MEMORANDO 202503001877 DE 2025
(enero 17)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ
| Para: | Supervisores de contratos de prestación de servicios y contratistas de prestación de servicios |
| De: | Giselle Andrea Silva PinedaSubdirectora Financiera |
| Asunto: | Trámite de solicitudes de pago de contratos de prestación de servicios. |
| Fecha: | 17 de enero de 2025 |
Con el propósito de que cada supervisor y contratista reciba información precisa que contribuya con la ejecución eficiente de los contratos de prestación de servicios, se establecen los lineamientos e instrucciones de obligatorio cumplimiento para el trámite de pago.
1. DOCUMENTOS SOPORTE PARA EL TRÁMITE DE PAGO.
1.1. La solicitud de pago debe incluir los siguientes documentos:
a. Formato "trámite unificado presentación cuentas de cobro contratistas"[1].
b. Factura electrónica (representación gráfica-PDF y archivo XML), en caso de estar obligado a facturar.
c. Planilla de pagos de seguridad social mes vencido. (El contratista debe encontrarse afiliado al sistema de seguridad social para iniciar la ejecución del contrato).
1.2. Solo en la primera solicitud de pago se deben anexar los siguientes documentos:
a. Declaración juramentada "depuración de la base de cálculo de retención en la fuente".
b. Si el contratista presenta beneficios tributarios:
i. Certificado de medicina prepagada o plan complementario de salud a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.
ii. Certificado de intereses de vivienda a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.
iii. Certificado de dependiente y soporte (Anexo 1 del formato declaración juramentada depuración de la base de cálculo de retención en la fuente).
Si durante la ejecución del contrato se presentan cambios en las condiciones, el contratista deberá allegar la declaración juramentada actualizada en la solicitud de pago correspondiente.
1.3. Aportes a cuentas a AFC o pensiones voluntarias:
Si el contratista presenta este beneficio, deberá anexar en cada solicitud de pago la declaración juramentada "depuración de la base de cálculo de retención en la fuente" y copia de la consignación realizada dentro del mes en que realizará el pago, es decir, si el pago se tramita en el mes de febrero, la consignación debe corresponder al mismo mes.
Los documentos de cada solicitud de pago serán consultados a través del SECOP II. Por tanto, el cargue de los mismos será responsabilidad del contratista y del supervisor. Se exceptúan de este cargue, la declaración juramentada y sus soportes, los cuales deben ser entregados electrónicamente a la Subdirección Financiera.
2. FECHA LÍMITE PARA EL TRÁMITE DE PAGO.
Los documentos deben ser radicados por el supervisor o el apoyo a la supervisión que opera como enlace con la Subdirección, a través de Conti, dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente. En caso de presentarse posterior a esta fecha, su pago se podría tramitar en el mes siguiente, lo cual tendría implicaciones en el cálculo de la retención en la fuente por la suma de los dos (2) pagos.
3. ASPECTOS A TENER EN CUENTA.
a. Los pagos se realizarán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al envío de la solicitud de pago ante la Subdirección Financiera, con sujeción al PAC y a la ubicación efectiva de recursos en la JEP, siempre y cuando todos los documentos se encuentren correctos. En consecuencia, la devolución de la cuenta de cobro para correcciones representa que, una vez se reciba el ajuste, la cuenta inicia nuevamente los tiempos para su trámite de pago.
b. Los documentos de la cuenta de cobro deben presentar fecha igual o posterior al primer día hábil del mes siguiente al del servicio prestado, es decir, el cobro debe ser mes vencido[2]. Además, ningún documento de la cuenta de cobro debe presentar fecha posterior a la constancia de cumplimiento.
c. Previo al envío de la cuenta de cobro por CONTI, se debe verificar que la línea de SECOP II se encuentre creada y con los soportes respectivos (planilla de seguridad social y factura electrónica, si aplica), así como el cargue del formato unificado.
d. Las correcciones deben notificarse al correo electrónico del profesional de la Subdirección Financiera que adelante la revisión, con el fin de corroborar las correcciones y continuar con el trámite de pago. No se aceptarán e. Cuando se trate del pago de la porción del mes por el inicio de la ejecución del contrato en una fecha posterior al primer día, el pago se realizará a prorrata, para lo cual el cálculo se realizará multiplicando el valor del día y los días efectivos del mes, es decir, al número total de días del mes (28, 29, 30 o 31) se restará el día de inicio y se sumará 1 para incluir el día de inicio. Ejemplo: días del mes 31 - día inicio 20 + 1= 12 días.
Se precisa que si el contrato inicia su ejecución el primer día del mes, sin importar el número de días del mes (28, 29, 30 o 31), el pago corresponderá a los honorarios mensuales estipulados.
f. En caso de terminación anticipada, se adelantará el pago hasta la fecha efectiva de la terminación, de acuerdo con la solicitud del supervisor. Si el mes en que termina el contrato tiene 28, 29 o 31 días, se reconocerá y pagará a prorrata hasta la fecha de prestación del servicio calculando el valor del día así: valor mensual de los honorarios dividido en 28, 29 o 31 días, según corresponda. De existir decimales en la operación, siempre se aproximará a la unidad inferior. No obstante, si el servicio se prestó durante el mes completo no se aplicará esta fórmula de cálculo y se pagará el total de los honorarios mensuales.
g. Los valores pagados durante el mes objeto de cobro por gastos de desplazamiento[3] deberán sumarse a los ingresos por honorarios para el pago de seguridad social. Así mismo, se incluirán como ingresos en el proceso de depuración para la determinación de la base gravable para retención en la fuente.
h. En el caso de cesiones, la línea de pago en el SECOP II debe ser creada por el cesionario, quien cargará sus documentos junto con los del cedente en la misma línea. Además, considerando que los consecutivos de los informes están atados a la ejecución del contrato y no al contratista, debe darse continuidad al consecutivo. Se precisa que el consecutivo de los informes para el mes en que se presente la cesión debe ser el mismo para el cedente y el cesionario.
i. Así mismo, en el caso de cesiones se debe tener en cuenta lo siguiente en el campo de valor causado no pagado de la ejecución presupuestal del informe de supervisión: el cedente debe presentar el valor prorrateado y el cesionario el valor total. Además, el pago del cesionario se realiza una vez se adelante el pago del cedente.
j. Los obligados a facturar deben atender los siguientes aspectos:
- En la sección "Notas u Observaciones" de la factura se debe diligenciar lo siguiente separado por punto y coma:
#$código de identificación de la entidad; datos del contrato; correo del supervisor#$
Ejemplo: #$44-01-01;contrato001;juan.olarte@jep.gov.co#$
- En la sección "Datos del Adquirente" de la factura, en el campo "Correo", se debe definir el buzón electrónico dispuesto por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público:
siifnacion.facturaelectronica@minhacienda.gov.co
- Cada supervisor recibirá las facturas electrónicas para su revisión, aprobación y posterior envío para el trámite de pago, con los demás documentos soporte, a la Subdirección Financiera.
- Cuando el supervisor rechace una factura, el proveedor no debe enviar la nota crédito para su anulación. En caso de darse, el supervisor debe rechazar también la nota crédito. En caso contrario, si el supervisor acepta la factura y después identifica que no debía ser aceptada, el proveedor debe enviar la nota crédito y el supervisor - La factura debe presentar una fecha de vencimiento de por lo menos 30 días, con el fin de evitar de reprocesos.
k. El perfeccionamiento del contrato se cumple con las firmas de las partes a través del SECOP II. A su vez, los requisitos para el inicio de ejecución son la expedición del registro presupuestal, la afiliación previa a la Administradora de Riesgos Laborales-ARL y la aprobación de las garantías.
l. La aprobación de la línea de pago en SECOP II es responsabilidad de la Subdirección Financiera. Por tanto, le solicitamos a los supervisores y apoyos a la supervisión no realizar esta tarea.
m. Cuando se presente cambio de supervisor, el documento de designación debe ser cargado en el SECOP II, en el numeral 7 "Ejecución del Contrato", como requisito para adelantar el trámite de pago.
n. Los supervisores, de manera conjunta con la Subdirección de Contratación, deben garantizar que cuando se presente la terminación de un contrato se establezca un lapso de por los menos 30 días para dar por terminado el mismo en SECOP II, con el fin de facilitar el cargue de correcciones y ajustes.
o. Cuando se presente más de un supervisor en el mes, el informe de supervisión debe ser firmado por cada uno de los supervisores con la inclusión del periodo cubierto por cada uno.
p. La información detallada de los pagos y retenciones efectuadas podrá ser consultada en la orden de pago cargada en cada una de las líneas de pago del numeral 7 "Ejecución del Contrato" del SECOP II.
q. Cuando por cualquier circunstancia una línea de pago en SECOP II sea rechazada y no sea posible utilizarse nuevamente, o que la misma sea eliminada, afectando el consecutivo de los pagos, es necesario que el supervisor cargue una nota aclaratoria en el SECOP II explicando las razones que generaron esta situación.
4. REQUERIMIENTO ÚLTIMO PAGO.
Para el trámite del último pago, ya sea por terminación anticipada, cesión o terminación del plazo contractual, la Subdirección Financiera adelantará la revisión del cumplimiento en el pago de la seguridad social sobre el 40% de los ingresos percibidos durante la ejecución del contrato. En caso de identificar un pago menor, solicitará la entrega de la(s) planilla(s) correspondiente(s).
Se precisa que esta revisión se complementa, igualmente, con la responsabilidad que tiene el supervisor de verificar este aspecto y validar a través de la firma de la constancia de cumplimiento de cada uno de los pagos.
5. SEGURIDAD SOCIAL Y TRÁMITE DE PAGO ASOCIADO CON CONTRATOS CUYA EJECUCIÓN SE CUMPLE EL 31 DE DICIEMBRE.
Para el trámite de pago de los honorarios del mes de diciembre de los contratos cuya ejecución finalice el 31 del mismo, los cuales quedarán como cuentas por pagar, deberá cargarse la planilla de seguridad social pagada del mes de diciembre en el SECOP II, a más tardar la segunda semana de enero del año siguiente, con el fin de verificar el cumplimiento del pago sobre el 40% del total del valor del contrato y dar trámite oportuno al pago respectivo.
Así mismo, es necesario precisar que los pagos originados en estos compromisos se constituirán como cuentas por pagar y se programarán para su pago una vez se disponga del PAC de rezago aprobado por la Dirección General de Crédito Público y el Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público en el mes de enero del año siguiente, cuyo plazo de transición y cierre de vigencia se da hasta el 20 de enero.
6. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA FRENTE AL PAGO DE LA SEGURIDAD SOCIAL.
Considerando que se han detectado varios casos de fraude a contratistas en el pago de la seguridad social, le recomendamos evitar el trámite de pago con empresas intermediarias y realizar el trámite de manera directa con los operadores autorizados. Si requiere asesoría, puede acercarse a la Subdirección Financiera.
7. RESPONSABILIDAD DEL SUPERVISOR.
En cumplimiento de sus responsabilidades, el supervisor deberá garantizar que la copia de los documentos que soportan el pago reposen en el expediente oficial del contrato.
Los plazos y las instrucciones impartidas en el presente memorando serán objeto de auditoría por parte de la Subdirección de Control Interno.
Cordialmente,
GISELLE ANDREA SILVA PINEDA
Subdirectora Financiera
1. El diligenciamiento y envío del formato se realiza a través del Sistema de Gestión Documental-CONTI.
2. No aplica para el mes de diciembre considerando que por el principio presupuestal de anualidad los formatos y soportes de las cuentas del mes de diciembre deben presentarse con fecha de 31 de diciembre.
3. Los gastos de viaje no deben ser incluidos. Estos son asumidos por la JEP.
