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RESOLUCIÓN 2940 DE 2012
(abril 24)
Diario Oficial No. 48.412 de 25 de abril de 2012
SUPERINTENDENCIA DE PUERTOS Y TRANSPORTE
Por la cual se definen los parámetros de la Información Subjetiva y Objetiva, que deben presentar los sujetos de supervisión, a la Superintendencia de Puertos y Transporte – Supertransporte.
EL SUPERINTENDENTE DE PUERTOS Y TRANSPORTE,
en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el artículo 25 de la Ley 1ª del 10 de enero de 1991, de los artículos 40, 41, 42 y 44 del Decreto 101 del 2 de febrero de 2000, los artículos 3o, 4o y numeral 18 del artículo 7o del Decreto 1016 de junio 6 de 2000, Decreto 2741 del 20 de diciembre de 2001, las Leyes 105 del 30 de diciembre de 1993, 336 del 20 de diciembre de 1996 y 222 de 1995, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 41 del Decreto 101 de 2000, modificado por el artículo 3o del Decreto 2741 de 2001, establece que “La Superintendencia ejercerá las funciones de Inspección, Vigilancia y Control que le corresponden al Presidente de la República como suprema autoridad administrativa en materia de tránsito, transporte y su infraestructura de conformidad con la ley y la delegación establecida en este decreto”.
Que el artículo 42 del Decreto 101 de 2000, modificado por el artículo 4o del Decreto 2741 de 2001, prevé que “Estarán sometidas a inspección, vigilancia y control de la Supertransporte, las personas jurídicas con o sin ánimo de lucro, las empresas unipersonales y las personas naturales que presten el servicio público de transporte; las entidades del Sistema Nacional de Transporte, establecidas en la Ley 105 de 1993, excepto el Ministerio de Transporte, en lo relativo al ejercicio de las funciones que en materia de transporte legalmente les corresponden; los concesionarios, en los contratos de concesión destinados a la construcción, rehabilitación, operación y/o mantenimiento de la infraestructura de transporte en lo relativo al transporte terrestre automotor, aeroportuaria y férrea, sobre los cuales se ejercerá inspección y vigilancia; los operadores portuarios; las personas jurídicas con o sin ánimo de lucro, las empresas unipersonales y las personas naturales que presten servicios de instrucción y capacitación del servicio público de transporte, los organismos de apoyo”.
Que el numeral 5 del artículo 30 del Decreto 101 de 2000, modificado por el artículo 2o, del Decreto 2741 de 2001, dispone, entre otros, que la Superintendencia de Puertos y Transporte deberá desarrollar modelos para evaluar la gestión técnica de las empresas de servicio público de transporte y de los concesionarios en materia de transporte y su infraestructura, y solicitar la información que considere necesaria para el ejercicio de sus funciones”.
Que el artículo 4o del Decreto 1016 de 2000, modificado por el artículo 6o del Decreto 2741 de 2001, numeral 6, reza que es función de la Supertransporte: “Evaluar la gestión financiera, técnica y administrativa y la calidad del servicio de las empresas de servicio de transporte y concesionarios en general para efectos de los contratos respectivos, de acuerdo con los indicadores y parámetros definidos por la Comisión de Regulación del Transporte y publicar sus evaluaciones”.
Que en virtud de los fallos de definición de competencias administrativas, proferidos por la Sala Plena del honorable Consejo de Estado, de una parte, entre la Superintendencia de Puertos y Transporte y la Superintendencia de Sociedades (C-746 de fecha septiembre 25 de 2001), y de la otra, con la Superintendencia de la Economía Solidaria (11001-03-15-000-2001-0213-01 de marzo 5 de 2002), se precisa la competencia de la Superintendencia de Puertos y Transporte en el ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y control de carácter integral, esto es que comprende los aspectos objetivos y subjetivos sobre las personas naturales y jurídicas que prestan el servicio público de transporte y sus actividades conexas.
Que el artículo 10 de la Ley 962 de 2005, por la cual se modifica el artículo 25 del Decreto 2150 de 1995, establece que “Utilización del correo para el envío de información”. Las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos, propuestas o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado y por correo electrónico”.
Que la Superintendencia de Puertos y Transporte ha desarrollado un sistema de información Vigía, el cual permitirá a sus vigilados remitir la información que requiere para realizar la respectiva supervisión del sector transporte y su infraestructura.
Que con el propósito de poder desarrollar las funciones de vigilancia, inspección y control y adelantar la evaluación de la gestión administrativa, financiera y contable, técnica y operativa, la Superintendencia de Puertos y Transporte debe impartir instrucciones y fijar términos, requisitos y formalidades para la presentación de la información subjetiva y objetiva, que están obligados a reportar todos los sujetos de supervisión por parte de la entidad.
Que en virtud de lo anterior,
RESUELVE:
OBLIGATORIEDAD PARA EL DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN.
ARTÍCULO 1o. Todas las personas naturales y jurídicas que de acuerdo con la ley estén sujetas a la vigilancia, inspección y control por parte de la Superintendencia de Puertos y Transporte - Supertransporte, están obligadas a presentar la información subjetiva y objetiva, por cada ejercicio económico, en las fechas, formas y medios que se establece en la presente resolución.
PARÁGRAFO 1o. Corresponden las anteriores, y en cualquiera de las formas de asociación estipuladas en las normas legales, a las siguientes empresas de servicio público de transporte terrestre automotor (pasajeros, carga, especial y mixto), empresas de transporte habilitadas en el radio de operación nacional, municipal, distrital o metropolitano, operadores y recaudadores de transporte masivo, empresas de transporte por cable, organismos y autoridades de tránsito, empresas fabricantes de carrocerías para vehículos de servicio público de transporte terrestre automotor, centros de enseñanza automovilística - CEA, centros de reconocimiento de conductores - CRC, centros de diagnóstico automotor - CDA y centros integrales de atención - CIA, operadores portuarios, sociedades portuarias regionales, sociedades portuarias de servicio público, sociedades portuarias de servicio privado, sociedades beneficiarias de autorizaciones temporales, homologaciones y licencias portuarias, sociedades portuarias fluviales y empresas de transporte fluvial, concesionarios férreos, operadores férreos, concesionarios aeroportuarios, concesionarios de infraestructura carretera, terminales de transporte terrestre, empresas de transporte aéreo. Igualmente, todos aquellos que desarrollan actividad y/o servicio conexo de transporte.
PARÁGRAFO 2o. Los sujetos que se encuentren en liquidación voluntaria deberán reportar la información contable y financiera en los plazos, forma y medios establecidos por la Superintendencia de Puertos y Transporte en el presente acto administrativo.
PARÁGRAFO TRANSITORIO. El registro de la información contable y financiera por parte de los entes económicos del sector solidario (Cooperativas), podrá realizarse a través del software Sigcoop de Confecoop y en el software de la Superintendencia de Puertos y Transporte.
ARTÍCULO 2o. Los sujetos de supervisión deberán efectuar el registro de vigilados en el Sistema Vigía, establecido mediante la Circular Externa número 0004 del 1o de abril de 2011, atendiendo el instructivo de Solicitud-Registro, documentos publicados en la página web de la entidad: www.supertransporte.gov.co.
PARÁGRAFO. Con el fin de facilitar la convergencia a normas internacionales de información financiera - NIIF, establecido por la Ley 1314 de 2011 <sic, es 2009>, la presentación de la información financiera con corte de 31 de diciembre de 2011 debe verificar la adecuada y completa aplicación de los principio de contabilidad generalmente aceptados en Colombia (Colgap).
PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN SUBJETIVA.
Información Subjetiva: Correspondiente a la constitución, desarrollo y funcionamiento del ente vigilado. Dentro del sistema Vigía de la Superintendencia se encuentran los módulos: Registro de vigilado, administrativo, societario, financiera y actuarial.
ARTÍCULO 3o. La información contable y financiera de cada ejercicio económico que deben reportar anualmente los sujetos de supervisión, corresponde al período comprendido entre el 1o de enero y el 31 de diciembre de cada año, la cual debe estar expresada en pesos colombianos y presentada en forma comparativa con el ejercicio inmediatamente anterior, debidamente certificada y dictaminada (Código de Comercio, Ley 222 de 1995, Decreto 2649 de 1993).
ARTÍCULO 4o. Los sujetos de supervisión deberán diligenciar y transmitir a la Supertransporte los formatos establecidos en el Sistema Vigía, correspondientes al Balance General, Estado de Resultados y Cuentas de Orden, de acuerdo al tipo de PUC que corresponda (Comercial – cooperativo, financiero, estatal y salud), siguiendo los parámetros que se indican en la presente resolución.
PARÁGRAFO. Los sujetos que tengan más de un (1) cierre contable definitivo, deberán diligenciar y enviar de la siguiente manera la información a través del Sistema Vigía en los formatos de Excel establecidos: en el formato de Balance, la información a 31 de diciembre de la vigencia fiscal y en el formato de estado de resultados, las cifras acumuladas anuales.
ARTÍCULO 5o. ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS. Las matrices o controlantes, además de los Estados Financieros individuales, deberán diligenciar los formatos en Excel establecidos en el Sistema Vigía, correspondientes al Balance General, Estado de Resultados y Cuentas de Orden en forma Consolidada, y cargarlos como anexos en el Sistema Vigía.
ARTÍCULO 6o. ESTADO FINANCIERO DEL PATRIMONIO AUTÓNOMO. Los vigilados que tienen constituidos patrimonios autónomos manejados a través de encargos fiduciarios deberán diligenciar y enviar a la Supertransporte los formatos establecidos en el Sistema Vigía, siguiendo las pautas establecidas en la presente resolución.
ARTÍCULO 7o. ANEXOS DE LA INFORMACIÓN. Estos corresponden a los documentos y/o informes del año que se reporta, relacionados a continuación, los cuales deberán ser escaneados y cargados en el Sistema Vigía, únicamente en formato PDF, para lo cual se desplegará la lista de los anexos de acuerdo al tipo de vigilado y/o empresa. (Para el efecto, se recomienda seguir el procedimiento que se enuncia en los videos que se han instalado en la plataforma del software Vigía).
1. Estados Financieros Básicos:
-- El Balance General.
-- El Estado de Resultados.
-- El Estado de Flujo de Efectivo.
-- El Estado de Cambios en la Situación Financiera.
-- El Estado de Cambios en el Patrimonio.
2. Notas a los Estados Financieros.
3. Certificación de los Estados Financieros.
4. Dictamen del Revisor Fiscal.
5. Informe de Gestión (Este informe no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras).
6. Proyecto de distribución de utilidades para empresas o de excedentes para cooperativas.
7. Procesos judiciales en contra: Relación en forma detallada que refleje el estado actual de los procesos.
8. Declaración de Renta correspondiente al año de la información reportada.
9. Estados financieros del Patrimonio Autónomo.
PARÁGRAFO 1. PYMES. Las empresas consideradas Pymes, incluidas las Cooperativas (que a 31 de diciembre presenten activos inferiores a 200 UVT o menos de 50 empleados) se exceptúan de presentar los estados de flujo de efectivo, cambios en la situación financiera, y cambios en el patrimonio.
PARÁGRAFO 2. ESTADOS FINANCIEROS CON MÁS DE UN CIERRE CONTABLE DEFINITIVO. Los documentos anexos de la vigencia fiscal podrán ser cargados al Sistema Vigía de forma independiente para cada cierre, siempre y cuando sean incluidos en el mismo archivo escaneado.
PARÁGRAFO 3. ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS. Las matrices o controlantes, además de los estados financieros individuales deberán enviar los anexos de los estados financieros básicos en forma consolidada y la información relacionada en los numerales 2, 3 y 4 del presente artículo. Adicionalmente, el Informe Especial de acuerdo a lo establecido sobre el particular en el artículo 29 de la Ley 222 de 1995.
PARÁGRAFO 4. ESTADO FINANCIERO DEL PATRIMONIO AUTÓNOMO. Este informe (anexo 9) deberá ser presentado por los vigilados que tienen constituidos patrimonios autónomos (Encargos Fiduciarios).
ARTÍCULO 8o. ENTES ECONÓMICOS DEL SECTOR SOLIDARIO. Los entes económicos del sector solidario que prestan el servicio público de transporte terrestre automotor, transporte fluvial, operadores férreos y operadores portuarios sometidos a la vigilancia, inspección y control por parte de la Superintendencia de Puertos y Transporte, deben reportar el Formulario Oficial de Rendición de Cuentas, a través del sistema de información gerencial, Sigcoop - Versión 8.0, administrado por la Confederación Colombiana de Cooperativas - Confecoop, únicamente vía internet al correo electrónico: efinancieros@portalcooperativo.coop. Confecoop emitirá el respectivo certificado de recepción de la información.
El reporte de información debe rendirse en pesos y en forma anual, diligenciando los formatos incluidos en el software Sigcoop de acuerdo con las instrucciones, formalidades y términos exigidos, diseñados por la Superintendencia de Puertos y Transporte y Confecoop.
El formulario de rendición de cuentas está constituido por los formatos que se relacionan a continuación:
| Formato No 1 | PUC |
| Formato No 2 | IDENTIFICACIÓN |
| Formato No 3 | APLICACIÓN DE EXCEDENTES |
| Formato No 5 | INFORMACIÓN ESTADÍSTICA |
| Formato No 10 | PRODUCTOS Y SERVICIOS - TRANSPORTE |
| Formato No 13 | PRODUCTOS Y SERVICIOS - OTROS SERVICIOS |
| Formato No 14 | DIRECTIVOS |
| Formato No 16 | RELACIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO |
| Formato No 17 | RELACIÓN DE INVERSIONES |
| Formato No 19 | INFORME INDIVIDUAL DE CARTERA DE CRÉDITOS |
| Formato No 20 | INFORME INDIVIDUAL DEUDORES POR VENTA DE BIENES Y SERVICIOS |
| Formato No 21 | INFORME INDIVIDUAL DE APORTES |
| Formato No 23 | RED DE OFICINAS |
| Formato No 24 | INFORME INDIVIDUAL DE PARENTESCOS |
| Formato No 25 | USUARIOS |
| Formato No 37 | INVERSIÓN PROGRAMAS DE EDUCACIÓN FORMAL |
| Formato No 41 | AMORTIZACIÓN DE DIFERIDOS |
| Formato No 43 | ACTIVOS CASTIGADOS |
| Formato No 48 | CRÉDITOS CON BANCOS Y OTRAS ENTIDADES FINANCIERAS |
| Formato No 49 | CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS |
| Formato No 50 | PROCESOS JUDICIALES EN CONTRA |
| Formato No 51 | INGRESOS RECIBIDOS PARA TERCEROS |
| Formato No 52 | CONTRATACIÓN PARA CUENTAS, CONTRATOS VIGENTES Y DATOS DE LA ENTIDAD CONTRATANTE |
| Formato No 53 | RETIRO E INGRESO DE ASOCIADOS PARA CTAS. |
| Formato No 54 | SALARIO COMPENSACIONES Y SEGURIDAD SOCIAL |
| Formato No 55 | PROMOTORAS COOPERATIVAS |
| Formato No 56 | EROGACIONES A DIRECTIVOS |
| Formato No 90 | RELACIÓN DE VEHÍCULOS |
PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN OBJETIVA.
Información objetiva: Información técnica y operativa de la prestación del servicio y/o actividad desarrollada por el vigilado, objeto de supervisión. Dentro del sistema misional de la Superintendencia se encuentran los módulos: Condiciones de habilitación, condiciones de prestación del servicio e infraestructura.
ARTÍCULO 9o. Los entes vigilados por la Superintendencia Delegada de Puertos, deberán diligenciar la información que se solicita en las formas de captura de información objetiva del sistema de información Vigía según el tipo de vigilado al que corresponda, los cuales se describen a continuación:
| ÍTEM | MODELO | TIPO DE VIGILADO |
| IPF | INFRAESTRUCTURA PORTUARIA FLUVIAL | Sociedades portuarias regionales, Sociedades portuarias, Sujetos beneficiarios de autorizaciones temporales, homologaciones y licencias portuarias. |
| IPM | INFRAESTRUCTURA PORTUARIA MARÍTIMA | Sociedades portuarias, Sujetos beneficiarios de autorizaciones temporales, homologaciones y licencias portuarias. |
| GP | GESTIÓN PORTUARIA | Operadores portuarios y cooperativas de del sector portuario. |
ARTÍCULO 10. Los entes vigilados por la Superintendencia Delegada de Concesiones e Infraestructura, deberán diligenciar la información que se solicita en las formas de captura de información objetiva del sistema de información Vigía según el tipo de vigilado al que corresponda, los cuales se describen a continuación:
| ÍTEM | MODELO | TIPO DE VIGILADO |
| IAC | INFRAESTRUCTURA AEROPORTUARIA CONCESIONADA (Nodo) | INFRAESTRUCTURA AEROPORTUARIA CONCESIONADA (Nodo) |
| IANC | INFRAESTRUCTURA AEROPORTUARIA NO CONCESIONADA (Nodo) | INFRAESTRUCTURA AEROPORTUARIA NO CONCESIONADA (Nodo) |
| IFC | INFRAESTRUCTURA FÉRREA CONCESIONADA (Nodo y Modo) | INFRAESTRUCTURA FÉRREA CONCESIONADA (Nodo y Modo) |
| IFNC | INFRAESTRUCTURA FÉRREA NO CONCESIONADA (Nodo y Modo) | INFRAESTRUCTURA FÉRREA NO CONCESIONADA (Nodo y Modo) |
| OF | OPERADORES FÉRREOS (Medio) | OPERADORES FÉRREOS (Medio) |
| TTTA | TERMINALES DE TRANSPORTE TERRESTRE AUTOMOTOR (Nodo) | TERMINALES DE TRANSPORTE TERRESTRE AUTOMOTOR (Nodo) |
| ICC | INFRAESTRUCTURA CARRETERA CONCESIONADA (Modo) | INFRAESTRUCTURA CARRETERA CONCESIONADA (Modo) |
| ICNC | INFRAESTRUCTURA CARRETERA NO CONCESIONADA (Modo) | INFRAESTRUCTURA CARRETERA NO CONCESIONADA (Modo) |
| EAT | EMPRESAS DE TRANSPORTE AÉREO | EMPRESAS DE TRANSPORTE AÉREO |
ARTÍCULO 11. Los entes vigilados por la Superintendencia Delegada de Tránsito y Transporte Terrestre Automotor, deberán diligenciar la información que se solicita en las formas de captura de información objetiva del sistema de información Vigía según el tipo de vigilado al que corresponda, los cuales se describen a continuación:
| ÍTEM | MODELO | TIPO DE VIGILADO |
| CDA | CENTROS DE DIAGNÓSTICO AUTOMOTOR | CENTROS DE DIAGNÓSTICO AUTOMOTOR |
| CEA | CENTROS DE ENSEÑANZA AUTOMOVILÍSTICA | CENTROS DE ENSEÑANZA AUTOMOVILÍSTICA |
| CIA | CENTROS INTEGRALES DE ATENCIÓN A CONDUCTORES | CENTROS INTEGRALES DE ATENCIÓN A CONDUCTORES |
| CRC | CENTROS DE RECONOCIMIENTO DE CONDUCTORES | CENTROS DE RECONOCIMIENTO DE CONDUCTORES |
| TC | TRANSPORTE POR CABLE | TRANSPORTE POR CABLE |
| EC | EMPRESAS CARROCERAS | EMPRESAS CARROCERAS |
| ES | EMPRESAS DE TRANSPORTE ESPECIAL | EMPRESAS DE TRANSPORTE ESPECIAL |
| MX | EMPRESAS DE TRANSPORTE MIXTO | EMPRESAS DE TRANSPORTE MIXTO |
| OAC | ORGANISMOS ACREDITADORES Y CERTIFICADORES | ORGANISMOS ACREDITADORES Y CERTIFICADORES |
| OT | ORGANISMOS DE TRÁNSITO | ORGANISMOS DE TRÁNSITO |
| PC | EMPRESAS DE PASAJEROS POR CARRETERA | EMPRESAS DE PASAJEROS POR CARRETERA |
| AT | AUTORIDADES DE TRÁNSITO | AUTORIDADES DE TRÁNSITO |
| CG | EMPRESAS DE TRANSPORTE DE CARGA | EMPRESAS DE TRANSPORTE DE CARGA |
FORMA Y MEDIO DE ENVÍO DE LA INFORMACIÓN.
ARTÍCULO 12. La información que deben reportar los Sujetos de Vigilancia, deberá ser remitida únicamente en forma virtual a través de la página web de la Superintendencia de Puertos y Transporte www.supertransporte.gov.co., mediante el enlace Vigía.
ARTÍCULO 13. Los entes vigilados deberán remitir la información administrativa, contable y financiera del ejercicio fiscal inmediatamente anterior, utilizando el Sistema Vigía (Aplicativo que se ha dispuesto para ello), a través de la página web de la Supertransporte, ejecutando el siguiente procedimiento:
1. Observe los videos tutoriales, y consulte los manuales de diligenciamiento y preguntas frecuentes, a través del enlace web: www.supertransporte.gov.co, link Vigía.
Prepare la información que va a digitar en el archivo, los anexos que debe adjuntar, y posteriormente proceda a cumplir con los demás aspectos señalados a continuación.
2. Debe dar cumplimiento a lo estipulado en la Circular Externa número 004 del 1o de abril de 2011 para el Registro de Vigilados, así:
-- Ingrese al portal de la Superintendencia de Puertos y Transporte www.supertransporte.gov.co.
-- Ubique y lea la totalidad de la Circular 004 de abril de 2011.
-- Descargue el instructivo, léalo, entiéndalo y aplíquelo, para que obtenga el usuario y la contraseña que le permitirá ingresar al sistema y reportar cualquier información que le sea solicitada por la entidad.
-- Observe los videos tutoriales para realizar el diligenciamiento de la información en cada uno de los módulos que conforman el Sistema Vigía.
-- Haga clic en el enlace Vigía, así accede de nuevo al Sistema, y proceda a reportar la información que allí le es solicitada para el Registro de Vigilados. Debe atender las recomendaciones del manual correspondiente al Registro de Vigilados.
Cumplir lo anterior, le permite estar registrado en la base de datos y así reportar posteriormente la información contable, financiera, económica, técnica y operativa o cualquier otra información que sea requerida por la entidad y que deba ser enviada a través de Vigía.
Una vez se registre deberá salir del sistema y volver a ingresar con el usuario y clave que le envió la Superintendencia y continúe con el siguiente procedimiento:
3. Para efectuar el reporte de la información, deberá:
-- Ingrese al portal de la Superintendencia de Puertos y Transporte www.supertransporte.gov.co.
-- Haga clic en el enlace Vigía.
-- Digite el usuario y la clave que fue asignada (modificando la contraseña asignada inicialmente por Supertransporte) y haga click en Ingresar.
-- Cuando ingrese, encontrará en la parte superior el signo de interrogación (?) Haga click allí y le mostrará los Manuales de cada uno de los módulos a diligenciar, como Registro de Vigilados, Subjetivo, Administrativo y Vigilancia Financiera, Actuaria, Condiciones de Habilitación, Condiciones de prestación del servicio e infraestructura.
-- Estos manuales deberá bajarlos a su computador, o imprimirlos, para que sean leídos detenidamente antes de proceder al registro de la información.
-- Simultáneamente, podrá observar el demo del modelo que vaya a diligenciar, para facilitarle el trámite a seguir.
-- Debe dar cumplimiento a lo escrito en el Manual respectivo.
-- Para el módulo Financiero descargue los Formatos del Sistema haciendo click en el link Descargar formatos, grábelos en su computador y diligéncielos. Estos formatos son archivos Excel que corresponden al Balance General, Estado de Resultados y Cuentas de Orden y deben quedar grabados con extensión .xls
La información deberá ser diligenciada en los formatos que Usted ha bajado a su computador. Observe el video, busque la información requerida, empiece el diligenciamiento de los formatos en su computador, con todo el cuidado; el sistema no le permite subir errores; tenga en cuenta que usted solamente va a cargar un archivo para reportar las cifras requeridas.
La información de los estados financieros debe incluirse en pesos y no debe digitar valores con signo negativo u otro símbolo. El software automáticamente reconoce los valores negativos en los campos correspondientes.
Grabe la información registrada en los formatos descargados en su computador.
Revise, verifique y compruebe que los formatos que tiene grabados en su PC, estén debidamente diligenciados y que la información sea correcta. Una vez haya efectuado dicha verificación, proceda al cargue de la información. Recuerde consultar el Manual para la realización de las actividades respecto de las cuales tenga duda.
Una vez realice el cargue del sistema, automáticamente el software valida la información; si el archivo presenta errores, el sistema no le permitirá cargar la información y le indicará la(s) casilla(s) que presenta(n) error.
El sistema hace las validaciones de los niveles superiores Clase, Grupo y Cuenta y Subcuenta. Para poder cargar la información en el sistema, debe estar seguro que los acumulados de auxiliares totalizan bien las subcuentas, los acumulados de subcuentas totalizan bien en las cuentas mayores, los acumulados en las cuentas mayores acumulan bien los totales de grupo y los acumulados de grupo totalizan bien en los acumulados de clase; por lo tanto es importante tener claras estas reglas, ya que el sistema valida todas estas sumatorias y si no cuadran los estados financieros, el sistema no le permite cargar la información; por lo tanto, el sistema ignorará la información, quedando como no reportada a la Superintendencia.
Los Anexos deberán ser cargados en el Sistema únicamente en formato PDF, de lo contrario el Sistema Vigía no le permitirá realizar la carga de los archivos anexos.
PLAZOS PARA EL ENVÍO DE LA INFORMACIÓN.
ARTÍCULO 14. Los entes vigilados por la Supertransporte, deberán trasmitir la información subjetiva descrita en el Capítulo II de la presente resolución, en las fechas establecidas a continuación, determinadas por los dos números finales del NIT (Sin contemplar el último número correspondiente al dígito de verificación).
<Fechas modificadas por el artículo 1 de la Resolución 3054 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
| ÚLTIMOS DOS DÍGITOS DEL NIT (Sin incluir el dígito de verificación) | PERIODO DE ENTREGA |
| 00 al 19 | 22-25 de mayo de 2012 |
| 20 al 39 | 26-30 de mayo de 2012 |
| 40 al 59 | 31 de mayo al 4 de junio de 2012 |
| 60 al 79 | 5-8 de junio de 2012 |
| 80 al 99 | 9-14 de junio de 2012 |
PARÁGRAFO: Todos los entes vigilados deben finalizar la entrega de información subjetiva el 14 de junio de 2012.
ARTÍCULO 15. Los entes vigilados por la Supertransporte deberán trasmitir la información objetiva, descrita en el Capítulo III de la presente resolución, en las fechas establecidas a continuación, determinadas por los dos números finales del NIT (sin contemplar el último número correspondiente al dígito de verificación).
<Fechas modificadas por el artículo 2 de la Resolución 3054 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>
| ÚLTIMOS DOS DÍGITOS DEL NIT (sin incluir el dígito de verificación) | PERIODO DE ENTREGA |
| 00 al 19 | 28 de mayo al 9 de junio 2012 |
| 20 al 39 | 12 - 26 de junio 2012 |
| 40 al 59 | 27 de junio al 11 de julio 2012 |
| 60 al 79 | 12 - 26 de julio 2012 |
| 80 al 99 | 27 de julio al 10 de agosto 2012 |
PARÁGRAFO: Todos los entes vigilados deben finalizar la entrega de información Objetiva el 10 de agosto de 2012.
ARTÍCULO 16. Los plazos señalados para el envío de la información son improrrogables.
SANCIONES.
ARTÍCULO 17. Las personas naturales y jurídicas sujetas a la vigilancia, inspección y control por parte de la Superintendencia de Puertos y Transportes - Supertransporte, que incumplan las órdenes emitidas y no remitan la información contable, financiera y demás documentos requeridos en la presente resolución, dentro de los plazos estipulados y utilizando la forma y los medios establecidos para ello, serán susceptibles de las sanciones previstas en las normas legales vigentes, especialmente las contempladas en el artículo 86 numeral 3 de la Ley 222 de 1995 para las sociedades y en los artículos 148, 153 y 154 de la Ley 79 de 1988 para cooperativas y leyes 105 de 1993, 336 de 1996 y Decreto 1002 del 31 de mayo de 1993.
PARÁGRAFO 1o. Cuando los Estados Financieros no se presenten certificados por el Representante Legal y por el Contador y dictaminados por el Revisor Fiscal de la Sociedad (cuando tengan la obligación legal de tenerlo), la sanción será conforme a lo previsto en los artículos 10 de la Ley 43 de 1990; 207 y siguientes del Código de Comercio; y 86 de la Ley 222 de 1995.
PARÁGRAFO 2o. No podrán hacerse modificaciones al aplicativo obtenido vía Internet o por cualquier medio, ni tampoco alterar su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.
PARÁGRAFO 3o. Las responsabilidades que se generen como consecuencia de lo anterior, serán sin perjuicio de las acciones penales, civiles o comerciales que eventualmente se generen como consecuencia de la inobservancia de los deberes e instrucciones en este acto administrativo contemplados.
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 18. RESPONSABILIDAD. En cumplimiento de su función, los Administradores (Representante legal, miembros de juntas directivas y demás órganos colegiados), contadores y revisor fiscal, de las Sociedades y Cooperativas requeridas, tienen la responsabilidad de la calidad de la información, contenido, razonabilidad y veracidad de los documentos, así como de su diligenciamiento y envío de acuerdo con lo ordenado por esta Superintendencia (artículo 200 del Código de Comercio y artículos 23, 25 y 43 de la Ley 222 de 1995).
ARTÍCULO 19. RESERVA. La información enviada a esta Superintendencia mantiene la reserva en los términos previstos en la Constitución y la ley y en particular lo señalado en los artículos 61 y ss. del Código de Comercio Colombiano.
ARTÍCULO 20. VERIFICACIONES. La Superintendencia de Puertos y Transporte podrá en cualquier momento verificar la información suministrada en los estados financieros y demás información allegada, solicitando, cuando sea del caso, documentos adicionales, efectuando visitas de inspección y revisión o adoptando las demás medidas que estime pertinentes.
ARTÍCULO 21. MODIFICACIONES. En el evento de existir alguna modificación a los Estados Financieros ya remitidos, respecto a los presentados y aprobados por el máximo órgano social, será necesario su reenvío. Para este trámite se deberá solicitar previamente autorización al Grupo de Vigilancia e Inspección de la Delegada de Tránsito y Transporte Terrestre Automotor, Puertos o Concesiones e Infraestructura, según corresponda. Dicha solicitud deberá ser debidamente justificada, indicando expresamente las cifras objeto de la modificación y suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal, si fuere del caso. Una vez haya sido autorizado el registro de la modificación, se habilitará el sistema para el efecto.
ARTÍCULO 22. ASPECTOS GENERALES. Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. La presentación de la información sin las formalidades y términos exigidos por esta Superintendencia, se entenderá como No Presentada.
2. Carecen de validez ante esta entidad, los estados financieros que no estén acompañados del escrito mediante el cual el representante legal y el contador los certifiquen y el revisor fiscal los dictamine (este último para los vigilados obligados a tener revisor fiscal) y serán de su responsabilidad las inexactitudes o errores que en su revisión determine la Entidad.
3. La información relacionada con las actividades económicas fue actualizada de acuerdo con la Clasificación Industrial Internacional Uniforme, CIIU- rev. 3.1. A.C., adaptada para Colombia por el DANE CIIU-rev. 3.1. A.C.
4. Los sujetos que se encuentren en una situación de control o pertenezcan a un grupo empresarial, de acuerdo a lo estipulado en los artículos 260 y 261 del Código de Comercio y el artículo 28 de la Ley 222 de 1995, deben hacerlo constar en el registro mercantil, de conformidad con el artículo 30 de la misma norma.
5. Esta Superintendencia atenderá todas las consultas que se susciten sobre el diligenciamiento y remisión de información a esta entidad, de lunes a viernes en jornada continua de 8:00 a. m. a 5:00 p. m., y para la entrega de información vía Internet se encontrará disponible el portal las veinticuatro (24) horas del día.
6. Consultas Contables: Grupo de Vigilancia e Inspección de Cada Delegada. Conmutador 3526700:
-- Delegada de Tránsito y Transporte Terrestre Automotor: Exts. 112, 123.
-- Delegada de Puertos: Exts.: 236, 245, 234.
-- Delegada de Concesiones e Infraestructura: Ext.: 216.
7. Consultas Técnicas: Conmutador 3526700 Ext. 137; Correo electrónico: soportesim@supertransporte.gov.co.
ARTÍCULO 23. Las actuaciones administrativas aperturadas con fundamento en las Resoluciones número 002887 del 13 de julio de 2011 y número 003428 del 3 de agosto de 2011, como en las resoluciones correspondientes a los años anteriores, seguirán adelantándose de conformidad con el contenido de tales actos administrativos.
ARTÍCULO 24. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial por tratarse de un acto administrativo de carácter general.
ARTÍCULO 25. El presente acto administrativo deja sin efecto la Resolución numero 2887 del 13 de julio de 2011, modificada por la Resolución número 3428 del 3 agosto del mismo año.
Dada en Bogotá, D. C., a 24 de abril de 2012.
El Superintendente de Puertos y Transporte,
JUAN MIGUEL DURÁN PRIETO.