ACUERDO AOG 037 DE 2024
(diciembre 11)
Diario Oficial No. 52.968 de 12 de diciembre de 2024
Diario Oficial disponible en la web de la Imprenta 27/12/2024
JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ
Por medio del cual se adoptan medidas para garantizar el acceso y la consulta de información entre los despachos judiciales, y entre los despachos judiciales y los diferentes órganos y áreas de la JEP.
EL ÓRGANO DE GOBIERNO DE LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ (JEP),
en ejercicio de sus facultades constitucionales, legales y reglamentarias, en especial las contenidas en el parágrafo 2o del artículo transitorio 5o de la Constitución Política, adoptado por el Acto Legislativo 01 de 2017, el artículo 110 de la Ley 1957 de 2019, el artículo 15 del Acuerdo ASP número 001 de 2020, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo transitorio 5o del Acto Legislativo 01 del 2017 creó la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP), con autonomía administrativa, presupuestal y técnica.
Que, adicionalmente, respecto de su naturaleza jurídica, el mismo artículo del citado Acto Legislativo señala que la JEP estará sujeta a un régimen legal propio y se encargará de administrar justicia de manera transitoria y autónoma.
Que el artículo 110 de la Ley 1957 de 2019, Estatutaria de la Administración de Justicia en la JEP, establece que la Jurisdicción “tendrá un Órgano de Gobierno cuyo objeto será el establecimiento de los objetivos, planificación, orientación de la acción y fijación de la estrategia general de la Jurisdicción, así como en la toma de decisiones de planeación, diseño y/o mejoramiento organizacional, definición de herramientas, lineamientos y criterios generales para el funcionamiento, así como la definición de políticas públicas que involucren a la jurisdicción”.
Que mediante Acuerdo ASP número 001 del 2 de marzo de 2020, la Sala Plena de la JEP adoptó el Reglamento General de la Jurisdicción y, entre otras disposiciones, estableció que el Órgano de Gobierno tendría como funciones las señaladas en la Constitución, la Ley, específicamente las Leyes 1922 de 2018 y 1957 de 2019, y aquellas referidas en el artículo 15 del Reglamento General.
Que el artículo 13 del Acuerdo ASP número 001 de 2020 señala que le corresponde al Órgano de Gobierno establecer los objetivos, planificación, orientación de la acción y fijación de la estrategia general de la Jurisdicción.
Que el artículo 2o de la Ley Estatutaria 1712 de 2014[1] dispone que “toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal”, en consonancia con el artículo 74 de la Constitución Política.
Que el artículo 18 de la mencionada ley establece que el acceso a la información que se encuentra en poder de la entidad podrá ser limitado cuando la información sea de carácter clasificado y pudiese causar daño al derecho a la intimidad de una persona, así como a los derechos a la vida, salud o seguridad o esta, o pudiese violar los secretos comerciales, industriales y profesionales.
Que el artículo 19 de la Ley 1712 de 2014 señala que el acceso a la información pública de carácter reservado podrá ser rechazado o denegado, mediante escrito debidamente argumentado, cuando exista una prohibición legal o constitucional que así lo disponga con el fin de proteger (i) la defensa y seguridad nacional; (ii) la seguridad pública; (iii) las relaciones internacionales; (iv) la prevención, investigación y persecución, y las faltas disciplinarias, mientras que no se haga efectiva la medida de aseguramiento o se formule pliego de cargos; (v) el debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judiciales; (vi) la administración efectiva de la justicia; y (vii) los derechos de la infancia y adolescencia.
Ambos artículos guardan concordancia con lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley 1437 de 2011[2], relativos a la información y documentos reservados.
Que el artículo 2.1.1.5.2 del Decreto Reglamentario 1081 de 2015[3] determina que los sujetos obligados al manejo y gestión de información pública deben adoptar un Registro de Activos de Información, así como un índice de información clasificada y reservada mediante un acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal que corresponda.
Que la Jurisdicción Especial para la Paz implementó un diseño propio de arquitectura tecnológica, a través de la apropiación de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) en el marco de la justicia transicional, mediante la puesta en funcionamiento del Sistema de Gestión Judicial (Legali) y del Sistema de Gestión Documental (Conti). Así, el primero permite la gestión eficiente y segura de los procesos, procedimientos y trámites judiciales a cargo de las Salas de Justicia, las Secciones del Tribunal para la Paz y la Unidad de Investigación y Acusación (UIA), basado en el concepto de expediente único digital. Por su parte, Conti facilita el manejo integral del Modelo de Gestión Documental requerido para la operación de la magistratura, la UIA y la Secretaría Ejecutiva.
Que el desarrollo del Sistema de Gestión Judicial (Legali) ha facilitado la administración de los expedientes judiciales mediante la automatización de procedimientos digitales y ha representado una reducción de los tiempos de los trámites, debido a que gran parte de las fases del proceso judicial en la JEP se agotan en línea. Además, este sistema goza de transparencia, pues, todas las acciones y procedimientos quedan registrados en este, por lo que cada proceso es auditable y ello se traduce en mayor confianza para las partes procesales.
Que, a través del Acuerdo AOG número 046 de 2020, el Órgano de Gobierno adoptó la Política Institucional de Gestión Documental en la JEP, la cual fija los principios, lineamientos y directrices que deben orientar la administración de los documentos y archivos de la Jurisdicción, con el propósito de promover el acceso a la información por parte, entre otros, de los servidores, servidoras y contratistas de la entidad.
Que, ante la urgencia de garantizar el desarrollo ágil y eficiente de las labores administrativas y judiciales de la Jurisdicción Especial para la Paz, ancladas al principio de estricta temporalidad, el Órgano de Gobierno advierte la necesidad de adoptar medidas para asegurar el acceso y consulta de información en términos generales, los procedimientos transicionales a cargo de la Jurisdicción Especial para la Paz son de naturaleza pública, en atención a lo previsto en el artículo 228 de la Constitución Política.
Que los artículos 20 de la Ley 1922 de 2018 y 109 de la Ley 1957 de 2019, respectivamente, disponen que los magistrados, los fiscales de la UIA y quienes tengan funciones de policía judicial podrán acceder a los documentos y fuentes de investigación para el debido ejercicio de las funciones que les fueron atribuidas, sin que resulte oponible el carácter reservado de una información o documentos. No obstante, estas autoridades deberán asegurar la protección de la información, de conformidad con el artículo 21 y el parágrafo del artículo 20 de la Ley 1922 de 2018.
Que, a su vez, el artículo 18 de la Ley 906 de 2004, aplicable a los trámites procesales ante la jurisdicción con fundamento en el artículo 72 de la Ley 1922 de 2018, prevé que las actuaciones procesales serán públicas, salvo aquellos casos en los cuales el juez estime que la publicidad de los procedimientos pone en peligro a las víctimas, testigos, peritos y demás intervinientes; se afecte la seguridad nacional; se exponga a un daño psicológico a los menores de edad que deban intervenir; se menoscabe el derecho del acusado a un juicio justo; o se comprometa seriamente el éxito de la investigación.[4]
Que el artículo 95 del Reglamento General de la JEP dispone que la Secretaría Ejecutiva tiene, entre otras, la función de llevar a cabo el registro de quienes comparecen ante la Jurisdicción y de su situación jurídica, el cual deberá mantener actualizado y asegurar que sea de fácil acceso y consulta por parte de los despachos judiciales.
Que, adicionalmente, existen mandatos emitidos por la Plenaria, el Órgano de Gobierno y la Sección de Apelación en relación con los inventarios que hacen parte integral del Registro de Comparecientes, contenidos en el Reglamento General de la JEP, el Acuerdo AOG 020 de 2021[5] y la SENIT 2 de 2019[6], respectivamente, que exigen la participación efectiva de las Salas de Justicia, la Sección de Revisión del Tribunal para la Paz, el Grupo de Análisis de la Información (GRAI) y la UIA para la puesta a disposición de la Secretaría Ejecutiva de aquella información relativa a las sentencias y decisiones que sean emitidas para su posterior clasificación, estructuración, depuración, procesamiento e integración.
Que, con fundamento en los artículos 20 de la Ley 1922 de 2018 y 109 de la Ley 1957 de 2019, las leyes estatutarias 1581 de 2012 y 1712 de 2014, así como en el Decreto Reglamentario 1081 de 2015, y los Acuerdos AOG número 045 de 2019 por el cual se adopta la Política de Seguridad y Privacidad de la Información”, número 046 de 2020 por el cual se adopta la Política Institucional de Gestión Documental en la JEP y número 030 del 25 de noviembre de 2022 por el cual se actualiza la Política de Tratamiento de Datos Personales de la JEP, el Órgano de Gobierno procede a adoptar medidas para garantizar el acceso y consulta de información entre los despachos judiciales, y entre los despachos judiciales y los diferentes órganos y áreas de la JEP, ampliando el acceso a los expedientes digitales contenidos en el Sistema de Gestión Judicial Legali, sin desconocer los principios de seguridad y privacidad de la información.
Que el Órgano de Gobierno aprobó las medidas para garantizar el acceso y consulta de información entre despachos judiciales, y entre otros despachos judiciales y diferentes órganos de la JEP en sesión ordinaria del 10 de diciembre de 2024.
En mérito de lo expuesto,
ACUERDA:
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1o. OBJETO. El presente Acuerdo tiene por objeto adoptar medidas que garanticen el acceso y consulta de información entre los despachos judiciales, y entre los despachos judiciales y los diferentes órganos y áreas de la JEP, para facilitar y optimizar las labores administrativas y judiciales a cargo de la Jurisdicción.
ARTÍCULO 2o. DESTINATARIOS. El presente Acuerdo del Órgano de Gobierno está dirigido a todos los servidores, servidoras, contratistas, judicantes y pasantes de todos los despachos judiciales, órganos, dependencias e instancias decisorias de la Jurisdicción Especial para la Paz.
ARTÍCULO 3o. PRINCIPIOS. En el presente Acuerdo se aplicarán los siguientes principios que rigen el tratamiento de la información y de datos personales:
Glosario
| Concepto | Definición |
| Sujeto obligado | El artículo 5o de la Ley 1712 de 2014 establece que se entenderá por sujetos obligados (i) toda entidad pública, incluidas las pertenecientes a las Ramas del Poder Público, en todos los niveles de la estructura estatal; (ii) los órganos, organismos y entidades estatales independientes o autónomos y control; (iii) las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas, que presten función pública; (iv) cualquier persona natural, jurídica o dependencia de persona jurídica que desempeñe función pública o de autoridad pública, respecto de la información directamente relacionada con dicha función; (v) los partidos o movimientos políticos y los grupos significativos de ciudadanos; y (vi) las entidades que administren instituciones parafiscales, fondos o recursos de naturaleza u origen público. |
Glosario
| Concepto | Definición |
| Principio de transparencia | Conforme al artículo 3o de la Ley 1712 de 2014, toda información en poder de un sujeto obligado se presume pública; en consecuencia, está en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma |
| Sujeto obligado | El artículo 5o de la Ley 1712 de 2014 establece que se entenderá por sujetos obligados (i) toda entidad pública, incluidas las pertenecientes a las Ramas del Poder Público, en todos los niveles de la estructura estatal; (ii) los órganos, organismos y entidades estatales independientes o autónomos y control; (iii) las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas, que presten función pública; (iv) cualquier persona natural, jurídica o dependencia de persona jurídica que desempeñe función pública o de autoridad pública, respecto de la información directamente relacionada con dicha función; (v) los partidos o movimientos políticos y los grupos significativos de ciudadanos; y (vi) las entidades que administren instituciones parafiscales, fondos o recursos de naturaleza u origen público. |
| Principio de facilitación | Conforme al artículo 3o de la Ley 1712 de 2014, los sujetos obligados deberán facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública, excluyendo exigencias o requisitos que puedan obstruir o impedir dicho propósito. |
| Principio de celeridad | Conforme el artículo 3o de la Ley 1712 de 2014, los sujetos obligados deben actuar con agilidad en el trámite y la gestión administrativa para el cumplimiento de las tareas a cargo de las entidades y los servidores públicos. |
| Principio de calidad de la información | Conforme al artículo 3o de la Ley 1712 de 2014, toda información de interés público que sea producida, gestionada y difundida por los sujetos obligados a ello, deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y deberá estar disponible en formatos accesibles, teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental de la JEP. |
| Principio de responsabilidad en el uso de la información | Conforme al artículo 3o de la Ley 1712 de 2014, cualquier persona que haga uso de la información proporcionada por los sujetos obligados deberá atender a los límites dispuestos para su uso. |
| Principio de libertad | Conforme al literal c) del artículo 4o de la Ley 1581 de 2012, los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización de su titular o en ausencia de mandato legal o judicial que revele su consentimiento. |
| Principio de seguridad | Conforme al artículo g) del artículo 4o de la Ley 1581 de 2012, la información sujeta a tratamiento por parte del responsable deberá contar con las medidas exigidas por la ley según la calidad del dato y a fin de evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. |
| Principio de acceso y circulación restringida | Conforme al artículo f) del artículo 4o de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones legales y la Constitución Política. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, excepto que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. |
| Principio de confidencialidad | Conforme al artículo h) del artículo 4o de la Ley 1581 de 2012, todas las personas que intervienen en el tratamiento de datos personales se encuentran obligadas a garantizar la reseña de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la ley o por el titular de los datos |
| Principio de máxima divulgación | Conforme al artículo 116 del Reglamento General de la JEP, deberá facilitarse el máximo acceso a la información y archivos que genere, obtenga, adquiera, transforme o controle. En consecuencia, las excepciones de acceso tendrán fundamento exclusivo en las normas constitucionales y legales. Por tanto, la negativa de acceso a la información será debidamente motivada y en caso de existir duda se permitirá el acceso. |
ÁMBITO DE APLICACIÓN.
ARTÍCULO 4o. ACCESO A LA INFORMACIÓN E INOPONIBILIDAD DE LA RESERVA. Las medidas de acceso y consulta de información entre los despachos judiciales, y entre los despachos judiciales y los diferentes órganos y áreas de la JEP, deben acatar el cumplimiento del principio de máxima publicidad de la información, contemplado en los artículos 2o de la Ley 1712 de 2014, y 4o y 116 del Reglamento General de la JEP.
En ese sentido, el carácter reservado de una información no podrá ser oponible a una autoridad al interior de la JEP que se encuentre facultada constitucional, legal o reglamentariamente para acceder a la documentación en poder de un despacho judicial u otra dependencia y que sea requerida de forma sustancial para el desarrollo de una función administrativa y/o judicial atribuida constitucional y legalmente a la entidad, de acuerdo con el artículo 27 de la Ley 1755 de 2014[7]. Esta norma dispone que, en efecto, la figura de la reserva de información no procede ante autoridades judiciales, legislativas o administrativas que, en ejercicio de sus funciones, soliciten acceder a una información en particular. Por tanto, el acceso deberá ser habilitado y las autoridades deberán asegurar la reserva de las informaciones y documentos a los que tengan acceso.
ARTÍCULO 5o. PUBLICIDAD DE LA INFORMACIÓN EN EL MARCO DE PROCEDIMIENTOS TRANSICIONALES. En términos generales, las actuaciones propias del ejercicio de la función pública de administrar justicia gozan de publicidad, de acuerdo con el artículo 228 de la Constitución Política. En consecuencia, los procedimientos transicionales a cargo de la Jurisdicción Especial para la Paz son de naturaleza pública, sin que resulte oponible el carácter reservado de una información o documentos conforme a los artículos 20 de la Ley 1922 de 2018 y 109 de la Ley 1957 de 2019 y el artículo 18 de la Ley 906 de 2004, aplicable en virtud de la cláusula de remisión normativa descrita en el artículo 72 de la Ley 1922 de 2018.
ARTÍCULO 6o. EXCEPCIONES A LA PUBLICIDAD DE LA INFORMACIÓN. De conformidad con el parágrafo del artículo 19 de la Ley 1712 de 2014 se encuentran exceptuados del acceso público aquellos documentos que contengan opiniones o puntos de vista que formen parte del proceso de deliberación de los servidores públicos y los que se encuentren en construcción que no constituyan información definitiva y hagan parte del proceso de deliberación señalado, según lo indicado en el literal k) del artículo 6o de la Ley 1712 de 2014.
ÁMBITO DE PROCEDIMIENTO.
ARTÍCULO 7o. CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN. De conformidad con el ámbito de aplicación previsto en el capítulo II del presente Acuerdo, la información y documentación sobre el cual se hace referencia corresponde, principalmente, a aquella que se encuentra bajo la custodia de los despachos judiciales y dependencias de la Secretaría Ejecutiva de la JEP y, por tanto, sea objeto de automatización mediante los Sistemas de Gestión Documental Conti y Gestión Judicial Legali.
ARTÍCULO 8o. AUTORIZACIÓN DE ACCESO A LA INFORMACIÓN. La Secretaría Ejecutiva tiene, entre otras, la función de administrar los sistemas de gestión documental y gestión de la información de la Jurisdicción. Dicha labor es realizada a través de la Dirección de Tecnologías de la Información y la Oficina Asesora de Gestión Documental. Las Salas de Justicia, las Secciones del Tribunal para la Paz y las áreas de la Secretaría Ejecutiva son administradores autónomos de la información y documentación que se encuentra bajo su custodia, es decir, tienen la facultad de determinar quienes tienen autorización para acceder a aquella.
En atención al principio de máxima publicidad de la información, a partir de la entrada en vigencia de este Acuerdo, la Secretaría Ejecutiva, a través de la Dirección de Tecnologías de la Información y la Oficina Asesora de Gestión Documental, garantizará la herramienta permanente de consulta de los expedientes digitales (expediente principal, subcuaderno y/o documento) de forma ágil entre los despachos judiciales, y entre estos y la Secretaría Ejecutiva, salvo que exista un tipo de confidencialidad absoluta que impida la consulta total y/o parcial, lo que deberá ser debidamente argumentado por parte del despacho judicial y/o área de la JEP.
PARÁGRAFO 1o. Se entenderá como confidencialidad absoluta a la restricción excepcional, temporal y debidamente justificada que propone el (la) correspondiente titular del despacho, que tenga el manejo y custodia del expediente para autorizar su consulta a personas determinadas y la cual deberá ser adoptada por medio de providencia judicial motivada donde se indiquen las razones y tiempo de vigencia. Las causales para invocar la confidencialidad absoluta serán las mismas a las descritas en el artículo 18 de la Ley 906 de 2004.
PARÁGRAFO 2o. El acceso a la información que deba ser tramitado, autorizado y gestionado por parte de la Dirección de Tecnologías de la Información y la Oficina Asesora de Gestión Documental, respectivamente, será únicamente de carácter consultivo y tendrá como fin servir de insumo para la preparación, gestión y desarrollo de actividades judiciales y administrativas, según las funciones a cargo de la dependencia, área o autoridad que solicita el acceso, la cual deberá garantizar la seguridad y privacidad de la información y/o documentación.
ARTÍCULO 9o. PROCEDIMIENTO DE ACCESO Y CONSULTA DE INFORMACIÓN. Para el cumplimiento de las disposiciones contenidas en este Acuerdo, la Secretaría Ejecutiva de la JEP, mediante la Oficina Asesora de Gestión Documental y la Dirección de Tecnologías de la Información, respectivamente, se encargará de implementar las medidas necesarias para garantizar a través de los Sistemas de Gestión Documental Conti y Gestión Judicial Legali: (i) la organización y el acceso a los expedientes; (ii) la disponibilidad de acceso a las Salas de Justicia, las Secciones del Tribunal para la Paz y las áreas y las dependencias de la Secretaría Ejecutiva; y (iii) la seguridad y privacidad de la información.
ARTÍCULO 10. COMUNICACIÓN. El presente Acuerdo será comunicado a las Salas de Justicia, a las Secciones del Tribunal para la Paz, a la Secretaría General Judicial, a las Secretarías Judiciales respectivas, a la Secretaría Ejecutiva, a la Unidad de Investigación y Acusación, y a la Presidencia de la Jurisdicción Especial para la Paz.
ARTÍCULO 11. VIGENCIA. El presente Acuerdo rige a partir de su publicación.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá, D. C., a 11 de diciembre de 2024.
El Vicepresidente,
JOSÉ MILLER HORMIGA SÁNCHEZ.
La Subsecretaria Ejecutiva encargada de las funciones de Secretaria Ejecutiva,
CLAUDIA LILIANA ERAZO MALDONADO.
1. Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones
2. Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
3. Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República.
4. Por la cual se expide el Código de Procedimiento Penal. Esta norma es aplicable en el marco de la JEP por lo dispuesto en la cláusula remisoria contenida en el artículo 72 de la Ley 1957 de 2019.
5. Por medio del cual se dispone la elaboración de los inventarios de sentencias condenatorias y de decisiones que han negado o declarado improcedente algún tratamiento especial no sancionador, como una de las acciones para la activación de la ruta de sustitución de la sanción penal.
6. Sentencia interpretativa de competencia para resolver, revisar y supervisar beneficios provisionales de los exmiembros y antiguos colaboradores de las FARC–EP, de los investigados o juzgados penalmente como tales y de las personas vinculadas con delitos relacionados con protesta social o disturbios públicos
7. Ley 1755 de 2015, artículo 27. Inaplicabilidad de excepciones. “El carácter reservado de una información o de determinados documentos, no será oponible a las autoridades judiciales, legislativas, ni a las autoridades administrativas que, siendo constitucional o legalmente competentes para ello, los soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de las informaciones y documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo previsto en este artículo.”