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RESOLUCIÓN 511-004319 DE 2012
(agosto 13)
Diario Oficial No. 48.524 de 16 de agosto de 2012
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 3315 de 2019>
Por medio de la cual se crean órganos de asesoría y coordinación.
EL SUPERINTENDENTE DE SOCIEDADES,
en uso de sus atribuciones legales, reglamentarias y, en especial las conferidas por el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, los numerales 15 y 20 del artículo 8o del Decreto número 1023 del 18 de mayo de 2012, y
CONSIDERANDO:
1. Que mediante Decreto número 1023 de 18 de mayo de 2012, se modificó la estructura de la Superintendencia de Sociedades, y en el artículo 6o del mismo se estableció la siguiente:
1.1 Despacho del Superintendente de Sociedades.
1.1.1 Oficina Asesora de Planeación.
1.1.2 Oficina de Control Interno.
1.1.3 Oficina Asesora Jurídica.
1.1.4 Dirección de Informática y Desarrollo.
1.2 Delegatura de Asuntos Económicos y Contables.
1.3 Delegatura de Inspección, Vigilancia y Control.
1.3.1 Dirección de Supervisión de Sociedades.
1.3.2 Dirección de Supervisión de Asuntos Especiales y Empresariales.
1.4 Delegatura de Procedimientos de Insolvencia.
1.5 Delegatura de Procedimientos Mercantiles.
1.6 Secretaría General.
1.6.1 Subdirección Administrativa.
1.6.2 Subdirección Financiera.
1.7 Intendencias Regionales.
1.8 Órganos de Asesoría y Coordinación.
1.8.1 Comité de Gerencia.
1.8.1 Comité de Selección de Especialistas.
1.8.2 Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.
1.8.3 Comisión de Personal.
1.8.4 Comité de Conciliación y Defensa Judicial.
2. Que de conformidad con artículo 8o del Decreto número 1023 de 2012, son funciones del Superintendente de Sociedades, entre otras:
“(…)
15. Expedir los actos administrativos que le corresponden como Jefe del Organismo;
(...)
19. Crear, organizar y suprimir los órganos de asesoría y coordinación necesarios para el
desarrollo de las funciones de la entidad;
20. Asignar, reasignar y distribuir las competencias de las distintas dependencias de la Superintendencia para el mejor desempeño en la prestación del servicio;
(…)”.
3. Que en el marco de los principios de eficiencia y celeridad que se predican de la actuación administrativa, es necesario garantizar el desarrollo adecuado de las funciones asignadas a la Superintendencia de Sociedades, reglamentando los órganos de asesoría y coordinación de la Entidad.
RESUELVE:
COMITÉ DE GERENCIA.
ARTÍCULO 1o. CONFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 3315 de 2019> <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 2564 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> La Superintendencia de Sociedades contará con un Comité de Gerencia que actuará como órgano asesor del Superintendente en los asuntos relativos a la supervisión de las sociedades colombianas, así como en relación con las funciones jurisdiccionales de la Superintendencia de Sociedades. El referido Comité también deberá asesorar al Superintendente en lo que a la dirección estratégica se refiere. Este Comité será presidido por el Superintendente de Sociedades y estará conformado por los siguientes funcionarios:
1. Superintendente Delegado para Asuntos Económicos y Contables.
2. Superintendente Delegado para Inspección, Vigilancia y Control.
3. Superintendente Delegado para Procedimientos de Insolvencia.
4. Superintendente Delegado para Procedimientos Mercantiles.
5. Secretario General.
6. Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
7. Director de Informática y Desarrollo.
PARÁGRAFO 1o. Las decisiones o recomendaciones del Comité no tendrán carácter vinculante.
PARÁGRAFO 2o. La Secretaría del Comité será ejercida por el Jefe de la Oficina de Planeación.
PARÁGRAFO 3o. Para efectos de este artículo, se entiende dirección estratégica como la definición de políticas públicas de carácter general en materia misional y de gestión administrativa.
PARÁGRAFO 4o. Por sugerencia del presidente, se convocará al Jefe de la Oficina de Control interno cuando sea considerada relevante su participación en el desarrollo de los temas por tratar. El Jefe de la Oficina de Control Interno tendrá voz pero no voto.
ARTÍCULO 2o. FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 3315 de 2019> El Comité de Gerencia cumplirá las siguientes funciones:
2.1 Hacer recomendaciones al Superintendente de Sociedades en materia de supervisión, funciones jurisdiccionales y gestión administrativa de la entidad.
2.2 Por solicitud del Superintendente considerar y proponer recomendaciones sobre temas específicos de orden misional o administrativo que sean de interés general.
PARÁGRAFO 1o. Las decisiones consistirán en recomendaciones dirigidas al Superintendente de Sociedades y no tendrán carácter vinculante.
COMITÉ DE SELECCIÓN DE ESPECIALISTAS.
ARTÍCULO 3o. CONFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 3315 de 2019> La Superintendencia de Sociedades contará con un Comité de Selección de Especialistas que como órgano colegiado estará encargado de evaluar la lista oficial de especialistas y sugerir el nombre de la persona que en cada caso se estime idónea para el respectivo cargo, cuando quiera que la Superintendencia de Sociedades en ejercicio de sus facultades administrativas y jurisdiccionales, deba designar los promotores, liquidadores, agentes interventores, administradores y revisores fiscales a que haya lugar. Estará conformado por los siguientes funcionarios:
3.1 El Superintendente de Sociedades o su delegado, quien lo presidirá.
3.2 El Superintendente Delegado para Procedimientos de Insolvencia.
3.3 El Coordinador del Grupo de Reorganización.
3.4 El Coordinador del Grupo de Liquidación.
3.5 El Coordinador del Grupo de Intervenidas.
3.6 La Secretaria Técnica representada por el coordinador del Grupo de Registro de Especialistas o su delegado, quien hará las veces de Secretario del Comité y tendrá voz, mas no voto en las decisiones del mismo.
PARÁGRAFO 1o. Para el cumplimiento de las atribuciones a cargo del Comité de Selección, el Grupo de Registro de Especialistas adscrito al Despacho del Superintendente de Sociedades, hará las veces de Secretaría Técnica, la que tendrá a su cargo las funciones que la presente providencia enuncia y las que al efecto se determinen por el mismo Comité.
PARÁGRAFO 2o. Según el asunto a tratar, serán invitados los Superintendentes Delegados para Asuntos Económicos y Contables, y de Inspección, Vigilancia y Control.
PARÁGRAFO 3o. En el caso de las Intendencias Regionales, el Comité de Registro de Especialistas estará conformado de la siguiente manera:
1. El Coordinador del Grupo de Intendencias, quien lo presidirá.
2. El Intendente Regional.
3. El Coordinador del Grupo de Registro de Especialistas, quien en este caso tendrá voz y voto.
En todo caso las decisiones se tomarán por unanimidad.
ARTÍCULO 4o. FUNCIONES DEL COMITÉ DE SELECCIÓN DE ESPECIALISTAS. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 3315 de 2019> El Comité de Selección de Especialistas cumplirá las siguientes funciones:
4.1 Proponer, implementar y coordinar los términos y condiciones para la conformación de las listas de promotores, liquidadores, agentes interventores, peritos, firmas especializadas y las demás que de acuerdo con la ley deba elaborar la Superintendencia de Sociedades.
4.2 Atender los requerimientos y solicitudes que frente a las listas de especialistas hagan los juzgados civiles del circuito, autoridades administrativas, judiciales y de control y la autoridad colombiana competente en los casos de insolvencia transfronteriza.
4.3 Adoptar el reglamento que determinen las condiciones de funcionamiento del mismo Comité y, de la Secretaría Técnica que le servirá de apoyo, así como las reglas de funcionamiento en las Intendencias Regionales.
4.4 Las demás que le correspondan, atendiendo que para la evaluación de las personas que hayan de ser designadas, se debe contar con toda la información que le permita recomendar de manera documentada y transparente, el nombre de la persona que puede desempeñar idóneamente el cargo, aplicando los criterios de selección que sean reglamentados.
ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 3315 de 2019> Sin perjuicio de las funciones que le corresponden al Grupo de Registro de Especialistas, la Secretaría Técnica del Comité de Selección de Especialistas cumplirá las siguientes funciones:
5.1 Tramitar las solicitudes, requerimientos, consultas, derechos de petición y certificaciones referidas a la inscripción para la conformación de las listas que de acuerdo con la ley deba elaborar la Superintendencia de Sociedades.
5.2 Proyectar para la firma del Superintendente los actos administrativos de inscripción, rechazo de las solicitudes y recursos para la conformación de las listas, así como la exclusión de las listas que de acuerdo con la ley deba elaborar la Superintendencia de Sociedades.
5.3 Coordinar con la Dirección de Informática y Desarrollo todos los requerimientos para el manejo del sistema de inscripción, actualización y consulta de las listas.
5.4 Actualizar las bases de datos que contienen las listas de especialistas, con las inscripciones, exclusiones y requerimientos de información.
5.5 Actualizar las bases de datos que contienen las listas de especialistas con los procesos de insolvencia de competencia de los jueces civiles del circuito, referidos Coordinar con la
Dirección de Informática y Desarrollo todos los requerimientos a su designación, remoción, exclusión, reemplazo y terminación de los procesos.
5.6 Las demás que le sean asignadas con sujeción a la ley.
ARTÍCULO 6o. REGLAS DE FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 3315 de 2019> El Comité se reunirá cuando sea convocado previamente por el Presidente o el Secretario, o cuando estén presentes o debidamente representados la totalidad de sus miembros y, sus decisiones serán tomadas por unanimidad.
ARTÍCULO 7o. INTENDENCIAS REGIONALES. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 3315 de 2019> El Comité de Selección de Especialistas incluirá en su reglamento normas que permitan la adecuada integración de las Intendencias Regionales.
COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO 8o. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 3315 de 2019> <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 919 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> La Superintendencia de Sociedades contará con un Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno que estará conformado por los siguientes funcionarios:
1. Superintendente de Sociedades.
2. Delegado para Asuntos Económicos y Contables.
3. Secretaria General.
4. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
5. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien actuará con voz pero no tendrá derecho a voto.
PARÁGRAFO 1o. La Presidencia del Comité será ejercida por el Superintendente de Sociedades.
PARÁGRAFO 2o. La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por el Jefe de la Oficina de Control Interno.
ARTÍCULO 9o. FUNCIONES. <Artículo subrogado por el artículo 2 de la Resolución 919 de 2017>
COMISIÓN DE PERSONAL.
ARTÍCULO 10. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 3315 de 2019> La Superintendencia de Sociedades contará con una Comisión de Personal conformada de acuerdo con lo establecido en el artículo 16 de la Ley 909 de 2004, el Decreto número 1228 de 2005, así como las normas que los modifiquen o deroguen.
COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y DEFENSA JUDICIAL.
ARTÍCULO 11. CONFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 3315 de 2019> La Superintendencia de Sociedades contará con un Comité de Conciliación y Defensa Judicial que actuará como órgano asesor del Superintendente de Sociedades en los temas de dirección estratégica de la Entidad. Este Comité estará conformado por los siguientes funcionarios:
11.1. Con voz y voto.
11.1.1 Superintendente de Sociedades, o su delegado.
11.1.2 Secretario General.
11.1.3 El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
11.1.4 Dos (2) Superintendentes Delegados.
11.2. Con voz.
11.2.1 El Jefe de la Oficina de Control Interno.
11.2.2 Los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir, según el caso concreto.
11.2.3 El apoderado que represente los intereses del ente en cada proceso.
11.2.4 El Secretario Técnico.
PARÁGRAFO 1o. La Presidencia del Comité será ejercida por el Superintendente de Sociedades.
PARÁGRAFO 2o. La Secretaría del Comité será ejercida por un funcionario del nivel profesional, asesor o directivo que designe el Superintendente de Sociedades.
ARTÍCULO 12. FUNCIONES Y REGLAMENTO. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 3315 de 2019> El Comité de Conciliación y Defensa Judicial se regirá por lo establecido en el Decreto número 1716 de 2009.
COMITÉ DE PUBLICACIONES.
ARTÍCULO 13. CONFORMACIÓN. <Comité suprimido por el artículo 2 de la Resolución 2564 de 2017>
ARTÍCULO 14. FUNCIONES. <Comité suprimido por el artículo 2 de la Resolución 2564 de 2017>
REGLAS GENERALES.
ARTÍCULO 13. APLICABILIDAD DE REGLAS. <Artículo renumerado y vuelto a publicar por el artículo 3 de la Resolución 2564 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Salvo norma expresa y específica en contrario, a todos los órganos de asesoría y coordinación de la Superintendencia de Sociedades, se les aplican las reglas contenidas en este capítulo.
PARÁGRAFO. Con el fin de regular los aspectos no contemplados en esta resolución o en normas especiales, cada órgano de asesoría y coordinación de la Superintendencia de Sociedades deberá darse su propio reglamento.
ARTÍCULO 14. PRESIDENTE. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 3315 de 2019> <Artículo renumerado y vuelto a publicar por el artículo 3 de la Resolución 2564 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Cada órgano elegirá un presidente entre sus integrantes, quien cumplirá las siguientes funciones:
14.1 Dirigir sesiones.
14.2 Señalar el orden del día.
14.3 Dirigir los debates.
14.4 Sin perjuicio de las funciones asignadas al secretario, informar oficialmente sobre los asuntos decididos por el órgano respectivo.
14.5 Hacer el reparto de los asuntos, de conformidad con lo previsto en el reglamento.
14.6 Convocar a reuniones extraordinarias, por intermedio del secretario.
14.7 Firmar las actas de las sesiones.
14.8 Suscribir los actos administrativos en los que constan las decisiones que adopte el cuerpo colegiado.
ARTÍCULO 15. SECRETARIOS. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 3315 de 2019> <Artículo renumerado y vuelto a publicar por el artículo 3 de la Resolución 2564 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Cada órgano contará con un secretario, quien no formará parte del mismo y cumplirá las siguientes funciones:
15.1 Redactar las actas de las reuniones. Llevarlas en estricto orden y rigurosidad.
15.2 Mantener actualizado y ordenado correctamente el archivo del órgano respectivo.
15.3 Guardar absoluta reserva, sobre las decisiones y deliberaciones.
15.4 Citar a las reuniones, previo acuerdo con el presidente.
15.5 Elaborar el orden del día, previo acuerdo con el presidente.
15.6 Recibir las peticiones que se presenten para ser tratadas en las sesiones del órgano respectivo e incluirlas en el orden del día, respetando, en todo caso, el derecho de turno.
15.7 Preparar el temario y los documentos pertinentes para la adopción de decisiones de las reuniones, de acuerdo al orden del día.
15.8 Convocar, por correo electrónico o por medio escrito, a las reuniones ordinarias; así mismo a reuniones extraordinarias cuando lo ordene el presidente.
15.9 Elaborar las actas de las reuniones efectuadas y someterlas a aprobación del órgano correspondiente en la siguiente reunión.
15.10 Suscribir actas aprobadas.
15.11 Velar por el cuidado y la conservación de los documentos y actas del órgano respectivo, para lo cual deberá implementar su archivo de acuerdo con las normas que regulan la materia.
15.12 Verificar que las determinaciones tomadas en las sesiones sean conocidas, implementadas y cumplidas, de acuerdo con la naturaleza de las mismas.
ARTÍCULO 16. ORDEN DE LAS SESIONES. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 3315 de 2019> <Artículo renumerado y vuelto a publicar por el artículo 3 de la Resolución 2564 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Las sesiones de los órganos de asesoría y coordinación de la Superintendencia de Sociedades se realizarán de acuerdo con el orden que se establece a continuación:
16.1 De cada reunión se levantará un acta que contendrá una relación sucinta respecto de los temas tratados, decisiones adoptadas e identificación de quienes en ella intervinieron, la cual deberá ser aprobada en la siguiente sesión. Las actas llevarán el número consecutivo por cada año y serán realizadas en estricto orden y rigurosidad.
16.2 Una vez aprobado el orden del día se someterá a consideración el acta de la reunión anterior, con el objeto de ser aprobada por los integrantes.
16.3 En cada reunión solo podrán tratarse los temas incluidos en el orden del día y uno de los puntos será, necesariamente, la lectura y aprobación del acta anterior. No obstante, el orden del día podrá ser modificado por decisión del respectivo órgano.
16.4 Cada órgano sesionará y decidirá con la totalidad de sus miembros principales o sus suplentes, de acuerdo con el reglamento.
16.5 Cuando así lo considere pertinente, el presidente, dependiendo de los temas por tratar, podrá invitar servidores públicos de la entidad o particulares, quienes solo podrán opinar respecto de los temas para los cuales han sido invitados.
16.6 Al finalizar la sesión, la secretaría convocará a la próxima reunión ordinaria.
ARTÍCULO 17. SESIONES ORDINARIAS. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 3315 de 2019> <Ver Notas de Vigencia> <Artículo renumerado y vuelto a publicar por el artículo 3 de la Resolución 2564 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Cada órgano se reunirá ordinariamente una vez al mes. Antes de cada sesión, deberá adelantarse el siguiente procedimiento:
17.1 La secretaría conocerá de la convocatoria a la reunión, previa consulta con el presidente del organismo y por lo menos cinco (5) días hábiles antes de su realización.
17.2 En todos los casos, por lo menos tres (3) días hábiles antes de la reunión, la secretaría informará a cada uno de los miembros la hora, el lugar y entregará el orden del día, junto con los documentos que serán analizados en el evento convocado.
PARÁGRAFO. En caso de extrema urgencia, la convocatoria podrá realizarse verbalmente. En estos casos, la reunión tendrá carácter oficial únicamente cuando asista la mitad más uno de los miembros y decidan otorgar a la reunión el carácter de sesión oficial del respectivo órgano. Deberá dejarse la correspondiente constancia en el acta de la sesión.
ARTÍCULO 20. SESIONES EXTRAORDINARIAS. <Artículo eliminado en la renumeración introducida por el artículo 3 de la Resolución 2564 de 2017>
ARTÍCULO 18. SESIONES NO PRESENCIALES. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 3315 de 2019> <Artículo renumerado y vuelto a publicar por el artículo 3 de la Resolución 2564 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Las sesiones de los órganos de asesoría y coordinación se desarrollarán con la presencia de sus integrantes, conforme al quórum y mayorías establecidas para cada uno de ellos. No obstante lo anterior, podrán realizarse reuniones sin la presencia física del total o número parcial de sus integrantes, mediante la utilización de mensajes de datos. Para tal efecto, se dispondrá de los medios electrónicos, ópticos similares disponibles, tales como Internet, correo electrónico, videoconferencia, fax, entre otros, que permitan la participación en tiempo real o no de los integrantes e invitados.
A las sesiones no presenciales se les aplicarán las siguientes reglas:
18.1 La secretaría convocará a la reunión, a través de medios electrónicos, de acuerdo con las reglas establecidas para las sesiones extraordinarias.
18.2 En las convocatorias a la reunión se indicará el tipo de respuesta esperada por los miembros y los medios tecnológicos que serán utilizados.
18.3 Cuando todos o algunos de los miembros carezcan del mecanismo de firma electrónica, la firma autógrafa se recabará dentro de los siguientes cinco (5) días hábiles a la celebración de la sesión, para lo cual el secretario procederá a solicitar a los miembros la suscripción de la respectiva acta.
18.4 Las sesiones no presenciales podrán desarrollarse en tiempo real (conexión a través de videoconferencia o mensajería instantánea) que permitan la grabación de la respectiva sesión o mediante la utilización del correo electrónico o foros asincrónicos, a través de los cuales se enviarán los respectivos mensajes de datos que soporten las deliberaciones y decisiones adoptadas.
18.5 En las actas deberá indicarse que los participantes se comunicaron simultánea o sucesivamente, según el caso. Si el mecanismo es este último, deberá expresarse en el acta, la fecha de la recepción de la primera comunicación y de la última.
18.6 Serán válidas también las decisiones, cuando por escrito, todos sus miembros expresen el sentido de su voto dentro del término que sea fijado para tal efecto por parte del presidente de cada comité, por medio de la utilización de cualquier medio tecnológico o mensajería de datos. En este evento, el presidente informará a los miembros del Comité el sentido de la decisión dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de los documentos en los que se expresa el voto, de lo cual se levantará un acta que deberá ser suscrita por el presidente y el secretario.
ARTÍCULO 19. ADOPCIÓN DE DECISIONES. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 3315 de 2019> <Artículo renumerado y vuelto a publicar por el artículo 3 de la Resolución 2564 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Para la toma de decisiones, los órganos de asesoría y coordinación de la Superintendencia de Sociedades deberán cumplir las siguientes reglas:
19.1 Las decisiones serán motivadas y se adoptarán con fundamento en los documentos aportados y en las pruebas que se hubieren practicado.
19.2 En la parte resolutiva de los actos administrativos, se indicarán los recursos que proceden contra los mismos, el órgano o autoridad ante quien deben interponerse y los plazos para hacerlo.
19.3 Para informar las decisiones adoptadas, se procederá de la siguiente manera:
a. Si son de carácter general: se remitirán a la Oficina Asesora de Planeación para que esta lo difunda por los canales y medios establecidos.
b. Si son de carácter particular: se deberá actuar conforme a lo establecido por el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
19.4 Las decisiones se adoptarán por votación favorable de la mitad más uno de sus miembros.
19.5 Las decisiones constarán en actos administrativos expedidos por el presidente del órgano.
19.6 Todos los integrantes tendrán voz y voto.
ARTÍCULO 20. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. <Resolución derogada por el artículo 49 de la Resolución 3315 de 2019> <Artículo renumerado y vuelto a publicar por el artículo 3 de la Resolución 2564 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
LUIS GUILLERMO VÉLEZ CABRERA.