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RESOLUCIÓN 51 DE 2020
(febrero 21)
Diario Oficial No. 51.238 de 25 de febrero 2020
SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR
Por medio de la cual se crea el Comité Técnico de Autocontrol y Gestión del Riesgo del Sistema de Subsidio Familiar y se reglamenta su funcionamiento.
LA SUPERINTENDENTE DEL SUBSIDIO FAMILIAR,
en ejercicio de las atribuciones legales y en especial de las que le confiere el Decreto Ley 2150 de 1992, la Ley 789 de 2002, el Decreto número 2595 de 2012, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y,
CONSIDERANDO QUE:
De acuerdo con lo señalado en los numerales 4 y 6 del artículo 7o del Decreto Ley 2150 de 1992, en consonancia con el numeral 15 del artículo 24 de la Ley 789 de 2002 y el numeral 2 del artículo 5o del Decreto número 2595 de 2012, es función del Superintendente del Subsidio Familiar instruir a las entidades vigiladas sobre la forma cómo deben cumplir las disposiciones que regulan su actividad, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de tales normas y señalar los procedimientos para su cabal aplicación;
Que el artículo 1o del Decreto número 2595 de 2012, señala que la Superintendencia del Subsidio Familiar, tiene a su cargo la supervisión de las Cajas de Compensación Familiar y sobre las entidades que constituyan o administren una o varias entidades sometidas a su vigilancia, con el fin de preservar la estabilidad, seguridad y confianza del sistema del subsidio familiar para que los servicios sociales a su cargo lleguen a la población de trabajadores afiliados y sus familias;
Que la Circular número 023 de 2010 de la Superintendencia del Subsidio Familiar, por medio de la cual se establecen las instrucciones sobre el sistema de control interno de las Cajas de Compensación Familiar, Gestión de Riesgos y Comité Independiente de Auditoría, señala que es importante fortalecer los sistemas de control interno, con el fin de enfocarlos hacia una evaluación continua de la eficiencia y eficacia razonable, para lo cual se hace necesario implementar un Sistema de Control Interno del Subsidio Familiar, que permita contribuir a la consecución de los logros y el fortalecimiento de los riesgos a los que se ven expuestos las Cajas de Compensación Familiar;
Que en virtud de lo previsto en el numeral 18 del artículo 13 del Decreto número 2595 de 2012, es función de la Superintendencia Delegada para la Gestión “Establecer un sistema de indicadores de alerta temprana que permita la evaluación de la estructura financiera, la identificación de situaciones de riesgo y la toma de correctivos por parte de las entidades vigiladas”, para su cumplimiento dentro de sus estrategias se encuentra la de promover con las vigiladas espacios de discusión para el fortalecimiento continuo de los mecanismos técnicos que generen impacto positivo en materia de autocontrol, gestión e identificación del riesgo en busca de la mitigación de su materialización;
Que teniendo en cuenta que el Control Interno es un sistema integrado cuyo fin es el de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección en atención a las metas u objetivos previstos;
Que, con la finalidad de fortalecer los sistemas de control interno al interior de las vigiladas, los cuales deben estar enfocados en garantizar una evaluación continua sobre la eficiencia y eficacia de los sistemas, que contribuya al logro de sus objetivos permitiendo una adecuada y apropiada administración de los riesgos a los cuales se ven expuestos en el desarrollo de su actividad;
Que, con el objetivo de desarrollar, unificar y replicar los preceptos y lineamientos de los Sistemas Integrados de Gestión, al interior de cada Caja de Compensación Familiar, la Superintendencia del Subsidio Familiar, considera oportuno crear un Comité Técnico de Autocontrol y Gestión del Riesgo, que permita apoyar la actividad de los auditores internos permitiendo dar aplicación a los preceptos de seguridad, transparencia, eficacia razonable y mejora continua dentro de las prácticas aplicables al sistema de control interno de las Cajas de Compensación Familiar, mediante el análisis e investigación del marco normativo y de las buenas prácticas de autocontrol bajo estándares locales e internacionales;
Que, el artículo 2o de la Ley 1314 de 2009, establece que toda persona natural o jurídica que este obligada a llevar contabilidad deberá dar aplicación a las Normas de Aseguramiento de la Información (NAI);
En virtud de lo anteriormente señalado, este Despacho,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. CREACIÓN. Crear el Comité Técnico de Autocontrol y Gestión del Riesgo del Sistema del Subsidio Familiar.
ARTÍCULO 2o. CONFORMACIÓN. El Comité Técnico de Autocontrol y Gestión del Riesgo del Sistema del Subsidio Familiar, estará coordinado por el Superintendente Delegado para la Gestión y conformado por los siguientes:
Por parte de la Superintendencia del Subsidio Familiar:
1. El Superintendente Delegado para la Gestión o su delegado, quien lo presidirá.
2. El Jefe de la Dirección para la Gestión de las Cajas de Compensación.
3. Dos (2) profesionales de la Dirección para la Gestión de las Cajas de Compensación.
4. El Jefe de la Dirección Financiera y Contable.
5. Dos (2) profesionales de la Dirección Financiera y Contable.
6. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o su delegado.
7. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación o su delegado.
Por las Cajas de Compensación Familiar:
Siete (7) representantes pertenecientes a las unidades de Auditoría Interna, o la oficina que haga sus veces, de las Cajas de Compensación Familiar, vinculados laboral y directamente con las Cajas representadas, y siete (7) suplentes o los nombrados para ello.
PARÁGRAFO 1o. Concurrirán solo con derecho a voz aquellas personas que dada su especialidad y conocimientos sean invitadas a las sesiones del comité según el caso concreto.
ARTÍCULO 3o. ELECCIÓN. Los siete (7) representantes de las Cajas de Compensación Familiar, serán elegidos entre las mismas Corporaciones, de conformidad con el parágrafo segundo transitorio del artículo octavo de la presente resolución, a través de las siguientes zonas:
ZONA 1.
Caja de Compensación Familiar Cajacopi Barranquilla, Caja de Compensación Familiar Comfamiliar del Atlántico, Caja de Compensación Familiar Comfenalco Cartagena, Caja de Compensación Familiar de San Andrés y Providencia Islas Cajasai, Caja de Compensación Familiar de Cartagena Bolívar Comfamiliar, Caja de Compensación Familiar de Barranquilla Combarranquilla y Caja de Compensación Familiar de Córdoba Comfacor.
ZONA 2.
Caja Colombiana de Subsidio Familiar Colsubsidio, Caja de Compensación Familiar Campesina Comcaja, Caja de Compensación Familiar de Cundinamarca Comfacundi, Caja de Compensación Familiar de Fenalco del Tolima Comfenalco, Caja de Compensación Familiar del Tolima Comfatolima, Caja de Compensación Familiar del Sur del Tolima Cafasur.
ZONA 3.
Caja de Compensación Familiar de Nariño Comfamiliar Nariño, Caja de Compensación Familiar de Antioquia Comfama, Caja de Compensación Familiar de La Guajira Comfaguajira, Caja de Compensación Familiar del Cesar Comfacesar, Caja de Compensación Familiar del Magdalena Cajamag y Caja de Compensación Familiar de Sucre.
ZONA 4.
Caja de Compensación Familiar de Caldas CONFA, Caja de Compensación Familiar de Fenalco Comfenalco Quindío, Caja de Compensación Familiar de Risaralda Comfamiliar Risaralda, Caja de Compensación Familiar del Huila Comfamiliar Huila, Caja de Compensación Familiar del Valle del Cauca Comfenalco Valle Delagente.
ZONA 5.
Caja Santandereana de Subsidio Familiar Cajasan, Caja de Compensación Familiar CAFAM, Caja de Compensación Familiar Comfenalco Santander, Caja de Compensación Familiar de Barrancabermeja Cafaba, Caja de Compensación Familiar de Boyacá Comfaboy, Caja de Compensación Familiar del Norte de Santander Comfanorte, Caja de Compensación Familiar del Oriente Colombiano Comfaoriente.
ZONA 6.
Caja de Compensación Familiar Regional del Meta Cofrem, Caja de Compensación Familiar COMPENSAR, Caja de Compensación Familiar de Arauca Comfiar, Caja de Compensación Familiar del Amazonas Cafamaz, Caja de Compensación Familiar del Caquetá Comfaca, Caja de Compensación Familiar del Casanare Comfacasanare.
ZONA 7.
Caja de Compensación Familiar Comfenalco Antioquia, Caja de Compensación Familiar Camacol -Comfamiliar Camacol, Caja de Compensación Familiar del Cauca Comfacauca, Caja de Compensación Familiar del Chocó, Caja de Compensación Familiar del Putumayo Comfamiliar Putumayo, Caja de Compensación Familiar del Valle del Cauca Comfamiliar ANDI Comfandi.
ARTÍCULO 4o. PERIODO. El periodo de duración de los integrantes del comité será de dos (2) años y se prorrogará hasta la siguiente elección. No habrá reelección inmediata, salvo que no exista nueva postulación.
ARTÍCULO 5o. SESIONES Y VOTACIÓN. El Comité Técnico de Autocontrol y Gestión del Riesgo del Sistema del Subsidio Familiar deberá ser citado por el Secretario Técnico del Comité, previa solicitud que le hiciere cualquiera de sus miembros. En todo caso, el Comité se reunirá cuando las circunstancias lo exijan.
El Comité podrá sesionar con un mínimo de seis (6) de sus miembros y adoptará las decisiones por mayoría simple.
ARTÍCULO 6o. DE LAS FUNCIONES. Son funciones del Comité Técnico de Autocontrol y Gestión del Riesgo, las siguientes:
1. Proponer directrices y lineamientos sobre el adecuado manejo y aplicación de los Sistemas Integrados de Gestión al interior de las Cajas de Compensación Familiar.
Estudiar y evaluar los procesos actuales de auditoría establecidos en la normatividad interna, para así determinar si surge la necesidad de implementar procesos adicionales a los existentes, en cuanto a la aplicación de correctivos en el manejo de las Cajas de Compensación Familiar.
2. Fijar criterios orientadores frente a las inquietudes e inconvenientes que presenten las Auditorías Internas del Sistema de Subsidio Familiar, que se relacionen con:
a) Actualización a la Normatividad.
b) Modelo actualizado y unificado de la gestión integral de riesgos.
c) Metodología y criterios de las Auditorías Internas en el sistema
d) Buenas prácticas de Autocontrol en el aseguramiento (Gobierno, Riesgo y control).
e) Ciberseguridad y protección de datos.
f) Gobierno Corporativo. (Manual de contratación, Línea Ética, Transparencia, Comité de Ética y Buen Gobierno, Protección de datos).
g) Reportes del plan de mejoramiento. (tema de atención permanente a demanda)
h) Lavado de activos y/o otros sistemas de administración (LA/FT)
i) Información remitida a la Superintendencia del Subsidio Familiar en la plataforma SIREVAC/SIGER. (tema de atención permanente a demanda)
3. Determinar los temas que se deban consultar ante otras instancias cuando sea pertinente, antes de emitir las recomendaciones correspondientes.
4. Debatir y pronunciarse sobre proyectos de nuevas normas y ordenamientos de diversa índole que afecten el accionar del sistema.
5. Designar al funcionario que ejercerá la secretaría técnica del comité, preferentemente un profesional del Derecho.
6. Dictar o modificar su propio reglamento.
PARÁGRAFO 1o. El Comité sólo tendrá competencia para sugerir, analizar propuestas e inquietudes del gremio de auditores, debatir sobre nuevas normas en cumplimiento del objeto para el cual fue creado. Por lo anterior, será potestad exclusiva de la Superintendencia de Subsidio Familiar aprobar e implementar, las recomendaciones dadas por el comité.
ARTÍCULO 7o. SECRETARÍA TÉCNICA. Son funciones del Secretario del Comité Técnico de Autocontrol y Gestión del Riesgo del Sistema del Subsidio Familiar las siguientes:
1. Elaborar las actas de cada sesión del Comité. El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el Presidente y el Secretario del Comité que hayan asistido, dentro de los diez (10) días hábiles a la correspondiente sesión.
2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.
3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al presidente y a los miembros del Comité anualmente.
4. Convocar a las reuniones ordinarias, proponer la agenda con suficiente antelación (30 días para convocatoria, 8 días para agenda).
5. Las demás que le sean asignadas por el Comité.
PARÁGRAFO 1o. El secretario del comité deberá ser un funcionario de la Superintendencia del Subsidio Familiar, el cual será postulado por el presidente del comité. La designación como secretario del comité, no generara erogación salarial alguna.
ARTÍCULO 8o. DELIBERACIONES. Una vez reunido el Comité Técnico de Autocontrol y Gestión del Riesgo del Sistema del Subsidio Familiar, se procederá a deliberar, estudiar y analizar todos los temas sometidos a consideración, con el fin de tomar una decisión, si hay lugar a ello, que deberá ser acogida por los auditores de las Cajas Compensación Familiar, sin que eso implique ser adoptada por la Superintendencia del Subsidio Familiar.
ARTÍCULO 8o. FUNCIONAMIENTO. La organización, reglamentación y metodología del Comité Técnico de Autocontrol y Gestión del Riesgo del Sistema del Subsidio Familiar, será establecida al interior del mismo, bajo la dirección del Superintendente Delegado para la Gestión.
PARÁGRAFO 1o. La reglamentación deberá incluir la forma de elección de los representantes principales y suplentes de las Cajas de Compensación Familiar, que integrarán el Comité Técnico de Autocontrol y Gestión del Riesgo del Sistema del Subsidio Familiar.
PARÁGRAFO 2o. En todo caso, en el reglamento deberá quedar establecido que es deber de los representantes de cada zona divulgar las decisiones y pronunciamientos efectuados por el comité de Autocontrol y Gestión del Riesgo, independiente de las reuniones que se programen por cada una de las zonas para tratar otros temas.
PARÁGRAFO Primero Transitorio. Mientras el comité adopta el reglamento interno, y la metodología que se utilizará para elegir los miembros designados por la Cajas de Compensación Familiar, entre cada zona o región como se describe en el artículo tercero, se deberá elegir los auditores representantes, para lo cual podrán implementarse el método que consideren más adecuado.
PARÁGRAFO Segundo Transitorio. El Comité Técnico de Autocontrol y Gestión del Riesgo del Sistema del Subsidio Familiar, que sea elegido, inicialmente tendrá un periodo de seis (6) meses, en el cual se deberá establecer el reglamento interno, la metodología de elección de los miembros y todo lo relacionado al funcionamiento del comité.
Una vez vencido el periodo señalado, deberá aplicarse la metodología de elección para conformarse el nuevo Comité Técnico de Autocontrol y Gestión del Riesgo del Sistema del Subsidio Familiar, el cual tendrá el periodo señalado en el artículo cuarto de la presente resolución.
ARTÍCULO 10. Publíquese en el Diario Oficial y en la página web de esta Superintendencia, el presente acto administrativo de conformidad con lo establecido en el artículo 65 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
ARTÍCULO 11. La presente resolución rige a la partir de su publicación, de conformidad con lo señalado en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 21 de febrero de 2020.
La Superintendente del Subsidio Familiar,
Paola Andrea Meneses Mosquera.