RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA EJECUTIVA REG-EJE-0071 DE 2020
(septiembre 18)
Diario Oficial No. 51.444 de 21 de septiembre de 2020
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Por la cual se adopta el Procedimiento de Acciones de Reacción Inmediata en la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata -DIARI-
EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA,
en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las contenidas en los artículos 6o y 35 numeral 1 del Decreto Ley 267 de 2000 y,
CONSIDERANDO:
Que el artículo 119 de la Constitución Política establece que la Contraloría General de la República tiene a su cargo la vigilancia de la gestión fiscal y el control de resultado de la administración.
Que el artículo 1o del Acto Legislativo 04 de 2019 modificó el artículo 267 de la Constitución Política, para estipular que el control fiscal se ejercerá en forma posterior y selectiva, y además podrá ser preventivo y concomitante, según sea necesario para garantizar la defensa y protección del patrimonio público. El control preventivo y concomitante no implicará coadministración y se realizará en tiempo real a través del seguimiento permanente de los ciclos, uso, ejecución, contratación e impacto de los recursos públicos, mediante el uso de tecnologías de la información, con la participación del control social y con la articulación del control interno. Así mismo, que la vigilancia de la gestión fiscal del Estado incluye el seguimiento permanente al recurso público, sin oponibilidad de reserva legal para el acceso a la información por parte de los órganos de control fiscal, y el control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad, el desarrollo sostenible y el cumplimiento del principio de valoración de costos ambientales.
Que el artículo 271 de la Constitución Política establece que “Los resultados de los ejercicios de vigilancia y control fiscal, así como de las indagaciones preliminares o los procesos de responsabilidad fiscal, adelantados por las Contralorías tendrán valor probatorio ante la Fiscalía General de la Nación y el juez competente”.
Que el artículo 34 del Decreto Ley 267 de 2000, establece que los sistemas de planeación, ejecución y control de la vigilancia fiscal, los instrumentos de organización del sistema de trabajo para el cumplimiento de la misión institucional de la Contraloría General, así como las herramientas de gestión de la vigilancia fiscal, serán definidos por el Contralor General de la República.
Que los numerales 1 y 4 del artículo 35 del Decreto Ley 267 de 2000, determinan como función del Contralor General de la República: fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la vigilancia de la gestión fiscal, del control fiscal del Estado y las demás funciones asignadas a la Contraloría General de la República de conformidad con la Constitución y la ley y dirigir como autoridad superior las labores administrativas y de vigilancia fiscal de las diferentes dependencias de la Contraloría General de la República, de acuerdo con la ley.
Que el artículo 136 de la Ley 1955 de 2019, le otorgó a la Contraloría General de la República acceso sin restricciones a los sistemas de información o bases de datos de las entidades públicas y privadas que dispongan o administren recursos y/o ejerzan funciones públicas sin oponibilidad de reserva legal exclusivamente para su uso en el marco de sus funciones constitucionales y legales.
Que el artículo 332 de la Ley 1955 de 2019, le otorgó al Presidente de la República facultades para reestructurar jerárquica y funcionalmente a la Contraloría General de la República y crear la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata.
Que, en uso de dichas facultades extraordinarias, se expidió el Decreto Ley 2037 de 2019, “Por el cual se desarrolla la estructura de la Contraloría General de la República, se crea la Dirección de información, Análisis y Reacción Inmediata y otras dependencias requeridas para el funcionamiento de la Entidad”.
Que el artículo 42A del Decreto Ley 267 de 2000, adicionado por el artículo 3o del Decreto 2037 de 2019, faculta a la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata para dirigir la formulación de procedimientos relacionados con el acceso, acopio, custodia, seguridad, uso, análisis y aprovechamiento de datos e información, que contribuyan a incrementar la eficiencia, eficacia y resultados con valor agregado de las acciones de vigilancia y control fiscal (numeral 1 ); para asesorar al Contralor General de la República en la formulación e implementación de procedimientos relacionados con las funciones de la dependencia (numeral 5); para asesorar y coordinar en su ámbito funcional a las demás dependencias de la Contraloría General de la República, en el aseguramiento y uso de la información y bases de datos [...] (numeral 6); para dirigir y adoptar las políticas y protocolos, para compartir, suministrar, integrar o facilitar el acceso, intercambio, integración e interoperabilidad de datos o información de la Entidad con organismos nacionales o internacionales, bajo las directrices del Contralor General de la República (numeral 11 ); y, para aprobar la suscripción y liberación de informes de analítica de datos por parte de la Unidad de Análisis de la Información, de acuerdo con los protocolos que se adopten para el efecto.
Que en el artículo 42D del Decreto Ley 267 de 2000, adicionado por el artículo 6o del Decreto Ley 2037 de 2019 establece, entre otras funciones de la Unidad de Reacción Inmediata, la de “Dirigir las acciones de reacción inmediata de vigilancia y control fiscal que se requieran ante la inminencia de pérdida del recurso público y las acciones de policía judicial de la Entidad, en los términos de la Ley y los lineamientos que fije el Contralor General de la República”.
Que el seguimiento permanente a los recursos públicos podrá realizarse mediante el acceso y análisis de la información, tal como lo prescribe el artículo 57, literal a), del Decreto Ley 403 de 2020, el cual estará a cargo de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata, por disposición del parágrafo 2 del mismo artículo.
Que el artículo 58 del Decreto Ley 403 de 2020 describe una metodología para el ejercicio del control concomitante y preventivo, que comprende las fases de planeación, ejecución e informe. Por ello, el parágrafo 1 del mismo artículo faculta al Contralor General de la República para expedir los reglamentos que estime necesarios para desarrollar la metodología aplicable al seguimiento permanente al recurso público.
Que sobre el acceso y análisis de la información, el artículo 59 del Decreto Ley 403 de 2020 autoriza a la Contraloría General de la República a apoyarse en la gestión inteligente de la información, entendida como el uso eficiente de todas las capacidades tecnológicas disponibles, inteligencia artificial, analítica y minería de datos, análisis predictivo y prospectivo, entre otros, para la determinación anticipada de eventos o malas prácticas, con probabilidad significativa de ocurrencia, persistencia o mutación, y que impliquen riesgos de pérdida del patrimonio público. Además, para el efecto, preceptúa que podrá conformar sistemas de seguimiento en tiempo real y confirmación directa con los gestores y los beneficiarios de dichas transacciones. En consecuencia, cada entidad deberá disponer lo necesario para garantizar el suministro oportuno y en tiempo real de la información requerida por la Contraloría General de la República, por conducto de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata (DIARI).
Que el artículo 1o de la Resolución Organizacional 0754 de abril 17 del 2020, en su artículo 1o establece, que la Unidad de Reacción Inmediata de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata podrá, además de las acciones de reacción inmediata, funciones y actividades establecidas en la ley, adelantar directamente y previa asignación del Contralor General de la República, entre otras acciones de vigilancia y control fiscal, el i) Especial Seguimiento contemplado en el artículo 75 del Decreto Ley 403 de 2020; ii) Las Actuaciones Especiales de Fiscalización, definidas en el artículo 76 del Decreto Ley 403 de 2020; iii). Las demás que establezca el Contralor General de la República por medio de acto administrativo.
Que de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 1 del artículo ibídem las acciones previstas en dicho artículo se realizarán conforme a los protocolos y directrices que establezca el Director de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata (DIARI) de la Contraloría General de la República, así como las demás normas internas que regulen la materia.
Que el parágrafo 2 del artículo 1o de la Resolución Organizacional 0754 de abril 17 del 2020 establece que “La Unidad de Reacción Inmediata de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata podrá atender y tramitar denuncias, en cuanto al recaudo de pruebas necesarias, conforme le sean asignadas, para lo cual adelantará el procedimiento establecido para el efecto y dará traslado al proceso auditor, de responsabilidad fiscal o autoridad competente. En caso de asumir la atención y respuesta al ciudadano y de requerir adelantar especial seguimiento o actuaciones especiales de fiscalización, deberá contar con la autorización previa del Contralor General de la República”.
Que la Resolución Organizacional OGZ-0762 de 2020, por la cual se desarrollan las condiciones y la metodología general para el seguimiento permanente a los recursos públicos y el ejercicio de la vigilancia y control fiscal concomitante y preventivo de la Contraloría General de la República, reglamenta lo establecido en el Decreto Ley 403 de 2020 acerca del acceso irrestricto a la información, uso eficiente de todas las capacidades tecnológicas disponibles, inteligencia artificial, analítica y minería de datos, análisis predictivo y prospectivo, entre otros.
Que el artículo transitorio 1 de la Resolución Organizacional OGZ-0762 de 2020, sobre el diseño y adopción de procedimientos, establece que la Dirección de la DIARI, junto con otros actores, diseñarán los procedimientos necesarios relacionados con las disposiciones previstas en dicha resolución.
Que la Resolución Organizacional OGZ-0767 de 2020, por la cual se regula el trámite de la intervención funcional en la Contraloría General de la República y se dictan otras disposiciones, reglamenta lo establecido en el Decreto Ley 403 de 2020 en relación con el ejercicio de la intervención funcional como uno de los mecanismos a través de cuales la Contraloría General de la República ejerce su prevalencia en la vigilancia y control fiscal de competencia de las contralorías territoriales.
Que el Plan Estratégico 2018-2022 de la Contraloría General de la República, establece: Objetivo Estratégico 3. Desarrollar el Control Fiscal participativo para la buena gestión pública y el fortalecimiento del control y la vigilancia fiscal a tiempo. Estrategia 3.2. Responder de manera inmediata ante las alertas ciudadanas de riesgos en la gestión pública, incrementando la confianza en la efectividad del control y vigilancia fiscal.
Que, en el marco del SIGECI y de la arquitectura empresarial de la Contraloría General de la República, es necesario adoptar los procedimientos y los demás instrumentos que se requieran para la operación de los procesos institucionales en lo que le compete a la DIARI.
En particular, en este caso, el Procedimiento de Acciones de Reacción Inmediata.
En mérito de lo expuesto;
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. ADOPCIÓN DE PROCEDIMIENTO. Adáptese el Procedimiento de Acciones de Reacción Inmediata en la Dirección de Información, Análisis y Reacción inmediata (DIARI) el cual obra como anexo y hace parte integral de la presente resolución.
PARÁGRAFO. Para efectos de la divulgación, consulta y aplicación del procedimiento que se adopta con la presente resolución, este deberá publicarse en el Aplicativo SIGECI, o el que haga sus veces, con sujeción a lo establecido en la Resolución Organizacional OGZ-0727 del 14 de noviembre de 2019, por la cual se reglamenta el Sistema de Gestión y Control Interno (SIGECI).
ARTÍCULO 2o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
Comuníquese, publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá D. C., a 18 de septiembre de 2020
El Contralor General de la República,
Carlos Felipe Córdoba Larrarte.
Sistema de Gestión y Control Interno - SIGECI
Macroproceso: Control Fiscal Micro - CMI
Proceso: Actuaciones Especiales de Fiscalización
Procedimiento Acciones de Reacción Inmediata
Código:
Versión:
Fecha de Publicación en el aplicativo SIGECI:
Tabla de Contenido
1. Objetivo.
2. Actividades del diccionario.
3. Campo de aplicación.
4. Alcance.
5. Glosario y siglas.
6. Aspectos generales.
7. Lineamientos para la operación.
8. Descripción de las actividades.
9. Productos, servicios y subproductos
10. Normatividad y documentos de referencia.
11. Anexos, plantillas y formatos.
12. Control de Cambios
13. Vigencia, derogatorias y transición.
1. Objetivo
Establecer las políticas operativas y actividades con sus respectivos responsables y registros, necesarias para la coordinación y ejecución de las acciones de reacción inmediata que deban llevarse a cabo ante riesgos inminentes de pérdida de recursos públicos y/o afectación negativa de bienes o intereses patrimoniales de naturaleza pública.
2. Actividades del diccionario
- Gestionar Acciones de Reacción Inmediata
3. Campo de aplicación
Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata – DIARI
4. Alcance
Este procedimiento inicia con la recepción por parte de la URI de casos priorizados a partir de alertas o resultados de análisis de información y finaliza con la elaboración y publicación del informe, así como con la actualización del Registro de acciones de reacción inmediata y sus resultados.
5. Glosario y siglas
ACCIONES DE REACCIÓN INMEDIATA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL. Para este procedimiento, se consideran acciones de reacción inmediata las Actuaciones Especiales de Fiscalización - AEF, el Especial seguimiento y las demás que sean requeridas por el Contralor General en el marco de la Resolución 754 de 2020 o la reglamentación vigente en la materia.
ACTUACIÓN ESPECIAL DE FISCALIZACIÓN - AEF. Acción de reacción inmediata que podrá ser realizada por la URI de acuerdo con el artículo 1o de la Resolución 754 de 2020. Es una acción de control fiscal breve y sumaria, de respuesta rápida frente a un hecho o asunto que llegue al conocimiento de la Contraloría General de la República a través del Sistema de Alertas de Control Interno, o a cualquier órgano de control fiscal por medio de comunicación social o denuncia ciudadana, que adquiere connotación fiscal por su afectación al interés general, la moralidad administrativa y el patrimonio público.
ALERTA. Caso de estudio con indicios de pérdida de recurso público que se origina en los análisis realizados por la Unidad de Análisis de la Información, denuncias u otras fuentes de detección de riesgos inminentes de pérdida de recursos públicos y/o afectación negativa de bienes o intereses patrimoniales de naturaleza pública.
ESPECIAL SEGUIMIENTO. Acción de reacción inmediata que podrá ser realizada por la URI de acuerdo con el artículo 1o de la Resolución 754 de 2020. Se trata de una actividad de control que consiste en el examen continúo y sistemático sobre el avance y el logro de los objetivos de una política, programa o proyecto, formulados para un período determinado y un presupuesto específico, con el fin de determinar el modo como están siendo implementados. Implica la recolección y análisis permanente de información útil para la toma de decisiones de vigilancia y control fiscal, durante la implementación de la política, programa o proyecto, con base en la comparación entre los resultados esperados y el estado de avance de estos.
EQUIPO TÉCNICO EXCLUSIVO RI. Grupo de funcionarios adscritos a la URI, designados por el Jefe de la Unidad de Reacción inmediata como equipo técnico para atender las necesidades internas de la URI y cada una de las solicitudes de apoyo presentadas a ésta, ya sean internas de la CGR o de otras entidades.
EQUIPO TÉCNICO MIXTO. Grupo de funcionarios adscritos a la URI y a otras dependencias de la entidad, designados por los respectivos jefes inmediatos para atender las necesidades internas de la URI y las solicitudes de apoyo presentadas a esta, ya sean internas de la CGR o de otras entidades. Su conformación estará a cargo del Jefe de la URI y tendrá como insumo la evaluación de la necesidad. Cuando sea necesario, se convocarán y vincularán expertos de otros organismos mediante los mecanismos legales aplicables tales como convenios y otros.
INFORME INTERNO. Producto de la Unidad de Reacción Inmediata, de sus análisis o resultado de sus actividades, dirigidos a dependencias al interior de la CGR.
En el caso de seguimiento permanente, este informe interno deberá contener como mínimo la descripción de las actividades desarrolladas; los hitos de gestión analizados y la periodicidad de los mismos; riesgos identificados; documentos de trabajo, informes de avance, informes parciales y demás soportes; relación del equipo de trabajo que desarrolló las actividades en la etapa de ejecución; evaluación de los criterios de excepcionalidad cualitativos y cuantitativos de trascendencia social, alto impacto ambiental o connotación económica; conclusiones y/o recomendaciones(1).
INTERVENCIÓN FUNCIONAL DE OFICIO. La Contraloría General de la República podrá intervenir en cualquier tiempo en los ejercicios de vigilancia y control fiscal a cargo de las contralorías territoriales de manera oficiosa, desplazándolas en sus competencias y asumiendo directamente el conocimiento de los asuntos objeto de intervención, en virtud de la prevalencia que ostenta sobre aquellas, con sujeción a las reglas de lo dispuesto en los siguientes artículos(2).
OBJETO DE CONTROL FISCAL. Se entiende por objeto de vigilancia y control, las actividades, acciones, omisiones, operaciones, procesos, cuenta, contrato, convenio, proyecto, programa, acto o hecho, y los demás asuntos que se encuentren comprendidos o que incidan directa o indirectamente en la gestión fiscal o que involucren bienes, fondos o recursos públicos, así como el uso, explotación, exploración, administración o beneficio de los mismos.
RESOLUCIÓN IFO. Acto administrativo mediante el cual el Señor Contralor ordena la intervención funcional de Oficio frente a los objetos de control financiados con recursos endógenos de los entes territoriales.
SUJETO DE CONTROL FISCAL. Los órganos que integran las ramas del poder público, los órganos autónomos e independientes, los de control y electorales, los organismos creados por la Constitución Política y la ley que tienen régimen especial, el Banco de la República, y las demás entidades públicas en todos los niveles administrativos, los particulares, las personas jurídicas y cualquier otro tipo de organización o sociedad que a cualquier título recauden, administren, manejen, dispongan o inviertan fondos, recursos del Estado y/o bienes o recursos públicos en lo relacionado con éstos.
AT. Asignación de Trabajo.
DIARI. Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata.
PVCF. Plan de Vigilancia y Control Fiscal
PGN. Procuraduría General de la Nación
SICA. Sistema de Información y Control de Auditorías
URI. Unidad de Reacción Inmediata
6. Aspectos generales
Teniendo en cuenta el Acto Legislativo 04 de 2019, su reglamentación contenida en el Decreto ley 403 de 2020, así como las Resoluciones organizacionales No. 754 y 762 de 2020, entre otras, que se han expedido para la operación de las acciones de Reacción Inmediata a cargo de la CGR, en cabeza de la DIARI y su Unidad de Reacción Inmediata-URI, esta unidad dirigirá las acciones de reacción inmediata de vigilancia y control fiscal que se requieran ante la inminencia de pérdida del recurso público y las acciones de policía judicial de la Entidad, en los términos de la ley y los lineamientos que fije el Contralor General de la República; coordinará con la respectiva contraloría delegada, así como con las demás instancias competentes, la realización conjunta e inmediata de actividades de vigilancia y control fiscal, sobre las situaciones identificadas y descritas como riesgosas por parte de la Unidad de Análisis de la Información, entre otras. De igual forma, coordinará con las diferentes autoridades, dentro del ámbito de sus competencias, la realización de acciones conjuntas de vigilancia y control, relacionadas con la reacción inmediata frente a riesgos de daño fiscal inminente.
En consonancia con lo anterior, dicho Decreto estableció los principios de la vigilancia y el control fiscal, en particular algunos directamente relacionados con la interacción que se deberá dar entre la CGR y las Contralorías Territoriales, a saber:
Concurrencia: En virtud de este principio, la Contraloría General de la República comparte la competencia de la vigilancia y control fiscal sobre los sujetos y objetos de control fiscal de las contralorías territoriales en los términos definidos por la ley.
Prevalencia. En virtud de este principio, las competencias de la Contraloría General de la República primarán respecto de las competencias de las contralorías territoriales, en los términos que se definen en los términos previstos en el Decreto Ley 403 de 2020 y demás disposiciones que lo modifiquen o reglamenten. En aplicación de este principio, cuando la Contraloría General de la República inicie un ejercicio de control fiscal, la contraloría territorial debe abstenerse de actuar en el mismo caso; así mismo, si la contraloría territorial inició un ejercicio de control fiscal y la Contraloría General de la República decide intervenir de conformidad con los mecanismos establecidos en el presente Decreto Ley, desplazará en su competencia a la contraloría territorial, sin perjuicio de la colaboración que las contralorías territoriales deben prestar en estos eventos a la Contraloría General de la República.
Subsidiariedad. En virtud de este principio, el ejercicio de las competencias entre contralorías debe realizarse en el nivel más próximo al ciudadano, sin perjuicio de que, por causas relacionadas con la imposibilidad para ejercer eficiente u objetivamente, la Contraloría General de la República pueda intervenir en los asuntos propios de las contralorías territoriales en los términos previstos en el Decreto Ley 403 de 2020.
De otra parte, en el artículo 42D del Decreto Ley 267 de 2000, adicionado por el artículo 6o del Decreto Ley 2037 de 2019 establece, entre otras funciones de la Unidad de Reacción Inmediata la de "dirigir las acciones de reacción inmediata de vigilancia y control fiscal que se requieran ante la inminencia de pérdida del recurso público y las acciones de policía judicial de la Entidad, en los términos de la Ley y los lineamientos que fije el Contralor General de la República".
De otro lado, la Resolución 754 de 2020 establece que La Unidad de Reacción Inmediata de la DIARI, además de las acciones de reacción inmediata, funciones y actividades establecidas en la ley, podrá adelantar directamente y previa asignación del Contralor General de la República, las siguientes acciones de vigilancia y control fiscal:
1. El Especial Seguimiento contemplado en el artículo 75 del Decreto Ley 403 de 2020.
2. Las Actuaciones Especiales de Fiscalización definidas en el artículo 76 del Decreto Ley 403 de 2020.
3. Las demás que establezca el Contralor General de la República por medio de acto administrativo.
En armonía con lo anterior, las acciones señaladas se realizarán conforme a los protocolos y directrices que establezca el Director de la DIARI de la Contraloría General de la República, así como las demás normas internas que regulen la materia.
Así mismo, de acuerdo con el parágrafo segundo del artículo 1o de la Resolución 754 de 2020, la Unidad de Reacción Inmediata de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata podrá atender y tramitar denuncias, en cuanto al recaudo de pruebas necesarias, conforme le sean asignadas, para lo cual adelantará el procedimiento establecido para el efecto y dará traslado al proceso auditor, de responsabilidad fiscal o autoridad competente. En caso de asumir la atención y respuesta al ciudadano y de requerir adelantar Especial Seguimiento o Actuaciones especiales de Fiscalización, deberá contar con la autorización previa del Contralor General de la República.
Por último, la Resolución Organizacional OGZ-0767 de 2020, por la cual se regula el trámite de la intervención funcional en la Contraloría General de la República y se dictan otras disposiciones, reglamenta lo establecido en el Decreto Ley 403 de 2020 en relación con el ejercicio de la intervención funcional como uno de los mecanismos a través de cuales la Contraloría General de la República ejerce su prevalencia en la vigilancia y control fiscal de competencia de las contralorías territoriales.
7. Lineamientos para la operación
La Dirección DIARI y la URI definirán los criterios y alcances de intervención de los equipos técnicos de reacción inmediata en las actividades de vigilancia y control fiscal.
La Dirección DIARI y/o las demás instancias competentes definirán los criterios aplicables para la priorización de casos de estudio, así como para la evaluación de riesgos a que haya lugar sobre casos priorizados.
Para la conformación de un equipo técnico mixto de reacción inmediata se podrán integrar funcionarios de la URI y servidores públicos de las dependencias o instancias que tengan la competencia para la atención de los asuntos sobre los cuales se aplicará la RI. Se identificarán los perfiles requeridos y se realizará la solicitud de personal calificado requerido para la acción de RI.
Para la conformación de un equipo técnico exclusivo de la Unidad de Reacción Inmediata se identificarán los perfiles requeridos y se realizará la asignación respectiva.
Los informes internos correspondientes al Seguimiento Permanente (Resolución 762/2020) y demás documentos de trabajo se considerarán como opiniones o puntos de vista que hacen parte del proceso deliberativo que antecede al ejercicio de la facultad de advertencia del control concomitante y preventivo y por tal razón gozarán de reserva. Sin perjuicio de las alertas tempranas generadas en ejercicio de la articulación con el control interno y el control social(3). Asimismo, dichos informes suscritos por el Jefe de la Unidad de Reacción Inmediata de la DIARI o Contralor Delegado respectivo, deberán contener los siguientes aspectos, según resulten aplicables conforme a la conclusión de la etapa de ejecución:
a. Descripción de las actividades desarrolladas.
b. Hitos de gestión analizados y la periodicidad de los mismos.
c. Riesgos identificados.
d. Documentos de trabajo, informes de avance, informes parciales y demás soportes.
e. Relación del equipo de trabajo que desarrolló las actividades en la etapa de ejecución.
f. Evaluación de los criterios de excepcionalidad cualitativos y cuantitativos de trascendencia social, alto impacto ambiental o connotación económica.
g. Conclusiones y/o recomendaciones.
En caso de que alguno de los aspectos en precedencia, no resulten aplicables conforme a la conclusión de la etapa de ejecución, así deberá indicarse en el informe(4).
Igualmente, la Unidad de Análisis de la Información de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata -DIARI-deberá generar un registro de todos los informes, insumos y reportes que produzca.
Este registro deberá mantenerse actualizado y su información tendrá un término de retención documental mínimo de veinte (20) años(5). El registro de las acciones de reacción inmediata liberadas y sus resultados reposarán en el sitio de publicación que defina la Dirección de la DIARI para tal efecto y tendrá la estructura que esta defina teniendo en cuenta los términos de cada actuación y la debida reserva de los procesos.
8. Descripción de las actividades
8.1. ACCIONES DE REACCIÓN INMEDIATA
| No | Actividad | Descripción de la actividad | Responsable | Registro |
| 1. | Recibir casos priorizados y asignar | Recibir alertas o resultados de análisis realizados por la Unidad de Análisis según designación de la Dirección DIARI o del Contralor General. Asignar para su validación en la URI. | Director(a) DIARI Jefe de la URI | Comunicaciones oficiales (incluye correos electrónicos, sigedoc, sharepoint, memorando, entre otros) |
| 2. | Validar y generar comunicaciones oficiales sobre la existencia de situaciones anómalas en la gestión pública objeto de vigilancia y control fiscal Actividad de Control | Validar de manera expedita, la existencia de situaciones anómalas en la gestión pública objeto de vigilancia y control fiscal, mediante los mecanismos disponibles para el ejercicio de vigilancia y control fiscal de competencia de la CGR. Elaborar informe interno o comunicaciones oficiales relacionadas con la validación correspondiente. ¿Según los resultados de la validación es necesario adelantar acciones de reacción inmediata? Sí: continuar con actividad 3 No: Trasladar las alertas a las dependencias de la CGR o a las entidades competentes y entregar informe interno respectivo. Finaliza el procedimiento. | Coordinador(es) y/o profesionales asignados de la URI | Evidencias en medios digitales que den cuenta de la ejecución de esta actividad. Informe interno o comunicación oficial sobre validación. Comunicación oficial radicada en SIGEDOC (incluidos correos electrónicos) |
| 3. | Verificar fuente de recursos y competencia de Contralorías Territoriales, para casos priorizados Actividad de Control | Verificar si la fuente del recurso es competencia de alguna Contraloría Territorial. ¿Existen casos de competencia de alguna Contraloría Territorial? Sí: Solicitar a la Oficina Jurídica la resolución de la Intervención Funcional de Oficio-IFO. Continuar con actividad 7. No: continuar con actividad 4 Nota: La Resolución IFO debe solicitarse a la Oficina Jurídica siempre que la CGR pretenda adelantar acciones de reacción inmediata sobre sujetos u objetos de control que son competencia de alguna Contraloría Territorial y conforme al trámite dispuesto en la Resolución 0767 de 2020. | Jefe URI Coordinador(es) y/o profesionales asignados de la URI | Evidencias en medios digitales que den cuenta de la ejecución de esta actividad. Solicitud de Resolución IFO |
| 4. | Verificar existencia de ejercicios de control fiscal en curso en la CGR Actividad de Control | De acuerdo con los resultados de la validación de los casos priorizados, identificar si existe algún ejercicio de control fiscal en curso (auditoría, actuación especial de fiscalización, atención de denuncia, Compromiso Colombia, u otras) en la CGR. ¿Existe algún ejercicio de control fiscal en curso? Sí: Continuar con actividad 5 No: Continuar con actividad 11 | Jefe URI Coordinador(es) y/o profesionales asignados de la URI | Evidencias en medios digitales que den cuenta de la ejecución de esta actividad. |
| 5. | Identificar responsables y condiciones de ejecución del ejercicio de control fiscal en curso | Identificar las dependencias responsables y las condiciones de ejecución del ejercicio de control fiscal en curso. Identificar sujetos u objetos de control y la posible afectación del patrimonio público. ¿Se requiere coordinación con otra dependencia de la CGR? Sí: continuar con actividad 6 No: continuar con actividad 7 | Jefe URI Coordinadores | Actas de reunión Correos electrónicos |
| 6. | Coordinar las acciones necesarias para la intervención del ejercicio de control fiscal en curso | Coordinar con la contraloría delegada sectorial o general que tenga a su cargo el ejercicio de control fiscal en curso, para la realización conjunta e inmediata de actividades de vigilancia y control fiscal, sobre las situaciones identificadas y descritas como riesgosas por parte de la Unidad de Análisis de la Información. Continuar con actividad 11 Adelantar acción de RI | Jefe URI CD Sectorial responsable de ejercicio de control fiscal en curso | Plan de trabajo para acción de RI |
| 7. | Recibir Resolución IFO y comunicarla a las instancias competentes | Una vez recibida la Resolución IFO que da competencia a la URI, elaborar los oficios de comunicación que ordene esta resolución, dirigidos a Contraloría Territorial, Ente Territorial, dependencias de la CGR y a las demás instancias implicadas. | Jefe de Unidad de Reacción Inmediata y coordinadores | Comunicación oficial (incluye email) |
| 8. | Solicitar Aprobación de Actuación especial de Fiscalización (AEF) al Señor Contralor | Elaborar la solicitud con la debida justificación y tramitarla ante el Despacho del Señor Contralor General, de acuerdo con la Resolución 024 de 2019. ¿Se recibe aprobación de la AEF por parte del Contralor General? Sí: Continuar con actividad 11. No: ¿es viable adelantar algún otro tipo de acción de reacción inmediata? Sí: continuar con actividad 11 No: Comunicar el informe interno a las instancias competentes y finalizar procedimiento. | Jefe URI y Director(a) de la DIARI | Formato de Solicitud de aprobación de AE diligenciado |
| 9. | Solicitar la inclusión de la AEF aprobada por el CG a la Oficina de Planeación | Solicitar la inclusión de la AEF en PVCF ante la Oficina de Planeación, mediante el diligenciamiento del Formato Ajustes a la Programación del Plan de Vigilancia del Control Fiscal –PVCF. | Jefe URI y Director(a) de la DIARI Coordinadores | Comunicación oficial radicada en SIGEDOC (incluidos correos electrónicos) Formato Ajustes a la Programación del Plan de Vigilancia del Control Fiscal –PVCF diligenciado. |
| 10. | Crear la Asignación de Trabajo de la AEF en el sistema de control fisca micro vigente (SICA) | Una vez confirmada la inclusión de la AEF en el PVCF, crear la Actuación Especial y la AT en SICA, previa elaboración y aprobación de memorando de asignación. | Jefe URI Coordinadores | AT de la AEF creada en SICA |
| 11. | Adelantar la acción de Reacción Inmediata, AEF, Especial seguimiento, u otra. | Elaborar el plan de trabajo para la acción de RI, AEF, Especial Seguimiento u otras, sobre los sujetos, asuntos, objetos o materias que deben controlarse en dicha intervención. Ejecutar la intervención de acuerdo con el tipo de intervención determinado, plan de trabajo y las directrices recibidas por la Dirección de la DIARI. Si se trata de AEF, desarrollar el procedimiento señalado en la reglamentación interna vigente y los demás lineamientos que al respecto se adopten en la CGR. En caso de Especial Seguimiento, desarrollar el procedimiento señalado en la reglamentación interna vigente y los demás lineamientos que al respecto se adopten en la CGR. Nota. Para las acciones de reacción inmediata que lo ameriten, deberán aplicarse las versiones vigentes del Manual Único de Policía Judicial, del Manual del Sistema de Cadena de Custodia, así como la reglamentación interna que al respecto se adopte en la CGR. | Jefe URI Coordinadores Equipo técnico responsable de la acción de RI | Plan de trabajo para acción de RI Papeles de trabajo de la acción de RI Comunicaciones oficiales relacionadas con el desarrollo de la acción de RI |
| 12. | Elaborar proyecto de informe de la acción de Reacción Inmediata, AEF, Especial seguimiento, u otra | Preparar proyecto de informe que incluya los resultados de la acción de RI realizada y entregar al Coordinador respectivo. Además, realizar los ajustes derivados de la revisión correspondiente. | Coordinadores Equipo técnico responsable de la acción de RI | Proyecto de informe de Acción de RI |
| 13. | Presentar proyecto de informe ante Jefe URI para revisión Actividad de Control | Revisar proyecto de informe de acuerdo con los parámetros normativos y técnicos institucionales aplicables. ¿se avala informe? Sí: presentar ante Director(a) DIARI y continuar con actividad 14. No: solicitar ajustes y regresar a la actividad 12 | Coordinadores Jefe URI | Proyecto de Informe de acción de RI revisado por Jefe URI |
| 14. | Revisar y aprobar proyecto de informe de acción de RI Actividad de Control | Revisar y aprobar proyecto de informe de acción de RI. Cuando a ello haya lugar, aprobar los respectivos beneficios de la acción de reacción inmediata adelantada. ¿Se aprueba el proyecto de informe de acción de RI? Sí: Someter a consideración del Contralor General de la República. Continuar con actividad 15. No: solicitar ajustes. Regresar a la actividad 12 | Jefe URI y Director(a) DIARI | Informe de acción de RI aprobado por Director(a) DIARI |
| 15. | Poner informe a consideración del Contralor General Actividad de Control | Presentar resultados de la acción de Reacción Inmediata al señor Contralor, previamente a la liberación de informe respectivo. Adelantar las actividades que correspondan, una vez aprobado el informe por parte del Contralor General. | Jefe URI Director(a) de la DIARI | Comunicación y/o presentación al Señor Contralor |
| 16. | Liberar Informe de acción de RI | Suscribir y comunicar a las partes interesadas el informe de la acción de RI. | Jefe URI Director(a) DIARI | Comunicación y/o correo electrónico |
| 17 | Solicitar publicación de Informe de acción de RI | De acuerdo con la orientación del Contralor General sobre la disposición del informe, solicitar a la Oficina de Comunicaciones y Publicaciones la publicación respectiva en página web de la CGR. | Jefe URI | Solicitud publicación informe |
| 18 | Actualizar Registro de acciones de reacción inmediata y sus resultados | Actualizar Registro de acciones de reacción inmediata y sus resultados. | Profesionales designados para ello en URI | Registro actualizado de acciones de reacción inmediata y sus resultados en Share Point |
9. Productos, servicios y subproductos
| 9. Productos y subproductos | Clientes y otras partes interesadas |
| PRODUCTO: Informes de acciones de Reacción Inmediata. | Partes interesadas (grupos de interés) de la CGR: Entidades Objeto de Control. Clientes (grupos de valor) de la CGR Otras partes interesadas. Veedurías ciudadanas, denunciantes, PGN, FGN. |
| SUBPRODUCTOS: Informes Internos. | Dependencias CGR |
10. Normatividad y documentos de referencia
Normatividad
- Decreto Ley 403 de 2020, por el cual se dictan normas para la correcta implementación del Acto Legislativo 04 de 2019 y el fortalecimiento del control fiscal.
- Decreto 2037 de 2019, por el cual se desarrolla la estructura de la CGR, se crea la DIARI y otras entidades requeridas para el funcionamiento de la entidad. (Se señalan las funciones de la Unidad de Reacción Inmediata).
- Decreto 016 de 2014 DAFP, por el cual se modifica y define la estructura orgánica y funcional de la Fiscalía General de la Nación. Artículo 15 Numeral 14
- Resolución OGZ-0762 de 2020 por la cual se desarrollan las condiciones y la metodología general para el seguimiento permanente a los recursos públicos y el ejercicio de la vigilancia y control fiscal concomitante y preventivo de la CGR.
- Resolución OGZ-0767 de 2020 "Por la cual se regula el trámite de la intervención funcional en la Contraloría General de la República y se dictan otras disposiciones".
- Resolución OGZ–0754 de 2020, por medio de la cual se asignan funciones a la Unidad de Reacción Inmediata de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata - DIARI
- Resolución ORG 024 de 2019, por medio del cual se reglamenta la actuación especial de fiscalización
- Resolución Orgánica 6680 de 2012, por la cual se adoptan herramientas y actuaciones especiales de control fiscal con miras a maximizar su eficiencia, oportunidad y efectividad, así como la evaluación de la información estratégica resultante del ejercicio de la vigilancia fiscal.
- Normas específicas aplicables al objeto de control por evaluar.
- Acuerdo 002 de agosto 30 2017 suscrito por la FGN, CGR, PGN, PN, INMLCF
- Acuerdo 001 de abril 18 de 2018 suscrito por la FGN, CGR, PGN, PN, INMLCF
Documentos de Referencia
- Manual de Usuario SICA – Módulos Otras Modalidades de Fiscalización y Atención de Denuncias
- Manual Único de Policía Judicial, Versión N.2
- Manual del Sistema de Cadena de Custodia Versión: 4 Aprobación: 2018 - 04 - 18 CNPJ
11. Anexos, plantillas y formatos
- Anexo Flujograma Procedimiento Acciones de Reacción Inmediata
12. Control de Cambios
No aplica.
13. Vigencia, derogatorias y transición
Este procedimiento tiene vigencia a partir de la fecha de expedición de la resolución que lo adopta y su publicación en el Aplicativo SIGEC
NOTAS AL FINAL:
1. Resolución ORG 762/2020, artículo 10. Informe Interno
2. Decreto Ley 403 de 2020, artículo 18 y siguientes y Resolución OGZ 0767 de 2020.
3. Parágrafo del artículo 9o de la Resolución 762 de 2020 por la cual se desarrollan las condiciones y la metodología general para el seguimiento permanente a los recursos públicos y el ejercicio de la vigilancia y control fiscal concomitante y preventivo
4. Artículo 10 Resolución 762 de 2020
5. Artículo 100 Decreto Ley 403 de 2020