RESOLUCIÓN 41 DE 2007
(noviembre 26)
Diario Oficial No. 46.849 de 21 de diciembre de 2007
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
Por medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos de la Procuraduría General de la Nación.
EL VICEPROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN,
en ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las consagradas en el numeral 17 del artículo 17 del Decreto 262 de 2000 y la Resolución 420 del 21 de noviembre de 2000, mediante la cual el Procurador General de la Nación, delegó las funciones previstas en el numeral 41 del artículo 7o del Decreto 262 de 2000, relativas a la expedición de los Manuales de la entidad y su mejoramiento continuo, y
CONSIDERANDO:
Que mediante Resoluciones 041 de 2 de marzo de 2001, 0197 del 25 de julio de 2003, 144 de mayo de 2004 y 022 de 2007, se adoptaron los procedimientos aplicables a la gestión de las diferentes dependencias de la Procuraduría General de la Nación;
Que en el marco del mejoramiento continuo se hace necesario revisar los procedimientos existentes, para lo cual el señor Procurador General de la Nación expidió la Circular 057 de 2005, ordenando a todas las dependencias a verificar los procedimientos existentes, buscando su optimización;
Que mediante Resolución 037 del 10 de octubre de 2007 se adoptó el Mapa de Procesos de le entidad y se estableció la caracterización de los mismos, formulando una nueva estructura que exige adecuar los procedimientos existentes con el fin de implementar el Sistema de Gestión de la Calidad, adoptado a través de la Resolución 107 de 2005;
Que a través de la Resolución 039 de 2007, se aprobaron los procedimientos obligatorios del Sistema de Gestión de la Calidad, derogándose la Resolución 176 de 2000;
Que se considera pertinente unificar en un solo acto administrativo los procedimientos debidamente clasificados, de acuerdo con la estructura adoptada en el Mapa de Procesos de la entidad, revisados, corregidos y mejorados, así como los que han surgido como nuevos en cada dependencia, a fin de facilitar su difusión y consulta;
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Adoptar el Manual de Procedimientos para la Procuraduría General de la Nación, que se anexa a la presente resolución y forma parte integral de la misma y que se integrará bajo el Libro “Manual de Procedimientos”, al Manual de Operaciones de la entidad.
ARTÍCULO 2o. CONTENIDO DEL MANUAL. El Manual que se adopta en el presente acto administrativo tiene la siguiente estructura y contenido:
MACROPROCESO ESTRATEGICO
PROCESO DE PLANEACION ESTRATEGICA
| PRO-PE-00-001 | Formulación y elaboración del plan estratégico |
| PRO-PE-00-002 | Elaboración del plan de desarrollo del instituto |
| PRO-PE-00-003 | Plan de desarrollo informático |
| PRO-PE-00-004 | Elaboración y actualización de los manuales de funciones y requisitos específicos y de procedimientos administrativos |
| PRO-PE-00-005 | Análisis y determinación de cargas de trabajo |
PROCESO DE PLANEACION PRESUPUESTAL
| PRO-PP-00-001 | Formulación, elaboración y presentación del anteproyecto |
| PRO-PP-00-002 | Modificación al proyecto de presupuesto |
| PRO-PP-00-003 | Distribución del presupuesto de gastos generales |
| PRO-PP-00-004 | Traslados presupuestales de funcionamiento e inversión |
| PRO-PP-00-005 | Elaboración, clasificación y modificación del Programa Anual Caja, PAC |
| PRO-PP-00-006 | Evaluación y seguimiento a la ejecución presupuestal |
| PRO-PP-00-007 | Inscripción inicial o registro de proyectos ante BPIN |
| PRO-PP-00-008 | Elaboración de cuentas e informe, para la evaluación de la Contraloría General de la República |
MACROPROCESO MISIONAL
PROCESO PREVENTIVO
SUBPROCESO CONTROL DE GESTION
| PRO-PR-CG-001 | Control de gestión de otras dependencias de la Procuraduría General de la Nación |
| PRO-PR-CG-002 | Control de gestión de las entidades que forman el Sistema Nacional de Reforma Agraria |
| PRO-PR-CG-003 | Control de gestión de entidades públicas ambientales |
| PRO-PR-CG-004 | Desarrollo de programas de control y prevención |
| PRO-PR-CG-005 | Recibir y remitir a las autoridades competentes las denuncias |
| PRO-PR-CG-006 | Atención al usuario |
| PRO-PR-CG-007 | Atención en secretaría |
| PRO-PR-CG-008 | Recepción y trámite de solicitudes |
| PRO-PR-CG-009 | Llevar un registro actualizado de las sentencias |
| PRO-PR-CG-0010 | Programa de seguimiento, acompañamiento y asesorías para el control de la gestión pública en materia de descentralización |
| PRO-PR-CG-0011 | Vigilancia sobre procesos disciplinarios en trámite en las oficinas de control interno de las entidades públicas |
SUBPROCESO PREVENCION
| PRO-PR-PV-001 | Vigilancia preventiva de actuaciones administrativas |
| PRO-PR-PV-002 | Proyectar para la firma de los procuradores auxiliares (constitucional-disciplinario) los conceptos sobre las consultas elevadas por los funcionarios de la entidad, los personeros y las oficinas de control interno disciplinario |
| PRO-PR-PV-003 | Función preventiva frente a las entidades públicas ambientales, agrarias y frente a las entidades encargadas de la eficiente prestación de los servicios públicos domiciliarios. Determinación de proyectos prioritarios |
| PRO-PR-PV-004 | Velar por el cumplimiento de las disposiciones |
| PRO-PR-PV-005 | Trámite de quejas y reclamos de la población desplazada. Aplicación de la herramienta técnica y sistemática. Visitas y seguimientos. Toma de declaraciones |
| PRO-PR-PV-006 | Seguimiento preventivo de los casos que se encuentran ante instancias internacionales |
| PRO-PR-PV-007 | Ejercicio de acciones populares, de tutela y cumplimiento |
| PRO-PR-PV-008 | Proyectar para el procurador auxiliar para asuntos constitucionales los requerimientos a las distintas entidades que presuntamente no han atentido el derecho de petición y revisar los reglamentos internos del derecho de petición, quejas y reclamos de las entidades públicas |
| PRO-PR-PV-009 | Atención de quejas |
| PRO-PR-PV-0010 | Trámite de denuncias y quejas sobre posibles violaciones a los derechos humanos e infracciones al derecho internacional humanitario de los grupos étnicos |
| PRO-PR-PV-0011 | Ejercer vigilancia sobre los bienes y recursos de la Nación |
| PRO-PR-PV-0012 | Control preventivo de la gestión administrativa y contratación estatal |
| PRO-PR-PV-0013 | Vigilancia responsabilidad patrimonial |
| PRO-PR-PV-0014 | Trámite y seguimiento de los requerimientos, denuncias, quejas y reclamos que sean presentadas ante la PGN por parte de la población objeto de amenazas contra su vida, integridad y libertad |
| PRO-PR-PV-0015 | Trámite de denuncias, quejas y peticiones sobre los derechos de los grupos étnicos ante las autoridades judiciales, administrativas y policivas |
PROCESO DE INTERVENCION
SUBPROCESO INTERVENCION JUDICIAL
| PRO-IN-JU-001 | Elaboración de documentos por encargo de Procurador General, tales como tutelas, actos administrativos, derechos de petición y conceptos |
| PRO-IN-JU-002 | Trámite de la petición o queja formulada para intervenir de manera preventiva o como Ministerio Público en lo laboral, cuando se considere necesario |
| PRO-IN-JU-003 | Estudiar y proyectar para la firma del Procurador General las solicitudes de revisión de tutelas ante la honorable Corte Constitucional. Preparar los proyectos de intervención judicial en las tutelas que se presenten contra el Procurador General, en los casos en que este haya delegado al procurador auxiliar |
| PRO-IN -JU-004 | Proyectar para el procurador general los conceptos que debe rendir ante la Corte Constitucional |
| PRO IN-JU- 005 | Intervención en procesos policivos |
| PRO-IN-JU-006 | Promoción e intervención en procesos judiciales en defensa de los derechos e intereses colectivos. |
| PRO-IN-JU-007 | Intervención judicial agraria |
| PRO-IN-JU-008 | Intervención judicial en materia ambiental |
| PRO-IN-JU-009 | Intervención en los procesos de arbitramento |
| PRO-IN-JU-010 | Intervención como Ministerio Público ante la jurisdicción civil |
| PRO-IN-JU-011 | Intervención de los procuradores judiciales en el trámite de los exhortos |
| PRO-IN-JU-012 | Intervención del procurador delegado para asuntos civiles ante la sala de casación civil y agraria de la Corte Suprema de Justicia |
| PRO-IN-JU-013 | Presentación de acciones de tutela, populares y de cumplimiento intervención en trámite especial de la tutela |
| PRO-IN-JU-014 | Intervención ante autoridades judiciales |
| PRO-IN-JU-015 | Presentación y sustentación de recursos de casación y revisión e intervención como Ministerio Público ante la sala de casación civil y agraria de la Corte Suprema de Justicia y tribunales superiores |
| PRO-IN-JU-016 | Intervención como Ministerio Público |
| PRO-IN-JU-017 | Participación diligencia unidad de policía judicial |
| PRO-IN-JU-018 | Gestión preventiva órdenes de captura |
| PRO-IN-JU-019 | Visita al proceso y evaluación |
| PRO-IN-JU-020 | Elaboración del concepto de casación |
| PRO-IN-JU-021 | Elaboración de respuesta al derecho de petición |
| PRO-IN-JU-022 | Intervenciones previas al concepto de extradición que emite la Sala Penal de la Corte Suprema de Justicia |
| PRO-IN-JU-023 | Concepto proceso contravencional |
| PRO-IN-JU-024 | Investigaciones contra jueces y fiscales |
| PRO-IN-JU-025 | Nulidad |
| PRO-IN-JU-026 | Notificaciones |
| PRO-IN-JU-027 | Casación |
| PRO-IN-JU-028 | Concepto de acuerdo con el Código Penal Militar |
| PRO-IN-JU-029 | Intervención judicial en procesos de única o segunda instancia que se tramitan ante la Sección Segunda del Consejo de Estado |
| PRO-IN-JU-030 | Intervención judicial en acciones colectivas |
| PRO-IN-JU-031 | Intervención judicial en recursos extraordinarios que se tramitan ante el contencioso administrativo |
| PRO-IN-JU-032 | Intervención judicial en procesos de pérdida de investidura de congresistas |
| PRO-IN-JU-033 | Investigación penal ante el Congreso |
| PRO-1t4-JJ- 034 | Unica instancia congresistas |
| PRO-IN-JU-035 | Unica instancia- etapa del juicio |
| PRO-IN-JU-036 | Acción de revisión |
| PRO-IN-JU-037 | Segunda instancia- Corte Suprema y Fiscalía Delegada |
| PRO-IN-JU-038 | Unica Instancia -Corte Suprema y Fiscalía Delegada |
| PRO-IN-JU-039 | Unica instancia - Fiscalía |
| PRO-IN-JU-040 | Beneficios por colaboración eficaz |
| PRO-IN-JU-041 | Conceptos jurídicos |
SUBPROCESO INTERVENCION ADMINISTRATIVA
| PRO-IN-AD-001 | Investigación disciplinaria ante el Congreso |
| PRO-IN-AD-002 | Trámite antes las autoridades de peticiones para reclamar de gobiernos extranjeros la protección de derechos y garantías fundamentales |
| PRO-IN-AD-003 | Intervenir ante las autoridades públicas |
SUBPROCESO CONCILIACION
| PRO-IN-CO-001 | Intervención en audiencias de conciliación |
| PRO-IN-CO-002 | Conciliación como requisito de procedibilidad |
PROCESO DISCIPLINARIO
SUBPROCESO INDAGACION PRELIMINAR
| PRO-DI-IP-001 | Evaluación queja |
| PRO-DI-IP-002 | Indagación preliminar Ley 734 de 2003 |
| PRO-DI-IP-003 | Recaudo probatorio |
| PRO-DI-IP-004 | Impugnación auto de archivo |
| PRO-DI-IP-005 | Nulidades |
| PRO-DI-IP-006 | Notificaciones y recursos |
| PRO-DI-IP-007 | Impedimentos y recusaciones |
| PRO-DI-IP-008 | Conflicto de competencia |
| PRO-DI-IP-009 | Poder preferente y supervigilancia administrativa |
| PRO-DI-IP-010 | Comisiones |
| PRO-DI-IP-011 | Indagación preliminar y colaboración técnico-científica |
| PRO-DI-IP-012 | Análisis Técnico en construcciones e interventorías |
| PRO-DI-IP-013 | Revisión proyecto de fallos |
SUBPROCESO INVESTIGACION DISCIPLINARIA
| PRO-DI-ID-001 | Investigación disciplinaria Ley 734 de 2003 |
| PRO-DI-ID-002 | Procedimiento Verbal |
| PRO-DI-ID-003 | Procedimiento ante el Procurador General |
| PRO-DI-ID-004 | Descargos y/o pruebas a solicitud de parte |
| PRO-DI-ID-005 | FALLO - Ley 734 de 2003 |
| PRO-DI-ID-006 | Acumulación |
| PRO-DI-ID-007 | Revocatoria directa |
SUBPROCESO INVESTIGACION DISCIPLINARIA DE SEGUNDA INSTANCIA
| PRO-DI-SG-001 | Apelación Fallo Primera Instancia-Ley 734 de 2003 |
| PRO-DI-SG-002 | Apelación auto que niega pruebas |
| PRO-DI-SG-003 | Consulta suspensión provisional |
| PRO-DI-SG-004 | Recurso de queja |
SUBPROCESO TOMAR MEDIDAS PREVENTIVAS O DECRETAR SUSPENSION PROVISIONAL
| PRO-DI-MP-001 | Medidas preventivas - Ley 734 de 2003 |
| PRO-DI-MP-002 | Suspensión provisional- Ley 734 de 2003 |
| PRO-DI-MP-003 | Testigo renuente |
SUBPROCESO SANCION POR QUEJAS TEMERARIAS
| PRO-DI-SQ-001 | Quejoso temerario |
MACROPROCESO DE APOYO
PROCESO ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS
SUBPROCESO GESTION DE ALMACEN E INVENTARIOS
| PRO-GA-AI-001 | Salidas de almacén |
| PRO-GA-AI-002 | Baja de bienes por pérdida, hurto o robo |
| PRO-GA-AI-003 | Baja de bienes por caso fortuito o fuerza mayor |
| PRO-GA-AI-004 | Baja de bienes por exoneración de responsabilidad civil |
| PRO-GA-AI-005 | Baja de bienes servibles |
| PRO-GA-Al-006 | Baja de bienes inservibles o innecesarios en depósito |
| PRO-GA-AI-007 | Rendición de cuentas de almacén. |
| PRO-GA-AI-008 | Destrucción de muebles inservibles dados de baja |
| PRO-GA-AI-009 | Donación de bienes muebles innecesarios dados de baja |
| PRO-GA-AI-010 | Egreso de bienes con base en el plan de compras |
| PRO-GA-AI-011 | Egreso con requerimiento eventual |
| PRO-GA-AI-012 | Egreso por traspaso de bienes otras entidades |
| PRO-GA-AI-013 | Entrega y recibo normal de almacén |
| PRO-GA-AI-014 | Entrega y recibo de bienes devolutivos y de consumo, cuando el funcionario abandona el cargo o dilata la entrega |
| PRO-GA-AI-015 | Remesas de bienes |
| PRO-GA-AI-016 | Inventario general de elementos devolutivos en servicio |
| PRO-GA-AI-017 | Inventario individual de elementos devolutivos en servicio |
| PRO-GA-AI-018 | Ajuste a los registros |
| PRO-GA-AI-019 | Ingreso por compras |
| PRO-GA-AI-020 | Ingreso por caja menor |
| PRO-GA-AI-021 | Ingreso por donaciones recibidas |
| PRO-GA-AI-022 | Ingreso por elementos sobrantes |
| PRO-GA-AI-023 | Ingreso por traspaso de bienes de otras entidades |
| PRO-GA-AI-024 | Ingreso por reintegro o devolución |
| PRO-GA-AI-025 | Ingreso por reposición |
| PRO-GA-AI-026 | Ingreso por recuperación |
| PRO-GA-AI-027 | Ingreso por permuta |
SUBPROCESO GESTION INMOBILIARIA
| PRO-GA-IN-001 | Conceptos técnicos sobre inmuebles |
| PRO-GA-IN-002 | Mantenimiento de inmuebles |
SUBPROCESO ADMINISTRACION DE VEHICULOS
| PRO-GA-AV-001 | Tramitación de horas extras a conductores |
| PRO-GA-AV-002 | Tramitación y reconocimiento de parqueaderos |
| PRO-GA-AV-003 | Ejecución de trabajo según cotización |
| PRO-GA-AV-004 | Consecución y aprobación de cotizaciones |
SUBPROCESO LOGISTICA
| PRO-GA-LO-001 | Consumo de fotocopias |
| PRO-GA-LO-002 | Pago de servicios públicos |
| PRO-GA-LO-003 | Liquidación consumo de fotocopias mensuales |
| PRO-GA-LO-004 | Diagnóstico y corrección de fallas en los equipos de aseo y cafetería |
| PRO-GA-LO-005 | Entrega de elementos de cafetería e instalación de los mismos |
| PRO-GA-LO-006 | Abastecimiento de cafeterías y asignación de las mismas |
| PRO-GA-LO-007 | Autorizaciones de salida de materiales y herramientas |
| PRO-GA-LO-008 | Mantenimiento a máquinas de escribir y fotocopiadoras |
| PRO-GA-LO-009 | Pago de impuestos |
PROCESO GESTION DE CONTRATACION
SUBPROCESO PLANEACION DE LA CONTRATACION
| PRO-GC-PL-001 | Etapa de planeación |
| PRO-GC-PL-002 | Estudios para arrendamiento y/o comodatos |
SUBPROCESO SELECCION Y ADJUDICACION
| PRO-GC-SA-001 | Contratación directa cuando no existe pluralidad de oferentes |
| PRO-GC-SA-002 | Contratación sin formalidades plenas |
| PRO-GC-SA-003 | Urgencia manifiesta |
| PRO-GC-SA-004 | Desarrollo proceso de selección - Contratación directa con convocatoria pública |
| PRO-GC-SA-005 | Desarrollo proceso de selección licitación pública o concurso de méritos |
| PRO-GC-SA-006 | Elaboración de cuadros comparativos y conceptos técnicos |
| PRO-GC-SA-008 | Estudio de soluciones en el mercado |
| PRO-GC-SA-009 | Estudios para contratación del desarrollo de sistemas de información |
| PRO-GC-SA-010 | Términos de referencia y adjudicación de contrato de investigación IEMP |
| PRO-GC-SA-0l1 | Selección de contratista IEMP |
| PRO-GC-SA-012 | Celebración de contrato con formalidades plenas IEMP |
SUBPROCESO EJECUCION Y EVALUACION
| PRO-GC-EE-001 | Ejecución del contrato (PGN) |
| PRO-GC-EE-002 | Venta mediante contratación directa |
| PRO-GC-EE-003 | Venta mediante pública subasta |
| PRO-GC-EE-004 | Interventoría en contratos informáticos |
| PRO-GC-EE-005 | Interventorías de contratos de mantenimiento y remodelación de inmuebles |
| PRO-GC-EE-006 | Desarrollo del contrato (IEMP) |
PROCESO GESTION DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION
SUBPROCESO ADMINISTRACION INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA
| PRO-GT-AI-003 | Conectividad a la red |
| PRO-GH-BI-004 | Organización olimpiadas lúdico-deportivas a nivel nacional |
| PRO-GH-BI-005 | Selección de instructores para las actividades artísticas y deportivas |
| PRO-GH-BI-006 | Coordinación y desarrollo de actividades deportivas |
| PRO-GH-BI-007 | Programas de prevención, educación y promoción |
| PRO-GH-BI-008 | Coordinación programa preparación a la jubilación |
| PRO-GH-BI-009 | Estudio y diagnóstico de la situación a nivel nacional de la oficina de bienestar |
| PRO-GH-BI-010 | Estudio comparativo y diagnóstico de los servicios prestados por las cajas de compensación a nivel nacional |
| PRO-GH-BI-011 | Asesoría psicosocial al funcionario y su familia |
| PRO-GH-BI-012 | Programas de vigilancia epidemiológica |
| PRO-GH-BI-013 | Diseño, ejecución y evaluación a programas de capacitación en higiene, seguridad industrial, medicina preventiva y del trabajo |
| PRO-GH-BI-014 | Exámenes médicos ocupacionales |
| PRO-GH-BI-015 | Estudios de ausentismo laboral por accidentes de trabajo y enfermedad profesional y enfermedad común |
| PRO-GH-BI-016 | Diseño de panoramas de factores de riesgo |
| PRO-GH-BI-017 | Inspecciones periódicas de higiene y seguridad industrial |
| PRO-GH-BI-018 | Dotación de elementos de protección personal |
| PRO-GH-BI-019 | Registro e investigación de accidentes de trabajo |
| PRO-GH-BI-020 | Conformación y funcionamiento de brigadas de emergencia |
| PRO-GH-BI-021 | Conformación comités paritarios de salud ocupacional |
| PRO-GH-BI-022 | Mantenimiento y recarga de extintores |
SUBPROCESO CAPACITACION
| PRO-GH-CA-001 | Desarrollo de un evento de formación. |
| PRO-GH-CA-002 | Elaboración del plan indicativo de la división de capacitación |
| PRO-GH-CA-003 | Identificación de necesidades y programación de investigaciones |
| PRO-GH-CA-004 | Formación de investigadores |
| PRO-GH-CA-005 | Desarrollo de investigaciones |
| PRO-GH-CA-006 | Socialización de investigaciones |
| PRO-GH-CA-007 | Elaboración, distribución y venta de publicaciones |
SUBPROCESO COMPENSACION
| PRO-GH-CO-001 | Licencia ordinaria no remunerada |
| PRO-GH-CO-002 | Licencia no remunerada para adelantar estudios |
| PRO-GH-CO-003 | Licencia remunerada para eventos |
| PRO-GH-CO-004 | Reconocimiento de cesantías de fallecidos a través del Fondo Nacional de Ahorro |
| PRO-GH-CO-005 | Reconocimiento de cesantías definitivas Fondo Nacional de Ahorro |
| PRO-GH-CO-006 | Reconocimiento y pago de cesantías definitivas fondos privados |
| PRO-GH-CO-007 | Reconocimiento y pago de cesantías |
| PRO-GH-CO-008 | Reporte mensual de cesantías al Fondo Nacional |
| PRO-GH-CO-009 | Reporte anual consolidado de cesantías Fondo Nacional de Ahorro |
| PRO-GH-CO-010 | Reporte anual de cesantías fondos privados |
| PRO-GH-CO-011 | Retiro parcial de cesantías de Fondo Nacional de Ahorro |
| PRO-GH-CO-012 | Autorización retiro parcial de cesantías de fondas privados |
| PRO-GH-CO-013 | Auxilio funerario |
| PRO-GH-CO-014 | Retiro por invalidez |
| PRO-GH-CO-015 | Seguro de vida |
| PRO-GH-CO-016 | Registro novedades de personal |
| PRO-GH-CO-017 | Liquidación de reintegro a funcionarios |
SUBPROCESO EVALUACION DEL TALENTO HUMANO
| PRO-GH-CS-001 | Control y seguimiento a calificación anual de los servidores de Carrera de la PGN |
SUBPROCESO SELECCION DE EMPLEADOS DE CARRERA
| PRO-GH-SC-001 | Convocatoria |
| PRO-GH-SC-002 | Reclutamiento |
| PRO-GH-SC-003 | Diseño de pruebas |
| PRO-GH-SC-004 | Pruebas escritas |
| PRO-GH-SC-005 | Pruebas |
| PRO-GH-SC-006 | Análisis de antecedentes |
| PRO-GH-SC-007 | Lista de elegibles |
| PRO-GH-SC-008 | Nombramiento |
| PRO-GH-SC-009 | Calificación y periodo de prueba |
| PRO-GH-SC-009 | Insubsistenca |
| PRO-GH-SC-009 | Planeación |
SUBPROCESO SITUACIONES ADMINISTRATIVAS
| PRO-GH-SA-001 | Comisión Especial. |
| PRO-GH-SA-002 | Comisión de estudios en exterior. |
| PRO-GH-SA-003 | Permiso de lactancia, para los niveles profesional, técnico, administrativo y operativo. |
| PRO-GH-SA-004 | Retiro por vacancia del empleo por abandono del cargo. |
| PRO-GH-SA-005 | Vacancia del empleo por muerte. |
| PRO-GH-SA-006 | Retiro forzoso del servicio al cumplir 65 años de edad. |
| PRO-GH-SA-007 | Retiro del servicio por el Estatus de Pensionado. (55 años los hombres y 50 las mujeres). |
| PRO-GH-SA-008 | Insubsistencia por inhabilidad o incompatibilidad anterior o sobreviviente a la posesión. |
| PRO-GH-SA-009 | Retiro por invalidez absoluta. |
| PRO-GH-SA-010 | Afiliación de beneficiarios a EPS (Cajanal ISS). |
| PRO-GH-SA-011 | Afiliación a Caja de Compensación para prestación de servicios y subsidio familiar. |
PROCESO GESTION DOCUMENTAL
SUBPROCESO CREACION O INGRESO DE DOCUMENTOS A LA ENTIDAD
| PRO-GD-CD-001 | Recepción de documentos a la entidad. |
| PRO-GD-CD-002 | Clasificación y registro documental para reparto. |
| PRO-GD-CD-003 | Recepción de documentos en las dependencias. |
| PRO-GD-CD-004 | Ingreso documental por reposición o compensación. |
| PRO-GD-CD-005 | Registro de la devolución de documentos al archivo. |
| PRO-GD-CD-006 | Radicación y reparto de quejas. |
SUBPROCESO DISPOSICION FINAL
| PRO-GD-DF-001 | Elaboración propuesta actualización de Tabla Retención Documental por las dependencias. |
| PRO-GD-DF-002 | Actualización de la Tabla de Retención Documental. |
| PRO-GD-DF-003 | Transferencia documental al archivo central. |
| PRO-GD-DF-004 | Eliminación documental en dependencias. |
| PRO-GD-DF-005 | Conservación documental en archivo. |
| PRO-GD-DF-006 | Ingreso documental al archivo. |
| PRO-GD-DF-007 | Generación de listados de documentos en archivo. |
| PRO-GD-DF-008 | Apertura unidades de conservación. |
| PRO-GD-DF-009 | Ordenación documental en archivo. |
| PRO-GD-DF-010 | Selección documental en archivo. |
| PRO-GD-DF-011 | Consultas y préstamo de documentos en archivo. |
| PRO-GD-DF-012 | Eliminación documental en archivo. |
| PRO-GD-DF-013 | Clasificación y registro documental en archivo. |
SUBPROCESO MANEJO DOCUMENTAL EN DEPENDENCIAS
| PRO-GD-MD-001 | Trámite correspondencia recibida y enviada. |
| PRO-GD-MD-002 | Trámite de correspondencia en Secretaría General. |
| PRO-GD-MD-003 | Trámite de correspondencia en las Coordinaciones. |
| PRO-GD-MD-004 | Sustanciación de quejas. |
| PRO-GD-MD-005 | Reparto y descargue de quejas. |
| PRO-GD-MD-006 | Envío de las quejas. |
| PRO-GD-MD-007 | Reparto de expedientes. |
| PRO-GD-MD-008 | Distribución de documentos a las dependencias. |
| PRO-GD-MD-009 | Trámite de expediente asumido por el poder preferente (Resolución… de 2002). |
| PRO-GD-MD-010 | Administración de la información del sistema GEDIS. |
| PRO-GD-MD-011 | Almacenamiento de documentos en dependencias. |
| PRO-GD-MD-012 | Registro de las sanciones. |
| PRO-GD-MD-013 | Envío de correspondencia. |
| PRO-GD-MD-014 | Cumplimiento de la sanción. |
| PRO-GD-MD-015 | Cancelación de la sanción. |
| PRO-GD-MD-016 | Certificación. |
| PRO-GD-MD-017 | Expedición Certificado Antecedentes Disciplinarios, CAP. |
| PRO-GD-MD-018 | Expedición de certificados de antecedentes disciplinarios – Coordinaciones. |
| PRO-GD-MD-019 | Corrección de antecedentes disciplinarios. |
| PRO-GD-MD-020 | Anulación de certificados de antecedentes disciplinarios. |
| PRO-GF-EJ-005 | Contabilización de ajustes parciales por inflación, depreciación, amortización y provisión. |
| PRO-GF-EJ-006 | Registro contable de los informes enviados por las coordinaciones administrativas de las procuradurías regionales. |
SUBPROCESO EJECUCION PRESUPUESTAL
| PRO-GF-EJ-001 | Asignación de cuotas de apropiación a nivel central y de gastos generales … procuradurías regionales. |
| PRO-GF-EJ-002 | Expedición Certificado de Disponibilidad Presupuestal de gastos, CDP. |
| PRO-GF-EJ-003 | Elaboración de informes presupuestales y de tesorería. |
SUBPROCESO TRAMITES FINANCIERA INSTITUTO
| PRO-GF-TI-001 | Cuentas por cobrar – instituto. |
| PRO-GF-TI-002 | Provisión de cartera – instituto. |
| PRO-GF-TI-003 | Recuperación de cartera – instituto. |
| PRO-GF-TI-004 | Cuentas por pagar – instituto. |
| PRO-GF-TI-005 | Registro contable de ingresos – instituto. |
| PRO-GF-TI-006 | Contabilidad – instituto. |
| PRO-GF-TI-007 | Expedición certificado de disponibilidad – instituto. |
| PRO-GF-TI-008 | Elaboración de cheques y pagos – instituto. |
| PRO-GF-TI-009 | Elaboración recibo de caja – instituto. |
| PRO-GF-TI-010 | Operaciones recíprocas – instituto. |
SUBPROCESO TRAMITES DE TESORERIA
| PRO-GF-TT-001 | Asignación y gasto de caja menor. |
| PRO-GF-TT-002 | Recepción de facturas y elaboración de cuenta. |
| PRO-GF-TT-003 | Certificados por pagos retenciones por ICA, IVA, fuente. |
| PRO-GF-TT-004 | Trámite de contratos, órdenes de pedido y órdenes de trabajo. |
| PRO-GF-TT-005 | Trámite de nóminas y sus descuentos. |
| PRO-GF-TT-006 | Trámite de facturas de servicios públicos. |
| PRO-GF-TT-007 | Envío de trámites financieros a las coordinaciones administrativas regionales. |
| PRO-GF-TT-008 | Trámite de resoluciones administrativas. |
| PRO-GF-TT-009 | Presentación de declaraciones tributarias. |
| PRO-GF-TT-010 | Informe boletín diario de caja y bancos. |
| PRO-GF-TT-011 | Elboración de conciliaciones bancarias. |
| PRO-GF-TT-012 | Designación de coordinador SIIF de la entidad. |
| PRO-GF-TT-013 | Creación de usuario SIIF. |
| PRO-GF-TT-014 | Solicitud de administración de usuario, SIIF – restricciones o terminales. |
| PRO-GF-TT-015 | Entrega de la clave – SIIF. |
| PRO-GF-TT-016 | Retiro de usuario – SIIF. |
| PRO-GF-TT-017 | Creación y validación beneficiario cuenta SIIF. |
| PRO-GF-TT-018 | Reconocimiento de viáticos. |
| PRO-GF-TT-019 | Reconocimiento de viáticos Coordinaciones. |
| PRO-GF-TT-020 | Avance de viáticos por caja menor. |
| PRO-GF-TT-021 | Reconocimiento posterior a su cumplimiento. |
| PRO-GF-TT-022 | Revocatoria. |
| PRO-GF-TT-023 | Suministro de tiquetes aéreos. |
PROCESO GESTION DE SEGURIDAD
SUBPROCESO ESTUDIOS TECNICOS DE RIESGO
| PRO-GS-ET-001 | Estudio de seguridad a personas. |
| PRO-GS-ET-002 | Estudio de rutas. |
| PRO-GS-ET-003 | Estudio de seguridad física a instalaciones. |
SUBPROCESO IDENTIFICACION DE AMENAZAS
| PRO-GS-IA-001 | Seguridad a personas. |
SUBPROCESO IMPLEMENTACION DE ESTRATEGIAS DE SEGURIDAD
| PRO-GS-ES-001 | Ejecución de la seguridad a instalaciones. |
| PRO-GS-ES-002 | Inspección y búsqueda sustancias explosivas con perros especializados. |
| PRO-GS-ES-003 | Avanzada. |
| PRO-GS-ES-004 | Individualización de los responsables de los medios logísticos. |
PROCESO DE RELATORIA
| PRO-RE-00-001 | Recopilación de conceptos y decisiones de la PGN. |
| PRO-RE-00-002 | Actualización de jurisprudencia. |
| PRO-RE-00-003 | Recopilación de resoluciones, directivas y circulares del Procurador General. |
| PRO-RE-00-004 | Atención de consultas, personal, telefónica o escrita. |
| PRO-RE-00-005 | Mantener actualizados los archivos en materia de pronunciamientos de la Corte Constitucional y facilitar estos y la demás documentación al personal que lo solicite. Mantener archivo sobre pronunciamientos del Procurador en Asuntos Disciplinarios. |
| PRO-RE-00-006 | Divulgación de información jurídica. |
PROCESO GESTION JURIDICA
SUBPROCESO CONSULTAS SOBRE ASUNTOS JURIDICOS
| PRO-GJ-CJ-001 | Resolver derechos de petición. |
| PRO-GJ-CJ-002 | Trámite de derechos de petición. |
| PRO-GJ-CJ-003 | Trámite de consultas. |
SUBPROCESO REPRESENTACION DE LA ENTIDAD
| PRO-GJ-RE-001 | Respuestas a los derechos de petición y tutelas. |
| PRO-GJ-RE-002 | Trámite para el cobro por jurisdicción coactivo. |
| PRO-GJ-RE-003 | Trámite de las condiciones contra la PGN. |
| PRO-GJ-RE-004 | Acción de nulidad, nulidad y restablecimiento del derecho |
| PRO-GJ-RE-005 | Trámite de tutela. |
| PRO-GJ-RE-006 | Solicitud y expedición de derechos de petición. |
| PRO-GJ-RE-007 | Derechos de petición. |
MACROPROCESO DE EVALUACION Y CONTROL
PROCESO EVALUACION INSTITUCIONAL
SUBPROCESO EVALUACION INDEPENDIENTE
| PRO-EV-EI-001 | Procedimiento para la evaluación del sistema de control interno. |
| PRO-EV-EI-002 | Procedimiento para el plan anual de auditoría. |
| PRO-EV-EI-003 | Procedimiento para la realización de un auditoría. |
| PRO-EV-EI-004 | Procedimiento para realizar el control de gestión y seguimiento a planes de mejoramiento institucional, CGR. |
| PRO-EV-EI-005 | Procedimiento para ejercer el control a la gestión de las áreas misionales y de apoyo de la PGN a través del análisis de información de actividades. |
| PRO-EV-EI-006 | Procedimiento para la realización de auditorías internas de calidad. |
| PRO-EV-EI-009 | Informes. |
| PRO-EV-EI-010 | Elaboración de papeles de trabajo. |
| PRO-EV-EI-011 | Difusión del control interno. |
| PRO-EV-EI-012 | Plan anual de acción. |
SUPROCESO AUTOEVALUACION
PROCESO ADMINISTRACION DEL RIESGO
| PRO-AR-00-001 | Procedimiento para ejercer funciones de asesoría y seguimiento en la administración de riesgos. |
PROCESO DE MEJORAMIENTO CONTINUO
SUBPROCESO GESTION DE LA CALIDAD
| PRO-ME-GC-001 | Control de documentos y registros. |
| PRO-ME-GC-002 | Realización de acciones preventivas y correctivas. |
| PRO-ME-GC-003 | Control de producto o servicio no conforme. |
| PRO-ME-GC-004 | Revisión del Sistema de Gestión de Calidad de la PGN. |
| PRO-ME-GC-005 | Realización de auditorías internas de calidad |
PARÁGRAFO. La clasificación de los procedimientos aprobados corresponde a la ubicación lógica de las actividades y permitirá a la Entidad la estandarización posterior de los mismos.
ARTÍCULO 3o. OBJETIVOS DEL MANUAL. Con la adopción del Manual de Procedimientos se persiguen los siguientes objetivos:
-- Dar cumplimiento a lo ordenado en el Decreto 262 de 2000 sobre la expedición de Manuales de Procesos y Procedimientos, Manuales de Funciones, Planes Institucionales, etc.
-- Garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales y la eficacia de los Planes Institucionales: Estratégicos, Operativos, de Administración de riesgos, del Plan de Contingencias o de Riesgos Residuales y demás que dispongan las normas legales.
-- Orientar al personal en la ejecución de los diferentes procedimientos, con el fin de facilitar el trabajo y el logro de la calidad en el mismo, permitir la movilidad del recurso humano y la atención inmediata de las necesidades del servicio.
-- Coadyuvar en la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.
-- Servir de medio de orientación al personal nuevo, para facilitar su incorporación al trabajo.
-- Facilitar la orientación al usuario o cliente.
-- Servir de materia de consulta y aplicación permanente por quienes tienen la responsabilidad de dirigir, ejecutar y controlar los procedimientos respectivos.
-- Contar con un acto que documente de acuerdo con la Ley 872 de 2003, los diferentes procesos y procedimientos y que permita la implementación de los subsistemas de control del MECI, facilitando el logro de las estrategias y metas institucionales.
ARTÍCULO 4o. GLOSARIO. Adoptar el siguiente glosario con el fin de establecer el alcance del presente acto administrativo:
1. ACCION CORRECTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causas de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.
2. ACCION PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
3. AVAL: Consiste en la aprobación o visto bueno de la creación o mejoras de un documento mediante la firma del líder de proceso o subproceso.
4. CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.
5. COPIA NO CONTROLADA: Son los procedimientos e instructivos que se imprimen desde la página web de la PGN.
6. DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. Para el Sistema de Gestión de Calidad de la PGN son todos los Manuales, Procedimientos, instructivos y Formatos de registro.
7. DOCUMENTO VIGENTE: Son aquellos que corresponden a la última versión aprobada mediante acto administrativo.
8. DOCUMENTO OBSOLETO: Son documentos con versiones anteriores a la vigente.
9. FRECUENCIA: Es la medición del número de veces que ocurre una no conformidad.
10. FORMATO DE REGISTRO: Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos.
11. HALLAZGO DE AUDITORIA: Resultados de le evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a dos criterios de auditoría. Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría, u oportunidades de mejora.
12. IMPACTO: Consecuencia que puede ocasionar a la Entidad la no conformidad identificada.
13. INSTRUCTIVO: Documento que describe en detalle el qué y el cómo en una actividad o proceso específico.
14. LIDER DE PROCESO O SUBPROCESO: Persona o grupo de personas que dirigen, coordinan, deciden y toman acciones de mejora dentro de un proceso o subproceso.
15. MACROPROCESO: Nivel más genérico del mapa de procesos de la entidad, contiene procesos afines o con características similares. En la PGN, tenemos cuatro macroprocesos: Estratégico, Misional, de Apoyo y de Evaluación y Control.
16. MODIFICACION: Consiste en la mejora realizada a un documento para hacerlo más eficiente, más práctico o para ajustarse a cambios de normas, tecnología o métodos de trabajo.
Cuando se modifica un documento debe actualizarse así:
a) Cambiando la versión y las fechas de revisión y aprobación en el encabezado;
b) Cambiando la versión y las fechas de revisión y aprobación en los listados maestros;
c) Cambiando el documento publicado en la página web para dejar solamente la última versión;
d) Cambiando el documento publicado en el manual de procedimientos físico que se encuentra en la oficina de Planeación.
17. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.
18. PLANES DE ACCION: Son todas las actividades que se deben llevar a cabo para prevenir, corregir o mejorar el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad, así como las fechas de implementación y los responsables de su ejecución. Existen varios tipos de planes de acción que se documentan en los siguientes formatos:
a) Administración de acciones correctivas y preventivas;
b) Solicitud de acciones de mejora.
19. PLANTILLA: Es el formato establecido para como un documento.
20. PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Los elementos de entrada para un proceso son generalmente salidas de otros procesos.
21. PRODUCTO O SERVICIO: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.
22. REGISTRO: Es la Información consignada en un formato de registro. Esta proporciona evidencia de la actividad realizada.
23. REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
24. SUBPROCESO: Cada uno de tos Procesos dependiendo de su complejidad se descompone en elementos relacionados mutuamente, son mucho más específicos y forman la cadena de valor de cada proceso.
25. TRATAMIENTO: Es la acción o corrección aplicada al identificar un producto no conforme.
26. VERSION: Corresponde al número de versión vigente del documento, se maneja un número entero, el cual incremente cada vez que se aprueba una mejora al documento.
ARTÍCULO 5o. TRANSICIÓN. Los procedimientos adoptados en et presente Manual, deberán documentarse progresivamente de acuerdo con el Proceso de Mejoramiento Continuo, procedimiento de Control de Documentos y Registros, hasta que se logre la uniformidad en su presentación.
PARÁGRAFO. Mientras le Entidad transita de un modelo funcional a una organización por procesos, las actividades del procedimiento “Control de Documentos y Registros” (PRO-ME-GC001) en que interviene el Líder de Proceso, se entenderán surtidas, mediante la firma del acta de verificación y validación del documento por el Jefe de la dependencia o dependencias usuarias del procedimiento o documento tramitado, en conjunto con la Oficina de Planeación.
ARTÍCULO 6o. SECUENCIA ALFANUMÉRICA. La secuencia alfanumérica de los códigos de los procedimientos será única y se controlará por la Oficina de Planeación de acuerdo con el procedimiento Control de Documentos y Registros vigente.
ARTÍCULO 7o. INCORPORACIONES. Los procedimientos de gestión disciplinaria, derivados de la aplicación de la Ley 734 de 2002, adoptados a través de la Resolución 191 de 2003, cuya documentación se encuentra en forma virtual en la Guía Disciplinaria, se clasificarán y codificarán de acuerdo con el Mapa de Procesos de le Entidad y se compilarán, sin modificaciones sustanciales, entendiéndose incorporados al presente Manual de Procedimientos.
Así mismo se entienden incorporados al Manual de Procedimientos de la entidad, los procedimientos adoptados a través de la Resolución número 159 de 2007, Manual de Control interno de la Procuraduría General de la Nación.
ARTÍCULO 8o. El Manual de Procedimientos tendrá prelación en la difusión respecto de los elementos del Manual de Operaciones, de acuerdo con las normas que adoptaron dicho manual.
ARTÍCULO 9o. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición, deroga las normas que le sean contrarias, en especial las Resoluciones 041 de 2001, 197 de 2003, 144 de 2004, 022, 038 y 039 de 2007.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 26 de noviembre de 2007.
El Viceprocurador General de la Nación,
CARLOS ARTURO GÓMEZ PAVAJEAU.