Resolución 1038 de 2009 SNS

RESOLUCIÓN 1038 DE 2009

(julio 30)

Diario Oficial No. 47.453 de 26 de agosto de 2009

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

Por medio de la cual se modifican unos procedimientos de la Resolución 810 del 17 de junio de 2009, en la cual se modifica el manual de proceso y procedimientos de la Superintendencia Nacional de Salud.

EL SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD,

en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en el artículo 269 de la Constitución Política, artículo 4o de la Ley 87 de 1993, artículo 2o del Decreto 1537 de 2001, artículo 8o del Decreto 1018 de 2007 y el artículo 3o del Código Contencioso Administrativo, y

CONSIDERANDO:

-- Para el logro de la misión y objetivos de la Superintendencia Nacional de Salud, es necesario contar con procesos y procedimientos documentados que guíen la ejecución del trabajo administrativo y operativo, dentro de los principios de economía, imparcialidad, eficacia, moralidad, transparencia y celeridad, orientados al logro de los objetivos institucionales.

-- La Superintendencia Nacional de Salud con el fin de brindar oportuna respuesta a los requerimientos de sus vigilados y usuarios, debe determinar y desarrollar procedimientos ágiles y confiables que permitan la optimización del funcionamiento de la Entidad y la calidad del servicio al cliente.

-- La Oficina Asesora de Planeación, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones establecidas en el artículo 10 del Decreto 1018 de 2007, realizó la asesoría en la documentación de los procesos y procedimientos desarrollados por cada una las dependencias de la Superintendencia.

-- El Manual de procesos y procedimientos que se adopta contó con la revisión y aprobación de cada uno de los Superintendentes Delegados, Jefes de Oficina y Secretaría General de la Superintendencia Nacional de Salud.

-- Con el fin de mantener altos niveles de eficiencia en la Superintendencia Nacional de Salud, se hace necesario implantar y mejorar continuamente el Manual de Procesos y Procedimientos de la Superintendencia Nacional de Salud mediante un sistema que garantice su permanente actualización.

-- De conformidad con el artículo 6o de la Ley 87 de 1993, es responsabilidad de la Superintendencia Nacional de Salud, el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno para la Superintendencia Nacional de Salud.

-- El adecuado ejercicio del Control Interno en la Superintendencia Nacional de Salud requiere los Manuales de Procesos y Procedimientos formalizados y actualizados.

-- Para garantizar la continuidad en el cumplimiento de las funciones de la Superintendencia Nacional de Salud, es obligación y responsabilidad de todos los funcionarios de la entidad, aplicar en toda su extensión y en forma estricta el Manual de Procesos y procedimientos adoptado.

-- Mediante el Decreto 1018 de 2007 se modificó la estructura administrativa de la Superintendencia Nacional de Salud y se le adicionaron nuevas funciones.

-- Que el Sistema de Gestión y Control es completamente dinámico, pues está expuesto a cambios como es el caso de las caracterizaciones y los procedimientos.

En mérito de lo expuesto, este despacho

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. Modifícase el artículo 1o de la Resolución 810 de 2009, en los siguientes procedimientos: Control de Documentos y Registros y Tratamiento a Reportes de Producto y/o Servicio no Conforme, los cuales quedarán así:

	PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTEGRALES DE MECI Y CALIDAD	CODIGO
		PT-EVCO-1207
PROCESO EVALUACION Y CONTROL		VERSION
		02
ELABORO	REVISO	APROBO
Oficina Asesora de Control Interno y Oficina Asesora de Planeación	Oficina Asesora de Planeación	Juan David Lemus Jefe Oficina de Control Interno
FECHA	FECHA	FECHA
18-05-2009	28-05-2009	29-05-2009

1. Objetivo

Evaluar el Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno mediante un programa de auditoría previamente planificado, con el fin de obtener evidencia del cumplimiento de los requisitos de dichos sistemas.

2. Alcance

Este procedimiento se aplica desde la elaboración del programa de auditorías y finaliza hasta la presentación de los resultados de las auditorías de seguimiento para la revisión por el Superintendente Nacional de Salud y su equipo directivo para la toma de decisiones, e involucra los procesos desarrollados por todas las Delegadas, Oficinas y Direcciones de la Superintendencia Nacional de Salud.

3. Responsables

Oficina de Control Interno: Revisar y verificar los lineamientos descritos en el presente documento para que sean cumplidos en cada área de la Entidad. Así mismo es la oficina responsable de coordinar y liderar las actividades para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno de la Entidad realizado por parte del grupo de Gestión y Control. Asumiendo su rol de evaluador independiente, debe realizar evaluaciones, seguimiento y monitoreo permanente del grado de avance y desarrollo en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad y del Modelo Estándar de Control Interno. El Jefe de Control Interno Define las Competencias del Auditor Interno y tiene como custodia el archivo que hace referencia al mismo y a la evaluación de los Auditores.

Responsables del Area: Entregar las evidencias que le permitan al Auditor Interno identificar los respectivos hallazgos y a la vez estos responsables puedan desarrollar: Análisis de causas de las No Conformidades, establece las acciones correctivas y elabora los planes de mejora y las acciones correctivas a que hubiere lugar.

Funcionarios de la Entidad: Es responsabilidad del total de los funcionarios que laboran en la Entidad ayudar a cumplir con lo establecido en el presente documento, suministrando la información requerida.

Auditores Internos de Calidad: Ejecutan la auditoría interna, registran las evidencias y realizan las auditorías de seguimiento para la verificación del cierre y de la eficacia de las acciones correctivas tomadas.

Auditor Líder: Es un auditor escogido del equipo auditor que tiene el rol de liderar el proceso de la auditoría programada y es escogido por el Jefe de la Oficina de Control Interno, hace reunión de apertura y cierre y lleva al equipo auditor a realizar eficazmente las auditorias programadas. Todos los auditores internos pueden desempeñar, en un momento dado, el liderazgo del desarrollo de la auditoría programada.

4. Definiciones

Ver: Directrices para la auditoría de los sistemas de la calidad y/o ambiente Ginebra, 2002. 31 (NTC-ISO 19011:2002).

5. Desarrollo

5.1 Políticas de control

ID	Area Responsable	Cargo Responsable	Descripción Actividad	Punto de Control
1	Oficina de Control Interno	Jefe de Oficina	Identificar Equipo de auditores y sus roles teniendo en cuenta sus competencias e independencia.	Listado de seleccionados.
2	Oficina de Control Interno	Profesional encargado	Elaborar Programa Anual de Auditoría Interna de MECI y Calidad.	Programa Anual de Auditoría Interna de MECI y Calidad.
3	Oficina de Control Interno	Jefe de Oficina	Presentar el Programa Anual de Auditoría al Comité de Dirección para su respectiva aprobación.	Acta de aprobación.
4	Oficina de Control Interno	Jefe Oficina	Comunicar el Programa Anual de Auditoría Interna de MECI y Calidad a las dependencias objeto de la Auditoría.	Memorando en donde se comunica el Programa.
5	Oficina de Control Interno	Auditor Líder	Convenir las fechas entre los auditores y los responsables de los procesos a auditar.	Cronograma de Auditoría.
6	Oficina de Control Interno	Jefe de Oficina	Elaborar el Plan de Auditorías.	Plan de Auditorías.
7	Oficina de Control Interno	Jefe de Oficina	Comunicar el Plan de Auditoría a cada uno de los responsables de las áreas involucrados, con por lo menos 8 días hábiles de anterioridad.	Acta de Reunión de Apertura
8	Oficina de Control Interno	Auditor Líder y Grupo de Auditores	Elaborar Lista de Chequeo en el cual se formulen las preguntas e información a solicitar.	Lista de Chequeo
9	Oficina de Control Interno	Auditor Líder y Grupo de Auditores	Ejecutar la Auditoría y registrar las evidencias de los hallazgos.	Lista de Verificación de Auditoría MECI-CALIDAD. Hallazgos
10	Oficina de Control Interno	Auditor Líder y Grupo de Auditores	Reunión de Cierre.	Acta de Reunión de Cierre
11	Oficina de Control Interno	Auditor Líder y Grupo de Auditores	Analizar los hallazgos de auditoría y redactar el informe de manera consistente con la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública (NTCGP) y el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y los requisitos exigidos por los mismos.	Informe Preliminar
12	Oficina de Control Interno	Auditor Líder y Grupo de Auditores	Realizar reunión, presentar el informe al Jefe de Oficina de Control Interno para su discusión y acordar fechas de entrega de informe final, en un plazo máximo de 5 días hábiles.	Informe Preliminar
13	Oficina de Control Interno	Jefe de Oficina de Control Interno	Presentar el informe definitivo al responsable del proceso involucrado quien tiene un plazo máximo de 10 días hábiles, después de presentar el informe para presentar las acciones correctivas de sus no conformidades.	Informe definitivo
14	Dependencia Auditada	Dueños de proceso	Aplicar procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas.	Plan de mejora
15	Oficina de Control Interno	Jefe de Oficina de Control Interno	Programar y efectuar Auditorías de seguimiento con el fin de verificar el cumplimiento de las acciones tomadas en procura de eliminar las causas de las No Conformidades formuladas en la Auditoría Inicial y evaluar la eficacia de las mismas. El auditor interno, junto con el Jefe de la Oficina de Control Interno, puede determinar abrir una nueva no conformidad, si en su criterio es necesario realizar esta acción.	Formato de Acciones Correctivas
16	Oficina de Control Interno	Auditor encargado	Si al verificar el cumplimiento de la acción tomada se encuentra que el problema real o potencial persiste, se debe volver a la actividad 14 del procedimiento de Auditoría; si no, cerrar la acción tomada o decir que está cumplida y continuar.	Plan de mejora
17	Oficina de Control Interno	Auditor encargado	Elaborar Informe de Auditoría de Seguimiento con el resultado de la verificación. Este informe se entrega máximo cinco (5) días hábiles después de la auditoría.	Plan de Mejora
18	Oficina de Control Interno	Jefe de Oficina de Control Interno	Preparar y presentar un informe de las auditorías realizadas durante el año, para revisión del señor Superintendente.	Informe de las Auditorías realizadas durante el año
19	Oficina de Control Interno	Dueño de Proceso	Analizar las causas y acciones correctivas y hacer el Plan de Acción.
20	Oficina de Control Interno	Auditor encargado	Hacer seguimiento a las Acciones Correctivas para verificar el cierre de las No Conformidades y Eficacia de las mismas.	Plan de Mejora

6. Documentos de referencia

Ver Nomograma.

7. Registros

Ver Listado Maestro de Registros.

8. Notas de cambio

Versión	Fecha	Descripción
02	29-05-2009	Se aclaran las responsabilidades frente a las actividades de comunicación del plan de la auditoría y en responsabilidades se relaciona que el Jefe de la Oficina de Control Interno evalúa las competencias de los auditores y archiva los registros de evaluación. Se define en responsabilidades el rol del auditor líder.

9. Flujograma

No aplica.

	PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS	CODIGO
		PT-GICO-5402
PROCESO GESTION DE LA INFORMACION		VERSION
		02
ELABORO	REVISO	APROBO
Luis Jorge Moreno Feo y Diego Alberto Grisales Marín/Profesionales Especializados	Olga Mireya Morales Torres Jefe Oficina Asesora de Planeación	Olga Mireya Morales Torres Jefe Oficina Asesora de Planeación
FECHA	FECHA	FECHA
12-05-2009	18-05-2009	18-05-2009

1. Objetivo

Establecer los lineamientos y directrices necesarios para controlar los procedimientos y registros que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad.

2. Alcance

El presente procedimiento aplica a todos los procesos de la Superintendencia Nacional de Salud, donde se generen, se requieran y/o apliquen documentos del Sistema de Gestión de Calidad.

3. Responsables

Superintendente Nacional de Salud. Es responsable de aprobar el presente documento que los lineamientos y especificaciones descritas en el presente procedimiento sean implementados adecuadamente.

Oficina Asesora de Planeación. Es responsable de hacer cumplir los lineamientos y especificaciones de este procedimiento, identificar y apoyar la elaboración y/o modificación de los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud, administrando la solicitud de creación, modificación y/o anulación de los documentos del proceso, con base en las mejoras autorizadas por el responsable del mismo.

Responsable del proceso. Es el responsable de evaluar y autorizar los cambios, creación, modificación o anulación de los procedimientos que hacen parte de su proceso, validando el impacto que puedan generar en los productos y/o servicios de su proceso u otros procesos.

Servidor Público de la Superintendencia Nacional de Salud: Es responsabilidad de todos los colaboradores cumplir los lineamientos y especificaciones de este procedimiento.

4. Definiciones

Documento: Información y su medio de soporte, entre los documentos se encuentran: Manual de Calidad, Procedimientos, Instructivos, Trámites y Servicios, Formatos, Organigrama.

Medio de Soporte: Este puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, o una combinación de estos.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de la Superintendencia.

Procedimiento: Forma específica de llevar a cabo una actividad o un proceso.

Instructivo: Documento que detalla las operaciones cronológicamente ordenadas, requeridas para llevar a cabo una actividad.

Trámite: Serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que han de llevarse a cabo por parte de los usuarios para obtener un determinado producto o garantizar debidamente la prestación de un servicio. Los trámites implican una interacción o encuentro entre la administración pública y la sociedad, y tienen como propósito facilitar el ejercicio de los derechos de los ciudadanos.

Formato: Documento que posee campos sin diligenciar y que al momento de ser diligenciado constituye la evidencia de una acción realizada.

5. Desarrollo

5.1 Políticas de control y generalidades

-- Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.

-- Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente.

-- Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.

-- Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso.

-- Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.

-- Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribución.

-- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

-- No se permite a ningún funcionario imprimir documentos sin la debida autorización de planeación, para asegurar el control de las copias no controladas.

-- Las tablas de retención documental son de obligatorio cumplimiento por parte de todos los servidores.

5.2 Descripción

5.2.1 Control de Documentos

ID	Area Responsable	Cargo Responsable	Descripción Actividad	Punto de Control
1	Dependencia del funcionario	Cualquier funcionario de la Superintendencia Nacional de Salud.	Solicitud: En esta solicitud inicial cada procedimiento identifica las necesidades de documentación que se tiene en su área y se lleva a cabo mediante un registro denominado Formato Solicitud de modificación de documentos y registro PT-FE-GICO-5402/06 el cual es diligenciado por el usuario y entregado al jefe de procedimiento responsable. Una vez elaborado dicho documento, este pasa a evaluación por parte de la Oficina Asesora de Planeación, quien estudia la viabilidad o no de dicha solicitud en el término de los siguientes 8 días hábiles y emite por escrito la respuesta al Jefe del proceso que realizó la solicitud.	Propuestas de modificación, eliminación o creación de documentos Solicitud de modificación de documentos y registro PT-FE-GICO-5402/06.
2	Oficina Asesora de Planeación	Funcionario encargado o Responsable del procedimiento	Elaboración y Legibilidad: Aprobada la solicitud, se procede a la realización del documento para ello la Oficina Asesora de Planeación emite el código correspondiente, para el documento que se está generando. Para la elaboración del documento, se recomienda que el funcionario encargado de la elaboración del documento, tenga apoyo de la persona que realiza el trabajo. Adicionalmente si el documento describe un nuevo procedimiento o la mejora de uno existente, se debe solicitar soporte del Coordinador de Gestión y Control.	Propuesta
3	Oficina Asesora de Planeación	Funcionario encargado o Responsable del procedimiento	Revisión: El responsable del procedimiento es el encargado de revisar el documento en su parte técnica y el funcionario de la Oficina Asesora de Planeación de revisar y firmar como validado el documento. Debe contar con toda la información técnica disponible y con el apoyo de todas las personas involucradas en la elaboración del documento para resolver todas las inquietudes que se presenten. Si el documento requiere correcciones, se remite al Coordinador de Gestión y Control, para que este haga los ajustes correspondientes. De lo contrario el documento pasa a la etapa de aprobación.	Documento
4	Oficina Asesora de Planeación	Funcionario encargado o Responsable del procedimiento	Aprobación: El documento validado por el responsable del procedimiento lo pasa a la Oficina Asesora de Planeación, para la elaboración de la Resolución que aprueba el procedimiento. Con la aprobación y firma del Superintendente Nacional de Salud, se ratifica la distribución y ejecución del documento, la persona que elabora el documento no lo puede revisar ni aprobar. Una vez aprobado el documento, la Oficina Asesora de Planeación actualiza Formato Listado Maestro de Registros No PT-FE-GICO-5402/08V2.	Documento y Resolución Formato Listado Maestro de Registros PT-FT-GICO-5402/08V2
5	Oficina Asesora de Planeación	Funcionario encargado o Responsable del procedimiento	Distribución: Aprobado el documento, la Oficina Asesora de Planeación determina el número de copias controladas que circularán dentro de la Superintendencia Nacional de Salud. Para la distribución las copias se identifican con un sello de “Copia Controlada”, en la portada. Al momento de la entrega del documento, el Jefe del procedimiento correspondiente firma el Formato Listado de Distribución de Documentos PT-GICO-5402/03, a través del cual la Institución se asegura de que el documento se encuentra en los procesos requeridos. La Oficina Asesora de Planeación será la encargada de la administración de todos los documentos originales, generados dentro del Sistema de Gestión de Calidad, así mismo de la distribución de las copias autorizadas por la alta dirección. La divulgación del documento a los demás integrantes del procedimiento correspondiente, será responsabilidad del Jefe del Procedimiento responsable del mismo. Los archivos generados por la Circular Única de la Superintendencia Nacional de Salud son manejados por la Oficina de Tecnología de la Información y es quien los pone a disposición de los funcionarios para su respectiva consulta y manejo.	Documento
6	Oficina Asesora de Planeación	Responsable del procedimiento	Cambios o Anulaciones: Se hace mediante las modificaciones, cambios o anulaciones posteriores de los documentos; para ello el Responsable de Procedimiento que identifique la modificación, cambio o anulación, solicita a la Oficina Asesora de Planeación, mediante el registro denominado Formato Solicitud de modificación de documentos y registro PT-FE-GICO-5402/06, la autorización para el cambio, modificación o anulación del documento. Diligenciada la solicitud, esta pasa a evaluación por parte del Representante de la dirección, quien estudia la viabilidad o no de dicha solicitud. Todas las modificaciones y/o cambios en todos los documentos originales del Sistema de Gestión y Control serán revisados y aprobados por las mismas funciones del documento original y rigen a partir de la fecha de aprobación.	Listado Maestro de Documentos Externos
7	Oficina Asesora de Planeación	Responsable del procedimiento	Cambio: Se define un cambio en un documento, cuando se realizan aquellas modificaciones no sustanciales de los contenidos de los procedimientos y por lo tanto no da lugar al cambio de versión del documento, solo se registra la fecha de actualización del mismo. Modificaciones no sustanciales se define como aquellas modificaciones que no afectan la realización del proceso descrito, tales como: redacción, ortografía, entre otros. Un documento cambia de versión cuando el cambio es sustancial.	Documento
8	Oficina Asesora de Planeación	Responsable del procedimiento	Anulación: La anulación del documento se da cuando lo descrito allí ya no aplica o fue reemplazado por otro que lo anula y lo convierte en documento obsoleto por lo tanto se destruye.	Documento anulado
9	Oficina de Tecnología de la Información	Responsable del procedimiento	Información Electrónica: Para el manejo y la administración de la información electrónica, la Superintendencia Nacional de Salud ha establecido que mensualmente se realizará un backup de toda la información electrónica.	Backup
10	Oficina Asesora de Planeación	Responsable del procedimiento	Control de Documentos Externos: a) Cambios Normativos: La Superintendencia Nacional de Salud establece que serán controlados a través del Software Asesoría Jurídica o el que se contrate o consulte para tal fin. Cuando el documento externo se pueda consultar en la Web (normas, leyes, resoluciones, etc.), no es necesario tenerlas en físico. Es obligatorio tener copias físicas controladas de las normas Icontec, contratos de los clientes y expedientes de los vigilados. El Formato Listado Maestro de Registros FI-PT-GICO-5402/08IV2 es actualizado únicamente por la Oficina Asesora de Planeación, estos documentos conservan el formato y código original.	Listado Maestro de Registros
11	Oficina Asesora de Planeación	Responsable del procedimiento	Documentos Obsoletos: Todos aquellos documentos que sean sometidos a modificaciones o creaciones de nuevas versiones, se destruyen y no se deja ningún documento obsoleto. La Oficina Asesora de Planeación, teniendo en cuenta el Formato Listado de Distribución de Documentos FE-GICO-5402/03, recoge las copias obsoletas y entrega la nueva versión del documento. Todos los documentos que no están en medio magnético y que se dan de baja, se identifican con un sello “OBSOLETO”, tan pronto los documentos salen de circulación, la Oficina Asesora de Planeación informa por el correo interno, a todas las dependencias que posean una copia, para que se sirvan enviarla a la Oficina Asesora de Planeación.	Documento

5.2.2 Control de los Registros

ID	Area Responsable	Cargo Responsable	Descripción Actividad	Punto de Control
1	Oficina Asesora de Planeación	Responsable del procedimiento	Identificación: Los registros de calidad requeridos por el Sistema de Gestión y Control son identificados con Código asignado dentro del Sistema de Gestión y Control. (Si fuese necesario), versión vigente y Nombre del registro o especificación directa (cliente, proveedor, ítem, etc.).
2	Dependencia o Archivo y Correspondencia	Responsable del procedimiento	Almacenamiento: Los registros implementados dentro del Sistema de Gestión y Control son almacenados y protegidos por los funcionarios designados para tal efecto dentro de su lugar de trabajo. Deben ser almacenados de forma ordenada y limpia, garantizando el perfecto estado de los mismos en cualquier momento que se requieran dentro de la gestión de su área. Deben estar guardados en carpetas legajadoras, ubicados en archivadores y/o bibliotecas, adecuadamente organizados. De tal manera que se debe garantizar el adecuado almacenamiento de archivos, producto del orden en que la persona responsable por el gerenciamiento de dichos registros, los recibe.
3	Dependencia o Archivo y Correspondencia	Responsable del procedimiento	Protección: Los registros de calidad deben ser protegidos adecuadamente contra todo tipo de agentes que puedan ser dañinos contra su estructura, presentación y principalmente proteger la información consignada en ellos de manera que permanezcan legibles y claros. En el caso de los faxes recibidos, el responsable del procedimiento debe fotocopiarlos para asegurar que la información no se borre.
4	Oficina Asesora de Planeación	Responsable del procedimiento	Recuperación: La recuperación de los registros del Sistema de Gestión de Calidad se entiende como la capacidad de consulta permanente de los mismos. La persona designada para preservar los registros será la encargada de garantizar que la recuperación de estos sea ágil, rápida, oportuna y de fácil ubicación dentro del área de trabajo de la persona que maneja los registros. Solamente tendrán acceso a la recuperación o consulta de los registros del Sistema de Gestión de Calidad, los funcionarios autorizados por el Jefe de Oficina Asesora de Planeación. Ningún otro funcionario podrá consultar o recuperar los registros de cada proceso, salvo previa autorización expedida por el responsable de los registros.
5	Oficina Asesora de Planeación	Responsable del procedimiento	Modificación de Formatos: Los formatos que sean modificados cambian de versión y estos son utilizados en el momento en que la existencia de los formatos de la versión anterior se agote. Cuando la legislación lo requiera, se hace el cambio de versión inmediatamente, sin requerir que se agote la versión anterior.
6	Oficina Asesora de Planeación	Responsable del procedimiento	Tiempo de Retención: Está definido en las tablas de retención documental
7	Oficina Asesora de Planeación	Responsable del procedimiento	Disposición: Está definido en las tablas de retención documental

6. Referencias

Ver Normograma.

7. Registros

Ver Listado Maestro de Registros.

	PROCEDIMIENTO TRATAMIENTO A REPORTES DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME	CODIGO:
		PT-GICO-5407
PROCESO GESTION DE LA INFORMACION Y COMUNICACIONES		VERSION
		02
ELABORO	REVISO	APROBO
Luis Jorge Moreno Feo, Diego Alberto Grisales Marín/Profesionales Especializados	Olga Mireya Morales Torres Jefe Oficina Asesora de Planeación	María Elisa Morón Baute Secretaría General (E.)
FECHA	FECHA	FECHA
09-03-2009	12-03-2009	25-03-2009

1. Objetivo

Identificar, analizar y controlar el producto o servicio no conforme que se presenten en la Superintendencia Nacional de Salud y definir su tratamiento.

2. Alcance

Este procedimiento se aplica desde la detección de producto o servicio no conforme por parte de cualquier funcionario y termina con el reporte al comité directivo para la respectiva toma de decisiones.

3. Responsabilidades

Auditores Internos: Revisar y verificar que los lineamentos descritos en el presente documento sean cumplidos en cada una de las áreas de la Superintendencia.

Responsables de Area: Aseguran que en sus respectivos procesos se reporte producto no conforme de acuerdo con el presente procedimiento.

Funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud: Es responsabilidad del personal involucrado en el proceso documentar el producto o servicio no conforme en el formato establecido y hacer correcciones sobre el mismo.

4. Definiciones

Servicio o producto no conforme: Actividad, producto o servicio que durante la ejecución de las actividades diarias se presente y no permita la entrega oportuna de los productos o servicios al cliente interno y que requiere que se haga una corrección inmediata.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito que afecte al sistema de Gestión y Control.

Defecto: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado. (La distinción entre los conceptos defecto y no conformidad es importante por sus connotaciones legales, particularmente aquellas asociadas a la responsabilidad legal de los productos puestos en circulación). Consecuentemente, el término “defecto” debería utilizarse con extrema precaución.

Corrección: Acción tomada para eliminar el producto no conforme. Una corrección puede ser por ejemplo un reproceso o una reclasificación.

Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Puede haber más de una causa para una no conformidad. La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda.

5. Desarrollo

5.1 Políticas de control18y generalidades

-- Los productos no conformes se deben registrar y tomar correcciones inmediatas.

-- Se debe enviar a la Oficina Asesora de Planeación los registros con los productos no conformes detectados en los procesos, mínimo una vez al mes, con copia a la oficina de Control Interno.

-- Cuando el producto no conforme es repetitivo, frecuente o de gran impacto se deben tomar acciones correctivas y darle tratamiento de acuerdo con procedimiento.

-- Productos No Conformes pueden ser informes y actos administrativos que durante su elaboración y/o ejecución (desde la recepción de la documentación hasta la entrega final del documento o la acción) no se puedan hacer de acuerdo con la metodología establecida, por causa de alguna circunstancia interna o externa y sobre la cual se realiza una corrección. Estos productos no conformes se relacionan por proceso misional, en el anexo producto no conforme.

-- La Oficina Asesora de Planeación recoge esta información y la presenta tabulada y analizada al Comité de Dirección mínimo una vez al mes, para la toma de decisiones.

1 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION, Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública Bogotá: ICONTEC, 2004. P. 64. (NTCGP 1000:2004).

5.2 Descripción

ID	Area Responsable	Cargo Responsable	Descripción Actividad	Punto de Control
1	Dependencia Interesada	Funcionario encargado del procedimiento o funcionario de otra dependencia.	Detecta el producto o servicio no conforme, (Se puede detectar como resultado del análisis del mismo proceso o de un proceso cliente o proveedor), lo registra en el formato correspondiente, hace la corrección necesaria y lo reporta al Gestor del proceso para que lo consolide y envíe a la oficina Asesora de Planeación mínimo una vez al mes vía correo electrónico o vía memorando. Cuando se devuelven documentos con parámetros equivocados, el Grupo de Archivo y Correspondencia devuelve la notificación como nota de control de calidad al área que incurrió en el PNC, para que sea corregido de acuerdo al procedimiento.	Formato producto no conforme
2	Dependencia Interesada	Funcionario encargado o Responsable del procedimiento	Si detecta un producto o servicio no conforme después de la entrega. Implementa la acción definida. Cuando se presenta un Producto No Conforme, el funcionario debe hacer la corrección indicada y para asegurar que se verifica y demostrar confiabilidad, lo pasa a la siguiente función para ser revisado y aprobado antes de enviarlo al vigilado. Cuando se presenta un Producto No Conforme, el funcionario debe hacer la corrección indicada y para demostrar su conformidad, lo pasa a la siguiente función para ser revisado y aprobado antes de enviarlo al vigilado de acuerdo con el manual de funciones. Por ser Gestión Pública no se pueden almacenar copias de PNC. La disposición final siempre es eliminar, lo que se almacenan son los registros de la disposición del PNC. El PNC se identifica en el formato FE-GICO-5407/01I.	Plan de mejoramiento
3	Oficina de Asesora de Planeación	Responsable del procedimiento	Tabula y analiza la información recibida de los diferentes procesos y presenta esta información al Comité Directivo para la toma de decisiones. La Oficina Asesora de Planeación puede si lo determina conveniente generar una no conformidad si el producto no conforme es repetitivo, afecta la conveniencia del SGC o es de alto impacto. Envía copia a Control Interno.	Informe de producto o servicio no conforme
5	Oficina de Asesora de Planeación	Responsable del procedimiento	Asegura que los procesos hagan gestión para disminuir el producto y servicio no conforme, mediante seguimiento a los datos estadísticos reportados mensualmente.
6	Oficina de Control Interno	Responsable del procedimiento	Hacer Seguimiento para verificar que se toman acciones tendientes a corregir el Producto No Conforme.

5. Referencias

Ver Normograma.

6. Registros

Ver Listado Maestro de Registros.

Ver Anexo de Producto No Conforme.

7. Notas de cambio

Versión	Fecha	Descripción
02	29-ene-2009	Se modifica el procedimiento
03	25-mar-2009	Se modifica el procedimiento

8. Flujograma

No aplica.

ARTÍCULO 2o. Las demás disposiciones de la Resolución 810 del 17 de junio de 2009 continúan vigentes.

ARTÍCULO 3o. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 30 de julio de 2009.

El Superintendente Nacional de Salud,

MARIO MEJÍA CARDONA.