CIRCULAR EXTERNA 0026 DE 2025
(julio 23)
Diario Oficial No. 53.252 de 23 de septiembre de 2025
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DEL SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO
| Fecha: | 23 de julio 2025 |
Para: | Prestadores del Servicio Público de Empleo que hacen uso del Sistema de Información del Servicio de Empleo |
De: | La Unidad Administrativa Especial del Servicio Público de Empleo |
Asunto: | Por la cual se establecen lineamientos sobre tratamiento de datos personales en el Sistema de Información del Servicio de Empleo. |
La Ley Estatutaria 1581 de 2012 estableció el régimen general de protección de datos personales, desarrollando lo correspondiente al derecho constitucional de “hábeas data”(1) y las condiciones que deben ser cumplidas en el tratamiento de datos personales por parte de los sujetos obligados. La norma referida reconoció los derechos de los titulares(2) y los deberes de los responsables del tratamiento(3) o administradores de los datos en la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los datos personales.
El Servicio Público de Empleo, es uno de los componentes del Mecanismo de Protección al Cesante establecido en la Ley 1636 de 2013, el cual es administrado por la Unidad Administrativa Especial del Servicio Público de Empleo y prestado por la Agencia Pública de Empleo a cargo del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA); las agencias públicas y privadas de gestión y colocación de empleo y las bolsas de empleo, previo cumplimiento de los requisitos establecidos por el Ministerio de Trabajo y emisión de la resolución de autorización para la prestación de servicios de gestión y colocación de empleo.
El Decreto número 1072 de 2015(4) y la Resolución número 3229 de 2022(5) del Ministerio del Trabajo, han definido como requisito para la prestación de servicios de gestión y colocación de empleo la disponibilidad de un sistema de información (propio) o que se habilite el uso del Sistema de Información del Servicio Público de Empleo de esta entidad, debiéndose cumplir con la última opción los presupuestos establecidos en el artículo 3o y subsiguientes de la Resolución número 206 de 2021(6).
Por su parte, es menester recordar a los Prestadores del Servicio Público de Empleo que uno de sus deberes es realizar el tratamiento de los datos personales atendiendo lo dispuesto por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y demás disposiciones y jurisprudencia sobre la materia(7), y el incumplimiento de este podrá acarrear la imposición de suspensión o cancelación de la autorización y multas de uno (1) a cinco mil (5.000) salarios mínimos legales vigentes, tal como se consagra en los artículos 38 y 39 de la Ley 1636 de 2013, aunado a las sanciones contempladas en el artículo 23 de la Ley de hábeas data.
El Decreto número 1072 contempla en el artículo 2.2.6.1.2.9 que el Sistema de Información del Servicio Público de Empleo contará, entre otros, con el registro de empleadores y de oferentes de empleo, los cuales deben sujetarse en el tratamiento de los datos a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, los artículos 2.2.2.25.1.1. del Decreto número 1074 de 2015(8), la Política de Protección y Tratamiento de Datos de la Unidad del Servicio Público de Empleo(9) y demás disposiciones que le sean aplicables.
En este sentido, se emiten lineamientos para el tratamiento de datos personales de los oferentes de empleo o potenciales empleadores que se encuentran registrados en el Sistema de Información del Servicio Público de Empleo:
1. Los prestadores deberán ceñirse a las finalidades establecidas para el uso de los registros administrativos(10) y/o bases de datos de oferentes de empleo y de potenciales empleadores establecida en la Política de Protección y Tratamiento de Datos de esta entidad, garantizando el uso adecuado de la información y el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.
2. Los prestadores deben tratar los datos conforme a los principios de confidencialidad(11), seguridad(12), veracidad(13) y finalidad(14) establecidos en la Ley 1581 de 2012 y la Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales de la Entidad.
3. La modificación, actualización o supresión de la información de los oferentes de empleo o potenciales empleadores deberá ser realizada directamente por estos, en su calidad de titulares, o con el acompañamiento del prestador. Para que proceda la modificación de los datos del oferente de empleo o el potencial empleador desde los usuarios habilitados al prestador deberá mediar una solicitud formal del titular (física o digital), acompañada de la copia de su documento de identificación, e indicando expresamente los datos que requiere ser modificados. Para este fin, el prestador podrá crear un procedimiento.
Las reclamaciones elevadas por el titular relacionadas con la rectificación, modificación, actualización, supresión o de casos de modificación no atendidas por el prestador respecto a datos personales registrados en el Sistema de Información del Servicio Público de Empleo deberán ser trasladadas por competencia a la Unidad del Servicio Público de Empleo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo, la cual será atendida de conformidad con la Política de Protección y Tratamiento de datos personales de la Unidad “PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, SUPRESIÓN DE DATOS Y REVOCACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES” y la Ley 1581 de 2012.
4. El cambio del prestador que gestiona la hoja de vida del oferente de empleo o los registros del potencial empleador se realizará directamente por estos (titular de los datos), ello atendiendo el principio rector de la libre escogencia(15) que rige al Servicio Público de Empleo.
5. Los prestadores se abstendrán de trasladar sedes empresariales de potenciales empleadores de otros prestadores, sin que medie una solicitud formal por parte del titular. En el caso que se requiera registrar dicho potencial empleador, deberá hacerlo conforme a lo establecido en su proyecto de viabilidad.
6. Los prestadores son responsables de la administración y seguridad de los usuarios asignados por la Unidad para el acceso al sistema de información, así como de la confidencialidad de sus contraseñas.
La Unidad Administrativa Especial del Servicio Público de Empleo, a través de mecanismos de auditoría a las bases de datos, mantendrá un monitoreo permanente de las acciones de modificación de los registros administrativos que se realicen desde los usuarios de los prestadores, requiriendo al prestador en los casos donde se considere pueda estar incurriendo en acciones que afecten la integridad de los datos del titular.
Atendiendo a la necesidad de garantizar que en todos los escenarios de la vida pública se cumplan los cometidos estatales, en armonía con la garantía del derecho constitucional de hábeas data y los presupuestos legales y normativos aplicables sobre los datos personales, agradecemos dar cabal cumplimiento a los lineamientos impartidos.
El Director General (e),
Fredys Alberto Simanca Herrera,
Unidad Administrativa Especial del Servicio Público de Empleo.
NOTAS AL FINAL:
1. Constitución Política, artículo 15 “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas(…)”.
2. Ley 1581 de 2012, artículo 3o. “Definiciones. Para los efectos de la presente ley, se entiende por: (…) f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;”
3. Ejusdem. “e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;”
4. Decreto único Reglamentario Sector Trabajo, artículo 2.2.6.1.2.21.
5. Artículo 11.
6. “Por medio del cual se establecen las condiciones de entrega y uso del sistema de información del Servicio Público de Empleo; y se definen las características funcionales y técnicas, así como los mecanismos de interoperabilidad y compatibilidad de los sistemas de información propios de los prestadores con el sistema de información del servicio público de empleo”.
7. Decreto número 1072 de 2015, artículo 2.2.6.1.2.20 numeral 6.
8. Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
9. Página web. https://www.serviciodeempleo.gov.co/atencion-a-la-ciudadania/politica-de-tratamiento-de-datos
10. Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE). Atlas Estadístico Tomo I Demográfico. Recuperado el 18 de julio de 2024 de: https://geoportal.dane.gov.co/servicios/atlas-estadistico/src/Tomo_I_Demografico/1.3.2.-registros-administrativos.html
11. Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
12. La información sujeta a Tratamiento por el responsable o el Encargado de este y al a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
13. La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
14. El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
15. Decreto número 1072 de 2015, artículo 2.2.6.1.2.2 “Principios. El Servicio Público de Empleo se prestará con sujeción a los siguientes principios: (…) 4. Libre escogencia. Se permitirá a trabajadores y empleadores la libre selección de prestadores dentro del Servicio Público de Empleo, entre aquellos autorizados”
