RESOLUCIÓN 00661 DE 2025
(abril 2)
Diario Oficial No. 53.078 de 3 de abril de 2025
Diario Oficial disponible en la web de la Imprenta Nacional de Colombia el 4 de abril de 2025
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Por la cual se adopta el reglamento del Comité de Conciliación de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil - Aerocivil y se deroga la Resolución 1871 de 2023.
LA DIRECTORA GENERAL (E) DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL (AEROCIVIL),
por la cual se adopta el reglamento del Comité de Conciliación de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil (Aerocivil) y se deroga la Resolución número 1871 de 2023, en uso de las facultades constitucionales y legales, en especial las establecidas en el artículo 8o numerales 14 y 18 del Decreto número 1294 de 2021 y el Decreto número 0261 del 5 de marzo de 2025, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que "La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones". Señala además, que las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado.
Que con la expedición de la Ley 2220 de 2022, por medio de la cual se expide el estatuto de conciliación y se dictan otras disposiciones, y especialmente con fundamento en lo dispuesto en su artículo 115 las entidades de derecho público y los organismos destinatarios de la norma deben modificar el funcionamiento de los Comités de Conciliación, de acuerdo con las reglas que se establecieron en la citada ley.
Que con el fin de facilitar a las Entidades el cumplimiento de las funciones señaladas por la Ley para los Comités de Conciliación, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado ha expedido documentos tales como el "Documento para la Gestión del Comité de Conciliación" y la comunicación interinstitucional del 21 de diciembre de 2022 mediante la cual puso a disposición el modelo de reglamento para orientar la gestión de esta instancia administrativa, los cuales tienen el carácter de vinculante para las Entidades del orden Nacional como lo señala el artículo 6o numeral 2 literal (iii) del Decreto número 4085 de 2011, por el cual se establecen los objetivos y la estructura de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado(1).
Que con fundamento en lo señalado, el comité de conciliación actualizó su reglamento(2) el cual fue adoptado mediante Resolución número 01871 del 13 de septiembre de 2023. Sin embargo, según los lineamientos dados por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, el reglamento del Comité de Conciliación debe ser revisado anualmente y realizar las modificaciones que resulten necesarias para su adecuado y eficiente funcionamiento.
Que en virtud de lo anterior, el Comité de Conciliación revisó su reglamento precisando el alcance de algunas disposiciones contempladas en el estatuto de conciliación y las recomendaciones de gerencia jurídica formuladas por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado respecto del funcionamiento del comité de conciliación.
Que en cumplimiento de sus funciones, el Comité de Conciliación en sesión del día 28 de noviembre de 2024 aprobó la modificación del reglamento, por lo que se hace necesario su adopción mediante el presente acto administrativo(3).
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1o. ADOPCIÓN. Adoptar el Reglamento del Comité de Conciliación de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil (Aerocivil), el cual está contenido en los siguientes artículos del presente acto administrativo.
ARTÍCULO 2o. NATURALEZA. El Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil - Aerocivil, que se regirá conforme a las disposiciones contenidas en la Ley 2220 de 2022 y/o demás normas que la modifiquen o sustituyan y las previstas en la presente resolución.
Igualmente decidirá en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público, para lo cual tendrá en cuenta las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado y la jurisprudencia de las altas cortes en esta materia.
La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité.
La decisión del Comité de Conciliación acerca de la viabilidad de conciliar no requiere disponibilidad presupuestal, ni constituye ordenación de gasto.
PARÁGRAFO. Además de los asuntos no conciliables consagrados en el artículo 90 de la Ley 2220 de 2022, en la Constitución Política y demás disposiciones, el Comité no tendrá competencia para subsanar trámites pretermitidos en las actuaciones administrativas, contractuales u otras que adelante la Entidad y que puedan generar responsabilidad fiscal, disciplinaria o penal.
ARTÍCULO 3o. PRINCIPIOS RECTORES. Los miembros del Comité de Conciliación de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil (Aerocivil), y los servidores públicos o contratistas que intervengan en sus sesiones en calidad de invitados, obrarán con base en los principios generales previstos en el Estatuto de Conciliación, así como los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política. Igualmente, aplicarán los principios de que trata el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo en cuanto resulten compatibles con la naturaleza y características de este mecanismo alternativo de solución de controversias.
Dentro de este marco, deberán propiciar y promover la utilización efectiva de los mecanismos de solución de conflictos establecidos por la ley, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes. Así mismo, deberán analizar las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado, los precedentes jurisprudenciales reiterados y consolidados, en procura de evitar la prolongación innecesaria de los conflictos en el tiempo.
Serán principios especiales en la conciliación en materia contencioso-administrativa:
1. La salvaguarda y protección del patrimonio público y el interés general.
2. La salvaguarda y protección de los derechos ciertos e indiscutibles, partiendo de la garantía de los derechos.
3. Protección reforzada de la legalidad, en el sentido de que en la fórmula de arreglo de las diferencias no se comprometa la legalidad, salvaguardando que la misma sea conforme a la Constitución Política y la ley, esté conforme al interés público o social, no cause un agravio injustificado a una de las partes o a un tercero, o sea lesivo para el patrimonio público.
ARTÍCULO 4o. FUNCIONES. El Comité de Conciliación cumplirá las funciones previstas en el artículo 120 de la Ley 2220 de 2022 o las normas que la modifiquen o sustituyan, y en especial, las señaladas a continuación:
1. Formular, aprobar y ejecutar las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico de la Entidad, de conformidad con los lineamientos emitidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
2. Involucrar en el proceso deliberativo previo a la aprobación de la Política de Prevención del Daño Antijurídico a las funcionarias y los funcionarios del nivel directivo de las áreas administrativas y/o misionales donde se generan las fallas o actuaciones administrativas que ocasionan el daño antijurídico.
3. Garantizar la divulgación, socialización y apropiación de la Política de Prevención del Daño Antijurídico al interior de la entidad, así como desarrollar acciones pedagógicas para evitar reincidencia en las causas generadoras de daño antijurídico.
4. Hacer seguimiento a las áreas responsables de la implementación de la Política de Prevención del Daño Antijurídico, conforme con los reportes periódicos que para el efecto presente la Secretaría Técnica.
5. Realizar retroalimentación permanente a las áreas responsables de la implementación de la Política de Prevención del Daño Antijurídico, conforme con los reportes periódicos que para el efecto presente la Secretaría Técnica.
6. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa judicial de los intereses de la Entidad. Para tal efecto, se deberán integrar los lineamientos y directrices que haya expedido la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado en materia sustancial y procesal.
7. Adoptar el Modelo de Gestión por Resultados diseñado por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, en los términos que fije dicha entidad.
8. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil para determinar (i) las causas generadoras de los conflictos, (ii) el índice de condenas, (iii) los tipos de daño por los cuales resulta demandada o condenada, y (iv) las deficiencias en las actuaciones administrativas de la Entidad, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de sus apoderados, con el objeto de proponer correctivos y acciones de mejora efectivas.
Aunado a lo anterior, se deberán analizar los datos generados a partir de los indicadores de gestión, resultado e impacto del Modelo de Gestión por Resultados.
9. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la amigable composición, la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto, conforme a las siguientes reglas:
a) Se formulará por lo menos, una directriz de conciliación por año.
b) Si para un año determinado la entidad tiene formuladas directrices para los asuntos relevantes, se debe efectuar la revisión de las existentes, a fin de determinar si la sub causa y la causa eKOGUI subsisten o si se advierten cambios que determinan la inaplicación de la directriz, su reformulación o el señalamiento de nuevas directrices.
c) Hacer seguimiento a la implementación de las directrices formuladas.
d) Compilar todas las directrices fijadas por el comité para garantizar el acceso a la información. Para el efecto la Secretaría técnica podrá elaborar una hoja de cálculo, una base de datos o en el mecanismo que se considere pertinente.
10. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación y de pacto de cumplimiento. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las sentencias de unificación proferidas por las altas cortes, así como las pautas jurisprudenciales consolidadas y reiteradas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad fáctica y/o jurídica.
La decisión del Comité de Conciliación deberá soportarse en un estudio suficiente y deberá tener en cuenta la metodología diseñada por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado que se encuentra incorporada en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI. Además, deberá valorarse la calificación del riesgo efectuada por el apoderado y/o abogado a cargo del caso o proceso judicial o arbitral.
11. Determinar si el asunto materia de conciliación hace parte de algún proceso de vigilancia o control fiscal. En caso afirmativo, deberá invitar a la autoridad fiscal correspondiente a la sesión del Comité de Conciliación para escuchar sus opiniones en relación con eventuales fórmulas de arreglo, sin que dichas opiniones tengan carácter vinculante para el Comité de Conciliación o para las actividades de vigilancia y control fiscal.
Esta invitación deberá realizarse a través del medio más expedito en un término máximo de tres (3) días luego de recibida la solicitud de conciliación, en la comunicación que se remita se le dará a la entidad un plazo máximo de tres (3) días antes de la fecha de celebración del comité para confirmar su asistencia.
De no asistir la autoridad fiscal, se dejará registro en el acta del envío de la comunicación, así como del no recibo de confirmación y de la inasistencia.
12. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones, anexando copia de la providencia condenatoria, la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no ejercer la acción de repetición.
Las metodologías, lineamientos y demás instrumentos referentes al ejercicio del medio control de repetición expedidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado son de obligatorio cumplimiento.
Este estudio deberá realizarse por parte del comité en un término máximo de cuatro (4) meses después del pago.
Si la decisión es la de iniciar la acción de repetición, la oficina jurídica o quien haga sus veces tendrá un término de dos (2) meses para interponerla, de esta circunstancia se dejará constancia en el acta.
13. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.
14. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados, respecto del cual, la periodicidad con que se realizará el seguimiento debe quedar incluida en el plan de acción del comité de conciliación.
En todo caso, esta selección deberá atender como mínimo los siguientes criterios: especialidad, recurrencia, complejidad e impacto económico de los litigios en contra de la entidad. Los lineamientos y demás instrumentos referentes a los criterios de selección, seguimiento y evaluación de los abogados externos expedidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado son de obligatorio cumplimiento.
15. Designar a la persona que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente a quien sea profesional del Derecho y que haga parte de la Oficina Asesora Jurídica de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil (Aerocivil) que en ningún caso podrá ser contratista de la entidad y deberá contar con dedi cación suficiente a las labores y actividades requeridas para el funcionamiento óptimo de esta instancia.
16. Autorizar que los conflictos suscitados entre entidades y organismos del orden nacional y/o territorial sean sometidos al trámite de la mediación ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o ante la Procuraduría General de la Nación.
17. Definir las fechas y formas de pago de las conciliaciones teniendo en cuenta lo establecido en la Resolución número 00686 del 4 de abril de 2022(4) y en especial la previsión establecida en el artículo 143 de la Ley 2220 de 2022 y su reglamentación.
18. Dictar su propio reglamento y revisarlo anualmente para realizar las modificaciones que resulten necesarias para su adecuado y eficiente funcionamiento.
19. Evaluar y dar aprobación a la formulación de la oferta de revocatoria directa de actos administrativos que presente la entidad y que se encuentren en discusión dentro de un proceso judicial, de acuerdo con lo establecido en el parágrafo del artículo 95 de la Ley 1437 del 2011. Para adelantar este trámite, se tendrá como sustento de la decisión el análisis y recomendación que realice el apoderado designado, respecto de los actos administrativos que se encuentren en discusión por esta vía.
20. Aprobar el plan de acción anual que presentará la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación y realizar el seguimiento de su implementación para la vigencia respectiva.
21. Garantizar que los apoderados de la entidad se inscriban en la plataforma de aprendizaje de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, denominada Comunidad Jurídica del Conocimiento y que participen en las jornadas y programas de capacitación disponibles para su actualización en las materias relevantes para la defensa de los intereses litigiosos de la entidad, para lo cual solicitará reportes periódicos a la Coordinación Grupo Representación Judicial.
22. Las demás funciones que establezca la ley o el reglamento interno.
ARTÍCULO 5o. INTEGRACIÓN. El Comité de Conciliación estará conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:
1. El Director General o su delegado, quien lo presidirá.
2. El Secretario General.
3. El jefe de la Oficina Asesora Jurídica
4. El jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
5. El Director Financiero.
6. El jefe de la Oficina Gestión de Proyectos.
7. El jefe de la Oficina de Analítica.
8. El Secretario de Autoridad Aeronáutica, Servicios a la Navegación Aérea, Servicios Aeroportuarios, Centro de Estudios Aeronáuticos (CEA) y de Tecnologías de la Información (TI), cuando el asunto sometido a consideración y decisión del Comité sea de su competencia funcional y en su calidad de ordenadores del gasto.
9. Los Directores de las mencionadas Secretarías y Direcciones Regionales Aeronáuticas, cuando el asunto sometido a consideración y decisión del Comité sea de su competencia funcional y en su calidad de ordenadores del gasto.
PARÁGRAFO 1o. La asistencia a las sesiones del Comité de Conciliación es obligatoria para los integrantes y será indelegable, con excepción del Director General, conforme lo establece el Artículo 118 de la Ley 2220 de 2022.
La delegación del Director General se realizará mediante acto escrito, tal como lo establecen los artículos 9o y siguientes de la Ley 489 de 1998; dicha actuación entraña la facultad de transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores del nivel directivo o asesor vinculados a la Entidad, por lo que no es posible que un contratista sea delegado para presidir el Comité de Conciliación.
PARÁGRAFO 2o. Cuando el presidente del Comité deba ausentarse de la sesión, o le sea imposible asistir a la misma, la presidencia estará a cargo del jefe de la Oficina Asesora Jurídica, dejándose constancia de ello en la respectiva acta sin que ello implique la delegación de su asistencia y votos para los respectivos quórum.
ARTÍCULO 6o. INVITADOS PERMANENTES Y OCASIONALES. Concurrirán como invitados permanentes, solo con derecho a voz, el Jefe de la Oficina de Control Interno, el Coordinador del Grupo Representación Judicial, el Secretario Técnico del Comité y los apoderados que representen los intereses de la Entidad en cada proceso.
Concurrirán como invitados ocasionales los servidores públicos o contratistas que, por tener relación con el asunto objeto de la conciliación sometido a consideración de los Miembros del Comité, se considere pertinente su presencia en la respectiva sesión.
Las invitaciones efectuadas a los servidores públicos de la Entidad serán de obligatoria aceptación y cumplimiento y no admitirán delegación en otro servidor público.
ARTÍCULO 7o. PARTICIPACIÓN DE LA AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO. El Comité de Conciliación de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil (Aerocivil), podrá invitar a sus sesiones a un representante de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, quien participará, cuando lo estime conveniente con derecho a voz y voto y podrá hacerlo de manera presencial o virtual haciendo uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones; además, tendrá la facultad de actuar como mediador en los conflictos que se originen entre entidades y organismos del orden nacional y/o territorial.
Para tales efectos se atenderán las siguientes directrices, sin perjuicio de las especiales que imparta la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o el organismo o dependencia que haga sus veces:
i. El Secretario Técnico del Comité enviará la respectiva invitación, junto con el orden del día y las fichas con sus anexos, con mínimo cinco (5) días calendario anteriores a la respectiva sesión para que conozca el proceso que se someterá en la respectiva sesión.
ii. La participación presencial o virtual de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado a las sesiones del Comité de Conciliación de carácter extraordinario, dependerá de la disponibilidad y agenda de los servidores públicos de dicha Entidad.
ARTÍCULO 8o. IMPARCIALIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ADOPCIÓN DE DECISIONES. Con el fin de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los integrantes del Comité de Conciliación les serán aplicables las causales de impedimento o conflictos de intereses previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las definidas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011 por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo; el artículo 141 de la Ley 1564 de 2012, por la cual se expide el Código General del Proceso; el Capítulo IV de la Ley 1952 de 2019, o las que los modifiquen o sustituyan.
ARTÍCULO 9o. TRÁMITE DE IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES. Si cualquiera de los integrantes del Comité se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento o conflicto de intereses citados en el artículo anterior, pondrá en conocimiento dicho impedimento y el trámite se surtirá conforme a lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. De igual manera en caso de recusación se surtirá el trámite respectivo. Copia del impedimento o de la recusación se enviará al Secretario Técnico del Comité de Conciliación para conocimiento de sus miembros.
PARÁGRAFO. Si se admitiera la causal de impedimento o recusación y por tal razón no hubiese el quórum para deliberar o tomar decisiones, se suspenderá la sesión o el punto del orden del día a estudiar, hasta tanto se designe un miembro ad hoc que reemplace al que resultó impedido o recusado.
En los casos en los cuales se presenten dudas o controversias en la interpretación y/o aplicación del régimen de inhabilidades e incompatibilidades de los miembros del Comité, se deberá elevar la consulta a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado en los términos establecidos en el ordinal 4 del artículo 6o del Decreto número 1244 de 2021.
FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN.
ARTÍCULO 10. TRÁMITE PARA LA TOMA DE DECISIÓN DE LAS SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN. Recibida la solicitud de conciliación en la Entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días hábiles a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual se comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos.
La Oficina Asesora Jurídica, o quien haga sus veces, designará un apoderado quien se encargará de presentar el caso al Comité de Conciliación mediante una explicación suficiente y efectuar una recomendación no vinculante. Además, de ser necesario, podrá requerir a otras dependencias todos aquellos medios probatorios e información necesaria para sustentar el caso, la cual deberá ser entregada dentro de los cinco (5) días siguientes a su solicitud.
ARTÍCULO 11. PRECEDENTE JURISPRUDENCIAL. En los asuntos en los cuales exista alta probabilidad de condena, con fundamento en las pruebas allegadas y en los precedentes jurisprudenciales aplicables al caso tales como las sentencias 'C' y 'SU' de la Corte Constitucional y sentencias de unificación de la Sala Plena de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado, el Comité deberá atender dichas pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos de hecho y de derecho respecto de la jurisprudencia reiterada.
ARTÍCULO 12. PRESENTACIÓN DE LAS FICHAS. El apoderado remitirá al secretario técnico y al coordinador del Grupo Representación Judicial de la Oficina Asesora Jurídica la ficha eKOGUI del caso que será presentado ante los Miembros del Comité(5) y siempre dentro de los términos establecidos en el cronograma del Comité de Conciliación aprobado anualmente por los miembros del Comité.
ARTÍCULO 13. PRE COMITÉ. Recibida la ficha dispuesta en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI, se podrá llevar a cabo reunión previa a la sesión del Comité, denominada Precomité, en las fechas indicadas en el cronograma aprobado por el Comité de Conciliación, como instancia de carácter informativo y de socialización de los temas que se presentarán ante el Comité de Conciliación.
En el pre comité, al que asistirán el jefe de la Oficina Asesora Jurídica, los Coordinadores de Grupo de dicha Oficina, los apoderados respectivos y los funcionarios aeronáuticos y/o los contratistas que prestan sus servicios profesionales a la mencionada Oficina, o aquellos que el Jefe de dicha dependencia disponga, se estudiarán los mencionados documentos y recomendaciones del apoderado para formular ajustes o modificaciones al mismo. Dicha reunión será convocada por la Secretaría Técnica del comité con una antelación de por lo menos, un (1) día.
PARÁGRAFO 1o. Al finalizar la sesión del pre comité, el apoderado deberá considerar las recomendaciones y realizar los ajustes y/o modificaciones que correspondan, y actualizar la ficha en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI, documento este que será el único soporte del pre comité. La integridad, veracidad y fidelidad de la información registrada en la ficha son responsabilidad del apoderado de cada caso.
ARTÍCULO 14. CONVOCATORIA. El Secretario Técnico del Comité de Conciliación convocará a los Integrantes con mínimo tres (3) días hábiles de anticipación a la respectiva sesión ordinaria, indicando día, hora, lugar de la reunión o la plataforma virtual a utilizar, remitiendo el orden del día y las fichas de los casos realizadas por el correspondiente apoderado, las cuales, sin excepción, deberán ser elaboradas en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI, junto con sus respectivos anexos.
Dicha convocatoria deberá realizarse dentro del mismo término a los servidores públicos, contratistas o personas cuya presencia se considere necesaria para el análisis de los casos.
PARÁGRAFO. De igual forma procederá el Secretario Técnico cuando sea necesario convocar a los Miembros a una sesión extraordinaria, evento en el cual no se tendrán en cuenta los términos mencionados en el acápite inmediatamente anterior.
ARTÍCULO 15. SESIONES ORDINARIAS. El Comité de Conciliación se reunirá en forma obligatoria y sin excepción alguna, no menos de dos (2) veces al mes, en forma presencial o virtual a través del medio electrónico idóneo que defina la Entidad, dejando, en todo caso, constancia de lo acontecido en la respectiva acta.
ARTÍCULO 16. SESIONES EXTRAORDINARIAS. El Comité de Conciliación se reunirá extraordinariamente cuando las necesidades del servicio así lo exijan, o cuando lo estime conveniente quien lo presida, el jefe de la Oficina Asesora Jurídica, o al menos dos (2) de sus integrantes con voz y voto, previa convocatoria que para tal propósito formule la secretaría técnica en los términos señalados en este reglamento.
ARTÍCULO 17. DESARROLLO DE LAS SESIONES. En el día y hora señalados, el Secretario Técnico del Comité verificará el quórum e informará a los miembros si existen invitados a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, así mismo verificará las manifestaciones de impedimento y/o recusaciones presentadas, y dará lectura al orden del día, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité, sin perjuicio de someter a consideración otras proposiciones que se consideren necesarias.
Aprobado el orden del día, el Secretario Técnico concederá el uso de la palabra al respectivo apoderado para que presente el caso al Comité y sustente su recomendación.
Finalizada la deliberación del caso, el secretario técnico, previo a la votación, procederá a preguntar al Jefe de la Oficina de Control Interno si tiene alguna observación respecto al mismo.
A fin de adoptar las determinaciones que correspondan, una vez efectuada la respectiva deliberación, la secretaría técnica procederá a preguntar a cada uno de los integrantes del Comité con voz y voto el sentido de su decisión. Las decisiones del Comité son de obligatorio cumplimiento.
PARÁGRAFO 1o. Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, en esta se señalará nuevamente fecha, hora, lugar y modalidad de su reanudación, la cual deberá programarse en el menor tiempo posible. En todo caso, quien ejerza la secretaría técnica confirmará la citación a través del medio más expedito a cada integrante e invitado del Comité.
ARTÍCULO 18. QUÓRUM DELIBERATORIO, DECISORIO Y MAYORÍA DECISORIA. El Comité deliberará y decidirá con mínimo cinco (5) de sus integrantes con voz y voto. Las decisiones serán aprobadas por la mayoría simple de los integrantes asistentes a la sesión. En caso de empate, se someterá a una nueva votación; en caso de persistir el empate, el presidente del Comité decidirá el desempate, con base en los principios de legalidad, moralidad, eficacia, economía e imparcialidad.
PARÁGRAFO 1o. Ninguno de los miembros podrá abstenerse de emitir su voto en la respectiva sesión, salvo que haya manifestado algún impedimento, conflicto de interés o se hubiere aceptado recusación, de acuerdo con la ley y este reglamento.
PARÁGRAFO 2o. Los integrantes del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, las cuales quedarán registradas en la respectiva acta.
PARÁGRAFO 3o. Inasistencia a las Sesiones. Cuando alguno de los miembros con voz y voto del Comité de Conciliación, no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo previamente por medio físico o electrónico a la Secretaría Técnica del Comité, con la indicación de las razones de su inasistencia. Según el caso, en la correspondiente acta se dejará constancia de la inasistencia y su justificación.
ARTÍCULO 19. DECISIONES. Las deliberaciones y decisiones que adopte el comité de conciliación deberán constar en el acta de la respectiva sesión, la cual deberá estar suscrita por quienes ejerzan la presidencia y la secretaría técnica.
El acta o certificación de la decisión que se adopte en materia de conciliación deberá ser enviada al Ministerio Público cinco (5) días antes a la celebración de la audiencia.
ARTÍCULO 20. SOLICITUD DE RECONSIDERACIÓN POR PARTE DEL MINISTERIO PÚBLICO. En caso de que el Ministerio Público requiera la reconsideración de una decisión sobre la procedencia de la conciliación, quien ejerza la secretaría técnica deberá proceder a invitar al agente a una sesión para que rinda las explicaciones pertinentes.
Si el agente no asiste, se dejará constancia en el acta y el comité deliberará y adoptará la decisión de conformidad con el documento de solicitud de reconsideración.
Si el agente asiste, se le escuchará en la sesión, y se solicitará su retiro para la deliberación y adopción de la decisión.
SECRETARÍA TÉCNICA, ACTAS, CERTIFICACIONES Y ARCHIVO.
ARTÍCULO 21. SECRETARÍA TÉCNICA. El cargo de Secretario Técnico del Comité de Conciliación será ejercido por un funcionario aeronáutico que preferentemente ostente la condición de profesional del derecho de la Oficina Asesora Jurídica, designado por los miembros de aquel y cuya designación debe quedar en el acta respectiva. En ningún caso este rol puede ser asignado a un contratista de la Entidad.
El Secretario Técnico del comité de Conciliación, tiene a su cargo el liderazgo, la implementación y la gestión, ejerciendo un rol articulador de los asuntos de responsabilidad de esta instancia y por lo tanto tendrá a su cargo las siguientes funciones:
1. Convocar a los Miembros del Comité, a los invitados y, cuando sea necesario, al delegado de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, remitiendo el correspondiente orden del día, las fichas técnicas eKOGUI y sus anexos.
2. Verificar que los apoderados que representan los intereses de la Entidad en cada actuación presenten las fichas de los casos a tratar en las respectivas sesiones, de acuerdo con la metodología diseñada por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y se encuentren debidamente incorporadas en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI de conformidad con los lineamientos y políticas fijados para el efecto.
3. Elaborar el acta de cada sesión del Comité. Dicho documento deberá estar debidamente elaborado y suscrito por el Presidente y el Secretario del Comité que hayan asistido, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.
4. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité, efectuando seguimiento periódico sobre la efectiva ejecución de las decisiones, documentando tales actividades en las actas, el plan de acción anual y el reglamento.
5. Comunicar las decisiones que se adopten por parte del comité de conciliación y realizar los traslados ante las diferentes dependencias de la Aeronáutica Civil, así como a las diferentes autoridades administrativas y organismos de control que correspondan.
6. Preparar un informe semestral de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al Director General de la Aerocivil y a sus Miembros en julio y enero siguientes.
7. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que este requiera para la formulación y diseño de Políticas de Prevención del Daño Antijurídico, las políticas generales que orientan la defensa judicial de la Entidad y las directrices referentes a los Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos.
8. Coordinar las reuniones o sesiones de trabajo necesarias con los directivos y/o delegados de las áreas administrativas o misionales involucrados en las actividades señaladas en el numeral anterior.
9. Informar al coordinador de los Agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de ejercer la acción de repetición.
10. Entregar copia de las actas del Comité de Conciliación o certificaciones que contengan la decisión adoptada a quienes representan los intereses litigiosos de la Entidad respecto de los asuntos a su cargo. Los apoderados deberán atender las decisiones allí contenidas de manera obligatoria.
11. Proyectar y presentar ante los Miembros del Comité de Conciliación, el Plan de Acción Anual del Comité para su aprobación. Verificar el cumplimiento de las actividades programadas en el Plan de Acción Anual.
12. Coordinar el archivo y control de las actas del Comité y, en general, de toda la documentación que se genere con ocasión del cumplimiento de las funciones asignadas a este.
13. Difundir ampliamente las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico al interior de la entidad para garantizar su apropiación por parte de todos los servidores.
14. Revisar anualmente el reglamento que rige el Comité de Conciliación de la Entidad y proponer su actualización cuando sea del caso.
15. Gestionar y verificar el registro de su designación dentro del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI.
16. Las demás que le sean asignadas por el Comité y la Ley.
ARTÍCULO 22. INASISTENCIA TEMPORAL DEL SECRETARIO TÉCNICO. En caso de inasistencia temporal del Secretario Técnico, el cargo deberá ser asumido por el Coordinador del Grupo Representación Judicial de la Oficina Asesora Jurídica, o por el servidor público profesional del Derecho de esta, designado por el jefe de dicha dependencia.
ARTÍCULO 23. CONTENIDO Y APROBACIÓN DE LAS ACTAS. En las actas elaboradas por el secretario técnico deberá constar la asistencia y decisiones adoptadas en la respectiva sesión. Las actas del Comité de Conciliación deberán tener una numeración consecutiva que estará a cargo de la Secretaría Técnica del Comité.
Las fichas técnicas, presentaciones, informes y todos los soportes documentales presentados para estudio del comité de conciliación en cada sesión hacen parte integral de las actas.
PARÁGRAFO. Las solicitudes de copias auténticas de las actas del Comité de Conciliación, serán atendidas por el Secretario Técnico teniendo en cuenta en todo caso lo dispuesto en el parágrafo del artículo 19 de la Ley 1712 de 2014.
ARTÍCULO 24. CERTIFICACIONES. La decisión que adopte el Comité de Conciliación frente a cada caso sometido a su conocimiento será consignada en certificación elaborada y suscrita por el Secretario Técnico, quien la remitirá oficialmente al Agente del Ministerio Público o al Despacho Judicial de conocimiento.
Dichas certificaciones deberán contener la identificación del asunto, el número de radicación del mismo, las partes intervinientes y el despacho de conocimiento, así como la fecha de la sesión en la que se adoptó la decisión, el sentido de esta y una descripción sucinta de las razones en las que esta se funda, sin implicar el levantamiento de la reserva de las estrategias de defensa.
ARTÍCULO 25. ARCHIVO DE LAS ACTAS DEL COMITÉ. El archivo de las actas con sus anexos, las fichas técnicas y todo documento relacionado con la gestión del Comité de Conciliación deberán reposar en archivo a cargo de la Secretaría Técnica del Comité, conforme a los tiempos que establecen las tablas de retención documental.
Una vez cumplido el tiempo definido en la mencionada tabla de retención para permanecer en el archivo de gestión, las actas del Comité de Conciliación deben ser entregadas por la Secretaría Técnica del Comité para su custodia, en el archivo general de la entidad, para lo cual se atenderán los procedimientos y lineamientos del Programa de Gestión Documental de la Aerocivil y en todo caso en observancia de lo dispuesto en 'e)' y 'h)' y el parágrafo del artículo 19 de la Ley 1712 de 2014, o la norma que los modifique, adicione o sustituya.
ARTÍCULO 26. INASISTENCIA A LA AUDIENCIA. Cuando la entidad no asista a la audiencia por no haber otorgado poder para su representación, el pago de la multa de que trata el artículo 110 de la Ley 2220 de 2022 estará a cargo del jefe de oficina jurídica o quien haga sus veces. En los demás eventos el pago de la multa corresponderá a quien ostente la representación para el efecto.
ACCIÓN DE REPETICIÓN Y LLAMAMIENTO EN GARANTÍA CON FINES DE REPETICIÓN.
ARTÍCULO 27. DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN. El Comité de Conciliación deberá realizar el estudio pertinente para determinar la procedencia de la acción de repetición en los términos de la Ley 678 de 2001 modificada por la Ley 2195 de 2022 o las normas que la sustituyan, modifiquen o adicionen.
Para ello, el Ordenador del Gasto al día siguiente del pago total, o al pago de la última cuota efectuada de una conciliación, sentencia, condena, laudo, o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la Entidad, o al vencimiento del plazo con que cuenta la administración para el pago de condenas conforme lo establece la Ley 1437 de 2011, o la norma que la sustituya o modifique, lo que suceda primero, deberá remitir al Secretario Técnico del Comité de Conciliación el acto administrativo y sus antecedentes, para que en un término no superior a cuatro (4) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los dos (2) meses siguientes a la decisión del Comité de Conciliación.
PARÁGRAFO. La Oficina de Control Interno verificará el cumplimiento de las obligaciones contenidas en este artículo.
ARTÍCULO 28. LLAMAMIENTO EN GARANTÍA CON FINES DE REPETICIÓN. En todos los procesos en contra del Estado relativos a controversias contractuales, reparación directa, nulidad y restablecimiento del derecho, la decisión sobre la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición deberá soportarse en un estudio suficiente, y deberá tener en cuenta la metodología diseñada por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado que se encuentra incorporado en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI.
Para tal efecto, los apoderados de la Entidad presentarán informe al Comité de Conciliación para que este pueda determinar antes de vencimiento del término para contestar la demanda, la procedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación contenida en el artículo anterior.
Este estudio deberá realizarse por parte del comité de conciliación, en un término máximo de quince (15) días una vez notificada la demanda a la entidad.
ARTÍCULO 29. INFORME SOBRE LA REPETICIÓN. El Comité de Conciliación, por intermedio de la Secretaría Técnica, remitirá informe semestral al coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que adopte respecto de la procedencia o no de ejercer la acción de repetición.
PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO.
ARTÍCULO 30. PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO Y POLÍTICAS PARA LA DEFENSA JUDICIAL. Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación, este deberá analizar y proponer los correctivos que se consideren necesarios para prevenir la ocurrencia de daños antijurídicos.
ARTÍCULO 31. POLÍTICA DE PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO. El Comité aprobará la Política de Prevención del Daño Antijurídico, aplicando la metodología descrita por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. Así mismo, realizará el procedimiento necesario para que se elabore el acto administrativo mediante el cual se adopte la Política de Prevención del Daño Antijurídico al interior de la Entidad, y se adopte por el Director General.
ARTÍCULO 32. INFORME IMPLEMENTACIÓN DE LA POLÍTICA DE PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO. El Comité de Conciliación deberá evaluar y hacer seguimiento a la ejecución de la política adoptada, aplicando los indicadores de evaluación y seguimiento de la manera establecida en el Plan de Acción del documento de Política de Prevención del Daño Antijurídico. El resultado de la implementación de la mencionada política será remitido anualmente a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
ARTÍCULO 33. INDICADOR DE GESTIÓN. La prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en él se asignarán las responsabilidades al interior de la Entidad.
ARTÍCULO 34. DEBERES DE DILIGENCIA Y CUIDADO ANTE LA CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN MATERIA CONTENCIOSO ADMINISTRATIVA. El Comité de Conciliación(6) actuará con la debida diligencia en el estudio y definición de los conflictos contra la Entidad y en la reducción de su litigiosidad mediante el uso de la conciliación, la extensión de la jurisprudencia y de la aplicación por vía administrativa de las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado. La omisión inexcusable en esta materia por parte de los Integrantes del Comité configura incumplimiento de sus deberes sancionables como falta grave.
ARTÍCULO 35. RESERVA LEGAL DE LAS ESTRATEGIAS DE DEFENSA JURÍDICA. Si la decisión de no conciliar implica señalar total o parcialmente la estrategia de defensa jurídica de la Entidad, el documento en el que conste la decisión gozará de reserva conforme lo dispuesto en los literales 'e)' y 'h)' y el parágrafo del artículo 19 de la Ley 1712 de 2014, o la norma que los modifique, adicione o sustituya. La reserva no podrá ser oponible al agente del Ministerio Público.
Las estrategias de defensa jurídica nacional e internacional son los documentos, conceptos, lineamientos e información a los que acuden la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y/o las entidades públicas encargadas de hacer efectiva la defensa jurídica del Estado y de proteger sus intereses litigiosos.
DISPOSICIONES FINALES.
ARTÍCULO 36. INFORMES DE LA GESTIÓN DEL COMITÉ Y DE LA EJECUCIÓN DE SUS DECISIONES. Con el propósito de dar cumplimiento al ordinal 3 del artículo 121 de la Ley 2220 de 2022, quien ejerza la secretaría técnica deberá preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado a quien ostente la representación legal de la entidad y a los miembros del Comité cada seis (6) meses.
El Comité de Conciliación tendrá cinco (5) días contados a partir de la entrega del informe por parte de la secretaría técnica para su aprobación.
ARTÍCULO 37. PUBLICIDAD. La Aerocivil publicará en su página web los informes de gestión del Comité de Conciliación dentro de los tres (3) días siguientes a su aprobación con miras a garantizar la publicidad y transparencia de estos.
PARÁGRAFO. Previo a su publicación, el informe de gestión del Comité de Conciliación deberá garantizar los parámetros de reserva que establezca la Ley.
ARTÍCULO 38. COMUNICACIÓN. La presente resolución se comunicará al interior de la entidad a través de su página web.
ARTÍCULO 39. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución número 01871 del 13 de septiembre de 2023.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
2 de abril de 2025.
La Directora General (e),
Liliana María Ospina Arias.
NOTAS AL FINAL:
1. Los instructivos para la aplicación integral de las políticas de prevención del daño y de conciliación, así como los relativos al Sistema Único de Gestión e Información, serán vinculantes para las entidades del orden nacional.
2. Ley 2220 de 2022. Artículo 120. Funciones. El comité de Conciliación ejercerá las siguientes funciones: "(…) 11. Dictar su propio reglamento (…)".
3. Documento para la Gestión del Comité de Conciliación Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. "(…) 1.2 Adoptar el reglamento. Una vez aprobado el reglamento por el comité de Conciliación, éste debe ser adoptado formalmente por el representante legal de la entidad, mediante documento idóneo (resolución, circular, memorando, etc.), con el fin de que sea vinculante al interior de la misma. (…)".
4. Por medio de la cual se adopta el procedimiento interno para el pago de obligaciones dinerarias a cargo de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil -Aerocivil, derivadas de sentencias, conciliaciones, laudos arbitrales o cualquier otro asunto que imponga una obligación de pagar una suma de dinero a cargo de la entidad de naturaleza judicial, cobro por el pago de sentencias solidarias, pago de sentencias de expropiación.
5. Artículo 2.2.3.4.1.10 Decreto número 104 de 2025, por el cual se adiciona la Sección 4 al Capítulo 2 del Título 3 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto número 1069 de 2015, Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, para reglamentar el Sistema de Defensa Jurídica del Estado, se modifica la Sección 1 del Capítulo 4 del Título 3 de la Parte 2 del Libro 2 de Decreto número 1069 de 2015 y se dictan otras disposiciones; Documento para la Gestión del Comité de Conciliación, ANDJE.
6. Artículo 128 Ley 2220 de 2022, por medio de la cual se expide el estatuto de conciliación y se dictan otras disposiciones