Resolución 10713 de 2008 SPT

RESOLUCIÓN 10713 DE 2008

(julio 1o)

Diario Oficial No. 47.047 de 11 de julio de 2008

SUPERINTENDENCIA DE PUERTOS Y TRANSPORTE

Por la cual se aprueban los procesos y procedimientos, se adopta el Sistema Integrado de Gestión Institucional, SIGI, en la Superintendencia de Puertos y Transporte, el cual contempla los requerimientos del Sistema de Gestión de la Calidad bajo la norma NTCGP1000:2004 y del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, y se establecen los mecanismos para su actualización y mejora continua de sus documentos.

EL SUPERINTENDENTE DE PUERTOS Y TRANSPORTE,

en uso de sus facultades legales y reglamentarias, y en particular las conferidas por la Ley 1ª del 10 de enero de 1991, artículo 25, Decreto 101 del 2 de febrero de 2000 parágrafo del artículo 40 y artículo 43; numeral 18 del artículo 7o del Decreto 1016 de junio 6 de 2000; Decreto 2741 del 20 de diciembre del 2001 modificatorio de los Decretos 101 y 1016 de 2000, numeral 11 del artículo 15 del Decreto 2053 del 23 de julio de 2003; artículos 9o y 15 de la Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO:

1. Que el artículo 25 de la Ley 1ª del 10 de enero de 1991, crea la Superintendencia General de Puertos, el parágrafo del artículo 40 del Decreto 101 de 2000, el cual cambia la denominación de la Superintendencia General de Puertos por la de Superintendencia de Puertos y Transporte, Supertransporte, y artículo 43 que trata de la estructura para el cumplimiento de las funciones.

2. Que la Ley 87 de 1993 establece normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y dispuso en el artículo 6o que: “El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”.

3. Que el Decreto 1016 de junio 6 de 2000, modifica la estructura de la Superintendencia de Puertos y Transporte y en el artículo 7o numeral 18, establece como función del Superintendente de Puertos y Transporte, “expedir los actos administrativos que como jefe de organismo le corresponde conforme lo establecen las disposiciones legales, así como los reglamentos e instrucciones internas que sean necesarios para el cabal funcionamiento de la entidad”.

4. Que a la fecha se encuentra vigente de manera parcial el Manual de Procesos y Procedimientos adoptado mediante la Resolución 0588 del 29 de abril del año 2002, la cual fue modificada por la Resolución 5779 del 30 de diciembre de 2004.

5. Que mediante la Ley 872 del 30 de diciembre de 2003, se crea el Sistema de Gestión de la Calidad para las Entidades del Estado, como una herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades.

6. Que el artículo 2o de la Ley 872 de 2003, consagra que el sistema de gestión de la calidad se desarrollará y se pondrá en funcionamiento en forma obligatoria en los organismos y entidades del Sector Central y del Sector Descentralizado por servicios de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden nacional, y en la gestión administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las demás ramas del Poder Público en el orden nacional.

7. Que el artículo 4o de la Ley 872 de 2003, establece entre otros requisitos para la implementación del Sistema de Gestión de Calidad que se identifiquen y prioricen aquellos procesos estratégicos de la entidad que resulten determinantes de la calidad de la función que les ha sido asignada y que se documenten y describan de forma clara, completa y operativa.

8. Que de conformidad con el numeral 1 del artículo 6o de la Ley 872 de 2003, la norma técnica debe contener como mínimo disposiciones relativas a los requisitos que debe incluir la documentación necesaria para el funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad, la cual incluye la definición de la política y los objetivos de calidad manuales de procedimientos y calidad necesarios para la eficaz planificación, operación y control de procesos, y los requisitos de información que maneje la entidad.

9. Que el Decreto 4110 del 9 de diciembre de 2004, por el cual se reglamentó la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC-GP1000:2004, como herramienta para la Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en las Entidades Públicas, se indican los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad.

10. Que con Resolución número 5779 del 30 de diciembre de 2004, la Superintendencia de Puertos y Transporte, adoptó los Manuales de Calidad, de procesos y procedimientos del sistema de Gestión de Calidad, del proceso de vigilancia de las áreas misionales y del procedimiento de archivo bajo la Norma ISO 9001:2000.

11. Que el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano, MECI 1000:2005; y con resolución 1251 del 17 de febrero de 2006 se adoptó el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano, MECI 1000:2005 en la Superintendencia de Puertos y Transporte, haciéndose necesario implementar toda la documentación requerida bajo esta normatividad.

12. Que el Icontec certificó a la Superintendencia de Puertos y Transporte, para aplicar el proceso misional de vigilancia objetiva del grupo Aéreo de la Superintendencia Delegada de Concesiones e Infraestructura, con Certificado número SC4129-1 del 22 de septiembre de 2006, bajo la norma ISO 9001:2000, el cual debe ser incorporado al Sistema Integrado de Gestión Institucional, SIGI, bajo la Norma NTCGP1000:2004.

13. Que en aplicación de la citada normatividad, la Superintendencia de Puertos y Transporte desarrolló el procedimiento Control de Documentos y Registros, así como la Norma Fundamental para la Documentación, con el fin de estandarizar la elaboración y actualización de los procesos y procedimientos del SIGI y estableció la facultad de aprobación de estos, en los Jefes de cada Dependencia, quienes realizaron la revisión, que incluyó la actualización, creación o supresión de los procedimientos a su cargo; a efectos de lograr la aplicación del enfoque por procesos y que es necesario delegar su aprobación en los responsables de los mismos.

14. Que a la fecha se ha realizado una elaboración y revisión dinámica de los procesos y los procedimientos de la entidad, y que para efectos de su implementación en desarrollo del SIGI, se requiere ordenar la publicación y por consiguiente su adopción, así como su permanente actualización.

15. Que existen similitudes y complementariedades entre el Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano, las cuales se evidencian en el Anexo C de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 y en el ítem 1.3 del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano MECI 1000:2005 y requieren ser adoptadas en forma integral para la Supertransporte, mediante la presente resolución.

16. Así mismo, que de acuerdo con lo establecido en la circular externa del DAFP número 1000 de 22 de enero de 2007, se hace necesario que el Comité de Coordinación de Control Interno, como máxima instancia decisoria asuma las funciones que le corresponden al equipo directivo en materia de calidad, de tal manera que se cree una única instancia de dirección en la implementación de los dos procesos y sea un solo equipo al interior de la entidad, el que se responsabilice de la implementación, seguimiento y ajuste correspondiente, con el ánimo de reducir costos y en la búsqueda de una mayor eficiencia y eficacia institucional.

17. Que es necesario mantener las buenas prácticas de los equipos de trabajo creados para el Sistema de Control Interno y a su vez es necesario establecer los roles y responsabilidades de los equipos de trabajo que participarán en el mejoramiento continuo del SIGI.

18. Que la Alta Dirección de la Superintendencia de Puertos y Transporte deberá evidenciar que se asume con compromiso el proceso de diseño e implementación del SIGI, para lo cual, se suscribió acta el 17 de enero de 2008, la cual formará parte integrante de esta resolución, así como los demás documentos que se levantaron durante el proceso.

19. Que con la expedición de la presente resolución se adoptará la documentación que conformará el SIGI, toda vez que orientará el desarrollo de la gestión bajo los requerimientos de la normas en mención para su cumplimiento por parte de los funcionarios y contratistas de la entidad.

20. Que en mérito de lo expuesto, este despacho,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL, SIGI. Adóptese el Sistema Integrado de Gestión Institucional en la Superintendencia de Puertos y Transporte, el cual involucra los requerimientos del Sistema de Gestión de la Calidad bajo la Norma NTCGP1000:2004 y la Norma MECI 1000:2005 del Modelo Estándar de Control Interno - MECI, que en adelante se denominará SIGI, a efectos de alinear los sistemas de gestión de manera conjunta, con la dirección estratégica de la Supertransporte, incorporando y haciendo operativos y complementarios los requisitos de las normas en mención.

ARTÍCULO 2o. OBJETO DEL SIGI. Garantizar la calidad de la gestión institucional, la implementación de un enfoque por procesos, la mejora continua de los mismos, el cumplimiento de los planes de mejoramiento, el cumplimiento de las medidas de austeridad y la lucha contra la corrupción, el logro de la autogestión, el autocontrol y la autoevaluación, con el fin de lograr la consolidación de una entidad eficiente, eficaz, transparente y efectiva, optimizando los recursos y los procesos.

ARTÍCULO 3o. ELEMENTOS DEL SIGI. El Sistema SIGI, le permite a la Superintendencia de Puertos y Transporte, desarrollar, implementar y mantener en operación los siguientes sistemas:

a) Sistema de Gestión de la Calidad con base en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 y entendido como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios;

b) Sistema de Control Interno con base en el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, el cual busca unificar criterios y parámetros básicos de Control Interno, procurando construir la mejor forma de armonizar los conceptos de control, eliminando la dispersión conceptual existente, permitiendo una mayor claridad sobre la forma de desarrollar la función administrativa del Estado.

PARÁGRAFO 1o. En lo referente al sistema de gestión certificado bajo la norma ISO 9001:2000, aplicable a la actividad de la vigilancia virtual objetiva del grupo Aéreo de la Superintendencia Delegada de Concesiones e Infraestructura deberá ser homologado simultáneamente a la Norma NTCGP1000:2004, con el fin de lograr la estandarización documental.

ARTÍCULO 4o. ENFOQUE POR PROCESOS. El Sistema Integrado de Gestión Institucional, SIGI, se basa en el enfoque por procesos, el cual estará en continua evolución de manera que en la consolidación de un mapa de procesos, sus caracterizaciones e interrelaciones con otros procesos se evidencie la eficiencia, eficacia y efectividad del desempeño de la Superintendencia de Puertos y Transporte.

ARTÍCULO 5o. RESPONSABILIDAD DE LA ALTA DIRECCIÓN. La Alta Dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades están definidas y comunicadas dentro de la entidad como parte fundamental del SIGI. El establecimiento y desarrollo del SIGI, será responsabilidad del Representante Legal de la Entidad y de los jefes de cada dependencia, que a su vez serán los responsables de los procesos. Para efectos de garantizar la operatividad de las actividades del SIGI se crearán equipos de trabajo que permitan su desarrollo y su mejora continua.

ARTÍCULO 6o. COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SIGI Y RESPONSABILIDADES. El Comité de Coordinación del SIGI, estará integrado por los mismos miembros del Comité de Coordinación de Control Interno, el cual está conformado por el Superintendente de Puertos y Transporte, los Superintendentes Delegados, el Secretario General y los Jefes de Oficina, cuyos roles y responsabilidades, serán entre otras, las siguientes:

a) Cumplir las funciones establecidas en los numerales referentes a la responsabilidad, autoridad y comunicación de la Dirección, según los establecido en el numeral 5 de la norma NTCGP1000:2004 y numeral 5 del Modelo MECI;

b) Realizar acciones que evidencien el mejoramiento del sistema integrado de gestión;

c) Revisar periódicamente el desempeño del SIGI, para asegurarse de su conveniencia adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continua;

d) Controlar que el SIGI se mantiene conforme a las disposiciones planificadas y de acuerdo con los requisitos de la norma NTCGP1000:2004 y MECI1000:2005 y los establecidos en el SIGI;

e) Establecer mecanismos de comunicación apropiados dentro de la entidad;

f) Las demás que se establezcan en el Manual Integrado del SIGI.

PARÁGRAFO 1o. Las reuniones se llevarán a cabo de acuerdo con lo establecido en el Manual Integrado del SIGI.

ARTÍCULO 7o. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Y RESPONSABILIDADES. El Superintendente de Puertos y Transporte, nombrará al representante de la Dirección del SIGI mediante memorando y sus funciones y responsabilidades serán:

a) Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para la operatividad del SIGI;

b) Informar al Comité de Coordinación del SIGI sobre el desempeño del SIGI y de cualquier necesidad de mejora;

c) Dirigir y coordinar las actividades del equipo operativo;

d) Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la entidad;

e) Las demás que se establezcan en el Manual Integrado del SIGI.

ARTÍCULO 8o. EQUIPO OPERATIVO DEL SIGI Y RESPONSABILIDADES. El Equipo Operativo del SIGI estará constituido por los funcionarios que han venido desempeñando las veces de facilitadores en el Sistema de Control Interno y a su vez han participado durante la etapa de diseño e implementación del SIGI, los cuales fueron designados por cada uno de los jefes o responsables de cada dependencia. En caso de requerir cualquier cambio en algún integrante de este equipo, los jefes de proceso tendrán la facultad de realizarlo mediante memorando, informando las responsabilidades y enviando copia del mismo, al representante de la Dirección del SIGI y al jefe del proceso de Gestión de Control.

Serán responsabilidades del Equipo Operativo, entre otras, las siguientes:

a) Ejecutar las acciones necesarias para el mejoramiento del SIGI, implementado mediante la presente resolución;

b) Ser multiplicador permanente de los requisitos exigibles en los sistemas que forman parte del SIGI en sus respectivas dependencias;

c) Validar que se establecen, implementan, mantienen y actualizan los procesos necesarios del SIGI;

d) Lograr la sostenibilidad y mejoramiento continuo del SIGI a través del tiempo, de forma que se generen acciones comparativas y se pueda apreciar la madurez del sistema;

e) Realizar acompañamiento en el proceso de auditorías internas y externas que permitan determinar el nivel de conformidad del SIGI con los requisitos de las normas NTCGP 1000 y el Modelo Estándar de Control Interno (MECI);

f) Las demás que se establezcan en el Manual Integrado del SIGI.

ARTÍCULO 9o. EQUIPO EVALUADOR. El Equipo de evaluación del SIGI estará constituido por el responsable del proceso Control de Gestión, quien estará en cabeza del Jefe de la Oficina de Control Interno, los integrantes de la oficina en mención y los servidores que sean designados como auditores internos. Podrán ser auditores internos los facilitadores mencionados en el artículo anterior, siempre y cuando no auditen los procesos en los cuales se desempeñan. Bajo el principio de cooperación y coordinación que existe entre las entidades del Estado, se podrá solicitar a otras entidades del Gobierno Nacional, la realización de auditorías internas al SIGI, con el fin de aunar esfuerzos y minimizar recursos para el logro de la mejora continua.

Serán responsabilidades del Equipo Evaluador, entre otras, las siguientes:

a) Evaluar en forma independiente y objetiva, el desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del SIGI;

b) Asesorar y acompañar en lo relacionado con la implementación del SIGI;

c) Controlar y verificar el cumplimiento de los principios del SIGI;

d) Controlar que se identifiquen y diseñen con la participación de todos los servidores, los puntos de control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia. Así mismo, efectuar seguimiento a los mapas de riesgos y las acciones preventivas tendientes a asegurar el manejo efectivo de los mismos;

e) Evaluar la eficiencia y efectividad de las acciones correctivas adoptadas en los planes de mejoramiento por parte de los responsables de los procesos;

f) Hacer exigible a los responsables de los procesos, el cumplimiento a los planes de mejoramiento, así como su seguimiento. El no cumplimiento de lo anterior, será asumido directamente por el equipo evaluador;

g) Establecer relaciones mutuamente beneficiosas y transparentes con entes externos, de manera tal, que se garantice el control social;

h) Dar cumplimiento a lo establecido en el procedimiento de Auditorías Integrales código CG-PCT002

ARTÍCULO 10. DOCUMENTACIÓN DEL SIGI Y RESPONSABLES DE LOS PROCESOS. Delegar en los Superintendentes Delegados, el Secretario General y los Jefes de Oficina de la Supertransporte, la aprobación de los procesos, procedimientos y demás documentos del SIGI, quienes en adelante se denominarán “Jefes o responsables de proceso”.

PARÁGRAFO 1o. Dado que desde el mes de abril de 2008 se han realizado jornadas de levantamiento de información, socialización y revisión de la documentación del SIGI, el plazo máximo para aprobación y publicación de los procesos, procedimientos y demás documentos del SIGI, será el 25 de julio de 2008. La no aprobación de los procesos, procedimientos y demás documentos del SIGI, dentro del plazo establecido, dará paso a la aprobación automática, es decir, que la primera versión se entenderá como aceptada por los responsables de proceso y serán publicados por la Oficina de Planeación, lo cual dará paso a su aplicación, por parte de todos los servidores de la Entidad.

PARÁGRAFO 2o. Para la actualización de los procesos, procedimientos, instructivos y demás documentos del SIGI, se deberá aplicar lo establecido en el procedimiento Control de Documentos y Registro código PI-PCT-01 y en el instructivo “Norma Fundamental para la Documentación” código PI-INS-00, los cuales fueron revisados, aprobados y divulgados durantes las jornadas de capacitación llevadas a cabo a todos los funcionarios de la entidad.

PARÁGRAFO 3o. La documentación para el Sistema Integrado de Gestión Institucional, SIGI, estará contenida en fólderes de hojas intercambiables que permitan su actualización permanente, la cual se realizará conforme al procedimiento estandarizado para el efecto.

ARTÍCULO 11. RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES DE LA SUPERTRANSPORTE. A partir de la publicación de la documentación del SIGI, en la intranet de la Supertransporte, será de obligatorio cumplimiento su aplicación, a todos los servidores de la Superintendencia de Puertos y Transporte, so pena de incurrir en causal de falta disciplinaria.

PARÁGRAFO. Los contratistas vinculados a la Superintendencia de Puertos y Transporte deberán dar cumplimiento a este artículo durante la ejecución de las actividades objeto del contrato.

ARTÍCULO 12. DIVULGACIÓN Y APLICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGI. El Jefe de la Oficina de Planeación o quien haga sus veces, tendrá a su cargo la publicación interna de los documentos del SIGI, además asesorará a los jefes y los líderes de cada proceso para su implementación, aseguramiento y mejoramiento continuo.

ARTÍCULO 13. DEJAR SIN EFECTO. El presente acto administrativo dejará sin efecto en forma gradual la Resolución número 0588 del 29 de abril de 2002, la Resolución 5779 del 30 de diciembre de 2004, así como todas las normas internas que le sean contrarias, en la medida en que sean publicados los nuevos documentos del SIGI en la intranet de la entidad. Déjese sin efecto la Resolución 1251 del 17 de febrero de 2006.

PARÁGRAFO transitorio. La gradualidad a la que hace alusión en el presente artículo, se refiere a que en la medida en que se publiquen en la intranet los documentos del SIGI, perderán vigencia los adoptados en las normas antes mencionadas.

ARTÍCULO 14. El presente acto administrativo deberá publicarse en el Diario Oficial de conformidad con el artículo 119 de la Ley 489.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 1o de julio de 2008.

El Superintendente de Puertos y Transporte,

ALVARO HERNANDO CARDONA GONZÁLEZ.