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RESOLUCIÓN 74854 DE 2016
(diciembre 21)
Diario Oficial No. 50.094 de 21 de diciembre de 2016
SUPERINTENDENCIA DE PUERTOS Y TRANSPORTE
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derrogada por el artículo 3 de la Resolución 2328 de 2025>
<Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021>
Por la cual se establece de manera obligatoria la implementación del Sistema Integral para la Prevención y Control del Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (Siplaft).
EL SUPERINTENDENTE DE PUERTOS Y TRANSPORTE,
en ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas en el artículo 25 de la Ley 105 de 1993, los numerales 4, 6, 17 y 18 del artículo 4o del Decreto número 1016 de 2000, modificado por el artículo 6o del Decreto número 2741 de 2001 y numeral 18 del artículo 7o Decreto número 1016 de 2000,
CONSIDERANDO:
Que los artículos 41 y 42 del Decreto número 101 de 2000, modificado por los artículos 3o y 4o del Decreto número 2741 de 2001, establecen que “La Superintendencia ejercerá las funciones de inspección, vigilancia y control que le corresponden al Presidente de la República como suprema autoridad administrativa en materia de tránsito, transporte e infraestructura de conformidad con la ley y la delegación establecida en este decreto”; y se definen los sujetos objeto de supervisión;
Que el numeral 18 del artículo 7o del Decreto número 1016 de 2000, dispone que el Superintendente de Puertos y Transporte, tiene la facultad de “expedir los actos administrativos conforme lo establecen las disposiciones legales, así como los reglamentos e instrucciones internas que sean necesarias para el cabal funcionamiento de la entidad”;
Que en virtud de los fallos de definición de competencias administrativas, proferidos por la Sala Plena del Consejo de Estado, de una parte, entre la Superintendencia de Puertos y Transporte y la Superintendencia de Sociedades (C-746 de fecha 25 de septiembre de 2001), y de otra, con la Superintendencia de la Economía Solidaria, (11001-03-15-000-2001-0213·01 del 5 de marzo de 2002), se precisa la competencia de carácter integral de la Superintendencia de Puertos y Transporte en el ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y control, esto es, que comprende los aspectos objetivos y subjetivos sobre las personas naturales y jurídicas que prestan el servicio público de transporte y sus actividades conexas;
Que en la Convención de las Naciones Unidas contra el Tráfico Ilícito de Estupefacientes de 1988 y en el Convenio Internacional de las Naciones Unidas para la Represión de la Financiación del Terrorismo del año 2000, se determinó la importancia y necesidad de adoptar medidas y utilizar herramientas efectivas que permitan minimizar y eliminar las prácticas relacionadas con el lavado de activos y la financiación del terrorismo;
Que el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI)[5], desde el año 1989 diseñó 40 recomendaciones para prevenir el lavado de activos posteriormente estableció nueve (9) recomendaciones especiales contra el financiamiento del terrorismo;
Que en el año 2000, se creó a nivel regional el Grupo de Acción Financiera Internacional de Sudamérica (Gafisud), conformado por países de América del Sur, incluido Colombia, adquiriéndose el compromiso de adoptar las recomendaciones del Grupo de Acción Financiera Internacional;
Que en febrero de 2012, el Grupo de Acción Financiera Internacional revisó estas recomendaciones y emitió los Estándares Internacionales sobre la Lucha Contra el Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo y el Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/FT-PADM), y recomendó que los países adoptaran un enfoque basado en riesgos, con medidas más flexibles acordes con la naturaleza de los riesgos debidamente identificados;
Que el Grupo de Acción Financiera Internacional, expidió las Recomendaciones 22, 23 y 28, que señalan que las empresas que desarrollen actividades y profesiones no financieras designadas (APNFD), deben adoptar medidas para impedir el riesgo de lavado de activos, la financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva (LA/FT-PADM);
Que literal b) de la Recomendación 28, expida por el Grupo de Acción Financiera Internacional, señala que los países deben asegurar que las Actividades y Profesiones No Financieras Designadas (APNFD), estén sujetas a sistemas eficaces de regulación y supervisión y que la autoridad competente u organismo, deberá asegurar que sus miembros cumplan con sus obligaciones para combatir el lavado de activos, La Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas De Destrucción Masiva (LA/FT-PADM);
Que por su parte la Recomendación 34 del Grupo de Acción Financiera Internacional, dispone que las autoridades competentes deberán: 1) establecer directrices y dar retroalimentación a las empresas que desarrollen actividades no financieras; 2) aplicar las medidas nacionales destinadas a combatir el lavado de activos, La Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas De Destrucción Masiva (LA/FT-PADM); 3) detectar y reportar operaciones sospechosas;
Que el artículo 20 de la Ley 1121 de 2006, mediante la cual “se dictan normas para la prevención, detección, investigación y sanción de la financiación del terrorismo y otras disposiciones”, regula el procedimiento para la publicación y cumplimiento de las obligaciones relacionadas con listas internacionales vinculantes para Colombia de conformidad con el derecho internacional;
Que mediante la Ley 1186 de 2009, se aprobó el “Memorando de Entendimiento entre los Gobiernos de los Estados del Grupo de Acción Financiera de Sudamérica contra el Lavado de Activos (Gafisud)”, y determinó como objetivo reconocer y aplicar las recomendaciones dispuestas por el Grupo de Acción Financiera Internacional, contra el blanqueo de capitales y las recomendaciones y medidas que en el futuro adopte;
Que el artículo 10 de la Ley 526 de 1999, señala que las autoridades que ejerzan funciones de inspección, vigilancia y control, deben instruir a sus vigilados sobre las características, periodicidad y controles en relación con la información a reportar a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), de acuerdo con los criterios e indicaciones que de esta reciban, relacionados con la prevención del lavado de activos, La Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas De Destrucción Masiva (LA/FT-PADM);
Que por su parte, el artículo 2.14.2 del Decreto número 1068 de 2015, dispone que las entidades públicas y privadas pertenecientes a sectores diferentes al financiero, asegurador y bursátil, deben reportar operaciones sospechosas a la Unidad de Información y Análisis Financiero, de acuerdo con el literal d) del numeral 2 del artículo 102 y los artículos 103 y 104 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero;
Que el Decreto número 1674 de 2016, mediante el cual se adiciona un capítulo al Título 4 de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto número 1081 de 2015, y en el que se definió quiénes son las Personas Expuestas Políticamente (PEP) y en qué consiste su obligación con el sistema financiero en razón de dicha condición;
Que el Sistema Integral para la Prevención y Control del Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (Siplaft), tiene como objetivo fundamental minimizar la posibilidad que a través de las distintas actividades de la empresa, se introduzcan recursos provenientes de lavado de activos o se financie el terrorismo y la proliferación de armas de destrucción masiva;
Que las empresas habilitadas para el transporte público de carga, tiene alto índice de riesgo de lavado de activos y financiamiento de terrorismo, debido al porcentaje que su mercado representa en el Producto Interno Bruto de Colombia, por lo que es necesario culminar los procesos de implementación del sistema de prevención y control de Lavado de Activos, Financiamiento de Terrorismo y financiación de Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (Siplaft);
Que la Superintendencia de Puertos y Transporte ha desarrollado el Sistema Nacional de Supervisión al Transporte (Vigia), que permite recopilar la información de los vigilados, para el ejercicio de las facultades otorgadas;
Que en cumplimiento del numeral 8 del artículo 8o, del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso-Administrativo, el proyecto de acto administrativo fue publicado en la página web de la Superintendencia de Puertos y Transporte, del día 16 de noviembre de 2016 al 23 de noviembre de 2016, con el fin de recibir los respectivos comentarios y sugerencias;
Que en mérito de lo anterior,
RESUELVE:
ASPECTOS GENERALES.
ARTÍCULO 1o. OBJETO. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> Establecer de manera obligatoria la implementación del Sistema Integral para la Prevención y Control del Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (Siplaft), para los supervisados habilitados para la prestación del servicio terrestre automotor de carga.
ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> La presente resolución deberá cumplirse por todas las empresas destinatarias, sin importar el tipo societario escogido para su conformación o si es de carácter cooperativo, de conformidad a los siguientes plazos:
2.1 Las empresas habilitadas para el trasporte terrestre automotor de carga (sin importar si se encuentran o no en operación), que no hayan implementado políticas o sistemas de prevención y control del riesgo de LA/FT-PADM, deberán cumplir con lo dispuesto en la presente resolución a más tardar el último día hábil del mes de febrero de 2017.
2.2. Las empresas habilitadas para el trasporte terrestre automotor de carga (sin importar si se encuentran o no en operación), que ya tienen implementadas políticas o sistemas de prevención y control del riesgo de LA/FT-PADM, deberán revisar tales políticas y verificar que cumplen con lo dispuesto en la presente resolución, realizando las modificaciones a que haya lugar, a más tardar el último día hábil del mes de marzo de 2017.
2.3. Las empresas que obtengan habilitación para la prestación del servicio de transporte terrestre automotor de carga, con posterioridad a la entrada en vigencia de esta resolución, deberán dar cumplimiento a lo dispuesto en el presente Acto Administrativo, hasta tres (3) meses contados a partir de su habilitación, así estén o no operando.
ARTÍCULO 3o. OBLIGACIÓN DE REPORTAR LA IMPLEMENTACIÓN DEL SIPLAFT. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> Las empresas habilitadas para el trasporte terrestre automotor de carga, tienen la obligación de reportar la implementación del Siplaft, en el Sistema Vigía de la Superintendencia de Puertos y Transporte, conforme a las siguientes reglas:
3.1 Manuales e instructivos. Observe los vídeos tutoriales, y consulte los manuales de diligenciamiento y preguntas frecuentes, a través del siguiente enlace web: http://www.supertransporte.gov.co/index.php/planeacion-y-gestion/ifc/126-vigia.
Descargue el instructivo, léalo y aplíquelo para obtener el usuario y la contraseña, que le permitirá ingresar al sistema y reportar la información solicitada por la Superintendencia.
3.2. Registro de vigilados: Previo al reporte de la información contenida en la presente Resolución, los sujetos de supervisión deberán efectuar “el registro de vigilados”, en el Sistema VIGIA. En el siguiente link:
http://www.supertransporte.gov.co/index.php/normatividad/126-vigia, se encuentra el manual para el registro de vigilados.
3.3. Plazo para el cargue y envío de la información: posterior al registro de vigilados, las empresas deberán realizar el cargue de la implementación del Sistema Siplaft en el Sistema Vigía de la Superintendencia de Puertos y Transporte (módulo de Siplaft), desde el 3 abril de 2017, hasta el 30 de abril de del 2017.
DEFINICIONES.
ARTÍCULO 4o. DEFINICIONES.<Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> Para los efectos de la presente resolución se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
4.1. Actividad transportadora: De conformidad con el artículo 6o de la Ley 336 de 1996, se entiende por actividad transportadora un conjunto organizado de operaciones tendientes a ejecutar el traslado de personas o cosas, separada o conjuntamente, de un lugar a otro, utilizando uno o varios modos, de conformidad con las autorizaciones expedidas por las autoridades competentes, basadas en los reglamentos del Gobierno nacional.
4.2. Administradores: De conformidad al artículo 22 de la Ley 222 de 1995, son administradores, el representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones.
4.3. Asociados: Son los denominados socios o accionistas, es decir, aquellas personas que en asociación con otra u otras, constituyen una sociedad mercantil con fines de lucro, participando en las pérdidas y beneficios. Cuando dicha persona es socio de una empresa donde el capital está representado en acciones se usa el término accionista.
4.4. Beneficiario final: Para efectos del presente acto administrativo de conformidad con las recomendaciones del GAFI se entenderá como beneficiario final a la(s) persona(s) natural(es) que finalmente posee(n) o controla(n) a un cliente y/o la persona natural en cuyo nombre se realiza una transacción. Incluye también a las personas que ejercen el control efectivo final o tienen una titularidad por el 25% o más de una persona jurídica.
4.5. Cadena del transporte: De acuerdo a lo dispuesto en el literal d) del artículo 2.4.4.2 del Decreto Único Reglamentario del Sector Transporte número 1079 de 2015, la cadena de transporte, se refiere a la secuencia de modos de transporte y puntos de intercambio o nodos para el movimiento de carga o pasajeros desde su origen hasta su destino, con uno o más transbordos.
4.6. Control del riesgo de LA/FT-PADM: Comprende la implementación de políticas, procesos, prácticas u otras acciones existentes que actúan para minimizar el riesgo LA/FT-PADM en las operaciones, negocios o contratos que realice la empresa.
4.7. Cuenta de cobro: formalidad documental o promesa de pago, exigida cuando se presta un servicio.
4.8. Debida diligencia (DueDiligence): Equivale a ejecutar algo con suficiente cuidado. Existen dos interpretaciones sobre la utilización de este concepto en la actividad empresarial. La primera, se concibe cómo actuar con el cuidado que sea necesario para evitar la posibilidad de llegar a ser considerado culpable por negligencia y de incurrir en las respectivas responsabilidades administrativas, civiles o penales. La segunda, de contenido más económico y más proactiva, se identifica como el conjunto de procesos necesarios para poder adoptar decisiones suficientemente informadas.
4.9. Documentos del transporte: Son aquellos documentos de porte obligatorio, requeridos como requisitos para el transporte de mercancías peligrosas y que pueden ser solicitados en cualquier momento y lugar por la autoridad competente.
4.10. Empresa de servicio público de transporte terrestre automotor de carga: Es aquella persona natural o jurídica legalmente constituida y debidamente habilitada por el Ministerio de Transporte, cuyo objeto social es la movilización de cosas de un lugar a otro en vehículos automotores apropiados en condiciones de libertad de acceso, calidad y seguridad de los usuarios.
4.11. Evento: Incidente o situación de LA/FT-PADM que ocurre en la empresa durante un intervalo particular de tiempo.
4.12. Financiación del terrorismo: Delito que comete toda persona que incurra en alguna de las conductas descritas en el artículo 345 del Código Penal, modificado por el artículo 16 de la Ley 1453 de 2011.
4.13. Fuentes de riesgo: Son los agentes generadores de riesgo de LA/FT-PADM en una empresa y se deben tener en cuenta para identificar las situaciones que puedan generarle este riesgo en las operaciones, negocios o contratos que realiza.
4.14. Gestión del riesgo de LA/FT-PADM: Consiste en la adopción de políticas que permitan prevenir y controlar el riesgo LA/FT-PADM.
4.15. Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI). Organismo intergubernamental cuyo propósito es elaborar y promover medidas para combatir el lavado de activos.
4.16. Herramientas: Son los medios que utiliza la empresa para prevenir que se presente el riesgo de LA/FT-PADM y para detectar operaciones intentadas, inusuales o sospechosas. Dentro de dichas herramientas se deben mencionar, entre otras, las señales de alerta, indicadores de operaciones inusuales, programas para administración de riesgos empresariales y hojas electrónicas de control.
4.17. Manifiesto de carga: Es el documento que ampara el transporte de mercancías ante las distintas autoridades, por lo tanto, debe ser portado por el conductor del vehículo durante todo el recorrido. Se utilizará para llevar las estadísticas del transporte público de carga por carretera dentro del territorio nacional.
4.18. LA/FT-PADM: Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.
4.19. Lavado de activos: Delito que comete toda persona que busca dar apariencia de legalidad a bienes o dinero provenientes de alguna de las actividades descritas en el artículo 323 del Código Penal, modificado por el artículo 33 Ley 1474 de 2011, modificado por el artículo 11 Ley 1762 de 2015.
4.20. Listas nacionales e internacionales: Relación de personas y empresas que de acuerdo con el organismo que las publica, pueden estar vinculadas con actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo, como lo son las listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, que son vinculantes para Colombia. Adicionalmente, pueden ser consultadas por Internet las listas OFAC, Interpol, Policía Nacional, entre otras.
4.21. Máximo Órgano Social: Se le conoce como junta de socios o asamblea de accionistas y se conforma cuando se reúnen los socios o los accionistas, respectivamente.
4.22. Monitoreo: Es el proceso continuo y sistemático mediante el cual se verifica la eficiencia y la eficacia de una política o de un proceso, mediante la identificación de sus logros y debilidades para recomendar medidas correctivas tendientes a optimizar los resultados esperados. Es condición para rectificar o profundizar la ejecución y para asegurar la retroalimentación entre los objetivos, los presupuestos teóricos y las lecciones aprendidas a partir de la práctica.
4.23. Omisión de denuncia de particular: Consiste en tener conocimiento de la comisión de los delitos señalados en el artículo 441 del Código Penal y no denunciarlos ante las autoridades competentes.
4.24. Operación intentada: Se configura cuando se tiene conocimiento de la intención de una persona natural o jurídica de realizar una operación sospechosa, pero no se perfecciona por cuanto quien intenta llevarla a cabo desiste de la misma o porque los controles establecidos o definidos por la empresa no permitieron realizarla. Estas operaciones también deberán reportarse de forma inmediata a la UIAF.
4.25. Operación inusual: Es aquella cuya cuantía o características que no guardan relación con la actividad económica ordinaria o normal de la empresa o, que por su número, cantidad o características no se ajusta a las pautas de normalidad establecidas por la empresa para un sector, una industria o una clase de contraparte.
4.26. Operación sospechosa: Es aquella que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios, de una industria o de un sector determinado y, además, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada. Cuando se detecten esta clase de operaciones, deben ser reportadas de manera inmediata a la UIAF.
4.27. Personas Expuestas Políticamente (PEP): Son personas nacionales o extranjeras que por razón de su cargo manejan recursos públicos, o tienen poder de disposición sobre estos o gozan de reconocimiento público. Las PEP extranjeras son individuos que cumplen o a quienes se les han confiado funciones públicas prominentes en otro país, como por ejemplo los Jefes de Estado o de Gobierno, políticos de alto nivel, funcionarios gubernamentales o judiciales de alto nivel o militares de alto rango, ejecutivos de alto nivel de corporaciones estatales, funcionarios de partidos políticos importantes. Las PEP domésticas son individuos que cumplen o a quienes se les han confiado funciones públicas prominentes internamente, como por ejemplo los Jefes de Estado o de Gobierno, políticos de alto nivel, funcionarios gubernamentales o judiciales de alto nivel o militares de alto rango, ejecutivos de alto nivel de corporaciones estatales, funcionarios de partidos políticos importantes. Las personas que cumplen o a quienes se les han confiado funciones prominentes por una organización internacional se refiere a quienes son miembros de la alta gerencia, es decir, directores, subdirectores y miembros de la junta o funciones equivalentes.
4.28. Políticas: Son los lineamientos, orientaciones o aspectos que fundamentan la prevención y el control del riesgo de LA/FT-PADM en la empresa. Deben hacer parte del proceso de gestión del riesgo de LA/FT-PADM.
4.29. Remesa terrestre de carga: Documento donde constan las especificaciones establecidas en el artículo 1010 del Código del Comercio y las condiciones generales del contrato, de conformidad con lo establecido en el artículo 30 del Decreto número 173 de 2001 compilado en el Decreto número 1079 de 2015 Capítulo 7 artículo 2.2.1.7.5.5.
4.30. Reportes de transacciones múltiples de carga: Son aquellos reportes que se presentan ante la UIAF durante los 10 primeros días calendario del mes siguiente al trimestre, de todas las transacciones de carga nacionales o internacionales, realizadas con una misma persona natural o jurídica que en conjunto en el trimestre sean iguales o superiores a treinta millones de pesos ($30.000.000), o su equivalente en otras monedas.
4.31. Reportes internos: Son aquellos que se manejan al interior de la empresa, están dirigidos al oficial de cumplimiento y pueden ser efectuados por cualquier empleado o miembro de la organización, que tenga conocimiento de una posible operación intentada, inusual o sospechosa.
4.32. Reporte objetivo: Son los reportes de aquellas transacciones que por sus características y de acuerdo con las condiciones de cada uno de los sectores reportantes, constituyen una fuente de información importante para el análisis desarrollado en la UIAF, por ejemplo, transacciones en efectivo, transacciones cambiarias, entre otros.
4.33. Riesgo de LA/FT-PADM: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una empresa al ser utilizada para cometer los delitos de lavado de activos o financiación del terrorismo.
4.34. Sanciones financieras: El término sanciones financieras son tanto el congelamiento de activos como las prohibiciones para prevenir que los fondos u otros activos sean se ponga a disposición, directa o indirectamente, de o para el beneficio de alguna persona o entidad ya sea designada por o bajo la autoridad del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas dentro del Capítulo VII de la cara de las Naciones Unidas.
4.35. Señales de alerta: Hechos, situaciones, eventos, cuantías, indicadores cuantitativos y cualitativos, razones financieras y demás información que la entidad determine como relevante, a partir de los cuales se puede inferir oportuno y/o prospectivamente la posible existencia de un hecho o situación que escapa a lo que la empresa determine como normal; a modo de ilustración pueden ser las siguientes:
1. Se encuentra reportada en listas restrictivas o vinculantes.
2. Presenta vínculos con delincuentes.
3. Efectúa altos movimientos en efectivo y se encuentra en zonas de alta influencia de Grupos Armados Organizados (GAO).
4. Presenta incremento patrimonial injustificado.
5. Presenta fraccionamientos frecuentes en sus operaciones financieras.
6. Presenta altas operaciones en efectivo no acordes con su estructura financiera.
7. Operaciones realizadas con jurisdicciones listadas por el GAFI como no cooperantes.
8. Operaciones realizadas con monedas virtuales.
9. Operaciones de transporte de carga terrestre por carretera de productos que no corresponden con su actividad económica ordinaria.
10. Cambios de último minuto en el destino final de la mercancía o en la carga a transportar por parte del solicitante del servicio de transporte de carga terrestre por carretera.
11. Operaciones en las que se detecta que la persona que está solicitando el servicio de transporte de carga terrestre por carretera está actuando a nombre de un tercero y que sugieren el deseo de anonimato del real propietario de los bienes o la mercancía.
12. Operaciones de transporte de carga terrestre por carretera efectuadas a favor de menores de edad por personas que no poseen un vínculo cercano con este.
13. Solicitud de transporte de mercancías a sitios donde existe una producción excesiva de dicha mercancía.
14. Solicitud de servicio de transporte de carga terrestre por carretera por parte de personas naturales o jurídicas con escaso capital o sin aparente capacidad económica para poder solicitar dicho servicio.
15. Solicitud de transporte de carga terrestre por carretera por personas con domicilio aparentemente falsos.
16. Compraventa de empresas quebradas o en dificultades económicas, por parte de personas sin trayectoria en el sector.
17. Cancelación del servicio de transporte de carga terrestre por carretera efectuado por terceras partes que no tienen relación directa con la operación.
18. Información de un generador de carga o proveedor que no se pueda confirmar.
19. Crecimiento desproporcionado en las operaciones tradicionales del generador de carga terrestre.
20. Pagos de valor significativo mediante la utilización de recursos en efectivo no acordes con su estructura financiera.
21. Transportadores de carga que buscan permanecer por periodos de tiempo prolongados en el mismo lugar, sin que se presenten reportes de fallas mecánicas o bajo circunstancias que imposibiliten el transcurso normal de las rutas de viaje.
22. Intentos de soborno u ofrecimientos de dádivas con el fin de otorgar servicios o permitir afiliaciones a empresas de transporte.
23. Presionar o amenazar a funcionarios para que no cumplan con la reglamentación en cuanto a la vinculación de clientes nuevos dentro de la empresa transportadora de carga terrestre.
24. Proveedores que ofrezcan a la empresa de transporte descuentos inusuales o fuera de las condiciones de mercado.
25. Aumento inesperado en las rutas o frecuencias de empresas de transporte para abastecer cierta zona del país, sin un incremento en el nivel de ventas.
26. Evidencia de desvíos reiterativos no autorizados en las rutas de entrega de los productos.
27. Incrementos inusuales en los gastos por insumos sin una variación en las frecuencias o rutas de una empresa de transportes.
28. Cambios evidentes del nivel de vida sin razón aparente de las personas que participan en las cadenas de suministro, compra y distribución de la empresa.
29. Nuevas rutas de repartición del producto en zonas alejadas de los núcleos urbanos, con escasa población y altas probabilidades de ser controladas por grupos terroristas.
4.36. Servicio público de transporte terrestre automotor de carga: De conformidad con el artículo 6o del Decreto número 173 del 2001 compilado en el Decreto número 1079 de 2015 Capítulo 7 artículo 2.2.1.7.3, es aquel destinado a satisfacer las necesidades generales de movilización de cosas de un lugar a otro, en vehículos automotores de servicio público a cambio de una remuneración o precio, bajo la responsabilidad de una empresa de transporte legalmente constituida y debidamente habilitada en esta modalidad.
4.37 Sistema de Reporte en Línea (SIREL): Es el sistema administrado por la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), por medio del cual las empresas obligadas a implementar un sistema de prevención y control de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, realizan los reportes correspondientes.
4.38. Transporte público: De conformidad con el artículo 3o de la Ley 105 de 1993, el transporte público es una industria encaminada a garantizar la movilización de personas o cosas, por medio de vehículos apropiados, en condiciones de libertad de acceso, calidad y seguridad de los usuarios y sujeto a una contraprestación económica.
4.39. Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF): Es una Unidad Administrativa Especial, de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, creada por la Ley 526 de 1999, modificada por la Ley 1121 de 2006, que tiene como objetivo la prevención y detección de operaciones que puedan ser utilizadas para el lavado de activos o la financiación del terrorismo. Asimismo, impone obligaciones de reporte de operaciones a determinados sectores económicos.
4.40. Usuario del servicio de transporte terrestre automotor de carga: Es la persona natural o jurídica que celebra contratos de transporte terrestre de carga directamente con el operador o empresa de transporte debidamente constituida y habilitada.
4.41. Vehículo de carga: Vehículo autopropulsado o no, destinado al transporte de mercancías por carretera. Puede contar con equipos adicionales para la prestación de servicios especializados.
4.42. Vehículos vinculados: Vehículos de transporte de carga de servicio público y/o particular destinado al transporte de mercancías por carretera, que mediante contrato o vinculación transitoria, regido por las normas del derecho privado, establece una relación contractual con una persona natural o jurídica, con el fin de prestar un servicio de transporte de mercancías peligrosas.
FASES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE PREVENCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.
ARTÍCULO 5o. FASES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SIPLAFT. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> El presente capítulo tiene como objeto establecer las fases de implementación del Sistema Integral de Prevención y Control del Riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, que deberán desarrollar los sujetos supervisados de la Superintendencia de Puertos y Transporte que presten servicio público de transporte terrestre automotor de carga.
ARTÍCULO 5.1 FASE 1. DISEÑO Y APROBACIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE POLÍTICAS. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> La empresa o cooperativa, deberá realizar el proceso de diseño, aprobación e implementación de políticas las cuales deben estar orientadas a la prevención y control del LA/FT-PADM, las cuales serán la base para el sistema Siplaft.
ARTÍCULO 5.1.1. DISEÑO. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> El máximo órgano social o el representante legal de las empresas habilitadas para el transporte terrestre automotor de carga, deberán diseñar las políticas para la implementación del Sistema Integral de Prevención y Control del Riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, que contendrán los lineamientos y procesos para la debida implementación del sistema. Dichas políticas deberán incluirse en las actividades que desarrollan las empresas o cooperativas.
ARTÍCULO 5.1.2. APROBACIÓN. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> El máximo Órgano Social, será el responsable de aprobar las políticas del Siplaft y mediante acta dejará constancia de aprobación.
ARTÍCULO 5.1.3 COMUNICACIÓN. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> Las políticas adoptados para la implementación del Siplaft, deberán ser comunicadas a todos los empleados, socios, directivos, administradores y cualquier otra persona que tenga vinculación con la empresa, con el fin de asegurar que sean entendidas, implementadas y mantenidas en todos los niveles de la organización. De dicha comunicación deberán quedar los soportes pertinentes.
ARTÍCULO 5.2 FASE 2. PROCEDIMIENTOS DE PREVENCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO DE LA/FT-PADM. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> En cumplimiento a las recomendaciones del GAFI la empresa deberá establecer procedimientos debidos y documentados de Prevención y Control, los cuales deberán contemplar lo contenido en esta sección.
ARTÍCULO 5.2.1 PROCEDIMIENTO DE PREVENCIÓN DE LA/FT-PADM. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> Los procedimientos que se implementen para la prevención del riesgo de LA/FT-PADM, deben contener las siguientes condiciones:
ARTÍCULO 5.2.1.1 IDENTIFICACIÓN DE LAS SITUACIONES QUE GENEREN RIESGO DE LA/FT-PADM EN LAS OPERACIONES, NEGOCIOS O CONTRATOS QUE REALIZA LA EMPRESA. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> La empresa o cooperativa deberá elaborar un documento, mediante el cual se identifiquen y analicen las situaciones que puedan generarle riesgo de LA/FT-PADM, a través de la evaluación de las fuentes de riesgo, tales como: contrapartes, productos, canales de distribución y jurisdicción territorial. Con el fin de implementar los controles necesarios y facilitar su seguimiento.
Cuando la empresa o cooperativa incursione en nuevos mercados u ofrezca nuevos bienes o servicios, se deberá evaluar y analizar el riesgo de LA/FT-PADM.
ARTÍCULO 5.2.1.2 ACREDITAR PROCESOS DE DEBIDA DILIGENCIA DEL CONOCIMIENTO DE LOS CLIENTES, PROVEEDORES, SOCIOS, EMPLEADOS Y PEP. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> La empresa o cooperativa deberá realizar el proceso de debida diligencia como proceso de prevención de vinculación con personas naturales o jurídicas que puedan estar vinculadas con actos de LA/FT-PADM y para efectos probatorios de debida y oportuna diligencia, a través de las siguientes actividades:
Conocimiento de los clientes y proveedores. Para dotar de seguridad el proceso de conocimiento del cliente y proveedores cuando la transacción así lo permita, la empresa o cooperativa deberá verificar la identidad del cliente y proveedor: NIT, dirección, teléfono y cualquier otra información adicional que se considere pertinente y se dejará constancia de la validación, por medio de un documento físico o electrónico, indicando: firma de quien realizó el proceso, fecha y hora.
Los datos suministrados deberán ser actualizados y validados, por lo menos una (1) vez al año. Para ello, la empresa o cooperativa deberá comunicar al cliente y proveedor, la obligación de suministrar los soportes necesarios para realizar el proceso.
Conocimiento de Personas Expuestas Políticamente (PEP). Cuando la empresa o cooperativa celebre operaciones con personas expuestas políticamente, de conformidad a lo establecido en el Decreto número 1674 de 2016, deberá verificar sobre la autorización otorgada por el órgano competente para negociar o contratar y el origen de sus recursos.
Cuando las personas expuestas políticamente, cumplan con el proceso de verificación, el máximo órgano social, deberá aprobar la realización de las relaciones comerciales (o continuar, en el caso de los clientes existentes) y realizar seguimiento y control sobre esa relación. Así como, a los cónyuges, compañeros permanentes y familiares hasta en segundo grado de consanguinidad y afinidad. Deberá quedar constancia de la aprobación de las relaciones comerciales con las personas PEP.
Conocimiento de los asociados. El Siplaft que se adopte, debe contemplar herramientas que permitan establecer plenamente la identidad de los socios y accionistas, confirmar sus datos y tenerlos actualizados permanentemente. Asimismo, debe permitirle conocer la procedencia de los aportes en dinero o en especie, para lo cual se deberán requerir los documentos pertinentes. De la validación de los socios deberá quedar constancia del proceso.
Conocimiento de trabajadores o empleados. La empresa o cooperativa deberá verificar los antecedentes de sus trabajadores o empleados, antes de su vinculación y realizar por lo menos una actualización anual de sus datos, y se dejará constancia de la validación, por medio de un documento físico o electrónico, indicando: firma de quien realizó el proceso, fecha y hora. Cuando se detecten comportamientos inusuales en cualquier persona que labore en la empresa, se debe analizar tal conducta.
ARTÍCULO 5.2.1.3 DETERMINAR EL MONTO MÁXIMO DE EFECTIVO QUE PUEDE MANEJARSE AL INTERIOR DE LA EMPRESA. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> Para prevenir el riesgo de LA/FT-PADM, la empresa o cooperativa deberá establecer controles y procedimientos para reglamentar la cantidad máxima de dinero en efectivo, que puede operarse con clientes y utilizar los medios de pago que ofrecen las instituciones financieras.
ARTÍCULO 5.2.1.4 PAÍSES DE MAYOR RIESGO. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> Acorde a las recomendaciones del GAFI los sujetos supervisados, deberán aplicar medidas de debida diligencia intensificada a las relaciones comerciales y transacciones con personas naturales y jurídicas, e instituciones financieras, procedentes de países para los cuales el GAFI hace un llamado en este sentido. El tipo de medidas de debida diligencia intensificada que se aplique debe ser eficaz y proporcional a los riesgos.
Las empresas o cooperativa deberán validar la lista de los países de mayor riesgo en el siguiente Link: http://www.fatf-gafi.org/countries/#high-risk
ARTÍCULO 5.2.2. PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DEL RIESGO DE LA/FT-PADM. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> Los procedimientos que se implementen para el control del riesgo de LA/FT-PADM, deben contener las siguientes condiciones:
ARTÍCULO 5.2.2.1. ESTABLECER HERRAMIENTAS PARA IDENTIFICAR OPERACIONES INUSUALES O SOSPECHOSAS. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> La empresa o cooperativa deberá establecer herramientas que permitan identificar operaciones inusuales o sospechosas, por medio de aplicativos tecnológicos que generen alertas y hojas electrónicas (cuya información pueda ser consolidada periódicamente) o indicadores a partir de los cuales, se pueda inferir la existencia de situaciones que escapan al giro ordinario de sus operaciones. El análisis de la actividad sospechosa y/o inusual, se deberá conservar el soporte del análisis.
ARTÍCULO 5.2.2.2. REPORTES A LA UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO (UIAF). <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> La empresa o cooperativa, deberá realizar los reportes pertinentes a la UIAF de las posibles situaciones inusuales y/o sospechosas, así como el envío de los reportes que más adelante se contemplan, y que son de interés para el cumplimiento de las funciones de la UIAF. El envío de dichos reportes, se realizará a través del Sistema de Reporte en Línea (SIREL).
ARTÍCULO 5.2.2.2.1. REPORTAR A LA UIAF LAS OPERACIONES INTENTADAS Y SOSPECHOSAS (ROS). <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> Las empresas o cooperativa, deberá reportar una operación intentada o sospechosa de forma inmediata ante la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF). Conforme a las instrucciones impartidas en el instructivo (Anexo 1- ROS) o consultando la página de Internet www.uiaf.gov.co., y tendrá la calidad de reserva, de acuerdo a lo previsto en la Ley 526 de 1999 y las demás que la modifiquen, adicione o complemente.
PARÁGRAFO 1o. Se debe entiende por inmediato el momento a partir del cual la empresa toma la decisión de catalogar la operación como intentada o sospechosa. Para el efecto, no se necesita que la empresa tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni de identificar el tipo penal o de verificar que los recursos tienen origen ilícito; tan solo se requiere que la operación sea sospechosa en los términos definidos en la presente resolución y/o dentro del manual de políticas de la misma entidad.
PARÁGRAFO 2o. El reporte de la operación intentada o sospechosa a la UIAF, no constituye una denuncia ni da lugar a ningún tipo de responsabilidad para la empresa o cooperativa reportante, ni para las personas que hayan participado en su detección o en su reporte, de conformidad con el artículo 42 de la Ley 190 de 1995 y las demás que la modifiquen, adicione o complemente.
ARTÍCULO 5.2.2.2.2. REPORTE AUSENCIA DE ROS. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> Si durante el trimestre finalizado, no se presentó ningún reporte de operación intentada o sospechosa, la empresa o cooperativa deberá realizar un reporte de ausencia de ROS.
ARTÍCULO 5.2.2.2.3. REPORTES OBJETIVOS. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> La empresa o cooperativa suministrará a la UIAF información objetiva la cual será para el cumplimiento de las funciones de la UIAF.
ARTÍCULO 5.2.2.2.3.1. REPORTE DE TRANSACCIONES MÚLTIPLES DE CARGA. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> Todos los sujetos supervisados, deberán reportar ante la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), todas las transacciones derivadas de los movimientos de productos y/o mercancías de carga nacionales o internacionales realizadas con una misma persona natural o jurídica que en conjunto en el trimestre anterior sean iguales o superiores a treinta millones de pesos ($30.000.000), o su equivalente en otras monedas, conforme a las instrucciones impartidas en el instructivo (anexo 2) o consultando la página de Internet www.uiaf.gov.co.,
ARTÍCULO 5.2.2.2.3.2. REPORTE DE AUSENCIA DE TRANSACCIONES MÚLTIPLES DE CARGA. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> Si durante el trimestre anterior la empresa o cooperativa no cumple con los requisitos para un reporte de transacciones múltiples de carga, deberán reportar ante la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), la ausencia de transacciones múltiples.
ARTÍCULO 5.2.2.2.4 OTROS REPORTES. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> La Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), podrá establecer otros reportes y/o controles para ser entregados en los términos y periodicidad que determine, de acuerdo con los riesgos y vulnerabilidad de LA/FT detectados en la actividad.
ARTÍCULO 5.2.2.2.5 PLAZO PARA EL REPORTE TRIMESTRAL. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> El plazo para el reporte de reporte de ausencia de operación sospechosa, transacciones múltiples de carga y la ausencia transacciones múltiples de carga, será trimestral conforme a las siguientes fechas:
| Trimestre | Fecha de reporte |
| Enero-marzo | 1 al 10 de abril |
| Abril-junio | 1 al 10 de julio |
| Julio-septiembre | 1 al 10 de octubre |
| Octubre-diciembre | 1 al 10 de enero |
ARTÍCULO 5.2.2.3. ACREDITAR CON SOPORTES TODAS LAS OPERACIONES, NEGOCIOS Y CONTRATOS. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> La empresa o cooperativa deberá establecer reglas específicas que prohíban la realización de actividades, negocios y contratos, sin que exista el respectivo soporte de la celebración del acuerdo, debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan o lo elaboren. Todo documento que acredite transacciones, negocios o contratos de la empresa, además de constituir el soporte de la negociación y del registro contable, constituye el respaldo probatorio para cualquier investigación que puedan adelantar las autoridades competentes.
ARTÍCULO 5.3 FASE 3. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO, CAPACITACIÓN Y MANTENIMIENTO DE REGISTROS. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> Para complementar los procedimientos de control y prevención de LA/FT-PADM la empresa o cooperativa deberá cumplir con lo estipulado en la presente sección.
ARTÍCULO 5.3.1 OFICIAL DE CUMPLIMIENTO DEL SISTEMA SIPLAFT. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> El Máximo Órgano Social, nombrará a un empleado de la empresa o cooperativa, a quien se le denominará oficial de cumplimiento, responsable de implementar el Sistema Integral de Prevención y Control del Riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo, conforme a las disposiciones establecidas en la presente resolución y deberá garantizar las acciones necesarias para su cumplimiento.
ARTÍCULO 5.3.1.1. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> Para el nombramiento del oficial de cumplimiento, se deberán contemplar los siguientes requisitos:
1. Vinculación laboral directa en nivel directivo.
2. Que el empleado tenga voz y voto en las decisiones de la empresa.
3. Contar con la certificación de aprobación de los cursos e-learning de la UIAF.
4. No podrá pertenecer a los órganos de control (revisoría fiscal o auditoría interna), ser el representante legal o de áreas en las cuales se generen conflictos de interés con respecto a las funciones de Oficial de Cumplimiento.
5. La persona designada deberá manifestar la aceptación de dicho cargo por escrito ante el Máximo Órgano Social.
ARTÍCULO 5.3.1.2. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> El representante legal de la empresa o cooperativa de transporte de carga, deberá comunicar a la Superintendencia de Puertos y Transporte, el nombramiento del Oficial de Cumplimiento, con los siguientes datos: nombre completo, cargo, ciudad, departamento, correo electrónico, teléfono, dirección (ubicación del cargo) y fecha de nombramiento, así mismo anexar copia de la carta de aceptación del cargo y sus respectivos soportes.
ARTÍCULO 5.3.1.3. FUNCIONES DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> El Oficial de Cumplimiento le corresponderá desempeñar las siguientes funciones:
1. Implementar y desarrollar los procesos de las políticas aprobadas para la implementación del Siplaft.
2. Identificar las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT-PADM en las operaciones que realiza la empresa.
3. Determinar los controles a las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT-PADM en las operaciones, negocios o contratos que realiza la empresa.
4. Realizar seguimiento de las políticas, procedimientos y controles establecidos.
5. Verificar la adopción y funcionamiento de los procedimientos definidos para el adecuado manejo, conservación y archivo de los documentos y reportes relacionados con la prevención de riesgo de LA/FT-PADM y garantizar la confidencialidad de dicha información.
6. Coordinar y programar los planes de capacitación sobre prevención de riesgos asociados al LA/FT-PADM, dirigido a todas las áreas y funcionarios de la organización, incluyendo los órganos de administración y control y la revisoría fiscal.
7. Proponer al Máximo Órgano Social, los ajustes o modificaciones necesarios a las políticas del Siplaft.
8. Recibir y analizar los reportes internos de posibles operaciones inusuales, intentadas o sospechosas y realizar el reporte conforme a lo establecido en la presente resolución.
9. Mantener actualizados los documentos que contengan las políticas y procedimientos del Siplaft.
10. Realizar los reportes y actualizar la base de datos registrados en el Sistema de Reportes en Línea – SIREL de la UIAF.
11. Mantener todas las actas establecidas en la presente resolución.
12. Custodiar el plan estratégico o documento, en el que se describan las políticas aprobadas.
13. Mantener los instructivos o manuales que contengan los procesos a través de los cuales se desarrolla las políticas aprobadas, firmados por el representante legal principal.
ARTÍCULO 5.3.1.4. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> El Oficial de Cumplimiento, deberá presentar un informe de su gestión semestralmente a los administradores y anualmente al Máximo Órgano Social, con los siguientes aspectos:
1. Los procesos establecidos para la implementación de las políticas aprobadas, sus adiciones o modificaciones.
2. Los resultados del seguimiento o monitoreo para determinar la eficiencia y la eficacia de las políticas, procedimientos y controles establecidos.
3. Las medidas adoptadas para corregir las falencias encontradas al efectuar el monitoreo de los controles.
4. El cumplimiento dado a los requerimientos de las diferentes autoridades, en caso de que estos se hubieran presentado.
5. Las propuestas de ajustes o modificaciones a las políticas para la prevención y control del riesgo de LA/FT-PADM, que considere pertinentes.
6. El cumplimiento a los ajustes o modificaciones a las políticas de prevención y de control del riesgo de LA/FT-PADM, aprobados por el Máximo Órgano Social.
7. Las últimas normas o reglamentaciones expedidas sobre la prevención y control del riesgo de LA/FT-PADM y las medidas adoptadas para darles cumplimiento a las mismas.
ARTÍCULO 5.3.1.5. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> La designación del Oficial de Cumplimiento no exime a los administradores y demás empleados de la obligación de comunicarle internamente al Oficial de Cumplimiento, de acuerdo con el procedimiento que se haya establecido, la ocurrencia de operaciones inusuales, sospechosas o intentadas.
ARTÍCULO 5.3.2. CAPACITACIÓN. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> La empresa deberá brindar capacitación en el proceso de inducción y una (1) vez al año a todos sus empleados sobre las políticas, procedimientos, herramientas y controles adoptados para dar cumplimiento al Siplaft, con el objetivo de identificar cuando una operación es intentada, inusual o sospechosa, cuándo debe reportarse, el medio para hacerlo y a quién. De dichas capacitaciones se dejará constancia de la asistencia.
ARTÍCULO 5.3.3. DOCUMENTO SIPLAFT. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> La empresa deberá realizar un documento firmado por el representante legal, que contendrá la política de prevención y control de LA/FT-PADM, los procesos, acciones o actividades, conforme a lo dispuesto en la presente resolución y las demás normas complementarias.
ARTÍCULO 5.3.4. MANTENIMIENTO DE REGISTROS. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> Todos los sujetos obligados deberán conservar los documentos relativos a lavado de activos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, por un término no inferior a cinco (5) años.
ARTÍCULO 6o. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> Sin perjuicio de otras funciones asignadas, para la implementación del Siplaft se deberán establecer las siguientes funciones a cargo de los órganos de administración y del revisor fiscal.
ARTÍCULO 6.1. MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> Para la implementación del Siplaft, el Máximo Órgano Social tendrá las funciones:
6.1.1 Diseñar las políticas para la prevención y control del riesgo de LA/FT-PADM, que harán parte del Siplaft.
6.1.2 Ordenar los recursos técnicos y humanos que se requieran para implementar y mantener en funcionamiento el Siplaft, teniendo en cuenta las características y el tamaño de la entidad.
6.1.3 Nombrar al Oficial de Cumplimiento.
6.1.4 Incluir en el orden del día de sus reuniones, la presentación del informe del Oficial de Cumplimiento y/o revisor fiscal, cuando estos lo determinen necesario.
6.1.5 Pronunciarse sobre los informes presentados por el Oficial de Cumplimiento y la revisoría fiscal y realizar el seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando constancia en las actas.
ARTÍCULO 6.2. REPRESENTANTE LEGAL. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> El representante legal, como ejecutor de las decisiones de la asamblea general y del consejo de administración o junta directiva, tendrá a su cargo, las siguientes funciones relacionadas con el riesgo de LA/FT-PADM:
5.2.1. Disponer de los recursos técnicos y humanos para implementar y mantener en funcionamiento los mecanismos de prevención de LA/FT-PADM, según la aprobación impartida por el Máximo Órgano Social.
5.2.2. Brindar el apoyo que requiera el Oficial de Cumplimiento.
5.2.3. Garantizar por la creación de los instructivos o manuales que contengan los procesos a través de los cuales se llevan a la práctica las políticas aprobadas.
ARTÍCULO 6.3. REVISOR FISCAL. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> De conformidad con lo previsto en los numerales 1, 2 y 3 del artículo 207 del Código de Comercio, el revisor fiscal revisará las operaciones, negocios y contratos que celebre o cumpla la empresa, para que se ajustan a las instrucciones y políticas aprobadas por el máximo órgano social, y deberá informar anualmente al Máximo Órgano Social y al Oficial de Cumplimiento, el cumplimiento o incumplimiento a las disposiciones contenidas en el Siplaft, así como las inconsistencias y falencias que detecte respecto a la implementación del Siplaft o de los controles establecidos.
Asimismo, en cumplimiento del numeral 10 del artículo 207 del Código de Comercio, adicionado por el artículo 27 del Ley 1762 de 2015, el revisor fiscal deberá realizar el reporte de operaciones sospechosas a la UIAF en los términos establecidos en la norma mencionada. Para estos efectos, deberá solicitar usuario y contraseña en el Sistema de Reporte en Línea (SIREL), dispuesto en la página web de la UIAF.
SEGUIMIENTO Y SANCIONES.
ARTÍCULO 7o. SEGUIMIENTO O MONITOREO. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> Implementadas las políticas aprobadas y los controles, la empresa deberá verificar su cumplimiento y adoptar las medidas necesarias para corregir las falencias detectadas en desarrollo del Siplaft.
ARTÍCULO 8o. SANCIONES FINANCIERAS. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones internacionales de Colombia relativas a la aplicación de disposiciones sobre congelamiento y prohibición de manejo de fondos u otros activos de personas y entidades designadas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, asociadas a Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, en consonancia con el artículo 20 de la Ley 1121 de 2006 y las Recomendaciones 6 y 7 del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), los sujetos obligados durante la aplicación del sistema de administración de riesgos ALA/CFT, deberán hacer seguimiento y monitoreo permanentemente a las Resoluciones números 1267 de 1999, 1988 de 2011, 1373 de 2001, 1718 y 1737 de 2006 y 2178 de 2014 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y a todas aquellas que le sucedan, relacionen y complementen.
En el evento de encontrar cualquier bien, activo, producto, fondo o derecho de titularidad a nombre, administración o control de cualquier país, persona y/o entidad designada por estas resoluciones, el Oficial de Cumplimiento o funcionario responsable, de manera inmediata, deberá reportarlo a la UIAF y ponerlo en conocimiento de la Fiscalía General de la Nación a través de los medios que dispongan para tal fin, guardando la respectiva reserva legal.
ARTÍCULO 9o. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> Las disposiciones contenidas en la presente resolución se aplicarán sin perjuicio de aquellos sectores y/o actividades económicas que también tienen una obligación de reporte específica de acuerdo con las resoluciones expedidas por la Unidad de Información y Análisis Financiero u otras entidades.
ARTÍCULO 10. SANCIONES. <Resolución compilada en la Circular Única 3 de 2021, artículo 5.6.1> El incumpliendo de las disposiciones adoptadas en la presente resolución, dará lugar a la sanción contenida en el literal e) del artículo 46 de la Ley 336 de 1996.
ARTÍCULO 11. SUBROGACIÓN. La presente resolución subroga a la Circular Externa número 011 de 2011.
ARTÍCULO 12. La presente resolución rige a partir de su expedición y se publicará en el Diario Oficial y en la página web de la Entidad.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 21 de diciembre de 2016.
El Superintendente de Puertos y Transporte,
JAVIER JARAMILLO RAMÍREZ.
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5 Es un organismo intergubernamental cuyo propósito es el desarrollo y la promoción de políticas, en los niveles nacional e internacional, para combatir el lavado de activos y la financiación del terrorismo.