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RESOLUCIÓN 1526 DE 2008
(abril 24)
Diario Oficial No. 46.983 de 8 de mayo de 2008
SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA
Por la cual se crea el Comité Coordinador del Modelo de Operación de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
EL SUPERINTENDENTE DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA,
en ejercicio de sus facultades legales otorgadas por la Ley 489 de 1998, por los Decretos 2355 y 2356 de 2006, y
CONSIDERANDO:
Que mediante Decreto 1599 de 2005 se sientan las bases conceptuales y técnicas para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000: 2005, estableciendo en él un modelo de gestión basado en procesos del cual se desprenden la implementación, función y autoevaluación del modelo;
Que la norma técnica de calidad NTCGP:1000-2004 establece igualmente un modelo de operación basado en procesos, los cuales deben ser continuamente mejorados de acuerdo al desempeño y necesidad del usuario;
Que en la vigencia fiscal de 2007 le fue aprobada a la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, el proyecto “Mejoramiento de la Capacidad Tecnológica de la SVSP a Nivel Nacional”, con el Código 1356-00001-0000, el cual contiene partidas presupuestales dirigidas a desarrollar e implementar el modelo de operación a través de la tecnología;
Que mediante Acta 03 del 11 de enero de 2007 los funcionarios de nivel directivo de la Entidad suscribieron el compromiso para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno - MECI, en adelante, MECI;
Que mediante la Resolución No 00592 del 12 de febrero de 2007 se adoptó el manual de implementación del MECI, se conformó el Grupo MECI Operativo - EMO, y se definieron los responsables y los roles en orden a planear y ejecutar la mencionada implementación;
Que el artículo 9o de la Ley 489 de 1998 menciona que “las autoridades administrativas, en virtud de lo dispuesto en la Constitución Política y de conformidad con la presente ley, podrán mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades, con funciones afines o complementarias. (...).”;
Que el artículo 6o del Decreto 2355 del 17 de julio de 2006 autoriza al Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada para que delegue en funcionarios del nivel directivo la suscripción de actos administrativos que permitan un mejor desarrollo de las actividades de la Entidad;
Que por todo lo anterior, se requiere conformar un Comité Coordinador del Modelo de Operación con el fin de formular las políticas, definir los procesos y macroprocesos, aprobar los procesos y procedimientos de la Entidad y acoger, mediante acto administrativo, el Manual de Procesos y Procedimientos y hacer la continua autoevaluación de la mencionada herramienta,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. CREACIÓN. Créase el Comité Coordinador del Modelo de Operación de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, el cual estará conformado por el Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada o su delegado, por el Superintendente Delegado para la Operación de los Servicios de Vigilancia y Seguridad Privada, quien lo presidirá, por el Secretario General, por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y por el Jefe de la Oficina de Informática y Sistemas. No obstante, el Comité podrá invitar a los funcionarios de otras áreas de la Superintendencia o de otras entidades cuando lo consideren pertinente dada la naturaleza del asunto a evaluar, para que emitan su concepto.
ARTÍCULO 2o. FUNCIONES EN CUANTO AL PROYECTO DE INVERSIÓN. Son funciones del Comité Coordinador del Modelo de Operación de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada:
a) Planear, coordinar y hacer seguimiento a cada uno de los proyectos asociados al rubro de mejoramiento y mantenimiento de infraestructura propia del sector de defensa y seguridad;
b) Preparar el cronograma de trabajo mediante el cual se determine la ejecución de los proyectos asociados al rubro de mejoramiento y mantenimiento de infraestructura propia del sector de defensa y seguridad;
c) Evaluar y resolver las inquietudes derivadas de la ejecución de los proyectos asociados al rubro de mejoramiento y mantenimiento de infraestructura propia del sector de defensa y seguridad;
d) Invitar a los funcionarios de otras áreas de la Superintendencia o de otras entidades cuando lo consideren pertinente dada la naturaleza del asunto a evaluar, para que emitan su concepto;
e) Ejercer la supervisión técnica de cada uno de los proyectos asociados al rubro de mejoramiento y mantenimiento de infraestructura propia del sector de defensa y seguridad.
PARÁGRAFO. Será función transitoria del Comité Coordinador del Modelo de Operación aprobar los procesos y procedimientos de la Entidad por primera vez y fijar el sistema de control de cambios del manual de procesos y procedimientos.
ARTÍCULO 3o. FUNCIONES EN CUANTO AL MODELO DE OPERACIÓN. El Comité Coordinador del Modelo de Operación tendrá las siguientes funciones:
a) Definir y diseñar el Modelo de Operación por Procesos de la entidad a partir de los Macroprocesos definidos;
b) Determinar los procesos y sus objetivos, las actividades y las tareas que conforma cada Macroproceso;
c) Articular el diseño, mejoramiento, modernización y estandarización de los procesos;
d) Formular la normatividad interna de carácter procedimental que requiera el modelo, para su implementación, funcionamiento y autoevaluación del elemento;
e) Definir los indicadores a aplicar en cada proceso;
f) Soportar permanentemente al Comité de Coordinación de Control Interno o quien haga sus veces, apoyando la definición de las políticas de Administración de Riesgos;
g) Estructurar los planes de mejoramiento a partir de los resultados de los procesos de Auditoría y de las recomendaciones contenidas en los informes de la Oficina de Control Interno y de los órganos de Control Fiscal;
h) Liderar el entrenamiento a los servidores de todos los niveles en el manejo del Modelo de Operación;
i) Colaborar con el Comité de Comunicaciones en la generación de políticas y mecanismos de comunicación corporativa y capacitación en el modelo de operación, especialmente en lo relacionado con el Manual de Procesos y Procedimientos.
ARTÍCULO 4o. REUNIONES. El Comité Coordinador del Modelo de Operación se reunirá por lo menos una vez al mes, previa citación por parte de cualquiera de sus miembros. De las reuniones se dejará un acta donde consten las deliberaciones, la cual será elaborada por el Jefe de la Oficina de Planeación, quien actuará como secretario técnico del mencionado Comité, y suscrita por todos sus miembros.
PARÁGRAFO. Las actas soporte de las reuniones previas a la constitución del Comité Coordinador del Modelo de Operación, en lo referente al proyecto de inversión, se entenderán integradas a la presente resolución y servirán de base a los miembros del mismo para la toma de las decisiones que correspondan al ejercicio de las funciones asignadas mediante este acto administrativo.
ARTÍCULO 5o. DELEGACIÓN. Deléguese en el Comité Coordinador del Modelo de Operación la expedición del acto administrativo mediante el cual se acoge el Manual de Procesos y Procedimientos de la Entidad y en el que se fija el procedimiento de control de cambios del manual de procesos y procedimientos, el cual será suscrito, previa aprobación del Comité, por quien lo preside.
ARTÍCULO 6o. INFORMACIÓN. Las decisiones asumidas al seno del Comité Coordinador del Modelo de Operación serán públicas y se harán conocer a los funcionarios de la Entidad a través de los mecanismos de comunicación corporativa establecidos para tales efectos.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 24 de abril de 2008.
El Superintendente,
FELIPE MUÑOZ GÓMEZ.