RESOLUCION 19 DE 2005
(noviembre 23)
Diario Oficial No. 46.107 de 29 de noviembre de 2005
AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Por la cual se regula la conformación de los Comités de la Auditoría General de la República.
LA AUDITORA GENERAL DE LA REPÚBLICA,
en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le confieren los artículos 13 y 17 del Decreto-ley 272 de 2000,
CONSIDERANDO:
Que el Auditor General de la República mediante la Resolución 013 de 2003, reguló la conformación de los Comités de Coordinación Institucional, Licitaciones y Adquisiciones, Coordinación del Sistema de Control Interno, Estímulos y Capacitación, Archivo, Conciliaciones, Paritario de Salud Ocupacional <1>, y de Saneamiento Contable de la Auditoría General de la República, con fundamento en las siguientes disposiciones legales:
Decreto 272, artículo 17, numeral 14, según el cual es función del Auditor General de la República asignar a las distintas dependencias y funcionarios de la Auditoría General de la República las competencias y tareas necesarias para el cabal cumplimiento de las funciones constitucionales y legales, para lo cual podrá conformar equipos de trabajo y dictar los reglamentos internos que se requieran.
Ley 87 de 1993, artículo 13, el cual establece que todos los organismos públicos deberán establecer, al más alto nivel jerárquico, un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización.
Decreto 2145 de 1999, artículo 5o, literal d), el cual establece que el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno Institucional, previsto en el artículo 13 de la Ley 87 de 1993, es responsable como órgano de coordinación y asesoría, del diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características de cada organismo o entidad.
Decreto 272, artículo 30, el cual establece las funciones del Comité de Coordinación de Control Interno de la Auditoría General de la República.
Ley 443 de 1998, artículo 34, según el cual toda entidad pública debía implementar programas de bienestar social e incentivos.
Acuerdo número 07 de 1994, por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos, de conformidad con el cual es necesaria la existencia del Comité de Archivos en las entidades públicas.
Ley 446 de 1998, artículo 75, que determinó que las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, departamental, distrital y municipal, capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles, deben integrar un Comité de Conciliación
El Decreto 1214 de 2000, el cual estableció la conformación y funciones del Comité Conciliación;
Resolución número 02013 del 6 de junio de 1986 expedida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, mediante la cual reglamenta la organización y funcionamiento de los Comités de medicina, higiene y seguridad industrial en los lugares de trabajo.
Del Decreto 1295 de 1994, artículo 63, el cual modifica el nombre del mencionado comité por Comité Paritario de Salud Ocupacional.
Ley 716 de 2001, por la cual se expiden normas para el saneamiento de la información contable en el sector público y se dictan disposiciones en materia tributaria y otras disposiciones.
Decreto 1282, artículo 6o, establece, para las entidades u organismos obligados al saneamiento contable previsto en la Ley 716 de 2000, el deber de crear un comité de saneamiento contable, e indica quienes lo deben integrar;
Que la Ley 443 de 1998 fue derogada por la Ley 909 de 2004, la cual en desarrollo de la obligación contenida en el artículo 53 de nuestro ordenamiento superior, en el artículo 36, contempla el deber de las entidades de la Administración Pública de formular planes y programas de capacitación, de bienestar social e incentivos;
Que el Decreto 1227 de 2005, en desarrollo del artículo 36 de la Ley 909, reglamenta lo relacionado con los sistemas de capacitación y estímulos y los programas que en cumplimiento de los mismos deben implementar las entidades públicas;
Que el Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, indica que el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas a que hace referencia el artículo 5o de la Ley 87 de 2005, será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás funcionarios de la respectiva entidad;
Que de conformidad con las directrices de orden nacional sobre autocontrol y con las políticas institucionales, se hace necesario incluir en el Comité de Coordinación de Control Interno funcionarios del más alto nivel, que en razón de sus funciones pueden colaborar en el diseño, desarrollo e implementación de cada uno de los elementos, componentes y subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno de la entidad;
Que es conveniente actualizar la conformación y funciones de los Comités de la Auditoría General de la República, de acuerdo con la normatividad vigente y mantener esta regulación en un solo acto administrativo con el fin de facilitar su estudio, consulta y aplicación;
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. La estructura y funciones de los Comités de Coordinación Institucional, de Adquisiciones y Licitaciones, de Estímulos y Capacitación, de Archivo, de Conciliaciones, Paritario de Salud Ocupacional<1> y Técnico de Saneamiento Contable de la Auditoría General de la República, serán las que se establecen a continuación:
COMITÉ DE COORDINACIÓN INSTITUCIONAL DE LA AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.
ARTÍCULO 2o. DEFINICIÓN. <Capítulo derogado por el artículo 19 de la Resolución 6 de 2019> El Comité de Coordinación Institucional es un órgano interno de consulta, coordinación, definición de políticas y evaluación de asuntos generales del área misional y demás dependencias de la entidad que funcionará de manera permanente.
ARTÍCULO 3o. MIEMBROS. <Capítulo derogado por el artículo 19 de la Resolución 6 de 2019> El Comité de Coordinación Institucional estará conformado por los siguientes funcionarios:
a) El Auditor General de la República;
b) El Auditor Auxiliar;
c) El Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión Fiscal;
d) El Secretario General;
e) El Director de la Oficina Jurídica;
f) El Director de la Oficina de Planeación, quien hará las veces de Secretario Técnico del comité;
g) El Director de la Oficina de Control Interno;
h) El Director de la Oficina de Estudios Especiales y Apoyo Técnico;
- Coordinador de Tecnologías y Sistemas de Información <Funcionario adicionado por el artículo 4 de la Resolución 10 de 2017>
PARÁGRAFO 1o. El Comité será presidido por el Auditor General de la República y, en su ausencia, por el Auditor Auxiliar.
PARÁGRAFO 2o. Al Comité podrán invitarse los funcionarios y demás personas que el Presidente del mismo considere necesarias para el estudio de los temas a tratar.
ARTÍCULO 4o. FUNCIONES. <Capítulo derogado por el artículo 19 de la Resolución 6 de 2019> El Comité de Coordinación Institucional cumplirá las siguientes funciones:
a) Prestar asesoría permanente al Auditor General de la República en todos los temas relacionados con la gestión de la organización, efectuando las recomendaciones para lograr la efectividad en el cumplimiento de la misión de la entidad;
b) Aprobar los planes, programas e informes que sean presentados a consideración del Comité;
c) Evaluar mediante el ejercicio autocrático de sus miembros los planes, programas, proyectos, políticas y estrategias de la Auditoría General de la República, recomendando y ejecutando las acciones pertinentes para lograr una permanente mejora y depuración en el cumplimiento de los mismos;
d) Determinar políticas de coordinación con las gerencias seccionales de la Auditoría General de la República, buscando el mejor cumplimiento de sus funciones y de la misión de la entidad;
e) Coordinar y hacer seguimiento a las actividades que desarrolle la Auditoría General de la República y proponer las medidas y acciones correctivas necesarias;
f) Para el caso de empréstitos externos que se celebren para el financiamiento de las actividades de la entidad, este comité debe aprobar el POA del proyecto.
ARTÍCULO 5o. REUNIONES. <Capítulo derogado por el artículo 19 de la Resolución 6 de 2019> El Comité de Coordinación Institucional de la Auditoría General de la República sesionará válidamente, previa citación del Auditor General de la República, una vez al mes y cuando el Auditor General lo estime pertinente.
ARTÍCULO 6o. SECRETARIO. <Capítulo derogado por el artículo 19 de la Resolución 6 de 2019> El Secretario del Comité de Coordinación Institucional cumplirá las siguientes funciones:
a) Elaborar la agenda de cada reunión en coordinación con el Presidente del Comité;
b) Remitir a los integrantes del Comité, con la debida anticipación, el orden del día propuesto, junto con los documentos soporte de los temas a ser debatidos;
c) Elaborar las actas de las sesiones y someterlas a consideración del Comité para aprobación;
d) Suscribir las actas de sesión del Comité una vez aprobadas por los asistentes;
e) Coordinar con el funcionario designado por el Auditor General de la República como Coordinador de proyectos con fundamento en empréstitos externos que se celebren para el funcionamiento de las actividades de la entidad para la inclusión y sustentación de los planes operativos anuales;
f) Remitir a la Oficina Jurídica los documentos pertinentes para elaborar los contratos que requiera la entidad con recursos del empréstito externo, con los respectivos soportes y el extracto del acta correspondiente y a la dependencia que corresponda, según la organización interna, en los casos referidos a la ejecución del proyecto;
g) Las demás que le sean asignadas por el Presidente del Comité.
COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO 7o. DEFINICIÓN. <Artículo derogado por la Resolución 4 de 2008>
ARTÍCULO 8o. MIEMBROS. <Artículo derogado por la Resolución 4 de 2008>
ARTÍCULO 9o. FUNCIONES. <Artículo derogado por la Resolución 4 de 2008>
ARTÍCULO 10. REUNIONES Y QUÓRUM. <Artículo derogado por la Resolución 4 de 2008>
ARTÍCULO 11. SECRETARIO. <Artículo derogado por la Resolución 4 de 2008>
COMITÉ DE LICITACIONES Y ADQUISICIONES DE LA AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.
ARTÍCULO 12. DEFINICIÓN. <Comité sustituido por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Ver parágrafo único del Art. 1 Resolución 6 de 2019> El Comité de Licitaciones y Adquisiciones es un órgano interno de apoyo en los procesos contractuales que adelante la entidad en los términos del Estatuto de la Contratación Administrativa.
ARTÍCULO 13. MIEMBROS. El Comité de Licitaciones y Adquisiciones estará conformado por los siguientes funcionarios:
a) El Secretario General, quien lo presidirá;
b) El Director de la Oficina Jurídica;
c) El Director de la Oficina de Planeación;
d) El funcionario designado por el Auditor General como coordinador de proyectos con financiación internacional, quien asistirá únicamente cuando se traten asuntos relacionados con la ejecución de los planes operativos y el plan de adquisiciones del proyecto;
e) El Director de Recursos Físicos, quien hará las veces de Secretario del Comité;
f) El Director de Recursos Financieros;
g) El Director de la Oficina de Control interno. Con voz pero sin voto.
PARÁGRAFO. El Comité podrá requerir la presencia de funcionarios de la entidad y demás personas que considere necesarias para el estudio de los temas a tratar.
ARTÍCULO 14. FUNCIONES. <Comité sustituido por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Ver parágrafo único del Art. 1 Resolución 6 de 2019> Son funciones del Comité de Licitaciones y Adquisiciones de la Auditoría General de la República:
a) Estudiar los pliegos de condiciones y términos de referencia para la contratación que proyecte realizar la Auditoría General de la República y formular las observaciones a que haya lugar;
b) Clasificar por orden de mérito a las empresas oferentes, utilizando un sistema de puntaje para precalificarlas;
c) En caso de ser necesario, designar las personas externas que deban hacer las evaluaciones de las propuestas presentadas a las licitaciones y concursos abiertos por la Auditoría General de la República;
d) Recomendar la empresa seleccionada para contratación en la adquisición de bienes y servicios y la contratación de consultoría en los procesos de licitación internacional o nacional;
e) Evaluar y analizar los estudios y cuadros comparativos que se sometan a su consideración y como resultado del mismo, conceptuar y hacer las recomendaciones del caso;
f) Prestar asesoría permanente en todos los temas relacionados con la contratación de la entidad, para que la misma se lleve a cabo de manera eficiente y eficaz;
g) Revisar y aprobar el plan de compras, el plan de adquisiciones de los planes operativos de cada uno de los componentes del proyecto de empréstito externo, así como los demás planes, programas, proyectos, informes relacionados con la contratación de la entidad y que sean presentados a consideración del Comité.
ARTÍCULO 15. REUNIONES, QUÓRUM Y TOMA DE DECISIONES. <Comité sustituido por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Ver parágrafo único del Art. 1 Resolución 6 de 2019> El Comité de Licitaciones y Adquisiciones de la Auditoría General de la República se reunirá de acuerdo con las necesidades y sesionará, por convocatoria que efectúe su Presidente, a través del Secretario del mismo, con la mitad más uno de sus integrantes y las decisiones se adoptarán por mayoría simple. De las reuniones se dejará constancia en acta y de la misma se dejará copia en la respectiva carpeta contractual.
ARTÍCULO 16. SECRETARIO. <Comité sustituido por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Ver parágrafo único del Art. 1 Resolución 6 de 2019> El Secretario del Comité de Licitaciones y Adquisiciones de la Auditoría General de la República cumplirá las siguientes funciones:
a) Elaborar la agenda de cada reunión y convocar a los integrantes del mismo;
b) Consolidar los estudios técnicos, jurídicos y económicos, así como elaborar los cuadros comparativos para estudio por parte del Comité;
c) Coordinar con el funcionario designado por el Auditor General como Coordinador de proyectos fundamentados en empréstitos externos la inclusión y sustentación de los temas y asuntos que serán llevados al Comité en cumplimiento de los planes operativos del proyecto;
d) Remitir a los integrantes del Comité, con tres (3) días de anticipación, el orden del día propuesto, junto con los documentos soporte de los temas a ser debatidos en la reunión;
e) Cursar, con tres (3) días de anticipación, invitación a los funcionarios de la entidad y demás personas, que el Presidente del Comité considere necesarios para el estudio de los temas a tratar;
f) Elaborar las actas de las sesiones y someterlas a consideración, aprobación y firma de los miembros del Comité que asistieron a la respectiva sesión y velar por su guardia y custodia;
g) Remitir a la Oficina Jurídica los documentos pertinentes para elaborar los contratos que requiera la entidad, con los respectivos soportes y el extracto del acta correspondiente;
h) Las demás que le sean asignadas por el Presidente del Comité.
COMITÉ DE ESTÍMULOS Y CAPACITACIÓN DE LA AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.
ARTÍCULO 17. DEFINICIÓN. <Artículo derogado por el artículo 37 de la Resolución 16 de 2012>
ARTÍCULO 18. MIEMBROS. <Artículo derogado por el artículo 37 de la Resolución 16 de 2012>
ARTÍCULO 19. FUNCIONES. <Artículo derogado por el artículo 37 de la Resolución 16 de 2012>
ARTÍCULO 20. REUNIONES, QUÓRUM Y TOMA DE DECISIONES. <Artículo derogado por el artículo 37 de la Resolución 16 de 2012>
ARTÍCULO 21. SECRETARIO. <Artículo derogado por el artículo 37 de la Resolución 16 de 2012>
COMITÉ DE ARCHIVO DE LA AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.
ARTÍCULO 22. DEFINICIÓN. <Comité sustituido por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Ver parágrafo único del Art. 1 Resolución 6 de 2019> El Comité de Archivo es un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en lo s procesos administrativos y técnicos de la documentación producida y recibida en la Auditoría General de la República, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación, en cumplimiento de la Ley General de Archivos, según lo establecido en el Acuerdo 07 de 1994, de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación.
ARTÍCULO 23. MIEMBROS. <Comité sustituido por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Ver parágrafo único del Art. 1 Resolución 6 de 2019> El Comité de Archivo se integrará por los siguientes funcionarios:
a) El Secretario General, o su delegado, quien lo presidirá;
b) El Director de la Oficina Jurídica o su delegado;
c) El Director de la Oficina de Planeación o su delegado;
d) El jefe de la dependencia productora de los documentos que se evaluarán;
e) El Director de Recursos Físicos, quien hará las veces de Secretario.
PARÁGRAFO. Al Comité de Archivo podrán invitarse funcionarios de la entidad, como el Director de la Oficina de Control Interno, y particulares en aquellas ocasiones en que sus miembros lo consideren necesario para tratar temas especiales.
ARTÍCULO 24. FUNCIONES. <Comité sustituido por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Ver parágrafo único del Art. 1 Resolución 6 de 2019> El Comité de Archivo tendrá las siguientes funciones:
a) Fijar las políticas sobre administración, manejo, organización, conformación y fortalecimiento del archivo de la entidad;
b) Señalar lineamientos y directrices sobre seguridad, conservación y salvaguarda del archivo de la Auditoría General de la República;
c) Definir los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos del archivo de la entidad;
d) Conceptuar sobre la adopción de nuevas tecnologías y soportes y programas de gestión de documentos, con la observancia de los principios y procesos archivísticos establecidos por la normatividad que regule la materia;
e) Velar por el buen funcionamiento del Archivo, y
f) Expedir su propio reglamento.
ARTÍCULO 25. REUNIONES, QUÓRUM Y TOMA DE DECISIONES. <Comité sustituido por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Ver parágrafo único del Art. 1 Resolución 6 de 2019> Para sesionar válidamente, deberá estar presente, como mínimo, la mitad más uno de sus miembros y las decisiones serán adoptadas por la mayoría simple. El Comité de Archivo se reunirá de acuerdo con las necesidades por convocatoria de su Presidente a través del Secretario.
ARTÍCULO 26. SECRETARIO. <Comité sustituido por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Ver parágrafo único del Art. 1 Resolución 6 de 2019> Las funciones del Secretario del Comité serán las siguientes:
a) Elaborar las actas respectivas;
b) Preparar toda la documentación necesaria para las reuniones y presentar ante los miembros del Comité los proyectos en materia archivística;
c) Conservar y responder por la documentación producida por el Comité en cumplimiento de sus funciones;
d) Las demás que le sean asignadas por el Presidente.
COMITÉ DE CONCILIACIONES DE LA AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.
ARTÍCULO 27. DEFINICIÓN. <Artículo derogado por el artículo 28 de la Resolución Reglamentaria 4 de 2022>
ARTÍCULO 28. MIEMBROS. <Artículo derogado por el artículo 28 de la Resolución Reglamentaria 4 de 2022>
ARTÍCULO 29. FUNCIONES. <Artículo derogado por el artículo 28 de la Resolución Reglamentaria 4 de 2022>
ARTÍCULO 30. CONVOCATORIA, REUNIONES, QUÓRUM Y TOMA DE DECISIONES. <Artículo derogado por el artículo 28 de la Resolución Reglamentaria 4 de 2022>
ARTÍCULO 31. SECRETARIO. <Artículo derogado por el artículo 28 de la Resolución Reglamentaria 4 de 2022>
COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL. <1>
ARTÍCULO 32. DEFINICIÓN. El Comité Paritario de Salud Ocupacional<1> es un grupo conformado por igual número de representantes de la Auditoría y de los empleados, como organismo de promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de salud ocupacional dentro de la empresa y del desarrollo de las actividades que en materia de medicina, higiene y seguridad industrial debe realizar la entidad de acuerdo con el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial y las normas vigentes, en cumplimiento de la Resolución número 2013 de 1986, expedida por el Ministerio de Trabajo y Protección Social, por la cual se reglamentan los Comités Paritarios en los lugares de trabajo.
ARTÍCULO 33. MIEMBROS. El Comité estará conformado por dos representantes de la Auditoría y dos representantes de los empleados, con sus respectivos suplentes, de conformidad con lo establecido en el artículo 2o de la Resolución 2013 de 1986 del Ministerio de Trabajo y Protección Social.
PARÁGRAFO 1o. El Auditor General de la República nombrará directamente a sus representantes, con sus respectivos suplentes, al Comité Paritario de Salud Ocupacional<1> y los empleados elegirán los suyos, y sus suplentes, mediante votación libre.
PARÁGRAFO 2o. El período de los miembros del comité será de 2 años, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 63 del Decreto 1295 de 1994, y pueden ser reelegidos. La conformación del Comité Paritario de Salud Ocupacional<1> constará en acta y se formalizará con su inscripción y registro ante la respectiva dependencia de Salud Ocupacional del Ministerio de Trabajo y Protección Social.
ARTÍCULO 34. FUNCIONES. El Comité Paritario de Salud Ocupacional<1> tendrá las siguientes funciones:
a) Proponer programas de salud ocupacional para los empleados de la Auditoría e informar a las autoridades de salud ocupacional cuando haya deficiencias en su desarrollo;
b) Participar de las actividades de promoción, divulgación e información sobre medicina, higiene y seguridad entre los patronos y trabajadores, para obtener su participación activa en el desarrollo de los programas de salud ocupacional;
c) Visitar periódicamente los lugares de trabajo e inspeccionar los ambientes, máquinas, equipos, aparatos y operaciones e informar a la Dirección de Talento Humano sobre la existencia de factores de riesgo y sugerir las medidas de prevención y control;
d) Proponer actividades de capacitación en salud ocupacional dirigidas a todos los niveles de la entidad;
e) Colaborar en el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y proponer a la Dirección de Talento Humano las medidas correctivas necesarias;
f) Servir como organismo de coordinación entre la entidad y los empleados en la solución de los problemas relativos a la salud ocupacional y estudiar las sugerencias que presenten los trabajadores en materia de medicina, higiene y seguridad industrial;
g) Vigilar el desarrollo de las actividades que en materia de medicina, higiene y seguridad industrial debe realizar la entidad, de acuerdo con las normas vigentes;
h) Colaborar con los funcionarios de las entidades gubernamentales de salud ocupacional en las actividades que estos adelanten en la Auditoría y recibir por derecho propio los informes correspondientes;
i) Mantener un archivo de las actas de cada reunión y demás actividades que se desarrollen el cual estará en cualquier momento a disposición del Auditor, los empleados y las autoridades competentes;
j) Elegir al secretario del Comité.
ARTÍCULO 35. REUNIONES, QUÓRUM Y TOMA DE DECISIONES. El Comité Paritario de Salud Ocupacional<1> se reunirá, en forma ordinaria, por lo menos una (1) vez al mes previa convocatoria de su presidente. En caso de accidente grave de trabajo o riesgo inminente de que este se produzca, el Comité se reunirá con carácter extraordinario y con la presencia del responsable del área donde ocurrió el accidente o se determinó el riesgo, dentro de los cinco días siguientes a la ocurrencia del hecho.
El quórum para sesionar estará constituido por la mitad más uno de sus miembros, y para decidir, por mayoría simple.
ARTÍCULO 36. PRESIDENTE Y SECRETARIO. El comité contará con un presidente designado por el Auditor, de los representantes de la entidad, y un secretario elegido por el comité en pleno, de entre la totalidad de sus miembros.
ARTÍCULO 37. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ. Son funciones del presidente del Comité:
a) Presidir y orientar las reuniones en forma dinámica y eficaz;
b) Llevar a cabo los arreglos necesarios para determinar el lugar o sitio de reuniones;
c) Convocar, por escrito, a los miembros del comité a las reuniones ordinarias y extraordinarias;
d) Preparar los temas a tratar en cada reunión;
e) Tramitar ante la entidad las recomendaciones aprobadas en el seno del Comité y darle a conocer todas sus actividades;
f) Coordinar todo lo necesario para que el Comité cumpla con sus objetivos e informar a todos los empleados de la entidad, acerca de las actividades del mismo.
ARTÍCULO 38. FUNCIONES DEL SECRETARIO. Las funciones del Secretario del Comité Paritario de Salud Ocupacional<1> son las siguientes:
a) Verificar la asistencia de los miembros del Comité a las reuniones programadas;
b) Tomar nota de los temas tratados, elaborar el acta de cada reunión y someterla a la discusión y aprobación del Comité;
c) Llevar el archivo referente a las actividades desarrolladas por el Comité y suministrar toda la información que requieran la entidad y los empleados.
COMITÉ TÉCNICO DE SANEAMIENTO CONTABLE.
ARTÍCULO 39. DEFINICIÓN. El Comité Técnico de Saneamiento Contable es un grupo conformado de acuerdo con la ley, para asistir al Auditor General de la República en el saneamiento contable y establecer las políticas y procedimientos necesarios para garantizar que se identifiquen, clasifiquen y determinen, previo estudio sustentado, las respectivas partidas contables que deberán ser sometidas a consideración de la instancia correspondiente para su castigo o depuración, de conformidad con lo previsto en el artículo 6o del Decreto 1282 de 2002.
ARTÍCULO 40. MIEMBROS. El Comité Técnico de Saneamiento Contable, estará integrado por los siguientes funcionarios:
a) El Secretario General, quien lo presidirá;
b) El Director de Recursos Financieros;
c) El profesional que ejerza las funciones de contador en la entidad, quien estará encargado de las funciones de Secretario Técnico;
d) El Director de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva;
e) El Director de Recursos Físicos;
f) El Director de la Oficina Jurídica.
PARÁGRAFO 1o. El Director de la Oficina de Control Interno asistirá a las reuniones del Comité de Saneamiento Contable como invitado, con voz pero sin voto.
PARÁGRAFO 2o. El Presidente del Comité podrá convocar a otros funcionarios que, en razón de sus funciones, puedan colaborar en el proceso de depuración de la información contable.
ARTÍCULO 41. FUNCIONES DEL COMITÉ TÉCNICO DE SANEAMIENTO CONTABLE. Son funciones del Comité Técnico de Saneamiento Contable, las siguientes:
a) Asesorar al Auditor General de la República en la determinación de las políticas, montos objeto de depuración y procedimientos que sobre saneamiento contable debe cumplir la entidad;
b) Estudiar y evaluar los informes que presenten las áreas competentes sob re el proceso de saneamiento contable y recomendar la depuración de los valores contables a que haya lugar proponiendo su descargue o incorporación en los estados financieros de la entidad, según sea el caso;
c) Aprobar mediante acta, cuando exista prueba sumaria, la depuración y/o descargue de los registros contables de la entidad, cuando el monto de cada obligación no supere los cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, incluidos intereses, sanciones y actualización;
d) Realizar seguimiento de conformidad con lo dispuesto en la Ley 716 de 2001 y en las normas que lo reglamenten, modifiquen o sustituyan;
e) Dictar su propio reglamento;
f) Las demás que le sean asignadas por el Auditor General de la República, según la naturaleza de sus funciones.
ARTÍCULO 42. FUNCIONES DEL SECRETARIO TÉCNICO. Serán funciones del Secretario Técnico del Comité:
a) Elaborar el orden del día;
b) Citar a los integrantes del comité a las reuniones que sean necesarias;
c) Elaborar las actas de cada reunión;
d) Preparar un informe cada tres meses sobre la gestión adelantada por el Comité Técnico, que deberá ser presentado al Auditor General de la República;
e) Preparar el informe final sobre la depuración de los saldos contables, que el Auditor General de la República debe presentar al Congreso de la República, una vez vencida la vigencia de la ley;
f) Las demás que le sean asignadas por el Comité.
ARTÍCULO 43. REUNIONES Y QUÓRUM. El Comité Técnico de Saneamiento Contable se reunirá cuando lo estime necesario alguno de sus integrantes, a fin de cumplir con sus funciones, previa citación del Secretario Técnico del Comité y sesionará con la presencia de la mayoría de sus miembros.
PARÁGRAFO. De todas las reuniones del comité se levantarán actas, las cuales serán suscritas por el presidente y su Secretario Técnico.
ARTÍCULO 44. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deroga la Resolución Orgánica número 014 de 2003 y las demás disposiciones que le sean contrarias.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 23 de noviembre de 2005.
La Auditora General de la República,
PIEDAD AMPARO ZÚÑIGA QUINTERO.
<Notas de Pie de Página incluidas por Avance Jurídico:>
1. El Comité Paritario de Salud Ocupacional (Copaso) se denominará “Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo”, y el Programa de Salud Ocupacional se llamará “Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)”, según lo dispuesto en el artículo 1 de la Resolución 8 de 2014, "por medio de la cual se modifica la Resolución Orgánica número 019 de 2005 y se establecen parámetros para el funcionamiento del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Auditoría General de la República", publicada en el Diario Oficial No. 49.092 de 14 de marzo de 2014.