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RESOLUCIÓN 20203000025707 DE 2021
(…)
Diario Oficial No. 51.590 de 16 de febrero de 2021
SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADAS
Por la cual se autoriza la firma de los Actos Administrativos de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y se dictan otras disposiciones.
EL SECRETARIO GENERAL DE LA SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA,
en ejercicio de las atribuciones legales, en especial de la conferida en el artículo 13 del Decreto número 2355 de 2006, y
CONSIDERANDO:
Que mediante Ley 80 de 1989, reglamentada por el Decreto número 1382 de 1995 y por el Decreto número 1515 de 201, se creó el Archivo General de la Nación como el Establecimiento Público encargado entre otros aspectos de expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la nación, a través de acuerdos expedidos por la Junta Directiva.
Que mediante Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos” se establecieron las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, sobre la producción o recepción, distribución, consulta, organización, recuperación, y disposición final de los documentos de conformidad con el Proceso Administración de la Gestión Documental.
Que la citada ley establece la responsabilidad de la administración pública en la gestión de los documentos y en la administración de sus archivos, al igual que obliga a los funcionarios públicos a cuyo cargo se encuentren los archivos de las entidades públicas, a velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo, advirtiendo su responsabilidad en la organización y conservación.
Que, con el establecimiento de la organización archivística al interior de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, se permitirá dar cumplimiento a lo previsto en la Ley 1712 de 2014, los Decretos Únicos Reglamentarios 1080, 1081 y 1083 todos de 2015, garantizando el acceso a la información pública, así como facilitando la oportuna atención administrativa.
Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades públicas se logra entre otros aspectos, por la adecuada expedición y conservación de su documentación, y por ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, las pautas que aseguren la integridad de los mismos, desde el momento de su producción hasta su finalización, conforme a la política de calidad y en pro del mejoramiento continuo.
Que de conformidad con el Acuerdo número 60 del 2001, por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, en su artículo 4o, se establece que: “Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. (…)”.
Que, en orden de lo anterior, se identificarán los cargos que, por conducto de las funciones establecidas en las normas vigentes y en especial el manual de funciones, de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, están autorizados para suscribir los documentos oficiales y/o públicos que emite la entidad para su trámite documental.
Que en mérito de lo expuesto el Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. OBJETO. La presente resolución tiene por objeto identificar los cargos que en cumplimiento de las funciones legales y las establecidas en el Manual de funciones vigente, están autorizados para suscribir los documentos oficiales y/o públicos emitidos por la Entidad.
ARTÍCULO 2o. FINALIDAD. Las directrices generales previstas en la presente resolución tienen como finalidad señalar los funcionarios públicos que, en el ejercicio de un cargo, deben suscribir los documentos oficiales y/o públicos que emite la entidad.
ARTÍCULO 3o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. El presente acto aplica a los servidores públicos de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, que en el ejercicio de sus funciones administrativas y de competencia funcional tienen responsabilidad específica en materia de emisión de documentos oficiales y/o públicos y que intervienen en el ciclo vital de vida del documento.
ARTÍCULO 4o. FIRMA DE ACTOS ADMINISTRATIVOS. Los actos administrativos a destinatarios internos y externos, serán firmados por los funcionarios que desempeñen los siguientes cargos, en el área de su competencia:
1. Superintendente Vigilancia y Seguridad Privada.
2. Secretario(a) General.
3. Superintendente Delegado para la Operación.
4. Superintendente Delegado para el Control.
5. Jefes de oficina.
6. Coordinadores de grupo.
PARÁGRAFO 1o. Las comunicaciones oficiales dirigidas a nivel internacional solamente podrán ser firmadas por el Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada.
PARÁGRAFO 2o. Las comunicaciones oficiales podrán ser firmadas únicamente por funcionarios de planta y en ningún caso por contratistas.
PARÁGRAFO 3o. Los funcionarios con adscripción de competencia expresa en la ley o en un reglamento, normas especiales o apoderados judiciales o extrajudiciales, no se someten a lo estipulado en este artículo.
Cada funcionario autorizado para suscribir las comunicaciones oficiales deberá verificar los datos consignados en el respectivo documento y asegurarse de contar con el respectivo visto bueno de quien proyecta y de quien revisa el contenido del mismo.
El grupo encargado de la correspondencia, tramitará únicamente las comunicaciones oficiales firmadas por los funcionarios o empleados relacionados en el presente artículo.
ARTÍCULO 5o. Envíese copia del presente acto administrativo a la oficina asesora de planeación, oficina de sistemas, y gestión documental, a fin de que se realicen los ajustes a los procedimientos, gestores documentales y tablas de retención documental de las áreas involucradas.
ARTÍCULO 6o. Por Secretaría General realícese la publicación y comunicaciones a las diferentes áreas.
Comuníquese, publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a…
El Secretario General,
Christian Rafael Herazo Miranda.