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RESOLUCIÓN 130-000879 DE 2018
(octubre 16)
Diario Oficial No. 50.748 de 16 de octubre de 2018
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Por la cual se establecen los requisitos de inscripción y conformación de la lista de firmas especializadas de la Superintendencia de Sociedades de conformidad con lo establecido en el Decreto 1074 de 2015, se expide el manual de ética y conducta profesional para las mismas que ha de regirlas y se establecen los términos y condiciones de uso del formulario electrónico de inscripción.
EL SUPERINTENDENTE DE SOCIEDADES,
en uso de sus facultades legales, y
CONSIDERANDO:
Primero. Que en el artículo 81 de la Ley 1116 de 2006, se le otorgaron facultades al Gobierno Nacional para fijar las condiciones que deberán cumplir los peritos y avaluadores para que puedan prestar los servicios previstos en la citada ley.
Segundo. Que mediante el Decreto 1730 de 2009, incorporado en el Decreto 1074 de 2015, se reglamentó el asunto relativo a los inventarios, avalúos, peritos y avaluadores.
Tercero. Que en el artículo 2.2.2.13.2.1. del Decreto 1074 de 2015 define las firmas especializadas, como “aquellas que conocen una disciplina especial relativa a la elaboración y presentación de avalúos corporativos y especializados; idóneos para determinar el valor en bloque o de la empresa como unidad de explotación económica”.
Cuarto. Que en el parágrafo del artículo 2.2.2.13.2.3. del Decreto 1074 de 2015, consagra que la Superintendencia de Sociedades fijará los términos de la convocatoria y los requisitos para la conformación de la lista que deben cumplir las firmas especializadas.
Quinto. Que es imperativo disponer de mecanismos para promover la participación efectiva de entidades que cuenten con profesionales idóneos que reúnan los requisitos académicos y profesionales para actuar como auxiliares de la justicia.
RESUELVE:
DE LA LISTA DE FIRMAS ESPECIALIZADAS.
ARTÍCULO 1o. LISTA DE FIRMAS ESPECIALIZADAS. Para efectos de la conformación de la lista de que trata el artículo 81 de la Ley 1116 de 2006, reglamentado por el artículo 2.2.2.13.2.3. del Decreto 1074 de 2015, la Superintendencia de Sociedades mantendrá una convocatoria permanente para la conformación de la lista de firmas especializadas. Esta lista se entenderá conformada con su publicación en la página web de esta Superintendencia.
A partir de la publicación de esta resolución quedará formalmente abierto el proceso de inscripción de aquellas personas jurídicas que tengan interés en formar parte de la lista de firmas especializadas.
La Superintendencia de Sociedades, a través de su página web, comunicará al público la apertura de la inscripción a la que se refiere esta resolución.
ARTÍCULO 2o. SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN. La persona jurídica que aspire a ser inscrita en la lista de firmas especializadas, diligenciará en su totalidad el formulario electrónico establecido, que será elaborado y administrado por la Superintendencia de Sociedades. El perfil del aspirante estará compuesto por la información consignada en el formulario electrónico de inscripción.
La Superintendencia revisará la información y los documentos suministrados por la persona jurídica que aspire a conformar la lista, verificará si ha cumplido los requisitos y determinará si es apta para ser inscrita como firma especializada.
PARÁGRAFO TRANSITORIO. Quienes se encontraren inscritos en la lista de firmas especializadas vigente en la fecha de entrada en vigor de la presente resolución, y aspiraren a permanecer en ella, dispondrán de un mes para actualizar la información requerida y acreditar el cumplimiento de los requisitos de que trata esta resolución.
ARTÍCULO 3o. FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN Y ANEXOS. La persona jurídica que aspire a conformar la lista de firmas especializadas deberá suministrar la información y los documentos que para el efecto determine la Superintendencia de Sociedades. En todo caso el formulario de inscripción deberán incluirse, cuando menos, los siguientes datos:
1. Razón o denominación social.
2. Número de identificación tributaria.
3. Dirección del domicilio y correo electrónico donde recibirá notificaciones judiciales, así como cualquier otra comunicación de la Superintendencia de Sociedades.
4. Número telefónico.
5. Sector o sectores en los cuales tiene experiencia específica.
6. Relación del grupo de profesionales que le prestarán servicios en el desarrollo de sus funciones como firma especializada. Para el caso de los profesionales, se deberá acreditar ante la Superintendencia de Sociedades la vigencia de la licencia, matrícula o tarjeta profesional, expedida por la entidad competente que lo autorice para ejercer la profesión, según lo dispongan las normas vigentes que resulten aplicables.
7. Información respecto de las situaciones de conflicto de interés, de conformidad con lo previsto en Capítulo III de la presente resolución.
PARÁGRAFO 1. El representante legal de la persona jurídica que aspire a formar parte de la lista de firmas especializadas, manifestará bajo la gravedad de juramento, que la información y los documentos que ha proporcionado son veraces, no conducen a engaño o falsedad y están completos. El juramento se entiende prestado con el diligenciamiento del formulario de inscripción.
PARÁGRAFO 2. La Superintendencia de Sociedades podrá exigir el suministro de información adicional, en el evento de ser necesaria la verificación del cumplimiento de alguno de los requisitos.
ARTÍCULO 4o. REQUISITOS GENERALES. Las personas jurídicas que aspiren a ser inscritas en la lista de firmas especializadas, deberán cumplir los siguientes requisitos:
1. Que estén debidamente constituidas.
2. Que inscriban a las personas naturales que en su nombre desarrollarán las funciones de asesoría en avalúos corporativos y especializados, las cuales deberán acreditar la totalidad de los requisitos previstos, de conformidad con lo establecido en el artículo quinto de la presente resolución.
3. Que acrediten el vínculo con las personas naturales que en nombre de la persona jurídica desarrollarán las funciones de asesoría en avalúos corporativos y especializados, mediante la expedición de un certificado otorgado por el representante legal.
4. Que aporten los demás soportes que sean necesarios, de conformidad con lo dispuesto en la presente resolución y lo que para el efecto, disponga la Superintendencia de Sociedades.
PARÁGRAFO 1. Las personas naturales que conformen el equipo de trabajo de las firmas especializadas, no podrán formar parte de la lista de auxiliares de la justicia a que se refiere la Ley 1116 de 2006 de la Superintendencia de Sociedades. Las personas jurídicas inscritas como interventoras, tampoco podrán formar parte de la lista de firmas especializadas.
PARÁGRAFO 2. No podrá ser parte de la lista de firmas especializadas las personas jurídicas que tengan antecedentes disciplinarios o fiscales. La Superintendencia de Sociedades realizará la verificación correspondiente.
ARTÍCULO 5o. REQUISITOS ESPECIALES PARA SER INSCRITO EN LA LISTA. Para ser inscrito en la lista de firmas especializadas, la persona jurídica aspirante deberá acreditar lo siguiente:
1. Experiencia específica en por lo menos cinco procesos de asesoría en avalúos corporativos y especializados, para determinar el valor en bloque o de la empresa como unidad de explotación económica.
La experiencia específica indicada deberá ser acreditada mediante la certificación de avalúos corporativos y especializados realizados en los últimos diez años.
Para acreditar la experiencia, se deberán presentar certificaciones o constancias de los servicios prestados, expedidas por el representante legal de la sociedad, donde se especifique la actividad desarrollada, el tiempo de duración y la persona a la que se le prestó el servicio.
2. Identificar las personas naturales que conformarán su equipo de trabajo.
PARÁGRAFO 1. Cada uno de los miembros del equipo de trabajo deberá incluir en el formulario de inscripción el documento de identidad, tarjeta profesional, antecedentes profesionales cuando sea el caso.
PARÁGRAFO 2. En aquellos casos en los que la firma especializada requiera realizar actividades propias del avaluador, descritas en el artículo 4o de la Ley 1673 de 2013 y del artículo 4o del Decreto 556 de 2014, deberá contar con apoyo de un avaluador inscrito en el Registro Abierto de avaluadores, para la categoría que corresponda, de conformidad con el artículo 5o del Decreto 556 de 2014.
ARTÍCULO 6o. INSCRIPCIÓN EN LA LISTA DE FIRMAS ESPECIALIZADAS. Las solicitudes de inscripción en la lista de firmas especializadas se pondrán en consideración del Comité de Selección de Especialistas.
En sesión del Comité de Selección de Especialistas se evaluará el cumplimiento de los requisitos establecidos en la presente resolución y se aprobará la inscripción de aquellas firmas que cumplan con la totalidad de ellos.
ARTÍCULO 7o. PUBLICACIÓN DE LA LISTA DE FIRMAS ESPECIALIZADAS. La lista de firmas especializadas se publicará en la página web de la Superintendencia de Sociedades.
DEL MANUAL DE ÉTICA.
ARTÍCULO 8o. DESTINATARIOS. Son destinatarios del presente manual de ética, las personas jurídicas inscritas en la lista de firmas especializadas, así como el representante legal y los profesionales que conformen el equipo de trabajo para la prestación de los servicios previstos.
ARTÍCULO 9o. ADHESIÓN Y CUMPLIMIENTO DEL MANUAL DE ÉTICA POR PARTE DE LAS FIRMAS ESPECIALIZADAS. Las firmas especializadas aspirantes a formar parte de la lista de la Superintendencia de Sociedades, deberán adherirse de manera expresa al presente manual de ética, en el momento en que se inscriban en la lista.
ARTÍCULO 10. DEBERES DE LAS FIRMAS ESPECIALIZADAS. Son deberes de las firmas especializadas, así como de su grupo de profesionales, los siguientes:
1. Deber de buena fe: en virtud del cual, deberá conducirse en todas las actuaciones a su cargo conforme al principio consagrado en el artículo 83 de la Constitución Política y en la legislación vigente.
2. Deber de diligencia: en virtud del cual deberá actuar conforme a las pautas de conducta que se describen a continuación:
a) Tener el conocimiento y la experiencia requeridos para el ejercicio del cargo: contar con los conocimientos, experiencia y entrenamiento que sean necesarios para cumplir las funciones que le corresponden. En este sentido, las personas naturales inscritas deberán ser profesionales idóneos y, en consecuencia, deberán conocer las reglas que rigen su oficio, estar al tanto de los cambios en la legislación y actuar de manera reflexiva y prudente en el desarrollo de su actividad.
b) Contar con profesionales el tiempo y la dedicación que fueren necesarios.
c) Tomar decisiones informadas: consultar las fuentes de información disponibles y analizar los datos que fueren necesarios para adoptar las medidas y decisiones que correspondan.
d) Actuar oportunamente y con celeridad: cumplir con las actuaciones de manera oportuna y reaccionar con prontitud, cuando las circunstancias así lo requieran.
3. Deber de lealtad: obrar con fidelidad frente a la entidad a la cual le está presentando el servicio de valoración, sus asociados, acreedores, autoridades, terceros interesados y el público en general.
4. Deber de imparcialidad: no podrá favorecerse a ninguna de las partes vinculadas al proceso.
5. Deberes de eficacia y eficiencia en la gestión: cumplir con los fines y objetivos inherentes a sus funciones de la mejor forma posible de manera tal que puedan alcanzarse resultados óptimos.
6. Deber general de información: informar a la Superintendencia de Sociedades de sus actuaciones y de cualquier, hecho que sea relevante, de manera oportuna. Adicionalmente, deberá informar y presentar las pruebas que obren en su poder a las autoridades competentes y al juez del concurso.
7. Deber de información de conductas ilícitas a las autoridades: comunicarles al juez del concurso, al funcionario a cargo, cualquier conducta que pueda ser contraria a la ley. Adicionalmente es su obligación dar noticia a las autoridades competentes con las pruebas que obren en su poder e informar al juez del concurso o al funcionario a cargo.
8. Deber de confidencialidad: proteger y abstenerse de transmitir, divulgar, difundir, publicar en medios públicos o privados o usar para fines distintos al cumplimiento de sus funciones, la información a la que tenga acceso, directa o indirectamente. Las firmas especializadas garantizarán la reserva de los datos personales de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012. Así mismo, guardarán y protegerán la reserva comercial e industrial de la entidad en proceso de insolvencia y se abstendrá de utilizar información privilegiada de manera indebida. Las firmas especializadas deberán mantener el deber de confidencialidad aún después de haberse dado por terminado el proceso.
9. Deber de respeto: dar un trato digno, cortés y cordial a las autoridades, los representantes de la entidad en los procesos.
ARTÍCULO 11. DEBERES PARTICULARES DE LAS FIRMAS ESPECIALIZADAS. Son deberes particulares de firmas especializadas, así como las personas naturales inscritas por estas, los siguientes:
1. Suministrar información veraz y completa tanto durante el procedimiento de inscripción en la lista de firmas especializadas, como en cualquier momento en que deba actualizarse dicha información.
2. Informar a la Superintendencia de Sociedades sobre el acaecimiento de cualquier hecho que pueda ser constitutivo de conflicto de interés, impedimento o inhabilidad.
3. Informar a la Superintendencia de Sociedades acerca de cualquier modificación en la información contenida en el formato de inscripción.
4. Informar a la Superintendencia de Sociedades, acerca de cualquier variación de la información suministrada por la firma especializada o de las personas naturales inscritas.
5. Informarle a los funcionarios de la Superintendencia acerca de cualquier circunstancia que pudiere afectar negativamente en el ejercicio de sus funciones. En todo caso, la relación con los funcionarios de la entidad deberá cumplirse en términos respetuosos y en ningún caso con la intención de obtener cualquier beneficio que fuere contrario a la ley.
CONFLICTO DE INTERÉS.
ARTÍCULO 12. CONFLICTO DE INTERÉS. Se entenderá que esta modalidad de conflicto se presenta cuando el interés personal de las firmas especializadas o el de alguna de las personas vinculadas a ella, le impida actuar de forma objetiva, imparcial o independiente.
Para que se configure una situación u ocurra una conducta que dé lugar a un conflicto de interés no será indispensable que exista un beneficio económico, directo o indirecto, para las firmas especializadas o para las personas naturales inscritas por estas.
ARTÍCULO 13. PERSONAS VINCULADAS. Se entenderá que es vinculada cualquier persona que, directa o indirectamente, esté relacionada con las firmas especializadas. Dentro de las personas vinculadas a las firmas especializadas, estarán comprendidas, entre otras, las siguientes:
1. Sus coasociados, superiores jerárquicos, dependientes, empleados o subordinados, incluidos quienes forman parte del grupo de profesionales y aquellas personas naturales o jurídicas que le presten servicios con ocasión de sus funciones como firmas especializadas.
2. Las personas naturales o jurídicas a las que las firmas especializadas les preste o les hubiere prestado servicios a título oneroso durante los cinco años anteriores a su designación.
3. Las personas naturales o jurídicas que ejerzan control sobre las entidades a las cuales las firmas especializadas les preste servicios a cualquier título, en los términos del artículo 26 de la Ley 222 de 1997, <Sic, es 1995>.
4. Respecto de las personas vinculadas a las firmas especializadas, su cónyuge, compañero permanente o persona con análoga relación de afectividad, así como los parientes del auxiliar de la justicia o de su cónyuge, compañero permanente o persona con análoga relación de afectividad hasta el tercer grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil.
ARTÍCULO 14. INTERÉS ECONÓMICO SUSTANCIAL. Se entenderá que existe un interés económico sustancial cuando medien, respecto de un determinado proceso de reorganización o liquidación, prerrogativas económicamente apreciables o situaciones jurídicas de índole financiera que puedan comprometer el criterio o la independencia de las firmas especializadas o el de cualquiera de las personas vinculadas a ellas, en la toma de decisiones o respecto del desarrollo adecuado del proceso.
DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO DEL FORMULARIO ELECTRÓNICO DE INSCRIPCIÓN Y EL AVISO DE PRIVACIDAD.
ARTÍCULO 15. TÉRMINOS Y CONDICIONES. La presente resolución establece los términos y condiciones de uso (en adelante, los “Términos y Condiciones”), a los cuales se deben sujetar las personas jurídicas que aspiren a ser inscritas en la lista de firmas especializadas elaborada y administrada por la Superintendencia de Sociedades (en adelante, los “Usuarios”), al momento de hacer uso del sistema (en adelante, el “Sistema”).
El simple uso del sistema implicará la manifestación tácita de los usuarios en el sentido de que conocen y aceptan los términos y condiciones. Los usuarios deberán sujetarse a las reglas establecidas en este documento, de manera que no podrán usar el Sistema en contravención a lo que aquí se dispone.
Los términos y condiciones han sido diseñados para facilitarles a los usuarios el empleo del Sistema.
ARTÍCULO 16. CAPACIDAD DE LOS USUARIOS. Los usuarios declaran que tienen la capacidad legal para sujetarse a las reglas previstas en la presente resolución.
ARTÍCULO 17. PERFIL. El perfil de los usuarios se configura con la información que estos suministran y está consignada en el formato electrónico de inscripción. Los usuarios son los titulares de la información que añadan a su perfil. Por lo tanto, tienen el derecho de modificarla, eliminarla o actualizarla.
ARTÍCULO 18. ACTUALIZACIÓN. Los usuarios tienen el deber de mantener actualizada, en el sistema, la información de su perfil, para lo cual podrán solicitar al Grupo de Registro de Especialistas que les sea habilitado el acceso de manera temporal.
ARTÍCULO 19. PROHIBICIÓN. Se prohíbe cualquier reproducción total o parcial del contenido, de los vínculos o de las imágenes que aparecen en el sistema, así como la aplicación de procesos de ingeniería inversa o de cualquier otro tipo, desarrollados con el propósito de descubrir el código fuente de todos ellos. Está prohibida también, la transmisión, transformación, inclusión, modificación, venta, copia, publicación, distribución, comercialización o cualquier otra forma onerosa o gratuita de explotación del sistema. La transgresión de esta prohibición, dará lugar a las acciones legales pertinentes.
Los usuarios aceptan que no están autorizados para eliminar o alterar el diseño, el contenido o las medidas de seguridad que integran el sistema.
ARTÍCULO 20. DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL. Son derechos de propiedad intelectual todos los derivados de patentes de invención, modelos de utilidad, know-how, derechos de autor, diseños industriales, signos distintivos o cualquier otro tipo de derecho que recaiga sobre invenciones, diseños, signos distintivos, obras del intelecto, incluidos los textos, el software o cualquier desarrollo realizado por la Superintendencia con ocasión de la estructuración y puesta en marcha del Sistema (en adelante, “Derechos de Propiedad Intelectual”).
ARTÍCULO 21. PROPIEDAD. El sistema, los derechos de propiedad intelectual que recaen sobre este, su contenido escrito, auditivo y gráfico, sus nuevas versiones, las actualizaciones y mejoras, así como los folletos y manuales de usuario (en adelante, el “Contenido”), son de propiedad única y exclusiva de la Superintendencia. Así mismo, será de propiedad de la Superintendencia la explotación de los derechos de propiedad intelectual. De acuerdo con lo anterior, la aceptación de los términos y condiciones y el uso del sistema por parte de los usuarios, no conllevan la transmisión de la propiedad del sistema, de los derechos de propiedad intelectual ni del contenido.
ARTÍCULO 22. LICENCIAMIENTO. La Superintendencia no les concede a los Usuarios licencia o autorización de uso sobre sus derechos de propiedad intelectual o sobre cualquier otra propiedad o derecho relacionado con el sistema o con el contenido. Los usos autorizados son los estrictamente dispuestos en los términos y condiciones.
ARTÍCULO 23. EVALUACIÓN DE INFORMACIÓN, DOCUMENTOS Y SOPORTES. La Superintendencia tendrá acceso a la información que esté disponible en los perfiles de los usuarios y la podrá revisar, corroborar, archivar, compilar, reproducir y usar con el propósito de verificar que los usuarios cumplan con la totalidad de los requisitos establecidos en la ley para formar parte de la lista.
ARTÍCULO 24. DEBERES DE LOS USUARIOS. Son deberes de los usuarios, en relación con el uso y la seguridad del sistema, los siguientes:
1. Suministrar información autorizada, relevante, pertinente, verdadera y que no conduzca a engaño.
2. Administrar un solo perfil.
3. No obtener, a través del sistema, información de otros usuarios o contenido de la Superintendencia, ni acceder a este de cualquier modo que no esté autorizado o que contravenga la ley.
4. No transmitir virus o códigos malintencionados al sistema.
5. No alojar contenido que por sus características, tales como formato o extensión, puedan crear dificultades a la operación del sistema.
6. No utilizar el sistema para perpetrar actos ilícitos o engañosos.
7. Mantener su información actualizada y completa.
8. No compartir su usuario o contraseña con terceros o permitir el ingreso de estos a su perfil.
9. No alojar contenidos ni realizar ninguna acción en el sistema que infrinja o viole los derechos de terceros o la ley.
ARTÍCULO 25. RESPONSABILIDAD. Los usuarios acceden el sistema bajo su propia responsabilidad. La Superintendencia no será responsable por la información que los usuarios suministren a través del sistema y tampoco lo será en relación con las acciones indebidas, ilícitas o malintencionadas de los usuarios o de terceros.
ARTÍCULO 26. SEGURIDAD. La Superintendencia tomará todas las medidas que sean razonablemente necesarias para que el sistema se ejecute y opere de manera segura. No estarán permitidos la evasión de las medidas de seguridad y el acceso no autorizado a los contenidos, al código fuente, a las bases de datos o a los servicios del sistema.
ARTÍCULO 27. SANCIONES. Si los usuarios infringen cualquiera de las disposiciones establecidas en estos términos y condiciones, provocan que el sistema se vea expuesto a riesgos o contingencias u ocasionan daños a terceros o a la Superintendencia, la entidad podrá negarles el acceso y el uso del sistema de manera temporal o definitiva. La Superintendencia podrá retirar cualquier contenido o información que se aloje en el sistema cuando considere que transgrede los términos y condiciones.
ARTÍCULO 28. GRATUIDAD. El uso del sistema es gratuito.
ARTÍCULO 29. MODIFICACIONES. La Superintendencia se reserva el derecho de modificar los Términos y Condiciones en cualquier momento.
ARTÍCULO 30. CONTACTO. La Superintendencia ha dispuesto del correo grupodeespecialistas@supersociedades.gov.co para recibir cualquier comunicación relacionada con los términos y condiciones y con el sistema.
ARTÍCULO 31. AVISO DE PRIVACIDAD. Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Ley 1266 de 2008 y las demás normas mediante las cuales se ha establecido el régimen de protección de datos personales, los términos del aviso de privacidad serán los siguientes:
“AVISO DE PRIVACIDAD”
“De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, la Superintendencia de Sociedades (en adelante el “Responsable del Tratamiento”) se hace responsable de cualquier operación o conjunto de operaciones, tales como la recolección y el almacenamiento (en adelante, el “Tratamiento”), que realice sobre cualquier información vinculada o que pueda relacionarse (en adelante, los “Datos Personales”) con los aspirantes y los auxiliares inscritos en la lista de firmas especializadas elaborada y administrada por la Superintendencia, y que sea suministrada por estos, en su condición de titulares, al momento de hacer uso del sistema.
“1. Derechos de los usuarios. Son derechos de los usuarios, en relación con la protección de sus datos personales, los siguientes:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido.
b) Ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
c) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (en adelante, “SIC”), quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o completen, una vez se hayan agotado los procedimientos regulados en las cláusulas quinta y sexta de este aviso.
d) Solicitar la supresión de datos personales cuando se considere que con su tratamiento no se respetan los principios, los derechos y las garantías constitucionales y legales. La supresión procederá cuando la SIC haya determinado que en el tratamiento el responsable ha incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.
e) Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
“2. Autorización. De conformidad con lo establecido en el literal a) del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no será necesaria la autorización del titular de los datos personales cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales. Por lo tanto, la Superintendencia está relevada del deber legal de obtener la autorización de los usuarios para el tratamiento de los datos personales.
“3. Tratamiento. La Superintendencia usará los datos personales que sean suministrados por parte de los usuarios dentro de los siguientes procesos:
a) Evaluación y verificación. La Superintendencia debe verificar que los usuarios cumplen con la totalidad de los requisitos establecidos en la ley para formar parte de la lista de firmas especializadas elaborada y administrada por la entidad.
b) Publicación de la lista de firmas especializadas. La Superintendencia de Sociedades publicará la información de las firmas especializadas, así como, la de las personas naturales que en su nombre desarrollarán las funciones de asesoría en avalúos corporativos y especializados.
“4. Finalidades. La información personal que es tratada en la Superintendencia de Sociedades tiene las siguientes finalidades, según cada grupo de interés:
a) En relación con los ciudadanos:
- Adelantar los trámites y servicios que la Entidad tiene a su cargo, en ejercicio de sus funciones de fiscalización gubernamental sobre las sociedades comerciales y las facultades jurisdiccionales previstas en la ley, tanto en el ámbito de la insolvencia como en el de los conflictos societarios.
- Dar a conocer los servicios ofrecidos por la Superintendencia.
- Fortalecer las relaciones mediante el envío de información, evaluación de la calidad de los servicios prestados por la Entidad, así como la atención a las PQRD y la invitación a capacitaciones, cursos, seminarios y eventos organizados por la Entidad.
b) En relación con el recurso humano:
- Verificar datos en procesos de vinculación, desempeño de funciones, retiro o terminación, dependiendo del tipo de relación jurídica entablada con la Superintendencia de Sociedades (incluye, entre otros, funcionarios, pensionados, exfuncionarios, judicantes, practicantes y aspirantes a cargos).
c) En relación con proveedores y contratistas:
- Verificar datos para los fines relacionados con el desarrollo, el proceso de gestión contractual de productos o servicios que requiera para su funcionamiento.
d) En relación con la seguridad de acceso a las instalaciones:
- Verificar datos para los fines relacionados con la vigilancia y seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de la Superintendencia de Sociedades.
“5. Rectificación y supresión de información. Los usuarios son los responsables de actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales así como la totalidad de la información que hayan suministrado a través del Sistema.
Los usuarios que aspiren a ser inscritos en la lista, podrán acceder en cualquier momento al sistema. Los usuarios que hubieren sido inscritos como firmas especializadas en la lista, podrán acceder al sistema mediante el usuario y la contraseña creados por el usuario al momento de la inscripción.
“6. Consultas. Los usuarios que aspiren a ser inscritos en la lista, podrán acceder en cualquier momento al sistema.
“7. Aceptación. Los usuarios se comprometen a aceptar lo dispuesto en el presente aviso de privacidad. Si los usuarios no aceptan el contenido de este aviso de privacidad, deberán abstenerse de suministrar datos de carácter personal a la Superintendencia a través del sistema.
“8. Modificación. La Superintendencia se reserva el derecho a modificar el Aviso de Privacidad con el propósito de adaptarlo a las normas legales vigentes”.
ARTÍCULO 32. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga la Resolución 100-006593 de 2009.
Publíquese y cúmplase.
El Superintendente de Sociedades,
Francisco Reyes Villamizar.
