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RESOLUCIÓN 8595 DE 2013
(agosto 14)
Diario Oficial No. 48.883 de 15 de agosto de 2013
SUPERINTENDENCIA DE PUERTOS Y TRANSPORTE
Por la cual se definen los parámetros de la información de carácter subjetivo y objetivo a diciembre 31 de 2012 que deben presentar los sujetos de supervisión con o sin ánimo de lucro a la Superintendencia de Puertos y Transporte - Supertransporte.
EL SUPERINTENDENTE DE PUERTOS Y TRANSPORTE,
en ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas por el artículo 25 de la Ley 1ª de 10 de enero de 1991, el Decreto número 1002 de 1993; los artículos 40, 41, 42 y 44 del Decreto número 101 del 2 de febrero de 2000; los artículos 3.4 y numeral 18 del artículo 7o del Decreto número 1016 de junio 6 de 2000, Decreto número 2741 del 20 de diciembre de 2001, las Leyes 105 del 30 de diciembre de 1993, 336 del 20 de diciembre de 1996 y 222 de 1995, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 41 del Decreto número 101 de 2000, modificado por el artículo 3o del Decreto número 2741 de 2001, establece que “La Superintendencia ejercerá las funciones de inspección, vigilancia y control que le corresponden al Presidente de la República como suprema autoridad administrativa en materia de tránsito, transporte y su infraestructura de conformidad con la ley y la delegación establecida en este decreto”; cuyos sujetos define el artículo 42 del Decreto número 101 de 2000, modificado por el artículo 4o del Decreto número 2741 de 2001;
Que el numeral 5 del artículo 30 del Decreto número 101 de 2000 modificado por el artículo 2o, del Decreto número 2741 de 2001, dispone entre otros, que la Superintendencia de Puertos y Transporte deberá desarrollar modelos para evaluar la gestión técnica de las empresas de servicio público de transporte y de los concesionarios en materia de transporte y su infraestructura, y solicitar la información que considere necesaria para el ejercicio de sus funciones”;
Que el artículo 4o del Decreto número 1016 de 2000 modificado por el artículo 6o del Decreto número 2741 de 2001, numeral 6, invoca que es función de la Supertransporte: “Evaluar la gestión financiera, técnica y administrativa y la calidad del servicio de las empresas de servicio de transporte y concesionarios en general para efectos de los contratos respectivos (…)”;
Que en virtud de los fallos de definición de competencias administrativas, proferidos por la Sala Plena del Honorable Consejo de Estado, de una parte, entre la Superintendencia de Puertos y Transporte y la Superintendencia de Sociedades, (C-746 de fecha septiembre 25 de 2001), y de la otra, con la Superintendencia de la Economía Solidaria (11001-03-15-000-2001-0213 01, de marzo 5 de 2002), se precisa la competencia de la Superintendencia de Puertos y Transporte en el ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y control de carácter integral, esto es, que comprende los aspectos objetivos y subjetivos sobre las personas naturales y jurídicas que prestan el servicio público de transporte y sus actividades conexas;
Que el artículo 10 de la Ley 962 de 2005, por el cual se modifica el artículo 25 del Decreto número 2150 de 1995, establece que: “Utilización del correo para el envío de información. Las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos, propuestas o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado y por correo electrónico”. Concordante con la Directiva Presidencial número 04 de abril 3 de 2012, que propende por la política de cero papel;
Que la Superintendencia de Puertos y Transporte ha desarrollado el Sistema Nacional de Supervisión al Transporte (Vigia), el cual permitirá a sus vigilados remitir la información que requiere para realizar la respectiva supervisión del sector transporte y su infraestructura;
Que con el propósito de poder desarrollar las funciones de vigilancia, inspección y control y adelantar la evaluación de la gestión, la Superintendencia de Puertos y Transporte debe impartir instrucciones y fijar términos, requisitos y formalidades para la presentación de la información de carácter subjetivo (contable, financiera, administrativa y legal) y de carácter objetivo (técnica, operativa y estadística) que están obligados a reportar todos los sujetos de supervisión por parte de la Entidad;
Que en virtud de lo anterior,
RESUELVE:
OBLIGATORIEDAD PARA EL DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN.
ARTÍCULO 1o. Todas las personas naturales y jurídicas con o sin ánimo de lucro que de acuerdo con la ley estén sujetas a la vigilancia, inspección y control por parte de la Superintendencia de Puertos y Transporte (Supertransporte), están obligadas a presentar la información de carácter subjetivo y objetivo, por cada ejercicio económico, en las fechas, formas y medios que se establece en la presente resolución.
PARÁGRAFO 1o. Estarán obligadas todas las formas jurídicas de asociación estipuladas en las disposiciones legales: empresas de servicio público de transporte terrestre automotor (pasajeros, carga, especial y mixto), empresas de transporte habilitadas en el radio de operación nacional, municipal, distrital o metropolitano, taxis, operadores y recaudadores de transporte masivo, Operadores de Transporte Multimodal (OTM), empresas de transporte por cable, organismos y autoridades de tránsito, empresas fabricantes de carrocerías para vehículos de servicio público de transporte terrestre automotor, Centros de Enseñanza Automovilística (CEA), Centros de Reconocimiento de Conductores (CRC), Centros de Diagnóstico Automotor (CDA) y Centros Integrales de Atención (CIA), organismos acreditadores y certificadores, operadores portuarios, sociedades portuarias regionales, sociedades portuarias de servicio público, sociedades portuarias de servicio privado, sociedades beneficiarias de autorizaciones temporales, homologaciones y licencias portuarias, sociedades portuarias fluviales y empresas de transporte fluvial, concesionarios férreos, operadores férreos, concesionarios aeroportuarios, concesionarios de infraestructura carretera, terminales de transporte terrestre, empresas de transporte aéreo. Igualmente, todos aquellos que desarrollan actividad y/o servicio conexo de transporte.
PARÁGRAFO 2o. Los sujetos que se encuentren en liquidación voluntaria, deberán reportar la información contable y financiera, en los plazos, forma y medios establecidos por la Superintendencia de Puertos y Transporte en el presente acto administrativo.
PARÁGRAFO 3o. El registro de la información contable y financiera por parte de los entes económicos del sector solidario (cooperativas) debe realizarse a través del software Sigcoop de Confecoop y en el software Vigia de la Superintendencia de Puertos y Transporte.
PARÁGRAFO 4o. La presentación de la información financiera con corte de 31 de diciembre de 2012 debe verificar la adecuada y completa aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia (Colgap) establecidos en el Decreto número 2649 de 1993; con el fin de facilitar la aplicación de los nuevos estándares de presentación de la información financiera.
Los Decretos números 2706 y 2784 de diciembre de 2012, reglamentarios de la Ley 1314 de 2009 implementan la convergencia a normas internacionales de información financiera a los Grupos 1 y 3 NIF, e indican que a partir de enero 1o del año 2015 cesará la utilización de la normatividad contable de los Decretos números 2649 y 2650 de 1993; comenzará la aplicación de los nuevos estándares, incluyendo la contabilidad, libros de comercio y presentación de estados financieros. Excepto para el Grupo 2 NIF proyectado a partir de enero 1o de 2016.
PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE CARÁCTER SUBJETIVO.
La información de carácter subjetivo está relacionada con la constitución, desarrollo y funcionamiento del ente vigilado. Dentro del Sistema Vigia de la Superintendencia se encuentran los módulos: registro del vigilado, subjetivo o societario, administrativo y financiero.
ARTÍCULO 2o. La información contable y financiera de cada ejercicio económico que deben reportar anualmente los sujetos de supervisión, corresponde al período comprendido entre el 1o de enero y el 31 de diciembre de cada año, la cual debe estar expresada en pesos colombianos y presentada en forma comparativa con el ejercicio inmediatamente anterior, debidamente certificada y dictaminada (Código de Comercio, Ley 222 de 1995, Decreto número 2649 de 1993).
ARTÍCULO 3o. Los sujetos de supervisión deberán diligenciar y transmitir a la Supertransporte los formatos establecidos en el Sistema Vigia, correspondientes al balance general, estado de resultados y cuentas de orden, de acuerdo al tipo de PUC que corresponda (comercial, cooperativo, financiero, estatal y salud), siguiendo los parámetros que se indican en la presente resolución.
PARÁGRAFO 1o. Estados financieros con más de un cierre contable definitivo. Los documentos anexos al cierre contable, podrán ser cargados al Sistema Vigia de forma independiente para cada cierre, siempre y cuando sean incluidos en el mismo archivo escaneado.
PARÁGRAFO 2o. Las sociedades portuarias y operadores portuarios deberán reportar los ingresos a nivel auxiliar debidamente discriminados por la actividad diligenciando la opción de registro de cuentas auxiliares del Sistema Vigia hasta el nivel 2 (10 dígitos), establecido para tal fin.
ARTÍCULO 4o. Estados Financieros Consolidados. Las matrices o controlantes, además de los estados financieros individuales deberán diligenciar los formatos en Excel establecidos en el Sistema Vigia correspondientes al balance general, estado de resultados y cuentas de orden en forma consolidada y cargarlos como anexos en el Sistema Vigia. Adicionalmente, el informe especial de acuerdo con lo establecido sobre el particular en el artículo 29 de la Ley 222 de 1995.
ARTÍCULO 5o. Información Financiera del Patrimonio Autónomo. Los vigilados que manejen sus recursos a través de Patrimonios Autónomos o Encargos Fiduciarios, deberán remitir su propia información en la forma que lo establece el Sistema Vigia, adicionalmente en el link de anexos, deberán enviar la información contable del respectivo patrimonio autónomo o encargo fiduciario.
ARTÍCULO 6o. Anexos de la información. Estos corresponden a los documentos y los informes del año que se reporta, relacionados a continuación, los cuales deberán ser escaneados y cargados en el Sistema Vigia, únicamente en formato PDF, y con un peso no mayor a 1MB, lo que es equivalente a 1.000 KB, para lo cual se desplegará la lista de los anexos de acuerdo al tipo de vigilado. (Para el efecto, se recomienda seguir el procedimiento que se enuncia en los videos que se han instalado en la plataforma del software Vigia).
1. Estados Financieros Básicos:
-- El Balance General.
-- El Estado de Resultados.
-- El Estado de Flujo de Efectivo.
-- El Estado de Cambios en la Situación Financiera.
-- El Estado de Cambios en el Patrimonio.
2. Notas a los Estados Financieros.
3. Certificación de los Estados Financieros.
4. Dictamen del Revisor Fiscal.
5. Informe de Gestión (Este informe no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras).
6. Proyecto de distribución de utilidades para empresas o de excedentes para cooperativas.
7. Procesos judiciales en contra: relación indicando juzgado, fecha, causa, cuantía y estado actual de los procesos.
8. Declaración de renta correspondiente al año de la información reportada.
9. Información financiera del Patrimonio Autónomo.
PARÁGRAFO. Las empresas pequeñas y medianas consideradas Mypymes, incluidas las cooperativas (que a 31 de diciembre presenten activos inferiores a 200 UVT (26.049 * 200 = $5.209.800) o menos de 50 empleados), se exceptúan de presentar los estados de: flujo de efectivo, cambios en la situación financiera, y cambios en el patrimonio de conformidad con el artículo 2o de la Ley 905 de 2004 y el Decreto número 1878 de 2008.
Los módulos de carácter subjetivo deben diligenciarse por los vigilados de las Delegadas de Puertos; Tránsito y Transporte Terrestre Automotor; y Concesiones e Infraestructura en el Sistema Vigia sean sociedades, cooperativas u otras formas jurídicas.
DELEGADA DE PUERTOS
| Grupo vigilado | Marítimo o fluvial | Parte subjetiva | |||
| Tipo de vigilados | Módulo registro de vigilados | Módulo subjetivo (societario) | Módulo administrativo | Vigilancia financiera | |
| IPM INFRAESTRUCTURA PORTUARIA MARÍTIMA | Sociedades portuarias marítimas | X | X | X | X |
| Sociedades portuarias regionales | X | X | X | X | |
| Muelles homologados | X | X | X | X | |
| Licencias portuarias | X | X | X | X | |
| Beneficiarios autorizaciones temporales | o | X | X | X | X |
| IPF- INFRAESTRUCTURA PORTUARIA FLUVIAL | Sociedades portuarias fluviales | X | X | X | X |
| Muelles homologados fluviales | X | X | X | X | |
| ETF EMPRESAS DE TRANSPORTE FLUVIAL | Empresas de transporte fluvial | X | X | X | X |
| OPM OPERADOR PORTUARIO MARÍTIMO | Operador es portuarios marítimos | X | X | X | X |
DELEGADA DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE TERRESTRE AUTOMOTOR
| Grupo vigilado | Terrestre automotor | Parte subjetiva | ||
| Tipo de vigilados | Módulo registro de vigilados | Módulo subjetivo (societario) | Módulo administrativo | Vigilancia financiera |
| CDA - CENTROS DE DIAGNÓSTICO AUTOMOTOR | X | X | X | X |
| CEA - CENTRO DE ENSENANZA AUTOMOVILÍSTICA | X | X | X | X |
| CIA - CENTROS INTEGRALES DE ATENCIÓN A CONDUCTORES | X | X | X | X |
| CRC - CENTROS DE RECONOCIMIENTO DE CONDUCTORES | X | X | X | X |
| CG - EMPRESAS DE TRANSPORTE DE CARGA | X | X | X | X |
| ES - EMPRESAS DE TRANSPORTE ESPECIAL | X | X | X | X |
| EC - EMPRESAS CARROCERAS | X | X | X | X |
| MX - EMPRESAS DE TRANSPORTE MIXTO | X | X | X | X |
| Grupo vigilado | Terrestre automotor | Parte subjetiva | ||
| Tipo de vigilados | Módulo registro de vigilados | Módulo subjetivo (societario) | Módulo administrativo | Vigilancia financiera |
| OAC - ORGANISMOS ACREDITADORES Y/O CERTIFICADORES | X | X | X | X |
| AT - AUTORIDADES DE TRÁNSITO | X | NO APLICA | NO APLICA | NO APLICA |
| OT - ORGANISMOS DE TRÁNSITO | X | NO APLICA | NO APLICA | NO APLICA |
| OTM - OPERADORES TRANSPORTE MULTIMODAL | X | X | X | X |
| PC - EMPRESAS DE PASAJEROS POR CARRETERA | X | X | X | X |
| TC - TRANSPORTE POR CABLE | X | X | X | X |
| TUM - TRANSPORTE MASIVO incluye URBANO y EMPRESAS DE TAXIS | X | X | X | X |
DELEGADA DE CONCESIONES E INFRAESTRUCTURA
| Grupo Vigilado: CARRETERO, FÉRREO, AÉREO Y TERMINALES EN SU ORDEN | PARTE SUBJETIVA | ||||
| Ítem - tipo de vigilado | Módulo registro de vigilados | Módulo subjetivo (societario) | Módulo administrativo | Vigilancia financiera | |
| ICC - INFRAESTRUCTURA CARRETERA CONCESIONADA | Consorcios, uniones temporales, concesiones viales.. | X | X | X | X |
| IFC - INFRAESTRUCTURA FÉRREA CONCESIONADA | Concesiones férreas | X | X | X | X |
| OF - OPERADOR FÉRREO | Transportadoras de pasajeros por vías férreas | X | X | X | X |
| ETA - EMPRESA DE TRANSPORTE AÉREO | Aerolíneas | X | X | X | X |
| IAC - INFRAESTRUCTURA AEROPORTUARIA CONCESIONADA | Concesionarios aeroportuarios | X | X | X | X |
| TTTA - TERMINALES DE TRANSPORTE TERRESTRE AUTOMOTOR | X | X | X | X | |
ARTÍCULO 7o. Entes Económicos del Sector Solidario que prestan el servicio público de transporte terrestre automotor, transporte fluvial, operadores férreos y operadores portuarios sometidos a la vigilancia, inspección y control por parte de la Superintendencia de Puertos y Transporte, además del reporte al Sistema Vigia, deben reportar el Formulario Oficial de Rendición de Cuentas, a través del Sistema de Información Gerencial, Sigcoop - Versión 8.3, administrado por la Confederación Colombiana de Cooperativas - Confecoop, únicamente vía internet al correo electrónico: efinancieros@confecoop.coop, Confecoop emitirá el respectivo certificado de recepción de la información.
El reporte de información debe rendirse en pesos y en forma anual, diligenciando los formatos incluidos en el Software Sigcoop de acuerdo con las instrucciones, formalidades y términos exigidos, diseñados por la Superintendencia de Puertos y Transporte y Confecoop.
El formulario de rendición de cuentas, está constituido por los formatos que se relacionan a continuación:
| Formato | IDENTIFICACIÓN |
| formato | ASOCIADOS |
| Formato | APLICACIÓN EXCEDENTES |
| Formato | INFORMACIÓN ESTADÍSTICA |
| Formato | DIRECTIVOS |
| Formato | RELACIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO |
| Formato | PUC |
| Formato | RELACIÓN DE INVERSIONES |
| Formato | INFORME INDIVIDUAL DE CARTERA DE CRÉDITOS |
| Formato | INFORME INDIVIDUAL DEUDORES POR VENTA DE BIENES Y SERVICIOS |
| Formato | INFORME INDIVIDUAL DE APORTES |
| Formato | RED DE OFICINAS |
| Formato | INFORME INDIVIDUAL DE PARENTESCOS |
| Formato | INVERSIÓN PROGRAMAS DE EDUCACIÓN FORMAL |
| Formato | ACTIVOS CASTIGADOS |
| Formato | CRÉDITOS CON BANCOS Y OTRAS ENTIDADES FINANCIERAS |
| Formato | CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS |
| Formato | PROCESOS JUDICIALES EN CONTRA |
| Formato | INGRESOS RECIBIDOS PARA TERCEROS |
| Formato | CONTRATACIÓN PARA CUENTAS, CONTRATOS VIGENTES Y DATOS DE LA ENTIDAD CONTRATANTE CTA. |
| Formato | RETIRO E INGRESO DE ASOCIADOS PARA CTA. |
| Formato | SALARIO COMPENSACIONES Y SEGURIDAD SOCIAL CTA. |
| Formato | PROMOTORAS PRE Y COOPERATIVAS |
| Formato | EROGACIONES A DIRECTIVOS |
| Formato | RELACIÓN DE VEHÍCULOS (MODIFICADO) |
PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE CARÁCTER OBJETIVO.
Corresponde a la información técnica y operativa de la prestación del servicio y/o actividad desarrollada por el vigilado objeto de supervisión. Dentro del Sistema Misional Vigia de la Superintendencia se encuentran los módulos: infraestructura, condiciones de habilitación y condiciones de prestación del servicio.
ARTÍCULO 8o. Los entes vigilados por la Superintendencia de las Delegadas de Puertos, Tránsito y Transporte Terrestre Automotor y de Concesiones e Infraestructura, deberán diligenciarse en el Sistema Vigia sean sociedades, cooperativas u otras formas jurídicas, los cuales se describen a continuación:
DELEGADA DE PUERTOS
| Grupo Vigilado | MARÍTIMO O FLUVIAL | PARTE OBJETIVA | ||
| Tipo de vigilados | Módulo infraestructura | Módulo condiciones de habilitación | Módulo condiciones de prestación del servicio | |
| IPM | Sociedades portuarias marítimas | X | X | X |
| INFRAESTRUCTURA | Sociedades portuarias regionales | X | X | X |
| PORTUARIA | Muelles homologados | X | X | X |
| MARÍTIMA | Licencias portuarias | X | X | X |
| Beneficiarios o autorizaciones temporales | X | X | X | |
| IPF- INFRAESTRUCTURA | Sociedades portuarias fluviales | X | X | X |
| PORTUARIA FLUVIAL | Muelles homologados fluviales | X | X | X |
| OPM | Operadores portuarios marítimos | NO APLICA | X | X |
| ETF | Empresas de transporte fluvial | NO APLICA | X | X |
DELEGADA DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE TERRESTRE AUTOMOTOR
| Grupo vigilado | Terrestre automotor | Parte objetiva | |
| Tipo de vigilados | Módulo infraestructura | Módulo condiciones de habilitación | Módulo condiciones de prestación del servicio |
| CDA - CENTROS DE DIAGNÓSTICO AUTOMOTOR | X | X | X |
| CEA - CENTRO DE ENSENANZA AUTOMOVILÍSTICA | X | X | X |
| CIA - CENTROS INTEGRALES DE ATENCIÓN A CONDUCTORES | X | X | X |
| CRC - CENTROS DE RECONOCIMIENTO DE CONDUCTORES | X | X | X |
| CG - EMPRESAS DE TRANSPORTE DE CARGA | NO APLICA | X | X |
| ES - EMPRESAS DE TRANSPORTE ESPECIAL | NO APLICA | X | X |
| EC - EMPRESAS CARROCERAS | NO APLICA | X | X |
| MX - EMPRESAS DE TRANSPORTE MIXTO | NO APLICA | X | X |
| OAC - ORGANISMOS ACREDITADORES Y/O CERTIFICADORES | NO APLICA | X | X |
| AT - AUTORIDADES DE TRÁNSITO | NO APLICA | X | X |
| OT - ORGANISMOS DE TRÁNSITO | NO APLICA | X | X |
| PC - EMPRESAS DE PASAJEROS POR CARRETERA | NO APLICA | X | X |
| TC - TRANSPORTE POR CABLE | NO APLICA | X | X |
DELEGADA DE CONCESIONES E INFRAESTRUCTURA
| Grupo Vigilado: CARRETERO, FÉRREO, AÉREO Y TERMINALES EN SU ORDEN | PARTE OBJETIVA | |||
| Ítem - tipo de vigilado | Descripción | Módulo infraestructura | Módulo condiciones de habilitación | Módulo condiciones de prestación del servicio |
| ICC - INFRAESTRUCTURA CARRETERA CONCESIONADA | Consorcios, uniones temporales, concesiones viales. | X | X | X |
| IFC - INFRAESTRUCTURA FÉRREA CONCESIONADA | Concesiones férreas | X | X | X |
| OF - OPERADOR FÉRREO | Transportadoras de pasajeros por vías férreas | X | X | X |
| IAC - INFRAESTRUCTURA AEROPORTUARIA CONCESIONADA | Concesionarios Aeroportuarios | X | X | X |
| TTTA - TERMINALES DE TRANSPORTE TERRESTRE AUTOMOTOR | X | X | X | |
FORMA Y MEDIO DE ENVÍO DE LA INFORMACIÓN.
ARTÍCULO 9o. La información que deben reportar los Supervisados, deberá ser remitida únicamente en forma virtual a través de la página web de la Superintendencia de Puertos y Transporte www.supertransporte.gov.co mediante el enlace Vigia.
ARTÍCULO 10. Los entes vigilados deberán remitir la información administrativa, contable, legal y financiera del ejercicio económico inmediatamente anterior, utilizando el Sistema Vigia (aplicativo que se ha dispuesto para ello), a través de la página web de la Supertransporte, ejecutando el siguiente procedimiento:
10.1 Observe los vídeos tutoriales, y consulte los manuales de diligenciamiento y preguntas frecuentes, a través del enlace web: www.supertransporte.gov.co link VIGIA.
Descargue el instructivo, léalo y aplíquelo para obtener el usuario y la contraseña que le permitirá ingresar al sistema y reportar la información solicitada por la Superintendencia.
Previo al reporte de la información de carácter subjetivo y objetivo, los sujetos de supervisión deberán efectuar el registro de vigilados o su actualización en Sistema Vigia, aplicando el procedimiento establecido mediante la Circular Externa número 004 del 1o de abril de 2011, atendiendo el instructivo de solicitud de registro, documentos publicados en la página web de la entidad:
http://www.supertransporte.gov.co/super/phocadownload/Circulares/2011/ACIRCULAR%20EXTERNA%20004%201%20ABRIL%202011.pdf
Cumplir lo anterior, le permite estar registrado en la base de datos y así reportar posteriormente la información contable, financiera, económica, técnica y operativa o cualquier otra información que sea requerida por la entidad y que deba ser enviada a través de Vigia.
Una vez se registre, deberá salir del sistema y volver a ingresar con el usuario y clave que le envió la Superintendencia.
10.2 Para efectuar el reporte de la información, deberá:
Ingresar al portal www.supertransporte.gov.co, Hacer click en el enlace VIGIA , Digitar el usuario y la clave y hacer click en ingresar.
En la parte superior haga click y le mostrará los Manuales de cada uno de los módulos a diligenciar: Registro de Vigilados, Subjetivo o Societario, Administrativo y Vigilancia Financiera. Infraestructura, Condiciones de Habilitación y Condiciones de Prestación del Servicio.
Estos manuales pueden bajarse a su computador, o imprimirlos, para que sean leídos detenidamente antes de proceder al registro de la información. Simultáneamente, podrá observar el demo del modelo que vaya a diligenciar, para facilitarle el trámite a seguir.
Debe atender las recomendaciones del manual respectivo.
Para el módulo financiero, descargue los formatos del sistema haciendo click en el link descargar formatos, grábelos en su computador y diligéncielos. Estos formatos son archivos Excel que corresponden al Balance General, Estado de Resultados y Cuentas de Orden y deben quedar grabados con extensión .xls
La información deberá ser diligenciada en los formatos que usted ha bajado a su computador.
Observe el video, busque la información requerida, empiece el diligenciamiento de los formatos en computador, con todo el cuidado. El sistema no permite subir errores; tenga en cuenta que usted solamente va a cargar un archivo para reportar las cifras requeridas.
La información de los estados financieros debe incluirse en pesos y no debe digitar valores con signo negativo u otro símbolo.
El software automáticamente reconoce los valores negativos en los campos correspondientes.
Grabe la información registrada en los formatos descargados en su computador.
Revise, verifique y compruebe que los formatos que tiene grabados en su PC, estén debidamente diligenciados y que la información sea correcta. Una vez haya efectuado dicha verificación, proceda al cargue de la información.
Recuerde consultar el manual para la realización de las actividades respecto de las cuales tenga duda.
Una vez realice el cargue del sistema, automáticamente el software valida la información; si el archivo presenta errores, el sistema no le permitirá cargar la información y le indicará la(s) casilla(s) que presentan error.
El sistema hace las validaciones de los niveles superiores clase, grupo, cuenta, y subcuenta, para poder cargar la información en el sistema, debe estar seguro que los acumulados de auxiliares totalizan bien las subcuentas, los acumulados de subcuentas totalizan bien en las cuentas mayores, los acumulados en las cuentas mayores acumulan bien los totales de grupo y los acumulados de grupo totalizan bien en los acumulados de clase; por lo tanto es importante tener claras estas reglas, ya que el sistema valida todas estas sumatorias y si no cuadran los estados financieros, el sistema no le permite cargar la información; por lo tanto el sistema ignorará la información, quedando como no reportada a la Superintendencia.
Adicionalmente a la carga de los formatos en Excel, deberá completar todos los formularios identificados por el sistema como obligatorios hasta obtener el certificado de entrega de información financiera que el mismo sistema expide.
Los anexos deberán ser cargados en el Sistema únicamente en formato PDF, de lo contrario el Sistema Vigia no le permitirá realizar la carga de los archivos anexos.
10.3 Solicitud de cambio de contraseña
Para poder dar trámite a su requerimiento, envíenos su solicitud al siguiente correo:
callcentervigia@supertransporte.gov.co
Deben enviar los datos básicos de la Empresa (NIT, identificación y nombre del representante legal, la razón social de la empresa y el motivo por el cual hacen la solicitud de cambio de contraseña); esto debe ser enviado desde el e-mail o la dirección de correo registrado en el Vigia.
Si el correo registrado está bloqueado deberán indicar cuál era ese correo anterior y cuál es el nuevo correo autorizado.
La nueva contraseña llegará vía e-mail y si este correo no les llega en el transcurso del día pueden llamar y preguntar cuál es la razón por la cual no les ha llegado aún, no sin antes revisar en su correo que no le haya llegado a la carpeta del SPAM o en correo no deseado, porque algunas veces dependiendo del navegador que usen puede llegar el correo pero el sistema lo desvía a esos lugares.
PLAZOS PARA EL ENVÍO DE LA INFORMACIÓN.
ARTÍCULO 11. Los entes vigilados por la Supertransporte, deberán trasmitir la información subjetiva financiera a Vigia y adicionalmente las cooperativas al Sigcoop de Confecoop, en las fechas establecidas a continuación, determinadas por los últimos dos dígitos del NIT. (Sin contemplar el último número correspondiente al dígito de verificación).
Programación de envío de información
Los entes vigilados deberán trasmitir su información descrita anteriormente en las fechas que se establecen a continuación que se determinan según los últimos dos dígitos del NIT sin tener en cuenta el dígito de verificación:
Información financiera
| Últimos dos dígitos del NIT | Fecha límite de entrega | Últimos dos dígitos del NIT | Fecha límite de entrega |
| 00 – 03 | 26 de agosto | 52 – 55 | 10 de septiembre |
| 04 – 07 | 27 de agosto | 56 – 59 | 11 de septiembre |
| 08 – 11 | 28 de agosto | 60 – 63 | 12 de septiembre |
| 12 – 15 | 29 de agosto | 64 – 67 | 13 de septiembre |
| 16 – 19 | 30 de agosto | 68 – 71 | 14 de septiembre |
| 20 – 23 | 31 de agosto | 72 – 75 | 16 de septiembre |
| 24 – 27 | 2 de septiembre | 76 – 79 | 17 de septiembre |
| 28 – 31 | 3 de septiembre | 80 – 83 | 18 de septiembre |
| 32 – 35 | 4 de septiembre | 84 – 87 | 19 de septiembre |
| 36 – 39 | 5 de septiembre | 88 – 91 | 20 de septiembre |
| 40 – 43 | 6 de septiembre | 92 – 95 | 21 de septiembre |
| 44 – 47 | 7 de septiembre | 96 – 99 | 23 de septiembre |
| 48 – 51 | 9 de septiembre | ||
ARTÍCULO 12. Los entes vigilados por la Supertransporte, deberán trasmitir el resto de información subjetiva de los módulos: registro del vigilado, subjetivo o societario, y administrativo. Y la información objetiva, descrita en el Capítulo III de la presente resolución, en las fechas establecidas a continuación, determinadas por los últimos dos dígitos del NIT (sin contemplar el último número correspondiente al dígito de verificación).
Envío del resto de información subjetiva (Societaria, administrativa) y objetiva (condiciones de habilitación, prestación del servicio, infraestructura, etc.):
| Últimos dos dígitos del NIT | Fecha límite de entrega | Últimos dos dígitos del NIT | Fecha límite de entrega |
| 00 – 03 | 24 de septiembre | 52 – 55 | 8 de octubre |
| 04 – 07 | 25 de septiembre | 56 – 59 | 9 de octubre |
| 08 – 11 | 26 de septiembre | 60 – 63 | 10 de octubre |
| 12 – 15 | 27 de septiembre | 64 – 67 | 11 de octubre |
| 16 – 19 | 28 de septiembre | 68 – 71 | 12 de octubre |
| 20 – 23 | 30 de septiembre | 72 – 75 | 15 de octubre |
| 24 – 27 | 1 de octubre | 76 – 79 | 16 de octubre |
| 28 – 31 | 2 de octubre | 80 – 83 | 17 de octubre |
| 32 – 35 | 3 de octubre | 84 – 87 | 18 de octubre |
| 36 – 39 | 4 de octubre | 88 – 91 | 19 de octubre |
| 40 – 43 | 5 de octubre | 92 – 95 | 21 de octubre |
| 44 – 47 | 7 de octubre | 96 – 99 | 22 de octubre |
| 48 – 51 | 8 de octubre | ||
ARTÍCULO 13. Las personas naturales y jurídicas sujetas a la vigilancia, inspección y control por parte de la Superintendencia de Puertos y Transporte (Supertransporte), que incumplan las órdenes emitidas y no remitan la información contable, financiera y demás documentos requeridos en la presente resolución, dentro de los plazos estipulados y utilizando la forma y los medios establecidos para ello, serán susceptibles de las sanciones previstas en las normas legales vigentes, especialmente las contempladas en el artículo 86 numeral 3 de la Ley 222 de 1995 para las sociedades y en los artículos 148, 153 y 154 de la Ley 79 de 1988 para cooperativas, y Leyes 105 de 1993, 336 de 1996 y Decreto número 1002 del 31 de mayo de 1993.
PARÁGRAFO 1o. Cuando los Estados Financieros no se presenten certificados por el representante legal, el Contador y dictaminados por el Revisor Fiscal de la Sociedad (cuando tengan la obligación legal de tenerlo), la sanción será conforme a lo previsto en los artículos 10 de la Ley 43 de 1990; 207 y siguientes del Código de Comercio, y 86 de la Ley 222 de 1995.
PARÁGRAFO 2o. No podrán hacerse modificaciones al aplicativo obtenido vía internet o por cualquier medio, ni tampoco alterar su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.
PARÁGRAFO 3o. Las responsabilidades que se generen como consecuencia de lo anterior, serán sin perjuicio de las acciones penales, civiles o comerciales que eventualmente se generen como consecuencia de la inobservancia de los deberes e instrucciones en este acto administrativo contemplados.
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 14. RESPONSABILIDAD. en cumplimiento de su función, los administradores (representante legal, miembros de Juntas Directivas y demás órganos colegiados), contadores y revisor fiscal de las sociedades y cooperativas requeridas, tienen la responsabilidad de la calidad de la información, contenido, razonabilidad y veracidad de los documentos, así como, de su diligenciamiento y envío de acuerdo con lo ordenado por esta Superintendencia, artículo 200 del Código de Comercio y artículos 23, 25 y 43 de la Ley 222 de 1995.
ARTÍCULO 15. RESERVA. la información enviada a esta Superintendencia mantiene la reserva en los términos previstos en la Constitución y la ley, y en particular lo señalado en los artículos 61 y ss. del Código de Comercio.
ARTÍCULO 16. VERIFICACIONES. la Superintendencia de Puertos y Transporte podrá en cualquier momento verificar la información suministrada en los estados financieros y demás información allegada, solicitando cuando sea del caso, documentos adicionales, efectuando visitas de inspección y revisión o adoptando las demás medidas que estime pertinentes.
ARTÍCULO 17. MODIFICACIONES. en el evento de existir alguna modificación a los Estados Financieros ya remitidos, respecto a los presentados y aprobados por el máximo órgano social, será necesario su reenvío. Para este trámite se deberá remitir al Superintendente delegado, la solicitud justificada indicando las cifras objeto de la modificación, suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hubiere.
ARTÍCULO 18. ASPECTOS GENERALES. es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. La presentación de la información en físico o sin las formalidades y términos exigidos por esta Superintendencia, se entenderá como NO PRESENTADA.
2. Carecen de validez ante esta entidad, los estados financieros que no estén acompañados del escrito mediante el cual el representante legal y el contador los certifiquen y el revisor fiscal los dictamine (este último para los vigilados obligados a tener revisor fiscal), y serán de su responsabilidad las inexactitudes o errores que en su revisión determine la Entidad.
3. La información relacionada con las actividades económicas fue actualizada de acuerdo con la Clasificación Industrial Internacional Uniforme, adaptada para Colombia por el DANE CIIU-rev, 3.1. A.C.
4. Los sujetos que se encuentren en una situación de control o pertenezcan a un grupo empresarial, de acuerdo a lo estipulado en los artículos 260 y 261 del Código de Comercio y el artículo 28 de la Ley 222 de 1995, deben hacerlo constar en el registro mercantil, de conformidad con el artículo 30 ibídem.
5. Esta Superintendencia atenderá todas las consultas que se susciten sobre el diligenciamiento y remisión de información a esta entidad, de lunes a viernes en jornada continua de 8:00 a. m., a 5:00 p. m., y para la entrega de información vía internet se encontrará disponible el portal las veinticuatro (24) horas del día.
6. Consultas: vía telefónica en la línea 01 8000 915615
Correo electrónico: callcentervigia@supertransporte.gov.co
ARTÍCULO 19. <No incluido en el documento oficial>.
ARTÍCULO 20. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 14 de agosto de 2013.
El Superintendente de Puertos y Transporte,
JUAN MIGUEL DURÁN PRIETO.