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RESOLUCION 901 DE 2000
(noviembre 16)
Diario Oficial No. 44.264, 20 de diciembre de 2000
SUPERINTENDENCIA DE PUERTOS Y TRANSPORTE
Por la cual se reestructura el Sistema de
Control Interno y el Comité de Coordinación
de Control Interno de la Superintendencia de Puertos y
Transporte.
EL SUPERINTENDENTE DE PUERTOS Y TRANSPORTE,
en uso de sus atribuciones legales y en especial
las que le confiere la Ley 87 de 1993,
el Decreto Reglamentario 1826 de 1994,
el Decreto 1016 de 2000 y,
CONSIDERANDO:
Que el artículo 209 de la Constitución Política señala que la Administración Pública, en todos sus órdenes, tendrá un Control Interno en los términos que señale la ley;
Que de acuerdo con el artículo 269 de la Constitución Política, todas las Entidades Públicas tendrán un Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la ley y que se desarrollará con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones, así mismo establece que en la entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno;
Que la Ley 87 de 1993, establece normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y determinar sus objetivos, características y elementos;
Que la mencionada ley asigna al representante legal o máximo directivo de la Entidad u Organismo Estatal, la responsabilidad por el establecimiento y desarrollo del Control Interno;
Que el Consejo Nacional de Política Económica y Social, Conpes, mediante Resolución número 63 de 1994, estableció en el artículo 6o. la obligatoriedad para todos los organismos y entidades de la rama del sector público del nivel nacional la organización al interior de sus dependencias de un mecanismo de autoevaluación de gestión y resultados;
Que de acuerdo con lo anterior, se hace necesario modificar en la Superintendencia de Puertos y Transporte, el Sistema de Control Interno que permita desarrollar los principios constitucionales y legales para el logro de sus objetivos;
Que aunque la Entidad cuenta con un Sistema de Control Interno, es necesario articular sus elementos y formalizar su estructura, de conformidad con las exigencias legales, de tal modo que permita evaluar en forma continua y coherente su gestión, en cumplimiento de las funciones asignadas a ella por la Constitución, la ley, así como de la misión, las políticas y objetivos trazados por la Dirección de la misma;
Que de conformidad con lo previsto en el Capítulo III, artículo 7o. numerales 18 y 24 del Decreto 1016 de junio 6 de 2000, corresponde al Superintendente, expedir los actos administrativos, reglamentos, manuales e instructivos que sean necesarios para el cabal funcionamiento de toda la Entidad y crear, formar y organizar mediante resolución órganos de asesoría y coordinación para el desarrollo eficiente de las funciones de la Superintendencia;
Que se hace necesario reestructurar el Comité de Coordinación de Control Interno, adoptado mediante Resolución 915 de 1996, con el fin de adecuarlo a la actual estructura orgánica de la Superintendencia de Puertos y Transporte;
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
GENERALIDADES, DEFINICIÓN Y CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
ARTICULO 1o. Determinar mediante esta resolución las características, principios y elementos básicos del Sistema de Control Interno de la Superintendencia de Puertos y Transporte, diseñado con fundamento en la Ley 87 de 1993 y en concordancia con la reorganización de la Superintendencia de Puertos y Transporte establecida mediante el Decreto 1016 de junio 6 de 2000.
ARTICULO 2o. El Sistema de Control Interno, es el conjunto integrado por el esquema organizacional, los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por los órganos directivos de la Superintendencia de Puertos y Transporte y en atención a las metas y objetivos previstos.
ARTICULO 3o. Adoptar un Sistema de Control Interno Gerencial e Integrado, donde se desarrollarán y aplicarán no solo controles financieros y de legalidad, si no también controles de gestión y de resultados. Estos últimos apoyaran la función gerencial en la que se verificará que las actividades se estén realizando en forma efectiva, eficiente y económica.
ARTICULO 4o. Formalizar el Sistema de Control Interno de la Superintendencia de Puertos y Transporte, el cual estará integrado por las normas que rigen el funcionamiento de la Superintendencia y en especial por la Ley 87 de 1993 y el Decreto 1016 de junio 6 de 2000, por el cual se modificó la estructura orgánica de la Superintendencia de Puertos y Transporte, por la totalidad de procedimientos, planes y principios de verificación existentes, así como por los que se adopten.
ARTICULO 5o. La finalidad de Control Interno de acuerdo a la Ley 87 de 1993 en su artículo 1o., consiste en orientar a la Superintendencia en el ejercicio de sus funciones legales, dentro de los principios de economía, eficacia, eficiencia, igualdad, moralidad, imparcialidad y publicidad, procurando que sus operaciones y actividades, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, atendiendo a las metas, objetivos y políticas trazadas por la administración.
COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
ARTICULO 6o. Acoger como principales mecanismos para mejorar el Sistema de Control Interno y determinar responsables de su diseño, actualización e implementación en la Superintendencia de Puertos y Transporte los siguientes:
a) Servir de herramienta de administración que le permita lograr su Misión y cumplir sus funciones constitucionales y legales;
b) Evaluar la gestión y el desempeño de la Superintendencia de Puertos y Transporte y de sus funcionarios;
c) Garantizar la eficacia en el cumplimiento de sus funciones y operaciones;
d) Velar por que la entidad disponga de procesos de planeación para el desarrollo de sus actividades;
e) La aplicación de medidas que permiten prevenir riesgos, detectar y corregir las desviaciones que impidan el cumplimiento de sus funciones, objetivos, políticas y metas;
f) Velar por que sus recursos sean administrados de manera eficiente y segura, y su utilización sea dirigida al cumplimiento de las funciones de la Superintendencia de Puertos y Transporte;
g) Asegurar la confiabilidad y oportunidad de la información utilizada para cumplir con sus funciones.
ARTICULO 7o. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Atendiendo los objetivos señalados por la Ley 87 de 1993, los objetivos de Control Interno en la Superintendencia de Puertos y Transporte son los de:
a) Proteger los recursos de la Superintendencia de Puertos y Transporte buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten;
b) Garantizar la eficiencia, la eficacia y economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión;
c) Velar por que todas las actividades y recursos de la Superintendencia de Puertos y Transporte estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad;
d) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional;
e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros;
f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la Superintendencia de Puertos y Transporte y que puedan afectar el logro de sus objetivos;
g) Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación;
h) Velar por que la Superintendencia de Puertos y Transporte disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.
ARTICULO 8o. RESPONSABLES DE CONTROL INTERNO. Serán responsables de su ejercicio los siguientes funcionarios o dependencias:
a) El Superintendente de Puertos y Transporte, en quien recae la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno;
b) Los Superintendentes Delegados, al igual que los Asesores, Secretario General y Coordinadores, serán responsables de la aplicación de los métodos y procedimientos, así como de la calidad y eficacia de la aplicación del Sistema de Control Interno;
c) Los demás funcionarios de la Superintendencia de Puertos y Transporte, serán responsables por el ejercicio de sus funciones o documentos entregados a su cargo;
d) La Oficina de Control Interno, tendrá la responsabilidad de evaluar el Sistema de Control Interno y presentar las recomendaciones a que haya lugar. Para este propósito se ocupará de Verificar la aplicación de los elementos del Sistema de Control Interno de que trata el artículo 4o. de la Ley 87 de 1993.
ARTICULO 9o. FUNCIONES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. A la Oficina de Control Interno de la Superintendencia de Puertos y Transporte, le corresponde de acuerdo a lo establecido en el artículo 10 del Decreto 1016 de junio 6 de 2000, las siguientes funciones:
a) Asesorar y apoyar al Superintendente en la definición de las políticas referidas al diseño e implantación de los sistemas de control que contribuyan a incrementar la celeridad, eficacia y eficiencia de las diferentes áreas de la Entidad, así como garantizar la calidad en el cumplimiento de su labor de inspección, vigilancia y control;
b) Diseñar y establecer, en coordinación con las diferentes dependencias de la Superintendencia, los criterios, métodos, procedimientos e indicadores de eficiencia y productividad para evaluar la gestión y proponer las medidas preventivas y/o correctivas del caso;
c) Coordinar, implementar y fomentar sistemas de control de gestión administrativa, financiera y de resultados institucionales;
d) Realizar evaluaciones periódicas sobre la ejecución del Plan de Acción, del cumplimiento de las actividades propias de cada dependencia y proponer las medidas preventivas y correctivas necesarias;
e) Verificar el cumplimiento de los requisitos administrativos y financieros de acuerdo a los procedimientos y el control fiscal, establecidos para el movimiento de fondos, valores y bienes de la Entidad;
f) Velar por la correcta ejecución de las operaciones, convenios y contratos de la Entidad e informar al Superintendente cuando se presenten irregularidades sobre los mismos;
g) Vigilar que la atención que preste la Entidad sea de conformidad con las normas legales vigentes y velar que a las quejas y reclamos recibidas de los ciudadanos en relación con la misión de la Entidad, se les preste atención oportuna y eficiente, y rendir a la administración del organismo un informe semestral sobre el particular;
h) Dirigir y coordinar el desarrollo de las actividades que busquen la máxima eficiencia en el cumplimiento de los trámites administrativos y en el desarrollo de las labores de cada dependencia;
i) Mantener informado oportunamente al Superintendente de Puertos y Transporte, sobre las deficiencias que se detecten en las dependencias en cuanto al cumplimiento de las disposiciones legales y las políticas institucionales, sobre el desarrollo del Sistema de Control Interno, así como proponer los correctivos necesarios;
j) Convocar la reunión del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, previa consulta al Superintendente;
k) Presentar los informes que le correspondan o que le sean solicitados.
Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.
ARTICULO 10. Elementos del Sistema de Control Interno. La Superintendencia de Puertos y transporte, bajo la responsabilidad de sus directivos acogerá los elementos mínimos del Sistema de Control Interno mencionados en la Ley 87 del 27 de noviembre de 1993 y demás normatividad relacionada, los cuales conforman cinco grupos que se interrelacionan y que constituyen los procesos fundamentales de la Superintendencia de Puertos y Transporte; a saber: Dirección, Planeación, Organización, Ejecución, Seguimiento y Control (Evaluación).
Los responsables de fortalecer la interrelación y funcionamiento armónico de los elementos que conforman estos cinco grupos son los servidores públicos en cumplimiento de las funciones asignadas en la normatividad vigente, de acuerdo con el área o dependencia de la cual hacen parte.
El Sistema de Control Interno adoptado en ejercicio de la función Administrativa en la Superintendencia de Puertos y Transporte en todos sus órdenes, estará soportado en los conceptos de Autoevaluación y Autocontrol.
1. Dirección: El Nivel Directivo define las políticas, objetivos y metas corporativas a alcanzar durante los períodos constitucionales y legales correspondientes, como marco de referencia para la definición de los planes indicativos y de acción.
2. Planeación: La planeación concebida como una herramienta gerencial que articula y orienta las acciones de la entidad, para el logro de los objetivos institucionales en cumplimiento de su misión particular y los fines del Estado en general, es el principal referente de la gestión y marco de las actividades del control interno puesto que a través de ella se definen y articulan las estrategias, objetivos y metas.
Las herramientas mínimas de planeación adoptadas en el Estado, aplicables de manera flexible en los diferentes sectores y niveles de la administración pública, de acuerdo con la naturaleza y necesidades corporativas y en ejercicio de la autonomía administrativa se enmarcan en el Plan Nacional de Desarrollo, Plan de Inversiones, Planes de Desarrollo Territorial, Plan Indicativo y los Planes de Acción Anuales.
El ejercicio de planeación organizacional, debe llevar implícitas dos características importantes: Debe ser eminentemente participativo y concertado, así como tener un despliegue adecuado y suficiente en todos los niveles y espacios de la institución; por tanto, la planificación de la gestión debe asumirse como una responsabilidad corporativa, tanto en su construcción como en su ejecución y evaluación.
Los responsables de este proceso son:
a) El Nivel Directivo de la Superintendencia de Puertos y Transporte: Tiene la responsabilidad de establecer las políticas y objetivos a alcanzar en el cuatrienio y dar los lineamientos y orientaciones para la definición de los planes de acción anuales.
b) Todos los Niveles y Areas de la Superintendencia de Puertos y Transporte: Participarán en la definición de los planes indicativos y de acción, en la definición y establecimiento de mecanismos de control, en seguimiento y evaluación de los mismos, así como su puesta en ejecución, de acuerdo con los compromisos adquiridos.
c) La Oficina de Planeación de la Superintendencia de Puertos y Transporte: Asesoran a todas las áreas en la definición y elaboración de los planes de acción y ofrecerá los elementos necesarios para su articulación y correspondencia en el marco del plan indicativo.
A su vez coordinará la evaluación periódica que de ellos se haga por parte de cada una de las áreas, con base en la cual determinará las necesidades de ajuste tanto del plan indicativo como de los planes de acción y asesorará las reorientaciones que deben realizarse.
d) La Oficina de Control Interno: Evaluará el proceso de planeación, en toda su extensión; lo que implica, entre otras cosas y con base en los resultados obtenidos en la aplicación de los indicadores definidos, un análisis objetivo de aquellas variables y/o factores que se consideren influyentes en los resultados logrados o en desvío de los avances. La identificación de estas variables, su comportamiento y su respectivo análisis permitirá que la formulación de las recomendaciones de ajuste o mejoramiento al proceso, se realicen sobre soportes y criterios válidos y visibles fortaleciendo así la función asesora de esta oficina.
3. Organización: Es función básica de la gestión gerencial, que consiste en realizar la división y distribución de funciones y competencias asignadas, con miras a lograr los fines y objetivos institucionales y del Estado.
Los responsables de este proceso son:
a) Todos los niveles y áreas de la Superintendencia de Puertos y Transporte en ejercicio del autocontrol deben:
- Cumplir sus funciones en concordancia con las normas vigentes aplicables a su gestión.
- Administrar adecuadamente los recursos humanos, físicos, financieros y tecnológicos y su utilización de manera efectiva y oportuna.
- Documentar y aplicar los métodos, metodologías, procesos y procedimientos y validarlos constantemente con el propósito de realizar los ajustes y actualizaciones necesarios de tal manera que sean el soporte orientador fundamental, no solo para el cumplimiento de sus funciones asignadas, sino para el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos tanto en el plan indicativo como en los planes de acción.
b) La Oficina de Control Interno: Evaluará que estén claramente definidos los niveles de autoridad y responsabilidad y que todas las acciones desarrolladas por la Entidad se enmarquen dentro de este contexto.
4. Ejecución: Implica el desarrollo de las actividades de la organización, determinadas en el proceso de planeación, que contribuyen al logro de los objetivos corporativos establecidos, mediante la aplicación y/o combinación adecuada de procesos, procedimientos, métodos, normas, recursos, sistemas de comunicación, información y seguimiento.
Los responsables de este proceso son:
a) Todos los Niveles y Areas de la Superintendencia de Puertos y Transporte: Participarán en la gestión corporativa, mediante la acción individual en los procesos correspondientes, a través del ejercicio intrínseco del control, de tal manera que los partícipes del proceso se conviertan en el elemento regulador por excelencia del mismo, garantizando el logro de productos y/o servicios con las características planeadas.
b) La Oficina de Control Interno: Evaluará los procesos misionales y de apoyo, adoptados y utilizados por la entidad, con el fin de determinar su coherencia con los objetivos y resultados comunes e inherentes a la misión institucional.
Así mismo, asesorará y acompañará a las dependencias en la definición y establecimiento de mecanismos de control en los procesos y procedimientos, para garantizar la adecuada protección de los recursos, la eficacia y eficiencia en las actividades, la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros y el cumplimiento de las funciones y objetivos institucionales.
5. Evaluación: Este componente es el complemento fundamental de la planeación, consistente en la verificación y seguimiento a la gestión dándole dinamismo al proceso planificador y facilitando la retroalimentación de las actividades, la toma de decisiones y la reorientación de las acciones para garantizar el logro de los resultados previstos.
Los responsables de este proceso son:
a) El Nivel Directivo de la Superintendencia de Puertos y Transporte: Evaluará los avances y grado de cumplimiento del plan indicativo, tomará las decisiones correspondientes y dará las orientaciones y lineamientos a seguir por parte de las áreas de la organización para garantizar el logro de los resultados previstos.
b) Todos los niveles y áreas de la Superintendencia de Puertos y Transporte: Deben evaluar periódicamente los avances de sus planes de acción y reportarlos a la Oficina de Planeación, con el propósito de que ésta consolide y presente la información al nivel directivo junto con las propuestas de ajustes a que haya lugar.
Igualmente realizará el seguimiento y control a su gestión particular, mediante la aplicación de los mecanismos e instrumentos de control diseñados y adoptados tanto en los planes como en los procesos y procedimientos.
c) La Oficina de Planeación: Deberá consolidar la evaluación de los planes y discutir con las áreas involucradas la necesidad de ajustes para ser presentados al nivel directivo, en caso de que involucren cambios de las estrategias y actividades contenidas en los planes.
d) La Oficina de Control Interno: Deberá evaluar el Sistema de Control Interno de la Entidad, con énfasis en la existencia, funcionamiento y coherencia de los componentes y elementos que lo conforman y presentará informes al Superintendente y al Comité de Coordinación de Control Interno de la Entidad, con el propósito de que allí se evalúen, decidan y adopten oportunamente las propuestas de mejoramiento del sistema.
PARAGRAFO. El 30 de septiembre de cada año, todas las áreas deberán presentar a la Oficina de Planeación, un documento que contenga los objetivos y las metas que se esperan cumplir en el año siguiente, así como los planes indicativos que conduzcan a ello.
La Oficina de Planeación consolidará la información enviada y le presentará al Superintendente, dentro de los 20 días siguientes a la fecha de recibo, una evaluación de los mismos frente a las funciones, misión, políticas, objetivos y estrategias de la Superintendencia y sus recomendaciones.
A esta oficina corresponde igualmente, brindar la asesoría requerida para la correcta elaboración de los planes.
Los planes indicativos serán evaluados y aprobados por el Superintendente de Puertos y Transporte, los Superintendentes Delegados y el Secretario General a más tardar el 15 de noviembre de cada año. Una vez elaborados los Planes Indicativos la Superintendencia de Puertos y transporte presentará a la Oficina de Planeación del ministerio de Transporte, a más tardar el 30 de noviembre del año inmediatamente anterior al del Plan a ejecutar. Una copia de los mismos se enviarán a la Dirección General del ministerio y éste a su vez remitirá una copia de sus planes a la Oficina de Control Interno.
DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO
ARTICULO 11.El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, quedará integrado así: El Superintendente de Puertos y Transporte, o por su delegado quien lo presidirá, el Secretario General, los Superintendentes Delegados, el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y el Jefe de la Oficina de Control Interno; este último actuará como Secretario del Comité, con voz pero sin voto.
ARTICULO 12.El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, tiene la misión de apoyar y fomentar un clima organizacional o de trabajo adecuado y favorable para la implantación y desarrollo del Sistema de Control Interno. Para el efecto conceptúa sobre la metodología para su implantación tomando como base los planes, informes y recomendaciones de la oficina de Control Interno.
ARTICULO 13. Funciones del Comité de Coordinación de Control Interno. Son funciones del Comité de Coordinación de Control Interno, las siguientes:
a) Asesorar al superintendente de Puertos y Transporte en la toma de decisiones, en el establecimiento de planes y en la evaluación de las metas y objetivos allí propuestos;
b) Recomendar las pautas para la determinación, implantación, complementación y mejoramiento de manera permanente del Sistema de Control Interno;
c) Recomendar prioridades para la adopción, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadístico, financiero de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por área;
d) Estudiar, revisar, evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos de la Superintendencia de Puertos y Transporte establecidos en los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios;
e) Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de los planes, sistemas de control, seguridad interna y los resultados obtenidos por cada una de las dependencias en relación con sus funciones y actividades;
f) Presentar a consideración del Superintendente de Puertos y Transporte las propuestas sobre modificación de las normas internas que reglamenten el Control Interno;
g) Verificar la oportuna toma de acciones correctivas como resultado de los informes de la Oficina de Control Interno;
h) Promover en la Superintendencia de Puertos y Transporte el Autocontrol en todos los niveles;
i) Además cumplirá las funciones del Comité evaluador de documentos y actividades correspondientes al Informe del Plan Anual, con el objeto de Verificar el cumplimiento de objetivos y metas y la realización de los programas y actividades previstos para cada una de las áreas.
El Comité de Coordinación de Control Interno, establecerá su propio reglamento y se reunirá por lo menos una vez trimestralmente, por convocatoria del señor Superintendente de Puertos y Transporte.
ARTICULO 14. El desarrollo de la implantación del Sistema de Control Interno, se efectuará progresivamente bajo la dirección y orientación del Jefe de la Oficina de Control Interno en coordinación con la Secretaría General y la Oficina Asesora de Planeación. Para el efecto el Jefe de Control Interno programará y realizará las actividades de conocimiento y divulgación de las normas de Control Interno, entre los directivos y demás funcionarios de la Superintendencia de Puertos y Transporte.
Adicionalmente el Jefe de la Oficina de Control Interno programará en coordinación con el Secretario General y el Jefe de la oficina de Planeación, la implantación progresiva de los controles internos básicos previstos.
ARTICULO 15. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en todas sus partes las Resoluciones números 914 y 915 de 1996 y demás normas que le sean contrarias.
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D. C., a 16 de noviembre de 2000.
El Superintendente de Puertos y Transportes,
ROBERTO HOYOS RUIZ.