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RESOLUCION 1001868 DE 2004
(junio 17)
Diario Oficial No. No. 45.584, de 19 de junio de 2004
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Por la cual el Superintendente de Sociedades dicta normas sobre el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.
EL SUPERINTENDENTE DE SOCIEDADES,
en uso de sus facultades legales, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia establece que la administración pública tendrá un control interno que será ejercido en los términos que señale la ley y que la función administrativa deberá desarrollarse con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones;
Que el artículo 269 de la Constitución Política impone a las entidades públicas la obligación de diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno;
Que el parágrafo del artículo 1o de la Ley 87 de 1993, establece que el control interno será expresado a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y deberá cumplirse en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal;
Que el artículo 3p, literal b) de la Ley 87 de 1993, le asigna a la máxima autoridad de la entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización;
Que el artículo 4o, lite ral g) de la Ley 87 de 1993, fija en sus directivos la responsabilidad de implementar la aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno;
Que el artículo 8o de la Ley 87 de 1993, reza: "como parte de la aplicación de un apropiado sistema de control interno el representante legal en cada organización deberá velar por el establecimiento formal de un sistema de evaluación y control de gestión, según las características propias de la entidad y de acuerdo con lo establecido en el artículo 343 de la Constitución Nacional y demás disposiciones legales vigentes";
Que el artículo 13 de la Ley 87 de 1993, ordena el establecimiento, al más alto nivel jerárquico, de un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de cada organización;
Que según el Decreto 1826 del 3 de agosto de 1994, el Comité debe actuar como órgano de coordinación del Sistema de Control Interno;
Que de acuerdo con el Decreto 2145 del 4 de noviembre de 1999, modificado por el Decreto 2539 del 4 de diciembre de 2000, los representantes legales son responsables de establecer y utilizar adecuados instrumentos de gestión que garanticen la correcta aplicación y utilización de las políticas y normas constitucionales y legales en materia de control interno. Así mismo, los servidores públicos, como eje del sistema de control interno, tienen la obligación de realizar todas y cada una de sus acciones atendiendo los conceptos de autocontrol y autoevaluación;
Que de conformidad con lo establecido en el numeral 15 del artículo 4o del Decreto-ley 1080 de 1996, corresponde al Superintendente de Sociedades crear, organizar y suprimir los órganos de asesoría y coordinación que considere necesarios para el desarrollo de las funciones, de la entidad, con funcionarios que conformen la planta de personal de la Superintendencia de Sociedades;
Que el artículo 3o del precitado decreto estableció, en la estructura interna de la Superintendencia de Sociedades, el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, y
Que con mérito en lo anteriormente expuesto, este Despacho,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. DEL OBJETIVO DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Superintendencia de Sociedades propende por el mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno, mediante la formulación de recomendaciones derivadas del estudio y la revisión del cumplimiento de las funciones y de los planes institucionales.
ARTÍCULO 2o. DE LA INTEGRACIÓN DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Superintendencia de Sociedades estará integrado de la siguiente manera:
1. El Superintendente de Sociedades, quien lo presidirá.
2. El Superintendente Delegado para Inspección, Vigilancia y Control.
3. El Superintendente Delegado para los Procedimientos Mercantiles.
4. El Secretario General.
5. El Director de Informática y Desarrollo.
6. El Jefe de la Oficina Jurídica.
7. El Jefe de la Oficina de Control Interno, con voz pero sin voto, quien actuará como secretario del Comité.
8. El Coordinador del Grupo de Planeación.
PARÁGRAFO 1o. A las reuniones podrá ser citado cualquier funcionario de la Superintendencia de Sociedades que el Comité considere necesaria su participación, el cual asistirá con voz, pero sin voto.
ARTÍCULO 3o. DE LAS FUNCIONES DEL COMITÉ. Son funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Superintendencia de Sociedades, las siguientes:
1. Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, mejoramiento y complementación permanente del Sistema de Control Interno.
2. Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos de la entidad, según el plan de desarrollo y recomendar los correctivos necesarios.
3. Recomendar prioridades para la adopción, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información, gerencia, estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas.
4. Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias de la entidad.
5. Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las dependencias de la entidad.
6. Coordinar con las dependencias de la Superintendencia de Sociedades, el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades.
7. Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes y normatividad interna sobre o racionalización y simplificación de trámites y la atención oportuna de las quejas y reclamos.
8. Velar por el cumplimiento de los manuales de funciones y de procedimientos internos y por su actualización.
9. Evaluar el avance, cumplimiento y resultados de los planes de mejoramiento suscritos por la Superintendencia de Sociedades con la Contraloría General de la República como resultado de las observaciones derivadas de las auditorias que adelante dicho ente de control fiscal.
10. Proponer programas de difusión y capacitación sobre el alcance y aplicación del control de gestión, autocontrol, ética administrativa, normatividad externa e interna, así como de los manuales de procedimientos adoptados por la Superintendencia.
11. Las demás que le sean asignadas por el Superintendente de Sociedades, según la naturaleza de sus funciones.
ARTÍCULO 4o. DE LAS FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMITÉ. Son funciones del Secretario del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Superintendencia de Sociedades, las siguientes:
1. Elaborar, en coordinación con el Presidente del Comité, la agenda de los temas a tratar en cada una de las reuniones.
2. Elaborar para la firma del Presidente, las citaciones a reuniones del Comité, indicando fecha, hora y lugar en que se llevará a cabo la sesión.
3. Elaborar las actas de cada sesión del Comité.
4. Llevar el libro de actas y responder por su seguridad.
5. Las demás que le sean asignadas por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Superintendencia de Sociedades.
ARTÍCULO 5o. DE LAS REUNIONES DEL COMITÉ. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Superintendencia de Sociedades se reunirá ordinariamente cada tres meses y, extraordinariamente, cuando las circunstancias lo exijan. En todo caso, las sesiones ordinarias deberán efectuarse dentro de la última semana del tercer mes del trimestre.
De lo tratado en las reuniones serán levantadas actas y deberán ser suscritas por quienes actuaron en cada sesión.
ARTÍCULO 6o. QUÓRUM. Para deliberar el Comité requiere de la asistencia de la mayoría de sus miembros.
ARTÍCULO 7o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución número 2180 del 5 de septiembre de 1995 y el artículo 2o de la Resolución número 100-815 del 22 de abril de 1997.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D. C., a 17 de junio de 2004.
RODOLFO DANIES LACOUTURE.