Resolución 290 de 2022 UGPP

RESOLUCIÓN 290 DE 2022

(febrero 28)

Diario Oficial No. 51.965 de 3 de marzo de 2022

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN PENSIONAL Y CONTRIBUCIONES PARAFISCALES DE LA PROTECCIÓN SOCIAL

Por la cual se subroga la Resolución número 951 del 7 de julio de 2017 mediante la cual se expidió y unificó el Reglamento Único del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP).

LA DIRECTORA GENERAL (E) DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN PENSIONAL Y CONTRIBUCIONES PARAFISCALES DE LA PROTECCIÓN SOCIAL (UGPP),

en ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas en el numeral 11 y 12 del artículo 9o del Decreto número 575 de 2013, el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, la Subsección 2, de la Sección 1, del Capítulo 3, del Título 4, de la Parte 2, del Libro 2 del Decreto número 1069 de mayo 26 de 2015 Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 establece que las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, departamental, distrital y los municipios capitales de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles, deben integrar un Comité de Conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirá las funciones que se le señalen;

Que conforme lo dispuesto en la norma referida, la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP) expidió la Resolución número 0036 de 2011 la cual creó y reglamentó el Comité de Conciliación y Defensa Judicial en la entidad, modificada por las Resoluciones números 690 de diciembre 10 de 2012, 253 de abril 19 de 2013 y 900 de septiembre 23 de 2015;

Que mediante Resolución número 951 de julio 7 de 2017, se modificó, unificó y expidió el Reglamento Único del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP), y se derogaron los artículos 2o y siguientes de la Resolución número 036 de 10 de marzo de 2011 y las Resoluciones números 690 de diciembre 10 de 2012, 253 de abril 19 de 2013 y 900 de septiembre 23 de 2015;

Que el Decreto número 1069 de 26 de mayo de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho” recopiló, entre otros aspectos, las normas que deben acoger las entidades públicas respecto de la conformación y operatividad de los Comités de Conciliación, entre ellas el Decreto número 1716 de mayo 14 de 2009;

Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.4.3.1.2.2. del Decreto número 1069 de 2015, el Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Igualmente decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público;

Que el numeral 10 del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto número 1069 de 2015, establece que el Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la UGPP, dentro de sus funciones, tiene la competencia para “Dictar su propio reglamento”;

Que el artículo 2.2.4.3.1.2.6 del Decreto número 1069 de 2015 establece las funciones de la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación y Defensa Judicial, cuyo propósito, entre otros, es verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por mismo, así como preparar un informe de la gestión y ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del ente y a los miembros del Comité cada seis (6) meses;

Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 5o de la Resolución número 951 de 2017 la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la UGPP será ejercida por tres (3) funcionarios de las subdirecciones adscritas a la Dirección Jurídica: uno (1) para temas parafiscales, uno (1) para temas pensionales y no misionales, y uno (1) para las sesiones de seguimiento de tutelas en materia pensional;

Que con la finalidad de unificar el análisis, estudio y presentación de los lineamientos jurídicos y las definiciones relativas a la Política de Prevención del Daño Antijurídico, así como impartir eficiencia a la ejecución de las labores inherentes a la Secretaría Técnica, se hace necesario designar en un solo funcionario el ejercicio de la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la UGPP, para que tenga a su cargo y bajo su responsabilidad, la gestión y seguimiento de los asuntos que se sometan a consideración del Comité, tanto en temas parafiscales, pensionales y no misionales, así como de acciones de tutela;

Que las modificaciones al funcionamiento de la Secretaría Técnica implican cambios sustanciales respecto a lo dispuesto en la Resolución número 951 de 2017, por lo que se hace necesario adecuar estas reformas e integrarlas a las funciones y facultades del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la UGPP;

Que por lo anterior, resulta necesario subrogar la Resolución número 951 de julio 7 de 2017 para definir los nuevos parámetros sobre la estructura y funcionamiento de la Secretaría Técnica, así como la reglamentación integral del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP), que permita contar con un instrumento único de regulación;

Que se cumplió con la formalidad prevista en el Decreto número 1081 de 2015, modificado por el Decreto número 270 de 2017 y numerales 9 y 8 de los artículos 3o y 8o, respectivamente, del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y la Resolución número 609 de abril 12 de 2017 en relación con la publicación del texto de la presente Resolución;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. OBJETIVO DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y DEFENSA JUDICIAL. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP), creado a través de la Resolución número 036 de 2011, actuará como una instancia administrativa que operará como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. También decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, procurando la protección del patrimonio público.

ARTÍCULO 2o. CONFORMACIÓN. Con base en el artículo 2.2.4.3.1.2.3 del Decreto número 1069 de 2015, modificado por el artículo 2o del Decreto número 1167 de 2016, el Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la UGPP, estará conformado por los siguientes funcionarios:

2.1. En materia pensional:

2.1.1. Por los siguientes miembros permanentes para temas pensionales, quienes concurrirán con voz y voto, a saber:

a) Director General de la Entidad o su delegado

b) Director de Soporte y Desarrollo Organizacional

c) Director Jurídico o su delegado

d) Director de Pensiones, y

e) Subdirector de Defensa Judicial Pensional

Por los siguientes invitados para los temas pensionales, quienes asistirán con voz, a saber:

a) Subdirector de Determinación de Derechos Pensionales

b) Subdirector de Asesoría y Conceptualización Pensional

c) Subdirector de Nómina de Pensionados

d) Subdirector de Normalización de Expedientes Pensionales

e) Asesor de la Dirección General asignado a la Dirección de Pensiones

f) Director de Seguimiento y Mejoramiento de Procesos, y

g) Asesor de Control Interno

2.2. En materia parafiscal:

2.2.1 Por los siguientes miembros permanentes para temas parafiscales, quienes concurrirán con voz y voto, a saber:

a) Director General de la Entidad o su delegado

b) Director de Soporte y Desarrollo Organizacional

c) Director Jurídico o su delegado

d) Director de Parafiscales, y

e) Subdirector Jurídico de Parafiscales

Por los siguientes invitados para los temas parafiscales, quienes asistirán con voz, a saber:

a) Subdirector de Integración del Sistema de Aportes Parafiscales

b) Subdirector de Determinación de Obligaciones

c) Subdirector de Cobranzas

d) Director de Seguimiento y Mejoramiento de Procesos, y

e) Asesor de Control Interno

2.3. En materia no misional:

2.3.1 Por los siguientes miembros permanentes para temas no misionales, quienes concurrirán con voz y voto, a saber:

a) Director General de la Entidad o su delegado,

b) Director de Soporte y Desarrollo Organizacional

c) Director Jurídico o su delegado

d) Director de Estrategia, y

e) Subdirector Administrativo

Serán invitados al Comité de Conciliación y Defensa Judicial en temas no misionales, con voz, los funcionarios de las dependencias que tengan relación con el caso o tema objeto de análisis, así como el Asesor de Control Interno.

PARÁGRAFO 1o. Asistirá al Comité de Conciliación y Defensa Judicial el Secretario Técnico del Comité designado o quien lo sustituya de manera temporal, los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, y cuando sea procedente, los apoderados que representen los intereses de la UGPP en cada proceso particular.

PARÁGRAFO 2o. En las sesiones del Comité de Conciliación y de Defensa Judicial, podrá ser invitada la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, que podrá participar cuando lo estime conveniente con derecho a voz y voto, conforme lo establece el parágrafo 2 del artículo 2.2.4.3.1.2.3 del Decreto número 1069 de 2015, modificado por el artículo 2o del Decreto número 1167 de 2016.

PARÁGRAFO 3o. A los miembros del Comité de Conciliación y de Defensa Judicial de la UGPP les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, en concordancia con el artículo 40 de Ley 1952 de 2019 o las normas que los modifiquen o sustituyan, caso en el cual, se impartirá el trámite establecido en el artículo 12 de la Ley 1437 de 2011.

ARTÍCULO 3o. DECISIÓN Y SESIONES. El Comité de Conciliación y Defensa judicial de la UGPP, se reunirá de forma ordinaria en modalidades presencial o virtual, al menos dos (2) veces al mes, y en forma extraordinaria cuando las circunstancias lo exijan.

El Comité podrá sesionar, de acuerdo con el tema a tratar, con la asistencia mínima de tres (3) de sus miembros, y adoptará las decisiones por mayoría simple. En caso de empate en la votación, el Presidente decidirá finalmente sobre el asunto.

PARÁGRAFO. Las decisiones que adopte el Comité que constituyan políticas de prevención del daño antijurídico, son de obligatoria observancia para las dependencias y colaboradores de la entidad.

ARTÍCULO 4o. FUNCIONES. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial tendrá las siguientes funciones:

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico, previa recomendación del área jurídica correspondiente.

2. Diseñar políticas generales que orienten la defensa de los intereses de la entidad, previa recomendación del área jurídica correspondiente.

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la UGPP, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandada o condenada; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de la entidad, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación y Defensa Judicial deberá analizar las pautas jurisprudenciales vinculantes, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos.

6. Analizar las causas que dieron lugar a la presentación de procesos judiciales que hayan sido fallados en contra de la UGPP, con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición, e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones, anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

7. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición, dentro de los procesos judiciales adelantados en contra de la UGPP.

8. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garantice su idoneidad para la defensa de los intereses públicos, y realizar seguimientos sobre los procesos judiciales a ellos encomendados.

9. Designar el servidor público que deba ejercer la Secretaría Técnica del Comité, previa postulación del Director Jurídico de la UGPP.

10. Definir la posición jurídica y el criterio institucional que deba ser asumido en caso de existir diferencias conceptuales entre las dependencias de la entidad, relacionada con la interpretación y aplicación de la normatividad y de la jurisprudencia.

11. Dictar su propio reglamento.

PARÁGRAFO. Ninguna dependencia, funcionario o contratista de la UGPP, podrá llevar a cabo conciliación o transacción alguna sin la aprobación previa del Comité.

ARTÍCULO 5o. SECRETARÍA TÉCNICA. La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación y Defensa Judicial será ejercida por un (1) funcionario de la Dirección Jurídica, el cual tendrá a su cargo la gestión y seguimiento de los asuntos que se sometan a consideración del cuerpo colegiado, tanto en temas parafiscales, pensionales y no misionales, como de acciones de tutela.

El funcionario que ejerza la Secretaría Técnica será designado por el Comité, previa postulación del Director Jurídico de la UGPP, lo cual constará en acta. En caso de ausencia temporal del titular, la función podrá ejercerla un Secretario Ad-Hoc, cuya designación se hará de la misma forma.

El funcionario designado para el ejercicio de la Secretaría Técnica tendrá las siguientes funciones:

1) Coordinar las sesiones del Comité y efectuar las respectivas convocatorias.

2) Elaborar y revisar las actas de cada sesión del Comité. El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el Presidente, el Secretario del Comité, previo visto bueno del Director Jurídico y/o Subdirector respectivo, a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al cierre de la correspondiente sesión.

A las actas del comité se les asignará un número consecutivo y dependiendo del asunto tendrán un prefijo, así:

PAR: cuando correspondan a sesiones por temas relacionados con asuntos parafiscales. PENS: cuando correspondan a sesiones por temas relacionados con asuntos Pensionales. NOM: cuando correspondan a temas no misionales.

TRVS: cuando correspondan a temas transversales de la entidad.

TUT: cuando correspondan a sesiones de seguimiento de acciones de tutelas.

3) Verificar y hacer seguimiento al cumplimiento y ejecución de las decisiones adoptadas por el Comité.

4) Preparar y presentar cada seis (6) meses ante el Comité y la Dirección General de la UGPP, un informe de la gestión del cuerpo colegiado y de la ejecución de sus decisiones.

5) Preparar, presentar y someter a consideración del Comité la información y los análisis que los miembros con voz y voto le requieran, para poder deliberar y tomar decisiones en ejercicio de las funciones establecidas en el artículo 4 de la presente Resolución.

6) Absolver las consultas que le dirijan los miembros del Comité, durante o fuera de las sesiones que lleve a cabo el cuerpo colegiado, siempre y cuando se relacionen con el ejercicio de las funciones establecidas en el artículo 4 de la presente resolución.

7) Solicitar oportunamente a los miembros del Comité o funcionarios responsables, las ponencias, información, documentos y análisis que deban soportar las exposiciones o intervenciones que estén a cargo de ellos en cada sesión.

8) Remitir con suficiente antelación a los miembros del Comité e invitados, las ponencias, información, documentos y análisis que estos le requieran o necesiten para deliberar y tomar decisiones en los asuntos que integren el orden del día de cada sesión.

9) Solicitar a los miembros del Comité, la aprobación o improbación de las decisiones que se tomen en cada sesión, igual que las aclaraciones o salvamentos de voto a que haya lugar, sin perjuicio de las modificaciones o ajustes que aquellos soliciten efectuar a las ponencias o propuestas presentadas por el área responsable de la exposición.

10) Informar a los agentes del Ministerio Público, las decisiones que adopte el Comité en cada caso particular, sobre la procedencia de instaurar la acción de repetición de que trata la Ley 678 de 2001.

11) Proveer y remitir cuando se requiera, la información y documentos emitidos por el Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la UGPP.

PARÁGRAFO. La designación o el cambio del funcionario que ejerza como titular de la Secretarla Técnica del Comité de Conciliación de Defensa Judicial de la UGPP, deberá ser informada inmediatamente por el Director Jurídico de la UGPP a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

ARTÍCULO 6o. INFORMACIÓN DE LOS ASUNTOS A TRATAR. Las ponencias, información, documentos y análisis relacionados con los asuntos que se sometan a consideración del Comité de Conciliación y Defensa Judicial, serán entregados al Secretario Técnico por el Director, Subdirector o delegado del área que tenga a su cargo la exposición de los mismos en la correspondiente sesión.

ARTÍCULO 7o. TRÁMITE DE LAS SOLICITUDES DIRIGIDAS AL COMITÉ. Las solicitudes de conciliación judicial y extrajudicial, transacción o cualquier otro mecanismo alternativo de solución de conflictos, que sean radicadas ante la UGPP, así como los casos en los que se deba estudiar la procedencia de la acción de repetición, se remitirán a la Dirección Jurídica o Subdirección Jurídica competente, la cual verificará el lleno de los requisitos previstos en la ley, y a través de un funcionario o contratista, realizará el estudio del caso y efectuará la recomendación a que haya lugar, previa revisión y aprobación del Director o Subdirector Jurídico respectivo. Cumplido lo anterior, el estudio y anexos se remitirán al Secretario Técnico, quien validará el caso y la recomendación, y los someterá a la aprobación del Comité de Conciliación y Defensa Judicial.

ARTÍCULO 8o. CONTENIDO DE LOS ESTUDIOS PRESENTADOS AL COMITÉ. Los documentos o estudios técnicos y jurídicos mediante los cuales se realice el análisis de los asuntos señalados en el artículo anterior deberán dirigirse al Comité de Conciliación y Defensa Judicial, y contener, como mínimo:

1. Datos de identificación del asunto: solicitante(s), demandante(s) o convocante(s), demandados(s) o convocado(s), radicado del proceso o asunto a resolver y autoridad que lo tramita, cuantía y fecha de la diligencia.

2. Antecedentes administrativos y/o judiciales.

3. Argumentos y pretensiones de la solicitud.

4. Identificación de la(s) situación(es) o problema(s) jurídico(s) a resolver.

5. Análisis técnico y/o jurídico del asunto.

6. Recomendación de la Dirección o Subdirección Jurídica para el Comité.

PARÁGRAFO. Sin perjuicio de lo anterior, la estructura de los documentos que estudien los casos de conciliación judicial y extrajudicial, transacción o cualquier otro mecanismo alternativo de solución de conflictos, o de procedencia de acción de repetición, también deberá ceñirse a las reglas establecidas para el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - EKOGUI, o el que lo llegare a sustituir.

ARTÍCULO 9o. DESARROLLO DE LAS SESIONES DEL COMITÉ. En el día y hora señalados, el Presidente del Comité instalará la sesión, cumplido lo cual, el Secretario Técnico verificará el quórum e informará sobre la existencia de quórum decisorio. En caso de existir justificaciones por inasistencia de los miembros o sus delegados, siempre que no afecten el quórum decisorio, se comunicará sobre las mismas a los asistentes y se dará lectura del orden del día propuesto, el cual se someterá a consideración y aprobación del Comité.

Existiendo quórum decisorio, se dará la palabra al ponente, quien realizará la presentación del asunto a tratar.

Realizada la presentación, se otorgará el uso de la palabra a los miembros, invitados y asistentes, para que deliberen sobre el asunto sometido a consideración.

Agotada la deliberación, el Secretario Técnico solicitará la ratificación de la decisión y consolidará la votación correspondiente.

Una vez consolidada la votación, se emitirán las instrucciones y recomendaciones a que haya lugar y que se deriven de la decisión tomada, las cuales serán de obligatorio cumplimiento.

Aprobado el contenido del acta, el Secretario Técnico levantará la sesión.

PARÁGRAFO 1o. En el evento que se manifiesten salvamentos o aclaraciones de voto, totales o parciales, deberán motivarse al menos sumariamente por los miembros y quedar consignados en el acta.

PARÁGRAFO 2o. Una vez el Secretario Técnico socialice el proyecto del acta de la sesión, los miembros podrán formular por escrito las observaciones que consideren sobre su contenido. En caso de no recibirse observaciones dentro del plazo establecido por el Secretario Técnico, se entenderá aprobada el acta.

PARÁGRAFO 3o. Contenido de las actas. Las actas deberán contener:

a) Número, prefijo, lugar, fecha y hora de la sesión.

b) Listado de asistentes.

c) Orden del Día.

d) Documentos integrales que hacen parte de la sesión.

e) Verificación del quórum.

f) Desarrollo de la sesión y enunciación sucinta de los principales temas discutidos.

g) Sentido de la decisión y de las aclaraciones o salvamentos de voto

h) Firma del Presidente, del Secretario Técnico y visto bueno del Subdirector respectivo.

PARÁGRAFO 4o. Cualquier miembro del Comité podrá solicitar la realización de una sesión extraordinaria cuando lo considere pertinente.

ARTÍCULO 10. SESIONES VIRTUALES DEL COMITÉ. De conformidad con lo dispuesto por el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011, el Comité de Conciliación y Defensa Judicial podrá sesionar, votar y decidir vía correo electrónico, dejando constancia de lo actuado por este mismo medio, con los atributos de seguridad necesarios.

PARÁGRAFO. Los miembros del Comité podrán solicitar mediante correo electrónico dirigido al Secretario Técnico, la presentación en sesiones virtuales de asuntos o tipologías no aprobadas previamente por el cuerpo colegiado. Una vez recibida la solicitud, el Secretario Técnico requerirá por el mismo medio a los miembros del Comité la aprobación respectiva, fijando un término prudencial para el efecto.

Si dentro del término señalado por el Secretario Técnico, los miembros del Comité no se pronuncian, se entenderá aprobada la solicitud, y en consecuencia, se procederá a convocar la respectiva sesión virtual.

ARTÍCULO 11. PROCEDIMIENTO PARA SESIONES VIRTUALES. Las sesiones del Comité a las que se refiere el artículo anterior, se realizarán conforme al siguiente procedimiento:

1. El Secretario Técnico, convocará la sesión virtual mediante correo electrónico dirigido a todos los miembros del Comité, así como a los invitados y apoderados que deban participar.

2. En dicha convocatoria se deberá precisar los asuntos a tratar, y adjuntos a la misma, se remitirán las ponencias, información, documentos y análisis requeridos para adoptar las decisiones a que haya lugar.

3. Cada miembro del Comité manifestará, dentro del horario de votación establecido para la sesión, su posición frente a los asuntos sometidos a consideración y remitirá su decisión al Secretario Técnico por correo electrónico.

4. Una vez adoptada la decisión por la mayoría de los miembros del Comité, el Secretario Técnico procederá a levantar el acta correspondiente, en la cual se dejará constancia de la verificación del quórum, las intervenciones de los miembros e invitados, el medio utilizado, y de las decisiones adoptadas.

PARÁGRAFO 1o. Cuando no se reciban observaciones dentro del horario de votación establecido para la sesión virtual, se entenderán aprobadas las recomendaciones efectuadas, a menos que el objeto de la convocatoria sea la aprobación de una tipología, evento en el cual se requerirá la aprobación o improbación expresa de los miembros.

PARÁGRAFO 2o. La documentación enviada debe contener como mínimo los datos necesarios para la revisión del caso, con el análisis jurídico y la exposición de los argumentos por los cuales se ajusta al asunto o tipología previamente aprobado, junto a la recomendación respectiva y la ponencia o presentación elaborada por la Dirección o Subdirección competente.

PARÁGRAFO 3o. El Secretario Técnico expedirá y firmará las certificaciones, constancias y aclaraciones que evidencien la decisión adoptada para cada uno de los asuntos discutidos en la sesión virtual, las cuales se remitirán al área que sea competente para comunicarlas a los interesados. Tratándose de los casos de conciliación judicial y extrajudicial, transacción o cualquier otro mecanismo alternativo de solución de conflictos, las certificaciones, constancias o aclaraciones se remitirán a la autoridad correspondiente por intermedio del apoderado que represente los intereses de la entidad.

PARÁGRAFO 4o. Cualquier miembro del Comité podrá solicitar la realización de una sesión presencial cuando considere y justifique que un asunto discutido en una sesión virtual amerita un estudio especial. Cuando esto suceda, dicho asunto será excluido del Orden del Día de la sesión virtual y se discutirá en la sesión presencial a que haya lugar.

ARTÍCULO 12. PRESIDENCIA DEL COMITÉ. Las sesiones presenciales del Comité serán presididas por el director general de la UGPP o su delegado, y en ausencia de los anteriores, por el director Jurídico o su delegado.

Las sesiones virtuales del Comité serán presididas por el director Jurídico o su delegado.

PARÁGRAFO. En el evento que los anteriores miembros estén incursos en alguna causal de impedimento o recusación, el Comité nombrará un presidente Ad-Hoc para la respectiva sesión.

ARTÍCULO 13. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y surte efectos una vez se expida la resolución mediante la cual se conforma el Grupo Interno de Trabajo de Secretaría Técnica del Comité, al interior de la Dirección Jurídica de la UGPP.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 28 de febrero de 2022.

La Directora General (E),

Ana María Cadena Ruiz.