección y contratación de profesores para eventos académicos

Procedimiento: Selección de conferencistas

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Seleccionar y contratar a los aspirantes a ingresar como profesores, dentro de los diferentes programas académicos que ofrece el Instituto de Estudios del Ministerio Público.

2. CLIENTES

Los servidores públicos, del Ministerio Público, Defensoría del Pueblo, demás entidades públicas y la comunidad en general.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los aspirantes a ingresar como profesores.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los aspirantes, la División Académica y el Director del Instituto de Estudios del Ministerio Público.

5. REFERENCIAS

 Reglamento Interno del Instituto.

 Demás normas concordantes

6. DEFINICIONES

IEMP: Instituto de Estudios del Ministerio Público.

DISAS: División de Investigaciones Sociopolíticas y Asuntos Socioeconómicos.

D C: División de Capacitación.

DAF: División Administrativa y Financiera.

7. FORMATOS A UTILIZAR

N. A.

8. CONDICIONES GENERALES

El proceso de Selección pretende seleccionar docentes idóneos para el desarrollo de los diferentes eventos académicos.

9. SALIDAS

Listado de docentes seleccionados.

10. REGISTROS

Base de Datos de Registro para Docentes.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Consejo Académico.

 Evaluaciones de eventos académicos.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

JEFE DIVISION DE CAPACITACION

1. A partir del tema del evento de formación académica, estudia y clasifica las hojas de vida de los docentes de acuerdo con el perfil y trayectoria académica.

2. Escoge el que considere más adecuado e informa al coordinador académico.

COORDINADOR ACADEMICO

Establece contacto con el docente y verifica disponibilidad de tiempo, posteriormente por escrito notifica al docente, indicando nombre del evento, tema, intensidad horaria, lugar, fecha y hora del evento por desarrollar.

Diligencia el formato para elaboración de órdenes de prestación de servicios y entrega a secretaría académica.

SECRETARIA ACAD EMICA

Elabora justificación para la contratación del (los) conferencista (s) y pasa para revisión y firma del Jefe de la División de Capacitación.

JEFE DIVISION DE CAPACITACION

Revisa y firma justificación y lo entrega en la Dirección del Instituto

DIRECCION DEL INSTITUTO

Aprueba la solicitud de la División de Capacitación y solicita Reserva Presupuestal al Jefe de la División Administrativa y Financiera del Instituto.

Si objeta la solicitud, la devuelve a la división académica con las indicaciones para que se tomen los correctivos del caso.

COORDINADOR ACADEMICO

Está pendiente de recoger la orden de prestación de servicios en la División Administrativa para que sea firmada por el conferencista.

En el lugar señalado el día y la hora, está pendiente que el docente cumpla con el compromiso adquirido y así se lo hará saber al Jefe de la División de Capacitación.

JEFE DIVISION ACADEMICA

Expide constancia de cumplimiento de la obligación contractual por parte del conferencista y envía a División Administrativa y Financiera para el pago respectivo.

Dependencia: Instituto de Estudios del Ministerio Público División de Capacitación

Proceso: Plan de desarrollo

Procedimiento: Elaboración del Plan de Desarrollo

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Elaboración y aprobación del Plan de Desarrollo del Instituto de Estudios del Ministerio Público, de modo que se pueda apoyar en políticas y directrices señaladas para el Ministerio Público a través de la investigación, capacitación y el desarrollo humano.

2. CLIENTES

Servidores Públicos del Ministerio Público y de otras entidades, así como la comunidad en general.

3. ALCANCE

El plan de acción cubre a todas aquellas personas o entidades que intervienen con el Instituto para el desarrollo del mismo.

4. RESPONSABILIDADES

Procurador General, Director del Instituto de Estudios del Ministerio Público, Consejo Académico y Jefes de División del Instituto de Estudios.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262 de 2000.

 Reglamento Académico del Instituto.

 Constitución Política de 1991.

 Plan de Desarrollo del Gobierno vigente.

6. DEFINICIONES

IEMP: Instituto de Estudios del Ministerio Público.

DISAS: División de Investigaciones Sociopolíticas y Asuntos Económicos.

DC: Jefe División de Capacitación.

JDF: Jefe División Administrativa y Financiera.

7. FORMATOS A UTILIZA R

N. A.

8. CONDICIONES GENERALES

El Plan de Desarrollo constituye el Marco General de acción del Instituto de acuerdo con lo establecido en la Constitución Política, la ley, Directivas del Procurador General y Consejo Académico.

9. SALIDAS

Plan de Desarrollo Aprobado.

10. REGISTROS

 Plan de Desarrollo presentado y discutido.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Consejo Académico.

12. ANEXOS

Plan de Desarrollo Gobierno Nacional.

Plan de Desarrollo Procuraduría General.

13. ACTIVIDADES

DIRECTOR DEL INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PUBLICO

13.1 Elabora el documento fijando criterios generales, políticas y directrices, para tener en cuenta en la elaboración del Plan de Desarrollo del Instituto de Estudios del Ministerio Público y envía al Procurador General, Jefes de División del Instituto de Estudios.

PROCURADOR GENERAL

13.2 Hace devolución del documento con las observaciones pertinentes.

JEFES DIVISION DE INVESTIGACIONES SOCIOPOLITICAS Y ASUNTOS SOCIOECONOMICOS Y CAPACITACION

13.3 Acatan las orientaciones e instrucciones y presentan el Plan de Desarrollo de sus Divisiones, bajo las directrices y políticas del documento de la Dirección.

DIRECTOR DEL INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PUBLICO

13.4 Cita a reunión a los Jefes de División para empalmar y estructurar el Plan de Desarrollo del Instituto, el cual tendrá como vigencia el término del período del Procurador General.

13.5 Remite copia de la resolución aprobatoria y del Plan de Acción al Procurador de la entidad y a cada uno de los servidores del Instituto de Estudios del Ministerio Público.

14. INDICADORES

Tiempo invertido en la elaboración y aprobación del Plan.

Dependencia: Instituto de Estudios del Ministerio Público División de Capacitación.

Proceso: Ejecución y desarrollo de un evento.

Procedimiento: Desarrollo de un evento de formación.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Desarrollar de manera ágil, eficiente y oportuna un evento de formación académica.

2. CLIENTES

Los diferentes programas de capacitación se encuentran dirigidos a los funcionarios que conforman el Ministerio Público, servidores públicos y la comunidad en general.

3. ALCANCE

Los programas de capacitación son de cobertura nacional.

< p class=CUERPOTEXTO style='line-height:11.0pt'>4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra la Dirección del Instituto de Estudios del Ministerio Público, las Divisiones de Capacitación, Administrativa y coordinadores académicos de la división de Capacitación.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262 de 2000 (artículos 49, 50, 51, 52, 53, 54 y 56).

 Reglamento Interno IEMP.

 Decreto-ley 111 de 1996 de presupuesto.

 Demás normas concordantes.

8. DEFINICIONES

IEMP: Instituto de Estudios del Ministerio Público.

DISAS: División de Investigaciones Sociopolíticas y Asuntos Socieconómicos.

DC: División de Capacitación.

DAF: División Administrativa y Financiera.

9. FORMATOS PARA UTILIZAR

- Justificación para conferencistas.

- Formato para la elaboración de órdenes de prestación de servicios.

- Formato de solicitud de suministros.

- Formato inscripción participantes en convocatorias.

8. CONDICIONES GENERALES

El Instituto de Estudios del Ministerio Público, a través de la División de Capacitación, pretende satisfacer las necesidades de capacitación de los diferentes funcionarios adscritos al Ministerio Público, en aras de elevar los niveles de eficiencia y eficacia en el interior de la entidad, mejorar la gestión administrativa, promover el conocimiento y respeto de los Derechos consagrados en la Carta Política.

Así mismo, contribuir socialmente en la lucha contra la corrupción administrativa y promover la protección de los Derechos Humanos.

Lo anterior, haciendo uso racional del presupuesto anual asignado por el Ministerio de Hacienda.

9. SALIDAS

 Capacitación impartida.

 Evaluación de los docentes involucrados en el programa.

 Determinación de las necesidades de capacitación.

10. REGISTROS

 Evaluación de docentes.

 Consolidado de la evaluación.

 Consolidado necesidades de capacitación.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Confrontación de listados personal convocado o inscrito frente a listados de asistencia.

 Control desarrollo de la programación y horarios establecidos.

 Control de las instalaciones físicas y ayudas pedagógicas adecuadas para el buen desarrollo del evento.

 Certificados expedidos.

12. ANEXOS

13. ACTIVIDADES

JEFE DIVISION DE CAPACITACION

13.1 < /b>Asigna un coordinador académico por evento, con el fin de llevar a cabo el desarrollo del mismo.

COORDINADOR ACADEMICO

13.2 Envía los oficios pertinentes a los Procuradores Regionales, Procuradores Delegados, Jefes de Oficina o demás instancias anexando el programa y formato de convocatoria, indicando el perfil, número de participantes, así como otras características relacionadas con la modalidad del evento académico.

13.3 Solicita cotizaciones de posibles lugares para la realización del evento y suministro de refrigerios.

JEFE DIVISION DE CAPACITACION Y COORDINADOR

13.4 Una vez estudiadas las cotizaciones, de común acuerdo, se elige la más favorable en términos de calidad y presupuesto para el Instituto y se libran las comunicaciones de rigor.

JEFE DIVISION DE CAPACITACION

13.5 Oficia a la Dirección del Instituto, con el fin de solicitar la disponibilidad presupuestal, y elaboración del auto comisorio, en caso de desplazamiento fuera de la sede de trabajo.

SECRETARIA DE LA DIRECCION

13.6 Elabora el auto comisorio, y se encarga de hacer entrega de las copias respectivas tanto a la división administrativa, como al funcionario comisionado.

COORDINADOR ACADEMICO

13.7 Hace la solicitud de los materiales necesarios para el desarrollo académico del evento, utilizando el formato establecido para tal fin.

JEFE DE LA DIVISION DE CAPACITACION

13.8 Autoriza la solicitud de elementos una vez por semana.

COORDINADOR ALMACEN IEMP

13.9 Una vez autorizado, el coordinador del Almacén del Instituto de Estudios hace la entrega formal de los materiales

COORDINADOR ACADEMICO

13.10 Organiza y envía el material al lugar indicado para la realización del evento.

13.11 Se hará presente con un día de antelación, con el fin de verificar las instalaciones físicas y técnicas del lugar, cuando el evento se realice en las instalaciones en el auditorio de la Procuraduría General de la Nación, el coordinador académico solicitará verbalmente a la Secretaría de la División de Capacitación la reserva de las aulas con un mín imo de cinco días de antelación.

SECRETARIA DE LA DIVISION DE CAPACITACION

13.12 Llevará el control de utilización de las aulas y el auditorio.

COORDINADOR ACADEMICO

13.13 Se encarga de notificar las órdenes de prestación de servicios y devolverlos firmados a la División Administrativa, cuando el evento se realice fuera de Bogotá.

COORDINADOR ACADEMICO

13.14 Corresponde al Coordinador académico verificar que se cumpla con la programación académica e itinerarios establecidos con anterioridad.

13.15 Finalizada la jornada académica distribuirá los formatos de evaluación previamente establecidos.

13.16 Confrontará los diferentes listados de asistencia y presentará ante la Jefatura de la División un informe, respecto del evento y logros alcanzados en el desarrollo del mismo. Una vez confrontados los listados procederá a la elaboración de los certificados correspondientes.

13.17 Entrega los certificados al Jefe de la División de Capacitación para firma.

JEFE DIVISION DE CAPACITACION

13.18 Entrega a la Directora del Instituto de Estudios los certificados para firma, una vez surtido el trámite son devueltos a la coordinadora académica.

COORDINADOR ACADEMICO

13.18 Hace entrega de los certificados en la clausura del seminario.

13.19 En caso de no haber hecho entrega de los certificados durante la clausura del seminario, hará entrega de los mismos durante la semana siguiente.

14. INDICADORES

Asistentes Convocados

–––––––––– x 100

Personas que asistieron

 Causas de rechazo y su participación porcentual.

 Total inscritos por seminario.

 Total Asistentes o nivel de cobertura.

 Asistentes discriminados por entidad.

 Asistentes discriminados por nivel (departamento o municipio).

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

DIVISION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

FEBRERO DE 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprimen su dinámica diaria.

Por ello, los manuales de procedimientos adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, solicitamos la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno, y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas en la Procuraduría.

Dependencia: Instituto de Estudios del Ministerio Público Oficina Jurídica

Proceso: Licitación o concurso de méritos

Procedimiento: Selección de contratista

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Obtener los bienes, los servicios o la realización de las obras para el funcionamiento normal de la Entidad, con las características, plazos y demás condiciones determinadas en el pliego de condiciones y lo ofrecido por la persona seleccionada, observando los principios de transparencia, economía y responsabilidad.

2. CLIENTES

Los proponentes, en la Entidad Despacho del Ordenador del Gasto, Junta de Licitaciones y Adquisiciones, Divisiones Administrativa y Financiera y funcionarios idóneos que desde el punto de vista técnico orientan la contratación.

3. ALCANCE

El procedimiento aplica a todas las licitaciones convocadas por la Entidad.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los proponentes; en la Entidad al Ordenador del Gasto, a la Oficina Jurídica, a las Divisiones Administrativa y Financiera, y a todas las dependencias que apoyen o suministren información para la conformación del pliego de condiciones.

5. REFERENCIAS

Se tramita con fundamento en la Ley 80 de 1993, sus Decretos Reglamentarios, Código de Comercio, disposiciones sobre austeridad en el gasto público, régimen tributario y demás normas que regulen la materia.

6. DEFINICIONES

LICITACION: En los términos de la Ley 80 de 1993, es el procedimiento mediante el cual la entidad estatal formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable.

CONCURSO DE MERITOS: Cuando el objeto del contrato consista en estudios o trabajos técnicos, intelectuales o especializados, el proceso de selección se llamará concurso y se efectuará también mediante invitación pública.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Certificado de disponibilidad presupuestal.

Listado de retiro de pliego de condiciones.

Constancias sobre diligencia de apertura y cierre del proceso licitatorio.

Recibo de pago del pliego de condiciones.

8. CONDICIONES GENERALES

Define reglas objetivas, justas claras y completas que permiten la confección de ofrecimientos de la misma índole, que aseguren una escogencia objetiva y eviten la declaratoria de desierta de la licitación o concurso.

9. SALIDA

Acta correspondiente a la audiencia de adjudicación, o Resolución de Adjudicación en el evento de que ésta no se haya realizado en audiencia pública.

10. REGISTRO

Notificación al proponente seleccionado, y comunicación a los no seleccionados, en el evento que el acto de adjudicación no se haya realizado en audiencia pública.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Estudio jurídico de documentos presentados por los proponentes para acreditar los requisitos que de esta índole contiene el pliego de condiciones.

12. ANEXOS

Aviso a la Cámara de Comercio de Bogotá y a la Confederación de Cámaras de Comercio, "Confecámaras".

Estudios de mercado, de prefactibilidad y factibilidad.

Certificado de disponibilidad presupuestal.

Certificaciones sobre la necesidad de contratar el servicio, realizar las obras, o adquirir bienes.

Características técnicas y especificaciones de los bienes y servicios, de la realización de la obra, determinadas por los funcionarios idóneos en la materia.

Avisos de publicación de la licitación o concurso en diario de amplia circulación nacional (hasta 3).

Acta correspondiente a la audiencia para precisar el contenido y alcance del pliego de condiciones o términos de referencia, en el evento de que se lleve a cabo.

Observaciones de los proponentes y aclaraciones a las mismas.

13. ACTIVIDADES

DIVISION ADMINISTRATIVA

1. Con fundamento en el programa de compras elaborado de acuerdo con las necesidades de la Entidad, proyecta el cronograma para licitar la adquisición de bienes, realización de obras y contratación de servicios, según los requerimientos de los mismos.

2. Elabora estudios de mercado, de prefactibilidad y factibilidad

3. Solicita a la División Financiera la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal.

4. Solicita al o los funcionarios idóneos las características técnicas y específicas de los bienes a adquirir, las obras por realizar o la prestación del servicio para contratar.

5. Proyecta las certificaciones sobre la necesidad del servicio para contratar, bienes a adquirir u obras por realizar, para la firma del Procurador General de la Nación y/o del Ordenador del Gasto, legalmente exigidas.

6. Envía los documentos necesarios a la Oficina Jurídica, para la conformación del pliego de condiciones.

OFICINA JURIDICA

7. Prepara en medio magnético la información requerida para dar aviso a la Cámara de Comercio y Confecámaras sobre las licitaciones o concursos que proyecta abrir la entidad, con la antelación prevista legalmente, y con oficio remisorio la envía al Ordenador del gasto para su consideración y firma.

ORDENADOR DEL GASTO

8. Suscribe oficio remisorio y devuelve a la Oficina Jurídica para remisión a Cámara de Comercio y Confecámaras.

OFICINA JURIDICA

9. Proyecta la resolución de apertura de la licitación o concurso, y lo envía a consideración y firma del Ordenador del Gasto, junto con el cronograma para el desarrollo del proceso de licitación.

ORDENADOR DEL GASTO

10. Suscribe resolución por la cual se ordena la apertura de la Licitación o concurso; por Secretaria del Despacho del ordenador del gasto se numera y fecha, y envía copias del acto administrativo a la Oficina Jurídica y a las Divisiones Administrativa y Financiera.

OFICINA JURIDICA

11. Prepara la información de los avisos de publicación de la licitación o concurso que se ordena abrir, en diario de amplia circulación nacional, teniendo en cuenta el número de veces determinado en la Resolución (hasta 3), y la envía a la División Administrativa, para el efecto.

DIVISION ADMINISTRATIVA

12. Cotiza el costo de los avisos, obtiene la disponibilidad presupuestal requerida y realiza los trámites conducentes para la publicación en el diario seleccionado.

OFICINA JURIDICA

13. Conforma el pliego de condiciones o términos de referencia, teniendo como parámetro lo establecido por cada una de las dependencias involucradas en cada licitación dependiendo de su naturaleza, y lo envía al ordenador del gasto para su consideración y firma, así como para la revisión de las demás dependencias que intervenga.

ORDENADOR DEL GASTO

14. Revisa el pliego de condiciones o términos de referencia, efectúa modificaciones si es necesario y devuelve a la Oficina Jurídica para su corrección; aprueba suscribiendo el pliego de condiciones o los términos de referencia, y lo envía a la Oficina Jurídica para continuación del trámite.

OFICINA JURIDICA

15. Archiva o riginal del pliego de condiciones o términos de referencia, en la carpeta correspondiente, enviando previamente fotocopia del mismo a la División Administrativa para consideración y retiro de los interesados en participar en la licitación o concurso.

16. Proyecta la constancia de apertura de la licitación o concurso.

JUNTA DE LICITACIONES Y ADQUISICIONES

17. Efectúa la apertura de la licitación o concurso, en el sitio, fecha y hora establecidos en el pliego de condiciones o términos de referencia, habilitando la urna para el recibo de ofertas.

DIVISION ADMINISTRATIVA

18. Toma las fotocopias del pliego de condiciones o de los términos de referencia, en la cantidad necesaria, para consulta y retiro por parte de los interesados en participar en la licitación o concurso.

19. Entrega el pliego de condiciones o términos de referencia y lleva la planilla de retiro de los mismos con los datos necesarios para identificar a los participantes.

INTERESADOS EN PARTICIPAR

20. Solicitan la audiencia para precisar y aclarar el contenido de los pliegos o términos de referencia, si lo estiman necesario, o acuden a ella en el evento de que se haya convocado de oficio por la Entidad.

JUNTA DE LICITACIONES Y ADQUISICIONES

21. Realiza la diligencia de audiencia para precisar el contenido y alcance del pliego de condiciones o términos de referencia, resolviendo allí mismo las inquietudes que se presenten o por escrito en documento denominado ADENDO, con la firma del Ordenador del Gasto.

Si de lo tratado en la audiencia para precisar el contenido y alcance del pliego amerita ampliación del plazo, o éste es requerido por las dos terceras partes de las personas que han retirado el pliego, el Ordenador del Gasto autoriza la elaboración del acto administrativo a que haya lugar.

OFICINA JURÍDICA

22. Proyecta adendo, resolviendo las inquietudes jurídicas que se presenten, e integrando los demás aspectos tratados y resueltos por las Dependencias correspondientes, y lo envía a consideración y firma del Ordenador del Gasto. Adicionalmente de ser necesario, proyecta el acto administrativo por el cual se ordena la ampliación del plazo de la licitación y lo remite al Ordenador del Gasto para su consideración y firma

ORDENADOR DEL GASTO

23. Suscribe adendo y/o acto administrativo por el cual se ordena ampliar el plazo de la licitación, y los envía a la Oficina Jurídica para la comunicación del contenido a todos los participantes y remisión de fotocopia a la División Administrativa, para que sea integrado al pliego de condiciones o términos de referencia.

JUNTA DE LICITACIONES Y ADQUISICIONES

24. Realiza el cierre de la licitación, llena constancia respectiva con datos de los participantes y la información relevante sobre las propuestas. Adicionalmente conforma los comités evaluadores en los aspectos establecidos en el pliego de condiciones o términos de referencia.

DIVISION ADMINISTRATIVA

25. Envía las propuestas presentadas a los diferentes comités evaluadores, según la designación que para el efecto señalen los Miembros de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones.

OFICINA JURIDICA

26. Estudia las ofertas desde el punto de vista jurídico, elabora informe respectivo, y lo remite al Secretario General de la Entidad, para que dentro del plazo legal esté a consideración de los participantes.

ORDENADOR DEL GASTO

27. Recepciona las observaciones de los participantes, sobre los estudios realizados y dependiendo del cuestionamiento se envían al comité respectivo para su respuesta.

OFICINA JURIDICA

28. Absuelve las observaciones presentadas por los proponentes, sobre los estudios jurídicos, y las remite a la División Administrativa, para consideración de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones.

ORDENADOR DEL GASTO

29. Cita a los Miembros de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones, para estudio de los diferentes ofrecimientos, las evaluaciones, y respuesta a las inquietudes planteadas, con el fin de adjudicar la licitación o concurso.

JUNTA DE LICITACIONES Y ADQUISICIONES

30. Una vez analizada la documentación respectiva, recomienda la adjudicación, teniendo en cuenta los parámetros establecidos en el pliego de condiciones o términos de referencia.

Este acto se realiza en audiencia pública en los eventos conte mplados en la Ley 80 de 1993, artículo 30, numeral 10, o de oficio.

ORDENADOR DEL GASTO

31. Adopta la decisión definitiva, acogiéndose o apartándose en forma motivada de la recomendación de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones.

SECRETARIA DE LA JUNTA DE LICITACIONES Y ADQUISICIONES

32. Elabora acta de sesión de la Junta de Licitaciones o de audiencia pública para adjudicar, en donde se consignan las decisiones adoptadas sobre la adjudicación o declaratoria de desierta de la licitación o concurso y envía toda la documentación a la División Administrativa, para continuación de trámite.

DIVISION ADMINISTRATIVA

33. Envía a la Oficina Jurídica todos los documentos soporte para la elaboración del proyecto de resolución de adjudicación.

OFICINA JURÍDICA

34. Proyecta la resolución de adjudicación, con fundamento en lo recomendado por la Junta de Licitaciones y Adquisiciones y adoptado por el Ordenador del Gasto, a quien lo remite para su consideración y firma.

ORDENADOR DEL GASTO

35. Suscribe resolución de adjudicación; por Secretaria del Despacho del Ordenador del Gasto se fecha, numera, se envían copias a la Oficina Jurídica, a las Divisiones Administrativa y Financiera, así mismo se notifica al adjudicatorio y se comunica a los proponentes no seleccionados.

DIVISION ADMINISTRATIVA

36. Envía a la Oficina Jurídica, con oficio en el cual señala las condiciones básicas para la elaboración del contrato, en cuanto a precio, plazo, elementos para adquirir, obras por realizar y servicios para contratar, nombre del funcionario que ejercerá el control y vigilancia en la ejecución del contrato o la interventoría de conformidad con lo contratado, y demás aspectos que considere pertinentes, acompañado de los originales de las propuestas y demás anexos.

OFICINA JURIDICA

37. Recibe original de la propuesta seleccionada, para la elaboración del contrato, y de las no seleccionadas, para archivo.

Dependencia: Instituto de Estudios del Ministerio Público Oficina Jurídica

Proceso: Contratación directa

Procedimiento: Celebración de contrato con formalidades plenas

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 2 marzo 2001

1. OBJETIVO

Obtener los bienes, los servicios o la realización de las obras para el funcionamiento normal de la Entidad, con las características, plazos y demás condiciones determinadas en los términos de la solicitud de oferta y lo ofrecido por la persona seleccionada, observando los principios de transparencia, economía y responsabilidad.

2. CLIENTES

El contratista, en la Entidad Despacho del Ordenador del Gasto, Junta de Licitaciones y Adquisiciones, Divisiones Administrativa y Financiera y funcionarios idóneos que desde el punto de vista técnico orientan la contratación.

3. ALCANCE

El procedimiento aplica a todos los contratos con formalidades plenas que celebre la Entidad.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a las partes contractuales, la Oficina Jurídica, las Divisiones Administrativa y Financiera.

5. REFERENCIAS

Se tramita con fundamento en la Ley 80 de 1993, sus Decretos Reglamentarios, Código de Comercio, disposiciones sobre austeridad en el gasto público, régimen tributario y demás normas que regulen la materia.

6. DEFINICIONES

Contrato Estatal: en los términos de la Ley 80 de 1993, es todo acto jurídico generador de obligaciones que celebren las entidades a que se refiere ese Estatuto, previsto en el der echo privado o en disposiciones especiales o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Recibo Oficial de pago del impuesto de timbre.

Extractos únicos de publicación.

Formulario Beneficiario-Cuenta.

8. CONDICIONES GENERALES

Se identifican y fijan obligaciones de las partes para la ejecución del procedimiento.

9. SALIDA

Suscripción del contrato.

10. REGISTRO

Una vez suscrito por las partes se radica tanto en el libro correspondiente como en el SIAF.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Confrontación de datos entre solicitud de oferta y propuesta seleccionada.

12. ANEXOS

Términos de la solicitud de oferta.

Evaluaciones jurídica, técnica, económica, de experiencia y cumplimiento.

Certificado de disponibilidad presupuestal.

Certificaciones sobre la necesidad de contratar el servicio, de realizar las obras, o adquirir los bienes.

Propuesta seleccionada.

Recibo pago de impuesto de timbre (si se requiere).

Recibo de pago de derechos publicación Diario Oficial.

Póliza única de cumplimiento y sus modificaciones.

Extracto único de publicación.

13. ACTIVIDADES

DIVISION ADMINISTRATIVA

1. Envía con oficio, a la Oficina Jurídica, en el cual señala las condiciones básicas para la elaboración del contrato, en cuanto a precio, plazo, elementos para adquirir, obras por realizar y servicios por contratar, nombre del funcionario que ejercerá el control y vigilancia en la ejecución del contrato o la interventoría de conformidad con lo contratado, y demás aspectos que considere pertinentes, acompañado de los originales de las propuestas y demás anexos.

OFICINA JURIDICA

2. Recibe original de la propuesta seleccionada, para la elaboración del contrato y de las no seleccionadas para archivo.

3. Elabora proyecta contrato, y lo envía a revisión del contratista y del ordenador del gasto.

4. Si hay observaciones y tienen fundamento se corrigen y se remite para suscripción de las partes contratantes.

5. Suscrito el contrato se numera y fecha, se entrega copia al contratista para que efectúe los trámites de legalización del contrato.

6. Envía el original del contrato a la División Financiera para que imparta el registro presupuestal correspondiente.

CONTRATISTA

7. Efectúa pagos por concepto de los impuestos timbre (cuando se requiera legalmente), los derechos de publicación del contrato en el Diario Unico de Contratación Pública, y constituye la póliza única de cumplimiento en los términos pactados, documentos que entrega a la Oficina Jurídica para el trámite respectivo.

OFICINA JURIDICA

8. Recibe y verifica los documentos que legalizan el contrato, precisándose que la consignación por concepto del pago del impuesto de timbre se presenta inicialmente en la Tesorería para efectos de la expedición del recibo oficial.

9. Envía al Ordenador del Gasto el original de la póliza única de cumplimiento, para su aprobación.

DIVISION FINANCIERA

10. Imparte registro presupuestal, y remite original a la Oficina Jurídica, para continuación de trámite.

ORDENADOR DEL GASTO

11. Aprueba póliza única de cumplimiento y la remite a la Oficina Jurídica, para su numeración, fechado y archivo en la carpeta del contrato respectivo.

OFICINA JURIDICA

12. Cumplidos los requisitos de legalización del contrato, envía fotocopias del mismo a la División Administrativa, Almacén, Interventor o funcionario asignado para ejercer el control en la ejecución.

13. Elabora extracto único de publicación del contrato, para la firma del Ordenador del Gasto.

ORDENADOR DEL GASTO:

14. Suscribe el extracto y lo remite a la Oficina Jurídica, para continuación de trámite.

OFICINA JURIDICA

15. Remite a la Imprenta Nacional de Colombia, los extractos únicos de publicación, vía Email, así como el original del documento descrito, para su publicación en el Diario Unico de Contratación Pública, dejando previamente fotocopia para la carpeta del contrato correspondiente.

Dependencia: Instituto de Estudios del Ministerio Público Oficina Jurídica

Proceso: Contratación directa

Procedimiento: Desarrollo del contrato

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha:

1. OBJETIVO

Buscar el cumplimiento de los fines de la contratación.

2. CLIENTES

El contratista, en la Entidad Despacho del Ordenador del Gasto, Junta de Licitaciones y Adquisiciones, Divisiones Administrativa y Financiera, el funcionario designado para ejercer el control y vigilancia en el desarrollo del contrato o el interventor.

3. ALCANCE

El procedimiento aplica para la ejecución de todos los contratos celebrados.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a las partes contractuales, a la Oficina Jurídica, a las Divisiones Administrativa y Financiera y el funcionario designado para ejercer el control y vigilancia en el desarrollo del contrato o el interventor.

5. REFERENCIAS

Se tramita con fundamento en la Ley 80 de 1993, sus Decretos Reglamentarios, demás normas que regulen la materia y las estipulaciones contractuales.

6. DEFINICIONES

Realización de todas las acciones tendientes a que la Entidad reciba a satisfacción los bienes, las obras y servicios contratados.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Orden de pago.

8. CONDICIONES GENERALES

Ejercer el control y vigilancia para que la ejecución del contrato se realice de conformidad con lo estipulado en el contrato.

9. SALIDA

Actas de recibo de bienes, de realización de obras o constancias sobre la prestación del servicio.

10. REGISTRO

Aviso a la persona seleccionada, para iniciar la ejecución, una vez legalizado, suspensión o reanudación del contrato.

11. BASES DE AUTOCONTROL< span style='font-family:"Book Antiqua";color:windowtext'>

Informes sobre el desarrollo del contrato.

12. ANEXOS

Informes del funcionario encargado del control y vigilancia en el desarrollo del contrato o interventor.

Solicitud de prórroga o modificación del contrato, en el evento de ser necesario

Autorización del Ordenador del Gasto, previo concepto de la Junta de Licitaciones, para prórroga o modificación del contrato.

Solicitud de Adición, por parte del Ordenador del gasto y la aceptación por parte del Contratista.

Orden de pago.

Actos administrativos de imposición de multas o sanciones (si se presentan)

Actas de recibo a satisfacción del objeto contractual, o constancias sobre la prestación del servicio.

Fotocopias orden de pago

Acta de Liquidación (si es el caso).

13. ACTIVIDADES

OFICINA JURIDICA

1. Envía fotocopia del contrato, una vez legalizado, al funcionario designado para que ejerza el control y vigilancia sobre su ejecución interventor.

INTERVENTOR O FUNCIONARIO ENCARGADO DE EJERCER EL CONTROL EN EL DESARROLLO DEL CONTRATO

2. Realiza todas las actividades tendientes para que la ejecución del contrato se efectúe de conformidad con lo pactado.

3. Informa al Ordenador del Gasto, las circunstancias que ameriten modificación o prórroga a lo convenido, para que adopte la decisión que considere procedente.

ORDENADOR DEL GASTO

4. Autoriza modificación o prórroga del contrato, previo concepto de la Junta de Licitac iones y Adquisiciones, y remite a la Oficina Jurídica los documentos pertinentes, para que se proyecte.

En el evento de presentarse hechos que de conformidad con la Ley o las estipulaciones contractuales configuren causales de imposición de multas o sanciones, previa consideración de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones, lo envía a la Oficina Jurídica para que proyecte los actos administrativos correspondientes.

OFICINA JURIDICA

5. Proyecta documento de modificación o prórroga del contrato, o actos administrativos de imposición de multas o sanciones, según el caso, y las remite al Ordenador del Gasto para su consideración y firma.

ORDENADOR DE GASTO

6. Suscribe documento respectivo, si se trata de modificación o prórroga se sigue el mismo procedimiento descrito para el trámite del contrato.

Si se trata de imposición de multas o sanciones por Secretaría del Despacho del Ordenador del Gasto, se notifica el acto administrativo personalmente o por edicto.

CONTRATISTA O GARANTE

7. Interpone los recursos de reposición ante el funcionario que expidió el acto.

ORDENADOR DEL GASTO

8. Remite recurso de reposición a la Oficina Jurídica para trámite respectivo.

OFICINA JURIDICA

9. Proyecta el acto administrativo que resuelva el recurso impetrado, y lo envía al Ordenador del Gasto para su consideración y firma.

SECRETARIA DESPACHO DEL ORDENADOR DEL GASTO

10. Notifica personalmente o por edicto el acto administrativo mediante el cual se resuelva el recurso.

OFICINA JURIDICA

11. En firme el acto administrativo que resuelve el recurso, comunica en las oportunidades legales, a la Cámara de Comercio de la jurisdicción respectiva, las multas o sanciones impuestas.

De otra parte requiere al contratista para que publique la parte resolutiva del acto sancionatorio, en un diario de amplia circulación nacional por dos veces, y en el Diario Oficial.

12. Concluido el contrato en forma normal o anormal, dependiendo de la naturaleza del mismo se liquida dentro del plazo fijado en el contrato o en su defecto en el establecido en la ley.

ORDENADOR DEL GASTO

13. En el evento de necesitarse adición de un contrato previa decisión de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones y consulta con el contratista, envía documentos respectivos a la Oficina Jurídica para la elaboración del proyecto.

OFICINA JURIDICA

14. Elabora el proyecto de adición del contrato, y lo remite al ordenador del gasto para su consideración y firma y se sigue el trámite descrito para el contrato, ajustándolo a los requisitos necesarios.

Dependencia: Instituto de Estudios del Ministerio Público División Administrativa y financiera

Proceso: División Administrativa y Financiera

Procedimiento: Contabilidad

Código:

Revisó JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Reflejar en la contabilidad los efectos en la pérdida del poder adquisitivo de la unidad monetaria y los efectos de la inflación en los bienes no monetarios propiedad del Instituto.

2. CLIENTES

Departamento de Contabilidad, Dirección Instituto, Jefatura División Administrativa.

3. ALCANCE

Instituto de Estudios del Ministerio Público, Departamento de Contabilidad, Jefatura División Administrativa.

4. RESPONSABILIDADES

Contador del Instituto, Asistente de Contabilidad, Director del Instituto.

5. REFERENCIAS

 Carta Circular número 19 CGN del 27 de noviembre de 1999.

 Plan General de Contabilidad Pública.

 Demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

CGN: Contaduría General de la Nación;

PGCP: Plan General de Contabilidad Pública: Conjunto interrelacionado de conceptos, normas, procedimientos e instrumentos contables que, considerados integralmente, permiten producir información de carácter financiero, económico y social, cuyo propósito es promover y generar toda una moderna cultura organizacional contable para la gestión y el control de la administración pública.

Ajustes por inflación: Procedimiento utilizado para reflejar en la contabilidad los efectos en la pérdida del poder adquisitivo de la unidad monetaria y los efectos de la inflación, así como la metodología que se adopta para expresar en moneda del mismo poder adquisitivo la información económica, financiera y social de los entes públicos. Existen dos sistemas. Los elementos que conforman los estados contables de los entes públicos deben ajustarse, para reconocer el efecto de la inflación, aplicando un sistema parcial, salvo que por expresa disposición legal vigente, un ente público en particular, se encuentre sometido al sistema integral de ajustes por inflación.

El si stema parcial: Consiste en ajustar los costos históricos de los activos y pasivos no monetarios y del patrimonio, de los entes públicos, con su contrapartida en una cuenta de naturaleza patrimonial, sin ajustar los ingresos, costos y gastos.

El sistema integral: Consiste en ajustar los costos históricos de los activos y pasivos no monetarios, del patrimonio, de los ingresos, costos y gastos, con una contrapartida en la cuenta corrección monetaria, la cual forma parte del Estado de actividad financiera, económica y social.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Plantilla en hoja de cálculo Excel Office 97.

8. CONDICIONES GENERALES

Aplicado en forma individual a cada bien y contabilizado globalmente para el cuidado y resguardo de los bienes del Instituto de acuerdo con la ley.

9. SALIDAS

Comprobante mensual de ajustes por inflación tipo 10.

10. REGISTROS

 Inventario de Bienes Devolutivos

11. BASES DE AUTOCONTROL

 El valor a utilizar como principio y base del ajuste, es el costo histórico del bien.

 Se debe utilizar un número o código para identificar el bien.

 Mensualmente se verifica la activación de nuevos bienes susceptibles de ser ajustados.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

ASISTENTE CONTABILIDAD

13.1 Obtiene al finalizar el mes contable un listado de todos los activos fijos no monetarios.

13.2 Solicita el PAAG para el mes de ajuste, al DANE.

13.3 Aplica el porcentaje automáticamente, a través del paquete contable.

13.4 Imprime comprobante de ajuste por inflación y remite a Contador para su revisión y aprobación

CONTADOR

13.5 Recibe comprobante de ajuste.

13.6 verifica porcentajes aplicados con base en listado de bienes devolutivos que expide almacén,

13.7 Aprueba comprobante y remite a Asistente Contable para su contabilización.

ASISTENTE CONTABLE

13.8 Recibe de Contador comprobante aprobado.

13.9 Contabiliza comprobante en el sistema y archiva copia del mismo.

14. INDICADORES

 El índice de inflación PAAG mensual aplicado debe corresponder al certificado por el Banco de la República, al último día del mes inmediatamente anterior.

 El número de bienes ajustados por inflación debe corresponder exactamente al número de bienes adquiridos, según informe de almacén al último día del mes anterior.

Dependencia: Instituto de Estudios del Ministerio Público División Administrativa y Financiera

Proceso: Contabilidad

Procedimiento: Operaciones recíprocas

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Establecer el monto de operación por ingreso o por gasto que el Instituto de Estudios del Ministerio Público sostuvo con entidades públicas durante un período.

2. CLIENTES

El procedimiento se aplica a todas las entidades públicas que sostienen relación con el IEMP por ingreso o por gasto.

3. ALCANCE

Contaduría General de la Nación, Contraloría General de la República, Procuraduría General de la Nación y todos aquellos entes públicos con los cuales el Instituto ha tenido relación.

4. RESPONSABILIDADES

Contabilidad.

5. REFERENCIAS

 Plan General de Contabilidad Pública.

 Demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

Operaciones recíprocas: Transacciones financieras que se realizan entre diferentes entes públicos por conceptos que pueden estar asociados con activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos o costos, cualquiera sea el orden o nivel al que pertenezcan.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Cuentas por pagar.

 Auxiliar de Caja.

 Formulario CGN96.002.

8. CONDICIONES GENERALES

Las operaciones deben estar asociadas con pasivos, patrimonio, ingresos y gastos.

9. SALIDAS

I. Presentación trimestral del formato CGN96.002 impreso y medio magnético.

10. REGISTROS

Registra en formato de la Contaduría General de la Nación para informe trimestral.

11. BASES DE AUTOCONTROL

II. El valor registrado contablemente coincida con el presentado en el informe.

12. ANEXOS

13. ACTIVIDADES

AUXILIAR CONTABLE

13.1 Imprime la auxiliar de la cuenta de ingresos y cuentas por pagar para determinar con qué entidades públicas se tuvo transacciones.

13.2 Elabora formato preestablecido por la Contaduría General de la Nación CGN96.002.

13.3 Imprime formato CGN96.002 y remite a Contador para su revisión y aprobación.

CONTADOR

13.4 Recibe formato CGN96.002 del Auxiliar contable.

13.5 Verifica información de operaciones recíprocas en formato, con auxiliares de cuentas contables de ingresos y gastos.

14. INDICADORES

 Cumplir con los plazos de entrega y especificaciones del formato CGN96.002.

Dependencia: Instituto de Estudios del Ministerio Público División Administrativa y Financiera

Proceso: Contabilidad

Procedimiento: Registro Contable de Ingresos

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Determinar en forma clara y oportuna los ingresos obtenidos por el Instituto de Estudios del Ministerio Público en cumplimiento de su objeto social.

2. CLIENTES

Instituto de Estudios del Ministerio Público, Jefes de División, Contador, Entes de Control del Estado.

3. ALCANCE

Internamente al Instituto y a nivel externo Organos de Control y Ministerio de Hacienda.

4. RESPONSABILIDADES

Involucra al Contador del Instituto y al Asistente del Contador.

5. REFERENCIAS

PGCN: Plan General de Contabilidad Pública.

Ley 298 del 23 de julio de 1996.

Demás normas concordantes

6. DEFINICIONES

Plan General de Contabilidad Pública - PGCP: Conjunto interrelacionado de conceptos, normas, procedimientos e instrumentos contables que, considerados integralmente, permiten producir información de carácter financiero, económico y social, cuyo propósito es promover y generar toda una moderna cultura organizacional contable para la gestión y el control de la administración pública.

Ingresos. Flujo de recursos que recibe el ente público que deben reconocerse cuando se perciban o causen como resultado del flujo real de bienes o servicios, o recibidos de recursos aportados o transferidos sin contraprestación. Deben clasificarse en ingresos fiscales, venta de bienes, y prestación de servicios, de acuerdo con la actividad financiera, económica y social desarrollada por el ente público. 2. Valores recibidos, causados o producidos por concepto de recaudos.

Ingresos corrientes: El presupuesto de rentas corresponde a la estimación de los valores corrientes que se esperan recaudar durante el año fiscal, los cuales se clasifican en tributarios y no tributarios. Los primeros se subclasifican en impuestos directos e impuestos indirectos, y los no tributarios comprenden, las tasas y las multas. Adicionalmente, en el nivel territorial son ingresos corrientes no tributarios, las rentas contractuales, las regalías las participaciones y las transferencias recibidas.

2. Recursos que los establecimientos públicos reciben por la venta de bienes y servicios, propios de las actividades económicas o sociales que desarrollan, y por los tributos que por norma legal recaudan.

Ingresos corrientes de la Nación: Recursos que percibe la Nación en desarrollo de lo establecido en las disposiciones legales, por concepto de la aplicación de impuestos, tasas, multas, o por la celebración de contratos o convenios.

Ingresos extrapresupuestarios: Cuenta que representa el valor de los recursos percibidos que no se tenían presupuestados, o los mayores valores recaudados no adicionados al presupuesto.

Ingresos reales: Capacidad adquisitiva que efectivamente representa para un ente público, el monto del valor percibido en una unidad de tiempo. En otros términos, es el ingreso nominal (monetario), ajustado conforme al índice de precios.

Ingresos financieros: Valores obtenidos por el ente público, cuyo cometido estatal no es de carácter financiero, provenientes de las inversiones o de depósitos efectuados e n moneda nacional o extranjera, la prestación de servicios de crédito.

Ingresos no operacionales: Valores que se han causado durante el ejercicio pero que no corresponden a la operación principal de la empresa.

Ingresos no tributarios: Recursos del Gobierno Nacional que no constituyen parte de los pagos obligatorios para fines públicos y que, por tanto, no corresponden a ninguno de los conceptos de ingreso tributario.

Ingresos por fondos especiales: Cuenta que representa los ingresos definidos en la ley para la prestación de un servicio público específico, así como los pertenecientes a fondos sin personería jurídica, creados por la ley.

Ingresos predestinados: Rentas de destinación específica autorizadas en los numerales 2 y 3 del artículo 359 de la Constitución Política, que se harán efectivas sobre los ingresos corrientes que correspondan a la Nación, después de descontar el situado fiscal y la participación de los municipios en los ingresos corrientes de la Nación ordenados por los artículos 356 y 357 de la Carta Magna.

Ingresos presupuestarios o corrientes: Recursos que percibe la Nación en desarrollo de lo establecido en las disposiciones legales, por concepto de la aplicación de impuestos, contribuciones, tasas, multas o por la celebración de contratos o convenios.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Recibo de Caja.

 Plantilla electrónica en el paquete contable y en el SIIF.

 Documento soporte del ingreso (consignación bancaria, nota crédito bancaria, relación del conteo diario de antecedentes disciplinarios, informe del CAP).

8. CONDICIONES GENERALES

Se registran los ingresos generados por el instituto, de conformidad con la Ley 262 de febrero de 2000.

9. SALIDAS

 Auxiliar de caja (Cta. 110501).

 Auxiliar de ingresos (Cta. 412023).

 Balance de prueba.

 Estado de Actividad Financiera, Económica y Social.

10. REGISTROS

 Recibo de Caja.

 Plantilla electrónica en el paquete contable y en el SIIF.

 Comprobante de ingreso.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 El valor señalado en el recibo de caja debe corresponder exactamente al valor impreso en el documento soporte.

 El recibo de caja debe señalar el concepto del ingreso, fecha, número consecutivo del recibo, forma de pago, de quien se recibe, la cuenta en la cual se consigna.

 Los documentos soporte deben contener los elementos necesarios mediante los cuales se pueda verificar la autenticidad del mismo.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

CONTADOR

13.1 Recibe de Tesorería los recibos de caja del mes en forma consecutiva, con los documentos soportes.

13.2 Verifica el consecutivo y los soportes.

13.3 Codifica los recibos de acuerdo con el concepto contable.

13.4 Remite al Asistente contable para su digitación.

ASISTENTE CONTABLE

13.5 Obtiene los recibos de caja y verifica el consecutivo y los soportes.

13.6 Digita en el paquete contable la información y estampa sello de CONTABILIZADO a cada recibo y soportes.

13.7 Imprime listado de la Cuenta 110501 de Caja y verifica la contabilización de la totalidad de recibos del período (mes).

13.8 Imprime comprobante de contabilidad y lo remite a Contador para su revisión y aprobación.

14. INDICADORES

 Número mensual de recibos expedidos y digitados.

 Cantidad de correcciones por errores en la codificación contable, y en la digitación.

 Número de documentos soportes en original, fotocopia o fax.

Dependencia: Instituto de Estudios del Ministerio Público División Administrativa y Financiera

Proceso: Presupuesto

Procedimiento: Expedición certificado de disponibilidad

Código:

Revisó JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Disponer de los recursos presupuestales autorizados en la Ley de Presupuesto, para atender los gastos de funcionamiento del INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PUBLICO, en cumplimiento del objetivo para el cual fue creado.

2. CLIENTES

El Director del Instituto de Estudios como ordenador del gasto, Jefe de la División Administrativa, Jefe División Escuela de Capacitación, Jefe División Investigaciones Sociopolíticas y Tesorería.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica una vez sea solicitado por el ordenador del gasto y se perfecciona con la elaboración del registro presupuestal.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Ordenador del Gasto, al Jefe de Presupuesto y al Jefe de la División Administrativa.

5. REFERENCIAS

 Decreto 111 de 1996.

 Constitución Política de 1991.

 Ley de Presupuesto y su Decreto de Liquidación.

 Resoluciones internas.

 Resolución 036 de 1998.

 Decretos de modificación, reducción o aplazamiento del presupuesto, expedidos en cada vigencia fiscal.

 Resolución Orgánica 04998 de 1999.

 Decreto 262 de 2000.

 Resolución 023 de 1995.

 Decreto de austeridad del gasto público.

 Demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

Certificado de Disponibilidad: Es un documento expedido por el Jefe de Presupuesto o por quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso.

Compromiso: Son los actos realizados por los órganos que en desarrollo de la capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto a nombre de la persona jurídica de la cual hagan parte, se encuentren en el proceso de llevar a cabo el objeto establecido en los mismos. Dichos actos deben desarrollar el objeto de la apropiación presupuestal.

Registro Presupuestal: Se entiende por registro presupuestal del compromiso, la imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que esta solo se utilizará para este fin. Esta operación indica el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. El acto del registro perfecciona el compromiso.

Obligación: se refiere al monto adeudado producto del desarrollo de los compromisos adquiridos por el valor equivalente a los bienes recibidos, servicios prestados, y demás exigibilidades pendientes de pago incluidos los anticipos no pagados que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratación administrativa.

SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

 Registro presupuestal.

 Obligación y orden de pago.

8. CONDICIONES GENERALES

Se expide el certificado de disponibilidad previa solicitud por parte del ordenador del gasto.

9. SALIDAS

Certificado de disponibilidad numerado por el SIIF en forma consecutiva.

10. REGISTROS

En el libro control de apropiaciones presupuestales.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Se verifica saldo de apropiación por cada rubro presupuestal.

 Se comprueba la correcta Liquidación y elaboración del certificado.

 Se verifica su creación en el ZIIF.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

JEFE DE PRESUPUESTO

1. Clasifica el tipo de gasto con base en la solicitud enviado por el Ordenador, en Servicios Personales, Adquisición de Bienes Adquisición de Servicios e Impuestos y Multas.

2. Consulta el saldo presupuestal y lo afecta con el registro en los libros.

3. Elabora el certificado anotando el tipo de vigencia, valor de la operación, la imputación presupuestal y el objeto, y esta información se guarda en el SIIF.

4. Imprime el documento en original y copia, se revisa y se firma.

5. Envía a la oficina jurídica el original con todos los documentos soportes o a secretaria de la División Administrativa del Instituto, para la elaboración del Contrato de prestación de servicios o de pedido con o sin formalidades plenas, respectivamente.

6. Firmado el contrato de prestación de servicios o adquisición de bienes por las partes, elabora el registro presupuestal del compromiso, por el valor contratado, en el mismo documento en original y dos copias.

7. Envía a la secretaria de la División Administrativa el documento original con todos los soportes, para continuar con el proceso de contratación.

8. Distribuyen las copias para su archivo en las oficinas de Presupuesto y la División Administrativa.

14. INDICADORES

 Ejecución presupuestal mensualizada = Asignación presupuestal / Ejecución mensual.

Dependencia: Instituto de Estudios del Ministerio Público División Administrativa y Financiera

Proceso: Tesorería

Procedimiento: Elaboración recibos de caja

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: MARZO 2 DE 2001

1. OBJETIVO

Registrar los ingresos que obtiene el Instituto de Estudios durante un período por todo concepto, en cheque o efectivo.

2. CLIENTES

Bancos, Contabilidad, Presupuesto.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todas las consignaciones efectuadas en las cuentas de ahorro y corriente que posee el Instituto de Estudios del Ministerio Público, por los diferentes conceptos.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a Tesorería, Cartera, Contabilidad.

5. REFERENCIAS

Disposiciones internas.

6. DEFINICIONES

Recibo de Caja: Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo o cheque recaudados por el IEMP.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo Recibo de Caja en forma continua y prenumerado.

 Planillas de deudores.

 Volante de consignación.

8. CONDICIONES GENERALES

El recibo de caja se elabora teniendo como soporte la consignación realizada en las cuentas bancarias del Instituto de Estudios del Ministerio Público o en efectivo.

9. SALIDAS

Recibo de Caja con sus respectivos soportes.

10. REGISTROS

 Planilla en Excel para enviar a Contabilidad y Presupuesto.

 En el Sistema Integrado de Información Financiera, ZIIF.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificar que el número de la cuenta anotada en el volante de consignación pertenezca al IEMP.

 Conservar el número consecutivo de Recibos de Caja.

 Verificar que el valor de la consignación coincida con el recibo de Caja.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

TESORERO

13.1 Recibe de los usuarios o clientes los volantes de consignación y las clasifica por fecha y cuenta bancaria.

13.2 Determina el concepto del recaudo (Antecedentes disciplinarios, seminarios, diplomados, derechos de autor y otros).

13.3 Elabora planilla donde se detalla los recaudos por concepto de antecedentes disciplinarios expedidos por la oficina del CAP.

13.4 Recibe informes mensuales y consignaciones de las coordinaciones administrativas de la Procuraduría a nivel regional, donde relaciona el número de antecedentes disciplinarios expedidos durante el período.

13.5 Verifica que el número de antecedentes expedidos a nivel regional coincida con el número de consignaciones remitidas por los Coordinadores.

13.6 Elabora Recibo de Caja.

13.7 Remite mensualmente a la oficina de contabilidad un informe de ingresos recaudados en el mes, con los recibos de caja como soporte, para su contabilización.

13.8 Archiva copia consecutiva de los recibos de caja.

14. INDICADORES

 Número de recibos de Caja elaborados durante el mes.

 Promedio de Recibos de Caja elaborados por tipo de recaudo: Antecedentes disciplinarios, Derechos de autor, Diplomados y seminarios.

Dependencia: Instituto de Estudios del Ministerio Público División Administrativa y financiera

Proceso: Tesorería

Procedimiento: Elaboración de cheques y pagos

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Cumplir con compromisos adquiridos causados por la Oficina de Contabilidad, como gasto o adquisición de bienes, dentro de la ejecución presupuestal de la vigencia.

2. CLIENTES

Los Proveedores, conferencistas, Contabilidad, Presupuesto, Dirección y jefaturas de División del Instituto de Estudios del Ministerio Público.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los pagos por concepto de gastos generales o adquisición de bienes, siempre y cuando cumplan con todos los soportes requeridos para su desembolso.

La elaboración de los cheques y su pago se ajusta a las fechas y cuantías determinadas en el Programa Anual de Caja-PAC.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a Tesorería, Dirección del Instituto de Estudios del Ministerio Público, División Administrativa y Financiera, Contabilidad, Presupuesto.

5. REFERENCIAS

 Decreto 266 de 2000.

 Decreto 262 de 2000.

 Decreto 111 de 1996.

 Resoluciones internas.

 Demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

Programa Anual de Caja: Monto máximo mensual de fondos disponibles en la Cuenta Unica Nacional, manejada por la Dirección del Tesoro Nacional.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Comprobante de Pago, prenumerado en forma consecutiva.

 Cheque.

 Ordenes de pago prenumer adas en forma continua.

 Planillas en Excel.

8. CONDICIONES GENERALES

Se elabora el Comprobante de pago y el cheque, siempre y cuando se cumpla con los requisitos exigidos para tal desembolso, como cotizaciones, justificación, certificado de disponibilidad, orden de prestación de servicio o contrato, recibo a satisfacción, factura o cuenta de cobro, ingreso al almacén, orden de pago, liquidaciones de retenciones de ley, codificación contable y presupuestal.

9. SALIDAS

Comprobante de pago debidamente diligenciado.

10. REGISTROS

 Libro de Bancos.

 Planilla en Excel para elaboración de informes.

 Colilla de chequera.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verifica valor a pagar codificado en contabilidad.

 Verifica la totalidad de los soportes.

 Ingresa la información al Sistema de Información Integral y Financiera.

 Verifica control consecutivo de chequera y comprobantes de egreso.

 Plasma sello sobre cheque "páguese por caja o por canje al primer beneficiario".

 Verifica con exactitud el nombre del beneficiario.

 Verifica número de cuenta para consignar cheque girado.

12. ANEXOS

No aplica,

13. ACTIVIDADES

TESORERO

13.1 Recibe documentos soportes enviados por las Divisiones de Escuela de Capacitación, Investigaciones Sociopolíticas y Administrativa y financiera del Instituto de Estudios del Ministerio Público.

13.2 Elabora orden de pago.

13.3 Remite a la Oficina de Contabilidad -Contador- para su codificación contable la orden de pago, comprobante de pago con soportes.

CONTABILIDAD

CONTADOR

13.4 Recibe Ordenes de pago con soportes enviados por la tesorería.

13.5 Codifica contablemente el comprobante de pago, aplicando las retenciones de ley.

13.6 Remite a Presupuesto órdenes de pago con soportes para codificación presupuestal.

PRESUPUESTO

JEFE DE PRESUPUESTO

13.7 Recibe Ordenes de pago con soportes para imputación presupuestal.

13.8 Registra sobre el comprobante de pago codificación prespuestal.

13.9 Remite a Tesorería Orden de pago con soportes para elaboración de cheque.

TESORERIA

13.10 Recibe de la oficina de Presupuesto la orden de pago codificada y liquidado los descuentos de ley.

13.11 Elabora cheque por el valor a pagar liquidado con todos los descuentos.

13.12 Remite orden de pago con cheque y soportes a la oficina de la División Administrativa y Financiera para su revisión y visto bueno.

13.13 Recibe cuentas con el visto bueno de la División Administrativa y Financiera.

13.14 Recoge firmas del Director del Instituto de Estudios.

13.15 Implanta firma de tesorero en cada uno de los cheques girados.

13.16 Consigna cheques girados en las cuentas de los beneficiarios, que informaron previamente en las cotizaciones.

13.17 Remite a la oficina de Contabilidad informe de egresos mensualizados, soportado con los comprobantes de pago y demás anexos.

14. INDICADORES

 Número de Comprobantes de pago elaborados durante el mes.

 Promedio de Comprobantes de pago elaborados por concepto de adquisición de bienes y prestación de servicios.

Dependencia: Instituto de Estudios del Ministerio Público División Administrativa y Financiera

Proceso: Contabilidad

Procedimiento: Cuentas por cobrar

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Establecer en forma clara y exacta los derechos para con terceros, que tiene el Instituto por la prestación de los servicios propios de su función administrativa o cometido estatal, como son la venta de Diplomados, Seminarios y cursos y también la venta de monografías.

2. CLIENTES

Los deudores del Instituto, Escuela de Capacitación, Contabilidad, Tesorería y Cartera.

3. ALCANCE

Escuela de Capacitación, División Financiera y Cartera.

4. RESPONSABILIDADES

Escuela de Capacitación, Contabilidad, Cartera.

5. REFERENCIAS

I. Decreto 262 de febrero 22 de 2000 Nueva Estructura de la Procuraduría General de la Nación, artículo 57 numeral 4o.

II. Doctrina Contable Plan General de Contabilidad Pública.

6. DEFINICIONES

Cuenta por cobrar: Derechos ciertos, a favor del ente público, en moneda nacional o extranjera, originados en la prestación de servicios o venta de bienes, en desarrollo de su función administrativa o cometido estatal. 2. Valor de las obligaciones contraídas por el ente público, por concepto de adquisición de bienes o servicios, gravámenes de carácter general y obligatorios a favor del Estado, gastos financieros generados por las obligaciones y deudas, los avances y anticipos recibidos, y los créditos judiciales.

Deben registrarse por el monto total adeudado y revelarse por el valor que constituye la obligación de pago, a la fecha del informe contable. Las obligaciones contraídas en moneda extranjera o mediante pactos de reajuste, deben ajustarse a su valor actual, utilizando las tasas de cambio o unidades de reconvención correspondientes, certificadas o informadas por las autoridades competentes.

7. FORMATOS A UTILIZAR

III. Oficio con el cual se recibe el detalle de las cuentas por cobrar por parte de la Escuela de Capacitación.

IV. Comprobante electrónico de contabilidad paquete contable.

8. CONDICIONES GENERALES

V. La Escuela de Capacitación debe informar dentro de los 5 primeros días del mes siguiente, en forma detallada los nombres de los asistentes a eventos que haya realizado el Instituto durante el mes, indicando el valor a cobrar por cada uno de ellos.

9. SALIDAS

VI. Estado de cuenta por evento y participante.

VII. Cartera detallada por evento y asistente.

10. REGISTROS

 Comprobante de contabilidad.

11. BASES DE AUTOCONTROL

VIII. El listado de participantes en un evento es revisado para evitar doble contabilización.

IX. Se verifica la exactitud de los descuentos otorgados al igual que las becas.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

CONTADOR

13.1 Recibe de la División Escuela de Capacitación oficio con listado de asistentes a los diferentes eventos realizados por el Instituto de Estudios del Ministerio Público.

13.2 Revisa informe y solicita aclaración o devuelve a la Escuela para corregir.

13.3 Si el informe no requiere aclaración, remite a Auxiliar contable para su contabilización.

AUXILIAR DE CONTABILIDAD

13.4 Recibe de Contador listado de asistentes corregido.

13.5 Registra en el sistema en forma individual el evento y la cuenta por cobrar de cada asistente, asignando código para su identificación.

13.6 Imprime comprobante de cuenta por cobrar y remite a Contador para su revisión y aprobación.

CONTADOR < /o:p>

Recibe comprobante de cuenta por cobrar con anexos.

Revisa comprobante de cuenta por cobrar frente a listado enviado por la División Escuela y aprueba.

Remite a Auxiliar contable Comprobante y anexos.

AUXILIAR CONTABLE

Recibe comprobante y contabiliza.

Archiva comprobante.

Envía a Cartera copia de comprobante.

14. INDICADORES

 Número de participantes creados en el sistema.

 Número de eventos realizados en el mes.

 Costo total por seminario y global.

Dependencia: Instituto de Estudios del Ministerio Público División Administrativa y Financiera

Proceso: Contabilidad

Procedimiento: Provisión de cartera

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Registrar el valor calculado para cubrir las posibles contingencias de pérdida por el riesgo de cobrabilidad de los deudores del Instituto, teniendo en cuenta las edades, y así poder aplicar los diferentes porcentajes.

2. CLIENTES

Deudores, Cartera, Contabilidad.

3. ALCANCE

El Procedimiento se aplica en la oficina de Contabilidad y Cartera.

4. RESPONSABILIDADES

Cartera y Contabilidad.

5. REFERENCIAS

Decreto 262 de febrero 22 de 2000 Nueva Estructura de la Procuraduría General de la Nación, artículo 57 numeral 4o.

Doctrina Contable Plan General de Contabilidad Pública.

6. DEFINICIONES

Provisión para deudores. (Cr). Valor estimado de las contingencias de pérdidas generadas en los deudores, como resultado del riesgo de cobrabilidad, de acuerdo con el análisis general o individual, de las cuentas que conforman el grupo de deudores.

Provisiones. Representa el valor de las estimaciones que debe efectuar el ente público para cubrir contingencias de pérdidas como resultado del riesgo de incobrabilidad, mercado o demérito del costo de los activos, así como las estimaciones para cubrir obligaciones, costos y g astos futuros no determinados o acreencias laborales no consolidadas, como consecuencia del proceso operacional o actividades permanentes que lleve a cabo.

7. FORMATOS A UTILIZAR

a) Informe por edades realizado por el área de cartera.

8. CONDICIONES GENERALES

2. Que exista cartera vencida.

9. SALIDAS

Informe de provisión de cartera por edades y porcentajes de provisión.

10. REGISTROS

Registro contable de la provisión, en comprobante de contabilidad.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificar con exactitud el saldo por edades.

12. ANEXOS

13. ACTIVIDADES

CARTERA

13.1 Entrega listado de cuentas por cobrar por edades de vencimiento.

CONTABILIDAD

13.2 Aplica los porcentajes dependiendo de la edad de vencimiento.

13.3 Contabiliza la provisión.

CONTADOR

13.4 Revisa listado de cuentas por cobrar por edades y verifica porcentajes aplicados

14. INDICADORES

La provisión se aplica semestralmente, teniendo en cuenta los porcentajes determinados por las normas de Contabilidad Pública generalmente aceptadas.

Dependencia: Instituto de Estudios del Ministerio Público División Administrativa y financiera

Proceso: Contabilidad

Procedimiento: Recuperación de cartera

Código:

Revisó JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Recaudar las cuentas por cobrar del Instituto de Estudios del Ministerio Público, teniendo en cuenta las edades de vencimiento, para establecer su antigüedad, analizar el difícil cobro y determinar provisiones y castigos.

2. CLIENTES

Todos y cada uno de los beneficiarios de servicios académicos que presta el IEMP, Director, Oficina Jurídica, Tesorería, y en general la división administrativa y financiera.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los inscritos en las actividades académicas del Instituto de Estudios del Ministerio Público, a través de la escuela de capacitación.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Contador del Instituto de Estudios y asistente de cartera.

5. REFERENCIAS

 Constitución Nacional de 1991.

 Ley 43 de 1990.

 Circulares Superbancarias.

 Disposiciones internas suscritas por la Dirección del Instituto.

 Demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

Cartera: Conjunto de usuarios deudores de los servicios prestados por el Instituto de Estudios del Ministerio Público.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo cartera vigente.

 Modelo cartera por edades de vencimiento.

 Modelo Circularización.

8. CONDICIONES GENERALES

Se toma como base la información suministrada por la oficina de contabilidad, quien causa la cuenta por cobrar y registra los pagos recibidos.

El proceso se realiza mensualmente

9. SALIDAS

Listado de deudores por edades de vencimiento.

10. REGISTROS

 En la base de datos de cartera

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Confronta auxiliar estado de cuenta emitido por la oficina de contabilidad con los listados de causación de la cuenta por cobrar.

 Correcta Liquidación y elaboración de los recibos de pago, de conformidad con documento soporte.

 Confrontación con registros auxiliares.

 Control consecutivo de las cuentas de cobro y circularización.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

ESCUELA DE CAPACITACION

13.1 Realizada la actividad académica, remite listado de asistentes por cada evento a Contabilidad, para la causación de cuantas por cobrar.

CONTABILIDAD

13.2 Recibe de la Escuela de Capacitación, listado de participantes a cada evento

13.3 Asigna códigos al evento reportado por la Escuela y a cada uno de los participantes.

13.4 Digita en el sistema el listado de conformidad con los códigos asignados.

13.5 Expide copia del auxiliar Cuentas por Cobrar y lo remite a Contador IEMP.

CONTADOR

13.6 Revisa listado de cuentas por cobrar por cada evento realizado.

13.7 Remite listado a Oficina de Cartera para que proceda a su cobro.

CARTERA

13.8 Recibe listado de cuentas por cobrar detallado por eventos y participantes.

13.9 Clasifica las cuentas por edades de vencimiento.

13.10 Contacta a los deudores vía telefónica, a fin de recordar la obligación pendiente con el Instituto de Estudios del Ministerio Público.

13.11 Actualiza hojas de control de cuentas por cobrar, donde se deja constancia de la gestión.

13.12 Elabora las cuentas de cobro en forma individual, o la circularización, dependiendo de la antigüedad de la obligación.

13.13 Actualiza controles de cobro con número de radicación y fecha de envío.

13.14 Obtiene respuesta a circularización o cuentas de cobro.

13.15 Remite a Contabilidad listado actualizado para su revisión.

CONTADOR

13.16 Recibe listado actualizado enviado por la oficina de cartera.

13.17 Confronta listado actualizado con Recibos de Caja elaborados en el período.

13.18 Remite listado de cuentas por cobrar para los ajustes correspondientes.

CARTERA

13.19 Recibe listado y elabora ajustes correspondientes.

13.20 Informa a Tesorería de pagos realizados, para la elaboración de recibos de caja.

13.21 Elabora informe de cuentas por cobrar por trimestre para Dirección del Instituto de Estudios del Ministerio Público.

14. INDICADORES

 Rotación de Cartera = Cuentas por Cobrar por Período

––––––––––––– = días

Ventas de servicios

 Porcentaje de recuperación = Valor recuperado

–––––––– X 100

Cartera total

Dependencia: Instituto de Estudios del Ministerio Público División Administrativa y Financiera

Proceso: Contabilidad

Procedimiento: Cuentas por pagar

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Registrar las obligaciones del Instituto con el fin de determinar los montos adeudados por este, ya sea por prestación de servicios o compra de bienes.

2. CLIENTES

Proveedor del bien o servicio, Presupuesto, Contabilidad, Tesorería.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica en la División Escuela de Capacitación y/o Almacén, Contabilidad y Tesorería.

4. RESPONSABILIDADES

Presupuesto, División Escuela de Capacitación y/o Almacén, Contabilidad y Tesorería.

5. REFERENCIAS

I. Decreto 262 de febrero 22 de 2000 Nueva Estructura de la Procuraduría General de la Nación, artículo 57 numeral 4o.

II. Doctrina Contable Plan General de Contabilidad Pública.

III. Demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

Cuenta por Pagar: Valor de las obligaciones, autorizadas por vía general, contraídas por el ente público por concepto de adquisición de bienes o servicios recibidos de proveedores nacionales, en desarrollo de su función administrativa o cometido estatal.

7. FORMATOS A UTILIZAR

a) Orden de Pago;

b) Orden de Prestación de Servicios o Contrato;

c) Solicitud de Certificado de Disponibilidad;

d) Justificación del Servicio o de la Compra;

e) Certificado de Disponibilidad Presupuestal;

f) Cotizaciones.

8. CONDICIONES GENERALES

g) Deben causarse por el valor bruto teniendo en cuenta las deducciones si las hay.

IV. SALIDAS

a) Listado auxiliar de cuentas por pagar;

b) Comprobante de contabilidad.

10. REGISTROS

Contabilidad en la causación y en el pago.

11. BASES DE AUTOCONTROL

c) La justificación de la adquisición del bien o servicio debe llevar el Vo. Bo. del Ordenador del Gasto;

d) El cumplido a satisfacción o factura debe ser posterior a la expedición del CDP;

e) El sello de codificación contable debe encontrarse o en la factura o en el cumplido a satisfacción;

f) Verifica los porcentajes de deducciones de ley.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

CAUSACION DEL GASTO

CONTADOR

13.1 Recibe de la Tesorería Orden de pago con soportes para su verificación, liquidación de deducciones e imputación contable.

PRESUPUESTO

13.2 Recibe órdenes de pago codificados contablemente con soportes.

AUXILIAR CONTABLE

13.3 Recibe de Presupuesto Orden de pago con soportes.

13.4 Causa gasto en contabilidad, con base en la imputación contable dada por el Contador.

13.5 Crea obligación por pagar en el ZIIF.

13.6 Remite a Tesorería documentación anexa a orden de pago, para su correspondiente giro.

TESORERIA

13.7 Recibe de Auxiliar contable orden de pago con soportes para la elaboración de cheque y pago.

14. INDICADORES

a) Número de pagos realizados en el mes.

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

SECRETARIA GENERAL

FEBRERO DE 2001

ACTUALIZ ACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprime su dinámica diaria.

Por ello, los manuales de procedimientos adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, estamos solicitando la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJET IVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno, y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas al interior de la Procuraduría.

Dependencia: Secretaría General

Proceso: Correspondencia

Procedimiento: Trámite correspondencia Recibida y Enviada

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Brindar un adecuado y expedito orden y registro de la correspondencia interna y externa que ingresa a la Secretaría General, efectuarle el seguimiento interno para su desarrollo y el envío de la misma.

2. CLIENTES

Al interior de la Entidad, sus servidores; así como también personas naturales o jurídicas públicas o privadas, externas a la Entidad que se encuentran vinculadas con ella en algún trámite administrativo o simplemente que requieren de la ejecución de las funciones que le corresponden por Constitución y por ley.

3. ALCANCE

Toda persona natural o entidad de orden particular o público nacional o internacional que requiera realizar trámites al interior de la Entidad, y a las que se necesite para efectos de desarrollar sus funciones.

4. RESPONSABILIDADES

Todos los funcionarios de la dependencia, y hacia afuera, igual que los involucrados en los puntos anteriores.

5. REFERENCIAS

Constitución Política.

Decreto 262 de 2000.

Resolución 0023 de 1992.

Decreto 01 de 1984.

Demás Normas Concordantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Memorando.

Oficios enviados S.G.

Libro Radicador.

8. CONDICIONES GENERALES

Correspondencia interna.- mediante oficios y memorando.

Correspondencia externa.- proviene de la Sección de Correspondencia y es relacionada en planillas de entrega luego de ser registrados en el SIAF.

9. SALIDAS

No aplica.

10. REGISTROS

S.I.A.F.

Tabla de Word.

Libro radicador.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Realizando seguimiento a través de los memorandos, a la correspondencia que circula en la Secretaría General y hacia las otras dependencias de la Entidad.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

DEPENDENCIAS DE LA PROCURADURÍA, OTROS ORGANISMOS Y PARTICULARES.

13.1 Envía correspondencia de dependencias de la procuraduría, otros organismos y particulares envían correspondencia (ver trámite correspondencia Registro y Control y Correspondencia).

OFICINISTA

13.2 Recibe la correspondencia, firma copia de recibido en el documento o en la planilla y la radica en el sistema bajo el archivo "Recibe -. DSG del Microsoft Word, directorio C:\ Control" y en el módulo de Secretaría General del SIAF.

13.3 Pasa la correspondencia a la Secretaría General.

SECRETARIO GENERAL

13.4 Dispone con memorando el trámite a seguir impartiendo en el mismo las instrucciones que debe seguir el servidor a quien se le encargue el asunto.

OFICINISTA

13.5 Descarga del sistema y entrega al citador lo que es para enviar a otra dependencia.

13.6 Entrega al Funcionario de la Secretaría General el asunto que se le ha asignado y hace firmar la copia del memorando.

ASESOR

13.7 Proyecta la respuesta y adjunta los anexos que sean del caso, tratando el asunto directamente con el Secretario General.

SECRETARIO GENERAL

13.8 Aprueba y firma si está de acuerdo. De lo contrario, hace observaciones y dispone devolverlo a quien proyectó. Asesor realiza las correcciones y las envía nuevamente al Secretario General.

SERVIDOR DE LA SECRETARIA GENERAL

13.9 Realiza las correcciones y deja en conocimiento Secretario General.

SECRETARIA GENERAL

13.10 Firma el documento y lo pasa al oficinista.

OFICINISTA

13.11 Numera y fecha el documento; guarda una copia; y registra su salida en el archivo de Word llamado "Envía -DSG, directorio C:\ Control" y en el módulo de Secretaría General del SIAF y lo (s) entrega al citador.

CITADOR

13.12 Entrega los documentos en las dependencias de la Procuraduría y hace firmar el recibido, o entrega en la de Correspondencia los que se deben enviar a otras sedes, y trae la copia sellada.

13.13 Las dependencias a las que les corresponde proyectar respuesta conforme a paso 7, entregan el proyecto al Oficinista para radicarlo y pasarlo al Secretario General quien lo aprueba o desaprueba, en el primer caso lo firma y continúa el trámite con paso 13; en caso contrario, lo devuelve para correcciones, hasta que sea aprobado y firmado.

OFICINISTA

13.14 Ordena consecutivamente los memorandos, oficios, así como copia de las respuestas con su correspondiente anexo, para su posterior control.

14. INDICADORES

Total correspondencia recibida.

Total Derechos de Petición.

Total Solicitudes de auxilio educativo.

Total solicitudes vacaciones.

Total solicitudes de licencias.

Total solicitudes de Comisión de estudios.

Total solicitudes varias.

Dependencia: Secretaría General

Proceso: Auxilio Educativo

Procedimiento: Trámite de Solicitudes y Adjudicación

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Seleccionar los servidores de la Entidad a los cuales se les adjudica un apoyo económico para el cubrimiento parcial de los costos de matrícula de los cursos de capacitación a los que se inscriban con el fin de obtener una mayor eficiencia en la prestación del servicio público.

2. CLIENTES

Los servidores de la Entidad que se desempeñen en cargos de niveles iguales o inferiores al 16, que se encuentren inscritos en la Carrera Administrativa, que obtengan el visto bueno del jefe inmediato para realizar los estudios y cuyos estudios guarden relación con las funciones del cargo que desempeñan.

3. ALCANCE

Las Universidades y Centros Educativos en los cuales se inscriban los servidores beneficiados con el apoyo.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los aspirantes, la Viceprocuraduría, la Secretaría General, División de Gestión Humana y la División Financiera.

5. REFERENCIAS

Decreto 262 de 2000.

Resolución número 579 del 23 de mayo de 1995.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Ordenes de Trabajo.

Modelo de formato información beneficiario cuenta.

8. CONDICIONES GENERALES

Además de las condiciones relacionadas con los siguientes requisitos: que se desempeñen en cargos de niveles iguales o inferiores al 16, que se encuentren inscritos en la Carrera Administrativa, que obtengan el visto bueno del jefe inmediato para realizar los estudios y cuyos estudios guarden relación con las funciones del cargo que desempeñan, el servidor no deberá contar con antecedentes disciplinarios. La solicitud debe dirigirla a la División de Gestión Humana, con antelación de veinte (20) días a la fecha de inscripción de la matrícula.

9. SALIDAS

Listado de inscritos y de beneficiados.

10. REGISTROS

Listado de inscritos.

Listado de denegados.

Listado de beneficiados.

Formato información beneficiario cuenta.

Ordenes de Trabajo.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Se envía el listado de solicitantes a la Oficina de Selección y Carrera para efectos de que certifiquen los servidores escalafonados.

Se solicitan los certificados de antecedentes disciplinarios al C.A.P.

Se Confrontan los listados del mismo año, para efectos de determinar que no se repita el auxilio a un mismo servidor.

Revisa la relación entre el pénsum académico y las funciones del cargo, según funciones dadas por la División de Gestión Humana.

Revisa la solicitud que traiga la aprobación o visto bueno del Jefe Inmediato.

12. ANEXOS

Orden de matrícula.

13. ACTIVIDADES

LOS SERVIDORES

13.1 Solicitan por escrito apoyo educativo, con el lleno de los requisitos establecidos en la Resolución 0579 de 1995, ante la División de Recursos Humanos

JEFE DE LA DIVISION DE GESTION HUMANA

13.2 Remite la Petición con la documentación anexa al Secretario General.

SECRETARIO GENERAL

13.3 Recibe la documentación y procede a efectuar el ingreso de acuerdo con lo establecido en el procedimiento I, secuencias 02 a 07.

ASESOR DE SECRETARÍA

13.4 Ingresa la solicitud al sistema, organizando la información, si la petición es de Bogotá, si es de fuera de Bogotá.

Verificado el cumplimiento de los requisitos exigidos en el artículo 4o. de la Resolución número 0579 del 95 y una vez tenga la relación de posibles beneficiarios, solicita a la División Financiera, Grupo Ejecución Presupuestal la información sobre disponibilidad presupuestal. A la Oficina de Carrera, al C.A.P. conforme a lo requerido de cada dependencia.

DIVISION FINANCIERA, OFICINA DE SELECCION Y CARRERA Y C.A.P

13.5 Remiten la información.

ASESOR DE SECRETARÍA

13.6 Imprime las tablas de solicitudes recibidas, procedentes de los archivos indicados en el numeral anterior.

ASESOR

13.7 En la fecha fijada para la Reunión, presenta ante los miembros de Comité, el listado y la documentación de los posibles beneficiarios.

EL COMITE

13.8 Aprueba o rechaza la s solicitudes de acuerdo con los requisitos exigidos y las políticas establecidas para la adjudicación.

ASESOR

13.9 Elabora Acta de la reunión y recoge firmas.

Proyecta para firma del Viceprocurador oficios de comunicación a los beneficiarios, anexa formulario para información del establecimiento Educativo y solicita la constancia de pago de matrícula.

Proyecta firma del Viceprocurador oficios comunicando a los no beneficiados indicándoles los motivos.

VICEPROCURADOR

13.10 Estudia y firma oficios.

ASESOR

13.11 Elabora ORDEN DE TRABAJO, una vez recibida la información y la remite a la División Financiera para el trámite de pago.

14. INDICADORES

Servidores Beneficiados

––––––––––––––––––––––––– x 100

Total Servidores que solicitan beneficio

Causas de rechazo

Profesiones o tipos de estudios

Dependencia: Secretaría General

Proceso: Circulares

Procedimiento: Expedición

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Informar a los servidores de la Entidad acerca de las diferentes directrices y situaciones administrativas que interesan para el adecuado y buen funcionamiento de la Entidad.

2. CLIENTES

Los servidores de la Entidad.

3. ALCANCE

Los servidores de la Entidad.

4. RESPONSABILIDADES

Los funcionarios involucrados en la circular de conformidad con el tema e instrucciones.

5. REFERENCIAS

Constitución Política.

Decreto 262 de 2000.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.

8. CONDICIONES GENERALES

No aplica.

9. SALIDAS

No aplic a.

10. REGISTROS

No aplica.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Fijación en las carteleras de la entidad y envío a través de fax (comprobando correcto recibo).

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIO GENERAL

13.1 Dispone su elaboración. Reparte el asunto y fija las pautas para su trámite.

ASESOR

13.2 Proyecta la Circular de acuerdo con los parámetros indicados por el Secretario General.

SECRETARIO GENERAL

13.3 Revisa y firma, o solicita los ajustes del caso.

ASESOR

13.4 Corrige conforme a lo sugerido por el Secretario General. Pasa el proyecto definitivo para firma.

SECRETARIO GENERAL

13.5 Revisa y Firma la circular.

OFICINISTA

13.6 Numera y saca fotocopias.

CITADOR

13.7 Reparte a las dependencias destinatarias y guarda un ejemplar en la carpeta de archivo de circulares.

13.8 Fija en la cartelera de cada piso las circulares dirigidas a todos los servidores de la Procuraduría.

13.9 Entrega en la de Correspondencia, las circulares dirigidas a sedes distintas de Bogotá, o las pasa vía fax si son urgentes.

14. INDICADORES

número de Circulares Expedidas

––––––––––––––––– x 100

número de Circulares proyectadas

Funcionarios a quienes se dirige

Lugares y dependencias que abarca

Dependencia: Secretaría General

Proceso: Autenticación de copias actos de la Procuraduría General de la Nación

Procedimiento: Solicitud y expedición

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Expedir, a quien lo solicite, copia auténtica de los actos que produce los funcionarios de la entidad por razón de su competencia.

2. CLIENTES

Toda persona natural o jurídica que requiera copia auténtica y los actos que producen los funcionarios de la entidad por razón de su competencia.

3. ALCANCE

Toda persona natural o jurídica que requiera copia auténtica y los actos que produce los funcionarios de la entidad por razón de su competencia para el interesado, o autoridades judiciales o administrativas.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al funcionario que expide el acto y al Secretario General.

5. REFERENCIAS

Decreto 262 de 2000.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.

8. CONDICIONES GENERALES

9. SALIDAS

Las fotocopias auténticas para el funcionario.

10. REGISTROS

No aplica.

11. BASES DE AUTOCONTROL

El funcionario que certifica la autenticidad del acto con su visto bueno, antes de pasar por la autenticación del Secretario General.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

AUTORIDADES JUDICIALES O ADMINISTRATIVAS

13.1 Envían la solicitud de expedición y autenticación de actos administrativos de la Procuraduría expedidos por servidores de la Procuraduría General de la Nación en ejercicio de sus funciones.

OFICINISTA

13.2 Ver procedimiento 1 secuencia 2 al 7.

ASESOR

13.3 Proyecta oficio solicitando a la respectiva.

SECRETARIO GENERAL

13.4 Verifica el fundamento de lo proyectado y firma. Espera respuesta para darle el trámite. Si son documentos propios de la Secretaría General, autentica previa rúbrica del asesor que los confrontó y firma el oficio de remisión a quien requirió los documentos auténticos.

OFICINISTA

13.5 Numera, fecha y radica el envío en el computador, bajo el archivo "Envía -DSG

Directorio C: \ Control".

CITADOR

13.6 Lleva a correspondencia el envío y trae copia sellada, o entrega personalmente.

14. INDICADORES

Temas tratados

–––––––––––––––––––––––––– x 100

Total Circulares al año

Número de compras atendida

Dependencia: Secretaría General

Proceso: Derecho de petición y formulación de consultas

Procedimiento: Solicitud y expedición

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Absolver a los servidores de la entidad, a personas naturales y jurídicas y autoridades judiciales y administrativa, las consultas de carácter laboral o las peticiones de orden general que le formulen.

2. CLIENTES

Todo servidor de la entidad, las personas natural o jurídica o las autoridades judiciales y administrativas interesadas en que se les resuelva derechos de peticiones laborales y administrativos de su competencia.

3. ALCANCE

Toda persona natural o jurídica que requiera las autoridades judiciales y administrativas.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al funcionario que expide los documentos solicitados, al que estudia y proyecta la respuesta o concepto del Secretario General.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política.

 Decreto 262 de 2000.

 Resolución 0023 de 1992.

 Resolución 274 de 2000.

6. DEFINICIONES< /span>

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.

8. CONDICIONES GENERALES

No aplica.

9. SALIDAS

Documentos y conceptos.

10. REGISTROS

No aplica.

11. BASES DE AUTOCONTROL

El funcionario que expide el acto, lo rubrica para verificar la autenticidad antes de pasarlo al Secretario General. En las consultas se debate el concepto con el Secretario General y el funcionario encargado de emitir el proyecto, confrontando con las normas y las hojas de vida del servidor.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SERVIDORES DE LA PROCURADURÍA Y PERSONAS PARTICULARES

13.1 Envían a la Correspondencia una petición, con fundamento en el artículo 23 de Constitución Política.

OFICINISTA

13.2 Radica la petición en archivo en el sistema.

SECRETARIA

13.3 Entra la solicitud al Despacho del Secretario General para su reparto.

ASESOR

13.4 Estudia y proyecta la respuesta con los anexos del caso, dentro del término legal.

SECRETARIO GENERAL

13.5 Revisa y firma la respuesta.

OFICINISTA

13.6 Radica en archivo en el sistema.

CITADOR

13.7 Lleva a Correspondencia y trae la copia sellada, o distribuye en las dependencias de la Procuraduría, las que sean internas.

14. INDICADORES

Prestacionales

––––––––––––––––––––––––––– x 100

Total de Consultas derechos de petición

Prestacionales Generales

––––––––––––––––––––––––––– x 100

Total de Consultas derechos de petición

Prestacionales generales o particulares

–––––––––––––––––––––––––– x 100

Total de Consultas derechos de petición

Clase de autoridad que lo solicita

––––––––––––––––––––––––– x 100

Total de Consultas derechos de petición

Información o petición de documentos

––––––––––––––––––––––––– x 100

Total de Consultas derechos de petición

Dependencia: Secretaría General

Proceso: Adquisición de bienes

Procedimiento: Ordenes de Pedido y/o Ordenes de Trabajo (no mayor de 40 s mmlv). Solicitud y expedición

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Adquirir elementos y servicios hasta por un valor que no supere los cuarenta (40) salarios mínimos legales mensuales vigentes en condiciones de calidad y alta efectividad.

2. CLIENTES

Las diferentes Dependencias de la Entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los proveedores de elementos y prestatarios de servicios cuya cuantía no supere los cuarenta (40) salarios mínimos mensuales y es válido para las adquisiciones de los elementos y contratación de servicios requeridos por las dependencias, tanto a nivel central como nacional.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los oferentes, la Secretaría General, la Oficina Jurídica, Divisiones Administrativa, Financiera y la dependencia solicitante.

5. REFERENCIAS

 Ley 80 de 1993.

 Decreto 855 de 1994.

 Decreto 856 de 1994.

 Decreto 2209 de 1998.

 Resolución 025 de 2000.

 Demás Normas Concordantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Formato PGN 229.

 Registro de Proveedores.

8. CONDICIONES GENERALES

Se incluye en este proceso la contratación para el suministro de bienes o la prestación de servicios autorizados y contenidos en el Plan Anual de Compras en consonancia con las cuantías aprobadas y que no ameriten la apertura de una Licitación, Solicitud de Oferta, solo viable para aquellos casos en que se requiera la atención de imprevistos, dentro de una vigencia fiscal determinada.

9. SALIDAS

Orden de Pedido o de Trabajo.

10. REGISTROS

 Cotizaciones.

 Concepto técnico.

 Disponibilidad Presupuestal.

 Cuadro Comparativo.

 Póliza de garantía sobre calidad de los bienes.

 Certificación de la necesidad expedida por Secretaría General.

 Formato PGN 229.

 Factura.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Correcta elaboración de las operaciones aritméticas, confrontando con los documentos soporte.

 Revisión de los conceptos técnicos.

 Autenticidad de los documentos presentados por los oferentes o prestatarios del servicio solicitado.

 Correcta identificación de los Bienes y Servicios a contratar.

12. ANEXOS

Muestras en caso de ser requeridas y certificados de idoneidad para prestar el servicio.

13. ACTIVIDADES

DEPENDENCIA INTERESADA

13.1 Solicita por escrito el servicio o los bienes en la División Administrativa, indicando las especificaciones técnicas.

DIVISION ADMINISTRATIVA

13.2 Si es una solicitud, verifica la existencia o no del bien en el Almacén y si es un servicio con el Grupo de Muebles o Servicios Administrativos o Grupo de Inmuebles, a fin de determinar si la Entidad puede prestar el servicio o solicitarlo externamente.

13.3 De no haber existencia en el Almacén del bien solicitado, verifica si su adquisición ha sido contemplada en el Programa de Compras.

Si no está contemplado en el Programa de Compras, o su adquisición es urgente, se atiende inmediatamente, si su cuantía permite la contratación sin formalidades plenas. (Si está en el programa y no es urgente, se tiene pendiente para cuando se adquiera según el programa).

13.4 Inicia el proceso de adquisición, solicitando cotizaciones a los proveedores.

13.5 Solicita disponibilidad presupuestal.

13.6 Elabora cuadro comparativo de propuestas.

Esta labor le puede ser encomendada a otras dependencias, cuando la especialización de la adquisición así lo requiera.

OFICINISTA SECRETARIA GENERAL

13.3 Recibe la certificación de la necesidad con el cuadro anexo, lo radica y lo pasa al Asesor o Coordinador Administrativo para su revisión.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO-SECRETARIA GENERAL

13.4 Sugiere el nombre del proveedor que debe ser favorecido, después del correspondiente análisis de las propuestas, calidad, precio, y garantías.

SECRETARIO GENERAL

13.5 Selecciona el proveedor, con base en el cuadro comparativo de propuestas y concepto técnico (dicha operación se considera realizada con la firma del Secretario, en la respectiva certificación).

OFICINISTA

13.6 Descarga y envía a la División Administrativa.

DIVISION ADMINISTRATIVA

13.7 Diligencia la parte superior del formato de orden, de acuerdo con lo autorizado por el Ordenador del Gasto (proveedor, condiciones de compra y características del bien o servicio a adquirir).

GRUPO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

13.8 Imparte registro presupuestal diligenciando el espacio correspondiente del formato, y se incluye en el sistema.

OFICINISTA SECRETARIA GENERAL

13.9 Recibe el formato de orden y lo pasa al Asesor.

ASESOR SECRETARIA GENERAL

13.10 Revisa la orden según lo autorizado y la pasa al Secretario General.

SECRETARIO GENERAL

13.11 Firma como ordenador del gasto la orden de trabajo o de pedido.

DIVISION ADMINISTRATIVA

13.12 Hace llegar al proveedor la orden de pedido o de trabajo, o se comunica con éste para que la reclame.

ALMACENISTA

13.14 Recibe del proveedor los bienes y diligencia la parte respectiva del formato; el recibido a satisfacción, y le entrega una copia al proveedor.

JEFE DEPENDENCIA INTERESADA

13.15 Si se trata de servicios, comprueba directamente o con la asesoría de especialista, que los mismos se ajusten a lo contratado y si es un bien devolutivo, es cargado a su inventario por parte del almacén.

ALMACEN

13.16 Elabora la orden de ingreso y la incorpora al kárdex, sistematizando la información sobre los bienes recibidos.

CONTABILIDAD

13.17 Elabora el proyecto de resolución para el pago al proveedor.

Envía el proyecto de resolución a la Secretaría General.

ASESOR SECRETARIA GENERAL

13.18 Revisa los valores; el recibido a satisfacción y los pasa al Secretario General para su estudio y firma como Ordenador del pago.

SECRETARIO GENERAL

13.19 Firma, si está de acuerdo.

CONTABILIDAD

13.20 Revisa, observa retención en la fuente, pasa a mecanografía e imparte visto bueno a la orden.

GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

13.21 Hace la imputación presupuestal para el pago, e incluye en el sistema.

TESORERIA

13.22 Gira el cheque para cancelar la cuenta, de acuerdo con la situaci ón de fondos.

CONTABILIDAD

13.23 Efectúa la imputación contable de las cuentas canceladas durante el día, adjuntas al boletín diario del movimiento de caja y bancos.

14. INDICADORES

Promedio ejecución: Valor Total invertido en Ordenes de Pedido o de Trabajo/ Número de Ordenes.

Ejecución del Plan por Rubros e Items respecto al valor asignado al comienzo del ejercicio.

Registro de Proponentes/ número de invitados en el período

Dependencia: Secretaría General

Proceso: Intervención en junta de licitaciones, pluralidad de cotizaciones

Procedimiento: Adquisición de bienes entre 40 y 300 salarios mínimos legales vigentes.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Adquirir elementos y servicios hasta por un valor entre los cuarenta (40) y los trescientos (300) salarios mínimos legales mensuales en condiciones de calidad y alta efectividad.

2. CLIENTES

Las diferentes Dependencias de la Entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los proveedores de elementos y prestatarios de servicios cuya cuantía se encuentre entre los cuarenta (40) y los trescientos (300) salarios mínimos mensuales y es válido para las adquisiciones de los elementos y contratación de servicios requeridos por las dependencias, tanto a nivel central como nacional.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los oferentes, la Junta de Licitaciones, la Secretaría General, la Oficina Jurídica, Divisiones Administrativa, Financiera y la dependencia solicitante.

5. REFERENCIAS

 Ley 80 de 1993

 Decreto 855 de 1994

 Decreto 856 de 1994

 Decreto 2209 de 1998

 Resolución 025 de 2000

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Ordenes de pedido y de Trabajo

Contrato

Orden de pago

8. CONDICIONES GENERALES

Se incluye en este proceso la contratación para el suministro de bienes o la prestación de servicios autorizados y contenidos en el Plan Anual de Compras en consonancia con las cuantías aprobadas y que ameriten la apertura de una Licitación, Solicitud de Oferta, solo viable para aquellos casos en que se requiera la atención de imprevistos, dentro de una vigencia fiscal determinada.

9. SALIDAS

Orden de Pedido, de Trabajo y de Pago.

10. REGISTROS

 Cotizaciones

 Concepto técnico

 Disponibilidad Presupuestal

 Cuadro Comparativo

 Póliza de Garantía sobre calidad de los bienes

 Certificación de la necesidad expedida por Secretaría General

 Formato PGN 229

 Factura

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Correcta elaboración de las operaciones aritméticas, confrontando con los documentos soporte.

 Revisión de los conceptos técnicos.

 Autenticidad de los documentos presentados por los oferentes o prestatarios del servicio solicitado.

 Correcta identificación de los Bienes y Servicios a contratar.

12. ANEXOS

Muestras en caso de ser requeridas y certificados de idoneidad para prestar el servicio.

13. ACTIVIDADES

JEFE DE DIVISION ADMINISTRATIVA

13.1 Revisa el plan de compras, o la necesidad del servicio y ordena que inmediatamente se elaboren estudios.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

13.1 Solicita a la oficina competente, las características técnicas y específicas del bien a adquirir o la prestación del servicio a contratar.

13.2 Solicita cotizaciones con el Oficinista.

13.3 Solicita certificado de disponibilidad presupuestal

13.4 Recepciona cotizaciones a los proveedores.

13.5 Elabora cuadros comparativos de ofertas.

13.6 Revisa cuadros comparativos de ofertas con el Oficinista.

13.7 Envía a oficina competente cuadros y las cotizaciones para obtener concepto técnico respectivo

JEFE DE EJECUCION PRESUPUESTAL

13.8 Expide certificado de disponibilidad presupuestal.

JEFE DE OFICINA ADMINISTRATIVA

13.9 Comunica al asesor del Secretario General la necesidad de realizar Junta de Licitaciones.

ASESOR SECRETARIA GENERAL

13.10 Prepara "orden del día" y comenta con el Secretario General.

13.11 SECRETARIO GENERAL

Acoge orden del día, rechaza las inconsistencias y devuelve al asesor.

ASESOR

13.12 Dispone por medio de oficio, citar a los Jefes de las Divisiones: Administrativa, Financiera, Oficina Jurídica y al Delegado del Procurador General, a Junta de Licitaciones.

SECRETARIO GENERAL

13.13 Elabora oficios citando a los Jefes anteriormente mencionados.

JUNTA DE LICITACIONES Y ADQUISICIONES

13.14 Estudia y rinde concepto con las recomendaciones para realizar la adjudicación.

El Asesor lee "orden del día". Da lectura del Acta anterior. Desarrolla "orden del día". Toma nota y elabora acta.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO D IVISION ADTIVA.

13.15 Analiza las ofertas y cuadros comparativos para seleccionar al contratista.

JUNTA DE LICITACIONES OFICINA JURIDICA

13.16 Selecciona a contratista.

Elabora respectivo contrato cuando el Ordenador del Gasto adjudica, y con oficio envía a Secretaría General para revisión del Asesor.

OFICINISTA SECRETARIA GENERAL

13.17 Radica oficio y entrega directamente al Asesor en Secretaría General.

ASESOR SECRETARIA GENERAL

13.18 Revisa contrato, si aparecen observaciones devuelve a Oficina Jurídica, donde inmediatamente se corrige y regresa al Asesor quien revisa y pasa a secretaria, para que entregue al Secretario General.

SECRETARIO GENERAL

13.19 Revisa y firma el contrato y devuelve a la secretaria para que entregue al oficinista.

SECRETARIA GENERAL

13.20 Recibe el contrato y entrega al oficinista para que lo descargue.

SECRETARIA GENERAL

13.21 Radica en archivo de correspondencia "DSG Directorio C: \ Control" y entrega al Citador.

CITADOR

13.22 Entrega el contrato en la Oficina Jurídica y toma el recibido.

CITADOR OFICINA JURIDICA

13.23 Recibe el contrato y devuelve al Abogado que proyectó.

Informa al contratista para que se acerque a firmar el contrato si es en Bogotá. Si es fuera de Bogotá, remite a Procuraduría correspondiente en provincia, para que firme el contratista.

PROCURADURÍA (EN PROVINCIA ASESOR OFICINA JURIDICA)

13.25 Toma firma a contratista. Entrega copia al contratista para que pague impuesto de timbre; cancele derechos de publicación en el Diario Oficial y la constitución de garantías que avalen el cumplimiento de obligaciones surgidas del contrato.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO OFICINA JURIDICA

13.26 Recibe del Contratista los documentos que acreditan el cumplimiento del trámite anterior, los revisa y si hay inconsistencia los devuelve para corrección. Si está de acuerdo, los archiva en la respectiva carpeta y entrega la póliza o garantía en la secretaría para que la envíen al Secretario General para su aprobación.

Con el comprobante de cancelación derechos de publicación en el Diario Unico de Contratación y copia del contrato firmado, elabora Extracto Unico y proyecto de oficio remisorio a Imprenta Nacional, para firma del Secretario General.

SECRETARIO GENERAL

13.27 Rechaza inconsistencias. Firma contrato de Extracto Unico y oficio remisorio. Devuelve a Jurídica.

OFICINA JURIDICA

13.28 Cuando regresa "Extracto" envía a Imprenta Nacional y archiva fotocopia en carpeta contrato.

SECRETARIA DE OFICINA JURIDICA

13.29 Proyecta oficio para la firma del jefe de la Oficina Jurídica, enviado a Secretaría General póliza o garantía para aprobación respectiva. Una vez firmado, lo numera, fecha y envía.

CITADOR OFICINA JURIDICA

13.30 Recibe oficio, al que se le adjunta póliza, radica y entrega a Secretaría General.

13.31 SECRETARIA DE SECRETARIA GENERAL

Pasa la póliza al Secretario General.

SECRETARIO GENERAL

13.32 Aprueba póliza y dispone devolver a Oficina Jurídica.

13.33 ASESOR OFICINA JURIDICA

Recibe documento y lo archiva en carpeta correspondiente. Envía contrato para registro presupuestal.

DIVISION FINANCIERA

13.34 Da registro presupuestal al contrato y lo devuelve a la Oficina Jurídica, entrega copia en la de Contabilidad.

ASESOR OFICINA JURIDICA

13.35 Cumplidos los requisitos, archiva contratos envía copias a las dependencias que deben intervenir en su ejecución.

CONTABILIDAD

13.36 Revisa asunto y dependiendo de la forma de pago pactada, liquida. Si se trata de anticipo, devuelve contrato a Secretaría General para que firme. Si no es anticipo, liquida cuando el contratista allegue acta de entrega de bienes en el almacén y envía orden al almacén para visto bueno y regresa a Contabilidad de donde se envía al Secretario General.

SECRETARIO GENERAL

13.37 Firma como ordenador del gasto, trátese de orden de pago de anticipo o no. Dispone devolver a Contabilidad.

OFICINISTA

13.38 Radica envío a Contabilidad y remite con citador.

CONTABILIDAD

13.39 Recibe y pasa a Ejecución Presupuestal para registro presupuestal de pago.

EJECUCION PRESUPUESTAL

13.40 Da registro presupuestal de pago y envía a Tesorería.

TESORERIA

13.41 Gira el cheque respectivo.

14. INDICADORES

Promedio ejecución: Valor Total invertido en Ordenes de Pedido o de Trabajo/ Número de Ordenes tipo de bienes adquiridos.

Ejecución del Plan por Rubros e Items respecto al valor asignado al comienzo del ejercicio.

Registro de Proponentes/ número de invitados en el período.

Dependencia: Secretaría General

Proceso: Intervención en junta de licitaciones, pluralidad de cotizaciones

Procedimiento: Adquisición de bienes entre 300 y 600 salarios mínimos mensuales legales vigentes.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 2 de marzo de 2001

1. OBJETIVO

Adquirir elementos y servicios hasta por un valor entre los trescientos (300) y los seiscientos (600) salarios mínimos legales mensuales en condiciones de calidad y alta efectividad.

2. CLIENTES

Las diferentes Dependencias de la Entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los proveedores de elementos y prestatarios de servicios cuya cuantía se encuentre entre los trescientos (300) y los seiscientos (600) salarios mínimos mensuales y es válido para las adquisiciones de los elementos y contratación de servicios requeridos por las dependencias, tanto a nivel central como nacional.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los oferentes, la Junta de Licitaciones, la Secretaría General, la Oficina Jurídica, Divisiones Administrativa, Financiera y la dependencia solicitante.

5. REFERENCIAS

 Ley 80 de 1993.

 Decreto 855 de 1994.

 Decreto 856 de 1994.

 Decreto 2209 de 1998.

 Resolución 025 de 2000.

 Demás Normas concordantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Contratos.

Ordenes de pago.

Resoluciones de apertura y cierre.

8. CONDICIONES GENERALES

Se incluye en este proceso la contratación para el suministro de bienes o la prestación de servicios autorizados y contenidos en el Plan Anual de Compras en consonancia con las cuantías aprobadas y que ameriten la apertura de una Licitación, Solicitud de Oferta, solo viable para aquellos casos en que se requiera la atención de imprevistos, dentro de una vigencia fiscal determinada.

9. SALIDAS

Orden de Pedido, de Trabajo y de Pago.

10. REGISTROS

 Cotizaciones.

 Concepto técnico.

 Disponibilidad Presupuestal.

 Cuadro Comparativo.

 Póliza de Garantía sobre calidad de los bienes.

 Certificación de la necesidad expedida por Secretaría General.

 Formato PGN 229.

 Factura.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Correcta elaboración de las operaciones aritméticas, confrontando con los documentos soporte.

 Revisión de los conceptos técnicos.

 Autenticidad de los documentos presentados por los oferentes o prestatarios del servicio solicitado.

 Correcta identificación de los Bienes y Servicios a contratar.

12. ANEXOS

Muestras en caso de ser requeridas y certificados de idoneidad para prestar el servicio.

13. ACTIVIDADES

JEFE DIVISION ADMINISTRATIVA

13.1 Revisa el plan de compras o la necesidad de servicio y ordena que inmediatamente se elaboren estudios.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

13.2 Realiza los estudios pertinentes a la compra de elementos, o prestación de servicio.

13.3 Elabora estudio de mercado.

13.4 Solicita al Jefe de la dependencia que conoce el bien o servicio, las características técnicas y/o específicas del bien a adquirir o prestación del servicio a contratar.

13.5 Elabora la solicitud de oferta o términos de referencia.

OFICINISTA DIVISION ADMINISTRATIVA

13.6 Transcribe estudios y evaluaciones de prefactibilidad, factibilidad y de mercado en computador.

13.7 Proyecta la solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal.

JEFE DIVISION ADMINISTRATIVA

13.8 Revisa y firma la solicitud de cotizaciones a los proveedores.

13.9 Envía a la División Jurídica los documentos.

GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

13.10 Expide certificado de disponibilidad presupuestal.

OFICINA JURIDICA

13.11 Revisa documento soporte de la contratación y hace ajustes necesarios según la ley que regula la materia.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO DIVISION ADMINISTRATIVA

13.11 Corrige los términos de referencia, de acuerdo con las correcciones de la División Jurídica

ASESOR SECRETARIA GENERAL

13.12 Revisa los términos de referencia y los envía al Secretario General para aprobación y firma.

OFICINISTA DIVISION ADMINISTRATIVA

13.13 Elabora aviso de invitación a cotizar.

13.14 Entrega solicitud de oferta a los oferentes.

13.15 Elabora cuadro de control y entrega documentos a oferentes.

JUNTA DE LICITACIONES

13.16 Abre y cierra la urna, con demás servidores públicos encargados del proceso.

ASESOR SECRETARIA GENERAL

13.17 Elabora el acta de apertura y cierre de urna.

DIVISION ADMINISTRATIVA

13.18 Elabora oficios enviando ofertas y conceptos respectivos.

ASESOR OFICINA JURIDICA

13.19 Estudia la oferta, realiza cuadro evaluativo análisis y observaciones y se entrega al Jefe de la División Jurídica.

JEFE OFICINA JURIDICA

13.20 Revisa y ordena remitir a la División Administrativa el concepto jurídico con el respectivo oficio.

CITADOR OFICINA JURIDICA

13.21 Lleva oficio, observaciones, cuadro de evaluación, ofertas y solicitud a la División Administrativa.

DIVISION ADMINISTRATIVA

13.22 Elabora concepto económico.

PROFESIONAL

13.23 Elabora concepto técnico.

JEFE DIVISION FINANCIERA

13.24 Elabora concepto financiero.

OFICINISTA DIVISION ADMINISTRATIVA

13.25 Recepciona los conceptos anteriores.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO DIVISION ADMINISTRATIVA

13.26 Consolida puntajes, junto con el Oficinista.

13.27 Elabora cuadros con evaluación de las ofertas.

13.28 Revisa cuadros de evaluación.

13.29 Deja a disposición de los participantes, los cuadros de evaluación.

OFICINISTA DIVISION ADMINISTRATIVA

13.30 Toma fotocopias de los cuadros, evaluación y conceptos (5 juegos).

JEFE DIVISION ADMINISTRATIVA

13.31 Comunica al asesor del Secretario General, que se requiere realizar Junta de Licitaciones.

ASESOR SECRETARIA GENERAL

13.32 Prepara "orden del día" y comenta con el Secretario General.

SECRETARIO GENERAL

13.33 Rechaza inconsistencias, aprueba orden del día y devuelve al asesor.

13.34 Dispone por oficio, citar a los Jefes de Divisiones: Administrativa, Jurídica, Financiera y a Delegado de Procurador General a Junta de Licitaciones.

ASESOR SECRETARIA GENERAL

13.35 Elabora oficios citando a los jefes anteriormente mencionados.

JUNTA DE LICITACIONES

13.36 Preside el Secretario General.

SECRETARIO JUNTA DE LICITACIONES –ASESOR SECRETARIO GENERAL

13.37 Lee el acta anterior y la pone en consideración de la Junta.

13.38 Decide el trámite contractual a realizar en cada caso, o la acción a emprender para solucionar el asunto planteado.

13.39 Lee "orden del día".

13.40 Desarrolla "orden del día". Toma nota para elaborar acta.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO DIVISION ADMINISTRATIVA

13.40 Analiza y sustenta los cuadros de evaluación, en la Junta de Licitaciones.

JUNTA DE LICITACIONES

13.41 Selecciona el contratista.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO DIVISION ADMINISTRATIVA

13.42 Prepara oficio para enviar la documentación respectiva a División Jurídica, a fin de elaborar el contrato

JEFE OFICINA JURIDICA.

13.43 Designa un abogado para realizar el contrato.

ABOGADO OFICINA JURIDICA

13.44 Elabora proyecto de contrato, de conformidad con los documentos recibidos por la División Administrativa y según recomendación adoptada por la Junta de Licitaciones. Pasa a revisión del Jefe.

JEFE OFICINA JURIDICA

13.45 Revisa minuta de contrato, hace corrección si hay lugar a ello. Ordena imprimir cinco ejemplares.

SECRETARIA OFICINA JURIDICA

13.46 Imprime ejecución y realiza memorando para la Secretaría General, enviando el respectivo contrato y entrega al citador para que lo lleve.

OFICINISTA SECRETARIA GENERAL

13.47 Radica oficio y entrega directamente al abogado.

ASESOR SECRETARIA GENERAL

13.48 Revisa el contrato. Si observa inconsistencias, devuelve a la División Jurídica, donde inmediatamente se corrige y regresa al Asesor, quien revisa y entrega a la secretari a para pasarlo al Secretario General.

SECRETARIO GENERAL

13.49 Revisa y firma el contrato y lo devuelve a la secretaria para que lo entregue al oficinista.

SECRETARIA DE SECRETARIA GENERAL

13.50 Pasa el contrato al oficinista para que lo descargue.

OFICINISTA SECRETARIA GENERAL

13.51 Radica en archivo de correspondencia "DSG Directorio C: \ Control" y entrega al Citador.

CITADOR

13.52 Entrega contrato a la Oficina Jurídica y toma el recibido.

SECRETARIA OFICINA JURIDICA - ABOGADO

13.53 Recibe el contrato y devuelve al abogado que lo proyectó.

Numera el contrato según el orden consecutivo de la Oficina, para esta clase de actos y lo fecha.

13.54 Informa al contratista para que se acerque a firmar el contrato si es en Bogotá. Si es fuera de Bogotá, remite a la Procuraduría correspondiente en provincia, para tomar firma del contratista.

13.55 Toma firma al contratista y le entrega copia para que pague impuesto de timbre si a ello hay lugar; cancele derechos de publicación en Diario Unico de Contratación Pública y constituya garantía única que avale el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato.

13.56 Recibe del contratista los documentos que acreditan el cumplimiento del trámite anterior, rechaza inconsistencias. Si está de acuerdo, archiva en carpeta respectiva.

Entrega la póliza única de garantía en Secretaría para enviar a Secretario General para su aprobación.

SECRETARIA OFICINA JURIDICA

13.57 Proyecta oficio para firma del Jefe Oficina Jurídica, y enviar al Secretario General, la Póliza o garantía para aprobación respectiva. Toma la firma.

SECRETARIA OFICINA JURIDICA

13.58 Adjunta la póliza al oficio y la entrega al citador para que lleve a Secretaría General.

OFICINISTA SECRETARIA GENERAL

13.59 Radica y entrega oficio a secretaria de la Oficina Jurídica, con la póliza respect iva.

Toma recibido.

SECRETARIA SECRETARIA GENERAL

13.60 Entrega la póliza al Secretario General.

13.61 Aprueba la póliza y dispone devolverla a la Oficina Jurídica.

13.62 Recibe la póliza aprobada, la archiva en la carpeta respectiva y proyecta oficio remisorio del contrato, a la División Financiera para el registro presupuestal.

SECRETARIA

13.63 Elabora oficio remitiendo contrato a División Financiera.

JEFE OFICINA JURIDICA

13.64 Firma oficio anterior.

CITADOR OFICINA JURIDICA

13.65 Numera, fecha y lleva junto con el contrato a la División Financiera, para registro presupuestal.

DIVISION FINANCIERA

13.66 Da registro presupuestal al contrato.

ASESOR OFICINA JURIDICA

13.67 Recibe contrato de la División Financiera una vez surtido el registro presupuestal, lo archiva en la carpeta correspondiente. Envía copia a las diferentes dependencias que tienen que ver con la ejecución del contrato, e informa al contratista la fecha en que comienza la ejecución del mismo, teniendo en cuenta el día en que se surtió el registro presupuestal respectivo o fue aprobada la póliza por el ordenador del gasto debiendo quedar legalizado el contrato.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO OFICINA JURIDICA

13.68 Diligencia Extracto Unico de inscripción para Imprenta Nacional y lo envía a Secretario General para su firma.

SECRETARIO GENERAL

13.69 Rechaza inconsistencias, o firma el formato de Extracto Unico y el oficio remisorio.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO OFICINA JURIDICA

13.70 Envía el Extracto a la Imprenta, cuando regresa, y archiva fotocopia en carpeta del contrato.

CONTABILIDAD

13.71 Revisa asunto y dependiendo del contrato, liquida. Si se trata de anticipo devuelve el contrato a Secretaría General para la firma. Si no es anticipo, liquida cuando el contratista trae acta de entrega de bienes en almacén y envía orden al almacén y a la Oficina Jurídica, para darle el visto bueno y regresan a Contabilidad, de donde envían al Secretario General.

OFICINISTA SECRETARIA GENERAL

13.72 Radica y entrega a secretaria quien pasa a Secretario General.

SECRETARIO GENERAL

13.73 Firma como ordenador del gasto, trátese de orden de pago, de anticipo o no dispone devolver a Contabilidad.

OFICINISTA

13.74 Radica envío y entrega al citador para su distribución.

CONTABILIDAD

13.75 Pasa a Ejecución Presupuestal para registro presupuestal de pago.

EJECUCION PRESUPUESTAL

13.76 Da registro presupuestal de pago y envía a Tesorería.

TESORERIA

13.77 Gira el cheque respectivo

14. INDICADORES

Promedio ejecución: Valor Total invertido en Ordenes de Pedido o de Trabajo/ Número de Ordenes tipo de bienes adquiridos.

Ejecución del Plan por Rubros e Items respecto al valor asignado al comienzo del ejercicio.

Registro de Proponentes/ número de invitados en el período.

Dependencia: Secretaría General

Proceso: Intervención en junta de licitaciones, pluralidad de cotizaciones

Procedimiento: Adquisición de bienes con valor superior a 600 salarios mínimos legales vigentes.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 DE MARZO DE 2001

1. OBJETIVO

Adquirir elementos y servicios hasta por un valor es superior a los seiscientos (600) salarios mínimos legales mensuales en condiciones de calidad y alta efectividad.

2. CLIENTES

Las diferentes Dependencias de la Entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los proveedores de elementos y prestatarios de servicios cuya cuantía es superior a los seiscientos (600) salarios mínimos mensuales y es válido para las adquisiciones de los elementos y contratación de servicios requeridos por las dependencias, tanto a nivel central como nacional.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los oferentes, la Junta de Licitaciones, la Secretaría General, la Oficina Jurídica, Divisiones Administrativa, Financiera y la dependencia solicitante.

5. REFERENCIAS

 Ley 80 de 1993.

 Decreto 855 de 1994.

 Decreto 856 de 1994.

 Decreto 2209 de 1998.

 Resolución 025 de 2000.

 Demás normas concorda ntes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Contratos.

Resoluciones de apertura y cierre de licitación.

Ordenes de Pago.

Actas inicio, entregas y liquidación contrato.

Certificaciones del Interventor.

8. CONDICIONES GENERALES

Se incluye en este proceso la contratación para el suministro de bienes o la prestación de servicios autorizados y contenidos en el Plan Anual de Compras en consonancia con las cuantías aprobadas y que ameriten la apertura de una Licitación, Solicitud de Oferta, solo viable para aquellos casos en que se requiera la atención de imprevistos, dentro de una vigencia fiscal determinada.

9. SALIDAS

Orden de Pedido o de Trabajo.

10. REGISTROS

 Cotizaciones.

 Concepto técnico.

 Disponibilidad Presupuestal.

 Cuadro Comparativo.

 Póliza de Garantía sobre calidad de los bienes.

 Certificación de la necesidad expedida por Secretaría General.

 Formato PGN 229.

 Factura.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Correcta elaboración de las operaciones aritméticas, confrontando con los documentos soporte.

 Revisión de los conceptos técnicos.

 Autenticidad de los documentos presentados por los oferentes o prestatarios del servicio solicitado.

 Correcta identificación de los Bienes y Servicios a contratar.

12. ANEXOS

Muestras en caso de ser requeridas y certificados de idoneidad para prestar el servicio.

13. ACTIVIDADES

JEFE DIVISION ADMINISTRATIVA

13.1 Revisa el proyecto de presupuesto de compras o la necesidad de servicio. Ordena que inmediatamente se elaboren los estudios pertinentes a que se refiere el artículo 30 numeral 1o., Ley 80 de 1993.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

13.2 Realiza los estudios pertinentes a la compra de elementos, o la prestación del servicio.

13.3 Elabora el estudio de mercado.

13.4 Solicita al Jefe de la dependencia que conoce el bien o servicio, las características técnicas y/o específicas del bien a adquirir, o prestación del servicio a contratar.

OFICINISTA DIVISION ADMINISTRATIVA

13.5 Transcribe los estudios y evaluaciones de prefactibilidad, factibilidad y mercado en el computador.

13.6 Proyecta la solicitud a los proveedores, los cuales han sido tomados del banco de los proveedores.

13.7 Proyecta la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal.

JEFE DIVISION ADMINISTRATIVA

13.8 Revisa y firma remitiendo a la División financiera y proveedores.

JEFE DIVISION FINANCIERA

13.9. Expide el certificado de disponibilidad presupuestal.

JEFE DIVISION ADMINISTRATIVA

13.10 Informa al asesor de la Secretaría General que se requiere convocar licitación en Junta de Licitaciones.

ASESOR SECRETARIA GENERAL

13.11 Prepara "orden del día" y comenta con el Secretario General.

SECRETARIO GENERAL

13.12 Si no hace modificaciones, acoge "orden del día" y devuelve al asesor.

ASESOR SECRETARIA GENERAL

13.13 Dispone por medio de oficio, citar a Junta de Licitaciones a los Jefes de Divisiones Administrativa, Financiera, al Delegado del Procurador General y al Jefe de la Oficina Jurídica.

13.14 Elabora oficios citando a los Jefes anteriormente mencionados.

JUNTA DE LICITACIONES

13.15 Preside el Secretario General.

13.16 Decide el trámite contractual que debe realizarse en cada caso, o la acción a emprender para solucionar el asunto.

13.17 Dispone a la oficina Jurídica que elabore el pliego de condiciones y la resolución de apertura.

ASESOR

13.18 Lee el "orden del día y el Acta anterior, y la pone en consideración de la Junta.

13.20 Desarrolla el "orden del día" y toma nota para elaborar acta.

DIVISION ADMINISTRATIVA

13.21 Envía a la Oficina Jurídica los estudios de factibilidad, el certificado de disponibilidad y especificaciones técnicas de los bienes o servicios y criterios de selección, para la elaboración del respectivo pliego.

OFICINA JURIDICA

13.22 Envía a la Cámara de Comercio y Confecámaras, con base en datos documentos indicados punto anterior, dentro de los primeros días de cada mes, información pertinente sobre licitaciones que se pretendan abrir en el mes siguiente, según normas establecidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, con oficios suscritos por el Jefe del Organismo.

13.23 Elabora cronogramas y proyecto de resolución de apertura.

13.24 Entrega a la Secretaría General proyecto de resolución de apertura, para aprobación, firma, fecha y número.

OFICINISTA SECRETARIA GENERAL

13.25 Radica en archivo.

SECRETARIA GENERAL

13.26 Entrega al asesor para su revisión.

ASESOR SECRETARIO GENERAL

13.27 Comenta con Secretario Gral.

SECRETARIO GENERAL

13.28 Si no hace modificaciones, aprueba resolución y firma.

13.29 OFICINISTA SECRETARIA GENERAL

Numera, fecha y envía copias a Oficina Jurídica.

13.30 OFICINA JURIDICA

Envía a División Administrativa oficio solici tando publicación en diarios dentro de los diez (10) a veinte (20) días calendario anteriores a la apertura, con copia resolución apertura.

13.31 DIVISION ADMINISTRATIVA

Solicita la publicación de avisos en diario de amplia circulación, máximo con intervalos entre 2 a 5 días, como lo establece el artículo 30 numeral 3o., Ley 80 de 1993.

OFICINA JURIDICA

13.32 Con base información secuencia 21 elabora proyecto de pliego. En caso de requerirse aclaración, la solicita a División Administrativa.

13.33 Envía proyecto de pliego a Secretario General, para aprobación y firma.

ASESOR

13.34 Revisa y comenta con el Secretario General.

SECRETARIO GENERAL

13.35 Si no hace modificaciones, acoge el pliego y firma.

13.36 OFICINA JURIDICA

Envía pliego a División Administrativa para su consulta y venta, acompañado de lista de retiro de pliegos. Adicionalmente remite fotocopias del pliego y de cronograma a los miembros de la Junta de Licitaciones.

13.37 DIVISION ADMINISTRATIVA

Entrega pliegos para consulta y/o venta a los interesados en participar y tramita lista de retiro de pliegos.

13.38 SECRETARIA GENERAL

Elabora acta "cierre de urna y apertura de la licitación"

13.39 Recepciona solicitud de audiencia para precisar el contenido y alcance del pliego, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio de presentación de propuestas (art. 30, numeral 4o., Ley 80 de 1993).

JUNTA DE LICITACIONES

13.40 Realiza audiencia para precisar pliego de condiciones.

SECRETARIA GENERAL

13.41 Elabora acta de audiencia y la presenta a consideración de los Miembros de la Junta y demás funcionarios de la Entidad para su consideración y firma.

13.42 Dependiendo de lo debatido en la audiencia:

Produce adendos para la firma del Secretario General, y si fuere necesario se proyecta resolución de ampliación de términos.

SECRETARIO GENERAL

13.43 Si no hace modificaciones, firma adendos y Resolución de ampliación de términos.

OFICINA JURIDICA

13.44 Envía adendos y la resolución modificación términos a: todas las personas que han retirado pliego; División Administrativa para que forme parte del pliego.

Si no se produce resolución de ampliación de términos, el proceso continúa con la programación inicialmente fijada.

13.45 Elabora acta de "cierre de licitación y apertura de urna", acompañada de las firmas y nombres de los asistentes a esta diligencia.

JUNTA DE LICITACIONES

13.46 Numera ofertas, lee aspectos relevantes de cada una de ellas, como precios, plazos, etc. Designa comités para evaluaciones técnica, jurídica, financiera y económica.

SECRETARIA GENERAL

13.47 Envía originales y copias a los comités correspondientes, para evaluaciones mencionadas, indicando plazo para ello.

COMITES TECNICO, JURIDICO, FINANCIERO, ECONOMICO Y DE EXPERIENCIA Y CUMPLIMIENTO

13.48 Evalúa propuesta y las envía a Secretaría General.

SECRETARIA GENERAL

13.49 Los informes evaluativos quedan en Secretaría General, acompañados de originales de propuestas para consulta por parte de los oferentes, durante 5 días hábiles, para que presenten observaciones.

SECRETARIO GENERAL

13.50 Autoriza obtención d e fotocopias tanto de informes como de ofertas, a costa de interesados.

OFICINISTA SECRETARIA GENERAL

13.51 Recepciona escritos de observaciones y envía a Jurídica, y a los integrantes de los comités.

OFICINA JURIDICA E INTEGRANTES DE COMITES

13.52 Reciben observaciones y preparan respuesta o envía dependencia correspondiente, para el mismo fin.

13.54 Informa al Secretario General para convocar la Junta de Licitaciones.

JUNTA DE LICITACIONES

13.55 Analiza las observaciones y respuestas propuestas, para ser dadas a conocer a los participantes en la licitación en el acto de adjudicación (Decreto 287 de 1996, art. 2o.).

13.56 Decide que se lleve a cabo audiencia pública para adjudicar, de oficio o si uno de los oferentes lo solicita y Contraloría General dispone (art. 273 Constitución Política). En esa audiencia se leen observaciones y se absuelven. Se concede la palabra y se contesta.

En la misma audiencia pública el Jefe de la Entidad o la persona en quien, conforme a la ley, se haya delegado la facultad, adjudica licitación (Ley 80 de 1993, art. 30, numeral 10).

ASESOR SECRETARIA GENERAL

13.57 Elabora acta sobre lo debatido en audiencia de adjudicación, presenta a consideración de los miembros de la Junta para su aprobación y firma.

13.59 Si no hubo solicitud de audiencia, el Procurador General de la Nación o su Delegado, adjudica la licitación en la fecha programada, acogiendo o no la recomendación de la Junta de Licitaciones.

OFICINA JURIDICA

13.60 En cualquiera de estos eventos, elabora proyecto de resolución de adjudicación, para la aprobación y firma del Jefe de la Entidad o su Delegado.

SECRETARIO GENERAL

13.61 Revisa y Firma la resolución de adjudicación.

SECRETERIA SECRETARIA GENERAL

13.62 Notifica resolución al adjudicatario y comunica a los no favorecidos.

OFICINA JURIDICA

13.63 Elabora proyecto de contrato, según adjudicación y envía a Secretaría General.

OFICINISTA SECRETARIA GENERAL

13.64 Radica oficio y entrega directamente a asesor.

ASESOR SECRETARIA GENERAL

13.65 Revisa contrato, si aparecen observaciones devuelve a División Jurídica, donde inmediatamente se corrige y regresa al Asesor quien revisa y pone en consideración del Secretario General

SECRETARIO GENERAL

13.66 Revisa y Firma contrato y dispone registrar en SIAF.

SECRETARIA DE SECRETARIA GENERAL

13.67 Entrega el contrato a oficinista para registrarlo.

OFICINISTA

13.68 Radica en archivo de correspondencia "Envía DSG Directorio C:\Control" y entrega al Citador.

13.69 Entrega contrato en División Jurídica y toma recibo.

OFICINA JURIDICA

13.70 Recibe contrato y la secretaria entrega al Asesor que proyectó.

ASESOR

13.71 Informa al contratista para que se acerque a firmar contrato si es en Bogotá. Si es fuera de Bogotá, remite a la Procuraduría Territorial correspondiente para que el contratista firme.

13.72 Toma firma a contratista, numera y fecha contrato y entrega copia para que pague impuesto de timbre; cancelación de derechos de publicación en Diario Oficial y constitución de garantías que avalen cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato.

13.73 Recibe del contratista documentos que acreditan cumplimiento de trámite anterior, rechaza inconsistencias. Si esta de acuerdo, archi va en respectiva carpeta y entrega póliza o garantía en secretaria para que envíe a Secretario General para su aprobación.

SECRETARIA OFICINA JURIDICA

13.74 Proyecta el oficio para la firma del Jefe a fin de enviar a Secretario General póliza o garantía para aprobación respectiva, hace firma, numera y fecha.

OFICINISTA SECRETARIA GENERAL

13.75 Recibe oficio que adjunta póliza, radica y entrega a secretaria.

SECRETARIA GENERAL

13.76 Entrega póliza al Secretario General

SECRETARIA GENERAL

13.77 Rechaza inconsistencias. Aprueba póliza y dispone devolver a la División Jurídica.

ASESOR OFICINA JURIDICA

13.78 Recibe póliza y anexa al contrato. Cumplidos requisitos, archiva contrato y envía copias a dependencias que deben intervenir en ejecución del mismo.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO OFICINA JURIDICA

13.79 Está pendiente que el contratista allegue comprobante de cancelación derechos de publicación, a efectos de elaborar Extracto Unico con destino a Imprenta Nacional para publicación en Diario Unico de Contratación, remitidos con oficio suscrito por Secretario General.

SECRETARIO GENERAL

13.80 Rechaza inconsistencias. Firma formato de Extracto Unico y oficio remisorio.

OFICINA JURIDICA

13.81 Cuando regresa "Extracto" envía a Imprenta Nacional y archiva fotocopia en carpeta contrato.

ASESOR OFICINA JURIDICA

13.82 Envía contrato para registro presupuestal correspondiente.

DIVISION FINANCIERA

13.83 Da registro presupuestal al contrato y entrega copia en Contabilidad

CONTABILIDAD

13.84 Revisa asunto y dependiendo del contrato; liquida. Si se trata de anticipo devuelve Contrato a Secretaría General para que firme. Si no es anticipo, liquida cuando el contratista trae acta de entrega de bienes en Almacén y envía orden al almacén y a División Jurídica para visto bueno y regresa a Contabilidad de donde se envía al Secretario General.

SECRETARIO GENERAL

13.85 Firma como Ordenador del gasto, trátese de orden de pago de anticipo o no. Dispone devolver a Contabilidad.

OFICINISTA

13.86 Radica envío a Contabilidad y remite con el Citador.

CONTABILIDAD

13.87 Recibe y pasa a la Ejecución Presupuestal para registro presupuestal de pago.

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

13.88 Da registro presupuestal de pago y envía a Tesorería.

TESORERIA

13.89 Gira el cheque respectivo.

14. INDICADORES

Promedio ejecución: Valor Total invertido en Ordenes de Pedido o de Trabajo/ Núm ero de Ordenes tipo de bienes adquiridos.

Ejecución del Plan por Rubros e Items respecto al valor asignado al comienzo del ejercicio.

Registro de Proponentes/ número de invitados en el período.

Dependencia: Secretaría General

Proceso: Caja menor

Procedimiento: Asignación y gasto de caja menor.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Sufragar gastos identificados y definidos dentro del presupuesto del presupuesto General de la Nación de carácter urgente.

2. CLIENTES

Funcionarios de la entidad previo visto bueno del Secretario General, que requieran efectuar un préstamo de carácter urgente.

3. ALCANCE

Funcionarios de la entidad previo visto bueno del Secretario General, que requieran efectuar un préstamo de carácter urgente.

4. RESPONSABILIDADES

Secretaria de Secretaría General.

5. REFERENCIAS

Resolución 2 de 2000 de la dirección del presupuesto Nacional.

Resolución 041 de 2000.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Comprobantes de gasto.

8. CONDICIONES GENERALES

La destinación de los gastos es exclusiva y determinada a materiales y suministros, mantenimiento de bienes muebles e inmuebles y comunicaciones y transportes.

9. SALIDAS

Comprobante de egreso y cheques.

10. REGISTROS

Libro de cuentas.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Cotizaciones

12. ANEXOS

No aplica

13. ACTIVIDADES

PROCURADOR GENERAL

13.1 Solicita a Dirección General del Presupuesto autorización para su funcionamiento.

JEFE DE DIVISION FINANCIERA

13.2 Recibe autorización de Dirección General del Presupuesto Nacional la remite a la División Financiera para que expida el certificado de disponibilidad presupuestal y proyecte la resolución.

FINANCIERA

13.3 Elabora proyecto constituyendo la Caja Menor con el valor autorizado, fijando los gastos a realizar, asignando la administración de los fondos a un funcionario de la Secretaría General y autorizando a la Tesorera de la Entidad para que gire la suma autorizada. Remite a Secretaría General.

SECRETARIO GENERAL

13.4 Recibe el proyecto con los anexos y verifica el cumplimiento de los requisitos legales, imparte su visto bueno y lo lleva al Despacho del Procurador General.

PROCURADOR GENERAL

13.5 Expide la resolución de constitución de la Caja Menor y la devuelve a la Secretaría General.

OFICINISTA SECRETARIA GENERAL

13.6 Numera y fecha la resolución y la remite a la División Financiera

DIVISION FINANCIERA

13.7 Remite al Grupo de Contabilidad para elaboración de la Cuenta de Cobro.

SECRETARIA DE SECRETARIA GENERAL

13.8 Elabora cuenta de cobro para firma del Secretario General, como ordenador del gasto.

SECRETARIO GENERAL

13.9 Firma cuenta de cobro y remite a Tesorería.

TESORERIA

13.10 Gira el cheque y con éste se abre una cuenta en el banco que disponga la Tesorería General de la Nación, e informa al funcionario designado que se acerque a recibir el cheque correspondiente.

SERVIDOR SECRETARIA GENERAL

13.11 Recibe el cheque y lo consigna en la cuenta corriente autorizada.

SECRETARIO GENERAL

13.12 Una vez constituida la cuenta, si existe la necesidad, ordena por escrito, previa cotización, la compra de determinado(s) elemento(s), que correspondan a la naturaleza y cuantía fijadas por el Ministerio de Hacienda, siempre y cuando no exista en el Almacén de la Entidad el bien a adquirir.

SECRETARIA DE SECRETARIA GENERAL

13.13 Ejecuta la compra respectiva, gira el cheque por valor de la compra y registra en un libro contable.

13.14 Archiva la (s) factura (s) en carpeta destinada para el efecto.

Durante la vigencia de la Caja Menor dispone en cualquier época efectuar arqueo al manejo de la misma a través del Grupo de Ejecución Presupuestal, quien verifica los movimientos contables, y sus respectivos soportes levantándose para el efecto el acta correspondiente.

Antes del agotamiento presupuestal de cualquiera de los rubros autorizados, legaliza los pagos, mediante relación dirigida al Grupo de Contabilidad, solicitando además el reembolso correspondiente.

CONTABILIDAD

13.15 Revisa los documentos soportes de la legalización y verifica el cumplimiento de los requisitos definidos por el Ministerio de Hacienda y procede a elaborar la resolución para la firma del Secretario General, la cual debe anexar el certificado de disponibilidad presupuestal.

SECRETARIO GENERAL

13.16 Como Ordenador del Gasto, firma la resolución, se numera y fecha y la envía a la División Financiera, Grupos de Tesorería y Contabilidad, y se repiten los pasos 10 en adelante.

SECRETARIA DE SECRETARIA GENERAL

13.17 En el mes de diciembre hace la legalización definitiva.

14. INDICADORES

Materiales y Suministros

–––––––––––––––––––––––––––– x 100

Total Gastos año

Mantenimiento de bienes muebles

–––––––––––––––––––––––––––– x 100

Total Gastos año

Mantenimiento de bienes inmuebles

–––––––––––––––––––––––––––– x 100

Total Gastos año

Comunicaciones

–––––––––––––––––––––––––––– x 100

Total Gastos año.

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

DIVISION DE GESTION HUMANA

FEBRERO DE 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprimen su dinámica diaria.

Por ello, los manuales de procedimientos adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, estamos solicitando la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno, y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas al interior de la Procuraduría.

Dependencia: División Gestión Humana-

Proceso: Comisiones

Procedimiento: Comisión por invitación de gobierno extranjero

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Autorizar a los servidores de la entidad una comisión como consecuencia de invitación de gobierno extranjero, siempre y cuando medien las circunstancias establecidas en el artículo 129 de la Constitución Política.

2. CLIENTES

Servidores de la Entidad.

3. ALCANCE

Se aplica a todos los servidores de la entidad, y es válido para la División de Gestión Humana, Secretario General, y despacho de Procurador General.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al servidor de la entidad interesado en la Comisión, Auxiliar Grado 09, o 08, Asesor Grado 19, Oficinista Grado 06, Citador Grado 04, la División de Gestión Humana, Secretaría General y despacho del Procurador General.

5. REFERENCIAS

Decreto 262 de 2000 y demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica

8. CONDICIONES GENERALES

Los servidores públicos no podrán aceptar cargos, honores o recompensas de gobiernos extranjeros u organismos internacionales, ni celebrar contratos con ellos, sin previa autorización del gobierno.

El Procurador General de la Nación debe suministrar al Ministerio de Relaciones Exteriores la siguiente información:

1. Clase e importancia de la comisión.

2. Lugar en donde debe cumplirse.

3. Duración de la comisión.

4. Si hay lugar al pago total o parcial de viáticos, la indicación de la entidad que debe pagarlos o la de que no existirá este gasto con cargo al Tesoro Nacional;

5. Si el pago de pasajes corre total o parcialmente por cuenta del erario público, la clase de ellos y la especificación de si son de ida y regreso. Si el pago no corre por cuenta del erario público, se deberá indicar la persona o entidad que vaya a sufragar los gastos.

6. Disponibilidad presupuestal, cuando fuere el caso.

Durante el término de la comisión, el servidor tendrá derecho a su remuneración en pesos colombianos, cuando a ello hubiere lugar.

El servidor a quien se le otorgue comisión deberá presentar al superior inmediato, al finalizar la misma, un informe sobre las actividades cumplidas durante la comisión.

9. SALIDAS

Acto Administrativo firmado por el Procurador General.

10. REGISTROS

Oficio comunicando al servidor

11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta presentación de la solicitud, advirtiendo tiempo de duración del evento, lugar a desarrollarse y si los gastos de viaje corren por cuenta de la autoridad o gobierno que invita.

Correcta elaboración del proyecto de resolución.

El acto que confiere la comisión de servicio deberá señalar el término de su duración y podrá prorrogarse discrecionalmente, cuando se justifique por necesidades del servicio, sin que se constituya como de carácter permanente.

12. ANEXOS

Carta de invitación o aceptación a participar en la actividad programada.

13. ACTIVIDADES

ENTIDADES ADMINISTRACION PUBLICA. PARTICULAR. SERVIDOR.

13.1 Envían a la División de Gestión Humana invitación de gobierno extranjero, mediando las circunstancias establecidas en el artículo 129 de la Constitución Política.

DIVISION GESTION HUMANA

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.2 Registra la petición en el sistema computarizado y la entrega al Jefe de División Gestión Humana

Jefe Division.

13.3 Distribuye entre los Asesor Grado 19.

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.4 Entrega a los servidores de la División, los asuntos que deben tramitar, conforme reparto del Jefe.

Asesor Grado 19.

13.5 Proyecta oficio para el Ministerio de Relaciones Exteriores, suministrando la información requerida del artículo 106 del Decreto 262 de 2000 y demás normas concordantes, y una vez se obtiene autorización, proyecta la resolución concediendo la Comisión, indicando si hay lugar al pago total o parcial de viáticos o gastos de transporte, señalando la entidad que debe pagarlos o la de que no existirá este gasto con cargo al Tesoro Nacional.

Jefe Division.

13.6 Aprueba la resolución y dispone enviarla a Secretaría General.

13.7 Secretario General. Recibe la resolución firmada del Procurador General de la Nación y dispone enviarla a la División de Gestión Humana para comunicarla.

Oficinista Grado 06. División Gestión Humana.

13.8 Comunica la decisión al superior inmediato, Nómina, Cesantías y Hojas de Vida.

Citador Grado 04.

13.9 Entrega la comunicación al beneficiario.

Grupo Hojas de Vida.

13.10 Archiva la documentación en la respectiva hoja de vida y registra en el sistema.

14. INDICADORES

Aspirantes con documentación completa y correcta

–––––––––––––––––––––––– x 100

Aspirantes que solicitaron comisión

Tiempo de trámite de la Comisión.

Dependencia: División Gestión Humana.

Proceso: Comisiones

Procedimiento: Comisión especial

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Cumplir actividades de Asesoría al Estado, Estados Extranjeros, u Organismos Internacionales, desempeñar cargos en cualquier entidad del Estado, o asistir, en calidad de conferencista, a seminarios, foros o cualquier evento académico nacional o internacional.

2. CLIENTES.

Servidores de la Entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los servidores de la entidad, División de Gestión Humana, Secretario General, y Despacho del Procurador General.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al servidor que solicita la Comisión especial, Auxiliar Grado 09, o 08, Asesor Grado 19, Citador Grado 04 y Jefe de la División de Gestión Humana, Secretario General, Procurador General.

5. REFERENCIAS

Decreto 262 de 2000 y demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

No aplica

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo de Resolución

Copia del acto administrativo de nombramiento en la entidad donde desempeñará el cargo.

8. CONDICIONES GENERALES

La Comisión la concede el Procurador General.

Si la Comisión se solicita para desempeñar un empleo de libre nombramiento y remoción en otra entidad, adjunta copia del decreto de nombramiento con quince (15) días de antelación a la fecha de posesión

El término de duración de la Comisión no puede superar dos (2) años.

La remuneración para desempeñar empleos en cualquier entidad del Estado, podrá ser asumida por la Proc uraduría.

Si se trata de cumplir actividades de asesoría al Estado, Estados Extranjeros, u Organismos Internacionales, la Comisión Especial puede dar lugar al pago de viáticos y gastos de viaje, conforme a las disposiciones legales y reglamentarias sobre la materia.

El servidor a quien se le otorgue comisión deberá presentar al superior inmediato, al finalizar la misma, un informe sobre las actividades cumplidas durante la comisión.

9. SALIDAS

Acto Administrativo concediendo la Comisión Especial.

11. REGISTROS

Oficio comunicando la decisión al servidor beneficiado.

12. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta presentación de la solicitud, advirtiendo tiempo de duración del evento, lugar a desarrollarse y si los gastos de viaje corren por cuenta de la autoridad o gobierno que invita.

Correcta elaboración del proyecto de resolución.

El acto que confiere la Comisión Especial sin remuneración; deberá señalar el término de su duración e indicar claramente y que la Procuraduría no cancelará remuneración al servidor.

13. ANEXOS

Si se trata de prestar asesoría al Estado, Estados Extranjeros, u Organismos Internacionales se debe acompañar la invitación correspondiente.

Si se solicita para desempeñar cargos en otra Entidad del Estado, a la solicitud se debe acompañar copia del acto administrativo de nombramiento y remuneración a cancelar.

13. ACTIVIDADES

SERVIDOR

13.1 Entrega en la secretaria de la División de Gestión Humana, solicitud dirigida al Procurador General, para que se le autorice Comisión Especial para cumplir actividades de asesoría al Estado, Estados Extranjeros, u O rganismos Internacionales, o asistir, en calidad de conferencista, a seminarios, foros o a cualquier evento académico nacional o internacional o para ocupar cargos en cualquier entidad del Estado.

DIVISION GESTION HUMANA

Auxiliar GRADO 09, o 08.

13.1 Registra la petición en el sistema computarizado y la entrega al Jefe de División Gestión Humana.

Jefe División.

13.2 Distribuye entre los Asesores Grado 19.

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.3 Entrega a los servidores de la División, los asuntos que deben tramitar, conforme reparto del Jefe.

Asesor Grado 19.

13.4 Verifica el cumplimiento de los requisitos exigidos en el artículo 105 del Decreto 262 de 2000 y demás normas concordantes.

13.5 Revisa que a la solicitud se acompañe la invitación o inscripción para cumplir con el objeto de la comisión y si se trata de ocupar un cargo en cualquier entidad del Estado se acompañe copia del decreto de nombramiento en la entidad en la cual se vinculará.

13.6 Proyecta la resolución, señalando la identificación completa del servidor, cargo desempeñado, si la Procuraduría cancela la remuneración, el tiempo de duración que no puede ser superior de los dos (2) años, y si se reconocen gastos de transporte y los costos de matrícula del curso o investigación.

Jefe División.

13.7 Aprueba la resolución y dispone enviarla a Secretaría General.

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.8 Entrega la resolución en Secretaría General, previo registro en el sistema y anotación en libros con anexos.

SECRETARIO GENERAL.

13.9 Aprueba e imparte visto bueno o rechaza la solicitud de Comisión Especial y entrega al Procurador General para la firma.

Procurador General.

13.10 Aprueba y firma

SECRETARIO GENERAL.

13.11 Recibe la resolución firmada del Procurador General de la Nación y la envía a la División de Gestión Humana para comunicarla.

Oficinista Grado 06. División Gestión Humana.

13.12 Comunica la decisión al interesado, y le informa que debe suscribir una póliza de cumplimiento en el evento de que la Comisión sea igual o superior a seis (6) meses, y cancelar en la Corporación Colmena el valor correspondiente a la publicación del convenio en el Diario Oficial.

Citador Grado 04.

13.14 Comunica la decisión al interesado, superior inmediato, Nómina, Cesantías y Hojas de Vida.

Grupo Hojas de Vida.

13.15 Archiva la documentación en la respectiva hoja de vida y registra en el sistema.

14. INDICADORES

Aspirantes con documentación completa

–––––––––––––––––––––– x 100

Aspirantes que solicitaron comisión

Tiempo de trámite de la Comisión.

Dependencia: División Gestión Humana.

Proceso: Comisiones

Procedimiento: Comisión de estudio en exterior

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Permitir al servidor de la entidad participar en cursos de capacitación y de postgrado o realizar investigaciones científicas o estudios relacionados con las funciones inherentes a la entidad, con el fin de pro pender por el mejoramiento profesional y personal.

2. CLIENTES.

Servidores de la Entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a servidores de la entidad interesados en la Comisión; División de Gestión Humana, Secretario General, y despacho del Procurador General.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los servidores de la entidad, Auxiliar Grado 09, o 08, Asesor Grado 19, Oficinista Grado 06, Citador Grado 04 y Jefe de la División de Gestión Humana, Secretaría General, Procurador General.

5. REFERENCIAS

Decreto 262 de 2000 y demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

No aplica

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo de Resolución.

8. CONDICIONES GENERALES

Correcta presentación de la solicitud por el servidor, adjuntando el documento de aceptación de la Universidad o Instituto y el término de duración.

El servidor debe haber prestado sus servicios a la entidad, por un término no inferior a tres (3) años.

El servidor debe haber obtenido calificación satisfactoria durante al año inmediatamente anterior, en el evento que pertenezca a carrera.

El servidor no debe haber sido sancionado penal, fiscal, ni disciplinariamente dentro de los tres (3) años inmediatamente anteriores a la fecha de la solicitud.

La duración de la comisión de estudio no podrá exceder de tres (3) años.

El servidor a quien se le otorgue comisión deberá presentar al superior inmediato, al finalizar la misma, un informe sobre las actividades cumplidas durante la comisión.

Durante el término de comisión se pagará al servidor la remuneración correspondiente al empleo del cual es titular y los gastos de transporte, cuando haya lugar.

La comisión de estudio en ningún caso genera pago de viáticos y podrá incluir el pago de los costos de matrícula del curso o investigación.

Cuando la comisión de estudio implique la separación total o parcial en el ejercicio del cargo por seis (6) meses o más, el beneficiario deberá suscribir un convenio con la Procuraduría General, en virtud del cual se obligue a prestar sus servicios a la entidad por un término equivalente al doble del que dure la comisión, contado a partir de la fecha en que venza la misma.

El cumplimiento del convenio no implica fuero de inamovilidad del servicio que limite el ejercicio de la facultad discrecional del nominador, ni desconocimiento de los deberes y obligaciones que le asisten al servidor frente a la entidad, y para respaldar el cumplimiento de las obligaciones adquiridas, el beneficiario otorgará a favor de la Procuraduría General una póliza de cumplimiento en la cuantía que para cada caso se fije en el convenio, por monto no inferior al establecido por la Contraloría General de la Nación, más los gastos adicionales que origine.

En caso de incumplimiento del convenio por causas imputables al comisionado o no se rinda el informe correspondiente, se hará efectiva la caución, mediante resolución motivada, la cual es susceptible de los recursos de ley.

No podrá otorgarse comisión de estudio sin previa celebración del respectivo convenio, en el evento de que se otorgue por seis (6) meses o más.

Finalizada la comisión, el servidor deberá reincorporarse inmediatamente al ejercicio de sus funciones, y dar cumplimiento a lo pactado en el convenio, so pena de hacerse efectiva la caución, y sin perjuicio de las medidas administrativas a que hubiere lugar.

La comisión de estudio podrá revocarse en cualquier momento por el Procurador General de la Nación, y exigirse al servidor que reasuma las funciones de su empleo, cuando aparezca demostrado por cualquier medio idóneo, que el rendimiento en el estudio, la asistencia o la disciplina no son satisfactorios, o que se han incumplido los deberes del servidor con la entidad, de conformidad con lo pactado en el convenio suscrito para el efecto.

En consecuencia, el servidor deberá reincorporarse a sus funciones en forma inmediata y cumplir con las obligaciones contenidas en el convenio suscrito para el otorgamiento de dicha comisión.

Consignación del valor correspondiente a la publicación de la Resolución en el Diario Oficial.

9. SALIDAS

Resolución concediendo la comisión.

10. REGISTROS

Oficio comunicando al servidor que se le concedió la comisión.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Elaboración correcta de la resolución.

Celebración del convenio y constitución de póliza de cumplimiento, cuando el término de comisión sea igual o superior a seis (6) meses.

12. ANEXOS

Convenio y póliza de cumplimiento, si hay lugar.

13. ACTIVIDADES

Servidor.

13.1 Entrega en la secretaría de la División de Gestión Humana, solicitud dirigida al Procurador General, para que se le autorice Comisión de Estudio en el Exterior, con el fin de participar en cursos de capacitación, de postgrado, o realizar investigaciones científicas o estudios relacionados con las funciones inherentes a la entidad, con el fin de propender por el mejoramiento profesional y personal.

DIVISION GESTION HUMANA

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.2 Registra la petición en el sistema computarizado y la entrega al Jefe de División Gestión Humana.

Jefe División.

13.3 Distribuye entre los Asesores Grado 19.

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.4 Entrega a los servido res de la División, los asuntos que deben tramitar, conforme reparto del Jefe.

Asesor Grado 19.

13.5 Verifica el cumplimiento de los requisitos exigidos y revisa que a la solicitud se acompañe la invitación o inscripción para cumplir con el objeto de la comisión y término de duración.

13.6 Proyecta la resolución, señalando la identificación completa del servidor, cargo desempeñado, que se le cancelará la remuneración correspondiente durante el tiempo de la Comisión; el tiempo de duración que no puede ser superior de los tres (3) años y si se reconocen gastos de transporte y los costos de matrícula del curso o investigación.

13.7 Elabora proyecto de convenio, en el evento que la comisión implique la separación total o parcial en el ejercicio de las funciones propias del cargo por seis (6) meses o más, en virtud del cual se obligue a prestar caución y a prestar sus servicios a la entidad por un tiempo equivalente al doble del que dure la comisión, contador a partir de la fecha en que venza la misma y que el convenio no implica fuero de inamovilidad.

Jefe División.

13.8 Aprueba la resolución y dispone enviarla a Secretaría General.

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.9 Entrega la resolución en Secretaría General, previo registro en el sistema y anotación de su recibido en libros con anexos.

SECRETARIO GENERAL.

13.10 Revisa y entrega la Resolución al Procurador General para su aprobación.

Procurador General.

13.11 Aprueba y firma la Resolución.

DIVISION GESTION HUMANA

Oficinista Grado 06.

13.12 Comunica la decisión al servidor beneficiado, superior inmediato, Nómina, Cesantías, y Hojas de Vida

Citador Grado 04.

13.13 Entrega la comunicación al servidor beneficiado.

SERVIDOR.

13.14 Debe suscribir una póliza de cumplimiento con una Entidad de Seguros y consignar en la Corporación Colmena el dinero equivalente a la publicación en el Diario Oficial, en el evento de que la comisión sea igual o superior a (6) seis meses.

GRUPO HOJAS DE VIDA.

13.15 Archiva los documentos en la Hoja de Vida correspondiente.

14. INDICADORES

Total Comisión de Estudio solicitadas

–––––––––––––––––––––––––––– x 100

Total Comisión de Estudio concedidas.

Tiempo de trámite de la Comisión.

Dependencia: División Gestión Humana

Proceso: Comisiones

Procedimiento: Comisión de servicio para asistir a reuniones, conferencias, seminarios o realizar trabajos de investigación o visitas de observación que interesen a la entidad.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 2 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Autorizar a los servidores de la entidad para desarrollar transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo del cual es titular pero relacionadas con él, como asistir a reuniones, conferencias, seminarios o realizar trabajos de investigación o visitas de observación que interesen a la entidad, dentro de la mayor agilidad, transparencia y calidad.

2. CLIENTES

Servidores de la entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los servidores de la entidad, División de Gestión Humana, Despacho del Procurador General de la Nación, Secretaría General.

4. RESP ONSABILIDADES

El procedimiento involucra al servidor que presenta la solicitud,, Abogado Asesor Grado 19, Auxiliar Grado 09, o Grado 08, Oficinista Grado 06, Citador Grado 04 y Jefe de la División de Gestión Humana, Procurador General, Secretario General, Grupo de Viáticos.

5. REFERENCIAS

Decreto 262 de 2000 y demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

No aplica

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo de Resolución.

8. CONDICIONES GENERALES

El cumplimiento de la comisión de servicio hace parte de los deberes de todo servidor público de la Procuraduría General y no constituye forma de provisión de empleo.

La Comisión de servicio puede dar lugar al pago de viáticos y gastos de transporte, conforme a las disposiciones legales y reglamentarias sobre la materia.

El Oficial de la Policía Nacional que se encuentre en comisión permanente cumpliendo funciones de seguridad y protección del Procurador General de la Nación, tendrá derecho al pago de los viáticos y gastos de transporte, de acuerdo con su grado, homologado al de los empleos de la planta de personal de la Procuraduría General, según reglamentación que expida el señor Procurador General.

El término de duración de la comisión deberá señalarse en el acto administrativo correspondiente y no puede constituirse como de carácter permanente.

Si la comisión de servicio ha de realizarse en el exterior, el término de duración de la comisión deberá incluir además el término necesario para el traslado.

La comisión de servicio en el exterior podrá dar lugar a la asignación de funciones, y durante el término de duración, el servidor tendrá derecho a su remuneración en pesos colombianos, cuando a ello hubiera lugar.

El servidor a quien se le otorgue comisión deberá presentar al superior inmediato, al finalizar la misma, un informe sobre las actividades cumplidas durante la comisión.

9. SALIDAS

Resolución firmada por el Procurador General, autorizando la comisión.

10. REGISTROS

Oficio comunicando al servidor que se le concedió la comisión.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta presentación de la solicitud, advirtiendo tiempo de duración del evento, lugar a desarrollarse y por cuenta de quien corren los gastos de viaje.

Correcta elaboración del proyecto de resolución, indicando nombre, cargo e identificación del beneficiario término de duración, y demás circunstancias de conformidad con las normas legales.

12. ANEXOS

No aplica

13. ACTIVIDADES

SERVIDOR.

13.1 Solicita al Procurador General de la Nación, se le conceda comisión para asistir temporalmente a reuniones, conferencias, seminarios, o realizar trabajos de investigación, o visitas de observación que interesen a la entidad.

DIVISION GESTION HUMANA

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.2 Recibe del servidor de la entidad la petición, la registra en el sistema computarizado y la entrega al Jefe de la División.

Jefe Division.

13.3 Distribuye entre los Asesor Grado 19, para la elaboración del proyecto de Resolución.

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.4 Entrega a los servidores de la División, los asuntos que deben tramitar, conforme reparto del Jefe.

Asesor Grado 19.

13.5 Revisa que a la solicitud se acompañe la invitación o inscripción para cumplir el objeto de la comisión, que tenga visto bueno del Procurador General y proyecta la resolución, señalando la identificación completa del servidor, cargo desempeñado y tiempo de duración que podrá prorrogarse discrecionalmente por necesidades del servicio.

Jefe Division.

13.6 Revisa la resolución y dispone enviarla a Secretaría General.

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.7 Entrega la resolución en Secretaría General, con anexos, previa anotación en el sistema computarizado y en libros constancia de recibido.

SECRETARIO GENERAL.

13.8 Revisa y entrega al Procurador General para su firma.

Procurador General.

13.9 Aprueba y firma.

SECRETARIO GENERAL.

13.10 Dispone devolverla a la División de Gestión Humana para comunicar la decisión.

DIVISION GESTION HUMANA

Oficinista Grado 06. División Gestión Humana.

13.11 Comunica la decisión, al interesado, Jefe inmediato, Nómina, y Hojas de Vida.

Citador Grado 04.

13.12 Entrega la comunicación al servidor beneficiado.

Grupo Hojas de Vida.

13.13 Archiva copia de la resolución en la Hoja de Vida y registra en el sistema.

14. INDICADORES

Total aspirantes que solicitaron Comisión de servicio

–––––––––––––––––––––––––––– x 100

Total servidores de la entidad.

Tiempo de trámite de la Comisión.

Dependencia: División Gestión Humana.

Proceso: Licencias

Procedimiento: Licencia ordinaria no remunerada

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 2 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Autorizar a los servidores a separarse hasta por tres (3) meses, del ejercicio del empleo en forma continua o discontinua, según lo solicite el interesado, para adelantar estudios, por enfermedad, riesgos profesionales, maternidad, o actividades deportivas, siempre y cuando no obedezca a razones relacionadas con impedimentos, inhabilidades e incompatibilidades señalados en la ley.

2. CLIENTES.

Servidores de la Entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los servidores de la entidad, Jefe inmediato, División de Gestión Humana, Secretario General, y despacho Procurador General.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al servidor de la entidad, su superior inmediato, Auxiliar Grado 09, o 08, Asesor Grado 19, Oficinista Grado 06, Citador Grado 04, Jefe de la División de Gestión Humana, Secretario General y Procurador General.

5. REFERENCIAS

Decreto 262 de 2000 y demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

Se encuentran separados temporalmente del servicio, los servidores que no ejercen las funciones del empleo del cual han tomado posesión por alguna de las circunstancias consagradas en el capítulo VI del Decreto 262 de 2000 y demás normas concordantes.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo de resolución.

8. CONDICIONES GENERALES

Durante el período de licencia no se cancela remuneración al servidor.

La licencia ordinaria debe concederse siempre que el servidor la solicite y ella no obedezca a razones relacionadas con los impedimentos, inhabilidades e incompatibilidades señalados en la ley.

La solicitud de licencia ordinaria deberá elevarse ante el Jefe inmediato por escrito, quien la remitirá al Procurador General de la Nación, por intermedio de la División de Gestión Humana.

La licencia ordinaria será concedida por el Procurador General.

El servidor no podrá separarse del servicio hasta cuando no le sea comunicado el acto administrativo que le conceda la licencia ordinaria.

La licencia podrá ser prorrogada, sin exceder el término de los tres (3) meses y la solicitud debe presentarse con diez (10) días de anticipación al su vencimiento, ante el Jefe inmediato, quien la remitirá inmediatamente al Procurador General, por intermedio de la División de Gestión Humana.

La licencia ordinaria no es revocable por quien la concede, pero es renunciable por el beneficiario mediante escrito que deberá presentar ante el funcionario que la concedió, con tres (3) días de anticipación a la fecha en que estime reincorporarse al servicio.

Las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades que la Ley establece se extienden a quienes se hallen en uso de licencia, y su violación constituye falta disciplinaria.

El servidor no puede separarse del empleo hasta que le comuniquen el acto administrativo que concede la licencia ordinaria no remunerada

9. SALIDAS

Acto administrativo firmado por el Procurador General.

10. REGISTROS

Oficio comunicando al servidor

11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta elaboración de la resolución, identificando al servidor con nombre, apellidos, cargo, código grado, señalando que se concede sin remuneración, el término de duración, y el objeto de la misma.

El acto que confiere la comisión de servicio deberá señalar el término de su duración.

12. ANEXOS

No aplica

13. ACTIVIDADES

SERVIDOR.

13.1 Solicita al Procurador General, por intermedio de su Jefe inmediato, se le conceda licencia ordinaria no remunerada hasta por un término de tres (3) meses, para adelantar estudios, por enfermedad, riesgos profesionales, maternidad o actividades deportivas, siempre y cuando no obedezca a razones relacionadas con los impedimentos, inhabilidades e incompatibilidades señalados en la ley, porque su violación constituye falta disciplinaria.

Jefe inmediato.

13.2 Dispone entregar la solicitud en la División de Gestión Humana

DIVISION GESTION HUMANA

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.3 Registra la petición en el sistema computarizado y la entrega al Jefe de División Gestión Humana.

Jefe Division.

13.4 Distribuye entre los Asesor Grado 19.

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.5 Entrega a los servidores de la División, los asuntos que deben tramitar, conforme reparto del Jefe.

Asesor Grado 19.

13.6 Revisa que la solicitud cumpla con los requisitos exigidos en los artículos 110 y siguientes del Decreto 262 de 2000 y demás normas concordantes, y proyecta la resolución, concediendo licencia ordinaria no remunerada, señalando la identificación completa del servidor, cargo desempeñado, tiempo de duración que no puede ser superior a tres (3) meses, con la manifestación de que el tiempo de la licencia ordinaria no remunerada no es computable como tiempo de servicio para ningún caso.

Jefe Division.

13.7 Revisa la resolución, y dispone enviarla a Secretaría General.

SECRETARIO GENERAL.

13.8 Revisa y entrega al Procurador General.

13.9 Procurador General. Firma y aprueba.

13.10 Secretario General. Dispone devolverla a la División de Gestión Humana para comunicar.

DIVISION GESTION HUMANA

Oficinista Grado 06.

13.11 Comunica al interesado, al Jefe inmediato, Nómina, Hojas de Vida y Cesantías.

Citador Grado 04.

13.12 Entrega la comunicación al beneficiario.

Grupo Hojas de Vida.

13.13 Archiva copia de la resolución en la Hoja de Vida correspondiente y registra en el sistema.

14. INDICADORES

TOTAL LICENCIA NO REMUNERADA CONCEDIDAS

––––––––––––––––––––––––– x 100

TOTAL LICENCIAS SOLICITADAS.

Dependencia: División Gestión Humana.

Proceso: Licencias

Procedimiento: Licencia no remunerada para adelantar estudios

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 2 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Autorizar a los servidores a separarse de la entidad hasta por tres (3) años, del ejercicio del empleo para adelantar estudios.

2. CLIENTES

Servidores de la Entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los servidores de la entidad interesados en realizar estudios, a la División de Gestión Humana, Secretario General., y despacho del Procurador General.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al servidor de la entidad, su superior inmediato, Auxiliar Grado 09, o 08 Grado 09, o Grado 08, Oficinista Grado 06, Citador Grado 04, Jefe de la División de Gestión Humana, Secretaría General y Procurador General.

5. REFERENCIAS

Decreto 262 de 2000 y demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo de resolución.

8. CONDICIONES GENERALES

Durante el período de licencia, no se cancela remuneración al servidor.

El servidor que solicite la licencia, debe haber prestado sus servicios a la entidad por un (1) término no inferior a un (1) año.

9. SALIDAS

Acto administrativo firmado por el Procurador General.

10. REGISTROS

Oficio comunicando al servidor

11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta elaboración de la resolución, identificando al servidor con nombre, apellidos, cargo, código grado, señalando que la licencia se concede sin remuneración, el término de duración, y el objeto de la misma.

12. ANEXOS

No aplica

13. ACTIVIDADES

Servidor.

13.1 Solicita al Procurador General, con visto bueno de su Jefe inmediato, se le conceda licencia ordinaria no remunerada para adelantar estudios, hasta por un término de tres (3) años, para capacitarse.

DIVISION GESTION HUMANA

Jefe inmediato.

13.2 Entrega la solicitud en la División de Gestión Humana.

Auxiliar Grado 0 9, o 08.

13.3 Registra la petición en el sistema computarizado y la entrega al Jefe de División Gestión Humana.

Jefe Division.

13.4 Distribuye entre los Asesor Grado 19

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.5 Entrega a los servidores de la División, los asuntos que deben tramitar, conforme reparto del Jefe.

Asesor Grado 19.

13.6 Revisa que el servidor quien pide la Comisión, haya prestado sus servicios a la entidad por un término no inferior a un (1) año, que se adjunte la aceptación del centro Educativo y proyecta la resolución, concediendo licencia ordinaria no remunerada, señalando la identificación completa del servidor, cargo desempeñado, tiempo de duración que no puede ser superior a tres (3) años.

Jefe Division.

13.7 Revisa la resolución, y dispone enviarla a Secretario General.

SECRETARIO GENERAL.

13.8 Revisa y entrega al Procurador General.

13.9 Procurador General.

Aprueba y firma.

SECRETARIO GENERAL.

13.10 Dispone enviar a la División de Gestión humana para comunicar

DIVISION GESTION HUMANA

Oficinista Grado 06.

13.11 Comunica al interesado, al Jefe inmediato, Nómina, Hojas de Vida y Cesantías.

Citador Grado 04.

13.12 Entrega l a comunicación al beneficiado.

Grupo Hojas de Vida.

13.13 Archiva copia de la resolución en la Hoja de Vida, y registra en sistema.

14. INDICADORES

Número licencia para adelantar estudios concedidas

––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Total servidores de la entidad.

Tipos de Licencia.

Dependencia: División Gestión Humana.

Proceso: Licencias

Procedimiento: Licencia remunerada para eventos

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 2 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Autorizar a los servidores de la entidad que sean deportistas, dirigentes deportivos, personal técnico y Auxiliar Grado 09, o 08, científico y de juzgamiento relacionados con el deporte, que sean seleccionados para representar al país en competiciones o eventos deportivos internacionales y nacionales siempre y cuando sea solicitada a través de Coldeportes, con la indicación de la persona seleccionada y del tiempo requerido para asistir al evento, el cual no podrá sobrepasar noventa (90) días.

2. CLIENTES

Servidores de la Entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los servidores de la entidad, División de Gestión Humana, si el empleado que la solicita pertenece a los niveles, Profesional, Técnico, Administrativo y Operativo.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al servidor que pertenezca al nivel Profesional, Técnico, Administrativo u Operativo de la entidad, su superior inmediato, Auxiliar Grado 09, o 08 Grado 09, o Grado 08, Oficinista Grado 06, Citador Grado 04 y Jefe de la División de Gestión Humana.

5. REFERENCIAS

Decreto 262 de 2000 y demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo de resolución.

8. CONDICIONES GENERALES

La licencia remunerada para eventos deportivos la concede el Jefe de la División de Gestión Humana.

Durante el período de licencia, se cancelará la remuneración al servidor.

Si por motivo de los resultados de la competición, la delegación termina su actuación antes del total del tiempo previsto, el término de la licencia será reducido proporcionalmente y el beneficiario deberá reincorporarse a sus labores. Si no lo hace, incurre en abandono del cargo.

9. SALIDAS

Resolución firmado por el Jefe de la División de Gestión Humana.

10. REGISTROS

Oficio comunicando al servidor

11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta elaboración de la resolución, identificando al servidor con nombre, apellidos, cargo, código grado, señalando su objeto, que la licencia es remunerada, término de duración el cual no puede sobrepasar de noventa (90) días, por cuenta de quien corren los gastos de transporte, alimentación y estadía.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

Servidor.

13.1 Solicita al Jefe de la División de Gestión Humana le conceda licencia ordinaria remunerada hasta por noventa (90) días.

DIVISION GESTION HUMANA

13.2 Auxiliar Grado 09, o 08. Registra la petición en el sistema computarizado y la entrega al Jefe de División Gestión Humana.

Jefe División.

13.3 Distribuye entre los Asesor Grado 19

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.4 Entrega a los servidores de la División, los asuntos que deben tramitar, conforme reparto.

Asesor Grado 19.

13.5 Revisa que la solicitud cumpla con los requisitos exigidos en los artículos 129 y siguientes del Decreto 262 de 2000 y demás normas concordantes, y proyecta la resolución, concediendo licencia remunerada para eventos deportivos, señalando la identificación completa del servidor, cargo desempeñado, tiempo de duración que no puede ser superior a noventa (90) días, con las previsiones del inciso 2o. del artículo 129 y artículos 130 y 131 del Decreto 262 de 2000 y demás normas concordantes.

Jefe División.

13.6 Revisa la resolución, aprueba y firma.

Oficinista Grado 06.

13.7 Comunica al interesado, al Jefe inmediato, Nómina, Hojas de Vida y Cesantías

Citador Grado 04.

13.8 Entrega la comunicación al beneficiario.

Grupo Hojas de Vida.

13.9 Anexa a Hoja de vida y registra en el sistema.

14. INDICADORES

Total servidores participantes en eventos deportivos.

–––––––––––––––––––––––– x 100

Total servidores de la entidad.

Tipos de Licencia.

Dependencia: División Gestión Humana

Proceso: Permisos

Procedimiento: Permiso de lactancia, para los niveles profesional, técnico, administrativo y operativo

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 2 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Autorizar a las servidoras que pertenecen a los niveles profesional, técnico, administrativo y operativo y han culminado su licencia por maternidad, para disfrutar de una hora diaria de permiso remunerado, durante seis (6) meses posteriores a la terminación de la licencia.

2. CLIENTES

Servidoras de la Procuraduría que culminaron licencia de maternidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a las servidoras de la entidad que han culminado licencia de maternidad, y División de Gestión Humana.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a las servidoras de la entidad que han culminado su licencia por maternidad y pertenezcan a los niveles Profesional, Técnico, Administrativo u Operativo, igualmente, al Auxiliar Grado 09, o 08 Grado 09, o 08, Oficinista Grado 06, Citador Grado 04, Sustanciador, o Técnico y Jefe de la División de Gestión Humana.

5. REFERENCIAS

Decreto 262 de 2000 y demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.

8. CONDICIONES GENERALES

Es una obligación de la Entidad, conceder permiso de lactancia por seis (6) a la servidora que ha culminado su licencia por maternidad.

9. SALIDAS

Oficio dirigido a la servidora con copia al Jefe inmediato, autorizando el permiso de lactancia.

10. REGISTROS

No aplica.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta elaboración del oficio, autorizando el permiso de lactancia, contado a partir de la fecha en que la servidora culminó su licencia de maternidad.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SERVIDORA

13.1 Radica en la secretaria de la División de Gestión Humana, solicitud de permiso de lactancia.

DIVISION GESTION HUMANA

AUXILIAR GRADO 09, O 08.

13.2 Registra la petición en el sistema computarizado y la entrega al Jefe de la División de Gestión Humana para reparto.

Jefe Division.

13.3 Distribuye la solicitud entre el Técnico o Sustanciador de Gestión Humana.

Técnico, o Sustanciador.

13.4 Verifica que la servidora haya culminado el tiempo de la licencia de maternidad y proyecta el oficio autorizándola.

Jefe Division.

13.5 Aprueba el oficio comunicando la autorización de lactancia.

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.6 Registra la novedad en el computador.

Oficinista Grado 06. División Gestión humana.

13.7 Comunica la decisión al interesado, superior inmediato, Nómina, Hojas de Vida y Cesantías.

Citador Grado 04.

13.8 Entrega la comunicación.

Grupo Hojas de Vida.

13.9 Archiva copia del permiso en la Hoja de Vida correspondiente y en el sistema.

14. INDICADORES

Total servidoras beneficiadas.

–––––––––––––––––––––– x 100

Total servidoras de la entidad.

Dependencia: División Gestión Humana

Proceso: Retiro del servicio

Procedimiento: Retiro forzoso del servicio al cumplir 65 años de edad

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Retirar del servicio de la Procuraduría General de la Nación al servidor que cumpla la edad de 65 años, sin posibilidad de que sea reintegrado nuevamente.

2. CLIENTES.

Servidores de la Entidad que cumplan sesenta y cinco años de edad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los servidores de la entidad que cumplan sesenta y cinco años de edad, División de Gestión Humana, Secretaría General y Procurador General.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al servidor de la entidad, Auxiliar Grado 09, o 08, Oficinista Grado 06, Técnico o Sustanciador y Jefe de la División de Gestión Humana, Secretario General y Procurador General.

5. REFERENCIAS

Decreto 262 de 2000 y demás normas concordantes.

7. DEFINICIONES

No aplica

8. FORMATOS A UTILIZAR

Resolución de reconocimiento de pensión por el Fondo de pensiones.

9. CONDICIONES GENERALES

El retiro se producirá por solicitud del interesado, del Ministerio Público, o se decretará de oficio por la autoridad nominadora cuando haya sido reconocida la pensión correspondiente.

Seis (6) meses después de ocurrida la causal de retiro, ésta deberá producirse necesariamente aunque no se haya reconocido la pensión.

10. SALIDAS

Resolución firmada por el Procurador General.

11. REGISTROS

Oficio comunicando al servidor

12. BASES DE AUTOCONTROL< /span>

Correcta elaboración de la resolución, motivándola en obedecimiento a cumplir la edad de retiro forzoso, y señalando el número de la resolución expedida por el Fondo de Pensiones reconociendo la pensión la cual debe estar debidamente ejecutoriada, identificando al servidor con nombre, apellidos, cargo, código grado.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

SERVIDOR

13.1 Radica en el Fondo de Pensiones correspondiente su solicitud de pensión y manifiesta a la Procuraduría que cumplió 65 años de edad, a fin de que ésta tenga conocimiento, y pueda tomar las decisiones pertinentes.

DIVISION GESTION HUMANA

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.2 Registra la petición en el sistema computarizado y la entrega al Jefe de la División de Gestión Humana.

Jefe Division.

13.3 Distribuye entre profesionales.

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.4 Entrega a los servidores de la División, los asuntos que deben tramitar, conforme reparto del Jefe.

Sustanciador o Tecnico.

13.5 Si han transcurrido seis (6) meses después de cumplir sesenta y cinco años, o si se profirió acto administrativo de pensión, elabora el proyecto para declarar la desvinculación del servicio.

Jefe Division.

13.6 Revisa el proyecto y rechaza inconsistencias.

13.7 Dispone entregar el proyecto en Secretaría General.

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.8 Registra en el sistema el trámite del asunto y en libros el recibido por parte de Secretaría General.

SECRETARIO GENERAL.

13.9 Rechaza inconsistencias, o aprueba

13.10 Lleva el proyecto al Procurador General.

Procurador General.

13.11 Aprueba y firma.

SECRETARIO GENERAL.

13.12 Dispone entregar copia de la decisión en la División de Gestión Humana para comunicar.

Oficinista.

13.13 Proyecta oficio comunicando la decisión al servidor, Jefe inmediato, Nómina, Cesantías y Hojas de vida.

Citador Grado 04.

13.14 Entrega la comunicación al beneficiario.

Grupo Hojas de Vida.

13.15 Archiva copia de la resolución en la hoja de vida del ex funcionario y registra en el sistema.

14. INDICADORES

Total servidores pensionados en el año

–––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Total servidores de la entidad.

Dependencia: División Gestión Humana

Proceso: Retiro del servicio

Procedimiento: Edad de retiro con derecho a pensión de jubilación al cumplir 55 años los hombres y 50 las mujeres

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 2 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Retirar del servicio de la Procuraduría General de la Nación al servidor que cumpla la edad de 55 años, si son hombres y de 50 años si son mujeres y veinte (20) años de servicio continuos o discontinuos.

2. CLIENTES

Servidores de la Entidad que cumplan la edad de pensión de jubilación o vejez.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los servidores de la entidad que cumplan la edad de pensión de jubilación o vejez.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los servidores de la entidad, Auxiliar Grado 09, o 08. Oficinista Grado 06, Técnico o Sustanciador, Citador Grado 04 y Jefe de la División de Gestión Humana, Secretario General y Procurador General.

5. REFERENCIAS

Decreto 262 de 2000 y demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

No aplica

7. FORMATOS A UTILIZAR

Resolución de reconocimiento de pensión por el Fondo de pensiones.

8. CONDICIONES GENERALES

El retiro procede necesariamente cuando se produzca el reconocimie nto de la pensión y el servidor manifieste su deseo de retirarse de la Entidad, teniendo en cuenta el beneficio de la edad de retiro forzoso.

9. SALIDAS

Resolución firmada por el Procurador General.

10. REGISTROS

Oficio comunicando al servidor

11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta elaboración de la resolución, motivándola en obedecimiento a cumplir la edad de retiro forzoso, y señalando el número de la resolución expedida por el Fondo de Pensiones reconociendo la pensión la cual debe estar debidamente ejecutoriada, identificando al servidor con nombre, apellidos, cargo, código grado.

12. ANEXOS

Resolución de pensión y manifestación de la voluntad del servidor para retirarse de la entidad.

13. ACTIVIDADES

SERVIDOR

13.1 Debe obtener del Fondo de Pensiones correspondiente, resolución debidamente ejecutoriada del reconocimiento de la pensión y manifestar a la Procuraduría su deseo de retirarse de la entidad.

DIVISION GESTION HUMANA

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.2 Registra la petición en el sistema computarizado y la entrega al Jefe de la División de Gestión Humana.

Jefe Division.

13.3 Distribuye entre profesionales.

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.4 Entrega a los servidores de la División, los asuntos que deben tramitar, conforme reparto del Jefe.

Sustanciador o Tecnico.

13.5 Si hay lugar, solicita acto administrativo de pensión por edad de retiro debidamente ejecutoriado y solicitud de desvinculación del servidor, y elabora el proyecto para declarar la desvinculación del servicio.

Jefe Division.

13.6 Revisa el proyecto y rechaza inconsistencias.

13.7 Dispone entregar el proyecto en Secretaría General.

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.8 Desanota en el sistema y libros.

SECRETARIO GENERAL.

Secretario General.

13.9 Revisa y entrega el proyecto al Procurador General.

Procurador General.

13.10 Aprueba y firma.

13.11 Secretario General. Dispone entrega copia de la decisión en la División de Gestión Humana para comunicar.

Oficinista Grado 06.

13.12 Proyecta oficio comunicando la decisión al servidor, Jefe inmediato, Nómina, Cesantías y Hojas de Vida.

Citador Grado 04.

13.13 Entrega la comunicación al beneficiado.

Grupo Hojas de Vida.

13.1.4 Archiva copia de la resolución en la Hoja de Vida del ex funcionario y registra en el sistema.

14. INDICADORES

Total servidores pensionados por cumplir la edad de retiro

–––––––––––––––––––––––––––––– x 100

Total servidores de la entidad.

Dependencia: División Gestión Humana

Proceso: Retiro

Procedimiento: Vacancia del empleo por abandono del cargo

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Desvincular de la entidad a un servidor que en forma injustificada dejó de asistir a su trabajo por más de tres (3) días consecutivos o contados después del término de permiso, vacaciones, licencia, servicio militar obligatorio o social o reservista.

2. CLIENTES

Los servidores de la entidad que dejen de concurrir a su trabajo por tres (3) días consecutivos.

3. ALCANCE

El procedimiento involucra a los servidores de entidad que dejen de concurrir a su trabajo por tres (3) días consecutivos, Jefe inmediato, División de Gestión Humana, Secretario General, despacho del Procurador General.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los servidores de la entidad que dejen de asistir al trabajo por tres (3) días al trabajo, Jefe inmediato, Auxiliar Grado 09, o 08 Grado 09, o 08, Asesor Grado 19, Oficinista Grado 06, Citador Grado 04, Jefe de la División de Gestión Humana, Secretario General y Procurador General.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262 de 2000 y demás normas concordantes

6. DEFINICIONES

No aplica

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica

8. CONDICIONES GENERALES

Si declarado el abandono del cargo, el empleado demuestra causa justificada, dentro de los 15 días siguientes, la Administración debe abstenerse de declarar la vacancia del cargo.

Tal declaratoria no requiere que se adelante previamente proceso disciplinario.

9. SALIDAS

Resolución de retiro por incurrir en abandono del cargo.

10. REGISTROS

Comunicación al servidor sobre el retiro.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Expedición correcta de la resolución de retiro por abandono del cargo.

12. ANEXOS

No aplica

13. ACTIVIDADES

Jefe inmediato.

13.1 Informa a la División de Gestión Humana, la ausencia injustificada de un servidor a su trabajo por más de tres (3) días consecutivos, o contados después del término de permiso, vacaciones, licencia, servicio militar obligatorio o social o reservista.

DIVISION GESTION HUMANA.

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.2 Registra la petición en el sistema computarizado y la entrega al Jefe de División Gestión Humana

JEFE DE DIVISION.

13.3 Distribuye entre los Asesor Grado 19.

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.4 Entrega a los servidores de la División, los asuntos que deben tramitar, conforme reparto del Jefe.

Asesor Grado 19.

13.5 Elabora el proyecto para adelantar actuación administrativa tendiente a demostrar la causa injustificada. Comprobada la causal, proyecta la declaratoria de vacancia del cargo.

JEFE DE DIVISION.

13.6 Revisa el proyecto y rechaza inconsistencias.

13.7 Dispone entregar el proyecto a Secretaría General.

SECRETARIO GENERAL.

13.8 Rechaza inconsistencias, o aprueba.

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.9 Lleva el proyecto al Procurador General.

PROCURADOR GENERAL.

13.10 Aprueba y firma.

SECRETARIO GENERAL.

13.11 Dispone devolverlo a División Gestión Humana para comunicar.

Oficinista Grado 06 Gestión Humana.

13.12 Comunica al servidor, al Jefe inmediato, Nómina cesantías y Hojas de Vida.

Citador Grado 04.

13.13 Entrega la comunicación al beneficiario.

Grupo Hojas de Vida.

13.14 Archiva copia de la decisión en la Hoja de Vida y registra en el sistema.

14. INDICADORES

Solicitudes tramitadas

_______________________ 100%

Solicitudes presentadas.

Dependencia: División Gestión Humana

Proceso: Retiros

Procedimiento: Insubsistencia por calificación insatisfactoria de servicios.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Retirar del servicio de la entidad, al servidor que obtuvo en la calificación anual de servicios Insatisfactoria, según lo previsto en la ley.

2. CLIENTES

Los servidores que culminaron el período de prueba y los servidores inscritos en la carrera administrativa, calificados en forma insatisfactoria.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los servidores de la entidad que culminaron el período de prueba y a los servidores inscritos en la carrera Administrativa, Jefe inmediato, División de Gestión Humana, Secretario General., despacho del Procurador General.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los servidores inscritos en carrera o en período de prueba, calificados en forma Insatisfactoria, superior inmediato, Comisión de Carrera, Auxiliar grado 09, o 08, Asesor grado 19, Oficinista Grado 06, Citador, y Jef e División de Gestión Humana, Secretaría General, Procurador General.

5. REFERENCIAS

Decreto 262 de 2000 y demás normas concordantes. Ley 190 de 1995.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Formato de calificación.

8. CONDICIONES GENERALES

La decisión que deja en firme la calificación insatisfactoria debe encontrarse debidamente ejecutoriada.

Contra el acto administrativo de desvinculación procederán los recursos de Ley. Esta decisión se entenderá revocada si interpuestos los recursos, la Administración no se pronuncia dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la presentación de los recursos.

9. SALIDAS

Acto administrativo de retiro del servicio por calificación insatisfactoria.

10. REGISTROS

Comunicación al beneficiario

11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta elaboración de la resolución de retiro.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

Superior inmediato o Comision de Carrera.

11.1 Envía a la División de Gestión Humana el acto que dio origen a la calificación insatisfactoria de servicios.

DIVISION GESTION HUMANA

Auxiliar Grado 09, o 08.

11.2 Registra la petición en el sistema computarizado y la entrega al Jefe de División Gestión Humana.

Jefe de Division.

11.3 Distribuye entre los Asesor Grado 19.

Auxiliar Grado 09, o 08.

11.4 Entrega a los servidores de la División, los asuntos que deben tramitar, conforme reparto del Jefe.

Asesor Grado 19.

11.5 Observa que la decisión se encuentre en firme y debidamente ejecutoriada y elabora el proyecto de resolución de retiro.

JEFE DE DIVISION.

11.6 Revisa el proyecto.

SECRETARIO GENERAL.

11.7 Rechaza inconsistencias, o aprueba y lleva el proyecto al Procurador General.

PROCURADOR GENERAL.

11.8 Aprueba y firma.

SECRETARIO GENERAL.

11.9 Dispone devolver a la División Gestión Humana.

Oficinista Grado 06. División Gestión Humana.

11.10 Comunica al servidor, Jefe inmediato, Nómina, Cesantías y Hojas de vida.

Asesor Grado 19.

11.11 Notifica personalmente la decisión al servidor calificado en forma insatisfactoria. Si pertenece a la planta de las Procuradurías Territoriales, la notificación se realiza por intermedio del Procurador Regional.

14. INDICADORES

Total solicitudes atendidas

__________________________ 100%

Total solicitudes presentadas

Dependencia: División Gestión Humana

Proceso: Retiros

Procedimiento: Insubsistencia por inhabilidad o compatibilidad anterior o sobreviniente a la posesión.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Retirar del servicio a un servidor de la entidad que ha incurrido en causal de inhabilidad o incompatibilidad.

2. CLIENTES

El servidor de la entidad incurso en causal de inhabilidad o incompatibilidad.

3. ALCANCE

Servidor que ha incurrido en causal de inhabilidad o incompatibilidad, División de Gestión Humana, Secretario General, despacho del Procurador General.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Auxiliar Grado 09, o 08 Asesor Grado 19, Oficinista Grado 06, y Jefe de la División de Gestión Humana, Secretario General y Procurador General.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262 de 2000 y demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Acto administrativo o de autoridad judicial o administrativa, por medio del cual se declara la inhabilidad o incompatibilidad correspondiente.

8. CONDICIONES GENERALES

Si la causal de inhabilidad fuere sobreviniente a la posesión en el cargo, se suspenderá al servidor público por acto administrativo, mientras culmina el proceso penal correspondiente, advirtiendo que proceden los recursos de ley.

9. SALIDAS

Acto administrativo de retiro o suspensión del servidor, teniendo en cuenta si la causal de inhabilidad es anterior o sobreviniente a la posesión.

10. REGISTROS

Comunicación al servidor sobre el retiro o la suspensión.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta elaboración de la resolución, en consideración a lo previsto en las normas legales que definen las causales de inhabilidad o incompatibilidad de los servidores de la Procuraduría General de la Nación.

12. ANEXOS

No aplica

13. ACTIVIDADES

Autoridad Judicial o Administrativa, Tercero.

13.1 Informa a la División de Gestión Humana, sobre la decisión penal o disciplinaria de privación de la libertad, condena, medid a de aseguramiento, sanción disciplinaria o calificación insatisfactoria, afección mental o física.

DIVISION GESTION HUMANA

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.2 Registra la petición en el sistema computarizado y la entrega al Jefe de División Gestión Humana

JEFE DE DIVISION.

13.3 Distribuye entre Asesores Grado 19.

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.4 Entrega a los servidores de la División, los asuntos que deben tramitar, conforme reparto del Jefe.

Asesor Grado 19.

13.5 Observa que la decisión se encuentre debidamente ejecutoriada y elabora el proyecto de resolución de retiro o de suspensión, según la causal de inhabilidad sea anterior o sobreviniente a la posesión.

Jefe División.

13.6 Revisa, aprueba y dispone enviar a Secretaría General.

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.7 Registra en el sistema computarizado y libros con anexos y entrega en Secretaría General.

SECRETARIO GENERAL.

13.8 Revisa y entrega al Procurador General.

PROCURADOR GENERAL.

13.9 Aprueba y firma

SECRETARIO GENERAL.

13.10 Dispone enviar a División Gestión Humana, para comunicar

Oficinista Grado 06. División Gestión Humana.

13.11 Comunica al servidor, Jefe inmediato, Nómina, Cesantías y Hojas de Vida.

Grupo Hojas de Vida.

13.12 Archiva copia de la decisión en la Hoja de Vida correspondiente y sistematiza.

14. INDICADORES

Total servidores retirados

_______________________ 100%

Total servidores

Dependencia: División Gestión Humana

Proceso: Retiros

Procedimiento: Retiro por invalidez absoluta

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 2 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Retirar del cargo al servidor que se encuentra enfermo y se encuentra imposibilitado para laborar.

2. CLIENTES

Servidores que han completado 180 días de incapacidad absoluta por enfermedad, la cual de acuerdo con prescripción médica les impide trabajar.

3. ALCANCE

Servidores con invalidez absoluta, por enfermedad o riesgos profesionales, División Gestión humana, Secretaría General, despacho del Procurador General.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los servidores que presentan invalidez absoluta, Auxiliar grado 09, o 08, Técnico, o Sustanciador, Citador, Oficinista Grado 06, y Jefe División de Gestión Humana, Secretaría General, Procurador General.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262 de 2000 y demás normas concordantes. Ley 100 de 1993 y normas concordantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Acto administrativo o informe de reconocimiento de pensión de invalidez.

8. CONDICIONES GENERALES

Transcurridos 180 días de incapacidad médica, la División de Gestión Humana - Grupo Nómina, suspende el pago de los salarios al servidor y comunica a la EPS y Fondo de pensiones para que se asuma el auxilio económico y no quede desprotegido económicamente ni por salud.

9. SALIDAS

Resolución de retiro por Invalidez Absoluta.

10. REGISTROS

Comunicación a la EPS, Fondo de pensiones y servidor, del retiro de la Procuraduría General

11. BASES DE AUTOCONTROL

Seguimiento a la actuación de la EPS y del Fondo de Pensiones, respecto al trámite de la pensión de invalidez del servidor para que éste no quede desprotegido.

Correcta elaboración de la resolución de retiro.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

División de Gestión Humana.

13.1 Informa a la EPS y Fondo de pensiones a los cuales se encuentre adscrito el servidor, que han transcurrido más de 180 días de incapacidad continua para que asuma el auxilio económico del servidor y éste no quede desprotegido por salud ni económicamente. Efectúa seguimiento y dispone que por Nómina se suspenda el pago de salarios.

Fondo de Pensiones.

13.2 Efectúa el reconocimiento de pensión de invalidez y remite a la División de Gestión Humana copia del acto administrativo o informe correspondiente.

DIVISION GESTION HUMANA

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.3 Registra en el sistema y entrega al Jefe de la División Gestión Humana.

Jefe División de Gestión Humana.

13.4 Distribuye entre Profesionales.

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.5 Entrega a los servidores de la División, los asuntos que deben tramitar, conforme reparto del Jefe.

TEcnico o Sustanciador.

13.6 Elabora el proyecto para declarar el retiro del servidor por invalidez.

Jefe División de Gestión Humana.

13.7 Revisa el proyecto y rechaza inconsistencias.

Dispone entregar el proyecto en Secretaría General

SECRETARIO GENERAL.

13.8 Rechaza inconsistencias, o aprueba.

13.9 Revisa el proyecto al Procurador General.

PROCURADOR GENERAL.

13.10 Aprueba y firma.

SECRETARIO GENERAL.

13.11 Dispone devolver a División Gestión Humana para comunicar.

Oficinista Grado 06. División Gestión Humana.

13.12 Proyecta oficio comunicando la decisión al servidor, Jefe inmediato, Nómina, Cesantías y Hojas de vida.

Citador Grado 04.

13.13 Entrega comunicación al servidor.

Grupo Hojas de Vida.

13.14 Archiva la Resolución en la Hoja de Vida del ex funcionario y sistematiza.

14. INDICADORES

Número servidores pensionados por invalidez absoluta.

_________________________________________________ 100%

Total servidores Procuraduría General

Dependencia: División Gestión Humana

Proceso: Retiros

Procedimiento: Vacancia del cargo por muerte

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Retirar del servicio a un servidor quien lamentablemente ha fallecido.

2. CLIENTES

Los servidores de la entidad fallecidos.

3. ALCANCE

División de Gestión Humana, Secretario General., despacho del Procurador General.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los familiares del fallecido, superior inmediato, Auxiliar Grado 09, o 08, Sustanciador o Técnico, Oficinista Grado 06, Citador y jefe División de Gestión Humana, Secretario General, Procurador General.

5. REFERENCIAS

Decreto 262 de 2000 y demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Acta de defunción.

8. CONDICIONES GENERALES

Aportar el acta de defunción del ex servidor con el fin de proceder a su retiro y hacer efectivo el pago de salarios y prestaciones pendientes.

Si la muerte del servidor fuere por causa o con ocasión del servicio, se dispone tramitar el Seguro de Vida correspondiente.

9. SALIDAS

Acto administrativo disponiendo el retiro del servidor.

10. REGISTROS

Comunicación a los familiares del fallecido sobre el retiro del servicio.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta elaboración de la resolución de retiro con base en el acta de defunción expedida de conformidad con las normas legales.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

13.1 De oficio. Jefe Inmediato, o familiar. Informa a la División de Gestión Humana que un servidor de la entidad falleció.

DIVISION GESTION HUMANA

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.1 Registra la información en el sistema computarizado y la entrega al Jefe de División Gestión Humana para reparto, con copia Nómina para suspender los pagos salariales y prestacionales.

Jefe DivisiOn.

13.2 Distribuye entre Profesionales.

Auxiliar Grado 09, o 08.

13.3 Entrega a los servidores de la División, los asuntos que deben tramitar, conforme reparto del Jefe.

Sustanciador o TEcnico.

13.4 Elabora el proyecto para declarar la vacancia del cargo por muerte del servidor, previa exigencia del acta de defunción.

Jefe DivisiOn.

13.5 Revisa el proyecto y rechaza inconsistencias.

SECRETARIO GENERAL.

13.6 Rechaza inconsistencias, o aprueba y lleva el proyecto al Procurador General.

PROCURADOR GENERAL.

13.7 Aprueba y firma.

SECRETARIO GENERAL.

13.8 Dispone devolverlo a Gestión Humana.

Oficinista Grado 06. División Gestión Humana.

13.9 Proyecta oficio comunicando la decisión al servidor, Jefe inmediato, Nómina Cesantías y Hojas de Vida.

Citador Grado 04.

13.10 Envía la comunicación

Grupo Hojas de Vida.

13.11 Anexa copia de la comunicación a la Hoja de Vida y registra en el sistema.

14. INDICADORES

Total servidores fallecidos

___________________________ 100%

Total servidores de la Entidad

TOMO III

Dependencia: División Gestión Humana Grupo Cesantías

Proceso: Reconocimiento y pago de cesantías

Procedimiento: Reconocimiento y pago de cesantías retroactivas, parciales y definitivas

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Efectuar el reconocimiento y ordenar el pago de las cesantías de aquellos servidores de la entidad, ex servidores o beneficiarios pertenecientes al Régimen Retroactivo, destinadas a la adquisición de vivienda, liberación de gravamen, dotación de vivienda, educación o reconocimiento definitivo; de manera ordenada, ágil y confiable.

2. CLIENTES

Los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación y del Ministerio Público pertenecientes al Régimen Retroactivo, ex servidores o beneficiarios.

3. ALCANCE

El procedimiento involucra a las Divisiones de Gestión Humana, Administrativa, Financiera, Secretaría General y Coordinadores Administrativos.

4. RESPONSABILIDADES

Intervienen en el procedimiento todos los funcionarios del Grupo de Cesantías; el Oficinista Grado 06 del Grupo Hojas de Vida; el Jefe y la Secretaria de la División de Gestión Humana; la División Administrativa, el Técnico Administrativo y el Jefe de la División Financiera, los Coordinadores Administrativos, el Oficinista de la Secretaría General y el Secretario General.

5. REFERENCIAS

 Decreto 1848 de 1966

 Decreto 546 de 1971

 Decreto 1726 de 1973

 Decreto 1045 de 1978

 Ley 33 de 1985

 Ley 62 de 1985

 Resoluciones 17 y 18 de 1985.

6. DEFINICIONES

N. A.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de solicitud

 Modelo liquidación

 Formulario información beneficiario cuenta.

 Autorización contratante (servidor)

 Libros radicadores

 Libro de control.

8. CONDICIONES GENERALES

Las cesantías retroactivas se reconocen a los servidores de la Entidad y del Ministerio Público que hayan ingresado con anterioridad a enero 29 de 1985 inclusive ex servidores y beneficiarios (en caso de los fallecidos), bajo las mismas condiciones.

9. SALIDAS

 Resolución emitida por el Secretario General que reconoce y ordena el pago de las cesantías retroactivas parciales.

 Orden de pago

10. REGISTROS

 Datos de ley

 Datos de liquidación

 Fecha de solicitud

 Trámite y registro presupuestal

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verifica que los documentos aportados por el solicitante cumplan con los requisitos exigidos en la normatividad aplicable para el caso.

 Correcta liquidación de las Cesantías Retroactivas Parciales.

 Correcta elaboración de la Resolución que reconoce y ordena el pago de Cesantías. Retroactivas Parciales y de Orden de pago.

12. ANEXOS

 Contratos de compraventa.

 Hipoteca

 Certificado de estudio

 Certificado de deuda de impuestos

13. ACTIVIDADES

SOLICITANTE (Servidor Público, ex servidor o Beneficiario del causante)

13.1 Diligencia el formato o la solicitud y la radica en la División de Registro y Control y Correspondencia de la entidad, para el reconocimiento y pago de cesantías retroactivas destinadas a la adquisición de vivienda, liberación de gravamen, dotación de vivienda, educación y pago de impuestos o reconocimiento definitivo.

El servidor público, ex servidor o beneficiarios del causante, debe aportar los documentos exigidos mediante Resoluciones Internas 17 y 18 de 1986; Decretos 2755 de 1966, 1726 de 1973, 1848 de 1969 artículo 58; Leyes 33 y 62 de 1985 y demás normas vigentes.

GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06

13.2 Corrobora la existencia de reconocimientos anteriores; si los hubiere, ubica la correspondiente carpeta, de lo contrario; abre una nueva, radica la solicitud y luego la graba en el sistema.

GRUPO DE CESANTIAS

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 15 (Abogado)

13.3 Verifica que los documentos aportados por parte de los servidores de la Procuraduría General de la Nación y del Ministerio Público cumplan con los requisitos exigidos en las normas para el caso.

13.4 Elabora avisos emplazatorios, cuando el servidor ha fallecido, en cumplimiento de los Decretos 1848 de 1969 y 1726 de 1973.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.5 Envía oficio firmado por el Jefe de la División de Gestión Humana a la División de Servicios Administrativos, con dos (2) avisos emplazatorios para su publicación en un periódico de amplia circulación.

13.6 Solicita a la División de Gestión Humana, la expedición de la respectiva constancia de tiempo de servicio.

GRUPO HOJAS DE VIDA

OFICINISTA GRADO 06

13.7 Elabora la constancia de tiempo de servicio.

JEFE DE LA DIVISION DE GESTION HUMANA

13.8 Aprueba y firma la constancia de tiempo de servicio.

GRUPO DE CESANTIAS

TECNICO ADMINISTRATIVO GRADO 12

13.9 Elabora la liquidación correspondiente, con base en los factores salariales establecidos en el Decreto 1045 de 1978, datos del SIAF y en la constancia de tiempo de servicio expedida por la División de Gestión Humana y verifica si existen embargos por alimentos o cooperativas. De ser así, este descuento incidirá en la liquidación; en la Orden de Pago, se mencionará el Juzgado y la cantidad para que por intermedio de la Tesorería se efectúe el descuento correspondiente.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 17 y/o SUSTANCIADOR GRADO 09 (Contadores)

13.10 Revisan la liquidación y corrigen si es el caso.

SECRETARIA GRADO 11

13.11 Transcribe el proyecto de Resolución que reconoce cesantías y ordena el pago de las mismas.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.12 Revisa el procedimiento y coloca el respectivo Vo. Bo.

13.13 Oficia a la División Financiera y envía el proyecto de Resolución para efectos de la disponi bilidad e imputación presupuestal.

DIVISION FINANCIERA

TECNICO ADMINISTRATIVO G-12

13.14 Verifica la existencia de disponibilidad presupuestal;de existir, la registra en el sistema como apropiación, colocándole numeral, artículo y ordinal que le corresponda.

JEFE DE LA DIVISION FINANCIERA

13.15 Coloca Vo. Bo. al proyecto de Resolución certificando la disponibilidad presupuestal y la regresa al Grupo de Cesantías.

GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06

13.16 Registra el proyecto de Resolución con imputación presupuestal en el libro de control para pasarlo a la División de Gestión Humana.

JEFE DIVISION DE GESTION HUMANA

13.17 Coloca Vo. Bo. al proyecto de Resolución y lo devuelve al Grupo de Cesantías.

GRUPO DE CESANTIAS

13.18 Radica en el libro de control y lleva el proyecto de Resolución a la Secretaría General.

SECRETARÍA GENERAL

SECRETARIO GENERAL

13.19 Firma la Resolución como ordenador del gasto.

OFICINISTA GRADO 06

13.20 Radica la Resolución en el sistema, la enumera y regresa al Grupo de Cesantías.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.21 Notifica al solicitante la Resolución que reconoce y ordena el pago de las cesantías; para Bogotá, D. C., envía la Resolución al Coordinador Administrativo de la respectiva regional para que por su intermedio se realice diligencia de notificación.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

13.22 Notifica la Resolución y la devuelve al Grupo de Cesantías.

SOLICITANTE

13.23 Si no está de acuerdo con la liquidación, interpone recurso de reposición contra el acto administrativo.

GRUPO DE CESANTIAS

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.24 Analiza los motivos de inconformidad expresados por el recurrente, proyecta acto administrativo confirmando, aclarando o adicionando para firma del ordenador del gasto.

TECNICO ADMINISTRATIVO GRADO 12 y/o SUSTANCIADOR GRADO 09 y/o PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 17 (Contadores)

13.25 Revisan la liquidación y si encuentran inconsistencias, solicitan nuevamente mediante oficio firmado por el Coordinador del Grupo de Cesantías, constancia de tiempo de servicio.

TECNICO ADMINISTRATIVO GRADO 12

13.26 Elabora nuevamente la liquidación.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 15

13.27 Proyecta la Resolución que resuelve el recurso interpuesto por el recurrente.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.28 Revisa y aprueba con su Vo. Bo. la Resolución.

13.29 Oficia a la División Financiera y envía la Resolución para efectos de modificar la imputación presupuestal.

SE REPITEN LAS ACTIVIDADES DE LOS NUMERALES 13.15 a 13.30.

TECNICO ADMINISTRATIVO G-11

13.30 Elabora la Orden de Pago.

SECRETARIA GENERAL

SECRETARIO GENERAL

13.31 Firma la Orden de Pago como ordenador del gasto.

OFICINISTA GRADO 06

13.32 Radica la Orden de pago, la registra en el sistema y la devuelve al Grupo de Cesantías.

GRUPO DE CESANTIAS

TECNICO ADMINISTRATIVO GRADO 12 y/o SUSTANCIADOR GRADO 09

13.33 Organizan los anexos para la Orden de Pago, según sea del nivel central o fuera de Bogotá, D. C.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.34 Remite mediante oficio la Orden de Pago, con sus respectivos anexos a la División Financiera.

14. INDICADORES

 Solicitudes:

Solicitudes tramitadas

_________________________________ x 100

Solicitudes recibidas

Total de días

___________________________________ x 100

Número de solicitudes

Dependencia: División Gestión Humana Grupo Cesantías

Proceso: Reconocimiento de Cesantías

Procedimiento: Reconocimiento de cesantías de fallecidos a través del Fondo Nacional de Ahorro.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Reconocer y pagar a los beneficiarios del servidor fallecido, los valores de las cesantías definitivas.

2. CLIENTES

Los beneficiarios del causante, afiliado al Fondo Nacional de Ahorro.

3. ALCANCE

El procedimiento involucra a las Divisiones de Gestión Humana, Administrativa, Financiera, Secretaría General, Coordinadores Administrativos y Fondo Nacional de Ahorro.

4. RESPONSABILIDADES

Intervienen en el procedimiento todos los funcionarios del Grupo de Cesantías; el Oficinista Grado 06 del Grupo Hojas de Vida; el Jefe y la Secretaria de la División de Gestión Humana; la División Administrativa, el Técnico Administrativo y el Jefe de la División Financiera, los Coordinadores Administrativos, el Oficinista de la Secretaría General y el Secretario General.

5. REFERENCIAS

 Ley 432 de 1998

 Decreto 1453 de 1998

 Resolución 020 de 1994

 Resoluciones 017 y 018 de 1986

 Decreto 1848/69

 Decreto 1726/73

6. DEFINICIONES

N.A.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de solicitud

 Modelo de liquidación

 Modelo de formulario de Fondo Nacional de Ahorro

 Libros radicadores

 Libro de control

8. CONDICIONES GENERALES

Las cesantías de los servidores fallecidos, afiliados al Fondo Nacional de Ahorro, se reconocen a los beneficiarios, según ley, que acrediten tal condición.

9. SALIDAS

 Resolución emitida por el Secretario General, que reconoce a los solicitantes como beneficiarios de las cesantías del fallecido.

10. REGISTROS

 Datos de ley

 Datos de liquidación

 Información del afiliado

 Fecha de solicitud

 Datos de trámite

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verifica que los solicitantes cumplan los requisitos exigidos por ley para ser beneficiarios.

 Correcta liquidación del monto de las cesantías.

 Correcta elaboración de la Resolución a los solicitantes como beneficiarios del se rvidor fallecido.

 Diligenciamiento correcto del formulario del Fondo Nacional de Ahorro.

12. ANEXOS

 Registro civil

 Registro de nacimiento

 Registro de defunción

 Fotocopia de cédulas

 Avisos emplazatorios

13. ACTIVIDADES

SOLICITANTES (Beneficiarios del causante)

13.1 Efectúa solicitud escrita, anexando documentos exigidos por la ley; en el evento en el que el servidor público fallecido estuviere casado, la (el) esposa (o) debe presentar: Registros civil de nacimiento del causante, de defunción, de matrimonio y de nacimiento de los hijos y fotocopia de cédulas.

Si los beneficiarios son los padres, compañera permanente, hermanos o hijos, además deberán anexar: Registro civil de matrimonio de los padres, nacimiento de hermanos y dos declaraciones extrajuicio que acrediten el carácter de beneficiarios y fotocopia de las cédulas.

GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06

13.2 Radica en los libros de control numérico y alfabético de cesantías definitivas, ubica antecedentes, en caso de existir reconocimientos anteriores; de lo contrario, abre carpeta y legaja los documentos para iniciar su trámite.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 15 (Abogado)

13.3 Elabora avisos emplazatorios, cuando el funcionario haya fallecido, en cumplimiento del Decreto 1848 de 1969 y 1726 de 1973.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.4 Envía oficio firmado por el Jefe de la División de G estión Humana a la División de Servicios Administrativos, solicitando con dos (2) avisos emplazatorios para su publicación en un periódico de amplia circulación.

13.5 Solicita mediante oficio a la División de Gestión Humana, constancia de tiempo de servicio.

GRUPO HOJAS DE VIDA

OFICINISTA GRADO 06

13.6 Elabora la constancia de tiempo de servicio.

JEFE DE LA DIVISION DE GESTION HUMANA

13.7 Aprueba y firma la constancia de tiempo de servicio.

GRUPO DE CESANTIAS

SUSTANCIADOR GRADO 06

13.8 Revisa solicitud, verifica la existencia de la constancia de tiempo de servicio y demás documentos exigidos por el Fondo Nacional de Ahorro.

TECNICO ADMINISTRATIVO GRADO 12

13.9 Elabora proyecto de liquidación con base en factores salariales devengados y reportes efectuados al Fondo Nacional de Ahorro y pasa a revisión. En caso de que exista embargo, proyecta oficio para enviar al Fondo Nacional de Ahorro como entidad pagadora.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.10 Revisa oficio sobre embargo y pasa para la firma del Jefe de la División de Gestión Humana.

JEFE DIVISION DE GESTION HUMANA

13.11 Firma el oficio y devuelve al Grupo de Cesantías.

GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06

13.12 Radica el oficio de embargos en el Fondo Nacional de Ahorro.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 17 (Contador)

13.13 Revisa liquidación, da Vo. Bo.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 15 (Abogado)

13.14 Elabora proyecto de Resolución y del oficio remisorio.

SECRETARIA GRADO 11

13.15 Diligencia formulario Fondo Nacional de Ahorro para afiliados fallecidos y lo envía para la firma del Tesorero.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.16 Revisa y aprueba con su Vo. Bo. el proyecto de Resolución, el formulario y el oficio remisorio.

13.17 Remite el formulario para la firma del Tesorero.

TESORERO

13.18 Firma el formulario y lo devuelve al Grupo de Cesantías.

GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06

13.19 Radica en el libro de control y lo entrega en la División de Gestión Humana, junto con la Resolución y el oficio remisorio.

DIVISION GESTION HUMANA

JEFE DIVISION GESTION HUMANA

13.20 Firma el formulario, el oficio remisorio al FNA y da Vo. Bo. a la Resolución.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO GRADO 09

13.21 Radica y devuelve al Grupo de Cesantías.

GRUPO DE CESANTIAS

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.22 Notifica la Resolución a los beneficiario (s) del servidor fallecido y entrega el original del formulario con los documentos allegados para su trámite ante el Fondo; cuando estén radicados fuera de Bogotá, D. C., la notificación se efectuará a través del Coordinador Administrativo de la respectiva regional.

SECRETARIA GRADO 11

13.23 Proyecta oficio para la firma del Coordinador del Grupo de Cesantías y lo envía al Coordinador Administrativo, junto con la Resolución.

SOLICITANTE

13.24 Si no está de acuerdo con la liquidación, interpone Recurso de Reposición contra el acto administrativo.

GRUPO DE CESANTIAS

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.25 Revisa memorial de inconformidad del recurrente y ordena revisar la liquidación.

TECNICO ADMINISTRATIVO GRADO 12

13.26 Rechaza inconsistencias y decide si debe efectuarse nueva liquidación.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.28 Atendiendo el recurso, proyecta junto con el Profesional Universitario Grado 15 (Abogado), la Resolución que confirma o modifica.

14. INDICADORES

 Solicitudes:

Cesantías reconocidas

________________________________________ x 100

Número de solicitudes

 Tiempo:

Total de días

_______________________________________ x 100

Número de solicitudes

Dependencia: División Gestión Humana Grupo Cesantías

Proceso: Reconocimiento de Cesantías definitivas

Procedimiento: Reconocimiento de cesantías definitivas Fondo Nacional de Ahorro.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Reconocer y ordenar el pago de las cesantías causadas por el ex servidor afiliado al Fondo Naci onal de Ahorro, durante su vinculación con la entidad.

2. CLIENTES

Los ex servidores de la entidad, afiliados al Fondo Nacional de Ahorro.

3. ALCANCE

El procedimiento involucra a la División de Gestión Humana y Secretaría General.

4. RESPONSABILIDADES

Intervienen en el procedimiento el Oficinista Grado 06, el profesional Universitario Grado 17, el Sustanciador Grado 09 y el Coordinador del Grupo de Cesantías; el Jefe de la División de Gestión Humana; el Secretario General.

5. REFERENCIAS

 Ley 432 de 1998

 Decreto 1453 de 1998

 Resolución 020 de 1994

 Resoluciones 017 y 018 de 1986

 Decreto 1726/73

 Decreto 1848 de 1969

 Decreto 1726 de 1973

6. DEFINICIONES

N.A.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de solicitud

 Modelo de liquidación

 Modelo de formulario de Fondo Nacional de Ahorro

 Libros radicadores

 Libro de Control

8. CONDICIONES GENERALES

Se reconocen de manera definitiva las cesantías de los ex servidores de la entidad que hubieren estado afiliados al Fondo Nacional de Ahorro.

9. SALIDAS

 Resolución emitida por el Secretario General, que reconoce y ordena el pago de las cesantías de los ex servidores de la entidad.

 Formulario del Fondo Nacional de Ahorro, debidamente autorizado.

10. REGISTROS

 Datos de ley

 Fecha de solicitud

 Fecha de trámites

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificar que los solicitantes cumplan los requisitos exigidos por ley.

 Correcta liquidación del monto de las cesantías.

 Correcta elaboración de la Resolución a los solicitantes

 Diligenciamiento correcto del formulario del Fondo Nacional de Ahorro.

 Correcta aplicación de certificado mensual expedido al Fondo Nacional de Ahorro.

12. ANEXOS

 Formato solicitud

 Formato Fondo Nacional de Ahorro

 Fotocopia cédula

13. ACTIVIDADES

EX SERVIDOR

13.1 Efectúa solicitud escrita, anexando documentos exigidos por la ley y la radica en la División de Registro y Control y Correspondencia, junto con el formulario debidamente diligenciado del Fondo Nacional de Ahorro.

GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06

13.2 Radica en los libros de control numérico y alfabético de cesantías definitivas, ubica antecedentes, en caso de existir reconocimientos anteriores; de lo contrario, abre carpeta y legaja los documentos para iniciar su trámite.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 17 y/o SUSTANCIADOR GRADO 09 (Contadores)

13.3 Verifican novedades como: fecha de ingreso, de retiro, de dejación de cargo, contra liquidación del Grupo de Nómina "SIAF".

13.4 Elaboran liquidación y proyectan Resolución que reconoce y ordena el pago de las cesantías de los ex servidores.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.5 Revisa y aprueba con Vo. Bo. el proyecto de Resolución y el formulario.

13.6 Envía el proyecto de Resolución, junto con el formulario del Fondo Nacional de Ahorro al Jefe de la División de Gestión Humana.

JEFE DIVISION DE GESTION HUMANA

13.7 Firma formulario, aprueba con su Vo. Bo. el Proyecto de Resolución y devuelve al Grupo de Cesantías.

GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06

13.8 Radica en el libro de control y lo lleva a la Secretaría General.

SECRETARIO GENERAL

13.9 Firma la Resolución como ordenador del gasto.

OFICINISTA GRADO 06

13.10 Radica en el sistema y devuelve al Grupo de Cesantías.

GRUPO DE CESANTIAS

COORDINADOR

13.11 Notifica la Resolución al solicitante de Bogotá, D. C., y a los de fuera, la envía al Coordinador Administrativo de la respectiva regional.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

13.12 Notifica la Resolución y la devuelve al Grupo de Cesantías.

SOLICITANTE

13.13 Si no está de acuerdo con la liquidación, interpone recurso de reposición contra el acto administrativo.

GRUPO DE CESANTIAS

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.14 Analiza los motivos de inconformidad expresados por el recurrente, proyecta acto administrativo confirmando, aclarando o modificando para firma del Secretario General.

SE REPITEN LAS ACTIVIDADES DE LOS NUMERALES 13. 6 a 13.12.

14. INDICADORES

 Solicitudes:

Solicitudes tramitadas

_____________________________ x 100

Solicitudes recibidas

Total de días

______________________________ x 100

Número de solicitudes

Dependencia: División Gestión Humana Grupo Cesantías

Proceso: Reconocimiento de cesantías definitivas

Procedimiento: Reconocimiento y pago de cesantías definitivas fondos privados.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Efectuar el reconocimiento y ordenar el pago de las cesantías definitivas a ex servidores o beneficiarios de éstos que les administraban sus cesantías los Fondos Privados.

2. CLIENTES

Los ex servidores y beneficiarios de la entidad afiliados a los Fondos Privados.

3. ALCANCE

El procedimiento involucra a las Divisiones de Gestión Humana, Administrativa, Financiera, Secretaría General y Coordinadores Administrativos.

4. RESPONSABILIDADES

Intervienen en el procedimiento todos los funcionarios del Grupo de Cesantías; el Oficinista Grado 06 del Grupo Hojas de Vida; el Jefe y la Secretaria de la División de Gestión Humana; la División Administrativa, el Técnico Administrativo y el Jefe de la División Financiera, los Coordinadores Administrativos, el Oficinista de la Secretaría General y el Secretario General.

5. REFERENCIAS

 Ley 50 de 1990

 Decreto 1045 de 1978

 Decreto 1848 de 1969

 Decreto 1726 de 1973

6. DEFINICIONES

N.A.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de solicitud

 Modelo de liquidación

 Formulario información beneficiario cuenta.

 Libros radicadores

 Libro de control.

8. CONDICIONES GENERALES

Las cesantías definitivas, se reconocen a los ex servidores de la entidad o a sus beneficiarios afiliados a los fondos privados.

9. SALIDAS

 Resolución emitida por el Secretario General que reconoce y ordena el pago de las cesantías definitiva.

 Orden de Pago.

10. REGISTROS

 Información de la solicitud

 Información de la liquidación

 Datos afiliado Fondo Privado

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verifica que los documentos aportados por el solicitante cumplan con los requisitos exigidos en la normatividad aplicable para el caso.

 Correcta liquidación de las Cesantías definitivas.

 Correcta elaboración de la Resolución que reconoce y ordena el pago de Cesantías definitiva y de la Orden de pago.

12. ANEXOS

 Autorización retiro definitivo

 Formato Fondo Privado

13. ACTIVIDADES

SOLICITANTE (ex servidor o beneficiario del causante)

13.1 Diligencia el formato o la solicitud y la radica en la División de Registro y Control y Correspondencia de la Procuraduría General de la Nación para el reconocimiento y pago de cesantías definitivas.

13.2 Los beneficiarios del causante deben aportar los documentos exigidos mediante Resoluciones Internas 17 y 18 de 1986; Decretos 2755 de 1966, 1726 de 1973, 1848 de 1969 artículo 58; Ley 33 y 62 de 1985 y demás normas vigentes.

GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06

13.3 Corrobora la existencia de reconocimientos anteriores; si los hubiere, ubica la correspondiente carpeta; de lo contrario, abre una nueva, radica la solicitud.

GRUPO DE CESANTIAS

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 15 (Abogado)

13.4 Verifica que los documentos aportados por parte de los ex servidores de la entidad cumplan con los requisitos exigidos en las normas para el caso.

13.5 Elabora avisos emplazatorios, cuando el servidor ha fallecido, en cumplimiento de los Decretos 1848 de 1969 y 1726 de 1973.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.6 Envía oficio firmado por el Jefe de la División de Gestión Humana a la División de Servicios Administrativos, con dos (2) avisos emplazatorios para su publicación en un periódico de amplia circulación.

13.7 Solicita a la División de Gestión Humana la expedición de la respectiva constancia de tiempo de servicio.

GRUPO HOJAS DE VIDA

OFICINISTA GRADO 06

13.8 Elabora la constancia de tiempo de servicio.

JEFE DE LA DIVISION DE GESTION HUMANA

13.9 Aprueba y firma la constancia de tiempo de servicio.

GRUPO DE CESANTIAS

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 17 y/o SUSTANCIADOR GRADO 09 (Contadores)

13.10 Elabora la liquidación correspondiente, con base en los factores salariales establecidos en el Decreto 1045 de 1978, datos del SIAF y en la constancia de tiempo de servicio expedida por la División de Gestión Humana.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 17 y/o SUSTANCIADOR GRADO 09 (Contadores)

13.11 Revisan la liquidación y corrigen si es el caso.

SECRETARIA GRADO 11

13.12 Transcribe el proyecto de Resolución que reconoce cesantías y ordena el pago de las mismas.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.13 Revisa el procedimiento y coloca el respectivo Vo. Bo.

13.14 Oficia a la División Financiera y envía el proyecto de Resolución para efectos de la disponibilidad e imputación presupuestal.

DIVISION FINANCIERA

TECNICO ADMINISTRATIVO G-12

13.15 Verifica la existencia de disponibilidad presupuestal; de existir, la registra en el sistema como apropiación, colocándole numeral, artículo y ordinal que le corresponda.

JEFE DE LA DIVISION FINANCIERA

13.16 Coloca Vo. Bo. al proyecto de Resolución certificando la disponibilidad presupuestal y la regresa al Grupo de Cesantías.

GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06

13.17 Registra el proyecto de Resolución con imputación presupuestal en el libro de control para pasarlo a la División de Gestión Humana.

JEFE DIVISION DE GESTION HUMANA

13.18 Coloca Vo. Bo. al proyecto de Resolución y lo devuelve al Grupo de Cesantías.

GRUPO DE CESANTIAS

13.19 Radica en el libro de control y lleva el proyecto de Resolución a la Secretaría General.

SECRETARÍA GENERAL

SECRETARIO GENERAL

13.20 Firma la Resolución como ordenador del gasto.

OFICINISTA GRADO 06

13.21 Radica la Resolución en el sistema, la enumera y regresa al Grupo de Cesantías.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.22 Notifica al solicitante la Resolución que reconoce y ordena el pago de las cesantías; para Bogotá, D. C., envía la Resolución al Coordinador Administrativo de la respectiva regional para que por su intermedio se realice diligencia de notificación.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

13.23 Notifica la Resolución y la devuelve al Grupo de Cesantías.

SOLICITANTE

13.24 Si no está de acuerdo con la liquidación, interpone recurso de reposición contra el acto administrativo.

GRUPO DE CESANTIAS

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.25 Analiza los motivos de inconformidad expresados por el recurrente, proyecta acto administrativo confirmando, aclarando o adicionando para firma del ordenador del gasto.

TECNICO ADMINISTRATIVO GRADO 12 y/o SUSTANCIADOR GRADO 09 y/o PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 17 (Contadores)

13.26 Revisan la liquidación y si encuentran inconsistencias, solicitan nuevamente mediante oficio firmado por el Coordinador del Grupo de Cesantías, constancia de tiempo de servicio.

TECNICO ADMINISTRATIVO GRADO 12

13.27 Elabora nuevamente la liquidación.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 15

13.28 Proyecta la Resolución que resuelve el recurso interpuesto por el recurrente.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.29 Revisa y aprueba con su Vo. Bo. la Resolución.

13.30 Oficia a la División Financiera y envía la Resolución para efectos de modificar la imputación presupuestal.

SE REPITEN LAS ACTIVIDADES DE LOS NUMERALES 13.15 a 13.30.

TECNICO ADMINISTRATIVO G-11

13.31 Elabora la Orden de Pago.

SECRETARIA GENERAL

SECRETARIO GENERAL

13.32 Firma la Orden de Pago como ordenador del gasto.

OFICINISTA GRADO 06

13.33 Radica la Orden de pago, la registra en el sistema y la devuelve al Grupo de Cesantías.

GRUPO DE CESANTIAS

TECNICO ADMINISTRATIVO GRADO 12 y/o SUSTANCIADOR GRADO 09

13.34 Organizan los anexos para la Orden de Pago, según sea del nivel central o fuera de Bogotá, D. C.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.35 Remite mediante oficio la Orden de Pago, con sus respectivos anexos a la División Financiera.

14. INDICADORES

 Solicitudes:

Solicitudes tramitadas

__________________________________ x 100

Solicitudes recibidas

Total de días

__________________________________ x 100

Número de solicitudes

Dependencia: División Gestión Humana Grupo Cesantías

Proceso: Retiro parcial de cesantías

Procedimiento: Retiro parcial de cesantías Fondo Nacional de Ahorro

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Satisfacer los requerimientos del servidor afiliado, mediante la autorización del formulario del Fondo Nacional de Ahorro que le permite obtener el pago ante dicha entidad.

2. CLIENTES

Los servidores de la Entidad, afiliados al Fondo Nacional de Ahorro.

3. ALCANCE

El procedimiento involucra a la División Gestión Humana y al Fondo Nacional de Ahorro.

4. RESPONSABILIDADES

Intervienen en el procedimiento el Oficinista y el Coordinador del Grupo de Cesantías y el Jefe de la División Gestión Humana.

5. REFERENCIAS

 Ley 432 de 1998

 Decreto 1453 de 1998

 Resolución 020 de 1994

 Resolución 106 de 1995

 Resoluciones 017 y 018 de 1986

6. DEFINICIONES

N.A.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Formulario del Fondo Nacional de Ahorro

8. CONDICIONES GENERALES

El retiro parcial de ce santías de los servidores de la entidad afiliados al Fondo Nacional de Ahorro se autoriza para adquisición de vivienda, liberación de gravamen hipotecario, remodelación de la casa de habitación o compra de lote para vivienda.

9. SALIDAS

 Formulario del Fondo Nacional de Ahorro debidamente suscrito por el jefe de División de Gestión Humana

10. REGISTROS

 Libros radicadores.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Confirmación de la afiliación del servidor al Fondo Nacional de Ahorro.

12. ANEXOS

N. A.

13. ACTIVIDADES

SOLICITANTE

13.1 Retira del Fondo Nacional de Ahorro el formulario correspondiente, lo diligencia y entrega en el Grupo de Cesantías.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.2 Revisa y confirma su afiliación al Fondo Nacional de Ahorro.

13.3 Da Vo. Bo. y lo remite a la División de Gestión Humana.

JEFE DIVISION DE GESTION HUMANA

13.4 Aprueba y firma el formulario.

GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06

13.5 Registra en el libro de control y hace entrega del formulario al solicitante.

14. INDICADORES

 Tiempo:

Total de días

_______________________________ x 100

Número de solicitudes

Dependencia: División Gestión Humana Grupo Cesantías

Proceso: Retiro parcial de cesantías

Procedimiento: Autorización retiro parcial de cesantías de Fondos Privados.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Satisfacer los requerimientos del servidor afiliado a los Fondos Privados, mediante la autorización suscrita por el Jefe de la División de Gestión Humana, que le permite obtener el desembolso por parte de los Fondos Privados.

2. CLIENTES

Los servidores de la Entidad, afiliados a los Fondos Privados.

3. ALCANCE

El procedimiento involucra a la División Gestión Humana.

4. RESPONSABILIDADES

Intervienen en el procedimiento el Oficinista Grado 06, el Profesional Universitario Grado 15 y el Coordinador del Grupo de Cesantías y el Jefe de la División Gestión Humana.

5. REFERENCIAS

 Ley 50 de 1990.

 Decreto-ley 0663 de 1993

 Decreto 2795 de 1991

6. DEFINICIONES

N.A.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Formulario de los Fondos Privados.

8. CONDICIONES GENERALES

El retiro parcial de cesantías de los servidores de la entidad afiliados a los Fondos Privados, se autoriza para adquisición de vivienda, liberación de gravamen hipotecario, remodelación de la casa de habitación o compra de lote para vivienda y estudio.

9. SALIDAS

 Autorización escrita y Formulario del Fondo Privado.

10. REGISTROS

 Copia de la autorización.

 Libros radicadores.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Confirmación de la afiliación del servidor al Fondo Nacional de Ahorro.

12. ANEXOS

N. A.

13. ACTIVIDADES

SOLICITANTE

13.1 Retira de los Fondos Privados el formulario correspondiente, lo diligencia y entrega en el Grupo de Cesantías, junto con la solicitud de autorización.

GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06

13.2 Busca antecedentes del servidor público, pasa para análisis jurídico de los documentos.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 15

13.3 Analiza documentación, verifica que cumplan con los requisitos por ley.

13.4 Proyecta oficio para solicitar al peticionario los documentos no aportados.

13.5 Proyecta la autorización de retiro de cesantías.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.6 Revisa y firma oficio de solicitud de documentos.

13.7 Revisa y confirma su afiliación al Fondo Privado.

13.8 Revisa y coloca Vo. Bo. para firmas de Jefe de la División de Gestión Humana sobre autorización para retiro de cesantías.

JEFE DE LA DIVISION DE GESTION HUMANA

13.9 Aprueba y firma la autorización de retiro parcial de cesantías para afiliados a fondos Privados.

GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06

13.10 Registra en el libro de control fecha y número del oficio, valor y finalidad de la autorización.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.11 Notifica al solicitante en el nivel central, entrega autorización y formulario para tramitar ante el Fondo Privado. Al servidor de fuera de Bogotá, D. C., envía oficio remisorio con formulario del Fondo al Coordinador Administrativo.

14. INDICADORES

 Tiempo:

Total de días

_________________________ x 100

Número de solicitudes

Dependencia: División Gestión Humana Grupo Cesantías

Proceso: Reporte de Cesantías

Procedimiento: Reporte mensual de cesantías al Fondo Nacional del Ahorro.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Lograr la aplicación del reporte mensual de los factores salariales de cesantías de los servidores de la entidad afiliados al Fondo Nacional del Ahorro.

2. CLIENTES

Todos los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación y del Ministerio Público que estén afiliados al Fondo Nacional de Ahorro.

3. ALCANCE

El procedimiento involucra a la División de Gestión Humana, al Fondo Nacional de Ahorro, a la Tesorería.

4. RESPONSABILIDADES

Intervienen en el procedimiento todos los funcionarios del Grupo de Cesantías, el Jefe de la División de Gestión Humana y el Tesorero.

5. REFERENCIAS

 Ley 432 de 1998.

 Decreto 1453 de 1998.

6. DEFINICIONES

N. A.

7. FORMATOS A UTILIZAR

N.A.

8. CONDICIONES GENERALES

El reporte mensual de cesantías, consiste en liquidar la doceava del mes correspondiente e informar al Fondo sobre el monto de la misma.

9. SALIDAS

 Certificación.

 Reporte en medio magnético.

10. REGISTROS

 Certificación.

 Reporte en medio magnético.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Revisión y confrontación de la liquidación de cesantías de cada uno de los afiliados al Fondo Nacional de Ahorro, expedida por el SIAF (Sistema de Información Administrativa y F inanciera), con las novedades que registren los funcionarios en el transcurso del mes.

12. ANEXOS

N. A.

13. ACTIVIDADES

GRUPO DE CESANTIAS

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 17 y/o SUSTANCIADOR GRADO 09

13.1 Revisan y confrontan la liquidación de cesantías que expide el SIAF "Sistema de Información Administrativa y Financiera", con las novedades tales como: fecha de ingreso, encargos, retiro del servidor, dejación del cargo y demás.

13.2 Liquidan la doceava de los factores salariales del mes correspondiente.

13.3 Revisan la liquidación.

13.4 Informan al Grupo de Nómina el valor correspondiente a la doceava de las cesantías del respectivo mes, para la elaboración de la Orden del pago.

13.5 Proyectan la certificación indicando el monto de la doceava, de los factores salariales de cesantías para la firma del Tesorero y del Jefe de la División de Gestión Humana.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.6 Aprueba, coloca el Vo. Bo. y envía al Jefe de la División de Gestión Humana y al Tesorero para la firma.

JEFE DE LA DIVISION DE GESTION HUMANA Y TESORERO

13.7 Firman la certificación que indica el monto del reporte.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 17 y/o SUSTANCIADOR GRADO 09

13.8 Entregan personalmente en el Fondo Nacional de Ahorro la certificación junto con el medio magnético.

14. INDICADORES

 Tiempo:

Total de días

_________________________ x 100

Número de solicitudes

Dependencia: División Gestión Humana Grupo Cesantías

Proceso: Reporte de Cesantías

Procedimiento: Reporte anual consolidado de cesantías Fondo Nacional de Ahorro.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Lograr la aplicación del reporte anual consolidado de las cesantías en los medios magnéticos del Fondo Nacional de Ahorro.

2. CLIENTES

Todos los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación y del Ministerio Público que estén afiliados al Fondo Nacional de Ahorro.

3. ALCANCE

El procedimiento involucra a la División de Gestión Humana, al Fondo Nacional de Ahorro, a la División Financiera y al Despacho del Procurador General.

4. RESPONSABILIDADES

Intervienen en el procedimiento el Oficinista Grado 06 del Grupo de Cesantías, el Coordinador del Grupo de Cesantías, el Jefe de la División de Gestión Humana, la División Financiera y el Procurador General de la Nación.

5. REFERENCIAS

 Ley 432 de 1998.

 Decreto 1453 de 1998.

6. DEFINICIONES

N A.

7. FORMATOS A UTILIZAR

N.A.

8. CONDICIONES GENERALES

El reporte anual consolidado de Cesantías al Fondo Nacional de Ahorro se hace con el fin de realizar los ajustes respectivo a cada uno de los servidores de la Procuraduría General de la Nación y del Ministerio Público, que se hayan causado dentro del año.

9. SALIDAS

 Reporte escrito.

 Reporte en medio magnético.

10. REGISTROS

 Reporte escrito.

 Reporte en medio magnético.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Revisión y confrontación de la liquidación de cesantías de cada uno de los afiliados al Fondo Nacional de Ahorro, expedida por el SIAF (Sistema de Información Administrativa y Financiera), con las novedades que registren los funcionarios en el transcurso del año.

 Se envía prueba del reporte al Fondo Nacional de Ahorro para conocer las inconsistencias por parte de éste.

12. ANEXOS

N. A.

13. ACTIVIDADES

GRUPO DE CESANTIAS

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 17

13.1 Revisan y confrontan la liquidación de cesantías de cada uno de los afiliados al Fondo Nacional de Ahorro que expide el SIAF "Sistema de información administrativa y financiera", con las novedades tales como: fecha de ingreso, encargos, retiro del servidor, dejación del cargo y demás.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 17 y/o SUSTANCIADOR GRADO 09 y/o TECNICO ADMINISTRATIVO GRADO 12

13.2 Liquidan aquellos casos en donde existió variación en el salario o interrupciones tiempo, cargo y demás novedades que el sistema no reportó.

13.3 Corrigen en el sistema inconsistencias del reporte anual.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.4 Envía prueba del reporte al Fondo Nacional de Ahorro para conocer inconsistencias.

FONDO NACIONAL DE AHORRO

13.5 Devuelve el reporte con las inconsistencias detectadas.

GRUPO DE CESANTIAS

13.6 Corrige las inconsistencias enviadas por el Fondo Nacional de Ahorro.

13.7 Imprime las liquidaciones de cada uno de los funcionarios.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.8 Inicia labor de notificación para Bogotá, D. C. las de fuera se envían al Coordinador Administrativo de cada regional.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 15

13.9 Cuando el servidor decide NO notificarse, entonces ésta se surte por Edicto.

SERVIDOR AFILIADO AL FNA

13.10 Si no está de acuerdo con la liquidación, interpone recurso de Reposición.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 15

13.11 Revisa la respectiva liquidación y si está bien elaborada, entonces proyecta oficio contestándole al peticionario en caso de reliquidación.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.12 Proyecta oficio para la firma del Jefe de la División de Gestión Humana y del Tesorero, mediante el cual se remite el reporte anual consolidado al Fondo Nacional de Ahorro.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.13 Revisa y aprueba el reporte con su Vo. Bo.

OFICINISTA GRADO 06

13.14 Radica en libro de control y lo lleva a la Tesorería.

TESORERO

13.15 Firma el reporte y lo devuelve al Grupo de Cesantías.

JEFE DE LA DIVISION DE GESTION HUMANA

13.16 Firma el reporte y aprueba con su Vo. Bo. la certificación para la firma del señor Procurador General de la Nación.

13.17 Lleva la certificación al Despacho del Señor Procurador General de la Nación, para su firma.

DESPACHO PROCURADOR GENERAL

PROCURADOR GENERAL

13.18 Firma la certificación.

GRUPO DE CESANTIAS

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.19 Recibe certificación y junto con el oficio remisorio, el reporte y el medio magnético, hace entrega al Oficinista Grado 06, para que lo lleve al Fondo Nacional de Ahorro.

OFICINISTA GRADO 06

13.20 Hace entrega en el Fondo Nacional de Ahorro del oficio remisorio, la certificación, el reporte y el medio magnético:

14. INDICADORES

 Tiempo:

Total de días

__________________________ x 100

Número de solicitudes

Dependencia: División Gestión Humana Grupo Cesantías

Proceso: Reporte de Cesantías

Procedimiento: Reporte anual de Cesantías Fondos Privados.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Consignar a los diferentes Fondos Privados que administran las cesantías de los servidores de la entidad, los dineros correspondientes a las cesantías causadas durante el año inmediatamente anterior.

2. CLIENTES

Todos los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación y del Ministerio Público que estén afiliados a los Fondos Privados.

3. ALCANCE

El procedimiento involucra a la División Financiera.

4. RESPONSABILIDADES

Intervienen en el procedimiento todos los funcionarios del Grupo de Cesantías.

5. REFERENCIAS

 Ley 50 de 1990.

 Decreto 2795 de 1991

 Decreto-ley 663 de 1993

 Decreto 106 de 1995

6. DEFINICIONES

NA.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Planillas.

 Ordenes de Pago.

 Medio Magnético

8. CONDICIONES GENERALES

El reporte anual de cesantías a los fondos privados se hace en cumplimiento de lo establecido en la Ley 50 de 1990 y debe efectuarse antes del 15 de febrero del año siguiente.

9. SALIDAS

 Planillas.

 Ordenes de Pago.

10. REGISTROS

 Planillas.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificación de los nombres de los afil iados a los diferentes Fondos Privados.

 Confronta y revisa las liquidaciones que expide el SIAF "Sistema de información administrativa y financiera".

12. ANEXOS

N. A.

13. ACTIVIDADES

GRUPO DE CESANTIAS

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 17 y/o TECNICO ADMINISTRATIVO GRADO 12 y/o SUSTANCIADOR GRADO 09

13.1 Verifican nombres de los afiliados a Fondos Privados, según listados remitidos por cada una de las administradoras de cesantías y los elaborados en el Grupo de Cesantías.

13.2 Confrontan y revisan las liquidaciones de cesantías que expide el sistema (SIAF) de cada uno de los afiliados a Fondos Privados, contra las fechas de ingreso o retiro del cargo y demás novedades dentro del mes.

TECNICO ADMINISTRATIVO GRADO 12

13.3 Revisa listados de embargos por alimentos o cooperativas legalmente autorizadas para tener en cuenta en las deducciones de las liquidaciones de los demandados.

13.4 Clasifica liquidaciones por Fondos y ciudades para notificar.

SECRETARIA

13.5 Diligencia planillas con nombres, apellidos, identificación, asignación básica y valor de cesantías remitidas por cada uno de los Fondos.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 17

13.6 Revisa valores totales a consignar a cada Fondo Privado.

SECRETARIA

13.7 Elabora órdenes de pago y registra en ellas los embargos de los afiliados demandados.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.8 Envía las órdenes de pago a la División Financiera, para el giro a los Fondos Privados, el cual deberá hacerse por parte de Tesorería antes del día 15 de febrero de cada año.

14. INDICADORES

 Tiempo:

Total de días

_________________________ x 100

Número de solicitudes

Dependencia: División Gestión Humana Grupo Cesantías

Proceso: Expedición de Constancias

Procedimiento: Expedición de constancias de cesantías.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Elaborar las certificaciones para aquellos servidores y ex- servidores que desean obtener el valor del monto de sus cesantías.

2. CLIENTES

Todos los servidores y ex- servidores de la entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento involucra al Grupo de Nómina.

4. RESPONSABILIDADES

Intervienen en el procedimiento la Secretaria Grado 11, el Sustanciador Grado 09, el Técnico Administrativo Grado 12, el Coordinador del Grupo de Cesantías; la Sustanciadora Grado 08 y el Coordinador del Grupo de Nómina.

5. REFERENCIAS

N.A.

6. DEFINICIONES

N.A.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de constancia.

8. CONDICIONES GENERALES

La constancia se expide a los servidores y a los ex servidores de la entidad, que deseen obtener el monto de sus cesantías o conocer la historia de sus reconocimientos.

9. SALIDAS

 Constancia Monto de Cesantías.

10. REGISTROS

 Copia de la constancia del monto de cesantías en la Hoja de Vida

 Libros radicadores

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Correcta liquidación del monto de las cesantías.

12. ANEXOS

 Modelo de constancia.

13. ACTIVIDADES

SOLICITANTE

13.1 Radica la petición en la División de Registro y Control y Correspondencia de la Procuraduría General de la Nación.

GRUPO DE CESANTIAS

< p class=CUERPOTEXTO>SECRETARIA

13.2 Radica la solicitud en el libro de correspondencia.

SUSTANCIADOR GRADO 09

13.3 Busca los antecedentes del solicitante y elabora constancia del monto de cesantías.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 17

13.4 Revisa la liquidación.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.5 Rechaza inconsistencias en la constancia o da Vo. Bo.

SUSTANCIADOR GRADO 09

13.6 Lleva al Grupo de Nómina la constancia del monto de cesantías.

COORDINADOR GRUPO DE NOMINA

13.7 Aprueba y firma la constancia y devuelve al Grupo de Cesantías.

GRUPO DE NOMINA

TECNICO ADMINISTRATIVO GRADO 12

13.8 Hace entrega de la constancia al servidor público que la solicitó; si es de fuera de Bogotá, D. C., la envía por correo.

14. INDICADORES

 Tiempo:

Total de días

________________________________ x 100

Número de solicitudes

Dependencia: División Gestión Humana Grupo Cesantías

Proceso: Derechos de Petición y Tutelas

Procedimiento: Respuesta a los derechos de petición y tutelas.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Proyectar la respuesta a los derechos de petición y tutelas que se presenten y estén relacionados con cesantías.

2. CLIENTES

Todos los servidores y ex servidores de la entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento involucra al Grupo de Nómina.

4. RESPONSABILIDADES

Intervienen en el procedimiento todos los funcionarios del Grupo de Cesantías; Oficina Jurídica y el Despacho del Procurador General de la Nación.

5. REFERENCIAS

 Constitución Nacional.

 Código Contencioso Administrativo.

 Decreto 2591 de 1991

6. DEFINICIONES

N.A.

7. FORMATOS A UTILIZAR

N.A.

8. CONDICIONES GENERALES

Los derechos de petición, relacionados con cesantías, se atienden con base en los soportes existentes en los archivos de la dependencia.

En cuanto a las Acciones de Tutela, el Grupo de Cesantías facilita los soportes administrativos y de orden legal que requiere la Oficina Jurídica, para responder las peticiones de las autoridades competentes.

9. SALIDAS

 Respuesta al Derecho de Petición.

 Documento soporte y anexos.

10. REGISTROS

 Copia de la respuesta al Derecho de Petición.

 Copia documento soporte y anexos.

 Libros radicadores

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Constata y verifica las actuaciones de la entidad, frente a las peticiones del actor.

12. ANEXOS

N.A.

13. ACTIVIDADES

SOLICITANTE

13.1 Radica el Derecho de Petición en la División de Registro, Control y Correspondencia de la Procuraduría General de la Nación.

En cuanto a las Acciones de Tutela, son remitidas por la Oficina Jurídica al Grupo de Cesantías.

GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06

13.2 Radica la solicitud en el libro de correspondencia y busca antecedentes.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.3 Analiza y confronta lo requerido por el peticionario o tutelante contra los documentos existentes en las respectivas carpetas.

13.4 Proyecta respuesta al derecho de petición o a la Oficina Jurídica, enviando los soportes requeridos para la Acción de Tutela.

OFICINISTA GRADO 06

13.5 Radica en libros de control y envía a través de Correspondencia la respuesta al Derecho de Petición.

13.6 Entrega el documento soporte y anexos a la Oficina Jurídica.

OFICINA JURIDICA

13.7 Si es tutelado el derecho del servidor o ex servidor, remite la providencia al Grupo de Cesantías, para que proceda de conformidad.

GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06

13.8 Radica y pasa al Coordinador.

COORDINADOR

13.9 Estudia y da instrucciones al Profesional Universitario Grado 15 (Abogado), para que proyecte el Acto Administrativo dando cumplimiento a la Sentencia.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 15

13.10 Proyecta la Resolución que ordena el pago o indexa los valores de cesantías pagados al accionante.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.11 Envía a la Oficina Jurídica el Proyecto de Resolución para Vo. Bo.

JEFE DE LA OFICINA JURIDICA

13.12 Aprueba dando su Vo. Bo. y devuelve el proyecto de Resolución al Grupo de Cesantías.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.13 Remite a la División Financiera el proyecto de Resolución para la imputación presupuestal.

DIVISION FINANCIERA

TECNICO ADMINISTRATIVO GRADO 12

13.14 Verifica la existencia de disponibilidad presupuestal; de existir, la registra en el sistema como apropiación, colocándole numeral, artículo y ordinal que le corresponda.

JEFE DE LA DIVISION FINANCIERA

13.15 Coloca Vo. Bo. al proyecto de Resolución certificando la disponibilidad presupuestal y la regresa al Grupo de Cesantías.

GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06

13.16 Registra el proyecto de Resolución con imputación presupuestal en el libro de control para pasarlo a la División de Gestión Humana.

JEFE DIVISION DE GESTION HUMANA

13.17 Coloca Vo. Bo. al proyecto de Resolución y lo devuelve al Grupo de Cesantías.

GRUPO DE CESANTIAS

13.18 Radica en el libro de control y lleva el proyecto de Resolución a la Secretaría General.

SECRETARÍA GENERAL

SECRETARIO GENERAL

13.19 Firma la Resolución como ordenador del gasto.

OFICINISTA GRADO 06

13.20 Radica la Resolución en el sistema, la enumera y regresa al Grupo de Cesantías.

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS

13.21 Notifica al accionante que reside en Bogotá, D. C., la Resolución que ordena el pago o indexa el valor de sus cesantías; para los casos de fuera, envía la Resolución al Coordinador Administrativo de la respectiva regional para que por su intermedio se realice diligencia de notificación.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

13.22 Notifica la Resolución y la devuelve al Grupo de Cesantías.

14. INDICADORES

 Tiempo:

Total de días

________________________ x 100

Número de solicitudes

Dependencia: División Gestión Humana Grupo Hojas de Vida

Proceso: Posesiones

Procedimiento: Comunicación, notificación y posesión.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Comunicar, notificar y posesionar de manera ágil, oportuna y transparente a los funcionarios nombrados o encargados por el Procurador General de la Nación, previo cumplimiento de los requisitos legales vigentes, para desempeñar los diferentes cargos de la Entidad.

2. CLIENTES

Todas las personas que ingresan a la PGN y los funcionarios que requieren posesión por algún movimiento de la Planta, la dependencia para la cual es nombrado, División de Gestión Humana y Ejecución Presupuestal.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los funcionarios de la PGN, y es válido para todas las dependencias de la Entidad.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los funcionarios, el Despacho del Procurador General, la Secretaría General, División de Gestión Humana, Nómina, Cesantías, Desarrollo y Bienestar de Personal, Ejecución Presupuestal, la dependencia para la cual fue nombrado y Grupo de Hojas de Vida.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia

 Ley 190 de 1995

 Ley 262 de 2000

 Las demás normas concordantes

6. DEFINICIONES

PGN: Procuraduría General de la Nación

SIAF: Sistema Integrado Administrativo y Financiero

EPS: Entidad Prestadora de Salud

CAJANAL: Caja Nacional de Previsión Social

DGH: División Gestión Humana

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Comunicación según tipo de nombramiento

 Formato para examen médico de admisión e instrucciones

 Declaración Bienes y Rentas

 Formato único Hoja de Vida de la Función Pública (rosado)

 Hoja de Vida de la Procuraduría (blanca)

 Oficio de aceptación del cargo y declaraciones juramentadas de inhabilidad y de proceso alimentario

 Formato para la consignación de las Cesantías

 Formato información para el pago de nómina

 Form ato afiliación a fondo de pensiones y EPS

 Formato para afiliación a caja de compensación familiar

 Formato para inscripción al seguro de vida

 Certificación cumplimiento de requisitos

 Acta de posesión

8. CONDICIONES GENERALES

Mediante el proceso de posesión se da continuidad a un proceso que se inicia en Secretaría General, en donde se proyectan los actos administrativos del movimiento de la planta de personal de la PGN, para la firma del Procurador General; la División de Gestión Humana a través del Grupo de Hojas de Vida da cumplimiento a dichos actos administrativos y termina con el archivo de toda la documentación en la hoja de vida del funcionario afectado. Este proceso se debe realizar teniendo en cuenta los términos legales vigentes y es importante porque significa la verificación de que cada funcionario que ocupa un cargo dentro de la PGN cumple con los requisitos legales, académicos, de experiencia y trámites internos.

9. SALIDAS

Consecutivo de actas de posesión. El acta de posesión es el documento que permite al funcionario identificarse como titular de un cargo e ingresar a la nómina de la PGN.

10. REGISTROS

 Registro civil de nacimiento

 Información básica general

 Información académica

 Cursos realizados

 Información laboral

 Entidad financiera por medio de la cual desea recibir el pago

 Fondo en el cual desea sean consignadas sus cesantías

 Fondo en el cual desea cotizar para pensión

 EPS en la cual desea recibir atención médica

 Beneficiarios y porcentajes para el seguro de vida

 Información familiar para afiliación a Cafam

 En el SIAF, Módulo Manejo Planta de Personal se consigna la información del acta: nombre, cédula, cargo, tipo de nombramiento, dependencia, fecha de posesión y número del acto administrativo de nombramiento

 Fotos y RH, para la elaboración del carné que lo identifica como funcionario de la PGN

 Certificación sobre prestaciones y primas pendientes de entidades anteriores para determinar si trae o no continuidad

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Correcta comunicación del acto administrativo y aplicación de los términos legales.

 Confrontación de los documentos solicitados con los presentados, para el cumplimiento de los requisitos exigidos para desempeñar el cargo.

 Autenticidad de los documentos presentados.

12. ANEXOS

 Antecedentes Disciplinarios

 Antecedentes Profesionales

 Certificado Judicial

 Bienes y deudas que posee

 Aceptación del cargo para el cual fue nombrado

 Información de procesos alimentarios en su contra

 Información de inhabilidad, incompatibilidad o impedimento para ejercer el cargo

 Examen médico de aptitud en CAJANAL

13. ACTIVIDADES

PROCURADOR GENERAL

13.1 Con base en las vacantes existentes, solicita a Secretaría General proyectar los nombramientos mediante decreto.

13.2 Firma y devuelve a Secretaria General.

SECRETARIO GENERAL

13.3 Proyecta y remite al Despacho del Procurador General

13.4 Recibe actos administrativos firmados.

13.5 Numera, coloca fecha, radica y remite copia a la División de Gestión Humana.

SECRETARIA DGH

13.6 Recibe, radica y entrega al Grupo Hojas de Vida, los Decretos o Resoluciones que recibe de Secretaría General.

OFICINISTA O SECRETARIO DGH

13.7 Recibe fotocopia del acto administrativo (Decreto o Resolución) de la Secretaría de la DGH.

OFICINISTA O SECRETARIO DGH

13.8 Elabora la comunicación teniendo en cuenta los modelos establecidos para cada tipo de nombramiento, junto con la orden de examen médico.

OFICINISTA O SECRETARIO DGH

13.9 Entrega la comunicación junto con orden de examen médico, a un asesor para su revisión.

ASESOR DGH

13.10 Revisa y pasa la comunicación a la Jefatura de la División de Gestión Humana para la firma.

OFICINISTA DGH

13.11 Archiva copia del acto administrativo en consecutivo.

OFICINISTA DGH

13.12 Fotocopia, radica y remite copia del acto administrativo a Hoja de vida, Nómina y a Cesantías.

SECRETARIA DGH

13.13 Entrega a correspondencia la comunicación firmada para numerar y colocar fecha.

OFICINISTA DGH

13.14 Recibe comunicación para fechar, numerar, seleccionar, fotocopiar, enviar por correo y fax (las de fuera de Bogotá) y devuelve las de Bogotá a la Secretaria de la DGH para notificar; luego archiva en consecutivo y por dependencia.

CITADOR DGH

13.15 Recibe fotocopia de las comunicaciones, para entregar a las dependencias correspondientes.

SECRETARIA DGH

13.16 Recibe las comunicaciones de Bogotá, para llamar y notificar.

SECRETARIA DGH

13.17 Notifica y entrega al nombrado los formatos correspondientes e imparte todas las instrucciones sobre los trámites internos y requisitos que debe acreditar, deja copia de la comunicación con firma y fecha de recibida, la cual remite a hoja de vida.

SECRETARIA DGH

13.18 Recibe aceptación del cargo, la radica en el sistema y la remite a hoja de vida.

ASESOR DGH

13.19 Recibe y revisa los documentos de la persona nombrada o encargada, verifica que se cumplan todos los requisitos y trámites internos. Para personas nuevas se debe tener en cuenta: afiliación a pensión, salud, Cafam, seguro de vida, cesantías, formato para pago de sueldo, certificaciones de vacaciones y continuidad (si la tiene) y solicita acta de posesión.

OFICINISTA O SECRETARIO DGH

13.20 Elabora acta de posesión, para la firma de: Procurador General, Secretario General, Jefe de la División de Gestión Humana, según el cargo por ocupar.

ASESOR DGH

13.21 Revisa el acta y acompaña al funcionario a la Oficina del Jefe de la DGH, para el acto de toma de juramento y firma, hasta el nivel correspondiente. Las demás actas las entrega al Jefe de la DGH para que sean remitidas a Secretaría General.

ASESOR DGH

13.22 Envía al nuevo funcionario a la Oficina de Carnetización, para la elaboración del documento que lo identifica como funcionario de la Procuraduría.

SECRETARIO DGH

Acompaña y presenta al nuevo funcionario en la dependencia correspondiente (en la sede principal de la Entidad).

OFICINISTA O SECRETARIO DGH

13.24 Elabora oficio de presentación (cuando pertenece al nivel central, pero va para fuera de la sede principal)

OFICINISTA DGH

13.25 Recibe las actas de los funcionarios posesionados en Bogotá, junto con toda la documentación acreditada, numera, coloca fecha y saca fotocopias. Original va al archivo consecutivo, radica y envía una copia a quien sistematiza para pago de sueldo y una copia a hoja de vida con todos los documentos.

OFICINISTA DGH

13.26 Recibe actas y documentos de funcionarios posesionados fuera de Bogotá. Saca una fotocopia, la radica y la envía a quien sistematiza para pago de sueldo y remite los demás documentos a hoja de vida.

SECRETARIA DGH

13.27 Recibe correspondencia de fuera de Bogotá, revisa, distribuye, radica y entrega a Hojas de Vida.

14. INDICADORES

 Posesión:

Funcionarios posesionados

_____________________________ x 100

Nombramientos efectuados

Dependencia: División Gestión Humana Grupo Hojas de Vida

Proceso: Certificaciones y Actualizaciones Fondo Nacional de Ahorro

Procedimiento: Certificaciones y Actualizaciones Fondo Nacional de Ahorro

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Proporcionar de manera oportuna, ágil y confiable las certificaciones solicitadas por los funcionarios, ex funcionarios y entidades autorizadas, para diferentes fines.

2. CLIENTES

Todos los funcionarios y ex funcionarios de la PGN y demás entidades públicas y privadas que requieran información relacionada.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los solicitantes de constancias tanto funcionarios, ex funcionarios y entidades, y es válido para toda la comunidad.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los funcionarios, División de Gestión Humana y Grupo de Hojas de Vida.

5. REFERENCIAS

 Ley 262 de 2000

 Las demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

PGN: Procuraduría General de la Nación

SIAF: Sistema Integrado Administrativo y Financiero.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Formato estándar para constancias con información general (cargo actual, sueldo y fecha de ingreso) que arroja el mismo SIAF.

 Modelos existentes de acuerdo con necesidades del usuario

8. CONDICIONES GENERALES

El proceso de Certificaciones y Actualizaciones Fondo Nacional de Ahorro es un servicio bastante solicitado por los funcionarios, ex funcionarios y entidades públicas y privadas; es muy importante porque se está dando una información que será tenida en cuenta por terceros, para la toma de decisione s que afectan al interesado. Sería muy importante que la información registrada en el SIAF estuviera disponible para la expedición de las certificaciones sin necesidad de manipular las hojas de vida.

9. SALIDAS

 Una certificación que cubre necesidades del solicitante.

10. REGISTROS

 Sueldo actual

 Cargo actual

 Fecha Ingreso

 Cargos desempeñados en la Entidad

 Funciones realizadas en la Entidad

 Horas extras pagadas en determinado periodo

 Fecha de disfrute de vacaciones

 Registro de licencias no remuneradas.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Lectura y clasificación en orden cronológico de solicitud y en orden de prioridad

 Estudio minucioso de cada uno de los documentos anexos a la hoja de vida referentes a la información solicitada.

 Confrontación de los documentos con la información consignada en el modelo preestablecido

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

USUARIOS

13.1 Solicita la expedición de la certificación con las características específicas.

OFICINISTA DGH

13.2 Recibe la solicitud, radica y reparte.

OFICINISTA

13.3 Recibe solicitud de certificación por fax (fuera de Bogotá), formato de la Procuraduría (para Bogotá).

OFICINISTA

13.4 Clasifica de acuerdo con el requerimiento.

OFICINISTA

13.5 Solicita hoja de vida del funcionario o ex funcionario solicitante.

OFICINISTA

13.6 Imprime certificación sencilla que no requiere información de hoja de vida.

OFICINISTA

13.7 Constata en la hoja de vida la información requerida.

OFICINISTA

13.8 Redacta teniendo en cuenta modelos establecidos para cada caso, e imprime certificación.

OFICINISTA

13.9 Elabora comunicación remisoria de la certificación (cuando es de fuera de Bogotá).

TECNICO ADMINISTRATIVO

13.10 Revisa y coloca primer visto bueno.

COORDINADOR

13.11 Revisa y coloca segundo visto bueno.

JEFE DE NOMINA

13.12 Revisa y coloca tercer visto bueno.

JEFE DGH

13.13 Revisa y firma.

SECRETARIA DGH

13.14 Entrega a encargado de ventanilla para su reparto.

14. INDICADORES

 Promedio Certificaciones Expedidas:

Número certificaciones expedidas

____________________________________

Total días

 Porcentaje

Número certificaciones expedidas

________________________________________

Número de certificaciones solicitadas

Dependencia: División Gestión Humana Grupo Hojas de Vida

Proceso: Expedición de Constancias para Dependencias de la PGN y otras entidades

Procedimiento: Expedición de Constancias para Dependencias de la PGN y otras entidades

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Proporcionar de manera oportuna, ágil y confiable las certificaciones solicitadas por las dependencias de la PGN y entidades autorizadas, para diferentes fines.

2. CLIENTES

Todas las dependencias de la PGN y entidades públicas y privadas que requieran información relacionada.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los solicitantes de constancias tanto dependencias como entidades y es válido para toda la comunidad.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los funcionarios, Dependencias solicitantes, División de Gestión Humana y Grupo de Hojas de Vida.

5. REFERENCIAS

 Ley 262 de 2000

 Las demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

PGN: Procuraduría General de la Nación.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelos existentes de acuerdo con requerimientos de los solicitantes.

8. CONDICIONES GENERALES

El proceso de expedición de constancias para dependencias de la PGN y otras entidades es un servicio bastante solicitado; es muy importante porque se está dando una información que será tenida en cuenta por terceros, para la toma de decisiones que afectan al investigado, especialmente en lo referente a asuntos disciplinarios, demandas de servidores contra la PGN y demás tipos de investigaciones.

9. SALIDAS

 Una certificación que cubre necesidades del solicitante.

10. REGISTROS

 Sueldo devengado en determinado período

 Tiempo de servicio

 Cargos desempeñados en la Entidad

 Funciones detalladas realizadas en la Entidad, según manual vigente

 Ultima dirección registrada en la hoja de vida

 Certificados de antecedentes disciplinarios

 Fotocopia de actos administrativos relacionados y demás documentos solicitados.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Lectura y clasificación en orden cronológico de solicitud y en orden de prioridad.

 Estudio minucioso de cada uno de los documentos anexos a la hoja de vida referentes a la información solicitada.

 Confrontación de los documentos con la información consignada en el modelo preestablecido y redacción adicional de acuerdo con solicitud.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

USUARIOS

13.1 Solicita la expedición de la certificación con las características específicas.

OFICINISTA DGH

13.2 Recibe la solicitud, radica y reparte.

SUSTANCIADOR

13.3 Recibe solicitud de constancia por fax o solicitud escrita radicada en correspon-dencia.

SUSTANCIADOR

13.4 Solicita hoja de vida del funcionario o ex funcionario solicitante, a la sección hojas de vida o al archivo general.

SUSTANCIADOR

13.5 Estudia la i nformación de la hoja y redacta la constancia teniendo en cuenta modelos para cada caso.

SUSTANCIADOR

13.6 Fotocopiar documentos solicitados que reposan en la hoja de vida.

SUSTANCIADOR

13.7 Mandar autenticar documentos, según el requerimiento y solicita antecedentes disciplinarios.

SUSTANCIADOR

13.8 Elabora comunicación remisoria de la certificación.

TECNICO ADMINISTRATIVO

13.9 Revisa y coloca primer visto bueno.

COORDINADOR

13.10 Revisa y coloca segundo visto bueno.

JEFE DE NOMINA

13.11 Revisa y coloca tercer visto bueno.

JEFE DGH

13.12 Revisa y firma.

SUSTANCIADOR

13.13 Elabora oficio para devolver la hoja de vida al archivo general.

14. INDICADORES

 Promedio Certificaciones Expedidas:

Número certificaciones expedidas

____________________________________

Total días

 Porcentaje

Número certificaciones expedidas

_____________________________________

No. de certificaciones solicitadas

Dependencia: División Gestión Humana Grupo Hojas de Vida

Proceso: Proyección Decreto Asignación de Funciones Procuradores Judic iales

Procedimiento: Proyección Decreto Asignación de Funciones Procuradores Judiciales

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Brindar soporte a la Procuraduría Delegada para el Ministerio Público en Asuntos Penales, en el manejo del reemplazo de los Procuradores Judiciales por el período de vacaciones, con el fin de que ninguna Procuraduría Judicial Penal quede acéfala en ningún momento.

2. CLIENTES

Los procuradores judiciales en materia penal y la Procuraduría Delegada para el Ministerio Público en Asuntos Penales.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los procuradores judiciales penales, y es válido para toda la Entidad.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los procuradores judiciales penales, Procuraduría Delegada para el Ministerio Público, Nómina, División de Gestión Humana y Grupo de Hojas de Vida.

5. REFERENCIAS

 Ley 262 de 2000

 Las demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

PGN: Procuraduría General de la Nación.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo existentes con normas legales vigentes.

8. CONDICIONES GENERALES

El proceso de proyección de asignación de funciones de los procuradores judiciales es un soporte al manejo de las Procuradurías Judiciales Penales que dependen de la Procuraduría Delegada para el Ministerio Público, estos procuradores deben ser remplazados durante el periodo de vacaciones que programan durante el año y en las vacaciones colectivas de la PGN, por sus compañeros que no están disfrutando de vacaciones. Este proyecto se realiza una vez al mes y se programa con anticipación para que con suficiente tiempo sea llevado a firma del Señor Procurador General y sea devuelto a tiempo para comunicar a los funcionarios interesados.

9. SALIDAS

 Un decreto de asignación de funciones a funcionarios de la Entidad.

10. REGISTROS

 Nombres, apellidos, cédula, cargo, código, grado y ubicación de quien remplazará

 Nombres, apellidos, cargo, código, grado, ubicación y fecha de disfrute de quien sale a vacaciones

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Confrontación de los datos suministrados por la Procuraduría Delegada del Ministerio Público en Asuntos Penales en la programación con la Resolución de vacaciones que expide nómina mensualmente.

 Confrontación de la Información del Número de la Procuraduría Judicial correspondiente con los datos del titular en Hoja de Vida.

 Correcta digitación de la información.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

PROCURADORES JUDICIALES PENALES

13.1 Remiten a la Procuraduría Delegada para el Ministerio Público la solicitud para programar el disfrute de sus vacaciones.

SECRETARIO PROCURADURÍA DELEGADA PARA EL MINISTERIO PÚB LICO EN ASUNTOS PENALES

13.2 Recibe solicitudes de vacaciones de los Procuradores Judiciales, programa y envía a la División de Gestión Humana.

SECRETARIO DGH

13.3 Recibe la programación y reparte a Nómina y a Grupo Hojas de Vida.

SECRETARIO NOMINA

13.4 Confirma si tiene derecho e incluye en Resolución de vacaciones para el mes siguiente.

13.5 Remite una copia de esta resolución a Grupo Hojas de Vida.

SECRETARIO

13.6 Recibe de la Procuraduría Delegada para el Ministerio Público en Asuntos Penales, la programación mensual de reemplazos de los procuradores judiciales penales que salen en el siguiente mes a vacaciones.

SECRETARIO

13.7 Confronta con Nómina la programación del Ministerio, para ver si salieron en resolución de vacaciones para el siguiente mes.

SECRETARIO

13.8 Si las dos informaciones están de acuerdo, continúa el proceso; si hay diferencia, averigua con las dos dependencias el porqué y ajusta.

SECRETARIO

13.9 Busca los datos: Nombre, cédula, dependencia, cargo y ciudades. Proyecta el decreto teniendo en cuenta modelo establecido y pasa a un asesor para revisión.

ASESOR

13.10 Revisa y pasa al Jefe de la DGH para su visto bueno.

JEFE DGH

13.11 Revisa, da su visto bueno y remite a Secretaria General, para su aprobación y remisión a firma del Señor Procurador.

14. INDICADORES

Sólo se proyecta un decreto por mes y esporádicamente se hace un decreto adicional o modificación al inicial.

Dependencia: División Gestión Humana Nómi na

Proceso: Liquidación de Nómina

Procedimiento: Registro novedades de personal

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Establecer un mecanismo ágil y confiable que permita elaborar la nómina definitiva de conformidad con lo establecido por las normas laborales, legales, y reglamentarias a fin de que se efectúe el pago en la fecha requerida.

2. CLIENTES

Todos los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación dentro y fuera de Bogotá, al igual que los ex funcionarios.

3. ALCANCE

El procedimiento aplica a todos los funcionarios, Secretaria General, División de Gestión Humana, División Financiera, Tesorería, Pagaduría, Empresas Promotoras de Salud, Administradoras de Pensiones y Riesgos Profesionales, Ministerio de Hacienda, Entidades Financieras.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra toda la División de Gestión Humana, Secretaría General, Nómina, Tesorería, Pagaduría, Ministerio de Hacienda.

5. REFERENCIA

Factores de Salario artículo 8o. Decreto 244 de 1981.

 Vacaciones

- Decreto 262/2000 artículos 139, 150

- Aplazamiento Decreto 262/2000 arts. 144 y 145

- Interrupción. Decreto 262/2000 arts. 144 y 145

- Prescripción. Decreto 262/2000 art. 146

- Pérdida del Disfrute Decreto 262/2000 art. 147

- Compensación, Decreto 262/2000 art. 151.

 Prima de Antigüedad

- Decreto 903 de 1969

- Decreto 1231 de 1973 art. 3o.

- Decreto 2926 de 1979

- Decreto 306 de 1983 art. 10.

 Prima de Servicios

- Decreto 717 de 1978 arts. 2o., 22

- Decreto 2926 de 1979 Art. 4

- Decreto 1603 1978 Art. 24

 Licencia Enfermedad

- Ley 100 de 1993

- Decreto 806/1998

- Decreto 1406/1999

- Decreto 783/2000

- Decreto 1804/1999

- Circular 047/2000

- Resolución 25/2000

 Licencia Maternidad

- Decreto 1045/1978 arts. 37 y 39

- Ley 50 de 1970 art. 236

 Autoliquidaciones

- Decreto 1406/1999

- Decreto 1818 de 1996 art. 7o.

 Prima de Antigüedad

- Decreto 28/1989

6. DEFINICIONES

SIAF: Sistema de Información Administrativo y financiero.

7. FORMATOS PARA UTILIZAR

Prediseñado en el sistema SIAF, el cual nos ilustra lo devengado y los descuentos mes a mes.

8. CONDICIONES GENERALES

Nómina es el procedimiento por el cual el patrono debe reproducir legalmente el boletín de ingresos y deducciones hechos a los funcionarios, con el objetivo de permitir un control de reglamentación en materia de salarios; en la entidad se realiza los días veinticinco.

9. SALIDAS

Nómina de cada uno de los funcionarios.

10. REGISTROS

 Registro de Nómina general para pago mensual.

 Desprendible de pago para cada funcionario.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Confrontación de la nómina del mes inmediatamente anterior, para hallar los posibles errores.

 Correcta liquidación y elaboración de los recibos de pago, confrontado con el reporte.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

13.1 LIQUIDACION Y APROBACION DE VACACIONES

13.1.1 JEFE DE DEPENDENCIA

Elabora un oficio solicitando información acerca de interrupción, aplazamiento, autorización indemnización o compensación, reconocimiento de vacaciones de los funcionarios, para que en Secretaría General expiden la Autorización.

13.1.2 AUXILIAR ADMINISTRATIVO G-10.

Graba en el sistema (SIAF) el número de cédula del funcionario, días por liquidar, fecha de disfrute, y fecha de pago, número de consecutivo de la resolución.

13.1.3 Verifica con la hoja de vida del servidor público que va a disfrutar las vacaciones, que la liquidación corresponde al tiempo de disfrute y el valor a pagar, las novedades que afectaron el período a reconocer como: Licencias no remuneradas, suspensiones e interrupciones del personal de provisionalidad.

13.1.4 Procesa en el sistema la información para su pago en nómina.

13.1.5 Imprime un listado con la información para ser revisada.

13.1.6 Elabora proyecto de resolución para el reconocimiento de las vacaciones.

13.1.7 Envía a la secretaria del grupo de nómina para transcripción de la resolución.

13.1.8 Pasa a vistos buenos del asesor de Nómina.

13.1.9 Envía a ventanilla para hacer la radicación con fecha y número de consecutivo en el libro.

13.1.10 SECRETARIA GENERAL

Firma la resolución, con número consecutivo y fecha.

13.1.11 SECRETARIA DE NOMINA

Elabora oficios de comunicación al interesado o al jefe de oficina donde desempeña el servidor, al igual que una cuenta de cobro.

13.1.12 CITADOR

Efectúa 3 copias, una para el interesado, una para el archivo en la hoja de vida y para anexo a cuenta de cobro.

13.1.13 AUXILIAR ADMINISTRATIVO G-10

Archiva la información pertinente.

13.2 PRIMA DE ANTIGÜEDAD

13.2.1.SERVIDOR PUBLICO

Presenta en el grupo de Nómina la resolución de certificado del porcentaje del tiempo de servicio en la Rama Jurisdiccional, para reconocerle prima de antigüedad en la Procuraduría.

13.2.2 AUXILIAR ADMINISTRATIVO G-10

Recibe la resolución y certificado del porcentaje del tiempo de servicio en la Rama Jurisdiccional para reconocimiento de la Prima.

13.2.3. Efectúa un estudio de documentación aportada y elabora la correspondiente hoja de análisis que se archiva en la hoja de vida para consulta de las novedades que la van afectando tales como: licencias no remuneradas y suspensiones.

13.2.4.Ingresa al sistema, el porcentaje de antigüedad, obteniendo datos estadísticos y en libro de control, el reconocimiento de antigüedad de funcionarios públicos que se benefician de ella cada dos años de acuerdo con la ley.

13.2.5.Envía documentación a la hoja de vida.

13.3 LIQUIDACION DE AUXILIO ESPECIAL DE TRANSPORTE Y HORAS EXTRAS.

13.3.1. OFICINISTA G-6

Recibe la constancia de los jefes inmediatos sobre las personas que lo disfrutan, con el visto bueno del jefe inmediato al igual que el jefe de División General.

13.3.2. Organiza las constancias allegadas.

13.3.3. Liquidan el auxilio con base en las constancias y con el apoyo del SIAF, ingresando cada una de ellas, verificando valor a reconocer por auxilio, nombre, cargo y número de horas a reconocer y apoyado con la hoja de cálculo.

13.3.4. Imprime para hacer una revisión.

13.3.5. Realiza correcciones a los posibles errores.

13.3.6. Elabora la resolución de reconocimiento de las Vacaciones.

13.3.7. Imprime la liquidación definitiva y es enviada a la División Financiera.

13.3.8. DIVISIÓN FINANCIERA

Envía a División Gestión Humana para el visto bueno del Jefe de dicha División.

13.3.9. Envía la resolución a la Secretaria General para que firme el reconocimiento.

13.3.10 Archiva en el consecutivo la resolución ya firmada.

13.4. ANALISIS, CONCILIACION, REVISION DE DOCEAVAS PARA LIQUIDACION Y PAGO DE PRIMA DE SERVICIOS Y NAVIDAD

13.4.1. ASESOR G-19

Elabora en los meses de abril y septiembre una circular a todos los empleados firmada por el jefe de la División de Gestión Humana, solicitando allegar constancia de tiempo de servicio en otra entidad para cómputo de las primas.

13.4.2. AUXILIAR G-10

Revisa la documentación recibida de las dependencias sobre novedades que las afectan, previo visto bueno del jefe.

13.4.3. Verifica en la prenómina, con anuencia de los funcionarios, confirmando tiempo laborado o novedades presentadas.

13.4.4. Organiza la prenómina por dependencias de la Procuraduría.

13.4.5. CITADOR

Distribuye la prenómina a cada dependencia.

13.4.6. AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Efectúa en el sistema las correcciones.

13.4.7. Elabora el reporte de prenómina con las observaciones correspondientes.

13.4.8. Procesa la nómina definitiva.

13.4.9. Imprime la nómina para enviarla a la División Financiera.

13.4.10. Envía resumen a Grupo de Ejecución Presupuestal la nómina para su imputación.

13.4.11. Envía a Tesorería mediante oficio, resumen de todos los listados para abonos a cuentas de ahorro y corrientes y relación de pago en efectivo a funcionarios de Bogotá y fuera de Bogotá por medio del medio magnético a fin de ser entregado a las diferentes entidades financieras.

13.5. LIQUIDACION AUXILIO POR MATERNIDAD Y RECONOCIMIENTO DE INCAPACIDADES

13.5.1. SERVIDOR PUBLICO

Notifica la incapacidad llegada por un original transcrita debidamente por parte de la EPS a la cual se está cotizando, cuando son más de cuatro días de incapacidad.

13.5.2. AUXILIAR ADMINISTRATIVO G-10

Proyecta liquidación de reconocimiento del período de incapacidad o licencia apoyado en la hoja de cálculo prediseñada y teniendo en cuenta los decretos amparados por la ley.

13.5.3. Verifica las fechas, la clase de enfermedad y los certificados por la empresa Promotora de salud a la que se encuentra afiliado el servidor público.

13.5.4. Elabora la Resolución de Licencia firmada por Secretaria General, quien ordena el pago.

13.5.5. ASESOR G-17

Revisa la resolución rechazando o dando aprobación y visto bueno.

13.5.6. AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Corrige la Resolución y es sometida a vistos buenos y firmas.

13.5.7. Con aprobación de la resolución, ingresa al sistema como n ovedad.

13.5.8. Elabora liquidación para la EPS.

13.5.9. Envía liquidación a la respectiva EPS para autorización y radicación.

13.5.10. Recoge la licencia para hacerle la respectiva autoliquidación.

13.5.11. Envía la resolución al grupo de Hojas de Vida para ser archivada con todos sus soportes.

13.6. AUTOLIQUIDACION DE APORTES

13.6.1. TECNICO ADMINISTRATIVO G-10

Verifica las novedades de nómina en cuanto a autoliquidaciones, presentadas en el mes por liquidar.

13.6.2. Elabora un reporte mensual a las Empresas Promotoras Salud y Administradoras de Fondos de Pensión Riesgos Profesionales.

13.6.3. Después del cierre de nómina, se elabora una liquidación inicial para revisión.

13.6.4. Elabora un reporte resumido apoyado por la hoja de cálculo sobre los descuentos de aportes realizados a los funcionarios por afiliación a éstas, y el valor patronal específicamente.

13.6.5. Elabora un reporte consolidado donde se ingresa toda la parte del afiliado sobre lo que se debe pagar a cada EPS y demás.

13.6.6. Elabora una orden de pago correspondiente a la parte patronal, con visto bueno de la persona encargada y firmada por el jefe de nómina.

13.6.7. La orden de pago pasa a radicación por parte del grupo de Contabilidad.

13.6.8. GRUPO DE CONTABILIDAD

Se envía a la División financiera para la imputación presupuestal.

13.6.9. GRUPO DE CONTABILIDAD

Envía a la secretaria general para la ordenación del pago.

13.6.10. SECRETARIA GENERAL

Devuelve a Pagaduría con la ordenación del pago ya aprobado.

13.6.11. TECNICO ADMINISTRATIVO

Revisa la información enviada para ubicar posibles inconsistencias en las novedades.

13.6.12. Después que todo esté consolidado se hace una serie de grabaciones en medios magnéticos de toda la información para ser enviado el reporte por vía e-mail para cada EPS y fondo.

13.6.13. Autoliquidación al Seguro Social

Esta autoliquidación es diferente dependiendo de las exigencias del Seguro Social, con un formato adicional, el cual es apoyado por el sistema, cual se modifica la estructura del archivo plano (manualmente) para ser validado por el ISS.

13.7. AFILIACION Y TRASLADO A LAS EMPRESAS DE SALUD

13.7.1. TECNICO ADMINISTRATIVO

Recibe al funcionario todos los documentos necesarios para la vinculación del servidor público a la entidad y es necesario para hacer la afiliación, el decreto de nombramiento y la relación de requisitos exigidos por la entidad.

13.7.2. Asesora a los nuevos funcionarios en los trámites correspondientes acerca de cómo diligenciar y tramitar afiliación y traslado a las EPS y Administradoras de Pensión de acuerdo con la Ley 100/93.

13.7.3. Hace entrega de los formularios a los asesores de cada una de las entidades promotoras de Salud para que sean radicados y posteriormente afiliados a éstas.

13.7.4. Teniendo los formularios ya radicados por las administradoras de salud y pensiones, se incluyen, el sistema para efectuarle en los respectivos descuentos de aportes.

13.7.5. Remite las copias radicadas para el archivo en hojas de vida de cada funcionario.

13.7.6. Sirve de mediador entre los promotores de las EPS, Fondos de Pensiones y los funcionarios para que estos últimos contacten con sus servicios y necesidades.

13.8. EMBARGOS DE SALARIOS

13.8.1. TECNICO ADMINISTRATIVO

Recibe la solicitud de embargo o desembargo del juzgado.

13.8.2. Con base en la información solicitada por el juzgado, verifica si para un funcionario es un embargo nuevo, o es un embargo diferente para el mismo funcionario.

13.8.3. Si es un embargo que ya existe y el juzgado lo está requiriendo y no se ha venido descontando se procede a incluirse en el sistema.

13.8.4. Cuando hay existencia de un embargo por parte de un mismo funcionario, se le da un turno de espera.

13.8.5. Envía oficio al juzgado informando la existencia de otros embargos y el turno que se le asignó para los respectivos descuentos.

13.8.6. EL FUNCIONARIO

Responsable firma el embargo o desembargos.

13.8.7. Archiva el embargo, al igual que los desembargos.

13.9. CAPACIDAD DE DESCUENTO PARA LIBRANZAS

13.9.1. AUXILIAR ADMINISTRATIVO G-14

Recibe la libranza del fondo o cooperativa, solicitando un crédito por un valor específico.

13.9.2. Revisa el valor solicitado y las diferentes cuotas que se deben descontar para el pago de éste.

13.9.3. Por medio de un formato prediseñado en el sistema que se refleja la capacidad de descuento, contrarrestarlo con la información de la libranza.

13.9.4. Dependiendo de la confrontación se aprueba o se rechaza el préstamo.

13.9.5. Si se aprueba, se le da un visto bueno y firma del Jefe de Nómina.

13.9.6. La representante del fondo o de la Cooperativa recoge las libranzas aprobadas, para ser firmadas por el jefe de Tesorería.

13.10. RELACION DE DESCUENTOS

13.10.1. TECNICO ADMINISTRATIVO

Recibe la libranza del fondo o cooperativa aprobada para hacer el préstamo.

13.10.2. Verifica y clasifica si es un descuento por: aporte, préstamo de cuota fija, deducciones permanentes, afiliación al Sindicato, afiliación al Fondo o Cooperativa.

13.10.3. Realiza una relación en el sistema teniendo en cuenta el monto de la cuota, la cantidad, la fecha.

13.10.4. Se archiva en el a-z.

Dependencia: División Gestión Humana Grupo Nómina

Proceso: Expedición de Certificaciones

Procedimiento: Elaboración de certificaciones de factores salariales y bono personal

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Elaborar las certificaciones de factores salariales con el fin de que cada funcionario tenga un resumido de lo devengado año a año, al igual que esta certificación es para que el Fondo de Pensiones al cual está afiliado tenga en cuenta sus factores salariales para su correcta liquidación.

2. CLIENTES

Todos los funcionarios que desean conocer los sueldos devengados y descuentos durante su vinculación a la entidad, y ex funcionarios que están a punto de pensionarse.

También las Administradoras de pensiones que solicitan dicha información para liquidación de pensiones de sus afiliados en la Procuraduría.

3. ALCANCE

La División de Gestión Humana, Sección Nómina, Sección de Tesorería, las Administradoras de Pensiones.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra los funcionarios, ex funcionarios, División de Gestión Humana, Sección de Nómina, Sección de Tesorería.

5. REFERENCIAS

 Circular 47

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Formato para expedición de Certificación año por año con su respectivo consecutivo.

 Formato para Certificación Laboral de Empleadores para Bono Pensional.

 Formato único para Bonos Pensionales.

8. CONDICIONES GENERALES

La certificación de factores salariales es un documento escrito; atestigua un hecho del que tiene conocimiento con la finalidad de hacer valer los respectivos derechos, como son los salarios devengados año a año y los demás factores que se consideran salariales. Esta certificación le sirve al funcionario para que diligencie trámites pertinentes para su pensión o bono pensional en el fondo al cual está afiliado.

Para elaborar dicha certificación es necesario tener la hoja de vida del funcionario, para verificar los diferentes factores salariales que devengó, si es poseedor de la prima de antigüedad.

9. SALIDAS

Lista de Certificados año tras año.

10. REGISTROS

 Un oficio para solicitar que se le certifique los sueldos y descuentos que se le realizaron durante el tiempo que estuv o vinculado si es el caso de la certificación de pensión.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Correcta Liquidación y elaboración de la certificación confrontando con los listados de soporte arrojados por el sistema (SIAF).

 Confrontación de cifras y fechas en la hoja de vida o tarjeta de registro del funcionario.

 Autenticidad de la solicitud por parte de las administradoras de Pensiones.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

13.1. CERTIFICACION DE FACTORES SALARIALES

13.1.1. SERVIDOR PUBLICO

Solicita mediante oficio o formato elaborado por la Procuraduría, certificado de sueldos.

13.1.2. AUXILIAR ADMINISTRATIVO G-9

Recibe la solicitud para certificación, coloca fecha, hora.

13.1.3. Radica en el sistema, apoyado por una hoja de cálculo.

13.1.4. Por medio del SIAF se elaboran los listados soportes de año en año.

13.1.5. Solicita hoja de vida del servidor, para verificar y sustentar la información que arroja el sistema.

13.1.6. En el formato prediseñado (Básico Mensual, Gastos de Representación, Prima Especial de Servicio, Prima de Antigüedad, Prima de Servicio, Prima de Vacaciones, Prima de Navidad, Prima Técnica, Horas extras, Subsidio de Alimentación, Auxilio de Transporte, Bonificación por Servicios, Bonificación por Compensación).

13.1.7. Entrega la certificación para revisión.

13.1.8. PROFESIONAL UNIVERSITARIO

Revisa y corrige la certificación.

13.1.9. Auxiliar Administrativo corrige inconsistencias y da visto bueno, del profesional Universitario.

13.1.10. ASESOR G-19

Firma certificación.

13.1.11. AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Envía a Tesorería la certificación para revisión y firma de Asesor G-19.

13.1.12. JEFE DE DIVISION DE GESTION HUMANA

Firma la certificación.

13.1.13 AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Descarga del sistema tan pronto tenga todas las firmas.

13.1.14. Envía a ventanilla, para ser reclamada por el interesado, o es enviada por correo.

13.1.15.CITADOR

Deja una copia de la certificación para la hoja de vida y entrega la certificación al beneficiario, y cuando es de fuera de Bogotá la envía por correo certificado.

Dependencia: División Gestión Humana Grupo Nómina

Proceso: Reintegro a funcionarios

Procedimiento: Liquidación de reintegro a funcionarios

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Dar cumplimiento de una sentencia de autoridad competente, generalmente el Consejo de Estado.

2. CLIENTES

El funcionario que por sentencia es reintegrado a la entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a la División de Gestión Humana, División Financiera, División Jurídica, Secretaria General, Consejo de Estado.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra toda la División de Gestión Humana, Grupo de Nómina, División Financiera, División Jurídica.

5. REFERENCIAS

 Artículo 178 de Código Contencioso Administrativo.

 Artículo 90 de la Ley 262/90.

 Decreto 052/1987 art. 51.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo prediseñado en la hoja de cálculo de Excel.

 Formato del SIAF.

8. CONDICIONES GENERALES

Reintegro es la reincorporación al servicio de una persona en cumplimiento de una decisión judicial, como consecuencia de la declaración de nulidad de su desvinculación.

9. SALIDAS

Liquidación y pago al funcionario por desvinculación de su cargo.

10. REGISTROS

 Imputación presupuestal y pago.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Revisión realizada por la División Financiera.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

13.1. LIQUIDACION DE REINTEGRO A FUNCIONARIOS POR SENTENCIA.

13.1.1 Obtener todos los documentos necesarios para efectos de la liquidación como son:

-Sentencia y ejecutoria de la misma evaluada por el tribunal y la Corte Constitucional y el Consejo de Estado.

-Acto administrativo del reintegro del funcionario.

-Certificación de la DIAN, en donde especifique que no tiene obligaciones con la Nación.

-Indices de Precios al Consumidor, emitido por el DANE.

-Tasa de Interés exigida por la Superintendencia Bancaria.

-Certificado de salario, prestaciones y descuentos que haya devengado de una entidad pública en el tiempo que no estuvo vinculado a la Procuraduría.

13.1.2 Procede a hacer la liquidación del salario, teniendo como base el SIAF y las tablas de salarios de cada año.

13.1.3 Liquida los aportes.

13.1.4 Liquida moratorios en salud.

13.1.5 Liquida moratorios en pensiones.

13.1.6 Indemnización e intereses.

13.1.7 Elabora un resumen.

13.1.8 Realiza hace la liquidación a la Caja de Compensación.

13.1.9 Es enviada a la División Financiera para revisión.

13.1.10 Envía a la División Jurídica para que sea elaborada la Resolución de Reconocimiento.

13.1.11 La Resolución de Reconocimiento es enviada a Secretaria General para la ordenación del pago.

13.1.12 Ya con las firmas es enviada a División Financiera para imputación y pago.

Dependencia: División Gestión Humana Grupo Hojas de Vida

Proceso: Mantenimiento y Archivo Hojas de Vida

Procedimiento: Mantenimiento y archivo hojas de vida de funcionarios y ex funcionarios.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Mantener un archivo de hojas de vida actualizado de todos los funcionarios y ex funcionarios de la PGN, con el fin de proporcionar a quien solicite, dentro de los términos legales, la información correspondiente de manera ágil, confiable y oportuna.

2. CLIENTES

Todos los funcionarios y ex funcionarios de la PGN, las dependencias de la PGN y cualquier entidad pública o privada que legalmente tenga derecho a esta información.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los funcionarios de la PGN, y es válido para todas las dependencias de la Entidad y demás instituciones públicas y privadas.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los funcionarios y ex funcionarios de la PGN, División de Gestión Humana, Grupo Hojas de Vida y la dependencia que en determinado momento solicite una hoja de vida.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política de Colombia

 Ley 262 de 2000

 Las demás normas concordantes

6. DEFINICIONES

PGN: Procuraduría General de la Nación

SIAF: Sistema Integrado Administrativo y Financiero

EPS: Entidad Prestadora de Salud

CAJANAL: Caja Nacional de Previsión Social

DGH: División Gestión Humana.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Forma hoja de vida cinco secciones

 Formato control de préstamo de hojas de vida.

8. CONDICIONES GENERALES

El proceso de mantenimiento y custodia del archivo de las hojas de vida es muy importante por contener información confidencial de los funcionarios y ex funcionarios y debe ser reglamentado; además es bastante dispendioso por el volumen de documentos que diariamente genera el constante movimiento de la planta y el volumen de solicitudes de hojas de vida. Para mantenerlo actualizado se requiere que toda la documentación sea entregada rápidamente a la sección y disponer de personal suficiente e idóneo, para proceder al archivo inmediato.

9. SALIDAS

Carpeta de la hoja de vida de funcionarios y ex funcionarios de la PGN debidamente actualizada.

10. REGISTROS

 Sección 1: Documentos de Ingreso

 Sección 2: Decretos, resoluciones de confirmación y actas de posesión

 Sección 3: Licencias, incapacidades y sanciones

 Sección 4: Vacaciones, primas, capacitación

 Sección 5: Comunicaciones recibidas y enviadas

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Correcta selección y archivo de los documentos en sus secciones correspondientes.

 Confrontación de documentación recibida con la ya archivada para evitar documentos repetidos.

 Tarjeta de control firmada por quien solicita el préstamo de la hoja y su correspondiente descargue a la entrega.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

TECNICO ADMINISTRATIVO

13.1 Recibe documentación relacionada con los funcionarios de cualquier dependencia o de los mismos funcionarios y firma comprobante de recibido.

TECNICO ADMINISTRATIVO

13.2 Selecciona documentos: Decretos, Resoluciones y correspondencia en orden alfabético para ser anexado a la respectiva hoja de vida.

TECNICO ADMINISTRATIVO

13.3 Entrega para sistematizar, los documentos que tengan que ver con información general, académica, cursos y laboral, estos son devueltos posteriormente.

OFICINISTA O TECNICO ADMINISTRATIVO

13.4 Saca del archivo la hoja de vida para anexar los documentos, si el funcionario es nuevo, abre una hoja (marca y coloca tarjeta control) y entrega para sistematizar.

TECNICO ADMINISTRATIVO

13.5 Abre una tarjeta de Kárdex por cada hoja nueva, en la cual anota antes de archivar nombramientos, traslados, encargos, licencias, sanciones o suspensiones.

TECNICO ADMINISTRATIVO

13.6 Designa a cada hoja de vida un lugar de acuerdo a organización del archivo en orden alfabético.

OFICINISTA

13.7 Saca y anota en tarjeta de control a quien requiere préstamo de la hoja de vida.

OFICINISTA O TECNICO ADMINISTRATIVO

13.8 Recibe, descarga entrega en tarjeta control y guarda la hoja de vida, en su sitio correspondiente.

TECNICO ADMINISTRATIVO

13.9 Saca las tarjetas de kárdex y hojas de vida del personal que se retira de la Entidad para pasarlo al archivo de ex funcionarios.

TECNICO ADMINISTRATIVO

13.10 Selecciona las hojas de vida de ex funcionarios de más de 2 o 3 años de retirados y elabora una planilla para enviarlas al archivo general.

14. INDICADORES

 Hojas de vida:

Hojas de vida actualizadas

_________________________________________ x 100

Número de hojas solicitadas

Dependencia: División Gestión Humana Grupo hojas de vida

Proceso: Sistematización Hojas de vida

Procedimiento: Sistematización Hojas de vida

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Lograr la captura y actualización de las hojas de vida de los funcionarios de la PGN, en el Sistema Integrado Administrativo y Financiero, SIAF, con el fin de brindar una información oportuna, ágil y veraz a quien la requiera y evitar la manipulación de los documentos anexos a la hoja, puesto que simplemente con el número de la cédula del funcionario se podrá obtener el extracto de la hoja de vida desde cualquier punto de red que esté legalmente autorizado.

2. CLIENTES

Todos los funcionarios de la PGN, División de Gestión Humana y las demás dependencias que requieran información sobre las hojas de vida.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los funcionarios de la PGN, y es válido para todas las dependencias de la Entidad.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los funcionarios, Oficina de Sistemas, División de Gestión Humana y Grupo de Hojas de Vida.

5. REFERENCIAS

 Ley 262 de 2000

 Las demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

PGN: Procuraduría General de la Nación

SIAF: Sistema Integrado Administrativo y Financiero

7. FORMATOS PARA UTILIZAR

 Guía recopilación de información de hojas de vida.

8. CONDICIONES GENERALES

El proceso de sistematización es ingresar al SIAF: la información básica general, información académica, cursos realizados e información laboral de los funcionarios antiguos y nuevos de la PGN y adicionar todos los documentos que van llegando; es muy importante porque agilizará significativamente la entrega de información a las dependencias de la Institución y a cualquier entidad pública o privada en el momento que la solicite. Este proceso recoge una información complementaria a la trayectoria interna de los funcionar ios, la cual es procesada por el mismo SIAF y conforma la información total de cada funcionario dentro y fuera de la PGN.

9. SALIDAS

 Un extracto de la Hoja de vida de cada uno de los funcionarios de la PGN.

 Reportes de la información de los funcionarios de la PGN con diferentes criterios de ordenamiento, de acuerdo a las necesidades de la Entidad.

10. REGISTROS

 Información General: Cédula, ciudad, libreta militar, clase, distrito militar, ciudad y fecha de nacimiento, estado civil, dirección de residencia, teléfono, ciudad de residencia, número de personas a cargo y si es o no jefe de hogar.

 Información Académica: Se registra tipo de educación formal (primaria, secundaria, técnicas, tecnológicas, universitaria, especializaciones, maestrías, doctorados), establecimiento donde realizó los estudios, lugar, fecha de inicio y terminación y título obtenido.

 Cursos Realizados: Se registra la educación informal (cursos, seminarios, diplomados, conferencias, eventos de capacitación, etc.), se agrupa por área de formación (de acuerdo a tabla), nombre del curso, establecimiento, intensidad horaria, fecha de terminación y ciudad.

 Información Laboral: Entidad, Tipo (pública, privada o docente), lugar, ingreso, retiro y cargo.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Estudio minucioso de cada uno de los documentos anexos a la hoja de vida en la sección de documentos de ingreso.

 Correcto registro en el formato guía y digitación de la información, así como una óptima clasificación de la información.

 Confrontación de los documentos con la información consignada en el formato de hoja de vida rosado.

 Archivo en Excel donde se anota cédula, nombre y observación a que haya lugar de acuerdo a la comparación entre documentos anexos e información de la hoja de vida.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

INGENIERO DE SISTEMAS

13.1 Intermediario entre PGN y empresa que vendió el aplicativo SIAF.

13.2 Conoce todos los beneficios del paquete y su manejo.

OFICINISTA O SECRETARIO

Solicita hojas de vida al encargado de esa sección.

OFICINISTA O SECRETARIO

Estudia la sección de hoja de vida correspondiente a documentos de ingreso, documento por documento y se le va colocando el sello de sistematizado.

OFICINISTA O SECRETARIO

Registra en formato fabricado previamente:

 Información general: dirección de residencia y lugar, estado civil, número de hijos, si es o no jefe de hogar, libreta militar, distrito, clase, fecha y lugar de nacimiento.

 Información académica: primaria, secundaria, técnica, tecnológica, universitaria, especializaciones, máster y doctorados; para cada ítem se anota: tipo de educación, establecimiento, ciudad, año de terminación y título obtenido.

 Cursos realizados: para cada curso se anota: tipo (curso, seminario, taller, formación, etc., de acuerdo a tabla), nombre del curso, establecimiento, ciudad, intensidad horaria y fecha de terminación.

 Información laboral: para cada una de las experiencias laborales se anota: Entidad, tipo de entidad, ciudad, ingreso, retiro y cargo desempeñado.

OFICINISTA O SECRETARIO

Selecciona el número de cédula del funcionario y revisa si la información ya está o no en el sistema, se puede complementar, omitir o digitar completa.

OFICINISTA O SECRETARIO

Digita la información consignada en el formato anterior en el SIAF, módulo de personal, actualización de información general.

OFICINISTA O SECRETARIO

Anota la cédula, el nombre y observación, si tiene, en un archivo de un sistema, para saber cuáles hojas se han sistematizado.

OFICINISTA O SECRETARIO

Coloca el sello de sistematizado en el lomo de la hoja de vida y se devuelve.

OFICINISTA O SECRETARIO

Recibe del encargado de selección de documentos para la hoja de vida documentos sueltos que tienen que ver con información general, académica, cursos realizados o académica.

OFICINISTA O SECRETARIO

Busca número de cédula si no lo tiene y lo digita directamente en el SIAF.

OFICINISTA O SECRETARIO

Coloca sello de sistematizado al documento y lo devuelve.

14. INDICADORES

 Promedio hojas de vida sistematizadas:

Total días

____________________________________

Número hojas sistematizadas

 Porcentaje

Número hojas sistematizadas

_________________________________

Número de hojas programadas

Dependencia: División Gestión Humana Grupo viáticos

Proceso: Comisión de servicios

Procedimiento: Reconocimiento de viáticos

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Reconocimiento y pago a mediano plazo de los valores causados (viáticos y gastos de viaje) con ocasión de los desplazamientos de los servidores de la Entidad a sede diferente a la de su trabaj o.

2. CLIENTES

Los servidores de la Procuraduría General de la Nación y el Oficial de la Policía Nacional que se encuentre en comisión permanente en cumplimiento de las funciones de seguridad y protección del Procurador General.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los servidores de la Entidad que deban desplazarse a desempeñar sus funciones a un lugar diferente a la sede habitual de sus labores, y al Oficial de la Policía Nacional cuando deba desplazarse con el Procurador General a lugar diferente a la sede habitual de sus labores.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los Jefes de Dependencia, a la Secretaría General, al Grupo de Viáticos y a la División Financiera.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262 de 2000

 Decreto 067 del 8 de enero de 1999

 Resolución 082 del 18 de enero de 1999.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de Resolución de reconocimiento de viáticos y gastos de viaje.

 Ordenes de pago.

8. CONDICIONES GENERALES

Auto comisorio expedido por el Jefe de dependencia, con antelación al desplazamiento

9. SALIDAS

Resoluciones

Tiquetes

Ordenes de pago

10. REGISTROS

 Nombre del funcionario

 Cargo

 Destino

 Duración de la comisión, etc.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Correcta Liquidación y elaboración de las resoluciones de reconocimiento y órdenes de pago, confrontándolos con los documentos soportes.

 Autenticidad de los documentos soportes para la legalización de la comisión.

 Relación consecutiva de las cuentas de pago de viáticos.

12. ANEXOS

 Auto comisorio

 Cumplido de permanencia

 Carátulas de Tiquetes Aéreos y sus pasabordos

 Tiquetes Terrestres.

13. ACTIVIDADES

13.1 JEFE DE DEPENDENCIA

Envía auto comisorio con su visto bueno al Secretario General para la autorización del desplazamiento.

13.2 SECRETARIO GENERAL

Envía al Grupo de Viáticos el Auto Comisorio debidamente autorizado, para su respectivo trámite.

13.3 CITADOR 4

Recibe y radica en el libro los autos comisorios autorizados por Secretaría General.

13.4 SECRETARIO 8

Solicita a la Agencia de Viajes los tiquetes aéreos y las reservas necesarias para los desplazamientos.

13.5 OFICINISTA 6

Alimenta el programa SIAF para la elaboración del proyecto de resolución de autorización y reconocimiento de comisión de servicio.

13.6 PROFESIONAL 17

Recibe el proyecto de resolución con sus anexos, lo revisa y da el visto bueno.

13.7 CITADOR 4

Radica el proyecto de resolución y lo lleva a la División Financiera para elaborar la disponibilidad presupuestal.

13.8 SECRETARIO EJECUCION PRESUPUESTAL

Radica proyecto de resolución y lo envía a Secretaría General para la firma del Ordenador del Gasto, numeración y fecha. Luego se envía al Grupo de Viáticos, para su legalización.

13.9 OFICINISTA 6

Recepciona los documentos de los funcionarios una vez hayan cumplido la comisión y procede a liquidar la respectiva cuenta y a numerarla.

13.10 PROFESIONAL 17

Revisa la liquidación y la devuelve al Oficinista grado 06 para que la ingrese al SIAF y la envíe a la División Financiera para su respectivo pago.

14. INDICADORES

 Documentación:

Número comisiones pagadas por reconocimiento

_________________________________________________ x 100

Total Comisiones en el año

 Porcentaje de comisiones que no se efectúan por avance

 Comisiones a diferentes departamentos y ciudades canceladas por reconocimiento

Dependencia: División Gestión Humana Grupo viáticos

Proceso: Comisión de servicios

Procedimiento: Avance de viáticos por caja menor

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Garantizar que los servidores de la Entidad efectúen su desplazamiento a diferentes lugares de trabajo con los emolumentos necesarios para su manutención y desplazamiento.

2. CLIENTES

Los servidores de la Procuraduría General de la Nación y el Oficial de la Policía Nacional que se encuentre en comisión permanente en cumplimiento de las funciones de seguridad y protección del Procurador General.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los servidores de la Entidad que deban desplazarse a desempeñar sus funciones a un lugar diferente a la sede habitual de sus labores, y al Oficial de la Policía Nacional cuando deba desplazarse con el Procurador General a lugar diferente a la sede habitual de sus labores.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los Jefes de Dep endencia, a la Secretaría General, al Grupo de Viáticos y a la División Financiera.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262 de 2000

 Decreto 067 del 8 de enero de 1999

 Resolución 082 del 18 de enero de 1999

 Resolución 002 del 1o. de enero de 2000

 Resolución 333 del 18 de septiembre de 2000.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS PARA UTILIZAR

 Modelo de Resolución de reconocimiento de viáticos y gastos de viaje

 Ordenes de pago

 Cheque.

8. CONDICIONES GENERALES

Auto comisorio expedido por el Jefe de dependencia, con antelación al desplazamiento.

9. SALIDAS

Tiquetes

Resoluciones

10. REGISTROS

 Resoluciones de avance

 Autos comisorios

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Correcta Liquidación y elaboración de las resoluciones de avance, confrontándolos con los documentos soportes.

 Autenticidad de los documentos soportes para la legalización de la comisión.

 Relación consecutiva de las cuentas de pago de viáticos.

12. ANEXOS

 Auto comisorio

 Cumplido de permanencia

 Carátulas de Tiquetes Aéreos y sus pasabordos

 Tiquetes Terrestres.

13. ACTIVIDADES

13.1 JEFE DE DEPENDENCIA

Envía a Secretaría General el Auto comisorio con visto bueno para su autorización.

13.2 SECRETARIA GENERAL

Envía al grupo de viáticos el auto comisorio con su autorización.

13.3 CITADOR 4

Radica en el libro y lo pasa al Secretario Grado 8 del Grupo de Viáticos.

13.4 SECRETARIO 8

Solicita a la agencia de viajes las respectivas reservas y tiquetes, y pasa el Auto al Oficinista Grado 6.

13.5 OFICINISTA 6

Alimenta el progr ama SIAF para la elaboración del proyecto de resolución de autorización y reconocimiento de comisión de servicio.

13.6 PROFESIONAL 17

Revisa proyecto de resolución y con visto bueno lo pasa a la citadora para llevarlo a Secretaría General, para su firma, numeración, y devolución al Grupo de Viáticos para el giro del avance. Cumplida la comisión, recepciona los documentos al regreso del comisionado para la legalización.

13.7 PROFESIONAL 17

Recopila las resoluciones para la legalización de la caja menor ante la División Financiera.

14. INDICADORES

 Documentación:

Número comisiones canceladas por avance

___________________________________________ x 100

Total Comisiones en el año

 Comisiones a diferentes departamentos y ciudades canceladas por avance

Dependencia: División Gestión Humana Grupo viáticos

Proceso: Comisión de Servicios

Procedimiento: Reconocimiento posterior a su cumplimiento

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Garantizar que los servidores de la Entidad que por razón de sus funciones en eventos especiales deban desplazarse en forma int empestiva e imprevista a lugares diferentes a su sede habitual de trabajo, les sean reconocidos los correspondientes viáticos y gastos de viaje.

2. CLIENTES

Los servidores de la Procuraduría General de la Nación y el Oficial de la Policía Nacional que se encuentre en comisión permanente en cumplimiento de las funciones de seguridad y protección del Procurador General.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los servidores de la Entidad que deban desplazarse a desempeñar sus funciones a un lugar diferente a la sede habitual de sus labores, y al Oficial de la Policía Nacional cuando deba desplazarse con el Procurador General a lugar diferente a la sede habitual de sus labores.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los Jefes de Dependencia, a la Secretaría General, al Grupo de Viáticos y a la División Financiera.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262 de 2000

 Decreto 067 del 8 de enero de 1999

 Resolución 082 del 18 de enero de 1999.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de Resolución de reconocimiento de viáticos y gastos de viaje

 Ordenes de pago

8. CONDICIONES GENERALES

Auto comisorio expedido por el Jefe de dependencia.

9. SALIDAS

Resoluciones

10. REGISTROS

 Resoluciones de reconocimiento

 Auto comisorio

 Cumplido de permanencia

 Carátulas de Tiquetes Aéreos y sus pasabordos

 Tiquetes Terrestres

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Correcta Liquidación y elaboración de las resoluciones de reconocimiento posterior al cumplimiento de la comisión, confrontándolos con los documentos soportes.

 Autenticidad de los documentos soportes para la legalización de la comisión.

 Relación consecutiva de las cuentas de pago de viáticos

12. ANEXOS

 Resoluciones de reconocimiento.

 Auto comisorio

 Cumplido de permanencia

 Carátulas de Tiquetes Aéreos y sus pasabordos

 Tiquetes Terrestres.

13. ACTIVIDADES

13.1 SECRETARIO 8 Y/O OFICINISTA 6

Recepcionan auto comisorio junto con el cumplido de permanencia y/o gasto de transporte aéreo, terrestre o fluvial, elabora proyecto resolución.

13.2 PROFESIONAL 17

Revisa aprueba y envía a ejecución presupuestal proyecto resolución para su imputación, pasando luego a Secretaría General.

13.3 SECRETARIO GENERAL

Firma resolución ordenando el pago y lo pasa al citador para numeración y fecha, y lo devuelva al grupo de viáticos.

13.4 OFICINISTA 6

Numera la cuenta, enviándose a ejecución presupuestal para el pago respectivo, con la copia se ingresa al sistema SIAF y se archiva carpeta de funcionario como soporte.

14. INDICADORES

 Documentación:

Número comisiones con reconocimiento posterior a su cumplimiento

__________________________________________________________ x 100

Total Comisiones en el año

 Comisiones a diferentes departamentos y ciudades con reconocimiento posterior a su cumplimiento

 Dependencias y cargos que solicitan trámite de reconocimiento posterior a su cumplimiento.

Dependencia: División Gestión Humana Grupo viáticos

Proceso: Comisión de servicios

Procedimiento: Revocatoria

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Permitir que los actos administrativos proferidos con ocasión de las comisiones correspondan a su real ejecución en los eventos en que después de suscrito el auto comisorio, éste varíe, debiendo ser adicionados, aclarados, modificados o revocados.

2. CLIENTES

Los servidores de la Procuraduría General de la Nación y el Oficial de la Policía Nacional que se encuentre en comisión permanente en cumplimiento de las funciones de seguridad y protección del Procurador General.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los servidores de la Entidad que deban desplazarse a desempeñar sus funciones a un lugar diferente a la sede habitual de sus labores, y al Oficial de la Policía Nacional cuando deba desplazarse con el Procurador General a lugar diferente a la sede habitual de sus labores, y las condiciones iniciales de la comisión resultaren cambiadas.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los Jefes de Dependencia, a la Secretaría General, al Grupo de Viáticos y a la División Financiera.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262 de 2000

 Decreto 067 del 8 de enero de 1999

 Decreto 01 de 1984

 Resolución 082 del 18 de enero de 1999.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.

8. CONDICIONES GENERALES

Auto comisorio expedido por el Jefe de dependencia.

Auto modificatorio de los términos de la comisión.

9. SALIDAS

Resolución.

10. REGISTROS

 Resolución modificatoria de la inicial

 Auto comisorio

 Auto modificatorio o de revocatoria

 Cumplido de permanencia

 Carátulas de Tiquetes Aéreos y sus pasabordos

 Tiquetes Terrestres.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Correcta elaboración de las resoluciones modificatorias confrontándolos con los documentos soportes.

12. ANEXOS

 Resolución de reconocimiento o avance

 Auto comisorio

 Auto modificatorio

 Cumplido de permanencia

 Carátulas de Tiquetes Aéreos y sus pasabordos

 Tiquetes Terrestres.

13. ACTIVIDADES

13.1 SECRETARIO 8 Y/O OFICINISTA 6

Elabora pro yecto resolución y se envía a Profesional 17.

13.2 PROFESIONAL 17

Revisa y aprueba proyecto resolución, pasando a Secretaría General.

13.3 SECRETARIA GENERAL

Se firma, numera y fecha resolución, devolviéndola al Grupo de Viáticos

13.4 OFICINISTA 6

Recibe resolución y envía a Ejecución Presupuestal para su respectivo trámite, quedando en viáticos copia.

14. INDICADORES

 Documentación:

Comisiones revocada

__________________________________x 100

Total Comisiones en el año

 Comisiones aclaradas

 Comisiones modificadas

 Razones de modificación, aclaración o revocatoria

Dependencia: División Gestión Humana Grupo Viáticos

Proceso: Cancelación Tiquetes Aéreos

Procedimiento: Elaboración órdenes de pago a agencias de viajes

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Reconocer y elaborar las órdenes de pago a favor de la Agencia de Viajes seleccionada mediante licitación pública, encargada de suministrar los Tiquetes Aéreos utilizados por los servidores de la Entidad por razón de comisiones o traslados.

2. CLIENTES

Participan dentro del proceso, Secretaría General, División Financiera, Oficina Jurídica, División Administrativa, Grupo de Viáticos.

3. ALCANCE

La agencia de viajes seleccionada mediante licitación pública para el suministro de los Tiquetes Aéreos.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a Secretaría General, División Financiera, Oficina Jurídica, División Administrativa, Grupo de Viáticos.

5. REFERENCIAS

 Términos de Referencia licitación pública

 Contrato de suministro

 Ley 80 de 1993

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Orden de pago.

8. CONDICIONES GENERALES

 Facturas de cobro expedidas por la agencia de viajes por cada tiquete aéreo.

 Resolución de reconocimiento y autorización de viáticos y gastos de viaje de comisión de servicios.

9. SALIDAS

Ordenes de pago.

Copias de las Resoluciones de reconocimiento y de avance de viáticos y gastos de viaje.

Facturas de cobro enviadas por la Agencia de Viajes.

10. REGISTROS

 Nombre de la Agencia

 Nit

 Facturas de cobro enviadas por la agencia de viajes

 Copias de las resoluciones de reconocimiento y de avance de viáticos y gastos de viaje por comisión de servicios.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Confrontación de las resoluciones de reconocimiento y avance con las facturas de cobro enviadas por la agencia de viajes.

12. ANEXOS

 Resoluciones de reconocimiento o avance

 Facturas de cobro.

13. ACTIVIDADES

13.1 SECRETARIO 8 Y/O OFICINISTA 6

Elabora la orden de pago a la agencia de viajes con copia de resolución de avance o reconocimiento y la factura.

13.2 PROFESIONAL 17

Revisa y aprueba orden de pago, y envía proyecto de orden de pago a Oficina Jurídica para su revisión, cuando vuelve la remite a Secretaría General para su ordenación.

13.3 SECRETARIA GENERAL

Firma orden de pago, la fechan y devuelven al grupo de viáticos.

13.4 OFICINISTA 6

Recibe la orden de pago y envía a Ejecución presupuestal para su respectivo trámite, quedando en viáticos copia y anexos de la factura.

14. INDICADORES

 Documentación:

Valores cancelados mensualmente

_______________________________________ x 100

Total Valor órdenes de pago

 Valores tiquetes situados fuera de Bogotá

Dependencia: División Gestión Humana Grupo viáticos

Proceso: Traslado de funcionarios

Procedimiento: Suministro de tiquetes aéreos

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 2 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Suministrar Tiquetes Aéreos a los servidores de la Entidad que sean trasladados a diferente ciudad.

2. CLIENTES

Funcionarios de la Entidad que sean trasladados temporal o definitivamente a prestar sus servicios en otra ciudad.

3. ALCANCE

Unicamente a aquellos servidores de la Entidad que por razones del servicio son trasladados temporal o definitivamente a prestar sus servicios fuera de la ciudad.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a Secretaría General, División Financiera, División de Gestión Humana, Grupo de Viáticos.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262 de 2000

 Resolución 082 del 18 de enero de 1999.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Solicitud del funcionario trasladado al ordenador del gasto

 Resolución suministro de tiquetes.

8. CONDICIONES GENERALES

 Oficio de solicitud de suministro de tiquetes, debidamente autorizado por Secretaría General.

9. SALIDAS

Oficio de solicitud

Decreto de traslado

Resolución suministro de tiquetes aéreos.

10. REGISTROS

 Nombre del funcionario

 Cargo

 Ciudad a donde fue trasladado.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Confrontación y elaboración de las resoluciones para la entrega o situado de tiquetes aéreos a los servidores que sean trasladados, con el acto administrativo de traslado y el oficio de solicitud.

12. ANEXOS

 Oficio de solicitud.

 Acto administrativo de traslado.

13. ACTIVIDADES

13.1 FUNCIONARIO

Hace la solicitud mediante oficio indicando traslado a otra ciudad, teniendo derecho a que se le entregue los tiquetes aéreos para él y sus familiares.

13.2 SECRETARIO 8

Elabora proyecto resolución y envía a Profesional 17 quien lo revisa y solicita certificado de disponibilidad presupuestal a favor de la agencia de viajes.

13.3 PROFESIONAL 17

Envía proyecto resolución a Secretaría General para la ordenación del pago.

13.4 SECRETARIA GENERAL

Firma resolución y la devuelve numerada y fechada al grupo de viáticos.

13.5 OFICINISTA 6

Recibe y envía a Ejecución presupuestal para su trámite, quedando en viáticos la copia con sus anexos.

14. INDICADORES

 Documentación:

Valores cancelados mensualmente por traslado

________________________________________________x 100

Total Valor traslados

 Valores tiquetes situados fuera de Bogotá

Dependencia: División Gestión Humana Grupo Desarrollo y Bienestar

Proceso: Seguridad social

Procedimiento: Auxilio funerario

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Reconocer y pagar el auxilio funerario por el fallecimiento de un servidor de la Entidad, a la persona que sufragó los gastos por los servicios fúnebres, conforme a la norma y dentro de la mayor agilidad y eficiencia.

2. CLIENTES

El familiar que demuestre haber sufragado los gastos ocasionados por el fallecimiento del servidor.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los familiares del servidor fallecido, Grupo de Desarrollo y Bienestar de Personal, División de Gestión, Grupo de Ejecución Presupuestal, Secretaría General y Contabilidad.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a Profesional Universitario Grado 17, Jefe División Grado 22, Asesor Grado 19, Secretaria General, contabilidad y tesorera.

5. REFERENCIAS

Decreto-Ley 262 de 2000

Ley 201 de 1995 y demás normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

CAP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo de resolución.

8. CONDICIONES GENERALES

El artículo 194 de la Ley 201 de 1995 establece:

"Cuando fallezca un servidor de la Procuraduría General de la Nación, se pagarán directamente con cargo al respectivo presupuesto los gastos funerarios correspondientes, por un monto equivalente a diez (10) salarios mínimos vigentes para la fecha del fallecimiento. El pago se efectuará mediante la presentación de los comprobantes respectivos en original, a la persona que demuestre haber sufragado los gastos".

El beneficiario debe presentar la documentación dentro de los ocho (8) días siguientes de ocurrido el fallecimiento, a saber: Solicitud del reconocimiento del auxilio por la persona que sufragó los gastos, Registro de Defunción, facturas de pago y fotocopia del documento de identidad del solicitante.

9. SALIDAS

El acto administrativo donde se reconoce y se autoriza el pago del auxilio funerario.

10. REGISTROS

Comunicación al beneficiario del acto administrativo.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta presentación del proyecto de la resolución: normas, nombre, identificación, valor y otros.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

GRUPO DE DESARROLLO Y BIENESTAR DE PERSONAL

Profesional Universitario Grado 17

13.1 Una vez se tenga conocimiento cierto del fallecimiento del servidor, se establece contacto con la familia, brindándole apoyo y orientándolo sobre el auxilio funerario y los trámites que debe hacer para el respectivo reconocimiento.

13.2 Recibe los documentos exigidos por ley y los revisa.

13.3 Elabora el proyecto de la resolución para el reconocimiento y pago del auxilio funerario a la persona que acredite haber sufragado los gastos funerarios.

DIVISION DE GESTION HUMANA

Asesor Grado 21

13.4 Revisa el proyecto de la resolución y obtiene el visto bueno del Jefe de la División de Gestión Humana.

13.5 Regresa el proyecto al Grupo de Desarrollo y Bienestar de Personal para el trámite del CAP.

GRUPO DE EJECUCION PRESUPUESTAL

Asesor Grado 19

13.6 Recibe el proyecto de la resolución y lo registra en el libro radicador.

13.7 Expide el CAP de acuerdo con lo estipulado en el proyecto de la resolución y lo remite a Secretaría General.

SECRETARIA GENERAL

13.8 Recibe el proyecto de la resolución con sus anexos para su aprobación y firma como ordenadora del gasto.

13.9 Numera, y radica la resolución y procede a devolverla.

GRUPO DE DESARROLLO Y BIENESTAR DE PERSONAL

Profesional Universitario Grado 17

13.10 Envía la resolución al Grupo de Contabilidad para que continúe el trámite y tesorería efectúe el respectivo pago.

13.11 Informa al beneficiario sobre el pago del auxilio

13.12 Ver proceso de pago

14. INDICADORES

Número de solicitudes tramitadas

_______________________________________ x 100

Total de solicitudes recibidas

Valor total de auxilios otorgados

_______________________________________ x 100

Número de beneficiarios

 Tiempo medio de atención del auxilio

Dependencia: División Gestión Humana Grupo Desarrollo y Bienestar

Proceso: Seguridad Social

Procedimiento: Seguro de Vida

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Amparar al servidor y sus beneficiarios de acuerdo con las condiciones generales y particulares establecidas en la póliza, y dentro de la mayor transparencia

2. CLIENTES

Los servidores de la Entidad y sus beneficiarios.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los servidores de la Entidad, Grupo de Desarrollo y Bienestar de Personal, Corredores de Seguro.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a Técnico Administrativo Grado 13, Personal Corredores de Seguro.

5. REFERENCIAS

Ley 16 de 1988 y demás normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo formato Certificado Individual de Seguro de Vida.

8. CONDICIONES GENERALES

Los amparos y valores asegurados individuales por la presente póliza, se regirán de acuerdo con lo preceptuado por la Ley 16 de enero 28 de 1998.

9. SALIDAS

Certificado Individual de Seguro de Vida registrado por los Corredores de Seguro.

10. REGISTROS

Copias del Certificado Individual de Seguro de Vida, para el servidor y para la hoja de vida.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta presentación del Formulario.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

GRUPO DE DESARROLLO Y BIENESTAR DE PERSONAL

Técnico Administrativo 13.

13.1 Entrega al servidor el formulario y lo orienta en su diligenciamiento de acuerdo con las condiciones generales estipuladas en el mismo.

13.2 Envía a los Corredores de Seguro los formularios de los servidores a nivel nacional para aprobación.

CORREDORES DE SEGURO

13.3 Radica y numera el formulario y devuelve las copias al Grupo de Desarrollo y Bienestar de Personal.

DESARROLLO Y BIENESTAR DE PERSONAL

Técnico Administrativo Grado 13

13.4 Entrega a los servidores del nivel central el comprobante del seguro, y los del nivel regional los envía a las coordinaciones administrativas para su respectiva distribución.

13.5 Remite copia del seguro al Grupo de Hojas de Vida para que se anexe en su respectiva carpeta.

14. INDICADORES

Número de seguros de vida tramitados

_______________________________________ x 100

Total de seguros de vida diligenciado

Dependencia: División Gestión Humana Grupo Desarrollo y Bienestar

Proceso: Seguridad Social

Procedimiento: Afiliación de beneficiarios a E.P.S. (Cajanal-I.S.S )

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Afiliar a los beneficiarios del servidor para que tengan acceso a los servicios de salud, conforme a lo establecido en la Ley 100 de 1993, de una manera ágil y oportuna.

2. CLIENTES

Los servidores de la Entidad y su grupo familiar.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica al servidor y a su grupo familiar, Grupo de Desarrollo y Bienestar de Personal, E.PS. e I.P.S.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a Asesor Grado 19, Profesional Universitario Grado 15, Técnico Administrativo Grado 11.

5. REFERENCIAS

Ley 100 de 1993

Decreto-ley 262 de 2000 y demás normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

E.P.S.: Entidad Promotora de Servicios

I.P.S.: Institución Prestadora de Servicios

U.P.C.: Unidad Por Capitación.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo Formato Novedades del Cotizante

Modelo Formato Novedades del Beneficiario.

8. CONDICIONES GENERALES

Todos los miembros de los servidores que pertenecen al primer grado de consaguinidad y segundo grado de afinidad.

9. SALIDAS

Formulario de Afiliación y su presentación ante la EPS.

10. REGISTROS

Carné de afiliación a la E.P.S.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta presentación del formulario de afiliación y con su respectiva documentación, revisado por el funcionario responsable.

12. ANEXOS

Formulario de afiliación a la EPS

Documento de identidad

Registro Civil de Nacimiento

Certificado de estudios

Certificado de Supervivencia de los padres y hermanos con incapacidad física-mental.

13. ACTIVIDADES

GRUPO DE DESARROLLO Y BIENESTAR DE PERSONAL

Profesional Universitario Grado 15, Técnico Administrativo Grado 11

13.1 Colabora con el servidor en el diligenciamiento del formulario específico de afiliación de beneficiarios a las E.P.S. Cajanal e I.S.S.

13.2 Recepciona los formularios y los radica ante la respectiva E.P.S.

13.3 Establece y mantiene contacto permanente con las EPS e IPS, con el fin de optimizar los servicios y manejar alguna irregularidad que se presente en la utilización de los mismos.

Técnico Administrativo Grado 11

13.4 Orienta al servidor sobre el cambio de IPS de Cajanal EPS, prestación de servicios médicos, red de urgencias y hospitalaria, y puntos de atención.

13.5 Colabora en el diligenciamiento del formulario para el cambio de IPS de Cajanal EPS.

13.6 Recepciona el formulario y lo radica en Cajanal EPS, y obtiene un nuevo carné de atención.

13.7 Orienta al servidor sobre la afiliación de familiares que no están incluidos en el grupo primario, y en lo referente al pago de la UPC Adicional.

Asesor Grado 19

13.8 Firma los formularios de afiliación como representante de la Entidad y los devuelve al funcionario responsable para que los radique en la respectiva EPS.

14. INDICADORES

Número de afiliaciones tramitadas

____________________________________ x 100

Total de formularios entregados

Total de servidores

___________________________________x100

Número de beneficiarios

Dependencia: División Gestión Humana Grupo Desarrollo y Bienestar

Proceso: Seguridad Social

Procedimiento: Afiliación a Caja de Compensación para Prestación de Servicios y Subsidio Familiar.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Afiliar a los servidores de la Procuraduría General de la Nación y a los miembros del grupo familiar a la Caja de Compensación, para que se beneficien de los servicios y programas, de una manera rápida y eficiente.

2. CLIENTES

Los servidores de la Entidad y su grupo familiar

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica al servidor y a su grupo familiar, Grupo de Desarrollo y Bienestar de Personal, Caja de Compensación.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a Auxiliar Administrativo Grado 09, Técnico Administrativo Grado 16, Profesional Universitario Grado 17, Asesor Grado 19, y Caja de Compensación Familiar.

5. REFERENCIAS

Ley 21 de 1982

Decreto-ley 262 de 2000 y demás normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

CAFAM: Caja de Compensación Familiar.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo Formulario de Inscripción individual afiliado

Modelo Formulario Solicitud Centro Vacacionales

Modelo Formulario de Crédito personal

Modelo Formulario de inscripción para postulantes al subsidio familiar de vivienda.

8. CONDICIONES GENERALES

El servidor afiliado, su cónyuge o compañera (o) permanente y personas a cargo pueden utilizar los servicios y programas de la Caja. Las personas a cargo pueden además causar el derecho al subsidio familiar en dinero, cuando el servidor afiliado cumpla los requisitos para ser beneficiario, los cuales son:

1. La remuneración que recibe mensualmente no puede exceder los cuatro (4) salarios mínimos legales vigentes.

2. Tener personas a cargo para justificar el derecho de recibir esta prestación.

9. SALIDAS

Formulario de Afiliación por la Caja de Compensación.

10. REGISTROS

Carné de afiliación a la Caja de Compensación.

Revisión por parte del servidor de la información dada en el carné.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta presentación del formulario de afiliación y de la documentación, revisado por el funcionario responsable de la Entidad.

12. ANEXOS

Fotocopia de la cédula de ciudadanía del servidor

Fotocopia de la cédula de ciudadanía del cónyuge o compañero (a) permanente

Partida o Registro Civil de Matrimonio, cuando el beneficiario del Subsidio es un hijastro

Certificación laboral del cónyuge o compañero (a), si está trabajando, de sueldo y aclaración sobre si recibe o no subsidio

Partida o Registro Civil de nacimiento del hijo, hijastro y/o hermano

Certificado escolar del año que está cursando para hijos y/o hermanos mayores de 12 años Para hijos de 18 a 23 años de edad, constancia sobre los estudios que realiza en el horario diurno

Escritura de adopción, en caso de que el menor beneficiario sea hijo adoptivo

Partida de defunción del padre afiliado, cuando el subsidio beneficie a hermanos

Fotocopia autenticada de la cédula de ciudadanía del padre y/o madre, cuando se va a recibir subsidio por ellos

Certificado de supervivencia del padre, con fecha de expedición no mayor de dos meses.

13. ACTIVIDADES

GRUPO DE DESARROLLO Y BIENESTAR DE PERSONAL

Auxiliar Administrativo Grado 09 y/o Técnico Administrativo Grado 16.

13.1 Entrega al nuevo servidor el formulario de inscripción a Caja de Compensación Familiar, orienta en su diligenciamiento y le informa sobre los servicios y programas que tiene y quiénes son los beneficiarios de los mismos.

13.2 Informa y tramita el subsidio familiar a los servidores que tengan derecho de acuerdo con la Ley 21 de 1982, y solicita la documentación específica de los beneficiarios.

13.3 Tramita las afiliaciones de los servidores ante la Caja.

13.4 Recibe mensualmente de Caja el bono del subsidio familiar y lo entrega personalmente al servidor o al beneficiario.

13.5 Entrega al servidor formularios para la solicitud de alojamiento en los centros vacacionales e informa sobre las tarifas en alta y baja temporada y el calendario de recepción de solicitudes.

13.6 Orienta al servidor sobre los créditos personales, documentación que debe acreditar y diligenciamiento del formulario.

13.7 Establece y mantiene contacto permanente con la Caja, para resolver inquietudes que presentan los servidores con relación a los servicios y programas.

13.8 Divulga en cartelera los programas que ofrece la Caja a sus afiliados.

13.9 Entrega a los servidores el carné de afiliación o copia para que pueda utilizar los servicios t emporalmente hasta que pueda disponer del carné de afiliado.

Profesional Universitario Grado 17

13.10 Coordina con CAFAM el servicio de odontología y medicina general que opera en las instalaciones de la Procuraduría.

Asesor Grado 19

13.11 Firma los formularios diligenciados por los servidores como representante de la Entidad.

CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR

13.12 Recibe por ventanilla los formularios diligenciados totalmente con los documentos requeridos, donde los revisan inmediatamente para así mismo informar sobre su aprobación o rechazo.

14. INDICADORES

Número de solicitudes rechazadas

____________________________________ x 100

Total de afiliaciones recibidas

Valor total de subsidios otorgados

___________________________________ x 100

Número de beneficiarios

Dependencia: División Gestión Humana Grupo Desarrollo y Bienestar

Proceso: Seguridad Social

Procedimiento: Coordinación programa preparación a la jubilación

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 3001

1. OBJETIVO

Ofrecer a los servidores próximos a pensionarse información y conocimientos que propicien un mejoramiento en los estilos de vida y fomentar espacios de reflexión que les permita tomar decisiones sobre aspectos involucrados en el retiro laboral.

2. CLIENTES

Los servidores de la Entidad próximos a pensionarse y su grupo familiar.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los servidores de la Entidad que cumplen o están por cumplir requisitos para pensión, Instituciones Estatales y Privadas.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a Asesor Grado 19 y Profesional Universitario Grado 17.

5. REFERENCIAS

Ley 100 de 1993

Decreto 036 de 1998

Decreto 1567 de 1998

Decreto-ley 262 de 2000 y demás normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo ficha informativa

Modelo formato inscripción

Modelo formato registro de asistencia.

8. CONDICIONES GENERALES

El Decreto 036 de 1998 emanado del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, establece las directrices para el desarrollo de los programas de preparación a la jubilación.

9. SALIDAS

Listado de servidores que tienen requisitos para pensión

Listado de inscritos

Registro de Asistencia

Informe de cada actividad que se desarrolla.

10. REGISTROS

Registro de asistencia

Informe de actividades.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Correcta elaboración de las fichas informativas, nombre, identificación, edad, tiempo de servicios.

 Firma de los asistentes en el registro de asistencia a las actividades.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

GRUPO DE DESARROLLO Y BIENESTAR DE PERSONAL

Profesional Universitario Grado 17

13.1 Actualiza periódicamente los registros y estadísticas del personal próximo a pensionarse, para la cual elabora una ficha que contiene los datos personales, el tiempo de servicio en otras entidades y en la Procuraduría General de la Nación.

13.2 Aplica instrumentos de investigación para establecer prioridades en las políticas y programas dirigidos al bienestar de la población prepensionada.

13.3 Diseña, propone, divulga, ejecuta y evalúa el programa dirigido al servidor próximo a pensionarse en concordancia con el Decreto 036 de 1998.

13.4 Contacta con Instituciones Públicas y Privadas, para la consecución de profesionales idóneos en el área respectiva (legal, física, psicológica, social, cultural y financiera), como apoyo en el desarrollo de las actividades programadas.

13.5 Presta apoyo a los servidores a nivel nacional en lo referente a los trámites de la pensión, ante CAJANAL, I.S.S. y Fondos Privados.

13.6 Asesora y organiza a nivel territorial con el Coordinador Administrativo el desarrollo de acciones dirigidas a la población prepensionada.

13.7 Establece y mantiene contacto con Instituciones que adelantan programas de preparación para el retiro laboral, con el fin de obtener intercambio de bienes y servicios que redunden en beneficio del prepensionado.

13.8 Promueve en cada evento de este programa, la creación de la Asociación de Pensionados de la Procuraduría.

14. INDICADORES

Número de servidores que se benefician de los eventos

___________________________________________________x 100

Total de servidores invitados

Número de servidores que salen a disfrutar de la pensión

_____________________________________________________x 100

Total de servidores que cumplen requisitos para pensión

 Tiempo trámite de la pensión

Dependencia: División Gestión Humana Grupo desarrollo y bienestar

Proceso: Salud básica

Proc edimiento: Programas de Prevención, Educación y Promoción (P.E.P.)

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Concientizar a los servidores y a sus familiares de la importancia de privilegiar la salud, y desarrollar acciones encaminadas a conservarla.

2. CLIENTES

Los servidores de la Entidad como cotizantes y su grupo familiar como beneficiarios.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los servidores de la Entidad, Grupo de Desarrollo y Bienestar de Personal, E.P.S. e I.P.S.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a Asesor Grado 19, Profesional Universitario Grado 15.

5. REFERENCIAS

Ley 100 de 1993

Decreto 1567 de 1998

Decreto-ley 262 de 2000 y demás normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

E.P.S.: Empresa Promotora de Salud

I.P.S.: Institución Prestadora de Servicios de Salud

P.E.P.: Programas de Prevención, Educación y Promoción.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo Formato de Inscripción

Modelo Formato registro de asistencia.

8. CONDICIONES GENERALES

Para acceder a estas actividades, el servidor y su grupo familiar deben estar afiliados a la EPS que las organiza.

9. SALIDAS

Listado de inscritos

Registro de asistencia

Informe de cada actividad.

10. REGISTRO

Listado de inscritos

Registro de asistencia

Informe final.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Control de la Base de Datos de la EPS

Firma del servidor inscrito en la actividad mencionada.

Firma del usuario en el carné respectivo

Firma del participante en el registro de asistencia.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

GRUPO DE DESARROLLO Y BIENESTAR DE PERSONAL

Asesor Grado 19 y/o Profesional Universitario Grado 15.

13.1Establece contacto y coordina con las diferentes E.P.S., el desarrollo y ejecución de los Programas de Prevención, Educación y Promoción (P.E.P.) en el área de salud (físico- mental) para los servidores de la Entidad y sus beneficiarios.< /p>

13.2Prioriza las campañas de P.E.P. de acuerdo con la cobertura y necesidad de los servidores.

13.3Coordina, promociona, ejecuta y evalúa los programas seleccionados

13.4Realiza seguimiento continuo con base en los exámenes paraclínicos obtenidos, en coordinación con las diferentes E.P.S e I.P.S.

14. INDICADORES

Número de servidores que se benefician de las actividades

___________________________________________________ x 100

Total de servidores afiliados a la EPS

Número de servidores que tienen seguimiento médico

___________________________________________________x 100

Total de servidores que se practican exámenes paraclínicos

Dependencia: División Gestión Humana Grupo Desarrollo y Bienestar

Proceso: Trabajo Social

Procedimiento: Trabajo social frente a las dificultades psicosociales del servidor

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Potenciar el desarrollo de lo s recursos del servidor, tendientes a contribuir en la solución de su problemática psicosocial, dentro de la mayor reserva.

2. CLIENTES

Los servidores de la Entidad y su grupo familiar.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los servidores de la Entidad, Grupo de Desarrollo y Bienestar de Personal.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a Asesor Grado 19.

5. REFERENCIAS

Decreto 1567 de 1998

Decreto-ley 262 de 2000 y demás normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

De acuerdo con la problemática y al nivel sociocultural, utiliza pruebas selectivas como:

Cuestionarios, Escalas de Inteligencia, Pruebas de Lápiz y Papel, Baterías proyectivas, Escalas Selectivas y Modelo Ficha Visita Domiciliaria.

8. CONDICIONES GENERALES

Tener una problemática y ser servidor de la Entidad o pertenecer a su grupo familiar.

9. SALIDAS

Informe final

Diagnóstico de la problemática analizada.

10. REGISTROS

Carpeta de Casos atend idos

Ficha Visita domiciliaria.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Firma del profesional que atendió el caso

Firma del paciente.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

GRUPO DE DESARROLLO Y BIENESTAR DE PERSONAL

Asesor Grado 19

13.1 Escucha al servidor de la Entidad que plantea una dificultad psíquica y/o social, y determina en que área está ubicado el problema.

13.2 Establece contactos, acudiendo a los diferentes recursos que se tienen, incluyendo a la persona del servidor con el fin de resolver el problema.

13.3 Evalúa en coordinación con el servidor los recursos, conducentes a la satisfacción de la necesidad expuesta.

13.4 Mantiene la interacción a través del diálogo para evaluar los resultados y hacer seguimiento.

13.5 Determina con el seguimiento, si el problema se pudo solucionar o si requiere otro tipo de intervención (terapia de familia, de pareja e individual).

14. INDICADORES

Total de casos atendidos

_______________________________________ x 100

Número de servidores remitidos

Total de sesiones terapéuticas

_________________________________________ x 100

Número de casos atendidos

Dependencia: División Gestión Humana Grupo Desarrollo y Bienestar

Proceso: Deporte y Cultura

Procedimiento: Selección de instructores para las actividades artísticas y deportivas

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Contratar profesionales calificados que contribuyan en el aprendizaje y en el entrenamiento de las preferencias artísticas y deportivas de los servidores de la Entidad, dentro de la mayor objetividad y transparencia.

2. CLIENTES

Los servidores de la Entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los servidores de la Entidad, Grupo de Desarrollo y Bienestar de Personal.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a Asesor Grado 19, Profesional Universitario Grado 15, Secretario Grado 11, Secretaria General, División Administrativa.

5. REFERENCIAS

Ley 80 de 1993 y Decretos reglamentarios

Decreto 1567 de 1998

Decreto-ley 262 de 2000< span style="mso-spacerun: yes"> y demás normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Formato Modelo Orden de Trabajo, P.G.N. 229.

8. CONDICIONES GENERALES

Que la contratación se realice de acuerdo con lo establecido en la Ley 80 de 1993 y sus Decretos reglamentarios.

9. SALIDAS

Orden de Trabajo o Contratos sin formalidades plenas.

10. REGISTROS

Comunicación al instructor seleccionado.

11. BASES DE AUTOCONTROL

La Orden de Trabajo firmada por el funcionario competente.

12. ANEXOS

Propuestas de los Instructores para actividades deportivas o artísticas.

13. ACTIVIDADES

GRUPO DE DESARROLLO Y BIENESTAR DE PERSONAL

Asesor Grado 19

13.1 Recibe hojas de vida de instructores con propuestas para dirigir las diferentes modalidades artísticas y deportivas.

Profesional Universitario Grado 15 y Secretario Grado 11.

13.2 Evalúa las propuestas, realiza entrevistas y conceptúa sobre el perfil de los aspirantes a instructores en el área artística y deportiva, para la respectiva selección previa de los mismos.

13.3 Envía la sele cción previa a Secretaría General para que considere la contratación de los mismos.

SECRETARIA GENERAL

13.4 Analiza la propuesta, la aprueba y la devuelve al Grupo Desarrollo y Bienestar de Personal, para que siga el proceso.

GRUPO DE DESARROLLO Y BIENESTAR DE PERSONAL

Profesional Universitario Grado 15 y Secretario Grado 11.

13.5 Recibe la propuesta con el visto bueno de Secretaría General y procede a la elaboración de la Orden de Trabajo, y la radica en la División Administrativa para que continúe el trámite financiero correspondiente.

13.6 Divulga en cartelera la invitación a los servidores de la Entidad, y convoca a la inscripción para conformar los respectivos grupos artísticos y selecciones deportivas.

13.7 Realiza seguimiento continuo en el desarrollo de estas actividades con el fin de que se dé cumplimiento a lo estipulado en la Orden de Trabajo y el cronograma de actividades establecido en el área cultural y deportiva.

14. INDICADORES

Número de personas que culminan las actividades

_______________________________________________x 100

Total de personas inscritas a las actividades

Número de personas que participan en ellas

______________________________________________ x 100

Total de actividades programadas

Dependencia: División Gestión Humana Grupo Desarrollo y Bienestar

Proceso: Deportes y Recreación

Procedimiento: Coordinación de eventos deportivos y recreativos

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Brindar a todos los servidores de la Entidad y sus familiares, el ejercicio del deporte y la recreación como parte de la formación integral del ser humano, y además, fomentar y promover el uso creativo y constructivo del tiempo libre.

2. CLIENTES

Los servidores de la Entidad y su grupo familiar.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los servidores de la Entidad y a su grupo familiar, Grupo de Desarrollo de Bienestar de Personal, Instituciones estatales del orden nacional y distrital y privadas.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a Secretario Grado 11.

5. REFERENCIAS

Ley 181 de 1995

Constitución Nacional art. 52

Decreto 1567 de 1998

Decreto-ley 262 de 2000 y demás normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo ficha de antropometría física y deportiva

Modelo de planilla de inscripciones

8. CONDICIONES GENERALES

Tener aptitud para aprender alguno de los deportes, disciplina, responsabilidad.

Para las escuelas de formación deportiva, dirigida a los hijos de los servidores de la Entidad, deben oscilar entre 8 y 14 años de edad.

Se desarrollan en los períodos vacacionales estudiantiles.

Las selecciones infantiles participan durante todo el año en diferentes eventos.

9. SALIDAS

Listado de inscritos

Conformación de selecciones deportivas

Informe de cada actividad.

10. REGISTROS

Listado de inscritos

Informe final.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Control de asistencia a los participantes en los eventos deportivos, tanto internos como externos.

Las participaciones de las selecciones, tanto internas como externas, se rigen bajo el código de disciplina deportiva.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

GRUPO DE DESARROLLO Y BIENESTAR DE PERSONAL

Secretario Grado 11

13.1Divulga en cartelera los eventos deportivos en las diferentes modalidades, en los cuales pueden participar los servidores de la Entidad e informa la fecha de Inscripción.

13.2Promociona el intercambio interinstitucional para la realización de encuentros deportivos y lúdicos.

13.3Cotiza la utilería para las diferentes selecciones deportivas y la presenta a Secretaría General.

13.4Supervisa la ejecución y el cumplimiento de los entrenadores contratados por la Entidad.

13.5Coordina la participación de los seleccionados de la Entidad en campeonatos y tramita su inscripción.

13.6Establece y mantiene contacto con instituciones del orden nacional y distrital encargadas de administrar escenarios deportivos, para la consecución de estos.

13.7Dirige la escuela de formación deportiva de los hijos de los servidores de la Entidad.

14. INDICADORES

Número de servidores que integran las selecciones

___________________________________________________ x 100

Total de servidores de la Entidad

Número de niños que asisten a la escuela deportiva

___________________________________________________ x 100

Total de niños inscritos a la escuela deportiva

 Actividades deportivas.

Dependencia: División Gestión Humana Grupo Desarrollo y Bienestar

Proceso: Cultura

Procedimiento: Coordinación y realización de la semana cultural.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Ofrecer alternativas culturales, fomentando espacios para la participación y el esparcimiento de los servidores de la Entidad y su familia.

2. CLIENTES

Los servidores de Entidad, familiares e invitados de otras instituciones.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los servidores de la Entidad y a su grupo familiar, Grupo de Desarrollo de Bienestar de Personal, Secretaría General, División Administrativa.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a Asesor Grado 19, Técnico Administrativo Grado 13, Profesional Universitario Grado 15.

5. REFERENCIAS

Decreto 1567 de 1998

Decreto-ley 262 de 2000 y demás normas concomitantes

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo Formato inscripción a los eventos

Modelo Plegable Publicidad del Evento

Modelo Tarjeta de Invitación.

8. CONDICIONES GENERALES

Se realiza en la segunda semana del mes de noviembre de cada año, en el horario de 3:30 a 6:00 p.m.

Participan expresiones artísticas cultivadas en la Entidad desde el inicio del año respectivo.

Se solicita apoyo interinstitucional con el aporte de talentos y ayudas materiales.

9. SALIDAS

Programa de las actividades a desarrollarse durante la Semana Cultural

Informe final del programa.

10. REGISTROS

Programa de actividades

Informe final

11. BASES DE AUTOCONTROL

El programa se desarrolle de acuerdo con el cronograma establecido

El cumplimiento de los participantes en los eventos

Divulgación del evento.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

GRUPO DE DESARROLLO Y BIENESTAR DE PERSONAL

Asesor Grado 19

13.1 Elabora un cronograma de actividades y conforma grupos de trabajo para establecer responsabilidades en el desarrollo de la semana cultural.

Técnico Administrativo Grado 13 y Profesional Universitario Grado 15

13.2Realiza contactos con instituciones públicas y privadas, con el fin de conseguir apoyo para las actividades culturales.

13.3Organiza en coordinación con el Grupo de Bienestar la base de los concursos en el área artística.

13.4Contacta los jurados para que califiquen a los participantes.

13.5Coordina con los instructores de las actividades a desarrollar, los ensayos previos a la intervención de los participantes.

13.6Solicita Cotizaciones para el alquiler del vestuario y del acompañamiento musical para el grupo de danza de la Entidad.

13.7Envía a Secretaría General las cotizaciones para la selección y visto bueno de la mejor propuesta.

13.8Procede a la elaboración de la Orden de Trabajo y la radica en la División Administrativa para que continúe con el trámite financiero de rigor.

14. INDICADORES

Número de servidores que asisten a las actividades

_______________________________________________ x 100

Total de servidores de la Entidad a nivel central

Dependencia: División Gestión Humana Grupo Desarrollo y Bienestar

Proceso: Divulgación

Procedimiento: Impresión de material publicitario.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Divulgar los eventos que realizan las dependencias de la Entidad para que los servidores tengan una mayor información al respecto y sean multiplicadores de estos, de una manera clara y oportuna.

2. CLIENTES

Servidores de la Entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los servidores de la Entidad y Grupo de Desarrollo y Bienestar de Personal.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a Técnico Administrativo Grado 16.

5. REFERENCIAS

Decreto-ley 262 de 2000 y demás normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo Plegable publicitario

Modelo Tarjeta de Invitación

Modelo afiches (varios formatos).

8. CONDICIONES GENERALES

Que sea solicitado por el Jefe de las dependencias de Entidad.

Suministrándole el equipo adecuado, los materiales para la elaboración e impreso, además del tiempo adecuado.

9. SALIDAS

El folleto impreso

El afiche.

10. REGISTROS

Divulgación y distribución de los impresos.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Verificar la calidad del papel, los diseños que salgan, como el boceto aprobado para que no haya margen de error, en la información que se divulga.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

GRUPO DE DESARROLLO Y BIENESTAR DE PERSONAL

Técnico Administrativo Grado 16

13.1Diseña plegables, afiches, tarjetas de invitación a seminarios y otros eventos que solicitan las Procuradurías Delegadas, Secretaría General y otras dependencias.

13.2Elabora los bocetos en el computador y/o a mano haciendo las pruebas a color, tamaño de textos, espacios.

13.3Edita un primer boceto a color y de tamaño real, con el fin de hacer las primeras correcciones.

13.4Realiza los respectivos ajustes, reedita y revisa nuevamente.

13.5Aprobado el boceto definitivo se editan y/o imprimen los necesarios.

14. INDICADORES

Número de folletos distribuidos

___________________________________ x 100

Total de folletos impresos.

Dependencia: División Gestión Humana Salud Ocupacional

Proceso: Salud Ocupacional Medicina Preventiva del Trabajo

Procedimiento: Diseño, ejecución y evaluación de programas de capacitación

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Incentivar en los servidores la práctica de costumbres sanas y constructivas hacia el completo estado de bienestar bio-psico-social.

2. CLIENTES

Los servidores de la Entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica al servidor.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a Coordinador de Salud Ocupacional, Médico, Ingeniero de Higiene y Seguridad Industrial, Psicóloga, Trabajadora Social, Sustanciador, Citador y A.R.P., Sustanciador y Citador.

5. REFERENCIAS

Resolución 1016/89

Decreto 1295/94.

6. DEFINICIONES

A.R.P.: Administradora de Riesgos Profesionales

Estado de bienestar bio-psico-social: Es una acepción que integra los parámetros correspondientes a la definición de Salud de la Organización Mundial de la Salud (OMS); es decir lo referente al logro del completo estado de bienestar físico (o biológico), mental (o Psicológico) y social del servidor de la Procuraduría General de la Nación.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo carta citando a los servidores al Programa

Listas de Servidores por dependencia citados para el Programa

Modelo encuestas

Modelo lista de asistencia a las actividades

Modelo encuesta de calificación de la actividad de capacitación.

8. CONDICIONES GENERALES

Se busca con estas campañas, identificar las condiciones del ambiente laboral y de la vida cotidiana de los servidores, así como los hábitos inseguros que inciden negativamente en la calidad de vida del mismo.

9. SALIDAS

Lista de asistentes a las actividades.

10. REGISTROS

Carta citando a los servidores al Programa, recibida por los mismos.

Listas de Servidores por dependencia citados para el Programa

Encuestas diligenciadas correctamente

Lista de asistencia a las actividades

Encuesta calificación de la actividad.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcto diligenciamiento de las encuestas.

Correcto diligenciamiento de las evaluaciones.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL, MEDICO, INGENIERO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL, PSICOLOGA Y TRABAJADORA SOCIAL.

13.1 Realizan diagnóstico sobre necesidades de capacitación.

13.2 Establecen cronogramas de actividades.

13.3 Definen la población que debe recibir capacitación.

COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL

13.4 Solicita al sustanciador elaborar los oficios con destino a la A.R.P., con el fin de solicitarle la capacitación, según el diagnóstico de necesidades.

SUSTANCIADOR

13.5 Una vez confirmada la capacitación por la A.R.P., debe citar por escrito a los funcionarios seleccionados para dicho programa y a sus respectivos Jefes.

CITADOR

13.6 Entrega los oficios

PROFESIONALES DE LA A.R.P., TRABAJADORA SOCIAL Y PSICOLOGA

13.7 Realizan la capacitación.

13.8 Evalúan proceso de la respectiva capacitación.

13.9 Presentar al Grupo de Salud Ocupacional los resultados de evaluación de cada capacitación y adoptan correctivos cuando el caso lo amerite.

EQUIPO DE SALUD OCUPACIONAL

13.10 Evalúan programa de capacitación una vez vencido el período del cronograma.

13.11 Evalúan proceso.

14. INDICADORES

CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES DE CAPACITACION (CAC)

Número de actividades educativas realizadas

CAC = ––––––––––––––––––– x 100

Número de actividades educativas programadas

CUBRIMIENTO DE ACTIVIDADES DE EDUCACION (CAE)

Número de servidores que asistieron a la actividades educativas realizadas

CAE =–––––––––––––––––––––––––––––x 100

Número de servidores invitados a las actividades educativas realizadas

Dependencia: División Gestión Humana Salud Ocupacional

Proceso: Salud Ocupacional Medicina Preventiva del Trabajo

Procedimiento: Diseño, ejecución y evaluación de programas de vigilancia epide-miológica

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Diseñar, Implementar y Evaluar Programas de Vigilancia Epidemiológica que respondan a las necesidades y características de la Procuraduría General de la Nación y sus servidores.

2. CLIENTES

Los servidores de la Entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica al servidor, Grupo de Salud Ocupacional, A.R.P., E.P.S. I.P.S.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Coordinador de Salud Ocupacional, Médico, Ingeniero de Higiene y Seguridad Industrial, Trabajadora Social y Psicóloga, Sustanciador, Citador.

5. REFERENCIAS

Resolución 1016/89

Decreto 1295/94.

6. DEFINICIONES

A.R.P.: Administradores de Riesgos Profesionales

E.P.S.: Entidades Promotoras de Salud

I.P.S.: Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo carta citando a los servidores al Programa

Listas de Servidores citados para el Programa.

Lista de exámenes clínicos y paraclínicos a realizarles a los servidores.

Listas de ausentismo por incapacidad médica por enfermedad común, enfermedad profesional, accidente de trabajo, licencia de maternidad, invalidez y muerte.

Lista de Accidentes de Trabajo

Modelo Historias clínicas

Modelos encuestas

Modelo lista de asistencia a las actividades

Modelo encuesta de calificación de la actividad de capacitación.

Modelo carta de remisión para EP.S. e I.P.S., para tratamiento de la patología presentada por el servidor.

8. CONDICIONES GENERALES

La Vigilancia Epidemiológica se constituye en una herramienta de gran utilidad, ya que en términos generales plantea la vigilancia sistemática de factores de riesgo y del estado de salud de las personas, para establecer las medidas de control pertinentes.

La utilización de esta metodología de trabajo, garantiza a la Entidad el mantenimiento de ambientes seguros de trabajo y por consiguiente la conservación del estado de salud de sus servidores.

Se deben diseñar Programas de Vigilancia Epidemiológica que respondan a las necesidades y características de la Procuraduría y su personal.

9. SALIDAS

Lista de servidores que participaron en los Programas de Vigilancia Epidemiológica diseñados, implementados y evaluados.

Lista de servidores atendidos por la E.P.S. e I.P.S.

10. REGISTROS

Carta citando a los servidores al Programa recibida por los mismos

Listas de Servidores citados para el Programa

Lista de exámenes clínicos y paraclínicos a realizarles a los servidores.

Resultados de los exámenes clínicos y paraclínicos realizados a los servidores.

Listas de ausentismo por incapacidad médica por enfermedad común, enfermedad profesional, accidente de trabajo, licencia de maternidad, invalidez y muerte.

Lista de accidentes de Trabajo

Historias clínicas

Encuestas diligenciadas correcta y completamente

Lista de asistencia a las actividades

Encuesta de calificación de la actividad de capacitación diligenciada correcta y completamente.

Carta de remisión para E.P.S. e I.P.S, para tratamiento de la patología presentada por el servidor, recibida por la respectiva institución

11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcto diligenciamiento de las Historias Clínicas

Correcto diligenciamiento de las encuestas.

Correcto diligenciamiento de las evaluaciones.

Seguimiento a los tratamientos solicitados

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL Y PROFESIONALES ESPECIALIZADOS EN LA MATERIA

13.1 Realizan un diagnóstico general estableciendo los factores de riesgos existentes, comportamientos de los mismos en el tiempo, efectos en los servidores, entre otros.

13.2 Determinando el talento humano, recursos técnicos, legales y financieros disponibles para afrontarlos.

13.3 Ausentismo por incapacidad médica por enfermedad común, enfermedad profesional, accidente de trabajo, licencia de maternidad, invalidez y muerte.

13.4 Diagnósticos de patologías por dependencia, edad y sexo.

13.5 Elaboran cuadro de prioridades y determinan el programa de vigilancia epidemiológica a diseñar.

13.6 Elaboran estado del arte.

13.7 Definen metodología.

13.8 Elaboran cronograma de actividades.

13.9 Movilizan recursos a través de la A.R.P. y E.P.S. (Promoción y Prevención), para determinar y adelantar las campañas, pruebas tamiz y diagnósticas que ofrezcan para la implementación del Programa de Vigilancia Epidemiológica a desarrollar.

123.10 Implementan Programa de Vigilancia Epidemiológica a través de las siguientes actividades:

13.11 Realizan pruebas tamiz o diagnósticas a la población objeto de estudio.

13.12 Realizar exámenes médicos, recogen información, analizan resultados.

13.13 Definen acciones para modificar, transformar o eliminar el Programa.

13.14 Aplican medidas preventivas y/o correctivas.

13.15 Evalúan resultados obtenidos tras haber aplicado las medidas preventivas y/o correctivas.

13.16 Evalúan Programa de Vigilancia Epidemiológica.

13.17 Evalúan Proceso.

14. INDICADORES

CUMPLIMIENTO DE PROGRAMAS DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA

(CPVE)

Número de asistentes al Programa de Vigilancia Epidemiológica realizados

–––––––––––––––––––––––––––––––x 100

Número de servidores invitados al Programa de Vigilancia Epidemiológica

COBERTURA

Número de servidores atendidos por las I.P.S.

–––––––––––––––––––––––––––x 100

Número de servidores remitidos a la I.P.S. para tratamiento

CUMPLIMIENTO

Número de exámenes clínicos y paraclínicos realizados

––––––––––––––––––––––––––x 100

Número de exámenes clínicos y paraclínicos programados

Dependencia: División Gestión Humana Salud Ocupacional

Proceso: Salud Ocupacional Medicina Preventiva del Trabajo

Procedimiento: Conformación y funcionamiento de las brigadas de emergencia

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Conformar las Brigadas de Emergencia necesarias, con el fin de que sus integrantes estén en capacidad de aplicar de manera adecuada las técnicas y procedimientos indispensables.

2. CLIENTES

Los servidores de la Entidad interesados en hacer parte de las Brigadas de Emergencia.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los servidores de la Entidad que quieren hacer parte de las brigadas.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Coordinador de Salud Ocupacional, Médico, Ingeniero de Higiene y Seguridad Industrial, Trabajador Social, Psicólogo, Sustanciador, Citador y A.R.P.

5. REFERENCIAS

Resolución 1016/89

Decreto 1295/94.

6. DEFINICIONES

A.R.P.: Administradora de Riesgos Profesionales.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo de oficio invitando a los funcionarios a participar en las brigadas.

Modelo de inscripción para aspirantes a brigadistas

Modelo de examen médico a practicarse a aspirantes a brigadistas

Modelo de pruebas psicosociales a practicarse a aspirantes a brigadistas

Modelo de lista de admitidos para conformar las brigadas

Modelo de asistencia a capacitaciones y prácticas

Modelo de evaluación del proceso.

8. CONDICIONES GENERALES

El Decreto 036 de 1998 emanado del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, establece las directrices para el desarrollo de los programas de preparación a la jubilación.

9. SALIDAS

Lista de admitidos para conformar las brigadas

Lista de asistencia a capacitaciones y prácticas.

10. REGISTROS

Oficios a todas las dependencias invitando a los funcionarios a integrar las brigadas, recibido por las secretarias de cada oficina.

Formato de inscripción para aspirantes a brigadistas

Examen médico practicado a los aspirantes a brigadistas

Pruebas psicosociales practicadas a los aspirantes a brigadistas

Lista de admitidos para conformar las brigadas

Lista de asistencia a las capacitaciones y prácticas

Evaluación del Proceso.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcto diligenciamiento del formato de inscripción para aspirantes a brigadistas

Correcto diligenciamiento de los exámenes médicos practicados a los aspirantes a brigadistas.

Correcta aplicación de las pruebas psicosociales practicadas a los aspirantes a brigadistas.

Lista de asistencia a capacitaciones y prácticas (requisito indispensable para poder ser brigadista).

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL Y MEDICO

13.1 Definen los perfiles de los aspirantes a las brigadas de emergencia.

COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL

13.2 Solicita al Sustanciador la elaboración de los oficios para todas las dependencias invitando a los funcionarios a inscribirse en las brigadas.

SUSTANCIADOR

13.3 Proyecta los oficios para la firma del Coordinar de Salud Ocupacional.

CITADOR

13.4 Entrega los oficios a todas las dependencias.

SUSTANCIADOR

13.5 Realiza las inscripciones.

13.6 Proyecta los oficios para los servidores inscritos invitándolos a una capacitación de motivación e información sobre el perfil de los brigadistas.

MEDICO DE SALUD OCUPACIONAL E INGENIERO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

13.7 Dictan las conferencias de motivación a los funcionarios inscritos.

MEDICO DE SALUD OCUPACIONAL

13.8 Realiza exámenes médicos.

PSICOLOGA Y TRABAJADORA SOCIAL

13.9 Real iza pruebas psicosociales.

MEDICO DE SALUD OCUPACIONAL Y PSICOLOGA Y TRABAJADORA SOCIAL

13.10 Establecen lista de funcionarios seleccionados para conformar las brigadas de emergencia.

SUSTANCIADOR

13.11 Proyecta oficio informando a los servidores seleccionados la programación de capacitación.

13.12 Proyecta oficio a los servidores no seleccionados informar los motivos de tal decisión.

A.R.P.

13.13 Realizan capacitación y prácticas.

EQUIPO DE SALUD OCUPACIONAL. A.R.P. Y BRIGADISTAS

13.14 Evalúan proceso.

14. INDICADORES

COBERTURA

Total de servidores seleccionados para conformar la brigada

––––––––––––––––––––––––––––––x 100

Número de servidores inscritos para conformar la brigada

CUMPLIMIENTO

Total de servidores capacitados

––––––––––––––––––––––––––––––x 100

Número de servidores inscritos para la capacitación

Total de servidores que participaron en las prácticas

–––––––––––––––––––––––––––––––––x 100

Número de servidores inscritos para las prácticas

Dependencia: División Gestión Humana Salud Ocupacional

Proceso: Salud Ocupacional, Higiene y Seguridad Industrial

Procedimiento: Diseño de panoramas de factores de riesgo

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Realizar un paralelismo entre los factores de riesgos existentes en los puestos de trabajo y los efectos producidos por los mismos en los servidores.

2. CLIENTES

Los servidores de la Entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los servidores de la Entidad y a todas sus sedes.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a: Coordinador de Salud Ocupacional, Ingeniero de Higiene y Seguridad Industrial, Sustanciador y Citador, A.R.P.

6. REFERENCIAS

Resolución 1016/89

Decreto 1295/94.

7. DEFINICIONES

A.R.P.: Administradora de Riesgos Profesionales.

8. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo Carta programando visita a las dependencias

Modelo formato de panorama de riesgos

Modelo formato de mapas de riesgos

Lista de dependencias.

9. CONDICIONES GENERALES

Con la elaboración de los panoramas y mapas de factores de riesgos, se pretende realizar un paralelismo entre los factores de riesgos existentes en los puestos de trabajo y los efectos producidos por los mismos en los individuos.

Dichos panoramas, deben ser sistemáticos y actualizables, deben evaluar las condiciones y/o efectos más probables. Con su desarrollo se pretende proponer programas de prevención en función de las prioridades encontradas. Así mismo, sirven de sustento para justificar los planes de seguridad que la Entidad en un momento determinado adopte.

Por otro lado, es importante elaborar los mapas, los cuales son la representación gráfica que indican la ubicación de los factores de riesgos en los puestos de trabajo. Estos podrían ser distribuidos entre el personal, con el fin de que los servidores los identifiquen y adopten comportamientos adecuados, que eviten así accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

10. SALIDAS

Listas de dependencias a las que se les realizó Panoramas o Mapas de Riesgos.

11. REGISTROS

Carta informando la visita para realizar el mapa o panorama de factores de riesgos firmada por la secretaria de la Dependencia.

Formato de Panoramas o mapas de factores de riesgos diligenciados completa y correctamente.

Lista de dependencias visitadas.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcto diligenciamiento del formato de panoramas o mapas de riesgos.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

COORDINADOR GRUPO DE SALUD OCUPACIONAL

13.1 Solicita al Sustanciador la elaboración de los siguientes oficios con destino a: la dependencia de interés, informando la visita del Ingeniero de Higiene y Seguridad Industrial; al ingeniero solicitándole que realice el panorama de riesgos.

SUSTANCIADOR

13.2 Elabora los oficios.

CITADOR

13.3 Entrega los oficios.

INGENIERO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

13.4 Efectúa la visita a la dependencia respectiva.

13.5 Organiza la información recolectada en la inspección de acuerdo con la matriz de panorama general de factores de riesgo.

13.6 Elabora informe ejecutivo para presentarlo al coordinador de Salud Ocupacional.

COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL

13.7 Revisa el informe y solicita al Sustanciador hacer un oficio para remitirlo a la División competente para que tome las medidas correctivas y/o preventivas pertinentes.

SUSTANCIADOR

13.8 Elabora oficio para la firma del coordinador.

COORDINADOR GRUPO SALUD OCUPACIONAL

13.9 Firma el oficio.

CITADOR

13.10 Entrega oficio.

SUSTANCIADOR

13.11 Archiva los oficios.

INGENIERO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

13.12 Hace seguimiento al cumplimiento de las medidas correctivas y/o preventivas presentadas e informa al coordinador.

COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL

13.13 Si después de un tiempo prudencial las medidas no so n adoptadas, remite nuevamente a la División competente la solicitud hasta que se dé cumplimiento a las mismas.

14. INDICADORES

CUBRIMIENTO

Número de Panoramas o Mapas de Riesgos realizados

–––––––––––––––––––––––––x 100

Número de dependencias

CUMPLIMIENTO

Número de Panoramas o Mapas de Riesgos realizados

–––––––––––––––––––––––––x 100

Número de Panoramas o Mapas de Riesgos programados

PORCENTAJE DE SOLUCIONES A SITUACION DE RIESGO

Número de situaciones de riegos solucionadas

–––––––––––––––––––––––––x 100

Número de situaciones de riesgos reportadas

Dependencia: División Gestión Humana Salud Ocupacional

Proceso: Salud Ocupacional, Higiene y Seguridad Industrial

Procedimiento: Inspecciones periódicas de higiene y seguridad industrial

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Analizar los métodos de trabajo y las condiciones en que se realizan los diferentes oficios, a fin de corregir los actos y condiciones que puedan ser causa de accidentes o que ofrezcan peligrosidad o riesgo para los servidores o a los bienes de la Procuraduría.

2. CLIENTES

Los servidores de la Entidad que usan elementos de protección personal y dependencias.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a las dependencias y a los servidores de la Entidad que usan elementos de protección personal. División de Gestión Humana, Grupo de Salud Ocupacional, A.R.P.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Coordinador de Salud Ocupacional, Ingeniero de Higiene y Seguridad Industrial, Sustanciador, Citador y A.R.P.

5. REFERENCIAS

Resolución 1016/89

Decreto 1295/94.

6. DEFINICIONES

A.R.P.: Administradora de Riesgos Profesionales.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo carta informando visita de Ingeniero de Higiene y Seguridad Industrial

Modelo formato de Inspecciones

Lista de dependencias a visitar

Lista de servidores que usan elementos de protección personal.

8. CONDICIONES GENERALES

Existen diversos tipos de inspecciones periódicas, a continuación se presentan las que la Entidad podría adoptar:

A sitios de trabajo: Con el Comité Paritario de Salud Ocupacional, se deben hacer inspecciones periódicas de seguridad a los diferentes sitios de trabajo, con el objeto de analizar los métodos de trabajo y las condiciones en que se realizan los diferentes oficios, a fin de corregir los actos y condiciones que puedan ser causa de accidentes o que ofrezcan peligrosidad o riesgo para los servidores o a los bienes de la Procuraduría.

A Elementos de Protección Personal (E.P.P.): Cada seis meses se deben programar visitas a los servidores que hacen uso de los E.P.P., con el fin de determinar si estos están utilizando en forma correcta dichos elementos; así mismo, se debe verificar el estado actual y la efectividad de los mismos. Lo anterior, con el fin de adoptar las medidas pertinentes.

11. SALIDAS

Resultados de las visitas a las dependencias.

Resultados de las visitas a los servidores que usan elementos de protección personal.

10. REGISTROS

Carta informando visita de Ingeniero de Higiene y Seguridad Industrial, firmada por la secretaria de la dependencia o por el funcionario que usa elementos de protección personal.

Formato de Inspecciones diligenciado completa y correctamente

Lista de dependencias visitadas

Lista de servidores que usan elementos de protección personal.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcto diligenciamiento de los formatos de visita a sitios de trabajo o a servidores que usan elementos de protección personal.

Carta informando resultados de las visitas y las medidas a adoptar.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL

13.1 Solicita al Su stanciador la elaboración de los siguientes oficios con destino a: la dependencia de interés informándole la visita del Ingeniero de Higiene y Seguridad Industrial; al ingeniero solicitándole que realice la Inspección de Higiene y Seguridad Industrial.

SUSTANCIADOR

13.2 Elabora los oficios.

CITADOR

13.3 Entrega los oficios

INGENIERO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

13.4 Efectúa la inspección periódica de Seguridad e Higiene Industrial en la dependencia respectiva.

13.5 Organiza la información recolectada en la inspección periódica.

13.6 Elabora informe ejecutivo para presentarlo al coordinador de Salud Ocupacional.

COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL

13.7 Revisa el informe y solicita al Sustanciador hacer un oficio para remitirlo a la División competente para que tome las medidas correctivas y/o preventivas pertinentes.

SUSTANCIADOR

13.8 Elabora el oficio.

COORDINADOR GRUPO DE SALUD OCUPACIONAL

13.9 Firma el oficio.

CITADOR

13.10 Entrega el oficio.

SUSTANCIADOR

13.11 Archiva los oficios.

INGENIERO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

13.12 Hace seguimiento al cumplimiento de las medidas correctivas y/o preventivas presentadas e informa al coordinador.

COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL

13.13 Si después de un tiempo prudencial las medidas no son adoptadas, remite nuevamente a la División competente la solicitud hasta que se dé cumplimiento a las mismas.

14. INDICADORES

CUMPLIMIENTO INSPECCIONES DE SEGURIDAD

Número total de inspecciones realizadas

–––––––––––––––––––––––x 100

Número total de inspecciones programadas

USO ADECUADO DE ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL

Número de servidores que usan adecuadamente su elemento de protección personal

–––––––––––––––––––––––––––––––––x 100

Número total de trabajadores dotados de elemento de protección personal

Dependencia: División Gestión Humana Salud Ocupacional

Proceso: Salud Ocupacional, Higiene y Seguridad Industrial

Procedimiento: Dotación de elementos de protección personal

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Brindar protección a los servidores expuestos a factores de riesgos nocivos para su salud, a través del suministro de adecuados elementos de protección personal.

2. CLIENTES

Los servidores de la Entidad expuestos a factores de riesgos nocivos para la salud.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica al servidor expuesto a factores de riesgos nocivos para su salud.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Coordinador de Salud Ocupacional, Ingeniero de Higiene y Seguridad Industrial, Sustanciador, Citador, Secretaria General, División Administrativa y Almacén.

5. REFERENCIAS

Resolución 1016/89

Decreto 1295/94.

6. DEFINICIONES

EPP: Elemento de Protección Personal.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo Carta a jefes o coordinadores administrativos solicitándole lista de servidores que están expuestos a cierto tipo de factores de riesgos.

Modelo de carta remitiendo a la Secretaría General y a la División Administrativa la lista de Elementos de Protección Personal que se requieren.

Modelo de acta para los servidores que serán dotados de elementos de protección personal recibiendo dichos productos y comprometiéndose a darles el uso adecuado.

Modelo de carta citando a los servidores a capacitación para el uso adecuado de elementos de protección personal.

8. CONDICIONES GENERALES

En algunas actividades existe la presencia de factores de riesgo que pueden causar al servidor daño de origen ocupacional. Sin embargo, con el objeto de eliminar o controlar dichas exposiciones, se aplican algunos procedimientos dirigidos hacia la fuente, el medio y el trabajador.

Con relación a este último, se han diseñado elementos de protección personal entendiéndose por estos todos los dispositivos, accesorios y vestimentas, de diversos diseños que emplea el trabajador para protegerse de posibles riesgos.

Se acude a los implementos de protección personal cuando no es posible reducir en la fuente o en el medio totalmente los riesgos. Desde este punto de vista son considerados elementos muy importantes dentro de un programa de seguridad.

Cada seis meses se podrían hacer estudios de puestos de trabajo y presentar la relación de elementos de protección a adquirir para el personal expuesto. La reposición de estos, se hace según el desgaste de los mismos.

Es necesario que se incluyan dentro de este programa, actividades de capacitación encaminadas no sólo a que el individuo aprenda a utilizar los elementos que se le suministran, sino que entre en una cultura del autocuidado. Así mismo, podrían diseñarse manuales para uso y funcionamiento de los implementos para conocimiento de los respectivos usuarios.

9. SALIDAS

Elementos de Protección Personal.

10. REGISTROS

Actas de entrega de elementos de protección personal debidamente firmadas por los servidores dotados.

Cartas citando a la capacitación debidamente firmadas por los servidores a dotar de E.P.P.

Lista de asistentes a capacitación.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Completa capacitación en uso adecuado de Elementos de Protección Personal.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL

13.1 Solicita al Sustanciador la elaboración de oficios con destino a:

Las dependencias donde el personal debe usar elementos de protección personal, informándole la visita del Ingeniero de Higiene y Seguridad Industrial para el respectivo análisis de puestos de trabajo.

SUSTANCIADOR

13.2. Elabora el oficio.

CITADOR

13.3 Entrega el oficio.

INGENIERO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

13.4 Visita la dependencia y realiza el estudio de puesto de trabajo.

13.5 Elabora informe acerca de los E.P.P. que se requieren por puesto de trabajo y lo presenta al Coordinador de Salud Ocupacional.

DIVISION ADMINISTRATIVA

13.6 Gestionan la consecución de mínimo tres cotizaciones de dichos elementos de protección personal.

COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL, INGENIERO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SUSTANCIADOR

13.7 Evalúan cotizaciones y presentan informe relacionando los elementos a adquirir.

COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL

13.8 Solicita al Sustanciador la elaboración de los siguientes oficios:

Al Secretario General remitiendo informe y cotizaciones para aprobación y visto bueno.

A la División Administrativa para el respectivo trámite.

SUSTANCIADOR

13.9 Proyecta los oficios.

COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL

13.10 Presenta a Secretaría General la solicitud de pedido de E.P.P., para la aprobación de rigor.

SECRETARIA GENERAL

13.11 Envía el oficio aprobado a la División Administrativa para que elaboren la orden de pedido y posteriormente remite la orden de pedido a la División Financiera para obtener la disponibilidad presupuestal.

SUSTANCIADOR

13.12 Se comunica con las firmas y ordena el pedido de los E.P.P.

ALMACEN

13.13 Recibe los E.P.P. y los remite al Grupo de Salud Ocupacional.

INGENIERO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL, SUSTANCIADOR Y CITADOR

13.14 Reciben los E.P.P.

SUSTANCIADOR

13.15 Elabora acta de entrega individual de E.P.P.

INGENIERO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

13.16 Coordina lo pertinente con la A.R.P. para dictar charlas de autoestima y autocuidado y uso de E.P.P.

COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL

13.17 Solicita al Sustanciador la elaboración de oficios con destino a los funcionarios que recibirán E.P.P., citándolos para la respectiva entrega y capacitación.

SUSTANCIADOR

13.18 Elabora los oficios.

CITADOR

13.19 Entrega los oficios.

13.20 Afora los E.P.P.

SUSTANCIADOR

13.21 Entrega los elementos de protección personal con sus respectivas actas, las cuales deben ser firmadas por los funcionarios que reciben dichos elementos.

13.22 Archiva actas.

INGENIERO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

13.23 Dicta conferencias.

EQUIPO DE SALUD OCUPACIONAL

13.24. Evalúa proceso

14. INDICADORES

Número de trabajadores protegidos

––––––––––––––––––––––––x 100

Número de trabajadores expuestos

Total de servidores capacitados en uso adecuado de E.P.P.

––––––––––––––––––––––––––––––––x 100

Número de servidores citados para capacitación en uso adecuado de E.P.P.

Dependencia: División Gestión Humana Salud Ocupacional

Proceso: Salud Ocupacional, Higiene y Seguridad Industrial

Procedimiento: Registro e investigación de accidentes de trabajo

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Determinar las causas de los accidentes de trabajo con el fin de establecer las medidas necesarias para evitar la ocurrencia de los mismos.

2. CLIENTES

El servidor de la Entidad accidentado.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica al servidor que sufrió el accidente de trabajo.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Coordinador de Salud Ocupacional, Médico de Salud Ocupacional, Ingeniero de Higiene y Seguridad Industrial, servidor accidentado, testigos del accidente, jefe inmediato del accidentado, miembro del COPASO.

5. REFERENCIAS

Resolución 1016/89

Resolución 2013/86

Decreto 1295/94.

6. DEFINICIONES

A.R.P.: Administradora de Riesgos Profesionales

E.P.S.: Entidad Promotora de Salud.

COPASO: Comité Paritario de Salud Ocupacional.

8. FORMATOS A UTILIZAR

Reporte accidente de trabajo reportado a la A.R.P. y E.P.S.

Modelo Carta a Médico de Salud Ocupacional, Ingeniero de Higiene y Seguridad Industrial, Servidor accidentado, testigos de accidente, jefe inmediato del accidentado y COPASO.

Modelo de formato investigación de accidente de trabajo.

Modelo carta remitiendo las recomendaciones.

8. CONDICIONES GENERALES

Con el fin de establecer medidas dirigidas a impedir la ocurrencia de un accidente o un incidente de trabajo es necesario determinar las causas de los mismos, para así tomar las medidas de control pertinentes y evitar su repetición.

El Programa de investigación debe permitir:

 Describir el acontecimiento.

 Identificar: causas reales, factores de riesgos reales, factores de riesgos potenciales y tendencias de accidentalidad.

9. SALIDAS

Formato de investigación de accidente de trabajo

Carta con recomendaciones.

13. REGISTROS

Reporte accidente de Trabajo reportado a la A.R.P. y E.P.S.

Cartas a Médico de Salud Ocupacional, Ingeniero de Higiene y Seguridad Industrial, Servidor accidentado, testigos de accidentes, jefe inmediato del accidentado y COPASO, citándolos para iniciar la investigación del accidente de trabajo, firmadas por los servidores aquí citados.

Formato investigación de accidente de trabajo diligenciado completa y correctamente.

Carta remitiendo las recomendaciones firmada por la dependencia competente.

14. BASES DE AUTOCONTROL

Seguimiento a las recomendaciones realizadas.

15. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

FUNCIONARIO ACCIDENTADO Y/O JEFE INMEDIATO DEL MISMO

13.1 Reportan al Grupo de Salud Ocupacional el accidente de trabajo.

SUSTANCIADOR

13.2 Proyecta el oficio respectivo para el reporte del accidente de trabajo a la A.R.P., a la E.P.S. y a la Sección de Nómina de la Procuraduría General de la Nación, dentro de las 48 horas siguientes de ocurrido el suceso.

COORDINADOR GRUPO SALUD OCUPACIONAL

13.3 Firma el oficio.

CITADOR

13.4 Entrega el oficio.

SUSTANCIADOR

13.5 Elabora oficio citando al EQUIPO INVESTIGADOR (Médico de Salud Ocupacional, Ingeniero de Higiene y Seguridad Industrial, servidor accidentado, test igos del accidente, jefe inmediato del accidentado, miembro del COPASO).

CITADOR

13.6 Entrega los oficios.

EQUIPO INVESTIGADOR

13.7 Diligencian formato de Investigación de Accidente de Trabajo.

13.8 Elaboran informe de recomendaciones.

COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL

13.9 Hace seguimiento.

EQUIPO DE SALUD OCUPACIONAL

13.10 Evalúa proceso.

14. INDICADORES

Número de accidentes de trabajo investigados

–––––––––––––––––––––––––––x 100

Número de accidentes de trabajo ocurridos

Dependencia: División Gestión Humana Salud Ocupacional

Proceso: Salud Ocupacional, Higiene y Seguridad Industrial

Procedimiento: Conformación de comités paritarios de salud ocupacional

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Reglamentar la organización y funcionamiento de los Comités Paritarios de Salud Ocupacional al interior de la Procuraduría General de la Nación.

2. CLIENTES

Servidores elegidos como representantes de los servidores y del empleador.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a nivel nacional. En cada departamento, debe existir un COPASO.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Procurador General de la Nación, Procurador Regional, Coordinador de Salud Ocupacional, servidores.

5. REFERENCIAS

Resolución 2013/86

Decreto 1295/94.

6. DEFINICIONES

COPASO: Comité Paritario de Salud Ocupacional.

9. FORMATOS A UTILIZAR

Formato de inscripción de candidatos al COPASO.

Formato de acta de apertura de las votaciones para elecciones de los candidatos al COPASO.

Formato de acta de cierra de las votaciones para elecciones de los candidatos al COPASO.

Formato de Registro de Votantes para elección del COPASO.

Formato de Registro de Inscripción del COPASO ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

8. CONDICIONES GENERALES

Teniendo en cuenta que el Comité Paritario de Salud Ocupacional -COPASO-, es un organismo de promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de Salud Ocupacional, es indispensable que la Entidad apoye el funcionamiento del mismo, para darle cumplimiento a las disposiciones legales existentes.

9. SALIDAS

Registro de Inscripción del COPASO ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, debidamente legalizado.

10. REGISTROS

Inscripción de candidatos al COPASO.

Acta de apertura de las votaciones para elecciones de los candidatos al COPASO.

Acta de cierra de las votaciones para elecciones de los candidatos al COPASO.

Registro de Votantes para elección del COPASO.

Registro de Inscripción del COPASO ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Registro del COPASO ante el Ministerio de Trabajo debidamente legalizado.

Actas de reunión del COPASO.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL

13.1 Solicita al Sustanciador hacer un oficio para Secretaría General, informando la obligación de convocar las elecciones del COPASO.

TRABAJADORA SOCIAL Y PSICÓLOGA

13.2 Realizan cronograma para el proceso de conformación de COPASOS.

SUSTANCIADOR

13.3 Proyecta el oficio y remite el cronograma.

COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL

13.4 Entrega personalmente el oficio y explica el procedimiento a seguir por parte de la Administración.

TRABAJADORA SOCIAL Y PSICOLOGA

13.5 Diseñan la convocatoria de elecciones del COPASO para la firma el Secretario

General para ser distribuidos a nivel nacional.

13.6 Diseñan un plegable referente al COPAGO para distribuirlo a nivel nacional.

SUSTANCIADOR< /p>

13.7 Proyecta los oficios de convocatoria a elección de COPASO para todas las oficinas de la Procuraduría en el país y los remite a Secretaría General para la firma.

CITADOR

13.8 Entrega los oficios y los plegables en Bogotá y los demás los lleva a correspondencia para ser distribuidos a nivel nacional.

TRABAJADORA SOCIAL Y PSICOLOGA

13.9 Programa la inducción a funcionarios en materia de COPASO y Salud Ocupacional.

SUSTANCIADOR

13.10. Proyecta oficios para la forma de la Secretaría General, informando a todas las oficinas de Bogotá, la fecha y hora de las conferencias de Salud Ocupacional y COPASO.

EQUIPO DE SALUD OCUPACIONAL

13.11 Dicta charlas.

SUSTANCIADOR

13.12 Realiza las inscripciones de los candidatos, siempre y cuando estos cumplan con los requisitos exigidos.

13.13 Envía un oficio a los candidatos inscritos informando la fecha de iniciación de las campañas electorales y cierre de las mismas.

CANDIDATOS ELECTORALES

13.14 Realizan campaña.

EQUIPO DE SALUD OCUPACIONAL

13.15 Organiza, coordina y ejecuta la jornada electoral en la fecha y horarios previstos, según cronograma de actividades.

13.16 Realiza escrutinios.

PROCURADOR GENERAL DE LA NACION Y PROCURADORES REGIONALES

13.17 Nombran los representantes del empleador.

COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL

13.18 Solicita el sustanciador proyectar los oficios con destino a: * Todas las oficinas de la Procuraduría a nivel nacional, informando los nombres de los funcionarios elegidos al COPASO. * A la Secretaria General, solicitándole autorizar el desplazamiento de los funcionarios elegidos al COPASO. * A los funcionarios elegidos al COPASO, informándoles la fecha, hora y lugar de la instalación del Comité Paritario de Salud Ocupacional.

SUSTANCIADOR

13.19 Proyecta los oficios.

CITADOR

13.20 Entrega los oficios en Bogotá y los demás los lleva a correspondencia para ser distribuidos a nivel nacional.

COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAl Y SUSTANCIADOR

13.21 Organizan, coordinan y ejecutan la instalación del Comité Paritario de Salud Ocupacional.

TRABAJADORA SOCIAL Y PSICOLOGA

13.22 Capacitan a los miembros del COPASO.

EQUIPO DE SALUD OCUPACIONAL

13.23 Evalúan proceso.

14. INDICADORES

Número de COPASOS elegidos

–––––––––––––––––––x 100

Número de COPASOS por elegir

Dependencia: División Gestión Humana Salud Ocupacional

Proceso: Salud Ocupacional Higiene y Seguridad Industrial

Procedimiento: Mantenimiento y recarga de extintores.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Garantizar el óptimo funcionamiento de los equipos extintores con que cuenta la Entidad con el fin atender las emergencias que en un caso dado se presenten.

2. CLIENTES

El servidor de la Entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todas las sedes de la Entidad.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Coordinador de Salud Ocupacional, Secretaria General, División Administrativa, Ingeniero de Higiene y Seguridad Industrial, Sustanciador, Citador.

5. REFERENCIAS

Resolución 2013/86

Decreto 1295/94.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo de carta a Secretaría General solicitando la aprobación para realizar mantenimiento y recarga a los extintores.

Modelo de carta solicitando cotizaciones.

Modelo de carta remitiendo el estudio técnico de las cotizaciones.

Modelo de lista de extintores por dependencia.

Historia de mantenimiento de cada extintor.

8. CONDICIONES GENERALES

Anualmente deberá presentarse a la Entidad la relación de extintores que se requieran según las prioridades presentes en las dependencias, de acuerdo a la carga de combustibles existentes en las mismas. Igualmente se deberán adelantar los trámites pertinentes para la recarga de dichos equipos. Cada cinco años se les practicará la prueba hidrostática para comprobar su estado.

9. SALIDAS

Extintores revisados y recargados adecuadamente.

10. REGISTROS

Carta a Secretaría General solicitando la aprobación para realizar mantenimiento y recarga a los extintores, recibida por dependencia en mención.

Carta solicitando cotizaciones.

Cotizaciones recibidas

Carta remitiendo el estudio técnico de las cotizaciones.

Lista de extintores por dependencia.

Historia de mantenimiento de cada extintor.

13. BASES DE AUTOCONTROL

Monitoreo a la empresa seleccionada para realizar el mantenimiento y recarga de los extintores.

14. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDAD ES

INGENIERO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

13.1 Anualmente se solicita a mínimo tres empresas cotización para recarga de extintores.

13.2 Cada cinco años se solicita a mínimo tres empresas la cotización para realizar a los extintores prueba hidrostática.

COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL E INGENIERO DE HIGIENE, Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

13.3 Evalúan cotizaciones y realizan informe ejecutivo.

COORDINADOR GRUPO SALUD OCUPACIONAL

13.4 Solicita al Sustanciador la elaboración de los siguientes oficios: * A la Secretaría General remitiendo informes y cotizaciones para aprobación y visto bueno.

SUSTANCIADOR

13.5 Proyecta los oficios.

COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL

13.6 Presenta a Secretaría General la solicitud y sustenta informe.

INGENIERO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

13.7 Recibe los extintores una vez realizada: * Prueba hidrostática. Recarga. * * Mantenimiento.

COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL E INGENIERO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

13.8 Determina la ubicación de los extintores.

CITADOR

13.9 Ubica los extintores.

COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL

13.10 Coordina lo pertinente con la A.R.P. para dictar charlas en todas las dependencias sobre manejo de extintores.

INGENIERO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

13.11 Periódicamente revisa los extintores, presión y ubicación.

EQUIPO DE SALUD OCUPACIONAL

13.12 Evalúan proceso.

14. INDICADORES

Número de extintores a los que se les realizó mantenimiento y recarga

––––––––––––––––––––––––––––––x 100

Número de extintores por realizar mantenimiento y recarga

Dependencia: División Gestión Humana Salud Ocupacional

Proceso: Salud Ocupacional, Medicina Preventiva del Trabajo

Procedimiento: Examen control periódico

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Establecer las alteraciones de salud que presenta el servidor, con el fin de tomar las medidas preventivas o correctivas para que su condición de salud no se desmejore, por la actividad laboral que desempeña o por las condiciones laborales en que trabaja.

2. CLIENTES

El servidor que labora en la Entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los servidores que laboran en la Entidad. División Gestión Humana, Grupo de Salud Ocupacional, E.P.S., I.P.S. y/o A.R.P.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Coordinador de Salud Ocupacional, Profesional en Medicina, Sustanciador, Citador, E.P.S., I.P.S. y/o A.R.P.

5. REFERENCIAS

Resolución 1016/89

Decreto 1295/94.

6. DEFINICIONES

A.R.P.: Administradora de Riesgos Profesionales

E.P.S.: Entidad Promotora de Salud

I.P.S.: Institución Prestadora de Servicios de Salud

E.M.C.P.: Examen Médico de Control Periódico.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo Carta de citación para examen de control periódico

Lista de servidores citados

Formato de Examen de Ingreso

Modelo Carta de remisión para E.P.S., I.P.S. y/o A.R.P.

8. CONDICIONES GENERALES

Es conveniente practicar los exámenes de control periódico a los servidores de acuerdo a los riesgos específicos a los cuales se encuentran expuestos los funcionarios en cada uno de sus oficios. Es el médico quien debe recomendar los exámenes adicionales y la periodicidad de los mismos, de acuerdo a cada caso.

Si el paciente presenta algún t ipo de patología, se determina la conducta a seguir, ya sea por remisión a la E.P.S., I.P.S. o a la A.R.P. del afiliado.

Los resultados dichos exámenes se utilizarán para:

La realización de un diagnóstico de la salud de la Institución.

Con los análisis de los resultados se marcarán pautas para desarrollar programas de medicina preventiva y del trabajo.

Se clasificarán los funcionarios según los agentes de riesgo a que están expuestos, y a las patologías que se presenten y se definirá para cada grupo la periodicidad de los exámenes ocupacionales y las pruebas especiales que se requieren para su control.

9. SALIDAS

Lista de servidores examinados y remitidos a E.P.S., I.P.S. y/o A.R.P.

Exámenes de ingreso diligenciados completa y correctamente

10. REGISTROS

Carta de citación para examen de control periódico recibidas por los servidores

Lista de servidores citados

Formato de Examen de Ingreso diligenciados

Carta de remisión para E.P.S., I.P.S. y/o A.R.P. recibida por la respectiva Entidad.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcto diligenciamiento del formato de historia médico ocupacional de control periódico.

Adecuada remisión de los servidores a las Entidades competentes (E.P.S., I.P.S. y A.R.P.).

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

COORDINADOR GRUPO DE SALUD OCUPACIONAL Y MEDICO

13.1 Definen cronograma anual para la realización de exámenes de control periódico.

COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL

13.2 Solicita al Sustanciador la elaboración de los oficios para los correspondientes Jefes de Dependencia, comunicándoles las fechas y horas de los exámenes; para que informen y programen la asistencia del personal al mismo.

SUSTANCIADOR

13.3 Proyecta los oficios citando a los servidores.

CITADOR

13.4 Entrega los oficios a los beneficiados del Programa.

SUSTANCIADOR

13.5 Recibe el listado y lo entrega al Médico de Salud Ocupacional.

MEDICO

13.6 Realiza los exámenes

13.7 Emite concepto sobre el estado de salud de los funcionarios y presenta recomendaciones individuales y colectivas.

13.8 Cuando un funcionario requiere ser reubicado, presenta un informe justificando los motivos por los cuales debe efectuarse dicho procedimiento.

13.9 Entrega las recomendaciones individuales a los funcionarios.

SUSTANCIADOR

13.10 Archiva las copias firmadas por los funcionarios en la carpeta de Historia Médica ocupacional de cada servidor.

COORDINADOR Y MEDICO DE SALUD OCUPACIONAL

13.11 Estudian las recomendaciones colectivas y establecen actividades a desarrollar en cada una de las dependencias.

13.12 Hacen seguimiento y evalúan proceso.

14. INDICADORES

EXAMENES MEDICOS DE CONTROL PERIODICO (EMCP)

Número de EMCP realizados en el año

–––––––––––––––––––––––––x 100

Número de servidores

Dependencia: División Gestión Humana Salud Ocupacional

Proceso: Salud Ocupacional, Medicina Preventiva del Trabajo

Procedimiento: Estudios de ausentismo laboral por accidentes de trabajo y enfermedad profesional y enfermedad común

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Investigar y analizar el ausentismo por accidentes de trabajo y enfermedad profesional, con el fin de determinar las causas, la frecuencia y la severidad sobre la salud de los servidores y los costos que se generan para la Entidad.

2. CLIENTES

Los servidores de la Entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los servidores de la Entidad, que se han incapacitado medicamento por enfermedad común, profesional y accidentes de trabajo.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento se aplica al Coordinador, Médico, Sustanciador de Salud Ocupacional. Servidor incapacitado, Jefe del servidor incapacitado. Grupo de Nómina y Registro. E.P.S., I.P.S. y A.R.P.

5. REFERENCIAS

Resolución 1016/89

Decreto 1295/94

6. DEFINICIONES

A.R.P.: Administradores de Riesgos Profesionales

E.P.S.:Entidades Promotoras de Salud

I.P.S.: Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud

ATEP:Accidente de Trabajo y Enfermedad Profesional.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Modelo formato Incapacidades de la E.P.S., I.P.S., Medicinas Prepagadas o Médicos Particulares.

Modelo Registro de Incapacidades

Lista de servidores.

8. CONDICIONES GENERALES

Se define el ausentismo laboral, como la no asistencia al trabajo, atribuida a enfermedad general, profesional o accidente de trabajo y aceptada por la normatividad que regula el Sistema General de Riesgos Profesionales.

Es necesario llevar un registro permanente de incapacidades médicas por ATEP. Anualmente se deben establecer los indicadores para vigilancia y control, de acuerdo a los índices correspondientes.

Se pretende con esta actividad, investigar y analizar el ausentismo por accidentes de trabajo y enfermedad profesional, con el fin de determinar las causas, la frecuencia y la severidad sobre la salud de los servidores, costos que se generan para la Procuraduría entre otros. Este estudio, permite presentar propuestas encaminadas controlar los factores que generan incapacidad por ATEP.

Disminuir la pérdida de días laborales.

9. SALIDAS

Registro de incapacidades.

10. REGISTROS

Formato Incapacidades de E.P.S., I.P.S., Medicinas Prepagadas o Médicos Particulares.

Registro de Incapacidades

Lista de servidores.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Incapacidades diligenciadas correcta y completamente

Registro de Incapacidades diligenciado correcta y completamente.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL

13.1 Revisa el archivo correspondiente a:

 Ausentismo por incapacidad médica por enfermedad común, enfermedad profesional, accidente de trabajo, licencia de maternidad, invalidez y muerte.

 Diagnósticos de patologías por dependencia, edad y sexo.

SUSTANCIADOR

13.2 Tabula los datos.

MEDICO DE SALUD OCUPACIONAL

13.3 Calcula los índices de frecuencia y severidad.

COORDINADOR Y MEDICO DE SALUD OCUPACIONAL

13.4 Analizan los resultados de las estadísticas de las causas de ausentismo laboral y proponen medidas de prevención y/o correctivas a adoptar.

13.5 Presentan informes a Secretaría General, División de Recursos Humanos, Bienestar Social y Copaso.

14. INDICADORES

TASA DE INCIDENCIA ESPECIFICA POR ENFERMEDAD PROFESIONAL

Número de casos nuevos que presentan patología

–––––––––––––––––––––––––––x 100

Número total de trabajadores expuestos

TASA DE PREVALENCIA POR ENFERMEDAD PROFESIONAL

Número de casos nuevos y antiguos por Enfermedad Profesional

––––––––––––––––––––––––––––––––x 100

Número total de trabajadores expuestos

TASA DE PREVALENCIA POR ENFERMEDAD GENERAL

Número de casos nuevos y antiguos por Enfermedad General

––––––––––––––––––––––––––––––––x 100

Número total de trabajadores expuestos

INDICE DE SEVERIDAD:

Número de días perdidos y cargados en el período x K

–––––––––––––––––––––––––––––

HHT

INDICE DE FRECUENCIA

Número de accidentes en el período x K

––––––––––––––––––––––––––––

HHT

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

DIVISION ADMINISTRATIVA

FEBRERO 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal, en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprimen su dinámica diaria.

Por ello, los manuales de procedimientos adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, estamos solicitando la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándo se así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno, y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas al interior de la Procuraduría.

Dependencia: Grupo de Muebles y Servicios Administrativos

Proceso: Tramitación y reconocimiento de parqueaderos

Procedimiento: Tramitación y reconocimiento de parqueaderos

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó:CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Elaborar y entregar el material necesario para que los conductores que hacen uso de este sistema de seguridad para guardar los automotores de la entidad en horas de la noche puedan diligenciar de manera rápida y clara estos trámites.

2. CLIENTES

Los diferentes conductores que hacen uso de estos parqueaderos y los propietarios de los mismos.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los conductores, propietario de los parqueaderos y es válido para el grupo de Muebles y Servicios Administrativos y División Financiera.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los conductores, los propietarios de los parqueaderos auxiliar de mantenimiento, funcionario de la División Financiera y Administrativa encargados de la tramitación respectiva.

5. REFERENCIAS

No aplica.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de Información Beneficiario Cuenta.

 Modelo de Orden de Trabajo.

 Modelo de Cuenta de Cobro.

8. CONDICIONES GENERALES

Este procedimiento es desarrollado con el fin de crear y suministrar a quienes intervienen en el proceso los elementos necesarios para que la entidad tramite de manera oportuna el pago de servicios prestado y mediante la tramitación de todos los formatos, crear el compromiso serio tanto en la prestación del servicio como en el pago del mismo.

9. SALIDAS

Entrega de todos los formatos requeridos.

10. REGISTROS

 No aplica.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Completa tramitación de los formatos, con relación de cuenta bancaria no diferente al listado de bancos especificados en el formato.

 Certificación expedida por la DIAN, donde se exprese que no se está inhabilitado para contratar con el Estado.

12. ANEXOS

No aplica

13. ACTIVIDADES

AUXILIAR DE MANTENIMIENTO

 Solicita a los conductores el suministro de la siguiente información: Nombre del arrendatario, dirección, teléfono y número de cédula, datos del vehículo, oficina asignada y los datos personales del conductor.

 Elabora formatos de Cuenta de cobro y recepciona los formatos de las demás dependencias y los distribuye a los conductores.

 Recibe formatos diligenciados por el arrendatario y conductores, verifica que estén correctos y tramita el paquete completo (listado y cuenta de cobro particular para cada arrendatario y fotocopia de la orden de trabajo) y remite a la Sección de Contabilidad para su correspondiente trámite.

JEFE DE LA DEPENDENCIA DONDE ESTA ASIGNADO EL VEHICULO

 Una vez diligenciado y firmado por el arrendador y conductor, da el visto bueno a la Cuenta de Cobro.

ARRENDATARIO

 Diligencia los formatos que le allega el conductor y los firma y realiza el cobro.

FACULTADES

AUXILIAR DE MANTENIMIENTO.

 Elaborar formato de Cuenta de Cobro.

 Devolver formatos mal diligenciados.

JEFE DE LA DEPENDENCIA DONDE ESTA ASIGNADO EL AUTOMOTOR

Firma la cuenta de cobro o la devuelve, si presenta inconsistencias.

14. INDICADORES

 Documentación:

1. Listado de Conductores.

2. Listado de arrendatarios.

Dependencia: Grupo de Muebles y Servicios Administrativos

Proceso: Mantenimiento correctivo de automotores

Procedimiento: Consecución y aprobación de cotizaciones

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Obtener la propuesta más completa y económica, cuando no existe contrato u orden de trabajo, que nos permitan realizar unas reparaciones ágiles y efectivas que corrijan por completo la falla que este presenta; cuando existe contrato u orden de trabajo, determinar con precisión los trabajos que el automotor requiere para su correcto funcionamiento, con la correspondiente aprobación del ordenador del gasto.

2. CLIENTES

Los diferentes jefes de las dependencias que cuentan con vehículo asignado y los conductores de los mismos.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a la dependencia donde esté asignado el vehículo y es válido para el Grupo de Muebles y Servicios Administrativos, Secretaría General y los talleres cotizantes.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los conductores de los vehículos que requieren reparaciones, el jefe de la dependencia, grupo de Muebles y Servicios Administrativos y los talleres que atienden la solicitud.

5. REFERENCIAS

No aplica.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Solicitud de reparación del jefe de la dependencia donde está asignado el vehículo.

Cotización presentada por el taller.

8. CONDICIONES GENERALES

Este procedimiento es creado con el fin de buscar el cotizante que de manera expedita y económica, pueda atender las necesidades de reparación que los automotores de la entidad requieran, es un proceso caracterizado por el análisis concienzudo a que es sometido por los funcionarios del Grupo de muebles y servicios generales, al igual que la Secretaría General, con lo cual se pretende realizar reparaciones precisas y ágiles.

9. SALIDAS

 Cotización aprobada.

10. REGISTROS

Orden de Trabajo.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificación de precios frente a los listados cuando existe contrato u orden de trabajo.

 Verificación de que los trabajos solicitados no sean garantía; esto se ejecuta mediante la confrontación de la cotización y la carpeta de facturas del vehículo.

 Verificación de la existencia de las firmas de: jefe de la dependencia donde se encuentra asignado el automotor, del conductor, del interventor y de la Secretaria General.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

CONDUCTOR

 Notifica al jefe inmediato por escrito, para el visto bueno de él y presentación al grupo de Muebles y servicios Generales.

 Lleva el automotor al taller correspondiente para que se le verifiquen los daños y así elaborar la cotización, también para que se le ejecuten los trabajos, una vez aprobada la cotización.

 Retira el automotor del taller, una vez terminadas las reparaciones y firma la factura.

 Recibe los repuestos cambiados y los entrega al Auxiliar de Mantenimiento en la oficina de Grupo de Muebles y servicios Administrativos.

JEFE DE LA DEPENDENCIA QUE TIENE ASIGNADO EL AUTOMOTOR

 Firmar el requerimiento.

AUXILIAR DE MANTENIMIENTO

 En compañía del conductor identifica las fallas del vehículo y las posibles correcciones a realizar.

 Está pendiente de la solicitud de cotización y de la elaboración de esta, conjuntamente con el conductor y el jefe de taller, la cual es confrontada con lo solicitado.

 Firma la cotización como interventor delegado y recepciona, en esta, las firmas del conductor y jefe de la dependencia donde está asignado el automotor.

 Una vez firmada la cotización y con la copia del requerimiento, esta es radicada al Técnico Investigador para su verificación de precios y posibles garantías.

 Asiste a la entrega a satisfacción del automotor, por parte del taller, al conductor y recepciona la factura, la cual es firmada por él y el conductor y entregada al Técnico Administrativo.

JEFE GRUPO MUEBLES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

 Cuando no existe contrato u orden de trabajo para cargarle la reparación solicitada, envía la cotización a la División Administrativa para la elaboración de la orden correspondiente.

 Cuando existe orden de trabajo o contrato en ejecución, allega carpeta con cotización a Secretaría general, para el Visto Bueno; si este se obtiene, ordena al Técnico Administrativo, la elaboración de la orden de trabajo.

 Firma la orden de trabajo.

TECNICO INVESTIGADOR

 Selecciona la cotización más favorable para el visto bueno de Secretaría general.

TECNICO ADMINISTRATIVO.

 Elabora orden de trabajo, la hace firmar del jefe de grupo y la entrega al interventor encargado o conductor del vehículo para que sea llevada al taller y se proceda con las reparaciones.

14. INDICADORES

Listados de precios de los contratos u órdenes de trabajo vigentes.

Copia de facturas anteriores.

Dependencia: Grupo de Muebles y Servicios Administrativos

Proceso: Mantenimiento correctivo de automotores

Procedimiento: Ejecución del trabajo según cotización.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Con la cotización debidamente aprobada, proceder a la ejecución y supervisión del trabajo de manera rápida.

2. CLIENTES

Conductor del vehículo.

Jefe de la dependencia donde se encuentra asignado el automotor.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los conductores de los vehículos en reparación a los talleres respectivos y es válida para el Grupo de Muebles y Servicios Generales.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al conductor de cada vehículo en reparación, a los mecánicos asignados por el taller para la ejecución del trabajo, al jefe de taller, al interventor de la Procuraduría.

5. REFERENCIAS

No aplica.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Orden de reparación.

Inventario individual del vehículo al ingresar al taller

Factura.

8. CONDICIONES GENERALES

En este proceso, es tal vez el procedimiento más relevante, pues es la ejecución de todo lo expuesto en la cotización, trabajo que debe ser realizado con mucha responsabilidad y agilidad, para lo cual se cuenta con el concurso de interventor encargado, quien deberá velar por los intereses de la entidad, al constatar que los repuestos instalados, sean nuevos y originales; además que los trabajos que se realicen, sean realmente los necesarios; con todo lo anterior, se pretende lograr un trabajo rápido y eficaz que nos permita interrumpir en un lapso muy corto de tiempo el servicio de transporte al delegado que tiene el automotor asignado y el compromiso mutuo (taller-entidad) para buscar los mecanismos necesarios para que estos trabajos no nos generen garantías y por consiguiente la prolongación de la interrupción en el servicio.

9. SALIDAS

El vehículo reparado a entera satisfacción y listo para reiniciar el servicio.

10. REGISTROS

Formato de inventario diligenciado.

Factura.

Relación de repuestos reemplazados.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Ejecución de los trabajos, acordes a lo expuesto en la cotización.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

CONDUCTOR

 Previa recepción de la orden de reparación u orden verbal del interventor, desplaza el vehículo al taller para que le sean practicadas las reparaciones.

 En lo posible asiste al proceso de desarmado y armado del vehículo.

 Recibe el vehículo y firma factura a satisfacción.

 Recibe relación y repuestos cambiados para ser entregados al auxiliar de mantenimiento encargado de esto.

TALLER DE REPARACIONES

 Recepciona el vehículo al conductor con la autorización correspondiente.

 Elabora inventario individual del vehículo.

 Efectúa las reparaciones indicadas en la cotización.

 Realiza las pruebas de ruta necesarias, para verificar y realizar ajustes.

 De presentarse imprevistos, en el proceso de reparación, elabora cotización, para que se inicie el proceso de autorización.

 De no presentarse imprevistos, hace entrega del automotor al interventor y conductor del automotor.

INTERVENTOR ENCARGADO

 En lo posible, en compañía del conductor, desplaza el automotor al taller correspondiente.

 Está atento al desarmado y armado del vehículo, a fin de verificar que los repuestos que se instalen sean nuevos y necesarios.

 En compañía del mecánico, realizan la prueba de ruta e insinúa los ajustes que fueren necesarios.

 En compañía del conductor, recibe el vehículo y firma como recibido satisfacción.

 Allega las facturas con fotocopia de la cotización y autorización al Técnico Administrativo.

14. INDICADORES

Fotocopia de cada factura por automotor, es archivada en una carpeta individual, para su posterior consulta.

Dependencia: Grupo de Muebles y Servicios Administrativos

Proceso: Servicio de cafetería

Procedimiento: Abastecimiento de cafeterías y asignación de las mismas

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

El objeto de este procedimiento es la asignación adecuada de auxiliares de servicios en las cafeterías, acorde a sus habilidades, cualidades y presentación, según la importancia de los despachos en cada piso, también el suministro adecuado y ágil de los elementos necesarios para un correcto funcionamiento de éstas.

2. CLIENTES

Los funcionarios de cada piso.

Los visitantes ocasionales del piso.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todas las dependencias del piso donde se encuentra la cafetería y es válido para el Grupo de Muebles y servicios Administrativos y la División Financiera.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a todas las auxiliares de servicios generales, al auxiliar de mantenimiento (coordinador), jefe de División Administrativa y Secretaria General.

5. REFERENCIAS

No aplica.

6. DEFINICIONES

No aplica

7. FORMATOS A UTILIZAR

Distribución preliminar.

Relación de entrega de elementos.

8. CONDICIONES GENERALES

Este procedimiento es el mecanismo, mediante el cual la entidad provee de material humano idóneo y capaz, para prestar el servicio de cafetería en todos y cada uno de los pisos, de manera pulcra y ágil, es caracterizado por lo temprano de su inicio.

9. SALIDAS

Suministro oportuno y pulcro de tinto y aromáticas a los funcionarios de la entidad.

10. REGISTROS

Relación mensual y semanal de elementos entregados a cada cafetería.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Oportuna y precisa relación de elementos suministrados a cada cafetería.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

AUXILIARES DE SERVICIOS GENERALES

 Organizan su pedido en cada cafetería y de hacerles falta, el fin de semana nuevamente, solicitan lo necesario para terminar el servicio de la semana.

 El primer lunes de cada mes, además de los elementos como café, azúcar, aromáticas de bolsa, solicitan los elementos de aseo necesarios en la cafetería para el mes.

 Efectuar la limpieza adecuada de cada cafetería y sus elementos.

AUXILIAR DE MANTENIMIENTO

 Según las cualidades de las auxiliares de servicios generales y las exigencias de los despachos de cada piso, hace la distribución preliminar.

 Pone esta distribución preliminar a consideración de Secretaría General y jefe de División Administrativa.

 Realiza la presentación del personal a los jefes de Sección de cada piso y las posesiona de su sitio de trabajo y entrega inventario de cafeterías.

 El lunes de cada semana, de 6 a 8 a.m. en la bodega, hace entrega a cada una de las auxiliares de servicios generales de un pedido estándar de café, azúcar y aromáticas de bolsa.

 Atiende las solicitudes de los elementos de aseo estándar de cada mes, los cuales no se pueden complementar el fin de mes, a excepción de los elementos que sean requeridos en los pisos 25, 7 y el auditorio.

JEFE DIVISIÓN ADMINISTRATIVA.

 Aprueba o hace los cambios pertinentes y tramita el Visto Bueno de Secretaría General, entrega el listado aprobado al auxiliar de mantenimiento.

SECRETARIA GENERAL.

 Evalúa la asignación preliminar que la jefe de la División Administrativa presenta y si no amerita correcciones, da su Visto Bueno.

14. INDICADORES

No aplica.

Dependencia: Grupo de Muebles y Servicios Administrativos

Proceso: Equipos de aseo y cafetería

Procedimiento: Diagnóstico y corrección de fallas en los equipos de aseo y caf etería

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

El procedimiento, fue creado con el ánimo de mantener los equipos de aseo y cafetería en buen estado de funcionamiento, y de efectuar un diagnóstico oportuno y ágil para sus reparaciones, a fin de contar con todos los equipos necesarios en determinado momento en disposición para ser utilizados.

2. CLIENTES

Las auxiliares de Servicios Generales.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todas las dependencias que hacen uso de estos equipos y es válido para el Grupo de Muebles y Servicios generales y la División Administrativa.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a las auxiliares de servicios generales de planta y de contrato, al auxiliar de mantenimiento (coo rdinador), jefe División Administrativa.

5. REFERENCIAS

No aplica.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.

8. CONDICIONES GENERALES

Este procedimiento se define como el proceso mediante el cual se atienden las reparaciones que requieran los equipos de aseo y cafetería y se caracteriza por ser inmediato y oportuno, en la medida en que se cuente con los repuestos que el equipo necesite.

9. SALIDAS

Equipos reparados, listos para volver a ser utilizados.

10. REGISTROS

Cuando no existen repuestos, cotización de estos.

Reporte del daño.

Factura de los repuestos que se adquieren.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Preciso diagnóstico de la falla para efectuar la cotización de los repuestos necesarios.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

AUXILIARES DE SERVICIOS GENERALES

 Reportan al Auxiliar de Mantenimiento (coordinador) la avería del equipo.

Recibe el equipo una vez reparado.

AUXILIAR DE MANTENIMIENTO.

 Recibe solicitud escrita, verbal o telefónica sobre el daño del equipo y su ubicación.

 Se dirige al sitio donde se encuentra ubicado el equipo y valora el estado de éste y corrige la falla, de ser posible, si no se lleva a la bodega para su respectiva reparación, si cuenta con los repuestos.

 Si no cuenta con los repuestos, por escrito se solicitan a la División Administrativa para que se pidan las cotizaciones.

 Recibe las cotizaciones y efectúa el concepto técnico, el cual devuelve a la División Administrativa.

 Recibe repuestos y repara el equipo, el cual es devuelto a la dependencia correspondiente.

DIVISION ADMINISTRATIVA

 Hace el proceso de cotización de los repuestos necesarios y las entrega al auxiliar de mantenimiento para que realice el concepto técnico.

14. INDICADORES

No aplica.

Dependencia: Grupo de Muebles y Servicios Administrativos

Proceso: Mantenimiento preventivo parque automotor

Procedimiento: Entrega de elementos e instalación de los mismos

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Este procedimiento tiene como objetivo, la realización oportuna del mantenimiento preventivo, mediante la sincronizada entrega de los materiales o insumos y la instalación de los mismos.

2. CLIENTES

Los clientes nuestros son los conductores de las dependencias con automotor a su cargo y los funcionarios con funciones de conducción que esporádicamente realizan este servicio.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a las dependencias que tienen vehículo asignado, a la serviteca que realiza el cambio de aceite y filtros, al montallantas y al Grupo de Muebles y Servicios Administrativos.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los conductores o personal con funciones de conducción, al auxiliar de mantenimiento, al funcionario de la serviteca, al jefe del grupo de muebles y servicios administrativos, a la Secretaria General.

5. REFERENCIAS

No aplica.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS

Modelo de Mantenimiento preventivo.

Libro de registro llantas y neumáticos.

Modelo de Próximo mantenimiento.

Modelo de libro de registro suministro de líquido para frenos, bombillos, etc.

8. CONDICIONES GENERALES

Este es el procedimiento, mediante el cual, de manera oportuna y ágil se le suministra y cambia al vehículo que lo requiera, los aceites, grasas, lubricantes, líquidos, llantas, neumáticos y demás materiales que este necesite para la conservación de sus componentes; con esto se pretende alargar la vida útil y el buen desempeño del automotor; para lograr un óptimo resultado, se debe contar con el total compromiso del conductor del automotor y la oportuna colaboración de parte de los funcionarios del Grupo de Muebles y Servicios Administrativos, especialmente y de la prontitud para atender el servicio por parte de la serviteca o el montallantas, según sea el caso.

9. SALIDAS

Cambio de los insumos que el automotor necesite, en el momento oportuno.

10. REGISTROS

Registro de la fecha y cantidad de elementos suministrados y quien los recibe.

Orden de montaje despinche, cambio de aceites o adición de estos para la serviteca.

Registro del número que le fue asignado a las llantas.

Formato de programación para próximo mantenimiento.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Se deberá tener especial cuidado en la fecha o kilometraje asignado en la ficha de programación de próximo mantenimiento.

Se tendrá especial cuidado en la fecha en que fueron suministradas las llantas para determinar si su avería se debe cubrir por defectos de fábrica.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

CONDUCTOR

 Previa verificación del kilometraje o estado de las llantas, solicita el cambio de aceite y filtros o de llantas y neumáticos, esto último mediante solicitud escrita firmada por el jefe de la dependencia a donde se encuentra asignado el automotor.

 Con la orden escrita obtenida con el auxiliar de mantenimiento, procede a solicitar el cambio de aceites y filtros o adición de líquidos en la serviteca.

 Recibe las llantas y neumáticos del auxiliar de mantenimiento.

 Solicita el vale para el montaje o despinche de las llantas, según sea el caso.

Con los elementos, presencia el cambio de los mismos en la serviteca y recibe el automotor a satisfacción.

 Recibe los elementos cambiados en la serviteca y los entrega al auxiliar de mantenimiento.

AUXILIAR DE MANTENIMIENTO

 Verifica en la carpeta particular de cada vehículo, si el kilometraje es el correcto y las cantidades de insumos a suministrar y elabora la orden.

 Verifica en la carpeta del automotor la fecha y el kilometraje con que se suministraron llantas o neumáticos y da su visto bueno para que la Secretaría General autorice la marcada y entrega de los elementos solicitados.

 Recibe los elementos cambiados y hace la constancia de recibo de los mismos, para ser entregada al conductor.

 Periódicamente relaciona estos elementos y los entrega a almacén general para que sean incluidos en subasta.

 Entrega los elementos necesarios al conductor y las llantas debidamente marcadas.

JEFE GRUPO DE MUEBLES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

 Remite solicitud al auxiliar de mantenimiento para que efectúe las comparaciones necesarias y éste la devuelva con su visto bueno.

 Recibe la solicitud de elementos (llantas) con el visto bueno del auxiliar de mantenimiento y lo lleva a Secretaría General para su aprobación, paso seguido entrega al auxiliar para que proceda.

SECRETARIA GENERAL.

 Recibe solicitud del jefe de Grupo de Muebles y Servicios administrativos y según sus consideraciones aprueba o niega la entrega de las llantas.

14. INDICADORES

Para cambio de aceites se ha estandarizado 3.000 ó 3.500 kilómetros.

Para el cambio de llantas se ha estandarizado en 50.000 kilómetros como mínimo.

Dependencia: Grupo de Muebles y Servicios Administrativos

Proceso: Emisión de conceptos técnicos

Procedimiento: Elaboración de cuadros comparativos y conceptos técnicos

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Este procedimiento tiene como objetivo la fácil comparación de las cotizaciones presentadas para determinados servicios, en los factores técnicos que se estén contemplando para poder determinar cuál es la más adecuada para la entidad.

2. CLIENTES

La División Administrativa o la Secretaría General.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a la División administrativa, Secretaría General y las firmas proponentes y es válido para el Grupo de Muebles y Servicios Administrativos.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los funcionarios que elaboran las cotizaciones por parte de los proponentes, el jefe del Grupo de Muebles y Servicios Administrativos, al técnico administrativo y al jefe de la División Administrativa.

5. REFERENCIAS

Las condiciones y artículos de ley que se citen en el pliego de condiciones y demás normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS

Cuadro con los ítems a considerar según el pliego.

8. CONDICIONES GENERALES

Este procedimiento está diseñado para visualizar de manera ágil las diferencias entre los propuestas en sus propios términos y la diferencia en términos de porcentajes, según especificaciones del pliego, se caracteriza por su simplicidad y claridad en el contenido, de manera que permita a cualquier persona enterarse del objeto y emitir juicios acertados respecto de la comparación allí plasmada.

9. SALIDAS

Cuadro comparativo y concepto técnico.

10. REGISTROS

Cuadro comparativo.

Observaciones generales.

Concepto técnico.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Se deberá prestar especial cuidado a los términos que dicta el pliego como motivo de anulación de la propuesta.

Se deberá tener en cuenta si la propuesta cumple con las exigencias mínimas establecidas en el pliego licitatorio o el manual de requerimientos.

Se debe tener cuidado con que los registros consignados no presenten enmendaduras.

También se verificará que a la copia de la propuesta no le falte algún folio.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

JEFE GRUPO DE MUEBLES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

 Recibe de la División Administrativa el paquete de las propuestas con el oficio remisorio donde se fija el plazo para su entrega.

 Revisa y hace entrega al Técnico administrativo de las propuestas y las indicaciones precisas para la elaboración del cuadro comparativo y el concepto técnico.

 Con las propuestas, el cuadro comparativo y el preliminar del concepto, verifica y firma u ordena las correcciones a que haya lugar.

TECNICO ADMINISTRATIVO.

 Recibe las propuestas e instrucciones y procede a seleccionarlas por referencias, marcas o aparatos y a estructurar el cuadro comparat ivo.

 Procede a revisar copiar los diferentes ítems y sus características, en los cuadros, en los cuales generalmente se considera, entre otras cosas, garantía, experiencia etc.

 Con todos los anteriores argumentos reflejados en el cuadro comparativo, emite el concepto técnico, el cual es remitido al jefe de grupo para su corrección y/o visto bueno.

 De ser necesario, hace las correcciones necesarias para que el jefe firme y elabora el oficio remisorio dirigido a la División Administrativa y/o secretaría General.

 Con los recibidos, se archivan las copias en los fólderes correspondientes.

14. INDICADORES

No aplica.

Dependencia: Grupo de Muebles y Servicios Administrativos

Proceso: Pago de mantenimiento correctivo

Procedimiento: Recepción de facturas y elaboración de cuenta

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Este procedimiento tiene como objetivo, revisar el contenido de las facturas antes de tramitarlas en Contabilidad o División administrativa y complementarlas con los anexos que allí son requeridos, además de dejar copia de las mismas para determinar los saldos existentes a la fecha en cada caso.

2. CLIENTES

La División Administrativa

Grupo de Contabilidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los talleres que producen las facturas y es válido para la División administrativa, el Grupo de Contabilidad y el Grupo de Muebles y Servicios Administrativos.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al interventor encargado, técnico administrativo, al funcionario encargado de revisar estas cuentas en la División Administrativa, cuando son facturas de orden de trabajo y al funcionario del Grupo de Contabilidad, cuando son facturas de contrato.

5. REFERENCIAS

No aplica.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS

Formato de Certificación de servicios prestados a satisfacción.

8. CONDICIONES GENERALES

Este procedimiento se define como el primer filtro que sufre la facturación que remiten los talleres producto de las reparaciones practicadas a los automotores por diferentes causas, se caracteriza por ser rápido y no muy profundo; en este procedimiento, se complementa la facturación con una certificación de servicio prestado, expedida por el jefe del Grupo de Muebles y servicios administrativos y la copia de la cotización aprobada por la Secretaria General y un oficio remisorio, suscrito por el jefe del grupo citado anteriormente.

9. SALIDAS

Entrega de cuentas con todos sus anexos a la División Administrativa o al Grupo de Contabilidad.

10. REGISTROS

Este proceso genera una certificación de servicios prestados a satisfacción, además de un oficio remisorio.

11. BASES DE AUTOCONTROL

En este procedimiento se deberá prestar especial cuidado a las facturas, las cuales en ningún momento deberán presentar totales superiores a los que expresa la cotización.

También deberá estar firmada por el conductor del automotor.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

INTERVENTOR (Encargado)

 Recepciona la facturación de los talleres, en algunas ocasiones, y la radica al Técnico administrativo.

 Recibe y devuelve al taller correspondiente la facturación, cuando se presenta la necesidad de modificarla o complementarla.

TECNICO ADMINISTRATIVO.

 Recepciona la facturación allegada a la sección por el interventor o el mensajero del taller.

 Revisa precios, según listados o cotizaciones y da su visto bueno o devuelve las facturas para ser modificadas si es necesario.

 Elabora certificación y oficio remisorio para la firma del jefe de grupo y los complementa con cotización autorizada, orden de trabajo.

 Recibe la documentación firmada por el jefe y separa cuentas de contrato para ser remitidas al Grupo de Contabilidad y las órdenes de trabajo para ser remitidas a la División Administrativa.

 Reparte copia de las facturas al encargado de archivar en la carpeta individual de cada vehículo.

14. INDICADORES

Este procedimiento nos genera, si se quiere, el indicador del porcentaje del contrato ejecutado y el del saldo por ejecutar.

Dependencia: Grupo de Muebles y Servicios Administrativos

Proceso: Máquinas fotocopiadoras y de escribir en arrendamiento y de propiedad de la entidad

Procedimiento: Mantenimiento a máquinas de escribir y fotocopiadoras

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Con este procedimiento se pretende, atender las solicitudes de reparación de estas máquinas, de una manera ágil y oportuna, de ser posible, en el mismo sitio donde se encuentra el equipo.

2. CLIENTES

Los diferentes funcionarios que tienen asignados alguno de estos equipos.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todas las dependencias donde exista alguno de estos equipos en funcionamiento.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al auxiliar de mantenimiento, a funcionarios de la empresa encargada de las reparaciones o mantenimiento, especialmente al técnico de la empresa.

5. REFERENCIAS

No aplica.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS

Planilla de registro de solicitud de reparación.

Modelo de recibido a satisfacción.

8. CONDICIONES GENERALES

Este procedimiento se concibe como el mecanismo mediante el cual se atienden las reparaciones o servicios requeridos por los equipos de fotocopiado y máquinas de escribir al servicio de la entidad, independientemente si son de propiedad o de contrato.

Se caracteriza por la celeridad con que es atendido este requerimiento.

9. SALIDAS

Los equipos reparados.

10. REGISTROS

Recibido a satisfacción.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Si es un equipo de propiedad de la empresa, prestar especial atención al proceso de diagnóstico para que la cotización sea coherente con la falla del equipo.

12. ANEXOS

 No aplica.

13. ACTIVIDADES

AUXILIAR DE MANTENIMIENTO.

Recepciona solicitud verbal, escrita o telefónica de revisión del equipo.

Telefónicamente, solicita el servicio a la firma competente, quien le da un número de registro para ser anotado en la planilla.

Asiste al diagnóstico de los equipos de propiedad de la entidad.

Recibe y archiva los recibidos a satisfacción (órdenes de servicio prestados).

COMPAÑIA CONTRATANTE.

Procede a enviar técnico para atender el requerimiento.

Asigna un número de registro mediante el cual es atendida la solicitud.

TECNICO.

Repara equipo y solicita el recibido a satisfacción por parte de la persona encargada de la máquina y lo entrega al auxiliar de mantenimiento.

14. INDICADORES

No aplica.

Dependencia:< span style='font-family:"Book Antiqua";color:windowtext'> Grupo de Muebles y Servicios Administrativos

Proceso: Consumo de fotocopias

Procedimiento: Liquidación consumo de fotocopias mensuales

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

El procedimiento tiene como objetivo, la correcta liquidación del consumo real de fotocopias por parte de la entidad para con la compañía contratante para la prestación de este servicio.

2. CLIENTES

Compañía que brinda el servicio de fotocopiado.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todas las dependencias que tienen equipos de fotocopiado o máquinas de escribir a su servicio y es válido para el grupo de Muebles y Servicios administrativos y la compañía prestadora del servicio de mantenimiento.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los funcionarios que tienen a su cargo equipos de fotocopiado, al auxiliar de mantenimiento del grupo de muebles y servicios administrativos encargado de estos equipos.

5. REFERENCIAS

No aplica.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS

Modelo de la relación de consumo por dependencias.

Factura del servicio.

8. CONDICIONES GENERALES

Es el procedimiento mediante el cual la entidad totaliza el consumo mensual de fotocopias, en compañía del delegado de la empresa contratante e inicia el trámite de pago de la misma.

9. SALIDAS

Factura del consumo mensual.

10. REGISTROS

Registro de las lecturas de los contadores de cada equipo.

Registro del consumo mensual.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Se debe prestar especial atención a las lecturas de los contadores de las fotocopiadoras y la correcta operación de resta de la lectura actual con la lectura anterior, para determinar la producción real del equipo en el mes.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

AUXILIAR DE MANTENIMIENTO

 En compañía del delegado de la compañía arrendadora, toma las lecturas de los contadores de cada fotocopiadora.

 Elabora la relación de consumo po r dependencias y totaliza el volumen de copias a facturar en el mes correspondiente y la pasa a la División Administrativa.

DELEGADO DE LA COMPAÑÍA ARRENDADORA

 En compañía del auxiliar de mantenimiento toma la lectura de los contadores de las máquinas fotocopiadoras en uso.

 Entrega la factura al Auxiliar de mantenimiento, con la relación de producción por máquinas y la relación de mantenimientos preventivos realizados a las mismas durante el mes.

DIVISION ADMINISTRATIVA.

 Recepciona la factura con la relación correspondiente para iniciar el trámite de pago.

14. INDICADORES

Este procedimiento puede generar un registro de consumo promedio mensual.

Dependencia: Grupo de Muebles y Servicios Administrativos

Proceso: Gastos de automotores

Procedimiento: Pago de impuestos

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

El objetivo del procedimiento es el de tramitar en forma oportuna y ágil el pago de los impuestos, a los vehículos de la entidad, que por todo orden estos deban pagar a fin de ponerlos en regla y no tener inconvenientes con las autoridades de tránsito.

2. CLIENTES

Conductores que tienen vehículos asignados, auxiliar de mantenimiento encargado de la documentación de los vehículos.

3. ALCANCE

Bancos autorizados para recibir estos pagos, generalmente BANCAFE y es válido para el Grupo de Muebles y Servicios Administrativos.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a la División Administrativa, al Auxiliar de mantenimiento, la División Financiera.

5. REFERENCIAS

No aplica.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS

Modelo de consignación para el banco.

Formato de reserva presupuestal.

Formato de orden de compra.

Formulario de liquidación de impuestos.

8. CONDICIONES GENERALES

Este procedimiento permite a la entidad el pago oportuno de todas las obligaciones que esta tiene por concepto de impuestos, sirve para la obtención del paz y salvo que permite al automotor desplazarse sin problemas con las autoridades de tránsito, se caracteriza por lo oportuno de este trámite, a fin de evitar multas.

9. SALIDAS

Recibo de pago debidamente sellado por el banco.

10. REGISTROS

No aplica.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Se deberá prestar especial cuidado al diligenciamiento de los formularios, para que todos los datos allí consignados, sean reales y precisos.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

AUXILIAR DE MANTENIMIENTO

 Mediante solicitud escrita se solicita a la División Administrativa, la elaboración de una orden de compra para la adquisición de formularios para tal fin.

 Realiza la compra de los formularios.

 Efectúa la liquidación de impuestos para cada automotor y remite oficio a la División Financiera para que diligencien la Reserva presupuestal y tramite la totalidad de los impuestos de los vehículos.

 Diligencia todos los formularios, solicita el cheque en tesorería y realiza el pago en el banco.

DIVISION ADMINISTRATIVA

 Gestiona la orden de compra y la entrega al auxiliar de mantenimiento lista para realizar la compra de los formularios.

DIVISION FINANCIERA

 Realiza el trámite de la cuenta de pago de impuestos para que tesorería gire el respectivo cheque.

14. INDICADORES

No aplica.

Dependencia: Grupo de Muebles y Servicios Administrativos

Proceso: Gastos de automotores

Procedimiento: Tramitación de horas extras

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Este procedimiento se realiza con el fin de tramitar el pago de horas extras al personal de conductores o con funciones de conductor que las haya ocasionado.

2. CLIENTES

Conductores que han pasado relación de horas extras.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los conductores y es extensivo para el Grupo de Muebles y Servicios Administrativos.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los conductores, auxiliar de mantenimiento y es extensivo a funcionarios de la oficina de Nómina y Registro.

5. REFERENCIAS

No aplica.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS

Relación individual de horas extras de cada conductor.

8. CONDICIONES GENERALES

Este proceso se define como el conjunto de pasos para lograr el pago de las horas extras trabajadas por los conductores o empleados con funciones de conductor.

Se caracteriza por la periodicidad con que se realiza (cada mes).

9. SALIDAS

El cheque individual para cada conductor, equivalente al pago de este servicio.

10. REGISTROS

Registro diario e individual de las horas extras que labora cada conductor.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Se deberá prestar especial cuidado a los datos consignados en la relación particular de horas extras en todos sus aspectos especialmente la suma de las horas que no exceda de 80 por mes.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

AUXILIAR DE MANTENIMIENTO.

 Hace la entrega de los formatos a cada conductor para que este los diligencie en la medida en que las va ocasionando.

 Recepciona los formatos y verifica que la totalidad de los datos requeridos estén correctos.

 Elabora la relación para el pago de horas extras de la totalidad de los conductores de la entidad y empleados con funciones de conductor y con oficio de presentación es remitido al jefe de Nómina y registro, para su c orrespondiente trámite.

CONDUCTOR.

 Diligencia el formato, lo firma, lo hace firmar por el jefe inmediato y lo entrega al Auxiliar de Mantenimiento.

14. INDICADORES

No aplica.

Dependencia: Grupo de Inmuebles

Proceso: Conceptos Técnicos

Procedimiento: Conceptos Técnicos sobre inmuebles.

Código: OS-PD-001

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Estudiar, analizar y elaborar los diferentes conceptos técnicos y económicos solicitados por la Secretaría General o la División Administrativa, evaluando y recomendando lo mas conveniente para la entidad en la adquisición, arrendamiento y mantenimiento de sedes para las diferentes dependencias de la Procuraduría a nivel nacional y para la compra de materiales de construcción, teniendo especial cuidado en los conceptos que se amerite, verificando si los precios cotizados están acorde con los del mercado, según el tipo de obra o insumo.

2. CLIENTES

Las diferentes dependencias de la entidad a todo nivel.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los inmuebles de la Procuraduría y es válido para la Secretaría General y la División Administrativa.

4. RESPONSABILIDADES:

El procedimiento involucra al Secretario General, al Jefe de la División Administrativa, al Coordinador, Arquitectos y técnicos del Grupo de Inmuebles.

5. REFERENCIAS:

 Decreto-ley 262/2000

 Ley 80/93

 Las demás normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Cuadros comparativos de ofertas

 Cuadro de cantidades de obra y presupuesto

 Tablas de valores de insumos.

8. CONDICIONES GENERALES:

Al realizar o emitir conceptos objetivos, claros y transparentes en materia de inmuebles, obras civiles, suministros de oficina e instalaciones en general, se propende por adquirir y seleccionar para la entidad los insumos y servicios de mejor calidad.

9. SALIDAS

Como resultado del procedimiento aplicado se obtienen unos servicios y unos insumos de mejor calidad y rendimiento.

10. REGISTROS

 Cuadros de val ores de insumos

 Cuadros de cantidades de obra y presupuesto

 Informes.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificación y confrontación con el listado de materiales e insumos o el cuadro de cantidades de obra con las especificaciones técnicas.

12. ANEXOS

 Antecedentes del requerimiento.

 Ofertas y cotizaciones.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIO GENERAL O JEFE DIVISION ADMINISTRATIVA

13.1 Solicita la emisión de un concepto técnico cualquiera de conformidad con la necesidad y con el perfil profesional de los integrantes del grupo de inmuebles.

GRUPO DE INMUEBLES

COORDINADOR, ARQUITECTOS O TECNICOS OPERATIVOS

13.2 De conformidad con la petición de la dependencia solicitante, verifican que la documentación recibida esté completa con todos sus anexos y proceden a hacer los análisis respectivos confrontando si es posible y si lo amerita con revistas o listados de precios emitidos por entidades especialistas en los temas requeridos o en su defecto cotizando o sondeando los precios del mercado.

13.3Una vez recopilada la información necesaria proceden a elaborar los cuadros comparativos y se elabora informe recomendando la opción más conveniente para la entidad teniendo en cuenta los aspectos técnicos y económicos.

Revisa y firma el oficio y el informe o concepto respectivo

SECRETARIA U OFICINISTA

13.4 Elabora, numera, registra, lleva, entrega y archiva copia del oficio remisorio junto con el informe o concepto respectivo, en la carpeta correspondiente del grupo de inmuebles, teniendo especial cuidado en recoger la firma y fecha de recibido de la dependencia donde se entrega el concepto técn ico.

14. INDICADORES

 Documentación completa

 Documentación recibida.

Dependencia: Grupo de Inmuebles

Proceso: Interventorías

Procedimiento: Interventorías de contratos de mantenimiento y remodelación de inmuebles.

Código: OS-PD-001

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Ejercer un control periódico administrativo y técnico de los diferentes contratos que celebre la entidad relacionados con el mantenimiento, adecuación y remodelación de inmuebles de la entidad a nivel central y regional siempre y cuando no sean objeto de licitación pública.

2. CLIENTES

Las diferentes personas naturales o jurídicas que realicen trabajos, suministren o presten algún tipo de servicios a la entidad, a nivel de contratistas.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a las obras o trabajos que se realizan en la entidad y es válido para la Secretaría General, la Oficina Jurídica, la División Financiera y el G rupo de Inmuebles.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Secretario General, al Jefe de la Oficina Jurídica, al Jefe de la División Financiera, al Coordinador, Arquitectos y técnicos del Grupo de Inmuebles.

5. REFERENCIAS:

 Decreto-ley 262/2000

 Ley 80/93

 Las demás normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Cuadro de cantidades de obra y presupuesto

 Ofertas presentadas por el contratista

 Planos arquitectónicos y técnicos

 Contrato de obra.

8. CONDICIONES GENERALES

Ejerciendo un control periódico a todo nivel, sobre cada una de las obras de mantenimiento, adecuación, remodelación, suministro de oficina abierta, de compra de materiales de construcción y de prestación de servicios, contratados por la entidad, sin lugar a dudas se obtendrán mejores resultados ya que se trabajará en equipo, tomando decisiones acertadas, resolviendo dudas o inconsistencias, lo que agiliza la ejecución de los trabajos y la buena y funcional utilización del recurso humano y los insumos.

9. SALIDAS

Como resultado del procedimiento aplicado se obtienen unas obras, servicios o insumos de mejor calidad, funcionalidad y economía.

10. REGISTROS:

 Cuadros de cantidades de obra y presupuesto

 Acta de iniciación de los trabajos

 Elaboración de bitácora

 Actas mensuales de avance de obra

 Actas de suspensión

 Acta final de recibo de obra

 Acta de liquidación final del contrato

 Informe final de obra

 Planos arquitectónicos y técnicos

 Oficios varios.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificación y confrontación permanente de las actividades a realizar, con los planos arquitectónicos y técnicos, la programación de obra, el cuadro de cantidades de obra contratadas con las especificaciones técnicas, la oferta del contratista y el contrato respectivo.

12. ANEXOS:

 Bitácora de la obra

 Actas y oficios

 Planos arquitectónicos y técnicos

 Contrato de obra

 Cuadro de cantidades de obra y presupuesto

 Oferta del contratista

 Informes.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIO GENERAL

13.1 Delega mediante oficio la interventoría de una obra de un contrato u orden de trabajo.

GRUPO DE INMUEBLES

COORDINADOR, ARQUITECTOS O TECNICOS OPERATIVOS:

13.2 Reciben de la Oficina Jurídica copia del contrato y de la oferta ganadora junto con sus anexos respectivos.

13.3 Elabora junto con el contratista el acta de iniciación de los trabajos y se comienza la obra de acuerdo a lo estipulado en la cláusula correspondiente.

13.4 Revisa y verifica permanentemente que la obra se ejecute de acuerdo con la programación, los planos arquitectónicos y técnicos, la calidad y cantidad de los materiales y en general con todo lo solicitado y ofertado.

13.5 Elabora actas parciales y/o finales teniendo en cuenta lo ejecutado para el pago posterior de las mismas.

13.6 Recibe a satisfacción los trabajos y elabora acta de recibo final para ser enviado a la División jurídica.

13.7 Proyecta el acta de liquidación del contrato para revisión de la División Jurídica y posterior firma de las partes.

OFICINA JURIDICA

13.8 Solicita al contratista las pólizas y demás documentos pactados en el contrato y exigidos por la ley.

Aprueba o rechaza la documentación solicitada al contratista.

DIVISION FINANCIERA

13.9 Tramita y paga los valores correspondientes al saldo del contrato de conformidad con las cuentas allegadas por el contratista previo visto bueno de la División Jurídica (aprobación de pólizas) y la interventoría (aprobación de valores).

14. INDICADORES

 Total de interventorías ejecutadas sin inconvenientes

 Total de obras.

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Dependencia: Grupo de Inmuebles

Proceso: Autorizaciones

Procedimiento: Autorizaciones de salida de materiales y herramientas.

Código: OS-PD-001

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Autorizar y Controlar la salida de materiales de construcción y herramientas de propiedad de la Procuraduría o de los diferentes contratistas de la entidad, relacionados con la ejecución de obras o suministros, dentro de las instalaciones de la Procuraduría y manejados o supervigilados por el personal del grupo de inmuebles.

2. CLIENTES

Las diferentes personas naturales o jurídicas que realicen trabajos, suministren o presten algún tipo de servicios a la entidad (contratistas) relacionados con el mantenimiento y adecuación de sedes y el personal del grupo de inmuebles.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los materiales de construcción, herramienta y equipo de la entidad o de los contratistas y es válido para estos y para el grupo de inmuebles.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Coordinador, asesores, técnicos operativos y auxiliares de mantenimiento del Grupo de Inmuebles.

5. REFERENCIAS:

 Decreto-ley 262/2000

 Ley 80/93

 Las demás normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Oficio formato de autorización de salida de materiales y herramientas.

8. CONDICIONES GENERALES

Para cuidar los intereses y los bienes de la procuraduría se debe ejercer un control especial sobre la salida de materiales de construcción, herramienta y equipo de las instalaciones de la entidad, teniendo especial cuidado en relacionar, cuantificar y especificar cada uno de los elementos a sacar.

9. SALIDAS

Listado de materiales de construcción, herramientas y equipo.

10. REGISTROS

 Oficio autorizando la salida de elementos

 Relación de elementos a sacar.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificación y confrontación de cada uno de los elementos a sacar con el oficio de autorización respectivo.

12. ANEXOS:

 Facturas de propiedad de los elementos si son de un contratista

13. ACTIVIDADES

GRUPO DE INMUEBLES

COORDINADOR O ARQUITECTOS ASESORES

13.1 Ordenan elaborar oficio para autorizar la salida de elementos del edificio siempre y cuando sean de propiedad de la entidad y asignados al grupo de inmuebles para su uso o que sean de un contratista que esté o halla ejecutado una obra o un servicio en la Procuraduría.

13.2 Verifica, firma oficio y lo hace enviar a la División de Seguridad para el visto bueno correspondiente.

SECRETARIA U OFICINISTA

13.3 Elabora oficio para la División de Seguridad, relacionando, cuantificando y especificando cada uno de los elementos a sacar del edificio.

13.4 Entrega oficio a la dependencia mencionada, haciéndolo firmar y fechar por la persona que recibe, para posteriormente archivarlo en el fólder correspondiente.

DIVISION DE SEGURIDAD

13.5 Recibe, firma copia y envía a la portería la relación de los elementos a sacar con el visto bueno del jefe de la División

AUXILIARES DE MANTENIMIENTO DEL GRUPO DE INMUEBLES O CONTRATISTAS

13.6 Sacan del edificio los elementos autorizados.

14. INDICADORES

 Número de solicitudes de salida de elementos en un período de tiempo.

Dependencia: Grupo de Inmuebles

Proceso: Inmuebles

Procedimiento: Arrendamiento y/o comodatos

Código: OS-PD-001

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Realizar los estudios correspondientes para la toma de inmuebles en arrendamiento, de las diferentes sedes de la Procuraduría a nivel central y regional, de acuerdo a las necesidades de cada una de ellas, teniendo en cuenta aspectos importantes como su ubicación, área, estado actual, servicios, infraestructura, seguridad, estética y precio.

2. CLIENTES

Las diferentes personas naturales o jurídicas propietarias de los inmuebles y los funcionarios de cada una de la dependencias implicadas.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los inmuebles implicados en el proceso de arrendamiento y es válido para la Secretaria General, la Oficina Jurídica, la División Financiera, la División Administrativa, los Coordinadores Administrativos y el Grupo de Inmuebles.

4. RESPONSABILIDADES:

El procedimiento involucra al Secretario General, al Jefe de la Oficina Jurídica, al Jefe de la División Financiera, al Jefe de la División Administrativa, al Coordinador y asesores del Grupo de Inmuebles y a los Coordinadores Administrativos de las zonas respectivas.

5. REFERENCIAS:

 Decreto-ley 262/2000

 Ley 80/93

 Las demás normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR:

 Formato de relación de inmuebles

 Cuadro comparativo de inmuebles.

8. CONDICIONES GENERALES

Una de las metas de este procedimiento es el de estudiar a conciencia las diferentes alternativas de inmuebles para lograr ubicar en una forma adecuada, segura e independiente aquellas sedes de la Procuraduría que carecen de inmueble propio.

9. SALIDAS

Como resultado del procedimiento aplicado se obtiene un inmueble arrendado, adecuado y listo para prestar el servicio para lo cual fue contratado.

10. REGISTROS

 Cuadros comparativos

 Informes técnicos

 Oficios varios.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificación y confrontación de cada uno de los inmuebles ofrecidos entre sí y con los del mercado, teniendo en cuenta aspectos importantes como su ubicación, área, estado actual, edad, servicios y precios.

12. ANEXOS

 Fotografías de los inmuebles

 Certificados de libertad

 Copia de las tres primeras hojas de la escritura

 Plano arquitectónico.

13. ACTIVIDADES

GRUPO DE INMUEBLES

ABOGADO ASESOR

13.1 Recibe documentación con el visto bueno del Secretario General para el arrendamiento o el comodato de un inmueble.

13.2 Solicita mediante oficio al Coordinador Administrativo o funcionario competente del lugar respectivo, envíe como mínimo tres cotizaciones de los inmueble que reúnan las características necesarias para suplir las necesidades de la entidad.

13.3 Una vez recibidas las cotizaciones proyecta auto comisorio para la firma de la Secretaria General comisionando a uno de los arquitectos del grupo de inmuebles para que evalúe y emita el concepto técnico respectivo sobre cual es la oferta más conveniente para la entidad.

COORDINADOR O ARQUITECTOS ASESORES

13.4 Se desplazan al sitio correspondiente para conocer los inmuebles, estudiarlos y evaluarlos desde el punto de vista técnico y económico.

13.5 Emiten el concepto técnico recomendando la alternativa más conveniente para la entidad y lo envía a la secretaría General para la toma de la decisión final.

SECRETARIO GENERAL

13.6 Evalúa y toma la decisión final sobre el inmueble que se va a tomar en arrendamiento o en comodato y lo envía al grupo de inmuebles para continuar con el trámite pertinente.

ABOGADO ASESOR GRUPO INMUEBLES

13.7 Recibe la documentación y proyecta oficio para la firma del Secretario General solicitando la disponibilidad presupuestal a la División Financiera.

13.8 Solicita al propietario del inmueble la información técnica y documentación legal de la edificación como: dirección, matrícula inmobiliaria, área, linderos, certificado de libertad etc.

13.9 Una vez allegada la información técnica, la documentación legal y la disponibilidad presupuestal procede a elaborar la minuta del contrato para la firma del Secretario General y el propietario del inmueble.

SECRETARIO GENERAL

13.10 Recibe, revisa y firma la minuta del contrato y la devuelve al grupo de inmuebles.

ABOGADO ASESOR GRUPO INMUEBLES

13.11 Envía la minuta del contrato para la firma del propietario.

13.12 Una vez firmada la minuta del contrato por las partes procede a su perfeccionamiento con el registro presupuestal expedido por la División Financiera.

DIVISION FINANCIERA

13.13 Expide el registro presupuestal.

ABOGADO ASESOR GRUPO INMUEBLES

13.14 Una vez perfeccionado el contrato proyecta oficio para la firma del Secretario General donde se le comunica a los interesados para que se entregue y reciba a satisfacción el inmueble, elaborando un acta y un inventario general de lo recibido y su estado actual.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO O FUNCIONARIO DELEGADO

13.15 Recibe a satisfacción el inmueble, elabora acta y un inventario general de lo encontrado y su estado actual.

13.16 Envía copia de la documentación (actas) al grupo de inmuebles.

OFICINISTA GRUPO INMUEBLES

13.17 Archiva copia de toda la documentación en las carpetas de arrendamientos y se relaciona el bien inmueble adquirido en los listados magnéticos del grupo de inmuebles utilizados para llevar un control estadístico de cada uno de ellos.

ABOGADO ASESOR GRUPO INMUEBLES

13.18 Comunica a la División financiera la fecha de recibo del inmueble para que se programen los pagos de arriendo y servicios del inmueble.

JEFE DIVISION FINANCIERA

13.19 Realiza los desembolsos correspondientes por concepto de lo anterior.

14. INDICADORES

 Documentación.

Número de ofertas completas

–––––––––––––––––––x 100

Número de ofertas

Número de ofertas completas

–––––––––––––––––––x 100

Tiempo de emisión del concepto técnico

Dependencia: Grupo de Inmuebles

Proceso: Mantenimiento

Procedimiento: Mantenimiento de Inmuebles.

Código: OS-PD-001

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Procurar la conservación, el mantenimiento y debida administración de los bienes inmuebles de la entidad mediante el diseño y puesta en marcha de los programas de preservación integral de los mismos, para de esta forma evitar que estos se deterioren, creando mejores ambientes de trabajo, con mayor seguridad y logrando proyectar una mejor imagen de la institución hacia el exterior.

2. CLIENTES

Los funcionarios de la entidad a todo nivel.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los inmuebles de la Procuraduría y es válido para la Secretaría General, la División Administrativa, la Oficina Jurídica, la División Financiera y el Grupo de Inmuebles.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Secretario General, al Jefe de la División Administrativa, al Jefe de la Oficina Jurídica, al Jefe de la División Financiera y a los Arquitectos del Grupo de Inmuebles.

5. REFERENCIAS:

 Decreto-ley 262/2000

 Ley 80/93

 Las demás normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR:

Formato de delegación de trabajos

 Cuadro de cantidades de obra y presupuesto.

8. CONDICIONES GENERALES:

Al tener unas instalaciones de trabajo adecuadas creemos que se mejora el bienestar de los empleados de la institución y por consiguiente se debe aumentar el rendimiento y la calidad de las tareas asignadas.

9. SALIDAS

Como resultado del procedimiento aplicado se obtienen unas oficinas o inmuebles arreglados y adecuados de conformidad a las necesidades de los clientes.

10. REGISTROS

 Formato de delegación de trabajos

 Cuadro de cantidades de obra y presupuesto

 Informes.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificación en sitio de los trabajos a realizar y confrontación con el listado de materiales a solicitar o el cuadro de cantidades de obra con las especificaciones técnicas de los insumos y los planos respectivos de la dependencia o el lugar.

12. ANEXOS

 Planos Arquitectónicos y técnicos

 Cuadros de cantidades de material y presupuesto

 Especificaciones técnicas de materiales.

13. ACTIVIDADES:

GRUPO DE INMUEBLES

ARQUITECTOS:

13.1 De conformidad con la petición de la dependencia, visitan el sitio o lugar respectivo y proceden a elaborar un listado de necesidades físicas de la oficina junto con el levantamiento arquitectónico del inmueble.

13.2 Una vez recopilados los datos respectivos proceden a elaborar los diseños arquitectónicos y técnicos de la oficina correspondiente y cuantifican las cantidades de material a utilizar junto con sus especificaciones técnicas.

13.3 Presentan a la Jefe de la División Administrativa o Secretario General un informe detallando las necesidades físicas de la oficina (listado de materiales a comprar) y/o las obras a realizar junto con un presupuesto oficial del valor aproximado de la misma.

13.4 Si se determina que los trabajos sean realizados a través de un contrato con personal externo, elaboran un estudio sobre todos los aspectos técnicos a tener en cuenta en los términos de referencia o pliego de condiciones.

13.5 Una vez contratada o aprobada la realización de los trabajos y comprados los materiales respectivos ejercen el control o interventoría de la ejecución de la obra.

13.6 Elaboran y presentan informe al Secretario General sobre los resultados de los trabajos.

TECNICOS OPERATIVOS O AUXILIARES DE MANTENIMIENTO

13.7 Coadyuvan en la determinación de las necesidades técnicas del lugar y en la toma de medidas para el levantamiento arquitectónico de la dependencia.

13.8 Ejecutan las tareas de mantenimiento y/o adecuaciones de dependencias asignadas por el grupo de arquitectos

JEFE DIVISION ADMINISTRATIVA

13.9 Autoriza la realización de los trabajos dependiendo del tamaño e importancia de la obra.

13.10 Solicita las disponibilidades presupuestales para la adquisición de materiales o para la contratación de los trabajos.

13.11 En caso que se determine que la obra se realice a través de un contrato adelanta los trámites respectivos para la contratación de la misma.

13.12 Delega a uno de los Arquitectos la responsabilidad de la ejecución de los trabajos.

13.13 Compra los materiales de construcción solicitados para la obra.

JEFE DIVISION FINANCIERA:

13.14 Expide el certificado de disponibilidad presupuestal para la compra de materiales o para la contratación de los trabajos.

13.15 Realiza el registro presupuestal correspondiente.

13.16 Realiza el trámite de pago de las cuentas o facturas.

13.17 Realiza el pago respectivo.

JEFE OFICINA JURIDICA:

13.18 En caso que la obra se realice con personal externo procede a elaborar la minuta del contrato respectivo para la firma del Secretario General y el representante legal de la firma contratista.

13.19 Solicita a los contratistas las pólizas correspondientes y los demás documentos exigidos por ley.

SECRETARIO GENERAL

13.20 Autoriza la realización de los trabajos dependiendo del tamaño e importancia de la obra.

13.21 Firma autos comisorios para desplazamientos.

13.22 Determina y autoriza si la obra se hace a través de un contrato o con personal de la entidad y en tal caso autoriza también la compra de los materiales de construcción de conformidad con el listado suministrado por los arquitectos.

14. INDICADORES

 Tiempo de ejecución del mantenimiento

 Número de mantenimientos por año realizados por contratistas

 Número de mantenimientos por año realizados por personal de la entidad

Total de mantenimientos por año.

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

DIVISION FINANCIERA

FEBRERO 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprimen su dinámica diaria.

Por ello, los manuales de procedimientos adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, estamos solicitando la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno, y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas al interior de la Procuraduría.

Dependencia: División Financiera

Proceso: Ejecución del presupuesto

Procedimiento: Expedición certificado de disponibilidad presupuestal de gastos CDP

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Garantizar la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para atender el compromiso que se pretende adquirir de manera ágil, objetiva y transparente

2. CLIENTES

La División Administrativa, la División de Gestión Humana, y las diferentes dependencias de la Entidad que a través de ellas hayan solicitado su expedición, personas naturales y jurídicas.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a la Secretaría General y sus dependencias adscritas.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a la Oficina Jurídica, y Secretaría General con sus dependencias adscritas, en especial la División Administrativa, la División de Gestión Humana y la División Financiera.

5. REFERENCIAS

 Decreto 111 de 1996

 Resolución 036 de 1998

 Ley 80 de 1983

 Demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es un documento expedido por el jefe de presupuesto o por quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso.

CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera.

SIAF: Sistema de Información Administrativa y Financiera.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo Certificado de Disponibilidad Presupuestal SIIF y SIAF

8. CONDICIONES GENERALES

Se expide con afectación presupuestal a nivel de decreto de liquidación en el SIIF y a máximo nivel de desagregación en el SIAF.

Se debe señalar en el texto libre el objeto del gasto en forma clara y precisa.

9. SALIDAS

Documento "Certificado de Disponibilidad Presupuestal".

10. REGISTROS

Número consecutivo de CDP.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificación de la existencia de saldo disponible de apropiación presupuestal.

 Confrontación del objeto del gasto o afectación principal con el rubro presupuestal.

 Indicación de la dependencia solicitante, si es del caso.

12. ANEXOS

No aplica

13. ACTIVIDADES

DEPENDENCIA INTERESADA

1. Una vez analizado el requerimiento, solicita a la División Financiera la expedición del CDP con sus soportes respectivos.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO O TECNICO ADMINISTRATIVO GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

2. Clasifica presupuestalmente el gasto teniendo en cuenta el objeto del mismo.

3. Comprueba la existencia de saldo suficiente y libre de afectación.

4. De existir disponibilidad, registra en los sistemas SIIF y SIAF la información del certificado e imprime.

5. Remite Certificado de Disponibilidad al Coordinador del Grupo Ejecución Presupuestal.

COORDINADOR GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

6. Certifica con su firma la información.

CITADOR U OFICINISTA GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

7. Remite certificado a la dependencia solicitante.

14. INDICADORES

 Gestión Disponibilidad Presupuestal acumulada:

Valor total Certificados de Disponibilidad a la fecha

–––––––––––––––––––––––––x 100

Total apropiación Presupuestal Vigente

Dependencia: División Financiera

Proceso: Ejecución del presupuesto

Procedimiento: Trámite de contratos, órdenes de pedido y órdenes de trabajo

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 2 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Perfeccionar los compromisos, reconocer la obligación y ordenar el pago de los procesos contractuales que adelante la entidad, garantizando así de manera ágil, objetiva y transparente la ejecución del presupuesto.

2. CLIENTES

La Secretaría General, la Oficina Jurídica, la División Administrativa y las diferentes dependencias de la entidad que participan en el proceso contractual para la adquisición de los bienes y servicios requeridos por la entidad, así como las personas naturales y jurídicas en su calidad de proveedores de los mismos.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a la Secretaría General y sus dependencias adscritas, la Oficina Jurídica, los proveedores de bienes y servicios.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a la Oficina Jurídica, y Secretaría General con sus dependencias adscritas, en especial la División Administrativa, y la División Financiera.

5. REFERENCIAS

 Decreto 111 de 1996

 Resolución 036 de 1998

 Ley 80 de 1983

 Demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

COMPROMISO: Son los actos realizados por los órganos que en desarrollo de la capacidad de contratar y comprometer el presupuesto a nombre de la persona jurídica de la cual hagan parte, se encuentren en proceso de llevar a cabo el objeto establecido en los mismos.

OBLIGACION Y ORDEN DE PAGO: se entiende por obligación el monto adeudado producto del desarrollo de los compromisos adquiridos por el valor equivalente a los bienes recibidos, servicios prestados y demás exigibilidades pendientes de pago, incluidos los anticipos no pagados que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratación administrativa.

Así mismo la Ordenación del Pago se considera el acto administrativo por medio del cual el funcionario del cargo facultado reconoce a favor de un tercero, de acuerdo con la naturaleza del gasto, una obligación o cuenta por pagar.

PAGO: Es el acto por el cual la Tesorería con base en la obligación y orden de pago, gestiona ante la Dirección del Tesoro Nacional la consignación de los fondos a los beneficiarios con cargo a los cupos autorizados de PAC.

PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja): Es el instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles en la cuenta única nacional, para los órganos financiados con recursos de la nación con el fin de cumplir sus compromisos.

SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera

SIAF: Sistema Integrado de Información Administrativa y Financiera

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo Certificado de Registro Presupuestal SIAF

 Orden de Pago SIAF.

8. CONDICIONES GENERALES

La ejecución del presupuesto de gastos es un proceso que comienza en el momento en que se requiere adquirir los servicios, obras o bienes y finaliza cuando se pagan o extinguen las obligaciones con terceros por los servicios, obras o bienes recibidos.

Dentro de este proceso de ejecución del presupuesto de gastos hay etapas fundamentales que pueden ser simultáneas o separadas en el transcurso de la vigencia, cada una de las cuales se confirma mediante el respectivo registro presupuestal.

9. SALIDAS

Certificado de Registro Presupuestal del Compromiso.

Orden de Pago.

10. REGISTROS

Número consecutivo de CDP

Número consecutivo Registro del Compromiso.

Número consecutivo Registro de la Obligación

Número consecutivo de Orden de Pago.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Con antelación a la ordenación del gasto, se requiere Certificado de Disponibilidad Presupuestal, CDP, y/o autorización de vigencias futuras, emitido por coordinador de grupo de ejecución presupuestal o quien haga sus veces.

 Ordenación del gasto a través de un acto administrativo o contrato con o sin formalidades plenas, que implica la asunción de compromisos, cuyo plan de pagos previsto deberá estar respaldado en el cupo PAC disponible.

 Cuando se reciban a satisfacción los bienes, obras o servicios, pactados en los compromisos, se reconoce una obligación y se ordena el pago, solicitando los recursos a la DTN o el pago directo al beneficiario.

12. ANEXOS

 Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

 Documento soporte del compromiso

 Documento soporte de la obligación

 Orden de Pago.

13. ACTIVIDADES

DEPENDENCIA INTERESADA

1. Una vez obtenido el CDP, solicita a la División Financiera el registro presupuestal del compromiso, adjuntando para el efecto el respectivo documento soporte y sus anexos.

OFICINISTA Y/O CITADOR GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

2. Recibe y radica solicitud de registro presupuestal del compromiso y sus anexos, luego de lo cual entrega al Técnico Administrativo y/o Profesional.

TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O PROFESIONAL GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

3. Verifica los datos fundamentales del compromiso, su concordancia con el CDP que lo respalda. Si encuentra alguna inconsistencia u observación, devuelve los documentos para que efectúen los ajustes correspondientes.

4. Registra en los sistemas SIIF y SIAF la información del compromiso o contrato a máximo nivel de desagregación según el objeto del mismo y/o su afectación principal y las vigencias que afecta.

5. Transcribe en el documento soporte el rubro presupuestal que afecta, valor, número de registro y fecha.

6. Remite Compromiso o contrato con sus soportes al Coordinador del Grupo Ejecución Presupuestal.

COORDINADOR GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

8. Certifica con su firma la información.

CITADOR/OFICINISTA GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

9. Remite contrato con sus soportes a la dependencia solicitante y deja copia del mismo.

DEPENDENCIA INTERESADA

10. Recibe contrato con sus soportes y remite a Secretaría General a fin de autorizar la ordenanción del gasto.

SECRETARIO GENERAL

11. Firma como ordenador del gasto el documento respectivo.

Nota: Cuando se trate de contratos con formalidades plenas, esta secuencia se cumple junto con la firma del contrato por parte del contratista antes de solicitar el registro presupuestal del compromiso.

DEPENDENCIA INTERESADA

12. Una vez cumplidos los requisitos necesarios para el inicio de su ejecución, tramita la comunicación con el proveedor a fin de notificarle el perfeccionamiento del mismo.

OFICINISTA GRUPO CUENTAS

13. Cumplido el objeto del contrato de acuerdo con sus condiciones, recibe en ventanilla la factura, cuenta de cobro o contrato respectivo, junto con el documento de recibo a satisfacción de los bienes, obras o servicios expedido por el interventor o persona responsable del control del contrato.

14. Radica los documentos en libro de control de cuentas, asigna número a la orden de pago, luego de lo cual pasa al Secretario y/o Auxiliar Administrativo para el trámite respectivo.

SECRETARIO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO GRUPO CUENTAS

15. Recibe, revisa y liquida factura o cuenta de cobro y elabora orden de pago transcribiendo en el sistema SIAF sus datos fundamentales e imprime, luego de lo cual pasa al Coordinador Grupo Cuentas.

COORDINADOR GRUPO CUENTAS

16. Certifica con su firma la anterior información

OFICINISTA GRUPO CUENTAS

17. Recibe orden de pago y sus soportes, radica en libro y remite a Secretaría General para la ordenación del pago.

SECRETARIO GENERAL

18. Firma como ordenador del gasto el documento.

OFICINISTA GRUPO CUENTAS

19. Recibe y descarga del libro control y pasa a Oficinista 2.

OFICINISTA 2 GRUPO CONTABILIDAD

20. Revisa documentos y soportes determinando las cuentas contables a afectar y transcribe en el sistema SIAF y en la orden de pago la imputación contable correspondiente.

OFICINISTA GRUPO CUENTAS

21. Recibe, revisa y radica documentos luego de lo cual remite al Grupo Ejecución Presupuestal.

CITADOR/OFICINISTA GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

22. Recibe, revisa y radica documentos y pasa luego de lo cual al Técnico Administrativo y/o Profesional.

TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O PROFESIONAL

23. Analiza los documentos, verifica los datos fundamentales de la obligación y clasifica presupuestalmente teniendo en cuenta el objeto y su concordancia con el compromiso que lo respalda.

24. Registra en el sistema SIIF y SIAF la información correspondiente a máximo nivel de desagregación.

25. Transcribe en la Orden de pago la imputación presupuestal, valor, número de la obligación y fecha.

COORDINADOR GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

26. Certifica con su firma la anterior información.

CITADOR/OFICINISTA GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

27. Descarga en libro radicador y remite al Grupo Tesorería

CAJERO GRUPO TESORERIA

28. Recibe y radica la orden de pago y sus soportes, luego de lo cual entrega al Auxiliar Administrativo y/o Técnico Administrativo

TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO GRUPO TESORERIA

29. Analiza la Orden de Pago y documentos anexos, y registra en el sistema de ejecución de pagos (SIIF) la confirmación de deducciones, la selección de órdenes, y la confirmación de pagos, luego de lo cual transcribe en la orden de pago el número de registro.

30. Confirma Situación de Fondos en el sistema de ejecución de pagos SIIF y pasa a Oficinista y/o auxiliar administrativo.

OFICINISTA Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO GRUPO TESORERIA

31. Recibe Orden de Pago, revisa los datos fundamentales y determina el Banco y cuenta corriente que debe afectar, luego de lo cual elabora cheque respectivo.

32. Transcribe en la orden de Pago lo datos del cheque y devuelve Auxiliar Administrativo y/o Técnico Administrativo.

TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO GRUPO TESORERIA

33. Registra los datos del pago en el sistema de ejecución de pagos SIAF y en el libro de bancos y pasa al Tes orero para firma.

TESORERO

34. Recibe cheque, orden de pago y anexos luego de lo cual firma cheque y pasa al Cajero.

CAJERO GRUPO TESORERIA

35. Clasifica la orden de pago de acuerdo con el gasto.

36. Se comunica con beneficiario de cheque para informar su entrega.

14. INDICADORES

 Gestión Compromisos acumulada:

Valor total Compromisos a la fecha

–––––––––––––––––––––––––x 100

Total apropiación Presupuestal Vigente

 Gestión Obligaciones acumulada:

Valor total Obligaciones a la fecha

–––––––––––––––––––––––––x 100

Valor total compromisos a la fecha

 Gestión Pagos acumulada:

Valor total Pagos Tesorería a la fecha

–––––––––––––––––––––––––x 100

Valor Total Obligaciones a la Fecha

Dependencia: División Financiera

Proceso: Ejecución del presupuesto

Procedimiento: Trámite de nóminas y sus descuentos

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Reconocer la obligación y ordenar el pago por concepto de Gastos de Personal Asociados a Nómina, garantizando así de manera ágil, objetiva y transparente la ejecución del presupuesto.

2. CLIENTES

Todos los servidores de la entidad.

3. ALCANCE

Todos los servidores de la entidad.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a la Secretaría General con sus dependencias adscritas, en especial la División de Gestión Humana y la División Financiera.

5. REFERENCIAS

 Decreto 111 de 1996

 Resolución 036 de 1998

 Demás normas concordantes

6. DEFINICIONES

COMPROMISO: Son los actos realizados por los órganos que en desarrollo de la capacidad de contratar y comprometer el presupuesto a nombre de la persona jurídica de la cual hagan parte, se encuentren en proceso de llevar a cabo el objeto establecido en los mismos.

OBLIGACION Y ORDEN DE PAGO: se entiende por obligación el monto adeudado producto del desarrollo de los compromisos adquiridos por el valor equivalente a los bienes recibidos, servicios prestados y demás exigibilidades pendientes de pago, incluidos los anticipos no pagados que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratación administrativa.

Así mismo la Ordenación del Pago se considera el acto administrativo por medio del cual el funcionario del cargo facultado reconoce a favor de un tercero, de acuerdo con la naturaleza del gasto, una obligación o cuenta por pagar.

PAGO: Es el acto por el cual la Tesorería con base en la obligación y orden de pago, gestiona ante la Dirección del Tesoro Nacional la consignación de los fondos a los beneficiarios con cargo a los cupos autorizados de PAC.< /o:p>

PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja): Es el instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles en la cuenta única nacional, para los órganos financiados con recursos de la nación con el fin de cumplir sus compromisos.

SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera

SIAF: Sistema Integrado de Información Administrativa y Financiera

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Nómina

 Modelo Certificado de Disponibilidad Presupuestal SIAF.

8. CONDICIONES GENERALES

Dentro del proceso de ejecución del presupuesto de gastos hay etapas fundamentales que pueden ser simultáneas o separadas en el transcurso de la vigencia, cada una de las cuales se confirma mediante el respectivo registro presupuestal.

9. SALIDAS

Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Orden de Pago.

10. REGISTROS

Número consecutivo de CDP

Número consecutivo Registro del Compromiso.

Número consecutivo Registro de la Obligación

Número consecutivo de Orden de Pago.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Con antelación a la ordenación del gasto, se requiere Certificado de Disponibilidad Presupuestal, CDP, y/o de viabilidad presupuestal, emitido por el Coordinador del Grupo de Ejecución Presupuestal o quien haga sus veces.

 Ordenación del gasto a través de un acto administrativo (Nómina), que implica la asunción de compromisos, cuyo plan de pagos previsto deberá estar respaldado en el cupo PAC disponible.

12. ANEXOS

 Documento Soporte (Nómina)

 Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

13. ACTIVIDADES

GRUPO DE NOMINA

1. Remite Nóminas del Nivel Central y Regionales al Grupo Ejecución Presupuestal

OFICINISTA Y/O CITADOR GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

2. Recibe y radica las nóminas, luego de lo cual entrega al Técnico Administrativo y/o Profesional.

TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O PROFESIONAL GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

3. Agrupa los conceptos de personal en conceptos presupuestales.

4. Expide CDP registrando en los sistemas SIIF y SIAF con la información de las nóminas teniendo presente que no se debe registrar los correspondientes a conceptos cuyo CDP ya se ha expedido con anterioridad (Horas Extras, vacaciones, prima de vacaciones) e imprime.

5. Registra en los sistemas SIIF y SIAF el compromiso de las nóminas a máximo nivel de desagregación, teniendo en cuenta registrar además aquellos conceptos cuyo CDP se ha expedido con anterioridad.

6. Transcribe en las nóminas el rubro presupuestal que afecta, valores, número de registro y fecha.

COORDINADOR GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

8. Certifica con su firma en el CDP y Nóminas la anterior información.

CITADOR/OFICINISTA GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

9. Remite Nóminas y anexos a Secretaría General

SECRETARIO GENERAL

10. Firma las Nóminas como ordenador del gasto.

CITADOR/OFICINISTA GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

11. Recibe y radica Nóminas de Secretaría General y anexos.

PROFESIONAL

12. Verifica los datos fundamentales para el trámite de la obligación y revisa la imputación presupuestal del compromiso teniendo en cuenta el objeto de cada concepto de personal.

13. Registra en el sistema SIIF y SIAF la información correspondiente a máximo nivel de desagregación y las respectivas deducciones.

14. Transcribe en las Nóminas el número de la obligación y la fecha.

COORDINADOR GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

15. Certifica con su firma la anterior información.

CITADOR/OFICINISTA GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

16. Recibe nóminas y anexos, descarga en libro radicador y remite al Grupo Tesorería.

CAJERO GRUPO TESORERIA

17. Recibe y radica las nóminas, sus anexos, luego de lo cual entrega a Auxiliar Administrativo y/o Técnico Administrativo.

18. TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO GRUPO TESORERIA

19. Analiza la nómina y documentos anexos, y registra en el sistema de ejecución de pagos SIIF la confirmación de deducciones, la selección de órdenes, y la confirmación de pagos, luego de lo cual transcribe en la orden de pago el número de registro.

20. Confirma Situación de Fondos en el sistema de ejecución de pagos SIIF y pasa al Tesorero.

TESORERO

21. Con base en la información suministrada por el Grupo de Nómina, solicita mediante oficio a las entidades bancarias respectivas se realicen las notas débito para abonos en cuenta y pago en efectivo en el nivel Central y Regional

TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO GRUPO TESORERIA

22. Registra los datos del pago en el sistema de ejecución de pagos SIAF y en libro de bancos.

14. INDICADORES

 Gestión Compromisos acumulada:

Valor total Compromisos a la fecha

–––––––––––––––––––––––––x 100

Total apropiación Presupuestal Vigente

 Gestión Obligaciones acumulada:

Valor total Obligaciones a la fecha

–––––––––––––––––––––––––x 100

Valor total compromisos a la fecha

 Gestión Pagos acumulada:

Valor total Pagos Tesorería a la fecha

–––––––––––––––––––––––––x 100

Valor Total Obligaciones a la Fecha

Dependencia: División Financiera

Proceso: Ejecución del presupuesto

Procedimiento: Trámite de facturas de servicios públicos

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Garantizar la correcta ejecución del presupuesto asignado a la entidad, manteniendo la prestación de los servicios públicos básicos para el buen funcionamiento de las dependencias que conforman la entidad, bajo los parámetros de la puntualidad y cumplimiento en el pago de los servicios públic os recibidos.

2. CLIENTES

Las empresas prestatarias de servicios públicos y como beneficiarios los servidores de la entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica para la cancelación o pago de los servicios suministrados periódicamente a la entidad e intervienen en el trámite correspondiente División Financiera, Secretaría General, Grupos de Cuentas, Contabilidad, Ejecución Presupuestal y Tesorería.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los servidores de División Financiera, Secretaría General y a todos los beneficiarios de los servicios públicos derivados de las dependencias o instalaciones destinadas al funcionamiento de la institución.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262 del 22 de febrero de 2000.

 Resolución No. 036 de 1998 Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

 Decreto 1842 de 1991.

6. DEFINICIONES

COMPROMISO: Son los actos realizados por los órganos que en desarrollo de la capacidad de contratar y comprometer el presupuesto a nombre de la persona jurídica de la cual hagan parte, se encuentre en proceso de llevar a cabo el objeto establecido en los mismos.

OBLIGACION Y ORDEN DE PAGO: se entiende por obligación el monto adeudado producto del desarrollo de los compromisos adquiridos por el valor equivalente a los bienes recibidos, servicios prestados y demás exigibilidades pendientes de pago, incluidos los anticipos no pagados que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratación administrativa.

Así mismo la Ordenación del Pago se considera el acto administrativo por medio del cual el funcionario del cargo facultado reconoce a favor de un tercero, de acuerdo con la naturaleza del gasto, una obli gación o cuenta por pagar.

PAGO: Es el acto por el cual la pagaduría con base en la obligación y orden de pago, gestiona ante la Dirección del Tesoro Nacional la consignación de los fondos a los beneficiarios con cargo a los cupos autorizados de PAC.

PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja): Es el instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles en la cuenta única nacional, para los órganos financiados con recursos de la nación con el fin de cumplir sus compromisos.

SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera

SIAF: Sistema Integrado de Información Administrativa y Financiera

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo Certificado de Disponibilidad Presupuestal SIIF y SIAF

 Orden de Pago SIAF.

8. CONDICIONES GENERALES

La ejecución del presupuesto de gastos es un proceso que comienza en el momento en que se requiere adquirir los servicios, obras o bienes y finaliza cuando se pagan o extinguen las obligaciones con terceros por los servicios, obras o bienes recibidos.

9. SALIDAS

No aplica.

10. REGISTROS

Número consecutivo de CDP

Número consecutivo Registro del Compromiso.

Número consecutivo Registro de la Obligación

Número consecutivo de Orden de Pago

11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta liquidación y elaboración de los recibos de pago, confrontando los documentos soporte.

12. ANEXOS

Factura de cobro del servicio público y Orden de Pago.

13. ACTIVIDADES

OFICINISTA GRUPO CUENTAS

1. Recibe en ventanilla los recibos correspondientes, allegados de la División de Registro y Control y Correspondencia.

2. Radica en libro de control de cuentas y asigna número de orden de pago, luego de lo cual pasa al auxiliar administrativo para el trámite respectivo

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

3. Comprueba que los cobros correspondan a servicios prestados a las dependencias de la entidad y registra en los controles manuales que se llevan por dependencia y tipo de servicio.

SECRETARIO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO

4. Recibe, revisa y liquida factura o cuenta de cobro y elabora la orden de pago transcribiendo en el sistema de ejecución de cuentas (SIAF) los datos fundamentales del recibo, luego de lo cual imprime y pasa al Coordinador del Grupo de Cuentas.

COORDINADOR GRUPO CUENTAS

5. Certifica con su firma la anterior información y entrega al funcionario para el registro en el libro radicador de cuentas.

OFICINISTA GRUPO CUENTAS

6. Una vez recibidas, la orden de pago y la factura, se radica en el libro y remite al Grupo de Ejecución Presupuestal.

OFICINISTA Y/O CITADOR GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

7. Radica la Orden de Pago, luego de lo cual se la entrega al Técnico administrativo y/o Profesional del Grupo de Ejecución Presupuestal.

TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O PROFESIONAL

8. Analiza la Orden de Pago y facturas soportes, verifica pagos de meses anteriores y determina el rubro presupuestal que afecta, comprueba que exista saldo suficiente y libre de afectación que corresponda a la apropiación presupuestal del gasto proyectado.

9. De existir disponibilidad, registra en los sistemas de ejecución de apropiaciones SIIF y SIAF los datos del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y lo imprime.

10. Registra en el sistema de ejecución de las apropiaciones (SIIF y SIAF) la información del compromiso que corresponda al gasto que respalda el C.D.P.

11. Transcribe en la Orden de Pago la imputación presupuestal, valor, número del compromiso y fecha.

COORDINADOR GRUPO DE EJECUCION PRESUPUESTAL

12. Certifica con su firma la información del C.D.P. y del compromiso.

OFICINISTA Y/O CITADOR GRUPO DE EJECUCION PRESUPUESTAL

13. Descarga del libro radicador la Orden de Pago y remite al Grupo de Cuentas.

14. Recibe, radica y entrega la Orden de Pago y sus soportes en Secretaría General.

SECRETARIO GENERAL

15. Firma la Orden de Pago en su condición de Ordenador del Gasto y la devuelve al Grupo Cuentas.

OFICINISTA GRUPO CUENTAS

16. Recibe y descarga del libro control y pasa a Oficinista 2.

OFICINISTA 2 GRUPO CONTABILIDAD

17. Revisa documentos y soportes determinando las cuentas contables a afectar y transcribe en el sistema SIAF y en la orden de pago la imputación contable correspondiente.

OFICINISTA GRUPO CUENTAS

18. Recibe, revisa y radica documentos luego de lo cual remite al Grupo Ejecución Presupuestal.

OFICINISTA Y/O CITADOR GRUPO DE EJECUCION PRESUPUESTAL

19. Recibe y radica la Orden de Pago con la Ordenación del Pago y documentos anexos luego de lo cual se la entrega al Técnico Administrativo y/o Profesional.

TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O PROFESIONAL

20. Analiza los documentos, verifica los datos fundamentales de la obligación y clasifica presupuestalmente, teniendo en cuenta el objeto y su concordancia con el compromiso que lo respalda.

21. Registra el sistema de ejecución de las apropiaciones SIIF y SIAF la información correspondiente al pago que se vaya a realizar.

22. Transcribe en la Orden de Pago la imputación Presupuestal, el valor, número de la obligación y la fecha.

COORDINADOR GRUPO DE EJECUCION PRESUPUESTAL

23. Certifica con su firma en la Orden de Pago la información precedente.

OFICINISTA Y/O CITADOR GRUPO DE EJECUCION PRESUPUESTAL

24. Descarga del libro radicador la Orden de Pago con sus anexos y la remite al Grupo de Tesorería.

25. Remite al Grupo de Tesorería.

CAJERO GRUPO TESORERIA

26. Recibe y radica la Orden de Pago o documento soporte con la ordenación del Pago y sus anexos luego de lo cual se lo entrega al auxiliar administrativo y/o Técnico Administrativo.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO Y/O TECNICO ADMINISTRATIVO GRUPO TESORERIA

27. Analiza la Orden de Pago y documentos anexos y registra en el sistema de ejecución de pagos (SIIF) la confirmación de deducciones, la selección masiva de órdenes y la confirmación de pagos, luego de lo cual transcribe en la orden de pago el número de registro.

28. Confirma situación de fondos en el sistema de ejecución de pagos (SIIF) y pasa a oficinista y/o auxiliar administrativo.

OFICINISTA Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO GRUPO TESORERIA

29. Recibe orden de pago, revisa los datos fundamentales y determina la cuenta corriente que debe afectar, luego de lo cual elabora el cheque respectivo, transcribe en la orden de pago los datos del mismo, y devuelve a Auxiliar Administrativo y/o Técnico Administrativo.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO Y/O TECNICO ADMINISTRATIVO GRUPO TESORERIA

30. Registra los datos del pago en el sistema de ejecución de pagos (SIAF) y en el libro de bancos y pasa a tesorero para firma.

TESORERO

37. Recibe cheque, orden de pago y anexos luego de lo cual firma cheque y pasa al Cajero.

CAJERO GRUPO TESORERIA

38. Clasifica la orden de pago de acuerdo con el gasto.

39. Ordena consignación del cheque en entidad respectiva.

14. INDICADORES

 Gestión Compromisos acumulada:

Valor total Compromisos a la fecha

–––––––––––––––––––––––––x 100

Total apropiación Presupuestal Vigente

 Gestión Obligaciones acumulada:

Valor total Obligaciones a la fecha

–––––––––––––––––––––––––x 100

Valor total compromisos a la fecha

 Gestión Pagos acumulada:

Valor total Pagos Tesorería a la fecha

–––––––––––––––––––––––––x 100

Valor Total Obligaciones a la fecha

Dependencia: División Financiera

Proceso: Ejecución del presupuesto

Procedimiento: Asignación de cuotas de apropiación a nivel central y de gastos generales a las Procuradurías Regionales

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 2 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Dotar de apropiación a las Procuradurías Regionales a fin de que atiendan de manera ágil, objetiva y transparente las necesidades que deben suplir durante la respectiva vigencia.

2. CLIENTES

La División Administrativa, los Coordinadores Administrativos de las Procuradurías Regionales y las personas naturales y jurídicas en su calidad de proveedores de bienes y servicios, además de los funcionarios de la entidad en el respectivo nivel central y territorial.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a la División Administrativa, los Coordinadores Administrativos de las Procuradurías Regionales y las personas naturales y jurídicas en su calidad de proveedores de bienes y servicios, además de los funcionarios de la entidad en el respectivo nivel territorial.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a las Coordinaciones Administrativas, la Secretaría General, la Oficina de Planeación, la División Administrativa y la División Financiera.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262 de 2000

 Decreto 111 de 1996

 Resolución 036 de 1998

 Ley 80 de 1983

 Ley Anual de Presupuesto

 Demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

ASIGNACION DE CUOTAS (ASIGNACION INTERNA DE APROPIACIONES): Procedimiento que permite al jefe del órgano o en quien éste haya delegado la ordenación del gasto, efectuar asignaciones internas de apropiación con el fin de facilitar el manejo operativo y de gestión de sus dependencias, seccionales o regionales, sin alterar los montos iniciales asignados en los Anexos de Decreto Anual de Liquidación del Presupuesto.

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.

8. CONDICIONES GENERALES

Para la Elaboración de la respectiva distribución, la División Administrativa y cada Coordinador Administrativo preparará y presentará un plan de necesidades que tenga en cuenta los últimos consumos anuales y relación de requerimientos que deberá atender durante la vigencia.

9. SALIDAS

Resolución de Asignación de Cuotas.

10. REGISTROS

 No aplica.

11.BASES DE AUTOCONTROL

 No aplica.

12.ANEXOS

Plan de Necesidades.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIO GENERAL

1. Conjuntamente con la Oficina de Planeación y Divisiones Financieras fijan los parámetros (considerando los planes, programas y política de la entidad) que tendrán en cuenta la División Administrativa y Coordinadores Administrativos en la elaboración de los presupuestos regionales.

DIVISION ADMINISTRATIVA Y COORDINADOR ADMINISTRATIVO (PROCURADURIA REGIONAL)

2. Recopila información sobre las necesidades de bienes y servicios de las diferentes dependencias a niveles central y regional.

3. Evalúa cada una de las necesidades, establece prioridades y las ajusta a los planes, programas y políticas vigentes, luego de lo cual elabora un consolidado que enviará a la dependencia que haya indicado la Secretaría General.

OFICINA DE PLANEACION Y DIVISION FINANCIERA

4. Evalúan las solicitudes y las ajustan a los planes, programas, políticas y presupuesto vigentes, luego de lo cual elabora un consolidado.

SECRETARIO GENERAL

5. Después de realizar los ajustes que considere necesarios, expide la Resolución de Asignación de Cuotas.

SECRETARIO GENERAL

6. Comunica a la División Administrativa y a los coordinadores Administrativos la Resolución mediante la cual se le asignan las cuotas de gastos para la respectiva vigencia fiscal, así como las modificaciones que se produzcan durante el año.

ASESOR DIVISION FINANCIERA

7. Registra en el sistema de ejecución de las apropiaciones (SIIF y SIAF), las cuotas asignadas para el nivel central y cada Procuraduría Regional, así como las modificaciones que surjan durante la vigencia.

14. INDICADORES

 Participación en el presupuesto:

Total Cuota asignada

–––––––––––––––––––––––––x 100

Total Apropiación Vigente a la Fecha

Dependencia: División Financiera

Proceso: Ejecución del presupuesto

Procedimiento: Envío de trámites financieros a las coordinaciones administrativas regionales

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Dotar de recursos financieros, respaldados con las apropiaciones, a las Procuradurías Regionales a fin de que cubran las obligaciones generadas de manera ágil, objetiva y transparente.

2. CLIENTES

Los Coordinadores Administrativos de las Procuradurías Regionales y las personas naturales y jurídicas en su calidad de proveedores de bienes y servicios, además de los funcionarios de la entidad en el respectivo nivel territorial.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los Coordinadores Administrativos de las Procuradurías Regionales y las personas naturales y jurídicas en su calidad de proveedores de bienes y servicios, además de los funcionarios de la entidad en el respectivo nivel territorial

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a las Coordinaciones Administrativas, la Secretaría General, la Oficina de Planeación, la División Administrativa y la División Financiera.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262 de 2000

 Decreto 111 de 1996

 Resolución 036 de 1998

 Ley 80 de 1983

 Demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Formato Delegación.

8. CONDICIONES GENERALES

Aclara conceptos y/o define reglas y lineamientos relevantes que son útiles para la ejecución del procedimiento.

9. SALIDAS

Delegación.

10. REGISTROS

 Número consecutivo de Delegación.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Correcta Planeación de delegación acordes con la obligación y la disponibilidad de PAC.

12. ANEXOS

Solicitudes de delegación de las Coordinaciones Administrativas.

13. ACTIVIDADES

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

1. Con base en las cuotas de apropiación asignadas y los compromisos adquiridos, elabora mensualmente una solicitud de delegación de pago y lo remite a la División Financiera.

TECNICO ADMINISTRATIVO GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

2. Estudia y consolida las solicitudes de delegación de pago, teniendo en cuenta el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC) aprobado para la entidad y consonante con las demás políticas y estrategias adoptadas.

COORDINADOR GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

3. Ajusta las solicitudes de delegación de pagos consolidados, al Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC) aprobado para la entidad y las demás políticas y estrategias adoptadas.

JEFE DIVISION FINANCIERA

4. Aprueba el plan de desembolsos de caja para las Coordinaciones Administrativas Regionales.

TECNICO ADMINISTRATIVO GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

5. Prepara y elabora el documento "Delegación" para ser remitido a las Coordinaciones Administrativas Regionales y las presenta al Jefe de la División Financiera.

JEFE DIVISION FINANCIERA

6. Analiza, firma y presenta para firma a Secretaría General.

SECRETARIO GENERAL

7. Firma las Delegaciones de Pago.

TECNICO ADMINISTRATIVO GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

8. Tramita en sistema de ejecución de PAC la Programación de Giros respectiva.

TECNICO ADMINISTRATIVO DIVISION FINANCIERA

9. Remite por correo a las Coordinaciones Administrativas mediante oficio suscrito por el Jefe de la División Financiera, el original de los documentos de Delegación de Pagos y copia al Grupo de ejecución presupuestal.

OFICINISTA GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

10. Verifica en el sistema de ejecución de PAC que exista disponibilidad, de existir registra la información correspondiente por cada rubro presupuestal que se va a delegar.

OFICINISTA GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

11. Prepara oficio para remitir el documento Delegación de Pago Grupo Tesorería, División Administrativa y Grupo Contabilidad.

TESORERO

12. Recibe documento Delegación de Pago y remite al Técnico Administrativo.

TECNICO ADMINISTRATIVO GRUPO TESORERIA

13. Tramita en el sistema de ejecución de PAC (SIIF) el documento de Delegación de pago, generando las correspondientes Operaciones Auxiliares de Tesorería, luego de lo cual confirma la situación de fondos a cada Coordinación Administrativa.

14. INDICADORES

 Descentralización del Gasto:

Total Pagos a la fecha Procuraduría Regional

–––––––––––––––––––––––––x 100

Total Apropiación Vigente a la fecha

Dependencia: División Financiera

Proceso: Trámite de derechos de petición

Procedimiento: Trámite de derechos de petición

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Satisfacer las peticiones formuladas ante la entidad respecto de los asuntos propios y competentes a la dependencia, profiriendo respuesta dentro de los términos legal y constitucionalmente consagrados para el efecto.

2. CLIENTES

Funcionarios de la entidad y personas externas a la misma.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a la División Financiera y grupos que la conforman.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a la División Financiera y grupos que la conforman.

5. REFERENCIAS

 Artículo 23 C.P.

 Decreto 262 de 2000

 Resolución 352 de 2000 PGN

 Decreto 01 de 1984.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

No aplica.

8. CONDICIONES GENERALES

No aplica.

9. SALIDAS

Oficio de respuesta al peticionario, cuya copia debe reposar en el archivo de la dependencia.

10. REGISTROS

No aplica.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Cumplimiento de los términos legales para proferir respuesta.

12. ANEXOS

Los requeridos de acuerdo con el tipo de petición.

13. ACTIVIDADES

PETICIONARIO

1. Presenta escrito o solicitud verbal directamente en la División Financiera o de Registro y Control y Correspondencia.

CITADOR O TECNICO ADMINISTRATIVO DIVISION FINANCIERA

2. Recibe y radica el derecho de petición y pasa a Jefe División Financiera.

JEFE DIVISION FINANCIERA

3. Analiza petición y proyecta respuesta o solicita dicho proyecto al Coordinador de Grupo competente.

4. Firma oficio de respuesta dada al derecho de petición y devuelve a Técnico Administrativo para envío al peticionario.

TECNICO ADMINISTRATIVO

5. Archiva copia de oficio de respuesta dada al derecho de petición formulado con sus anexos.

14. INDICADORES

No aplica.

Dependencia: División Financiera

Proceso: Ejecución del presupuesto

Procedimiento: Trámite de resoluciones administrativas

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Satisfacer de manera ágil, objetiva y transparente el pago de los compromisos y obligaciones de carácter administrativo y laboral, luego de agotado el trámite correspondiente para tal fin.

2. CLIENTES

La Secretaría General, Oficina Jurídica, la División Administrativa, División de Gestión Humana, los entes colegiados de la Rama Jurisdiccional, los funcionarios de la entidad, así como las personas naturales y jurídicas en su calidad de beneficiarios de los mismos.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a la Secretaría General y sus dependencias adscritas y la Oficina Jurídica.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a la Secretaría General con sus dependencias adscritas a la Oficina Jurídica.

5. REFERENCIAS

 Decreto de 262 de 2000

 Decreto 111 de 1996

 Resolución 036 de 1998

 Ley 80 de 1983

 Demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

COMPROMISO: Son los actos realizados por los órganos que en desarrollo de la capacidad de contratar y comprometer el presupuesto a nombre de la persona jurídica de la cual hagan parte, se encuentren en proceso de llevar a cabo el objeto establecido en los mismos.

OBLIGACION Y ORDEN DE PAGO: Se entiende por obligación el monto adeudado producto del desarrollo de los compromisos adquiridos por el valor equivalente a los bienes recibidos, servicios prestados y demás exigibilidades pendientes de pago, incluidos los anticipos no pagados que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratación administrativa.

Así mismo la Ordenación del Pago se considera el acto administrativo por medio del cual el funcionario del cargo facultado reconoce a favor de un tercero, de acuerdo con la naturaleza del gasto, una obligación o cuenta por pagar.

PAGO: Es el acto por el cual la pagaduría con base en la obligación y orden de pago, gestiona ante la Dirección del Tesoro Nacional la consignación de los fondos a los beneficiarios con cargo a los cupos autorizados de PAC.

PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja): Es el instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles en la cuenta única nacional, para los órganos financiados con recursos de la nación con el fin de cumplir sus compromisos.

SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera

SIAF: Sistema Integrado de Información Administrativa y Financiera

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo Certificado de Disponibilidad Presupuestal SIIF y SIAF

 Orden de Pago SIAF

 Formato Resolución PGN 303 y 303A

 Formato Resolución de Viáticos.

8. CONDICIONES GENERALES

Dentro del proceso de ejecución del presupuesto de gastos hay etapas fundamentales que pueden ser simultáneas o separadas en el transcurso de la vigencia, cada una de las cuales se confirma mediante el respectivo registro presupuestal.

9. SALIDAS

Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Orden de Pago.

10. REGISTROS

Número consecutivo de CDP

Número consecutivo Registro del Compromiso.

Número consecutivo Registro de la Obligación

Número consecutivo de Orden de Pago.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Con antelación a la ordenación del gasto, se requiere Certificado de Disponibilidad Presupuestal, CDP, emitido por el coordinador del grupo de ejecución presupuestal o quien haga sus veces.

 Ordenación del gasto a través de un acto administrativo, que implica la asunción de compromisos, cuyo plan de pagos previsto deberá estar respaldado en el cupo PAC disponible.

 La Obligación se reconoce y se ordena su pago con base en la Resolución de Reconocimiento, fallos o sentencias judiciales, o según lo ordenado en normas legales, solicitando los recursos a la DTN o el pago directo al beneficiario.

12. ANEXOS

 Documento Soporte (Resolución)

 Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

 Documento soporte del compromiso

 Documento soporte de la obligación

 Orden de Pago.

13. ACTIVIDADES

DEPENDENCIA INTERESADA

1. Una vez obtenido el CDP, el cual se ha elaborado con el respectivo proyecto de resolución, elabora orden de Pago y remite al Grupo Cuentas.

Nota: El proyecto de Resolución de Viáticos contiene el formato de orden de pago.

OFICINISTA GRUPO CUENTAS

2. Recibe, radica y numera la Orden de Pago y remite al Grupo Ejecución Presupuestal.

Nota: Esta secuencia se omite cuando se trate de Proyectos de Resolución de Viáticos.

CITADOR/OFICINISTA GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

3. Recibe Resolución y anexos y pasa a Técnico Administrativo y/o Profesional.

TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O PROFESIONAL GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

4. Verifica los datos fundamentales del compromiso, su concordancia con el CDP que lo respalda. Si encuentra alguna inconsistencia u observación, devuelve los documentos para que efectúen los ajustes correspondientes.

5. Registra en los sistemas SIIF y SIAF la información del compromiso a máximo nivel de desagregación según el objeto del mismo y/o su afectación principal.

6. Transcribe en el documento soporte el rubro presupuestal que afecta, valor, número de registro y fecha.

7. Remite Orden de Pago, anexos y soportes al Coordinador del Grupo Ejecución Presupuestal.

COORDINADOR GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

8. Certifica con su firma en la Orden de Pago, la información anterior.

CITADOR/OFICINISTA GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

9. Descarga en libro radicador y remite Orden de Pago y anexos a Secretaría General

SECRETARIA GENERAL

10. Firma Orden de pago como Ordenador del Gasto y remite al Grupo Ejecución Presupuestal

CITADOR/OFICINISTA GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

11. Recibe y radica Orden de pago y anexos y pasa a Técnico Administrativo y/o Profesional.

TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O PROFESIONAL

12. Analiza los documentos, verifica los datos fundamentales de la obligación y clasifica presupuestalmente teniendo en cuenta el objeto y su concordancia con el compromiso que lo respalda.

13. Registra en el sistema SIIF y SIAF la información correspondiente a máximo nivel de desagregación.

14. Transcribe en la Orden de pago la imputación presupuestal, valor, número de la obligación y fecha.

COORDINADOR GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

15. Certifica con su firma la anterior información.

CITADOR/OFICINISTA GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

16. Descarga en libro radicador y remite al Grupo Tesorería

CAJERO GRUPO TESORERIA

17. Recibe y radica la orden de pago y sus soportes, luego de lo cual entrega a Auxiliar Administrativo y/o Técnico Administrativo

TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO GRUPO TESORERIA

18. Analiza la Orden de Pago y documentos anexos, y registra en el sistema de ejecución de pagos (SIIF) la confirmación de deducciones, la selección de órdenes, y la confirmación de pagos, luego de lo cual transcribe en la orden de pago el número de registro.

19. Confirma Situación de Fondos en el sistema de ejecución de pagos SIIF y pasa a Oficinista y/o auxiliar administrativo.

OFICINISTA Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO GRUPO TESORERIA

20. Recibe Orden de Pago, revisa los datos fundamentales y determina el Banco y cuenta corriente que debe afectar, luego de lo cual elabora cheque respectivo.

21. Transcribe en la orden de Pago los datos del cheque y devuelve Auxiliar Administrativo y/o Técnico administrativo.

TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO GRUPO TESORERIA

22. Registra los datos del pago en el sistema de ejecución de pagos SIAF y en libro de bancos y pasa a Tesorero para firma.

TESORERO

23. Recibe cheque, orden de pago y anexos luego de lo cual firma cheque y pasa a Cajero.

CAJERO GRUPO TESORERIA

24. Clasifica la orden de pago de acuerdo con el gasto.

25. Se comunica con beneficiario de cheque para informar su entrega.

14. INDICADORES

 Gestión Compromisos acumulada:

Valor total Compromisos a la fecha

–––––––––––––––––––––––––x 100

Total apropiación Presupuestal Vigente

 Gestión Obligaciones acumulada:

Valor total Obligaciones a la fecha

–––––––––––––––––––––––––x 100

Valor total compromisos a la fecha

 Gestión Pagos acumulada:

Valor total Pagos Tesorería a la fecha

–––––––––––––––––––––––––x 100

Valor Total Obligaciones a la Fecha

Dependencia: División Financiera

Proceso: Ejecución del PAC

Procedimiento: Informe de movimientos bancarios a la dirección del tesoro nacional

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Evalúa el tiempo durante el cual permanecen los recursos situados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en las cuentas bancarias de la entidad, permitiendo establecer si se transgrede la prohibición legal de mantener recurso o dineros oficiales, por más de cinco (5) días, caso en el cual se entrará a revisar el motivo causante de dicha demora.

2. CLIENTES

Dirección Nacional del Tesoro del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Tesorería de la Procuraduría General.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los movimientos bancarios (Ingresos, Egresos, Saldos) cumplidos contablemente en la entidad.

4. RESPONSABILIDADES

El Tesorero de la Procuraduría General.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262 de 2000.

 Decreto 359 de 1995

 Demás normas concordantes del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Formato establecido por la Dirección Nacional de Tesoro del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

8. CONDICIONES GENERALES

Permite establecer el flujo de caja y movimiento bancario registrado mensualmente en la entidad.

9. SALIDAS

Informe de movimientos bancarios remitido a la Dirección del Tesoro Nacional.

10. REGISTROS

No aplica.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Correcto registro de los movimientos bancarios y establecimiento del niv el de ingresos, egresos y saldo disponible para el cumplimiento y pagos de las obligaciones a cargo de la entidad.

 Se establece el flujo mensual de caja, resultante de los movimientos bancarios efectuados durante el mes contenido en el informe enviado a la Dirección del Tesoro Nacional

 Confrontación de los ingresos y egresos, la relación consecutiva de los mismos y el reporte de bancos.

12. ANEXOS

 Informe

 Disquete.

13. ACTIVIDADES

OFICINISTA GRADO 06 GRUPO TESORERIA

13.1 Al cierre del ejercicio mensual antes del día siete (7) siguiente, consolida los movimientos de ingresos, egresos y saldos, suministrada por los Coordinadores Administrativos y funcionarios del nivel central.

13.2 Migra de los sistemas SIIF y SIAF a un archivo plano el informe debidamente consolidado.

TESORERO

13.3 Revisa y firma el informe de los movimientos bancarios, junto con el oficio remisorio y ordena el envío del mismo y del archivo plano en disquete a más tardar el día séptimo de cada mes, siguiente al ejercicio mensual contable del mes precedente.

14. INDICADORES

 Nivel de ejecución:

Saldo Promedio

––––––––––––––x 30 = n días

Saldo Inicial + Ingresos

 Saldo Final:

Saldo inicial + ingresos - Gastos = Saldo Final

Dependencia: División Financiera

Proceso: Pago de impuestos y contribuciones

Procedimiento: Presentación de declaraciones tributarias

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Dar cumplimiento a las normas y obligaciones tributarias a cargo de la entidad causadas por las retenciones efectuadas dentro del proceso de ejecución del presupuesto asignado a la entidad dentro de una vigencia fiscal definida.

2. CLIENTES

Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales, Tesorería de la Procuraduría General.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los beneficiarios de pagos a cargo de la Procuraduría General y es válido para establecer el cumplimiento de las contribuciones a cargo de la entidad y es válido para desvirtuar moras o extemporaneidades en la declaración y pago de obligaciones tributarias.

4. RESPONSABILIDADES

Grupo de Contabilidad y Tesorería.

5. REFERENCIAS

 Estatuto Nacional Tributario

 Decreto 262 de 2000.

 Resolución 2472 de 1999 de la DIAN

 Decreto 2588 de 1999 Presidencia de la República.

6. DEFINICIONES

Consultar Estatuto Nacional Tributario.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Recibo de pago migrado del sistema electrónico de la DIAN

 Recibo de consignación de pago de la contribución efectuada en el Banco recaudador

 Cheque o título valor mediante el cual se efectúa la cancelación de la contribución ante el banco recaudador del impuesto.

8. CONDICIONES GENERALES

Sujeción al calendario tributario para el pago de impuestos.

9. SALIDAS

Recibo de pago del impuesto.

10. REGISTROS

No aplica.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Correcta Liquidación y elaboración de los recibos de pago con base en la clara definición de conceptos de la retención efectuada, confrontando con los documentos soporte.

12. ANEXOS

Recibo de Pago y Cheque.

13. ACTIVIDADES

TECNICO ADMINISTRATIVO GRUPO DE TESORERIA

1. Consolida la información de las retenciones efectuadas en las regionales y nivel central por los diferentes conceptos de aplicación, indicando el valor y el concepto.

2. Registra los datos de la declaración en el sistema electrónico de la DIAN ELECTRONICA indicando el valor y el concepto aplicados en forma consolidada, tanto por el grupo de contabilidad como por las coordinaciones administrativas regionales y deriva del precitado sistema electrónico la liquidación del gravamen a cancelar o recibo de pago, mediante documento expreso, registrando finalmente en dicho sistema, la fecha cierta de pago de la contribución.

TESORERO

3. Ordena la elaboración del cheque, adjuntando el recibo de pago derivado del sistema electrónico de la DIAN ELECTRONICA.

CITADOR GRUPO TESORERIA

4. Recibe la liquidación de la contribución a pagar, el cheque y efectúa el pago correspondiente en el banco recaudador y la copia de dicha consignación la trae al Grupo de Tesorería para su archivo final.

14. INDICADORES

No aplica.

Dependencia: División Financiera

Proceso: Presentación de informes

Procedimiento: Informe boletín diario de caja y bancos

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Presentar y confrontar los movimientos diarios de ingresos y gastos que se generan en la entidad de tal forma que permitan verificar los saldos diarios en bancos y a partir de ellos servir de fuente de información para elaborar los informes, declaraciones y demás documentos exigidos en forma legal a la entidad.

2. CLI ENTES

División Financiera, Dirección Nacional del Tesoro, Grupo Contabilidad, Contraloría General de la República, Bancos, proveedores y servidores de la entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a la División Financiera y Grupo de Tesorería.

4. RESPONSABILIDADES

Grupo de Tesorería.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262 de 2000.

 Demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Boletín Diario de Caja y Bancos

8. CONDICIONES GENERALES

No aplica.

9. SALIDAS

Boletín Diario de Caja y Bancos.

10. REGISTROS

No aplica.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Correcta consolidación de la información que genera el reporte.

12. ANEXOS

Documentos soportes del ingreso y gasto

13. ACTIVIDADES

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

1.Consolida los documentos que originan la información de los movimientos diarios ingresos y egresos.

2.Elabora en hoja electrónica el boletín registrando en ella la información consolidada y pasa a Tesorero.

TESORERO

3.Previa su revisión, certifica con su firma la información del boletín.

4.Ordena el envío del boletín con todos los documentos soportes al Grupo Contabilidad y copia a Jefe División Financiera.

14. INDICADORES

Ingresos del día - Egresos del día = Saldo diario

Dependencia: División Financiera

Proceso: Presentación de informes

Procedimiento: Elaboración informe de operaciones efectivas de caja sector central nacional CGR

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Presentar y confrontar a la Contraloría General de la República, los movimientos trimestrales de Ingresos y Egresos que se generan en la entidad de tal forma que permitan verificar los estados de Superávit o déficit.

2. CLIENTES

Contraloría General de la República, División Financiera, Dirección Nacional del Tesoro, Grupo Contabilidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a la División Financiera y Grupos de Tesorería.

4. RESPONSABILIDADES

Grupo de Tesorería.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262 de 2000.

 Demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Formato DEFP001 Operaciones Efectivas de Caja Sector Central Nacional - Contraloría General de la República.

8. CONDICIONES GENERALES

Con el fin de ejercer su función fiscalizadora la Contraloría General de la República debe conocer los estados de Superávit o déficit de las entidades sobre las que ejerce control fiscal.

9. SALIDAS

Informe de Operaciones Efectivas de Caja Sector Central Nacional.

10. REGISTROS

No aplica.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Correcta consolidación de la información que genera el reporte.

12. ANEXOS

Documentos soportes del ingreso y gasto

13. ACTIVIDADES

OFICINISTA GRUPO DE TESORERIA

1. Consolida los documentos que originan la información de los movimientos trimestrales de ingresos y egresos.

2. Elabora en hoja electrónica el borrador del futuro informe registrando en él la información de Ingresos y Gastos del Nivel Central, Procuradurías Regionales y otras fuentes.

3. Con base en la anterior información, transcribe de acuerdo con el concepto de ingreso o gasto la información consolidada del trimestre y acumulada a la fecha del mismo en el formato respectivo y pasa a Tesorero para revisión y firma.

TESORERO

4.Previa su revisión, certifica con su firma la información del Informe.

5.Ordena el envío del Informe en el plazo establecido a la División de Estadística Nacional de la Contraloría General de la República.

14. INDICADORES

 Superávit (Déficit) Periodo:

Ingresos Totales del Período - Pagos Totales del período -

 Superávit (Déficit) Acumulado:

Ingresos Totales Acumulados - Pagos Totales Acumulados < /o:p>

Dependencia: División Financiera

Proceso: Proceso contable

Procedimiento: Contabilización de ajustes parciales por inflación, depreciación, amortización y provisión

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Reflejar el efecto de las variaciones del poder adquisitivo de la moneda, mediante ajustes apropiados para que las distintas partidas contables se expresen en moneda de igual poder adquisitivo.

Reflejar en los estados contables de la entidad el efecto de los gastos o costos por depreciación, agotamiento, amortización y provisión.

2. CLIENTES

Directivos de la Entidad, Contaduría General de la Nación, Contraloría General de la República, Comisión Legal de Cuentas de la Cámara de Representantes.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los activos no monetarios y las construcciones en curso de la propiedad planta y equipo y al patrimonio.

4. RESPONSABILIDADES

Grupo de Inventarios y Grupo Contabilidad.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262 de 2000.

 Decreto 2160 de 1980

 Decreto 3154 de 1990

 Decreto 2911 de 1991

 Decreto 2912 de 1991

 Ley 488 de 1998

 Circular Externa 016 de1996 Contaduría General de la Nación

 Circular Externa 011 de1996 Contaduría General de la Nación

 Demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

AJUSTES POR INFLACION: Se refiere a las variaciones del poder adquisitivo de la moneda, mediante ajustes apropiados para que las distintas partidas contables se expresen en moneda de igual poder adquisitivo.

DEPRECIACION: Distribución sistemática del costo ajustado por inflación de un activo depreciable, en los períodos que conforman su vida útil, de acuerdo con el método reconocido de valor técnico adoptado.

AMORTIZACION: Se refiere a la distribución del costo de un activo amortizable durante el período que contribuye a la generación de ingresos o al cumplimiento de las actividades propias de la función administrativa o cometido estatal.

PROVISION: Representa el valor de las estimaciones que se deben efectuar para cubrir contingencias de pérdidas como resultado del riesgo de incobrabilidad, mercado o demérito del costo de los activos

7. FORMATOS A UTILIZAR

Comprobante de contabilidad.

8. CONDICIONES GENERALES

La implementación de los métodos aplicables a cada tipo de ajuste, debe hacerse con base en las normas vigentes existentes para cada fin.

9. SALIDAS

Comprobante de contabilidad procesado en sistemas contables SIAF

Balance.

10. REGISTROS

Registro de los ajustes parciales.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta implementación de los métodos aplicables a cada tipo de ajuste.

12. ANEXOS

No aplica

13. ACTIVIDADES

GRUPO INVENTARIOS

1.Remite al Grupo Contabilidad el resumen de los movimientos de almacén debidamente ajustados.

TECNICO ADMINISTRATIVO / PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRUPO CONTABILIDAD

2.Previa su revisión, asigna las cuentas contables a cada movimiento y elabora el sistema de hoja electrónica Excel el respectivo asiento contable y pasa comprobante y soportes a Coordinador grupo Contabilidad.

COORDINADOR GRUPO CONTABILIDAD

3.Una vez revisado, refrenda con su firma el comprobante de contabilidad y devuelve a Técnico Administrativo o Profesional Universitario.

TECNICO ADMINISTRATIVO / PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRUPO CONTABILIDAD

4.Incorpora en el sistema de contabilidad SIAF y SIIF lo pertinente del comprobante de contabilidad y archiva el documento.

14. INDICADORES

No aplica.

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Dependencia: División Financiera

Proceso: Proceso contable Procuradurías regionales

Procedimiento: Registro contable de los informes enviados por las coordinaciones administrativas de las procuradurías regionales

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Ejercer el control y la incorporación de la ejecución de las Procuradurías Regionales a la contabilidad de la entidad.

2. CLIENTES

Directivos de la Entidad, División Financiera, Contaduría General de la Nación, Contraloría General de la República.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a las transacciones realizadas por los coordinadores Administrativos en desarrollo de las actividades que afectan la ejecución de presupuesto, el PAC y los movimientos contables.

4. RESPONSABILIDADES

Coordinadores Administrativos, Grupo de Inventarios y Grupo Contabilidad.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262 de 2000.

 Resolución 352 de 2000

 Circular 013 de 2000 secretaría General PGN

 Demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Informe de movimiento de bancos.

Cuadro de Ejecución Presupuestal de giros y pagos.

8. CONDICIONES GENERALES

Las Coordinaciones Administrativas deberán remitir al Grupo Contabilidad y al Grupo Tesorería la información relativa al movimiento de bancos, y relación detallada por conceptos, descuentos efectuados por retención en la fuente e IVA con la correspondiente consignación.

Al Grupo Contabilidad deberán remitir Balance Contable, acompañado de la relación de operaciones recíprocas y de los documentos soportes.

9. SALIDAS

Balances

Comprobante de contabilidad procesado en sistema contables SIAF

Oficio con o sin observaciones.

10. REGISTROS

Registro de los comprobantes incorporados en el sistema SIAF.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Correcta implementación de los métodos contables aplicables a cada tipo de movimiento.

12. ANEXOS

Informes Procuradurías Regionales.

13. ACTIVIDADES

COORDINADOR ADMINISTRATIVA PROCURADURIA REGIONAL

1.Remite al Grupo Contabilidad los informes financieros.

PROFESIONAL Y/O TECNICO ADMINISTRATIVO GRUPO CONTABILIDAD

2.Recepciona los informes financieros, revisa asientos contables cotejando con los soportes.

3.Revisa Balances, cuadros e informes de ejecución presupuestal y movimientos de almacén.

4.Digita en el sistema de contabilidad la información de los soportes e imprime los Balances.

5.Mensualmente se migra la información del SIAF y SIIF.

6.Proyecta oficio al Coordinador Administrativo, haciendo las observaciones del caso, si hay lugar y pasa a Coordinador Grupo Contabilidad.

COORDINADOR GRUPO CONTABILIDAD

7.Una vez revisado, refrenda con su firma el oficio y ordena remitir a través de la División de Registro y Control y Correspondencia.

14. INDICADORES

No aplica.

Dependencia: División Financiera

Proceso: Documentos impuestos y contribuciones

Procedimiento: Certificados por pagos retenciones por ICA, IVA, FUENTE

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Cumplir con las obligaciones legales de carácter tributario y a su vez certificar a los beneficiarios de pagos ante la entidad las retenciones efectuadas y con dichos documentos facilitar la confrontación entre los contribuyentes y la DIAN.

2. CLIENTES

Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales y Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., funcionarios y proveedores.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los pagos realizados por la entidad y que por disposición legal deban ser objeto de retenciones de carácter tributario.

4. RESPONSABILIDADES

Coordinadores grupos de contabilidad, Tesorería, Nómina.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262 de 2000.

 Estatuto Nacional Tributario.

 Decreto 53 de 30 de enero de 1996 Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C.

 Resolución No. 352 de 2000 Procurador General de la Nación.

6. DEFINICIONES

Ver Estatuto Nacional Tributario.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Formato establecido por la Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales para certificados de Ingresos y retenciones de asalariados.

8. CONDICIONES GENERALES

Los certificados constituyen soportes documentales de las retenciones realizadas por el agente retenedor y permite confrontar dicha información con la declaración presentada por dichos conceptos ante la DIAN.

9. SALIDAS

Los certificados entregados a proveedores y servidores de la entidad por concepto de retenciones en la FUENTE, IVA e ICA.

10. REGISTROS

No aplica.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Correcto registro de las retenciones efectuadas y certificadas a proveedores y servidores de la entidad interesados.

 Confrontación de los pagos con las retenciones realizadas y las retenciones declaradas.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

POR CADA PAGO DE BIENES Y SERVICIOS, EXCLUIDAS LAS RETENCIONES POR CONCEPTO DE PAGO DE SALARIOS.

OFICINISTA GRUPO DE TESORERIA

1.Al momento del giro de cada orden de pago, transcribe en un formato diseñado para este fin, los descuentos por retenciones que se calcularon en el Grupo de cuentas a cada proveedor el cual es firmado por el Tesorero de la entidad.

CAJERO

2.Entrega simultáneamente el certificado de retención con el cheque, haciéndole firmar al proveedor beneficiario del pago, una copia del certifi cado, la cual debe reposar en el archivo.

CERTIFICADOS ANUALES

PROVEEDOR

5.Solicita certificado anual (resumen de los expedidos por cada pago efectuado al solicitante) al oficinista del grupo de tesorería.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

6.Elabora los certificados de retenciones de proveedores.

Nota: El Certificado de Ingresos y Retenciones sobre salarios lo expide el Grupo de nómina.

COORDINADORES GRUPOS DE CONTABILIDAD, TESORERIA Y NOMINA

7.Refrendan el certificado (para el proveedor: C. Grupos contabilidad y Tesorería. Para asalariados: C. Grupos Nómina y Tesorería) avalan la correcta liquidación de las retenciones certificadas de conformidad con el concepto que las originó.

CAJERO Y AUXILIAR COORDINADOR GRUPO DE NOMINA

5. Entrega a los proveedores y servidores de la entidad el correspondiente certificado.

14. INDICADORES

No aplica.

Dependencia: División Financiera

Proceso: Proceso de contabilidad

Procedimiento: Elaboración de conciliaciones bancarias

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Permite confrontar los movimientos contables (Ingresos, Egresos, Saldos) con los extractos bancarios en cuyo contenido se registran los ingresos, egresos y saldos de las cuentas bancarias a través de las cuales se efectúan las operaciones financieras de los recursos de la entidad.

2. CLIENTES

División Financiera, Bancos.

3. ALCANCE

El procedimiento permite confrontar y verificar los movimientos bancarios que recaen sobre los recursos de la entidad.

4. RESPONSABILIDADES

Grupo de contabilidad y Tesorería.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262 de 2000.

 Resolución No. 352 de 2000 Procurador General de la Nación.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Formato contable de conciliaciones.

 Extractos bancarios.

8. CONDICIONES GENERALES

Este procedimiento se debe efectuar mensualmente.

9. SALIDAS

Conciliación.

10. REGISTROS

No aplica.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Se deben tener en cuenta la fidelidad de la información contenida en los documentos soportes y los extractos bancarios generados por dichos movimientos contables.

 Permite mantener la máxima transparencia en el manejo de los recursos de la entidad.

12. ANEXOS

* Extractos bancarios.

* Recibos de consignación.

* Libro auxiliar de bancos.

13. ACTIVIDADES

AUXILIAR ADMINISTRATIVO GRUPO DE CONTABILIDAD

13.1. Toma la conciliación anterior y la coteja contra el extracto bancario.

13.2. Compara el Libro de Bancos con el extracto respectivo.

13.3. Establece diferencias contables entre el Libro auxiliar de bancos y los extractos bancarios.

13.4. Establece diferencias entre los documentos soporte y los registros.

13.5. Digita la información y la imprime.

COORDINADOR GRUPO DE CONTABILIDAD

13.6. Revisa el informe de conciliaciones bancarias y lo aprueba con su firma.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO GRUPO DE CONTABILIDAD

13.7. Remite al grupo de tesorería el informe de conciliaciones bancarias.

14.INDICADORES

No aplica.

Dependencia: División Financiera

Proceso: Presentación informes para la elaboración de balances

Procedimiento: Contabilización de boletines enviados por las coordinaciones de los grupos de ejecución presupuestal, tesorería y almacén general.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Permite contabilizar los movimientos de Obligaciones, Pagos y Almacén, que se generan diariamente para la los Balances respectivos.

2. CLIENTES

División Financiera y su Grupo de Contabilidad.

3. ALCANCE

El procedimiento aplica a documentos y procesos previamente desarrollados por los Grupos de Ejecución Presupuestal, Tesorería y Almacén.

4. RESPONSABILIDADES

Grupo de contabilidad, Tesorería, Ejecución Presupuestal y Almacén.

5. REFERENCIAS

 Decreto 262 de 2000.

 Resolución No. 352 de 2000 Procurador General de la Nación.

6.DEFINICIONES

7.FORMATOS A UTILIZAR

 Informe de Movimientos Diarios por concepto y sus anexos.

 Informe de Pagos efectuados y sus anexos.

 Boletines Diarios y de Ajuste de Almacén y sus anexos.

8. CONDICIONES GENERALES

La información contenida en los boletines o informes de Obligaciones, Pagos y Movimientos de Almacén, constituyen la base para el registro de los movimientos contables, que permitirán a futuro la elaboración del Balance respectivo.

9. SALIDAS

Comprobante de contabilidad de obligaciones.

Comprobante de contabilidad de pagos.

Comprobante de contabilidad de movimientos de almacén.

10. REGISTROS

Las diferentes imputaciones contables y su registro. Así como el registro del comprobante de contabilidad.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Correcto registro de las imputaciones contables teniendo en cuenta el tipo de movimiento.

 Confrontación y cotejo de la información de los Grupos. Ejecución Presupuestal, Tesorería y Almacén.

12. ANEXOS

 Informe de Movimientos Diarios por concepto y sus anexos.

 Informe de Pagos efectuados y sus anexos.

 Boletines Diarios y de Ajuste de Almacén y sus anexos.

13. ACTIVIDADES

OFICINISTA/PROFESIONAL/TECNICO ADMINISTRATIVO GRUPO CONTABILIDAD

1.Recibe y revisa boletín de diario de almacén, o informe de obligaciones y/o informe de Pagos de la dependencia pertinente.

2.Determina la imputación contable cuando ésta no se haya surtido.

3.Verifica la imputación contable contenida en el documento anexo soporte del movimiento.

4.Registra la imputación contable y los datos del movimiento en el sistema de contabilidad SIIF y SIAF.

5.Imprime y revisa comprobante de contabilidad.

6.Archiva el comprobante con todos sus soportes.

7.Efectúa mensualmente el cruce de las obligaciones, pagos y movimientos de almacén por cada cuenta contable.

14. INDICADORES

No aplica.

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

DIVISION ATENCION AL PUBLICO

FEBRERO DE 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprimen su dinámica diaria.

Por ello, los manuales de procedimientos adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, estamos solicitando la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno, y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

Debe conservarse en lugares libres de contaminación por agentes físicos, químicos o biológicos.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas al interior de la Procuraduría.

Dependencia: División Centro de Atención al Público - CAP-

Proceso: Certificado de Antecedentes Disciplinarios

Procedimiento: Expedición Certificados

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Expedir los Certificados de Antecedentes Disciplinarios requeridos para información personal, tomar posesión de un empleo del Estado, incorporarlos a las investigaciones disciplinarias, viajar al exterior o para contratar con las Entidades Públicas, de manera ágil, precisa y de alta satisfacción para el usuario.

2. CLIENTES

Toda persona mayor o menor de edad, nacional o extranjera tiene derecho a solicitar sus antecedentes disciplinarios y a que le sean expedidos oportunamente, previa consignación de la suma fijada para cada año en el banco respectivo.

Igualmente, las Entidades Oficiales pueden solicitarlos para anexar a las investigaciones disciplinarias.

3. ALCANCE

El procedimiento involucra a todos los usuarios que soliciten personalmente o por correo la expedición del Certificado de Antecedentes Disciplinarios, a la Viceprocuraduría y a la División de Registro, Control y Correspondencia.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento incluye al usuario, Jefe de División, oficinistas y secretaria.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política

 Ley 200 de 1995

 Decreto 262 de 2000

 Demás normas concordantes

6. DEFINICIONES

N.A.

7. FORMATOS A UTILIZAR

N.A.

8. CONDICIONES GENERALES

Clases de Certificados de Antecedentes Disciplinarios

CODIGO MOTIVO

01 Investigación

03 Posesión Simple

04 Información Personal

08 Adelantar Estudios en el Exterior (Militares)

09 Posesión (Ausencia Total de Sanciones)

10 Viajar al Exterior

13 Contratación Pública

9. SALIDAS

Expedición del Certificado de Antecedentes Disciplinarios.

10. REGISTROS

 Recibo de Consignación.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Verificar que el recibo de consignación adjunto tenga el sello del banco y que se haya cancelado la suma fijada para el año respectivo.

 Digitar código del documento, número de identidad y verificar que sea el mismo nombre reportado por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

 Digitar el código que determina el tipo de certificado.

12. ANEXOS

 Copia del recibo de consignación.

 Documento de Identidad o fotocopia del mismo.

13. ACTIVIDADES

OFICINISTAS

1. Si la solicitud es efectuada personalmente:

a) El usuario debe oprimir en el aparato dispensador de turnos (DIGITURNO) la opción de "Antecedentes Disciplinarios", tomar una ficha y esperar ser atendido;

b) El oficinista presiona la tecla "opción de antecedentes" que indica en los tableros el turno en que el usuario será atendido; recibe la ficha, formato de consignación y documento de identidad o fotocopia del mismo;

c) Verifica que la consignación se haya hecho por la suma fijada anualmente y que tenga el sello del banco. Digita el código del documento de identificación y su número, constata que sea el mismo nombre reportado por la Registraduría Nacional del Estado Civil y digita el código que determina el tipo de certificado;

d) Imprime y estampa el facsímil de la rúbrica del Jefe de la División del CAP y entrega al usuario el certificado y documento de identidad.

1. Si la solicitud es efectuada por correo:

a) Recibe el escrito y verifica que esté adjunto el respectivo formato de consignación que debe contener el sello del banco y la suma fijada;

b) Aplica el mismo procedimiento descrito en el literal c) del punto 1 y lo pasa a la secretaría de la División para que lo envíe por el mismo medio.

Al finalizar la jornada laboral, concilian el número de consignaciones recibidas con el número de certificados relacionados en la planilla producida por el sistema. Entregan a la secretaría los sellos, consignaciones y planilla.

SECRETARIA

 Elabora en original y copia oficio dirigido al Director del Instituto de Estudios del Ministerio Público, remisorio de la relación de Certificados de Antecedentes Disciplinarios expedidos, con sus anexos y recibos de consignación y pasa para revisión y firma del Jefe. Una vez firmado, lo allega al Instituto y archiva copia del citado oficio.

 Utilizando el código personal (password) ingresa datos al sistema para la correcta expedición del respectivo Certificado de Antecedentes Disciplinarios y archiva los corregidos.

14. INDICADORES

 De Opinión

Número Expediciones por mes

Total días hábiles por mes

Dependencia:: División Centro de Atención al Público - CAP-

Proceso: Atención de Quejas Verbales

Procedimiento: Orientación al Usuario y Recepción de Quejas.

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Asesorar, orientar e informar al usuario sobre los servicios que presta la Procuraduría General de la Nación y recepcionar las quejas que sean de competencia de la Entidad, de manera clara, concreta y eficaz.

2. CLIENTES

Toda persona natural, nacional o extranjera tiene derecho a hacer uso de este servicio, ser atendido y obtener respuesta.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los usuarios que soliciten telefónicamente el servicio o acudan a la Entidad, y a diferentes dependencias de la Institución.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al Jefe de División, Asesores y Oficinistas.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política

 Código de Procedimiento Penal

 Ley 200 de 1995

 Decreto 262 de 2000

 Demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

N.A.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de formato de Recepción de Queja Verbal

 Modelo de formato de Recepción de Queja Telefónica.

< p class=CUERPOTEXTO style='line-height:10.8pt'>8. CONDICIONES GENERALES

N.A.

9. SALIDAS

Queja radicada que se entrega a la División de Registro, Control y Correspondencia.

10. REGISTROS

Formato de la queja diligenciado.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Identificación plena del quejoso y del presunto responsable, si es posible.

 Circunstancias de tiempo, modo y lugar en que ocurrieron los hechos.

 Dirección y número telefónico del quejoso.

12. ANEXOS

Propios de la queja.

13. ACTIVIDADES

OFICINISTAS

1. Atiende en la ventanilla de información e indica al usuario a dónde debe dirigirse.

2.Consulta el sistema GEDIS con el número de radicación o nombre del quejoso e informa al usuario el trámite dado a la queja o solicitud.

ASESORES

1.Solicita identificación al usuario.

2.Escucha al usuario y, si la queja es de competencia de la Entidad, toma el juramento de ley y procede a transcribir la versión.

3.Lee la queja al usuario para que, de conformidad, firme.

4.Radica la queja en la ventanilla de quejas de la División de Registro, Control y Correspondencia para el respectivo reparto y trámite.

14. INDICADORES

Número Quejas Recepcionadas

Número de días hábiles.

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

OFICINA DE VEEDURIA

FEBRERO DE 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la Nación es un organismo con autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional, que ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, cuyo desarrollo, calidad del servicio y cumplimiento de las funciones que le han asignado la Constitución Política y la ley, dependen en buena parte de la ejecución de los diferentes procedimientos que le imprimen su dinámica diaria.

Por ello, los manuales de procedimientos adquieren un gran valor práctico como guía para la realización eficiente y eficaz del trabajo por cada uno de los servidores públicos de la Entidad.

Dentro de este marco de actuación, estamos solicitando la máxima colaboración y diligencia al personal en la observancia de los procedimientos contenidos en el presente Manual, en busca de un alto nivel de desempeño institucional, facilitándose así el logro de la excelencia en el servicio del Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeua.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo que pretende los siguientes objetivos básicos:

 Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo.

 Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.

 Propiciar la eficiencia, la eficacia y el control interno (autocontrol) de la Institución.

 Facilitar la orientación al usuario o cliente.

Se trata de un material de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de Procedimientos está dirigido a los integrantes de la Oficina de Control Interno, y a los empleados que de alguna manera tengan participación o vinculación con dicho instrumento administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El Manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de garantizar el buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

Debe conservarse en lugares libres de contaminación por agentes físicos, químicos o biológicos.

ACTUALIZACION DEL MANUAL

Las modificaciones, sustituciones o adiciones al Manual de Procedimientos se efectuarán a través de la Oficina de Planeación, siguiendo las instrucciones y metodología de mejoramiento continuo establecidas al interior de la Procuraduría.

Dependencia:: Veeduría

Proceso: Disciplinario

Procedimiento: Quejas

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Adelantar dentro de los marcos de la legalidad y el debido proceso, una actuación administrativa que permita esclarecer si la conducta objeto de cuestionamiento ha existido, es constitutiva de falta y puede ser disciplinariamente reprochable.

2. CLIENTES

Sujetos naturales o jurídicos que reciben el resultado del producto que sale del procedimiento.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los servidores públicos adscritos a la Procuraduría General de la Nación para asegurar la obediencia, la disciplina, el comportamiento ético, la moralidad y la eficiencia cuyo propósito es procurar el buen funcionamiento de los diferentes servicios a su cargo.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a quienes participen en la obtención de las finalidades propuestas, Jefes y servidores públicos.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política

 Leyes 200 de 1995

 Decretos 262 de 2000

 Jurisprudencia

 Resoluciones

 Circulares y

 Demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

N.A.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de comunicación de indagación preliminar

 Modelo de comunicación de apertura de investigación

 Modelo de notificación de auto de pruebas

 Modelo de notificación de pliego de cargos

 Modelo de notificación de fallo de primera instancia

 Modelo de notificación de fallo de segunda instancia

 Modelo de comisiones para notificaciones

 Modelo de auto de comisiones

 Modelo de reparto de expedientes.

8. CONDICIONES GENERALES

La queja de carácter disciplinario es un mecanismo jurídico establecido por la Constitución Política y la Ley para que el ciudadano o servidor público pueda ejercer su derecho de accionar ante este Organo de Control, específicamente ante la Veeduría entratándose de servidores públicos vinculados a la Procuraduría General de la Nación, queja que puede elevarse por escrito o de manera verbal ante el Centro de Atención al Público CAP, quien luego de determinar la Dependencia cuya competencia corresponde, lo envía previa radicación y registro en el Gedis. Llegada la queja a esta Dependencia, se procede a su radicación y estudio por parte de la señora Veedora y abogado comisionado para adelantar el trámite correspondiente, y con la finalidad de concretar la pretensión y suministrar la respuesta al usuario.

9. SALIDAS

Como resultado del procedimiento el usuario obtiene una respuesta por escrito acorde a sus pretensiones, legal y oportunamente.

10. REGISTROS

 Registro de quejas internas o externas en el sistema del CAP.

 Registro en el formato disciplinario anexo al expediente

 Relación en libro radicador.

 Registros consecutivos GEDIS

 Registros listados

 Registro planillas.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Evaluación cierta y jurídica de las pruebas legalmente practicadas y arrimadas al proceso, teniendo como base las reglas de la sana crítica.

 Determinar antes de cualquier actuación la competencia, nulidad, prescripción, atipicidad de la conducta o no responsabilidad del implicado, por economía procesal.

 Establecer prioridad en los términos y actuación.

 Fecha de recibo y de respuesta.

12. ANEXOS

N. A.

13. ACTIVIDADES

OFICINISTA Y / O FUNCIONARIO ASIGNADO

13.1 Recibe por correspondencia o recoge en el CAP el registro de averiguación disciplinaria con el anexo de la queja.

13.2 Registra en el sistema GEDIS la información relacionada con la queja.

VEEDOR

13.3 Selecciona quejas para determinar competencia, anexa a otros expedientes por tratarse de los mismos hechos o someterlos a reparto de abogados.

13.4 Ordena el reparto entre los abogados, revisa y suscribe los autos pertinentes.

OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO ASIGNADO

13.5 Realiza el reparto por el sistema GEDIS entre el grupo de abogados y prepara los autos de sustanciación respectivos.

13.6 Registra en el sistema GEDIS el reparto individual por profesional y hace entrega formal, mediante firma en una planilla.

ABOGADO

13.7 Elabora el plan de trabajo para adelantar la instrucción y proyecta los autos pertinentes.

13.8 Pasa a despacho proyecto de indagación preliminar y/o archivo, remisión por competencia, apertura de investigación o impedimento.

VEEDOR

13.9 Estudia, aprueba y lo entrega a secretaría con firma en el radicador.

OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO ASIGNADO

13.10 Registra en el sistema GEDIS.

13.11 Elabora y remite las comunicaciones de Ley.

13.12 Entrega diligencias a abogado comisionado (plazo no mayor a un mes) y hace firmar planilla, si es indagación preliminar o apertura de investigación.

SECRETARIO

13.13 Si la remisión es por competencia o impedimento registra en GEDIS y envía al competente oficio y planilla.

13.14 Si archivo definitivo, comunica quejoso por oficio le adjunta copia, o comisiona fuera de la ciudad.

13.15 Si apela quejoso en el término de Ley (lo contrario se declara desierto), proyecta auto concediendo recurso.

VEEDOR

13.16 Concede Recurso.

OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO ENCARGADO

13.17 Envía expediente con oficio Sala Disciplinaria (faltas graves) o Viceprocuraduría (faltas gravísimas) y registro en planillas.

SECRETARIA

13.18 Recibe expediente con decisión de segunda instancia.

13.19 Registra en el Gedis.

13.20 Si confirma, se adjunta el expediente a las copias, se organiza en paquetes con número consecutivo y al término de dos años se envía al almacén general de la Entidad.

13.21 Si revoca con constancia secretarial lo devuelve al abogado comisionado.

< span style='font-family:"Book Antiqua"; color:windowtext'>ABOGADO

13.22 Recibe el expediente y proyecta Indagación preliminar, apertura de investigación y repite secuencia 13.9.

OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO COMISIONADO

13.23 Si no interpone recurso, ejecutoriado el auto de archivo organiza en paquete con número consecutivo y a los 2 años se envía al archivo general de la Entidad.

ABOGADO

13.24 Practica las diligencias propias de cada etapa de indagación preliminar, apertura investigación. Transcurrido el término para una u otra, proyecta auto de archivo, apertura o pliego de cargos.

13.25 Pasa proyecto a secretaría de despacho.

13.26 Repite secuencias 13.9.

OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO ASIGNADO

13.27 Registra en el sistema GEDIS.

13.28 Elabora y envía comunicaciones, realiza las notificaciones pertinentes formatos.

13.29 Si es archivo repite secuencia 13.16 al 13.22.

13.30 Si apertura de investigación, repite secuencia 13.23 a 13.25.

13.31 Si auto de cargos pasa a secretaría.

SECRETARIA

13.32 Envía comunicaciones por oficio para ubicar disciplinado.

13.33 Notifica auto de cargos, personalmente o por funcionario comisionado, formato.

13.34 Reconoce personería jurídica defensor de parte o nombrado de oficio.

13.35 Recibe descargos y petición de pruebas, anota fecha de entrega de estos y lo pasa al abogado con planilla.

ABOGADO

13.36 Proyecta auto ordenando pruebas a petición de parte o de oficio.

13.37 Repite secuencia 13.9.

SECRETARIA

13.38 Si niega pruebas e interpone recurso, se repite secuencia 13.16 y 13.17.

13.39 No apela, pasa a abogado con planilla.

ABOGADO

13.40 Practica pruebas dentro de los términos de Ley, o comisiona para ello.

13.41 Vencido el término de pruebas, proyecta fallo sancionatorio o absolutorio y pasa a despacho.

SECRETARIA DE VEEDURIA

13.42 Repite secuencia 13.16.

OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO ASIGNADO

13.43 Registra en el Gedis.

13.44 Elabora y envía las comunicaciones de Ley.

13.45 Expide fotocopias si han sido solicitadas y aprobadas.

SECRETARIO

13.46 Si fallo condenatorio, interpone recurso de apelación repite secuencia 13.3 inciso último y 13.16.

13.47 Si confirma, se repite secuencia 13.18, 13.19, 13.20 y 13.21.

13.48 Si revoca, se repite secuencia 13.18, 13.19, 13.20 y 13.21 y se le da el trámite que disponga el superior.

13.49 Si anula, pasa con planilla al abogado para que rehaga la actuación desde lo ordenado.

13.50 Si fallo absolutorio Consulta, proyecta auto de remisión por consulta al superior Sala Disciplinaria, con oficio y planilla.

VEEDOR

13.51 Ordena consulta.

OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO ASIGNADO

13.52 Si el disciplinado o apoderado no apelan la decisión queda en firme.

13.53 Causada la ejecutoria, elabora los oficios de ley para efectos de hacer efectiva la sanción impuesta.

OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO ASIGNADO

13.54 Registra en el sistema GEDIS.

13.55 Archiva el expediente, repite secuencia 13.22.

14. INDICADORES

 Documentación:

Quejas ejecutadas

 ––––––––––––––––x 100 =

Quejas recibidas

Tiempo

–––––––––––––––– (semestre) =

 Quejas recibidas

Dependencia: Veeduría

Proceso: Disciplinario

Procedimiento: Derecho de petición

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Suministrar y hacer llegar a conocimiento del peticionario (particular, entidad o servidor público) una respuesta, además de adecuada y oportuna según las disposiciones legales, que aborde de manera clara y comprensible el fondo de la cuestión o problema examinado en los términos solicitados.

2. CLIENTES

Sujetos naturales o jurídicos que reciben la información solicitada a través de este mecanismo (derecho de petición) como producto que sale del procedimiento.

3. ALCANCE

Procurar que mediante la aplicación de este procedimiento, el usuario obtenga la mayor satisfacción en la respuesta escrita que suministra esta dependencia de control.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los Jefes y servidores públicos que suministran las respuestas.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política

 Leyes 200 de 1995

 Decretos 262 de 2000

 Jurisprudencia

 Resoluciones

 Circulares y

 Demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

N. A.

7. FORMATOS A UTILIZAR

Oficios

Planillas.

8. CONDICIONES GENERALES

El derecho de petición, es un mecanismo jurídico establecido en la Constitución Nacional y la ley, mediante el cual cualquier ciudadano puede acudir ante las instituciones competentes a ejercerlo para obtener información de manera rápida y ágil sobre las actuaciones en que tenga interés. Ante la Veeduría el ciudadano por escrito eleva petición a la que se procede en forma inmediata, máximo en tres (3) días, dado el término perentorio que la ley dispone 15 días para suministrar y hacer llegar la información requerida.

9. SALIDAS

Respuesta, oportuna y adecuada que por escrito se le suministra al usuario.

10. REGISTROS

 Registros en el GEDIS

 Registros en el expediente

 Registro en planillas.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Recibo del escrito por correspondencia.

 Selección de la correspondencia globalizada.

 Determinación de la fecha de recibo

 Consulta en el GEDIS - para determinar y localizar la fuente que suministrará la información.

 Proyección y aprobación de la respuesta.

 Fecha de salida de la respuesta.

12. ANEXOS

N. A.

13. ACTIVIDADES

OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO DESIGNADO

13.1 Recoge en el CAP o recibe por correspondencia

13.2 Selecciona la correspondencia y separa los derechos de petición

13.3 Recibe, radica el derecho de petición y lo pasa al secretario.

SECRETARIO

13.4 Consulta Gedis para buscar fuente de información solicitada.

13.5 Proyecta al despacho la respuesta pertinente.

VEEDOR

13.6 Revisa, rechaza inconsistencias o firma respuesta.

SECRETARIO

13.7 Recibe la respuesta para dar cumplimiento a lo decidido por el despacho.

OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO DESIGNADO

13.8 Registra respuesta en el sistema GEDIS.

13.9 Firma copia para abogado.

13.10 Se anexa copia al expediente y/o repose archivo.

13.11 Entrega documentación en correspondencia o entrega personalmente.

OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO DESIGNADO

13.12 Otra clase de correspondencia. Se recoge en el CAP mediante planilla, se selecciona y se da respuesta o se anexa al expediente una vez consultado en el GEDIS.

14. INDICADORES

 Documentación:

Derechos de petición evacuados

––––––––––––––––––x 100 =

Derechos de Petición recibidos

Tiempo empleado

–––––––––––––––– =

Número de peticiones

Dependencia: Veeduría

Proceso: Disciplinario

Procedimiento: Segunda instancia

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Garantizar el derecho que tiene tanto el quejoso como el disciplinado a que se le revise en segunda instancia la decisión proferida por el A-quo, cuando se muestra en desacuerdo con la decisión que no consulta sus intereses, dentro de los términos de ley. Para ello, el Ad-quem, una vez recibe las diligencias revisará las razones de discrepancia por parte del recurrente, y decidirá en derecho si le asiste o no la razón.

2. CLIENTES

Sujetos naturales o jurídicos que reciben el resultado del producto que sale del procedimiento.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los servidores públicos adscritos a la Procuraduría General de la Nación y quejosos en aplicación al debido proceso.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a quienes participen en la obtención de las finalidades propuestas, Jefes y servidores públicos.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política

 Leyes 200 de 1995

 Decretos 262 de 2000

 Jurisprudencia

 Resoluciones

 Circulares y

 Demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

N. A.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Modelo de notificación de fallo de segunda instancia

 Modelo de notificación de archivo.

8. CONDICIONES GENERALES

Es un mecanismo jurídico mediante el cual el quejoso puede interponer recurso contra las decisiones de archivo definitivo ante el Superior Jerárquico, sustentado de manera escrita y dentro de los cinco días siguientes a la notificación del mismo. Respecto de los disciplinados igualmente pueden interponer recurso contra los autos que niegan pruebas y el fallo sancionatorio de primera instancia, con observancia de los términos y requisitos legales.

9. SALIDAS

Como resultado del procedimiento el usuario obtiene una decisión igual o diferente a la de primera instancia previo el análisis jurídico nuevamente de las pruebas arrimadas legalmente al proceso.

10. REGISTROS

 Registro en el sistema GEDIS.

 Registro en planillas de reparto a abogados.

11. BASES DE AUTOCONTROL

Evaluación y estudio de las razones de orden fáctico y jurídico como sustentación al recurso interpuesto, cotejado con el acopio probatorio para obtener la decisión final.

 Determinar la fecha de recibo en aras al cumplimiento de los términos de ley.

12. ANEXOS

N. A.

13. ACTIVIDADES

DELEGADOS, PROCURADORES DEPARTAMENTALES Y DEMAS SUPERIORES JERARQUICOS QUE CONOZCAN EN PRIMERA INSTANCIA

13.1 Profiere el fallo de primera instancia en la investigación disciplinaria.

OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO DESIGNADO

13.2 Recibe por correspondencia o recoge en el CAP el expediente.

VEEDOR

13.3 Revisa y somete a reparto entre los abogados.

OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO DESIGNADO

13.4 Registra en el sistema GEDIS la información de reparto.

13.5 Entrega mediante planilla los expedientes asignados a los abogados.

ABOGADO

13.6 Evalúa las diligencias y proyecta decisión.

VEEDOR

13.7 Revisa el proyecto, lo firma y/o rechaza. Si rechaza devuelve al abogado, repite secuencia 13.4. y 13.5.

SECRETARIA VEEDURÍA

13.8 Pasa a abogado para corrección, control radicador.

13.9 Pasa a secretaría si aprueba, control radicador.

OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO DESIGNADO

13.10 Registra en el sistema GEDIS, decisión aprobada y firmada.

SECRETARIO

13.11 Devuelve las diligencias con decisión de segunda instancia a la oficina de origen por correspondencia o personalmente para trámites subsiguientes con oficio y registro en planilla.

OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO DESIGNADO

13.12 Registra en el sistema GEDIS.

13.13 Entrega las diligencias en correspondencia o en la oficina con planilla.

14. INDICADORES

 Documentación:

Expedientes que se ejecutan

––––––––––––––––––x 100 =

Expedientes que se reciben

Tiempo que se emplea en resolver

––––––––––––––––––– =

Total expedientes

Dependencia: Veeduría

Proceso: Disciplinario

Procedimiento: Comisiones

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Garantizar el derecho que tiene el disciplinado a que se le practiquen las pruebas solicitadas o decretadas de oficio. Igualmente se surtan las notificaciones de las decisiones cuando los disciplinados laboran o residen en sede distinta a la de Bogotá, para garantizar el derecho de defensa.

2. CLIENTES

Los disciplinados.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los servidores públicos que resulten investigados.

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra a los investigados, a los agentes comisionados a los jefes y servidores públicos que participen en el procedimiento.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política

 Leyes 200 de 1995

 Decretos 262 de 2000

 Jurisprudencia

 Resoluciones

 Circulares y

 Demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

N. A.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Oficio

 Auto remisorio de la comisión

 Planilla.

8. CONDICIONES GENERALES

Es un estadio del proceso disciplinario que consiste en remitir el expediente al lug ar donde debe surtirse alguna actuación procesal, práctica de pruebas o notificación con observancia del término de ley, el cual debe cumplirse por el funcionario público de igual o inferior categoría.

9. SALIDAS

Como resultado del procedimiento el disciplinado obtiene garantías para su defensa.

10. REGISTROS

 Registro en el sistema GEDIS.

 Registro en planillas de correo.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Determinar la fecha de envío.

Que se cumpla a cabalidad las diligencias ordenadas controlar que se cumpla el término de comisión.

12. ANEXOS

N. A.

13. ACTIVIDADES

OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO DESIGNADO

13.1 Recibe el expediente con auto comisorio, proyecta oficio para enviarlo al comisionado.

13.2 Iguala cuaderno de copias.

13.3 Radica en el listado.

13.4 Registra en GEDIS.

13.5 Empaca sobres.

13.6 Organiza y folia.

13.7 Elabora planilla para remisión.

13.8 Lo lleva al CAP.

OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO DESIGNADO

13.9 Devuelto el expediente lo recibe por correspondencia o recoge en el CAP el expediente.

13.10 Registra en el sistema GEDIS.

Anota en carpeta de abogados y entrega a estos mediante planilla.

13.11 Devuelto el expediente lo recibe por correspondencia o recoge en el C.A.P.

13.12 Registra en el sistema GEDIS.

13.13 Anota en carpeta de abogados y entre estos mediante planilla.

ABOGADOS

13.14 Se repiten las secuencias del procedimiento disciplinario (quejas).

14. INDICADORES

 Documentación:

Comisiones que se ejecutan

––––––––––––––––––x 100 =

Comisiones que se ordenan

 Tiempo que se emplea para evacuar comisiones

 ––––––––––––––––––––––––

 Número de comisiones

Dependencia: Veeduría

Proceso: Disciplinario

Procedimiento: Impedimentos y recusaciones

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

< p class=CUERPOTEXTO>Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Garantizar el principio de imparcialidad. Con este busca el funcionario que ha sido recusado o que se declare impedido que el procedimiento a seguir esté al margen de cualquier interés personal y garantizar al usuario una recta aplicación de justicia.

2. CLIENTES

Servidores públicos investigados.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los servidores públicos adscritos a la Procuraduría General de la Nación que participan en el desarrollo del proceso.

4. RESPONSABILIDADES

Jefe y superior inmediato.

5. REFERENCIAS

 Constitución Política

 Leyes 200 de 1995

 Decretos 262 de 2000

 Jurisprudencia

 Resoluciones

 Circulares y

 Demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

N. A.

7. FORMATOS A UTILIZAR

 Registro en el GEDIS

 Auto de asignación al abogado.

< p class=CUERPOTEXTO style='line-height:10.7pt'>8. CONDICIONES GENERALES

Son medios con los que cuentan disciplinados, ofendidos y servidores públicos que intervienen en el proceso con miras a que se garantice la aplicación de los principios rectores como la transparencia y la imparcialidad, cuando consideran que el servidor público que adelanta el proceso o éste así lo determina, no ostenta la calidad de ser imparcial por factores internos o externos consagrados en la Ley que se lo impiden.

9. SALIDAS

Como resultado del procedimiento el usuario obtiene una respuesta a su pretensión exenta de parcialidad.

10. REGISTROS

 Registro en el sistema GEDIS.

 Registro en planillas de reparto a abogados.

11. BASES DE AUTOCONTROL

 Evaluación y estudio de las razones de orden fáctico y jurídico que expresa tanto el que lo solicita como el servidor público que se declara impedido.

 Determinar la fecha de recibo y fecha de respuesta.

12. ANEXOS

N. A.

13. ACTIVIDADES

OFICINISTA Y/ O FUNCIONARIO DESIGNADO

13.1 Recibe por correspondencia o del CAP el expediente Registra el Gedis y pasa a Despacho.

VEEDOR

13.2 Revisa y ordena reparto a abogados o lo asigna a abogado.

OFICINISTA Y / O FUNCIONARIO DESIGNADO

13.3 Efectúa reparto Gedis.

13.4 Registra en el Gedis el reparto individual a abogados.

13.5 Mediante planilla entrega al abogado comisionado.

ABOGADO

13.6 Evalúa las diligencias y proyecta decisión.

SECRETARIA DESPACHO

13.7 Recibe proyecto, firma copia al abogado y pasa a Despacho.

VEEDOR

13.8 Revisa el proyecto, lo firma y / o rechaza. Si rechaza devuelve al abogado.

13.9 Repite secuencia 13.6 y 13.7.

13.10 Si aprueba pasa a secretaría.

OFICINISTA Y / O FUNCIONARIO DESIGNADO

13.11 Registra en el sistema GEDIS.

SECRETARIO

13.12 Devuelve las diligencias con la decisión correspondiente al mismo funcionario que venía conociendo o al nuevo servidor público asignado.

13.13 Entrega las diligencias en correspondencia o personalmente en la oficina con planilla.

14. INDICADORES

 Documentación:

Expedientes que salen con decisión

––––––––––––––––––x 100=

Expedientes que entran para decidir

 Tiempo empleado para decidir

 ––––––––––––––––=

 Número expedientes

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

PROCURADURÍA REGIONAL CUNDINAMARCA

FEBRERO DE 2001

VER PROCESO DISCIPLINARIO UNIFICADO

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

PROCURADURÍAS DISTRITALES

FEBRERO DE 2001

VER PROCESO DISCIPLINARIO UNIFICADO

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

PROCURADURÍAS PROVINCIALES

FEBRERO DE 2001

VER PROCESO DISCIPLINARIO UNIFICADO

ARTÍCULO 2o. RESPONSABLES Y CAMPO DE APLICACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 41 de 2007> Los procedimientos expedidos mediante esta Resolución deberán ser aplicados en las dependencias de la Procuraduría General de la Nación, por todos y cada uno de los funcionarios del área, en ejecución de las funciones que le son propias, en el caso de incumplimiento se iniciarán las acciones disciplinarias correspondientes.

ARTÍCULO 3o. ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 41 de 2007> Toda modificación o actualización de los procedimientos adoptados mediante la presente Resolución, con el fin de mejorarlos para obtener la eficiencia, la eficacia y la transparencia que se pretende con los mismos, deberá atender a las normas técnicas internacionales y expedirse con las formalidades legales correspondientes y ser notificada a cada uno de los funcionarios del área a que pertenece el procedimiento. Dichas actualizaciones y modificaciones serán coordinadas por la Oficina de Planeación, debiéndose en todo caso contar con la participación del área líder del procedimi ento y de la Oficina de Control Interno. Para tal fin, la Viceprocuraduría emitirá la Resolución respectiva de expedición y adopción del mejoramiento continuo.

Parágrafo. Corresponde a los jefes de cada área velar por la aplicación y por su actualización cuando las circunstancias así lo ameriten por razones de cambio en la normatividad sobre la materia o modernización de los trámites.

ARTÍCULO 4o. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 41 de 2007> La totalidad de los manuales de procedimientos expedidos y adoptados reposarán en la Oficina de Control Interno, la Oficina de Planeación y Secretaría General, área ésta que realizará el manejo administrativo y despliegue de los manuales a las dependencias, dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a la fecha de suscripción de la Resolución que los expiden.

ARTÍCULO 5o. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 41 de 2007> Comuníquese la presente providencia a los jefes de las dependencias, para lo de su competencia.

ARTÍCULO 6o. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 41 de 2007> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las que le sean contrarias, en especial la Resolución número177 del 15 de diciembre de 2000.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 2 de marzo de 2001.

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.