RESOLUCIÓN 3440 DE 2011
(diciembre 29)
Diario Oficial No. 48.332 de 3 de febrero de 2012
FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN
<NOTAS DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 2591 de 2012>
Por medio de la cual se adoptan Normas para el trámite de reconocimiento, legalización y pago de viáticos de la Fiscalía General de la Nación.
LA FISCAL GENERAL DE LA NACIÓN,
en uso de sus facultades legales, especialmente de la conferida en el numeral 17 del artículo 11 de la Ley 938 de 2004, y
CONSIDERANDO:
Que el Fiscal General de la Nación, en desarrollo de la función que le está asignada en el numeral 21 del artículo 11 de la Ley 938 de 2004, conforme a la cual le corresponde definir las situaciones administrativas de los servidores de la entidad, expidió la Resolución número 0-1501 de 19 de abril de 2005, “por la cual se reglamentan las situaciones administrativas y se dictan otras disposiciones para la administración de personal en la Fiscalía General de la Nación”, disposición conforme a la cual los servidores públicos de la Entidad, pueden encontrarse, entre otras situaciones administrativas, en comisión de servicio, en comisión de estudio o en comisión especial.
Que de acuerdo con lo preceptuado en los artículos 60 a 80 de la precitada resolución, según la comisión que se conceda, la misma puede implicar el reconocimiento de viáticos y/o gastos de transporte, haciéndose necesario adoptar normas para el trámite de reconocimiento, legalización y pago de viáticos, sin perjuicio de las disposiciones que cada año se establezcan en el régimen salarial y prestacional, que el Gobierno Nacional expida para la Fiscalía General de la Nación, en desarrollo de las normas generales de la Ley 4ª de 1992.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 2591 de 2012> La ordenación del gasto para el reconocimiento y pago de los viáticos y de los gastos de desplazamiento estará en cabeza del Director Nacional Administrativo y Financiero en el Nivel Central, y en Nivel Seccional en los Directores Seccionales Administrativos y Financieros, según corresponda.
ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 2591 de 2012> Las solicitudes de autorización de comisión que causen viáticos y/o gastos de transporte de conformidad con lo preceptuado en los artículos 60 a 80 de la Resolución número 0-1501 de 2005, o en los actos que la modifiquen, deberán presentarse de acuerdo con las siguientes reglas, a efectos de su reconocimiento y pago:
-- Las solicitudes de comisión deberán ser presentadas por el Jefe o Coordinador de Unidad, el Jefe de Oficina, el Jefe de División o el Jefe de Sección, del servidor a comisionar. O por el Fiscal General de la Nación, Vicefiscal General de la Nación, el Secretario General, el Director Nacional, o el Director de Asuntos Internacionales, cuando el servidor a comisionar esté adscrito a sus respectivos despachos.
-- Las solicitudes de Comisión cuya duración sea igual o superior a 5 días deberán contar con el aval o estar autorizadas por el Fiscal General, el Vicefiscal, el Secretario General, por el Director Nacional, por el Director de Asuntos Internacionales, según corresponda conforme a la estructura orgánica, a excepción de las comisiones de los servidores que estén adscritos a sus despachos.
-- Cuando excepcionalmente un funcionario acumule más de 180 días en comisión durante el año, cualquier comisión adicional deberá estar autorizada por el Fiscal General de la Nación.
PARÁGRAFO 1o. Los desplazamientos de los contratistas que den lugar al reconocimiento de gastos, deben ser solicitados por el servidor que ejerza las funciones de supervisión ante el ordenador de gasto que corresponda conforme a la cuantía del contrato, siempre y cuando el contrato de prestación de servicios así lo prevea. En todo caso la solicitud estará sometida a las reglas establecidas en el presente artículo, conforme a la dependencia a la cual se encuentre adscrito el respectivo supervisor del contrato, y para el trámite y reconocimiento de los gastos, le serán aplicables las normas de las que trata la presente resolución que le resulten aplicables.
PARÁGRAFO 2o. Cuando se autoricen desplazamientos de los servidores de los organismos de seguridad del Estado al servicio de la Entidad que impliquen reconocimiento de viáticos, la orden de comisión debe ser solicitada por el coordinador o jefe de seguridad correspondiente.
ARTÍCULO 3o. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 2591 de 2012> Para solicitar una comisión, se diligenciará el formato establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad, el cual se deberá radicar en la Dirección Administrativa y Financiera respectiva, Sección de Viáticos, a más tardar dentro de los 3 días previos a la fecha de salida. Salvo aquellas situaciones urgentes de carácter excepcional, por razones de orden público o de seguridad nacional, las cuales deberán tramitarse máximo el mismo día de inicio de la comisión. El formato debidamente diligenciado se configura para todos los efectos en el acto administrativo mediante el cual se concede la comisión, y en todo caso si hay lugar a reconocimiento de viáticos o gastos, deberá contarse con el respaldo presupuestal correspondiente.
PARÁGRAFO 1o. Las comisiones de servicios que se autoricen los fines de semana o días festivos podrán ser radicadas el día hábil siguiente a su iniciación, siempre y cuando se cuente con el respectivo respaldo presupuestal.
PARÁGRAFO 2o. La solicitud de ampliación de una comisión debe producirse antes de terminar la inicial. En caso de no ser posible este trámite por ser fin de semana, debe allegarse a la Sección de Viáticos el primer día hábil siguiente.
PARÁGRAFO 3o. Modifíquese el formato solicitud de autorización de comisión de servicios del sistema de gestión de calidad, con el objeto de ajustar lo pertinente conforme a la presente reglamentación.
ARTÍCULO 4o. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 2591 de 2012> Los valores que se generen por concepto de viáticos se girarán por caja menor de viáticos, siempre y cuando se cuente con recursos, y la duración de la comisión sea igual o inferior a 10 días.
PARÁGRAFO. En los eventos en que no se cuente con recursos en la caja menor de viáticos y/o que la duración de la comisión sea igual o superior a 10 días, todos los gastos a que tenga derecho un servidor en desarrollo de una comisión, serán imputados contablemente a una cuenta por pagar, una vez legalizada la comisión. El pago se efectuará directamente a los beneficiarios con abono a la cuenta bancaria que aparece registrada en nómina.
ARTÍCULO 5o. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 2591 de 2012> No se dará trámite para pago a las comisiones de servicios que no hayan sido radicadas en la Sección de Viáticos en los términos señalados en el artículo 6o de la presente resolución, so pena de incurrir en la prohibición de legalizar hechos cumplidos, acarreando responsabilidades disciplinarias, fiscales y penales conforme a lo establecido en la Ley Orgánica de Presupuesto.
ARTÍCULO 6o. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 2591 de 2012> Cuando las circunstancias impidan la realización de una comisión, esta deberá cancelarse ante la Sección de Viáticos a más tardar el día hábil siguiente a la fecha de iniciación prevista, mediante oficio suscrito por el servidor competente que la autorizó, y se procederá a revocar el acto administrativo que otorgó la comisión.
PARÁGRAFO. Si con ocasión de la comisión se entregan tiquetes al servidor, es obligación de este informar inmediatamente de la no realización de la comisión y el no uso del respectivo tiquete.
ARTÍCULO 7o. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 2591 de 2012> Las comisiones de servicio deberán ser legalizadas durante los 3 días hábiles siguientes a la terminación de la misma, so pena de las acciones disciplinarias a que haya lugar.
PARÁGRAFO. La Sección de Viáticos se abstendrá de tramitar una segunda orden de comisión, a los servidores que pasados los 3 días señalados en el artículo anterior, no hubiesen legalizado la comisión.
ARTÍCULO 8o. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 2591 de 2012> De conformidad con el artículo 64 de la Resolución número 0-1501 de 2005 la duración de una comisión de servicio no podrá exceder de 30 días calendario, dicho término podrá prorrogarse por igual término, y no podrá tener carácter permanente en concordancia con lo previsto en el artículo 65 del Decreto-ley 1042 de 1978.
ARTÍCULO 9o. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 2591 de 2012> No podrá autorizarse comisión de servicio en días festivos o puentes, salvo situaciones urgentes de carácter excepcional que por razones misionales de orden público o de seguridad nacional, deban efectuarse.
ARTÍCULO 10. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 2591 de 2012> La Sección de Viáticos del Nivel Central será la encargada de situar los tiquetes aéreos para todas las dependencias, con excepción de las Direcciones Seccionales Administrativas y Financieras a quienes se les otorga autonomía para tal efecto.
PARÁGRAFO 1o. Todos los tiquetes aéreos que se soliciten para atender un desplazamiento, deberán ser de clase económica, con excepción de los desplazamientos del señor Fiscal General de la Nación, a quien podrá expedirse en clase ejecutiva, en concordancia con el Decreto número 2890 de 2005.
PARÁGRAFO 2o. El requerimiento del pasaje aéreo debe efectuarse dentro de la solicitud de comisión respectiva. La Sección de Viáticos se abstendrá de expedir tiquetes aéreos a servidores que no hayan radicado la solicitud de comisión o no cuenten con el acto administrativo debidamente suscrito.
PARÁGRAFO 3o. Es obligación del servidor comisionado realizar la respectiva reserva aérea, informando itinerarios de desplazamiento con la debida antelación, los cuales deben corresponder a los destinos y fechas autorizadas.
PARÁGRAFO 4o. Por razones de seguridad y control, no se permitirá el traspaso de tiquetes entre servidores, ni el cambio en el destino de los mismos, de igual manera queda prohibido, vender o cambiar los tiquetes aéreos o reservas aéreas.
PARÁGRAFO 5o. Los cambios de itinerario sólo se podrán hacer ante la Sección de Viáticos antes de la expedición de tiquetes.
PARÁGRAFO 6o. Cuando en desarrollo de una comisión por vía aérea se requiera transportar un exceso de equipaje, deberá ser indicado el valor estimado por este concepto, por el servidor en la solicitud de comisión. El mismo le será posteriormente reembolsado en el trámite de legalización de la comisión, para lo cual deberá anexar la respectiva factura y la certificación expedida por el servidor que autorizó la comisión, indicando que el valor del sobrecosto corresponde a equipos o material necesario para el cumplimiento de sus funciones.
ARTÍCULO 11. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 2591 de 2012> Cuando se requiera el pago de transporte intermunicipal (fluvial o terrestre u otro), se debe hacer una estimación económica del valor del mismo en la respectiva comisión de servicios.
PARÁGRAFO 1o. Cuando los desplazamientos se efectúen en vehículos de la entidad, se reconocerá el valor de los peajes, los cuales deberán estimarse en la solicitud de comisión, previa autorización del Jefe de la Sección de Transportes o quien haga sus veces.
PARÁGRAFO 2o. La contratación de servicios expresos de transporte (taxis, lanchas, vuelos charters), será autorizada por el Director Nacional Administrativo y Financiero o el Director Seccional Administrativo y Financiero, según sea el caso, previa solicitud del jefe inmediato del servidor comisionado, especificando el valor del mismo. Este valor será reconocido de acuerdo a lo señalado en el artículo 7o de la presente resolución y deberá legalizarse mediante la presentación de las facturas correspondientes con firma y sello de la empresa transportadora, registrando el número de NIT, la fecha, la ruta y el valor.
ARTÍCULO 12. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 2591 de 2012> Se deberán reintegrar valores por parte del comisionado cuando se reciban anticipos y se presente alguna de las siguientes situaciones:
-- Cancelación de la comisión.
-- La duración de la comisión sea menor a la inicialmente pactada.
-- El costo de los peajes sea menor al valor girado.
-- El costo del transporte sea inferior al valor girado.
PARÁGRAFO 1o. Los valores se consignarán en la cuenta que para tal efecto designe la Sección de Viáticos y deberá informarse a la Sección de Tesorería respectiva y a la Sección de Viáticos el correspondiente reintegro una vez se efectúe el mismo.
ARTÍCULO 13. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 2591 de 2012> Los servidores deben legalizar sus comisiones diligenciando el formato diseñado para tal fin, que se encuentra registrado en el Sistema de Gestión de la Calidad, dentro de los 3 días hábiles siguientes a su vencimiento, anexando los pasabordos respectivos, facturas de transporte terrestre, fluvial u otro, así como los peajes, cuando a ello haya lugar.
PARÁGRAFO 1o. Como complemento a la legalización, se debe presentar certificación de permanencia expedida por una Jefatura en la Seccional visitada, de acuerdo con el formato diseñado para este fin, el cual se encuentra registrado en el Sistema de Gestión de la Calidad, y debe ser únicamente diligenciado por servidores de la entidad. Y de acuerdo con lo preceptuado en el artículo 77 de la Resolución número 0-1501 de 2005, cada servidor deberá presentar el informe dentro de los 8 días hábiles siguientes.
PARÁGRAFO 2o. Cuando por necesidad del servicio el servidor no pueda obtener una certificación de la Seccional respectiva de la Fiscalía, deberá presentar un cumplido expedido por la autoridad competente del lugar donde se realizó la comisión, en el que conste; lugar en que se cumplió la comisión, tiempo de permanencia con indicación expresa de los días pernoctados, fecha de expedición.
PARÁGRAFO 3o. Únicamente en casos de extrema seguridad, que impida la presentación del servidor ante la autoridad competente, la certificación de permanencia podrá ser expedida por el Jefe Superior inmediato.
ARTÍCULO 14. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 2591 de 2012> Los viáticos se pagarán con fundamento en los valores porcentuales reconocidos en armonía con las escalas salariales fijadas anualmente por el Gobierno Nacional, siempre y cuando el servidor permanezca 8 horas en el lugar de la comisión, fuera de la sede habitual de trabajo.
PARÁGRAFO 1o. Cuando no sea necesario pernoctar en el lugar de la comisión, solo se reconocerá el 50% del valor de los viáticos.
PARÁGRAFO 2o. Los viáticos correspondientes a las comisiones que deban llevarse a cabo dentro del mismo departamento, a una distancia inferior a 60 kilómetros de recorrido de la ciudad en la cual esté ubicada la sede habitual de trabajo del servidor, no darán derecho al reconocimiento de viáticos, a menos que deba pernoctar en cuyo caso se le reconocerá el 60% de la tarifa fijada.
PARÁGRAFO 3o. Los viáticos correspondientes a las comisiones que deban llevarse a cabo dentro del mismo departamento, a una distancia comprendida entre 60.01 y 80 kilómetros de recorrido de la ciudad en la cual esté ubicada la sede habitual de trabajo del funcionario, será equivalente a la tarifa mínima fijada para cada anualidad, salvo que deba pernoctar en cuyo casi se reconocerá el 60% de la tarifa fijada.
PARÁGRAFO 4o. Los viáticos correspondientes a las comisiones que deban llevarse a cabo dentro del mismo departamento, a una distancia superior a 80 kilómetros de recorrido de la ciudad en la cual esté ubicada la sede habitual de trabajo del funcionario, serán equivalentes hasta en un 60% de la tarifa autorizada.
PARÁGRAFO 5o. Los viáticos correspondientes a las comisiones que deban llevarse a cabo fuera del departamento de la sede habitual de trabajo, a una distancia comprendida entre 60 y 80 kilómetros de recorrido de la ciudad en la cual esté ubicada la sede habitual de trabajo del funcionario, serán equivalentes hasta en un 60% de la tarifa autorizada.
PARÁGRAFO 6o. Los viáticos correspondientes a los servidores de los organismos de seguridad del Estado, que en ejercicio de sus funciones, se encuentran comisionados para prestar servicios de protección y seguridad a los funcionarios de la entidad, serán liquidados de acuerdo a las normas fijadas por el organismo al que pertenecen.
PARÁGRAFO 7o. Cuando se trate de comisiones en el exterior, se reconocerán como viáticos hasta los topes máximos fijados por el Gobierno Nacional, las comisiones de estudios no dan lugar al pago de viáticos, en los términos señalados en la Resolución 1501 de abril 19 de 2005.
ARTÍCULO 15. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 2591 de 2012> La Sección de Viáticos informará a la Oficina de Veeduría de la entidad del incumplimiento de las normas citadas en la presente resolución, a fin de que se adelanten las investigaciones disciplinarias correspondientes.
ARTÍCULO 16. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 2591 de 2012> No se aceptarán cruces de órdenes de comisión, ni compensaciones, ni transacciones que impidan la devolución de los tiquetes y recursos recibidos y no causados.
ARTÍCULO 17. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 2591 de 2012> Por conducto de la Secretaría General comuníquese el contenido de la presente resolución a las Direcciones Nacionales y Seccionales de Fiscalías, Cuerpo Técnico de Investigación y Área Administrativa y Financiera para lo de su competencia.
ARTÍCULO 18. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 2591 de 2012> La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, conforme lo dispuesto en el artículo 119 de la Ley 489 de 1999 y deroga todas las normas que le sean contrarias.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 29 de diciembre de 2011.
La Fiscal General de la Nación,
VIVIANE MORALES HOYOS.