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RESOLUCIÓN 165-000927 DE 2008
(marzo 14)
Diario Oficial No. 46.941 de 26 de marzo de 2008
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Por la cual se adopta el Código de Buen Gobierno de la Superintendencia de Sociedades.
EL SUPERINTENDENTE DE SOCIEDADES,
en ejercicio de sus atribuciones legales, y
CONSIDERANDO:
Primero. Que la Gestión Pública debe estar orientada hacia el cumplimiento de los fines esenciales del Estado: “Servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación, defender la independencia nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo. Las autoridades de la República están constituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias y demás derechos y libertades, y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares”. (Artículo 2o de la Constitución Política de Colombia).
Segundo. Que el Manual de Código de Buen Gobierno se constituye en un instrumento didáctico para que el servidor público tenga una orientación respecto de los objetivos establecidos por la Administración de la Superintendencia de Sociedades para el cumplimiento de la función social y para que los ciudadanos puedan ejercer el derecho de vigilancia.
Tercero. Que a su vez, entre otros aspectos, el artículo 269 de la Constitución Política de Colombia establece que: “En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas”.
Cuarto. Que respecto a la responsabilidad del Control Interno, la Ley 87 de 1993 “por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, dispuso en el artículo 6o que: “El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”.
Quinto. Que el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, “por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, MECI 1000:2005”, en su artículo 1o, establece la obligación de adoptar el MECI 1000:2005, el cual forma parte integral del citado Decreto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Adoptar e implementar el Manual de Código de Buen Gobierno identificado con el Código GEM 001, fundamentado en el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005 – Modelo Estándar de Control Interno, MECI 1000:2005.
ARTÍCULO 2o. El contenido del Manual de Código de Buen Gobierno es de obligatoria aplicación y cumplimiento por parte de los servidores públicos de la Superintendencia de Sociedades.
ARTÍCULO 3o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
Publíquese y cúmplase.
El Superintendente de Sociedades,
HERNANDO RUIZ LÓPEZ.
TABLA DE CONTENIDO
Presentación Glosario de términos
TITULO I
DE LA ORIENTACION ESTRATEGICA DE LA ENTIDAD
TITULO II
DE LAS POLITICAS DE BUEN GOBIERNO PARA LA
ADMINISTRACION DE LA ENTIDAD
CAPITULO I
Políticas para la Dirección de la Entidad
CAPITULO II
Políticas de relación con los órganos de control externo
TITULO III
DE LAS POLITICAS DE BUEN GOBIERNO PARA LA GESTION DE LA ENTIDAD
1. Políticas frente al sistema de desarrollo administrativo.
CAPITULO I
Políticas para la gestión ética
CAPITULO II
Políticas de gestión del Recurso Humano
CAPITULO III
Políticas de comunicación e información
CAPITULO IV
Política de calidad
2. Políticas de responsabilidad social.
CAPITULO V
Políticas de responsabilidad social con la comunidad
CAPITULO VI
Política de responsabilidad frente al medio ambiente
3. Políticas frente a los grupos de interés.
CAPITULO VII
Política sobre conflictos de interés
CAPITULO VIII
Políticas con contratistas
Política de contratación pública.
CAPITULO IX
Política con los gremios económicos
4. Políticas frente al sistema de Control Interno.
CAPITULO X
Política frente al Control Interno
CAPITULO XI
Políticas sobre riesgos
TITULO IV
DE LA ADMINISTRACION DE CODIGO DE BUEN GOBIERNO
CAPITULO I
De los Comités para las buenas prácticas en la función pública
1. Comité de Buen Gobierno.
2. Comité de Etica.
3. Comité de Control Interno y calidad.
CAPITULO II
De la administración y resolución de controversias
CAPITULO III
De los Indicadores de Gestión de Código de Buen Gobierno
CAPITULO IV
De la adopción, vigencia, divulgación y reforma de Código de Buen Gobierno
Presentación
El cumplimiento de la Misión y la Visión de la Superintendencia de Sociedades está fundamentado en la práctica diaria de principios y valores construidos desde la reflexión, la participación y el querer de los funcionarios que conforman la primera Empresa del País. Qué mejor carta de presentación para los diversos grupos de interés de la Superintendencia de Sociedades, que el mostrar con hechos que nuestra responsabilidad se fundamenta en el cumplimiento de las funciones desde la perspectiva del Gobierno Corporativo.
Esta reflexión se constituye en el estándar que define el estilo de Dirección de la Entidad, desde un modelo óptimo del Control Interno y es un avance hacía la consolidación y posicionamiento de la Superintendencia de Sociedades, que nos lleva a replantear el servicio público desde la perspectiva de quien sirve a la sociedad en forma diligente y oportuna.
Glosario de términos
Para efectos de la comprensión de los diferentes aspectos que consagra el presente Código de Buen Gobierno, se establecen los siguientes significados de las palabras y expresiones empleadas en el texto:
Administrar: Gobernar, ejercer la autoridad o el mando sobre un territorio y sobre las personas que lo habitan. Dirigir una institución. Ordenar, disponer, organizar, en especial la hacienda o los bienes.
Código de Buen Gobierno: Disposiciones voluntarias de autorregulación de quienes ejercen el gobierno de las entidades, que a manera de compromiso ético buscan garantizar una gestión eficiente, íntegra y transparente en la administración pública. Este documento recoge las normas de conducta, mecanismos e instrumentos que deben adoptar las instancias de dirección, administración y gestión de las entidades públicas, con el fin de generar confianza en los servidores públicos internos y externos hacia el ente estatal.
Código de Etica: Documento de referencia para gestionar la ética en el día a día de la Entidad. Está conformado por los Principios, Valores y Directrices que en coherencia con el Código de Buen Gobierno, todo servidor público de la Entidad debe observar en el ejercicio de su función administrativa.
Comité de Buen Gobierno: Instancia encargada de ejercer la veeduría sobre el cumplimiento de Código de Buen Gobierno, y el facultado en el tema de la prevención y manejo de los conflictos de interés dentro de la Entidad.
Comité de Etica: Instancia organizacional encargada de promover y liderar el proceso de implantación de la gestión ética para entidades del Estado, encauzado hacia la consolidación del ejercicio de la función pública en términos de eficacia, transparencia, integridad y servicio a la ciudadanía, por parte de todos los servidores públicos de la Entidad.
Conflicto de Interés: Situación en virtud de la cual una persona, en razón de su actividad, se encuentra en una posición en donde podría aprovechar para sí o para un tercero las decisiones que tome frente a distintas alternativas de conducta.
Gestionar: Hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o un objetivo.
Gobernabilidad: Conjunto de condiciones que hacen factible a un gobernante o director el ejercicio real del poder que formalmente se le ha entregado para el cumplimiento de los objetivos y fines bajo la responsabilidad de su cargo. Esta capacidad de conducir al colectivo se origina en el grado de legitimación que los diversos grupos de interés conceden a la dirigencia, y se juega en el reconocimiento de:
a) Su competencia e idoneidad para administrar la Entidad en el logro de los objetivos estratégicos –eficiencia–;
b) El cumplimiento de principios y valores éticos y la priorización del interés general sobre el particular –integridad–;
c) La comunicación para hacer visibles la forma como se administra y los resultados obtenidos –transparencia.
Gobierno Corporativo: Manera en que las entidades son dirigidas, mejorando su funcionamiento interna y externamente, buscando eficiencia, transparencia e integridad, para responder adecuadamente ante sus grupos de interés, asegurando un comportamiento ético organizacional.
Grupos de Interés: Personas, grupos o entidades sobre las cuales el ente público tiene influencia, o son influenciadas por ella. Es sinónimo de “Públicos internos y externos”, o “Clientes internos y externos”, o “partes interesadas”.
Misión: Definición del quehacer de la Entidad. Está determinado en las normas que la regulan y se ajusta de acuerdo a las características de cada ente público.
Modelo Estándar de Control Interno –MECI–: Modelo establecido por el Estado para sus entidades mediante el Decreto número 1599 de 2005. Proporciona una estructura para el control a la estrategia, a la gestión y a la evaluación, con el propósito de mejorar el desempeño institucional mediante el fortalecimiento del control y de los procesos de evaluación que deben llevar a cabo las Oficinas de Control Interno, Unidades de Auditoría Interna o quien haga sus veces.
Políticas: Directrices u orientaciones por las cuales la Alta Dirección define el marco de actuación con el cual se orientará la actividad pública en un campo específico de su gestión, para el cumplimiento de los fines constitucionales y misionales de la Entidad, de manera que se garantice la coherencia entre sus prácticas y sus propósitos.
Principios Eticos: Creencias básicas sobre la forma correcta como debemos relacionarnos con los otros y con el mundo, desde las cuales se erige el sistema de valores éticos al cual la persona o el grupo se adscriben.
Rendición de Cuentas: Deber legal y ético de todo funcionario o persona de responder e informar por la administración, el manejo y los rendimientos de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados, y los respectivos resultados, en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido. De esta manera se constituye en un recurso de transparencia y responsabilidad para generar confianza y luchar contra la corrupción.
Riesgos: Posibilidad de ocurrencia de eventos tanto internos como externos, que pueden afectar o impedir el logro de los objetivos institucionales de una Entidad pública, entorpeciendo el desarrollo normal de sus funciones.
Transparencia: Principio que subordina la gestión de las instituciones y que expone la misma a la observación directa de los grupos de interés; implica, así mismo, el deber de rendir cuentas de la gestión encomendada.
Valor Etico: Forma de ser y de actuar de las personas que son altamente deseables como atributos o cualidades propias y de los demás, por cuanto posibilitan la construcción de una convivencia gratificante en el marco de la dignidad humana. Los valores éticos se refieren a formas de ser o de actuar para llevar a la práctica los principios éticos.
Visión: Establece el deber de ser de la Entidad pública en un horizonte de tiempo, desarrolla la misión del ente e incluye el plan de gobierno de su dirigente, que luego se traduce en el plan de desarrollo de la Entidad.
DE LA ORIENTACION ESTRATEGICA DE LA ENTIDAD.
Identificación y Naturaleza
La Superintendencia de Sociedades es un organismo técnico adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, mediante el cual el Presidente de la República ejerce la inspección, vigilancia y control de las sociedades mercantiles, así como las facultades que le señala la ley en relación con otras personas jurídicas o naturales.
Compromiso con los objetivos, la Misión y la Visión de la Entidad
ARTÍCULO 1o. El Superintendente de Sociedades y su Equipo Directivo se comprometen a orientar todas sus actuaciones en el ejercicio de la función pública hacia el logro de los objetivos y el cumplimiento de la Misión y la Visión de la Entidad.
Adopción de Código de Etica y Valores
ARTÍCULO 2o. El Código de Valores es una guía para lograr el propósito de ser siempre los mejores. En consecuencia, todos los servidores públicos y demás funcionarios que cumplen funciones públicas en la Entidad aplicarán en todas sus actuaciones y decisiones lo establecido en este Código.
Todas las personas que cumplen o le sean delegadas funciones públicas en la Entidad, sin perjuicio de las normas consagradas en el ámbito jurídico, asumirán y cumplirán de manera consciente y comprometida los principios, valores y directrices Eticas que se citan a continuación.
Principios Eticos
ARTÍCULO 3o. Los principios éticos son las creencias básicas desde las cuales se erige el sistema de valores al que la persona o grupo se adscriben.
Dichas creencias se presentan como postulados que el funcionario y el colectivo asumen como normas rectoras que orientan sus actuaciones y que no son susceptibles de transgresión o negociación.
En la Superintendencia de Sociedades reconocemos y actuamos bajo los siguientes principios éticos:
-- El principal capital de la Superintendencia de Sociedades es su talento humano.
-- Todos los ciudadanos y los sujetos de supervisión son iguales frente al ejercicio de las funciones que cumple la Entidad.
-- La labor que se desempeña en la Entidad se realiza siempre en procura del beneficio del país y el interés general.
-- Los bienes públicos son sagrados e inviolables y por tal razón, debemos asegurar su conservación y uso mesurado.
-- El desempeño de las funciones en la Entidad debe cumplirse con rectitud y dignidad. Valores Institucionales
ARTÍCULO 4o. Los principales valores que deben orientar y guiar la conducta de los servidores públicos y terceros que cumplen funciones públicas en la Superintendencia de Sociedades, son los siguientes:
Compromiso: Es ir más allá del simple deber, es trascender la norma y lograr el deber ser. Es cumplir con el deber asignado dando lo mejor de mí mismo, hasta obtener el resultado deseado.
Responsabilidad: Es la capacidad de reconocer y aceptar las consecuencias de mis decisiones tomadas libremente.
Honestidad: Es lo que me mueve a actuar con rectitud, honradez y veracidad en todos y cada uno de los actos de mi vida.
Transparencia: Es la claridad y limpieza constante en mis actuaciones, el no tener nada que esconder y el poder mostrar lo que hago siempre y en cualquier lugar, con la frente en alto.
Eficiencia: Es la capacidad de lograr, con mi trabajo, lo que me propongo sacándole el máximo provecho a mis virtudes y capacidades, con calidad en cada una de mis actividades.
Respeto: Es actuar con preocupación y consideración hacia los demás reconociendo sus derechos.
Lealtad: Es la actitud de fidelidad y respeto hacia las personas, las instituciones y la Patria.
Tolerancia: Es la capacidad de convivir en la diferencia, entendiendo y aceptando las posiciones de los demás, aunque sean diferentes a las mías.
Justicia: Es reconocer que todos, por nuestra naturaleza humana, tenemos los mismos derechos.
Pertenencia: Es identificarme con la Superintendencia de Sociedades, a la que pertenezco, sintiéndome parte de ella y caminando en su misma dirección.
Directrices Eticas para los Grupos de Interés
ARTÍCULO 5o. Las Directrices son orientaciones de cómo deben relacionarse los servidores de la Entidad con un sistema o grupo de interés específico, para la puesta en práctica del respectivo valor al que hace referencia la directriz.
Las directrices buscan generar coherencia entre valores definidos y las prácticas de los servidores de la Superintendencia.
En la Superintendencia de Sociedades se han definido las siguientes Directrices Eticas:
La Superintendencia de Sociedades y la ciudadanía en general
En la Superintendencia de Sociedades garantizamos a la comunidad en general, que nuestras funciones las realizamos conforme a los lineamientos establecidos en la normatividad legal vigente, promoviendo la participación de la ciudadanía en el ejercicio del control social y la protección y salvaguarda de los bienes públicos.
Todas las actuaciones y decisiones son tomadas imparcialmente, con fundamento en hechos verificables, las cuales pueden ser controvertidas por los ciudadanos una vez se divulguen los resultados de la gestión institucional.
Somos conscientes que la comunidad espera de nosotros un accionar transparente que permita la generación de riqueza en el pueblo colombiano.
La Superintendencia de Sociedades y sus servidores públicos
En la Superintendencia de Sociedades contamos con talento humano de primera calidad, el cual es seleccionado en razón de sus méritos y ajustados a un perfil, a través de los canales establecidos por la ley.
Respetamos y es un compromiso permanente con los funcionarios, garantizar las mejores condiciones laborales y de bienestar, promoviendo el talento humano, capacitando a los servidores para ampliar sus competencias en función de mejorar su desempeño y contribuir así al mejoramiento de la Entidad; de igual forma, tratamos a los funcionarios con amabilidad y dignidad, escuchamos y consideramos las sugerencias de los mismos, con el propósito de lograr un recíproco compromiso, fomentando la innovación y la interactuación de los mismos para el mejoramiento continuo en la prestación de los servicios.
En la Superintendencia realizamos nuestra gestión con calidad con miras a obtener resultados visibles para el usuario.
La Superintendencia de Sociedades y los ciudadanos que cumplen funciones públicas
La Superintendencia de Sociedades garantiza que todos los ciudadanos que cumplen funciones delegadas por ley, son elegidos a través de sistema de méritos, acordes con su experiencia y educación. El seguimiento a la gestión de estos ciudadanos es cumplido a través de parámetros objetivos y verificables.
La Superintendencia de Sociedades, los usuarios y las sociedades sujetas a supervisión
Los servidores de la Superintendencia de Sociedades realizamos las funciones de supervisión a las sociedades con integridad, profesionalismo e imparcialidad. Implementamos una vigilancia constructiva, pedagógica y proactiva fundamentada en hechos verificables.
La Superintendencia de Sociedades recibe la información de sus vigiladas, la organiza y consolida devolviéndola al sector empresarial con valor agregado a través de los medios de información disponibles.
Promovemos en nuestros vigilados, la adopción de comportamientos ajustados a la ley y acordes con los principios de la responsabilidad social empresarial.
La Superintendencia de Sociedades y los órganos de control
En la Superintendencia de Sociedades comunicamos ampliamente en forma veraz y oportuna los resultados de nuestra gestión y facilitamos el libre examen por parte de los organismos de control, actuamos para que los resultados obtenidos en el ejercicio de nuestra función de supervisión sean verificables.
Reconocemos a los Organismos de Control, facilitando el acceso a la información, atendiendo y acatando sus recomendaciones y sugerencias.
La Superintendencia de Sociedades y otras entidades del Estado
La Superintendencia de Sociedades reconoce la legitimidad de las demás entidades públicas y propende por un trato amable y digno a sus servidores, atendiendo sus solicitudes, sugerencias y recomendaciones.
Promovemos y exigimos a nuestros servidores la discreción sobre el manejo de la información que recibimos y conocemos de las entidades y de aquella que nos es encomendada para nuestra custodia.
Trabajamos mancomunadamente con las entidades del Estado y especialmente del sector Comercio, Industria y Turismo y demás Superintendencias para ampliar nuestro campo de acción y la cobertura de los servicios del Estado.
La Superintendencia de Sociedades y los medios de comunicación
La Superintendencia de Sociedades entrega a los medios de comunicación los resultados de su gestión de manera verídica, oportuna y clara, para que estos sean divulgados en forma amplia.
La Superintendencia de Sociedades y los contratistas y proveedores
La Superintendencia de Sociedades establece y mantiene con los contratistas y proveedores una relación fundamentada en la claridad, conocimiento y equidad con respeto a las condiciones legales y contractuales para la adquisición de los bienes y servicios requeridos para el cumplimiento de nuestra misión.
La información generada en el trámite y sus resultados es tratada con discreción y atendemos la reserva correspondiente de conformidad con la ley.
La Superintendencia de Sociedades y el medio ambiente
Los servidores de la Superintendencia de Sociedades somos conscientes de la importancia, preservación y cuidado del medio ambiente y de sus recursos, contribuimos a mejorar las condiciones ambientales en las instalaciones de la Entidad, asumimos Políticas de higiene y seguridad y optimizamos los recursos medioambientales.
DE LAS POLITICAS DE BUEN GOBIERNO PARA LA ADMINISTRACIONDE LA ENTIDAD.
POLÍTICAS PARA LA DIRECCIÓN DE LA ENTIDAD.
Directivos
ARTÍCULO 6o. Se consideran Directivos con responsabilidad especial en la aplicación del presente Código de Buen Gobierno, los siguientes servidores públicos: El Superintendente de Sociedades; el Delegado para Inspección, Vigilancia y Control; el Delegado para Procedimientos Mercantiles; la Directora de Informática y Desarrollo; el Secretario General y los Intendentes Regionales.
Para la evaluación y control de su actividad, los anteriores servidores públicos están sometidos externamente al control social, político, fiscal y disciplinario, e internamente al control disciplinario; así como al Control Interno que evalúa el desempeño institucional garantizando la eficiencia, eficacia y efectividad de la gestión realizada.
Compromiso con los fines del Estado
ARTÍCULO 7o. La Superintendencia de Sociedades, enmarcada en la función institucional asignada, tiene como fin principal “Contribuir al orden público, económico, prestando servicios que faciliten el desarrollo y protejan efectivamente la actividad empresarial del sector real y atiendan oportunamente el manejo de su insolvencia”, de conformidad con los principios, finalidades y cometidos consagrados en la Constitución Política, en las leyes y reglamentos correspondientes.
Para cumplir con tal cometido, el Superintendente de Sociedades y su Equipo Directivo se comprometen a administrar la Entidad bajo los preceptos de integridad y transparencia, gestionar eficientemente los recursos públicos, rendir cuentas, ser eficaces en la realización de sus funciones, coordinar y colaborar con los demás entes públicos y responder efectivamente a las necesidades de la población; para ello llevará a cabo las siguientes prácticas:
a) Establecer las Políticas necesarias para cumplir los fines misionales;
b) Asegurar que las Políticas trazadas se cumplan;
c) Cumplir las disposiciones constitucionales y legales;
d) Ejecutar eficientemente tanto el plan estratégico, como el plan de inversión pública;
e) Ejecutar la función con la responsabilidad social que le corresponde como empresa estatal y que está dirigida al orden público y económico;
f) Convertir en realidad la Misión y Visión de la Entidad, laborando bajo los presupuestos estratégicos de Mercado, Credibilidad y Confianza Pública, Productividad, Competitividad y Rentabilidad;
g) Reconociendo que el capital humano, la tecnología y la información son los ejes estructurales de la generación de valor en las organizaciones abiertas y competitivas.
Compromisos con la Gestión
ARTÍCULO 8o. El Superintendente de Sociedades y su Equipo Directivo, se comprometen a destacarse por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pública, actuando con objetividad, ética y profesionalismo en el ejercicio de su cargo, guiando las acciones de la Entidad hacia el cumplimiento de nuestra misión, en el contexto de los fines sociales del Estado, formulando las Políticas públicas o acciones estratégicas, y siendo responsables por su ejecución.
Estilo de la Dirección
Define la filosofía y el modo de administrar de la Alta Dirección, el cual se distingue por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pública. Constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar u orientar las acciones de la Entidad hacia el cumplimiento de su misión, en el contexto de los fines sociales del Estado.
En la Superintendencia de Sociedades el estilo de la dirección es “Participativo – Afiliativo” ya que se caracteriza por:
-- Existe confianza en que los colaboradores son capaces de trabajar en la dirección adecuada por ellos mismos.
-- Invita a sus colaboradores a participar en la toma de decisiones que tiene que ver son su trabajo, buscando el consenso.
-- Recompensa el rendimiento y da poco feedback negativo.
-- La Alta Dirección tiene como prioridad promover un ambiente agradable entre sus colaboradores.
-- Presta atención a las personas y a las cosas que les hacen sentirse bien –seguridad en el trabajo, ayudas familiares.
-- Da feedback positivo y evita confrontaciones relacionadas con el desempeño. Resaltando que este estilo es eficaz en la Entidad debido a que los funcionarios presentan las siguientes características:
-- Son competentes.
-- En las ocasiones en que un directivo no tiene claro cuál es su mejor enfoque o dirección y tiene colaboradores con las ideas muy claras.
-- Las tareas son rutinarias y el rendimiento ya es adecuado.
Con base en lo anterior se logra el compromiso de los funcionarios a orientar sus capacidades personales y profesionales hacia el cumplimiento efectivo de los fines misionales de la Entidad, a cumplir cabalmente con la normatividad vigente, al mantenimiento de la confidencialidad en la información que lo requiera, al acatamiento de los procedimientos para el sistema de evaluación de desempeño, y al cumplimiento efectivo de la rendición de cuentas a la sociedad sobre la gestión y los resultados.
Para tal efecto, el Superintendente de Sociedades deberá:
a) Direccionar y liderar el pensamiento estratégico de la Entidad, de acuerdo a la coyuntura económica y a las directrices señaladas por el Alto Gobierno, las cuales deben estar contenidas en el Manual de Planeación Estratégica de la Entidad;
b) Liderar los procesos de modernización que coadyuven al desarrollo sostenible tanto del sector real de la economía, como de la Entidad;
c) Proyectar la Institución con visión futurista;
d) Promover el cambio y motivar la participación en todos los niveles de la organización, identificando obstáculos, formulando soluciones y entregando acciones efectivas y viables;
e) Ejecutar los planes, programas y proyectos formulados, a fin de alcanzar los propósitos estratégicos definidos por la Entidad;
f) Articular las actuaciones institucionales, las cuales deben estar caracterizadas siempre por la planeación, que genera confianza y credibilidad en la ciudadanía y los diferentes grupos de interés;
g) Fortalecer las competencias de los servidores públicos de la Entidad, mediante la inversión en transferencia del conocimiento;
h) Entregar al Alto Gobierno, a los empresarios y a la ciudadanía en general, información útil, oportuna y confiable, para la toma de decisiones;
i) Hacer de la Innovación y del Servicio al Cliente con Calidad, compromisos de gestión eficiente en la Entidad;
j) Emprender acciones permanentes de sensibilización institucional sobre las buenas prácticas de Gobierno Corporativo.
Responsabilidad con el Acto de Delegación
ARTÍCULO 9o. Cuando el Superintendente de Sociedades o algún miembro autorizado del Equipo Directivo deleguen determinadas funciones, será consecuente con las obligaciones que asumieron al ser parte del sector público, de modo que fijará por acto administrativo los derechos y obligaciones del delegado, obligándose a mantenerse informado del desarrollo de los actos delegados, impartir orientaciones generales sobre el ejercicio de las funciones entregadas, y establecer sistemas de control y evaluación periódica de las mismas.
POLÍTICAS DE RELACIÓN CON LOS ORGANOS DE CONTROL EXTERNO.
ARTÍCULO 10. Los órganos de control y vigilancia externos de la Superintendencia de Sociedades son la Contraloría General de la República, la Contaduría General de la Nación y la Procuraduría General de la Nación.
Igualmente ejercerán funciones de control sobre la Superintendencia de Sociedades el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Departamento Nacional de Planeación, el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Por otra parte, la Superintendencia de Sociedades está sujeta al control social de la ciudadanía y de las Organizaciones No Gubernamentales, tales como la Corporación Transparencia por Colombia, líder en el mundo en la lucha contra la corrupción y las veedurías ciudadanas.
Política frente al Control Externo de la Entidad
ARTÍCULO 11. El Superintendente de Sociedades y su Equipo Directivo se comprometen a mantener unas relaciones armónicas con los órganos de Control y Organizaciones No Gubernamentales, a fin de suministrarles la información que legalmente estos requieran en forma oportuna, completa y veraz para que puedan desempeñar eficazmente su labor. Igualmente se comprometen a implantar las acciones de mejoramiento institucional que los órganos de control recomienden en sus respectivos informes.
Para tal efecto la Entidad deberá:
a) Rendir oportunamente los informes solicitados por dichos entes en la periodicidad estipulada;
b) Presentar resultados concretos de la gestión, actividades y servicios entregados, respecto de las funciones encomendadas y a los objetivos institucionales propuestos;
c) Aplicar las metodologías e instructivos exigidos por los distintos entes para la rendición de los informes;
d) Diligenciar con oportunidad, objetividad y transparencia los informes solicitados;
e) Optimizar los niveles de eficiencia y eficacia en el uso de los recursos, así como generar y fortalecer los mecanismos de rendición de cuentas al Estado en general, a los ciudadanos y los grupos de interés que rodean la acción pública ejecutada por la Entidad;
f) Publicar los informes en la página web, una vez sean presentados por la Alta Dirección;
g) Mantener espacios de interlocución con la ciudadanía, a fin de generar transparencia y garantizar el control social;
h) Desarrollar anualmente el proceso de Rendición de Cuentas, mediante la realización de una Audiencia Pública, sobre la gestión desarrollada en el año inmediatamente anterior.
Compromisos en Relación con el Organo de Control Político
ARTÍCULO 12. La Superintendencia de Sociedades se compromete a colaborar armónicamente con el Congreso de la República de Colombia, para lo cual practica el respeto por la independencia de los poderes públicos y cumple con la entrega periódica de informes de gestión y de resultados.
Para tal efecto, el Superintendente se compromete:
a) Presentar los informes de período legislativo y anual de gestión, en los términos previstos en las disposiciones legales;
b) Acudir oportunamente a las convocatorias que efectúe el Congreso de la República de Colombia;
c) Colaborar con la información que requieran sobre los temas relativos a la funciones que desarrolla la Entidad;
d) Presentar a través del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo los proyectos de ley y/o decretos, que sean necesarios para el adecuado desarrollo de las funciones asignadas a la Entidad.
DE LAS POLITICAS DE BUEN GOBIERNO PARA LA GESTIONDE LA ENTIDAD.
1. Políticas frente al sistema de desarrollo administrativo
POLÍTICAS PARA LA GESTIÓN ÉTICA.
Compromiso con la integridad
ARTÍCULO 13. La Superintendencia de Sociedades manifiesta su clara disposición a autorregularse, para lo cual se compromete a encaminar sus actividades de conformidad con los principios enunciados en la Constitución, las demás normas vigentes, el presente Código de Buen Gobierno y el Código de Etica, orientándose hacia una gestión íntegra, con principios y valores éticos frente a todos sus grupos de interés.
Compromiso para la erradicación de prácticas corruptas
ARTÍCULO 14. La Superintendencia de Sociedades se compromete a luchar contra la corrupción, para lo cual creará compromisos tendientes a lograr este objetivo por parte de sus servidores públicos y contratistas.
En el marco de lo expuesto, todos aquellos que se vinculen directa o indirectamente con la Entidad firmarán un compromiso de conducta que excluya la aceptación u ofrecimiento de sobornos; este compromiso incluye a aquellos que deseen participar en cualquier forma de contratación con la Entidad.
Igualmente la Entidad se compromete a capacitar a sus altos directivos y demás equipo humano y cuando lo crea conveniente a sus grupos de interés en Políticas y acciones anticorrupción.
En el desarrollo de esta Política de lucha anticorrupción, la Entidad vinculará a la ciudadanía por medio de los mecanismos de participación ciudadana para el control social de la gestión.
Acciones para la integridad y la transparencia
ARTÍCULO 15. La Superintendencia de Sociedades está en contra de toda práctica corrupta; para impedir, prevenir y combatir estos fenómenos, adoptará como mínimo las siguientes medidas:
a) Guiar sus actuaciones orientada por los principios éticos establecidos en el Código de Etica;
b) Dar publicidad a la promulgación de normas Eticas y advertir sobre la determinación inquebrantable de cumplirlas en el giro ordinario de sus actividades;
c) Promover la suscripción de pactos de integridad y transparencia en su interior y con otros entes;
d) Garantizar que todos los procedimientos sean claros, equitativos, viables y transparentes;
e) Denunciar las conductas irregulares, tanto para que las entidades competentes conozcan de los hechos, como para que la sociedad esté al tanto del comportamiento de sus servidores;
f) Capacitar al personal en materia de ética ciudadana y responsabilidad social en todos los niveles;
g) Articular las acciones de control social con los programas gubernamentales;
h) Efectuar la rendición de cuentas a los grupos de interés, garantizando la disposición al público de la información no confidencial de la entidad;
i) En materia de contratación, implementar y adoptar las normas vigentes; publicar la contratación de servicios y la adquisición de bienes de acuerdo con lo prescrito por la legislación vigente y el presente Código de Buen Gobierno; y establecer mecanismos de seguimiento a los contratos.
Colaboración Interinstitucional en la erradicación de prácticas corruptas
ARTÍCULO 16. La Superintendencia de Sociedades, a fin de combatir la corrupción, se compromete a mejorar los sistemas de comunicación e información, sosteniendo una comunicación fluida con otras instituciones públicas, privadas y gremiales, y estableciendo pactos éticos frente al desempeño de la función administrativa y la contratación estatal, con el gran objetivo de construir cadenas Eticas que vayan configurando unas buenas prácticas de integridad, transparencia y eficiencia en el ejercicio de la función pública.
Compromiso en la Lucha Antipiratería
ARTÍCULO 17. La Superintendencia de Sociedades velará porque se respeten las normas de protección a la propiedad intelectual y los derechos de autor. La Entidad se compromete a excluir de la Entidad el uso de cualquier tipo de software o archivo de audio y video que no esté debidamente licenciado.
Adicionalmente, la Superintendencia se compromete a promover entre sus funcionarios la formalidad empresarial y el respeto a la propiedad intelectual.
POLÍTICAS DE GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO.
Compromiso con la Protección y el Desarrollo del Talento Humano
ARTÍCULO 18. La Superintendencia de Sociedades se compromete con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad de sus servidores públicos, determinando Políticas y prácticas de gestión humana que deben incorporar los principios constitucionales de justicia, equidad, imparcialidad y transparencia al realizar los procesos de selección, inducción, formación, capacitación, promoción y evaluación del desempeño. En este sentido, la Entidad propenderá por la vinculación de los más capaces e idóneos a la Administración, bien sea como servidores públicos o como contratistas.
POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓNCOMPROMISO CON LA COMUNICACIÓN PÚBLICA.
ARTÍCULO 19. La Superintendencia de Sociedades se compromete a asumir la comunicación y la información como bienes públicos, a conferirles un carácter estratégico y orientarlas hacia el fortalecimiento de la identidad institucional y a la expansión de la capacidad productiva de los miembros de la Entidad, para lo cual las acciones comunicativas se efectuarán de acuerdo con los parámetros que establezcan los procesos comunicacionales y el plan de comunicación de la Entidad.
Compromiso con la Comunicación Organizacional
ARTÍCULO 20. La comunicación organizacional estará orientada a la construcción de sentido de pertenencia y al establecimiento de relaciones de diálogo y colaboración entre los servidores públicos de la Entidad; para ello la Administración establecerá procesos y mecanismos comunicativos que garanticen la interacción y la construcción de visiones comunes.
Compromiso de Confidencialidad
ARTÍCULO 21. La Superintendencia de Sociedades se compromete a vigilar que los servidores públicos que manejan información privilegiada que es reserva de la Entidad no la publiquen o la hagan conocer a terceros. Quienes incumplan estos acuerdos o compromisos de confidencialidad serán sancionados de acuerdo con el régimen disciplinario.
En el caso de interesados en participar en procesos de contratación de la Entidad y que por este motivo tengan acceso a información privilegiada, se comprometerán a firmar un acuerdo de confidencialidad que procurará mantener la discreción sobre la información revelada.
Compromiso con la Circulación y Divulgación de la Información
ARTÍCULO 22. La Superintendencia de Sociedades se compromete a establecer una Política de comunicación informativa adecuada para establecer un contacto permanente y correlativo con sus grupos de interés. Con este fin se adoptarán mecanismos para que la información llegue a sus grupos de interés de manera integral, oportuna, actualizada, clara, veraz y confiable, bajo Políticas efectivas de producción, manejo y circulación de la misma, para lo cual se adoptarán los mecanismos de información a los cuales haya acceso, de acuerdo con las condiciones de la comunidad a la que va dirigida.
En cuanto al derecho de petición, la Entidad se compromete a establecer términos encaminados a dar respuesta oportuna y de fondo a las peticiones planteadas por la comunidad, con el fin de que el acceso a la información sea eficaz.
Compromiso con el Gobierno en línea
ARTÍCULO 23. El Superintendente de Sociedades y su Equipo Directivo se comprometen a poner especial interés en la aplicación efectiva del Gobierno en Línea, que es el nuevo modelo para la gestión de la información pública, a través de las directrices dadas por Agenda de Conectividad y de la implantación de las acciones necesarias para mantener actualizada la página web de la Entidad con la más completa información sobre la marcha de la administración en cuanto a procesos y resultados de la contratación, Estados financieros, concursos para proveer cargos, Plan Estratégico, avances en el cumplimiento de metas y objetivos del Plan Estratégico, indicadores de gestión, informes de gestión, rendición de cuentas, servicios que la Entidad presta a la ciudadanía y forma de acceder a ellos, y funcionamiento general de la Entidad, entre otros.
Adicionalmente, el equipo Directivo adelantará las acciones necesarias para proveer el mayor número posible de trámites y transacciones con el ciudadano a través de los medios electrónicos disponibles.
POLÍTICA DE CALIDAD.
Compromiso con la Calidad
ARTÍCULO 24. La Superintendencia de Sociedades se compromete a orientar su gestión a la obtención de beneficios y resultados de calidad para la comunidad y demás partes interesadas, por lo cual se obliga a implantar el sistema de gestión de la calidad y a mejorar continuamente los procesos, contando con funcionarios idóneos, con la participación ciudadana, y ejerciendo un autocontrol integral en forma eficiente, eficaz y efectiva.
El Sistema de Gestión de Calidad de la Superintendencia de Sociedades se establecerá de acuerdo con los requisitos y lineamientos estipulados en la Norma NTCGP 1000:2004
La Política de Calidad establecida por la Superintendencia de Sociedades es:
“La Superintendencia de Sociedades está comprometida con la satisfacción de los usuarios a través de la anticipación de la crisis y la atención oportuna de la insolvencia en el sector real, asegurando el desarrollo permanente de la competencia de los funcionarios,
manteniendo la infraestructura necesaria para la gestión, mejorando continuamente la eficacia, eficiencia, efectividad de los procesos, minimizando sus riesgos y manteniendo relaciones de mutuo beneficio con proveedores calificados, para así contribuir al orden público económico”.
2. Políticas de responsabilidad social
POLÍTICAS DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CON LA COMUNIDAD.
Compromiso con la Comunidad
ARTÍCULO 25. La Superintendencia de Sociedades, se orientará hacia el bienestar social de la comunidad en todas sus actuaciones, para lo cual propenderá por el mejoramiento de la calidad de vida de la población –especialmente de la más vulnerable–, estimulando la participación ciudadana, estableciendo Políticas de mejoramiento en salud, educación, cultura, inversión social y física, concretando las mismas en cuanto a las minorías étnicas o culturales y de género, aumentando y haciendo eficientes los proyectos de interés social.
La Entidad declara expresamente su compromiso con la protección de los derechos fundamentales, salvaguardando los parámetros básicos de protección a la vida, a la libertad, a la igualdad, a la dignidad humana, a la intimidad, al libre desarrollo de la personalidad, a la libertad de conciencia y de cultos, a la información, al trabajo, a la asociación, al respeto a la naturaleza, a la intervención ciudadana activa, y a la solidaridad, entre otros.
Información y Comunicación con la Comunidad
ARTÍCULO 26. Los estados e informes económicos, financieros, contables y de gestión presentados a los respectivos entes de regulación y control por la Entidad, así como cualquier otra información sustancial, deben ser dados a conocer y estar disponibles para la comunidad, la cual tiene derecho a informarse permanentemente de todos los hechos que ocurran dentro de la Entidad y que no sean materia de reserva. Los medios de información que podrán utilizarse son, entre otros, el grupo de atención al usuario, boletines, folletos o circulares, periódico, línea telefónica gratuita, correo electrónico y página web.
Compromiso con la Rendición de Cuentas
ARTÍCULO 27. La Superintendencia de Sociedades se compromete a realizar una efectiva rendición de cuentas de manera anual, con el objeto de informar a la ciudadanía sobre el proceso de avance y cumplimiento de las metas. Para el efecto se compromete a suministrar la información necesaria como mínimo con quince (15) días de anticipación a la realización de la respectiva audiencia pública, a través de Gobierno en Línea.
Atención de Quejas y Reclamos
ARTÍCULO 28. La Entidad instaurará un grupo de Atención al Usuario en la cual esta podrá presentar solicitudes, reclamaciones, consultas e informaciones referentes a la administración; en ella reposará un ejemplar de Código de Buen Gobierno y de Código de Etica para su consulta permanente por parte de todos los interesados.
La Entidad contará con un procedimiento claro y público sobre el procedimiento para tramitar las quejas que se instauren bien sea en las intendencias regionales o en Bogotá a través del grupo de control disciplinario.
Control Social
ARTÍCULO 29. La Superintendencia de Sociedades promoverá la participación de la ciudadanía, usuarios y beneficiarios, veedurías y comités de vigilancia, entre otros, para prevenir, racionalizar, proponer, acompañar, vigilar y controlar la gestión pública, sus resultados y la prestación de los servicios públicos suministrados por el Estado y los particulares, garantizando la gestión al servicio de la comunidad. Así mismo, se compromete a facilitar de manera oportuna la información requerida por la ciudadanía para el ejercicio del control social.
POLÍTICA DE RESPONSABILIDAD FRENTE AL MEDIO AMBIENTERESPONSABILIDAD CON EL MEDIO AMBIENTE.
ARTÍCULO 30. La Entidad se compromete a establecer lineamientos en esta materia que comprendan: Mecanismos de educación y promoción; Uso de tecnologías limpias; manejo de desechos; y uso de recursos no renovables.
La Superintendencia de Sociedades debe generar estrategias para prevenir y minimizar los impactos de la contaminación, garantizando la protección ambiental de la localidad en la que nos encontramos ubicados, mediante la optimización en el uso de los recursos naturales, materias primas, energía y prácticas de mejoramiento continuo;
La Superintendencia de Sociedades se compromete a incorporar dentro de su plan estratégico el tema ambiental, dando cumplimiento a las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias, mediante el fomento de programas de evaluación y mejoramiento ambiental;
La Superintendencia de Sociedades desarrollará sistemas eficientes, seguros y responsables de generación, recolección, almacenamiento, selección y eliminación de los desechos.
La Superintendencia de Sociedades implementará mecanismos para educar y promover en prevención la gestión ambiental, el uso adecuado de los desechos industriales, el desarrollo sostenible y las tecnologías limpias entre sus grupos de interés.
A través de los medios disponibles, la Secretaría General dará instrucciones y establecerá mecanismos tendientes al ahorro de los recursos no renovables. Adicionalmente, se promoverá entre los funcionarios, el uso de tecnologías limpias y el manejo adecuado de los desechos.
3. Políticas frente a los grupos de interés
POLÍTICA SOBRE CONFLICTOS DE INTERÉS.
Compromiso frente a los Conflictos de Interés
ARTÍCULO 31. La Superintendencia de Sociedades se compromete a aplicar en forma permanente los siguientes lineamientos, que garantizan la prevención, manejo, divulgación y resolución de los conflictos de interés.
Prácticas que deben evitarse para la prevención de Conflictos de Interés
ARTÍCULO 32. La Superintendencia de Sociedades rechaza, condena y prohíbe que el Superintendente de Sociedades y su Equipo directivo, miembros de comités especiales, servidores públicos y todos aquellos vinculados con la Entidad incurran en cualquiera de las siguientes prácticas:
a) Recibir remuneración, dádivas o cualquier otro tipo de compensación en dinero o especie por parte de cualquier persona jurídica o natural, en razón del trabajo o servicio prestado a la Entidad o a sus grupos de interés;
b) Otorgar compensaciones no autorizadas por las normas pertinentes;
c) Utilizar indebidamente información privilegiada o confidencial para obtener provecho o salvaguardar intereses individuales propios o de terceros;
d) Realizar proselitismo político o religioso aprovechando su cargo, posición o relaciones con la Entidad, no pudiendo comprometer recursos económicos para financiar campañas políticas;
e) Todas aquellas prácticas que atenten contra la integridad y la transparencia de la gestión de la Entidad y en contra del buen uso de los recursos públicos;
f) Todo tráfico de influencias para privilegiar trámites.
Deberes del Equipo Humano Relacionados con los Conflictos de Interés
ARTÍCULO 33. Sin perjuicio del establecimiento de otros, los deberes de los servidores públicos de La Superintendencia de Sociedades, son:
a) Revelar a tiempo y por escrito a los entes competentes cualquier posible conflicto de interés que crea tener;
b) Contribuir a que se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a los órganos de Control Interno y externo de la Entidad;
c) Guardar y proteger la información que la normatividad legal haya definido como de carácter reservado;
d) Contribuir a que se le otorgue a todos los ciudadanos y habitantes del territorio nacional un trato equitativo, y a que se le garanticen sus derechos;
e) Revelar a tiempo cuando incurran en alguna de las situaciones enunciadas en el artículo sobre prevención de conflictos.
Prohibiciones para el Personal sobre Conflictos de Interés
ARTÍCULO 34. Sin perjuicio de la ampliación de estas prohibiciones, el personal de la Superintendencia de Sociedades se abstendrá de utilizar las siguientes prácticas en su accionar diario:
a) Utilizar indebidamente información privilegiada y confidencial en contra de los intereses de la administración;
b) Participar, directa o indirectamente, en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia de la administración o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses;
c) Realizar actividades que atenten contra los intereses de la administración;
d) Gestionar, por sí o por interpuesta persona, negocios que le originen ventajas que conforme a las normas constitucionales, legales, reglamentarias y el Código de Etica, lesionen los intereses de la administración;
e) Utilizar su posición en la Entidad o el nombre de la misma para obtener para sí o para un tercero tratamientos especiales en negocios particulares con cualquier persona natural o jurídica;
f) Entregar dádivas a otros servidores públicos a cambio de cualquier tipo de beneficios;
g) Utilizar los recursos de la Entidad para labores distintas de las relacionadas con su actividad, ni encausarlos en provecho personal o de terceros;
h) Gestionar o celebrar negocios con la Entidad para sí o para personas relacionadas, que sean de interés para los mencionados;
i) Aceptar, para sí o para terceros, donaciones en dinero o especie por parte de proveedores, contratistas o cualquier persona relacionada o no con la administración, o de personas o entidades con las que la Entidad sostenga relaciones en razón de su actividad, que conlleve a generar cualquier clase de compromiso no autorizado;
j) Participar en procesos de selección o contratación cuando estén incursos en alguna de las situaciones enunciadas en el acápite sobre prevención de conflictos.
k) Participar en las sesiones de los comités a los que pertenezca, cuando con su voto, favorezca sus propios intereses.
Procedimiento de Resolución y Divulgación de Conflictos de Intereses
Artículo 35. Los grupos de interés de la Superintendencia de Sociedades deberán revelar los conflictos de intereses en los cuales pudieran estar involucrados o incursos, o en los que crean que otro de ellos lo está, informando al Comité de Buen Gobierno y al ente de control competente.
Los grupos de interés deberán consultar con el Comité de Buen Gobierno los eventos que puedan ofrecer dudas en relación con un posible conflicto de interés o manejo de información privilegiada.
POLÍTICAS CON CONTRATISTAS. POLÍTICA DE CONTRATACIÓN PÚBLICA.
Compromiso con la Finalidad de la Contratación Pública
Artículo 36. La Superintendencia de Sociedades dará cumplimiento formal y real al Estatuto de la Contratación Pública, para lo cual se compromete a observar las disposiciones legales con prontitud, exactitud y diligencia, de modo que la información sobre las condiciones y procesos contractuales sea entregada a los interesados oportuna, suficiente y equitativamente, y a que las decisiones para otorgar los contratos se tomen sin ningún tipo de sesgos o preferencias, sino de manera exclusiva con base en el análisis objetivo de las propuestas presentadas por los participantes.
La Entidad evaluará el desempeño del contratista, a través de una metodología que mida la gestión del contrato o compra, a fin de identificar oportunidades de mejora y como factor de evaluación para la adjudicación de contratos a futuros procesos de selección.
Los proveedores deberán ser consultados en las distintas Bases de Datos de Información Financiera y a ellos se les hará el seguimiento requerido sobre sus actividades, en concordancia con las normas que tienden a prevenir el Lavado de Activos.
Adicionalmente, la contratación en la Entidad se realiza en un ámbito de libre competencia, con criterios de eficaz y eficiente administración, orientada por los principios de buena fe, moralidad, transparencia, economía, equidad, responsabilidad, igualdad, imparcialidad y celeridad.
Las disposiciones de carácter interno vigentes en materia de contratación, se encuentran contenidas en resoluciones, decretos y circulares internas expedidos por la Entidad, sobre temas como los principios que rigen la contratación, las normas aplicables a los contratos, la competencia para su celebración, el procedimiento general de contratación, las garantías que deben exigirse, los criterios de ponderación para la escogencia de los contratistas, entre otros.
Así mismo, la Entidad a través de su página de Internet, en la sección de Contratos y Plan de Compras, tendrá actualizado los procesos de contratación que se encuentran en ejecución, esto con el fin de ser equitativos y trasparentes.
Por último la Entidad buscará establecer, con los proveedores, relaciones de beneficio mutuo basadas en la calidad, la eficiencia, el respeto, la búsqueda constante del bien común y las mejores condiciones para las dos partes.
POLÍTICA CON LOS GREMIOS ECONÓMICOS.
Información y corresponsabilidad Martha y Alba
ARTÍCULO 37. La Superintendencia de Sociedades dispondrá de una plataforma informativa que permita a los gremios económicos el acceso a su información no reservada por mandato de ley. Adicionalmente, bajo el criterio de corresponsabilidad social, promoverá acciones gremiales pertinentes a los temas coyunturales y de tendencias económicas y comerciales, que inciden en la economía del país.
Para tal efecto, la Superintendencia de Sociedades podrá:
a) Proteger, mantener y actualizar la información suministrada por las sociedades sometidas bajo la inspección, vigilancia y control;
b) Fomentar la generación de relaciones multilaterales y culturales, con el concurso de los gremios y organizaciones económicas y/o jurídicas;
c) Crear condiciones para gestionar convenios de cooperación técnica y de transferencia de conocimiento con los gremios, a fin de alcanzar un mayor desarrollo intelectual e integral de los servidores públicos;
d) Conocer las expectativas de las organizaciones gremiales, a fin de mejorar el portafolio de productos y servicios que la Entidad pueda brindarles;
e) Promover alianzas estratégicas de comunicación para la realización de eventos de capacitación, publicaciones específicas tanto en temas societarios, como de interés empresarial;
f) Apoyar la divulgación de los certámenes gremiales como foros, seminarios, ferias y exposiciones empresariales;
g) Aunar esfuerzos en la realización de investigaciones y estudios específicos de algunos renglones del sector real de la economía, que ameriten ser analizados a profundidad;
h) Formular propuestas, proyectos e iniciativas conjuntas al Estado, en pro del desarrollo empresarial del país presente y futuro;
i) Apoyar las incubadoras de empresas con capacitación en temas empresariales y societarios.
4. Políticas frente al sistema de Control Interno
POLÍTICA FRENTE AL CONTROL INTERNO.
Compromiso frente al MECI
ARTÍCULO 38. La Superintendencia de Sociedades se compromete a aplicar el Modelo Estándar de Control Interno –MECI– (adoptado por el Gobierno Nacional mediante el Decreto 1599 de 2005) y velar por su cumplimiento por parte de todos los servidores públicos, para que desarrollen estrategias que conduzcan a una administración eficiente, eficaz, imparcial, íntegra y transparente, por medio de la autorregulación, la autogestión, el autocontrol y el mejoramiento continuo para el cumplimiento de los fines del Estado, y propiciando el control estratégico, el control de gestión y el control de evaluación.
POLÍTICAS SOBRE RIESGOS.
Declaración del Riesgo
ARTÍCULO 39. La Superintendencia de Sociedades declara que en el desarrollo de sus actividades ocurren riesgos, por lo cual se compromete a adoptar los mecanismos y acciones para su prevención, administración, minimización e impacto. Este compromiso está determinado en la Política de calidad de la organización y se refuerza en la Política de Administración del riesgo que se enuncia a continuación
“La Superintendencia de Sociedades se compromete a preservar la eficacia, eficiencia y efectividad operativa, así como la salvaguarda e integridad de sus funcionarios, mediante el establecimiento e implementación de un Sistema de Administración del Riesgo, que permita la minimización de los costos y de las consecuencias causadas por estos, realizando un adecuado análisis del contexto estratégico, la pronta identificación de las amenazas y fuentes, la evaluación, valoración y clasificación de los riesgos, así como la determiNación de métodos para su tratamiento y monitoreo, para de esta manera prevenir o evitar la materialización de eventos que puedan afectar el normal desarrollo de los procesos y el cumplimiento de los objetivos institucionales”.
Para el cumplimiento de este objetivo, la Entidad establecerá los métodos y diseñará las herramientas que apoyen la identificación, análisis, valoración y medición de los riesgos.
La Superintendencia de Sociedades, deberá involucrar y comprometer a todos los servidores en la búsqueda de acciones encaminadas a prevenir, administrar y controlar los riesgos, para cuyo efecto debe darles a conocer el mapa de riesgos institucionales, proceso que debe ser revisado con regularidad por un comité designado por las directivas.
DE LA ADMINISTRACIÓN DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO.
DE LOS COMITÉS PARA LAS BUENAS PRÁCTICAS EN LA FUNCIÓN PÚBLICA.
Comités Especiales y Disposiciones Comunes
ARTÍCULO 40. La Superintendencia de Sociedades, en cumplimiento de la función pública que le es inherente y por los variados frentes en los que debe actuar, se compromete a integrar Comités de Buen Gobierno, de Etica y de Calidad y Control Interno, los cuales contribuirán a realizar una gestión íntegra, eficiente y transparente por parte de la Administración. Las normas comunes de estos Comités son:
a) La Entidad facilitará el apoyo técnico y operativo que requieran los Comités Especiales para su adecuado funcionamiento y el cumplimiento oportuno de sus funciones;
b) Los miembros de los Comités cumplirán a cabalidad sus funciones y obligaciones;
c) Los miembros de los Comités registrarán en actas lo acontecido en las reuniones;
d) Los miembros de los Comités guardarán la confidencialidad que los asuntos públicos requieran;
e) Los miembros de los Comités respetarán las normas de conflictos de interés respectivas.
1. Comité de Buen Gobierno
Composición del Comité de Buen Gobierno, Nominación y Período de sus Miembros
ARTÍCULO 41. La Superintendencia de Sociedades se compromete a que el Comité de Buen Gobierno esté compuesto por miembros que ostenten la calidad de externos y/o independientes.
Sus miembros pertenecerán a los siguientes colectivos: un (1) miembro de la comunidad empresarial nominado por las asociaciones empresariales; un (1) miembro de la comunidad académica nominado por rectores de universidades; (1) Delegado del Superintendente de Sociedades.
Para constituir el Comité de Buen Gobierno, el Superintendente convocará a las comunidades mencionadas. Los miembros del Comité de Buen Gobierno no pueden hacer parte de ningún otro Comité en la Entidad. Su período será de dos (2) años y podrán ser reelegidos por un período más. Se reunirán ordinariamente cada cuatro (4) meses y extraordinariamente cada vez que sean citados por el Superintendente de Sociedades
Perfil de los Miembros del Comité de Buen Gobierno y Cumplimiento de sus Funciones
ARTÍCULO 42. Los miembros del Comité de Buen Gobierno reunirán como mínimo el siguiente perfil: tener reconocidas calidades morales y éticas; gozar de buen nombre y reconocimiento por su idoneidad profesional e integridad; y poseer conocimientos en áreas como la ética, el servicio público o materias afines al Código de Buen Gobierno.
El Superintendente de Sociedades y su Equipo Directivo se comprometen a verificar que los miembros del Comité de Buen Gobierno están cumpliendo sus responsabilidades con disciplina y rigurosidad. Este compromiso podrá ser delegado en un directivo que se considere afín con la tarea, pero esta delegación administrativa no conlleva que quien delega se desprenda de su responsabilidad.
Funciones y Atribuciones del Comité de Buen Gobierno
ARTÍCULO 43. En desarrollo de su objeto, este Comité tendrá las siguientes funciones:
a) Monitorear y hacer seguimiento al desarrollo y cumplimiento de las Políticas generales y de dirección de la Entidad;
b) Asegurarse de la difusión de Código de Buen Gobierno y de una adecuada capacitación en el mismo a los colaboradores internos y grupos de interés de la Entidad;
c) Realizar un seguimiento a las Políticas de contratación de la Entidad, en aras del cumplimiento del principio de transparencia en dichos procesos;
d) Realizar seguimiento a las Políticas de eficiencia, integridad y transparencia que se determinan en el presente Código de Buen Gobierno;
e) Hacer seguimiento a las Políticas de gestión del talento humano en la Entidad;
f) Informarse y hacer seguimiento a los sistemas de control social que se ejercen sobre la Entidad;
g) Monitorear el comportamiento de los administradores públicos;
h) Informar, por lo menos cada seis (6) meses al Comité Directivo sobre las tareas que le fueron encomendadas.
i) Darse su propio reglamento de operación.
2. Comité de ética y convivencia laboral
ARTÍCULO 44. La Superintendencia de Sociedades se compromete a instaurar un Comité de Etica y convivencia laboral, que será la instancia organizacional encargada de promover y liderar el proceso de implantación de la gestión ética, encauzado hacia la consolidación del ejercicio de la función pública en términos de eficacia, transparencia, integridad y servicio a la ciudadanía por parte de todos los servidores públicos de la Entidad. Igualmente es el facultado en el tema de la prevención y manejo de los conflictos de interés dentro de la Entidad.
Composición y Reuniones del Comité de Etica y nombramiento de sus Miembros
ARTÍCULO 45. El Comité de Etica estará conformado por el directivo de primer nivel de las áreas del Despacho del Superintendente, Gestión Humana, Administración de Personal, Comunicación, Conciliación, así como por un representante de los servidores públicos. Uno de estos directivos será nombrado por el Superintendente de Sociedades para que ejerza el papel de coordinador.
Sus miembros serán nombrados por un período de un dos (2) años, renovable por un período más. El Comité se reunirá ordinariamente cada dos (2) meses y extraordinariamente cada vez que sea citado por el (Superintendente de Sociedades).
Funciones del Comité de Etica Relativas a los Conflictos de Interés
ARTÍCULO 46. En desarrollo de sus objetivos, el Comité de Etica tendrá las siguientes funciones:
a) Proponer la identificación de la existencia de un conflicto de interés en un caso concreto;
b) Proponer al Superintendente y su Equipo Directivo mecanismos para facilitar la prevención, el manejo y la divulgación de los conflictos de interés que puedan presentarse entre los grupos de interés;
c) Proponer al Superintendente y su Equipo Directivo el procedimiento de resolución y divulgación de conflictos de interés de acuerdo con lo establecido en el acápite pertinente de este Código;
d) Proponer al Superintendente y su Equipo Directivo los criterios y diseñar las estrategias para prevenir y resolver los conflictos de interés;
e) Velar por la divulgación de los conflictos de interés en los cuales pudieran estar incursos el Superintendente o su Equipo Directivo los miembros de la Entidad, los miembros externos de los Comités, los miembros de Juntas Directivas de las entidades descentralizadas, y demás;
f) Proponer al Superintendente y su Equipo Directivo una reglamentación de prácticas prohibidas, por medio de la cual se prohibirá que la Alta Dirección y los miembros de la Entidad incurran en determinadas prácticas que ocasionen conflictos de interés;
g) Proponer al Superintendente y su Equipo Directivo la adopción de mecanismos para la administración de conflictos de interés de los miembros de la Alta Dirección, de los Comités Especiales y de los demás miembros de la Entidad;
h) Proponer Políticas sobre conflictos de interés con los grupos de interés.
3. Comité de Control Interno y calidad.
Concepto del Comité de Control Interno y Calidad
ARTÍCULO 47. La Superintendencia de Sociedades se compromete a instaurar un Comité de Control Interno y Calidad que se encargará de asegurar la implementación y evaluación de los procesos de calidad y Control Interno de la Entidad, asegurando una gestión orientada a procesos de mejoramiento continuo y el aseguramiento de su eficiencia, eficacia y efectividad, mediante el monitoreo estratégico de gestión y operativo, a través del Modelo Estándar de Control Interno.
DE LA ADMINISTRACIÓN Y RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS.
Compromiso con la Administración y Resolución de Controversias
ARTÍCULO 48. La Superintendencia de Sociedades se compromete a adoptar sistemas para la prevención, administración y resolución de controversias como un mecanismo para promover la transparencia, las relaciones con la ciudadanía, con el sector privado y las organizaciones civiles, y para proteger los recursos públicos.
Cuando un ciudadano considere que se ha violado o desconocido una norma de Código de Buen Gobierno, podrá dirigirse al Comité de Buen Gobierno, radicando su reclamación en la Oficina de Atención al Usuario, que a su vez la remitirá al Comité de Buen Gobierno, quien estudiará y responderá la misma.
El Comité de Buen Gobierno se encargará de definir el procedimiento con el cual se resolverán los conflictos que surjan de su Código de Buen Gobierno, de acuerdo con el evento presentado. Para la resolución y administración de una controversia derivada de Código de Buen Gobierno, atenderá las normas constitucionales, legales y reglamentarias establecidas, los principios éticos asumidos por la Entidad y el espíritu contenido en el Código de Buen Gobierno.
Ni la Entidad ni el Comité de Buen Gobierno podrán prohibir la utilización de los mecanismos de solución directa de las controversias derivadas del presente Código de Buen Gobierno.
DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN DE CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO.
Indicadores de Gestión
ARTÍCULO 49. La Superintendencia de Sociedades se compromete a desarrollar los siguientes indicadores éticos para la medición de su gestión y su desempeño, así:
a) Indice de Comunicación: Para medir los resultados de la gestión en comunicación de la Entidad, logrando una comunicación transparente con sus grupos de interés, se podrán utilizar los instrumentos de diagnóstico de la comunicación pública diseñados por USAID a través de Casals & Associates Inc. y que figuran en el Modelo de Comunicación Pública Organizacional e Informativa. La Entidad se compromete a realizar una medición anual;
b) Indice de Satisfacción del cliente externo: para medir la percepción que tienen los clientes o públicos externos sobre la imagen de integridad, transparencia y eficiencia de la Entidad sobre la gestión de sus recursos y la prestación de sus servicios;
c) Indicadores Operativos: con los cuales el Modelo Estándar de Control Interno evalúa y monitorea el Sistema de Gestión de Calidad, soportado en una gestión por procesos.
DE LA ADOPCIÓN, VIGENCIA, DIVULGACIÓN Y REFORMA DE CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO.
Vigencia de Código de Buen Gobierno
ARTÍCULO 50. El Código de Buen Gobierno entrará en vigencia a partir de su aprobación por parte del Superintendente de Sociedades.
Divulgación de Código de Buen Gobierno
ARTÍCULO 51. El Código de Buen Gobierno se divulgará a los miembros de la Entidad y a sus grupos de interés.
Reforma de Código de Buen Gobierno
ARTÍCULO 52. El Código de Buen Gobierno podrá ser reformado por decisión del Superintendente o por sugerencia del Comité de Buen Gobierno. El Superintendente de Sociedades informará a los grupos de interés, a través de medios de comunicación masivos, los cambios introducidos.