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RESOLUCIÓN 3851 DE 2018
(marzo 15)
Diario Oficial No. 50.552 de 2 de abril de 2018
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
Por medio de la cual se adoptan las Tablas de Valoración Documental de la Superintendencia Nacional de Salud.
EL SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD,
en uso de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las que confiere el Decreto número 2462 de 2013, el Decreto número 265 de 2018, y
CONSIDERANDO:
Que acorde con lo señalado por el artículo 2o de la Ley 80 de 1989 “por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones” una de las funciones del AGN es fijar las políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación;
Que la Ley 594 de 2000 “por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, contiene las pautas generales sobre la forma y procedimientos que deben seguir las entidades del Estado en todos sus órdenes y niveles, para la organización y planeación de los archivos;
Que el Acuerdo número 002 de 2004 emitido por el Archivo General de la Nación estableció los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados, entendiendo este como “el conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística, ni las mínimas condiciones de conservación y sin la posibilidad de ser fuente de información y consulta”;
Que el artículo 8o del Acuerdo número 004 de 2013 expedido por el Archivo General de la Nación, establece: “Las Tablas de Retención Documental y la Tablas de Valoración Documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo, expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en el caso de las entidades del orden nacional y por el Comité Interno de Archivo en el caso de las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité”;
Que de conformidad con el artículo 2.8.2.2.2. del Decreto número 1080 de 2015 establece la elaboración y aprobación de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental (…);
Que mediante la Resolución número 1038 del 28 de junio de 2013, se conformó el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de la Superintendencia Nacional de Salud como órgano asesor interno, el cual tiene dentro de sus funciones aprobar el Programa de Gestión Documental y cumplir con las funciones de Comité Técnico de Archivo, enunciadas en el artículo 16 del Decreto número 2578 de 2012, cuyo numeral 3, dispone: “Aprobar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de la entidad (…)”;
Que el Grupo de Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud para poder adelantar la referida organización, procedió a crear las Tablas de Valoración Documental (TVD) para cuatro periodos, las que permitirán identificar, valorar y organizar la documentación producida en ejercicio de su actividad;
Que mediante Acta número 9 del 30 de mayo de 2014 el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de la Superintendencia Nacional de Salud aprobó las Tablas de Valoración Documental (TVD) de la Entidad;
Que el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado convalidó las Tablas de Valoración Documental (TVD) el día 25 de mayo del 2017, de acuerdo con el acta de la reunión, esta instancia determinó que el instrumento archivístico reunía los requisitos técnicos para su convalidación;
Que mediante el NURC 1-2017-196733 del día 7 de diciembre del 2017, se realizó la entrega del Certificado de Convalidación de las Tablas de Valoración Documental por parte del Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, dado que la entidad superó con éxito todas las etapas del proceso de evaluación y convalidación. Como también, se recibió asesoría (mes de febrero del 2018) sobre el diligenciamiento del formato y la documentación requerida para terminar de realizar la inscripción de las Tablas de Valoración Documental (TVD) en el Registro Único de Series Documentales en el Archivo General de la Nación;
Que, para garantizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Superintendencia Nacional de Salud, se hace necesario la adopción e implementación de la Tabla de Valoración Documental (TVD);
Que, en virtud de lo anteriormente expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Adoptar las Tablas de Valoración Documental (TVD) de la Superintendencia Nacional de Salud – convalidadas por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
ARTÍCULO 2o. Implementar las Tablas de Valoración Documental (TVD) en el Archivo Central de la Superintendencia Nacional de Salud.
ARTÍCULO 3o. Del presente acto administrativo la Superintendencia Nacional de Salud enviará la documentación requerida al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, para efectos de la inscripción de las Tablas de Valoración Documental (TVD) en el Registro Único de Series Documentales.
ARTÍCULO 3o. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 15 de marzo de 2018.
El Superintendente Nacional de Salud,
Luis Fernando Cruz Araújo.