RESOLUCIÓN 1166 DE 2021
(julio 29)
Diario Oficial No. 51.751 de 30 de julio de 2021
FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN
Por medio de la cual se expide el reglamento interno para el uso, conservación, salvaguarda y control de los bienes patrimoniales y transitorios de la Fiscalía General de la Nación, se deroga la Resolución 0-0532 de 2014, y se dictan otras disposiciones.
EL FISCAL GENERAL DE LA NACIÓN,
en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en los numerales 1 y 19 del artículo 4o del Decreto Ley 016 de 2014, modificado por el Decreto Ley 898 de 2017, y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con lo señalado en el artículo 249 de la Constitución Política de Colombia, la Fiscalía General de la Nación forma parte de la Rama Judicial y tendrá autonomía administrativa y presupuestal.
Que el artículo 354 ibídem establece que habrá un Contador General, funcionario de la rama ejecutiva, quien llevará la contabilidad general de la Nación y consolidará ésta con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios. Así mismo, tendrá las funciones de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, elaborar el balance general y determinar las normas contables que deben regir el país, conforme a la ley.
Que la Contaduría General de la Nación mediante Resolución 533 de 2015, incorpora en el régimen de contabilidad pública, el marco normativo aplicable a entidades de gobierno y del sector público y dicta otras disposiciones y, por tanto, la Fiscalía General de la Nación debe articular el tratamiento contable y administrativo de los activos de la entidad de acuerdo con dicha normatividad.
Que la Contaduría General de la Nación mediante Resolución 193 de 2016, incorpora el Procedimiento para la evaluación del control interno contable, con el fin de medir la efectividad de las acciones mínimas de control que deben realizar los responsables de la información financiera de las entidades públicas y garantizar, razonablemente, la producción de información financiera con las características fundamentales de relevancia y representación fiel.
Que para los efectos de la presente resolución, se tendrán en cuenta las disposiciones que señala el Código Civil Colombiano, entre ellas las relacionadas con la clasificación de los bienes, uso, dominio y goce.
Que la Ley 87 de 1993, establece normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y señaló como la protección de recursos, la definición y aplicación de medidas para prevenir riegos y detectar desviaciones, y la disposición de mecanismos de verificación y evaluación para el sistema de control. La Fiscalía General de la Nación, en aplicación de dicha normativa y su reglamentación, ha venido emitiendo, entre otras, las disposiciones para el uso, conservación, salvaguarda y control de los bienes patrimoniales y transitorios a su cargo.
Que el Acto Legislativo 04 de 2019, reforma el Régimen de Control Fiscal, y el Decreto 403 de 2020 establece, entre otros, el control concomitante y preventivo, por lo que el Contralor General de la República tiene la facultad de ejercerlo respecto del manejo de bienes de la Nación en todas las Entidades Públicas, incluida la Fiscalía General de la Nación.
Que el artículo 1o de la Ley 610 de 2000, determina que: “El proceso de responsabilidad fiscal es el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de esta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado”.
Que la Ley 734 de 2002, por la cual se expide el Código Disciplinario Único, así como la Ley 1952 de 2019, por medio de la cual se expide el Código General Disciplinario, disponen los deberes y prohibiciones de los servidores públicos, clasificación de las faltas (relacionadas entre otras con los bienes de las entidades públicas), la obligatoriedad de la acción disciplinaria y la falta disciplinaria como tal, y en especial, frente a los deberes, se destacan aquellos que tienen los servidores públicos de utilizar los bienes para el desempeño del empleo, cargo o función, el de vigilar y salvaguardar los bienes y de responder por su conservación, así como la prohibición de causar daño o dar lugar a la pérdida de estos(1).
Que la Circular Conjunta del 16 de diciembre de 2003, suscrita entre la Contraloría General de la República y la Procuraduría General de la Nación, señala los deberes de las entidades en la administración y cuidado de los bienes, así como la responsabilidad fiscal y disciplinaria de los funcionarios públicos por pérdida o daño de los bienes a su cargo.
Que el Decreto 1076 de 2015, por el cual se reglamenta, entre otros, la prevención y el manejo de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestión integral, en sus literales i) y k) del artículo 2.2.6.1.3.1 establecen respectivamente las obligaciones de conservar las certificaciones de almacenamiento, aprovechamiento, tratamiento o disposición final que emitan los respectivos receptores, hasta por un tiempo de cinco (5) años y la de contratar los servicios de almacenamiento, aprovechamiento, recuperación, tratamiento y/o disposición final, con instalaciones que cuenten con las licencias, permisos, autorizaciones o demás instrumentos de manejo y control ambiental a que haya lugar, de conformidad con la normatividad ambiental vigente.
Que a su vez, el artículo 2.2.7A.4.3 ibídem prevé que los bienes que correspondan a Aparatos Eléctricos y Electrónicos (AEE) dados de baja y que carecen de valor comercial en razón a su obsolescencia, deterioro, daño total o cualquier otro hecho que impida su venta, de acuerdo con la normativa vigente en materia de enajenación de bienes del Estado, deberán ser entregados en calidad de Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos (RAEE), a los sistemas de recolección y gestión de RAEE que establezcan los productores o terceros que actúen en su nombre, después de haber surtido los procedimientos internos de manejo y control administrativo de bienes de la respectiva entidad.
Que el artículo 6o numeral 7 de la Ley 1219 de 2008, por medio de la cual se establece el Régimen de Contratación con cargo a gastos reservados, establece que la entidad adquiriente deberá incorporar los bienes devolutivos a sus inventarios, al cabo del cumplimiento de la misión, siempre y cuando sean recuperables.
Que los Conceptos 110611 de abril 16 de 2008, y 113988 de junio 16 de 2008, de la Contaduría General de la Nación, concluye la forma de reconocimiento contable de los bienes adquiridos con el rubro presupuestal de gastos reservados.
Que mediante Resolución 3417 de 28 de diciembre de 2011, la Fiscalía General de la Nación establece el reglamento de gastos reservados, y en especial en su artículo 7o dispone el manejo de los bienes adquiridos por este rubro, por tanto, el control y manejo de estos bienes se efectuará conforme lo dispongan los delegados por el Fiscal General de la Nación para la ordenación del gasto del presupuesto de gastos reservados.
Que mediante el Decreto 1082 de 2015, se expidió el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional, dentro del cual se reglamentó el sistema de compras y contratación estatal, y en especial, en sus artículos 2.2.1.2.24.1, y siguientes, dispone lo relacionado con la enajenación de bienes inservibles u obsoletos para dar cumplimiento a la orden de baja.
Que la Ley 1774 de 2016, por medio de la cual se modifican el Código Civil, la Ley 84 de 1989, el Código Penal, el Código de Procedimiento Penal y se dictan otras disposiciones, reconoce la calidad de seres sintientes a los animales y especial protección contra el sufrimiento y el dolor.
Que la Resolución 1006 de 27 de marzo de 2016, reglamenta el programa de protección a testigos, víctimas, intervinientes en el proceso penal y funcionarios de la Fiscalía General de la Nación, razón por la cual el control y manejo de los bienes destinados al Programa es realizada por la Dirección de Protección y Asistencia de la Entidad.
Que la Fiscalía General de la Nación adoptó el Manual de Políticas Contables, mediante Resolución 0024 de 31 de agosto de 2018, por lo tanto, debe actualizar y ajustar la operación administrativa relacionada con los bienes patrimoniales y transitorios.
Que con fundamento en la base normativa expedida por la Contaduría General de la Nación a través de la Resolución 533 de 2015, los documentos relativos a su marco normativo, las Políticas Contables adoptadas por la Fiscalía General de la Nación a través de la Resolución 0024 de 2018, así como la necesidad de adaptar la reglamentación objeto de la presente Resolución a la estructura de la Fiscalía General de la Nación contemplada en el Decreto Ley 898 de 2017, se procede a actualizar el reglamento interno para el uso, conservación, salvaguarda y control de los bienes patrimoniales y transitorios de la Fiscalía General de la Nación, previsto en la Resolución 0-0532 de 2014.
En mérito de lo expuesto, este Despacho
RESUELVE
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1o. OBJETO. Establecer el reglamento interno para el uso, conservación, salvaguarda y control de los bienes patrimoniales y transitorios de la Fiscalía General de la Nación.
ARTÍCULO 2o. APLICABILIDAD. Este reglamento dicta disposiciones sobre los bienes patrimoniales y transitorios de consumo, devolutivos e inmuebles adquiridos para el servicio, y rige para todos los servidores públicos y particulares que desempeñen labores en la Fiscalía General de la Nación.
ARTÍCULO 3o. OBJETIVOS. El reglamento interno para el uso, conservación, salvaguarda y control de los bienes busca:
1. Fijar las obligaciones y controles para el uso, conservación y salvaguarda de los bienes por parte de los servidores públicos y particulares que desempeñen labores en la Fiscalía General de la Nación.
2. Precisar las dependencias y servidores intervinientes en el control de los bienes.
3. Establecer las disposiciones para mantener actualizado el inventario de bienes patrimoniales y transitorios de la Fiscalía General de la Nación, que permita obtener datos administrativos y contables.
ARTÍCULO 4o. DEFINICIÓN, CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES Y CONCEPTOS.
1. Bienes. Se entiende por bien, todo lo que sea susceptible de valoración económica o sobre lo cual pueda recaer derecho de dominio, corporal o incorporal, mueble o inmueble, tangible o intangible, así como los documentos o instrumentos que pongan de manifiesto el derecho sobre los mismos.
2. Bienes muebles. “son las cosas que pueden transportarse de un lugar a otro, sea moviéndose ellas a sí mismas como los animales (que por eso se llaman semovientes), sea que sólo se muevan por una fuerza externa, como las cosas inanimadas (…)”(2).
De acuerdo con el tratamiento administrativo, los bienes muebles se clasifican en:
2.1. Bienes de consumo. Son los bienes que se extinguen o fenecen con el primer uso que se hace de ellos o que al agregarlos o aplicarlos a otros desaparecen como unidad independiente o materia autónoma y entran a formar parte integrante o constitutiva de esos otros.
También se contemplan dentro de estos, los bienes clasificados como consumo en el catálogo único de bienes de la Entidad, que no se asignan al servicio a un servidor en particular, sino con cargo a una dependencia.
2.2. Bienes devolutivos. Son los bienes que no son de consumo, se asignan al servicio con cargo a un servidor en particular y deben ser reintegrados a la Entidad.
También se clasifican como devolutivos los bienes intangibles reconocidos como activos.
3. Bienes inmuebles. “son las cosas que no pueden transportarse de un lugar a otro; como las tierras y minas, y las que adhieren permanentemente a ellas, como los edificios, los árboles (...)(3)
4. Bienes inmuebles por adhesión. Son aquellos que, por estar permanentemente adheridos de manera material al inmueble, pierden su calidad de mueble y se convierten en inmueble. El Código Civil los ejemplifica en los siguientes términos “Las plantas son inmuebles, mientras adhieren al suelo por sus raíces, a menos que estén en macetas o cajones que puedan transportarse de un lugar a otro”(4).
5. Bienes inmuebles por destinación. “Se reputan inmuebles, aunque por su naturaleza no lo sean, las cosas que están permanentemente destinadas al uso, cultivo y beneficio de un inmueble, sin embargo, de que puedan separarse sin detrimento (…)(5)
6. Bienes intangibles. Son los bienes de naturaleza inmaterial objeto de derechos de autor susceptibles de valoración económica.
Que de acuerdo con la procedencia de los bienes, se clasifican en:
7. Bienes patrimoniales. Son los bienes sobre los cuales la Fiscalía General de la Nación ostenta el derecho de dominio y ejerce control administrativo y contable. Los bienes sujetos de registro deben contar con su correspondiente inscripción del título ante autoridad competente.
8. Bienes transitorios. Son los bienes recibidos de terceros por la Fiscalía General de la Nación para el cumplimiento de sus funciones o que le fueron entregados por orden judicial, sobre los que ejerce control administrativo y contable.
ARTÍCULO 5o. EJES QUE GOBIERNAN EL REGLAMENTO. Este reglamento se desarrolla con la plena observancia de los principios de transparencia, eficiencia, economía, eficacia y equidad consagrados en la Constitución y la Ley, y las regulaciones emitidas por la Procuraduría General de la Nación en materia de control disciplinario, la Contraloría General de la República en materia de control fiscal, y la Contaduría General de la Nación en materia de control contable, ejes sustanciales para el manejo de los recursos públicos de la Fiscalía General de la Nación.
ARTÍCULO 6o. CICLO DE LOS BIENES. El ciclo de los bienes comprende cuatro (4) etapas generales durante las cuales se deben ejercer diversos controles:
1. Identificación de las necesidades de bienes y servicios de la Entidad, y gestión para su adquisición.
2. Recepción, registro de ingreso, inclusión en el programa de seguros y salida al servicio.
3. Permanencia de los bienes: uso y funcionamiento; servicios de mantenimiento, insumos y adecuaciones; verificaciones y revistas; movimientos de traslados, reintegros y remesas; reparaciones y reposiciones.
4. Egreso definitivo y exclusión del programa de seguros.
ARTÍCULO 7o. ACTUALIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL INVENTARIO DE BIENES REGISTRADOS EN EL APLICATIVO DE BIENES. Los servidores y particulares con bienes a su cargo, y las dependencias y servidores que por sus funciones, labores y conocimientos específicos en materia de bienes estén llamados a ejercer controles sobre grupos específicos de bienes, identificar y presentar necesidades de bienes y servicios asociados a los mismos, participar en procesos de adquisición de bienes o supervisar contratos de adquisición de bienes y servicios, con o sin afectación del presupuesto, deben suministrar los soportes documentales requeridos para el registro de ingresos, salidas al servicio, traslados, reintegros, pérdidas y emitir los conceptos técnicos requeridos para soportar su ingreso o baja, de conformidad con los lineamientos emitidos por la Entidad. Así mismo, suministrar la información requerida para el reconocimiento, medición inicial y medición posterior de dichos hechos económicos, de conformidad con el tratamiento contable de los activos previstos en los artículos 6.4 al 6.9, 6.12 y 6.20 del Manual de Políticas Contables de la Fiscalía General de la Nación.
Los servidores designados para realizar los registros en el aplicativo de bienes deben efectuar la revisión y análisis de los soportes documentales suministrados y registrar datos completos y correctos.
ARTÍCULO 8o. TRATAMIENTO CONTABLE DE LOS ACTIVOS. (6) El reconocimiento, medición inicial, medición posterior y baja en cuentas de los bienes de la entidad se efectúa conforme lo establecido en el Manual de Políticas Contables de la Fiscalía General de la Nación para: i) Inventarios, ii) Propiedad, planta y equipo, iii) Bienes históricos y culturales, iv) Propiedades de inversión, v) Activos intangibles, vi) Deterioro del valor de los activos, vii) Arrendamiento y viii) Materialidad.(7)
ARTÍCULO 9o. TRATAMIENTO ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES. El inventario de bienes se clasifica en bienes de consumo, devolutivos e inmuebles, y se codifica y clasifica con su correspondiente jerarquización administrativa y contable en el catálogo único de bienes.
La administración de los códigos del catálogo, así como la reclasificación de bienes devolutivos a bienes de consumo es realizada exclusivamente por el almacén del nivel central.
ARTÍCULO 10. APLICATIVO DE BIENES. La Fiscalía General de la Nación registra el inventario de bienes de consumo, devolutivos e inmuebles, patrimoniales y transitorios, en el Sistema Integrado Administrativo y Financiero (SIAF), o el que la Entidad determine para su remplazo, en consecuencia, es la fuente de información oficial en la materia.
ARTÍCULO 11. FINALIDAD DE LOS BIENES. Los bienes adquiridos para el servicio de la Fiscalía General de la Nación tienen como finalidad apoyar la misión institucional, se disponen al servicio de las dependencias y servidores para asistir al desempeño de las funciones y labores institucionales.
OBLIGACIONES Y CONTROLES PARA EL USO, CONSERVACIÓN Y SALVAGUARDA DE LOS BIENES.
ARTÍCULO 12. OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES. SON DEBERES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS. Utilizar los bienes y recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargo o función, las facultades que le sean atribuidas, o la información reservada a que tenga acceso por razón de su función, en forma exclusiva para los fines a que están afectos. Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. Poner en conocimiento del superior los hechos que puedan perjudicar el funcionamiento de la administración y proponer las iniciativas que estime útiles para el mejoramiento del servicio.(8)
Por lo anterior, los servidores y particulares que desempeñen labores en la Fiscalía General de la Nación deben cumplir las siguientes obligaciones, so pena de incurrir en faltas sancionadas disciplinariamente cuando no exista justa causa:
1. Utilizar los bienes exclusivamente para el desempeño de las labores asignadas y responder por su conservación y salvaguarda, incluidas las plaquetas adhesivas de inventario que los identifica.
2. Mantener el inventario individual de bienes a su cargo actualizado, aplicar los lineamientos para el registro y control de: ingresos, salidas al servicio, traslados, reintegros, pérdidas y daños de bienes, y firmar los formatos dispuestos para ello.
3. Trasladar o reintegrar los bienes devolutivos a su cargo que no esté utilizando para el desempeño de sus labores.
4. Trasladar o reintegrar la totalidad de los bienes devolutivos a su cargo en caso de situaciones administrativas por separación temporal del servicio en comisión, licencia, traslado o reubicación(9), y por desvinculación laboral, de conformidad con las directrices que la Dirección Ejecutiva emita para ello.
5. Rendir cuenta de los bienes a su cargo, presentarlos para la confirmación de los registros de inventario y concurrir a las revistas, mantenimientos y reparaciones, de conformidad con los lineamientos dispuestos para ello.
6. Dar aviso oportuno cuando conozca de la pérdida, daño o hurto de bienes a su superior inmediato, iniciar la reclamación por siniestro, y si es el caso, reportarlo ante la autoridad competente.
ARTÍCULO 13. RESPONSABILIDADES DERIVADAS DE INVESTIGACIONES. Entre las responsabilidades de los servidores públicos derivadas de investigaciones por pérdidas y daños de bienes, en atención a lo establecido en la Ley, están las siguientes:
1. Disciplinaria. Cuando el servidor incurre en conductas calificadas como faltas disciplinables, de acuerdo con lo establecido en el Código Disciplinario Único y en el Código General Disciplinario - Ley 1952 de 2019.
2. Fiscal. Cuando el servidor afecta el patrimonio público, de acuerdo con lo establecido en las Leyes 42 de 1993 y 610 de 2000.
3. Penal. Cuando las conductas del servidor público se encuentran enmarcadas dentro de las tipificadas como delitos, de acuerdo con lo establecido en el Código Penal Colombiano.
ARTÍCULO 14. CONTROL DE LOS SUPERIORES INMEDIATOS. Los Delegados, Directores, Subdirectores, Jefes de Departamentos o Secciones y Coordinadores deben ejercer los siguientes controles sobre los bienes y servidores de sus dependencias:
1. Supervisar la utilización racional de los bienes asignados a su dependencia y a sus servidores y requerirles los traslados o reintegros de bienes devolutivos que no estén siendo utilizados para las funciones y labores institucionales, con el fin de optimizar los recursos disponibles.
2. Exigir el cumplimiento de los lineamientos para el control de los bienes y acatamiento de los requerimientos efectuados por la Subdirección de Bienes, las Subdirecciones Regionales de Apoyo y las dependencias y servidores que, por sus funciones, labores y conocimientos específicos en materia de bienes, estén llamados a ejercer controles sobre ellos.
3. En caso de situaciones administrativas por separación temporal del servicio en comisión, licencia, traslado y reubicación(10) o desvinculación laboral, disponer la distribución de los bienes del servidor saliente, para garantizar que permanezcan en funcionamiento de su dependencia o sean reintegrados al Almacén, de conformidad con las directrices que la Dirección Ejecutiva emita para ello.
4. Vigilar que los bienes recibidos en el marco de acuerdos de cooperación nacional e internacional se utilicen para los fines específicos y permanezcan al servicio de su dependencia.
5. Designar un servidor de enlace de apoyo administrativo para asistir la aplicación de las disposiciones y lineamientos para el control de los bienes asignados al servicio.
6. Controlar el uso, conservación y salvaguarda, así como la devolución en las mismas condiciones al término del vínculo contractual o laboral, de los bienes devolutivos asignados a particulares o servidores públicos de otras entidades que desempeñan labores en la Fiscalía General de la Nación. En caso de pérdida o daño de los bienes, por causas diferentes del desgaste natural, hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito, debe exigir su reposición.
7. Adelantar los trámites respectivos de contrato de comodato o convenio, según corresponda, cuando requieran entregar transitoriamente bienes de la Fiscalía General de la Nación a otras entidades, y reportar su entrega, así como su devolución a satisfacción, para su correspondiente registro en el aplicativo de bienes.
8. Poner en conocimiento de la autoridad competente cuando conozca de posibles faltas disciplinables relacionadas con el uso, conservación y salvaguarda de los bienes.
ARTÍCULO 15. SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN DEL ÁREA DE ALMACÉN E INVENTARIOS. Los siguientes servicios se prestan en Almacén e Inventarios de la Subdirección de Bienes y en las Direcciones Seccionales a través de las Subdirecciones Regionales de Apoyo:
1. Registrar las solicitudes de ingresos y egresos de los bienes de consumo, devolutivos e inmuebles.
2. Recibir, almacenar, organizar la distribución, alistar la entrega y suministrar los bienes de consumo y devolutivos en el Almacén, con excepción del parque automotor y armamento, y gestionar las bodegas.
3. Efectuar las bajas de los bienes inservibles y obsoletos, con excepción del parque automotor y armamento.
4. Registrar las solicitudes de traslados de bienes entre servidores o dependencias y solicitudes de reintegros de bienes al Almacén.
5. Registrar las salidas definitivas por la falta absoluta de bienes devolutivos.
6. Comprobar las existencias de bienes devolutivos patrimoniales y transitorios con los registros del inventario.
7. Realizar el cierre mensual de almacén e inventarios para el reporte al proceso Contable.
ARTÍCULO 16. SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN DE CONSTRUCCIONES Y DEL ÁREA DE ADMINISTRACIÓN DE SEDES. Los siguientes servicios se prestan en Construcciones y Administración de Sedes de la Subdirección de Bienes y en las Direcciones Seccionales a través de las Subdirecciones Regionales de Apoyo:
1. Identificar la necesidad, formular y ejecutar proyectos de infraestructura física.
2. Desarrollar proyectos de mejora, mantenimiento y adecuaciones en bienes inmuebles y equipos de edificaciones.
3. Desarrollar y hacer seguimiento a los proyectos de infraestructura.
4. Gestionar las obligaciones de Ley y requisitos de autoridad competente relacionados con las sedes (registros públicos, impuestos, pago de servicios públicos, CISA, administrar las sedes, entre otros).
5. Suministrar servicios de mantenimiento de sedes, telefonía, aseo y cafetería.
ARTÍCULO 17. SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN DEL ÁREA DE TRANSPORTES. Los siguientes servicios se prestan en Transportes de la Subdirección de Bienes y en las Direcciones Seccionales a través de las Subdirecciones Regionales de Apoyo:
1. Planificar, programar y controlar el correcto funcionamiento, mantenimiento y suministro de consumibles necesarios para el parque automotor.
2. Efectuar seguimiento a la distribución y estado del parque automotor, y comprobar sus existencias con los registros del inventario.
3. Asignar vehículos a las dependencias autorizadas y suministrar servicio de transporte.
4. Gestionar obligaciones de Ley y requisitos de autoridad competente relacionados con el parque automotor (matrículas, traspasos, cancelaciones, SOAT, impuestos, etc.
5. Manejar los recintos dispuestos para el almacenamiento de vehículos en bodega del parque automotor.
6. Gestionar las bodegas y efectuar las bajas del parque automotor.
ARTÍCULO 18. DEPENDENCIAS TÉCNICAS. Dependencias técnicas que, por sus funciones, labores y conocimientos específicos en materia de bienes, ejercen controles sobre grupos específicos de bienes:
1. Departamento de Construcciones y Administración de Sedes: Inmuebles, equipos y sistemas de edificios, oficina abierta y equipos de telefonía.
2. Departamento de Transportes: Automotores e insumos del parque automotor.
3. Subdirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones: Equipos de procesamiento de datos, impresión, licencias y softwares.
4. Departamento de Seguridad: Caninos y equipos de seguridad en sedes.
5. Grupo Armamento: Armas y accesorios, municiones y equipos de seguridad.
6. Departamento de Criminalística: Equipos de laboratorio, médicos científicos e insumos de laboratorio.
7. Departamento de Investigaciones: Equipos de comunicación e inteligencia.
8. Dirección de Protección y Asistencia: Bienes adquiridos para el Programa de Protección a Víctimas y Testigos, Aeronave al servicio de la Fiscalía General de la Nación.
9. El Departamento de Bienestar y Salud Ocupacional: Bienes que sean recibidos o utilizados por la entidad sin contraprestación, en desarrollo de los programas de bienestar o salud ocupacional.
Las dependencias técnicas y sus enlaces en las Direcciones Seccionales emiten conceptos técnicos para el ingreso y egreso de los bienes, avalan su distribución y redistribución y revisan la vida útil y el deterioro del valor de los activos reconocidos como propiedad, planta y equipo y activos intangibles.
RECEPCIÓN E INGRESO DE LOS BIENES.
ARTÍCULO 19. RECEPCIÓN DE BIENES. La recepción de los bienes devolutivos y de consumo adquiridos para el servicio debe realizarse en el Almacén en compañía del servidor responsable del proceso de adquisición. Los bienes que por sus características físicas o técnicas incluyan dentro de las condiciones del contrato la instalación y puesta en funcionamiento en sitio, deben ser recibidos por el supervisor del proceso de adquisición en los lugares convenidos. En todo caso, el servidor con funciones de almacén debe verificar la recepción de los bienes en coordinación con el servidor responsable de la recepción.
Los automotores, armas y caninos serán recibidos en los recintos dispuestos para ello, ante el servidor con funciones de transportes, armamento o soporte canino, respectivamente.
El servidor responsable de la recepción de automotores debe dejar constancia escrita del inventario de los elementos que los conforman, sus improntas, accesorios tales como blindaje, radios, antenas, etc., y su estado.
La recepción de bienes inmuebles adquiridos para el servicio se debe realizar en los mismos, y el servidor responsable de la recepción física debe dejar constancia escrita del inventario de aquellos bienes adheridos, tales como plantas, muebles empotrados, cocina, baños, etc., y su estado.
La recepción a satisfacción de los bienes se da cuando los mismos corresponden técnica, cualitativa y cuantitativamente a lo definido en la documentación que soporta su adquisición. De lo contrario, se debe dejar constancia escrita de la no conformidad, quedando el supervisor del proceso de adquisición responsable de dar cumplimiento a lo dispuesto en el contrato y demás lineamientos emitidos por la Fiscalía General de la Nación.
ARTÍCULO 20. REGISTRO DE INGRESO. El ingreso de los bienes patrimoniales y transitorios a la Fiscalía General de la Nación corresponde a su entrada física y contable, de conformidad con los soportes documentales suministrados a los servidores con funciones de almacén e inventarios por el servidor responsable del proceso de adquisición.
Los soportes documentales requeridos para efectuar los registros de ingresos de bienes en el aplicativo de bienes son:
1. Documentos que den constancia de la procedencia y propiedad, derecho de uso, goce o usufructo de los bienes, tales como contratos, actas de donación, transferencia o cesión, decisiones judiciales, actos administrativos, escrituras, documento remisorio, entre otros, conforme a su procedencia.
2. Facturas o documentos que den constancia de los valores unitarios, cantidades, descripción y características específicas de los bienes, según corresponda.
3. Constancia de recibido a satisfacción debidamente diligenciado por el servidor a cargo del proceso de adquisición.
4. Plan de distribución de bienes devolutivos y de consumo, cuando los bienes sean recibidos físicamente en el Almacén, o inventario físico de bienes devolutivos, cuando los bienes sean recibidos en las instalaciones estipuladas en el contrato, debidamente diligenciados.
El registro de entrada de los bienes se produce según su origen, así:
1. Procedencias patrimoniales. Se registran en estas procedencias los bienes patrimoniales adquiridos en procesos de compraventa o permuta, los recibidos en reposición, los recibidos sin contraprestación, los recibidos por sentencia, entre otros.
2. Procedencias transitorias. Se registran en estas procedencias los bienes transitorios recibidos en comodato o convenio, los recibidos en destinación provisional, los bienes puestos a disposición de la Entidad por orden judicial, entre otros.
PARÁGRAFO. Los bienes patrimoniales y transitorios se reconocen como activos cuando cumplen con la definición para ello, conforme con el Manual de Políticas Contables, o en cuentas de orden cuando no cumplen con ello.
ARTÍCULO 21. IDENTIFICACIÓN DE LOS BIENES DEVOLUTIVOS. Todos los bienes devolutivos deben ser identificados con plaqueta adhesiva con sistema de simbología legible por máquina, excepto cuando el cuerpo del bien carezca de superficie o espacio para su adhesión, caso en el cual el número de ingreso debe corresponder al de serie del bien y no se le asignará plaqueta. Las plaquetas adhesivas hacen parte integral de las características específicas de identificación de los bienes.
ASEGURAMIENTO DE LOS BIENES Y RECLAMACIONES.
ARTÍCULO 22. ASEGURAMIENTO. Los bienes de la Entidad deben estar amparados con pólizas de seguros administradas a través del intermediario de seguros contratado para ello.
Los ingresos nuevos y egresos definitivos de bienes deben ser reportados para la oportuna inclusión o exclusión de las pólizas, así como las modificaciones a sus valores asegurados, de conformidad con los términos y condiciones de las aseguradoras, el Manual de Seguros y demás lineamientos emitidos por la entidad.
ARTÍCULO 23. RECLAMACIONES POR SINIESTRO. En caso de ocurrencia de evento accidental, súbito e imprevisto que afecte la integridad de los bienes, el servidor responsable de los mismos, o quien iba conduciendo cuando se trate de bien automotor, debe informarlo a su Delegado, Director, Subdirector, Jefe de Departamento, de Sección o Coordinador, según corresponda, e iniciar la reclamación por siniestro, indicando las circunstancias de tiempo, modo y lugar y aportando la documentación requerida de conformidad con los términos y condiciones de las aseguradoras, el Manual de Seguros y demás lineamientos emitidos por la entidad.
El servidor responsable del bien o dependencia que por sus funciones y conocimientos esté llamado a gestionar la reposición, según corresponda, debe efectuar los trámites pertinentes para la ejecución de los recursos disponibles por la aseguradora, sea para la reparación o reposición del bien, y gestionar su recepción e ingreso a satisfacción, de conformidad con los lineamientos emitidos por la entidad.
Si el bien siniestrado es transitorio, los recursos disponibles se manejarán conforme a las condiciones previstas en el contrato o la norma que regule su uso, goce o usufructo.
ARTÍCULO 24. SALVAMENTO. El bien que sea declarado por la aseguradora pérdida total se constituirá en su salvamento y, por lo tanto, le debe ser entregado mediante acta por el servidor responsable del bien en el lugar acordado previamente. En consecuencia, no procede el reintegro al Almacén.
SALIDA AL SERVICIO DE LOS BIENES DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS.
ARTÍCULO 25. SALIDA AL SERVICIO DE BIENES DE CONSUMO. Los bienes de consumo serán entregados bimestralmente por el servidor con funciones de almacén, conforme a las solicitudes de necesidades reales efectuadas durante los primeros cinco (5) días del bimestre por los Delegados, Directores, Subdirectores, Jefes de Departamentos o de Secciones, y de acuerdo con los consumos históricos, existencias en el Almacén y distribución establecida por los supervisores de procesos de adquisición de bienes o las dependencias que, por sus funciones, labores y conocimientos específicos en materia de bienes, estén llamados a ejercer controles sobre grupos específicos de bienes, según corresponda.
ARTÍCULO 26. SALIDA AL SERVICIO DE BIENES DEVOLUTIVOS. Los bienes devolutivos serán asignados mediante inventario individual a los servidores, por el servidor con funciones de almacén, conforme a la distribución de bienes de los supervisores de procesos de adquisición de bienes, las dependencias que, por sus funciones, labores y conocimientos específicos en materia de bienes, estén llamados a ejercer controles sobre grupos específicos de bienes, o Delegados, Directores, Subdirectores, Jefes de Departamentos o de Secciones, según corresponda.
Los bienes devolutivos de uso común destinados al funcionamiento general de las dependencias serán cargados al inventario individual de los servidores que designen los Delegados, Directores, Subdirectores, Jefes de Departamentos o de Secciones, según corresponda.
La salida al servicio de bienes devolutivos a particulares o servidores públicos de otras entidades que desempeñen labores en la Fiscalía General de la Nación se puede realizar por solicitud del supervisor o el servidor designado, anexando copia del documento que dé constancia del vínculo laboral o contractual con la Entidad.
ARTÍCULO 27. REMESAS. Independientemente de cuál dependencia gestione la movilización física de bienes entre seccionales, entre nivel central y seccionales o viceversa, los traslados de bienes devolutivos y de consumo deben tramitarse a través del Almacén emisor, para su registro de salida por remesa, y el Almacén receptor debe efectuar los registros de ingreso por remesa y correspondiente salida al servicio,
ARTÍCULO 28. RESPONSABLES DE LOS BIENES AL SERVICIO. Los servidores, y terceros que desempeñan labores en la Entidad y tienen bienes cargados a su inventario individual, son responsables por su uso, conservación y salvaguarda hasta cuando hayan transferido la responsabilidad, así:
1. Se ha efectuado satisfactoriamente el traslado de los bienes a otro servidor.
2. Se ha efectuado satisfactoriamente el reintegro de los bienes al Almacén.
3. Se ha registrado la salida por cancelación de responsabilidad en proceso, por cualquiera de las causales, o la salida por reposición.
CONTROLES DE LOS BIENES DEVOLUTIVOS AL SERVICIO.
ARTÍCULO 29. TRASLADO DE BIENES DEVOLUTIVOS AL SERVICIO ENTRE SERVIDORES O DEPENDENCIAS. El servidor responsable de los bienes devolutivos debe efectuar el traslado, y legalizarlo ante el servidor con funciones de inventarios, cuando:
1. El servidor cambia o es relevado de labores que implique que ya no requiere de los bienes para su desempeño.
2. El servidor tiene una situación administrativa por separación temporal del servicio en comisión, licencia, suspensión, traslado, reubicación o desvinculación laboral, de conformidad con las directrices que la Dirección Ejecutiva emita para ello.
3. El servidor cambia su puesto de trabajo dentro de la misma dependencia o la dependencia del servidor es reubicada.
4. Los bienes serán trasladados a otra dependencia o remesados a otra seccional.
5. El servidor no los requiere para el desempeño de las labores asignadas.
Los traslados de bienes devolutivos entre dependencias deben ser autorizados por los Delegados, Directores, Subdirectores, Jefes de Departamentos o de Secciones de la dependencia origen, según corresponda, a menos que se dé con ocasión de la reubicación de la dependencia.
El traslado entre dependencias de bienes devolutivos con destinación específica debe tener autorización previa del cooperante o representante legal de la contraparte del convenio que lo rige.
ARTÍCULO 30. REINTEGRO DE BIENES DEVOLUTIVOS AL ALMACÉN. El servidor responsable de los bienes devolutivos debe efectuar su reintegro, ante el servidor con funciones de inventarios, cuando:
1. Los bienes están en condiciones de ser utilizados, pero el servidor responsable no logra trasladarlos a otro servidor.
2. Los bienes presentan defectos, fallas o desgaste y la dependencia con conocimiento técnico ha emitido concepto de estado inservible u obsoleto.
El reintegro de bienes devolutivos transitorios debe ser informado al supervisor del proceso de adquisición de estos para que gestione su devolución.
Los automotores y armas se reintegrarán en los recintos dispuestos para ello, ante el servidor con funciones de transportes o armamento, según corresponda.
PARÁGRAFO. Los bienes que no estén registrados en el aplicativo de bienes no podrán ser reintegrados al Almacén hasta tanto se presenten los soportes documentales para efectuar su ingreso.
ARTÍCULO 31. DESMONTE Y MOVILIZACIÓN DE MOBILIARIO. Los elementos de oficina abierta solo pueden ser desmontados y movilizados por o con autorización del Departamento de Construcciones y Administración de Sedes para realizar las adecuaciones de oficinas.
ARTÍCULO 32. ASIGNACIÓN TEMPORAL DE BIENES DEVOLUTIVOS AL SERVICIO. Cuando una dependencia maneje existencias de bienes devolutivos al servicio para distribuir temporalmente entre los servidores vinculados a ella, serán cargados al inventario individual del enlace de apoyo administrativo de la dependencia, quien debe ejercer el control que demuestre el cambio temporal de responsable de los bienes y su tiempo de tenencia.
El servidor que tenga un bien devolutivo en calidad de préstamo es responsable por su uso, conservación y salvaguarda y está obligado a su devolución al enlace de apoyo administrativo de la dependencia en el tiempo pactado.
ARTÍCULO 33. VERIFICACIÓN DEL INVENTARIO DE BIENES DEVOLUTIVOS. La verificación del inventario de bienes devolutivos se realiza conforme a su ubicación, dependencia y servidor responsable, así:
1. Verificación de inventarios individuales. Todos los servidores deben realizar la verificación del inventario individual de bienes a su cargo, en el primer semestre de cada vigencia.
Los resultados de la verificación deben ser informados al superior inmediato y reportados de manera consolidada por dependencia al servidor con funciones de inventarios, durante el primer cuatrimestre de cada vigencia. En caso de tener diferencias, el servidor responsable de los bienes debe anexar los soportes documentales para el traslado de bienes entre servidores o dependencias, reintegros al Almacén, reposiciones y demás acciones para obtener un inventario actualizado.
2. Verificación de inventario de bienes almacenados. Los responsables de bienes en almacenes, patios y armerillos deben realizar la verificación del inventario en el primer semestre de cada vigencia y reportar las novedades y resultados al servidor con funciones de inventarios, antes del 31 de agosto de cada vigencia.
3. Verificaciones o revistas de grupos específicos de bienes. Aquellas dependencias que tengan implementados lineamientos para realizar verificaciones o revistas de bienes, tales como vehículos del parque automotor, armamento, caninos, bienes con destino al Programa de Protección a Víctimas, entre otros, deben reportar al servidor con funciones de inventarios, al final de cada verificación o revista, las novedades con sus respectivos soportes documentales de traslados, remesas, reintegros y pérdidas, según corresponda, así como los bienes que no fueron presentados durante las verificaciones o revistas convocadas.
4. Comprobación del inventario de bienes devolutivos. Los servidores con funciones de inventarios deben aplicar muestras representativas para la verificación de los registros del inventario de bienes, con base en los reportes procedentes de las actividades descritas en los numerales 1, 2 y 3 de este artículo, para comprobar las existencias de bienes devolutivos, patrimoniales y transitorios, con los registros del inventario.
Los resultados de la comprobación del inventario de bienes, se clasifican así:
1. Normal. Las existencias físicas de bienes devolutivos a cargo de los servidores corresponden a las registradas en el inventario de bienes.
2. Faltantes. Las existencias físicas de bienes devolutivos a cargo de los servidores son menores a las registradas en el inventario de bienes.
3. Sobrantes. El servidor o dependencia tiene bienes de los cuales no se tienen registros en el inventario de bienes.
PÉRDIDA, DAÑO Y FALTANTES DE BIENES DEVOLUTIVOS.
ARTÍCULO 34. DETERIORO POR CAUSAS DEL DESGASTE NATURAL. Cuando los bienes devolutivos sufran deterioro paulatino como consecuencia de su uso o funcionamiento normal deben ser reintegrados al Almacén por el servidor responsable de los bienes, con concepto técnico emitido por las dependencias mencionadas en el artículo 18 de esta resolución o sus enlaces en las Direcciones Seccionales. No procede reclamación a la aseguradora ni reporte a Control Disciplinario.
ARTÍCULO 35. DEFECTOS O FALLAS DURANTE EL USO O FUNCIONAMIENTO. Cuando un bien devolutivo al servicio presenta defectos o fallas durante su uso o funcionamiento, el servidor responsable del bien debe dar aviso al supervisor del contrato de adquisición o dependencia que tenga a cargo el programa de mantenimiento del bien, con el fin de hacer efectiva la garantía legal o el mantenimiento, según corresponda.
ARTÍCULO 36. PÉRDIDA POR HURTO. En caso de pérdida por hurto el servidor responsable del bien debe instaurar la denuncia penal ante la autoridad competente, indicando las condiciones de tiempo, modo y lugar de los hechos, así como las características físicas, técnicas y número de placa de inventario del bien, e iniciar la reclamación por siniestro, de conformidad con los términos y condiciones de las aseguradoras y el Manual de Seguros, señalados en los lineamientos emitidos por la entidad.
ARTÍCULO 37. PÉRDIDA O DAÑO POR EVENTOS ACCIDENTALES, SÚBITOS E IMPREVISTOS. El servidor responsable del bien debe informar a su Delegado, Director, Subdirector, Jefe de Departamento, de Sección o Coordinador, según corresponda, e iniciar la reclamación por siniestro, de conformidad con los términos y condiciones de las aseguradoras, el Manual de Seguros y demás lineamientos emitidos por la entidad.
PARÁGRAFO. La indemnización de la aseguradora corresponde a la recuperación del patrimonio de la entidad, mas no exime al servidor de las sanciones que se pudieran dar con ocasión de posibles investigaciones de tipo administrativo, disciplinario, fiscal o penal.
ARTÍCULO 38. PÉRDIDA POR ALTERACIÓN DE LOS BIENES. La alteración de las características de identificación de los bienes (marca, línea, referencia, serie, plaqueta adhesiva de inventario, etc.) que no permita su plena identificación contra el registro del inventario se constituye como bien faltante.
PARÁGRAFO. En caso de deterioro o falta de la plaqueta adhesiva de identificación del bien, el servidor responsable del mismo debe informarlo al servidor con funciones de inventarios para su renovación.
ARTÍCULO 39. FALTANTES DE BIENES. El servidor responsable del bien faltante debe ubicarlo y presentarlo al servidor con funciones de inventarios o restituir la pérdida a la Entidad, so pena de incurrir en faltas sancionadas disciplinariamente cuando no exista justa causa.
ARTÍCULO 40. REPOSICIÓN O PAGO VOLUNTARIO POR PÉRDIDA, DAÑO O FALTANTE DE BIENES DEVOLUTIVOS. El servidor o exservidor responsable del bien perdido, dañado o faltante puede acogerse a la reposición, pago o suscripción de acuerdo de pago voluntario, lo “cual produce efectos atenuantes en la graduación de la sanción disciplinaria(10).
El bien en reposición debe ser de iguales o superiores características, comprado en un establecimiento legalmente constituido, con factura que cumpla con los requisitos de Ley para que tenga la naturaleza de título valor y garantía legal. Para el caso de bienes con tecnología debe solicitar el concepto técnico emitido por personal idóneo.
El servidor responsable del bien debe presentar, al servidor con funciones de almacén, la manifestación escrita de reposición voluntaria, describiendo las características del bien ofrecido en reposición e indicando que cumple con las características exigidas, anexando concepto técnico en caso de bienes con tecnología.
ARTÍCULO 41. REGISTRO DE SALIDA DE BIENES POR RESPONSABILIDAD EN PROCESO. Es un registro de egreso definitivo que corresponde a la falta absoluta del bien por pérdida, hurto, daño o faltante.
El registro de salida por responsabilidad en proceso se constituye a nombre del servidor o ex-servidor que tenga el bien registrado en su inventario individual. En caso de pérdida o daño durante el préstamo temporal de bienes, se constituye a cargo del servidor que lo tenga bajo su responsabilidad conforme al soporte documental de préstamo.
El registro de salida por responsabilidad en proceso debe ser puesto en conocimiento por el servidor con funciones de inventarios, de conformidad con los lineamientos emitidos para ello, y ante la autoridad competente, cuando la misma se dé por incumplimiento de esta resolución y demás normativa vigente o con ocasión de ella.
ARTÍCULO 42. COBRO AL SERVIDOR DECLARADO RESPONSABLE DE FALTA DISCIPLINARIA POR PÉRDIDA, DAÑO O FALTANTE DE INVENTARIO DE BIENES DEVOLUTIVOS. Determinada disciplinariamente la responsabilidad del servidor o ex-servidor por la pérdida o daño del bien, corresponde al ordenador del gasto, de acuerdo con la delegación dispuesta por el Fiscal General de la Nación, determinar el monto por el cual el patrimonio de la Entidad resultó afectado, debidamente soportado con base en el costo de reposición, y exigir su pago o reposición mediante acto administrativo susceptible de agotamiento de la vía gubernativa.
Ejecutoriado este acto administrativo y en el evento en que el servidor o ex servidor no reconozca los perjuicios ocasionados y valorados, se debe remitir a cobro por jurisdicción coactiva.
ARTÍCULO 43. CANCELACIONES DE RESPONSABILIDADES EN PROCESO. La cancelación de la responsabilidad en proceso debe registrarse en el aplicativo de bienes cuando el servidor responsable del bien, Contabilidad, autoridad disciplinaria, Seguros o Personal, según corresponda, comunique cualquiera de los siguientes eventos:
1. Cuando el servidor o exservidor responsable del bien, se acogió a la reposición, pago o suscripción de acuerdo de pago voluntario y lo realizó a satisfacción.
2. Cuando el resultado de las acciones adelantadas por la autoridad disciplinaria, y notificado el servidor o ex-servidor a cargo del bien, sea la no responsabi lidad por la pérdida o daño, inhibición, prescripción o archivo de la acción disciplinaria.
3. Cuando determinada la responsabilidad disciplinaria del servidor o ex servidor, se envía a cobro coactivo y se registra la cuenta por cobrar.
4. Cuando la aseguradora reconoce el 100% de su valor o la reposición del bien, y éste se ha recibido a satisfacción.
5. Por muerte del servidor o ex-servidor responsable del bien comunicada mediante acta de defunción.
EGRESO DEFINITIVO DE LOS BIENES.
ARTÍCULO 44. REGISTRO DE EGRESO DEFINITIVO. El registro de egreso definitivo de los bienes de la Fiscalía General de la Nación corresponde a su salida física y contable, de conformidad con los soportes documentales, y debe efectuarse cuando se haya cumplido el lleno de los requisitos, tanto documental como material.
ARTÍCULO 45. BAJA DE BIENES. Las bajas de bienes patrimoniales se legalizan mediante resolución expedida por el ordenador del gasto de acuerdo con la delegación dispuesta por el Fiscal General de la Nación, soportada por los conceptos técnicos de estado de los bienes emitidos por personal idóneo, acta de baja y autorización del proceso de baja.
La baja de bienes de propiedad de la entidad obedece al acaecimiento de tres condiciones así:
1. Baja de bienes inservibles: es el egreso físico y contable de los bienes que presentan daños o fallas y no pueden ser utilizados debido a:
1.1. Han cumplido su ciclo de vida útil o debido a su desgaste, deterioro y mal estado físico originado por su uso o funcionamiento, no le sirven a la entidad.
1.2. Su reparación o reconstrucción resulta en extremo onerosa para la entidad y para un tercero.
1.3. El mal estado en que se encuentran no permite su uso o consumo y atentan contra la salud de personas o animales y contra la conservación del medio ambiente.
2. Baja de bienes obsoletos: es el egreso físico y contable de los bienes que, a pesar de estar en buenas condiciones, han quedado en desuso debido a:
2.1. Los adelantos científicos y tecnológicos o sus especificaciones técnicas son insuficientes para el volumen, velocidad y complejidad que la labor exige.
2.2. La implementación de nuevas políticas en materia de adquisiciones y, como consecuencia de ello, quedan en existencia bienes, repuestos, accesorios y materiales que no son compatibles con las nuevas marcas o modelos adquiridos, así se encuentren en buen estado.
2.3. Han quedado fuera del servicio debido a los cambios originados en el cometido estatal de la entidad o porque se ha decretado la liquidación, fusión o transformación de entidades, originadas por modificación en normas, políticas, planes, programas, proyectos o directrices generales de obligatorio cumplimiento.
3. Baja de semovientes: es el egreso contable en caso de retiro del servicio o muerte de los semovientes.
La baja de bienes debe efectuarse como mínimo cada tres meses, y realizarse por las modalidades y procedimientos establecidos en la Ley, así:
1. Enajenación a título gratuito.
2. Comercialización.
3. Destrucción, chatarrización o incineración.
En caso de baja por destrucción, chatarrización, incineración y baja por muerte de semoviente, la disposición final de los residuos debe ser gestionada de conformidad con la normatividad ambiental vigente y procesada por entidades o empresas calificadas para tal fin, quienes deben suministrar certificado de disposición final.
PARÁGRAFO 1o. Los bienes que requieren registro de título de propiedad y sean objeto de proceso de baja, previamente deben estar a nombre de la Entidad y su baja se cumple con los requisitos propios para su completa desnaturalización.
PARÁGRAFO 2o. Los caninos que hayan llegado al término de su vida útil o que por concepto técnico o médico veterinario no sean aptos para el servicio y que se encuentren en condiciones aptas para ser mascotas, podrán ser dados de baja mediante la entrega a título gratuito a instituciones o personas naturales, previa esterilización.
Serán sacrificados aquellos caninos que por concepto técnico de médico veterinario se justifique, sea por lesiones irreversibles que impidan el trabajo, enfermedades que involucren al hombre o padecimientos incapacitantes terminales.
ARTÍCULO 46. DEVOLUCIÓN DE BIENES. El supervisor del contrato de comodato o convenio o la dependencia que por sus funciones sea responsable del bien transitorio, según corresponda, debe efectuar la devolución de los bienes transitorios mediante acta de entrega a satisfacción suscrita por las partes, y suministrar copia de ésta, al servidor con funciones de almacén o inventarios, según corresponda, para el registro de egreso definitivo.
OTRAS DISPOSICIONES.
ARTÍCULO 47. ROTACIÓN DE BODEGAS. La rotación mínima de los bienes en bodega debe ser superior al 70% de la cantidad total de bienes en cada bodega por semestre, y su permanencia no debe superar los tres meses desde su registro de ingreso en el Almacén.
ARTÍCULO 48. HOJAS DE VIDA DE INMUEBLES. Los inmuebles patrimoniales y transitorios deben contar, en su hoja de vida, mínimo con la siguiente documentación: copia de la escritura pública, certificado de libertad y tradición y catastral, recibo y entrega de bienes inmuebles, impuestos de valorización y predial, que evidencie su procedencia, el derecho de dominio, uso o custodia, el inventario, el cumplimiento de las obligaciones requeridas por las autoridades competentes, así como aquellos que evidencien las actividades referentes a su control, uso y conservación. La custodia y actualización de las hojas de vida de las sedes está a cargo del servidor con funciones de administración de sedes.
ARTÍCULO 49. HOJAS DE VIDA DE VEHÍCULOS. Los automotores patrimoniales y transitorios, deben contar en su hoja de vida, mínimo con la documentación que evidencie su procedencia, el derecho de dominio, uso o custodia, el inventario, el cumplimiento de las obligaciones requeridas por las autoridades competentes, así como aquellos que permitan dar cuenta de las actividades referentes a su control, uso y conservación. La custodia y actualización de las hojas de vida de los vehículos del parque automotor está a cargo del servidor con funciones de transportes.
ARTÍCULO 50. REGISTRO, CONTROL Y MANEJO DE ARMAS. El Cuerpo Técnico de Investigación es responsable del control y manejo de armamento, munición, chalecos, cascos blindados y demás bienes clasificados como elementos de seguridad.
El CTI es el responsable de impartir las directrices y lineamientos para uso y control de los elementos de seguridad, gestionar las obligaciones de Ley y requisitos de autoridad competente, gestionar los servicios necesarios para su conservación, gestionar los recintos dispuestos para su almacenamiento, implementar los mecanismos para su control y dotar de los elementos de seguridad a los servidores autorizados a ello.
EL CTI debe aportar los soportes documentales, a los servidores con funciones de almacén e inventarios, para efectuar los registros de ingresos, salidas al servicio, traslados, reintegros, pérdidas y bajas de armamento, emitir los conceptos técnicos requeridos para soportar el ingreso o baja de elementos clasificados como de seguridad y gestionar la reposición de las armas indemnizadas.
Igualmente, debe llevar a cabo las revistas periódicas de armamento y dejar constancia mediante formato escrito de la cantidad, estado, ubicación, servidores responsables y demás observaciones.
ARTÍCULO 51. REGISTRO, CONTROL Y MANEJO DE CANINOS. La dependencia de Soporte Canino es responsable del control y manejo de los caninos al servicio de la Entidad y de los caniles dispuestos para su albergue.
El Soporte Canino debe aportar los soportes documentales, a los servidores con funciones de almacén e inventarios, para efectuar los registros de ingresos, salidas al servicio, traslados, reintegros, pérdidas y bajas de caninos, suministrar los conceptos técnicos requeridos para soportar su ingreso o baja y gestionar la reposición y aseguramiento de los caninos indemnizados.
ARTÍCULO 52. REGISTRO, CONTROL Y MANEJO DE BIENES CON CARÁCTER DE RESERVADOS. El control y manejo de los bienes con carácter de reservados se realiza de conformidad con las disposiciones expedidas por el Fiscal General de la Nación y lineamientos y directrices emitidos por las dependencias ordenadoras de gastos reservados, conforme la delegación dispuesta por el Fiscal General de la Nación.
Los registros de ingresos y salidas al servicio de bienes con carácter de reservados se efectúan conforme a los lineamientos dispuestos por dichas dependencias y soportes documentales aportados para ello.
Los servidores con bienes con carácter de reservados a su cargo deben mantener actualizado su inventario individual y aportar los soportes documentales para efectuar los registros de traslados, reintegros, pérdidas y bajas.
ARTÍCULO 53. BIENES ADMINISTRADOS POR EL FEAB. La Fiscalía General de la Nación podrá previo convenio, apoyar al Fondo Especial para la Administración de Bienes de la Fiscalía General de la Nación, en la recepción, registro, manejo y control, así como el tratamiento contable de los bienes de que trata la Ley 1615 de 2013.
DISPOSICIONES FINALES.
ARTÍCULO 54. LINEAMIENTOS PARA LA APLICACIÓN DEL REGLAMENTO INTERNO. Las disposiciones contempladas en la presente resolución se aplicarán a través de los lineamientos desarrollados de conformidad con el Sistema de Gestión Integral y los emitidos por la Dirección Ejecutiva, la Subdirección de Bienes y las Subdirecciones Regionales de Apoyo, así como por las dependencias que por sus funciones, labores y conocimientos específicos en materia de bienes estén llamadas a ejercer controles sobre grupos de bienes específicos, según corresponda.
ARTÍCULO 55. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga expresamente la Resolución 0-0532 del 2 de abril de 2014 y las demás disposiciones que le sean contrarias.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 29 de julio de 2021.
El Fiscal General de la Nación,
Francisco Roberto Barbosa Delgado.
NOTAS AL FINAL:
1. A partir de julio 2021 entra la Ley 1952 de 2019, la cual deroga la Ley 734 de 2002.
2. Artículo 655 del Código Civil.
3. Artículo 656 del Código Civil.
4. Artículo 657 del Código Civil.
5. Artículo 658 del Código Civil.
6. Activos. Son recursos controlados por la entidad que resultan de un evento pasado y de los cuales se espera obtener un potencial de servicio o generar beneficios económicos futuros. Un recurso controlado es un elemento que otorga, entre otros, un derecho a: usar un bien para prestar servicios, ceder el uso para que un tercero preste un servicio, convertir el recurso en efectivo a través de su disposición, beneficiarse de la revalorización de los recursos o recibir una corriente de flujos de efectivo
El control implica la capacidad de la entidad para usar un recurso o definir el uso que un tercero debe darle, para obtener potencial de servicio o para generar beneficios económicos futuros.
En algunas circunstancias, el control del activo es concomitante con la titularidad jurídica del recurso; no obstante, esta última no es esencial a efecto de determinar la existencia del activo y el control sobre este. La titularidad jurídica sobre el activo no necesariamente es suficiente para que se cumplan las condiciones de control.
Los eventos pasados que dan origen a un activo pueden ser producto de diferentes sucesos; por ejemplo, una entidad puede obtener activos en una transacción de intercambio, por un desarrollo interno o producto de transacciones sin contraprestación incluidas en el ejercicio del poder soberano.
El potencial de servicio de un activo es la capacidad que tiene dicho recurso para prestar servicios que contribuyen a la consecución de los objetivos de la entidad sin generar, necesariamente, flujos de efectivo.
Los beneficios económicos futuros incorporados a un activo son el potencial que tiene dicho activa para contribuir, directa o indirectamente, a generar flujos de efectivo y otros equivalentes al efectivo. Estos beneficios también pueden traducirse en la capacidad que tiene un recurso para reducir los flujos futuros de salida de efectivo. Manual de Políticas Contables de la Fiscalía General de la Nación. Versión 01.
7. Manual de Políticas Contables de la Fiscalía General de la Nación, versión 01, artículos 6.4 al 6.9, 6.12 y 6.20.
8. Código Disciplinario Único, Ley 734 de 2020. Numerales 4, 21, 22 y 25 del artículo 34 y Ley 1952 de 2019, numerales 5, 22, 23, y 26 del artículo 38.
9. Decreto 021 de 2014. Artículos 4o, 87 y 91.
10. Circular conjunta de 2003, emitida por la Contraloría General de la República y Procuraduría General de la Nación.